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Gestión Administrativa

ACTA DE REUNION Regional Risaralda

ACTA DE REUNIÓN COMITÉ ESTRATEGICO REGIONAL AMPLIADO No. 09Hora: 8:00 a.m. a 5:00 p.m. Fecha: 5 de julio de 2013

Lugar: Oficina Dirección Regional

Dependencia que Convoca: Dirección Regional

Proceso:Direccionamiento Estratégico - Gestión Contratación - Gestión Financiera- Gestión Administrativa–Gestión Humana - Gestión Jurídica

Objetivo: Realizar Comité Estratégico Regional Ampliado, dando cumplimiento a la agenda proyectada y enmarcada en cada uno de los procesos.

Agenda:

1. Lectura de las actas No 6, 7 y 8 con la Revisión de compromisos

2. Informe Revisión Estratégica

3. Solicitud de traslado de Natalia Rojas del Centro Zonal Santa Rosa al Centro Zonal Pereira

4. Informe de pagos realizados a la fecha y pagos pendientes, de acuerdo a la ejecución presupuestal con corte a Junio 30 de 2013: Coordinadora Grupo Financiero

5. Postulación de jóvenes para ingreso a la Universidad

6. Informe avance Familias y Generaciones con Bienestar

7. Nuevo procedimiento Modificación a Metas Sociales y Financieras y contracréditos.

8. Seguimiento a la ejecución presupuestal con corte a Junio 30 de 2013 y Tablero de Control

9. Proposiciones y Varios

Desarrollo:

1. Lectura y aprobación del Acta No 06 - 07 y 08:

Se da lectura a las actas No. 06 de abril 18 – 07 de Mayo 07 y 08 de 6 y 7 de Junio y se verifican compromisos así:

Compromisos Pendientes Acta No.6:

No 1: Se dio cumplimiento para el tiempo establecido.

No 2: Se efectuó entrega el día 15 de Mayo a los profesionales del área financiera del CZ de las

F1.PR20.MPA1.P5 Versión 2.0



carpetas con toda la documentación con corte al 30 de Abril correspondientes a las Instituciones de Protección.

No 3: Se dio cumplimiento proyectando memorando informando sobre los desplazamientos terrestres a algunas ciudades.

No 4: Se envió memorando a la Sede Nacional solicitando aclaración sobre modificación a la minuta de los contratos de la adhesión de PAE, se procedió a efectuarlas posteriormente.

No 5: Se dio respuesta al derecho de petición de los Defensores de Familia del SRP y se trabajó en GET (Se anexa Acta)


No 1: Sobre el compromiso realizar gestiones antes las Entidades Territoriales para la cofinanciación del Programa Generaciones con Bienestar, la Coordinadora del CZ Pereira informa que tras conversación telefónica con Diana Marulanda, profesional de la Secretaría de Desarrollo Social la respuesta de su parte, igual respuesta fue dada a la Coordinadora del Centro Zonal Santa Rosa; se sugiere solicitar respuestas por escrito para dejar evidencia de la gestión realizada.

No 2: Se reportó en ISOLUCIÓN las acciones que eliminan las causas de las no conformidades de los hallazgos de Auditoría Interna.

No 3: La Coordinadora del Grupo Financiero informa que aunque se presentan muchas inconsistencias en las certificaciones y sus anexos allegadas a recepción de cuentas, estas son más de forma que de fondo y por ello no se han formulado No Conformidades; sin embargo se recurre a otros mecanismos como llamadas telefónicas y correos electrónicos.

No 4: Fueron liberados de compromiso los saldos no ejecutados en los Proyectos de Primera Infancia correspondientes al primer trimestre del año.

No 5: Fueron liberados de compromiso los saldos no ejecutados en las Instituciones de Protección correspondientes al primer trimestre del año.

No 6: Se liberó el CDP No.60 y se realizó adición al contrato de suministro de paquetes.


No 1: Fueron ingresadas a ISOLUCIÓN las acciones que eliminen las causas de las no conformidades de los hallazgos de Auditoría Interna que son Responsabilidad del Grupo Administrativo y se remitieron tareas a los Centros Zonales.

No 2: Fueron reportados los avances de las Acciones Correctivas formuladas por los responsables de los hallazgos de la Auditoría Interna.

No 3: La Coordinadora del Grupo Financiero informa que aunque se presentan muchas inconsistencias en las certificaciones y sus anexos allegadas a recepción de cuentas, éstas son




más de forma que de fondo y por ello no se han formulado No Conformidades; sin embargo se recurre a otros mecanismos como llamadas telefónicas y correos electrónicos, La Directora Regional hace referencia a que este tema se ha tratado en varios comité y se propone que más que en la presentación de las certificaciones, se verifique desde los procesos y procedimientos en cada grupo para generar las No Conformidades con el fin de mejorar, apropiarse de los procesos y tomar como referencias las fallas reiterativas, así mismo se recomienda generar acciones preventivas, se enviará un correo refiriendo que deberá ser un tema obligado dentro de los diferentes GET el de calidad y como compromiso para el próximo comité se deben presentar las No Conformidades formuladas.

No 4: Se presenta el resumen de la oferta de los agentes del SNBF y del Departamento para la Prosperidad Social, el cual fue compartido con los Defensores de Familia (Se anexa) y se guarda presentación en el equipo de la Coordinación de Planeación y Sistemas: Ruta D/Escritorio/Documentos 2013/presentaciones.

Compromisos Permanentes Actas No. 7 y 8:

Para el compromiso No.1: Se encuentra pendiente la adición de PAE del Centro zonal Santa Rosa hasta el 06 de Septiembre, por firma del Operador.

Se realizan varias aclaraciones a contemplar para el compromiso No.6 de la importancia de revisar y responder debidamente la peticiones y el registro oportuno de las actuaciones en el SIM, la Coordinadora del Grupo Jurídico informa que se perdió una tutela porque al derecho de petición formulado no se le dio una respuesta clara y concreta, frente a lo que el solicitante pedía, adicionalmente la Coordinadora Encargada del Centro Zonal Santa Rosa informa que en el mes de Junio por parte del Centro Zonal ingresaron al SIM 20 peticiones y la Sede Nacional realizó traslado de 50 peticiones para un total de 70 peticiones que no se alcanzan a atender ya que tienen términos de respuesta, lo que afectará el indicador del mes. De otro lado la Coordinadora del Centro Zonal Pereira expresa su preocupación sobre un caso de maltrato en un Hogar Sustituto, para el cual la petición del SIM se cerró con el concepto de programación de visita, para la cual se debe generar una Acción Correctiva.

