Upload
phunghuong
View
219
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
30
PROSEDUR PENANGANAN SURAT DI BAGIAN TEKNIKAL PADA
PT INDOSAT Tbk SOLO
TUGAS AKHIR
Diajukan untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan dalam
Memperoleh Sebutan Vokation Ahli Madya ( A. Md. ) dalam
Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
ANA ISLAMAWATI
D1506005
PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
31
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2009
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH
Perubahan diabad informasi saat ini mungkin tidak terbayangkan oleh
kita semua.Perubahan yang terjadi di berbagai sektor begitu dramatis dan
banyak mengubah hubungan antara sisi kehidupan manusia. Akselerasi
perubahan begitu terasa, dibalik perubahan tersebut terdapat peran teknologi
telekomunikasi dan informasi yang sentral. Sebuah teknolog yang mampu
membalikkan kondisi yang tidak terbayangkan sebelumnya menjadi sesuatu
yang cepat usang diera ini. Sehingga perusahaan yang bergerak disektor jasa
khususnya jasa telekomunikasi memegang peran yang cukup penting dalam
dunia bisnis. Teknologi informasi dan informasi kini telah menjadi tools yang
sangat efektif untuk mengubah efisiensi dan efektifitas interaksi manusia.
Akselarai percepatan perubahan teknologi dengan tujuan melahirkan tools
untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas interaksi begitu cepat dan sulit
diprediksi. Dalam perkembangan saat ini, teknologi komunikasi dan informasi
tidak hanya menjadi instrument peningkatan efektifitas dan efisiensi bisnis
tetapi juga telah menjadi area bisnis yang manggiurkan yang nantinya
diperebutkan para pelaku bisnis karena potensi luar biasa yang dikandungnya.
Namun, mesti diperhatikan pelayanan yang akan diberikan kepada
para konsumen, jangan hanya memikirkan untung yang akan diperoleh. Maka
dari itu setiap perusahaan yang bergerak dibidang telekomunikasi mesti
memperhatikan layanan kepada para pengguna jasa tersebut. Salah satunya
32
dalam penanganan surat yang masuk ke perusahan tersebut. Karena surat
adalah alat komunikasi penting yang nantinya akan memudahkan satu pihak
berkomunikasi dengan pihak lainnya. Dan surat adalah salah satu bukti alat
komunikasi yang nyata dan dapat dipertanggung jawabkan. Di Bagian
Teknikal Administrasi ini sebagian surat masuk berasal dari vendor yang akan
melakukan pekerjaan dilapangan. Karena pekerjakan tersebut tidak serta
merta dilakukan langsung oleh perusahaan, tapi biasanya mereka
menggunakan jasa vendor untuk memperkerjakan pekerjakan yang
sehubungan dengan gangguan site-site tersebut. Di PT Indosat ini sendiri yang
memiliki tujuh daerah site, antara lain di Solo, Karanganyar, Boyolali, Sragen,
Sukoharjo, Klaten, dan Wonogiri. Sehingga apabila di salah satu site di
wilayah tersebut mengalami gangguan atau sekedar akan di lakukan
pengecekan maka vendor atau orang Indosat sendiri bila akan masuk ke lokasi
harus menggunakan surat ijin masuk dan ijin kerja. Selain menggunakan surat
tersebut juga ada sebagian site yang mesti menggunakan kunci. Jadi para
vendor yang akan melakukan pekerjaan di lokasi site tersebut mesti membawa
surat ijin masuk lokasi dan kunci. Kuncinya sendiri ada di Indosat, tidak
semua site tersebut kuncinya ada di Indosat, ada juga di bawa penjaga. Disini
yang dimaksud penjaga adalah warga sekitar site yang diberi tanggung jawab
untuk memegang dan menyimpan kunci tersebut. Sehingga siapa saja yang
akan masuk ke lokasi tersebut harus minta ijin juga pada petugas yang
berwenang membawa kunci tersebut.
Sebelum melakukan pekerjaan di lokasi site tersebut pekerja vendor
harus memperhatikan aturan-aturan yang dibuat oleh PT. Indosat. Sehingga
mesti wajib melaksanakannya aturan-aturan tersebut.. Apabila tidak akan
dikenakan sangsi atau untuk proyek berikutnya tidak akan diberi kepercayaan
mengerjakan site dari Indosat lagi. Prosedur kerja ini dibuat untuk
mempermudah atau melancarkan setiap pekerjaan yang dilaksanakan dalam
33
rangka mencapai tujuan yang direncanakan dan dapat menguntungkan ke dua
belah pihak.
Oleh karena itu setiap perusahaan, baik perusahaan jasa
telekomunikasi seperti Indosat ini dituntut untuk dapat membuat prosedur
kerja yang dapat dilaksanakan dengan baik. Sehingga akan memudahkan bagi
pekerja vendor untuk menjalankan tugas, dalam jangka waktu yang sudah
ditentukan.
Prosedur itu salah satunya adalah pembuatan surat, yang naantinya
akan ditujukan kepada pihak Indosat. Karena dengan pembuatan surat
merupakan alat dan sarana komunikasi disamping telepon, radio, televisi,
telegram, telex, dan sebagainya. Diantara alat dan sarana komunikasi ini, surat
memliki beberapa kelebihan selain karena lebih lengkap, surat juga
merupakan “bukti hitam diatas putih” lagi pula surat dapat menyimpan rahasia
dan biaya pembuatan dan pengiriman relatif murah selain itu dapat
mengurangi kemungkinan terjadi kesalahan pahaman dalam berkomunikasi
kerena pembuat surat dapat menyampaikan maksud tanpa dibatasi oleh waktu,
ruang, jumlah halaman. Orang juga menganggap surat sebagai utusan atau
duta organisasi atau instansi dari pengiriman surat. Surat dipandang sebagai
citra cermin mentalis jiwa serta suatu petunjuk kondisi intern organisasi yang
bersangkutan. Surat sebagai komunikasi mempunyai fungsi:
1. Surat bukti tertulis yang otentik
2. Alat pengingat
3. Dokumentasi histories
4. Jaminan keamanan
Didalam pembuatan surat tidak terlepas dari berbagai masalah,
masalah yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat adalah:
1. Mengusahan agar kekurangan dan kelemahan surat itu tidak terjadi dan
bagaimana pengelolaan sehingga dapat menghasilkan surat menyurat yang
efisien, efektif, dan baik.
34
2. Sejauh mana para pengelola administrasi menguasai kaidah surat
menyurat yang berlaku.
Mengingat fungsi surat yang cukup penting maka sebaiknya dalam
instansi juga mengusahakan agar proses penyimpanan surat dapat dilakukan
dengan baik dan mengikuti prosedur, karena hal tersebut dapat mempermudah
dalam pencarian kembali surat-surat tersebut. Dengan adanya pengertian
tersebut diatas nampak bahwa peran para pengelola administrasi khususnya
dalam penyelenggaraan pola kegiatan persuratan agar benar-benar menguasai
dan mengetahui kaidah tentang kegiatan mencatat, mengarahkan,
mengendalikan, dan menyimpan surat. Hal tersebut merupakan salah satu dari
system atau prosedur yang berlaku sehingga pegawai yang menangani surat,
baik surat masuk maupun surat keluar tidak mengalami kerugian dan
kehilangan banyak waktu serta tenaga untuk menyeleksi satu surat saja. Selain
itu dapat juga membantu kelancaran penyelenggaraan tugas dan fungsi
masing-masing unit kerja dan tercapainya tujuan organisasi.
Sehingga di dalam Indosat khususnya di bagian teknikal administrasi
mengurusi surat masuk maupun surat keluar. Surat masuk berasal dari para
vendor yang akan meminjam kunci, sedangkan surat keluar yakni pembuatan
surat ijin yang nantinya akan diberikan kepada vendor untuk melakukan
pekerjaan lapangan, pengecekan shelter-shelter dilokasi yang Indosat miliki.
Prosedur perijinan masuk kelokasi terdiri dari beberapa tahap yang saling
berkesinambungan, sehingga prosedur kerja merupakan suatu bentuk
kerjasama antara suatu bagian dengan bagian yang lain. Dalam melakukan
pekerjaannya antara bagian dengan bagian yang lain akan mempunyai tugas
dan tanggung jawab sendiri-sendiri yang akan terjalin dalam satu rangkain
kerja. Dan dalam tanggung jawabnya juga berbeda-beda antara pekerjaan
yang satu dengan yang lain, misalkan saja pekerjaan pngecekan BTS,
maintenance site, ATP new site, instalasi FO, quality control, dan masih
banyak lagi. Pekerjaan-pekerjaan tersebut yang memberikan tugas dari
35
Indosat tentunya berbeda-beda. Tapi tujuannya tetap sama yakni memberikan
pelayanan bagi konsumen. Oleh karenanya aturan-aturan perlu ditetapkan
pada setiap langkah sebuah pekerjaan di lokasi site, agar dapat dipastikan
bahwa masing-masing tugas dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang
telah ditetapkan, sehingga diharapkan tidak lagi terjadi penumpukan tugas
atau pekerjaan.
Karena disetiap tugas pada satu site diberi watu tiga hari,jadi para
vendor harus menyelesaikan tugasnya tepat waktu, agar nanti tidak
menumpuk di site-site berikutnya. Untuk memperoleh suatu hasil pekerjaan
yang memuaskan, maka dalam melaksanakan tugas juga diperlukan suatu
koordinasi dari semua unsur-unsur yang terkait. Demikian juga dengan cara
kerja,perijinannya, karena semua itu tidak dapat berdiri dan berjalan sendiri
karena disetiap tahapan kegiatan yang satu dengan yang lain tidak dapat
dipisahkan. Seorang vendor tidak dapat melakukan pekerjaan di site tersebut
tanpa menggunakan surat ijin masuk dan ijin kerja dari Indosat, demikian juga
orang Indosat tidak bisa melaksanakan semua pekerjaan di setiap site itu
sendirian. Jadi semua itu harus bekerja sama agar tercapai sebuah tujuan yang
seimbang. Sehingga pengurusan surat di bagian ini sangatlah penting, karena
dengan pembuatan surat para vendor bisa melakukan pekerjaannya. Maka
Indosat juga diuntungkan.
Penulis mengambil lokasi magang kerja di PT Indosat, Tbk karena
seperti diketahui,bahwa di Indosat ini banyak sekali divisi-divisi yang sangat
membutuhkan tenaga kerja. Dan salah satu divisi di Indosat ini adalah
Teknikal, di sini masih dibagi lagi beberapa bagian. Salah satunya dibagian
teknikal administrasi yang di tempati penulis untuk melakukan magang kerja.
Dimana seperti yang sudah diketahui bahwa di bagian teknikal administrasi
ini banyak sekali menangani surat, baik surat masuk maupun pembuatan surat
keluar. Sehingga perlu petugas khusus yang menanganinya, namun di bagian
36
ini lebih banyak menerima surat dari para vendor yang akan melakukan
pekerjaan kelokasi site-site.
B. PERUMUSAN MASALAH
Mengingat pentingnya pengarsipan surat beserta pembuatan surta ijin
tersebut maka penulis membatasi masalah yang akan dibahas nantinya.
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan di atas, serta untuk
mencapai tujuan pengamatan sesuai dengan persyaratan dan guna
mempermudah penyusunan laporan Tugas Akhir, maka penulis membatasi
perumusan masalah sebagai berikut BAGAIMANA PROSEDUR
PENANGANAN SURAT DI BAGIAN TEKNIKAL PADA PT INDOSAT
Tbk SOLO ?
C. TUJUAN PENGAMATAN
Pengamatan pada dasarnya merupakan suatu upaya yang sitematis
untuk menerapkan fenomena tersebut. Dalam pengamatan ini, penulis
membagi tujuan pengamatan menjadi tiga bagian :
1. Tujuan Operasional
Untuk mengetahui secara jelas mengenai prosedur mengetahui
penanganan surat-surat, baik surat keluar ataupun surat masuk di Bagian
Teknikal PT Indosat, Tbk Solo.
2. Tujuan Fungsional
Penulisan ini diharapkan dapat berguna bagi berbagai pihak,
pertama bagi para vendor yang akan melakukan pekerjaan site di lokasi
37
site-site milik PT Indosat. Kedua, bagi pihak yang tertarik dengan
permasalahan dalam penulisan ini.
3. Tujuan Individual
Untuk memenuhi syarat-syarat dalam memperoleh sebutan
Profesional Ahli Madya (A. M.d ) Program Studi Manajemen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret.
D. MANFAAT PENGAMATAN
Hasil pengamatan ini juga mengetengahkan manfaat pengamatan,
diantaranya sebagai berikut :
1. Mendapatkan gambaran jelas tentang kegiatan pembuatan surat ijin masuk
dan ijin kerja site di PT. Indosat, Tbk Solo.
2. Memperoleh tambahan informasi di bidang perijinan yang daapt
digunakan untuk menganalisa dan mengembangkan kegiatan prosedur
tentang perijinaan yang telah ada agar dapat efektif dan efisien.
3. Dapat bermanfaat bagi penulis sebagai bahan tambahan informasi dalam
mempelajari prosedur perijinan sutar kerja.
