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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________
DISCIPLINARE PRIVACY
PROGRAMMA AMBIENTE APUANE SpA
DELIBERAZIONE AMMINISTRATORE UNICO DEL 27.1.2016
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SOMMARIO
Scopo ed ambito di applicazione......................................................................................................................3
Principali definizioni normative....................................................................................................................4
(art. 4 del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i.)...........................................................................................4
Definizioni normative.....................................................................................................................................6
Misure minime di sicurezza...........................................................................................................................6
Principali riferimenti normativi....................................................................................................................7
Definizione dei ruoli.....................................................................................................................................11
I Responsabili del trattamento....................................................................................................................12
In generale il Responsabile, se designato, ha il compito di:............................................................................12
I trattamenti effettuati.................................................................................................................................18
Elenco de Trattamenti..................................................................................................................................19
Accessi non autorizzati alla struttura..............................................................................................53Incendio..........................................................................................................................................54Distruzione o perdita dei dati cartacei............................................................................................54Divulgazione dati a soggetti non autorizzati..................................................................................55Condotte degli operatori.................................................................................................................55
Novità legislative introdotte dal Job’s Act: rapporto di lavoro e privacy……………………..58
Sottoscrizioni……………………………………………………………………………………….59
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Scopo ed ambito di applicazione
Il presente documento nasce con il duplice obiettivo di:
fornire alla società ed ai suoi dipendenti, ai collaboratori, ai fornitori e ai consulenti esterni o
affiliati, istruzioni organizzative e tecniche che consentano l’osservanza degli obblighi e, quindi, il
rispetto delle prescrizioni di cui al novellato d.lgs. 30 giugno 2003, n.196; altresì di delineare il
quadro di sicurezza del sistema informativo e di affidabilità dei relativi programmi informatici ai
fini della tutela dei dati personali trattati;
avere piena coscienza del grado d’esposizione del proprio patrimonio informativo ai rischi
specifici individuati dalla norma (art. 31, d.lgs. 30 giugno 2003 ,196 e s.m.i.) in modo da poter
applicare le misure di sicurezza atte a garantire la protezione dei dati trattati soprattutto attraverso
gli strumenti elettronici.
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_______________________________________________________________________________________Principali definizioni normative
(art. 4 del D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i.)
Trattamento Qualunque operazione o complesso di operazioni effettuati anche senza l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati.
Comunicazione Il dare conoscenza dei dati personali ad uno o più soggetti determinati diversi dall’interessato, dal rappresentante del titolare nel territorio dello Stato, dal responsabile e dagli incaricati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione.
Diffusione Il dare conoscenza dei dati personali a soggetti indeterminati, in qualunque forma, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione.
Titolare del
trattamento
La persona fisica, la persona giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente, associazione o organismo cui competono, anche unitamente ad altro titolare, le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza.
Dati personali Qualunque informazione relativa a persona fisica, identificata o identificabile, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale.
Dati sensibili I dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati o organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale.
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_______________________________________________________________________________________Dati giudiziari I dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’articolo 3, comma 1,
lettere da a) a o) e da r) a u), del d.p.r. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale.
Banca dati Qualsiasi complesso organizzato di dati personali, ripartito in una o più unità dislocate in uno o più siti.
Interessati La persona fisica cui si riferiscono i dati personali trattati dal titolare
Amministratori
di sistema
Gli "amministratori di sistema" sono figure essenziali per la sicurezza delle banche dati e la corretta gestione delle reti telematiche. Sono esperti chiamati a svolgere delicate funzioni che comportano la concreta capacità di accedere a tutti i dati che transitano sulle reti aziendali ed istituzionali. Ad essi è affidato spesso anche il compito di vigilare sul corretto utilizzo dei sistemi informatici di un'azienda o di una pubblica amministrazione.
Garante L'autorità di cui all'articolo 153, istituita dalla l. 31 dicembre 1996, n. 675.
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_______________________________________________________________________________________Definizioni normative
Misure minime di sicurezza
(art. 31 e ss. d.lgs. 30 giugno2003, n. 196 e s.m.i. e artt. da 1 a 18 del Disciplinare tecnico (all. B d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196)
Misure minime Il complesso delle misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza che configurano il livello minimo di protezione richiesto dalla normativa vigente.
Autenticazione
Informatica
Il processo che consente di identificare la persona che accede (e/o utilizza) sistemi informativi, programmi per elaboratori o qualunque dispositivo elettronico o comunque automatizzato con cui si effettua il trattamento.
Credenziali di
autenticazione
I dati ed i dispositivi, in possesso di una persona, da questa conosciuti o ad essa univocamente correlati, utilizzati per l’ autenticazione informatica.
Parola chiave Componente di una credenziale di autenticazione associata ad una persona ed a questa nota, costituita da una sequenza di caratteri o altri dati in forma elettronica.
Profilo di
autorizzazione
L’insieme delle informazioni, univocamente associate ad una persona, che consente di individuare a quali dati essa può accedere, nonché i trattamenti ad essa consentiti.
Sistema di
autorizzazione
L’insieme degli strumenti e delle procedure che abilitano l’accesso ai dati e alle modalità di trattamento degli stessi, in funzione del profilo di autorizzazione del richiedente.
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_______________________________________________________________________________________Principali riferimenti normativi
Normative Nazionali
Decreto legislativo del 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i
Codice in materia di protezione dei dati personali e successive modificazioni e integrazioni
Normative comunitarie
Dir. CE 24 ottobre 1995, n. 46
Direttiva del Parlamento Europeo e del Consiglio relativa alla tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento di dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati .
Dir. CE 15 dicembre 1997, n. 66
Direttiva del Parlamento Europeo e del Consiglio sul trattamento di dati personali e sulla tutela della vita privata nel settore delle telecomunicazioni .
Dir. CE 12 luglio 2002 , n. 58
Direttiva del parlamento Europeo e del Consiglio relativa al trattamento di dati personali ed alla tutela della vita privata nel settore delle comunicazioni elettroniche (direttiva relativa alla vita privata ed alle comunicazioni elettroniche) .
Commissione Europea – Bruxelles 25 gennaio 2012
Proposta di Regolamento del Parlamento Europeo e del Consiglio – concernente la tutela delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali e la libera circolazione dei dati
Provvedimenti dell’autorità Garante
Provvedimento 1° Marzo 2007
Trattamento di dati personali relativo all'utilizzo di strumenti elettronici da parte dei lavoratori in ambito privato.
Provvedimento 27 novembre Misure e accorgimenti prescritti ai titolari dei trattamenti effettuati
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_______________________________________________________________________________________2008 con strumenti elettronici relativamente alle attribuzioni delle
funzioni di amministratore di sistema.
Provvedimento 8 aprile 2010 Disciplina in materia di videosorveglianza.
Provvedimento 19 gennaio 2011
Prescrizioni per il trattamento di dati personali per finalità di marketing, mediante l’impiego del telefono con operatore a seguito dell’istituzione del registro pubblico delle opposizioni (d.p.r. n.178/2010).
Normative internazionali
l. 21 febbraio 1989, n. 98 Ratifica ed esecuzione della convenzione n. 108 sulla protezione delle persone rispetto al trattamento automatizzato di dati di carattere personale, adottata a Strasburgo il 28 gennaio 1981.
Carta di Venezia del 30 settembre 2000
Dichiarazione sottoscritta da 28 Paesi, nei quali esiste un'Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
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_______________________________________________________________________________________Revisione ed Aggiornamento
Le istruzioni organizzative e tecniche descritte nel presente documento dovranno essere verificate
ed aggiornate - a cura del titolare del trattamento anche in ciò coadiuvato dai responsabili nominati -
conformemente ai dettami di legge in materia di protezione dei dati personali.
Sarà, quindi, necessario procedere ad un’attenta rilettura, nonché all’aggiornamento dello stesso
ogni qualvolta si verifichi almeno una delle seguenti condizioni:
evoluzione del contesto normativo e legislativo di riferimento;
cambiamenti nella struttura organizzativa privacy aziendale;
modifiche all’infrastruttura del sistema informativo preposto al trattamento dei dati
personali;
ulteriori e nuovi rischi nell’evoluzione tecnica e tecnologica.
A tal fine il titolare, secondo la previsione della norma, anche coadiuvato, qualora nominati, dai responsabili/dal responsabile, ciascuno per il settore/area/direzione di competenza, con cadenza periodica, relazionerà sullo stato dei trattamenti in essere e sulle misure di sicurezza in atto, e, una volta valutata la conseguente necessità, provvederà, secondo l’ambito di incidenza (normativo e/o aziendale etc.), agli aggiornamenti interessanti nel caso le procedure, le nomine, oltreché i trattamenti e le istruzioni organizzative e tecniche.
Ad esempio, il titolare utilizza tali mezzi allorquando, secondo l’art. 35 del d.lgs. 30 giugno2003, n. 196 e s.m.i., procederà all’aggiornamento periodico, e, in ogni caso, annuale, dell’individuazione dell’ambito del trattamento consentito ai singoli incaricati o alle unità organizzative.
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_______________________________________________________________________________________Titolare del trattamento dei dati e finalità
Definizione
Il titolare è la persona fisica, la persona giuridica cui competono le decisioni in ordine alle finalità,
alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della
sicurezza.