Los demás compromisos se están cumpliendo oportunamente por cada uno de las áreas responsables.

Compromisos Nuevos Acta No.7:

No 1: Se efectuó reporte mediante correos electrónicos (se anexan) a la Sede Nacional de los saldos disponibles, debido a que entró en vigencia el nuevo procedimiento para traslado de recursos y se debían esperar instrucciones para la aplicación del mismo.

No 2: Se presentó concepto técnico para los movimientos de personal, se encuentra en la Sede Nacional para resolución.

No 3: Se remitieron por parte de los Centros Zonales las actas de iniciación pendientes al Grupo




Jurídico.

No 4:Se solicitado en varias oportunidades a la Sede Nacional orientación sobre el contrato del abogado por el recurso de Primera Infancia que se encuentra disponible en el presupuesto, sin recibir respuesta, la Directora Regional reenviará los correos nuevamente, de lo contrario en el próximo Comité se tomará la decisión de realizar la devolución de los recursos.

No 5: Se efectuó socialización del programa en un GET de Defensorías y se entregaron los formatos diligenciados con las familias de PARD que serán atendidas en el servicio de Familias con Bienestar (Se anexa acta)

No 6: Se efectuó reunión con el Profesional Mauricio Trejos referente del SNBF, para solicitud de informes y acciones adelantadas en el cumplimiento de las obligaciones del contrato. (Se anexa acta)

Compromisos Nuevos Actas No.8:

No 1: No se ha cumplido por parte de la Sede Nacional ya que el Grupo de Planeación y Sistemas no ha recibido orientaciones para el registro de beneficiarios en los diferentes servicios.

No 2: Se recibió del Nivel Nacional el nuevo procedimiento de traslados centralizados, brindaron acompañamiento a través de video-conferencia y remitieron el procedimiento modificado y los formatos establecidos.

No 3: Se efectuó reporte a través de correo electrónico de los saldos disponibles en el presupuesto del Proyecto Protección, mientras se notificaba el procedimiento nuevo de traslados centralizados. (se anexa)

No 4: La liberación de los saldos no ejecutados de compromiso correspondiente al segundo trimestre de la vigencia, incluyendo los 15 días del mes de Diciembre para las Instituciones de Protección es para llevar a cabo en el mes de Julio.

No 5: Se liberaron de compromiso los saldos no ejecutados correspondientes al período Enero a Mayo de 2013 en los Contratos de Primera Infancia.

No 6: Se liberaron los saldos de CDP que no van a ser comprometidos y se reportaron a la Sede Nacional la disponibilidad de los mismos.

No 7: Se presentó el tablero de control de la ejecución presupuestal a Nivel Regional, la relación de los CDP con saldos y al 100% y se presentaron las alertas para cada responsable

No 8: El compromiso no se ha cumplido en los Centros Zonales (Pereira-Dosquebradas y La Virginia) debido a que el aplicativo no está funcionando debidamente, pendiente verificar con la Coordinadora del Centro Zonal Santa Rosa (Se encuentra disfrutando su período de vacaciones) ya que la Coordinadora Encargada no tiene conocimiento.




No 9: Se compartió con las Coordinadores de los Centros Zonales de Pereira, Dosquebradas, Santa Rosa y La Virginia, las líneas de trabajo que viene adelantando el referente del SNBF con la Gobernación, así como la clarificación de la operatividad del Convenio Marco del SNBF. Pendiente el Centro Zonal Belén.

No 10. Se recibió correo electrónico de María Alexandra Chaparro con matriz diligenciada (Se anexa)

Luego de la lectura y verificación de compromisos se aprueba el acta por todos los participantes en el Comité y se establece como compromiso que no se avanzará en los comités sino se ha revisado el cumplimiento de compromiso del acta anterior.

2. Informe Revisión Estratégica

La Directora Regional informa que presentará algunos puntos tratados en el evento de revisión Estratégica llevado a cabo en la semana del 17 al 21 de Junio de 2013, e inicia detallando los 10 Principios para ser FELIZ:

Tener propósitos en la vida Fe Esperanza Amor Auto aceptación Actitud Disposición al cambio Poder hacer un comparativo dificultades Vs búsqueda de soluciones Reírnos de la vida Servir a los demás

Los compromisos:

Unificación de los Sistemas de Información: Se modificaron 81 de los 93 Indicadores Realización del Proceso de Programación: Se encuentra en avance por Ley de

Garantías Construcción definiciones programación de Metas Sociales y Financieras: Se

encuentran trabajando actualmente en ellas, teniendo en cuenta las observaciones presentadas por los Coordinadores de Planeación con respecto a cómo se trabajó para la vigencia 2013.

Herramienta amigable de consulta para toma de decisiones: Envío de tablero de control que se presentará los primeros 20 días del mes siguiente al trimestre analizado

Indicador Regional para calificación: Se realizó aplicación de una encuesta que está en proceso de tabulación y calificación




Posibilidad de establecer repositorio para tomar la información desde el Nivel Nacional.

Revisión de nuevo procedimiento y actividades con la metodología de Evaluación de Defensores, a través de actuaciones SIM, en proceso prueba piloto.

Integración de la información SIM Vs PACCO, se encuentran trabajando en ello, pero se han presentado muchas dificultades.

Cambio de 3.000 equipos de cómputo, se proyecta para 30 de Octubre a más tardar.

Disminución de correos electrónicos innecesarios. No se reportaron informes de avances para el Indicador de administración del riesgo

(Planeación) Indicador bajo avances agentes educativos Aprovechar el SENA para proyecto de vida de jóvenes Se debe hacer control Regional para avanzar en los registros de operadores

sistema Cuéntame. Registro CEMPAE Agentes Territoriales atrasados con el tema. El programa Generaciones con Bienestar para el 2014 se garantizará la contratación

para los 12 meses, se proyecta con vigencias futuras. Los contratistas si pueden ser supervisores de contrato: La Coordinadora del Grupo

Jurídico aclara que siempre y cuando quede plasmado en el contrato pero en la guía de supervisión existen contraposiciones.

