014 Procedimiento Gestion Documentacion Sistema Gestion Calidad

PROCEDIMIENTO PARALA GESTIN DE LA

DOCUMENTACIN DELSISTEMA DE CALIDAD

Esta es una copia no controlada si carece de sello en el reverso de sushojas, en cuyo caso se advierte al lector que su contenido puede ser objetode modificaciones posteriores a la fecha de edicin sin que se le puedainformar directamente de tales cambios.

En tal caso, antes de tomar decisiones basadas en el contenido delpresente documento contacte con el responsable de Gestin de Calidadpara verificar que su copia sigue vigente.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

: 1 de 18Pgina: 19/Feb/03Fecha: 1Edicin: MDP-DOCSCdigo

Procedimiento de Gestin de Documentos Pgina 194

GESTIN DE DOCUMENTOSC

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Aprobado por:

Nombre: J.G.A.

Fecha: 19/Ene/03

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INDICE:

18Lista de Distribucin de Documentos17Listado de Documentos en Vigor16 Codificacin y Cdigos155.- Anexos154.- Documentos de Referencia153.4.4.- Otros Documentos153.4.3.- Instrucciones de Trabajo143.4.2.- Procedimientos Documentados

143.4.1.- Manual de Calidad143.4.- Codificacin de documentos143.3.1.- Formato de Copias No Controladas133.3.- Gestin de Copias No Controladas133.2.7.- Distribucin de Documentos Externos133.2.6.- Archivo de Documentos Externos133.2.5.- Derogacin del Uso de Documentos Externos133.2.4.- Codificacin de Documentos Externos

123.2.3.- Seleccin y Aprobacin del Uso de DocumentosExternos

123.2.2.- Origen y Recopilacin de los DocumentosExternos

123.2.1.- Objeto de los Documentos Externos123.2.- Gestin de Documentos Externos113.1.12.- Archivo del Original Obsoleto113.1.11.- Destruccin de Copias Obsoletas113.1.10.- Recogida de Copias Obsoletas103.1.9.- Entrega de Copias Controladas103.1.8.- Edicin de Copias Controladas93.1.7.- Creacin/Derogacin de Listas de Distribucin73.1.6.- Modificacin de Lista de Documentos en Vigor63.1.5.- Edicin y archivo del Original63.1.4.- Revisin y Aprobacin del Borrador43.1.3.- Elaboracin del Borrador43.1.2.- Estudio de la Propuesta43.1.1.- Origen de la Propuesta33.1.- Gestin de Documentos Internos33.- Descripcin del procedimiento32.- mbito de aplicacin del procedimiento31.- Objeto del procedimiento

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1.- Objeto del procedimiento

El objeto de este procedimiento documentado es definir el sistema deelaboracin y control de los documentos que forman parte del Sistema deGestin de Calidad de Empresa S.A., que asegura su correcta gestin.

2.- Ambito de aplicacin del procedimiento

Se aplica a todos los departamentos de Empresa S.A. para gestionartodos los documentos del Sistema de Calidad en todas las fases del ciclode vida; origen, codificacin, elaboracin, actualizacin, revisin yaprobacin, distribucin, archivo y derogacin. La elaboracin y gestinde los registros de calidad se recogen en el MDP-Gestin de Registros.

3.- Descripcin del procedimiento

En el caso de que se produzca un cambio de persona responsable enla organizacin de Empresa S.A. no es necesario el cambio inmediatodel Nombre de todos los documentos difundidos ya que prevalece elpuesto sobre la persona.

3.1.- Gestin de Documentos Internos

Se entiende por Documento Interno todo aquel cuyaredaccin haya sido realizada por personal de EmpresaS.A. Ejemplos de dodumentos internos son, la poltica yobjetivos de calidad de Empresa S.A., el Manual deCalidad, el Manual de Procedimientos y las instruccionestcnicas, entre otros.

Un documento se considera nuevo si no existe ningnejemplar (est este revisado y aprobado o no) con el mismocdigo de indentificacin que el que le correspondera a lmismo (el nmero de versin no se considera parte delcdigo de identificacin).

Si existe dicho ejemplar, la elaboracin del documento setrata como una modificacin, respetando por tanto lacodificacin asignada previamente al documento.

