Embed Size (px)
Citation preview
TEHNIČNE SPECIFIKACIJE za javno naročilo
Razvoj in vzdrževanje informacijskega sistema SOCIALNA AKTIVACIJA (IS SA)
KAZALO VSEBINE
1 Poslovno analitični okvir................................................................................................................. 4
1.1.1 Namen in cilji projekta.....................................................................................................4
1.1.2 Strateški cilji.................................................................................................................... 4
1.1.3 Poslovni cilji.................................................................................................................... 5
1.2 Pravna podlaga – materialni predpisi......................................................................................5
1.3 Identifikacija in analiza deležnikov..........................................................................................5
1.4 Potrebe................................................................................................................................... 6
1.4.1 Potrebe udeležencev SA................................................................................................6
1.4.2 Potrebe zunanjih izvajalcev SA.......................................................................................7
1.4.3 Potrebe koordinatorjev SA..............................................................................................8
1.4.4 Potrebe MDDSZ..............................................................................................................8
2 Idejni načrt predvidene rešitve........................................................................................................9
3 Okvir IKT rešitve............................................................................................................................. 9
3.1 Kontekstni diagram IKT rešitve...............................................................................................9
3.2 Skupine uporabnikov, ki bodo uporabljali aplikacijo..............................................................11
3.3 Arhitekturne in tehnološke smernice k izgradnji novega IS...................................................11
3.3.1 Dostop do aplikacije......................................................................................................11
3.3.2 Splošne smernice za razvoj aplikacije..........................................................................11
3.3.3 Arhitekturne smernice...................................................................................................12
3.3.4 Tehnološke smernice....................................................................................................12
3.3.5 Integracije z drugimi IS.................................................................................................13
3.4 Procesni okvir....................................................................................................................... 14
3.4.1 Shema procesa Socialna aktivacija..............................................................................15
3.4.2 Sheme podprocesov Socialna aktivacija.......................................................................16
3.4.3 Statusi udeležencev SA................................................................................................20
3.4.4 Funkcionalnosti aplikacije namenjene zunanjim izvajalcem programov........................20
3.4.5 Predvideni dokumenti in obrazci procesa.....................................................................21
3.4.6 Opis dokumentov oziroma obrazcev procesa...............................................................22
3.4.7 Izpisi aplikacije..............................................................................................................27
3.5 Zahteve................................................................................................................................. 28
3.5.1 Funkcionalne (vsebinske) zahteve................................................................................28
3.5.2 Nefunkcionalne (tehnične) zahteve...............................................................................30
4 Uvedba aplikacije.........................................................................................................................32
4.1 Postavitev aplikacije.............................................................................................................32
4.2 Tehnična podpora pri vklopu aplikacij v sistem.....................................................................32
2
4.3 Testiranje sistemov...............................................................................................................32
4.4 Usposabljanje uporabnikov...................................................................................................33
4.4.1 Način izvedbe usposabljanja:........................................................................................33
5 Vzdrževanje sistema in podpora uporabnikom.............................................................................34
5.1 Redno vzdrževanje...............................................................................................................34
5.2 Dopolnilno vzdrževanje, nadgradnje in dopolnitve................................................................34
5.3 Podpora uporabnikom..........................................................................................................35
6 Terminski načrt............................................................................................................................. 36
6.1 Zavezanost k terminskemu načrtu in njegovo spreminjanje..................................................37
6.2 Sporazumna sprememba terminskega načrta......................................................................37
6.3 Enostranska sprememba terminskega načrta s strani naročnika..........................................38
6.4 Analiza zahtev in priprava Projekta za izvedbo (PZI)............................................................38
3
4
1 POSLOVNO ANALITIČNI OKVIR
Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti (v nadaljevanju: MDDSZ) je za namen celostne obravnave dolgotrajnih upravičencev denarne socialne pomoči vzpostavilo razvoj in vzpostavitev modela socialne aktivacije, ki zagotavlja transparentno, usklajeno in celostno obravnavno oseb ter ustrezno povezuje vse relevantne institucije in obstoječe sisteme na tem področju. Za ta namen je bila pripravljena in potrjena operacija Razvoj in vzpostavitev celovitega modela socialne aktivacije, ki se sofinancira iz Operativnega programa za izvajanje evropske kohezijske politike (v nadaljevanju: OP EKP) 2014-2020, prednostne naložbe 9.1: Aktivno vključevanje, vključno s spodbujanjem enakih možnosti in dejavnega sodelovanja ter izboljšanje zaposljivosti, specifičnega cilja 9.1.1 Razvoj celovitega modela socialne aktivacije.
MDDSZ je prav tako v okviru OP EKP 2014-2020, 9. prednostne osi: Socialna vključenost in zmanjšanje tveganja revščine, 9.1 prednostne naložbe in specifičnega cilja 9.1.2 Opolnomočenje ciljnih skupin za približevanje trgu dela objavilo:
- Javni razpis za sofinanciranje projektov »Razvoj in izvajanje dolgih programov socialne aktivacije ter povezovanje z zaposlitvenimi programi« (Uradni list Republike Slovenije št. 6/2017, dne 10.2.2017 in Uradni list Republike Slovenije št. 12/2017, dne 10. 3. 2017 - popravek javnega razpisa)
- Javni razpis za sofinanciranje projektov »Razvoj in izvajanje kratkih programov socialne aktivacije« (Uradni list Republike Slovenije št. 16/2017, dne 7.4. 2017) Dodatni javni razpis za sofinanciranje projektov »Razvoj in izvajanje dolgih programov socialne aktivacije ter povezovanje z zaposlitvenimi programi« (Uradni list Republike Slovenije št. 20/2017, dne 21. 4. 2017)
- Javni razpis za sofinanciranje projektov »Razvoj in izvajanje programov socialne aktivacije« (Uradni list Republike Slovenije, dne 3.11.2017 in Uradni list 68/2017, dne 1.12.2017 - popravek javnega razpisa).
Cilj razvoja spletne aplikacije Socialna aktivacija je vzpostavitev enotnega okolja in celovito podpreti izvajanje programa Socialna aktivacija tako, da bo podpirala funkcionalnosti, ki so navedene v nadaljevanju tega dokumenta.
Uporabnik aplikacije bo izvajalec operacije Projektna enota za delovanja sistema socialne aktivacije, koordinatorji socialne aktivacije (KSA) in izvajalci programov, ki so bili izbrani na podlagi zgoraj navedenih javnih razpisov.
1.1.1 Namen in cilji projektaNamen projekta je razviti aplikacijo, ki bo zagotavljala informacijsko podporo sistemu in izvajanju programov socialne aktivacije. Ob tem je potrebno zagotoviti ustrezno povezavo poteka obravnave med koordinatorjem Socialne aktivacije in izvajalcem programa in slednjim omogočiti ustrezen pristop v aplikacijo. Aplikacija bo omogočala jasen pregled obravnave posameznika od začetka – vstopa ter do zaključka z moduli, ki se povezujejo in dopolnjujejo.
Cilj razvoja in vzdrževanja spletne aplikacije socialna aktivacija je nudenje podpore pri vzpostavitvi in delovanju enotnega in enovitega okolja in postopka izvajanja programa socialne aktivacije tako, da bo izpolnjevala potrebe deležnikov in podpirala funkcionalnosti, ki so navedene v nadaljevanju tega dokumenta.
Osnovni namen in cilj projekta je tako razvoj in vzpostavitev ter vzdrževanje aplikacije socialna aktivacija, ki bo zagotavljala transparentno, usklajeno vodenje oseb, ki bodo vstopale v programe socialne aktivacije ter bo ustrezno povezal vse vpletene institucije.
1.1.2 Strateški cilji vzpostaviti nadaljnji in kontinuirani razvoj IKT infrastrukture na tem področju;
5
pridobitev novih v prihodnosti uporabnih strokovnih znanj, sposobnosti in izkušenj; izboljšanje poslovnega okolja, povečanje upravne zmogljivosti in izboljšanje
preglednosti v javni upravi; izboljšati dostopnost storitev; multiprofesionalen dostop do uporabnika in njegove obravnave.
1.1.3 Poslovni cilji razvoj in vzdrževanje aplikacije socialne aktivacije; izvedba pilotskega projekta socialne aktivacije; omogočanje funkcionalnosti za vodenje obravnavanega posameznika; zagotovitev povezave poteka obravnave med koordinatorjem socialne aktivacije
(KSA) in izvajalcem programa, ter ostalimi deležniki procesa kot so to Centri za socialno delo (CSD-ji) in Uradi za delo (UD-ji);
omogočanje ustreznega pristopa v aplikacijo za izvajalce programa in ostale deležnike procesa;
podpora za pristop k multiprofesionalnemu aktivnemu reševanju problematike dolgotrajno brezposelnih oseb;
celovita obravnava oseb z visokim tveganjem revščine.
1.2 PRAVNA PODLAGA – MATERIALNI PREDPISIPri implementaciji aplikacije je potrebno upoštevati materialne predpise – med drugim tudi naslednje zakone in na njihovi podlagi sprejete podzakonske predpise:
- Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13),
- Zakon o državni upravi (Uradni list RS, št. 113/05 – uradno prečiščeno besedilo, 89/07 – odl. US, 126/07 – ZUP-E, 48/09, 8/10 – ZUP-G, 8/12 – ZVRS-F, 21/12, 47/13, 12/14, 90/14 in 51/16),
- Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06 in 51/14),
- Zakon o socialnem varstvu (Uradni list RS, št. 3/07 – uradno prečiščeno besedilo, 23/07 – popr., 41/07 – popr., 61/10 – ZSVarPre, 62/10 – ZUPJS, 57/12, 39/16, 52/16 – ZPPreb-1, 15/17 – DZ, 29/17, 54/17, 21/18 – ZNOrg in 31/18 – ZOA-A),
- UREDBA (EU) 2016/679 EVROPSKEGA PARLAMENTA IN SVETA,- Uredba o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18),- Uredba o informacijski varnosti v državni upravi (Uradni list RS, št. 29/18),- Smernice Informacijskega pooblaščenca Varstvo osebnih podatkov pri povezovanju zbirk
osebnih podatkov v javni upravi,- Smernice Informacijskega pooblaščenca za oblikovanje izjave o varstvu osebnih podatkov, - Smernice Informacijskega pooblaščenca za presojo vplivov na zasebnost,- Smernice Informacijskega pooblaščenca za razvoj informacijskih rešitev,- Smernice Informacijskega pooblaščenca o zavarovanju osebnih podatkov,- Operativni program za izvajanje evropske kohezijske politike v obdobju 2014–2020,- IZVEDBENI NAČRT NACIONALNEGA PROGRAMA SOCIALNEGA VARSTVA ZA OBDOBJE
2016 – 2018 NA NACIONALNI RAVNI.
1.3 IDENTIFIKACIJA IN ANALIZA DELEŽNIKOVPo IIBA definiciji so deležniki tiste osebe in skupine oseb v organizaciji ali zunaj njem, ki imajo interesno povezavo s poslovnimi vplivi projekta, rešitve, spremembe.
6
Tabela 1: Deležniki analize SA
Zunanji deležnikiUdeleženec socialne aktivacije (udeleženec SA) oziroma vključena oseba v SAZunanji izvajalec programov SA (zunanji izvajalec)Strokovni vodja pri zunanjem izvajalcuReferent pri zunanjem izvajalcuRazvijalec IKT rešitve (razvoj, podpora)Inštitut RS za socialno varstvoJavna upravaUpravna enotaUJP – Urad za javna plačila, transferjeSVRK – Organ upravljanjaFURS
Notranji deležnikiMDDSZMinister MDDSZProjektna enota za delovanje sistema SAUrad za izvajanje kohezijske politike na MDDSZProjektna enota za izvajanje kohezijske politikeKoordinator programa Socialna aktivacija (KSA)Vodja KSASkrbnik pogodb SASlužba za informatiko na MDDSZMJU – IKT infrastruktura DRO in tehnična podporaCentri za socialno delo (CSD-ji)Referent CSDZavod Republike Slovenije za zaposlovanje (ZRSZ)Referent na Uradu za delo
1.4 POTREBEPonudniki naj upoštevajo potrebe deležnikov in ne samo funkcionalne zahteve, z namenom doseganja čim večje skladnosti informacijske rešitve s potrebami.