Il titolare del trattamento può scegliere e nominare i responsabili assumendosi l’onere di
individuarli secondo le specifiche normative e di formarli in ordine alle attività spettanti
nell’acquisita qualità.
Il titolare del trattamento provvederà ad agevolare l'accesso ai dati personali da parte dell'interessato
nel rispetto dei tempi e delle modalità previste dal Codice Privacy.
Il Titolare del trattamento dati è :
PROGRAMMA AMBIENTE APUANE SpA
AMMINISTRATORE UNICO DOTT.ARRIGONI MASSIMILIANO
Finalità del Trattamento:
Adempimento dell’oggetto Sociale
Oggetto sociale:
L’esercizio dell’attività sociale ed il compimento, per il raggiungimento dell’oggetto sociale di tutte
le operazioni ad essa connesse, attraverso l’adozione di sicuri metodi che garantiscano la
riservatezza (intesa come protezione delle informazioni dalla lettura o copia da parte di soggetti
terzi non autorizzati) e l’integrità dei dati (intesa come protezione delle informazioni da qualunque
tipo di operazione in grado di alterarle o eliminarle senza permesso del titolare del trattamento).
Sedi e uffici:
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_______________________________________________________________________________________La sede legale è in (59100) Prato (PO), via Catani 37
Sede operativa e impianto: Discarica via n. Garbuio 105 Montignoso (MS).
Uffici contratto di service con Programma ambiente spa presso il sito di ASM SpA via Paronese,
106 – 110 a Prato e in via del Biancospino a Campi bisenzio.
Definizione dei ruoli
Il D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i. individua alcune figure alle quali sono attribuiti specifici obblighi e
diritti in relazione all’attività di trattamento dei dati personali.
Gli obblighi di sicurezza riguardano il “Titolare” del trattamento, il “Responsabile” se designato, gli
“Incaricati” e, più ampiamente, chiunque è tenuto all’adozione di misure di sicurezza.
Il legale rappresentante pro – tempore, dott. Gianluca Tapparini agisce per la società ai fini di
controllo, supervisione, impegno di spesa e di bilancio.
Il Responsabile, il cui ruolo è descritto all’art. 29 del Codice, allorché nominato, è individuato tra
soggetti che per esperienza, capacità ed affidabilità forniscano idonea garanzia del pieno rispetto
delle vigenti disposizioni in materia di trattamento, ivi compreso il profilo della sicurezza.
In particolare, la società è organizzata nel modo che segue:
Titolare del trattamento: esercita il potere decisionale sulle finalità e sulle modalità del
trattamento ivi compreso il profilo della sicurezza; questi è responsabile delle scelte in materia di
sicurezza dei dati trattati della cui mancata adozione risponde anche penalmente.
Responsabili del trattamento: sono scelti fra le figure aziendali che forniscono idonea garanzia
del pieno rispetto delle disposizioni in materia di protezione dei dati personali, ivi compreso il
profilo della sicurezza. I responsabili agiscono in base alle istruzioni specifiche ricevute dal titolare
e rispondono della loro ingiustificata inosservanza, e hanno obblighi specifici circa la
comunicazione di eventuali problematiche la cui risoluzione comporta l’intervento decisionale del
titolare.
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_______________________________________________________________________________________Amministratori di Sistema: sono figure essenziali per la sicurezza delle banche dati e la corretta
gestione delle reti telematiche. Sono esperti chiamati a svolgere delicate funzioni che comportano la
concreta capacità di accedere a tutti i dati che transitano sulle reti aziendali ed istituzionali. Ad essi
è affidato spesso anche il compito di vigilare sulla protezione dei sistemi informatici di un'azienda o
di una pubblica amministrazione.
Incaricati: soggetti che, nominati direttamente dal titolare o dal responsabile, operano sotto la loro
diretta autorità nel rispetto delle istruzioni da questi ricevute e condivise.
I Responsabili del trattamento
In generale il Responsabile, se designato, ha il compito di:
rispettare le istruzioni impartite dal Titolare;
collaborare con il Titolare per garantire la puntuale osservanza della normativa in materia di
tutela della riservatezza dei dati personali;
individuare e nominare per iscritto gli incaricati del trattamento e dare loro le istruzioni
idonee per il trattamento dei dati personali ad essi affidato, nel rispetto e nell’osservanza dei limiti e
delle indicazioni date/ricevute dal Titolare;
vigilare affinché gli incaricati rispettino le prescrizioni in materia di privacy; l’obbligo di
vigilanza in capo al responsabile è da intendersi funzionale allo svolgimento delle ordinarie attività
lavorative, e pertanto non si risolve in un aggravio ulteriore a carico di questi. Allorché nel consueto
svolgimento delle sue funzioni all’interno della società, avverta che gli incaricati nominati
disattendano le prescrizioni di legge e le istruzioni impartite dalla società in materia, è tenuto a
richiamarne il rispetto e, nei casi più gravi, a segnalare al Titolare eventuali violazioni;
provvedere a rilasciare le informative secondo le specifiche istruzioni date dal Titolare,
istruendo a tal fine anche i propri incaricati, qualora coinvolti direttamente nella gestione delle
informazioni ex art. 13 del D.lgs n. 196/2003 e s.m.i.; il Responsabile è sin da ora edotto delle
conseguenze che potrebbero conseguire in caso di mancato rilascio delle informative nei termini e
con le modalità di legge; nelle ipotesi in cui le informative contengano espressamente la richiesta di
consenso da parte dell’interessato, sarà premura del Responsabile anche per il tramite dei propri
incaricati, accertare che il consenso venga opportunamente prestato da parte dell’interessato;13
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_______________________________________________________________________________________ provvedere affinché siano rispettate le misure minime di sicurezza come indicate dal
legislatore ai sensi e per gli effetti degli artt. 31 e ss. del Decreto Legislativo n. 196/2003 e s.m.i.,
nonché di cui al novellato Disciplinare Tecnico (Allegato B del medesimo testo normativo), ed in
particolare vigilando affinché:
l’accesso ai dati da parte degli incaricati avvenga mediante credenziali di autenticazione che
dovranno essere conservate con la massima accuratezza preservandole dalla conoscibilità di
soggetti estranei all’attività aziendale; nell’ipotesi in cui il Responsabile verifichi violazioni
in tal senso ha l’obbligo di richiamare formalmente l’incaricato negligente al rispetto della
normativa, coinvolgendo nei casi più gravi anche il titolare;
l’uso e la custodia della documentazione cartacea presso gli uffici competenti avvengano
prestando la massima cura da parte degli incaricati; nell’ipotesi in cui il Responsabile
verifichi violazioni in tal senso è tenuto a richiamare gli incaricati negligenti coinvolgendo
nei casi più gravi anche il titolare;
provvedere - in caso di ricezione di istanze da parte degli interessati ex art. 7 Decreto
Legislativo n. 196/2003 e s.m.i., siano esse recapitate direttamente o anche indirettamente
conosciute dall’area da questi presidiata - all’immediato invio al titolare al fine di consentire al
medesimo un riscontro nei termini di legge; resta inteso che il Responsabile dovrà inviare la detta
comunicazione provvedendo ad allegare tutte le informazioni richieste, al fine di consentire una
risposta esaustiva;
dare immediato avviso al Titolare nel caso di nuovi trattamenti e/o della cessazione di quelli
già esistenti; l’omissione può comportare anche l’inutilizzabilità dei dati nelle ipotesi in cui siano
sottoposti a specifiche prescrizioni da parte dell’Autorità Garante e/o di cui al Decreto Legislativo
n. 196/2003 e s.m.i.;
coadiuvare il titolare nella verifica periodica, laddove prevista, dei trattamenti in atto e delle
relative operazioni consentite agli incaricati sulla base dei profili di autorizzazione loro assegnati;
conservare i dati oggetto del trattamento per il tempo necessario al raggiungimento degli
scopi per i quali essi siano stati raccolti, registrati e successivamente trattati. Il Responsabile del
trattamento dovrà adoperarsi affinché siano rispettati i limiti e i termini di conservazione imposti
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_______________________________________________________________________________________per legge compatibilmente con le finalità proprie dell’attività dell’ufficio e/o dell’area di
appartenenza;
consentire l’accesso ai dati ad altri incaricati e/o responsabili appartenenti ad aree diverse
purché ciò sia stato preventivamente verificato come necessario e compatibile con le rispettive
cariche lavorative, e comunque richiamando gli obblighi dei richiedenti al rispetto della normativa
in argomento;
provvedere - in caso di ricezione di richieste specifiche avanzate dall’Autorità Garante per la
protezione dei dati personali o altre autorità – ad inviarle senza ritardo al Titolare sì da consentire
un riscontro nei termini di legge; resta inteso che il Responsabile dovrà provvedervi allegando,
altresì, tutte le informazioni richieste dall’Autorità Garante o da altra autorità in modo da garantire
una risposta esaustiva;
collaborare a coadiuvare i soggetti incaricati dal Titolare o da terze Autorità al controllo ed
alle ispezioni interne, fornendo loro con trasparenza ed immediatezza le informazioni inerenti i
trattamenti effettuati sotto il proprio controllo.
