02 만들기 - archives.go.kr · 02만들기 공공기관 기록물 관리 가이드 북 _ 기록관 편 22_ 성공적인 기록물 관리 이렇게 합니다_23 구 분 분 장 업

1. 기록관에서 해야할 일

2. 기록관 설치방법

3. 기록관의 구성원

4. 기록관 운영규정

5. 기록물의 보존과 시설·장비

공 공 기 관 기 록 물 관 리 가 이 드 북

만들기 02

성공적인 기록물 관리이렇게 합니다

02 만들기 공공기관 기록물 관리 가이드 북 _ 기록관 편

_www.archives.go.kr 성공적인 기록물 관리 이렇게 합니다_20 21

1. 기록관에서 해야할 일

기록관은? 공공기관 기록관의 형태

기록관의 역할

■ 기록관은 기록물의 생산부터 보존ㆍ활용ㆍ폐기 등 전과정을 체계적으로 관리하고, 소속기관의 기록물 관리 업무를 수행하는 기록정보센터입니다.

단순히 기록관리시스템이나 서고를 지칭하는 것이 아니예요! ■ 기록관에서는 기관의 주요기록물 보유현황, 매년도 주요기록 생산예측 및

통제를 하고, 기록정보를 수집ㆍ가공ㆍ활용(제공)하는 기능을 수행합니다.

■ 공공기관의 기록관은 기관의 규모, 기록물 생산량 등 기관현실에 따라 다양한 형태로 설치될 수 있습니다.

■ 기록정보관으로서의 역할 수행- 업무수행 과정에서 발생하는 각종 기록물을 관리하고, 기록정보를 신속하게

검색ㆍ활용할 수 있도록 하여, 효율적인 업무수행 지원

■ 기록물의 보존, 관리 및 활용 등 기록물 관리 업무의 전담- 해당기관의 기록물 이관ㆍ수집ㆍ보존ㆍ활용, 기록관리 이해도 제고를 위한

교육실시

- 기록물에 대한 정보공개의 접수, 처리 등 업무수행

상위부서

기록관리팀

기록관

기록 관리

기 록 관 리 팀

부관장운영위원회

실무위원회

서비스팀

시스템 운영

시스템 및 운영관리팀

■ 기록관리시스템설계지원

■ 시스템유지관리

(정보화팀 지원 가능)

■ 행정/기획/홍보

■ 시스템유지/관리

■ 지도/훈련

■ 연구

■ 이관/편철

■ 정리ㆍ평가/폐기

■복원처리ㆍ보존

■연구

■ 기록물관리기획

■ 이관/편철, 정리/평가/폐기

■ 열람/편찬, 정보공개/전시

■ 열람

■ 출판/편찬

■ 전시/콘텐츠 개발

■ 견학/교육

생산부서 소속형태

생산부서 내의 처 또는 팀의 형태

독립적인 기록관 형태

기관장 직속 또는 부속기구의 형태

● 기록물관리에 대한 기본계획 수립

● 기관과 소속기관의 기록물 이관·관리

● 소속기관 기록물관리 지도·감독

● 기록물 서고관리

● 기록물평가심의회 운영과 기록물 폐기 관리

● 기록관리시스템 설치·운영

기록관에서 꼭 해야할 일은 무엇인가요?



구 분 분 장 업 무

총 무 팀

1. 사회공헌활동

2. 행사 및 용도 업무(소모품, 비품 구매ㆍ보급 등)

3. 기록물관리 총괄***

4. 경조사, 우편물, 인쇄물 등의 관리

5. 차량관리 및 지원

6. 써클활동 지원

7. 사인, 주요 인감 및 법인등기

8. 전사 해외출장 항공권 발권

9. 타 부서의 소관에 속하지 아니하는 사항

- 직제개정의 사례 : 한국석유공사

[ 경영지원처 ]

2. 기록관 설치방법

기록관 설치의 필요성

기록관 설치 순서

준 비 단 계

공공기관의 기록물관리를 전담할 수 있는 기능을 수행하고 영구기록물 관리기관과 기록물관리를 분담하며 대국민 정보공개와 열람서비스 제공의 핵심 역할을 기록관이 수행하기 때문입니다.

