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INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE GESTIÓNPROCESO PRODUCCIÓN Y MERCADEO

08/09/2015

FORMATO INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE GESTIÓN

Código:DG-100-FM-229Versión: 1

Vigencia:08/07/2015

TABLA DE CONTENIDO

1. DATOS GENERALES................................................................................................22. OBJETIVO DE LA AUDITORIA..................................................................................23. ALCANCE DE LA AUDITORIA..................................................................................24. CRITERIOS DE AUDITORÍA.....................................................................................25. METODOLOGÍA Y DESARROLLO DE LA AUDITORIA INTERNA...........................36. FORTALEZAS............................................................................................................77. HALLAZGOS DE AUDITORÍA...................................................................................78. CONCLUSIONES.......................................................................................................99. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS................................................................................9

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Vigencia:08/07/2015

Auditoría N° 07Fecha

Día Mes Año

11 06 2015

1. DATOS GENERALES

PROCESO AUDITADO PRODUCCIÓN Y MERCADEOLIDER DE PROCESO INGRI MARCELA MORENO CARGO SUBDIRECTORA TÉCNICA

AUDITOR LÍDER YOLANDA CASTRO SALCEDO CARGO ASESORA DE CONTROL INTERNO

OBSERVADORES Y/O ACOMPAÑANTES.NOMBRE: N/A CARGO: N/A

FECHA DE APERTURA AUDITORIA 11/06/15FECHA DE CIERRE DE LA AUDITORIA

09 / 09 /15

2. OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Evaluar el Sistema de Control Interno en aspectos de carácter misional y administrativo de la Subdirección Técnica, con énfasis en el proceso de Producción y Mercadeo, específicamente en los procedimientos de la imprenta.

Verificar y evaluar la aplicación y el cumplimiento del plan de Mejoramiento. Evaluar la existencia, implementación y mantenimiento de la eficacia, eficiencia y efectividad del

proceso mediante la autoevaluación del proceso

3. ALCANCE DE LA AUDITORIA

La auditoría contempla la verificación del cumplimiento del plan de mejoramiento, así como la ejecución del Plan de Producción y mercadeo del período comprendido entre octubre de 2014 a marzo de 2015.

4. CRITERIOS DE AUDITORÍA

Ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios; Ley 872 DE 2003 y sus decretos reglamentarios Decreto 943 de 2014. Evaluar la aplicación de la Ley 594 de 2000, en relación con la Gestión Documental (archivo de

gestión y archivo técnico) y aplicación de la TRD. Decreto 1006 de 2004, artículo 3, numeral 3.10, artículo 13 (numerales 13.12 Y 13.13).

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Ley 1712 de 2014

5. METODOLOGÍA Y DESARROLLO DE LA AUDITORIA INTERNA

La Ley 87 de 1993, ha definido que para el proceso del control interno, se deben considerar: El esquema de la organización, el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y los mecanismos de verificación y evaluación, los cuales se cotejan a través de la auditoría Interna, que realiza la Asesora de control interno a los procesos, para que finalmente se formulen las recomendaciones y ajustes o correctivos por parte de la Dirección y/o líderes de los procesos y procedimientos en procura de alcanzar los objetivos y metas preestablecidas, mejorando su desempeño mediante el fortalecimiento del control y la autoevaluación.

La Asesora de Control Interno, en cumplimiento de las funciones que le asisten de evaluación independiente de la gestión y del programa anual de auditoria 2015, aplicó el proceso auditor, llevando a cabo las siguientes actividades: Entrevistas, confirmación de datos, verificación de inventarios, revisión de soportes documentales, identificación de responsables, análisis de información identificación de hallazgos y recomendaciones.Se dio inicio al proceso de auditora con la reunión de apertura, explicando el objeto, alcance, programación y metodología a utilizar durante el desarrollo de la misma.

