Τ ε χ ν ο λ ο γ ικ ο Εκ π α ιδ ε υ τ ικ ό Ιδ ρ υ μ α

Κ Α Β Α Λ Α ΣΤΜ Η Μ Α Λ Ο Γ ΙΣ Τ ΙΚ Η Σ

Επιβλέπων Καθηγητής: Τσισινού Αικατερίνη

Η χρήση της Μηχανογραφημένης Λογιστικής

στα λογιστικά γραφεία- Ερευνα στην πόλη

της Θεσσαλονίκης

ΟΝΟΜΑΤΑ:Παπαδοπούλου Βασιλική, ΑΕΜ 8327 Ούλιου Ηλιάνα, ΑΕΜ 8450

Καβάλα, Οκτώβριος 2011

Περίληψη

Η συγκεκριμένη πτυχιακή έχει το θέμα «Η χρήση της Μηχανογραφημένης Λογιστικής

πάνω στα λογιστικά γραφεία». Σκοπός της είναι, να παρουσιάσει τις αλλαγές που

επήλθαν τα τελευταία χρόνια στον τομέα της πληροφορικής και πως αυτές επηρεάζουν

τη λειτουργία των επιχειρήσεων, καθώς και η εφαρμογή της στην πράξη με τη χρήση

σύγχρονων εργαλείων πληροφορικής.

Συγκεκριμένα, στο πρώτο κεφάλαιο, γίνετε μία ιστορική αναδρομή και αναφέρονται οι

ανάγκες που οδήγησαν στην εξέλιξη της μηχανογράφησης με την σημερινή της μορφή.

Επίσης, περιγράφεται, πώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί ο Υπολογιστής ως ένα άριστο

εργαλείο για την μηχανογράφηση του Λογιστηρίου.

Στο δεύτερο κεφάλαιο, δίνεται ο ορισμός της Μηχανογραφημένης Λογιστικής,

περιγράφεται η χρησιμότητα της στις επιχειρήσεις καθώς και τα πλεονεκτήματα της.

Τέλος, γίνονται εμφανείς οι διαφορές της σε σχέση με το χειρόγραφο σύστημα.

Στο τρίτο κεφάλαιο, δίνεται λεπτομερώς η χρήση της Μηχανογραφημένης Λογιστικής σε

επιχειρήσεις της Ελλάδας καθώς και το γιατί επενδύουν σε αυτή. Στο τέταρτο κεφάλαιο,

γίνεται αναφορά στο Γ.Λ.Σ. και στα πλεονεκτήματα του, την τυποποίηση καθώς και

τους ελέγχους που πρέπει να γίνονται σε ένα μηχανογραφημένο λογιστήριο. Το software

και hardware που είναι απαραίτητα για τη λειτουργία του μηχανογραφημένου

λογιστηρίου καθώς και τα αναλώσιμα του, θα παρουσιασθούν στο πέμπτο κεφάλαιο.

Το πέμπτο κεφάλαιο, περιλαμβάνει, το μηχανογραφημένο λογιστήριο στο μέλλον καθώς

και τις επιπτώσεις (αν υπάρχουν) της μηχανογράφησης στις θέσεις εργασίας. Το έκτο

κεφάλαιο αναφέρεται στις υποχρεώσεις των χρηστών και στις τεχνικές προδιαγραφές

λογισμικού. Επίσης παρουσιάζονται οι πίνακες θεωρημένων και αθεώρητων βιβλίων

καθώς και οι πίνακες χρόνου ενημέρωσης και εκτύπωσης βιβλίων.

Στο έβδομο κεφάλαιο γίνεται αναφορά για το πώς θα είναι στο μέλλον το επάγγελμα του

λογιστή, ενώ το κεφάλαιο κλείνει παραθέτοντας τα πλεονεκτήματα της στρατηγικής

SAAS.

11

Τελειώνοντας, στο όγδοο κεφάλαιο παρουσιάζονται αναλυτικά με διαγράμματα τα

αποτελέσματα της έρευνας που διενεργήθηκε στην πόλη της Θεσσαλονίκης, παίρνοντας

δείγμα από 100 διαφορετικά λογιστικά γραφεία.

111

Θα θέλαμε να ευχαριστήσουμε την καθηγήτρια μας Κα Τσισινού Αικατερίνη για την

πολύτιμη βοήθεια, την ηθική υποστήριξη και το αμέριστο ενδιαφέρον που έδειξε κατά

τη διάρκεια εκπόνησης της διπλωματικής μας εργασίας.

ιν

ΠΕΡΤΕΧΟΜΕΝΑ

1.1 ΕΙΣΑΓΩΓΗ..............................................................................................................61.2 ΙΣΤΟΡΙΚΗ ΑΝΑΔΡΟΜΗ...........................................................................................61.3 ΑΝΑΓΚΕΣ ΠΟΥ ΟΔΗΓΗΣΑΝ ΣΤΗΝ ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗ............................................92.1 ΓΕΝΙΚΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ ΚΑΙ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗ.......................................................122.2 Η Λογιστικη Πληροφορια................................................................................12

2.2.1 Ποια Είναι η Αξία της Λογιστικής Πληροφορίας;....................................... 122.3 ΟΡΙΣΜΟΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ...................................................132.4 Η ΠΡΟΣΦΟΡΑ ΤΗΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ ΣΤΙΣ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΙΣ................................13

2.4.1 Πλεονεκτήματα Μηχανογραφημένης Λογιστικής........................................ 142.4.2 Βασικές Διαφορές ανάμεσα στο Χειρόγραφο και ΜηχανογραφημένοΛογιστήριο............................................................................................................14

2.5 ΔΙΑΚΡΙΣΕΙΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ................................................172.6 Τα ΠΡΟΓΡΑΜΜΑΤΑ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΚΑΙ ΟΙ ΔΙΑΚΡΙΣΕΙΣ ΤΟΥΣ.................................183.1 Η Αγορα των Συστημάτων Μηχανογράφησης στην Ελλαδα......................193.2 Γιατι οι Ελληνικες Επιχειρήσεις Επενδύουν σε ERP;.................................204.1 Το Γενικο Λογιστικό Σχεδιο..........................................................................22

4.1.1 Πλεονεκτήματα Εφαρμογής του Λογιστικού Σχεδίου...................................224.2 Λογιστική Τυποποίηση και Μηχανογράφηση..............................................234.3 Έλεγχοι Συμφωνίας και Μηχανογράφηση....................................................24

4.3.1 Έλεγχοι Μηχανογραφημένου Λογιστηρίου...................................................245.2 Η ΟΡΓΑΝΩΣΗ ΤΟΥ Λογιστηρίου...................................................................... 26

5.2.1 Τα Αναλώσιμα και τα Αξεσουάρ του Μηχανογραφημένου Λογιστηρίου....265.2.2 Το Υπολογιστικό Σύστημα της Επιχείρησης και τα Πλεονεκτήματά του......265.2.3 Το Software του Λογιστηρίου......................................................................27

6.1 ΑΡΘΡΟ 22 - Μηχανογράφηση Γενικά...........................................................296.2 ΑΡΘΡΟ 23 - ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΧΡΗΣΤΩΝ - ΤΕΧΝΙΚΕΣ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΕΣ ΛΟΓΙΣΜΙΚΟΥ 306.3 ΑΡΘΡΟ 24 - Χρόνος και Τρόπος Μηχανογραφικής Ενημέρωσης των

Βιβλίων και έκδοσης των Στοιχείων....................................................................326.4 ΑΡΘΡΟ 25- Ειδικές Διατάξεις.........................................................................346.5 Πίνακας Θεωρημένων - Αθεωρήτων Βιβλίων..............................................356.6 Πίνακας Χρόνου Ενημέρωσης και Εκτύπωσης Βιβλίων.............................367.1 Στο μέλλον ο λογιστής θά κάνει άλλα πράγματά!.....................................387.2 Οι ΕΠΙΠΤΩΣΕΙΣ ΤΗΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΣΗΣ..............................................................397.3 Στρατηγική SaaS - Η νεα άξια για τη σύγχρονη επιχείρηση......................408.1 ΕΡΩΤΗΜΑΤΟΛΟΓΙΟ ΕΡΕΥΝΑΣ8.2 Απεικόνιση Αποτελεσμάτων Ερευνας Με Διαγράμματα

5

1ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ

1.1 Εισαγωγή

Η εξέλιξη της Πληροφορικής και οι πολύμορφες εφαρμογές της στη Λογιστική

επιβάλλουν τη χρήση του Ηλεκτρονικού Υπολογιστή στο σύνολο σχεδόν των

δραστηριοτήτων ενός σύγχρονου λογιστηρίου. Παράλληλα η πολυπλοκότητα και οι

συνεχείς αλλαγές του φορολογικού μας συστήματος επιβάλλουν τη συνεχή

επαγγελματική κατάρτιση των Λογιστών - Φοροτεχνικών, που αποτελεί ένα δύσκολο

όσο και ενδιαφέρον επάγγελμα, το οποίο απαιτεί συνεχή ενημέρωση και την

ικανότητα ερμηνείας των Φορολογικών Νόμων και Υπουργικών Αποφάσεων.

Η μηχανογράφηση, σαν βασικό εργαλείο για την επίτευξη των στόχων της

επιχείρησης, παρέχει την δυνατότητα άμεσης πληροφόρησης, διευκολύνει την

διεκπεραίωση των εργασιών και αποτελεί πλέον θεμέλιο λίθο στην σωστή οργάνωση

της. Απαραίτητη προϋπόθεση, η σωστή επιλογή, η οργάνωση και εφαρμογή του

κατάλληλου για κάθε περίπτωση λογισμικού.

Μηχανογραφημένη λογιστική, καλείτε ο κλάδος αυτός που ασχολείται με την

οργάνωση των υπηρεσιών του λογιστηρίου, που με την κλασική δομή τους,

περιλαμβάνουν την συγκέντρωση, την ταξινόμηση, την αξιολόγηση, την

καταχώρηση, τον έλεγχο των λογιστικών πληροφοριών και την παρουσίαση αυτών με

βάση τον ΚΒΣ. Με τον τρόπο αυτό κάθε οικονομικός οργανισμός, χρησιμοποιεί

λογιστικά πληροφοριακά συστήματα, ώστε να συλλέγονται άμεσα και έγκαιρα οι

οικονομικές πληροφορίες και να επεξεργάζονται. Ουσιαστικά δεν μιλάμε για μία

καινούργια έννοια αλλά για την νέα σύγχρονη προσέγγιση της λογιστικής.

1.2 Ιστορική Αναδρομή

Στην αρχή της δεκαετίας του ’70, όταν η Πληροφορική ήταν ακόμα άγνωστη στον

επιχειρηματικό κόσμο οι εταιρείες επένδυσαν στην πιο προηγμένη τότε τεχνολογία,

εκπαίδευσαν στελεχιακό δυναμικό, ίδρυσαν τα πρώτα και μεγαλύτερα Κέντρα και

6

ανέλαβαν τη μηχανογράφηση τραπεζών, οργανισμών και μεγάλων επιχειρήσεων με

δικές τους εφαρμογές λογισμικού.

Στην δεκαετία του ’80, εγκατέστησαν το πρώτο στην Ελλάδα ιδιωτικό on-line

σύστημα, συνέχισαν την παραγωγή λογισμικού και επεκτάθηκαν στον χώρο της

πώλησης εξοπλισμού με δική τους προστιθέμενη αξία.

Στην δεκαετία του ’90, την εποχή της «Κοινωνίας της Πληροφορίας», οι εταιρείες

αναλαμβάνουν τον νευραλγικό ρόλο του συμβούλου και στρατηγικού συνεργάτη για

τον εκσυγχρονισμό των επιχειρήσεων. Στη νέα αυτή φάση της λειτουργίας τους,

διατηρούν την ηγετική τους θέση στον τομέα της πληροφορικής στηριγμένες στην

υποδομή, την συσσωρευμένη τους πείρα, το επιστημονικό δυναμικό τους και την

εμπιστοσύνη του επιχειρηματικού κόσμου.

Σήμερα, αξιοποιώντας τις πιο σύγχρονες τεχνολογίες, αναπτύσσουν και υποστηρίζουν

Εφαρμογές Πληροφορικής με βασικό κορμό το Σύστημα Διαχείρισης

Επιχειρησιακών Πόρων ERP, ενώ παράλληλα δραστηριοποιούνται στην

Ολοκλήρωση Έργων Πληροφορικής.

Οι ραγδαίες εξελίξεις της τεχνολογίας αναγκάζουν τις επιχειρήσεις να

παρακολουθούν τις επενδύσεις τους σε συστήματα πληροφορικής να απαξιώνονται,

πριν προλάβουν να αποδώσουν. Απαντώντας στο μεγάλο αυτό πρόβλημα

αφομοίωσης των νέων τεχνολογιών και αξιοποίησης των επενδύσεων, οι εταιρείες

αναλαμβάνουν να υποστηρίξουν τις επιχειρήσεις στην διαμόρφωση μιας στρατηγικής

για την πληροφορική, που να υπερβαίνει την ικανοποίηση βραχυπρόθεσμων αναγκών

και να εξασφαλίζει τους μακροπρόθεσμους στόχους, με σταδιακή αλλά συνεχή

τεχνολογική προσαρμογή.

Στο πλαίσιο αυτό, αναλαμβάνουν την διαχείριση και την υλοποίηση έργων σε όλο το

φάσμα της πληροφορικής: από την σύνθεση του εξοπλισμού και την ανάπτυξη

εξειδικευμένου λογισμικού ως την εγκατάσταση, εκπαίδευση και υποστήριξη για την

ομαλή αφομοίωση και την βέλτιστη αξιοποίηση των συστημάτων από τους πελάτες

τους.

7

Βασική δραστηριότητά τους, είναι η παροχή ολοκληρωμένων λύσεων

μηχανογραφικής υποστήριξης με έμφαση στην σχεδίαση και ανάπτυξη εφαρμογών

λογισμικού.

Σήμερα διαθέτουν μία πλήρη σειρά εφαρμογών νέας γενιάς αποτελούμενη από ERP,

CRM, SCM, MRP II, PMS, MIS, DSS. Παράλληλα αναπτύσσουν κατά παραγγελία

λογισμικό (Καζίνο, Θεματικά Πάρκα, Ξενοδοχεία) προκειμένου να καλύψουν τις

ιδιαίτερες ανάγκες των πελατών τους.

Η εκπαίδευση, συντήρηση και υποστήριξη των συστημάτων, αποτελούν μέρος των

συστημάτων αυτών. Η συνεπής και αποτελεσματική παροχή των υπηρεσιών αυτών,

εξασφαλίζει την απρόσκοπτη εξέλιξη του κάθε συστήματος, καθιστώντας το έτσι ένα

αποτελεσματικό εργαλείο για την ανάπτυξη κάθε επιχείρησης.