1.4.1 Potrebe udeležencev SATabela 2: Poslovne potrebe udeležencev SA
ID Vidik Deležnik Potreba (največkrat problem ali priložnost ali omejitev tveganja
Želeni rezultat (podlaga za zahteve)
1 Procesi MDDSZ Prilagojen program SA Udeleženec želi, da ga KSA na podlagi njegovih potreb, usmeri v čim boljši program SA
2 Sistemi IT MDDSZ, KSA
Pomoč pri izpolnjevanju dokumentacije
Udeleženec želi pomoč pri izpolnjevanju obrazcev, da so le-ti čim bolj enostavni in da se podatki na njih ne podvajajo. Slediti enostavni izpolnitvi in oddaji obrazcev. Lahko jo udeleženec izpolni na pripravljenem natisnjenem obrazcu ali v PDF dokumentu, KSA pa jo naknadno vnese v IS. Lahko izpolnjujeta skupaj. Možnost dodajanja prilog.
7
3 ProcesiZaposleni
MDDSZKSA
Strukturirano iskanje specifičnih potreb udeleženca SA
Vprašalnik, ki omogoča čim bolj jasen in celovit uvid v potrebe udeleženca in s katerim ga KSA lahko ustrezno usmeri v najbolj ustrezen program
4 ProcesiZaposleni
KSA Enostavnost zamenjave KSA
Vzpostavljen sistem za enostavno zamenjavo KSA. Bodisi zaradi potrebe udeleženca bodisi zaradi odsotnosti KSA (bolniške).
5 ProcesiZaposleni
MDDSZ,izvajalec
Enostavnost zamenjave programa
Vzpostavljen proces zamenjave programa, v kolikor udeleženec oziroma KSA tekom izvajanja ugotovita, da je to potrebno.
6 Sistem IT Sistem IT Pridobitev ustreznih potrdil
Udeleženec potrebuje različna potrdila za uveljavljanje/dokazovanje pri drugih inštitucijah (npr. Potrdilo o opravljenem programu)
1.4.2 Potrebe zunanjih izvajalcev SATabela 3: Tabela potreb zunanjih izvajalcev programov SA
ID Vidik Deležnik Potreba (največkrat problem ali priložnost ali omejitev tveganja
Želeni rezultat (podlaga za zahteve)
7 ProcesiSistemi IT
Izvajalec Enostavno izpolnjevanje vlog in obrazcev, ter njihovo pošiljanje
Strukturiran proces priprave različnih vlog (npr. Izvedbeni načrt), ter pošiljanje na MMDSZ po elektronski poti. Implementacija elektronskega podpisa.
8 Sistem IT Izvajalec Vpogled v podatke udeleženca
Zagotovljen bi moral biti enostaven vpogled v podatke udeleženca in ostalo dokumentacijo, ki jo je pripravil KSA in jo izvajalec lahko vidi.
9 ProcesiSistemi IT
Izvajalec Dnevnik, beleženje napredka za vsakega udeleženca
Spremljanje napredka udeleženca na strukturiran način, beleženje tega, opozarjanje izvajalca na vnos podatkov.
10 ProcesiZaposleniSistem IT
MDDSZKSAIzvajalec
Enostavnost poročanja Poenostaviti in v čim večji meri avtomatizirati proces poročanja na MDDSZ oziroma KSA, po možnosti se podatki pridobijo iz dnevnikov udeležencev in periodično posredujejo paketno v celoti elektronsko.
11 ProcesiSistem ITFinance
IzvajalecMDDSZKSA
Enostavnost vodenja prisotnosti udeležencev in posredovanje seznama MDDSZ
Avtomatično beleženje prihoda in odhoda udeležencev (morebitno elektronsko evidentiranje s črtnimi kodami in čitalnikom črtnih kod na mobilnem telefonu)
12 Sistem ITFinance
IzvajalecMDDSZ
Enostavnost procesiranja izplačil in nagrad udeležencem
Avtomatičen obračun potnih in drugih stroškov, ter nagrad udeležencem na podlagi evidence prisotnosti in njegovo posredovanje MDDSZ.
Povezava z IS za podporo izvajanja kohezijske politike e-MA.
13 ProcesiSistem IT
IzvajalecKSA
Komunikacija in koordinacija dela s KSA
Komunikacijska izmenjava sporočil in dokumentov med izvajalcem in KSA mora biti čim bolj enostavna in varna.
8
1.4.3 Potrebe koordinatorjev SATabela 4: Tabela potreb koordinatorjev socialne aktivacije
ID Vidik Deležnik Potreba (največkrat problem ali priložnost ali omejitev tveganja
Želeni rezultat (podlaga za zahteve)
14 ProcesiSistem IT
KSAMDDSZ
Veliko poročanja, podvajanje poročanja.
Poenostaviti in v čim večji meri avtomatizirati proces poročanja na MDDSZ, po možnosti se podatki pridobijo iz dnevnikov razgovorov in drugih zabeležk o udeležencih in periodično posredujejo paketno v celoti elektronsko. Aplikacija naj zagotovi vse procesne potrebe, tako, da ne bo potrebno vnašanje še v druge sisteme, ampak naj se aplikacija sama povezuje z drugimi sistemi.
15 Sistem IT KSA Dnevnik razgovorov, enostavno beleženje napredka za vsakega udeleženca.
Spremljanje napredka udeleženca na strukturiran način, beleženje tega, opozarjanje KSA na vnos podatkov.
16 ProcesiSistem IT
KSAIzvajalec
Komunikacija in koordinacija dela z izvajalcem
KSA mora biti omogočena komunikacija in usklajevanje dela na nivoju aplikacije. Na nivoju udeleženca tako izvajalec kot KSA delata na istih podatkih – npr. izvajalec ima vpogled v zabeležke KSA, do katerih je pooblaščen, da jih vidi in obratno KSA ima vpogled v zabeležke izvajalca.
1.4.4 Potrebe MDDSZTabela 5: Tabela potreb MDDSZ
ID Vidik Deležnik Potreba (največkrat problem ali priložnost ali omejitev tveganja
Želeni rezultat (podlaga za zahteve)
17
Upravni MDDSZ Uresničitev zakonodaje. Delovanje v skladu z zakonom.
18
ProcesiSistemi
MDDSZ Poenostavitev procesov. Potrebno je vzpostaviti procese na takšen način, da bodo podprli vse uporabnike IS, da sledijo vitkemu načinu dela.
19
Sistem IT MDDSZ Informacijska podpora procesom za različne tipe uporabnikov.
Uporabniški vmesnik in nivoji dostopa, prikaz vsebine, morajo biti prilagojeni nalogam ter omejitvam različnih tipov uporabnikov.
20
Sistem ITProcesi
MDDSZ Povezava aplikacije z drugimi IS.
Aplikacija se mora znati povezati z IS CSD in pridobiti določene podatke o udeležencih SA, ki so že zavedeni.
21
Sistem ITProcesi
MDDSZ Spremljanje ključnih kazalcev in statistik operativnega izvajanja projekta SA.
Informacijska podpora poročanja vodstvu.
22
Sistem ITFinance
MDDSZ Spremljanje porabe stroškov na projektu.
Informacijska podpora poročanja vodstvu, po možnosti z vgrajenimi navzkrižnimi kontrolami evidenc poročanja.
9
23
ProcesiSistem IT
MDDSZ Stroški prilagoditev in vzdrževanje sistema.
Slediti modularni in dinamični arhitekturi front-back, ki omogoča ja se določene prilagoditve in spremembe naredijo hitro, ter brez rušenja celote – predvsem na strani uporabniškega vmesnika, če pride do sprememb v zaledju.
2 IDEJNI NAČRT PREDVIDENE REŠITVE
Ponudnik mora v ponudbi priložiti idejni koncept predvidene rešitve, ki zajema vsaj naslednje obvezne sestavine:
skico arhitekture, iz katere so razvidni nivoji (odjemalcev, spletne strežbe, izvajalnih okolij, podatkovnih zbirk), pomembnejših funkcionalnih sklopov (administracija sistema, nadzor nad delovanjem sistema, Varnostna shema) ter uporabniške skupine (kot na primer: registrirani uporabniki, administratorji sistema, vnašalci podatkov in podobno), povezave med sklopi/moduli/nivoji je potrebno označiti s protokoli in drugimi pomembnimi lastnostmi;
opis tehnologij; predlog standardov in specifikacij; navedbo konceptov, ki jih namerava uporabiti pri realizaciji predmetnega naročila; opis razvojne metodologije, ki jo bo uporabil pri razvoju predmeta naročila;
Idejni koncept rešitve mora vsebovati vse obvezne sestavine. Podrobneje so vsebina in merila za ocenjevanje idejnih načrtov opredeljeni v razpisnem delu (poglavje Merila) razpisne dokumentacije.
3 OKVIR IKT REŠITVE
3.1 KONTEKSTNI DIAGRAM IKT REŠITVEKontekstni diagram predstavlja podlago za razumevanje in zamejitev obsega IKT rešitve. Pripravljen je na osnovi obstoječega procesa z namenom lažjega razumevanja obstoječega stanja in procesov projekta in prikazuje ključne deležnike in njihove aktivnosti v kontekstu izvajanja postopkov in s tem podlage bodoče informacijske rešitve, ki pa lahko oziroma je zaželeno, da sam proces poenostavi v točkah, kjer je to mogoče zaradi vpeljave informacijske rešitve.
Kontekstni diagram ne pojasnjuje podrobno načina izvajanja socialne aktivacije, ampak podaja okvir znotraj katerega iščemo IKT rešitev. V središče postavlja koordinatorja Socialne aktivacije (KSA), preko katerega tečejo vse ključne aktivnosti in dokumenti, ter mora biti na tekočem z vsem, kar se z udeležencem dogaja skozi celoten proces.
Ikone dokumentov so namenjene označevanju ključnih obrazcev, vlog, dokumentov ali gradiv, ki so predmet podpore socialne aktivacije. Ključne aktivnosti deležnikov predstavljajo oranžni kvadrati. Roza kvadrati predstavljajo elemente nadzora oziroma spremljave nad procesom, modri pa elemente poročanja, ki jih izvajajo posamezni deležniki.
10
Slika 1: Kontekstni diagram IKT rešitve
11
12
Opis in razumevanje kontekstnega diagrama se začne na levi strani pri udeležencu SA. Izbor potencialnih kandidatov pripravljajo CSD-ji in UD-ji, na osnovi seznama potencialno ustrezajočih oseb, ki jih na podlagi določenih kriterijev naredi ministrstvo. CSD-jem je ta seznam dostopen v aplikaciji IS SCD v modulu DP (denarna pomoč), UD-jem pa ministrstvo posreduje ta seznam na podlagi njihove zahteve, skladno s sklenjenim dogovorom med ministrstvom in ZRSZ.
SCD in UD potencialnim udeležencem pošljejo vabila na informativno delavnico oziroma srečanje, ki ga organizira KSA. Na informativnem srečanju potencialni udeleženec izpolni in podpiše soglasje za obravnavo oziroma vključitev, ki predstavlja pravno podlago, da se osebo sploh lahko evidentira in o njej vodi in zbira podatke. To soglasje KSA zdaj evidentira v dokumentarni sistem ministrstva (SPIS), vendar mora to na ustrezen način biti vključeno v bodočo informacijsko rešitev.
Sledijo individualni razgovori med potencialnim udeležencem in KSA, z namenom priprave individualnega dogovora, napotitve v ustrezni program pri zunanjem izvajalcu, ter podpis tripartitne pogodbe med udeležencem, izvajalcem in ministrstvom.
Izvajalec pripravi izvedbeni načrt za vključeno osebo, ki ga mora posredovati KSA. Po vključitvi udeleženca v program, izvajalec mesečno pripravlja in pošilja individualna poročila za vsakega udeleženca, jih pošilja KSA, le ta pa jih posreduje ministrstvu (sedaj v dokumentarni sistem SPIS). Ob koncu programa izvajalec pošlje končno poročilo individualnega izvedbenega načrta za vsako osebo, prav tako KSA, le ta pa jih vnese v SPIS.
Poseben modul aplikacije mora izvajalcu omogočati spremljanje prisotnosti in obračun denarnih prejemkov.