No es necesario actualizar el RUT, basta con imprimirlo con la fecha actual. Para la II Fase que tenía la pretensión de crear 6.000 cargos para vincular los

contratistas, solo se aprobó la vinculación de 1.992 a Nivel Nacional, no se aprobó lo de los Directores Regionales, continúan los Coordinadores Zonales, se aprobaron aumento de 2 grados para todos los servidores públicos de planta y los Defensores de Familia todos quedaron con grado 17.Una vez realizados los nombramientos provisionales de los niveles: Profesional, Técnico y asistencial (1.992) aprobados, el ICBF cuenta con 6 meses para abrir concursos para dichos cargos.Solo puede ser Defensor de Familia quien tenga título de Abogado y Especialización pero ésta debe ser en Administrativa-Familia-Constitucional y otras pocas.Se debe informar a los contratistas que deben tener actualizada la hoja de vida en el SIGEP, se continuará con la contratación por Prestación de Servicios. En el caso de los encargos con la Fase II, para el aumento de los 2 grados los SP deben tomarse en su cargo inicial.

3. Solicitud de traslado de Natalia Rojas (Defensora de Familia) del Centro Zonal Santa Rosa al Centro Zonal Pereira




Ante la solicitud de traslado de la Defensora de Familia, Natalia Rojas quien se desempeña en el Centro Zonal Santa Rosa, y expresa un estado de embarazo de riesgo certificado bajo diagnóstico médico, se contempla inicialmente la posibilidad de cambiarla dado el traslado de Bogotá de la Defensora de Familia de Luz Stella Perea Libreros quien se radicó en el Municipio de Santa Rosa, frente a esto la Coordinadora Encargada del Centro Zonal Santa Rosa aduce que la DF Luz Stella, expresó que no podía desempeñarse en Protección dado su problemática de riesgo en temas de seguridad que generó su traslado. Dado lo anterior se llama ante el Comité a la Señora Luz Stella y se le pregunta frente a su situación si tendría dificultades para asumir Protección, dado que ella no argumentó abiertamente su problemática frente a la seguridad, quien reporta que se encuentra en terapias psicológicas y que en la Sede Nacional le dijeron no podía desempeñarse en labores en las cuales se viera comprometida su seguridad y el Comité decide, entonces, dejar a la DF Luz Stella en el Centro Zonal Pereira, trasladar a Natalia Rojas del Centro para el Centro Zonal Pereira y a Sandra Milena Gutiérrez al Centro Zonal Santa Rosa; adicionalmente se define que Luz Adriana Cortés pase a asumir funciones de Restablecimiento para ubicar a Luz Stella Perea en extraprocesales.

4. Informe de pagos realizados y a realizar:

La Coordinadora del Grupo Financiero, presenta el informe de los pagos que se efectuarán el día de hoy 5 de Julio y los que quedarán para el siguiente situado:

HOGARES SUSTITUTOS: Se cancela el 05 de Julio/2013 HS del Centro Zonal Pereira correspondiente al mes de Mayo.

HCBF: Santa Rosa (COASOBIEN): Se cancela el 05 e Julio el mes de Mayo. La Virginia (COOPSALUDCOM) en el situado del 12 de Julio se cancela el mes de Mayo.

HOGARES INFANTILES: PEREIRA: Se cancela el 05 de Julio el segundo desembolso (Abril) del Hogar Infantil Boston. BELEN: Se cancela el 12 de Julio el segundo desembolso (Abril) del HI Belencito.

CENTROS DE RECUPERACIÓN NUTRICIONAL PAQUETE: Se cancela 05 de Julio lo correspondiente al mes de Mayo

PAE: Santa Rosa (CONSTRUYAMOS COLOMBIA): Se cancela el 05 de Julio el mes de Abril. Belén (CONSTRUYAMOS COLOMBIA) en el situado del 12 de Julio se cancela el mes de Abril.

INSTITUCIONES DE PROTECCION:

MOI POUR TOI: Se cancela el 05 de Julio lo correspondiente al mes de Mayo.SAN MARCOS: Se cancela el 05 de Julio lo correspondiente al mes de Mayo

Dado que no se viene cumpliendo con los pagos de acuerdo con las fechas estipuladas, en razón




a que los operadores están presentando los informes retrasados, se deja como compromiso que al sexto (6) día de cada mes si no se ha presentado el informe por parte del Operador se enviará por correo electrónico una alerta como mecanismo para recordarles el cumplimiento de esto.

5. Postulación Jóvenes Estudios Universitarios y Técnicos:

A la fecha se postulan 16 jóvenes para continuar su proceso de formación universitaria y técnica, los cuales son aprobados por el Comité:

NOMBRE DEL JOVENCARRERA

UNIVERSITARIA SEMESTRENOMBRE

UNIVERSIDAD INSTITUCION

MARTHA GLADYS JIMENEZ GIRALDO

LICENCIATURA EN PREESCOLAR II SEMESTRE

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

GRANJAS INFANTILES -INTERNADO

JUAN FELIPE HENAO SUAREZ DERECHO VI SEMESTRE

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA DEL AREA ANDINA

GRANJAS INFANTILES - CASA HOGAR

JAIRO ANDRES CARDONA BUENAVENTURA PSICOLOGIA IV SEMESTRE

UNIVERSIDAD CATOLICA DE PEREIRA

FUNDACIÓN HOGARES CALAZANZ

CRISTIAN CAMILO SAAVEDRA

INGENIERIA ELECTRONICA III SEMESTRE

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE PETEIRA

FUNDACIÓN HOGARES CALAZANZ

JESSICA CALDERON VALENCIA ENFERMERIA V SEMESTRE


FUNDACIÓN MOI POUR TOI

DANIELA GAVIRIA ENFERMERIA III SEMESTRE


FUNDACIÓN MOI POUR TOI

ARACELLY CUESTA PARRADISEÑO DE MODAS Y TEXTILES III SEMESTRE


FUNDACIÓN MUNDOS HERMANOS

DANIA BRIGDGE OSORIO BUITRAGO

DISEÑO DE MODAS Y TEXTILES IV SEMESTRE



JENNY ALEJANDRA RODAS SANCHEZ

COMUNICACIÓN AUDIOVISUAL Y MULTIMEDIOS - CINE Y TELEVISIÓN III SEMESTRE



CLAUDIA PATRICIA CARDONA GIL

AUXILIAR DE ENFERMERIA II SEMESTRE


ASOCIACIÓN MUNDOS HERMANOS - CASA HOGAR

FANNY GISELLA HURTADO BELTRAN

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESS III SEMESTRE

UNIVERSIDAD LIBRE DE PEREIRA





ANGELA LONDOÑO OCAMPO ENFERMERÍA II SEMESTRE 2013


CORPORACIÓN SIRVIENDO CON AMOR

CARMENZA BAÑOL ENFERMERÍA VI SEMESTRE



JENSY JOHANNA CAMPAÑA MOSQUERA GASTRONOMÍA II SEMESTRE



DAGOBERTO CARVAJAL TRABAJO SOCIAL II SEMESTREUNIVERSIDAD LIBRE DE PEREIRA


JHONATANN STEBEN RODRIGUEZ M DERECHO I SEMESTRE

UNIVERSIDAD DEL AREA ANDINA

MUNDOS HERMANOS

6. Presentación Avances Generaciones y Familias con Bienestar: Se realiza presentación de los avances en los programas de Generaciones con Bienestar el cual se encuentra en la etapa de alistamiento (contratación de talento humano, búsqueda activa de beneficiarios-focalización y conformación de grupos) y la atención de usuarios se dará a partir de la semana de julio y Familias con Bienestar los cuales se encuentran en etapa de alistamiento que inició en el mes de abril y se proyecta hasta el mes de junio, dando inicio de atención de usuarios a partir del mes de julio (se adjunta a la presente acta).

7. Nuevo procedimiento traslados Centralizados: Se da a conocer el nuevo procedimiento para solicitud de contracréditos, el cual consiste en informar a través de correo electrónico en el formato diseñado para ello, a cada Gerente de Proyecto en la Sede Nacional, los recursos que no se requieren en la Regional, quienes se encargarán de solicitar el CDP y realizar el trámite respectivo para contracreditar del presupuesto el dinero. (Se anexa presentación)

8. Seguimiento a la Ejecución Presupuestal con corte a Junio 30 de 2013

La Profesional de Apoyo del Grupo de Planeación y Sistemas, presenta de acuerdo a los documentos del cierre presupuestal y a la Unidad Ejecutora suministrado por el analista de Presupuesto, la siguiente información con corte a Junio 30 de 2013:

ESTADO DEL PRESUPUESTO A JUNIO 30 DE 2013

APROPIACION FINALGastos de Personal 4.708.257.800Gastos Generales 390.001.809Inversión 59.796.348.348TOTAL 64.894.607.957VALOR CERTIFICADOSGastos de Personal 1.670.119.527




Gastos Generales 18.695.120Inversión 424.462.427TOTAL 2.113.277.074

VALOR COMPROMETIDOGastos de Personal 2.302.788.983Gastos Generales 357.280.949Inversión 58.362.912.122TOTAL 61.022.982.054

SALDO DISPONIBLEGastos de Personal 735.349.290Gastos Generales 14.025.740Inversión 1.008.973.799TOTAL 1.758.348.829

SALDOS DE CDP GASTOS GENERALES :

Identificador Saldo Valor a Ejecutar Valor a liberarA203050 3.106 3.106A204004 4.065.424 4.065.424A204005 4.371.716 4.371.716A204007 51.601 51.601A20401102 10.513 10.513A204021 10.192.760 10.192.760Total 18.695.120 18.695.120

INVERSION

Identificador Saldo Valor a Ejecutar Valor a liberarC12303000010101 17.100.000 17.100.000C12303000010102 26.372.176 26.372.176C12303000010109 1.729.632 1.729.632C22103000010108 108.493 108.493C31003000020104 8.069.707 8.069.707C31003000020107 608.988 608.988C31003000020401 23.179.000 23.179.000C31003000020502 27.001.724 27.001.724C31003000020701 1.690.010 1.690.010C32015040040104 444.525 444.525C32015040040108 49.307 49.307C32015040040112 81.444.645 81.444.645C32015040060102 100.000.000 100.000.000C32015040060111 4.529.731 4.529.731C32015040070103 21.131.407 21.131.407




C32015040070112 13.690.961 13.690.961C32015040070113 60.160 60.160C32015040070116 286.560 286.560C32015040070118 34.152.561 34.152.561C32015040100101 31.244.040 31.244.040C32015040100109 22.645.379 22.645.379C32015040110110 2.105.293 2.105.293C32015040130106 1.029.918 1.029.918C32015040130114 3.480.610 3.480.610C51003000020101 2.266.000 2.266.000C51003000020105 41.600 41.600Total 424.462.424 424.462.424

DETALLE ANALISIS:

En lo que corresponde a Gastos Generales La Coordinadora del Grupo Administrativo informa:

Que los saldos de CDP, serán adicionados a los contratos, ya que los oferentes presentaron propuestas por debajo del costo proyectado.

104- GASTOS DE PERSONAL SUPERNUMERARIO PARA RECAUDO VIGENCIA 2013: $ 8.069.707 Valor para complementar 3 meses de nómina.

107- GASTOS OPERATIVOS PARA LA PROMOCION DEL RECAUDO: $608.988 el saldo corresponde a un excedente del valor proyectado para el contrato de transporte, ya que el proponente ofertó por debajo de lo presupuestado; saldo que se comprometerá cuando la SN adicione los recursos para el segundo semestre.

401- MEJORAMIENTO A LA GESTION INSTITUCIONAL: En el mes de julio se comprometerán los recursos para el desarrollo de las actividades de sensibilización de la Estrategia Permanente de Innovación y Cambio Organizacional y de SYSO.

502- APOYO EN CONTRATACION DE SERVICIOS (GESTION INSTITUCIONAL): $27.001.724 son para la adición de los contratos de los profesionales que apoyan el SIIF Nación.

4- 104 ATENCION A POBLACION VICTIMA - FONDO PARA EL PAGO DE CUOTAS DE PARTICIPACION Y TASAS COMPENSATORIAS: Valores a ejecutar para comprometer y cubrir pago de tasas compensatorias por valor de $444.525 del Centro Zonal Santa Rosa y CZ Centro Zonal Pereira

6- 108 SOPORTE A LA GESTIÓN DEL PROYECTO DE TIPO ADMINISTRATIVO: $49.307 Valores a libera de CDP para complementar adición contrato de transporte del GAT.