Para el desarrollo del presente informe, se ha organizado la información evidenciada, atendiendo los procedimientos y actividades que se auditaron en el Proceso de Producción y Mercadeo, así:

1. Al consultar al auditado sobre los planes de Mantenimiento, Mercadeo y Producción y el de Distribución, presentó los planes, los cuales a pesar de encontrarse firmados y publicados en intranet, no tienen relacionada la fecha, adicionalmente, el formato de plan de mercadeo fue modificado se eliminó el ítem 4 de cronograma. Se evidenció que el plan de producción fue aprobado en Comité de Comunicaciones, en el acta 1 del 9/02/2015 en donde se menciona que se remite por correo y si no se tienen comentarios se da por aprobado. Al contar con los planes aprobados se cumple con el módulo de Control y Planeación, componente Direccionamiento Estratégico, elementos Planes y Programas. Se sugiere corregir y llevar al organismo de aprobación el Plan de Mercadeo incluyendo el ítem de Cronograma y registrar las fechas en las que faltan.

Observación 1: Se evidenció que se cuentan con los Planes de Mantenimiento, Mercadeo y Produción y distribución, aunque se cumple con el módulo la elaboración y aprobación de los planes, se evidenció que el Plan de Mercadeo fue modificado al eliminarse el ítem 4 de cronograma. Se sugiere corregir el Plan de Mercadeo incorporando el ítem 4 Cronograma y registrar las fechas en las que faltan.

2. En la imprenta se revisó por muestreo inventarios de insumos tomando como muestra ocho (8) elementos. Los resultados de la verificación se relacionan a continuación:

Láminas Zinc galvanizadas para Matriz Braille 30CM, existencia según reporte 3.597, teniendo en cuenta que se encuentra por unidad, se revisó (ver registro fotográfico), encontrando que se encuentran en grupos de 100, sin embargo no fue posible revisar una a una por el volumen de elementos.

Papel bond 115gr 70x100 y con el papel Brailon 8.5 x 11 para escritura en braille. El papel bond viene por paquetes de 250 y el papel Braillon en cajas de 500 hojas, el control se realiza por unidad, por tanto para la verificación se calculó la cantidad de paquetes por el número de hojas,

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existencia según reporte de 117.022 unidades de papel bond y existencia según de papel brailon reporte 164.680 sin embargo el control por unidad dificulta la revisión.

Lámina acrílico cristal 3mm. Tanto en existencia física con el saldo del reporte de inventarios, son 7 láminas.

Pegante Horzon HM-221 tamaño superior 2CM. Tanto en existencia física con el saldo del reporte de inventarios, son 2.

Tintas DUPLO INK NEAAB- ND244 según reporte 47, existencia física 35 Diferencia: 12. El valor por cada tinta según el reporte es de $77.747.24, para una diferencia en valor de $932.966.88 valor faltante según el reporte.Tinta HD BLACK DPU850 REF AABDUO4LH según reporte 79, existencia física 90. Diferencia 11. El valor de cada tinta según el reporte es de $89.320, para una diferencia en valor de $982.520 valor sobrante según el reporte. Uno de los cartuchos se estaba cambiando evidenciado en el formato "solicitud Materia Prima e Insumos", sobre la referencia Duplo, por tanto la diferencia de 12 queda en 11. Al entrevistar a la profesional encargada del inventario manifestó que cuando hicieron la entrega se hizo entrega de la totalidad de las tintas, sin discriminar por referencia, por tanto al estar compensado la totalidad no se evidenciaron estas diferencias.