3.2 SKUPINE UPORABNIKOV, KI BODO UPORABLJALI APLIKACIJO• Koordinatorji programa Socialna aktivacija (48+4);• Vodje KSA-jev in ostali zaposleni na MDDZS (okoli 15 uporabnikov);• Zunanji izvajalci programov (okoli 200 uporabnikov).
Prikaz vsebin v aplikaciji bo definiran glede na razvrstitev uporabnika, ki bo vstopal v aplikacijo.
Naročnik lahko določi tudi nove vrste uporabnikov in institucij, ki bodo dostopali do aplikacije, v kolikor se bo izkazalo, da bi to izboljšalo sam proces dela oziroma bi se izkazala potreba po tem.
KSA, njihovi vodje in uporabniki na strani pogodbeno vezanih zunanjih izvajalcev ter uporabniki na strani vzdrževalca aplikacije lahko dostopajo samo do vsebin namenjene posamezni skupini prijavljenih uporabnikov. Vsebine morajo biti vsebinsko ustrezno prilagojene posamezni skupini uporabnikom. Posamezni uporabnik bo imel na voljo le informacije, katere potrebuje pri svojem rednem delu. Ob prijavi morajo imeti omogočen dostop do spletne programske opreme po principu enkratne prijave.
Glede na različne subjekte, ki bodo vstopali v aplikacijo je potrebno ustrezno omejiti njihove pravice. Od vodje Projektne enote za delovanje Sociale aktivacije (PE SA) do zaposlenih v PE SA na MDDSZ ter KSA, do izvajalcev programov.
3.3 ARHITEKTURNE IN TEHNOLOŠKE SMERNICE K IZGRADNJI NOVEGA IS
3.3.1 Dostop do aplikacijeDostop do aplikacije Socialna aktivacija bo za uporabnike MDDSZ preko internega državnega komunikacijskega omrežja HKOM, po potrebi pa tudi izven omrežja HKOM z uporabo digitalnega spletnega potrdila SIGOV-CA.
3.3.2 Splošne smernice za razvoj aplikacijeNaročnik želi, da izvajalec uporabi čim več razpoložljivih gradnikov:
13
sistem Zastavic za izmenjavo podatkov (spletni servis za obveščanje o atributih npr. sprememba naslova, če je oseba umrla, idr.);
Varnostna shema MDDSZ.
Z željo po standardizaciji oblike in strukture, naj izbrani izvajalec uporabi skupni repozitorij specifikacij, referenčni proces oz. koncept, ki združuje sistemska in razvojna opravila, skupni podatkovni slovar, vzorčno implementacijo referenčne arhitekture, kakor tudi orodje za avtomatizirano testiranje izvorne kode.
Okvirni procesi, struktura podatkov in šifranti, ki so predvideni za vnos podatkov ter podatkovna polja v okviru posameznega procesa, bodo podrobneje dogovorjeni in opredeljeni tekom izvajanja začetnih aktivnosti predmetnega javnega naročila z izbranim izvajalcem.
3.3.3 Arhitekturne smerniceArhitektura sistema mora biti spletna, več-nivojska (podatkovna zbirka, aplikacijski strežniki, spletni strežniki, spletni brskalnik). Nekateri deli aplikacije so zaprti za 'zunanje' uporabnike (dostop le iz privatnega državnega omrežja HKOM).
Na strani odjemalca je predvidena uporaba spletnega brskalnika, ki sodi med širše uporabljene (delovati mora na brskalnikih Internet Explorer ali nasledniki, Mozzila Firefox, Google Chrome). Informacijska rešitev, ki je predmet tega naročila mora delovati brez uporabe posebnih odjemalcev ali vtičnikov, razen ko tako eksplicitno določi naročnik v razpisni dokumentaciji.
Zunanji izvajalci programov bodo dostopali do aplikacije na podlagi digitalnih potrdil (ni potrebno, da bi imeli dostop do HKOM omrežja).
Zahteve na strani odjemalca so naslednje:
- odjemalec deluje v različnih ločljivostih. Aplikacija se mora prilagajati nastavitvam ločljivosti ekrana (npr. z uporabo Bootstrap knjižnice na front-end);
- odjemalec deluje v okviru enega ekranskega okna; rešitve naj vsebujejo minimalno uporabo drsnikov;
- orodne in druge vrstice na odjemalcu morajo biti izklopljene; navigacija med posameznimi stranmi (naprej, nazaj …) ter izpisovanje na papir mora biti implementirana z uporabo gumbov;
- izhod iz aplikacije mora biti implementiran tako, da se po uporabi odjemalca vzpostavijo predhodni parametri spletnega brskalnika;
- odjemalec mora biti uporabniku prijazen; uporaba grafike se dogovori z izbranim izvajalcem.
3.3.4 Tehnološke smerniceAplikacija Socialna aktivacija bo nameščena na infrastrukturo, ki se nahaja na Ministrstvu za javno upravo (MJU), Tržaška cesta 21, 1000 Ljubljana in je v uporabi MDDSZ. Tehnologije in programske opreme za razvoj aplikativnih modulov aplikacije Socialna aktivacija morajo biti skladne z tehnologijami (operacijski sistem, razvojna programska oprema, podatkovna baza), ki delujejo na MJU.
Ponudnik mora smiselno upoštevati zadnje verzije naslednje dokumentacije Ministrstva za javno upravo, Direktorata za informatiko in e-storitve (MJU):
PRILOGA T1: Tehnološko okolje centralne strežniške infrastrukture - Generične Tehnološke Zahteve (GTZ);
PRILOGA T2: Generične Tehnološke Zahteve (GTZ-LOP) za licenčne in odprtokodne produkte plačljivega modela
PRILOGA T3: Spletni servisi: Izhodišča za postavitev spletnih servisov; PRILOGA T4: RTP (Razvoj Test Produkcija): Politika v zvezi z namestitvami
informacijskih sistemov na skupno strežniško infrastrukturo s prilogami;
14
Dokumentacija MJU je priloga teh Tehničnih specifikacij.
Predvidena je postavitev aplikacije v okolju s ciljno infrastrukturo za testno in produkcijsko okolje na MJU:
relacijska podatkovna zbirka: Oracle RDBMS 12c Enterprise Edition; za aplikacijski nivo sistema je predvideno javansko strežniško izvajalno J2EE okolje
oziroma .NET okolje verzije 3.5 ali višje.
Uporabljeni naj bodo sodobni, odprti in neodvisni tehnološki standardi in specifikacije pri razvoju spletnih rešitev. Izvajalec naj v ponudbi predlaga in utemelji izbiro posameznih tehnologij. Uporaba tehnologij, ki bi povzročila naročniku in/ali zunanjim uporabnikom sistema dodatne stroške (npr. za licence) oz. spremembo njegovega tehnološkega okolja, ni dopustna.
Pred začetkom izvajanja predmeta javnega naročila bo naročnik izvedel skupni sestanek, na katerem bodo prisotni predstavniki MDDSZ, izbranega izvajalca in MJU, z namenom, da uskladijo tehnološke in tehnične zahteve ter da se dogovori glede pogojev gostovanja na infrastrukturi MJU in samega operativnega izvajanja.
3.3.5 Integracije z drugimi ISAplikacija se bo morala na različnih nivojih povezovati ali generirati podatke za uporabo v naslednjih informacijskih sistemih:
IS CSD (povezava mora biti vzpostavljena v razvojni fazi aplikacije); dokumentni sistem MDDSZ (povezava je predmet nadgradenj, podrobnosti bodo znane
kasneje); IS ZRSZ (povezava je predmet nadgradenj, podrobnosti bodo znane kasneje); e-MA (povezava je predmet nadgradenj, podrobnosti bodo znane kasneje);.
Z IS CSD se bo aplikacija povezovala v osnovi od samega začetka, ker je to nujno potrebo zaradi zagotavljanja konsistentni vnesenih podatkov o udeležencih v IS SA. Z ostalimi IS pa se bo aplikacija povezala kasneje, zato te zahteve še niso natančno poznane in so predmet nadgradenj.
3.3.5.1 Integracija z IS CSDAplikacija SA se bo v določenem obsegu že od vsega začetka povezovala z drugimi informacijskimi sistemi, v prihodnosti pa naj bi bil celoten projekt socialne aktivacije umešen v delo CSD-jev, zato je potrebno aplikacijo razviti z zavedanjem, da mora biti kompatibilna s tehnološkim okoljem, ki ga CSD-ji uporabljajo, to je informacijski sistem IS CSD, zato, da se bo aplikacija SA kasneje, ko bo to potrebno, v večjem obsegu povezovala z njim.
Aplikacija se bo preko Distribucijskega modula ob ustrezni pravni podlagi povezovala na informacijski sistem Centrov za socialno delo (IS CSD) in na podlagi EMŠA preverila pravilnost pridobljenih podatkov oziroma pridobila točno določene podatke, za katere bo udeleženec podpisal soglasje, v zbirkah podatkov, ki jih vodi in upravlja MDDSZ.
KSA na osnovi eksplicitne izjave oz. pisne odobritve posameznika pridobivajo njegove osebne podatke iz zbirk podatkov naslednjih upravljavcev:
MDDSZ – podatke iz ISCSD2 (npr. osebno ime, EMŠO, davčna številka, stalno ali začasno prebivališče, naslov za vročanje). Končen nabor podatkov bo opredelil naročnik.
Aplikacija mora omogočati:
dostop do vnesenih podatkov o potencialnih udeležencih in dejanskih udeležencih mora temeljiti na osnovi integracije z Varnostno shemo MDDSZ.
15
3.3.5.2 Integracija z dokumentnim sistemom MDDSZV procesu Socialne aktivacije nastajajo dokumenti, ki morajo biti v skladu z zakonodajo evidentirani v dokumentni sistem. Sedaj se za te potrebe uporablja SPIS, je pa ta sistem v fazi zamenjave oziroma novi dokumentni sistem, ki ga bo nadomestil, je trenutno v fazi razvoja.
Nekateri pomembni dokumenti, ki nastanejo v procesu SA (npr. Soglasje, vabilo, tripartitna pogodba, zaključno poročilo), bodo tako morali biti v vsakem primeru zavedeni v aktualni dokumentni sistem (bodisi SPIS bodisi sistem, ki ga bo zamenjal).
Vzpostaviti bo potrebno povezavo med IS SA in dokumentnim sistemom za prenos metapodatkov o udeležencih SA oziroma o dokumentih, ki pripadajo tem udeležencem (npr. signirna številka, ki se generira v dokumentnem sistemu bo morala biti uparjena s številko udeleženca v aplikaciji SA). Omogočena bo morala biti izmenjava dokumentov med obema sistemoma, da ne bo podvajanja dela – skenirane dokumente, ki se bodo vnesli v dokumentni sistem, bo mogoče izvoziti v IS SA.
Povezava z dokumentnim sistemom je predmet nadgradenj, podrobnosti bodo določene naknadno.
3.3.5.3 Integracija z informacijskim sistemom ZRSZKSA si izmenjujejo podatke s CSD-ji in UD-ji v fazi nabora kandidatov za socialno aktivacijo, kasneje pa poteka izmenjava, ko KSA obveščajo CSD-je in UD-je o statusih udeležencev v programe SA.
Aplikacija SA bo morala znati generirati sezname teh oseb v takšni obliki, da jih bosta IS sistema CSD-jev in UD-jev znala procesirati – najverjetneje bo šlo za XML obliko.
Vzpostaviti bo potrebno spletni servis med IS SA in IS ZRSZ za izmenjavo podatkov o statusu udeležencev SA.
Povezava oziroma spletni servis z IS ZRSZ je predmet nadgradenj, podrobnosti bodo določene naknadno.
3.3.5.4 Integracija z e-MA Zunanji izvajalci programov oddajajo dokumentacijo (zahtevke za izplačilo) za poplačilo stroškov in storitev preko aplikacije e-MA. Pri tem morajo kot prilogo oddati podatke o udeležencih (liste prisotnosti, upravičene nagrade). IS SA mora znati generirati določen nabor podatkov, ki jih bomo specificirali, ko bo to potrebno, na način, ki bo primeren za uvoz v IS e-MA.
Povezava z IS e-MA je predmet nadgradenj, podrobnosti bodo določene naknadno.
3.4 PROCESNI OKVIRProcesna slika prikazuje deležnike-akterje, ki izvajajo ključne aktivnosti ter tok dokumentov, ki je na povezavah med posameznimi aktivnostmi.