Η πληροφορική δεν είναι πια κάτι νέο! Έχει από καιρό μετατραπεί σε δομικό στοιχείο

σχεδόν κάθε ανθρώπινης δραστηριότητας. Στον επιχειρηματικό χώρο ιδιαίτερα, τα

εργαλεία της πληροφορικής συνθέτουν τον ιστό όπου συνδέονται και λειτουργούν η

διοίκηση, το προσωπικό, η παραγωγή, η σχεδίαση νέων προϊόντων και υπηρεσιών, η

χρηματοοικονομική διαχείριση και η επενδυτική πολιτική, η επικοινωνία με πελάτες,

συνεργάτες και προμηθευτές, η τήρηση αρχείων δεδομένων, κ.ο.κ. Με δύο λόγια, τα

πάντα! Οι τεχνολογίες της πληροφορικής εξελίσσονται ραγδαία. Για την αξιοποίηση

τους χρειάζεται μελέτη και σωστές αποφάσεις. Στον κατάλληλο χρόνο και με τον

κατάλληλο συνεργάτη. Χρειάζεται δέσμευση. Δέσμευση της επιχείρησης για την

στήριξη του συνεργάτη που επέλεξε. Και, ασφαλώς, δέσμευση των συντελεστών της

πληροφορικής για συνεχή και δυναμική υποστήριξη των αναπτυξιακών στόχων της

κάθε επιχείρησης.

Τέλος, στα πρόθυρα του 21ου αιώνα οι επιχειρήσεις καλούνται να αντιμετωπίσουν

ποικίλες και σημαντικές προκλήσεις. Το φάσμα των προκλήσεων αυτών εκτείνεται

από την παγκοσμιοποίηση της αγοράς και την εντατικοποίηση της

ανταγωνιστικότητας που προκαλεί η εποχή της Πληροφορικής (π.χ. εξομοίωση

μικρών και μεγάλων επιχειρήσεων στο Web και στο ηλεκτρονικό εμπόριο Mm από

τις σημαντικές υποσχέσεις της Πληροφορικής για την υποστήριξη των επιχειρήσεων

στη μάχη της αγοράς αποτελούν τα ολοκληρωμένα επιχειρησιακά συστήματα που

8

παρέχουν ενιαίο τρόπο λειτουργίας με τυποποιημένες διαδικασίες, καθώς και ένα

ανοικτό μέσο επικοινωνίας των στελεχών σε ενιαία γλώσσα.

1.3 Ανάγκες που Οδήγησαν στην Μηχανοργάνωση

Μια μικρομεσαία επιχείρηση, σε όλο τον κύκλο των δραστηριοτήτων της, πρέπει να

διατηρεί κάποια έγγραφα τα οποία σχετίζονται με το ιστορικό της εταιρείας ή την

καθημερινή της λειτουργία, όπως, για παράδειγμα, βιογραφικά στοιχεία

εργαζομένων, προσφορές κοστολόγησης, πιθανή αλληλογραφία κτλ.

Χωρίς τη χρήση του ηλεκτρονικού υπολογιστή, η σωστή ταξινόμηση και αποθήκευση

αυτών των εγγράφων απαιτεί μεγάλη προσπάθεια, περισσότερο χρόνο και,

επιπρόσθετα, έναν ασφαλή χώρο για την αποθήκευσή τους. Δεν είναι λίγες οι

επιχειρήσεις, ακόμη και σήμερα, που χρησιμοποιούν τον παραδοσιακό τρόπο

τήρησης αρχείου με τη χρήση κλασέρ και ντοσιέ.

Μια τέτοια πρακτική καθιστά την εύρεση στοιχείων δύσκολη και χρονοβόρα, αφού

προϋποθέτει ένα μεγάλο όγκο έντυπων εγγράφων στα οποία πρέπει να ανατρέχουν

κάθε φορά οι επιχειρήσεις. Το πρόβλημα γίνεται μεγαλύτερο για τις επιχειρήσεις που

έχουν μακροχρόνια παρουσία στον ευρύτερο επιχειρηματικό χώρο και, συνεπώς,

μεγαλύτερο όγκο χρήσιμων εγγράφων.

Σήμερα, ο υπολογιστής δίνει στις επιχειρήσεις τη δυνατότητα, μέσα από το

κατάλληλο λογισμικό, να δημιουργήσουν και να διατηρήσουν τα αρχεία τους σε

ψηφιακή μορφή. Ακόμα και ήδη υπάρχοντα έγγραφα σε έντυπη μορφή μπορούν να

μετατραπούν σε ψηφιακά με τη χρήση σαρωτή και ειδικού λογισμικού που

μετατρέπει το έντυπο υλικό σε ψηφιακό. Αυτό έχει ως αποτέλεσμα να μην απαιτείται

ειδικός χώρος για τη φύλαξη του αρχείου της επιχείρησης, αφού θα είναι

αποθηκευμένο μία ή περισσότερες φορές (αντίγραφο ασφαλείας) σε ηλεκτρονικά

μέσα αποθήκευσης, όπως ο σκληρός δίσκος του υπολογιστή, δισκέτες και cd-rom.

9

Σημαντικό πλεονέκτημα του ψηφιακού αρχείου είναι, επίσης, η εύκολη αναζήτηση

και ο άμεσος εντοπισμός εγγράφων ανάλογα με το όνομα τους, το περιεχόμενό τους

(χρήση λέξης-κλειδί), την ημερομηνία καταχώρισης ή άλλα στοιχεία ταξινόμησης.

Ο υπολογιστής μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως εργαλείο μηχανοργάνωσης και

λογιστηρίου σε συνδυασμό με προγράμματα εμπορικής διαχείρισης, τα οποία

εξυπηρετούν το πελατολόγιο, όλο το κύκλωμα αποθήκης, παραγγελίας, τιμολόγησης,

αποστολής και χρέωσης-αποπληρωμής του προϊόντος, καθώς και τη σύνταξη

μισθοδοτικών καταστάσεων και ισολογισμών.

Με αυτόν τον τρόπο γίνεται άμεση ενημέρωση της αποθήκης και είναι εύκολο για

κάθε στέλεχος της επιχείρησης να ελέγξει πληροφορίες και να εξυπηρετήσει τους

πελάτες και τους συνεργάτες της επιχείρησης. Έτσι, σε οποιαδήποτε χρονική στιγμή,

μπορεί να πραγματοποιηθεί εύκολα και γρήγορα η έκδοση αποδείξεων, πιστωτικών

τιμολογίων, μισθοδοτικών καταστάσεων, ισολογισμών κ.τ.λ.

Οι δυνατότητες της σύγχρονης και ασύγχρονης επικοινωνίας που παρέχουν σήμερα

τα δίκτυα είναι πολύ σημαντικές για μια επιχείρηση, γιατί επιτρέπουν την

επικοινωνία ανεξάρτητα από το γεωγραφικό χώρο και τον πραγματικό χρόνο. Με

αυτόν τον τρόπο μειώνεται το κόστος και ο χρόνος της επικοινωνίας με τους

συνεργάτες και τους πελάτες της επιχείρησης, αφού δεν είναι πια απαραίτητη η

αποστολή έντυπου υλικού (π.χ. γράμματα) και η μετακίνηση φυσικών προσώπων.

Όσον αφορά την πρόσβαση σε πληροφορίες και τη διαχείρισή τους, η τεχνολογία των

δικτύων τηλεπικοινωνίας και πληροφοριών δίνει τη δυνατότητα στην επιχείρηση να

ενημερωθεί από εθνικούς και παγκόσμιους οργανισμούς για θέματα που την

ενδιαφέρουν, καθώς και να χρησιμοποιήσει καταλόγους, βιβλιοθήκες, βάσεις

δεδομένων κ.τ.λ. που βρίσκονται εντός ή εκτός της επιχείρησης (στο Σ ^ γ̂ ) . Η

διαχείριση αυτών των πληροφοριών μετατρέπεται σε μια απλή διαδικασία, αφού

αυτές μπορούν να αποθηκευτούν σε τοπικό υπολογιστή και να επεξεργαστούν

ανάλογα.

Χάρη στην αλματώδη ανάπτυξη της πληροφορικής, των δικτύων και των ασφαλών

εφαρμογών μετάδοσης δεδομένων η επιχείρηση μπορεί να διεκπεραιώνει πολλές από

10

τις οικονομικές και γραφειοκρατικές συναλλαγές της με δημόσιους ή ιδιωτικούς

οργανισμούς, καθώς και με τράπεζες μέσω του Ι^« γ̂ . Για παράδειγμα η υποβολή

περιοδικών δηλώσεων ΦΠΑ και δήλωσης φόρου εισοδήματος, η πληρωμή των

εισφορών και η διαχείριση τραπεζικών λογαριασμών μπορούν να γίνουν εύκολα και

άμεσα μέσω του Μ«γ̂ .

11

2ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ

ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ - Η ΣΥΓΧΡΟΝΗ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗ ΤΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ

2.1 Γενική Λογιστική και Μηχανογράφηση

Με αφορμή την τυποποίηση που άρχισε να εφαρμόζεται στη λειτουργία της

λογιστικής επιστήμης, ήρθε να δηλώσει δυναμικά την παρουσία της η

μηχανογράφηση. Η εφαρμογή της τοποθέτησε τα λογιστήρια των ελληνικών

επιχειρήσεων στην πραγματική τους θέση προσφέροντας ουσιαστικές πληροφορίες

που χρειάζονται στην προσπάθεια τους να αυξήσουν την αποτελεσματικότητα και

παραγωγικότητά τους για να αντιμετωπίσουν τις προκλήσεις του αυξανόμενου

ανταγωνισμού.

Επομένως, στόχος είναι να αυξήσει μια επιχείρηση την ανταγωνιστικότητα της, και

να οργανώσει με τέτοιο τρόπο τα μέσα της και τις λειτουργίες της για να μπορεί να

πάρει ανά πάσα στιγμή αναγκαίες αποφάσεις.

2.2 Η Λογιστική Πληροφορία

Το Λογιστικό σύστημα αναφέρεται στη συστηματική μέτρηση, καταγραφή,

ταξινόμηση και συγκέντρωση των χρηματοοικονομικών πληροφοριών και στην

παροχή συνοπτικών αναφορών στους ενδιαφερόμενους χρήστες. Τα δεδομένα που

υπόκεινται σε καταγραφή και επεξεργασία προκύπτουν από τις οικονομικές πράξεις

και συναλλαγές των επιχειρήσεων. Το αποτέλεσμα της επεξεργασίας αυτών των

δεδομένων συνοψίζεται σε άμεσα αναγνώσιμη μορφή και παρέχεται υπό μορφή

τυποποιημένων αναφορών στους αρμόδιους αποδέκτες.

2.2.1 Ποια Είναι η Αξία της Λογιστικής Πληροφορίας;

Ζούμε στην εποχή της πληροφορίας και γνωρίζουμε πόσο σημαντικές είναι οι

λογιστικές πληροφορίες για τις σύγχρονες επιχειρήσεις, ώστε να αποκτήσουν

ανταγωνιστικά πλεονεκτήματα.

12

Έτσι αρμόδια για να δώσει την λογιστική πληροφορία είναι η ίδια η λογιστική, και με

τη μηχανογράφηση εξασφαλίζεται η ταχύτητα και αξιοπιστία της πληροφορίας.

Η μηχανογραφική επεξεργασία των λογιστικών γεγονότων καλύπτει όλη τη λογιστική

διαδικασία από την καταχώρηση παραστατικών μέχρι την κατάρτιση του

λογαριασμού Γενικής Εκμετάλλευσης της κατάστασης των αποτελεσμάτων

Χρήσεως και του Ισολογισμού.

Παρακάτω, γίνεται αναφορά για το πώς η μηχανογράφηση εισέρχεται στο πεδίο

δράσης της λογιστικής και πώς μπορεί να βοηθήσει:

- την επιχείρηση,

- το λογιστή,

- τους τρίτους προς την επιχείρηση για εξαγωγή χρήσιμων συμπερασμάτων.

2.3 Ορισμός Μηχανογραφημένης Λογιστικής

Με τον όρο «Μηχανογραφημένη Λογιστική» εννοούμε την ανάπτυξη και την τήρηση

όλων των γνωστών λογιστικών συστημάτων με μηχανογραφικά μέσα. Είναι η

σύγχρονη προσέγγιση της λογιστικής, παρέχοντας νέες δυνατότητες και ευκαιρίες

στις επιχειρήσεις που τη χρησιμοποιούν.

Με άλλα λόγια μπορούμε να ορίσουμε τη μηχανογραφημένη λογιστική ως την

καταγραφή, επεξεργασία και οργάνωση των λογιστικών πράξεων με τη βοήθεια

συστήματος ηλεκτρονικών υπολογιστών.

2.4 Η Προσφορά της Μηχανογράφησης στις Επιχειρήσεις

Με τη μηχανογραφική επεξεργασία των λογιστικών γεγονότων προκλήθηκε μια

«επανάσταση» μέσα στις επιχειρήσεις και κάποιες από τις αλλαγές που έφερε η

μηχανογραφημένη λογιστική είναι ότι:

■ Αυξήθηκε η παραγωγικότητα της λογιστικής εργασίας με τη δυνατότητα

επεξεργασίας μεγαλύτερου όγκου πληροφοριών σε μικρότερο χρονικό

διάστημα.

13

■ Αυξήθηκε η παραγωγικότητα και αποτελεσματικότητα των οργάνων ελέγχου

των επιχειρήσεων.

■ Εξασφαλίστηκε η συγκέντρωση και παροχή αξιόπιστων πληροφοριών για τη

λήψη καθημερινών αποφάσεων.

Βλέπουμε λοιπόν, ότι ο ρόλος της μηχανογράφησης στην Επιχείρηση ή το

Λογιστήριο έχει τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:

2.4.1 Πλεονεκτήματα Μηχανογραφημένης Λογιστικής

1. Η άμεση, πλήρης και σωστή πληροφόρηση.

2. Η αυτοματοποίηση λογιστικών διαδικασιών.

3. Η αυτοματοποίηση και τυποποίηση λογιστικών καταστάσεων.

4. Η άμεση και διαρκής ενημέρωση για την πορεία της επιχείρησης.

5. Η μείωση του λειτουργικού κόστους των επιχειρήσεων.

6. Η αύξηση του διαθέσιμου χρόνου των λογιστών.

7. Ταχύτερη καταχώρηση και επεξεργασία των δεδομένων.

8. Μείωση του χρόνου ανάκτησης της πληροφορίας .

9. Περιορισμός των λαθών και ταχύτερη διόρθωση αυτών σε σχέση με τα

χειρόγραφα συστήματα.

10. Μείωση του κόστους επεξεργασίας των δεδομένων.

11. Σημαντική αύξηση της παραγωγικότητας του προσωπικού της επιχείρησης ή

του λογιστηρίου.

12. Άμεση αύξηση της ανταγωνιστικότητας σε σχέση με μηχανογραφημένες

επιχειρήσεις.

2.4.2 Βασικές Διαφορές ανάμεσα στο Χειρόγραφο και Μηχανογραφημένο

Λογιστήριο

Σε ένα λογιστήριο που τηρεί τις υποχρεώσεις του χωρίς τη βοήθεια της

μηχανογράφησης, τα πρωτογενή ημερολογιακά παραστατικά πρέπει να

καταχωρηθούν στο ημερολόγιο που αφορούν και έπειτα να καταχωρηθούν στο

αναλυτικό καθολικό του συγκεκριμένου λογαριασμού. Στη συνέχεια, αφού

14

αθροισθούν και ομαδοποιηθούν να μεταφερθούν στο γενικό καθολικό και το

συγκεντρωτικό ημερολόγιο.