Elenco dei responsabili: in virtù delle modalità operative interne sono stati nominati più
soggetti Responsabili del Trattamento, individuati nei dirigenti responsabili delle aree aziendali,
così da poter garantire una più efficace armonizzazione del trattamento dei dati sotto il profilo
privacy.
I Responsabili designati nominano i soggetti incaricati, individuati per classi omogenee connesse
alle mansioni svolte nei rispettivi uffici di competenza.
Sono stati inoltre individuati i soggetti Responsabili del trattamento dati costituiti da immagini,
rilevate attraverso gli impianti di videosorveglianza in dotazione presso le strutture aziendali.
Dalla tabella riportata di seguito si evidenziano le scelte operate da PROGRAMMA AMBIENTE
APUANE SpA :
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________
RESPONSABILE
DESIGNATODIREZIONE/AREA DI APPARTENZA
INCARICATI
(segnalata la
presenza con X)
MASSIMILIANO
ARRIGONIAMMINISTRATORE UNICO X
GIORGIO
CALESTANI
RESPONSABILE IMPIANTO
MONTIGNOSO E SISTEMA
VIDEOSORVEGLIANZA X
PAOLO NATALINI
RESPONSABILE AREA
AMMINISTRATIVA E SISTEMI
INFORMATICI CON GESTIONE
SISTEMI
X
Elenco delle postazioni di videosorveglianza
DISCARIVA MONTIGNOSO –
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________Gli incaricati al trattamento
Ai sensi dell’articolo 4, comma 1, lettera h del D.lgs. 196/2003 e s.m.i., per incaricato si intende “la
persona fisica autorizzata, dal titolare o dal responsabile, a compiere operazioni di trattamento”.
Come, altresì, emerge dalla definizione e dall’articolo 30 del suddetto Decreto, l’incaricato assume,
in ordine al trattamento, funzioni esecutive in aderenza a specifiche istruzioni ricevute dal Titolare o
dal Responsabile.
La designazione dell’incaricato deve essere formulata per iscritto ed in essa deve essere individuato
puntualmente l’ambito del trattamento consentito. Il Codice considera alla stregua di una corretta
designazione anche la documentata predisposizione della persona ad un’unità organizzativa per la
quale venga espressamente indicato l’ambito del trattamento.
Le risorse in servizio presso le strutture in cui si svolgono i trattamenti devono essere
preventivamente individuati ed incaricati a trattare i dati personali necessari per lo svolgimento
delle funzioni ad esse nel complesso affidate e di compiere le sole operazioni di trattamento a ciò
strumentali, attenendosi anche alle ulteriori istruzioni contenute negli ordini di servizio, o impartite
nel corso dell’attività e rispettando le pertinenti disposizioni contenute in specifiche comunicazioni
interne.
L’incarico è conferito, in concreto, con lettera di nomina che fa riferimento alla struttura aziendale
d’appartenenza.
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________I trattamenti effettuati
Le schede di censimento riportate di seguito, contengono le seguenti voci:
Descrizione sintetica del Trattamento: è menzionato il trattamento dei dati personali
tramite l’indicazione della finalità perseguita o dell’attività svolta (es., fornitura di beni o servizi,
gestione del personale, ecc.) e delle categorie di persone cui i dati si riferiscono (clienti o utenti,
dipendenti e/o collaboratori, consulenti esterni , fornitori, ecc.);
Natura e descrizione dei dati trattati: indicazione della tipologia dei dati trattati secondo
la classificazione del d. lgs. 30 giugno 2003, n.196 e s.m.i;
Categorie di interessati persone a cui si riferiscono i dati oggetto del trattamento, (es.
dipendenti, clienti, fornitori, visitatori...);
Finalità del trattamento: è indicata la finalità perseguita dal trattamento
Modalità del trattamento: è indicata la modalità del trattamento
Ambito di comunicazione dei dati: è indicato l’ambito di comunicazione (sia all’interno
della società che verso società terze) dei dati personali oggetto del trattamento
In particolare sono individuate le operazioni di trattamento che si svolgono all’interno della società
e quelle invece conferite al di fuori della struttura aziendale.
Sedi aziendali: sedi presso le quali avviene il trattamento dei dati ;
Altre strutture che concorrono al trattamento: nel caso in cui un trattamento, per essere
completato, comporti l’attività di diverse strutture, saranno indicate, oltre quella che cura
primariamente l’attività, le altre principali strutture che concorrono al trattamento anche
dall’esterno;
Periodo di conservazione: durata della conservazione dei dati.
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________Elenco de Trattamenti
Si riportano di seguito i trattamenti di cui è titolare la struttura.
T01 Trattamento dati Clienti/Utenti
Natura dei dati
trattatiPersonali, Sensibili (eventuali)
Categoria degli
interessati
In particolare dati personali relativi ai clienti della PROGRAMMA
AMBIENTE APUANE SPA
dati anagrafici;
dati amministrativi e fiscali;
dati contabili;
dati giudiziari (eventuali)
dati sensibili eventuali in caso di cliente fruitore di servizi dedicati
Finalità del
trattamento
Adempimento delle obbligazioni reciprocamente assunte nell'ambito dei
rapporti contrattuali in essere ed esatta osservanza delle disposizioni
attualmente in vigore e che dovessero in futuro sopravvenire.
Il conferimento dei dati in oggetto ha natura obbligatoria con riferimento a
quelle disposizioni, essenzialmente di natura fiscale, che prescrivono
l'adempimento di specifiche e rigorose formalità nelle relazioni
commerciali.
Modalità di
trattamento
Tali dati sono presenti nel sistema elettronico utilizzati dalle strutture
aziendali.
Con tali dati anagrafici vengono poi gestiti i dati contabili ed amministrativi
derivanti dal rapporto commerciale con il Cliente.
Oltre a questi data base elettronici esiste un archivio cartaceo contenente la
corrispondenza ed i documenti inerenti al rapporto commerciale con il
Cliente, inclusi eventuali dati patrimoniali, di bilancio. Alcuni di questi 19
PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________documenti possono essere gestiti anche elettronicamente tramite file word,
Excel, ect.
Ambito di
comunicazione
Soggetti esterni autorizzati, quali
Fornitori
Consulenti
Sedi aziendali Sedi della Società
Altre strutture
che concorrono
al trattamento
--
Periodo di
conservazione
(data retention)
Dieci anni (in linea)
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________
T02 Trattamento dati Fornitori effettivi e potenziali
Natura dei dati
trattatiPersonali
Categoria degli
interessati
In particolare dati personali riguardanti i fornitori effettivi e potenziali:
dati anagrafici
dati fiscali
dati commerciali
dati giudiziari (eventuali)
I fornitori che lavorano con la società ovvero le categorie solitamente
utilizzate sono:
fornitori di beni e servizi non professionali
professionisti e prestatori d’opera
consulenti
Finalità del
trattamento
Adempimento delle obbligazioni reciprocamente assunte nell'ambito dei
rapporti commerciali e professionali instaurati con i fornitori; esatta
osservanza delle disposizioni attualmente in vigore o che dovessero in
futuro sopravvenire, nonché analisi dei rapporti commerciali medesimi.
Il conferimento dei dati in oggetto ha natura obbligatoria con riferimento a
quelle disposizioni, essenzialmente di natura fiscale, che prescrive
l'adempimento di specifiche e rigorose formalità nelle relazioni
commerciali.
Le finalità per il trattamento dei dati dei potenziali fornitori risiedono nella
esigenza di acquisire informazioni preliminari alla conclusione di un
contratto, all’esecuzione di un servizio o di una o più operazioni oggetto di
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________trattativa.
Modalità di
trattamentoDati trattati sia in formato elettronico che cartaceo
Ambito di
comunicazione
Soggetti esterni autorizzati, quali
Consulenti
Sedi aziendali Sedi della società
Altre strutture
che concorrono
al trattamento
---
Periodo di
conservazione
(data retention)
Dieci anni (in linea) per i fornitori effettivi
Cinque anni per i fornitori potenziali
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________T03 Trattamento dati Personale Dipendente e Candidati assunzioni
Natura dei dati
trattatiPersonali, Sensibili
Categoria degli
interessati
a) Personale dipendenti:
In particolare dati personali riguardanti i dipendenti della PROGRAMMA
AMBIENTE APUANE SPA:
dati anagrafici
dati relativi alle certificazioni mediche
dati retributivi (ivi incluse le trattenute per iscrizione al sindacato)
Sono trattati anche in forma cartacea i dati relativi alle certificazioni
mediche relative al personale
b) Candidati (Domande di partecipazione a selezioni):
In particolare dati personali riguardanti i potenziali futuri dipendenti che
partecipano alle procedure di selezione e inviano alla società il proprio CV.
Finalità del
trattamento
a) il trattamento, cui sono sottoposti i dati personali del personale
dipendente, nonché i dati sensibili, resi noti al momento dell’instaurazione,
nel corso, e alla cessazione del rapporto di lavoro, ha la finalità di
provvedere alla corresponsione dello stipendio ed ai relativi adempimenti di
Legge, di contratto collettivo nazionale e/o aziendale o di regolamento
aziendale.
