CONCLUSIONES

196

CONCLUSIONES

Después de realizar el análisis de los resultados obtenidos, con respecto a los

objetivos planteados en este proyecto de investigación se pudo concluir que:

Se presentó la oportunidad de analizar todas las actividades que implican el

proceso evaluado y que son llevadas por los departamentos de “Cuentas por

Pagar – Contratos” y “Tesorería”, pertenecientes a la Gerencia de Finanzas; con el

fin de determinar las posibles fallas que se presentan en el mismo y así presentar

una serie de recomendaciones que permitan mejorarlo.

Esta revisión permitió conocer el funcionamiento de esta empresa y muy

especialmente la posibilidad de evaluar el proceso de pago a proveedores, que

involucra actividades desempeñadas en los departamentos previamente

mencionados.

* Al Identificar el proceso actual de las cuentas por pagar a proveedores; se pudo

observar que en cuanto al Manejo de información y el Control, el mismo hace

efectivas las operaciones contables de la empresa.

Tal aseveración permite deducir que en el proceso de cuentas por pagar en el

sistema (JDE), se pueden hacer las operaciones de una manera organizada y

sistemática, brindándole la información necesaria para poder llevar el pasivo a

corto plazo de la empresa al igual que su contabilidad general.

En cuanto al Ingreso de facturas, estas son recibidas, haciendo una revisión de

los requisitos del Seniat y observando que presenten una descripción sobre el

196

CONCLUSIONES

197 gasto facturado, se sellan y se ingresan a un sistema que se llama Access, para

controlar la fecha de recibido, posteriormente son enviadas al departamento de

Cuentas por Pagar – Contratos, para su revisión análisis y registro; de manera que

este proceso permita que no exista perdida de tiempo.

Sin embargo, es de hacer notar que si las facturas no llegan a nombre de

Chevron, señalando en la descripción que se refieren a trabajos del proyecto LL-

652, estas serán devueltas a los proveedores respectivos y si llegasen a

registrarse sin esta característica serán rechazadas por PdVSA, cuando sean

facturadas por el grupo de cuentas por cobrar.

Luego que las facturas son recibidas y Revisadas, en Cuentas por Pagar –

Contratos, se vuelven a chequear los requisitos del Seniat y los requisitos

exigidos por Chevron para recibir una factura, se comprobó que en este proceso

existe repetición de tareas, cayendo así en entropía, porque vuelven a revisarse

los requisitos del Seniat, que previamente fueron chequeados en la recepción. De

igual modo son revisadas las condiciones de pago, las cláusulas contractuales y

en el caso de compra de materiales se coteja contra las ordenes de compra, una

vez conforme con esta revisión, se envían para aprobación a diferentes

departamentos dependiendo de la unidad que generó el gasto.

Con relación al Envío de las facturas, se identificó una debilidad del control

interno, debido a que no es utilizada una “Hoja de Ruta”, para controlar en manos

de quien se encuentra la factura, solo es usado el sistema Access, que identifica el

CONCLUSIONES

198 destino de la misma, pero no existe un documento que formalice la entrega de

estos documentos, en este proceso los gerentes y técnicos, de acuerdo a

delegaciones de autoridad, son los que aprueban los gastos.

Se identificó que una vez que se va a incluir el Registro al Sistema JdEdwards,

de cuentas por pagar, se contabiliza en el centro de costo indicado, mas la cuenta

contable respectiva para tal gasto, sin embargo se observó, que las descripciones

en la mayoría de los casos son incluidas erróneamente, porque no llegaban las

facturas descriptas satisfactoriamente y porque quien las autorizó no indicó la

descripción concreta y exacta, para que fuese en línea con las exigencias de

Chevron y PdVSA. Posterior a este proceso las facturas son enviadas al

departamento de Tesorería para que sean canceladas, bien sea automáticamente

con el sistema de Paylink con el Citibank ó manualmente mediante cheque o

transferencia.

Se identificó que en algunos casos ciertas gerencias en ánimos de querer

facilitar el trabajo a los proveedores, les reciben las facturas sin considerar que

esto puede ocasionar re-trabajo y posibles devoluciones futuras que retrasaran el

pago.

Pudo observarse que las facturas son codificadas en centros de costos que

separan si son de Inversiones u Operaciones, considerando el proyecto en el que

sé esta trabajando, esta labor es realizada por los gerentes y técnicos autorizados.

