1 Heading 1 · Web viewขอบเขตการต ดตามหน Dunning Area CHAR2 **ระบ แล วแต กรณ None Dunning Area สถานประกอบการ

โครงการพฒนาและตดตงระบบการเงนการบญช การจดซอจดหา การบรหารพสด

และการบรหารทรพยากรบคคล มหาวทยาลยมหดล (MU-ERP)

ชอเอกสาร : เอกสารการอบรมผใชงานหลก (End User Training Material)

EUT AR 7.5 โปรแกรม Upload ยอดลกหนคงคาง

คำาอธบายเบองตนเปนโปรแกรมทใชเพอ บนทกรายการบญชเกยวกบบญชลกหน ไดแก บนทกรายการตง/ลาง-ลกหน (รายตว) บนทกรายการตง/ลาง-ลกหน (GL) เชน การบนทกยอดลกหนคงคาง (บนทกลง GL แบบยอดรวม) สำาหรบลก

หน นศ. คางชำาระคาลงทะเบยน ตงยอดคงเหลอลกหน (Customer Open Items) สำาหรบการทำา Data Conversion (การยกยอดลกหน)

ทงน โปรแกรมสรางขนเพอจดประสงคของการทำายกยอดลกหนคงคาง (Data Conversion) เปนหลก นอกจากนน โปรแกรมยงถกนำามาประยกตใช Upload ยอดลกหนคงคางของนกศกษาจากระบบลงทะเบยน MUCC ซงจะทำาการประมวลผลโปรแกรมโดย กองคลง สำานกงานอธการบด เทานน

รายละเอยดขนตอนการปฎบตงาน

1.1 แสดงรายงานโดยใช

เมน -รหสผานรายการ ZARCV001 โปรแกรมบนทกรายการลกหน

1.2 บนหนาจอ “โปรแกรมบนทกรายการลกหน ” สามารถระบเงอนไขตางๆ ในการออกรายงาน ตามตารางดานลาง:

EUT AR 7.5 โปรแกรม Upload ยอดลกหนคงคาง หนา 1 จาก 11




ชอฟลด คำาอธบาย R/O/C สงทตองทำาและคาทตองใช หมายเหต

File Path แหลงขอมล R ระบแหลงขอมลทตองการ Upload ในรปแบบ Excel File

โดยสามารถกดปม เพอระบแหลงขอมลทตองการ Upload ได

Excel File ม Column Header ได 1

Display Option:

Details ใหโปรแกรมจำาลองการบนทกบญช (Simulation) โดยแสดงรายการแบบละเอยด

R เลอก ตวเลอกนถาตองการ Default value

Error Only ใหโปรแกรมจำาลองการบนทกบญช (Simulation) โดยแสดงเฉพาะรายการท Error เทานน

O เลลอก ตวเลอกนถาตองการ

Test Run:

Test Run ใหโปรแกรมจำาลองการบนทกบญช (Simulation)

O กรณ Tick เลอกตวเลอกน โปรแกรมจะไมมการบนทกรายการในระบบ

กรณ Un-Tick เลอกตวเลอกน ระบบจะบนทกรายการจรงในระบบ (ไดเบอรเอกสาร FI Document)

หมายเหต

ใหผใช Tick เลอกตวเลอกน

Default value

(หมายเหต : จากตารางขางตน , ทคอลมน “ R/O/C”; “R”=ตองระบเสมอ , “O”=สามารถเลอกได , “C”=ระบตามเงอนไข)


กดเพอระบแหลงขอมล




กดปม เพอเลอก File


ระบแหลงขอมลทตองการ Upload




สำาหรบ File Template ทใช Upload ขอมล ดขอมลทหวขอ “Template: File Uploading Template” ในเอกสารฉบบน

1.3 กรณ ตองการประมวลผลแบบใหโปรแกรมจำาลองการบนทกบญช ตาม Data ทระบอยใน Source File (.xls) เพอตรวจสอบกอนการประมวลผลจรง

1.3.1 ทหนาจอ Un-tick และ กดปม โปรแกรมจะจำาลองการบนทกบญช ตาม Data ทระบอยใน Source File