La Legge prevede che per alcuni dati il dipendente/collaboratore/stagista sia
obbligato a fornire il suo consenso, mentre per altri lo possa fare in maniera
facoltativa.
I dati di natura obbligatoria sono quelli relativi allo svolgimento di
adempimenti fiscali e previdenziali previsti dalle vigenti normative di
Legge e dall’esecuzione degli obblighi derivanti dalle vigenti normative
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________contrattuali di lavoro; quelli di natura facoltativa si riferiscono ad iniziative
di carattere aziendale (per esempio la stipula di polizze assicurative non
obbligatorie o non previste dai vigenti contratti di lavoro, la pubblicazione
dei notiziari aziendali, i moduli di valutazione della performance e/o di
sviluppo e formazione).
b) il trattamento cui sono sottoposti i dati personali dei candidati alle
assunzioni è finalizzato esclusivamente allo svolgimento delle attività di
reclutamento e selezione del personale.
Modalità di
trattamento
Tali dati sono presenti nel sistema elettronico utilizzati dalle strutture
aziendali.
Con tali dati anagrafici vengono poi gestiti i dati contabili ed amministrativi
derivanti dal rapporto con i Dipendenti/Collaboratori e Candidati alle
assunzioni.
Oltre a questi data base elettronici esiste un archivio cartaceo contenente la
corrispondenza e eventuale altra documentazione inerente la gestione,
prevalentemente economica, del rapporto in essere. Alcuni di questi
documenti possono essere gestiti anche elettronicamente tramite file word,
Excel, ect.
Ambito di
comunicazione
Limitatamente ai dati di dipendenti/collaboratori/stagisti, comunicazione a
soggetti terzi autorizzati, quali:
Enti/società di formazione
Consulenti Istituti previdenziali
Istituti di credito
Agenzia delle entrate
Sedi aziendali Sedi della Società
Altre strutture
che concorrono
--
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_______________________________________________________________________________________al trattamento
Periodo di
conservazione
(data retention)
a) Personale dipendenti: dieci anni (in linea)
b) Candidati (Domande d'assunzione): un anno
T04Trattamento dati Log degli accessi degli Amministratori ai sistemi
informatici rilevanti per la privacy
Natura dei dati
trattatiPersonali
Categoria degli
interessatiSoggetti individuati quali amministratori di Sistema da parte della
PROGRAMMA AMBIENTE APUANE SPA
Finalità del
trattamento
Il trattamento dei dati personali è esclusivamente finalizzato alla tutela delle
persone e del patrimonio aziendale e di fornire i dati alle autorità
relativamente ai sistemi in oggetto.
Il conferimento dei dati in oggetto ha natura obbligatoria.
L’eventuale rifiuto di fornire i dati richiesti, avrà come conseguenza
l’impossibilità per la PROGRAMMA AMBIENTE APUANE SPA di
consentire l’uso dei sistemi informatici e telematici come Amministratore
oggetto del trattamento tenuto conto della normativa vigente in materia di
sicurezza.
Modalità di
trattamento
Le informazioni dettagliate relative ai log di accesso degli Amministratori
risiedono su sistema informatico dedicato, in cui i diritti di
Amministrazione e visualizzazione sono demandati ad accesso controllato
dal Responsabile del Trattamento dati
Ambito di
comunicazione
Soggetti esterni autorizzati, quali
Fornitori
Consulenti25
PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________Sedi aziendali Sedi della Società
Altre strutture
che concorrono
al trattamento
---
Periodo di
conservazione
(data retention)
Log : 6 mesi
T05Trattamento dati derivanti dal sito
www.programmambiente.it
Natura dei dati
trattatiPersonali
Categoria degli
interessati
Soggetti che visitano il sito aziendale, per quanto attiene in particolare
Ordinari e di navigazione
Dati personali identificativi in caso di utilizzo del form di contatto.”
Finalità del
trattamento
I dati sono trattati dalla società al fine di monitorare la navigazione sul sito
nonché per l’instaurazione dei contatti da parte degli utenti interessati a
ricevere informazioni sociali e/o sui servizi offerti dalla Società.
Il rilascio dei dati personali identificativi dell’utente attraverso il form
presente sul sito è subordinato al rilascio del consenso libero ed informato,
non rientrando, detto trattamento, nelle esimenti previste dall’art. 24 del
d.lgs. 196/2003..
Modalità di
trattamentoDati trattati in formato elettronico
Ambito di Soggetti esterni autorizzati, quali
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________comunicazione Fornitori
Consulenti
Sedi aziendali Sedi della Società
Altre strutture
che concorrono
al trattamento
Società esterna in ragione di rapporto contrattuale
Periodo di
conservazione
(data retention)
Non oltre il tempo necessario all’espletamento delle funzioni attivate
attraverso il sito e/o le pagine web dedicate al titolare e da questi presidiate.
T06 Trattamento dati Contatti Commerciali e Potenziali Clienti
Natura dei dati
trattatiPersonali
Categoria degli
interessati
In particolare vengono trattati dati personali, relativi ai possibili futuri
clienti della PROGRAMMA AMBIENTE APUANE SPA.
Finalità del
trattamento
Il trattamento dei dati personali è finalizzato alla gestione commerciale dei
potenziali clienti.
Il conferimento dei dati in oggetto ha natura facoltativa.
L’eventuale rifiuto di fornire i dati richiesti, avrà come conseguenza
l’impossibilità per la PROGRAMMA AMBIENTE APUANE SpA di
inviare le comunicazioni istituzionali relative ai servizi offerti.
Modalità di
trattamento
Le informazioni relative ai soggetti interessati risiedono sui data base
utilizzati dalla società
Ambito di
comunicazione
Soggetti esterni autorizzati, quali
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________ Fornitori
Consulenti
Sedi aziendali Sedi della Società
Altre strutture
che concorrono
al trattamento
Società controllata da PROGRAMMA AMBIENTE APUANE SpA.
(Programma Ambiente Apuane Spa)
Periodo di
conservazione
Cinque anni decorrenti dall’ultimo contatto commerciale in caso di mancata
instaurazione del rapporto contrattuale
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________T07 Trattamento dati di terzi
Natura dei dati
trattatiPersonali, Sensibili
Categoria degli
interessati
Dati relativi ai soggetti individuati dagli interessati: possono riguardare i
soggetti con cui gli interessati entrano in rapporto per lo svolgimento
dell’attività e di cui trattano o comunque possono conoscere, anche solo
incidentalmente, i dati personali.
Si tratta in particolare di dati
anagrafici;
amministrativi e fiscali;
contabili;
dati giudiziari ;
retributivi (ivi incluse le trattenute per iscrizione al sindacato)
relativi alle certificazioni mediche
In particolare, tra i dati che il Titolare può trattare vi sono quelli di cui è
titolare la PROGRAMMA AMBIENTE APUANE SpA, con sede in
Montignoso (MS), Via Aurelia Km 374.
Finalità del
trattamento
Adempimento dei contratti di service in essere ed esatta osservanza dei
rapporti gestori derivanti dal collegamento societario.
Adempimento agli obblighi assunti nell’ambito dei rapporti instaurati
riferiti ai fini necessari all’esecuzione del contratto e dei rapporti in essere e
per l’adempimento degli obblighi da questi discendenti. Adempimento dei
contratti di service in essere ed esatta osservanza dei rapporti gestori
derivanti dal collegamento societario.
Modalità di Tali dati sono presenti nel sistema elettronico utilizzati dalle strutture
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________trattamento aziendali.
Oltre a questi data base elettronici esiste un archivio cartaceo contenente la
corrispondenza ed i documenti inerenti al rapporto commerciale con
l’interessato, inclusi eventuali dati patrimoniali. Alcuni di questi documenti
possono essere gestiti anche elettronicamente tramite file word, Excel, ect.
Ambito di
comunicazione
Soggetti esterni autorizzati, quali
Fornitori
Consulenti
Pubbliche Amministrazioni
Sedi aziendali Sedi della Società
Periodo di
conservazione
(data retention)
Secondo i termini di legge in riferimento alla natura del contatto ed alla
categoria dell’interessato
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________T08 Trattamento dati Videosorveglianza
Natura dei dati
trattatiPersonali, Sensibili (in caso di soggetto portatore di handicap visibile)
Categoria degli
interessati
Soggetti ripresi dal campo visivo delle telecamere in dotazione presso la
PROGRAMMA AMBIENTE APUANE SpA.
Finalità del
trattamento
I dati sono trattati ed utilizzati per motivi di sicurezza interna ed esterna
delle strutture in cui si svolge l’attività, per agevolare il diritto di difesa del
titolare, di clienti/fornitori o di terzi in caso di eventuali fatti illeciti, tutelare
i dipendenti, i beni ed il patrimonio da atti illeciti di qualsivoglia natura, e
anche ai fini di prevenzione contro episodi vandalici o incendi anche
accidentali
Modalità di
trattamento
Gli impianti permettono la registrazione del dato ripreso con sovra
registrazione ogni 24 ore.
Il sistema di videosorveglianza è gestito esclusivamente da personale
interno appositamente incaricato.