설치부서(형태) 결정

기록물관리현황파악

업무기능구체화

유사업무통합 및 직제반영

전문요원 등 인력구성

기록관운영규정제정

설비 및 장비구축

■ 기록관 설치부서 결정- 기록물 설치기준 부합여부 확인, 설치형태 등 기록관 업무 수행부서 결정

■ 기관 기록물관리 현황파악- 기록물관리규정 등 현행화 여부, 직제 반영 여부, 보존시설·장비, 기록물관리 업무와

절차, 보유기록물 현황, 전자기록생산ㆍ관리 시스템 현황

■ 유사업무 통합 및 직제반영- 기록관 업무와 중복되는 기능과 기구 통합

- 기록물관리부서의 직제에‘기록관 설치·운영(또는 기관 기록물관리 총괄 운영)’ 반영

실 행 단 계

■ 「기록물관리규정」 제·개정, 「기록관운영규정」 제정- 「공공기록물관리에관한법률」을 반영하여 기관 업무와 조직 특성, 제반

여건에 따라 규정 제정

■ 업무기능 구체화- 기록관 기능 및 역할, 수행업무에 따른 업무분장 및 담당자 지정

- 처리과 기록물관리책임자 지정

■ 기록물관리전문요원 등 인력배치- 기록물관리전문요원 자격을 보유한 전문요원을 비롯하여 업무별 적정 인력

확보, 배치

■ 설비 및 장비구축- 안전한 기록물 관리를 위한 법적 기준에 맞는 시설, 장비 구축 및 유지



3. 기록관의 구성원

기록물관리주체

기록관 인력배치와 업무 분장

기록물관리전문요원 제도

기록물관리부서와 처리과에서는 체계적이고 전문적인 기록관리를 위해 기록물 관리를 전담하는 사람을 지정하거나 배치해야 합니다.

구 분 업무 분장 비 고

기록관장 기록관 운영 총괄

기록물관리전문요원

■ 기록관 운영 ■ 기록물관리 기본계획 및 기록관 운영계획 수립■ 기록물 정리, 이관, 관리 업무 주관 - 기록물관리 총괄(주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 비밀기록물,

간행물, 행정박물, 시청각기록물 등) - 기록물 평가 및 비공개기록물 공개 재분류 - 보존기간이 경과한 기록물의 심사 - 기록물평가심의회 운영 - 기록관리기준표(기록물분류기준표) 운영 - 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원 - 기록물 생산현황 취합ㆍ작성 및 보고 - 이관대상 기록물 목록 작성 및 이관 - 이관 기록물의 정리 및 내용기술 - 이관 기록물의 평가, 보존기간 재획정, 미등록 기록물 등록 - 이관 기록물의 서가배가 및 정수점검

기록관 인력의 최소 1/4 이상 배치

기관규모, 관리대상 기록물량에 따라 적정 인원 배치

시설ㆍ장비 운영 담당

- 기록관 시설 및 장비 관리 - 서고 관리 및 정수점검 - 보유기록물 목록 관리

기록정보화담당

- 기록관리시스템 운영관리 및 유지보수 - 주요기록물의 매체수록 및 비전자기록물의 전산화 관리 - 기록관리 유관시스템의 연계 관리

열람 담당 - 간행물 및 행정자료실(열람실) 관리 - 정보공개 접수 및 민원인 열람 - 기록물 기관 열람 및 대출 관리

■ 기록물관리전문요원 제도는 기록물의 수집·평가·정리·기술 등 체계적이고 전문적인 기록관리 업무 수행을 통해 가치 있는 기록물을 선별·보존하고 이를 통해 국민의 알 권리 충족을 목적으로 도입되었습니다.* 미국, 영국, 중국 등 해외에서도 기록물관리를 위해 기록관리학 석사 이상의

학위를 갖춘 기록관리 전문가가 배치되어 기록물관리 전과정을 관리합니다.

■ 공공기관에서는 2011년 12월 말까지 기록물관리전문요원을 배치하도록 의무사항으로 규정하였습니다.