6-102 FORTALECIMIENTO A GRUPOS ETNICOS: $ 100.000.000 Valores que se comprometerán para contratación de un operador que apoye iniciativas comunidades indígenas retornada y no retornadas en el Centro Zonal Belén de Umbría.

7-103 VULNERABILIDAD O ADOPTABILIDAD: $21.131.407 de los cuales $1.342.220 Valores a ejecutar correspondientes a un hogar gestor pendiente de apertura del CZ Pereira. Del saldo restante $19.788.778, corresponde a recursos de emergencias ($8.279.086) y ($11.509.692) recursos solicitados en CDP para beca de Hogares Sustitutos Vulneración pero que no se pueden comprometer para madres que tienen más de 3 cupos en su hogar.

7-112 SOPORTE A LA GESTION DEL PROYECTO - APOYO EN CONTRATACION DE SERVICIOS: $13.690.961. De los cuales $817.289 son para complementar los gastos de nómina de los supernumerarios Misionales, $28.233 saldo de entrega de dotación. $865.200 saldo sobrante de la contratación de la profesional de atención terapéutica para el Centro Zonal Dosquebradas para liberar, $11.980.239 para la contratación de un profesional en psicología del Centro Zonal Pereira.

7-113 SOPORTE A LA GESTIÓN DEL PROYECTO-VIATICOS Y GASTOS DE VIAJE: $60.160 se dejan para complementar adición de recursos, en espera traslado de la Sede Nacional.

7-116 SOPORTE A LA GESTIÓN DEL PROYECTO DE TIPO LOGÍSTICO: $286.560 valor para adicionar contrato para prestar servicios de apoyo logístico en procesos de fortalecimiento del SNBF y Protección.

10-101 ALIMENTACIÓN ESCOLAR $31.244.040 Valores a comprometer para adicionar 3 días de atención PAE (Desayuno y Almuerzos) en el mes de Septiembre del Centro Zonal Santa Rosa.

13-106 ADMINISTRACION PARA LA PRODUCCION, COMPRA Y DISTRIBUCION DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL: $1.029.918, de los cuales $532.118 para Amparar gastos administración, servicios públicos y aseo y mantenimiento de la bodega de Mercasa vigencia 2013 y $497.800 para adicionar contrato de mantenimiento preventivo, correctivo, y curativo a las instalaciones, a los bienes muebles, equipos de oficina de la sede regional, centros zonales y bodega ubicada en Mercasa.

2-101 CAPACITACIÓN FORMAL Y NO FORMAL: $2.266.000 para adicionar el contrato en algunos procesos de formación y capacitación.

COMPROMISOS

Identificador Saldo Valor a Ejecutar Valor a liberarA203050 482 482A204004 35.063.585 35.063.585A204005 120.132.963 120.132.963A204007 12.922.345 12.922.345A20401102 3.686 3.686A204021 37.978.114 37.978.114




Total 206.101.175 206.101.175

INVERSION

Identificador Saldo Valor a Ejecutar Valor a liberarC12303000010102 314.205.176 314.205.176C12303000010109 935.886 935.886C22103000010103 24.888.920 24.888.920C22103000010104 1.312.950 1.312.950C22103000010108 30.386 30.386C31003000020107 3.900.000 3.900.000C31003000020109 402.213 402.213C31003000020203 18.363.870 18.363.870C31003000020204 6.922.035 6.922.035C31003000020206 30.000.000 30.000.000C31003000020401 7.390.000 7.390.000C31003000020402 18.363.870 18.363.870C31003000020502 217.655.206 217.655.206C31003000020503 8.868.472 8.868.472C31003000020701 554.375 554.375C32015040040101 12.013.676.141 11.982.221.854 31.454.287C32015040040102 7.747.284.538 7.736.656.638 10.627.900C32015040040104 47.263.680 47.263.680C32015040040106 373.942.530 373.942.530C32015040040107 11.246.848 11.246.848C32015040040108 29.973.288 29.973.288C32015040040112 24.711.299 24.711.299C32015040060101 864.011.152 864.011.152C32015040060105 13.064.520 13.064.520C32015040060106 283.107 283.107C32015040060107 3.112.681 3.112.681C32015040060111 21.172 21.172C32015040070101 320.958.719 320.958.719C32015040070102 170.537.147 166.040.252 4.496.895C32015040070103 5.299.943.194 5.220.249.186 79.694.008C32015040070104 37.200.000 37.200.000C32015040070105 1.735.089.657 1.706.039.987 29.049.670C32015040070109 3.315.678 3.315.678C32015040070112 486.687.772 486.687.772C32015040070113 9.096.704 9.096.704C32015040070114 26.045.620 26.045.620




C32015040070116 1.909.440 1.909.440C32015040070118 9.157.540 9.157.540C32015040100101 5.583.656.438 5.471.033.387 112.623.054C32015040100103 31.058.034 31.058.034C32015040100104 2.655.866 2.655.866C32015040100109 7.306.817 7.306.817C32015040110101 423.522.000 423.522.000C32015040110104 59.283.266 59.283.266C32015040110105 3.673.700 3.673.700C32015040110106 22.475.876 22.475.876C32015040110110 84.717 84.717C32015040130103 812.095.802 812.095.802C32015040130106 5.125.057 5.125.057C32015040130110 2.001.145 2.001.145C32015040130114 1.059.094 1.059.094C51003000020101 8.134.000 8.134.000Total 36.879.048.637 36.611.102.823 267.945.814

DETALLE ANALISIS:

4 -101 ATENCION INTEGRAL: Valores a liberar en el mes de julio por no ejecución del mes de enero, febrero, marzo y abril en los rubros talento humano y refrigerios de los diferentes Servicios.

4 -102 ATENCION MODALIDADES INTEGRALES: Valores a liberar en el mes de Julio correspondiente a saldos no ejecutados del mes de Enero, Febrero, marzo y abril de los diferentes Servicios

7- 105 RESTABLECIMIENTO EN LA ADMINISTRACION DE JUSTICIA: El valor a liberar corresponde a cupos no atendidos en Enero, febrero, marzo, abril y mayo en los diferentes servicios los cuales se liberaran en el mes de Julio.