4. Mengetahui penanganan surat di Bagian Teknikal PT Indosat, Tbk Solo
BAB II TINJAUN PUSTAKA
A. PENGERTIAN PROSEDUR
Suatu prosedur berhubungan dengan pemilihan dan penggunaan suatu
arah tindakan dengan kebijaksanaan yang telah ditentukan. Prosedur
38
memberikan urutan menurut waktu (cronologis) kepada tugas-tugas dan
menentukan jalan dari serangkaian tugas-tugas.
Drs. Moekijat (1989:194) menerangkan bahwa suatu prosedur adalah
“serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan urutan menurut
waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus
diselesaikan.”
Biasa suatu prosedur meliputi bagaimana, bilamana dan oleh siapa
masing-masing tugas harus dilakukan. Selanjutnya hakekat dari prosedur
adalah:
1. Prosedur terdapat dalam tiap bagian perusahaan, prosedur merupakan salah
satu macam rencana penting.
2. Prosedur biasanya dipandang sebagai penerapan pekerjaan yang sifatnya
berulang.
3. Diberikan batas-batas waktu pada setiap langkah prosedur guna menjamin
agar hasil akhir dicapai seperti yang diinginkan.
Menurut The Liang Gie dalam bukunya Kamus Administrasi
(1989:86) memberikan pengertian prosedur sebagai berikut:
“Suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebutuhan. Misalkan prosedur pembuatan surat pada suatu perusahaan. Dalam kegiatan ini terdapat suatu rangkain ketentuan mengenai cara menyusun konsep suratnya, cara mengetiknya pada kertas surat atau cara menakliknya yang kesemuanya telah pasti. Rangkain prosedur ini pada akhirnya akan menjadi suatu sistim.”
The Liang Gie juga mengemukakan anatomi tentang prosedur kerja,
yaitu sebagai berikut:
a. Bagian aliran pekerjaan, yang menunjukan berjalannya pekerjaan dari
instansi ke instansi, serta instansi mana saja yang ikut serta
melaksanakannya.
39
b. Bagaimana aliran formulir yang menunjukkan beberapa rangkap suatu
formulir yang beredar dan instansi-instansi mana saja yang memerlukan
formulir.
c. Bagan rangkain kerja, yang menunjukkan urutan-urutan pelaksanaan suatu
pekerjaan dari permulaan sampai selesai.
Ketiga unsur tersebut merupakan materi dalam penetapan,
pemeliharaan dan pengembanagn prosedur kerja. Dalam setiap penetapan,
pemeliharaan, dan pengembangan prosedur kerja perlu memperhatikan
prinsip-prinsip seperti yang telah dikemukakan oleh Hadari Nawawi:
a. Prosedur kerja harus dinyatakan secara jelas dalam bentuk tertulis yang
menggambarkan arus jalannya pekerjaan secara bertahap dan sistematis,
agar mudah dilaksanakan dan diawasi.
b. Prosedur kerja harus dikomunikasikan secara sistematis, kepada semua
personil, agar daalm pelaksanaan pekerjaab rutin berlangsung secara
mekanis dan lancer.
c. Prosedur kerja yang diciptakan dan dkemabngkan sedapat mungkin
diselaraskan dengan prosedur kerja yang digunakan oleh satuan organisasi
atau unit kerja yang lebih tinggi daalm lingkungan yang bersifat vertical.
d. Prosedur kerja yang harus disusun dengan baik, dengan garis komando
yang menggambarkan arus perintah dan pertanggung jawaban yang jelas
dan garis hubungan kerja konsultatif yang jelas juga.
e. Prosedur kerja harus selalu dievaluasi atau memuat program pemeriksaan
intern, agar selalu dapat dilaksanakn tindakan perbaikan secara periodic
dan berkesinambungan.
f. Untuk mengurangi atau mencegah kemungkinan terjadinya kecurangan
atau kekeliruan, prosedur kerja harus dikoordinasikan secara baik pula,
agar pekerjaan seseorang personalia atau pegawai secara otomatis dicek
oleh pegawai atau personil yang lain, terutama dalam melaksanakan
pekerjaan yang berproses bertahap.
40
g. Dalam mewujudkan pekerjaan secara operasional yang sifatnya tidak
mekanis, prosedur kerja tidak boleh terlalu terinci sehingga menghasilkan
birokrasi yang terlalu ketat. Untuk itu prosedur kerja harus harus luwes
dan memungkinkan para pelaksana mengambil keputusan secara cepat,
bilamana situasi menentutnya, sehingga keputusan harus dilaksanakn
diluar kebiasaan.
h. Prosedur kerja tidak boleh tumpang tindih, bertentangan dan berduplikasi
antara yang satu dengan yang lain, karena daapt membingungkan dalam
mengerjakan pekerjaan tersebut.
i. Prosedur kerja harus bernilai ekonomis sehingga tidak memerlukan
banyak uang, waktu dan tenaga secara berlebihan. (1989:51)
Berdasarkan difinisi diatas dapat dsimpulkan bahwa prosedur
merupakan suatu bentuk pola yang terjadi pedoman dalam melakukan suatu
pekerjaan. Prosedur juga mengarahkan cara yang tepat untuk menyelesaikan
pekerjaan-pekerjaan tersebut.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia (Pusat Pembinaan Dan
Pengembangan Bahasa, 1989 : 703) pengertian prosedur adalah “Tahap-tahap
kegiatan untuk menyelesaikan suatu aktifitas dan metode langkah demi
langkah secara eksak dalam memecahkan suatu problema”.
Dilain pihak Harold Koontz Cyriil O’Donnell, Heinz Weihrich
memberikan pengertian prosedur sebagai berikut :
“Prosedur adalah rencana yang menetapkan suatu metode penanganan yang dibutuhkan untuk aktivitas-aktivitas yang akan datang. Ia merupakan pedoman untuk bertindak, bukan untuk berfikir dan ia menguraikan cara yang tepat untuk menyelesaikan suatu
41
kegiatan tertentu. Ia merupakan urut-urutan kronologis dari tindakan-tindakan yang dibutuhkan “. (1989 : 124)
Berdasarkan definisi diatas dapat dsimpulakan bahwa prosedur
merupakan bentuk rencana yang berkaitan dengan penetapan cara bertindak
dan berlaku untuk kegiatan-kegiatan dimasa mendatang. Ketetapan ini dipakai
sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan yang telah ditetapkan dalam
proses perencanaan. Dikatakan sebagai pedoman karena dalam prosedur
menguraikan cara yang tepat untuk menyelesaikan kegiatan-kegiatan tersebut
serta urut urutan dari kegiatan itu secara kronologis.Untuk menetapkan suatu
prosedur harus didasarkan pada fakta-fakta yang cukup jumlahnya.
Prosedur juga merupakan rencana yang tetap dipakai atau sering
dipakai atau disebut juga Standart Of Procedur. Rencana itu bersifat
permanent yang artinya terus menerus dipergunakan untuk kepentingan yang
berulang-ulang.
Dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulakn bahwa penentuan
prosedur sangat dipengaruhi oleh banyak faktor. Dengan demikian, sebuah
prosedur yang baik bagi suatu organisasi belum tentu sama baik bagi
organisasi lain karena terdapat adanya perbedaan-perbedaan penting antara
faktor-faktor yang mempengaruhi prosedur tersebut. Prosedur-prosedur tidak
dapat berdiri dan berjalan sendiri melainkan dijalankan oleh orang-orang
sebagai pelaksana prosedur. Sebagai pelaksana prosedur, orang-orang tersebut
harus tahu mempergunakan serta mengembangkan prosedur tersebut dalam
rangka mencapai hasil yang diharapkan.
Suatu prosedur merupakan rencana yang akan mampu menjawab
bagaimana cara mengerjakan suatu tugas atau metode yang dipergunakan,
kapan tugas tersebut harus dilaksanakan dan kapan harus selesai serta siapa
yang melaksanakan tugas tersebut. Hal tersebut tidak lain adalah merupakan
indicator dari suatu prosedur. Sesuai pendapat dari Dr. Winardi, S. E :
42
“Sebuah prosedur menunjukan bagaimana masing-masing tugas akan
dilaksanakan, dan siapa yag akan melaksanakan”. (1979:220)
Sebuah prosedur harus memiliki stabilitas, dalam arti bahwa ia harus
memberikan kemantapan arah yang ditetapkan dimana hanya dibuat
perubahan-perubahan apabila timbul perubahan-perubahan fundamental pada
sasaran atau pada faktor-faktor yang mempengaruhi pelaksanaan prosedur
tersebut.
Disamping stabilitas diperlukan juga adanya fleksibilitas pada
prosedur-prosedur agar dapat menghadapi sesuatu keadaan darurat atau krisis,
permintaan-permintaan khusus ataupun penyesuaian terhadap sesuatu kondisi
temporer. Urut-urutan kronologis tugas-tugas merupakan ciri khas setiap
prosedur. Oleh karenanya batas-batas waktu perlu ditetapkan pada setiap
langkah sebuah prosedur agar dapat dipastikan bahwa masing-masing tugas
maupun hasil akhir dapat dilaksanakan. Ketetapan waktu pelaksanaan tugas,
yaitu tugas dilaksanakan pada saat tugas tersebut harus dikerjakan juga
merupakan hal yang perlu diperhatikan. Dengan ketetapan waktu pelaksanaan
tugas itu diharapkan tidak lagi terjadi adanya penumpukan tugas atau
pekerjaan dan terselesaikannya tugas atau pekerjaan secara final sesuai
dengan jadwal yang telah ditetapkan.
B. PENGERTIAN SURAT
Berikut ini ada beberapa pengertian surat yang dikemukakan oleh para
ahli :
1. Menurut R. I Sutrisno
43
Surat adalah suatu alat untuk menyampaikan atau menyatakan isi hati
kepada pihak lain secara tertulis. ( Wijdaja, A. W 1993:4)
2. Menurut Basir Barthos
Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan
ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta ( Basir Barthos
1989:36)
3. Menurut S. Hidayat
Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang diatasnya bertuliskan
suatu pernyataan, berita atau sesuatu yang hendak dinyatakan, diberikan
atau ditanyakan kepada orang lain. ( Wijdaja, A. W 1993:4)
4. Menurut The Liang Gie
Surat adalah suatu warkat sebagai setiap catatat tertulis atau
bergambar yang memuat keterangan mengenai suatu hal atau peristiwa
yang dibuat oaring untuk membantu ingatannya. ( Wijdaja, A. W 1993:4)
Dari beberapa rumusan tersebut dapat disimpulakn bahwa arti surat
adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara
tertulis kepada pihak dan setiap catatan yang berisi informasi yang dibuat
sebagai pembantu ingatan paad saat diperlukan.
C. TUJUAN PENANGANAN SURAT
Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam pelaksanaan penanganan
surat menurut Basir Barthos (1989:36) adalah :
44
1. Agar dapat menunjang pelaksanaan kegiatan pokok organisasi yang akan
mengakibatkan peningkatan kegiataan administrasi yang merembes
kesegenap kegiatan organisasi.
2. Untuk berkomunikasi di dalam organisasi dengan tertulis dalam rangka
membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi.
D. PENGGOLONGAN SURAT
Berbagai macam surat atau dokumen yang dapat diklasifikasikan dan
dibedakan untuk mengenal, mengidentifikasi, dan mengelola macam-macam
surat yang masuk dan yang keluar menurut Hadi Sumarto Rumsari (2000:80)
dapat ditinjau dari beberapa golongan yaitu :
1. Penggolongan surat ditinjau dari segi isinya :
a. Surat Bisnis
Surat bisnis yaitu surat yang biasanya dibuat oleh perusahaan
yang bergerak dibidang bisnis atau niaga, seperti surat permintaan
penawaran, surat pengiriman pesanan, surat tanda bukti atau faktur,
kwitansi, surat penagihan, surat perjanjian.
b. Surat Dinas
Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh lembaga baik lembaga
social, instansi pemerintah maupun swasta, seperti surat keputusan,
surat instruksi, surat perintah, surat kuasa, surat undangan, surat
permohonan, surat tugas, surat perjalan dinas, surat edaran
pengumuman, surat pernyataan, surat pemberitahuan, memo, nota,
surat ucapan.
c. Dokumen-Dokumen
45
Dokumen disini seperti laporan, notula rapat, akte pendirian
perusahaan, berita acara, buku pedoman organisasi, peraturan
kepegawaian.
2. Penggolongan surat ditinjau segi kepentingannya :
a. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang mengandung informasi yang
bersifat umum dan hanya diperlukan dalam waktu realatif pendek,
misalkan surat undangan rapat, seminar, pengumuman.
b. Surat Penting
Surat penting adalah surat yang mengandung informasi penting,
mempunyai nilai sejarah, hokum, administrasi, politis dan diperlukan
dalam jangka waktu lama. Biasanya surat penting menyangkut
kebijaksanaan organisasi yang menyangkut pelayanan kepegawaian,
keuangan, perbekalan kantor. Misalkan surat keputusan pengangkatan
pegawai, surat pemberhentian.
c. Surat Rahasia
Surat rahasia adalah surat yang harus disampaikan kepada orang
yang dituju pada alamat tersebut dan tidak boleh diketahui oleh orang
lain selain orang yang bersangkutan. Biasanya surat ditutup dalam
amplop rangkap dua dan bertulis rahasia.