En el caso de que un documento deje de ser til, seprocede a su derogacin. Los documentos que sonsustituidos por nuevas versiones no se consideranderogados, sino sustituidos.

Segn se trate de la creacin de un nuevo documentointerno, la modificacin de uno existente o su derogacin,las fases por las que puede pasar un documento interno a lolargo de su ciclo de vida se reflejan en la siguiente tabla:





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sisino12.- Archivo de Original Obsoletosisino11.- Destruccion Copias Obsoletassisino10.- Recogida de Copias Obsoletasnosisi 9.- Entrega de Copias Controladasnosisi 8.- Edicin de Copias Controladas

Bajasisi 7.- Creacion Lista Distrib. Doc.BajasiAlta 6.- Modificar Lista Doc. Vigorno/sisisi 5.- Edicion / Archivo del originalnosisi 4.- Revisin y Aprobacin borradornosisi 3.- Elaboracin del borradorsisisi 2.- Estudio de la Propuestasisisi 1.- Origen de la propuesta

DerogacinModificacinNuevoAccin\procede?

3.1.1.- Origen de la propuesta

La propuesta de creacin, modificacin o derogacin deun documento puede tener su origen:

Por la definicin o revisin del Sistema de Gestinde Calidad.

Como resultado de las auditoras del Sistema deCalidad.

Por sugerencia de cualquier miembro de EmpresaS.A.

3.1.2.- Estudio de la propuesta

El Responsable de Gestin de Calidad con lacolaboracin del responsable del departamento afectado,estudia las propuestas de creacin o modificacin y en casofavorable proceden a la elaboracin del borrador.

En el caso de propuestas de derogacin estas deben serrevisadas por el Responsable de Gestin de Calidad y por elrespresentante del departamento afectado, procediendo trasesto a lo establecido en el punto 3.1.7 del presenteprocedimiento.

3.1.3.- Elaboracin del Borrador

El Responsable de Gestin de Calidad de Empresa S.A.(con la colaboracin del responsable del departamentoimplicado), bien por iniciativa propia o por las propuestascitadas en el apartado 3.1.1 del presente procedimiento, tomar la decisin de redactar cada uno de los documentosdel Sistema de Gestin de Calidad.

Para ello, identifica a todos los posibles afectados por laactividad y posteriormente, nombra a un equipo liderado porun encargado quien, una vez recogida la informacin





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adecuada, colabora en la redaccin del documento, cuyoprimer borrador es enviado a todos los afectados.

Una vez recogidas las sugerencias de los afectados, elequipo redactor prepara el borrador definitivo que pasa a serrevisado y aprobado segn lo descrito en el apartado 3.1.4.

Creacin de un nuevo documento:

En el caso de creacin de un nuevo documento (vasedefinicin en apartado 3.1) se procede en primer lugar a laelaboracin de su borrador y a su codificacin (Vaseapartado 3.4). El cdigo asignado a un documento loidentifica de forma unvoca y no se vara en las sucesivasrevisiones y/o modificaciones, las cuales se indicanmediante el nmero de versin o edicin que no seconsidera parte del cdigo de identificacin.

Los documentos deben respetar los formatosestablecidos en los anexos de este documento cuando quesea posible.

Mientras un documento est pendiente de aprobacin,llevar siempre y en un lugar visible, un distintivo deBORRADOR. Adems, en la casilla correspondiente a laversin, de cada una de sus pginas, se indicar la palabraBorrador seguido del nmero de revisin del borrador, quecomienza por el nmero 1 y va aumentando una unidad concada nueva revisin del borrador.

Modificacin de un documento:

En el caso de modificacin de un documento se siguenlas mismas pautas que en el apartado anterior (Creacin deun nuevo documento) respetando en este caso lacodificacin previamente asignada al documento.

Si el estudio de la propuesta de modificacin essatisfactoria, el Responsable de Gestin de Calidad se locomunica a los que participaron en la elaboracin de laversin anterior y juntos redactan la nueva edicin delmismo, que con su entrada en vigor sustituye y dejaobsoleta automticamente la versin anterior.