Εκτός, λοιπόν, από το χρόνο που απαιτείται για τα παραπάνω, η πιθανότητα λάθους

που μπορεί να υπάρξει είναι κατανοητή τόσο στη διαδικασία των αθροίσεων όσο και

κατά τη μεταφορά.

Αντίθετα, σε ένα μηχανογραφικό σύστημα όλες οι διαδικασίες διενεργούνται

αυτόματα και κυρίως με πλήρη αξιοπιστία.

Οι βασικές διαφορές, λοιπόν, είναι η αυτοματοποίηση όλων των εργασιών, ο

περιορισμός των λαθών, καθώς και η αύξηση της παραγωγικότητας του ανθρώπινου

δυναμικού της επιχείρησης.

Συγκεκριμένα:

Στο Χειρόγραφο σύστημα για την έκδοση ενός Δελτίου Αποστολής και μετέπειτα του

σχετικού Τιμολογίου Πώλησης απαιτούνται οι ακόλουθες ενέργειες:

1. Έκδοση με καταγραφή δια χειρός όλων των στοιχείων του πελάτη (επωνυμία,

διεύθυνση, ΑΦΜ, ΔΟΥ κ.λπ.), για κάθε είδος την περιγραφή του καθώς και

τις αντίστοιχες ποσότητες, τέλος άθροισμα των ποσοτήτων ή και των αξιών αν

βάλουμε τιμές στο Δ. Αποστολής.

2. Καταγραφή των στοιχείων αυτών στις αντίστοιχες καρτέλες των ειδών για

ενημέρωση των ποσοτικών υπολοίπων της αποθήκης, επίσης στο Ημερολόγιο

αποθήκης και φυσικά εκτέλεση όλων των προοδευτικών και χρεωστικών -

πιστωτικών υπολοίπων.

3. Για την έκδοση του Τιμολογίου Πώλησης απαιτείται ή ίδια ακριβώς

διαδικασία συν του ότι αν έχουν εκδοθεί πολλά Δελτία Αποστολής πρέπει να

αναλώσουμε χρόνο για την αναζήτηση αυτών και την άθροιση ανά

συγκεκριμένο είδος των ποσοτήτων τους.

Επιπρόσθετα, έχουμε ενημέρωση της καρτέλας του πελάτη για την τακτοποίηση του

χρεωστικού - πιστωτικού υπολοίπου και επιπλέον την κατά-γραφή των δεδομένων

15

και στο σχετικό Ημερολόγιο της Γ. Λογιστικής (Διαφόρων Πράξεων ή και Ταμείου

αν είναι μετρητοίς).

Μετά τον σχετικό έλεγχο και τις επαληθεύσεις των υπολογισμών ακολουθούν οι

χειρόγραφες καταστάσεις ισοζυγίων Πελατών - Ειδών (για τα Είδη ιδιαίτερα δύσκολο

αν έχουμε πληθώρα στην αποθήκη μας)

Πρέπει, επίσης, να τονίσουμε ότι έχουμε μεγάλο χάσιμο χρόνου για την καθαρή και

προσεκτική καταγραφή των στοιχείων και ιδιαίτερα στην Γενική Λογιστική έχουμε

καθυστερήσεις αν πρόκειται για αγορές που εκκρεμούν Τιμολόγια για να μην

δεσμεύσουμε ημερομηνίες και α/α άρθρων έτσι ώστε να μην έχουμε πρόβλημα

σύμφωνα με τον νέο Κ.Β.Σ.

Η επιχείρηση η οποία έχει οργανωθεί Μηχανογραφικά, υποβάλλεται στην αρχή σε

ένα ιδιαίτερο κόπο από την πλευρά της αρχικής οργάνωσης και κωδικοποίησης των

ειδών - πελατών - προμηθευτών, γιατί ταυτόχρονα πρέπει να τηρεί κανονικά

χειρογραφικά τα στοιχεία μέχρι την ολοκλήρωση της κωδικοποίησης. Από το σημείο

όμως αυτό και την εκμάθηση της λειτουργίας του Μηχανογραφικού συστήματος οι

ενέργειες που ακολουθούν είναι απλές, εύκολες και αποδοτικότερες σε σχέση χρόνου

και αποτελεσμάτων.

1. Για τη έκδοση του Δ. Αποστολής αν υπάρχει ο Πελάτης ήδη τον επιλέγουμε

εύκολα με τον κωδικό του ή την επωνυμία του και αυτόματα αναγράφονται

όλα τα υπόλοιπα στοιχεία του. Με τον ίδιο τρόπο γίνεται η επιλογή των ειδών

και αυτόματα ο υπολογισμός ποσοτήτων και αξιών.

2. Χωρίς ιδιαίτερη κίνηση και με την οριστική καταχώρηση - έκδοση του Δ.

Αποστολής έχουν πλέον ενημερωθεί αυτόματα όλες οι καρτέλες των ειδών

έχουν εκτελεσθεί όλοι οι υπολογισμοί για τα υπόλοιπα των ειδών καθώς και

το Ημερολόγιο Αποθήκης.

3. Για τη έκδοση του σχετικού Τιμολογίου, ακόμη και αν έχουν εκδοθεί πολλά

Δ. Αποστολής εδώ τα πράγματα είναι πράγματι πολύ πιο εύκολα από ότι στο

χειρογραφικό σύστημα. Απλά ορίζουμε τον Πελάτη και τις ημερομηνίες από -

16

έως την έκδοση των Δ. Αποστολής που θέλουμε και αυτόματα γίνεται η

συγκέντρωση όλων των ειδών, οι αθροίσεις των ποσοτήτων και μένει μόνο η

εισαγωγή των τιμών, αν δεν έχει γίνει στα Δ. Αποστολής, για τον αυτόματο

υπολογισμό αξιών κ.λπ.

Με την έκδοση του Τιμολογίου έχουμε αυτόματη ενημέρωση καρτελών Πελατών

υπολογισμών υπολοίπων, αυτόματης ενημέρωσης άρθρων Γ. Λογιστικής και έτοιμες

προς έκδοση όλες οι καταστάσεις ισοζυγίων Πελατών - Ειδών - κ.λπ.

Επιπρόσθετα με πολύ μικρή σε χρόνο επεξεργασία έχουμε πληθώρα εκτυπώσεων

στατιστικών και πληροφορικών.

Φυσικά και εδώ επιβάλλεται ο σχετικός έλεγχος για την ορθότητα των στοιχείων που

έχουν καταχωρηθεί με την βοήθεια εκτυπώσεων που γίνονται εύκολα σε μηδαμινό

χρόνο, έτσι ώστε να είμαστε σίγουροι.

Επιπλέον καθημερινά πρέπει να τηρούμε αντίγραφα των Μηχανογραφικών αρχείων

σε διαφορετικά μαγνητικά μέσα, με εύκολο και γρήγορο συνήθως τρόπο που

προβλέπεται από το πρόγραμμα.

2.5 Διακρίσεις Μηχανογραφημένης Λογιστικής

Η μηχανογραφημένη λογιστική διακρίνεται, με βάση τους επιμέρους τομείς της

λογιστικής δραστηριότητας των επιχειρήσεων που καλύπτει και τις διαδικασίες που

διεκπεραιώνει μηχανογραφικά, στις εξής κατηγορίες:

■ Μηχανογραφημένη Γενική Λογιστική

■ Μηχανογραφημένη Αναλυτική - Βιομηχανική Λογιστική (ή Λογιστική

Κόστους)

Χρησιμοποιείται στις μεταποιητικές επιχειρήσεις για την εξεύρεση και την ανάλυση

των στοιχείων του κόστους παραγωγής των προϊόντων.

■ Μηχανογραφημένη Ελεγκτική Λογιστική

17

Ασχολείται με τον έλεγχο της ακρίβειας των λογιστικών εγγραφών, τη διαφύλαξη της

περιουσίας της οικονομικής μονάδας, τη διαπίστωση και διόρθωση οργανωτικών

αδυναμιών και την προληπτική λήψη μέτρων προς αποφυγή οικονομικών λαθών.

Όλες οι κατηγορίες λειτουργούν συμπληρωματικά και μαζί αποτελούν ένα πλήρες και

ολοκληρωμένο Λογιστικό Σύστημα Πληροφόρησης για τη διοίκηση της επιχείρησης

(Management Information System, MIS).

2.6 Τα Προγράμματα Λογιστικής και οι Διακρίσεις τους

Ένα λογιστικό πρόγραμμα αναλαμβάνει τη μηχανογραφική καταγραφή των

λογιστικών στοιχείων της επιχείρησης και παρακολουθεί τις χρεοπιστώσεις τους. Οι

λογαριασμοί του λογιστικού σχεδίου αποτελούν το μέσο για την οργάνωση της

καταγραφής των λογιστικών πράξεων με συστηματικό τρόπο για να είναι δυνατή η

παροχή των απαραίτητων πληροφοριών για τη λειτουργία της επιχείρησης.

Τα λογιστικά προγράμματα διακρίνονται σε δύο βασικές κατηγορίες ανάλογα με τον

τρόπο ανάπτυξής τους:

Στα τυποποιημένα λογιστικά προγράμματα, (E.R.P., Enterprise Resource Planning)

τα οποία αναπτύσσονται από τρίτους κατασκευαστές και καλύπτουν τις ανάγκες

πολλών διαφορετικών επιχειρήσεων και,

Στα κατά παραγγελία λογιστικά προγράμματα, που αναπτύσσονται αποκλειστικά για

τις ανάγκες συγκεκριμένης επιχείρησης.

18

3ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ

Η ΧΡΗΣΗ ΤΗΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΗΣ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ ΣΤΗΝΕΛΛΑΔΑ

3.1 Η Αγορά των Συστημάτων Μηχανογράφησης στην Ελλάδα

Το πρώτο ερώτημα της διοίκησης μπροστά σε μία διαδικασία εγκατάστασης ενός

λογισμικού ERP ή και αλλαγής ERP είναι: ποιο πακέτο; Ποιος προμηθευτής;

Παρά τις συγχωνεύσεις εταιριών στο χώρο της πληροφορικής που έχουν πυκνώσει

τελευταία και που αντικειμενικά μικραίνουν τον αριθμό των εναλλακτικών

προμηθευτών και πιθανά τον αριθμό των εναλλακτικών λύσεων, η αγορά του ERP

στην Ελλάδα δεν έχει εντελώς ξεκαθαρίσει. Αντίθετα νέες λύσεις προτείνονται,

κάποιες παλαιότερες κάνουν προσπάθειες ανανέωσης, οι τιμές διαφοροποιούνται και

όλα δείχνουν ότι το περιβάλλον αυτό είναι δυναμικά αναπτυσσόμενο αν και με

λιγότερους παίχτες. Επιπλέον, μια έρευνα αγοράς ανάμεσα σε επιχειρήσεις με

σημαντικό τζίρο και προσωπικό σίγουρα θα έδειχνε ότι ο αριθμός εταιρειών που είναι

πελάτες λύσεων ERP είναι ακόμα πάρα πολύ μεγάλος. Κατά συνέπεια η πίτα είναι

μεγάλη και υπάρχει χώρος για νέες προτάσεις.

Αν και πλέον είναι κοινότυπο να επισημαίνεται, ένας βασικός διαχωρισμός των

λύσεων ERP που διατίθενται είναι μεγάλα πολυεθνικά πακέτα και Ελληνικά ERP.

Στην πρώτη κατηγορία στην Ελληνική αγορά δραστηριοποιούνται έντονα λύσεις SAP

R/3, BaaN IV, JD EDWARDS και επίσης SINGULAR, PLATINUM, ORACLE

FINANCIALS, MFG/PRO, ERP/ERM SYSTEM καθώς και το κλασσικό BPCS.

Τα πλεονεκτήματα αυτών των λύσεων σε γενικές γραμμές είναι η υψηλή τους

παραμετρικότητα, η ολοκληρωμένη ενσωμάτωση περιφερειακών κυκλωμάτων και

τέλος η λειτουργικότητα work-flow που επιτρέπει τη μηχανογραφική υποστήριξη.

Όσον αφορά τα Ελληνικά πακέτα, μπορούμε να αναφέρουμε τα: ATLANTIS,

COMPAK WIN, COMPUTER LOGIC ERP SYSTEM, ORAMA ERP, SINGULAR

19

ENTERPRICE, SOFT ONE, χωρίς αυτό να σημαίνει ότι δεν υπάρχουν και άλλες

λύσεις σε συγκρίσιμα επίπεδα.

Οι Ελληνικοί Οίκοι σε γενικές γραμμές επενδύουν σημαντικά στην ανάπτυξη και την

ενσωμάτωση στα προϊόντα τους λύσεων αναφορικά με τα logistics και την παραγωγή.

Σημαντικό είναι ακόμα το γεγονός ότι οι Ελληνικές εταιρείες στο χώρο του ERP

έχουν αρκετά διαφοροποιημένες στρατηγικές αναφορικά με τα προϊόντα τους, όσων

αφορά τόσο την αρχιτεκτονική ανάπτυξης τους όσο και τα νέα κυκλώματα που

σταδιακά εντάσσουν σε αυτά.

Η επιχείρηση που θα αρχίσει μία μακροχρόνια σχέση με έναν Οίκο Λογισμικού

πρέπει να εξασφαλίσει ότι η στρατηγική του προϊόντος ERP που θα υιοθετήσει θα

καλύπτει τις μελλοντικές της απαιτήσεις οργάνωσης.

Αναφορικά με την επιλογή ERP είναι τέλος σημαντικό να επισημανθεί ότι οι τάσεις

που επικρατούν στην αγορά σήμερα ευνοούν εφαρμογές που βασίζονται στην

πλατφόρμα Windows NT περισσότερο και συνεργάζονται με όλες τις βάσεις

δεδομένων : ORACLE, MICROSOFT SQL SERVER, DB2 κλπ. Επίσης αναφέρεται

ως σημαντικό τεχνικό στοιχείο αξιολόγησης η προσέγγιση του λογισμικού στο

μοντέλο της 3-tier client server αρχιτεκτονικής, που εξασφαλίζει ταχύτητες

επικοινωνίας, με remote sites, στοιχείο με ιδιαίτερο ενδιαφέρον για επιχειρήσεις που

λειτουργούν υποκαταστήματα.

3.2 Γιατί οι Ελληνικές Επιχειρήσεις Επενδύουν σε ERP;

Ένα δεύτερο σημαντικό ερώτημα που υπάρχει μπροστά σε μία διαδικασία

υλοποίησης ενός έργου ERP είναι: Γιατί θέλει η επιχείρηση ERP; Με άλλα λόγια,

ποιες ακριβώς στοχεύσεις έρχεται να εξυπηρετήσει η εγκατάσταση ενός νέου

πληροφοριακού συστήματος, και ακόμα πιο συγκεκριμένα, τι ακριβώς θέλουμε να

κάνει το ERP.