Za namen razumevanja samega procesa projekta Socialna aktivacija, dodajamo kot prilogi k tem tehničnim specifikacijam, dokument PRILOGA T7_Navodila in priloga obrazci za delo koordinatorjev SA.docx.
16
3.4.1 Shema procesa Socialna aktivacija
17
18
3.4.2 Sheme podprocesov Socialna aktivacija
19
20
21
22
3.4.3 Statusi udeležencev SAGlede na to v kateri fazi procesa se nahaja udeleženec SA, so predvideni naslednji statusi s katerimi je označen udeleženec v aplikaciji:
1. V obravnavi (v obravnavi je oseba od podpisa soglasja do podpisa pogodbe)2. Vključen (od podpisa pogodbe do izstopa/izhoda)3. Predčasno zaključen (odstop od pogodbe, pozitiven/negativen izhod tekom programa)4. Zaključen pri izvajalcu5. Zaključen pri KSA (dokončan program)6. Spremljanje7. Ponovna vključitev (udeleženca v program)
V aplikaciji se pri udeležencih SA vedno (na vsaki ekranski maski) pojavi jasna oznaka glede statusa udeleženca.
KSA bi imel dostop do vseh statusov. Izvajalec samo od statusa vključen.
3.4.4 Funkcionalnosti aplikacije namenjene zunanjim izvajalcem programovIzvajalci programov morajo imeti možnost uporabe aplikacije SA v delu, ki se navezuje na izvajanje programov in obračuna stroškov, statistik (omejeno).
Spremljali bodo napotene vključene osebe in dopolnjevali individualni izvedbeni načrt in mesečna poročila, ki jih pripravi in dopolnjuje izvajalec.
Vnašali bodo prisotnost udeležencev na posameznih programih zaradi obračuna potnih stroškov in nagrad. Poseben modul aplikacije mora biti namenjen vodenju prisotnosti udeležencev, pri čemer bo omogočen vnos in hramba skeniranih list prisotnosti. Aplikacija naj ima implementiran avtomatični izračun kilometrine oziroma potnih stroškov.
Razvidno mora biti kateri KSA je pristojen za določenega udeleženca. Razvidni morajo biti kontaktni podatki KSA, da ga izvajalec lahko kontaktira. Aplikacija mora omogočati, da se udeležencu zamenja KSA.
Aplikacija podpira možnost stalnega komuniciranja med KSA in zunanjim izvajalcem. Aplikacija mora ob novem sporočilu o tem obvestiti uporabnika na ustrezno jasen način z opozorilom na ekranski maski.
3.4.4.1 Obdelave stroškov v IS SAObračunavanje potnih stroškov, prehrane in nagrad se bo v sistemu izvajalo avtomatsko. Pravna podlaga za povračilo potnih stroškov, prehrane ter izplačilo nagrade bo sklep ministrice, sprejet na podlagi 79. člena Zakona o socialnem varstvu (ZSV).
Pri tem je potrebno razlikovati med dolgimi in kratkimi programi. Pri kratkem programu je udeleženec upravičen do potnih stroškov in prehrane, medtem ko pri dolgih programi še do nagrade.
V sistemu bo stalni/začasni naslov in dejanski naslov prebivanja udeležencev in tudi naslov lokacije izvajanja programov. Na podlagi tega bo aplikacija lahko avtomatsko izračunala strošek prevoza, ki se udeležencem povrne. V šifrantu mora biti možnost popravljanja parametra, ki vpliva na višino priznanega stroška po kilometru.
Na presečni datum, ki ga določi ministrstvo bo pristojna oseba na MDDSZ pognala obdelavo (poizvedbo) po bodisi po posameznem zunanjem izvajalcu SA bodisi za vse zunanje izvajalce SA kumulativno, ki bo podlaga za izplačila izvajalcem. Funkcionalnost obdelave mora omogočati preglede stroškov po kategoriji (potni stroški/nagrade), po posameznih udeležencih SA, zunanjih izvajalcih programov SA, po presečnih datumih ali kumulativno. Omogočena mora biti možnost izpisa na ekran, izpisa na papir in izvoz v MS Excel in Word.
3.4.4.2 Podpora programom SA v fazi izvajanjaIS SA mora vsebovati register programov SA, ki ga bodo vsak za svojo regijo polnili KSA. Omogočena mora biti določitev in spremljanje veljavnosti programov, da se ne bi napotovalo ljudi na tiste programe, ki bodo prehitro potekli (parameter trajanja programa v registru). Vsebina registra programov je okvirno definirana v PRILOGI T5 Tabela za pregled programov.xlsx, ki je del te razpisne dokumentacije, podrobneje pa bo definirana v fazi PZI.
Vsebovane morajo biti tudi naslednje funkcionalnosti:
Možnost napotitve posamezne povabljene osebe na definirane kratke in dolge programe (določiti kontrole koliko jih lahko obiskuje);
Ločitev programov SA po trajanju (dolgi in kratki); Kontrola na maksimalno število udeležencev napotenih na posamezen program; Kontrola, da na posamezni program ne bo napoteno premajhno število oseb. KSA mora imeti na razpolago pregled koliko je posamezni program že zaseden in da
aplikacija jasno opozori uporabnika na to, da se zasedenost programa bliža mejni vrednosti; Omogočena mora biti možnost prehoda med programi, vendar le ob nadzoru in usmeritvi
KSA. Podlaga za prehajanje med programi je podpisano novo soglasje, revidiran individualni dogovor in nova pogodba. Revizijske sledi in beleženje popravkov (določiti jasne razmejitve glede beleženja kazalnikov izhodov/izstopov);
Izvajalci programov lahko v aplikaciji vidijo samo tiste osebe, ki so napoteni k njemu v program.
3.4.4.3 Krajevna pristojnostNačeloma se dela po principu krajevne pristojnosti na regijskem nivoju. Ne sme biti omejitve, da uporabnik hodi na programe izven svoje krajevne pristojnosti/regije na podlagi dogovora z izvajalcem.
3.4.4.4 Izhodni obrazciIzhodni obrazci bodo v obliki docx, rtf, xlsx, pdf in se kreirajo v skladu s celostno podobo MDDSZ in evropsko kohezijsko politiko. Vsebino obrazcev bo podal naročnik.
3.4.5 Predvideni dokumenti in obrazci procesa Proces predvideva naslednje dokumente oziroma obrazce, ki se v procesu pojavljajo glede na časovno dinamiko samega procesa oziroma glede na to kje v procesu SA se nahaja udeleženec SA, ter ali gre za vhodni ali izhodni dokument/obrazec v sistem. V zadnjem stolpcu je označen še status udeleženca SA glede na dokument/obrazec.
Sistem oziroma aplikacija naj vsebuje posamezne maske za procesiranje teh dokumentov oziroma obrazcev.
Tabela 6: Predvideni dokumenti/obrazci procesa
Št. Ime dokumenta/obrazca Vhodni/izhodni dokument/obrazec
Status udeleženca SA
1. Soglasje za uporabo osebnih podatkov
Vhodni (samo podpis udeleženca)
V obravnavi
a. Zapisi – razgovori in aktivnosti Vhodni /2. Individualni dogovor Izhodni (prejme ga
udeleženec in izvajalec)
V obravnavi
3. Pogodba o vključitvi v program SA
Vhodno/izhodni Vključen
4. Individualni izvedbeni načrt izvajalca
Vhodni Vključen
5. Spremljanje udeleženca Vhodni/izhodni Vključen6. Mesečna poročila Vhodni Vključen7. Dokumentacija za izračun Vhodni Vključen
24
nagrade, prevoza in prehrane (liste prisotnosti)
8. Izpisi za nagrado in povračilo drugih stroškov za udeležence SA
Izhodni Vključen
9. Končno poročilo Vhodni (izvajalec SA) Zaključen pri izvajalcu SA10. Potrdilo o opravljenem programu
SAIzhodni (pripravi KSA) Zaključen pri izvajalcu SA
11. Zaključno poročilo Izhodni (KSA) Zaključen pri KSA12. Obvestilo o prenehanju
obiskovanja programa SAVhodni (Izvajalec SA) Predčasno zaključen
13. Vabilo na razgovore Izhodni (KSA) V obravnavi/vključen/zaključen pri izvajalcu
14. Dopis preverjanja stanje udeleženca na 28. dan
Vhodni (izvajalec) Zaključen pri izvajalcu
15. Izjava o prekinitvi pogodbe o vključitvi osebe v poskusno izvajanje programa socialne aktivacije
Izhodni (KSA) Predčasno zaključen
16. Odstop od pogodbe Izhodni (KSA) Predčasno zaključen17. Sporazum o prekinitvi pogodbe Izhodni (KSA) Predčasno zaključen
Vsi osebni podatki, ki so določeni za zbiranje, se zberejo tako za dolge in kratke programe.
Utemeljitev: Osnovni podatki so potrebni za dolge in kratke programe. Vsebinski podatki so potrebni za dokončno odločitev ali osebo vključimo v dolge ali kratke programe.
Vsi predvideni obrazci bi bili dani v zavihke na ekranskem prikazu (maski), glede na povezano in dopolnjujočo vsebino po sledečih sklopih:
1. SklopSoglasje za uporabo osebnih podatkov in individualni dogovor, vabila za razgovore;
2. SklopPogodba o vključitvi osebe, individualni izvedbeni načrt, lista prisotnosti, izračuni in izpisi nagrade in drugih prejemkov, vabila na razgovore, spremljanje udeleženca s strani KSA in izvajalca, mesečna poročila, obvestilo o prenehanju obiskovanja programa;
3. SklopKončno poročilo, zaključno poročilo, vabila na razgovore, potrdilo v udeležbi v programu SA.
Na vsaki maski naj bo prostor za opombo (omogočena mora biti možnost zapisa vsaj treh stavkov), ki služijo kot uradni zaznamek.
3.4.6 Opis dokumentov oziroma obrazcev procesa
1. SOGLASJE ZA UPORABO OSEBNIH PODATKOV – vhodni dokument (potreben podpis udeleženca)
To je prvi dokument s katerim se odpre zadeva in udeleženec dovoli obravnavo. Soglasje je vhodni dokument v aplikacijo in se ga vnese kot skenirani dokument.
25
Enako za dolge in kratke programe. Razlika bo v številu in intenzivnosti razgovorov. Dokumentacija in proces je enak za oba tipa programov.
V vlogi udeleženec SA navede vse potrebne podatke in podpiše soglasje za uporabo in zbiranje le-teh. Na vlogi za vključitev mora biti posebej izpostavljeno in dano posebno pisno soglasje, da oseba soglaša s preverjanjem/prenosom podatkov iz IS CSD in z upravljanjem podatkov.
Obravnava udeleženca se lahko začne s podpisanim soglasjem. Je pogoj za vso nadaljnjo obravnavo.
Soglasje pripravi naročnik.
2. ZAPISI RAZGOVOROV IN AKTIVNOSTI in DODATNI RAZGOVORI (DNEVNIK RAZGOVOROV) – vhodni dokument (povezava s točko 13 – Vabila na razgovore)Dokument je enak za dolge in kratke programe. Razlika bo v številu in intenzivnosti razgovorov. Dokumentacija in proces je enak.
Pomembno: vseskozi je mogoče dnevnik razgovorov dopolnjevati. Jasno mora biti razvidno kaj in kdo je popravljal – glede na dane pravice. Vsi razgovori se v dnevnik beležijo od statusa v obravnavi.
Navodila, bodo vsebovala vsebinske usmeritve za vodenje razgovora s strani KSA.Namen prvega razgovora je priprava individualnega načrta in odločitve glede vključitve v ustrezni program SA.
Sistem omogoča tudi vodenje dodatnih razgovorov, ki se beležijo. Sistem bo zasnovan tako, da se vodi dnevnik razgovorov. V dnevniku razgovorov so vpisana tudi vabila na razgovore pod tč. 13 (ki so lahko telefonska – možnost zabeležke klica, pisna in elektronska vabila).
Zapis in vodenje razgovora je različno glede na vključitev v dolgi ali kratki program SA. Odločitev o tem sprejme KSA na podlagi razgovora z udeležencem SA. Računalniški program mora omogočiti ločitev med vsemi vrstami programov SA.