1.4 กรณ ตองการประมวลผลแบบใหโปรแกรมทำาการประมวลผลจรง (Actual Run) โดยโปรแกรมทำาการบนทกบญช ตาม Data ทระบอยใน Source File (.xls)





1.4.1 เลอก และ กดปม โปรแกรมจะจำาลองการบนทกบญช ตาม Data ทระบอยใน Source File (.xls)

1.4.2 โปรแกรมจะทำาการบนทกบญชในระบบ (สรางเอกสาร FI Document) ในระบบ MU-ERP

1.5 กดปม เพอกลบไปยงหนาจอกอนหนา





1.6 กดปม เพอออกจาก Transaction

Template: File Uploading Template

File Uploading Template ===>

ชอฟลด ชอฟลด (EN) ความยาว จำาเปนตองระบ หรอไม

คาตงตน

คำาอธบาย

ชอมลสวนหวเอกสาร (Header Data)ตวระบ-เรมตนการบนทกเอกสารใบใหม

New document indicator

CHAR1 จำาเปนตองระบ

None ใหระบ ดงนX : เมอขนตน/เรมตนการบนทกเอกสารใบใหม<Blk> : กรณอนๆ

ตวระบ-บนทดรายการสดทายของเอกสาร

Last line in documents


None ใหระบ ดงนX : หากเปนบนทดรายการสดทายของเอกสาร (Last Line)<Blk> : กรณอนๆ

วนทเอกสาร Document date CHAR8 จำาเปนตองระบ

None ใหใสวนทบนทกเอกสาร หรอวนทบนใบแจงหน (Invoice) หรอ วนทบนใบเสรจรบเงน** กรณปดรบเงน หลงจากเวลาปดรบประจำาวนแลว ใหใสวนทไดรบเงนจรง Format: YYYYMMDD ; วนทตามปฎทน เชน 20090701

ประเภทเอกสาร Document type CHAR2 จำาเปนตองระบ

None ใหระบประเภทเอกสาร** ดรายละเอยดท ไฟล "Conversion Ref. AR Data" > Sheet "3-Doc.Type"






คาตงตน


รหสบรษท Company code CHAR4 จำาเปนตองระบ

1000 ใหระบรหสบรษท ดงน 1000 มหาวทยาลยมหดล

วนทผานรายการ Posting date CHAR8 จำาเปนตองระบ

None วนทผานรายการ (ไปยงบญชยอย และบญชแยกประเภท)ใหระบวนทผานรายการ Format: YYYYMMDD ; วนทตามปฎทน เชน 20090701

งวดททำาการบนทกบญช

Posting period CHAR2 จำาเปนตองระบ

None งวดบญช ; ใชงวดบญชตามปงบประมาณ เชน เดอน ตลาคม คองวดท 1

สกลเงน Currency CHAR3 จำาเปนตองระบ

THB สกลเงนในการบนทกรายการ THB สกลเงนไทยบาท

อตราแลกเปลยน Exchange rate CHAR10 **ไมตองระบ None ** ไมตองระบขอความอางอง (สวนหว)

Reference CHAR16 จำาเปนตองระบ

None

ขอความสวนหวเอกสาร

Document header text


None

คยอางอง (สวนหว) 1

Ref.key (Head)1

CHAR20 **ไมตองระบ None ** ไมตองระบ

คยอางอง (สวนหว) 2

Ref.key (Head)2

CHAR20 **ระบแลวแตกรณ

None ใชเพอบนทก (อางอง) เลขทใบนำาสง

ตวระบ: มหรอตองการใสขอมลในสวนของ Long Text for Document Header Item

Indicator: More text exists


Xwith

conditon

Default: "X" if any of Long Text for Document Header Items exist

ใบเสรจรบเงน (MU-ERP)

ใบเสรจรบเงน (MU-ERP)

CHAR30 **ไมตองระบ None สำาหรบบนทก เลขทใบเสรจรบเงน (MU-ERP) ทพมพจากระบบ MU-ERP

Item NotesLanguage Key (TTXIT-TDSPRAS) = "E"Texts: App.Obj. (TTXIT-TDOBJECT) = "BELEG"Text ID (TTXIT-TDID) = "ZH01"

