Вице-Президент МО PMI, Руководитель центра экспертизы управленияпроектами АНО «Оргкомитет «Сочи 2014 Романова Мария и

эксперт по интегрированной отчетности АНО «Оргкомитет «Сочи 2014» Бочарова Марина

Построение проектно-ориентированной организациидля масштабных/национальных проектов и организации интегрированной отчетности

2

Содержание

• Олимпийские и Паралимпийские Игры

• Проектно-ориентированная организация

• Управление проектами в Оргкомитете «Сочи 2014»

• Интегрированная отчетность

3

Олимпийские Игры

Олимпиада является уникальным спортивным и культурным событием, объединяющим весь мир и демонстрирующим вершину спортивных достижений человека:

– крупнейшие международные спортивные соревнования современности

– самый узнаваемый бренд в мире

– сочетание спорта высших достижений, Олимпийских идеалов и широчайшего маркетингового потенциала

– не допускают никакой дискриминации по расовым, религиозным или политическим мотивам

4

XXII Олимпийские Зимние Игры 2014 года в городе Сочи

• Более 80 стран-участниц

• 5,200+ спортсменов и официальных лиц

• 9,500+ представителей СМИ

• 2 миллиона билетов

• 3 миллиарда телезрителей в 130+ странах

• 11 спортивных объектов

• Более 200 объектов инфраструктуры

5

АНО Оргкомитет «Сочи 2014»

• Оргкомитет «Сочи 2014» - автономная некоммерческая организация, созданная для подготовки и проведения XXII Олимпийских зимних игр и XI Паралимпийских зимних игр 2014 года в городе Сочи

• Оргкомитет:

– Планирует и организует Игры

– Координирует процесс взаимодействия между структурами, вовлеченными в процесс подготовки Игр, в части соответствия требованиям Международного олимпийского комитета (МОК) и Международного паралимпийского комитета (МПК),

– Реализует маркетинговый потенциал Игр

• Начал работу в октябре 2007 г.

• Будет расформирован в 2016 г.

6

Особенности Оргкомитета с точки зрения управления проектами

• Короткий жизненный цикл организации

• Быстрая эволюция проекта и развитие организационной структуры

• Разнообразная деятельность (54 функциональных направлений деятельности, ФНД) – от стройки до Культурной Олимпиады

• Нахождение под «тройным контролем»: Международные организации (МОК, МПК, НОКи) и Госорганы (Счетная палата, Правительство и т.п.), Спонсоры

• Разные уровни подготовки и знаний в области управления проектами

Проектно-ориентированная организация

8

Жизненный цикл Оргкомитета

• Фокус на обеспечение сервисов для клиентов

• Объектная оргструктура

Формирование организации Подготовка к Играм Завершение Игр

G-58 G-10 G+22

Тестовые соревнования

Проектно-ориентированная организация

Веньюизация

Игры

G-20

• Фокус на становление процессов

• Функциональная оргструктура

• Фокус на планирование и выполнение проектов

• Матричная оргструктура

Клиенто-ориентированная /

Сервисная организация

Функциональная организация

9

Изменение деятельности

Плановые

Программы

Проекты

Процессы

Внеплановые

Внешние запросы

Поручения

Изменение деятельности в

жизненном цикле

Formation Games Preparation Dissolution

G-58 G-10 G+22

Test Events

Venuisation

Games

Проектно-ориентированная

G-20

Клиент/сервис ориентированная

Функциональная

Активности Оргкомитета

10

3 основных составляющих ПОО

Процессы(Подходы и

нормативные документы)

Люди(Оргструктура,

обучение, культура)

Технологии(ИТ системы)

11

Процессы ПОО

Видение, Требования

Операционные планы

(разбивка по функциям, объектам, клиентам)

Стратегические цели

Фактические данные, аналитика

Факт выполнения активностей

План программы(связь программы

и проектов)

ВнешняяотчетностьФактические данные, аналитика

Управление стратегией

Операционное планирование

Управление эффективностью

Бюджетное планирование

Внешниезапросы

Управление процессами

Управление мероприятиями

Фактические данные, аналитика

Управление программами и проектами

Управление рисками

Ресурсное планирование

Тактическое планирование

Интегрированная отчетность и контроль

Процессы

(Подходы и

нормативные

документы)

Люди(Оргструктура, обучение,

культура)

Технологии(ИТ системы)