Anillos para encuadernar de cuatro referencias (redondo de 60cm 22mm negro x5 (según reporte de almacén existencia de 3.172), aniflex de 60 cms 28 mm negro (según reporte de almacén 4.253), aniflex 60 cms 14 mm negro (según repore de almacén 906) y aniflex 60 cm x 25 mm (según reporte de almacén 1.467). Sobre estos elementos no fue posible realizar la verificación, teniendo en cuenta que se encontraban custodiados en el archivo central. Producto de la auditoría el Coordinador y la encargada del almacén sacaron los elementos del archivo central, generando la siguiente información:

Descripción Cantidad según reporte

cantidad física

Diferencia

Anillo Blanco 28 mm 3090Anillo Negro 28 mm 4253 865Subtotal de 28 mm 4253 3955 298Anillo Blanco 25 mm 1467 725Anillo Negro 25 mm 1350Subtotal de 25 mm 1467 2075 -608Anillo Blanco 22 mm 1290Anillo Negro 22 mm 3172 1245Subtotal de 22 mm 3172 2535 637Anillo Blanco 14 mm 310Anillo Negro 14 mm 906 500Subtotal de 14 mm 906 810 96Total 9798 9375 423

Se presenta diferencia sobre la existencia de los anillos utilizados para los trabajos en la imprenta, cruzados por referencias. De la muestra seleccionada fue posible verificar 2 elementos (láminas de acrílico y el pegante), que coinciden con el reporte generado por Almacén. De otra parte. Al verificar la existencia de las

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tintas se evidenció que se presenta diferencia en la existencia por no diferenciarse por referencia de las mismas.

Hallazgo 1: Se evidencian debilidades en el control de los insumos utilizados para la producción en la imprenta, como puede observarse en el manejo por unidades de elementos que por el volumen no es factible controlarlos por cantidades individuales, lo cual genera riesgo de pérdida de los elementos, como es el caso de las láminas de zinc, el papel bond, el papel brailon y los anillos. Se incumple lo establecido en el MECI módulos d de Control de Planeación y Gestión, componente direccionamiento estratégico, elemento modelo de operación por procesos y módulo de Control de Evaluación y Seguimiento, autoevaluación Institucional, autoevaluación del Control y Gestión. Se sugiere establecer mecanismos de control que permitan un adecuado seguimiento sobre los insumos que se encuentran en la imprenta.

Hallazgo 2: En la entrega de elementos realizada por el servidor público Elmer Arias, quien era responsable de los elementos de la imprenta y entregó a la servidora pública Mary Sol Ramírez teniendo en cuenta que no especificó la entrega de manera independiente por las referencias de cada uno de los elementos sino por totales, evidenciado en las diferencias en los anillos y en las tintas. Se incumple el MECI en el módulo de Control de Planeación y Gestión, componente del Talento Humano, elemento Desarrollo del Talento Humano, al no controlarse que la entrega de los cargos se realice estableciendo claramente las responsabilidades en especial de los bienes a cargo de los servidores públicos. Se sugiere informar a Gestión Humana para que cuando se generen situaciones administrativas de cualquier índole que genere la entrega de bienes se realice de manera detallada y se reporte cualquier inconsistencia a Gestión Humana. Este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria.

Hallazgo 3: Se conservan insumos de elementos que se han dado de baja, como es el caso de las tintas DUPLO ND 244 con una existencia de 47 cartuchos según el reporte de almacén y física de 35, este insumo se utilizaba en la Duplicadora Rissograph con placa de inventario 9319, la cual se dio de baja hace aproximadamente 3 años. Se incumple el MECI en los módulos de Control de Planeación y Gestión, componente direccionamiento estratégico, elemento modelo de operación por procesos y módulo de Control de Evaluación y Seguimiento, autoevaluación Institucional, autoevaluación del Control y Gestión. Se sugiere realizar la depuración de los insumos que al ser dados de baja del elemento principal, se entiende que no se utilizarán.

3. Al verificar el Expediente de Historial de Máquina Editorial, se evidenció que se encuentra en un solo expediente las 23 máquinas relacionadas, con separadores y no se encuentra foliado. En el mismo expediente se encuentra máquinas como la Duplicadora Rissograph con placa de inventario 9319, la cual se dio de baja hace aproximadamente 3 años (según información suministrada por el servidor público Carlos Iván Pico), pero aún se encuentra en el expediente Historial Máquina Editorial, en donde se registran los mantenimientos a las mismas. Teniendo en cuenta que según lo descrito en la TRD se conserva un año en el archivo de gestión, contado a partir de la venta o baja de las máquinas, al encontrarse el historial de todas las máquinas en un solo expediente no es posible cumplir con lo establecido en la TRD y por tanto se incumple la Ley 594 de 2000.