20

Διαπιστώνετε δυστυχώς ότι μάλλον σπάνια οι Ελληνικές εταιρείες που προχωρούν σε

μία τέτοια λύση έχουν προετοιμαστεί κατάλληλα για να απαντήσουν σε αυτά τα

βασικά ερωτήματα πριν αρχίσουν τη διαδικασία εγκατάστασης ενός τέτοιου

συστήματος. Όπως θα έπρεπε να είναι φανερό, το γεγονός αυτό δυσκολεύει

αφάνταστα τη μετάβαση από το παλιό σύστημα στο νέο, επιμηκύνει τη διαδικασία

και το κόστος του implementation και έχει αρνητική επίπτωση όσον αφορά την

ωφέλεια που θα μπορούσε να αποκομίσει μία επιχείρηση από το ERP.

Στατιστικά, η πλέον συνηθισμένη απάντηση που παίρνεις όταν θέτεις το ερώτημα: «

Γιατί ERP;», είναι « διότι υπάρχει έλλειψη επαρκούς πληροφόρησης από το παλιό

σύστημα».

Όμως η απαίτηση της κάθε εταιρίας για reporting, θα έπρεπε να είναι η απλούστερη

που θα μπορούσε να έχει μία εταιρεία από ένα πληροφοριακό σύστημα, δεδομένου

ότι σχεδόν οποιοδήποτε πακέτο σε παραθυρικό περιβάλλον που βασίζεται σε μια

σχεσιακή βάση δεδομένων δίνει τη δυνατότητα να αντληθεί η απαιτούμενη

πληροφόρηση με όλους τους τρόπους. Με άλλα λόγια, αυτή και μόνο η απαίτηση

είναι μικρή σε σχέση με το μέγεθος της επένδυσης που πρέπει να κάνει η εταιρεία για

το ERP. Δυστυχώς πολύ σπανιότερα οι εταιρείες είναι προετοιμασμένες να ζητήσουν

από το ERP να υποστηρίξει συγκεκριμένες διαδικασίες και οργανικά σχήματα.

Παρόλα αυτά, ένα έργο ERP είναι μια καλή ευκαιρία για να επιβληθούν νέες

διαδικασίες και οργανωτικές λύσεις σε μια εταιρεία.

21

4ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ

ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΗ ΛΟΓΙΣΤΙΚΗ - ΛΟΓΙΣΤΙΚΟ ΣΧΕΔΙΟ - ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΗ ΕΛΕΓΚΤΙΚΗ

4.1 Το Γενικό Λογιστικό Σχέδιο

«Ο επιτηδευματίας της τρίτης κατηγορίας βιβλίων εφαρμόζει υποχρεωτικά το Γενικό

Λογιστικό Σχέδιο, μόνο ως προς τη δομή, την ονοματολογία και το περιεχόμενο των

πρωτοβαθμίων, δευτεροβαθμίων και των υπογραμμισμένων τριτοβαθμίων

λογαριασμών...»

Το γενικό λογιστικό σχέδιο είναι ένα σύνολο λογαριασμών, χωρισμένων σε δέκα

διαφορετικές ομάδες, οι οποίοι καλύπτουν στο σύνολό τους τις ανάγκες καταγραφής

και ανάλυσης των οικονομικών γεγονότων των επιχειρήσεων.

Κάποιοι από τους λόγους που επέβαλαν την εφαρμογή του είναι:

■ Η συνεχής επέκταση του κρατικού παρεμβατισμού στην εθνική οικονομία.

■ Η αργή ανάπτυξη του λογιστικού επαγγέλματος στην Ελλάδα σε σχέση με

τους ρυθμούς ανάπτυξης της οικονομίας της.

■ Η υποχρέωση της χώρας μας, ως μέλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης, να

εναρμονίσει τη Λογιστική της με τις αρχές που ακολουθούν οι χώρες της

Ένωσης.

■ Η ανάγκη του κράτους να εξασφαλίσει αξιόπιστα και επαρκή πληροφοριακά

στοιχεία για τον προγραμματισμό και παρακολούθηση της οικονομίας.

4.1.1 Πλεονεκτήματα Εφαρμογής του Λογιστικού Σχεδίου

Κάποια σημαντικά πλεονεκτήματα της εφαρμογής του λογιστικού σχεδίου

συνοψίζονται στα εξής:

■ Η απλούστευση των συναλλαγών με τρίτους.

■ Η τυποποίηση των λογιστικών διαδικασιών και πληροφοριών.

■ Η εισαγωγή της μηχανογράφησης στις Ελληνικές επιχειρήσεις.

22

Η μηχανογραφική οργάνωση των περισσότερων λογιστικών διαδικασιών.

Η διευκόλυνση των συναλλασσομένων με τις οικονομικές μονάδες.

4.2 Λογιστική Τυποποίηση και Μηχανογράφηση

Η λογιστική τυποποίηση αποτελεί θεσμό και για μια δεκαετία λειτούργησε

προαιρετικά, σταδιακά η εφαρμογή της έγινε υποχρεωτική.

Με τον όρο «Λογιστική Τυποποίηση» εννοούμε τη χρονική σταθερά εφαρμογή της

λογιστικής επιστήμης με κανόνες και αναφέρεται στην κοινή αποδοχή των

επιστημονικών αρχών και αντιλήψεων που οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να

καλύψουν στην πράξη.

Η τυποποίηση αφορά τόσο την ομοιομορφία και ομοιογένεια των λογιστικών

στοιχείων όσο και την υιοθέτηση ενιαίων αρχών αποτίμησης, κοστολόγησης και

υπολογισμού αποσβέσεων. Χάρη στην τυποποίηση της Γενικής Λογιστικής έγινε

δυνατή η πλήρης μηχανογράφησή της.

Η μηχανογραφική επεξεργασία των λογιστικών γεγονότων, καλύπτει ολόκληρο το

φάσμα της λογιστικής διαδικασίας, από την καταχώρηση των παραστατικών στους

αρμόδιους λογαριασμούς του σχεδίου, μέχρι την κατάρτιση του λογαριασμού Γενικής

Εκμετάλλευσης, της Κατάστασης αποτελεσμάτων χρήσεως και του Ισολογισμού.

Τα σημερινά μηχανογραφικά προγράμματα είναι επαρκή και προσιτά σε κάθε

επιχείρηση λόγω του χαμηλού κόστους.

Με τη μηχανογραφική επεξεργασία των λογιστικών γεγονότων:

■ Αυξήθηκε η παραγωγικότητα της λογιστικής εργασίας.

■ Εξασφαλίστηκε η συγκέντρωση και παροχή αξιόπιστων πληροφοριών στους

διοικούντες και

■ Αναβαθμίστηκε το λογιστικό επάγγελμα.

23

Έτσι, καταλήγουμε στο συμπέρασμα ότι η τυποποίηση της Γενικής Λογιστικής και η

γενικευμένη μηχανογράφησή της αυξάνει την παραγωγικότητα των οικονομικών

μονάδων της χώρας και βελτιώνει την ανταγωνιστικότητα της Ελληνικής οικονομίας.

4.3 Έλεγχοι Συμφωνίας και Μηχανογράφηση

Όσο τέλειο, όμως, κι αν είναι ένα μηχανογραφικό σύστημα, είναι αδύνατο να

εξασφαλίσει την εξαφάνιση των λαθών, αφού η χρήση του γίνεται από ανθρώπους.

Επίσης, υπάρχουν σφάλματα που οφείλονται στη δομή και τη μηχανογραφική

οργάνωση των πληροφοριών σε ένα μηχανογραφικό πρόγραμμα λογιστικής. Το

πρόβλημα όμως είναι ο εντοπισμός τον λογιστικών σφαλμάτων και η προστασία μας

από αυτά.

Οι έλεγχοι που γίνονται για τον εντοπισμό τους, είναι διαφορετικοί από αυτούς στο

χειρόγραφο λογιστήριο και εξαρτώνται από το μέγεθος της επιχείρησης, το διαθέσιμο

προσωπικό, τον όγκο συναλλαγών και τη διαθέσιμη μηχανογραφική υποδομή της.

4.3.1 Έλεγχοι Μηχανογραφημένου Λογιστηρίου

Με βάση όσων προαναφέρθηκαν, σε ένα μηχανογραφημένο λογιστήριο, οι έλεγχοι θα

πρέπει να γίνονται σε τρεις κατηγορίες:

■ Λογικοί έλεγχοι συμφωνίας

Έχουν να κάνουν με την δομή των μηχανογραφικών συστημάτων και παρουσιάζουν

ενδιαφέρον καθώς σε αυτούς βρίσκονται οι μεγαλύτερες δυσκολίες στην αποδοτική

λειτουργία ενός προγράμματος μηχανογραφικής οργάνωσης της Γ ενικής Λογιστικής.

■ Μηγανογραφικοί Έλεγχοι

Αφορούν δυνατότητες για εφαρμογή διαδικασιών ελέγχου που παρέχει το ίδιο το

μηχανογραφικό σύστημα.

24

■ Λογιστικοί έλεγχοι συμφωνίας

Αφορούν ελέγχους που δεν έχουν άμεση σχέση με τη μηχανογράφηση, θα πρέπει

όμως να γίνονται κι σε ένα μηχανογραφημένο λογιστήριο.

Έτσι, σε περίπτωση τήρησης της λογιστικής με μηχανογραφικά μέσα, θα πρέπει να

ακολουθούνται συγκεκριμένες διαδικασίες ελέγχου και διασταύρωσης δεδομένων,

ανάλογα με τις κατηγορίες ελέγχου που προαναφέρθηκαν.

25

5ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ

ΜΗΧΑΝΟΡΓΑΝΩΣΗ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟΥ - ΒΑΣΙΚΕΣ ΕΝΝΟΙΕΣ ΤΗΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΑΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΗΣΗΣ

Στο περιβάλλον των επιχειρήσεων, χρειάζονται και άλλες, επιπλέον γνώσεις για την

εφαρμογή της Μηχανογραφημένης Λογιστικής. Αυτό συνεπάγεται τη γνώση των

εσωτερικών και εξωτερικών στοιχείων ενός Ηλεκτρονικού Υπολογιστή, δηλαδή, ότι

αφορά στο software και hardware.

5.2 Η Οργάνωση του Λογιστηρίου

5.2.1 Τα Αναλώσιμα και τα Αξεσουάρ του Μηχανογραφημένου

Λογιστηρίου

Στο μηχανογραφημένο λογιστήριο θα πρέπει να λαμβάνεται πρόνοια για την

επάρκεια διάφορων απαραίτητων για τη λειτουργία των αναλωσίμων και άλλων

υλικών. Ειδικότερα στο μηχανογραφημένο λογιστήριο θα πρέπει να

χρησιμοποιούνται τα εξής:

Δισκέτες για τη νόμιμη αντιγραφή των προγραμμάτων που έχει προμηθευτεί η

επιχείρηση, δισκέτες ή ταινίες κασέτας για τη λήψη διπλών εφεδρικών αντιγράφων

ασφαλείας, απλό μηχανογραφικό χαρτί για εκτυπώσεις, μελανοταινίες, καθαριστικές

δισκέτες των drives κλπ.

5.2.2 Το Υπολογιστικό Σύστημα της Επιχείρησης και τα Πλεονεκτήματά

του

Το υπολογιστικό σύστημα της επιχείρησης αναφέρεται σε ένα αρμονικό συνδυασμό

hardware και software. Η επιλογή του υπολογιστικού συστήματος εξαρτάται από τις

ανάγκες επεξεργασίας των δεδομένων που έχει η επιχείρηση, από τον όγκο των προς

26

επεξεργασία στοιχείων και από την ύπαρξη δικτύου επικοινωνιών με πελάτες,

dealers, κλπ.

Τα βασικά πλεονεκτήματα των υπολογιστικών συστημάτων, που συντελούν στην

καταλυτική υπεροχή τους έναντι των χειρόγραφων και τα οποία επέβαλαν την

χρησιμοποίηση τους σε όλα τα λογιστήρια, είναι τα εξής:

1. Η υψηλή ταχύτητα στην εκτέλεση της επεξεργασίας των δεδομένων.

2. Η ακρίβεια στην παραγωγή των αποτελεσμάτων της επεξεργασίας των

πληροφοριών.

3. Η δυνατότητα προγραμματισμού της διαδικασίας της επεξεργασίας των

δεδομένων και

4. Η δυνατότητα ψηφιακής αποθήκευσης ενός τεράστιου όγκου δεδομένων σε

μικρό αποθηκευτικό χώρο.

5.2.3 Το Software του Λογιστηρίου

Τα προγράμματα που χρησιμοποιούνται στο σύγχρονο λογιστήριο ανήκουν στις

παρακάτω κατηγορίες:

■ Προγράμματα βάσεων δεδομένων

Τα προγράμματα αυτά χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση των βάσεων δεδομένων

των υπαλλήλων μιας επιχείρησης, των ειδών της αποθήκης, κλπ. Ο χρήστης έχει τη

δυνατότητα να διαμορφώσει όπως θέλει τη δομή των αρχείων της βάσης δεδομένων

του, σχετικά με τον τύπο, το μέγεθος, και την ονομασία των πεδίων που

διαμορφώνουν τις διάφορες εγγραφές των αρχείων.

■ Προγράμματα (υπό)λογιστικών φύλλων εργασίας

Τα φύλλα εργασίας αποτελούνται από κελιά τα οποία είναι διαμορφωμένα σε

γραμμές και στήλες και μπορούν να δεχθούν αριθμητικά δεδομένα, χαρακτήρες,

ακόμα και σύμβολα.

■ Προγράμματα επεξεργασίας κειμένου

27

Τέτοια προγράμματα είναι το Word, το WordPerfect κ.α. και έχουν τη δυνατότητα

συνεργασίας με άλλες εφαρμογές, παρέχοντας μια αποτελεσματική πλατφόρμα

δημιουργίας εντύπων, αναφορών κ.λπ.

■ Προγράμματα εμπορικής διαχείρισης

Αυτά είναι απαραίτητα για τη λεπτομερή παρακολούθηση του εμπορικού

κυκλώματος των επιχειρήσεων και την παροχή σημαντικών πληροφοριών για

ορθολογική επιχειρηματική διαχείριση.

■ Προγράμματα αξιόγραφων και παγίων στοιχείων

Τα προγράμματα αυτά παρακολουθούν αναλυτικά τα πληρωτέα και εισπρακτέα

αξιόγραφα της επιχείρησης καθώς και τα πάγια στοιχεία της.

■ Προγράμματα εσόδων-εξόδων

Τα οποία χρησιμοποιούνται από επιχειρήσεις που τηρούν βιβλία δεύτερης

κατηγορίας.