Ambito di
comunicazioneSocietà di vigilanza appositamente nominata responsabile esterno
Sedi aziendali Sedi della Società
Altre strutture
che concorrono
al trattamento
---
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________Periodo di
conservazione
(data retention)
24 ore fatte salve speciali esigenze di ulteriore conservazione nel caso in
cui il Titolare debba aderire ad una specifica richiesta investigativa
dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria
T09 Trattamento dati Docenti
Natura dei dati
trattatiPersonali
Categoria degli
interessati
Docenti che intervengono ai meeting e/o ai corsi di formazione per il
personale organizzati e predisposti dalla PROGRAMMA AMBIENTE
APUANE SpA.
Finalità del
trattamento
Adempimento degli obblighi reciprocamente assunti con i docenti stessi o
con le Società/Enti presso la/Il quale/i prestano servizio
Modalità di
trattamento
Tali dati sono presenti nel sistema elettronico utilizzati dalle strutture
aziendali.
Con tali dati anagrafici vengono poi gestiti i dati contabili ed amministrativi
derivanti dal rapporto in essere.
Oltre a questi data base elettronici esiste un archivio cartaceo contenente la
corrispondenza ed i documenti inerenti al rapporto (quali, a titolo
meramente esemplificativo e non esaustivo, contratti e fatture). Alcuni di
questi documenti possono essere gestiti anche elettronicamente tramite file
word, Excel, ect.
Ambito di
comunicazioneSoggetti terzi autorizzati
Sedi aziendali Sedi della Società32
PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________
Altre strutture
che concorrono
al trattamento
Società del Gruppo limitatamente alle funzioni eventualmente delegate
Periodo di
conservazione
(data retention)
Dieci anni (in linea)
T10 Dati di Visitatori
Natura dei dati
trattatiPersonali
Categoria degli
interessati
Soggetti esterni che accedono alle strutture aziendali per ragioni quali - a
titolo meramente esemplificativo e non esaustivo - controlli, visite ispettive,
e comunque altre ed ulteriori esigenze connesse all’attività sociale.
Finalità del
trattamento
Il trattamento dei dati personali è strettamente finalizzato a ragioni, e
conseguenti obblighi, derivanti dalla normativa sulla sicurezza degli
ambienti e dei luoghi di lavoro.
Modalità di
trattamento
Tali dati sono trattati in formato cartaceo attraverso moduli messi a
disposizione del personale addetto al controllo ingressi.
Ambito di
comunicazione---
Sedi aziendali Sedi della Società
Altre strutture ---33
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_______________________________________________________________________________________che concorrono
al trattamento
Periodo di
conservazione
(data retention)
Un giorno decorrente dal termine della visita, salvo sussistano ulteriori
esigenze di conservazione
34
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_______________________________________________________________________________________T11 Trattamento dati compagine societaria
Natura dei dati
trattatiPersonali
Tipologia dei
dati e categoria
degli interessati
In particolare vengono trattati dati personali identificativi, contabili, fiscali
e giudiziari eventuali riferiti agli organi di vertice della Società
Finalità del
trattamento
Adempimento delle obbligazioni discendenti dall’appartenenza alla
compagine sociale del titolare e alla partecipazione alle attività statutarie;
esatta osservanza delle disposizioni attualmente in vigore o che dovessero
in futuro sopravvenire, nonché analisi bilanci societari.
Modalità di
trattamentoIl trattamento dei dati è eseguito attraverso supporti cartacei ed informatici
Ambito di
comunicazioneSoggetti terzi autorizzati
Sedi aziendali Sedi della Società
Altre strutture
che concorrono
al trattamento
---
Periodo di
conservazione
(data retention)
Dieci anni e secondo disposizioni di legge
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_______________________________________________________________________________________T12 Trattamento dati Enti convenzionati
Natura dei dati
trattatiPersonali
Categoria degli
interessatiEnti Pubblici di riferimento che si relazionano con la Società
Finalità del
trattamento
Corretta gestione ed amministrazione delle attività convenzionate.
Adempimento delle obbligazioni reciprocamente assunte nell'ambito delle
convenzioni in essere ed esatta osservanza delle disposizioni attualmente in
vigore o che dovessero in futuro sopravvenire, nonché analisi dei rapporti
medesimi.
Il conferimento dei dati in oggetto ha natura obbligatoria con riferimento a
quelle disposizioni, essenzialmente di natura fiscale, che prescrive
l'adempimento di specifiche e rigorose formalità.
Modalità di
trattamento
Tali dati sono presenti nel sistema elettronico utilizzati dalle strutture
aziendali.
Con tali dati anagrafici vengono poi gestiti i dati contabili ed amministrativi
derivanti dalla convenzione in essere.
Oltre a questi data base elettronici esiste un archivio cartaceo contenente la
corrispondenza ed i documenti inerenti la convenzione in essere, inclusi
eventuali dati patrimoniali. Alcuni di questi documenti possono essere
gestiti anche elettronicamente tramite file word, Excel, ect.
Ambito di
comunicazione---
Sedi aziendali Sedi della Società
Altre strutture ---36
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_______________________________________________________________________________________che concorrono
al trattamento
Periodo di
conservazione
(data retention)
Dieci anni (in linea)
37
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_______________________________________________________________________________________T13 Trattamento dati relativi ai Reclami
Natura dei dati
trattatiPersonali, Sensibili (eventuali)
Categoria degli
interessati
Soggetti interessati – prevalentemente utenti e clienti - che presentano
reclami alla Società.
In particolare vengono trattati dati personali identificativi, sensibili
(eventuali) e giudiziari (eventuali)
Finalità del
trattamentoEvasione e corretta gestione del reclamo ricevuto
Modalità di
trattamentoIl trattamento dei dati avviene attraverso supporti elettronici e cartacei
Ambito di
comunicazione
Soggetti esterni autorizzati, quali
Fornitori
Consulenti
Pubbliche Amministrazioni
Sedi aziendali Sedi della Società
Altre strutture
che concorrono
al trattamento
---
Periodo di
conservazione
(data retention)
Dieci anni (in linea)
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_______________________________________________________________________________________
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_______________________________________________________________________________________T14 Trattamento dati dei Sinistrati
Natura dei dati
trattatiPersonali, Sensibili (eventuali)
Categoria degli
interessati
Dati relativi agli utenti/cittadini coinvolti in sinistri di cui sono parte mezzi
della Società
In particolare vengono trattati dati personali identificativi, sensibili
(eventuali) e giudiziari (eventuali)
Finalità del
trattamentoCorretta gestione della pratica inerente al sinistro
Modalità di
trattamentoIl trattamento dei dati avviene attraverso supporti elettronici e cartacei
Ambito di
comunicazione
Soggetti esterni autorizzati, quali
Fornitori
Consulenti
Compagnie Assicurative
Sedi aziendali Sedi della Società
Altre strutture
che concorrono
al trattamento
---
Periodo di
conservazione
(data retention)
Dieci anni (in linea)
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_______________________________________________________________________________________
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_______________________________________________________________________________________Descrizione delle misure di sicurezza inerenti l’adozione di credenziali di autenticazione
Si riportano di seguito le caratteristiche di base in relazione alla gestione delle credenziali di
autenticazione nel rispetto della normativa.
La password deve essere composta da almeno 8 caratteri, se il sistema di elaborazione non
dovesse gestire il numero di caratteri minimo la password deve essere composta dal numero
massimo consentito dal sistema di elaborazione;
Non deve contenere nomi comuni, nomi di persona o riferimenti agevolmente riconducibili
all’incaricato;
All’assegnazione della password, questa deve essere modificata dall’incaricato al primo
utilizzo;
Successivamente deve essere modificata con cadenza al massimo semestrale. In caso di
trattamento di dati sensibili e/o giudiziari la password deve essere modificata con cadenza
trimestrale;
La password è personale e non deve essere trascritta.
Agli incaricati viene consegnata, congiuntamente alla propria lettera di nomina, una
dispensa istruttiva sulla gestione delle proprie credenziali di accesso.
Considerato quanto sopra, la PROGRAMMA AMBIENTE APUANE SPA ha fornito ad ogni
dipendente una password di otto caratteri alfanumerici. Una volta ricevuta, la stessa viene
immediatamente cambiata da ogni utente in modo tale da garantire un’identificazione univoca degli
accessi dalle singole postazioni. La password deve essere rinnovata ogni tre mesi.
Inoltre, nel caso di incaricati che cessino la propria attività presso la PROGRAMMA AMBIENTE
APUANE SPA, o perdano o mutino la qualità di incaricato, viene effettuata la cancellazione
immediata delle credenziali di autenticazione al fine di proteggere i dati dalla conoscibilità di
soggetti non più svolgenti attività all’interno della PROGRAMMA AMBIENTE APUANE SPA.
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________Descrizione dei server sulla base dei criteri di sicurezza informatica come imposti dal
legislatore ed adottati dalla struttura
presente in SALA SERVER
Si riportano di seguito le schede con indicazione dei livelli di sicurezza (autovalutazione) di seguito
indicati in tabella LdS, in relazione a tutti i Server utilizzati dalla PROGRAMMA AMBIENTE
SPA.