Hallazgo 4: Se evidenció que en el expediente Historial de Máquinas se encuentran en el mismo expediente todas las máquinas, incluidas máquinas que se han dado de baja, como es el caso de la Duplicadora Rissograph, incumpliéndose lo definido en la TRD y por tanto la Ley 594 de 2000. Se sugiere crear mecanismos que permitan controlar y aplicar adecuadamente las TRD.

4. En La Tienda INCI se revisó inventarios, tomando como muestra:

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Reloj Parlante de Pulso para dama o caballero (español) Existencia en reporte y física de 10. Reloj Ovalado parlante voz en español existencia en reporte y física de 45. Ajedrez No. 3 en madera. Existencia según reporte10, física de 9. Al indagar a la servidora

pública encargada de la tienda informó que se prestó al director pero no se había legalizado la compra. La compra se legalizó el día 6/07/15.

Telescopio Monocular TS 8x20 Lighthouse, existencia física y según reporte de 5. Telescopio Monocular TS 4x12 Lighthouse, existencia física y según reporte de 3. Telescopio Monocular TS 6x16 Lighthouse, existencia física y según reporte de 1. Lupa de apoyo con iluminación LED 4x70 MM, existencia física y según reporte de 1. Lupa de apoyo con iluminación LED 10x35MM, existencia física y según reporte de 1. Telescopio Manual enfocable 4x 12 monocular, existencia física y según reporte de 5.

Observación 2: De los 9 elementos seleccionados para el muestreo de verificación de existencia física con el reporte se evidencia que excepto el ajedrez No. 3 se encuentra la información y se tiene el control, por tanto se cumple con lo establecido en el módulo de Control de Evaluación y Seguimiento, componente Autoevaluación Institucional, elemento Autoevaluación del Control y Gestión, sin embargo, teniendo en cuenta que en el momento de la verificación faltaba el ajedrez que se había prestado al Director, se sugiere no realizar préstamos sobre los bienes de la tienda.

5. En los formatos que soportan la orden de producción de los almanaques elaborados para el Banco sudameris. Se evidenció que el Vr costos según formato: $23.329.072.63 y según lo relacionado por el banco $23.406.000. En estos valores no se evidenció el costeo de las jornadas de apoyo que se realizaron con todos los servidores públicos, en donde se realizaron brigadas para la elaboración de este trabajo. Se incumple el MECI en el componente Autoevaluación Institucional, elemento Autoevaluación del Control y Gestión. Se sugiere tener en cuenta estos costos indirectos para poder establecer la verdadera utilidad sobre los trabajos realizados.

Hallazgo 5: No se evidenció el costeo de las jornadas de apoyo que se realizaron con todos los servidores públicos, en donde se realizaron brigadas para la elaboración del calendario de Sudameris. Se sugiere tener en cuenta todos los costos, tanto directos como indirectos para poder establecer la verdadera utilidad sobre los trabajos realizados.

6. Al realizar el seguimiento a las acciones establecidas para el Proceso de Producción y Mercadeo en el Plan Único de Mejoramiento Institucional, se evidenció que se encuentran cerradas 15 de las 18 acciones, con un avance de cumplimiento del 83%, quedan pendientes las acciones:

PMS-004-2014 “Informe sobre necesidades de la imprenta y propuesta de reingeniería”. PMS-010-2014 “Revisar el Plan de Optimización de Mintic”, aunque se han realizado

acciones en la autoevaluación se definió hacer un seguimiento a 31/07/2015. PMS-014-2014 Actualizar Portafolio de Servicios de Tiflo Colombia a un formato

accesible.Las tres acciones relacionadas se encontraban vencidas en el momento de la auditoría.

