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8/19/2019 1 Conceptos.i

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AANÁLISISNÁLISIS DEDE SSISTEMASISTEMAS

nidad 1

Conceptos Introductorios.

Objetivo General. Al término de la unidad, el alumno conocerá y aprenderá los conceptos elementalesde sistemas, los que se aplican a las organizaciones, así como participar y obtener diagnósticos..

1.1. El concepto de sistema.

1.1.1. F1.1.1. FUNDAMENOUNDAMENO DEDE !O"!O" ""I"EMA"I"EMA"..

Si definimos al sistema como un conjunto de elementos íntimamente interrelacionados, podemos agregar que los sistemas artificiales casi siempre han sido creados para alcanzar propósitos u objetios y son, por tanto, sistemas orientados y, como tales, de naturaleza teleológica por lo tanto un sistema es un plandise!o o método de organización cuya finalidad es lograr alg"n propósito.

#tras dos características fundamentales de los sistemas son los siguientes$

a% "iner#ia, o sea el sistema tomado globalmente posee propiedades que no tienen sus partes, tomadasindiidualmente. &sto es, el sistema tiene una capacidad de actuación mayor o menor que la de la sumade sus partes.

b% E$ui%inalidad, es decir, la posibilidad de utilizar diferentes caminos o medios para llegar a un mismofin, lo cual le permite una gran ariedad de comportamientos.

'uede decirse que un sistema tiene dos tipos de objetios$

(. )os intr&nsecos. Son los propósitos que el sistema adquiere con su propia conformación y queconstituye parte de su naturaleza. *eneralmente se trata de propósitos muy básicos, deriados de laforma de interacción de sus partes.

+. )os asi#nados. Son los que se imponen al sistema o una modificación al mismo, para que realice lasfunciones necesarias a fin de lograr un objetio.

n "istema es un conjunto de partes que están integradas con el propósito de lograr un objetio.

(. Un conjunto de partes. n sistema tiene más de un elemento. n olante no es un sistema, pero esuna parte ital de un sistema muy conocido que se llama automóil.

+. 'artes inte#radas. -ebe eistir una relación lógica entre las partes de un sistema. )os sistemasmecánicos y electrónicos, como son las laadoras los juegos de ideo, tienen muchos componentesque trabajan juntos. n sistema de administración de personal cuenta con procedimientos integradospara contratar y adiestrar empleados.

/. El prop(sito de lo#rar al#)n objetivo en com)n. &l sistema se dise!a para alcanzar uno o másobjetios. 0odos los elementos del sistema deben estar ligados y controlados de manera que se logreel objetio del sistema.

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1abe aclarar que las partes que componen al sistema, no se refieren al campo físico 2objetos%, sino másbien al funcional. -e este modo las cosas o partes pasan a ser funciones básicas realizadas por elsistema. 'odemos enumerarlas en$ entradas, procesos y salidas.

(. Entradas$ son los ingresos del sistema que pueden ser recursos materiales, recursos humanos oinformación. )as entradas constituyen la fuerza de arranque que suministra al sistema susnecesidades operatias.

)as entradas pueden ser$

3 En serie$ es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en estudio estárelacionado en forma directa.

3 Aleatoria$ es decir, al azar, donde el termino 4azar4 se utiliza en el sentido estadístico. )asentradas aleatorias representan entradas potenciales para un sistema.

3 *etroacci(n$ es la reintroducción de una parte de las salidas del sistema en sí mismo.

+. 'roceso$ es lo que transforma una entrada en salida, como tal puede ser una máquina, un indiiduo,una computadora, un producto químico, una tarea realizada por un miembro de la organización, etc.

&n la transformación de entradas en salidas debemos saber siempre como se efect"a esatransformación. 1on frecuencia el procesador puede ser dise!ado por el administrador. &n tal caso,este proceso se denomina 4caja blanca4.