Los documentos que sirven de base para la modificacinde documentos son, (adems de los documentos externoscorrespondientes como Normas, legislacin, etc., siprocede), el original de la versin anterior, el cul puedeestar acompaado de un Anexo de ModificacionesPendientes que ha de tenerse en cuenta. Este anexo demodificaciones pendientes es el resultado de una





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modificacin previa que no se llev a cabo por carecer depeso suficiente como para editar una nueva versin deldocumento. (Vase ltimo prrafo del siguiente apartado).

3.1.4.- Revisin y Aprobacin del Borrador

La revisin es responsabilidad tanto del Responsable deGestin de Calidad como del representante deldepartamento afectado por dicho documento.

El Responsable de Gestin de Calidad velar por laconformidad del documento con los Objetivos y Poltica deCalidad de Empresa S.A. y con los requisitos de la normade gestin de calidad de referencia, mientras que elrepresentante del departamento afectado, verificar sufuncionalidad.

A menos que se especifique lo contrario, esresponsabilidad de la Gerencia de Empresa S.A., laaprobacin de documentos del Sistema de Gestin deCalidad.

En el caso de que el borrador obtenga el visto bueno ensu revisin y aprobacin, se sigue lo detallado en el punto3.1.5.

Si el borrador no obtiene el visto bueno en su revisin, sevuelve a elaborar el borrador aumentando en una unidad elnmero de versin del borrador, a menos que el documentosea desestimado, en cuyo caso se cierra el proceso.

Si el Responsable de Gestin de Calidad considera quelas modificaciones carecen de suficiente peso como paraproceder a la edicin y distribucin de una nueva edicin deldocumento, (caso de que las modificaciones no seanimportantes, se basen en correcciones de estructura, estilo odetalle, ortogrficas y/o gramaticales), se desestima suedicin momentaneamente, siendo responsabilidad delResponsable de Gestin de Calidad archivar junto aldocumento original un anexo denominado Anexo deModificaciones Pendientes que recoja dichos cambiospara su incorporacin en la siguiente edicin. Este Anexo deModificaciones Pendientes no ser incluido ni en las copias(controladas o no controladas) del original ni en su indice.

3.1.5.- Edicin y archivo del Original

El Responsable de Gestin de Calidad es el encargadode la edicin y archivo de cada documento original delSistema de Calidad.





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Tras su aprobacin, el borrador del documento sufrir lossiguientes cambios antes de su edicin:

1.- Se sustituye el mensaje BORRADOR N de la columnavertical izquierda de cada una de sus pginas por lainscripcin COPIA CONTROLADA N .

2.- Se sustituye el mensaje Borrador X de la casillaEdicin de cada una de las pginas del borrador por elnuevo nmero de versin del documento, resultado desumar una unidad a la versin existente antes de sumodificacin o 1 si no exista una versin previa.

3.- Si existe, se actualiza el apartado correspondiente alHistorial de Revisiones del documento, indicando laversin, la fecha y una breve descripcin de los cambios ymanteniendo las anotaciones preexistentes.

4.- Tras actualizar el apartado Historial de Revisiones, siexiste, se comprueba la numeracin de las pginas deldocumento y la paginacin del ndice.

5.- Se completa la casilla de la portada del documento,Aprobado Por: y es firmada por el responsablecorrespondiente.

6.- Cada una de las pginas del documento es marcada ensu reverso con la el sello de la empresa de forma que dichamarca no sea transmitida a las copias de dicho ejemplar.

7.- El original as reformado, es archivado por elResponsable de Gestin de Calidad en un lugar seguro, enel Archivo de Documentos en Vigor. (Vase apartado3.1.6)

8.- Cumplidos los puntos anteriores el Responsable deCalidad destruye el borrador.

Los medios de archivo sern adecuados para garantizarel archivo sin deterioro de esta documentacin, as como sudisponibilidad.

3.1.6.- Modificacin de Lista de Documentos en Vigor

El Responsable de Gestin de Calidad mantiene uncontrol actualizado de los documentos en vigor y de losdocumentos derogados o sustituidos. El Archivo deDocumentos en Vigor est encabezado por el Listado deDocumentos en Vigor (Vase formato en los Anexos deeste documento).