3. INDIVIDUALNI DOGOVOR - izhodni dokument, KSA
Kratki programi bodo imeli krajši - ne toliko obsegajoč in zahteven individualen dogovor. Predvideni sta dve predlogi za individualni dogovor.
Dogovor ima 2 različna statusa:1. V pripravi2. Zaključen/podpisan.
Po izvedbi razgovora in na podlagi v razgovoru vpisanih informacij, ter podatkov že pridobljenih na podlagi soglasja, se pripravi individualni dogovor. Individualni dogovor in načrt podpišeta KSA in vključena oseba.
Obliko in vsebino je pripravil naročnik.
4. POGODBA O VKLJUČITVI V PROGRAM SA – vhodni/izhodni dokument
Pogodba o vključitvi v program bo pripravljena za vse vrste programov.
Na podlagi individualnega dogovora KSA pripravi pogodbo, ki jo podpišejo udeleženec SA, izvajalec in pristojna oseba na MDDSZ.
26
Na podlagi vnesenih podatkov bo aplikacija izpisala pogodbo, ki jo bodo podpisali zgoraj navedeni. Na podlagi podpisane pogodbe se izvede vključitev v program.
Predlog pogodbe o vključitvi v SA pripravi naročnik.
5. INDIVIDUALNI IZVEDBENI NAČRT IZVAJALCA– vhodni dokument (izvajalec)
Narejen bo na osnovi informacij o upravičencu, ki bodo izvajalcu na razpolago v aplikaciji SA.
Individualni izvedbeni načrt ima 2 različna statusa:1. V pripravi2. Zaključen/podpisan.
Opomba: Aplikacija mora delovati tako, da bodo določeni – dogovorjeni podatki, ki bodo navedeni v soglasju, ki ga podpiše vključena oseba, neposredno dostopni izbranemu izvajalcu programov, da bo lahko na podlagi tega oblikoval natančni individualni načrt za posamezno vključeno osebo.Ta individualen izvedbeni načrt, ki ga pripravi izvajalec, mora biti viden KSA-ju in povezan z individualnim dogovorom, ki ga pripravi KSA.
Naročnik je pripravil predlog vnosov za individualni načrt izvajalca.
6. MESEČNA POROČILA O NAPREDKU – vhodni dokument (izvajalec)Na voljo mora biti posebna ikona »Poročila izvajalca«. V dnevnik se bodo beležile informacije, ki ne bodo vključena v redna poročila. Tudi izvajalec bo imel dostop do dnevnika ampak samo v delu, ki je potreben, da bo lahko vnašal sporočila in videl odgovore na ta sporočila.
Izvajalec mesečno poroča o napredku z vnosom v aplikacijo.
Opomba: Nujna je povezava z individualnim načrtom. V individualnem načrtu se napišejo konkretni cilji in časovnica doseganja le teh, poročilo pa mora slediti zapisanemu.
Naročnik je pripravil predlog vnosov za napredek.
7. DOKUMENTACIJA ZA IZRAČUN NAGRADE, PREVOZA IN PREHRANE (LISTE PRISTONOSTI) – vhodni dokument (izvajalec)Za dolge in kratke programe – kratki programi ne bodo imeli nagrade, imajo pa prevoz in prehrano (upoštevati možnost, da pride do spremembe do nagrajevanja v kratkih programih).
Pomembno: v tej fazi ne bo uradnega preverjanja ali so vneseni podatki o posamezniku skladni z dejansko listo prisotnosti in s tem povezave te aplikacije z E-MA. Preverjanje bo izvedeno ob vložitvi zahtevka za plačilo v okviru celotnega programa. V aplikacijo se ne bodo skenirale liste pristnosti, ampak bo aplikacija omogočala vnos podatkov za udeležence, da bo na podlagi vnesenih podatkov preko aplikacije izveden izračun potnih stroškov, nagrade in prehrane.
Dokumentacijo vnaša izvajalec programov.Izvajalec bo na v vnaprej pripravljeni podlagi v aplikaciji dnevno vnašal število ur prisotnosti posameznika v programu. Vnos bo omogočal še informacije potrebne za izračun nadomestila za prevoz in prehrane.
27
Ker je predvideno tedensko izplačevanje v gotovini s strani izvajalca, bo aplikacija morala podpirati dnevne obračune in končni mesečni obračun. Ob vnosu bo izvajalec s klikom na ikono potrdil in prevzel odgovornost, da so vneseni podatki pravilni in skladni z listami prisotnosti, ki bodo del zahtevka za povračilo– s tem opozorilom ga seznanimo, da morajo biti vneseni podatki skladni s podatki, ki bodo sporočeni MDDSZ. Lista pristnosti se bo skenirala v aplikacijo.
Izvajalec mora obvezno, preko šifranta, vnesti dneve odsotnosti in sicer ima možnost, da jih navede kot opravičene ali kot neopravičeno odsotnost. Če izvajalec nima informacije ali je odsotnost opravičena ali ne, navede samo da je bil izostanek, naknadno pa dopolni ali je izostanek bil neupravičen ali upravičen, pri čemer mora biti da je jasno napisano zakaj. Pri opravičeni odsotnosti navede razloge, ki so našteti v pogodbi.Podatki se vnašajo po urah – število ur prisotnosti za vsakega udeleženca. Število ur je podlaga za izračun nagrade (glede na število ur prisotnosti) in tudi za izplačilo dodatka za prehrano.Izvajalec bo vnašal podatek potreben za izračun povračila prevoznih stroškov.
Liste – dokumentacijo pripravi naročnik.
8. IZPISI ZA NAGRADO IN POVRAČILO DRUGIH STROŠKOV ZA UDELEŽENCE SA – izhodni dokument (izvajalec)
Za dolge in kratke programe – kratki programi ne bodo imeli nagrade, imajo pa prevoz in prehrano.
Na podlagi dnevno vnesenih podatkov o prisotnosti posameznih udeležencev SA, aplikacija naredi izračun za posameznega udeleženca. Na podlagi teh izračunov/obračunov izvede izvajalec programov dnevna izplačila.
Mesečni in tedenski izpis bo poimenski za vsakega udeleženca (podobno kot plačilna lista) in bo vseboval:
- Naziv programa- Izvajalec- Trajanje programa- Mesec obračuna- Ime in priimek vključenega- Tabelo po številu ur in dnevih- Znesek nagrade, prevoza in prehrane- Informacija o številu opravičeno in neopravičeno odsotnih dni.
Dnevni izpis bo vseboval:- Naziv programa- Izvajalec- Trajanje programa- Dan obračuna- Ime in priimek vključenega- Informacijo o številu ur v konkretnem dnevu- Znesek nagrade, prevoza in prehrane - Informacija o številu opravičeno in neopravičeno odsotnih dni.
Obliko izpisa pripravi naročnik.
28
9. KONČNO POROČILO IZVAJALCA – vhodni dokument (izvajalec)Za kratke programe bo oblikovana posebna - preprostejša predloga – vhodna maska za končno poročilo. Poročilo ima 2 različna statusa:
1. V pripravi2. Zaključen/podpisan.
Končno poročilo ob koncu programa aktivacije za posameznega udeleženca pripravi izvajalec programov. Spremljanje poteka od zaključka programa do terminsko določenega roka spremljanja udeleženca.
Opomba: vsebinsko se bo končno poročilo moralo navezovati na individualni izvedbeni načrt. Pomembno: Izvajalec bo imel v svoji pogodbi obvezo, da v določenem časovnem obdobju še dela z udeležencem na izhodih.
Obliko in vsebino pripravi naročnik.
10. POTRDILO O OPRAVLJENEM PROGRAMU SA – izhodni dokument
KSA takoj po koncu programa, pripravi potrdilo o udeležbi v programu za udeleženca, ki mu služi kot dokazilo, v kolikor bi ga potreboval.
Pomembno: potrdilo mora vsebovati vsebino, ki jasno opredeli napredek in pridobljene kompetence, da s tem potrdilom lahko upravičenec jasno izkazuje pridobljena znanja. Ne samo potrdilo, da je obiskoval in zaključil program!Vsebina mora biti povezana s poročili – kjer bo naveden napredek osebe.
Vsebino in obliko pripravi naročnik.
11. ZAKLJUČNO POROČILO – vhodni dokument (KSA)Za kratke programe bo oblikovana posebna - preprostejša predloga za končno poročilo.
Zaključno poročilo pripravi KSA. Zaključno poročilo pomeni dejanski zaključek udeleženca v terminsko določenem časovnem obdobju spremljanja od dneva zaključka programov. Poudarek bo na obdobju spremljanja – s tem bo to vsebinska nadgradnja končnega poročila s strani izvajalca. Aplikacija mora podpirati povezavo med zaključnim poročilom izvajalca in končnim poročilom – vse mora videti KSA (tako kot individualni izvedbeni načrt). Zaključno poročilo dobi tudi Enotna vstopna točka (EVT) – CSD ali UD.
V aplikaciji mora obstajati možnost, da se o posameznem udeležencu na vpogled združi in tudi izpiše vse relevantno – od individualnega dogovora do zaključnega poročila.
Aplikacija pa mora prav tako omogočati izpis samo zaključnega poročila za posameznega udeleženca.
Obliko in vsebino zaključnega poročila pripravi naročnik.
12. OBVESTILO O PRENEHANJU OBISKOVANJA PROGRAMA SA – vhodni dokument – izvajalecZa dolge in kratke programe.
29
V primeru neopravičljive odsotnosti, kot je navedena v pogodbi med MDDSZ in udeležencem v programu se mora le-ta zabeležiti. Izvajalec vnese informacijo o odsotnosti.
Vsebinsko opozorilo: V pogodbi mora biti natančno določeno kaj se šteje kot neopravičena odsotnost.
Obliko pripravi naročnik.
13. VABILO NA RAZGOVORE – vhodni dokument – KSASe pripravi za dolge in tudi za kratke programe.
Oblikuje se predloga in je del dnevnika. Posebej se označi, datum, način vabljenja in razlog – vsebina.Ta predloga / obrazec se uporablja za vabljenje na razgovore h KSA za vse faze obravnave in v času vključitve ter v času spremljanja.
Vabilo pripravi naročnik.
14. DOPIS PREVERJANJA STANJE UDELEŽENCA NA 28. DAN
Dokument, ki ga bo pripravil naročnik, izvajalec izpolni v aplikaciji.
15. IZJAVA O PREKINITVI POGODBE O VKLJUČITVI OSEBE V POSKUSNO IZVAJANJE PROGRAMA SA
Dokument, ki ga bo pripravil naročnik, KSA izpolni v aplikaciji.
16. ODSTOP OD POGODBE O VKLJUČITVI OSEBE V POSKUSNO IZVAJANJE PROGRAMA SOCIALNE AKTIVACIJE
Dokument, ki ga bo pripravil naročnik, KSA izpolni v aplikaciji.
17. SPORAZUM O PREKINITVI POGODBE O VKLJUČITVI OSEBE V POSKUSNO IZVAJANJE PROGRAMA SA
Dokument, ki ga bo pripravil naročnik, KSA izpolni v aplikaciji.
3.4.7 Izpisi aplikacijeAplikacija mora omogočati poizvedbe nad podatki, ki jih bo znala v ustrezni obliki izpisati. Omogočeni morajo biti izpisi v Excel tabele, Adobe PDF, tisk na papir:
1. Izpis numeričnih podatkov udeležencev SA po izvajalcu SA programov;2. izpis numeričnih podatkov udeležencev SA po vsebini (kratki, dolgi programi; …);3. izpis numeričnih podatkov udeležencev SA po strokovnih vodjih (pri izvajalcu programov);4. izpis (s strani KSA v aplikacijo vnesenih podatkov):5. datum vključitve v program ;6. datum zaključka vključenosti v programu;7. status na trgu dela na 28. dan po zaključku programa;8. Izpis numeričnih podatkov udeležencev SA po koordinatorjih9. izpis numeričnih podatkov udeležencev SA po udeležencih;
30
10. poročilo o realiziranih kazalnikih operacije;11. splošni kazalnik rezultata, pregled po splošnih kazalnikih učinka (glejte PRILOGO T6 Podatki,
statistika.xlsx) 12. šifrante (npr. šifrant programov – opis vsebine, število prostih mest (ki se ažurno spreminja),
šifrant izvajalcev – nacionalni nivo, po regijah, in še delitev na V in Z, idr.) ažurno spreminjajo s pravicami določeni zaposleni v projektni enoti.