12

Нормативные документы ПОО

• Положение о ПОО– Описывает основные принципы

ПОО, объекты и субъекты управления, процессы, общий подход и структуру управления программами и проектами

• Регламент подготовка внешней интегрированной отчетности– Устанавливает порядок процесса

подготовки внешней интегрированной отчетности и взаимодействия участников в целях информирования внешних заинтересованных сторон о статусе подготовки Игр

• Методические рекомендации– Устанавливают правила по

отдельным направлениям ПОО

Положение о проектно-ориентированной организации

(ПО2)

Регламент подготовки внешней интегрированной отчетности

Методические рекомендации

по управлению проектами и программами

Методические рекомендации

по управлению изменениями в проектах

Методические рекомендации

по тактическому планировани

ю

Методические рекомендации по подготовке

внутренней интегрирован

ной отчетности

Единая система нормативно-справочной информации(термины, сокращения, словари, шаблоны, переводы)

Положение о

Проектном Комитете

Процессы

(Подходы и

нормативные

документы)

Люди(Оргструктура, обучение,

культура)

Технологии(ИТ системы)

13

Управление проектами

• Методические рекомендации - общий подход к управлению проектами

• Обязательные документы

– Запрос на проект

– Запрос на изменение проекта

– Итоговый отчет / Отчет об извлеченных уроках

Процессы

(Подходы и

нормативные

документы)

Люди(Оргструктура, обучение,

культура)

Технологии(ИТ системы)

Управление проектами. Конфигуратор

• «Конфигуратор» – инструмент, позволяющий на основании оценки проекта по параметрам классификации получить профиль управления проектом

• Содержит как обязательные так и рекомендуемые элементы управления проектом

• Используется на этапе Оценка (параллельно с подготовкой запроса на проект) для планирования проекта и определения порядка его управления

Профиль управлени

я проектом

Встречи

Этапы

Роли

Документы

Работы

Процессы

(Подходы и

нормативные

документы)

Люди(Оргструктура, обучение,

культура)

Технологии(ИТ системы)

Обмен знаниями

• Создание и сохранение знаний

– Отчеты на Интранет Портале

– Данные и документация по проекту в ИС ПЛОТ

– База извлеченных уроков

• Распространение и применение

– Использование инструментов, созданных на основе извлеченных уроков

– Пересмотр и обновление курсов по управлению проектами

– Изменение методологии на основе анализа извлеченных уроков

– Ознакомление с базой извлеченных уроков перед запуском проекта

• С кем можно поговорить

• Что делать

• Что не делать

Процессы

(Подходы и

нормативные

документы)

Люди(Оргструктура, обучение,

культура)

Технологии(ИТ системы)

Создание

Сохранение

Распространение

Применение

ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ

16

Оргструктура ПОО

• ПК. Проектный комитет– Контроль выполнения ключевых точек

Оргкомитета– Решения по инициации, изменениям и

завершении проектов Оргкомитета• ЦПМО. Центральный проектный офис

– Формирование сводного тактического плана Оргкомитета

– Формирование сводной отчетности Оргкомитета

– Анализ запросов на проекты, запросов на изменения и отчетов от ФПО

• ФПМО. Функциональный проектный офис– Формирование тактического плана

функции/блока – Формирование сводной отчетности Блока– Контроль тактического плана Блока– Формирование запросов на проекты и

запросов на изменения от Блока

Президент

Старший ВП

…

Маркети

нг

ВП

Строи

тел

ьст

во

ВП

Техн

ол

оги

и

ВП

Кул

ьтур

а

ВП

Пл

ан

ирован

ие

и

коор

ди

нац

ия

ВП

Проектный комитет

ФПО ФПО ФПО ФПОЦПО

Процессы

(Подходы и

нормативные

документы)

Люди(Оргструктура, обучение,

культура)

Технологии(ИТ системы)

17

Изменение проектной культуры

• Концепция

– Проектная культура и строгость нормативных документов находятся в балансе: «Чем ниже проектная культура, тем выше формальные требования» и наоборот

• Этап 1. «Культурная прививка». Q2 09 – Q4 09

– Упрощенные нормативные документы, массовое обучение

– Внутренний контроль качества выявляет в среднем 1,5-2 ошибки на каждый отчет, из них до 40% критических (искажающих отчет)

• Этап 2. «Формирование культуры». Q1 10 – Q3 10

– Строгие нормативные документы, обучение в процессе работы, поддерживающие курсы

– Разработка и пилотное внедрение информационной системы (ИС ПЛОТ)

– Внутренний контроль качества выявляет 0,3 ошибки на проект, нет ни одной критической ошибки

• Этап 3. «Развитие». Q3 10 – н.в.