5o obstante, en la mayor parte de las situaciones no se conoce en sus detalles el proceso medianteel cual las entradas se transforman en salidas, porque esta transformación es demasiado compleja.-iferentes combinaciones de entradas o su combinación en diferentes órdenes de secuencia puedenoriginar diferentes situaciones de salida. &n tal caso la función de proceso se denomina una 4 cajane#ra4.

/. "alidas$ son los resultados que se obtienen de procesar las entradas. Al igual que las entradas estaspueden adoptar la forma de productos, sericios e información. )as salidas de un sistema seconierten en entrada de otro, que la procesará para conertirla en otra salida, repitiéndose este cicloindefinidamente.

1.1.+. C1.1.+. CA*ACE*,"ICA"A*ACE*,"ICA" DEDE !O"!O" ""I"EMA"I"EMA"..

(. Objetivos del sistema total. Son las metas o fines hacia los cuales se quiere llegar. 'or ello lab"squeda del objetio a la cual se quiere llegar, constituye una de las características de los sistemas.

+. El ambiente del sistema. &s todo lo que está afuera del control del sistema. &l sistema ejerce una

influencia casi nula con el ambiente. &ste act"a sobre el sistema cuando nos proee insumos2ingresos% y los productos 2egresos%.

enemos por ejemplo-

!os r#anos *e#uladores. &stos son por ejemplo las empresas que lo mantienen. Competencias. Son las distintas empresas que proeen elementos o materia prima. Clientes. Son los usuarios que utilizan el sistema. 'roveedores. Son los que proeen elementos o materia prima para que funcione el sistema. *ecursos. son todos los medios de que dispone el sistema para ejecutar las actiidades

necesarias para la realización de o los objetios.

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/. !os recursos del sistema. Se encuentran dentro del sistema, además en el ambiente se encuentranlos elementos que el sistema puede o no tomar para beneficio propio.

&n un sistema cerrado todos los recursos se encuentran presentes al mismo tiempo. &n un sistemaabierto pueden entrar proisiones o recursos.

'odemos tener recursos$

&n los /umanos pueden ser personas. &n los %&sicos o materiales pueden ser máquinas, equipos, materia prima, energía, tecnología,

etc. &n los %inancieros pueden ser capital de inersiones, prestamos, cuentas por cobrar, etc. &n los mercadol(#icos pueden ser pedido de clientes, mercado de clientes3usuarios3

consumidores, etc. &n los administrativos pueden ser planificación, control, dirección, organización, etc.

6. !os componentes del sistema. Son las tareas o actiidades que se pueden llear a cabo pararealizar sus objetios. 'or ejemplo si se aumenta las actiidades también se aumenta el rendimientodel sistema.

Son simplemente las partes identificables del mismo. Si un sistema es lo suficientemente grandecomo para incluir subsistemas y si cada subsistema se compone de otros subsistemas, llegaremosfinalmente a partes que no son indiiduales lo que significa que hay componentes en el niel masbajo.

7. Atributos de los componentes, )os componentes por ser objetos o personas poseen propiedades ocaracterísticas, las cuales influyen en la operación de los sistemas, en su elocidad, precisión,confiabilidad, capacidad y muchos otros aspectos.

8. 0ariables todo sistema es un procesador seg"n la definición dada antes. )as entradas del sistemapueden asumir distintos alores y, por lo tanto, son sus ariables, las salidas también arían y por lotanto constituyen ariables de él.

9. 'ar2metros del "istema, las cantidades que entran en relación con las ariables de entradas y lasde salida se consideran constantes durante determinado periodo o en un estilo operacional delsistema son consideradas como parámetros.

:. Estructura, esta es el conjunto de relaciones entre los objetos y atributos de los objetos de unsistema. &l grado en que los elementos funcionan juntos para alcanzar los objetios totales sire asímismo para definir la estructura.

;. !a administraci(n del sistema. 0iene dos funciones básicas$

(. )a planificación son todos los aspectos como objetios, el ambiente, la utilización de recursos,sus componentes y sus actiidades.

+. &l control esto implica la eaminación de los planes y la planificación de los cambios.'or lo tantoen cualquier sistema en marcha se debe hacer un control periódico.