■ Προγράμματα γενικής λογιστικής

Τα προγράμματα αυτά χρησιμοποιούνται από τις επιχειρήσεις που ανήκουν στην

τρίτη κατηγορία τήρησης λογιστικών βιβλίων. Επίσης, τα προγράμματα γενικής

λογιστικής τρέχουν αυτόνομα ή σε συσχετισμό με ένα πρόγραμμα εμπορικής

διαχείρισης και τέλος,

■ Προγράμματα μισθοδοσίας

Τα προγράμματα αυτά χρησιμοποιούνται από όλες τις επιχειρήσεις και προσφέρουν

ακριβή υπολογισμό των εργοδοτικών εισφορών και των κρατήσεων Ι.Κ.Α., του

Φόρου Μισθωτών Υπηρεσιών καθώς επίσης και την εκτύπωση της μισθοδοτικής

κατάστασης για κάθε εργαζόμενο και της βεβαίωσης αποδοχών.

28

6ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ

ΘΕΣΜΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ ΠΕΡΙ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΩΝ ΣΥΣΤΗΜΑΤΩΝ

Ο Κώδικας Βιβλίων και Στοιχείων (Π_.186/92) περιλαμβάνει ειδικές διατάξεις για τη

μηχανογραφική τήρηση των λογιστικών βιβλίων και τη μηχανογραφική έκδοση των

στοιχείων. Με ειδικά άρθρα που θα αναλύσουμε και θα δούμε παρακάτω αφιερωμένα

αποκλειστικά στη μηχανογράφηση, ο νομοθέτης προχώρησε σε ένα σημαντικό βήμα

εκσυγχρονισμού με ταυτόχρονη προσαρμογή της νομοθεσίας στη σύγχρονη

πραγματικότητα. Στα υποκεφάλαια που ακολουθούν αναφέρονται τα άρθρα του

Κ.Β.Σ. που σχετίζονται με τη μηχανογράφηση και επιχειρείται σύντομη ανάλυση ων

διατάξεων αυτών.

6.1 ΑΡΘΡΟ 22 - Μηχανογράφηση Γενικά

Όταν η τήρηση των βιβλίων και η έκδοση των στοιχείων του επιτηδευματία

καλύπτεται μηχανογραφικά εφαρμόζονται οι διατάξεις των άρθρων 22 - 25, ενώ όταν

η τήρηση των βιβλίων και η έκδοση των στοιχείων καλύπτεται με χειρόγραφο τρόπο

εφαρμόζονται οι διατάξεις του γενικού μέρους του κώδικα. Αυτό σημαίνει ότι

παρέχεται η δυνατότητα στον επιτηδευματία να κάνει παράλληλη χρήση και των δύο

συστημάτων. Σε αυτό το σημείο πρέπει να επισημάνουμε ότι ο επιτηδευματίας δεν

μπορεί το ίδιο βιβλίο άλλοτε να το τηρεί μηχανογραφικά και άλλοτε χειρόγραφα ή

ένα στοιχείο να το εκδίδει μηχανογραφικά με τη συμπλήρωση ορισμένων μόνο

δεδομένων και τα λοιπά δεδομένα να συμπληρώνονται χειρόγραφα.

Ακολουθεί το άρθρο 22 του Π_.186/1992 όπως ισχύει σήμερα :

«Ο επιτηδευματίας, που χρησιμοποιεί ηλεκτρονικά μέσα για την τήρηση των βιβλίων ή

και την έκδοση των στοιχείων, υπάγεται και στις διατάξεις των άρθρων 23 έως και 25,

οι οποίες κατισχύουν των αντίστοιχων σχετικών διατάξεων του Κώδικα αυτού. Στις

περιπτώσεις που εφαρμόζεται σύστημα χειρόγραφο και μηχανογραφικό, ισχύουν οι

αντίστοιχες, κατά περίπτωση, διατάξεις.»

29

6.2 ΑΡΘΡΟ 23 - Υποχρεώσεις Χρηστών - Τεχνικές Προδιαγραφές

Λογισμικού

Οι κυριότερες υποχρεώσει των χρηστών είναι :

1. Αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών.

Το αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών πρέπει να καλύπτει τις υποχρεώσεις που

αναφέρονται στην εφαρμογή των διατάξεων του Κ.Β.Σ., να είναι διατυπωμένο στην

ελληνική γλώσσα και να προσαρμόζεται - ενημερώνεται αμέσως σε κάθε αλλαγή των

διατάξεων του Κ.Β.Σ. και του προγράμματος. Σημειώνεται ότι δεν υπάρχει κανένας

περιορισμός στον τρόπο γραφής του εγχειριδίου.

2. Διάθεση κατάλληλου προσωπικού για τη χρήση του λογισμικού κατά τη

διάρκεια του ελέγχου.

Η διάθεση του κατάλληλου προσωπικού από τον επιτηδευματία για τη χρήση του

λογισμικού κατά τη διάρκεια του ελέγχου έχει την έννοια ότι το ελεγκτικό όργανο δεν

μπορεί να χρησιμοποιήσει τον Η/Υ χωρίς την παρουσία υπεύθυνου οργάνου της

επιχείρησης. Όλες οι πληροφορίες που θα ζητηθούν από τους ελεγκτές θα πρέπει να

παραδοθούν εκτυπωμένες από τον εξουσιοδοτημένο χρήστη του λογιστηρίου.

3. Υποχρεώσεις λογιστικών γραφείων.

Σε περίπτωση που η μηχανογραφική τήρηση των βιβλίων γίνεται από λογιστικό

γραφείο ο επιτηδευματίας δεν έχει υποχρέωση να έχει αναλυτικό εγχειρίδιο οδηγιών

χρήσης του λογισμικού ή να διαθέτει το κατάλληλο προσωπικό στο φοροτεχνικό

έλεγχο. Τις υποχρεώσεις αυτές τις έχει μόνο το λογιστικό γραφείο.

4. Υποχρέωση διαφύλαξης βιβλίων και στοιχείων, εγχειριδίου οδηγιών χρήσης

του λογισμικού και των ηλεκτρομαγνητικών μέσων αποθήκευσης.

Η διαφύλαξη των ηλεκτρομαγνητικών μέσων αποθήκευσης έχει σημασία για τη

διασφάλιση του επιτηδευματία και για να μην χάσει σε περίπτωση βλάβης τα

δεδομένα που έχουν καταχωρηθεί και αποτελούν τη βάση πληροφορίας της

επιχείρησης του. Επίσης τα βιβλία, τα στοιχεία και τα λοιπά δικαιολογητικά των

εγγράφων στα βιβλία διατηρούνται έξι χρόνια από τη λήξη της διαχειριστικής

περιόδου που αφορούν.

30

Οι τεχνικές προδιαγραφές είναι :

1. Προσαρμογή του Ε.Γ.Λ.Σ.

Για τις επιχειρήσεις που τηρούν βιβλία Γ’ κατηγορίας το πρόγραμμα πρέπει να είναι

προσαρμοσμένο στο Ε.Γ.Λ.Σ. ώστε να υπάρχει η δυνατότητα ανάπτυξης κωδικών

αριθμών και τίτλων λογαριασμών.

2. Μεταβλητοί φορολογικοί συντελεστές.

Το πρόγραμμα που χρησιμοποιεί ο επιτηδευματίας θα πρέπει να του εξασφαλίζει τη

δυνατότητα αλλαγής των μεταβλητών φορολογικών συντελεστών σε περίπτωση

διαφοροποίησης τους, χωρίς να χρειάζεται παρέμβαση προγραμματιστή.

3. Αυτόματη ετήσια προοδευτική αρίθμηση ημερολογιακών εγγραφών.

Η αρίθμηση αυτή πρέπει να γίνεται αυτόματα κατά τη λογιστικοποίηση κάθε

ημερολογιακής εγγραφής και μέσα στην προθεσμία ενημέρωσης των βιβλίων του

επιτηδευματία, δηλαδή μέχρι τη δέκατη πέμπτη ημέρα του επόμενου μήνα από την

έκδοση ή λήψη του κατά περίπτωση δικαιολογητικού και επί ταμειακών πράξεων από

τη διενέργεια τους. _εν πρέπει να παραβιάζεται η προθεσμία καταχώρησης των

στοιχείων στα βιβλία σε σχέση με την ημερομηνία έκδοσης τους, τέτοια δυνατότητα

πρέπει να αποκλείεται από το πρόγραμμα. Σημειώνουμε ότι η διάταξη αυτή

αναφέρεται σε πρωτογενείς εγγραφές στα ημερολόγια της τρίτης κατηγορίας, κατά

συνέπεια δεν απαιτείται να δίνεται αρίθμηση για τις καταχωρήσεις στα υπόλοιπα

βιβλία του επιτηδευματία.

4. Αυτόματη ενημέρωση των βιβλίων.

Το πρόγραμμα πρέπει να εξασφαλίζει υποχρεωτικά την ενημέρωση των βιβλίων του

επιτηδευματία με το περιεχόμενο των στοιχείων που εκδίδονται μηχανογραφικά από

το ίδιο το σύστημα.

5. Ειδικό ακυρωτικό σημείωμα.

Το λογισμικό του Η/Υ πρέπει να εξασφαλίζει τη δυνατότητα ακύρωσης λανθασμένου

στοιχείου και εγγραφών με την άμεση μηχανογραφική έκδοση του ειδικού

ακυρωτικού σημειώματος. Το σημείωμα αυτό είναι αθεώρητο και μπορεί να

εκδίδεται από το ίδιο πακέτο μηχανογραφικών εντύπων από το οποίο εκδίδονται και

31

άλλα φορολογικά στοιχεία. Επίσης πρέπει να αναγράφονται σε αυτό τα απαραίτητα

δεδομένα για τη διόρθωση των λανθασμένων εγγραφών με μνεία του στοιχείου

εκείνου για διόρθωση του οποίου εκδίδεται.

6. Διαχωρισμός οικονομικών πράξεων παλιάς και νέας διαχειριστικής περιόδου.

Η μεταφορά των υπολοίπων των λογαριασμών της διαχειριστικής περιόδου που έληξε

στους λογαριασμούς της νέας διαχειριστικής περιόδου πρέπει να εξασφαλίζεται από

το πρόγραμμα. Εδώ πρέπει να τονίσουμε ότι δεν αποκλείεται από τις διατάξεις του

κώδικα η σταδιακή μεταφορά των εκκαθαρισμένων υπολοίπων στους λογαριασμούς

της νέα χρήσης.

6.3 ΑΡΘΡΟ 24 - Χρόνος και Τρόπος Μηχανογραφικής Ενημέρωσης

των Βιβλίων και έκδοσης των Στοιχείων

H ενημέρωση των βιβλίων γίνεται με την εισαγωγή των δεδομένων κάθε οικονομικής

πράξης που πραγματοποιεί ο επιτηδευματίας στο αρχείο του Η/Υ και τη

λογιστικοποίηση των πράξεων αυτών στις προθεσμίες που ορίζει ο κώδικας. Η

εισαγωγή γίνεται με την πληκτρολόγηση ή αυτόματα όταν υπάρχει σύστημα on line

ενημέρωσης των βιβλίων με τα στοιχεία που εκδίδονται μηχανογραφικά. Η εκτύπωση

αποτελεί τη μεταφορά από το αρχείο του Η/Υ και την απεικόνιση σε μηχανογραφικά

έντυπα των οικονομικών πράξεων.

Σημειώσεις περί του άρθρου αναφέρονται παρακάτω:

■ Χρόνος Ενημέρωσης και Εκτύπωσης των Βιβλίων Γ’ κατηγορίας που

τηρούνται μηχανογραφικά

Το γενικό ημερολόγιο στο κλασικό σύστημα ή τα αναλυτικά ημερολόγια στο

συγκεντρωτικό σύστημα, ενημερώνονται στην προθεσμία που ορίζεται από τις

διατάξεις της παραγράφου 2 του άρθρου 17, δηλαδή μέχρι την δέκατη Πέμπτη ημέρα

του επόμενου μήνα από την έκδοση ή λήψη του κατά περίπτωση δικαιολογητικού και

επί ταμειακών πράξεων από την διενέργεια τους . Η εκτύπωση τους γίνεται μέχρι το

τέλος του επόμενου μήνα, εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις.

32

Τα αναλυτικά καθολικά εκτυπώνονται μία φορά στο τέλος της διαχειριστικής

περιόδου και μέσα στην προθεσμία κλεισίματος του ισολογισμού.

Το γενικό καθολικό και το συγκεντρωτικό ημερολόγιο εκτυπώνονται στο τέλος

του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις ή μία φορά στο

τέλος της διαχειριστικής περιόδου μέσα στην προθεσμία κλεισίματος του

ισολογισμού.

Τα ποσοτικά υπόλοιπα αποθεμάτων απογραφής μεταφέρονται στη μηνιαία

κατάσταση του βιβλίου αποθήκης ή στο βιβλίο αποθήκης του δεύτερου μήνα της νέας

διαχειριστικής περιόδου που εκτυπώνεται μέχρι 31 Μαρτίου (για διαχειριστική

περίοδο που λήγει στις 31/12). Στη συνέχεια η αξία των αποθεμάτων αυτών

μεταφέρεται στη μηνιαία κατάσταση του βιβλίου αποθήκης ή στο βιβλίο αποθήκης

του μήνα εκείνου εντός του οποίου έκλεισε ο ισολογισμός. Το λογισμικό θα πρέπει

να αποκλείει τη δυνατότητα στο χρήστη για την τροποποίηση ή την παρεμβολή

οποιασδήποτε εγγραφής μετά από την προθεσμία ενημέρωσης των βιβλίων ενώ θα

πρέπει να δίνει την δυνατότητα τροποποίησης εγγραφής μέσα στη προθεσμία

ενημέρωσης των βιβλίων.

■ Ενημέρωση και Εκτύπωση Βιβλίων Υποκαταστημάτων Επιτηδευματία Γ'

κατηγορίας

Σε περίπτωση που εξάγεται αυτοτελές λογιστικό αποτέλεσμα τα δεδομένα του

υποκαταστήματος μεταφέρονται στα βιβλία του κεντρικού εντός της προθεσμίας

σύνταξης του ισολογισμού.

Σε περίπτωση όπου δεν εξάγεται αυτοτελές λογιστικό αποτέλεσμα και ο

επιτηδευματίας τηρεί στο υποκατάστημα του ημερήσιο φύλλο συναλλαγών όπου

καταχωρούνται χωριστά το υπόλοιπο του ταμείου της προηγούμενης ημέρας, οι

ταμιακές πράξεις και οι συμψηφιστικές. Το ημερήσιο φύλλο συναλλαγών

ενημερώνετε, εκτυπώνεται και αποστέλλεται στο κεντρικό για την ενημέρωση των

βιβλίων του εντός δεκαπέντε ημερών από την ημέρα που αφορά. Μέσα στην ίδια

προθεσμία ενημερώνονται και τα βιβλία του κεντρικού με τα δεδομένα του φύλλου

αυτού.

33

■ Χρόνος Ενημέρωσης και Εκτύπωσης του Βιβλίου Αποθήκης

Το βιβλίο αποθήκης ενημερώνεται ποσοτικά εντός δέκα ημερών από την παραλαβή ή

την παράδοση του αγαθού και η αξία συμπληρώνεται εντός δέκα ημερών από την

λήψη ή την έκδοση του στοιχείου αξίας. Η εκτύπωση του γίνετε στο τέλος του

επόμενου μήνα (εκείνου που αφορούν οι οικονομικές πράξεις) ή μια φορά στο τέλος

της διαχειριστικής περιόδου μέσα στην προθεσμία κλεισίματος του ισολογισμού ( με

την προϋπόθεση ότι μέχρι τέλους του επόμενου μήνα εκείνου που αφορούν οι

οικονομικές πράξεις εκτυπώνετε μηνιαία κατάσταση βιβλίου αποθήκης).