CONCLUSIONES

199 Luego las cuentas contables son indicadas por el grupo de cuentas por

pagar y contratos, siendo este un buen mecanismo de control, porque los gerentes

controlan sus proyectos y los contadores controlan la contabilidad y los

presupuestos. Sin embargo en algunos casos los centros de costos son asociados

incorrectamente, generando esto reclasificaciones innecesarias y rechazos por

parte de Petróleos de Venezuela.

En el caso de Compra de Materiales, muchas veces no se conoce el centro de

costo a cargar, entonces es utilizada una cuenta suspenso de solo Chevron, para

el registro, trayendo esto como consecuencia reclasificaciones futuras y no poder

recuperar el gasto hasta tanto no haya sido normalizado contablemente a una

cuenta cargable a PdVSA.

Las retenciones de Impuesto sobre la renta (ISLR), son realizadas

manualmente por consecuencia de los proveedores extranjeros, sin embargo sé

está estudiando automatizar este proceso para los proveedores nacionales y

minimizar estos cálculos, que fácilmente el sistema JDEdwards puede hacer.

Una debilidad fuerte encontrada, es que las facturas son escaneadas por el

grupo de cuentas por cobrar a PdVSA, donde este equipo vuelve a revisar, luego

que son pagadas a los diferentes proveedores, los parámetros previamente

revisados por el grupo de pagos; trayendo así duplicidad de esfuerzos dentro de

una misma empresa. Sin embargo se han detectado en el grupo de cuentas por

CONCLUSIONES

200 cobrar a PdVSA un pequeño % de facturas que fueron canceladas con problemas

de contratos, problemas de soporte y problemas de requisitos mínimos exigidos

por Seniat y PdVSA.

* Al evaluar las Políticas, utilizadas dentro del proceso de cuentas por pagar,

se determinó que las mismas si existen, tanto las emanadas por la corporación

como las homologadas para los países latinoamericanos como Venezuela, sin

embargo pocas de estas políticas se pudieron observar porque es lineamiento de

la compañía que las mismas son de uso confidencial e interno, de manera que

esto representa una debilidad, porque puede perderse la verdadera esencia del

negocio y del equipo.

Es de mencionar, que internamente no todo el personal conoce estas políticas

escritas, solo han visto algunos correos electrónicos, comunicaciones escritas de

la alta gerencia o han sido enunciadas verbalmente en reuniones de trabajo.

* Al evaluar las Normas y Procedimientos, que son utilizadas dentro del

proceso; se encontró que si existen y que son utilizadas en el proceso por todos

los usuarios, estas normas son corporativas de Chevron, sin embargo han sido

adaptadas a las exigencias Venezolanas y a PdVSA, para ir en línea con lo

establecido en el convenio operativo.

No obstante es perentorio mencionar, que esta alineación en muchos casos no

se respeta, porque el grupo de empleados es muy variable, se tienen personas de

diferentes regiones como México, Estados Unidos, Brasil, Colombia, Argentina y

CONCLUSIONES

201 España entre otros, donde todos estos respetan las normas en el ámbito

corporativo y algunos de estos empleados no conocen los lineamientos

venezolanos en especial la normativa de PdVSA.

* Con relación a los Principios Contables aplicados al proceso; se identificó que

estos son utilizados de manera eficiente, la debilidad encontrada fue en el principio

de Objetividad, porque al momento de registrar las facturas estas podían ser

adulteradas por desconocimiento del trabajo indicado, por estar la descripción en

un idioma desconocido por el analista de cuentas por pagar, o por poseer una

descripción muy técnica ó por omitir la esencia del gasto.

* Con respecto a los Indicadores de Gestión y las posibles desviaciones del

sistema; se consideraron los reportes del sistema, el tiempo de respuesta y la

toma de decisiones. Determinándose así, que la gestión desde la apertura del

proyecto ha ido en mejoría y que los índices aplicados lo demuestran, plasmado

en las estadísticas internas del departamento, sin embargo estos resultados, son

gracias a buenas decisiones gerenciales.

Se pudo evidenciar que el sistema es ampliamente efectivo ya que emite

los reportes actualizándolos, dando resultados validos de la información que

permiten la toma de decisiones por parte de la gerencia y poder así seleccionar

con prioridad las cuentas por pagar a proveedores de la empresa para su oportuna

cancelación e inclinación positiva de los índices aplicados, además el proceso

permite presentar a través del sistema la data histórica, es decir, que sirve para

CONCLUSIONES

202 mantener los antecedentes de las operaciones contables lo que en un momento

determinado se necesite a fines de revisión o auditoria contable.