3. Penggolongan surat ditinjau dari segi fungsinya :
a. Sebagai wakil dari pengirim atau penulis
b. Bahan pembuktian
c. Pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut
d. Alat pengukur kegiatan organisasi
E. PENATAAN SURAT
46
Tatanan yang sistematis, logis dan rapi, menyimpan serta merawat
surat untuk digunakan secara aman dan ekonimis menurut Hadi Sumarto
Rumsari (2000:94) di tinjau dari asas dan tingkatan klasifikasi penanganan
surat yaitu :
1. Asas Penanganan Surat
Penataan adalah keseluruhan penyusunan surat masuk dan surat
keluar yang merupakan kegiatan lanjutan dari surat-surat yang telah
diselesaikan permasalahannya oleh unit pengolah yang mengarah pada
penyimpanan. Penyimpanan arsip surat hendaknya dilakukan sedemikian
rupa yakni teratur dan sistematis agar sewaktu-waktu saat surat yang
dibutuhkan kembali dapat diketemukan kembali dengan cepat dan
penataan surat secara teratur sehingga dapat tercapai efisien kerja.
Dalam penanganan surat dapat diterapkan asas-asas :
a. Asas desentralisasi, artinya pelaksanaan penanganan dan penyimpanan
surat yang tidak dipusatkan dalam satuan unit kerja. Akan tetapi
masing-masing unit kerja menyimpan surat dan menangani surat
sendiri.
b. Asas sentralisai, artinya pelaksanaan penanganan dan penyimpanan
surat yang dipusatkan (secara terpusat) dalam satuan unit kerja.
2. Klasifikasi Penanganan Surat
a. Arti Klasifikasi Surat
Klasifikasi adalah kegiatan mengolong-golongkan surat atau berkas
yang disesuaikan dengan fungsi atau masalah dari organisasi yang
bersangkutan. Untuk menyimpan arsip surat secara teratur dan
sistematis dengan diperlukan alat pembantu untuk memudahkan
penyimpanannya kedalam berkas yakni daftar klasifikasi.
b. Kode Klasifikasi Surat
47
Untuk memperoleh penghematan tenaga, waktu dan tempat
penyimpanan, penulisan pokok masalah dilakukan dengan cara
pemberian kode atau tanda-tanda pengganti pokok masalah.
Kode-kode dapat digunakan denagn mencantumkan tanda-tanda :
a) Dengan huruf, misalkan saja A, B, C dan seterusnya
b) Denagn angka, misalkan 1, 2, 3, dan seterusnya atau bisa juga
dengan angka romawi I, II, III dan seterusnya.
c) Dengan singkatan atau akronim, misalkan KU (Keuangan), PEG
(Pegawai), UM (Umum), dan seterusnya
d) Dengan kombinasi antara huruf dan angka, misalkan A.1, A.2, B.3
dan seterusnya.
c. Tingkatan Klasifikasi Surat
Dalam klasifikasi perincian atau tingkatan permasalahn perlu
dikelompokkan dalam 3 tingkatan yaiti :
a) Subyek utama (pokok masalah),yaitu masalah yang menyangkut
tugas pokok organisasi sehingga akan meliputi lingkupannya yang
paling luas.
b) Subyek (masalah) yaitu masalah yang merupakan bagian dari
subyek utama.
c) Sub subyek (sub masalah) yaitu masalah yang merupakan bagian
elementer dari subyek yang lingkupnya paling sempit.
Dalam suatu organisasi terdapat unit-unit yang melakukan tugas pokok
(subtansial) dan unit-unit penunjang (fasilitatif). Dalam bidang kersipanpun
subyek-subyeknya meliputi subyek yang bersifat subtansi yang menjalankan
tugas pokok. Disamping itu juga ada subyek yang bersifat fasilitatif yang
menunjang kelancaran tugas pokok dan tugas penunjang lainnya.
F. PERSYARATAN PENANGANAN SURAT
48
Untuk dapat menata surat dengan baik sehingga bilamana sewaktu-
waktu surat diperlukan dapat ditemukan denagn cepat, menurut Hadi Sumarto
Rumsari (2000:52) dibagi menjadi beberapa faktor atau syarat-syarat
penanganan surat. Syarat tersebut antara lain :
1. Penggunaan Sistem Penyimpanan Secara Tepat
Sistem penyimpanan surat sering juga disebut sitem
penyimpanan warkat (filleng system). Yang dimaksud dengan system
penyimpanan surat adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut
sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun warkat-warkat tersebut dan
bilamana dipergunakan, warkat-warkat tersebut dapat diketemukan
kembali dengan cepat.
2. Fasilitas Penanganan Surat
Kebutuhan fasilitas penanganan surat antara satu kantor dengan
kantor lain tidak sama tergantung dengan volume kerjanya. Demikian juga
kemampuan memenuhi kebutuhan fasilitas penanganan surat tidak sama.
Fasilitas penanganan surat ini dapat dapat digolongkan menjadi tiga, yaitu:
a. Alat-alat korespondensi, misalkan mesin ketik, computer, meja sortir,
cap dinas dan lain-lain.
b. Alat-alat penyimpanan surat, misalkan stopmap, odner, filing cabinet,
dan lain-lain.
c. Alat-alat lain, semisal ruangan, cahaya, daftar pokok soal, dan lain
sebagainya.
G. PROSEDUR PENANGANAN SURAT
49
Setiap pekerjaan atau kegiatan mempunyai urutan atau langkah-
langkah untuk menyelesaikan pekerjaan yang bersangkutan sejak pemulaan
sampai selesai. Langkah-langkah tersebut dalam tata naskah disebut prosedur
tata naskah. Prosedur tata naskah dalam surat menyurat terdiri dari beberapa
tahap pembuatan surat keluar, tahap penerimaan surat masuk, tahap
pencatatan surat, tahap pendistribusian surat, tahap penyimpanan surat.
Prosedur pencatatan menurut Zulkifli Amsyah (1996:36) di Indonesia ada dua
cara pencatatan yaitu buku agenda (system Tata Naskah/Takah) dan system
Non Tata Naskah/Dosir) dan kartu kendali.
1. Tahap Pembuatan Surat Keluar
a. Konsep Surat
Membuat konsep surat sebelum dikirim dan membuat konsep
surat sebagai balasan surat masuk. Sebelum surat diketik dan dikirim,
terlebih dahulu dalam bentuk konsep. Pembuatan konsep dapat
dilakukan oleh pencetus ide konsep atau menugaskan kepada pejabat
bawahan atau petugas lainnya. Konsep surat hendaknya dilakukan
pada lembar konsep yang disediakan khusus untuk itu. Konsep surat
rahasia dilakukan oleh pejabat yang seharusnya menandatangani surat
tersebut, konsep surat biasanya dilakukan oleh pejabat bawahan atau
petugas lainnya setelah mendapat persetujuan dari pejabat yang
seharusnya menandatangani dan dapat diketik menjadi surat yang siap
dikirim.
b. Pengetikan Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari pejabat
yang seharusnya menandatangi (biasanya dengan membubuhkan paraf
yang bersangkutan pada ruang tanda tangan) dapat diketik langsung
oleh petugas penegetikan. Pengetikan menyangkut bentuk dan etika
surat yang bersih, rapi, dan penegetikannya jelas.
50
c. Pengiriman Surat Keluar
Kegiatan ini meliputi penyampulan surat, memberikan tanda cap
dan penomoran surat, dan penyampaian (pengiriman) surat kepada
alamat yang dituju. Pengiriman surat dinas keluar instansi dilakukan
sesuai dengan golongan surat seperti biasa, penting, rahasia.
Selanjutnya surat yang akan dikirim itu dicatat dalam buku ekspedisi
sebagai bukti pengiriman kemudian dibubuhi cap (stempel) pada
lembar surat maupun pada sampulnya.
Jalur pengiriman surat melalui pos, diantar sendiri (melalui kurir
ke alamat tujuan) atau dengan cara lain.
d. Penerimaan Surat Masuk
Surat-surat yang diterima harus disusun sedemikian rupa,
sehingga nama dan alamat yang tercantum pada surat itu dapat dibaca
dan diteliti dengan cepat. Kemudian surat dipisah-pisahkan menurut
jenisnya : surat dinas, surat biasa, surat rahasia dan surat-surat lainnya.
Selanjutnya meneliti alamat surat, barangkali ada yang salah alamat.
Bila surat-surat itu benar alamatnya sisipkanlah semua surat rahasia
dan surat pribadi kepada pimpinan atau kepada yang berhak dengan
sampul tertutup.
2. Tahap Pencatatan Surat
a. Buku Agenda
Setiap surat masuk maupun surat keluar harus dicatat dalam
buku agenda baik buku agenda surat masuk maupun surat keluar.
Untuk itu pada bagian buku agenda dibuat beberapa jalur, tiap jalur
dipergunakan untuk mencatat salah satu hal mengenai surat yang
masuk maupun surat keluar.
Setelah setiap surat dicatat secukupnya dalam buku agenda,
kemudian barulah surat tersebut diproses. Setelah selesai diproses baru
disimpan sesuai sistem penyimpanan yang dipergunakan. Buku agenda
51
ini selain dipergunakan untuk mencatat setiap surat juga dipergunakan
sebagai alat bantu mencari surat yang disimpan ditempat penyimpanan
arsip dan formulir lain. Satu perangkat yang selalu dipergunakan
bersama adalah buku ekspedisi. Buku ekspedisi ini dipergunakan
sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat
atau barang.
b. Kartu Kendali
Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan kartu
kendali, untuk surat masuk maupun surat keluar digolongkan kedalam
surat penting, biasa dan rahasia. Surat penting dikendalikan dengan
kartu kendali (KK), surat biasa dengan lembar pengantar (LP).
a) Penanganan Surat Penting Masuk
Surat-surat penting dicatat pada kartu kendali rangkap tiga
yaitu kartu kendali I, II, III. Kartu kendali I ditinggal untuk
disimpan oleh petugas pengarah surat sebagai alat kontrol, kartu
kendali I ini dikumpulakn dan setelah sampai jangka waktu
tertentu dijilid dan berfungsi sebagai buku agenda. Kartu kendali II
dan III bersama suratnya disampaikan kepada pejabat pengolah
surat. Oleh pejabat pengolah surat dua kartu itu diparaf sebagai
bukti bahwa surat sudah diterima. Kartu kendali II dikembalikan
kepada unit kersipan untuk disimpan dan berfungsi sebagai arsip
pengganti selama surat masih diproses. Sedangkan kartu kendali
III bersama suratnya disediakan bagi pejabat pengolah.
Setelah surat tersebut digolongkan menurut
kepentingannya maka surat tersebut dicatat dalam kartu kendali.
Cara mencatatnya dengan memasukkan data sesuai dengan kolom-
kolom kartu kendali.
b) Penanganan Surat Masuk Biasa dan Rahasia
52
Pencatatan surat masuk biasa dan surat rahasia bisa
dikatakan sama yaitu dengan dua lembar surat biasa atau rahasia.
Pengarahan surat masuk biasa dan rahasia melalui proses sebagai
berikut :
1. Setelah surat dicatat dalam lembar pengantar surat rangkap
dua, surat tersebut disampaikan pada unit pengolah surat.
2. Kemudian pengolah surat mengisi lembar pengantar pada
tanggal dan jam diterimanya surat, nama, jabatan, serta tanda
tangan, pada kolom yang sudah disediakan.
3. Lembar pengantar I dikembalikan kepada pengarah untuk
kemudian diteruskan kepada penata arsip untuk disimpan
secara kronologis menurut tanggal penyampaiannya,
sedangkan lembar II disimpan oleh pengolah surat. Untuk lebih
bisa membedakan antara dua lembar surat pengantar tersebut,
misalnya dengan menambah kolom kode RHS untuk surat
rahasia dan kode RBA untuk surat biasa. Bisa juga dengan
warna yang berbeda.
c) Penanganan Surat Keluar Penting
Untung surat penting akan dikirim keluar, surat tersebut
diketik dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang,
kemudian diserahkan kepada unit kersipan untuk dicatat dalam
dalam kartu kendali rangkap tiga. Cara pencatatannya seperti surat
masuk. Setelah dicatat dalam kartu kendali maka surat asli dan
tembusannya bersama kartu kendali I dan III disampaikan kembali
pada pengolah surat, kartu kendali I tetap berada dipencatat.
Setelah itu kartu kendali II dikembalikan lagi pada pencatat untuk
diserahkan pada unit kersipan untuk dsimpan sebagai pengganti
arsip. Sedangkan kartu kendali III bersama surat tembusannya
53
dijadikan satu disimpan oleh pengolah surat sedangkan surat
aslinya dikirim.
d) Penanganan Surat Keluar Biasa
Untuk surat biasa segala sesuatunya selesai dan ditangani
maka oleh pengolah dicatat dalam lembar pengantar surat biasa
rangkap dua. Kemudian surat asli dan tembusannya bersama
lembar pengantar surat biasa I dan II disampaikan kepada pencatat
untuk diberi stempel dinas atau instansi tersebut. Kemudian surat
aslinya dikirimkan sedangkan tembusannya bersama lembar
pengantar surat bisa II dikembalikan kepada pengolah sebagai
arsip aktif, sedangkan lembar pengantar surat biasa I oleh pencatat
sebagai bukti pengiriman.
e) Penanganan Surat Keluar Rahasia
Konsep surat rahasia dibuat oleh pimpinan unit pengolah
yang bersangkutan. Setelah surat selesai dan telah siap dikirim
(sudah masuk amplop tertutup) kemudian surat tersebut dicatat
dalam lembar pengantar surat rahasia rangkap dua. Surat yang
sudah dimasukkan amplop diteruskan kepada bagian ekspedisi
untuk dikirim sedangkan lembar pengantar I diberikan kepada
pengarah yang diteruskan kepada penata arsip untuk disimpan
sedangkan lembar pengantar surat rahasia yang kedua tetap
disimpan pada unit pengolah sebagai file aktif.