ใบเสรจรบเงน (นอกระบบ)

ใบเสรจรบเงน (นอกระบบ)


None สำาหรบบนทก เลขทใบเสรจรบเงน (นอกระบบ) นอกระบบ MU-ERP เชน ใบเสรจเลม หรอจากระบบอนๆ

Item NotesLanguage Key (TTXIT-TDSPRAS) = "E"Texts: App.Obj. (TTXIT-TDOBJECT) = "BELEG"Text ID (TTXIT-TDID) = "ZH02"

Ref. Document(เอกสารอางอง)

Ref. Document(เอกสารอางอง)


None สำาหรบใสเบอรเอกสารอางองอนๆ เชน - เอกสารตงหนระหวางกน ใหขนตนดวย เลขทเอกสารเลขทกองคลงรบเงนนำาสงจากสวนงาน- เอกสารอนๆ

Item NotesLanguage Key (TTXIT-TDSPRAS) = "E"Texts: App.Obj. (TTXIT-TDOBJECT) = "BELEG"






คาตงตน


Text ID (TTXIT-TDID) = "ZH03"ชอมลสวนบนทดรายการ (Document Items)คยการบนทกบญช

Posting key (Item lines)


None รหสการผานรายการบญชลกหน (Customer Code)01 Customer Invoice Debit12 Reverse Invoice Credit 11 Credit memo Credit02 Reverse Credit Memo Debit09 Special G/L debit Debit19 Special G/L credit Credit

รหสการผานรายการบญชแยกประเภท (G/L account)40 Debit entry Debit50 Credit entry Credit

บญช Account CHAR10 จำาเปนตองระบ

None ใหระบบญชยอย: ขนอยกบกรณ วาตองการบนทกรายการไปยงระบบบญชยอยใด- กรณ บญชลกหน --> ใหระบ "รหสลกคา (Customer Code)"- กรณ บญชแยกประเภท --> ใหระบ "รหสบญชแยกประเภท (G/L Account)"

ตวบงชบญชแยกประเภทพเศษ

Special G/L ind for next line item


None ใหระบในกรณ ตองการผานรายการไปยง G/L Account อนๆ ทไมใชคา Default ของลกคาคนนนๆ

Special Indicator:B ลกหนโครงการสวสดการC ลกหนเชคคนE ลกหนจากการจดการศกษาF Down Payment RequestG เงนประกนความเสยหายรานคาJ ผดสญญาชดใชทน-สญญาการศกษาK ผดสญญาบคลากรลาศกษา,อบรมฯL ลกหนโครงการเชาซอ ComputerN ลกหนจากการรกษาพยาบาลR ลกหนจากการวจยS ลกหนจากการใหบรการวชาการU ลกหนเงนยมเพอการศกษาV ลกหนเงนยม-รบผดทางแพงY เงนมดจำาจากการขายและใหบรการ

จำานวนเงน (THB)

Amount in document currency


None จำานวนเงน ของรายการทบนทก (THB) ตามสกลเงน ของรายการทบนทก Format: XXXXXX.XX เชน 885175.20** จำานวนเงนเครดต ไมตองใสเครองหมาย (-) ดานหนาจำานวนเงน

เงอนไขการชำาระเงน

Payment term CHAR4 **ระบแลวแตกรณ

None เงอนไขการชำาระเงนZ000: รบชำาระทนทZ030: ชำาระภายใน 30 วน** จะมคา Default โดยระบบ นำามาจากคาทได






คาตงตน


กำาหนดไวใน Customer Master ทงน สามารถเปลยนแปลงในเอกสารทบนทกไดตามความถกตองและเหมาะสม

วนทฐานสำาหรบการคดคำานวนวนครบกำาหนดชำาระเงน

Baseline date (Due on) for due date calculation


<Document Date>

วนทฐานสำาหรบการคดคำานวนวนครบกำาหนดชำาระเงนDefault: เหมอนกบวนทเอกสาร (Document Date)Format: YYYYMMDD ; วนทตามปฎทน เชน 20090701