Por otra parte, la capacidad de respuesta es tan efectiva que con el sistema

contable (JDE), se puede tener la seguridad que alteraciones o fallas que se

presenten pueden ser resueltas a tiempo sin afectar la información que en ello se

tenga, cuidando así que no existan posibles desviaciones en las cuentas por

pagar.

* Al establecer las Comparaciones Estadísticas, de la ejecución del proceso

en diferentes años, evaluando la efectividad del mismo y efectuando una

proyección para el año 2001, a través de una guía de observación pudo

identificarse que la empresa ha venido mejorando su gestión en lo que respecta al

aprovechamiento de las facturas con descuentos y los pagos antes de los 30 días

a su vencimiento y es esto una política que cada día se cumple.

* Cuando fueron analizados los niveles de eficiencia y eficacia del proceso, se

consideraron: la tecnología, el recurso humano y la asistencia técnica;

determinándose que en el caso de la Tecnología, se pudo constatar que la

empresa Chevron, Proyecto LL-652, cuenta con la incorporación de la adecuada

tecnología para la aplicación y uso del sistema (JDE), en función de agilizar los

procesos y hacerlos más efectivos.

De igual manera la debilidad en la capacitación del Recurso Humano, es otro

de los factores internos que se atienden por medio de cursos para poder lograr la

CONCLUSIONES

203 efectividad en las operaciones contables y así de esta forma obtener el mejor

provecho del proceso y del sistema de Cuentas por Pagar, manteniendo la

actualización teórica y técnica del personal involucrado en este proceso.

Resulta así mismo interesante, que en los factores externos se observa y

considere la Asistencia Técnica, permanente y constante para evitar dificultades

en el sistema contable (JDE), ya que es la base del proceso de cuentas por pagar,

por ello la utilización del soporte técnico de JDEdwards en Caracas y en San

Ramón - California, orientación y asistencia necesaria que resuelve los problemas

presentados en los equipos y en el programa en un buen tiempo.

Con respecto a las cancelaciones al vencimiento, estos son manejados

satisfactoriamente, al igual que el aprovechamiento de los descuentos por pronto

pago.

Se pudo evidenciar que la preferencia de los proveedores, es extrema porque

Chevron, siempre busca cancelar antes del vencimiento y es reconocida

mundialmente por su fuerza financiera.

Por todo lo expuesto se puede decir que el proceso actual es manejado

satisfactoriamente cuando considera los siguientes pasos:

- Inspección visual para cumplir con los requisitos del Seniat

- Revisión de tasas, precios, soportes, firmas originales, montos a no exceder de

las cantidades, cálculos aritméticos, términos y condiciones de pago.

- Valida prestación satisfactoria del servicio.

- Asignación de centro de costo (APD) y cuenta contable.

CONCLUSIONES

204 - Regreso de facturas a cuentas por pagar.

- Verificación delegación de autoridad

- Distribución contable

- Determinación aplicabilidad ISRL.

- Preparación grupo de facturas para pagos diarios.

Con base en los planteamientos antes citados se puede considerar al evaluar

el proceso de pago a proveedores de la empresa Chevron, proyecto LL-652; que

es efectivo, seguro, veraz y rápido, por lo cual se garantizan operaciones

contables soportadas en las leyes Norteamericanas y Venezolanas, eficaces y

productivas para el logro de su Visión y Metas establecidas.

RECOMENDACIONES 206

RECOMENDACIONES

Tomando en cuenta los resultados obtenidos se proponen las siguientes

recomendaciones:

* En referencia al proceso actual de ejecución del proceso y del sistema

contable (JDE), aplicado a las cuentas por pagar a proveedores de la empresa,

una vez determinado el desempeño de los usuarios en el Manejo y Control de la

Información, se sugiere a la gerencia y a los departamentos de “Cuentas por

Pagar – Contratos” y “Tesorería”, realizar talleres y cursos, sobre Manejo y control

de la información, en horarios de oficina a primeras horas de la mañana, que le

permitan desarrollar nuevos procedimientos y adquirir conocimientos que a su vez

le ayuden a ejecutar sus respectivas funciones de la manera más efectiva,

cumpliendo con lo establecido por la empresa Chevron Global Technology,

Proyecto LL-652, en el área de cuentas por pagar.