6.4 ΑΡΘΡΟ 25- Ειδικές Διατάξεις

Στο άρθρο αυτό ρυθμίζονται τα παρακάτω θέματα που έχουν να κάνουν με την

χρησιμοποίηση των μηχανογραφικών εντύπων και το χρόνο ενημέρωσης των βιβλίων

στις περιπτώσεις λειτουργίας υποκαταστήματος καθώς και βλάβης στο

μηχανογραφικό σύστημα.

Συγκεκριμένα το άρθρο αντιμετωπίζει τα παρακάτω θέματα:

1. Εκτύπωση βιβλίων σε ενιαίο μηχανογραφικό έντυπο.

2. Έκδοση στοιχείων από ενιαίο μηχανογραφικό έντυπο

3. Περιορισμός υποχρεώσεων για το υποκατάστημα που διενεργεί μόνο πωλήσεις ή

παρέχει μόνο υπηρεσίες.

4. Παράταση της προθεσμίας ενημέρωσης και εκτύπωσης των βιβλίων του

επιτηδευματία σε περίπτωση βλάβης του Η/Υ ή μη λειτουργίας του λογισμικού.

34

6.5 Πίνακας Θεωρημένων - Αθεώρητων Βιβλίων

Είδος Βιβλίου Χειρό-γραφσ

Μηχανο­γραφικό

Παρατηρήσεις

1. Αγορών & Εσόδων - Εξόδων θ A2L Μηνιαία κατάσταση βιβλίων

αγορών ή εσόδων · εξόδων # Θ * Δεν τηρείται3. Κατάσταση ανάλυσης στηλών

βιβλίου αγορώνή βιβλίου εσόδων - εξόδων A A

4. Απσγραφών ΓΒ’ κατηγορία) Θ θ5. Καταστάσεις απογραφής Β’ «στ.

Γ Κατηγορίας

θ θ

• Δυνατότηταβ. HpEpoA Πρωτογενών Ργγροιρών θ Α* ενταμίευσης7. Ημερολσγ. Εγγραφών Ισολογισμού θ Α* σε ηλεκτρομαγνητικά

μ£σα8. Συγκεντρωτικό Ημερολόγιο Α* Α θεωρείται όταν περιέ­

χει πρωτογενείς εγγρα­φές

9. Ισοζύγιο Γ ενικού - ΑναλυτικώνΚαθολικών ψ θ • Δεν τηρείται

10. Γενικό Καθολικό Θ Α11. Αναλυτικά Καθολικά A Α12. Κατάσταση Απογραφής Αποθεμάτων Θ θ13. Κατάσταση Λοιπών Περιουσιακών

Στοιχείων A Α14. Μητρώο Παγίων A Α

15. Βιβλίο Απογροφών (καταχωρείται και ο Ισολογισμός.Αποτελέσματα χρήσης κ.λπ.) θ θ

16. Main Courant Α • θεωρημένη ακόμη τη­ρείται και από την Α κάι Β κατηγορία βιβλίων

17. Ημερολόγιο Αναλυτικής Λογιστικής A Α

18. Βιβλίο Αποθήκης Θ θ* • Σε -θεωρημένο·* οπτι κό δίσκο ΟΟ-ΡΟΜ

19. Βιβλίο Παραγωγής - Κοστολογίου Α Α20. Βιβλίο Τεχνικών Προδιαγραφών θ θ21. Μητρώο Κωδικής Αρίθμησης θ θ

35

6.6 Πίνακας Χρόνου Ενημέρωσης και Εκτύπωσης Βιβλίων

Ε Α Γ Ξ Γ Ο Ρ Ι Α Β Ί Π Λ Ι Π Κ Λ . Ε Ι ϋ Ο Ι Ε Ι Β . Μ Ο V ϋ Η Κ Α Γ Γ Ο Γ Ρ Α Μ Ε Λ Γ ί Ε Α Ι

Ε Π Ο Π Α Ί Π ΐ Ε Ε Ι λ Ει^ '

\ i c y c · : : ι ζ γ ϊ ι ι π ο η ι

Κ Β \ Α 2 Τ α Γ 7 - 1 * ] Ε Π ΐ ΐ Ε [ Ε . ' ί [ : " ; Ι ' · '

1 Ι . Ί Γ Γ Π ■ Ί · — Ρ^|*

{ Α ^ ι ώ ν }

1 . 'ιι " ΐ . · . | ' - κ ΐΓ .··:·μ ιιι

{ 7 : ι · ϋ · ι κ - Ε ξ Α * * ν )

:■ Ί ,.ΐ| ΐ ' π — |·ρ>|Ιιϊ □

; '-μ ΐ ·Ι ' . '! ' - ΐ ' ·| ΐ - : _ ε ΐ | ·: ι ΐ Λ · · . χ ν υ .

{1 .5 5

~ ρ ΐ 4 » ί ο υ . κ ύ μ ι ν ο ·- . μι'|> π :_ιΛ

1— 1· £ χ & π - | ή λ ή τ η . · ι · Ε ΐ ι ΐ ά

Α ι ή π χ ν ι κ η Γ” . ι ι ι : 'λ ι ι τ η ε ι ρ.·-''1- κ ί ·.

ί η . Ι ι ι μ ι 1 3 £ ΐό γ Α μ ά -ξ ύ υ γ -α Λ :.’ τ η ν

^ Ι 1 Λ Ι 4 Ι ] ΐ ϋ Ε ύ τ ^ .

Γ Ιλ μ β μ ύ ί Τ , Κ φ . Ι Τ ΐ . Ε ί ΐ ΐ ΐ ν β ^ ύ

2 4 , .1111' Ι Ί

: ' . : · ι ΐ Γ ΐ ι ιν ι .τ . ·μ > :κ · μ π ώ ι>.ΐ ΐ ν ύ ι

3 φ ή ρ υ ϋ ν : · ι υ ικ ο Ύ ο μ -Λ ΐ .{ Ά # ( ύ ^ : ι ι ΐ | · . 1 Τ 3 }

Γ β ΪΕ η ΰ ί Γ η τ ύ β ΰ

Γ η ^ ξ ι ή ι ύ Ι ' ϊ η η λ γ ; βλει

Λ ϊ ΊΑ Ι Μ '.Μ 'Γ · Ε Ι 'ΐ& λ ί ΐ ΐ . 'ύ ύ

Λ .Ιι :·;,:ι Η ι ι Λ : ·^ Ί ι η ι : . ΐ ' : υ ι V : "

μ — ι ΐ ι κ .. 7 « υ ,:ιΤ Η ΐ* .κ τν .ϊ.ί^

κ ·ι ρ ·: ι ^ | : ι ι_ ι ζ . Ε :· ιιμ γίΈ .Ε | ρ : μ ι >;ι' ι

| - Υ 2 ύ ή - μ ι . | · - : ί · . · · . υ ι Έ - Ί Μ ΐ ι . Υ ΐιυ

μ ^ ν ύ . ( Α β € β ο 1.7. Α ι ιμ 2 , ι λ π

ύ μ β μ ύ 1 4 , πΐ4* Ί )

Ι \ . " ΐ · « . Ί | ι Υ ΐΓ ι;. Ε-’ · ; ■ —-. -μ ■. ι - ■ υ 11 ■ ^

μ ι ρ Ί ο π ι ι ι Ε υ ή η ί ι ι ν ] ΐ > ι ι υ * ν ι ί Μ Ι ί ΐ Μ 'ύ ή

ι ι η ι υ ί · ι ι γ ■ Ί Ί ι υ - . ; : ι ι : ι · · | 1 ι3 ϋ : ·ι · ω ^ Λ ' ΐ μ ΐ|. · : κ

{ Κ η ^ ι η μ Ι ν ύ Ε ιν< υ λ> 3 ^ Ι Ι ρ ρ Ί «ώΛ 2 Ί

Γ ι ι 3 ν ιιλ τ Η ι> . : Ε ΐι.Α ο λϋ ΐώ ι ι ύ ί ϋ ι κ ; Ε τ ^

φ ’ή π η ς μ κ φ ΐ . Ε η κ Ε ^ ι : ·! ΐ · . ·π _ ί ι μ ΰ τ τ μ ξ π : Β »

ι :ιο λ ϋ ΐ7 ΐ :ΐ| · ■ ή η ΐ Β ψ 4 -Ε ίκ ύ ι> ν 4 ι

η λ < 3 ^ | ·.μ ι ΐ| Μ |Εν.ύ. μ · · ι ^ ►ί1 -κ υ > -π η ..

{ Α . 1 4 η ι Μ..2;ΐ

β ι 3 ϋ . · Λ β : · Ί ϊ " ϋ ΐπ κ -Ε . γ ! υ ι ι ι : · η .\ : ι μ .

ιΐ,υ ΐι ΐ - Λ ή ι ην

ι ι ι | ^ : κ γ ή ϊ> Ο ο ·μ κ±μ-_τ : :

ί ΐ3 Ε \ γ ιτ _ γ - 1 ύ ι · ■ ίριΗ-_τ : .

Κ λ π ” 3 ·[.Ι3 . Έ - . - Ιύ ι ; 1 0 η υ ι | ··.γ. ι α Λ

ι - λ ι γ ΤΜ ή π— ι' £ χ & π - | Ε ύ ν

γ ί ι ' ι ρ ·. ί : ΐ ' ιι·Ιρ χ ι^

ί Μ - Η ■ 1 7 . μ, ψ Χ Ά ^ , ' Α .Λ ι ι ρ π

||Υ .ι ; | · ι . : :■’ : γ ϊ . . ~-.i l : ι

Α λ Δ 1 -.^ α Ί . ΐ& ΙΟ Ο Ο Ο τ ι : ρ ι ϋ ι . · υ . ι ι · ή κ ι ι ^

^ Ε > :··ιρ .κ -: ■ : 111 ι - . ι ι · > | - ι μ μ Ι : 11 3 Ϊ - 3 0 0 . · [ μ ε ι

■ .ι ζ ι Ι υ :44ινιίΗι ι ι γΙι ε θ ^ υ | ·ι^ ιΑ γ :> ί-Υ Ε ίΓ4ύ .

■ ■ ''■ Ε ·:" ·.-·ι.ΐίΐ

. . ο ' ' · : :ι ι · ι μ Λ ·.·, π Ηι 0 0 . : ·υ

μ > Α υ ΐ Ί .\ ^ :κ : ·ι · μ ή ™ . - ι.ι: Εη λ ή ξ η

Α * $ ·& ύ $ ρ ϊ ί ι * ^ . ζ ά ρ ^ ( Η Ϊ 17

.1111 ■ Τ |

Ε .Ά ’ - ξι - _ Α ^ γ. Ί τ ν -_μ>^ «■: >_- ·,· ρχ

·>:'?.·: κ ι ι _ 'π ι : Ε ύ ν Γ · ' · : λ ο ^ κ ^ ι ι : ύ

(ή ρ 4 β ι> 2 7 π ιιμ 2 , ] Τ

. 1 11 ■ ] )

Π Μ Μ ι ι ώ κ ι ι ι ι ύ . ! 1 ·χΖ.ρχ μ ή ρ τ

Ό ( ¥ ^μ ΐφ ΰ ρ -η -ρ ρ χ ε 'λ χ ϋ ϊ ρ χ ί ύ ς Ί ύ ν ^ύίΛΛ/Ο ^νίγϊΛΰ

ν1: ι - ί υ ί · ι . κ κ - ι ΐ | : : ϊ τ ι λ >υ - ^ μ · >; . ' ι : υ ι : μ ι ι

3]> > τ ΐ ι κ κ ι ^ _ ί ^ Η . - η : — ώ ι ι \ - : | ^ ί . ^ η η ι ^

] Ί .. ·. - . 5 λ

1. ι ." ι ι Ι . Ί μ ι / ι ' ΐ Μ |· ΐ|__Ε μ η ι ν ι ώ ΐ ' ΐ ι μ ^ ι . · .

Ε : ·υ ι ικ Ο ί ι ιτ ω μ ^ 'ϊ · κ ^ ι Α υ ι ι ύ ι - ι ι ι ^ ι ' π κ π

ι κ ι κ ι · : · · ΐ | | · ΐΑΓ. · ι " · · ι ; Ί ΐ | ·-^ - . - Γ -Ι !■

!,.·!>ΤιΙ * . 111 υ ΐ|μι | κ μ - υ Α ιΑ μ ύ Η ι>ΐ. ί . - »

Γ'·Η !”ΐ : -ρ.1 - μ ' : ι 1

Λ υ ί ·3ι ' ι^ ΐ ]> ^ , , ΐ | ΐ : Ι · ι : ι . . . ,_ ε .1 κ · ?ιΑ υ ι :.Α > ΐ J } k j β Ή ) l i ΐ 3 ;

λ ^ ύ ϊ ώ ν ύ ι ^ ά ρ 'Ε ^ ύ 1 7 * ιχ ρ .2 \

Π |>> Ζ'-Ι-χιιϊ. κ 3 η 'ι ι ι ι 3,— ΡΓίη 5-:-ι' ιί _:-:,γ ·ι_: υ η . Λ χ ν Ρ ίς .·κ τ κ ί 'Χ·. Ξ ΐ 'ν 'χ ΐ ύ ΐ η έ ΐ μ ζ . ΐ - Ί . · . · ι . · · . ΐ ή ' ΐ μ

ί κ ΐ ι Ά ι κ ϋ η ·" ι Μ ι ιν 3] γ τ |ιπ ^ ^ -π α ιιχ ίγ χ ι

Η λ ΐ ^ ϊ ύ η κ ύ ϊ ΐ 'ίιίίχ ! ·ρ ΐί3 Β φ | Γ

Ι ^ - ε ε ι ι ..

{ Α Ι ώ ϊ η λ ή ξ η ϊ τ ^

? ίιΐ ]> Γ 4 ΐΐί:[ΐΜ | .. Λ ΐ | '^ : . ί : 'υ Ί

ί ν μ η ν ώ ν γ ρ χ Λ υ : μ ικ ι = χ κ τ^χ ΐ|*“ γλ·.·^ Ο . Ε . , Ε I: , Έ - Γ Ί . Ε - , κ·_··ν

^ ύ ι ν ι ι ν ϊ ί ι ; λ π ι κ ύ ν ^ ι υ ή ι ι ι Ε ν ί ύ ^ ί κ ϊ ΐ ϊ ρ ι ν ^ ι ι Α . Ε \ ι ι ι

Ε τ &!η ^ € μηπτατρ Ή ιχ ύ ν ν μ ϋ ί* ^ . ιΚ π Ι Ι Ι Ι ζ ί η ί ϊ 'ρ ί # ^

Α ι ι ν ί ύ Κ η ϊ ΰ ΐ ! ' Ρ ΰ ίύ ίυ κ κιΐ84>~ ε ι ι ι γ η ι -"ν^μ-ιΉ ι χ ΰ ; ι^ Ιι^ ί -ψ ή ιϋ ζ ■<.