13. Drugi potrebni izpisi:a. Tabele letno poročilo, polletno poročilo, kazalniki učinka in kazalniki rezultata,
kazalniki učinka in kazalniki rezultata za udeležence operacij, ki se financirajo iz Pobude za zaposlovanje mladih, ter LPM poročanje (navodila na listu LPM navodila v PRILOGI T6 Podatki, statistika.xlsx).
b. V aplikaciji bi imeli tudi v pred nastavljen vprašalnik - rubrike: Ime in priimek, Kontakt (email, telefon), Spol, Starost, Logotip Upravičenca, izobrazba bi bile že v naprej izpolnjene – izpis mogoč (doc, pdf, ….). nastavljen mora biti opomnik, da ga je treba izpolniti najkasneje do 15. 1. za preteklo leto.
14. Omogočen mora biti pregled po podatkih, ki jih aplikacija beleži (vnaša koordinator SA):a. datum vključitve v programe;b. datum zaključka sodelovanja v programu;
status na trgu dela na 28. dan po zaključku programa programu.
V PRILOGI T6 Podatki, statistika.xlsx so zbrani kazalniki in statistike, ki jih bo aplikacija morala izpisati. Tabele se nanašajo na izvajanje programov (število izhodov, pozitivnih, udeležencev, podpisanih soglasij, moški, ženske itd.), na same izhode/izstope (datumsko evidentiranje, način izhoda, itd.), tabele za pregled programov v regijah.
3.5 ZAHTEVE
3.5.1 Funkcionalne (vsebinske) zahteveID Zahteve Skupne funkcionalne zahteve
Vzpostavitev registrovSistem mora omogočati vodenje registrov in evidenc.
Ključni registri so:o Register zunanjih izvajalcev programov Socialne aktivacijeo Register razpoložljivih programov SA in števila prostih mest
Vzpostavitev seznamov, evidenc in šifrantov (v nadaljevanju seznam)Ključne evidence so:
o Seznam udeležencev Socialne aktivacijeo Seznam koordinatorjev Socialne aktivacijeo Seznam poročil izvajalcev (mesečna, končna)o Seznam poročil KSA (zaključno poročilo)o Seznam soglasij za uporabo osebnih podatkovo Seznam vabil na razgovoreo Seznam dogovorovo Seznam pogodb o vključitvi v programo Seznam razgovorov in aktivnostio Seznam list prisotnostio Seznam individualnih izvedbenih načrtov izvajalcevo Seznam izpisov nagrad in povračil stroškovo Seznam obvestil o prenehanju obiskovanja programao Seznam potrdil o opravljenem programuo Seznam dopisov preverjanja na 28.dan
Sistem mora za vsak posamezen seznam omogočati revizijsko in avtorizacijsko
31
vodenje zapisov, kar vključuje:o Vpis nove vrednosti v seznam na osnovi obveznih in dodatnih
podatkovo Urejanje podatkov o zapisu v seznamu
Vodenje vrednosti v seznamu po vsebinskih statusihVsak seznam mora biti revizijsko voden. Zapisov v seznamu mora biti onemogočeno, temveč se samo označijo za »neveljaven«. Pravica vpogleda v zapis v seznam mora biti ločena od pravice urejanja podatkov o posameznem zapisu.Sistem mora omogočati navezavo seznamov na drug primarni podatkovni vir (master) ter označitev zapisov z »read only« v primeru prevzema iz drugega podatkovnega vira.Sistem naj omogoča, da se v administraciji določi katera polja so zaprta (se jih ne sme uporabljati) in katera se lahko.Modul obdelaveAplikacija mora omogočati vse potrebne obdelave, kot so npr:
zbiranje in prenos podatkov o kandidatih za udeležbo na programih k zunanjim izvajalcem;
mesečni obračun in izvedbo plačila potnih stroškov, nagrad udeležencem in plačila izvajalcem programov;
statistične obdelave; vpogled v rezultate obdelav (izpisi, poročila, pregledi).
Uporabniški vmesnikUporabniški vmesnik mora biti izdelan v sodelovanju z oblikovacem, ki ga bo določil naročnik in kateri se bo vključil v projekt v razvojni fazi programiranja aplikacije. Oblikovanje uporabniškega vmesnika potrdi naročnik.Uporabniški vmesnik mora biti preprost, intuitiven ter zasnovan tako, da posameznega uporabnika IS vodi skozi njegov trenuten status in zadolžitve, povezane z njegovimi nalogami in delovnimi procesi.Sistem mora biti zasnovan kot sodobna rešitev, ki omogoča uporabniku IS na čim bolj enostaven, učinkovit in prijazen način izvesti vse poslovne procese predvidene za zagotavljanje projekta Socialne aktivacije.Sistem mora omogočati možnost prikaza informacij iz različnih sistemov na enem mestu - dashboardu (npr. odprte naloge, za obravnavo, izdane odločbe ipd..)Sistem mora imeti prilagodljiv dashboard na tip uporabnika IS (npr. skrbnik na MDDSZ, KSA, referent CSD in UD, KSA, ipd.)Uporabniški vmesnik (UI) mora biti izdelan v slovenskem jeziku.Sistem mora podpirati standardna orodja kot so zumiranje, povečevalno steklo, vrtenje slike, nastavljanje velikost črk, možnost podpore za delo brez miške…itd.Iskalniki in priprava poročilAplikacija SA mora zagotavljati:
iskalnike, ki bodo omogočali enostaven dostop do dokumentov in podatkov; funkcijo poročanja, ki bo omogočila generiranje podatkov in poročil, npr:a) izpis udeležbe po izvajalcub) izpis udeležbe po vsebinic) izpis udeležbe po mentorjud) izpis udeležbe po koordinatorjue) izpis udeležbe po upravičencuf) poročilo o realiziranih kazalnikih operacijeg) splošni kazalnik rezultatah) splošni kazalnik učinkai) šifrant programov – opis vsebine, število prostih mest (ki se ažurno
spreminja)j) šifrant izvajalcev – nacionalni nivo, po regijah, in še delitev na V in Z.
Sistem mora zagotavljati napredno analitično iskanje: npr po EMŠO, številki odločbe, tudi po drugih vsebinskih poljih, imenu in priimek, časih.Sistem mora imeti napredni iskalnik za iskanje po različnih kriterijih – podatkih iz IS
32
(npr. tudi po kraju izvedbe socialne aktivacije). Iskanje mora biti omogočeno tudi z kombinacijo križno po več pogojih.Tehnična pomočNa vstopni strani aplikacije ali v okviru vsake ekranske slike morajo biti vsem uporabnikom aplikacije na voljo uporabniška navodila, ki uporabniku opišejo vse funkcionalnosti sistema in so prilagojena posameznim vrstam uporabnikov.Sistemske kontroleAplikacija mora imeti vgrajene preventivne, detektivne in po možnosti tudi korektivne kontrole, ki bodo skupaj v največji možni meri preprečevale namerne ali nenamerne nepooblaščene aktivnosti, kakor tudi druge nenamerne pooblaščene aktivnosti ter tako zagotavljala visoko stopnjo varnosti, stabilnosti in integritete.
3.5.2 Nefunkcionalne (tehnične) zahteveNefunkcionalne zahteve se nanašajo predvsem na platformo, na kateri je sistem zgrajen in ki so povezane z vsemi deležniki in procesnimi aktivnostmi.
3.5.2.1 Varnostne zahteveID Zahteve Varnost na nivoju aplikacije
AvtorizacijaSistem mora zagotavljati, da uporabnik IS po vstopu v aplikacijo ne more na kakršen koli način spremeniti svoje identitete.Sistem mora zagotavljati možnost nastavitve časa po katerem bo zaradi neaktivnosti uporabnik IS samodejno odjavljen iz sistema.Sistem mora zagotavljati administratorju upravljanje dostopov do posameznih funkcij.Sistem mora zagotavljati pregled vseh aktivnih pravic dostopa za posameznega uporabnika IS.Sistem mora zagotavljati administratorju sistemsko obveščanje uporabnikov IS.Administracijski modul je samostojen modul, ki zagotavlja skrbnikom sistema enostaven in kakovosten nadzor nad delovanjem in upravljanjem s sistemom.Glede na prihodnjo več-organizacijsko postavitev mora rešitev omogočati več-nivojsko administracijo sistema, kot npr: centralni administrator celotne rešitve na MDDSZ, glavni administrator posamezne postavitve na CSD in Uradih za delo, itd.Vsebinske pravice posamezni administratorski vlogi dodeljuje centralni administrator celotne rešitve.Administracijski modul mora biti enostaven za uporabo, za njegovo uporabo ne smejo biti zahtevana razvojna oziroma tehnološka znanja.Administratorski modul mora biti v slovenskem jeziku.Upravljanje z uporabniškimi pravicami mora biti izvedeno z uporabo uporabniških vlog, ki določajo vsebinske in dostopne pravice za delo z dokumenti in entitetami. [direktor CSD, referent CSD, zunanji izvajalec, itd.]Funkcionalnost samodejne detekcije napak in sprožitev ustreznih alarmov/opozoril.Vpogled in izvoz podatkov po posameznem udeležencu SA v standardni format ( npr. excel, xml).Sistem mora omogočati enotno prijavo (angl. Single-Sign-On) z uporabo Varnostne sheme MDDSZ (Oracle-ova tehnologija).Revizijska sledSistem mora zagotavljati hranjenje revizijske sledi skladno z veljavno zakonodajo.Sistem mora avtomatsko beležiti vse dopolnitve, spremembe in brisanja podatkov ( o udeležencih SA, programih SA, izvajalcih SA, plačilih, šifrantih, kakor tudi pravicah uporabnikov aplikacije in njihovih prijavah v aplikacijo).Sistem mora zagotavljati, da je revizijska sled hranjena tako, da je ves čas hrambe zajamčena njena nespremenljivost (avtentičnost) in celovitost. Razvidno mora biti kod je kaj spremenil/dodal/izbrisal in kdaj. Sistem mora zagotavljati informacijo o prejšnji (stari) vrednosti spremenjenega/izbrisanega podatka.
33
Sistem mora zagotavljati varno revizijsko sled, ki zagotavlja sledenje in beleženje vseh dostopov in aktivnosti uporabnikov IS in sistemskih opravil (kdaj, kdo, kaj) vključno z nastavljivimi parametri rešitve.Sistem mora zagotavljati da beleženje revizijske sledi ne zmanjšuje odzivnosti rešitve v takšni meri, da bi uporabniki to opazili pri uporabi aplikacije.Sistem mora zagotavljati ločen nadzorni modul za vpogled v revizijske sledi z možnostjo, da se v prihodnje samo pisanje revizijske sledi preusmeri v drugo hrambo, npr. centralno hrambo revizijskih sledi.Beleženje dostopov mora biti takšno, da omogoča naknadno preverjanje, kdo je, kdaj in do katerih podatkov dostopal ali jih spreminjal; identifikacija osebe, ki je stopila v stik s podatki, mora biti enolična, torej se mora nanašati na posamezno konkretno osebo.KSA mora biti omogočeno, da v revizijski sledi pregleduje podatke o udeležencih SA, programih SA, izvajalcih SA, glede na krajevno pristojnost – praviloma do določene regijske mobilne enote (RME). V nobenem primeru ne sme imeti nihče od uporabnikov aplikacije možnosti spreminjanja revizijske sledi niti izklopa beleženja sprememb.Sistem mora zagotavljati izpis rezultatov poizvedb želenih revizijskih poročil pooblaščenim osebam na MMDSZ.Varnost programske kode in dostopovInformacijska rešitev ne sme vsebovati skritih ali nedokumentiranih funkcionalnosti.Naročnik ima pravico preveriti varnostno ustreznost pred prevzemom aplikacije, izvajalec pa se zavezuje, da bo morebitne pomanjkljivosti aplikacije, ugotovljene z varnostnim pregledom aplikacije, odpravil v predpisanem roku, ki ga bo postavil naročnik. Strošek odprave ugotovljenih napak krije izvajalec.Pri izvajanju storitev vzdrževanja in podpore je treba zagotoviti revizijsko sled izvajanja teh posegovPraviloma se daljinski posegi za vzdrževanje in podporo ne izvajajo. Izjemoma pa so možni, pod pogojem da je dostop odobren in nadzorovan s strani naročnika. Vsako zunanje izvajanje del mora biti vnaprej najavljeno in odobreno ter predložena ustrezna dokumentacija (poročilo) o opravljenih delih.Sistem mora imeti pozitivno opravljen varnostni preizkus izvorne programske kode.Sistem mora imeti pozitivno opravljen penetracijski preizkus delovanja izvajalnih programskih modulov v realnem (testnem) okolju.Arhiviranje podatkovSistem mora omogočati hrambo dokumentov.Sistem mora zagotoviti arhiviranje podatkov in dokumentov ter možnost vpogleda za nazaj oz. za potrebe kasnejših statistik.Varovanje in shranjevanje podatkov in dokumentovDostop do aplikacije Socialna aktivacija mora temeljiti na vnaprej opredeljenih pravicah uporabe za različne uporabnike.Aplikacija SA mora shranjevati informacije o izvedenem kopiranju, spremembah in brisanju podatkov in dokumentov.Aplikacija SA mora zagotavljati prenos podatkov, format in računalniško okolje tako, da bo zagotovil dostop do dokumentov in podatkov vsaj za obdobje treh let.Varnost izmenjave podatkovAplikacija SA mora biti zaščitena z varnostnimi mehanizmi, ki se nanašajo na klasifikacijo dokumentov, zaščito aplikacije in varovanje osebnih podatkov, ki so v skladu z mednarodnimi standardi in nacionalno zakonodajo; pri izmenjavah podatkov morajo varnostni mehanizmi zaščititi tudi druge mreže in aplikacije.