3. Tahap Pendistribusian Surat
Setelah surat dicatat baik dengan buku agenda maupun kartu
kendali, surat disampaikan kepada unit pengolah untuk ditanggapi atau
ditindaklanjuti. Apabila kepala unit pengolah ingin menunjuk pejabat atau
pegawai tertentu untuk menanggapi isi surat yang diterima, maka ia dapat
menggunakan lembar disposisi yang ada.
4. Tahap Penyimpanan Surat
54
a. Prosedur penyimpanan Surat
Sebelum surat disimpan sebagai arsip, maka terlebih dahulu
perlu dilakukan beberapa langkah atau prosedur tertentu untuk
menjamin kecepatan dan ketelitian. Prosedur penyimpanan adalah
langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan
disimpannya suatu warkat. Ada dua macam penyimpanan menurut
Zulkifli Amsyah (1996:62) yaitu penyimpanan warkat yang belum
selesai diproses (file pending) dan penyimpanan warkat yang sudah
selesai diproses (permanent file).
a) Penyimpanan Sementara (file pending)
File pending atau file tindak lanjut adalah file yang
digunakan untuk penyimpanan sementara sebelum suatu warkat
selesai diproses. Biasanya file pending ini terdiri dari map-map
yang sudah ditentukan sehingga akan memudahkan petugas untuk
mengetahui warkat mana yang belum selesai diproses, sehingga
bisa ditindak lanjuti sampai selesainya pemrosesan warkat
tersebut.
b) Penyimpanan tetap (permanent file)
Penyimpanan tetap untuk warkat-warkat yang telah benar-
benar selesai pemrosesan.
1. Pembacaan surat (meriksa), kegiataan pembacaan ini sangat
penting dilakukan untuk menentukan subyek atau pokok soal
sebuah warkat. Selain itu untuk memperoleh kepastian apakah
warkat-warkat tersebut memang sudah siap untuk disimpan.
2. Mengindeks adalah pekerjaan menentukan kata tangkap,
subyek, nama (caption) terhadap warkat surat yang akan
disimpan. Penentuan kata tangkap ini tergantung dari sistem
penyimpanan arsip surat yang digunakan.
55
3. Pemberian kode, dilakukan secara sederhana yaitu dengan
memberi tanda garis dengan warna yang mencolok pada kata
tangkap yang sudah ditentukan pada langkah
mengindeks.Bilamana kata tangkap ini dituliskan dengan
warna yang mencolok.
4. Penyortiran adalah penegelompokan warkat-warkat untuk
persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini
diadakan khusus untuk jumlah volume warkat yang banyak,
untuk memudahkan penyimpanan perlu dikelompokkan sistem
penyimpanan arsip yang digunakan.
5. Menyimpan (menempatkan) adalah menempatkan dokumen
sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang
dipergunakan. Sistem penyimpanan akan menjadi efisien dan
efektif bilamana didukung oleh peralatan dan perlengkapan
yang memadai dan sesuai.
b. Sistem Penyimpanan Arsip Surat
Sistem penyimpanan surat adalah sistem yang dipergunakan
dalam penyimpanan warkat-warkat agar kemudahan kerja
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan warkat yang sudah
disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana warkat itu
diperlukan kembali. Dalam penyimpanan warkat tersebut cara
menyusun, menata atau mengatur harus sesuai dengan tipe dan
kegunaan arsip bagi kepentingan pekerjaan dalam organisasi. Didalam
kegiatan penyimpanan ini termasuk di dalamnya mempersiapkan
kelengkapan dan atau saran penempatan arsip pada tempat
penyimpanannya.
Secara keseluruhan system penyimpanan surat menurut Zulkifli
Amsyah (1996:71) yang di arsip itu dapat dibedakan menjadi lima
system penyimpanan yakni :
56
a) Sistem Adjad
Sistem penyimpanan surat menggunakan sistem abjad
berarti surat yang dihasilkan atau diterima oleh lembaga atau
instansi yang didalamnya termuat nama-nama orang, wilayah,
organisasi atau pokok masalah disimpan menurut tata urutan abjad
dari A sampai Z, contoh : buku telepon.
b) Sistem Nomor
Yang dimaksud sistem nomor adalah rangkaian rangka
tertentu yang dipergunakan untuk memberi tanda urutan pada
suatu benda atau hal, misalnya nomor faktur, nomor urut surat
keluar dan surat masuk, nomor urut absensi, nomor pendaftaran,
nomor rumah, kartu mahasiswa, dan sebagainya.
c) Sistem Wilayah atau Geografis
Penyimpanan ini diurutkan sesuai pembagian satuan daerah
tertentu seperti pulau, provinsi, kabupaten, desa, dan sebagainya.
d) Sistem Pokok Soal
Dikelompokkan berdasarkan sub masalah yang tertera
dalam surat tersebut.
e) Sistem Tanggal atau Kronologis
Dikelompokkan berdasarkan tanggal dibuat atau diterima
oleh organisasi tersebut.
H. METODE PENGAMATAN
1. Lokasi Pengamatan
Pengamatan dilakukan di PT INDOSAT, Tbk Solo yang
berlokasi di Jalan Brigjen. Slamet Riyadi 417 Surakarta 57147.
57
Khususnya pada bagian Teknikal Administrasi pada tanggal 2 Februari s/d
2 April 2009.
Alasan mengambil lokasi ini karena berbagai pertimbangan
sebagai berikut :
a. Pimpinan Kantor Cabang PT INDOSAT, Tbk Solo memberikan ijin
kepada penulis untuk mengadakan penelitian dengan waktu yang telah
disepakati.
b. Selama ini belum pernah dilakukan penelitian mengenai Prosedur
Penanganan Surat pada bagian Teknikal Administrasi di PT
INDOSAT, Tbk Solo.
c. Penulis mendapatkan keterangan yang diperlukan dan berbagai
informasi sebagai bahan pendukung daalm penulisan Laporan Tugas
Akhir ini dari para karyawan baik berupa data tertulis maupun lisan.
2. Sumber Data
Sumber data dalam pengamatan ini dikategorikan menjadi dua,
yaitu :
a. Sumber Data Primer
Sumber data primer adalah data yang diperoleh secara langsung
melalui observasi dan interview. Observasi dilakukan langsung dengan
magang kerja di PT INDOSAT, Tbk Solo. Sedangkan interview
dilakukan secara bebas artinya penulis mangajukan pertanyaan-
pertanyaan kepada karyawan menurut hati dan pikiran, sehingga
karyawan lebih mudah mengeluarkan segala sesuatu yang diinginkan
dikeluarkan.
b. Sumber Data Sekunder
58
Sumber data sekunder adalah yang diperoleh secara tidak langsung
melalui buku-buku perpustakaan, dokumentasi dan keteranagn lainnya
yang berhubungan dengan masalah pengamatan, yang digunakan
sebagai perlengkapan dan pendukung dari data primer.
3. Teknik Pengumpulan Data
a. Wawancara
Wawancara merupakan pengumpulan data dengan cara mengadakan
Tanya jawab dengan responden. Teknik wawancara yang digunakan
adalah dengan wawancara pembicaraan informal, yaitu : pertanyaan
yang diajukan pada saat wawancara sangat tergantung pada
pewawancara itu sendiri. Hubungan pewawancara dengan yang
diwawancarai adalah dalam suasana biasa, wajar sehingga sewaktu
pembicaraan berlangsung orang yang diwawancarai tidak menyadari
bahwa sedang diwawancarai.
b. Observasi
Adalah teknik pengumpulan data dengan cara melihat dan
mendengarkan kegiatan yang berlangsung di PT INDOSAT, Tbk Solo.
c. Dokumentasi
Adalah teknik pengumpulan data dengan cara mencatat kegiatan yang
berlangsung di lokasi penelitian dan mengumpulkan arsip-arsip
laporan-laporan yang mendukung pengamatan.
4. Teknik Pengambilan Sampel
Mengambil sample purposive sample, karena ingin memilih
informan yang dianggap paling tahu dan dapat dipercaya untuk
59
memberikan sumber data. Sehingga nantinya akan menjadi suatu laporan
yang sesuai dengan apa yang diinginkan.
5. Teknik Analisa data
Berdasarkan pada pokok permasalahan yaitu bagaimana
Prosedur Penanganan Surat maka analisis data yang digunakan adalah
diskriptif, dalam arti menggambarkan realitas yang cermat terhadap
fenomena social tertentu tetapi tidak melakukan pengujian hipotesa.
Metode diskriptif digunakan untuk pencarian fakta dengan
interprestasi yang tepat dan tujuannya untuk mencari gambaran yang
sistematis dan fakta yang akurat. Penelitian diskriptif ini berusaha
memecahkan masalah dengan cara menuturkan, memaparkan, serta
menggambarkan keadaan berdasarkan fakta-fakta yang ada.
Analisa diskriptif ini digunakan karena sudah sesuai dengan
tujuan penelitian yang dilakukan yakni menganalisa dari perolehan data
yang didapat dari obyek penelitian agar didapat gambaran secara
menyeluruh mengenai Prosedur Penanganan Surat Di Bagian Teknikal
Administrasi Pada PT INDOSAT, Tbk Solo.
60
BAB III
DESKRIPSI PERUSAHAAN
A. Sejarah Perkembangan PT. INDOSAT, Tbk
1. Sejarah Umum PT. INDOSAT, Tbk
PT. INDOSAT (Indonesian Satellite) berdiri pada taun 1967.
Perusahaan jasa telekomunikasi ini awalnya memberikan pelayanan
Sambungan langsung Internasional (SLI). Namun kemudian muncul pemain
baru pada bidang yang sama yaitu PT Satelindo. Waktu itu keduanya bersaing
untuk mendapat kan pelanggan sebanyak-banyaknya, karena pada waktu itu
hanya terdapat perusahaan jasa dibidang telekomunikasi. Pada tahun 1994
Satelindo mengembangkan usahanya menjadi operator seluler GSM dan
mengeluarkan produk Mentari untuk prabayar dan Mtrix untuk
pascabayarnya. Dan Indosat meluncurkan IM3 sebagai produk GSM.
Namun pada tanggal 28 Juli 2002 PT. Indosat mengambil alih 100%
saham di Satelindo dan Indosat melakukan merger vertical (bergabung IM3 ke
Indosat) pada November 2004 dalam suatu perusahaan bersama. Tujuan
daripada merger ini adalah untuk menyatukan srtategi dan
emngkonsolidasikan sumber daya Indosat Group dengan focus pada
perkembangan usaha seluler dan reposisi Satelindo dan IM3.Seperti yang kita
tahu, bahwa ternyata Indosat masih berada pada tangga atas dijajaran operator
seluler.
61
2. PT. INDOSAT Sebelum Menjadi BUMN
Pelayanan Telekomunikasi umum Internasional pada mulanya dikelola
oleh PT. TELKOM. Pada saat itu telekomunikasi yang digunakan adalah
telekomunikasi radio High Frequency dan Very Hifh Frequency ( VHF).
Dengan adanya system Komunikasi Satelit, dunia telekomunikasi
mengalami perubahan. Kemudian dbentuk Organisasi International
Telecommunication Sattelite ( Intelsat) yang beranggotakan negara-negara
Internasional antara lain Amerika Serikat, Australi, Jepang, Kanada, dan tujuh
Negara Eropa barat Lainnya.
Berdasarkan perjajnjian kerjasama Internasional Pemerintah Indonesia
dengan ITT, maka akte Notaris Mohammad said Tjoedin yang telah disahkan
oleh Surat Keputusan Menteri Kehakiman No. J. A5/88/24 tanggal 20
November 1967, maka berdirilah Perusahaan Jasa di bidang Telekomunikasi
Internasional Umum di Indonesia yang bernama PT. INDOSAT.
Secara operasaional PT. INDOSAT dikenal dengan selesai
dibangunnya Stasiun Bumi Intelsat di Jatiluhur Purwakarta Jawa Barat.
Kemudian berdasarkan keputusan Presiden No. 50/1980 diturunkan suatu tim
Keppres untuk meninjau kembali status perjanjian Internasional antara
Pemerintah dalam hal ini adalah PT. INDOSAT dengan ITT Corp. Hasil
peninjauan tersebut memutuskan pembelian seluruh saham oleh Pemerintah
Indonesia.
3. PT. INDOSAT Setelah Menjadi BUMN
62
PT. INDOSAT resmi menjadi Badan Usaha Milik Negara (BUMN)
berbentuk Persero di lingkungan Departemen Pariwisata Pos dan
Telekomunikasi.
Tanggal 31 Desember 1980 agar lebih meningkatkan mutu pelayanan
telekomunikasi umum maka melalui PP No. 52,53 dan 54 tahun 1980
pengelolaan jasa telekomunikasi dipisahkan menjadi dua,yaitu:
Ø Telekomunikasi untuk umum nasional diselenggarakan
oleh PT. TELKOM.