기록물관리전문요원 자격요건 (「공공기록물관리에관한법률」시행령 제78조)

1. 기록관리학 석사학위 이상을 취득한자

2. 다음 각 목의 어느 하나에 해당하는 사람으로서 행정안전부령으로 정하는

기록관리학 교육과정을 이수하고, 행정안전부장관이 시행하는 기록물관리 전문요원

시험에 합격한 사람

가. 기록관리학 학사학위를 취득한 사람

나. 역사학 또는 문헌정보학 학사학위 이상을 취득한 사람

기록물관리전문요원(기록물관리담당자)

기록관(기록물관리부서)

기록물관리 총괄, 기록관운영국가기록원과 업무협조

기록물관리책임자 기관의 각 부서 기록관의 지침에 따른 기록물 관리



4. 기록관 운영규정

규정 마련의 필요성

공공기관 기록관의 설립과 운영을 위한 공식적인 근거이며, 기관에서 모든 기록물의 관리와 보존에 대한 권한과 책임이 기록관에 부여되기 때문입니다.

「기록관운영규정」 제정, 「문서규정」 개정 사례 : 한국가스공사

「기록관 운영규정」의 내용

■ 기록물의 생산, 관리, 평가, 폐기, 보존에 이르는 기록관리 전반을 아우를 수 있는 규정으로 반드시 「공공기록물관리에관한법률」에 근거해야 합니다.

- 기록물 등 정의 : 기록물 종류, 용어, 기록물 관리 등 정의를 포함합니다.

- 기록물의 생산 : 기록화 및 기록관리 대상, 기록물의 생산·등록, 기록물의 분류,

기록물 편철 및 관리, 기록물 정리 등의 내용을 포함합니다.

- 기록물의 관리 : 기록물 관리기준, 처리과와 기록관의 기록관리 내용을 각각

포함합니다.

- 기록물의 전자화 관리 : 보존시설과 장비의 확보, 기록관리시스템과 장비 구축,

기록관리시스템의 점검과 유지보수, 전자화기록물의 보존관리, 전자기록물의

백업과 보존 등의 내용이 포함됩니다.

- 그외 기록물평가심의, 보안관리와 점검, 기록물의 대출과 열람, 훈련과 교육의

내용을 포함합니다.

■기록물분류기준표

■보존기간

■공개여부의 구분관리

■기록물의 보존

■비치기록물 관리

■기록물의 이관

■기록물생산현황 통보

■기록물 인수

■기록관의 서고관리

■기록물의 평가ㆍ심의

기록관기록관리

기록물 관리기준

처리과 기록관리



「사무관리규정(문서규정)」의 개정

■ 「사무관리규정」은 2011년 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」으로 전면 개정 되었습니다.

■ 문서관리 위주에서 시스템 등을 이용한 기관의 업무협조, 지식행정, 영상회의의 활성화 등 변경된 업무수행 방식을 포괄하고 있습니다.

■ 「사무관리규정」에 근거한 「문서규정」 중 기록물관리에 관한 사항은 「기록물관리규정」으로 대체하고, 그 외 사항은 「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」을 참고하여 개정하도록 합니다.

함께 갖추면 좋은 규정

● 기록관 시행규칙, 문서보관보존규정, 보안업무규정, 정보공개규정,

이용자 열람규정 등

● 기록관리 업무 매뉴얼, 서비스 매뉴얼 등

기록관 운영 규정

5. 기록물 보존과 설비·장비

기록물 보존이란?

기록물 훼손 사례

기록물을 원래의 모습 그대로 장기간 유지하기 위해 적절한 보존환경 속에서 관리하거나 훼손된 기록물을 복원처리하는 것을 말합니다.

기록은 다양한 매체에 수록되어 있습니다. 기록물이 방치되면 매체별로 다양한 훼손이 발생합니다. 예를 들면 종이기록물은 고온다습한 환경에 놓이면 곰팡이나 좀벌레에 의해 훼손되고, 강한 햇빛에 노출되면 누렇게 변색됩니다.

좀벌레로 훼손된 기록물 곰팡이로 훼손된 기록물직사광선에 노출되어 훼손된 기록물


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보존서고의 설치

기록물별 이상적인 환경

■ 보존기록물의 종류 및 양을 고려하여 서고의 크기와 수를 결정합니다. - 보존기록물량 + 추가 이관예상량 + 작업공간 = 보존기록물량 대비

약 140%가 적정

- 보존기록물, 만권당 99㎡(이동식서가 30%) 필요

■ 기록물 수가 적으면, 보존환경이 유사한 기록물끼리 통합ㆍ운영합니다.