3.5.2.2 Zahteve zmogljivosti sistemaID Zahteve Zmogljivost in skalabilnost
Aplikacija SA mora ustrezati tehničnim zahtevam iz dokumentacije MJU v prilogi razpisne dokumentacije.Sistem mora delovati v informacijsko-komunikacijskem okolju MDDSZ in MJU.Sistem mora delovati v večnaročniško (multi-company – primer več CSD)
34
gostovanje znotraj ene instalacije sistema.Sistem mora imeti modularno in šibko sklopljenost z informacijskim sistemom Centrov za socialno delo (IS CSD) preko Distribucijskega modula.Sistem mora imeti tri-nivojsko ali več nivojsko SOA arhitekturo (Service Oriented Architecture).Skalabilnost rešitve, ki omogoča dodajanje novih zmogljivosti (spomin, procesorska moč ipd.) brez posegov v rešitev.Nadgradljivost glede na: - večanja števila uporabnikov IS;- večanja obsega podatkov;- spreminjanja in dopolnjevanja funkcionalnosti;- spreminjanja notranje organiziranosti uporabnikov IS;- povezovanja z drugimi IS;- drugih parametrov nadgradljivosti in povezovanjaAplikacija Socialna aktivacija mora biti zasnovana modularno z namenom omogočanja nadgradenj. Aplikacija mora omogočati enostavno nadgradnjo in dodajanje poročil, statističnih obdelav, ipd.Sistem mora omogočati postavitev v visoki razpoložljivosti (High Availability). Prijavitelj mora navesti tip sistema in potrebno strojno ter programsko opremo.
3.5.2.3 Zahteve zanesljivosti in razpoložljivosti sistemaID Zahteve Zanesljivost in razpoložljivost sistema
Načrt okrevanjaIzvajalec mora pripraviti predlog dokumenta načrt okrevanja (ang.: Disaster recovery) za delovanje izvajanja procesov ISPred prehodom v produkcijo mora biti izvedena vsaj ena uspešna povrnitev sistema iz vzpostavljenih backup na infrastrukturi naročnikaVsaj 1x letno je potrebno preveriti delovanje povrnitve iz backupa (požarne vaje)Sistem mora delovati v režimu 24/7.Performance rešitve morajo zagotavljati nemoteno delovanje vseh uporabnikov IS pri polni obremenjenosti sistema.
3.5.2.4 Zahteve glede uporabniških navodil in tehnične dokumentacijeID Zahteve Uporabniška navodila in tehnična dokumentacija
Aplikacija SA bo po primopredaji v izključni lasti naročnika, zato je izbrani ponudnik naročniku dolžan predložiti kompletna uporabniška (vsebinska) navodila in celotno tehnično dokumentacijo. Izvajalec se zaveže, da bo med razvojem aplikacije na tretji lokaciji vzdrževal ažurno projektno dokumentacijo in kodo z vsemi lastnimi komponentami in komponentami, ki so del razpisa. Prevzem kode in dokumentacije s te lokacije je mogoč s strani naročnika na podlagi obojestransko dogovorjenih pogojev.
3.5.2.5 Zahteve glede testnega okoljaID Zahteve Vzpostavitev testnega okolja
Za aplikacijo Socialna aktivacija mora zaradi zagotavljanja nemotenega delovanja in boljše kakovosti rešitve poleg produkcijskega biti vzpostavljeno tudi testno okolje, na katerem se bodo izvajala testiranja nadgradenj, služilo pa bo tudi kot učno okolje za usposabljanje uporabnikov.
35
4 UVEDBA APLIKACIJE
4.1 POSTAVITEV APLIKACIJEPostavitev vseh funkcionalnosti aplikacije je potrebno opraviti v skladu z GTZ in RTP navodili, ki so del teh Tehničnih specifikacij.
4.2 TEHNIČNA PODPORA PRI VKLOPU APLIKACIJ V SISTEMNa voljo bo tehnična pomoč razvijalcem aplikacije in modulov ob priklopu na sistem preverjanja pristnosti in avtorizacije uporabnikov.
4.3 TESTIRANJE SISTEMOVIzvajalec mora pred prehodom v produkcijo izvesti sistematično, celovito in dokumentirano testiranje sistema, katerega ustreznost potrdi naročnik. Slednje pomeni, da mora izvajalec pred prvo in vsako nadaljnjo namestitvijo informacijske rešitve v okolje naročnika pisno potrditi /dokazati opravljeno testiranje delovanja v svojem okolju (pred namestitvijo v okolje naročnika). Izvajalec pripravi načrt testiranja posameznih programskih modulov in celotnega aplikativnega sistema, pripravi testne primere, ki se bodo uporabili pri testiranju, izvede testiranje s pomočjo pripravljenih testnih primerov. Plan testiranja mora vsebovati najmanj obseg testiranja informacijske rešitve (aplikativnega sistema), način testiranja, seznam aktivnosti testiranj, seznam podatkovnih virov potrebnih za testiranje, opis potrebnih orodij za testiranje, seznam izdelkov, ki jih je potrebno testirati, vloge in zadolžitve pri testiranju, kriterije za testno okolje, pričakovane rezultate testiranja ter druge elemente testiranja.
Sledi testiranje ob sodelovanju naročnika, katerega namen je dokazati, da sistem deluje v skladu z zahtevami naročnika in brez napak.
Vsebina testiranj:
ustreznost delovanja vseh funkcionalnosti sistema; ustreznost delovanja uporabniških funkcionalnosti sistema; postavitve aplikacije (obremenilni testi); testiranje integracije certifikatov; testiranje integracije z drugimi informacijskimi sistemi (npr. z Varnostno shemo); testiranje prikazovanja vsebin aplikacije; testiranje administracije uporabnikov; testiranje delovanja in odzivnosti aplikacije (performance aplikacije).
Pri postavitvi sistema je potrebno testirati delovanje vsakega aplikativnega modula posebej in sistema kot celote, kar vključuje varnostno testiranje, ki ga izvaja MJU.
V primeru neželenih odstopanj mora izvajalec odstopanja odpraviti. Nato se testiranje ponovi v segmentu odstopanj, pa tudi v ostalih segmentih, če naročnik presodi, da je to potrebno.
Po uspešnem testiranju se obojestransko podpiše poročilo o testiranju.
4.4 USPOSABLJANJE UPORABNIKOV Usposabljanje mora biti predvideno za okoli 270 uporabnikov aplikacije Socialna aktivacija in se bo izvajalo za naslednje uporabnike :
Usposabljanje Koordinatorjev (KSA) in njihovih vodij (48+4); usposabljanje strokovnih delavcev na MDDSZ za delo z aplikacijo (okoli 15); usposabljanje zunanjih izvajalcev za delo z aplikacijo (okoli 200).
36
4.4.1 Način izvedbe usposabljanja:Izvedba usposabljanja se prične, ko aplikacija deluje v skladu z razpisanimi funkcionalnostmi.
Usposabljanja se bodo izvajala v računalniški učilnici naročnika, kjer je prostora za 12 oseb.
Izvajalec mora zagotoviti zbiranje prijav na usposabljanje, v ta namen naročnik izvajalcu izroči seznam imetnikov pravic za delo z aplikacijo. Izvajalec nato s subjekti s seznama uskladi udeležbo na usposabljanju. O uspešni prijavi mora biti udeleženec obveščen na e-mail, ki ga navede ob prijavi. Udeležencem usposabljanja mora biti na razpolago e-mail naslov in telefonska številka za sporočanje morebitnih sprememb ali postavljanje vprašanj o sami organizaciji usposabljanja. Na telefonsko številko mora biti izvajalec dosegljiv ob 8.00 do 16.00. Prijave se morajo začeti zbirati v razumnem roku pred prvim terminom usposabljanja. Na prijavnici morajo biti tudi vsi podatki o časovnem poteku in lokaciji usposabljanja, vključno z zemljevidom lokacije usposabljanja in opisom poti do kraja usposabljanja. Usposabljanje se izvede na lokacijah, ki jih predhodno uskladita naročnik in izvajalec.
V primeru nezadostnega števila prijav lahko naročnik prestavi ali vseeno potrdi izvedbo posameznega usposabljanja.
Točno uro pričetka usposabljanja določi naročnik.
Na spletni strani s podatki o prijavi se mora nahajati objavljeno gradivo s strani predavateljev.
Predavatelje za usposabljanje predhodno potrdi naročnik. Vse stroške predavateljev krije izvajalec.
Na usposabljanju mora biti ves čas usposabljanja prisotna oseba, ki pozna delovanje aplikacije in vseh njenih funkcionalnosti.
Uporaba aplikacije s strani predavatelja se mora projicirati na platno, tako da projekcijo jasno vidijo vsi udeleženci.
Pred začetkom izvajanja usposabljanja (najmanj 7 delovnih dni) mora izvajalec naročniku posredovati tudi gradivo za usposabljanje, ki ga strokovna skupina naročnika pregleda in potrdi.
Celotno gradivo, pripravljeno s strani predavateljev, mora izvajalec natisniti in zvezati na A4 format. Izvajalec vsa gradiva celotno oblikuje. Končni izgled navodil in enotnost navodil potrdi naročnik. Izvajalec mora vsakemu udeležencu ob prihodu zagotoviti poleg gradiva tudi pisalo in blok za pisanje.
Na usposabljanju se morajo zbirati liste prisotnosti v skladu z zahtevami naročnika.
Izvajalec naročniku predloži predlog urnika po predhodno opravljenem razgovoru glede zahtevanega vrstnega reda predavanj in razpoložljivosti predavateljev. Urnik potrdi naročnik.
5 VZDRŽEVANJE SISTEMA IN PODPORA UPORABNIKOM
Vzdrževanje aplikacije Socialna aktivacija obsega naloge, ki se izvajajo v okviru rednega vzdrževanja za podporo rednemu delovanju in dopolnilnega vzdrževanja.