VERIFICA ASPETTI AUTENTICAZIONE Sì No
LdR
ALT
O
LdR
MED
IO
LdR
BASS
O
Il server è munito di credenziali di autenticazione X X
Le credenziali sono dotate di almeno 8 caratteri? X X
Vengono modificate almeno ogni 3 mesi? X X
In alternativa, hanno password biometrica? X x
VERIFICA ASPETTI PROTEZIONE
Il server ha un sistema antivirus? X X
L’aggiornamento avviene manualmente? X
In caso di aggiornamento manuale, esiste un solo
responsabile o più soggetti incaricati?
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_______________________________________________________________________________________
VERIFICA ASPETTI INERENTI IL
RIPRISTINO DATI IN CASO DI PERDITA /
DANNEGGIAMENTO
I dati contenuti nel server sono soggetti a
procedure di back-up?X
La struttura sarebbe in grado di ripristinare i dati
contenuti sul server entro 7 gg. decorrenti
dall’evento di perdita e/o danneggiamento dati?
X
In caso positivo il back-up ha cadenza
giornaliera?X
Disaster recovery? X
Sussiste un soggetto appositamente incarico del
back-up?X
Riutilizzo dei supporti? X
VERIFICA PROTEZIONE GENERALE DEL
SERVER
Il sito di allocazione fisica del server è soggetto a
sorveglianza? X X
Sussistono badge di accesso alla sala server? X X
La sala server è protetta con chiusura a chiave e
relativa detenzione da parte di soggetti
appositamente incaricati?
X X
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________
Di seguito viene altresì indicata la classificazione dei dati trattati con l'uso di elaboratore e loro
allocazione su Server:
Identificativo dei datiEventuale
banca dati
Ubicazione
fisica su
Server
Tipologia
dispositivi
Tipologia di
interconnessione
Sensibili
(Si/No)
Gestione
Credenziali
Gestione
Profili
Gestionale GAMMA MS-SQLSala CED
Campi B.Hard disk
Rete locale e VPN
site to siteNO Sì Sì
Gestionale
E4 EnterpriseMS-SQL
Sala CED
Campi B.Hard disk
Rete locale e VPN
site to siteNO Sì Sì
Fax server File systemSala CED
Campi B.Hard disk
Rete locale e VPN
site to siteNO Sì Sì
Protocollo Lotus dbSala CED
Campi B.Hard disk
Rete locale e VPN
site to siteNO Sì NO
Personale
risorse umaneFile system
Sala CED
Campi B.Hard disk
Rete locale e VPN
site to siteSI Sì Sì
Posta elettronica SQL-LiteSala CED
Campi B.Hard disk
Rete locale, SMTPs,
POP3s e IMAP4sSI Sì Sì
Documenti File systemSala CED
Campi B.Hard disk
Rete locale e VPN
site to siteSI Sì Sì
Data aggiornamento: 15/12/2015
Per quanto concerne la strumentazione informatica in uso nelle varie aree, la connessione ad
internet avviene tramite un gateway munito di firewall debitamente configurato.
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________Formato delle copie di sicurezza e procedure di ripristino del dato
Tutti i file system dei server vengono copiati con logica incrementale una volta al giorno durante la
notte, con logica differenziale una volta alla settimana e con logica integrale una volta al mese. Il
periodo di ritenzione dei dati è di almeno 6 mesi con la seguente periodicità:
- A partire dalla data dell’ultimo backup rimangono disponibili tutti i backup giornalieri per
30 giorni;
- Nel mese precedente l’ultimo backup rimangono a disposizione il backup mensile e quelli
settimanali;
- Dal terzo mese a ritroso rimarranno a disposizione esclusivamente i backup mensili.
E’ stata inoltre attivata la funzione di shadow copy per avere un ulteriore livello di ripristino
disponibile che copre, in media, 10 giorni lavorativi.
Inoltre i backup sono impostati per poter effettuare il disaster recovery in un qualunque momento
storico compreso fra l’ultimo backup ed il più vecchio disponibile.
Le copie di sicurezza vengono effettuate utilizzando il programma Acronis Backup, attualmente alla
versione 11.5 ma costantemente aggiornato, utilizzando come supporto un server di tipo NAS posto
in un armadio rack chiuso e protetto da chiave sito nel locale dell’antibagno. Il NAS è dotato di un
gruppo di continuità autonomo.
In caso di necessità di ripristino di primo livello, laddove il periodo di tempo non sia superiore a 10
giorni, l’utente può recuperare in autonomia qualunque dato a cui abbia accesso, secondo permessi
e credenziali, sfruttando la funzione “versioni precedenti”.
Nel caso in cui sia necessario un periodo anteriore ai 10 giorni o il ripristino interessi database
(SQL) e configurazioni di sistema, interviene il personale specificamente
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_______________________________________________________________________________________Analisi dei rischi e delle criticità sotto il profilo informatico
Si individuano i rischi relativi alla conservazione e alla riservatezza dei dati derivanti dai seguenti
eventi:
1. Passaggio di credenziali a persona non autorizzata a seguito di smarrimento,
disattenzione o errore materiale.
2. Azione di virus informatici, di software malizioso intromesso dall'esterno, o di
manipolatori che si intromettono con manovre di destrezza informatica ("hackers").
3. Difetti di funzionamento e/o guasto hardware o del software, o degli impianti
necessari ad assicurare il buon funzionamento dei dispositivi (condizionatori, gruppi di continuità,
eccetera, Black-out elettrici).
4. Eventi disastrosi o catastrofici, naturali, colposi, o dolosi (incendi, crolli,
alluvioni, surriscaldamento, eccetera,).
5. Azioni di furto, sabotaggio, intercettazione perpetrate con lo scopo diretto di
danneggiare l'azienda e/o di trarre profitto in modo criminoso.
6. Accessi dall’esterno autorizzati tramite VPN a rete PROGRAMMA
AMBIENTE APUANE
7. Protezione E-Mail e Anti Spam
8. Accesso e monitoraggio sala CED
9. Collegamenti e servizi per/da il mondo esterno e Server Farm
10. Integrità dei dati lato Client
11. rottamazione e Riciclo PC
1. Passaggio di credenziali a persona non autorizzata.
Conseguenze: Gravità lieve. L'evento non produce danni se la persona non autorizzata non utilizza
la credenziale per eseguire operazioni indebite; nel caso che questo avvenga si tratta comunque di
operazioni previste dalle normali procedure, e, quindi, rettificabili con le stesse (esempio: emissione
di fatture indebite). Esula da questa analisi la valutazione di eventuali responsabilità oggettive,
contestabili in sede civile e penale a chi fa l'uso indebito della credenziale.
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_______________________________________________________________________________________Misure preventive: Si responsabilizzano gli incaricati del trattamento dei dati notificando le norme
comportamentali da seguire nell'uso delle credenziali.
Si dà disposizione al tecnico che gestisce gli impianti informatici di forzare il cambio delle parole
chiave almeno ogni sei mesi.
Misure consuntive: Se l'evento si verifica si annulla immediatamente la credenziale, e, se è nota la
persona che ne è venuta indebitamente in possesso, gli si invia una diffida scritta.
Stato Attuale: Procedura Attiva
2. Azione di virus informatici o di hackers
Conseguenze: Gravità elevata. L'evento può provocare danni notevoli, soprattutto se non è rilevato
tempestivamente.
Misure preventive: Su tutti i punti d'interconnessione della rete aziendale con la rete Internet è
installato un dispositivo di sbarramento ("firewall").
Tutti gli addetti al trattamento dei dati mediante elaboratore vengono diffidati dall'installare sul
proprio computer software di dubbia provenienza, e senza il controllo da parte del responsabile dei
servizi informatici aziendali. La manutenzione, l'aggiornamento, e la verifica della funzionalità del
dispositivo firewall sono affidate al responsabile dei sistemi informatici aziendali, che si avvale
eventualmente di collaborazioni esterne adeguatamente qualificate e responsabilizzate.
Nell'impianto d'elaborazione dati dell'azienda, sia lato Server che Client, opera un programma di
scansione delle memorie e dell’attività in tempo reale per l'individuazione tempestiva dei virus
(Antivirus Trend Micro). E’ attivo un sistema giornaliero di Upgrade dei patterns virali
Server/Client con relativo e autonomo aggiornamento su questi. Inoltre per ognuno di questi è
prevista una scansione dell’intero sistema come evento schedulato, disabilitato soltanto in alcuni
casi specifici considerata la bassa probabilità di contagio relativa.
La manutenzione, l'aggiornamento, e la verifica della funzionalità di questo software sono affidate
al responsabile dei sistemi informatici aziendali, che si avvale eventualmente di collaborazioni
interne e/o esterne adeguatamente qualificate e responsabilizzate.
Azioni consuntive: nel caso in cui si verifichi un'intrusione indebita non impedita dal firewall, o si
rilevi la presenza di un virus non neutralizzato dal programma antivirus, si effettua un controllo
dell'efficienza e del livello d'aggiornamento di quegli strumenti, coinvolgendo il tecnico
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PROGRAMMA AMBIENTE APUANE S.p.A.Sede Legale: G.Catani, 37, 59100 Prato (PO)Impianto: Via N.Garbuio, 105, 54038 Montignoso, (MS)Telefono 0585/349656 e fax 0585/821387e-mail: [email protected] – PEC-mail: [email protected] I.V.A. 00710250457Codice Fiscale 00072670458Registro Imprese CCIAA di Prato (PO) n° 526887Capitale Sociale Euro 560.000,00Società soggetta a coordinamento e controllo da parte di PROGRAMMA AMBIENTE SPA
_______________________________________________________________________________________responsabile incaricato, a cui si richiederà di relazionare per iscritto sulle cause dell'incidente e di
proporre azioni d'integrazione o di sostituzione. Inoltre si attiva intervento tecnico di personale
PROGRAMMA AMBIENTE o Partner incaricato al fine di eliminare l’azione virale e ripristinare
la situazione precedente l’attacco.