- En el caso de las facturas que son devueltas por no mencionar en la descripción

del gasto, claramente cual fue el trabajo elaborado en el campo LL-652, para

evitar este inconveniente debiera informarse a través de una comunicación a todos

los proveedores una lista de aspectos que pueden causar la devolución de

facturas, incluyendo esta causa como primordial, porque básicamente es la única

que se presenta.

206

RECOMENDACIONES 207 - Con el fin de evitar caer en entropía, los Requisitos del Seniat, solo debieran ser

revisados, al momento de recibir las facturas, para esto se debe colocar un sello

que identifique que la misma ha sido chequeada y recibida como aceptable.

- Se sugiere que todas las facturas que salgan del departamento de cuentas por

pagar, debieran estar controladas a través de una “Hoja de Ruta”, donde quien la

reciba se responsabilice por ella, de esta manera se evitan problemas para el

grupo de cuentas por pagar. Esta “Hoja de Ruta”, debiera contener la fecha, el

número de la factura enviada, nombre y firma de la persona que envía y persona

que recibe, para que cuando exista alguna factura extraviada o sé retrasen los

pagos pueda evidenciarse en manos de quien se encontraba la factura y quien

generó el atraso; se sugiere poner en practica este formato e incluirlo en el

procedimiento.

- Es necesario fomentar en todo el equipo de cuentas por pagar la importancia que

tiene que las facturas estén bien soportadas e instruir a todos lo gerentes y

técnicos que deben colocar la descripción del trabajo, para ello es necesario

implementar el uso de un sello donde pueda indicarse el centro de costo a utilizar

y la descripción en español del gasto causado, estando acorde con los

lineamientos establecidos por PdVSA, en el convenio de operaciones y en las

políticas de contabilización.

RECOMENDACIONES 208 - Debe eliminarse la practica que gerencias ajenas a cuentas por pagar reciban

facturas, con esto se evitarían los descontroles que actualmente existen.

Debieran darse charlas al personal de operaciones y perforación (ingenieros y

técnicos), sobre el proceso de cuentas por pagar; para que estos comprendan lo

que puede demorarse un pago, por retraso de ellos, cuando no han enviado las

facturas aprobadas en buen tiempo.

- Es necesario indicar al personal operativo, (no financiero), el problema que traen

las reclasificaciones, producto de centros de costos indicados incorrectamente a

proyectos equivocados, dando como consecuencia devoluciones y rechazos por

PdVSA y re-trabajos al grupo de cuentas por pagar y contabilidad general. Para

poder evitar este problema se sugiere crear un reporte de centro de costos, con la

ayuda de los ingenieros lideres de los proyectos, donde pueda verse el centro de

costo, la descripción del mismo y los trabajos pendientes de facturación; de modo

que no exista equivocación alguna al momento de imputar las facturas, colocarlo

en el servidor, de manera que todos los técnicos y usuarios mantengan la

información precisa de los centros de costos a utilizar. Evitando así las

reclasificaciones y devoluciones por parte de PdVSA.

- Se deben evitar codificar las facturas por compra de materiales a cuentas

suspensos. Los materiales solo deben adquirirse cuando el centro de costo, se

encuentre previamente aprobado por PdVSA y los Socios, en este caso es el

momento que los gerentes y técnicos pueden a ser uso de ellos; para lograr

RECOMENDACIONES 209 optimizar este proceso se sugiere enviar una comunicación por escrito al

departamento de compras, para que detengan todas las que estén referidas a una

cuenta suspenso y sirvan de filtro evitando que se causen las compras de este

tipo.

- En el caso de las Retenciones de Impuesto sobre la renta (ISLR), elaboradas

manualmente, se sugiere enviar una comunicación a los administradores del

Sistema JDEdwards, refiriéndose a esta deficiencia e incluyendo varios ejemplos

para que ellos puedan conocer cual es el requerimiento, momentáneamente es

necesario que lo efectúen manualmente pero considerando que todo el equipo

maneje los mismos criterios expresados en la Ley de Impuesto sobre la renta,

para que no exista disparidad de criterios, para ello sería importante impartir un

curso de Impuesto sobre la renta, para refrescar estos conocimientos.