5.1 REDNO VZDRŽEVANJEIzvajalec v okviru rednega vzdrževanja IS SA opravlja:
vodenje in koordinacijo dela med izvajalcem in naročnikom oziroma uporabniki; razpoložljivost in pripravljenost izvajalca, da se dogovarja z naročnikom o planiranju in
zagotavljanju morebitnih ustreznih virov, ki jih po potrebi v dogovoru z naročnikom uporabi za dopolnjevanje, spreminjanje ali dograjevanje IS SA z novimi moduli po posebnih naročilih in sporazumno z naročnikom;
vzpostavitev in vodenje baze znanja, diskusijske baze;
37
spremljanje tehnoloških novosti, ki vplivajo na delovanje IS SA, ter priprava predlogov ukrepov za nemoteno delovanje ter za izboljšanje delovanja IS, ki jih bo realiziral v okviru nadgradenj;
popravljanje bistvenih skritih napak in pomanjkljivosti v kodi informacijskega sistema (Bug Fix Releases and Remedial Software Patches) po preteku testnega obdobja oziroma jamstva iz pogodbe o nakupu oziroma izdelavi IS SA;
administriranje baze podatkov (usklajevanje in koordinacija z Ministrstvom za javno upravo – Direktoratom za informatiko, spremljanje delovanja baze, ponovna vzpostavitev ob katastrofalni okvari sistema, vzdrževanje skupnih šifrantov);
namestitev novih verzij, sprememb ali dopolnitev programske opreme, ki so nastale kot rezultat rednega vzdrževanja (na vseh lokacijah uporabnikov);
dokumentiranje dela, dogovorov in sprememb v zvezi z rednim vzdrževanjem IS SA, ažuriranje »Priročnik za SA« in navodil preko SVN repozitorija;
uporabniška pomoč in svetovanje glede uporabe IS SA; vzpostavljanje in vzdrževanje povezav z drugimi bazami podatkov (npr. IS CSD), uvajanje
novih šifrantov in ažuriranje obstoječih; grafično prilagoditev dokumentov glede na celostno podobo organov državne uprave.
Redno vzdrževanje se opravlja v poslovnem času uporabnikov, ki je opredeljen v Uredbi o upravnem poslovanju, razen če se pogodbeni stranki ne dogovorita drugače.
5.2 DOPOLNILNO VZDRŽEVANJE, NADGRADNJE IN DOPOLNITVEDopolnilno vzdrževanje sistema obsega:
odpravo manjših težav oz. napak pri delovanju aplikacije, ki so nastala kot posledica ravnanj na strani naročnika;
sodelovanje pri analizi in pri pripravi specifikacij uporabniških zahtev za dodajanje novih in izboljšanje obstoječih funkcionalnosti programske opreme;
kontrolni nadzor nad delovanjem IS SA v dogovoru z naročnikom; izboljševanje in dodajanje funkcionalnosti ter popravljanje nebistvenih napak na zahtevo
naročnika, če presega osnovno vzdrževanje; izboljševanje lastnosti delovanja uporabnosti in dograjevanje novih funkcionalnosti ter
modulov na podlagi predlogov naročnika, uporabnika ali izvajalca in s strani naročnika potrjenih specifikacij;
prilagajanje IS SA glede na spremembe okolja licenčnega okolja, v katerem deluje IS SA, v okviru možnosti in zagotovil principalov - proizvajalcev okolja;
dokumentiranje dela, dogovorov in sprememb v zvezi z dopolnilnim vzdrževanjem IS SA.
Dopolnilno vzdrževanje se izvede po pisnem naročilu naročnika, ki je lahko tudi elektronska pošta.
Dopolnilno vzdrževanje poteka do izteka pogodbe.
Za nadgradnje ali dopolnitve IS SA se štejejo dela, ki niso dogovorjena kot redno vzdrževanje, in izvajanje so pa nujno potrebna zaradi nemotenega izpolnjevanja obveznosti po veljavni zakonodaji, ki vsebinsko pokriva IS SA.
Gre za dela, ki jih je potrebno izvesti v primeru sprememb zakonodaje, povezav na druge informacijske sisteme, potreb po izgradnji nove funkcionalnosti, sprememb organizacijskega procesa, potreb po izboljšanju zmogljivosti delovanja IS SA oziroma v drugih primerih. Gre torej predvsem, a ne samo za storitve dograditev IS SA in optimizacije IS SA.
Naročnik se ne zavezuje naročiti predvidenih ur za dodatna dela, nadgradnje in dograditve IS SA.
5.3 PODPORA UPORABNIKOMIzvajalec se zaveže, da bo zagotavljal naročniku in uporabnikom ustrezno podporo pri uporabi sistema IS SA tako, da bo omogočal tekoče izvajanje delovnih obveznosti. V ta namen se bo vključil v enotni
38
sistem podpore preko sistema IBM Maximo na Ministrstvu za javno upravo, ki ga uporablja Ministrstvo za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti (v nadaljevanju MDDSZ).
Izvajalec se mora vključiti v enotni sistem podpore preko orodja IBM Maximo na ustreznem nivoju podpore, pri čemer mora med drugim zagotavljati:
obdelavo prejetih vprašanj preko aplikacije IBM Maximo ter evidentiranje in dokumentiranje incidenta, prejetega preko aplikacije za upravljanje storitev IBM Maximo,
posredovanje rešitve za prejeti incident preko aplikacije IBM Maximo, reševanje izvajanja prejetih incidentov v skladu z razpoložljivostjo in odzivnimi časi,
definiranimi spodaj, pripravo predlogov za bazo znanja in sodelovanje pri oblikovanju baze znanja ter vnos v bazo
znanja v sistemu IBM Maximo (predlogi za urejanje, vpisovanje rešitev in odstranjevanje zastarelih rešitev),
ustrezen nivo komunikacij in odnosov z uporabniki sistema IS SA in strokovnimi delavci MDDSZ, ki so vključeni v sistem podpore.
Primarni in edini kanal za posredovanje vprašanj v zvezi z izvajanjem uporabniške podpore, ki so povezana s tehničnim in vsebinskim področjem sistema IS SA, je izvajanje podpore preko sistema IBM Maximo. Uporabniki pošiljajo vprašanja in prijavljajo napake izključno preko spletnega vmesnika, ki je del sistema IBM Maximo. Izvajanje podpore preko telefona ali elektronske pošte ni podprto.
V primeru izjem (npr. obračanje direktno na izvajalca) se uskladi in sprejme dogovor na relaciji naročnik - končni uporabnik - izvajalec ter posreduje ustrezno navodilo uporabnikom z jasno navedbo, da gre za izjemo in do kdaj velja.
Izvajalec si mora za zagotavljanje podpore urediti dostop do HKOM omrežja, za svoje sodelavce, ki bodo vključeni v enotni sistem podpore preko sistema IBM Maximo, pa zagotoviti Secure ID z dostopom do aplikacije IBM Maximo.
Tehnične podatke o brskalnikih in njihovih verzijah, ki podpirajo delo z aplikacijo IBM Maximo, lahko izvajalec sproti preverja na MDDSZ. Izvajalec pred prehodom na višjo verzijo brskalnika na MDDSZ preveri ali jo aplikacija IBM Maximo podpira.
Razpoložljivost izvajalca za vsebinsko podporo uporabnikom, ki se izvaja preko sistema IBM Maximo:
ob delavnikih (razen petka) od 8:00 do 17:00 ob petkih od 8:00 do 15:00.
Odzivni časi v okviru razpoložljivosti glede na prioriteto zahtevka:
Prioriteta zahtevka Odzivni čas*
Čas v katerem mora izvajalec odpraviti
napako**Primer
nujna Začne se reševati takoj 4 ure Sistem v celoti ne deluje
visoka 4 ure 8 ur
Sistem deluje deloma, ogrožene
so nekatere pomembne funkcionalnosti
srednja 8 ur 18 ur
Sistem deluje deloma, ogrožene
so le nekatere manj bistvene funkcionalnosti
39
nizka 1 delovni dan 3 delovni dnevi Lepotne napake
* Odzivni čas - je maksimalni čas, ki preteče od trenutka, ko uporabnik izvajalcu pošlje zahtevek za odpravo napake do trenutka, ko izvajalec na zahtevek odgovori in prične z reševanjem napake.
** Čas, v katerem mora izvajalec odpraviti napako (v kolikor okoliščine to omogočajo) - je maksimalni čas od trenutka, ko uporabnik izvajalcu pošlje zahtevek za odpravo napake do trenutka, ko izvajalec odpravi napako.
6 TERMINSKI NAČRT
Ponudnik mora v fazi razvoja glede na terminski načrt pri posameznih aktivnostih sodelovati z naročnikom in na kontrolnih točkah (KT) predložiti naslednjo dokumentacijo:
AKTIVNOST DOKUMENT ŠTEVILO DNI
KT0VDP
(T + 20 dni)Vzpostavitveni dokument projekta (VDP). (KT0_VDP)
KT1
Analiza zahtev in priprava PZI
(T + 50 dni)Prva različica PZI (KT1_PZI)Prva različica »Wireframe-a« aplikacije (statična predstavitev zasnove)
(KT1_WF)
KT2
Druga različica PZI
(T + 90 dni)Druga različica PZI (KT2_PZI)Druga različica »Wireframe-a« aplikacije (statična predstavitev zasnove)
(KT2_WF)
KT3
Razvoj aplikacije, testiranje na naročnikovi opremi
(T + 210 dni)
Vzpostavitev testnega in produkcijskega okolja na MJU (KT3_MJU)
Prva različica prototipa aplikacije (UI oblikovno in funkcionalno usklajen z izbranim oblikovalcem in naročnikom)
(KT3_PA)
Na naročnikovem testnem okolju delujoč sistem (KT3_SYS)
Dokončna različica PZI (z arhitekturo sistema in E-R diagrami in vsemi ostalimi vsebinami po GTZ)
(KT3_PZI)
Navodila za namestitev programske opreme (KT3_NN)Načrt testiranja (KT3_NT)Druga različica prototipa aplikacije (UI oblikovno in funkcionalno usklajen z izbranim oblikovalcem in naročnikom)
(KT3_PA)
Navodila za uporabo za glavnega skrbnika (KT3_ADM)Navodila za uporabo za "notranje" uporabnike (KT3_NUN)Navodila za uporabo za "zunanje" uporabnike (KT3_ZUN)Poročilo o testiranju izvajalca (KT3_PT)
KT4 Predaja sistema (T+ 240 dni)
Izvorna koda (KT4_SC)
40
Na naročnikovem produkcijskem okolju delujoč sistem (KT4_SYS)
Dokončna navodila za namestitev programske opreme (KT4_NN)Dokončna navodila za uporabo za glavnega skrbnika (KT4_ADM)Dokončna navodila za uporabo za "notranje" uporabnike (KT4_NUN)Dokončna navodila za uporabo za "zunanje" uporabnike (KT4_ZUN)Prejemno-predajni zapisnik (KT4_PPZ)
KT5Usposabljanje uporabnikov
(T+ 250 dni)Poročilo o zaključenem usposabljanje uporabnikov (KT5_UU)
Rok T za izvedbo posameznih aktivnosti prične teči z dnem obojestranskega podpisa pogodbe, dnevi so v preglednici mišljeni kot koledarski dnevi.
6.1 ZAVEZANOST K TERMINSKEMU NAČRTU IN NJEGOVO SPREMINJANJEPostopek spreminjanja terminskega načrta se uredi z vzpostavitvenim dokumentom projekta (VDP).
6.2 SPORAZUMNA SPREMEMBA TERMINSKEGA NAČRTANaročnik in izvajalec lahko terminski načrt v okviru določil, ki so navedene v pogodbi, kadarkoli sporazumno spremenita, tako da:
a. izvedbo posameznih zahtev premakneta med aktivnostmi;b. da zmanjšata število nalog v okviru posamezne aktivnosti;c. da spremenita trajanje posameznih aktivnosti (premik mejnika) in s tem nalog, pri čemer pa se
končni rok izvedbe projekta ne sme podaljšati.
6.3 ENOSTRANSKA SPREMEMBA TERMINSKEGA NAČRTA S STRANI NAROČNIKANaročnik lahko terminski načrt kadarkoli spremeni na način, da se v skladu s pogodbo odloči, da odstopa od naročila posamezne zahteve, kar pomeni na prvem, drugem in tretjem nivoju zahteve skupaj.
6.4 ANALIZA ZAHTEV IN PRIPRAVA PROJEKTA ZA IZVEDBO (PZI)Izvajalec bo izvedel z naročnikom delavnice, na katerih bo analiziral naročnikove zahteve in jih primerjal s specifikacijami iz razpisne dokumentacije, ki jih je prejel s strani naročnika in jih ustrezno dopolnil in noveliral. Na podlagi te analize bo izvajalec pripravil dokument Projekt za izvedbo (PZI), ki je namenjen natančnemu popisu in specifikacijam informacijske rešitve.
Pri pripravi PZI mora izvajalec upoštevati zadnji aktualni dokument Generične tehnološke zahteve (GTZ), ki je priloga teh Tehničnih specifikacij, kjer je podana natančna vsebina dokumenta PZI.
41