Ø Telekomunikasi untuk umum internasional diselenggarakan
oleh PT. INDOSAT.
PT. INDOSAT menjadi badan usaha yang memberikan kontribusi
terhadap penerimaan negara yang merintis usaha baru, mendorong kegiatan
swasta serta berperan sebagai sumber talenta manajemen bagi pembangunan
bangsa dan Negara.
Kemudian pada tanggal 8 September 1988, PT. INDOSAT turut serta
dalam pembangunan SKKL Asia Tenggara- Timur-Tengah-Eropa Barat
(SEA-ME-WE), yang beroperasai tanggal 13 Juni 1994. Pada tanggal 17
januari 1997, PT. INDOSAT memperoleh ISO 9002 sebagai pengakuan
kualitas jasa PT. INDOSAT oleh pihak dunia. Dengan harapan dalam
tujuannya untuk menjadi World Class Operator semakin terbuka.
4. Lokasi PT. INDOSAT Pusat
PT. INDOSAT, Tbk mempunyai kantor pusat yang disebut Head
Office.
Beralamat di : Jl. Medan Merdeka Barat No. 21
Jakarta 10110 Indonesia
5. Kantor Cabang PT. INDOSAT Tbk
63
PT. INDOSAT mempunyai beberapa kantor cabng, berupa kantor
pelayanan yang berada hamper diseluruh Indonesia.
46 Kantor Cabang tersebut antara lain :
Medan Kisaran Pematang Siantar Bengkulu Lampung
Padang Bukit Tinggi Padang Sidempuan Pekan Baru Palembang
Belitung Bangka Lubuk Linggau Muara Enim Jambi
Bekasi Karawang Tangerang Cilegon Depok
Cirebon Sukabumi Tasikmalaya Bandung Bogor
Semarang Kudus Ungaran Salatiga Purwakarta
Pekalongan Tegal Purwokerto Jogjakarta Solo
Magelang Klaten Surabaya Sidoarjo Gresik
Jombang Mojokerto Bojonegoro Lamongan Tuban
Pamekasan Madiun Kediri Blitar Tulungagung
64
Nganjuk Ngawi Malang Jember Probolinggo
Situbondo Balikpapan Samarinda Banjarmasin Palangkaraya
Pontianak Bali Kupang Mataram Makasar
Pare-Pare Palopo Palu Kendari Maluku
Papua
Tabel : 3.1 Kantor Cabang PT Indosat
(Sumber PT. Indosat Solo Branch)
6. Sejarah PT. INDOSAT Solo Branch
Kantor Indosat pertama berdiri di Solo yaitu beralamat di Jl.
Honggowongso Solo. Adapun dengan berbagai keterbatasan yang dimiliki,
maka pada bulan November tahun 2002, Indosat Solo untuk pertama kalinya
resmi dibuka. Kepala Cabang saat itu dipegang oleh Bapak Wahyu Widodo.
Untuk pembagian divisi yang ada pada saat itu berjumlah lengkap. Hal ini
disebabkan karena kurangnya karyawan yang bergabung dengan Indosat solo.
Pada saat itu, devisi yang ada antara lain divisi customer service, divisi
marketing, manager service.
Kemudian pada bulan Februari 2003 kantor layanan pindah, dari
semula di Jl. Honggowongso ke Jl. Slamet Riyadi No. 325 Solo. Dikantor
baru inilah terjadi banyak perubahan. Divisi-divisi yang bekerja antara lain :
customer service, marketing, Revenue Assurance (RA) manager service (MS).
Untuk marketing communication dan channel marketing termasuk dalam
65
divisi marketing. Sedangkan untuk back officenya termasuk dalam RA dan
yang termasuk dalam divisi MS, GA, dan Procurement.
Tahun 2003 tepatnya bulan Juli secaara resmi kantor layanan baru
dibuka dan sebagai Kepala Cabang saat itu adalah bapak taufik Maulana. Ada
perubahan yang terjadi sehubungan dengan pembagian divisi. Adapun divisi
yang ada yaitu : customer service, marketing, Revenue Assurance (RA),
finance, technical, IT, dan manager service. Seiring perkembangan Indosat,
terus terjadi perubahan kearah yang lebih baik yang dilakukan baik dari pihak
regional maupun kantor cabang. Pada bulan Juli 2006 terjadi perubahan
devisi. Perubahannya antara lain, devisi Revenue Assurance ( RA ) yang
didalamnya terdapat dua bagian diantaranya bagian billing management dan
call management akhirnya dibagi menjadi dua bagian diantaranya bagian
billing management masuk dalam sales dan marketing admin. Sedangkan
untuk bagian call management masuk dalam divisi finance. Selain perubahan
di divisi RA, terdapat perubahan pula pada bagian back office yang
sebelumnya masuk daalm divisi RA dan kemudian back office masuk dalam
divisi customer service. Selama bulan Juli perubahan-perubahan itulah yang
terjadi, untuk divisi lain tetap seperti yang sebelumnya yaitu divisi technical,
MS, IT, marketing, marcom, channel marketing. Untuk jabatan Kepala
Cabang yang dipegang oleh Bapak Taufik Maulana berakhir pada bulan
November 2006.
Bulan November 2006 sebagai Kepala Cabang adalah Bapak Teguh
Prihantoro. Selama kepemimpinan Bapak Teguh Prihantoro terjadi lagi
perubahan untuk pembagian dvisi marketing sudah tidak ada lagi, sehingga
untuk marcom berdiri sendiri sebagai divisi marcom. Untuk channel
marketing juga terdapat hal yang sama, channel marketing berdiri sendiri
sebagai divisi shannel market. Sedangkan untuk sales dan marketing admin
berubah menjadi sales admind yang berdiri sendiri sebagai satu divisi. Untuk
bagian call management berubah menjadi collection. Untuk bagian collection
66
masuk pada divisi finance. Pada awal tahun 2007, tepatnya bulan januari
terjadi perubahan lagi. Perubahan tersebut diantaranya untuk divisi sales
admin masuk dalam divisi AE (Account Executive Indirect Sales). Pada bulan
Februari 2007, kantor layanan perpindahan ke Jl. Slamet Riyadi No. 417 Solo.
Baru kemudian tanggal 25 Februari 2007, untuk peresmian kantor layanan
baru tanggal 14 Maret 2007. Divisi-divisi yang amsih ada sampai sekarang
adalah MS, Finance yang didalamnya terdapat bagian collection, Technical,
IT, CM, Procurement, CS, yang didalamnya termasuk back office, AE yang
didalamnya termasuk sales admin yang dilebur menjadi satu divisi AE.
B. Visi dan Misi PT INDOSAT, Tbk
1. Visi PT INDOSAT, Tbk
Untuk menjadi seluler terkemuka yang secara penuh mengintregasikan
jaringan telekomunikasi dan penyedia jasa layanan di Indosat.
2. Misi PT INDOSAT, Tbk
a. Untuk menyediakan dan mengembangkan produk yang berkualitas
dan inovatif, jasa dan solusi, yang menawarkan nilai terbaik
kepada pelanggan.
b. Untuk secara terus-menerus menumbuhkan nilai-nilai pemegang
saham.
c. Untuk menyediakan mutu hidup lebih baik kepada stakeholder.
C. Identitas PT INDOSAT, Tbk
Merupakan tugas utama manajemen untuk membentuk sebuah
perusahaan baru yang ideal setelah penggabungan Indosat, Satelindo, dan
67
IM3. untuk melaksanakan tugas tersebut, saat ini program Penyelarasan
Budaya indosat dan Program Pembentukan Identitas Korporat Baru
Indosat telah berlangsung.
Hasil nyata diadakannya program Penyelarasan Budaya adalah telah
terartikulasinnya nilai insan Gemilang menjadi tatanan perilaku yang dapat
diwujudkan keseharian kita sebagai bagian dari perusahaan. Sementara
program Pembentukan Identitas Korporat Baru Indosat telah melahirkan
identitas baru, dengan simbol dan filosofi yang menggambarkan Indosat kini
dan masa depan. Identitas Korporat Indosat yang baru seperti yang tertera
seperti gambar dibawah ini.
Gambar: 3.1 logo indosat
(Sumber PT. Indosat Solo Branch)
C.1 Arti Identitas Baru Indosat
Indosat senantiasa mengamati perkembangan industri
meningkatkan kemampuan untuk menyediakan layanan komunikasi
end-to-end, mengantisipasi dan menyediakan seluruh kebutuhan
pelanggan.
Melalui manajemen yang berpengalaman dan berpotensi,
Indosat akan senantiasa mengembangkan karyawan, teknologi dan
layanan untuk mencapai visi perusahaan.
C.2 Filosofi Identitas Indosat
68
Identitas Indosat terdiri dari kombinasi teks "Indosat" dan
simbol "Techno Flower" yang mencerminkan teknologi tinggi
namun bersahabat, dinamis dan modern.
C.3 Teks "Indosat"
Teks Indosat didesain secara khusus menggunakan huruf
kecil yang melambangkan kekuatan korporasi Indosat
melambangkan kekuatan korporasi Indosat yang kokoh dan solid,
kemampuan dan rasa percaya diri dalam bidang teknologi tinggi
serta kestabilan perusahaan.
C.4 Simbol "Techno Flower"
Simbol techno flower tercipta dari gabungan tiga clips yang
mencerminkan usaha dan fokus bisnis Indosat saat ini, yaitu di
Indonesia, dalam bidang teknologi dan pelayanan bagi masyarakat,
serta pentingnya kerjasama yang kokoh diantara ketiga elemen
tersebut. Tiga clips pembentuk techno flower masing - masing
mencerminkan:
i. Masyarakat Indonesia
ii. Teknologi iii. Komunikasi
Rangkaian clips ini membentuk bintang permata ditengah
mencerminkan layanan terbaik dan berkualitas yang senantiasa
diberikan oleh indosat kepada masyarakat Indonesia.
D. Keyakinan Indosat
69
Indosat mempunyai beberapa keyakinan yang disebut Nilai - Nilai
Insan Gemilang, yang akan selalu menjadi bagian penting dalam setiap
langkah yang diambil oleh Indosat, beberapa hal tersebut antara lain adalah:
a) Integrity : Berpikir, melangkah dan maju dengan
kejujuran.
b) Teamwork : Bersedia mengorbankan kepentingan pribadi
demi mencapai tujuan bersama.
c) Excellence : Unggul dalam pcrsaingan menuntut
kesiapan, ketanggapan dan kecepatan.
d) Partnership : Bekerjasama untuk menuju puncak.
e) Customer Focused : Satukan jiwa, raga dan pikiran untuk meraih
prestasi yang terbaik.
f) Personal Attention : Perhatian pribadi merupakan hal yang
berharga untuk membangun prestasi.
g) Guaramteed Reliability : Satukan jiwa, raga dan pikiran untuk meraih
prestasi yang terbaik.
h) Exceptional Value Ciptakan nilai yang luar biasa dengan
memberikan pengalaman tak terlupakan.
i) Technology Leadership : Jadilah pelopor dalam penguasaan dan
penggunaan teknologi yang terus
berkembang.
j) Beyond Satisfaction : Jangan pernah merasa puas, upayakan selalu
mencapai lebih dan puas.
k) Success : Pecut dirimu setiap saat guna meraih
keberhasilan dengan tekad yang bulat.
l) Expect More :Jangan pernah menyerah di tengah upaya,
kejarlah prestasi hingga melampaui
prestasi saat ini.
70
Guna menambah semangat karja seluruh karyawannya, Indosat memiliki
motto yang dipegang teguh oleh seluruh karyawan Indosat.
Motto PT. Indosat adalah:
KRETARTHA KARYA SAMUHA (Success Through Team Work), yang
artinya:
Kcberhasilan dapat dicapai melalui kerjasama antara seluruh pihak
yang terkait, yaitu dari tingkat dircksi, divisi, bagian serta para
pcmegang saham.
Saat ini PT. Indosat sedang menegakkan tekad pelayanan yang secara
simbolis dinyatakan:
We Care More (Kami Lcbih Pcduli)
Tekad ini merupakan kelanjntan dari sasaran - sasaran yang ingin dicapai oleh
PT. Indosat.
E. Produk Indosat
Beberapa produk yang telah dipasarkan di Indosat Cabang Solo
adalah:
E.I Global Media Senice
E.I.1 Indosat Mega Media (IM2)
Jasa Indosat ini menyediakan akses TV kabel dan akan
dikembangkan dengan high-speed multimedia access (HSMA).
Dengan jasa layanan ini, pelanggan dapat mengakses layanan
siaran televisi dari seluruh penjuru dunia serta akses internet
dengan kecepatan yang lebih tinggi.
E.I.2 IM3 (Indosat Multi Media Mobile)
71
Gambar : 3.2 Sim Card IM3
(Sumber PT. Indosat Solo Branch)
IM3 adalah kartu prabayar Super Hemat, Super Bisa dan
Super Gaul, pelanggan dapat menikmati berbagai fasilitas canggih
tanpa harus mengeluarkan banyak uang. Kartu yang mempunyai
segmentasi bagi para remaja ini mempunyai banyak fitur - fitur
seperti:
E.I. 2.1 Super BISA
1) Bisa transfer pulsa (IM3-Transfer)
Transfer pulsa ini hanya dapat dilakukan oleh
pelanggan IM3 saja. Untuk melakukan transfer pulsa
ketik TP <spasi>NO. TUJUAN<spasi>NOMINAL
PULSA, kemudian Kirim ke 151.