Hallazgo 6: De las 18 acciones planteadas en el Plan de Mejoramiento para el Proceso de Gestión Técnica, se han cumplido 15 y están pendientes 3, es decir tiene un cumplimiento del 83%, 2 de las acciones vencieron el 31/12/2014 y una el 27/02/2015. Se incumple el MECI en al componente 2.3 Planes de Mejoramiento, elemento 2.3.1. Plan de Mejoramiento. Se recomienda adelantar las acciones para culminar el Plan de Mejoramiento y remitir la autoevaluación para realizar la verificación y cierre de las acciones cuando se tengan las evidencias.

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6. FORTALEZAS

1. Compromiso de los servidores públicos en la atención de la auditoría, evidenciado en el envío previo a la auditoría de los formularios, respeto por el tiempo definido para la auditoría.

2. Ajuste a los procedimientos que han permitido ir organizando la imprenta, evidenciado en la organización del almacén, el diseño de la bitácora en Excel, reutilización del tablero de control para la producción (ver registro fotográfico), entre otros. Vale la pena mencionar que el proceso de mejora se ha iniciado, pero requiere de tiempo para que sean tangibles las mejoras, teniendo en cuenta que en la historia del INCI ha sido el proceso más crítico.

3. Se elaboró una encuesta de satisfacción de usuarios a través de google docs, la cual ha sido diligenciada por 13 de los 24 usuarios de la imprenta.

4. Se implementó una bitácora para ser diligenciada por cada uno de los servidores que participan en el proceso de la imprenta.

5. La organización de La Tienda INCI.6. Se recibió el formato de autoevaluación en donde se evidenció el autocontrol del proceso,

reflejado en el las acciones propuestas para el mejoramiento del proceso.

7. HALLAZGOS DE AUDITORÍA

NC OBS DESCRIPCIÓN (Debe contener criterio afectado) RECOMENDACIONES

X

Se evidenció que se cuentan con los Planes de Mantenimiento, Mercadeo y Producción y distribución, aunque se cumple con el módulo la elaboración y aprobación de los planes, se evidenció que el Plan de Mercadeo fue modificado al eliminarse el ítem 4 de cronograma.

Se sugiere corregir el Plan de Mercadeo incorporando el ítem 4 Cronograma

X

Se evidencian debilidades en el control de los insumos utilizados para la producción en la imprenta, como puede observarse en el manejo por unidades de elementos que por el volumen no es factible controlarlos por cantidades individuales, lo cual genera riesgo de pérdida de los elementos, como es el caso de las láminas de zinc, el papel bond, el papel brailon y los anillos. Se incumple lo establecido en el MECI módulos de módulos de Control de Planeación y Gestión, componente direccionamiento estratégico, elemento modelo de operación por procesos y módulo de Control de Evaluación y Seguimiento, autoevaluación Institucional, autoevaluación del Control y Gestión.

Se sugiere establecer mecanismos de control que permitan un adecuado seguimiento sobre los insumos que se encuentran en la imprenta.

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NC OBS DESCRIPCIÓN (Debe contener criterio afectado) RECOMENDACIONES

X

En la entrega de elementos realizada por el servidor público Elmer Arias, quien era responsable de los elementos de la imprenta y entregó a la servidora pública Mary Sol Ramirez teniendo en cuenta que no especificó la entrega de manera independiente por las referencias de cada uno de los elementos sino por totales, evidenciado en las diferencias en los anillos y en las tintas. Se incumple el MECI en el módulo de Control de Planeación y Gestión, componente del Talento Humano, elemento Desarrollo del Talento Humano, al no controlarse que la entrega de los cargos se realice estableciendo claramente las responsabilidades en especial de los elementos a cargo de los servidores públicos.

Se sugiere informar a Gestión Humana para que cuando se generen situaciones administrativas de cualquier índole que genere la entrega de bienes se realice de manera detallada y se reporte cualquier inconsistencia a Gestión Humana. Este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria.