36

7ο ΚΕΦΑΛΑΙΟ

ΤΟ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΗΜΕΝΟ ΛΟΓΙΣΤΗΡΙΟ ΣΤΟ ΜΕΛΛΟΝ

Με την εξέλιξη των τεχνολογιών πληροφορίας τις τελευταίες δεκαετίες πολλά

άλλαξαν στο σύγχρονο εργασιακό περιβάλλον. Η μεταβολή της αντίληψης για την

πληροφορία, από μαθηματική έννοια σε βιομηχανικό προϊόν, οδήγησε στην ανάπτυξη

ενός πλούσιου συνόλου εργαλείων για την παραγωγή, αποθήκευση και διαχείριση

αυτού του πολύτιμου αγαθού.

Η παραπάνω εξέλιξη οδηγεί στη δημιουργία ενός γραφείου στο κοντινό μέλλον που

ελάχιστα θα μοιάζει με το παραδοσιακό γραφείο των προηγούμενων δεκαετιών. Νέες

τεχνολογίες υλικού και λογισμικού και νέα προϊόντα έχουν αλλάξει σημαντικά τη

μορφή του σημερινού γραφείου. Η ραγδαία ανάπτυξη της πληροφορικής εμπλουτίζει

συνεχώς το λεξιλόγιό μας με νέους όρους, που αυξάνουν την ανάγκη για συνεχή

ενημέρωση και εκπαίδευση.

Είναι σαφές ότι στο σκληρό ανταγωνισμό που έρχεται με την ευρωπαϊκή ενοποίηση,

θα επιβιώσουν μόνο όσες επιχειρήσεις έχουν συνειδητοποιήσει την καθολική αξία της

πληροφορίας και έχουν επενδύσει στην αξιοποίηση της.

Η πρώτη καινοτομία που συνέβη στο λογιστήριο των επιχειρήσεων, αλλά και στα

λογιστικά γραφεία, αφορούσε τη σταδιακή κατάργηση του χειρόγραφου συστήματος

για την καταγραφή και τη διαχείριση των καθημερινών εγγράφων και διαδικασιών,

και τη μετάβαση στη χρήση ειδικού λογισμικού που να διευκολύνει λογιστικές

εργασίες.

Στην πρώτη τους εποχή, οι λογιστικές εφαρμογές ήταν στην πλειονότητά τους

"ξεκομμένες" από τις υπόλοιπες εργασίες και τα υπόλοιπα τμήματα της επιχείρησης.

Απευθύνονταν σε εξειδικευμένους χρήστες και η λειτουργικότητά τους με τα

σημερινά δεδομένα ήταν ιδιαίτερα φτωχή.

37

Η χρήση δικτύων τηλεματικής επιτρέπει, σήμερα, σε μια εταιρεία να εγκαταστήσει το

λογιστήριό της σε κάποιο σημείο έξω από την επιχείρηση. Η αναμενόμενη διάδοση

εφαρμογών ηλεκτρονικής μεταβίβασης δεδομένων, η ολοκλήρωση εφαρμογών

επικοινωνίας με αλυσίδες προμηθευτών και πελατών μέσα από εφαρμογές και

τηλεματικές υπηρεσίες και η σύνδεση με εφαρμογές ηλεκτρονικού εμπορίου,

παρακολούθησης τραπεζικών συναλλαγών κ.λπ. αποτελούν παραδείγματα ποιοτικής

βελτίωσης του ρόλου που θα κληθεί να επωμιστεί το λογιστήριο μέσα από μια

κοινωνία των πληροφοριών, όπου η πληροφορία θα είναι εμπορικό προϊόν και η

γνώση ένας από τους πλέον εμφανής και από τους οικονομικούς παράγοντες.

Η σημερινή πραγματικότητα που θέλει τους λογιστές να ξενυχτούν πάνω σε μια

οθόνη πιστεύουμε ότι θα είναι παρελθόν.

Η ανάπτυξη νέων εφαρμογών, καθώς και οι τεχνολογίες επικοινωνιών που

αναπτύσσονται συνεχώς αναμένεται να συμβάλλουν καταλυτικά στη διαμόρφωση

του λογιστηρίου του μέλλοντος.

7.1 Στο μέλλον ο λογιστής θα κάνει άλλα πράγματα!

Ο λογιστής δε θα χρειάζεται να επικεντρώνει την προσοχή του στην εκτέλεση των

εργασιών του, αλλά στην εύρεση βέλτιστων πρακτικών και τρόπων οργάνωσης της

εργασίας του και γενικότερα των εργασιών του λογιστηρίου. Ο τρόπος με τον οποίο

θα είναι οργανωμένο το μελλοντικό λογιστήριο θα βασίζετε σε εφαρμογές

συμμετοχικής διαχείρισης, χρήσης συστημάτων ελέγχου της ροής εργασιών και

χρήσης εξειδικευμένων εργαλείων που θα προσδίδουν ιδιαίτερη αξία στην γνώση και

λιγότερο στην πληροφορία.

Η εικόνα του λογιστή ως μια βάση δεδομένων που συλλέγει πληροφορία και πρέπει

να την επεξεργαστεί, θα δώσει τη θέση της στην εικόνα του λογιστή που μόνο

επεξεργάζεται και οργανώνει την πληροφορία και τη μετατρέπει σε γνώση, τόσο για

τον ίδιο όσο και για την επιχείρησή του.

38

Από τα όσα αναφέραμε στις προηγούμενες παραγράφους είναι εύκολο να συμπεράνει

κανείς ότι το μέλλον θα είναι εντελώς διαφορετικό από το παρόν και σίγουρα θα είναι

καλύτερο.

Αν κάποιοι σκέφτονται ότι θα είναι πιο εύκολο να χάσουν τη δουλειά τους ή απλά να

καταργηθεί η δουλειά τους, τότε σίγουρα κάνουν λάθος. Το μόνο που θα συμβεί είναι

η ποιοτική μεταβολή της εργασίας τους. Όσοι μπορούν να αισθανθούν τι σημαίνει

κάτι τέτοιο και ποιες θετικές προεκτάσεις έχει για το μέλλον της επιχείρησης και της

καριέρας τους, τότε ίσως να έχουν εκδώσει το εισιτήριο για το μέλλον!

7.2 Οι επιπτώσεις της μηχανογράφησης

Μειώνει το προσωπικό της επιχείρησης η μηχανογράφηση;

Προκειμένου να δώσουμε απάντηση στο ερώτημα αυτό, πρέπει να δούμε πώς

λειτουργεί η επιχείρηση πριν και μετά την μηχανογράφηση. Πριν, ένας μεγάλος

αριθμός προσωπικού-συμπεριλαμβανομένων και μεσαίων στελεχών-αφιερώνει χρόνο

για τη συλλογή στοιχείων και τη σύνταξη διαφόρων καταστάσεων και reports.

Με την μηχανογράφηση, η πληροφορία είναι διαθέσιμη προς όλους και μάλιστα

άμεσα. Συνεπώς, ένας αριθμός εργασιών ρουτίνας θα πάψει να υφίσταται. Όμως, η

ευκολία με την οποία είναι πλέον διαθέσιμη η πληροφορία επιτρέπει στα στελέχη να

κάνουν πιο ουσιώδεις αναλύσεις, με βάση τα στοιχεία που παρέχονται, με

αποτέλεσμα τα στελέχη που πριν δούλευαν για να δημιουργήσουν την πληροφορία,

τώρα να μπορούν να δουλεύουν με την πληροφορία.

Βέβαια, εάν η επιχείρηση δεν μπορεί να εμπνεύσει τα στελέχη της, ώστε να

αξιοποιήσουν τις πληροφορίες, τότε πράγματι μπορεί να οδηγηθεί σε μείωση του

προσωπικού της.

Στην πράξη: Ελάχιστες φορές το αποτέλεσμα είναι η μείωση του προσωπικού. Στις

περισσότερες μικρές εταιρίες, μάλλον προσθέτει την ανάγκη πρόσληψης ενός ή δύο

“κομπιουτεράδων”.

39

Επίσης, για τα στοιχεία που θα έρχονται “έτοιμα”, κάποιος θα πρέπει να εισάγει τα

απαραίτητα πρωτογενή δεδομένα. Καλύτερα θα ήταν να έμπαιναν αυτόματα, αλλά

συνήθως υπάρχει ανάγκη τεράστιου όγκου data entry από τους υπαλλήλους ή τα

χαμηλότερα στελέχη.

7.3 Στρατηγική SaaS - Η νέα αξία για τη σύγχρονη επιχείρηση

Με βάση το μοντέλο SaaS, μια επιχείρηση δεν χρειάζεται να αγοράσει με τους

παραδοσιακούς όρους το λογισμικό που χρειάζεται για τη μηχανογράφησή της, αλλά

να το χρησιμοποιήσει ως συνδρομητική υπηρεσία μέσω

Ανάμεσα στα κυριότερα πλεονεκτήματα του μοντέλου SaaS για τον τελικό πελάτη

περιλαμβάνονται και τα ακόλουθα:

- Χαμηλό τίμημα συνδρομητικής χρήσης με μηδενικό κόστος για αγορά και

εγκατάσταση λογισμικού,

- Μηδενικό κόστος για αγορά, εγκατάσταση και συντήρηση εξοπλισμού

υποδομής,

- Μηδενικό κόστος για συντήρηση και αναβαθμίσεις λογισμικού,

- Δυνατότητα άμεσης χρήσης του λογισμικού με την έναρξη της συνδρομής,

- Δυνατότητα χρήσης του λογισμικού από οποιοδήποτε σημείο και οποιαδήποτε

χρονική στιγμή μέσω Σ ^ γπ̂ ;.

40

8.1 Ερωτηματολόγιο Έρευνας

Η έρευνα αφορά ένα τυχαίο δείγμα 100 λογιστικών γραφείων στην πόλη της

Θεσσαλονίκης.

1ο Ερωτηματολόγιο έρευνας

Α)ΤΑΥΤΟΤΗΤΑ ΕΡΩΤΩΜΕΝΟΥ

1) Φύλο

Άνδρας | | Γυναίκα | |

2) Ηλικία

18-25 ^

26-35 ^

36-45 ^

46-55 ^

56-64 ^

65+ □

3) Επίπεδο Μόρφωσης

ΙΕΚ □ ΛΥΚΕΙΟ ^ ΤΕΙ |— | ΑΕΙ |— | ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΟ |— |

Β)ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ

1)Χρησιμοποιείτε το ΐη^Γη^ ;

Λίγο | ^ | Αρκετά | | Πολύ □ Πάρα πολύ □2)Ποια είναι η εργασιακή σας εμπειρία ως λογιστής/τρια;

Έτη: 0-10 ^ 11-20 ^ >20 □

3)Τι τάξης είναι το πτυχίο που κατέχετε;

Α’ τάξης | ^ | Β’ τάξης | ^ | Γ’ τάξης \ ^ \

41

4)Ποιος είναι ο αριθμός προσωπικού που απασχολείτε;

°-3

4-9

Παραπάνω από 10

5)Ποιος είναι ο μεγαλύτερος όγκου κατηγορίας βιβλίου του

Β’ κατηγορίας I I Γ’ κατηγορίας

ΚΒΕ που τηρείτε;

□

6)Τα βιβλία που κρατάτε τα τηρείτε μόνο μηχανογραφικά ή έχετε και χειρόγραφα;

Μηχανογραφικά Χειρόγραφα

7)Με ποιον τρόπο ενημερώνεστε για την δουλειά σας;

1η προτίμηση 2η προτίμηση 3η προτίμηση

Περιοδικά

Internet

Σεμινάρια

8)Πως κρίνετε την αντιμετώπιση που έχετε από τις εφορίες, τα ελεγκτικά κέντρα και

γενικότερα το Υπουργείο Οικονομικών;

Κακή \ ^ \

Μέτρια | |

Καλή

42

Πολύ καλή | |

9)Θέλετε να μειωθεί η γραφειοκρατία;

Ναι Q Όχι Q Ίσως Q

10) Συμφωνείτε με την πιστοποίηση των λογιστών μέσω του TAXIS ;

Ναι Q Όχι Q Ίσως Q

11) Συμφωνείτε με την ποινική ευθύνη των λογιστών-φοροτεχνικών;

Ναι □ Όχι □ Ίσως Π

43

8.1 Απεικόνιση Αποτελεσμάτων Έρευνας Με Διαγράμματα

Α. ΤΑΥΤΟΤΗΤΑ ΕΡΩΤΩΜΕΝΟΥ

1)ΦΥΛΟ

□ ΑΝΔΡΑΣ

□ ΓΥΝΑΙΚΑ

Στο παραπάνω διάγραμμα φαίνεται ξεκάθαρα ότι τα λογιστικά γραφεία με ποσοστό

60% τα χειρίζονται κυρίως άντρες ενώ το 40% αποτελείται από γυναίκες.

2)ΗΛΙΚΙΑ

□ 18-25

■ 26-35

□ 36-45

□ 46-55

■ 56-64

□ 65+

Σύμφωνα με την έρευνα που έγινε στα λογιστικά γραφεία της Θεσσαλονίκης

διαπιστώνετε ότι με ποσοστό 40% οι ηλικίες κυμαίνονται από 36-45,το 20%

περιλαμβάνει ηλικίες από 26-35, το 25% από 46-55.Τέλος το 10% καταλαμβάνετε

από ηλικίες 56-64 και ένα πολύ μικρό ποσοστό γύρω στο 5% που ανήκει στο 18-25.

44

3)ΕΠΙΠΕΔΟ ΜΟΡΦΩΣΗΣ

□ ιεκ

□ ΛΥΚΕΙΟ

□ ΤΕΙ

□ ΑΕΙ

□ ΜΕΤΑΠΤΥΧΙΑΚΟ

Με ποσοστό 50% οι λογιστές έχουν τελειώσει το πανεπιστήμιο, το 30% κατέχει το πτυχίο του ΤΕΙ και το 20% έχει κάνει και μεταπτυχιακό.

Β. ΙΡΩΤΙΙΣΙΙΣ

1) ΧΡΗΣΙΜΟΠΟΙΕΙΤΕ ΤΟ ΙΝΤΕΚΝΕΤ?

□ ΛΙΓΟ

□ ΑΡΚΕΤΑ

□ ΠΟΛΎ□ ΠΑΡΑ ΠΟΛΎ

Όπως παρατηρείται στο παραπάνω διάγραμμα, σύμφωνα με τα στατιστικά στοιχεία το 8% χρησιμοποιεί ΠΟΛΥ το ενώ το 92% ΠΑΡΑ ΠΟΛΥ.

45

2) Π Ο ΙΑ Ε ΙΝ Α Ι Η Ε Ρ Γ Α Σ ΙΑ Κ Η Σ Α Σ Ε Μ Π Ε ΙΡ ΙΑ Ω Σ Λ Ο Γ ΙΣ Τ Η Σ -Τ Ρ ΙΑ ?