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&l An2lisis de "istemas trata básicamente de determinar los objetios y límites del sistema objeto deanálisis, caracterizar su estructura y funcionamiento, marcar las directrices que permitan alcanzar losobjetios propuestos y ealuar sus consecuencias. -ependiendo de los objetios del análisis podemos

encontrarnos ante dos problemáticas distintas$

• Análisis de un sistema ya eistente para comprender, mejorar, ajustar yo predecir su comportamiento.

• Análisis como paso preio al dise!o de un nueo sistema3producto.

&n cualquier caso, podemos agrupar más formalmente las tareas que constituyen el análisis en una seriede etapas que se suceden de forma iteratia hasta alidar el proceso completo$

• Conceptuali8aci(n. 1onsiste en obtener una isión de muy alto niel del sistema, identificando suselementos básicos y las relaciones de éstos entre sí y con el entorno.

• An2lisis %uncional. -escribe las acciones o transformaciones que tienen lugar en el sistema. -ichasacciones o transformaciones se especifican en forma de procesos que reciben una entradas yproducen unas salidas.

• An2lisis de condiciones 2o constricciones%. -ebe reflejar todas aquellas limitaciones impuestas alsistema que restringen el margen de las soluciones posibles. &stas se derian a eces de los propiosobjetios del sistema$

o #peratias, como son las restricciones físicas, ambientales, de mantenimiento, de personal,

de seguridad, etc.o -e calidad, como fiabilidad, mantenibilidad, seguridad, coniencialidad, generalidad, etc.

Sin embargo, en otras ocasiones las constricciones ienen impuestas por limitaciones en losdiferentes recursos utilizables$

o &conómicos, reflejados en un presupuesto.

o 0emporales, que suponen unos plazos a cumplir.

o Bumanos.

o Cetodológicos, que conllean la utilización de técnicas determinadas.

o Cateriales, como espacio, herramientas disponibles, etc.

• Construcci(n de modelos. na de las formas más habituales y conenientes de analizar un sistemaconsiste en construir un prototipo 2un modelo en definitia% del mismo.

• 0alidaci(n del an2lisis. A fin de comprobar que el análisis efectuado es correcto y eitar en su casola posible propagación de errores a la fase de dise!o, es imprescindible proceder a la alidación delmismo. 'ara ello hay que comprobar los etremos siguientes$

o &l análisis debe ser consistente y completo.

o Si el análisis se plantea como un paso preio para realizar un dise!o, habrá que comprobar

además que los objetios propuestos son correctos y realizables.

na entaja fundamental que presenta la construcción de prototipos desde el punto de ista de laalidación radica en que estos modelos, una ez construidos, pueden ser ealuados directamente por losusuarios o epertos en el dominio del sistema para alidar sobre ellos el análisis.

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1.+. Concepto de In#enier&a de sistemas Aplicados a las Or#ani8aciones.

)a primera referencia que describe ampliamente el procedimiento de la In#enier&a de "istemas fue

publicada en (;7D por Celin E. .0. y sería elpropio Ball el primer autor de un tratado completo sobre el tema GBall, (;8+H.

'ara Ball, la In#enier&a de "istemas es una tecnología por la que el conocimiento de inestigación setraslada a aplicaciones que satisfacen necesidades humanas mediante una secuencia de planes,proyectos y programas de proyectos. Ball definiría asimismo un marco para las tareas de esta nueatecnología, una matriz tridimensional de actiidades en la que los ejes representaban respectiamente$

• )a dimensión temporal$ son las fases características del trabajo de sistemas, desde la idea inicial

hasta la retirada del sistema.

• )a dimensión lógica$ son los pasos que se llean a cabo en cada una de las fases anteriores, desde

la definición del problema hasta la planificación de acciones.

• )a dimensión del conocimiento$ se refiere al conocimiento especializado de las diersas profesiones y

disciplinas. 2&sta dimensión, ortogonal a las anteriores, no ha sido incluida en la tabla a efectos deuna mayor claridad.%

'ara Iymore, el objeto de la In#enier&a de "istemas es el 4análisis y dise!o de sistemas hombre3máquina, complejos y de gran tama!o4, incluyendo por tanto los sistemas de actiidad humana. &n estoscasos el inconeniente habitual suele ser la dificultad de epresar los objetios de manera precisa.