X

Se conservan insumos de elementos que se han dado de baja, como es el caso de las tintas DUPLO ND 244 con una existencia de 47 cartuchos según el reporte de almacén y física de 35, este insumo se utilizaba en la Duplicadora Rissograph con placa de inventario 9319, la cual se dio de baja hace 3 años. Se incumple el MECI en los módulos de Control de Planeación y Gestión, componente direccionamiento estratégico, elemento modelo de operación por procesos.

Se sugiere realizar la depuración de los insumos que por dada de baja del elemento principal no se utilizarán.

X

Se evidenció que en el expediente Historial de Máquinas se encuentran en el mismo expediente todas las máquinas, incluidas máquinas que se han dado de baja, como es el caso de la Duplicadora Rissograph, incumpliéndose lo definido en la TRD y por tanto la Ley 594 de 2000.

Se sugiere crear mecanismos que permitan controlar y aplicar adecuadamente las TRD.

X

De los 9 elementos seleccionados para el muestreo de verificación de existencia física con el reporte se evidencia que excepto el ajedrez No. 3 se encuentra la información y se tiene el control, por tanto se cumple con lo establecido en el módulo de Control de Evaluación y Seguimiento, componente Autoevaluación Institucional, elemento Autoevaluación del Control y Gestión,

Se sugiere no realizar préstamos sobre los bienes de la tienda

X

No se evidenció el costeo de las jornadas de apoyo que se realizaron con todos los servidores públicos, en donde se realizaron brigadas para la elaboración del calendario de Sudameris.

Se sugiere tener en cuenta todos los costos, tanto directos como indirectos para poder establecer la verdadera utilidad sobre los trabajos realizados

X De las 18 acciones planteadas en el Plan de Mejoramiento para el Proceso de Producción y Mercadeo, se han cumplido 15 y están pendientes 3, es decir tiene un cumplimiento del 83%, 2 de las acciones vencieron el 31/12/2014 y una el

Se recomienda adelantar las acciones para culminar el Plan de Mejoramiento y remitir la autoevaluación para

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NC OBS DESCRIPCIÓN (Debe contener criterio afectado) RECOMENDACIONES27/02/2015. Se incumple el MECI en al componente 2.3 Planes de Mejoramiento, elemento 2.3.1. Plan de Mejoramiento.

realizar la verificación y cierre de las acciones cuando se tengan las evidencias.

Nota: Tanto las No Conformidades como las Observaciones identificadas se encuentran establecidas como “hallazgos de auditoría”.

8. CONCLUSIONES

Se cumple parcialmente con el Sistema de Control Interno. Se han tomado medidas para controlar el proceso, sin embargo, se requiere tomar las medidas necesarias para controlar aspectos como el manejo de los inventarios sobre los insumos.

Se han adelantado en un porcentaje importante las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento (88.3%), sin embargo se incumplió sobre 3 acciones, las cuales, en el momento de la auditoría se encontraban abiertas.

Se han identificado las debilidades del proceso y se establecieron acciones en el formato de autoevaluación, como el uso adecuado del Litoplan.

9. EVIDENCIAS FOTOGRÁFICAS

8.1 Imprenta:

Láminas de Zinc

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Existencias papel bond y papel Brailon

Registro fotográfico de Tintas

Controles Imprenta

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1.2 La Tienda INCI

AUTORIZACIÓN PARA COMUNICAR ESTE INFORME:Este informe se comunicará después de la auditoría y posterior a la revisión por parte del Auditor Líder, aplicará únicamente a los procesos involucrados y no será divulgado a terceros sin su autorización.

Nombre completo Responsabilidad FirmaNombre: Yolanda Castro SalcedoCargo: Asesora de Control Interno Auditor Líder ORIGINAL FIRMADO

Nombre: Ingri Marcela MorenoCargo: Subdirectora Líder del Proceso ORIGINAL FIRMADO

Nombre: Gustavo FernándezCargo: Profesional esp. - Coordinador

Responsable del procesoORIGINAL FIRMADO

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