40% η

35%

30%

25%

20%

15%

10%

5%

0%

□ 0-10 □ 11-20 □ > 20

Βάση του διαγράμματος η εργασιακή εμπειρία των λογιστών-τριών απαντάται σε ποσοστό 30% για έτη 0-10, 40% για έτη 11-20 και τέλος σε ποσοστό 30% για περισσότερα από 20 έτη

3) ΤΙ ΤΑΞΗΣ ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΠΤΥΧΙΟ ΠΟΥ ΚΑΤΕΧΕΤΕ?

50%

40%

30%

20%

10%

0% 1/ -τ'"

□ Α'ΤΑΞΗΣ

□ Β'ΤΑΞΗΣ

□ Γ'ΤΑΞΗΣ

Σύμφωνα με την έρευνα το 50% κατέχει πτυχίο Α’ ΤΑΞΗΣ, το 20% Β’ ΤΑΞΗΣ και το 30% κατέχει το πτυχίο Γ’ ΤΑΞΗΣ.

46

4) Π Ο ΙΟ Σ Ε ΙΝ Α Ι Ο Α Ρ ΙΘ Μ Ο Σ Π Ρ Ο Σ Ω Π ΙΚ Ο Υ Π Ο Υ Α Π Α Σ Χ Ο Λ Ε ΙΤ Α Ι?

60% π

50%· ✓

40%· ✓ γ 7

30%· ✓

20%· ✓

10%· ✓

0% --------------------1------------- -----------1---------------------^ ---------- 1---------------------------------- ^

□ 0-3

□ 4-9

□ >10

Το 60% των λογιστηρίων απασχολεί 0-3 άτομα προσωπικού και το 40% απασχολεί 4-9 άτομα. Όπως παρατηρούμε κανένα λογιστικό γραφείο δεν απασχολούσε πάνω από 10 άτομα.

5) ΠΟΙΟΣ ΕΙΝΑΙ Ο ΜΕΓΑΛΥΤΕΡΟΣ ΟΓΚΟΥ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ ΒΙΒΛΙΟΥ ΤΟΥ ΚΒΕ ΠΟΥ ΤΗΡΕΙΤΕ?

60% η

50%

40%

30%

20%

10%

0%

□ Β'ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ

□ Γ'ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ

□

Σε ποσοστό 40% μας ανέφεραν ότι τηρούν Β’ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ βιβλία, ενώ το 60% τηρεί Γ’ ΚΑΤΗΓΟΡΙΑΣ βιβλία.

47

6) ΤΑ ΒΙΒΛΙΑ ΠΟΥ ΚΡΑΤΑΤΕ ΤΑ ΤΗΡΕΙΤΑΙ ΜΟΝΟ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΑ Ή ΕΧΕΤΕ ΚΑΙ ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΑ?

□ ΜΗΧΑΝΟΓΡΑΦΙΚΑ

□ ΧΕΙΡΟΓΡΑΦΑ

Το 85% των λογιστικών γραφείων όπως παρατηρούμε στο παραπάνω διάγραμμα χρησιμοποιεί το μηχανογραφικό σύστημα ενώ ένα μικρό ποσοστό 15% των λογιστών ενώ τηρεί πλήρη μηχανογράφηση κρατάει και κάποια βιβλία χειρόγραφα.

7) ΜΕ ΠΟΙΟΝ ΤΡΟΠΟ ΕΝΗΜΕΡΩΝΕΣΤΕ ΓΙΑ ΤΗΝ ΔΟΥΛΕΙΑ ΣΑΣ?

50% η

40%

30%

20%

10%

0%1 ΠΡΟΤΙΜΗΣΗ 2 ΠΡΟΤΙΜΗΣΗ 3 ΠΡΟΤΙΜΗΣΗ

□ ΠΕΡΙΟΔΙΚΑ

□ ΙΝΤΕΡΝΕΤ

□ ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ

Το 50% των ερωτώμενων απάντησαν ότι ενημερώνονται πάνω στη δουλειά τους μέσω ΣΕΜΙΝΑΡΙΩΝ, ενώ ακολουθούν με ποσοστό 30% το ΙΝΤΕΚΝΕΤ και 20% τα ΠΕΡΙΟΔΙΚΑ.

48

8) ΠΩΣ ΚΡΙΝΕΤΕ ΤΗΝ ΑΝΤΙΜΕΤΩΠΙΣΗ ΠΟΥ ΕΧΕΤΕ ΑΠΟ ΤΙΣ ΕΦΟΡΙΕΣ, ΤΑ ΕΛΕΓΚΤΙΚΑ ΚΕΝΤΡΑ ΚΑΙ ΓΕΝΙΚΟΤΕΡΑ ΤΟ ΥΠΟΥΡΓΕΙΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ?

□ ΚΑΚΗ

□ ΜΕΤΡΙΑ

□ ΚΑΛΗ

□ ΠΟΛΥ ΚΑΛΗ

Το 70% των λογιστών κρίνει την αντιμετώπιση που έχει από τις εφορίες, τα ελεγκτικά κέντρα και γενικότερα το υπουργείο οικονομικών ΚΑΚΗ, ενώ το 30% απλώς ΜΕΤΡΙΑ.

9) ΘΕΛΕΤΕ ΝΑ ΜΕΙΩΘΕΙ Η ΓΡΑΦΕΙΟΚΡΑΤΙΑ?

90% η ζ .__

80% ✓

70% ✓

60%· ✓

50%· ✓

40%· ✓

30%· ✓

20%· ✓

10% ✓

0%· ------------------,-------------------------------,------------------- -----------------Ζ

□ ΝΑΙ

□ ΟΧΙ

□ ΙΣΩΣ

Το 90% δήλωσε ότι επιθυμεί την μείωση της γραφειοκρατίας, ενώ το 10% δήλωσε πως ΙΣΩΣ θα ήταν καλό να μειωνόταν η γραφειοκρατία.

49

10) ΣΥΜΦΩΝΕΙΤΕ ΜΕ ΤΗΝ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ ΤΩΝ ΛΟΓΙΣΤΩΝ ΜΕΣΩ ΤΟΥ ΤΑΧΚ?

90% ^ ____✓

80%70% Λ~

60% Λ~

50%40%30% Λ~

20% Λ~

10% s ____X

0%JΛ — Ε ----------------------1----------------^ ------------ 1------------------------- L ----------------------------------------- r

□ NAI□ OXI□ ΙΣΩΣ

Το 90% συμφώνησε με την πιστοποίηση των λογιστών μέσω του TAXIS ενώ ένα 10% έχει τους ενδοιασμούς του.

11) ΣΥΜΦΩΝΕΙΤΕ ΜΕ ΤΗΝ ΠΟΙΝΙΚΗ ΕΥΘΥΝΗ ΤΩΝ ΛΟΓΙΣΤΩΝ- ΦΟΡΟΤΕΧΝΙΚΩΝ?

□ ΝΑΙ

□ ΌΧΙ

□ ΙΣΩΣ

Με ποσοστό 52% των λογιστών συμφωνούν με την ποινική ευθύνη των λογιστών- φοροτεχνικών, το 20% ήταν αρνητικό και το 28% ήταν στο ίσως.

50

Σ Υ Μ Π Ε Ρ Α Σ Μ Α Τ Α

Α. Συμπεράσματα Θεωρίας

Τα λογιστικά γραφεία όσο και οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν τη μηχανογράφηση με σκοπό να βελτιώσουν την λειτουργία τους σε διάφορους τομείς. Κάθε λογιστικό γραφείο ή επιχείρηση επιλέγει ένα από τα πολλά Λογιστικά Συστήματα από τα οποία η καθεμιά επιλέγει αυτό που ανταποκρίνεται, εξυπηρετεί και ικανοποιεί με τον καλύτερα δυνατό τρόπο τις απαιτήσεις της.

Από ότι αναφέρθηκε στην εργασία αυτή, καθίσταται σαφές ότι η μηχανοργάνωση μόνο πλεονεκτήματα μπορεί να αποφέρει σε ένα σύγχρονο λογιστήριο. Αν από πλευράς χρήστη επιτευχθεί το κατάλληλο μίγμα λογιστικής γνώσης ,γνώσης χειρισμού Η/Υ, η δύναμη του ηλεκτρονικού υπολογιστή σαν εργαλείο πολλαπλασιάζεται με γεωμετρικούς ρυθμούς.

Παράλληλα, με τη συνεχιζόμενη ενσωμάτωση νέων τεχνολογιών από τις εταιρείες ανάπτυξης λογισμικού, προστίθενται συνεχώς νέες δυνατότητες στις εφαρμογές, και κατ’ επέκταση στους χρήστες, και η λογιστική εργασία ολοένα και απλοποιείται. Υπό την προϋπόθεση ότι η διαδικασία δεν αυτοματοποιείται σε τέτοιο βαθμό ώστε να καθιστά την λογιστική εργασία απλώς ελεγκτική, ο μηχανογράφος λογιστής πλέον μπορεί να χειρίζεται τεράστιο όγκο δεδομένων και να ανταπεξέρχεται στις υποχρεώσεις του σε πολύ μικρό χρόνο.

Η αγορά εφαρμογών παρέχει αρκετά μεγάλη ποικιλία, που ενώ σε επίπεδο παροχών είναι ομοιογενείς μεταξύ τους, πλέον η διαφορά έγκειται στην ποιότητα των υπηρεσιών, την ευκολία, την υποστήριξη και πάνω από όλα, την προτίμηση του καθενός.

Β. Συμπεράσματα Έρευνας

Σύμφωνα με την έρευνα μας και βάση στατιστικών δεδομένων η μελέτη μας οδηγεί στα εξής αποτελέσματα: Ως προς το φύλλο βλέπουμε ότι το 60% αποτελείται από άντρες ενώ μόνο το 40% από γυναίκες. Άρα συνεχίζει το επάγγελμα του λογιστή να είναι ανδροκρατούμενο. Οι ηλικίες που κυριαρχούν στο συγκεκριμένο τομέα κυμαίνονται γύρω στα 36-45 με ποσοστό 40%, ενώ ακολουθούν με 25% οι ηλικίες 46-55, με 20% 26-35,το 10% 56-64 και τέλος ένα πολύ μικρό ποσοστό 5% αποτελείται από ηλικίες 18-25 που συνήθως σε αυτή την ηλικία ακόμα σπουδάζουν. Στην συνέχεια του ερωτηματολογίου διαπιστώνουμε ότι το επίπεδο μόρφωσης των λογιστών είναι υψηλό. Το 50% κατέχει πτυχίο πανεπιστημίου, το 30% αποφοίτησε από ΤΕΙ και 20% των λογιστών έχει και μεταπτυχιακό.

Πλέον με το πέρασμα των χρόνων και με την ραγδαία εξέλιξη της τεχνολογίας στην ερώτηση αν χρησιμοποιούνε το Μ ^ η ^ αρκετά οι λογιστές σχεδόν ομόφωνα με ένα 92% μας απάντησαν <πάρα πολύ> ενώ μόλις το 8% αρκέστηκε στο <πολύ>. Για την εργασιακή εμπειρία του λογιστή με βάση το διάγραμμα το 30% ασχολείται 0-10 ή

51

παραπάνω από 20 έτη και το 40% από 11-20 έτη. Οι λογιστές κατέχουν πτυχίο Α’ τάξης με ποσοστό 50%, Β’ τάξης με ποσοστό 20% και Γ’ τάξης με 30%.

Συνήθως τα λογιστικά γραφεία απασχολούν και έναν αριθμό προσωπικού, έτσι στην ερώτηση το 60% μας απάντησε ότι απασχολεί 0-3 άτομα, το 40% 4-9 ενώ παραπάνω από 10 άτομα δεν υφίσταται σε κανένα λογιστικό γραφείο. Επίσης εργάζονται κυρίως με Γ’ κατηγορίας βιβλία γιατί έχουν επιχειρήσεις με μεγάλο τζίρο δηλαδή το ποσοστό κυμαίνεται στο 60% ενώ το 40% ασχολείται με βιβλία Β’ κατηγορίας. Όσον αφορά για το αν οι επιχειρήσεις κρατούν βιβλία μόνο μηχανογραφικά ή χειρόγραφα το 85% μας απάντησε ότι κρατάει μηχανογραφικά και 15% ενώ τηρεί πλήρη μηχανογράφηση διαθέτει και ορισμένα βιβλία που είναι χειρόγραφα.

Οι λογιστές λόγω της δουλειάς τους ενημερώνονται με διάφορους τρόπους. Το 50% αυτών ενημερώνεται με σεμινάρια μιας και στην Θεσσαλονίκη υπάρχουν πολλά και είναι ένας πολύ καλός και αξιόπιστος τρόπος να μαθαίνεις όλο και περισσότερα καινούρια πράγματα. Ακολουθεί με 30% η ενημέρωση μέσω internet και ένα 20% από περιοδικά. Στην συνέχεια αναφερόμαστε για την σχέση που υπάρχει μεταξύ λογιστή με την εφορία και οτιδήποτε έχει σχέση με ελεγκτικά κέντρα ή γενικά με το υπουργείο οικονομικών. Στο διάγραμμα διακρίνετε ότι το 70% έχει <κακή> σχέση, ενώ ένα 30% θεωρεί πως έχει <μέτρια> .

Στην ερώτηση που αφορά για την γραφειοκρατία το 90% επιθυμεί να μειωθεί ενώ το 10% πιστεύει πως ίσως θα ήταν καλό όπως επίσης και στην επομένη ερώτηση που ακολουθεί που αφορά για το αν οι λογιστές συμφωνούν με την πιστοποίηση μέσω του TAXIS πάλι το 90% συμφώνησε ενώ το υπόλοιπο 10% απλά είχαν ενδοιασμούς. Τέλος για την ποινική ευθύνη λογιστών-φοροτεχνικών οι λογιστές με 52% συμφώνησαν, το 20% ήταν αρνητικό και το 28% αναποφάσιστο.

52

Β Ι Β Λ Ι Ο Γ Ρ Α ΦΙ Α

Καραγιώργος Θεοφάνης - Πετρίδης Ανδρέας, Μηχανογραφημένη Λογιστική Θεωρία & Πράξη, Εκδόσεις Γερμανός, Θεσσαλονίκη 2006.

Λογιστικές Εφαρμογές (Τήρηση Βιβλίων Γ' Κατηγορίας), Βιβλίο Μαθητή, Τεχνικών Επαγγελματικών Εκπαιδευτηρίων του Τομέα Οικονομίας και Διοίκησης, Ειδικότητας Υπαλλήλων Οικονομικών Υπηρεσιών

Δημήτρη Παρ. - Σταματοπούλου, Ανάλυση - Ερμηνεία Κώδικα Φορολογικών Βιβλίων & Στοιχείων, Τόμος 3 ος, Εκδόσεις elforin, Φορολογικό Ινστιτούτο

Στεφάνου Κωνσταντίνος, Μηχανογραφημένη Εμπορική Διαχείριση & Λογιστική, Εκδόσεις University Studio Press, Θεσσαλονίκη 1996.

Σ Υ Ν Δ Ε Σ Μ ΟΙ

http://www.fle.gr

http: //www.taxheaven.gr

http://el.wikipedia.org

53