Система учета информации для PR- агентства

Система учета информации для PR-агентства

На базе решения BIX Outlook Docflow

www.bix.ru

BusinessInformationeXperience

- 2 -Москва. Июнь 2008 Информационная система BIX для PR-агентств

Цели и задачи внедрения системы

Цель Системы:

повышение качества процессов работы с внутренней информацией (СМИ, авторы, редакторы, проекты, тексты и публикации) и, как следствие, снижение издержек и получение возможности масштабирования бизнеса Компании.

Решенные задачи:1) Разработка принципов работы информационной системы;

2) Организация единой системы учета, обработки и хранения внутренней информации;

3) Создание механизмов учета действий пользователей (руководителей проектов и консультантов);

4) Разграничение доступа к информации;

5) Внедрение интеллектуальных функций обработки документов (ссылки между СМИ, проектами и текстами, поиск и прочее);

6) Внедрение средств формирования аналитических отчетов;

7) Обеспечение доступности служб Системы в режиме 7*24.



Общая схема работы Системы

Менеджеры, руководители проектов

Руководство компании

Механизм обработки

База СМИ и контактов

База текстов и

публикаций

Отчеты- по текущему состоянию дел- по сотрудникам- для клиента

Поиск

Занесение информации,

работа с базой

Линейные руководители

СИСТЕМА PR Агентства

База Проектов

Оперативное управление

Общее управление

Напоминания уведомления



Автоматизация процессов

ведение центральной общей базы материалов (текстов, публикаций, медиа – как своих, так и по теме);

ведение общей базы контактов СМИ;

ведение общей базы контактов авторов и редакторов;

регулярное (ежедневное) внесение учетной (по проектам) информации в систему менеджерами (встречи, рассылки писем, обновление версий текстов и т.д.);

интеллектуальные массовые еmail рассылки;

поиск и анализ информации (по любым имеющимся критериям);

подготовка набора отчетов для клиента.

В рамках системы осуществлена автоматизация следующих процессов:



Общий вид папок. Начало работы.

Работа с проектами ведется в папке «Проекты», где каждая новая папка соответству-ет отдельному проекту.

Внутри папки «Проект» отображается список всех событий по данному проекту.



Общий вид папок. Начало работы.

Отчеты по проектам, текстам и публикациям предоставляются в папке «Отчеты».

Работа с текстами и публикациями ведется в папке «Тексты и публикации»;

База контактов находится в соответствующей папке, в зависимости от класса («Авторы», «Редакторы» «Закрытые», «СМИ», «Прочее»)



В Системе учета процессов предусмотрено, в зависимости от выбранной папки, три типа карточек:

1)Карточка «Контакт»; 2)Карточка «Событие»; 3)Карточка «Текст».

РАБОТА С КАРТОЧКАМИ



Работа с карточками Системы. Карточка типа «Контакт».

Карточка типа «Контакт» действует в папках «Авторы», «Закрытые», «Прочее», «Редакторы», «СМИ».

Здесь выбираются категории СМИ, по которым позже можно будет делать массовые рассылки, категорий может быть несколько

Здесь можно вводить связи между контактами и позже анализировать в отчетах



В системе учитываются два типа событий

«рассылка» «переговоры»

В данном блоке есть возможность выбрать группу (категорию СМИ), на которую будет осуществляться рассылка.

В данном блоке есть возможность выбрать список СМИ, которые будут оповещаться о переговорах

У любого события в рамках системы существует 4 состояния:Планируется – событие должно быть выполнено;На выполнении – в процессе выполнения;Выполнено – закончено с положительным результатом;Отменено - отменено по любой причине.

Работа с карточками Системы. Карточка типа «Событие».




В данном блоке содержится список ссылок на связанные с событием тексты с возможностью их добавления/ удаления.

В базу заносятся события: 1) рассылка, 2) переговоры.Для событий типа «рассылка» предусмотрена дальнейшая обработка

Кнопка «Добавить» осуществляет выбор контактов по категории СМИ. После добавления часть участников можно исключить персонально, после чего добавить другую категорию или нажать на кнопку «отправить».




После нажатия на кнопку «Отправить» осуществляется рассылка сообщений – индивидуально каждому адресату. Видеть результаты можно в папке «Отправленные».