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Esta Lista es sustituida o modificada cada vez que undocumento es creado, modificado o derogado, reflejando entodo momento el ttulo, cdigo, nmero de edicin, fecha deaprobacin de los documentos en vigor y, en su caso,cdigo y nmero de edicin del documento al que sustituye.

La modificacin de tal lista se ejecuta segn se trate de:

Un Nuevo Documento:

Tras la aprobacin de un documento nuevo (Vasedefinicin en 3.1) el Responsable de Calidad incorpora losdatos del documento en la Lista de Documentos en Vigor.Estos datos son ttulo, cdigo, nmero de edicin y fecha deaprobacin.

Una Nueva edicin de un documento existente:

Cuando un documento sea sustituido por una nuevaedicin, el Responsable de Gestin de Calidad debe:

Escribe en la casilla SUSTITUIDO POR: deldocumento obsoleto, el cdigo y edicin de lanueva versin actual.

En una nueva lnea, cumplimenta los datosTITULO, Int/Ext, CODIGO, EDICIN,FECHA y SUSTITUYE A.

Para facilitar la visualizacin rpida de losdocumentos en vigor, pueden marcarse losdocumentos ya obsoletos de esta lista o editar unanueva con solo los documentos en vigor, en cuyocaso conviene guardar la lista obsoletaidentificando claramente que ya no es vlida.

La Derogacin de un Documento:

Cuando un documento sea derogado, el Responsable deGestin de Calidad debe:

Indicar, en la casilla Derogado de la lista dedocumentos en vigor, la fecha de derogacin.

Para facilitar la visualizacin rpida de losdocumentos en vigor, pueden marcarse losdocumentos ya obsoletos de esta lista o editar unanueva con solo los documentos en vigor, en cuyocaso conviene guardar la lista obsoletaidentificando claramente que ya no es vlida.





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3.1.7.- Creacin/derogacin de Listas de Distribucin

En los puntos donde es necesario se dispone de losprocedimientos o instrucciones necesarios para el adecuadodesarrollo de las actividades, encontrndose estosdocumentos accesibles a las personas afectadas.

El Responsable de Gestin de Calidad crea una Lista deDistribucin del Documento XvZ1 para cada versin decada documento del Sistema de Gestin de Calidad deEmpresa S.A. (Vase formato en los Anexos).

Para facilitar la distribucin y control de documentos entodos estos puntos, el Responsable de Gestin de Calidadasigna un nmero de difusin diferente y correlativo a cadapersona o rea que vaya a disponer de una copiacontrolada, nmero que anota en la Lista de Distribucindel Documento XvZ.

Creacin de un nuevo documento:

Con la creacin de un nuevo documento (tanto externocomo interno) se abre una nueva Lista de Distribucin delDocumento XvZ. (Vase formato en los Anexos).

En tal lista, el Responsable de Calidad asigna un nmerocorrelativo a cada uno de los cargos que segn su juicio,deben poseer una copia controlada del ejemplar.

La citada lista sirve tambin como registro donde reflejarlos cargos (propietarios), fechas y firmas de acuse de reciboy/o devolucin de la copia controlada asignada a cadacargo.

Modificacin de un documento:

En el caso de modificacin de un documento preexistentey en consecuencia la aprobacin de una nueva versin delmismo, la Lista de Distribucin de la versin anterior puedeservir de base para la elaboracin de la Lista de Distribucinde la nueva versin del documento, tras lo cual quedaobsoleta y es marcada y archivada como tal por elResponsable de Calidad despus de haber completado elpaso relatado en el punto 3.1.10.

Derogacin de un documento:

Cuando un documento es derogado, la Lista deDistribucin de dicho documento queda obsoleta y esmarcada y archivada como tal por el Responsable de





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1 Donde X indica el cdigo del documento y Z su versin.

Calidad despus de completado el paso relatado en el punto3.1.10.

Las listas de distribucin obsoletas se guardan en elArchivo de Documentos Obsoletos junto con el original,tambin obsoleto, del documento al que hace referencia.

3.1.8.- Edicin de Copias Controladas

Se consideran copias controladas todas las copias dedocumentos del sistema de calidad (tanto internos comoexternos) de las que se desea tener un control que permita,en caso de actualizacin del documento original, lasustitucin de dichas copias por versiones actuales. Estogarantiza al propietario del ejemplar que la informacin deldocumento est an vigente.