SALDO DE APROPIACION DISPONIBLE

Identificador Saldo Valor a Ejecutar Valor a liberarA203050 674.680 674.680A204004 6.571.015 6.571.015A204005 4.201.781 4.201.781A204011 2.578.264 2.578.264Total 14.025.743 14.025.743

INVERSION




Identificador Saldo Valor a Ejecutar Valor a liberarC12303000010102 27.830.747 27.830.747C22103000010104 921.592 921.592C31003000020107 10.823.012 10.823.012C31003000020109 2.176.035 2.176.035C31003000020204 17.584.201 17.584.201C31003000020403 5.779.160 5.779.160C31003000020502 9.444.276 9.444.276C31003000020503 9.447.802 9.447.802C31003000020701 13.908 13.908C32015040040101 146.303.757 146.303.757C32015040040102 46.155 46.155C32015040040104 1.182.399 1.182.399C32015040040106 13.615.227 13.315.840 299.387C32015040040107 17.506.843 17.506.843C32015040040108 18.905 18.905C32015040040112 382.743 382.743C32015040060102 150.000.000 150.000.000C32015040060106 1.891.532 1.891.532C32015040060107 69.569 69.569C32015040070101 40.606.787 40.606.787C32015040070102 5.913.961 5.913.961C32015040070103 81.502.400 81.502.400C32015040070104 1.200.000 1.200.000C32015040070105 233.506.988 233.506.988C32015040070112 98.358.796 98.358.796C32015040070113 13.499.629 13.499.629C32015040070114 55.071 55.071C32015040070116 300 300C32015040070118 249.828 249.828C32015040100101 39.456 39.456C32015040100103 482.452 482.452C32015040100104 12.208.498 12.208.498C32015040110104 1.206.130 1.206.130C32015040110105 15.960.217 15.960.217C32015040110106 201.692 201.692C32015040130103 45.243.755 45.243.755C32015040130106 38.795.871 38.795.871C32015040130110 4.748.554 4.748.554C32015040130114 155.551 155.551




Total

DETALLE ANALISIS:

Los valores a ejecutar se comprometerán en el mes de julio y los saldos a liberar, se solicitará CDP para contracreditar el recurso y con el nuevo procedimiento de traslado se solicitará su contracrédito a la SN a cada Gerente de Recurso así:

2-502 SOPORTE A LA GESTION DEL PROYECTO - APOYO EN CONTRATACION DE SERVICIOS $9.444.276 Valor a liberar que no se ejecutarán

4-102 ATENCIÓN MODALIDADES TRADICIONALES Valores liberados de compromiso del CZ Dosquebradas HCB -Fami

4-106 SOPORTE A LA GESTION DEL PROYECTO - APOYO EN CONTRATACION DE SERVICIOS $299.387 Valor a liberar que no se ejecutarán

7-101 UBICACIÓN INICIAL $40.606.787 Valores a liberar que no se ejecutarán

7-102 APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA FAMILIA $5.913.961 Valores a liberar que no se ejecutarán

7-104 VICTIMA DEL CONFLICTO ARMADO $1.200.000 liberar los recursos que no serán comprometidos en la presente vigencia

7-105 RESTABLECIMIENTO EN LA ADMINISTRACION DE JUSTICIA $233.506.988 liberar los recursos que no serán comprometidos en la presente vigencia

10-101 ALIMENTACIÓN ESCOLAR $39.456 liberar los recursos que no serán comprometidos en la presente vigencia

10-103 SOPORTE A LA GESTION DEL PROYECTO - APOYO EN CONTRATACION DE SERVICIOS $482.452 Valor a liberar que no se ejecutarán

11-104 SOPORTE A LA GESTION DEL PROYECTO - APOYO EN CONTRATACION DE SERVICIOS 1.206.130 Valor a liberar.

13-103 ESTRATEGIA DE RECUPERACIÓN NUTRICIONAL $45.243.755 Valores liberados de compromiso de los Centros de Recuperación Nutricional a liberar

13-106 ADMINISTRACIÓN PARA LA PRODUCCIÓN, COMPRA Y DISTRIBUCIÓN DE ALIMENTOS DE ALTO VALOR NUTRICIONAL $38.887.989 Valores a liberar

SALDO DE PAC

Con relación al PAC, la coordinadora Financiera manifiesta que hay un rezago de PAC de $1.158.004.555 millones de pesos, de los cuales $607.418.049 corresponden a Alimentación




Escolar PAE, debido a que se encuentran pagos pendientes de los Centros Zonales Belén y Santa Rosa de Abril y Mayo de todos los Centros Zonales, adicionalmente se han realizado muchas devoluciones de cuentas y los Coordinadores manifiestan que hay demora en los Operadores para presentar la documentación y certificar la prestación del servicio, aunado a ello están las dificultades que presenta el aplicativo de servicios que es obsoleto para liquidar los programas. Se espera con la reprogramación del PAC y con el seguimiento a los pagos, hacer un mayor control.

La profesional de Apoyo del Grupo de Planeación y Sistemas presenta el Tablero de Control construido para la Regional con corte a 30 de Junio, en los cuales se reflejan las alertas para cada proyecto y sus responsables y será remitido por correo para el análisis de cada uno de los Centros Zonales y Grupos, así mismo el listado de CDP con saldo pendientes y al 100%.