– Упрощены существующие нормативные документы. Объем документов сокращен в среднем на 15 %, количество обязательных документов сокращено на 40%. Исключены трудоемкие этапы, внедрена частичная автоматизация

– Внедрена проектная система КПЭ

Процессы

(Подходы и

нормативные

документы)

Люди(Оргструктура, обучение,

культура)

Технологии(ИТ системы)

ИС ПЛОТ

Процессы(Подходы и

нормативные документы)

Люди(Оргструкт

ура, обучение, культура)

Технологии

(ИТ системы)

19

Почему нам не подходит стандартная система

• Мастер-план МОК/МПК (около 2,000 точек)

• Обратный отсчет (G-36)

• Специализированная система отчетности (13 видов документов для 20 видов мероприятий)

• Многоуровневая система контрольных точек (~1800 точек только на 2010 год, всего около 10,000)

• MS-O• MS-FA• VICS• GS-FA• OS-O

• PC• SC• IM

• MS-FR• MS-F• OS-F• VICS

Уровень 3Функции

• MS-O• MS-R• MS-FA• GS-FA• OS-O

• PC• SC• IM

Уровень 2Оргкомитет

• MS-O• MS-R• MS-FA• GS-FA

Уровень 1МОК/ МПК / Наб. Совет

20

Укрупненный состав ИС ПЛОТ

Подсистема периодической отчетности

Проектный документооборот

Центр отчетов и анализа

Календарное планирование(BI) +

InfoPath Forms Services

21

Ключевые объекты ИС ПЛОТ

Контрольные точки

Контрольные точки

Контрольные точки

Проекты Процессы Мероприятия

Образуют

Программы

ФНД

Блоки

Содержит

Содержит

Содержит

Входят

Входят

Стратегии

КПЭПривязка

Привязка

Реестр точек MS

Реестр точек VICS

Реестр интеграционных

точек

Прочие реестры КТ

Входят

...

ВходятСодержит

Привязка

22

Архитектура системы

• SharePoint Portal. Реализует интерфейс работы с карточками активностей, формирования отчетов, доступа и работы с НСИ и Реестрами активностей, разграничение прав доступа, безопасность.

• Модуль хранения и анализа данных. Базы данных хранения информации активностей и НСИ Системы, построение OLAP-кубов.

• InfoPath Services. Карточки активностей, интерфейс ввода и выгрузки периодических отчетов по выполнению активностей, реализация процессов согласование, электронной цифровой подписи, рассылки уведомлений.

• Project Server. Project Web Access и Project Professional. Планирования активностей. Разграничение прав доступа, безопасность.

• Reporting Services, Analysis Services. Формирование аналитических отчетов, OLAP-отчетов.

• SilverLight. Формирование панелей мониторинга и панелей управления активностями

23

Интеграция

Проекты Процесы Мероприятия

Контрольныеточки

ИС ПЛОТ

Новая карточка КТ

В новую карточку КТ передается ссылка на поручение СЭД

СЭД

ПорученияПорученияПоручения

Входящие документы

Входящие документы

Входящие документы

Кнопка:«Создать контрольную точку»

После создания КТ:Ссылка «Перейти на КТ»

Передача

параметров

Веб-сервис получеия ссылки на КТ

1

2

3

4«Сохранение КТ»

5

Интеграция с СЭД «DocsVision»

Интеграция с ERP «Аксапта »

ИТОГИ

25

Выводы

• В России возможно эффективное использование в национальных мега-проектах самых современных проектных подходов

• Основные возникающие при этом проблемы:

– Сложившаяся система работы по поручениям

– Интеграция с бюджетным процессом

– Сложность построения системы управления изменениями

• Внедрение должно быть поэтапным и итерационным: Методол

огия

Обучение

ИСУП

Извлеченные уроки

26

Из новостей. Январь 2011 года: «Оргкомитет «Сочи 2014» получил награду Аналитического центра при Правительстве РФ за инновационные подходы в управлении проектами частно-государственного партнерства.»

В этом есть и немалая наша заслуга!

СПАСИБО ЗА ВНИМАНИЕ