El Responsable de Gestin de Calidad edita tantas copiascontroladas del documento como indique la Lista deDistribucin del Documento en cuestin.

Estas copias se obtienen de la impresin o fotocopia deldocumento original completo, a excepcin, si existe, delanexo de Modificaciones Pendientes, que no se consideraparte del documento.

Para cada copia controlada el Responsable de Gestin deCalidad indica el nmero de copia asignado (reflejado en laLista de Distribucin del Documento) en cada una de laspginas, concretamente en la columna vertical del margenizquierdo, tras la inscripcin COPIA CONTROLADA N .

3.1.9.- Entrega de Copias Controladas

El Responsable de Gestin de Calidad entrega las copiascontroladas a las entidades y/o cargos enunciados en laLista de Distribucin del Documento en cuestin. Esta Listade Distribucin, a su vez, sirve de registro de recibo porparte del propietario (cargo que recibe el ejemplar) trasindicar ste la fecha de entrega y firmarla.

Cada uno de los destinatarios de las copias controladases responsable del archivo y cuidado de las mismas ygarantiza que las copias son accesibles a las personasafectadas.

Existe la posibilidad de publicar en intranet algunos de losdocumentos del sistema, en cuyo caso el Responsable deGestin de Calidad crea una copia informtica no imprimibleque guarda en un directorio creado a tal efecto. En estecaso esta copia se indica en la lista de distribucin de





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documentos como una nica copia y las firmas de entrega yretirada (publicacin y eliminacin del archivo) sonrealizadas por el Responsable de Gestin de Calidad.Siempre que sea posible, se har la distribucin dedocumentos de este modo.

3.1.10.- Recogida de Copias Obsoletas

En el caso de edicin de nuevas versiones dedocumentos preexistentes o de su derogacin elResponsable de Gestin de Calidad recoger todas y cadauna de las copias controladas registradas en la Lista deDistribucin del documento que ha quedado obsoleto.

Para ello el Responsable de Gestin de Calidad se guacon aquella Lista de Distribucin, donde adems se registrala fecha y firma del cargo que hace la devolucin.

En el caso de documentos publicados en intranet, elResponsable de Gestin de Calidad es el encargado deeliminar las copias obsoletas, firmando l mismo la lista dedistribucin de estas copias.

Una vez que todas las copias controladas obsoletas hansido retiradas y registrada su devolucin en la Lista deDistribucin del documento ya obsoleto, el Responsable deGestin de Calidad marca la lista con la inscripcinOBSOLETO y la archiva en el Archivo de DocumentosObsoletos, junto con el original al que hace referencia.

3.1.11.- Destruccin de las Copias Obsoletas

El Responsable de Gestin de Calidad destruye todas ycada una de las copias controladas del documento obsoletorecogidas. Las listas de distribucin, en cambio, se archivan(junto al original) tal y como se explica en el ltimo prrafodel apartado anterior.

3.1.12.- Archivo del Original Obsoleto

Tras recoger todas y cada una de las copias controladas,el Responsable de Calidad:

- Marca la Lista de Distribucin del documento obsoletocomo OBSOLETO.

- Archiva la Lista de Distribucin del documento obsoletojunto con el documento original en el Archivo deDocumentos Obsoletos.

El Responsable de Gestin de Calidad dispone de todoslos documentos en vigor que soportan el Sistema de





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Calidad. Asimismo, el Responsable de Calidad dispone deun archivo de los originales de los documentos modificadoso derogados ya obsoletos los cuales guardar durante almenos tres aos a partir de la fecha de modificacin oderogacin a menos que se especifique un plazo distinto,indicando de forma visible en la portada del documento ysegn sea el caso, la situacin de DEROGADO oSUSTITUIDO POR: indicando en este ltimo caso elcdigo y versin del documento que lo sustituye.

Los medios de archivo sern adecuados para garantizarel archivo sin deterioro de esta documentacin.