&ncontramos una definición muy general en el >&&& Standard -ictionary of &lectrical and &lectronic0erms$ 4In#enier&a de "istemas es la aplicación de las ciencias matemáticas y físicas para desarrollar sistemas que utilicen económicamente los materiales y fuerzas de la naturaleza para el beneficio de lahumanidad.4

na definición especialmente completa 2y que data de (;96% nos la ofrece un estándar militar de lasfuerzas aéreas estadounidenses sobre gestión de la ingeniería. 4In#enier&a de "istemas es la aplicaciónde esfuerzos científicos y de ingeniería para$

2(% transformar una necesidad de operación en una descripción de parámetros de rendimiento delsistema y una configuración del sistema a traés del uso de un proceso iteratio de definición, síntesis,análisis, dise!o, prueba y ealuaciónJ

2+% integrar parámetros técnicos relacionados para asegurar la compatibilidad de todos los interfaces deprograma y funcionales de manera que optimice la definición y dise!o del sistema totalJ

2/% integrar factores de fiabilidad, mantenibilidad, seguridad, superiencia, humanos y otros en elesfuerzo de ingeniería total a fin de cumplir los objetios de coste, planificación y rendimiento técnico.

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1omo emos, en la literatura se pueden encontrar tantas definiciones del término como autores se hanocupado del tema. A pesar de ello, podemos dar otra basada en las ideas de Ball, Iymore y CK'herson$In#enier&a de "istemas es un conjunto de metodologías para la resolución de problemas mediante el

análisis, dise!o y gestión de sistemas.

1omo era de esperar por el amplio espectro de sus intereses, la In#enier&a de "istemas no puedeapoyarse en una metodología monolítica. 1ada una de las metodologías que comprende puede ser "tilen una fase concreta del proceso o para un tipo concreto de sistemasJ lo que todas ellas comparten es suenfoque$ el enfoque de sistemas.

1.3.Metodolo#&a de dia#n(stico or#ani8acional.

&l objetio de un diagnostico organizacional es someter a la organización a un auto3análisis que lepermita identificar síntomas presentes en la organización. &l procedimiento general del diagnostico organizacional consta de los siguientes pasos$

(. Selección del grupo de trabajo.+. &ntrenamiento del grupo de trabajo./. *eneración de síntomas indiiduales.6. *eneración de la lista colectia.7. 'roceso de síntesis y generación de problemas.8. 1lasificación de problemas.9. 'lanteamiento de soluciones.:. *eneración de un plan de trabajo.

1.3.1. "elecci(n del #rupo de trabajo.

'ara conocer la problemática de una organización es necesario seleccionar a un grupo representatio

con las siguientes características$

• 1on conocimientos del sistema.

• @ue sea representatio de los componentes del sistema.

• @ue incluya gente con un poder de decisión.

&ste grupo no deberá ser de más de +D personas, ni incluir más de tres jerárquicos. &l grupo óptimo esde (D a (+ personas.

1.3.+. Entrenamiento del #rupo de trabajo.

La que en un diagnostico se dirán síntomas que se puedan considerarse como agresios para unapersona, es necesario que el grupo pase por u entrenamiento que lo capacite para$

• -ecir lo que piensa.

• Mespetar las ideas de los demás.

• Analizar las ideas por su propio alor.

1.3.3. Generaci(n de "&ntomas.

&n una reunión se pide a los componentes del grupo que se generen una lista de síntomas que a su juiciose están produciendo en el funcionamiento de la compa!ía. 'ara esto es necesario definir lo que es un

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síntoma.

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n síntoma es un fenómeno reelador de una enfermedad, una se!al o indicio de una cosa que estásucediendo o que a a suceder, una manifestación de funciones alteradas.