Если в настройках поставить галочку «высылать уведомление о доставке и прочтении», то можно будет также контролировать фактическое ознакомление с письмом




Также присутствует возможность проследить – доставлено сообщение до адресата или нет (например в случае, когда адрес введен с ошибкой или адрес сменился) или прочитано/нет



РАБОТА С СОБЫТИЯМИ ПРОЕКТА

У проекта в рамках системы существует 4 состояния:

Планируется – событие должно быть выполнено;

На выполнении – в процессе выполнения;

Выполнено – закончено с положительным или частично положительным результатом;

Отменено - отменено по любой причине. Причина указывается в поле комментариев.



РАБОТА С МАТЕРИАЛАМИ.

У текста (публикации) в рамках системы существует 8 состояний:

Пишет автор – текст является черновиком, все поля доступны для редактирования автором;

Внутреннее согласование – текст на внутреннем согласовании;Корректура – текст на корректуре у редактора;Согласование клиентом - текст на корректуре у клиента;В работе - текст в данный момент публикуется; Архив - закончены публикации данного текста;Запрещен к распространению - текст запрещено

публиковать;Специальный - текст находится в уникальном

состоянии, текущее статус уточнен в поле комментарии.



Работа с карточками Системы. Карточка типа «Текст».

В данном блоке содержится список ссылок на связанные с текстом события с возможностью их добавления/ удаления.

Поля: регион, какому СМИ дан эксклюзив, до какого срока.Таблица полностью редактируемая, в нее можно добавлять новые строки

Таблица, в которую автоматически помещается вся история изменения статусов (Когда, Кто, С какого, В какой)



Работа с карточками Системы. Карточка типа «Текст».

Блок позволяет вводить:

1) дату; 2) СМИ;3) город (из карточки СМИ); 4) признак опубликования (да/нет);5) прикрепленные файлы; (отсканированная публикация)

Во вкладке «Публикации» находится список публикаций текста с прикрепленными файлами.



ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ФУНКЦИИ СИСТЕМЫ

В Системе предусмотрены такие дополнительные функции, как автозаполнение приветствия, работа с отчетами, анализ ситуации, поиск информации и другие.



Функция автозаполнения приветствия.

В Системе есть возможность задания персонализированных приветствий при составлении текста письма для рассылки (карточка «Событие»).

В зависимости от поля «Обращение» того или иного контакта, при отправке в текст будет подставлено «Уважаемый» или «Уважаемая» в то место, где указана ключевая фраза: #приветствие#



Работа с отчетами.

Отчетом является набор Excel файлов, в которые для дальнейшего анализа автоматически загружается актуальная информация из системы.



Работа с отчетами.

В рамках проекта реализуется три наиболее сложных отчета и передается технология их построения:

Общий отчет по

проектам.

Общий отчет по текстам.

Общий отчет по публикациям.

Далее руководители и менеджеры могут в MS Excel строить любое количество своих отчетов



Ограничение уровня доступа

Каждый сотрудник входя в ту или иную роль получает доступ сразу к группе проектов, материалов, отчетов. Однако его уровень доступа можно изменить добавив лично этому сотруднику право работать с именно с этим проектом, либо сократить – например: с этим проектом все сотрудники в роли ААА имеют право читать, но не редактировать информацию.

- сотрудник;- руководитель А;- руководитель Б;-…- супервизор.

персональный доступ

Нет доступадоступ по роли:

Полный доступ

До

ступ

на

каки

е д

ейст

ви

я?

Доступ кому?

В системе на каждый новый проект (материал, отчет) автоматически выдаются права на доступ группе сотрудников, однако права можно настроить позже

Доступ на чтение



Выгоды от внедрения системы.

Результатами внедрения системы являются:

Появилась возможность втрое увеличить количество проектов у каждого менеджера без потери оперативности;

Появилась объективная модель мотивации менеджеров (видны все их ошибки)

Благодаря регламентированным процедурам обучение новых менеджеров сократилось вдвое, а при передаче дел от одного сотрудника другому ничего не теряется

Стали более четкими функции линейных руководителей

Руководитель компании получает всю оперативную бизнес-информацию не раз в неделю, а каждый день

Благодаря накопленной информации и системе отчетов можно проводить анализ эффективности как заказчиков и исполнителей, так и работы компании в целом.

Бизнес стал управляемым



Телефон: +7 (495) 644-24-13E-mail: [email protected] Site: www.bix.ru Адрес: г. Москва,

Даниловская наб.,д. 4, стр. 15

Спасибо за внимание!

Для получения информации по цене обращайтесь:

Documents

Система учета информации для PR- агентства