3.2.- Gestin de Documentos Externos

Se entiende por Documento Externo todo aquel cuyaredaccin, revisin y aprobacin haya sido realizada porpersonal ajeno a Empresa S.A. Ejemplos de documentosexternos son, la familia de Normas ISO 9000, los catlogosde proveedores y la documentacin legal (reglamentos,legislacin aplicable..), entre otros.

3.2.1.- Objeto de los Documentos Externos

El objeto de los documentos externos es servir de baseinformativa para la Gestin de Calidad de Empresa S.A.

3.2.2.- Origen y recopilacin de los DocumentosExternos

El Responsable de Gestin de Calidad, con lacolaboracin de los departamentos correspondientes, seencargan de determinar las fuentes de informacin yabastecimiento de documentos externos, de su recopilaciny archivo.

1El responsable de la revisin1 y archivo de estadocumentacin es el Responsable de Gestin de Calidad.

3.2.3.- Seleccin y Aprobacin1 del Uso de documentosExternos

El Responsable de Gestin de Calidad, en colaboracincon los departamentos correspondientes, selecciona yaprueba1 el uso de los documentos que a su juicio, sean deaplicacin a cualquier proceso de Empresa S.A.





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1 Segn la definicin dada en el apartado 3.2, la redaccin, revisin y aprobacin de documentosexternos ha sido realizada por personal ajeno a la empresa. Cuando se habla de revisin yaprobacin se hace referencia a acciones realizadas por Empresa S.A. para aprobar su usointerno, no su validez.

A continuacin comunica los cambios o nuevasincorporaciones al departamento afectado.

3.2.4.- Codificacin de Documentos Externos

Los documentos externos aprobados para su uso enEmpresa S.A. son codificados y marcados mediante lainscripcin Documento Externo por el Responsable deGestin de Calidad.

La codificacin de documentos externos se realizacumpliendo con las especificaciones detalladas en elapartado 3.4.4.

3.2.5.- Derogacin del uso de Documentos Externos

Por su carcter de Externo, la redaccin, revisin yaprobacin de documentos externos no es funcin deEmpresa S.A. No obstante, si lo es la aprobacin yderogacin de su USO en la empresa.

El Responsable de Gestin de Calidad, en colaboracincon el Departamento correspondiente podr derogar el usode un documento externo si justifica que su mbito ya no esaplicable a ningn proceso de Empresa S.A.

3.2.6.- Archivo de Documentos Externos

Los originales de los documentos externos en vigor enEmpresa S.A., son archivados por el Responsable deGestin de Calidad conforme se aprueba su uso, a la vezque los registra en la Lista de Documentos en Vigor. (Vaseel apartado 3.1.6)

Una vez derogados, el Responsable de Gestin deCalidad procede segn los apartados 3.1.6, 3.1.10, 3.1.11 y3.1.12.

3.2.7.- Distribucin de Documentos Externos

La distribucin de documentos externos se realiza deacuerdo con los apartados 3.1.6 a 3.1.12.

3.3.- Gestin de Copias No Controladas

Las Copias No Controladas son copias difundidas dedocumentos internos de las cuales o bien es muy difcil obien no interesa el seguimiento o control de sus propietarios.Poseen carcter meramente informativo.

Su distribucin precisa de la aprobacin por la Direccin.Estas copias no requieren que se actualicen ni son objeto deregistro alguno en ninguna Lista de Distribucin.





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Las copias no controladas las edita el Responsable deCalidad por impresin o fotocopia del documento original. Seindica en todas las hojas de estas copias el mensaje COPIANO CONTROLADA, en la columna vertical izquierda decada una de las pginas de la copia.

Son ejemplos de copias no controladas los ejemplares delManual de Calidad entregados a los clientes.

3.3.1.- Formato de Copias No Controladas

El formato de las copias no controladas es idntico alformato de copias controladas, salvo en los siguientesmatices:

- En la columna vertical izquierda de cada una de laspginas de una copia no controlada se indica el mensajeCOPIA NO CONTROLADA.

- En la portada del documento se indica el siguiente texto:

Esta es una copia no controlada si as se indica en suspginas o si carece de sello en el reverso de sus hojas, encuyo caso se advierte al lector que su contenido puede serobjeto de modificaciones posteriores a la fecha de edicinsin que se le pueda informar directamente de tales cambios.