2) Bisa nada sapa I-Ring
Pelanggan bisa mendengarkan lagu-lagu selagi
menelpon, Cara untuk berlangganan, cukup
dengan mengirim sms ke 888.
3) SMS suara I-Say
Layanan untuk memungkinkan pelanggan
mengirimkan pe-Suara kepada nomor tujuan. Cara
menggunakan I-Say sangat Mudah, tinggal tekan 939
dikuti oleh nomor HP, lalu tinggalkan pesan. Tarif
Rp500,00 dibebankan kepada pengirim pesan.
E.I. 2.2 Super Hemat
72
Selain super B1SA, IM3 juga memberikan pelayanan lain
yaitu IM3 Super Hemat. Yang memiliki berbagai
keunggulan yaitu:
1) Telepon:
00.00 – 11.00 Rp. 0,1 / detik setelah detik 30
11.00 – 17.00 Rp. 0,1 / detik setelah detik 80
17.00 – 00.00 Rp. 0,1 / detik setelah detik 130
2) SMS:
00.00 – 12.00 Rp. 0,1 / SMS setelah kirim 10 SMS
12.00 – 00.00 Rp. 0,1 / SMS setelah kirim 10 SMS
Tersedia juga gratis 400 SMS seharian (jam 00.00 –
16.00), ketik SMS kirim ke 303 Cuma Rp. 1.500/ hari
saja.
3) Internetan Tanpa Batas
Voucer elektronik Rp. 5000 sampai 250 menit
Internet hanya Rp. 10/30 detik kecepatan hingga 256
kbps.
E.2 Mentari
Gambar : 3.3 Sim Card Mentari
(Sumber PT. Indosat Solo Branch)
Mentari merupakan kartu prabayar yang memiliki fasilitas lengkap
yang disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan. Kelengkapan
ini menjadikan Mentari memiliki nilai lebih dibandingkan
kartu prabayar lain. Mentari juga memiliki komunitas sendiri
73
yang menampung pelanggan yang menggunakan kartu Mentari yang
diberi nama FMC (Frontliners Mentari Club).
E.2.1 Mentari Seru
1) Seru Freetalk
Banyak pilihan seru Untuk menikmati beragam fitur freetal
(gratis ngobrol) hanya dengan mentari.
2) Tarif Hemat Ber-5
Nikmati tarif mentari Hebat ber-5 Rp. 250/30 detik
sebelumnya mendaftarkan 4 nomor sekaligus ke Mentari,
Matrix, IM3 dengan cara Reg<spasi>no tujuan 1(spasi) no
tujuan 2, dan seterusnya sampai no ke lima. Kemudian kirim
ke 6060.
3) Tarif Seru Malam
Menelepon malam hari hanya Rp. 150/30 detik berlaku dari
pukul 23.00 – 07.00.
E.3 Matrix
Gambar : 3.4 Sim Card Matrix
(Sumber PT. Indosat Solo Branch)
Matrix merupakan kartu pasca bayar yang dikeluaran oleh
indosat. Kartu pasca bayar ini memiliki banyak kelebihan,
customer akan mendapatkan banyak keunggulan, beberapa
diantaranya adalah:
a. Customer dapat menggunakan fasilitas GPRS dengan tariff murah.
b. Customer mendapatkan bonus sms dan telepon setiap bulannya
untuk produk Matrix CNC.
74
c. Tarif hemat, karena penghitungan per detik.
d. Pembayaran dapat dilakukan melalui M-Banking atau elalui Credit
Card.
Matrix mempunyai bermacam - macam program, program tersebut
adalah:
• Matrix Free Abonemen
• Matrix CNC
• Matrix Strong
• Matrix Strong Makin Strong
Adalah pelayanan telepon Intemasional dari Indosat keluar
negeri melalui bantuan pelayanan operator negara tujuan dengan biaya
percakapan ditanggung oleh penerima pada negara tujuan dengan tarif
yang berlaku di negara tcrsebut.
E.2 Indosat Indonesia Direct
Adalah fasilitas pelayanan telepon Internasional dari luar
negeri ke Indonesia, pengguna di luar negeri dapat langsung
terhubung dengan operator telepon Intemasional FT. Indosat di
Indonesia kemudian akan menyambungkan ke nomor tujuan
dengan bcban biaya akan dibebankan kepada yang dipanggil sesuai
tarif lndonesia.
E.3 Indosat Telex / Telegram
E.3.1 Indosat Telex
Adalah pelayanan jasa komunikasi bagi masyarakat untuk
menyampaikan berita ke luar negeri ataupun menerima berita telex
melalui jaringan telex fnternasional.
E.3.2 Indosat Telegram
75
Adalah jasa pelayanan pcnyampaian berita dalam format
telegram dari dan keluar negeri melalui badan penyelenggara
telekomunikasi.
E.4 Global Corporate Service
E.4.l Indosat World Link
Adalah jasa telekomunikasi sirkit sewa yang biasa dikenal
dengan Indosal Business Service (IBS). Sirkit sewa langganan
sewa digital point to point tersebut mempunyai kecepatan tinggi
yang dapat dihubungkan dengan pelanggan Indosat dengan mitra
kerja di luar negeri selama 24 jam terus - menerus.
E.4.2 Indosat Bit Link
Adalah jasa pelayanan sirkit sewa analog dengan kecepatan
tinggi yang dapat menghubungkan pelanggan di Indonesia dengan
mitra kerja di luar negeri selama 24 jam dengan aplikasi pada
komunikasi suara data dan juga telex.
76
F. Struktur Organisasi Indosat Solo Tahun 2008 - 2009
(Sumber: Indosat Solo Branch)
Direct Sales Indirect Sales Sales Admin Integrated Marketing
Finance Customer Service Technical B O S Reps Klaten
Account Payable Account Maintenance BSS Maintenance GA Sales / Channel
Cashier Account Maintenance
Griya / POP
BSS Maintenance GA Sales / Channel
Call Coll Before DD Retention & Account
Maintenance
Sarpen HRD Cashier
Call Coll After DD Gallery & Hotline Projedt & Site
Maintenance
IT Officer
Operational Cashier Transmisi
Quality
Terestrial
Adminlog
Branch Manger
77
G. Pembagian Tugas dan Wewenang
a. Kepala Cabang
Bertugas sebagai kantor cabang mempunyai kewajiban untuk mengatur,
mengawasi, mcngkoordinasi dan bertanggung jawab terhadap seluruh
kepentingan Indosat. Branch Manager juga mempunyai wewenang tintuk
membuat kebijakan seluruh divisi kerja Indosat.
b. Manager Service
Manager service bertugas untuk mengatur dan memenuhi kebutuhan-
kebutuhan karyawan ataupun perusaliaan.
c. Direct Sales
Direct Sales atau divisi penjualan mempunyai tugas untuk melakukan
kcgiatan penjualan sccara langsung kepada konsumen tanpa melalui pihak
ketiga (outlet atau counter) direct sales terdiri dari banyak tenaga penjual (sales)
yang kemudian melakukan kanvasing, presentasi, penawaran, survey, promosi
produk kepada konsumen. corporate, institusi maupun pemerintahan. Untuk
divisi ini khusus menangani penjualan matrix
d. Indirect Sales
Adalah divisi penjualan yang mengatur penjualan untuk kalangan
Frontliner (outlet, counter, dealer) yang jumlah transaksinya relatif banyak dan
bermacam - macam. Sehingga Indirect Sales bertugas untuk mensuplai
penjualan produk indosat kepada pihak ketiga untuk kemudian dijual kembali ke
konsumen.
e. Sales Admin
Divisi dalam penjualan yang bertugas untuk mengkoordinasi jumlah
penjualan dan melakukan klarifikasi aplikasi produk yang masuk ke daftar
penjualan Indosat. Kegiatan tersebut meliputi penjualan produk itu sendiri,
pengadaan, survey kelayakan dan proses persetujuan.
f. Integrated Marketing (Marcom)
78
a. Penyusunan strategi komunikasi pemasaran dan melakukan perencanaan
sinergi promosi antara program nasonal atau lokal.
b. Pembuatan konsep komunikasi dan desain kreatif untuk program
komunikasi pemasaran yang mencakup Above The Line (ATL) Below The
Line (BTL), dan event (exibition, sponsorship).
g. Finance
Finanee bertugas untuk menyusun dan mengatur seluruh kepentingan
budgeting / keuangan perusahaan yang bertanggung jawab penuh kepada
Manager. Tugas Finance meliputi pengaturan keuangan perusahaan dan
pengelolaan dana dari pemasukan produk Indosat.
h. Customer Service
Bagian pelayanan Indosat yang bertujuan untuk mengakomodir
kepentingan konsumen kepada Indosat secara langsung dan mcmberikan
informasi seputar layanan produk Indosat. Divisi ini meliputi pcngelolaan
tagihan, kasir pembayaran, penyusunan administrasi galeri / hotline yang
melayani keperluan konsumen melalui telephone.
i. Technical
Adalah divisi yang bertugas untuk menjaga kelancaran operasional
produk - produk Indosat melalui penggunaan peralatan secara teknis dan
pemanfaatan teknologinya. Divisi ini meliputi bagian - bagian kerja yang
bertugas untuk :
a. Merencanakan proyek dan pengembangan fasilitas
b. Mendirikan dan merawat BTS (Base Transciever System)
c. Pemeliharaan jaringan dan sambungan fiber optik.
d. Pengelolaan transmisi dan sinyal.
e. Pemeliharaan peralatan pendukung suku cadang.
j. BOS
79
Adalah divisi kerja Indosat yang bertugas untuk mengatur personalia dan
semua kegiatan - kegiatan internal Indosat yang mencakup GA (General
Administration). Procurement (pengadaan barang). HRD, dan IT Support.
k. Representative Klaten
Adalah divisi perwakilan kantor Indosat untuk wilayah Klaten yang
masih memiliki wewenang dibawah kebijakan Indosat Solo Branch. Tugasnya
adalah mengadakan kegiatan operasional Indosat pada umumnya tetapi dengan
mengadakan struktur kerja yang lebih kecil terdiri dari Sales Channel, Customer
Service, Cashier dan beberapa tenaga pendukung lainnya.
80
BAB IV
PEMBAHASAN
Surat merupakan komunikasi tertulis yang dibuat dan atau diterima oleh
suatu instansi berkenaan dengan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi instansi yang
bersangkutan. Dengan demikian penanganan surat menyurat menyangkut aktivitas
organisasi untuk menjamin penyaluran informasi tertulis dan tempat satu ke tempat
lainnnya.
Penanganan surat menyurat mempunyai peranan dan tujuan tersendiri.
Adapun peranan dan tujuan dari pengurusan surat antar lain :
1. Menyampaikan surat kepada pengolah atau yang dituju dengan cepat, tepat dan
aman.
2. Mengendalikan surat secara teratur dan tertib menurut prosedur yang telah
ditentukan.
3. Membantu kelancaran pelaksanaan tugas organisasi serta dapat menunjang
proses penataan dan penyusutan.
Di dalam Bab ini penulis akan menguraikan mengenai hasil pengamatan
penulis selama melaksanakan kegiataan magang yang telah dimulai pada tanggal 2
Februari 2009 sampai dengan 2 April 2009 di Bagian Teknikal Administrasi PT
Indosat, Tbk Solo. Dalam hal ini penulis akan membahas mengenai surat menyurat
khususnya yang berkaitan dengan penanganan surat masuk dan surat keluar.
A. Prosedur Penanganan Surat Masuk
Kegiatan surat menyurat didalam sebuah organisasi memegang peran
penting dalam mencapai keberhasilan tujuan organisasi. Demikian halnya bagi
petugas yang menangani surat menyurat, hendaknya memiliki ketrampilan
dalam bidang korespondensi dan mengetahui banyak hal tentang surat menyurat.
Dalam kegiatan penanganan surat menyurat diperlukan beberapa
sarana yang berupa peralatan untuk mendukung kegiatan tersebut, agar nantinya
dalam kegiatan pembuatan surat bisa lancar dan kegiatan lainnya tidak
terganggu. Alat-alat tersebut antara lain adalah :
81
1. Kartu Kendali
Keuntungan memakai kartu kendalai adalah :
a. Pemberkasan tidak tergantung buku agenda
b. Mudah ditata karena bentuknya kecil
c. Mengurangi pencatatan yang berulang-ulang
d. Mudah menelusuri lokasi penyimpanan surat
e. Berfungsi sebagai pengganti arsip
2. Folder
Berfungsi sebagai tempat penyimpanan, terdiri dari :
a. Folder kartu kendali
b. Folder arsip
3. Kotak Kartu Kendali
4. Sekat
Dipergunakan sebagai batas atau tanda antar seri berkas yang satu dengan
berkas yang lainnya. Jumlah sekat yang dipergunakan tergantung dari
penggunaannya, paling banyak tiga dengan letak tab yang berbeda-beda.
5. Ticler File
Sebagai tempat penyimpanan lembar disposisi.