Se si rileva un'intrusione avvenuta in aree da cui è possibile accedere ai dati, si ripristinano i dati
compromessi da un precedente salvataggio non corrotto.
Stato Attuale: Procedura Attiva
3. Difetti di funzionamento e/o guasto hardware, software, o impianti
Conseguenze: possono essere gravi in casi particolari, generalmente lievi o temporanee. Questo tipo
di evento è dannoso soprattutto per quanto riguarda la disponibilità dei dati, più che per la loro
integrità e riservatezza. Queste vengono salvaguardate dalla presenza di copie di salvataggio
eseguite regolarmente. Si possono anche generare interruzioni del servizio su procedure OnLine o
comunque critiche per PROGRAMMA AMBIENTE APUANE .
Azioni preventive: Si adottano provvedimenti per garantire l'efficienza nel tempo delle attrezzature:
il livello tecnologico dell'hardware e del software di base viene aggiornato periodicamente; ogni
aggiornamento del software applicativo viene testato in via preliminare con dati di prova; si
sottoscrivono contratti di manutenzione preventiva per gli impianti tecnologici. Per i guasti ai
sistemi di Storage è prevista la configurazione in Raid (1 o 5) dei Servers e/o l’utilizzo di apposite
SAN. Per quanto riguarda invece i Server dove risiedono procedure OnLine o comunque critiche
per PROGRAMMA AMBIENTE APUANE è previsto un sistema di virtualizzazione (VMWare)
che permette anche in caso di Crash del sistema centrale l’immediata presa in carico da parte di
altro Server (normalmente utilizzato per ripartire il carico di lavoro) di tutte le operazioni in
oggetto.
Azioni consuntive: Dopo il ripristino della funzionalità delle attrezzature, si effettua in via
preliminare un test con dati di prova. Solo dopo il superamento di questo test si rimettono in linea i
dati effettivi, eventualmente recuperandoli da una copia.
Stato Attuale: Procedura Attiva – Virtualizzazione Server in fase di completamento
4. Eventi disastrosi o catastrofici
Conseguenze: lievi (per quanto riguarda i dati)49
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_______________________________________________________________________________________Si hanno gravi conseguenze solo se non si dispone delle copie di salvataggio, oppure se i supporti
delle copie vengono coinvolti nel disastro.
Azioni preventive: - Esecuzione delle copie di salvataggio con puntualità, regolarità e completezza.
- I server adibiti ai salvataggi conservano sono situati in locali diversi dal CED
- verifica periodica dell'efficienza delle procedure di salvataggio.
-Per quanto riguarda il rischio incendio esiste sistema antincendio passivo e attivo.
- Allagamenti: assente – Crollo: Assente – Vibrazioni: Attivo - Surriscaldamento: sistema di
climatizzazione indipendente con sistema di rilevamento over temperatura – Black Out elettrico:
Sistema di UPS con monitoraggio impianto elettrico e gestione di spegnimento automatico graduale
dei Server, a seconda del servizio svolto da questi, al fine di aumentare la soglia di autonomia a quei
Server dove risiedono procedure che operano On Line oppure critiche.
Azioni consuntive: Recupero dei dati dalle copie e costante verifica dei sistemi.
Stato Attuale: Procedura Attiva
5. Azioni dolose
Conseguenze: gravi.
A prescindere dai danni economici prodotti intenzionalmente, o come effetto collaterale del primo
intento criminoso, può conseguire dall'evento una diffusione indiscriminata dei dati o un utilizzo
illegale.
Azioni preventive: Si adottano le normali cautele di vigilanza.
Azioni consuntive: Si sostituiscono tutte le credenziali.
Stato Attuale: Procedura Attiva
6. Accesso dall’esterno a rete PROGRAMMA AMBIENTE APUANE in VPN
Conseguenze: gravi.
L’evento, se non autorizzato, può portare a sottrazione di dati non autorizzato e/o al
danneggiamento della rete Aziendale stessa.
Azioni preventive: Si permette l’accesso a soggetti esterni o dipendenti PAA autorizzati alla rete
PAA da remoto tramite VPN con tecnica di cifratura con chiavi precondivise di lunghezza
adeguata.
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_______________________________________________________________________________________Per i soggetti esterni vengono altresì definite nel sistema le aree specifiche a cui ognuno deve accedere, precludendo di fatto il resto della rete e limitando quindi il raggio d’azione, per i Dipendenti PAA l’area di azione è riconducibile ad un accesso standard sulla rete PAA da postazione fissa in sede.Azioni consuntive: Revoca dell’accesso in caso di cessata esigenza del servizio, oppure in caso di accertato non corretto utilizzo.7. Protezione E-Mail e Antispam
Conseguenze: Gravità elevata nel caso di azione virale su E-Mail: l'evento può provocare danni
notevoli, soprattutto se non è rilevato tempestivamente. Gravità Lieve nel caso di Spam: può avere
conseguenze di messaggi indesiderati sui Client.
Azioni preventive: Sul Server di posta è attivo un Antivirus (Clamav) che garantisce la scansione di
tutti i messaggi int. ed ext.. E’ previsto un suo aggiornamento periodico a cadenza giornaliera. E’
altresì attivo anche un sistema di gestione antispam che elimina un alto numero di messaggi
indesiderati dalla posta in arrivo.
Azioni Consuntive: Verifica da parte di partner incaricato dei Log di entrambi i servizi. Attività di
analisi continua che riduce al minimo i rischi di azione virale e aggiornamento mirato programmato
delle regole di gestione del servizio antispam.
Stato Attuale: Procedura Attiva
8. Accesso e monitoraggio sala CED
Conseguenze: Gravità elevata l’evento può provocare danni notevoli alle strutture aziendali e
conseguentemente ai sistemi dati e fonia
Azioni preventive: Accesso tramite badge di prossimità. Possibilità di accesso tramite chiave
tradizionale anche a personale autorizzato solo in caso di emergenza. Presenza di personale
PROGRAMMA AMBIENTE APUANE in caso di accesso di terzi a seguito di lavori alle strutture
del locale oppure di operazioni sugli apparati informatici (hardware e/o software). Il locale è dotato
di sistema di videosorveglianza collegato al relativo sistema centrale.
Azioni Consuntive: Nessuna in particolare, salvo verificare le cause di un eventuale emergenza, con
o senza accesso ai locali al fine di garantire la regolarità delle operazioni.
Stato Attuale: Procedura Attiva
9. Collegamenti e servizi per/da il mondo esterno e Server Farm
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_______________________________________________________________________________________Conseguenze: A seconda del tipo di guasto hardware o problema software si possono avere
conseguenze lievi o gravi sulla normale attività di PROGRAMMA AMBIENTE APUANEe di altri
soggetti collegati a vario titolo.
Azioni preventive: Definizione di piano di back up per tutti i servizi e tutte le connessioni esterne ed
interne, compreso l’integrazione di piani similari predisposti da terzi partner e/o fornitori di servizi
ad PROGRAMMA AMBIENTE APUANE. Ridondanza delle apparecchiature strategiche e dei
collegamenti (in fibra o rame anche di soggetti fornitori diversi) sia sulla rete interna che di
connessione ai servizi esterni. Richiesta ai Fornitori di SLA adeguati sui servizi.
Azioni consuntive: Monitoraggio continuo e al verificarsi di eventuali problematiche non
prevedibili o comunque anomale, un attenta analisi dell’evento al fine di migliorare lo standard dei
servizi offerti ed integrazione delle relative procedure in essere.
Stato Attuale: Procedura attiva
10. Integrità dei dati lato Client
Conseguenze: In caso di guasto fisico della memoria centrale del Client, nella maggior parte dei
casi perdita di dati non contenenti dati sensibili e di basso interesse aziendale ma comunque da
salvaguardare nell’interesse dell’attività del singolo utente.
Azioni preventive: Organizzazione su ogni singolo client di aree dati, di tipologia da definirsi a
seconda dei casi, copiate su area di Storage definita e regolarmente inserite nel sistema di BackUp
centralizzato.
Azioni consuntive: operazione di Backup su ogni singolo Client delle aree dati predefinite su area di
Storage a carico singolo utente.
Stato attuale: Procedura attiva.
11. Rottamazione e Riciclo PC
Conseguenze: Possibilità di recuperare i dati presenti sull’HD con conseguente utilizzo non
autorizzato.
Azioni preventive: Nel caso di riciclo si procede preventivamente alla formattazione dell’HD e
reinstallazione del S.O. e delle applicazioni prima della riassegnazione. Nel caso di rottamazione se
l’HD è buono viene tolto e preso in carico dal Settore Informatica, altrimenti se danneggiato si
procede comunque, per maggior sicurezza, a renderlo inutilizzabile a livello fisico. 52
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_______________________________________________________________________________________Azioni consuntive: Verifica del rispetto delle procedure se effettuate da soggetti esterni abiliati al
servizio.