&l facilitador del diagnóstico debe procurar que los síntomas generados durante la reunión posean ciertascaracterísticas$ que sea claro, concreto específico y controlable. &s importante enfatizar en que debenaceptarse los síntomas tal y como los epresa cada persona, pues en su isión particular del problema.

&l procedimiento para generar síntomas es el siguiente$

a% &plicar al grupo la metodología de diagnostico organizacional y los resultados esperados.b% 'edir a cada miembro del grupo que escriba los síntomas relacionados con el sistema bajo estudio2esto dura /D minutos%. 1oniene hacer las siguientes recomendaciones al grupo antes de empezar a escribir.

• 5o interrumpir la tarea de escribir síntomas.

• Cantener silencio.• 0odo mundo debe escribir.

• Mecordar que se busca el qué 2síntomas o problemas%, y no el quién 2causante%.

• Mecordar que los síntomas deben ser claros.

• Se deben proponer síntomas no soluciones.

• -eben plantearse en primera persona.

1.3.9. Generaci(n de una lista colectiva.

na ez que todos los miembros del grupo hayan dejado de escribir, se pasará a generar una listacolectia de los síntomas para lo cual se recomienda el siguiente procedimiento$

a% 1ada miembro del grupo, en forma secuencial dirá un síntoma a la ez.b% &l facilitador escribirá los síntomas en rotafolios.c% Se continuará de esta manera hasta que todos pasen.

1oniene que el facilitador haga las siguientes recomendaciones$

• -ebemos escuchar al compa!ero.

• -ebemos ealuar la idea, síntoma o problema, y no a la persona que lo diga.

• -ebemos hablar con nosotros mismos.

• -ebemos ser específicosJ -ecir lo importante y lo releante.

• -ebemos eitar estar a la defensia.

• Se eitan discusiones en esta etapa del procedimiento. Si alg"n miembro del grupo está en desacuerdo con

alg"n síntoma, puede hacerlo eterno diciendo 4estoy en desacuerdo4. &l síntoma se pondrá entre paréntesis

para denotarlo como síntoma no aceptado por todos. Sólo se pueden pedir aclaraciones al síntoma. Además, nose deberá de crear los desacuerdos, con alguien que lo diga es suficiente.

• Se entiende que los síntomas en paréntesis son de todos, es decir se está de acuerdo que es un

síntoma real o que cuando menos no se tiene opinión al respecto.

• Si alg"n síntoma que se diga lo hace pensar en otro, coniene anotarlo en la lista indiidual.

• Si alg"n síntoma que se diga lo tiene en su lista indiidual, coniene eliminarlo para eitar duplicidad.

• Mecordar que se busca el qué 2síntomas o problemas%, y no el quién 2causante%.

• )os síntomas deben ser claros, específicos y controlables.

• &itar justificaciones del síntoma.

• 0ratar de presentar síntomas y no soluciones.

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• Si se agota la lista indiidual, se puede pasar sin que esto implique retirarse.

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1.3.>. 'lanteamiento de "oluciones.

A continuación el facilitador diide al grupo en sub3grupos, el numero de ellos dependerá del tama!o del

grupo, se recomienda que cada sub3grupo no tenga más de seis personas ni menos de tres. A cadagrupo se le asigna un cierto n"mero de problemas, pidiéndole que para cada uno de ellos se contestendos preguntas$ a% O@ué acciones concretas podemos implantar para solucionar el problemaPb% O'ara qué quiero solucionar el problemaP

'ara obtener esa información se pueden usar formas similares a las forma / de diagnósticoorganizacional. -e esta manera obtenemos$

(. Acciones concretas para solucionar los problemas.+. )os objetios que se desean lograr al solucionar los problemas.

1.3.?. Generaci(n de un plan de trabajo.

&nseguida se define los responsables, el tiempo el presupuesto necesario para implantar las acciones,usando formas similares a la forma 6 del diagnóstico organizacional. Ninalmente se planean reunionesperiódicas para reisar el aance en la solución de los problemas. 1on este ejercicio termina la sesión deldiagnóstico organizacional.

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