En ese caso, antes de tomar decisiones basadas en elcontenido del presente documento, contacte con EmpresaS.A. para verificar que su copia sigue vigente.

3.4.- Codificacin de documentos

NOTA: Se recuerda que los formatos que deben seguirlos Registros, as como su codificacin, etc., se tratan en elMDP-Gestin de Registros.

El Responsable de Gestin de Calidad asigna el cdigocorrespondiente a cada documento. El cdigo esdeterminado de la siguiente forma:

3.4.1.- Manual de Calidad:

Las tres letras maysculas MDC que hacenreferencia a Manual de Calidad.

3.4.2.- Procedimientos Documentados:

Las tres letras maysculas MDP que hacenreferencia a Manual de Procedimientos,seguidas de un guin (-), adems de,





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Cuatro letras (XXXX) que ms o menosdescriban el ttulo del procedimientodocumentado.

Por ejemplo: Para el presente procedimiento, donde se trata lagestin de la documentacin del sistema de calidad, se utiliza elcdigo MDP-DOCS, donde DOCS hace referencia aDocumentos.

3.4.3.- Instrucciones de Trabajo:

Las dos letras maysculas IT que hacenreferencia a Instruccin de Trabajo, seguidasde un guin (-), adems de,

Cuatro letras (XXXX) que ms o menosdescriban el ttulo de la instruccin de trabajo.

En los anexos figuran ejemplos de los diferentes cdigosya establecidos a algunos documentos del Sistema deGestin de Calidad de Empresa S.A.

3.4.4.- Otros Documentos:

Los documentos externos, a pesar de que pueden poseersu propia codificacin, son codificados por el Responsablede Gestin de Calidad mediante el cdigo EXT-9999 donde9999 es un nmero consecutivo que se asigna a losdocumentos externos conforme entran en el Sistema deCalidad de Empresa S.A. Dicho nmero comienza por el0001

4.- Documentos de Referencia

wwMDP-Gestin de Registros

5- Anexos

5.1.- Codificacin y Cdigos5.2.- Listado de Documentos en Vigor5.3.- Lista de Distribucin de Documentos





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Anexo 5.1.- Codificacin y cdigos

MDOManual de OrganizacinMDCManual de Calidad

CdigoDocumento

MDP-FORM FormacinMDP-MANT Mantenimiento Equipos y MaquinariaMDP-MEDI Seguimiento Equipos de MedidaMDP-CERT Gestin de CertificadosMDP-RECE Control de RecepcinMDP-PROV Seguimiento de ProveedoresMDP-COMP ComprasMDP-PROC Seguimiento de ProcesosMDP-REVI Revisin y Planificacin del SistemaMDP-AUDI Auditoras InternasMDP-MEJO Acciones de MejoraMDP-INCI Gestin de IncidenciasMDP-REGS Gestin de RegistrosMDP-DOC Gestin de Documentos

CdigoManual de Procedimientos

IT-CORTInspeccin durante el corte de materialIT-SATCMedida de la Satisfaccin del Cliente

CdigoInstrucciones de Trabajo

EXT-002 Norma ISO 9001:2000EXT-001 Norma ISO 9000:2000

CdigoDocumentos Externos





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Anexo 5.2.- Listado de Documentos en Vigor





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GA

DO

Fec

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ici

nC

d

igo

Int/

Ext

Tt

ulo

LISTADO DE DOCUMENTOS EN VIGOR

MDP- GESTIN DE DOCUMENTOS REGISTRO-DOCS-01 PGINA DE

FORMATO-DOCS-01

SU

ST

IRU

IDO

PO

RS

US

TIT

UY

E A

DO

CU

ME

NT

O

Anexo 5.3.- Lista de Distribucin del documento XvZ





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Ttulo del Documento Cdigo

Firma

Edicin

MDP- GESTIN DE DOCUMENTOS REGISTRO-DOCS-02 PGINA DE

LISTA DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

Nombre Fecha Firma Nombre Fecha

FORMATO-DOCS-02

Documento Retirado

Documento Entregado

PROPIETARIODevuelta por: Entregada a:

Copia Controlada Nmero

Documents

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