Stato attuale: Procedura Attiva
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_______________________________________________________________________________________Valutazione dei rischi generali
Si riportano di seguito gli elementi di analisi dei rischi tenuto conto dei seguenti fattori:
Rischio
Rischio potenziale valutato
Probabilità
Valutata sulla base dell’analisi aziendale
Gravità del rischio
Indica la gravità del danno potenziale causato qualora si verificasse.
Rimedi
Indica se l’azienda ha adottato misure per coprire il rischio o meno.
Fattore di rischio
Indica in definitiva il fattore di criticità e di probabilità legate alla gravità e al danno conseguente
Accessi non autorizzati alla struttura Fattore Valore
Descrizione:
La PROGRAMMA AMBIENTE SpA controlla gli
accessi esterni con un sistema di identificazione
all’ingresso.
Durante la chiusura è attivo un sistema di allarme
È altresì attivo un sistema di videosorveglianza
Probabilità Bassa
Gravità Bassa
Danno
economicoBasso
Copertura Medio
Fattore di
rischioBasso
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_______________________________________________________________________________________
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_______________________________________________________________________________________
Incendio Fattore Valore
Descrizione:
Sussistenza dei mezzi ordinari di spegnimento ai
sensi della vigente normativa in materia di sicurezza
sui luoghi di lavoro
Probabilità Media
Gravità Media
Danno
economicoMedia
Copertura Media
Fattore di
rischioMedio
Distruzione o perdita dei dati cartacei Fattore Valore
Descrizione:
Sussistenza dei mezzi ordinari di spegnimento ai
sensi della vigente normativa in materia di sicurezza
sui luoghi di lavoro
Probabilità Media
Gravità Media
Danno
economicoMedio
Copertura Media
Fattore di
rischioMedio
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_______________________________________________________________________________________
Divulgazione dati a soggetti non autorizzati Fattore Valore
Descrizione:
Controllo degli accessi esterni mediante
identificazione all’entrata.
Gli archivi cartacei sono contenuti in
stanze/armadietti chiusi a chiave.
Durante la chiusura è attivo un sistema di allarme
È altresì attivo un sistema di videosorveglianza
Probabilità Bassa
Gravità Bassa
Danno
economicoBasso
Copertura Alta
Fattore di
rischioBasso
Condotte degli operatori Fattore Valore
Descrizione:
i dipendenti hanno media conoscenza in materia
informatica
Probabilità Bassa
Gravità Media
Danno
economicoMedio
Copertura Media
Fattore di
rischioMedio
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_______________________________________________________________________________________Pianificazione degli interventi formativi previsti
Sono previsti i seguenti interventi formativi a favore di responsabili ed incaricati delle banche dati
personali dell’Azienda:
– Attraverso specifiche circolari volte a fornire ad incaricati e responsabili, indicazioni sulle
modalità del trattamento dei dati effettuato in relazione alle specifiche mansioni aggiornandoli
anche in caso di modifiche sulle normativa corrente.
– Attraverso specifici interventi informativi - formativi , in caso di cambiamento di mansioni degli
incaricati, a cura del Responsabile del trattamento;
– Attraverso specifici interventi informativi - formativi, in caso di introduzione di nuovi
significativi strumenti, rilevanti rispetto al trattamento dei dati personali, a cura dei Responsabili;
– Attraverso l'assegnazione di dettagliate istruzioni, scritte e personalizzate, complete dell’ambito
di trattamento del nuovo incaricato.
– Attraverso corsi di formazione ad hoc prestati da consulenti in materia di privacy.
Procedura di dismissione della spazzatura elettronica
A seguito del Provvedimento 13 ottobre 2008, l’Autorità Garante ha sancito che il titolare, il quale
intenda dismettere pc e dispositivi elettronici contenti banche dati, dovrà preoccuparsi di cancellare
in maniera definitiva i dati personali ivi memorizzati, garantendo la loro non intelligibilità.
Criticità: DISMISSIONE PERMANENTE DEL PC
Soluzione: rimozione disco fisso e/o distruzione fisica dello stesso
Criticità: AFFIDAMENTO TEMPORANEO DEL PC A SOCIETA’ ESTERNA
Soluzione 1: adozione di dichiarazioni di riservatezza sottoscritte dalla società di
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_______________________________________________________________________________________
assistenza
Trattamento dei dati con comunicazione ai terzi
La PROGRAMMA AMBIENTE APUANE SPA si avvale di terzi soggetti estranei
all’organizzazione cui vengono demandate alcune delle attività proprie della società titolare del
trattamento.
Quale criterio al fine di garantire che le misure minime di sicurezza adottate dalla Società siano
rispettate anche dai terzi, è stata adottata la prassi di richiedere una dichiarazione in cui il soggetto
terzo confermi l’adozione delle cautele necessarie al corretto trattamento dei dati personali
comunicati e la protezione dei medesimi, fornendo le proprie risorse informatiche delle misure
richieste per legge (minime e altresì idonee).
le dichiarazioni di riservatezza sottoscritte dai professionisti/consulenti quali, a titolo meramente
esemplificativo e non esaustivo:
a) consulente del lavoro
b) commercialisti
c) consulenti in materia di sicurezza sui luoghi di lavoro
d) società di informatica per la manutenzione, implementazione e tenuta dei server ed attività
convenzionate per la gestione dei servizi propri degli enti pubblici
e) consulenti legali
f) enti società di formazione
g) società di assistenza in materia videosorveglianza e vigilanza
h) società di marketing
i) società terze per la gestione dei servizi al cittadino ed i relativi reclami telefonici
j) collegio dei revisori (per la verifica dei bilanci e degli investimenti in virtù delle convenzioni
intervenute)
k) enti/società per attività di consulenza informatica e fornitura dei relativi servizi
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_______________________________________________________________________________________Altresì la società in applicazione al disposto dell’art. 25 del Disciplinare Tecnico (All. B al D.lgs. n.
196/2003 s.m.i.) allorché adotti misure minime di sicurezza avvalendosi di soggetti esterni alla
propria struttura, per provvedere alla esecuzione riceve dall’installatore una descrizione scritta
dell’intervento effettuato che ne attesta la conformità alla normativa applicabile ovvero, nei casi di
cogestione dati o outsourcing diretto e fiduciario, viene effettuata direttamente una nomina a
responsabile esterno.
Condotte degli operatori Fattore ValoreDescrizione:I dipendenti hanno media conoscenza in materia informatica
Probabilità Bassa
Gravità MediaDanno economico MedioCopertura MediaFattore di rischio Medio
Novità legislative introdotte dal Job’s Act: rapporto di lavoro e privacy
Il Job’s Act ha introdotto delle novità inerenti l’utilizzo delle informazioni di cui viene in possesso
il datore di lavoro durante l’attività lavorativa attraverso sistemi di controllo a distanza quali
videosorveglianza, geolocalizzazione e qualsiasi altra tecnologia che permette il controllo della
prestazione lavorativa del dipendente.
Gli strumenti di controllo non sono ammessi se hanno il solo scopo di controllare il lavoro del
dipendente ma lo sono se rispondono ad esigenze organizzative, produttive, di sicurezza sul lavoro
e/o di tutela del patrimonio aziendale (inteso come beni materiali che immateriali).
I controlli che il datore di lavoro può fare attraverso questi strumenti sono incidentali o difensivi.
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_______________________________________________________________________________________Affinché il datore di lavoro effettui legittimamente i controlli a distanza per gli scopi sopra citati le
ragioni del controllo devono essere verificabili e oggettive e i soggetti interessati devono essere
previamente informati del tipo di controllo a cui sono soggetti e dell’utilizzo dei dati raccolti.
Lo strumento di lavoro in sé ( ad es. tablet, pc, smartphone, etc) non può, invece, essere considerato strumento di controllo a distanza e può essere controllato dal datore di lavoro purché lo stesso ne abbia regolamentato l’utilizzo, il tipo di controllo effettuato e le eventuali sanzioni in caso di uso scorretto da parte del dipendente. Se il datore di lavoro rispetta quanto stabilito nella normativa di riferimento i dati raccolti possono essere utilizzati sia ai fini del rapporto di lavoro e quindi di verifica della correttezza della prestazione lavorativa sia in caso di un’eventuale commissione di reati da parte del dipendente.
Le regole aziendali stabilite da Programma Ambiente sono esplicitate in procedure e/o regolamenti
interni nonché nelle informative distribuite ai dipendenti.
Sottoscrizione
Il presente Disciplinare Privacy è stato redatto in linea con le previsioni del D.Lgs. 196/03.
Il sottoscritto MASSIMILIANO ARRIGONI nella sua qualità di legale rappresentante pro –
tempore della società PROGRAMMA AMBIENTE APUANE SPA, procede alla firma del
presente documento conferendo la necessaria ufficialità ad esso e alle informazioni contenute.
Prato , 27.1.2016
Per PROGRAMMA AMBIENTE APUANE SPA
AMMINISTRATORE UNICO
DR.ARRIGONI MASSIMILIANO
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