6. Lembar Disposisi
Dipergunakan sebagai alat untuk menyampaikan informasi dari staf kepada
pimpinan atau untuk menyampaikan instruksi kepada staf yang diatur
berdasarkan tanggal penyelesaian surat.
Di bagian teknikal sendiri petugas yang menangani surat dan segala
administrasinya adalah Ibu Hotma M. J Silaen. Menangani agendaris dan
arsiparis dari surat-surat yang ada di bagian teknikal ini. Menata dan juga
mendata semua jenis surat masuk, sehingga semua surat masuk dapat didata
dengan baik. Jumlah dan jenis surat masuk yang diterima di Bagian Teknikal PT
Indosat, Tbk Solo ini sangatlah bermacam-macam dan tidak hanya sejenis saja.
Tapi kebanyakan surat yang masuk adalah surat permohonan ijin masuk dan ijin
82
kerja kelokasi site-site. Karena di bagian teknikal sendiri bertugas untuk
menjaga kelancaran operasional produk - produk Indosat melalui penggunaan
peralatan secara teknis dan pemanfaatan teknologinya. Divisi ini meliputi bagian
- bagian kerja yang bertugas untuk :
f. Merencanakan proyek dan pengembangan fasilitas
g. Mendirikan dan merawat BTS (Base Transciever System)
h. Pemeliharaan jaringan dan sambungan fiber optik.
i. Pengelolaan transmisi dan sinyal.
j. Pemeliharaan peralatan pendukung suku cadang
Lokasi site-site tersebut berada di Solo, Karanganyar, Boyolali,
Sragen, Sukoharjo, Klaten dan Wonogiri. Dan di wilayah-wilayah tersebut
masih ada lagi di setiap desa masing-masing. Sehingga bila salah satu site
tersebut mengalami gangguan, pihak Indosat yang bekerjasama dengan para
vendor dari berbagai perusahaan melakukan pengecekan dan perbaikan pada site
yang bermasalah. Pekerjaan yang dilakukan pada site misalkan saja :
1. ATP : Serah terima pekerjaan (instalasi baru)
2. Cross Connect : Penyambungan Link
3. Maintenance Site : Perawatan site (AC, kebersihan, lampu, dll)
4. Troble Shooting : Menangani gangguan
5. Site Check : Mendata site sebelum melakukan instalasi
6. Sweep Test : Test menentykan perangkat sejenis untuk menguji kelayakan
7. ganti Batt : Ganti baterai
8. Instalasi dan Commisioning : Pasang perangkat baru
9. Cek BTS : mengecek perangkat BTS
10. Dismantle Link : Pemutusan link
11. Ganti Feeder : Ganti kabel feeder
12. Instalasi MW : Pemasangan MW baru
13. Acceptence Test FO : Serah terima pekerjaan
(Sumber : Data Teknikal PT Indosat, Tbk Solo)
83
Tapi sebelum melakukan pekerjaan tersebut terlebih dahulu dilakukan
pembuatan surat ijin untuk masuk kelokasi site. Dengan membuat surat ijin
kerja tersebut para vendor baru bisa masuk kelokasi site. Dalam pembuatan
surat ijin tersebut para vendor harus membawa surat pengantar kerja dari
perusahaan masing-masing. Dan surat pengantar inilah yang sebagian besar
mendominasi surat masuk dari bagian teknikal Indosat. Ini terbukti dari data
bulan Februari 2009 sampai dengan bulan April 2009 jumlah surat masuk di
Teknikal berjumlah 829 yang terdiri dari surat pengantar peminjaman kunci dan
ijin kerja kelokasi site berjumlah 707, permohonan pengajuan pemegang kunci
22, undangan 58, serta lain-lain berjumlah 42.
Setelah surat masuk dan diterima, maka langkah selanjutnya yang
harus dilakukan menurut penjelasan Ibu Hotma M. J Sialen adalah sebagai
berikut :
“ Urut-urutan penanganan surat masuk yang biasanya dilakukan di sini adalah surat masuk yang telah diterima kemudian diserahkan kepada agendaris untuk melakukan penyortiran, pembukaan dan pengeluaran surat dari sampul, penelitian, pembacaan, dan pencatatan pada kartu kendali surat masuk. Setelah diagendakan, maka surat disampaikan Kepala Bagian beserta lembar disposisi untuk mencatat instruksi. Setelah itu surat dikembalikan kepada agendaris untuk mencatat isi dari disposisi pada kartu kendali kolom catatan dan surat kemudian diserahkan kepada Kepala Sub Bagian yang bersangkutan untuk melakukan tindak lanjut atas instruksi dari Kepala Bagian. Selesai tindak lanjut, maka surat diserahkan kepada arsiparis untuk disimpan. ( Sumber: wawancara tanggal 19 Maret 2009)
Berdasarkan sumber yang telah didapatkan tersebut, maka dapat
diuraikan tentang prosedur penanganan surat masuk yang dilakuakn oleh bagian
teknikal administrasi PT Indosat, Tbk Solo sebagai berikut :
1. Penyortiran Surat
Penyortiran surat ini dilakukan oleh bagian agendaris dengan meneliti asal
surat yang bersifat dinas maupun pribadi. Surat-surat tersebut dikelompok-
kelompokkan menurut sifat surat tersebut, ada yang bersifat rahasia, penting,
84
atau biasa berdasarkan instansi pengirim yang berhubungan dengan kegiatan
di Teknikal Admnistrasi.
2. Pembukaan dan Pengeluaran Surat dari Sampul
Setelah selesai disortir, surat masuk yang bersifat rahasia, pribadi segera
diserahkan kepada nama yang tertera atau yang bersangkutan tanpa
membuka sampul surat. Sedangkan surat dinas penting atau biasa dapat
langsung dibuka sampulnya dengan menggunakan bantuan alat berupa silet,
pisau maupun gunting.
Dalam pembukaan sampul harus sangatlah berhati-hati agar tidak merusaj isi
surat, surat juga tidak terpotong.
3. Penelitian Surat
Surat yang telah dikeluarkan tersebut kemudian diteliti untuk memastikan
apakah alamat surat yang tertera pada sampul telah sesuai dengan alamat
pada surat. Jika alamatnya tidak sesuai dengan alamat surat, maka surat
tersebut bisa dikembalikan kepada instansi yang telah mengirim surat
tersebut. Namun, jika sudah sesuai sampul surat dapat langsung
disingkirkan. Selain itu juga mesti meneliti lampiran surat, apakah telah
sasuai dengan yang ada pada surat tersebut.
4. Pembacaan Surat
Setelah diteliti, maka surat tersebut dibaca terlebih dahulu agar mengetahui
isinya apakah surat biasa atau surat penting. Dengan begitu surat tersebut
bisa diketahui dan dapat langsung disampaikan kepada Kepala Bagian dan
surat yang mana dapat disampaikan kepada Kepala Sub Bagian yang
bersangkutan dengan pokok masalah dari surat tersebut. Jika surat ditujukan
kepada Kepala Bagian, maka dapat disertakan lembar disposisi agar
nantinya Kepala Cabang dapat menulis instruksi pada lembar disposisi
tersebut.
5. Pencatatan Surat
85
Langkah selanjutnya adalah diagendakan pada kartu kendali surat masuk
yang berguna untuk mempermudah pengendalian surat. Kartu kendali surat
masuk tersebut rangkap tiga lembar, yang terdiri dari :
a. Kartu kendali I berwarna putih, ditinggal pada petugas agendaris sebagai
agenda
b. Kartu kendali II berwarna merah muda, diklip menjadi satu dengan surat.
c. Kartu kendali III berwarna kuning, disimpan oleh petugas arsiparis yang
berfungsi sebagai arsip pengganti selama surat masih aktif digunakan
oleh pegawai yang bersangkutan dalam melaksanakn tugasnya.
Bentuk dari kartu kendali surat masuk adalah seperti berikut :
86
Gambar : 4.1 Formulir Kartu Kendali Surat Masuk
(Sumber : Bagian Teknikal Administrasi )
Keteranagn :
a. Index diambil dari keterangan isi surat yang dapat digunakan sebagai
tanda pengenal.
b. Kode adalah nomor yang sesuai dengan daftar klasifikasi surat
c. Nomor urut adalah nomor agenda surat sesuai denagn urutan
diterimanya surat
d. Isi Ringkasan adalah hal atau persoalan dari isi surat secara ringkas
e. Dari adalah alamat asal surata tau instansi pengirim surat
f. Tanggal Surat adalah tanggal yang tercantum dalam surat
g. Nomor Surat adalah nomor yang tercantum dalam surat
h. Lampiran adalah banyaknya jumlah lampiran
i. Pengolah adalah pegawai yang menangani surat yang bersangkutan
j. Tgl diteruskan adalah tanggal penyampaian surat yang perlu ditindak
lanjuti kepada pengolah
k. Tanda diterima adalah paraf atau tanda tangan dari pegawai yang
menangani surat
l. Catatan adalah perintah atau instruksi pimpinan dari lembar disposisi
6. Penyampaian Surat
Setelah diagendakan dengan dicatat pada kartu kendali surat masuk oleh
agendaris maka surat dapat disamapikan kepada Kepala Bagian sehingga
Kepala Bagian dapat mengetahui isi dan maksud dari surat tersebut, apakah
surat tersebut memerlukan tindak lanjut atau tidak.
7. Pengarahan Surat
Jika surat tersebut memerlukan tindak lanjut akan diserahakn oleh Kepala
Bagian melalui lembar disposisi yang berisi instruksi yang terlebih dahulu
87
disampaikan kepada agendaris untuk dicatat pada kartu kendali kolom
catatan. Setelah itu surat dapat diarahkan kepada Kepala Sub Bagian yang
ditujukan oleh Kepala Bagian sesuai dengan instruksi yang telah ditulis pada
lembar disposisi. Kepala Sub bagian kemudian menindaklanjuti surat sesuai
dengan instruksi Kepala Bagian.
8. Penyimpanan Surat
Surat yang telah selesai ditindaklanjuti oleh Kepala Sub Bagian, maka
diserahkan kepada arsiparis untuk disimpan. Sistem penyimpanan surat yang
digunakan di Bagian Teknikal Administrasi PT Indosat, Tbk Solo ini
menggunakan sistem menurut penyimpanan menurut nomor, agar nantinya
saat akan mencari lagi bisa lebih mudah dan menghemat waktu. Selain itu
juga akan kelihatan rapi dan tertata dengan baik, berbeda jika asal saja
menatanya. Yang nantinya akan menyulitkan pencarian kembali, dan akan
terkesan berantakan.
Dari uraian tersebut dapat diperoleh bagan dari prosedur surat masuk
di Bagian Teknikal Admnistrasi PT Indosat, Tbk Solo adalah sebagai berikut :
Surat masuk
Agendaris
Kepala Bagian
Agendaris
88
Gambar : 4.2 Bagan Prosedur Surat Masuk
(Sumber : Bagian Teknikal Administrasi )
B. Prosedur Penanganan Surat Keluar Selain mendapatkan surat masuk, di Bagian Teknikal Administrasi PT
Indosat, Tbk Solo ini juga mengeluarkan surat keluar. Surat keluar itu dapat
berupa balasan dari surat masuk dari instansi lain sehingga dapat terjadi
hubungan timbale balik yang seimbang diantara kedua belah pihak maka tujuan
bisa tercapai sesuai dengan kesepakatan yang telah disepakati bersama.
Sehingga kedua belah pihak tersebut dapat saling diuntungkan, tidak ada yang
merasa dirugikan satu sama lainnya.
Jenis surat keluar yang telah diedarkan oleh Bagian Teknikal
Administrasi ini kebanyakan adalah pembuatan surat ijin kerja dan ijin masuk
lokasi site. Seperti yang sudah dijelaskan pada prosedur penanganan surat
masuk, dipenanganan surat keluar ini adalah mengatur surat-surat keluar yang
dibuat oleh bagian teknikal administrasi yang sebagian besar adalah surat ijin
tersebut. Surat ijin kerja dan masuk lokasi site agar para vendor yang akan
melakukan pekerjaan ke tempat site-site tersebut bisa masuk dan melakukan
pekerjaannya.
Jumlah surat keluar yang telah dibuat oleh bagian teknikal administrasi
pada bulan Februari 2009 sampai April 2009 adalah 727 surat, yang terdiri dari
surat balasan pengantar peminjaman kunci dan ijin kerja kelokasi site berjumlah
707 surat, surat balasan permohonan pemegang kunci 14 surat, lain-lain 6 surat.
Kepala Sub Bagian
Arsiparis
89
Sebelum surat keluar diedarkan atau dikirim kepada instansi terkait,
maka memerlukan langkah-langkah dalam penanganannya. Berikut ini adalah
pengungkapan dari Ibu Hotma M. J Sialen :
“ Penanganan surat keluar dilakukan mulai dari pembuatan konsep, pengajuan persetujuan konsep surat kepada Kepala Sub Bagian, pengetikan konsep surat, penandatanganan surat, pengagendaan surat oleh agendaris kemudian pendistribusian oleh caraka. Selain diedarkan surat juga diarsipkan oleh arsiparis”. ( Sumber: wawancara tanggal 19 Maret 2009)
Berdasarkan hasil wawancara tersebut, maka dapat diuraikan mengenai
prosedur penanganan surat keluar yang dilakukan di bagian teknikal
administrasi PT Indosat, Tbk Solo adalah sebagai berikut :
1. Pembuatan Konsep Surat
Pengonsepan surat di Bagian Teknikal Administrasi PT Indosat, Tbk Solo
ini bersifat desentralisasi, maksudnya adalah konsep surat dapat dibuat oleh
pengelola kepegawaian, amupun dapat dibuat oleh masing-masing Kepala
Sub Bagian sesuai dengan bidangnya masing-masing. Bentuk dari konsep
surat tersebut dapat berupa tulisan tangan terlebih dahulu yang ditulis pada
lembar konsep surat maupun dalam bentuk ketikan.