Proyecto Apropiación Valor % Valor Valor ADMINISTRATIVA 1.138 986 87% 842 74% 7 1% GESTIÓN HUMANA 4.719 1.206 26% 317 7% 316 7% INFORMACIÓN Y TECNOLOGÍA 47 43 91% 42 89% - 0% SISTEMA NACIONAL DE BIENESTAR

617 483 78% 380 62% 17 3%

PRIMERA INFANCIA 33.174 31.553 95% 30.969 93% - 0% FAMILIA 961 29 3% 24 3% - 0% PROTECCIÓN 13.582 11.066 81% 9.997 74% 15 0% PAE 8.735 8.460 97% 8.423 96% - 0% GENERACIONES CON BIENESTAR 487 118 24% 111 23% - 0% NUTRICIÓN 1.185 1.114 94% 369 31% 0 0%Total 64.644 55.058 85% 51.475 80% 354 1%

% %

TABLERO DE CONTROL - EJECUCIÓN PRESUPUESTAL - PROYECTOSCORTE : JUNIO 30 DE 2013

FUENTE: SIIF NACIÓN

CDP Compromisos Obligaciones

LISTADO DE CDP CON SALDOSValores

Rótulos de fila Cuenta de CDP Suma de CDP2 Suma de SALDO DE CDP

ENERO 167 55.620.217.097 255.926.595

Capacitación 1 10.400.000

2.266.000




Familias y comunidades 4 29.892.379

4.529.731

Funcionamiento 60 1.325.728.219

20.844.199

Generaciones 9 121.695.742 2.105.293

Infraestructura 4 675.090.939 19.945.808

Nutrición 8 1.089.442.597

4.310.528

PAE 4 8.709.916.478

53.889.419

Primera Infancia 27 31.526.396.328 81.514.037

Protección 31 11.606.722.246 56.100.848

SNBF 16 482.111.732 10.312.239

Tecnología 3 42.820.437

108.493

FEBRERO 34 1.338.313.927

2.371.760

Funcionamiento 5 21.081.182

2.286.652

Generaciones 2 309.975 -

PAE 2 1.479.090 -

Primera Infancia 7 1.236.145.385 -

Protección 9 72.009.531

28.642

SNBF 8 7.197.030

56.466

Tecnología 1 91.734 -

MARZO 46 3.140.593.972

359.436.565

Familias y comunidades 1 864.011.152 -

Funcionamiento 26 1.694.564.394

359.436.565

Generaciones 2 423.599.973 -

Infraestructura 1 20.458.776 -




Nutrición 1 92.118 -

Primera Infancia 4 89.946.934 -

Protección 4 23.514.470 -

SNBF 7 24.406.155 -

ABRIL 63 1.468.874.828

1.151.760

Familias y comunidades 1 366.932 -

Funcionamiento 3 1.116.898 -


PAE 7 18.800.837 -


Protección 14 1.345.716.130

1.151.760

SNBF 25 91.646.801 -

Tecnología 3 1.307.016 -

MAYO 40 34.185.227 -

Familias y comunidades 2 729.502 -

Funcionamiento 1 146.655 -


PAE 4 610.798 -



SNBF 6 2.394.880 -

JUNIO 24 40.108.123

424.440

PAE 1 -




94.890

Primera Infancia 7 8.525.185

424.440


SNBF 5 6.478.390 -

Tecnología 2 879.658 -

Total general 374 61.642.293.174 619.311.120

LISTADOS DE CDP AL 100%Valores

Rótulos de filaCuenta de CDP Suma de CDP2 Suma de SALDO DE CDP

ENERO 6 1.204.441 1.204.441Capacitación 1 41.600 41.600Funcionamiento 4 906.841 906.841Infraestructura 1 256.000 256.000

FEBRERO 2 4.316.002 4.316.002Funcionamiento 2 4.316.002 4.316.002

MARZO 2 27.001.724 27.001.724SNBF 2 27.001.724 27.001.724

ABRIL 1 14.000.000 14.000.000SNBF 1 14.000.000 14.000.000

JUNIO 27 1.447.443.787 1.447.443.787Familias y comunidades 2 100.000.000 100.000.000Funcionamiento 20 1.301.024.388 1.301.024.388Infraestructura 1 25.000.000 25.000.000Nutrición 1 200.000 200.000Protección 2 12.040.399 12.040.399SNBF 1 9.179.000 9.179.000

Total general 38 1.493.965.954 1.493.965.954

9. Proposiciones y Varios :

La Directora Regional, informa que a raíz de las dificultades en lo relativo con el Sisbén para los programas del Instituto, invitó al Director del Sisbén Doctor Fabián Hurtado Suárez y su Asistente María del Pilar Zapata, quienes presentan los cambios representativos en lo relacionado con el manejo del Sisbén, quien aclara que el sistema




tenía prelación para los servicios de Bienestar, pero de acuerdo con los cambios el procedimiento fue estructurado buscando la eficiencia y legalidad del mismo. Por ello se tomó la determinación de abolir la ficha del Sisbén porque ella no tenía control y se podía acceder muy fácilmente y se realizaban actos de conveniencia para favorecer a través de vicios democráticos a personas que realmente no eran las indicadas y por ello el DNP inició un proceso de Auditoría para encuestar. Así mismo aclara que la población tiene un concepto errado de que el SISBEN no es solo para servicios de salud, sino que es a través del cual se accede al régimen subsidiado.

La descripción del procedimiento se enmarca en:

Se deben acercar a la entidad con un recibo de la energía o el agua y se programa la visita, la razón de presentar el recibo radica en que debe quedar registrada la dirección exacta para poder programar la visita y que ésta sea efectiva.

Solicitud de encuesta que se baja por internet y con ésta se emite un certificado de puntaje (Se anexa)

De acuerdo con las fechas de corte para envío de la solicitud incluida en la Base de Datos Municipales al Nivel Nacional, determinadas en la resolución No.2979 de Noviembre 01 de 2012 (se adjunta a la presente acta), quien emite la ficha que valida y aprueba el SISBEN.

De otro lado ante la pregunta de la Coordinadora Encargada del Grupo de Asistencia Técnica con respecto a que pasa con las poblaciones que están bajo la protección del Instituto, el Director del Sisbén aclara que dicha población está incluida en Población del Régimen del Estado (Que no cuentan con una vivienda definida) y no tienen acceso al programa casos que son preocupantes y que expresa se revisará el tema. Adicionalmente se propone por parte de la Coordinadora Encargada del GAT programa reunión para Primera Infancia para suministrarles la información, propuesta ante la cual el Director del Sisbén está de acuerdo y se pondrán en contacto para su respectiva programación.

La Directora Regional, presenta la solicitud de traslado a la Regional Caldas de la Nutricionista Adriana Patricia Hoyos, Supernumeraria, solicitud ante la cual la Coordinadora del Grupo Jurídico refiere que no es viable dado que su nombramiento como Supernumeraria está determinado en tiempo y lugar y por ello el Comité no lo aprueba. La Coordinadora del Grupo Administrativo proyectará respuesta.