■ 보존서고는 영구보존이 필요한 주요기록물(준영구 이상) 보존공간과 보존기간이 낮은 기록물의 보존공간을 분리하는 것이 좋습니다. - 주요기록물의 안전한 보존과 항온항습 등의 시설유지 비용 절감

구 분 종이기록물 전자기록물 시청각기록물 행정박물

온도(℃) 18~22℃ 18~22℃필름매체류 : -2~2℃자기필름류 : 13~17℃

18~22℃

습도(%)40~55%

(변화율은 10% 이내)

35~45% (변화율은 10%

이내)

필름매체류 : 25~35% (변화율은 10% 이내)자기필름류 : 35~45%(변화율은 10% 이내)

40~50% (변화율은 10%

이내)

조명(lux) 보존서고 100~300 lux, 전시관 50~200 lux (원본 전시 기준)

업무작업실 설치

■ 인수실 : 기록물 대량이관에 대비하여 설계, 인수시 발생하는 분진의 흡입·배출이 가능하도록 흡입 배출구를 설치

■ 열람실 : 일반열람실, 특수매체 열람실, 휴게실 등으로 구성

■ 전산실 : 전산장비의 안정적 운영을 위한 무정전 전원시설 설치, 화재ㆍ도난ㆍ보안 설비와 장비를 설치

■ 전시실 : 상설전시관과 기획전시관으로 구분하되, 협소한 경우 상설전시관 설치

■ 소독·작업실 : 소독시 약품취급 등을 위한 배기시설, 흡입배출구 설치



보존 설비와 장비

■ 적절한 보존환경을 유지하기 위해서는 보존서고 내에 설비와 장비를 갖추어야 합니다.

■ 각 시설과 장비는 항온 ·항습설비, 온습도계, 소화설비(자동소화설비, 가스식 소화기), 보안장비 등이 있습니다.

사무공간 | 행정, 기획, 연구, 교육, 기록관리 실무 등 기록관 업무수행

전시실 | 기관의 중요기록물 상설전시 및 테마별 기획전시

출입문 | 이중잠금장치 설치, 입출입 대장 작성 등 외부인 출입통제

복원처리실 | 기록물 유형에 맞는 복원기기, 보존처리 장비 구비

열람장비

보존서고복원처리실사무공간

열람실전시공간

(상설, 기획)

안내데스크

출입문

출입구

보존서고 | 장기보존을 위한 서고 및 보존시설 구비 보존환경 및 재난대비 장비 구비

열람장비 | 마이크로필름 판독기, 컴퓨터, TV 등 열람장비 설치

열람실 | 기록물을 열람할 수 있는 책상 구비

적외선CCTV

자외선차단형광등

연기감지기

공조 흡기

온ㆍ습도센서

이너젠가스노출

공조 배기

소화압력배출구

하론소화기

[ 업무작업실 및 서고 배치도 ]

서고내부

각종 보존 장비ㆍ설비


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기록물을 보존하기 위한 보존매체

전자기록물의 저장

보존가치가 높은 기록물을 안전하게 보존하기 위해서는 스캐닝 또는 마이크로필름 촬영 등 육안식별이 가능한 방식을 이용하여 보존매체 종류와 규격에 적합한 기록 매체에 수록하여야 합니다.

전자기록물은 임의 수정, 삭제, 위변조 등으로부터 물리적으로 보호할 수 있고, 새로운 저장환경으로 손상없이 옮길 수 있는 기록매체에 저장하여야 합니다.

따라서 한번 입력 후 삭제, 수정 또는 재수록이 불가능한 형태의 광디스크에 저장하면 됩니다.

종 류 마이크로필름 광디스크

규 격한국산업규격(KS)을 만족하는 안전 필름

한국산업규격(KS) 또는 국제규격을 만족하는 기판

한번 더 생각해보기

● 가스자동소화장치 등 소방설비 구비

● 수도관 매설 경로에 기록관 설치 금지

● 내진설계 건물에 서고 배치

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