- Se sugiere que las facturas sean escaneadas por el grupo de cuentas por pagar

y no por el grupo de cuentas por cobrar a PdVSA, una vez que sean recibidas y

aprobadas por lo gerentes y técnicos, debieran escanearse en el momento de

contabilizarse y no hacerlo a final del proceso, considerando gestionar ante

PdVSA, que acepten que las mismas no lleven el sello de pagado, razón que ha

generado que sean escaneadas por el grupo de cuentas por cobrar, trayendo

revisiones y manejos de los documentos repetitivos y en algunos casos omisión de

algún soporte.

RECOMENDACIONES 210

* En cuanto a las Políticas, que son utilizadas dentro del proceso de cuentas

por pagar; la gerencia general debe facilitar por escrito las políticas, para el área

de cuentas por pagar y así evitar dudas de su existencia, ya que la población

indicó que en líneas generales estas son conocidas por correspondencias, por

correo electrónico o de manera verbal de parte de sus supervisores; pudieran

ubicarse en la pagina web de la compañía y que se busquen a través de una clave

de acceso, para evitar que puedan difundirse a personas ajenas al proceso.

* Con respecto a la Normas y Procedimientos, se propone continuar con la

revisión que se está elaborando, para tratar de buscar mayor efectividad a la ya

obtenida, la clave del éxito es la comunicación y si todos los integrantes de

Chevron, las conocen de seguro evitaran no cumplirlas, porque se traduciría en

posibles rechazos por parte de PdVSA, en el momento que se efectúe la

cobranza; en tal sentido el supervisor del área debiera enviar un correo electrónico

a todos los integrantes de Finanzas, y No Finanzas, para retomar y actualizar

estas Normas y Procedimientos, de manera que todos conozcan y respeten, para

que pueda darse efectividad en el proceso.

* Con la importancia que tiene cumplir con el principio contable de Objetividad,

se sugiere que las descripciones de las facturas en las Inversiones y Gastos

Operacionales, indiquen realmente el gasto causado explicando brevemente el

trabajo realizado. Para ello es necesario que los gerentes y técnicos, tal como fue

planteado anteriormente, indiquen en el cuerpo de la factura la descripción que

RECOMENDACIONES 211 estas deben llevar, siguiendo los parámetros establecidos en el convenio firmado

con PdVSA y los Socios.

* Se sugiere seguir utilizando la metodología empleada para controlar y darle

seguimiento a los indicadores de gestión, debido a que pudo observarse que con

los reportes del sistema, el tiempo de respuesta y las buenas decisiones tomadas

por la gerencia, mantienen en crecimiento estos índices, dándole cada día un

mejor enfoque al departamento y al proceso.

* En cuanto a las comparaciones estadísticas se sugiere seguirlas realizando

para comparar la efectividad del proceso en los años subsecuentes.

* Identificando los factores Internos y Externos que afectan al proceso se le

recomienda a los departamentos de Cuentas por Pagar – Contratos y Tesorería,

que siga incorporando gradualmente la automatización del sistema por medio de

una mayor asistencia técnica, tecnología, permanente asesoría en cuanto a

capacitación y preparación del recurso humano, medidas necesarias para proveer

reportes oportunos, información veraz y minimizar los costos de tiempo del

personal, lo que hace mas eficaz y efectivo el proceso.

En consecuencia se puede mencionar que las operaciones en el campo LL-

652, producen costos que se cargan a PdVSA para su posterior pago, es decir,

Chevron utiliza recursos para explotar y producir petróleo; para lo que requiere

RECOMENDACIONES 212 que proveedores le suplan materiales, equipos y personal; los proveedores

presentan facturas y luego PdVSA le repone en un tiempo de financiamiento el

dinero que se ha gastado siempre y cuando estos gastos estén bien justificados y

con documentos que permitan servir de soporte es decir, con las facturas que

Chevron, previamente recibió de sus proveedores.

Es por ello que el proceso de cuentas por pagar, tiene una importancia que no

solo atañe lo contable, es decir, el pago puntual de las facturas, sino que la

eficiencia del proceso permitirá; dada las características del convenio; que se

recuperen de PdVSA todos los gastos incurridos en el campo LL-652 y que se

obtengan auditorias satisfactorias de Chevron, PdVSA, Socios, Seniat y

municipios; siempre asegurando que el proceso de transacciones sea confiable,

centrado en el negocio y al costo mas bajo.

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