Igualmente, se da lectura a la respuesta enviada por la Sede Nacional, ante la solicitud de la Defensora de Familia Ana María Cardona del Centro Zonal Belén, quien había solicitado estudiar la posibilidad para su traslado a Pereira y ante la negativa del Comité se dirigió al Nivel Nacional, quien traslada nuevamente al nivel Regional la decisión. El Comité ratifica una vez más la decisión anteriormente tomada de no avalar el traslado. La Coordinadora del Grupo Administrativo proyectará respuesta.




En este espacio la Coordinadora del Grupo Financiero manifiesta la importancia de tener en cuenta que a algunas personas se les está extraviando los pasabordos para legalizar los tiquetes aéreos y que para éstos casos es necesario solicitar una certificación de la aerolínea a través de la cual se realizó el viaje.

Decisiones:

Responder por los compromisos pendientes, permanentes y nuevos que aparecen en la presente acta.

A partir de la fecha no se avanzará en los Comités hasta tanto se haya dado lectura al acta anterior y se revisen el cumplimiento de los compromisos.

Tomar todas las acciones de Mejora, de acuerdo con las alertas del Tablero de Control Regional e Informes de CDP, en los temas donde aparece en CRÍTICO, para cada uno de los responsables.

Dar cumplimiento a lo planteado en el análisis al seguimiento a la ejecución presupuestal con corte a Junio 30 de 2013, agilizando los pagos, dando cumplimiento al PAC Programado, comprometiendo o liberando los recursos que están en CDP y en la apropiación en la fecha establecida.

Se realizó movimiento de personal así: A partir del 1º de Agosto pasará al CZ Pereira la Defensora de Familia Natalia Rojas, para el CZ Santa Rosa la Defensora de Familia Sandra Milena Gutiérrez.

Se negaron las solicitudes de traslado de Adriana Patricia Hoyos, Nutricionista para la Regional Caldas y la de la DF Ana Maria Cardona Montoya para el CZ Pereira.

Compromisos / tareas/ Pendientes Responsables FechasSolicitar respuesta escrita de las Entidades Territoriales para ante la negativa de cofinanciación del Programa Generaciones con Bienestar para aumento de coberturas.

Coordinadoras Centros Zonales Pereira y Santa

Rosa

Julio de 2013

Reenviar correos a la Sede Nacional sobre el contrato del Abogado por el recurso de Primera Infancia.

Directora Regional Julio 2013

Formular No Conformidades ante las fallas reiterativas en los diferentes procesos y procedimiento y desde las diferentes áreas.

Coordinadoras Grupo y Centros Zonales Julio de 2013

Liberar de compromiso los saldos por Profesionales de apoyo Julio de 2013




no ejecución de las Instituciones de Protección correspondientes al segundo trimestre del año (Abril a Junio), y lo correspondiente a los quince (15) días del mes de diciembre.

del área Financiera de Instituciones

Compartir con el CZ bEActualizar en el Aplicativo NAS el Censo de los Centros Zonales que tienen fecha 18 de Octubre de 2012

Coordinadoras de los CZ Pereira – Dosquebradas –

La VirginiaJulio de 2013

Compromisos / tareas/ Permanentes Responsables FechasRealizar control mensual y detallado de la ejecución presupuestal de los contratos PAE, buscando garantizar la operación hasta Septiembre 6 del año 2013

Coordinadoras Centros Zonales Mensual

Revisión de los informes que desde la Sede de la Dirección General se envían sobre la gestión de los procesos coactivos y denuncias de bienes vacantes y mostrencos.

Grupo Jurídico Permanente

Realizar informe oportuno de las conciliaciones con la fecha de la Audiencia y Realizar informe de nuevas demandas o fallos en contra para apoyar la defensa judicial

Grupo Jurídico Permanente

Cuadre entre las diferentes áreas que afectan el Balance y la contabilidad de manera mensual y permanente

Grupos Administrativo, Financiero: Presupuesto, Pagaduría y Recaudo.

Mensual y Permanente

Cuadre SIF - SIIF NACIÓNDepuración TOTAL de la cuenta Principal y subalterna en forma permanente 4. Depuración de las partidas pendientes de las conciliaciones Bancarias

Grupo Financiero Permanente

Revisar diariamente que las peticiones sean atendidas en los términos establecidos en la Resolución 3264 de 2009 y el registro oportuno de la totalidad de las actuaciones en el SIM, factor que afecta el indicador y no permite el dimensionamiento real del servicio.

Profesional de Gestión de Servicio y Atención

Regional y Coordinadoras Centros Zonales

Permanente

Revisar todos los meses el avance en los tres indicadores y realizar acciones correctivas que permitan que el volumen de peticiones no se desborde:

Profesional de Gestión de Servicio y Atención

Regional y Coordinadoras Centros Zonales

Permanente




Oportunidad en la solución de quejas y reclamos, constatación de denuncias yOportunidad en la atención de asuntos conciliables.

Compromisos / tareas/ Nuevas Responsables FechasSolicitar los contracréditos a la Sede Nacional con el nuevo procedimiento de los saldos que están en la apropiación y no se van a comprometer en la presente vigencia.

Profesional Apoyo Grupo de Planeación y Sistemas

Julio de 2013

Formular Acción Correctiva en el caso del cierre de la petición con la programación de la visita, donde se constató sé que efectuó un incumplimiento en el procedimiento

Coordinadora Centro Zonal Pereira

Julio 17 de 2013

Tratar como tema obligado en los GET todo lo relacionado con EPICO

Coordinadoras de Grupo y Centros Zonales Permanente

Dar trámite a los movimientos de personal que se realizaron en el presente comité, así como informar a los mismos sobre las decisiones tomadas.

Coordinadora Grupo Administrativo

Julio de 2013

Informar a las interesadas la no aprobación de los traslados solicitados

Coordinadora Grupo Administrativo Julio de 2013

Enviar correo a los Operadores el sexto día del mes, si no se han recibido los informes.

Profesionales de apoyo del área Financiera de los

CZA partir de Julio

_________________________________ ____________________________________Quien preside o convoca Secretaria Técnica

María Consuelo Montoya Puerta Melba Lucia Atehortua DuqueDirectora Regional Profesional de Apoyo G.P. S

NOTA: Se adjunta listado de participantes.


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· Web viewSe debe informar a los contratistas que deben tener actualizada la hoja de vida en el SIGEP, se continuará con la contratación por Prestación de Servicios. En el caso