2. Persetujuan Konsep Surat
Konsep surat yang telah dibuat tersebut, baik berupa tulisan tangan atau
yang berupa ketikan kemudian diajukan kepada pimpinan. Bila konsep surat
tersebut dibuat oleh petugas pengelola kepegawaian, maka konsep surat
tersebut diajukan kepada Kepala Sub Bagian untuk dimintakan persetujuan
lebih lanjut. Dari Kepala Sub Bagian terlebih dahulu dikoreksi apakah ada
kesalahan penulisan atau kekurangan yang mesti harus ditambahi. Dan jika
masih ada kekeliruan atau ada bagian yang mesti ditambahi maka Kepala
Sub Bagian memberikan tanda atau perintah instruksi kemudian
dikembalikan kepada petugas pengelola kepegawaian. Jika surat tersebut
sudah diperbaiki dan sudah sempurna sesuai dengan instruksi dari Kepala
90
Sub Bagian, maka Kepala Sub Bagian akan membubuhkan paraf atas
persetujuan konsep yang telah dibuat.
3. Pengetikan Konsep Surat
Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari Kepala Sub Bagian
tersebut, kemudian diserahkan kepada petugas pengetik surat. Didalam
pengetikan konsep surat ini juga tidak bisa dilakukan sembarangan, harus
mengikuti kaidah-kaidah atau aturan yang berlaku sehingga hasil yang
didapat juga lebih baik.
Pedoman dalam melakukan pengetikan di Bagian Teknikal Administrasi ini
adalah sebagai berikut :
a. Ketentuan Umum
Pengetikan dilakuakn dengna memperhatikan penggunaan formulir,
ruang tepi, alenia, penomoran, pemberian nomor halamn dan kata
penyambung.
b. Pengetikan Surat
Pengetikan surat terutama yang disusun dalam bentuk surat agar diketik
diatas formulir ukuran folio. Bidang luas kertas yang dipergunakan
untuk pengetikan surat harus memperhatikan ketentuan sebagai berikut :
1) Ruang tepi sebelah atas 3 kait dibawah Logo Indosat
2) Ruang tepi sebelah bawah 5 kait dari tepi kertas sebelah bawah
3) Ruang tepi sebelah kiri 7 sampai 20 ketuk dari tepi kertas sebelah
kiri
4) Ruang tepi sebelah kanan 7 ketuk dari tepi kertas sebelah kanan.
4. Penandatanganan Surat dan Pemberian Stempel
Setelah surat selesai diketik dan sudah tidak terdapat kesalahan-kesalahan,
maka surat tersebut dapat diajukan kepada Kepala Bagian atau bagian yang
terkait untuk dimintakan tandatangan dan tidak lupa juga dibubuhkan
stempel dari PT Indosat agar surat tersebut lebih sah
91
5. Pengagendaan Surat
Surat yang telah selesai dibuat tersebut kemudian dibawa ke petugas
agendaris untuk dicatat dalam kartu kendali surat keluar rangkap tiga, yaitu
terdiri dari :
a. Lembar I berwarna putih
b. Lembar II berwarna merah muda
c. Lembar III berwarna kuning
Bentuk kartu kendali surat keluar yang dipergunakan di Bagian Teknikal
Administrasi adalah sebagai berikut :
Gambar :
4.3 Formulir Kartu Kendali Surat Keluar
(Sumber : Bagian Teknikal Administrasi )
Keterangan :
a. Index adalah keterangan isi surat yang dapat digunakan sebagai tanda
pengenal
b. Kode adalah nomor sesuai dengan daftar klasifikasi surat
92
c. Nomor urut adalah nomor agenda surat sesuai dengan urutan
dikeluarkannya surat
d. Isi ringkasan adalah hal atau persoalan dari isi surat secara ringkas
e. Kepada adalah tujuan surat atau nama instansi yang akan dikirimi surat
f. Pengolah adalah pegawai yang menangani surat yang bersangkutan
g. Tgl surat adalah tanggal yang tercantum dalam surat
h. Lampiran diisi sesuai dengan jumlah lampiran yang disertakan pada
surat
i. Catatan merupakan keterangan dari surat
Setelah surat tersebut dicatat dalam kartu kendali maka langkah selanjutnya
adalah membubuhkan nomor surat keluar sesuai dengan nomor klasifikasi
dan urutan surat keluar. Kemudian surat tersebut diagendakan dengan cara
difotocopy.
Setelah pengagendaan selesai langkah selanjutnya adalah pemberian stempel
atau cap dari PT Indosat disebelah kiri yang menyinggung tanda tangan
pimpinan atau nama terang disurat tersebut.
Langkah berikutnya adalah surat dapat dilipat, pelipatannya pun tidak boleh
sembarangan karena ada aturannya. Yaitu menggunakan model lipatan
ganda sejajar, dengan logo Indosat kelihatan dari luar.
Kemudian surat dimasukkan ke dalam sampul yang berbentuk empat persegi
panjang yang berwarna coklat muda atau warna putih yang ada logo Indosat
di luarnya. Sampul tersebut diberi nomor nomor sesuai dengan nomor yang
tertera pada surat tersebut. Selain menuliskan nomor juga harus menuliskan
alamat dengan jelas dan lengkap sesuai dengan alamat dalam surat tersebut.
Kemudian jika sudah surat siap untuk didistribusikan atau dikirim.
6. Pendistribusian Surat
Pengiriman surat di bagian Teknikal Administrasi dilakukan oleh petugas
caraka. Untuk dapat mengetahui apakah surat tersebut sudah diterima oleh
instansi yang dituju maka petugas caraka menggunakan buku ekspedisi
93
untuk mendapat paraf dari pegawai pada instansi yang menerima surat
keluar tersebut. Buku Ekspedisi yang digunakan adalah sebagai berikut :
No No. Surat / Tgl
Surat
Perihal Unit Kerja Paraf / Nama
Terang
Gambar : 4.4 Buku Ekspedisi Surat Keluar
(Sumber : Bagian Teknikal Administrasi )
7. Penyimpanan Surat
Setelah didistribusikan surat tersebut juga harus diserahkan kepada petugas
arsiparis untuk diarsipkan sebagai dokumen, dengan sitem penyimpanan
surat sesuai nomor urut dari surat tersebut. Sehingga nantinya jika suatu saat
surat tersebut dibutuhkan kembali sangat mudah untuk mencarinya dan juga
dalam penyimpanan ini akn terlihat rapi serta tidak banyak makan tempat.
Prosedur penanganan surat keluar di Bagian Teknikal Administrasi
pada PT Indosat, Tbk Solo ini sangatlah ditata dengan baik. Karena sangat
berhubungan erat dengan kelancaran pekerjaan dilapangan, karena jika
pendistribusian surat tersebut telat dalam sehari saja maka akan banyak pihak
yang akan dirugikan oleh hal tersebut, jadi penanganan surat keluar ini sangatlah
penting untung diperhatikan.
Dari penjelasan-penjelasan diatas maka dapat digambarkan mengenai
prosedur penanganan surat keluar di Bagian Teknikal Admnistrasi dibuat bagan
sebagai berikut :
Konsep Surat
Kepala Sub Bagian
94
Gambar : 4.5 Bagan Prosedur Surat Keluar
(Sumber : Bagian Teknikal Administrasi )
Pengetik
Kepala Bagian
Agendaris
Keluar Arsiparis
95
BAB V
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan masalah yang sudah dipaparkan tersebut, maka
dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Prosedur Penanganan Surat Masuk
Surat masuk yang sudah diterima oleh petugas pengelola kepegawaian
kemudian disortir, dibuka dan dikeluarkan dari sampul, diteliti mengenai asal
surat, dibaca dan kemudian diagendakan ke dalam kartu kendali surat masuk.
Setelah diagendakan maka surat tersebut disampaikan kepada Kepala Bagian
beserta lembar disposisi, dari Kepala Bagian disampaikan kepada agendaris
untuk dicatat intruksi tersebut pada lembar disposisi. Setelah dicatat, agendaris
menyampaikan surat tersebut kepada Kepala Sub Bagian yang bersangkutan
sesuai dengan isi instruksi yang akan ada dalam lembar disposisi untuk ditindak
lanjuti. Setelah selesai ditindak lanjuti, maka surat diberikan kepada petugas
arsiparis untuk kemudian disimpan.
2. Prosedur Penanganan Surat Keluar
Proses penanganan surat keluar yang dilakukan oleh bagian Teknikal
Administrasi PT Indosat, Tbk Solo adalah : Pengongsepan surat dilakukan
dengan asas desentralisasi sehingga masing-masing pegawai dapat membuatnya.
Jika konsep surat tersebut dibuat oleh petugas pengelola kepegawaian maka
konsep tersebut dapat diajukan kepada Kepala Sub Bagian untuk dimintakan
persetujuan. Dari Kepala Sub Bagian surat tersebut langsung diperiksa apakah
ada kesalahan atau kekeliruan, jika ada yang salah meminta diperbaiki lagi
namun jika sudah benar Kepala Sub Bagian dapat memberikan paraf. Setelah
mendapatkan paraf surat tersebut diajukan kepada Kepala Bagian karena dengan
mendapatkan paraf maka surat tersebut sudah mendapat persetujuan. Surat
tersebut di berikan kepada Kepala Bagian yang bertindak sebagai penanggung
96
jawab, maka Kepala Bagian memberikan tanda tangan atau paraf. Setelah
mendapat tanda tangan dari Kepal Bagian surat tersebut dibawa ke agendaris
untuk dicatat pada kartu kendali surat keluar, tidak lupa juga diberi nomor
sesuai dengan urutan surat tersebut. Tidak lupa surat digandakan dan distempel,
dibubuhkan alamat tujuan surat, dilipat dimasukkan kedalam sampul surat yang
telah dibubuhkan alamat sesuai dengan surat setelah itu surat baru
didistribusikan oleh caraka dengan menggunakan buku ekspedisi. Selain
didistribusikan surat juga di arsipkan sesuai dengan nomor surat. Sehingga akan
memudahkan pencarian disuatu saat jika surat tersebut dibutuhkan.
B. SARAN
97
Menurut pembahasan yang telah disampaiakn diatas maka prosedur
penanganan surat masuk dan surat keluar di Bagian Teknikal Administrasi PT
Indosat, Tbk Solo telah dilakukan dengan baik dan sesuai aturan-aturan yang
berlaku. Namun, masih ada beberapa kesalahan yang sering dilakukan yakni
pendistribusian surat yang kadang terlambat, penandatanganan Kepala Bagian yang
sering ditunda-tunda waktunya. Sehingga menyebabkan keterlambatan penerimaan
surat kepada instansi yang harus dituju. Untuk itu penulis menyarankan kepada
bagian Teknikal Administrasi yang mengurusi penanganan surat yaitu :
1. Menggunakan prosedur penanganan surat baik surat masuk atau surat keluar
secara lebih teratur dan tertib, sehingga pekerjaan menangani surat menyurat
bisa lebih lancar lagi. Ini dilakukan dengan cara memperhatikan kaidah-kaidah
atau aturan-aturan mengenai surat menyurat.
2. Untuk segera menyampaikan surat kepada pengolah atau bagian yang dituju
dengan cepat, tepat, dan aman. Sehingga pekerjaan yang berhubungan dengan
surat dapat ditangani dengan segera. Jika ada surat yang dating sesegera
mungkin langsung disampaiakn kepada yang bersangkutan.
3. Untuk segera memintakan tandatangan kepada pimpinan bagian atau bagian
yang dituju, agar surat bisa segera didistribusikan. Pada saat surat sudah selesai
di buat, maka sesegera mungkin diajuakn kepada pimpinan atau yang
bersangkutan dengan surat tersebut.
98
DAFTAR PUSTAKA
Basir Barthos. 1990. Manajemen Kerasipan. Jakarta : Bumi Aksara. Hadari Nawawi. 1989. Manajemen Kepegawaian. Jakarta : Erlangga. Koont Harold, Cyril O’donnel, Heinz Wechrich. 1989. Intisari Manjemen.
(Penerjemah A. Hasymi Ali). Bandung : Bina Sarana. Moekijat. 1989. Tanya Jawab Asas-Asas Manajemen. Bandung : Mandar Maju.
Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa. 1989. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka.
Rumsari Hadi Sumarto. 2000. Sekretaris Profesional. Yogyakarta : Kanisius.
The Liang Gie. 1984. Kamus Admnistrasi Perkantoran. Yogyakarta : Super Sukses dan Nur Cahaya.
Wijdaja A.W. 1993. Administrasi Kearsipan. Jakarta : PT Raja Grafinda Persada . Winardi. 1979. Asas-Asas Manajemen. Bandung : Alumni. Zulkifli Amsyah. 1998. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.