** สามารถเปลยนแปลงวนทไดตามความถกตองและเหมาะสม

วนทไดรบเงนเขาธนาคาร

Value date CHAR8 **ระบแลวแตกรณ

None วนทไดรบเงนเขาธนาคาร- ใหระบเมอบนทกรายการรบเงนเขาบญชธนาคารFormat: YYYYMMDD ; วนทตามปฎทน เชน 20090701

การกำาหนด Assignment CHAR18 **ระบแลวแตกรณ

None อางองเลขทฎกา (ถาม)

คำาอธบายบรรทดรายการ(Line Item Text)

Text CHAR50 จำาเปนตองระบ

None ระบคำาอธบายบรรทดรายการ

กรณ Data Conversion (ยกยอดขนระบบ) ใหระบรบแบบดงนItem Text --> Ref. Cust.xxx <Inv Yr .YYYY>/<Inv. Number>

คยแบบสนสำาหรบธนาคารตวแทน

House Bank CHAR5 **ระบแลวแตกรณ

None All bank data is determined using this key.

ID สำาหรบรายละเอยดบญช

Bank Account ID CHAR **ระบแลวแตกรณ

None This ID together with the ID for the house bank uniquely defines a bank account.

ศนยกำาไร Profit center CHAR10 จำาเปนตองระบ

None ใหระบศนยกำาไร (แลวแตกรณ)** ดรายละเอยดท Sheet "Conversion Ref. AR Data" > Sheet "3-Doc.Type"

เงนทน Fund CHAR10 จำาเปนตองระบ

None ระบกองทน

ศนยเงนทน Fund Center CHAR10 **ไมตองระบ None สวนงาน Pxxขอบเขตตามหนาท

Functional Area CHAR16 **ระบแลวแตกรณ

None แผนงาน/ใครงการ

ศนยตนทน Cost Center CHAR10 **ระบแลวแตกรณ

None ใหระบ กรณเปนบญชเปนคาใชจาย (Expense) /บญชรายได (Revenue)

เลขทใบสงงานภายใน

Internal Order CHAR12 **ระบแลวแตกรณ

None ใหระบเมอบนทกรายการไปยง บญชแยกประเภททเปน "บญชรายได (Revenue G/L Account)"

รหสวสด Material CHAR18 **ระบแลวแตกรณ

None กรณ ขายวสด (Material) ใหระบ Material No

ปรมาณ Quantity QUAN13 **ระบแลวแตกรณ

None ปรมาณ

หนวยนบพนฐาน Base Unit of Measure

UNIT3 **ระบแลวแตกรณ

None

คยอางอง 1 Reference Key 1 CHAR12 **ระบแลว None สำาหรบอางองเลขท Passbook (ถาม)






คาตงตน


แตกรณคยอางอง 2 Reference Key 2 CHAR12 **ระบแลว

แตกรณNone

คยอางอง 3 Reference Key 3 CHAR20 **ระบแลวแตกรณ

None Reference Key for Line Item

เหตผลสำารบการรบชำาระเงน

Reason Code for Payments


Key which represents a reason for payment differences. The keys can be freely defined in the system.

Reason Code:ZD1 Customer Paymnt Diff

Long Text for Document Line Itemคยภาษา Language Key CHAR1 **ระบแลว

แตกรณE Default: "E" English

Ref. เลขทเชค Ref. เลขทเชค CHAR30 **ระบแลวแตกรณ

None สำาหรบอางองเลขทเชค ระบเลขทเชค ตามหนาเชค

Ref. เลขทเชค Language Key (TTXIT-TDSPRAS) = "E"Texts: App.Obj. (TTXIT-TDOBJECT) = "DOC_ITEM"Text ID (TTXIT-TDID) = "ZI01"

Ref. เลขทใบนำาฝาก

Ref. เลขทใบนำาฝาก


None สำาหรบอางองเลขท ใบนำาฝากFormat: YY/X00001 - YY/X99999 YY ปงบประมาณ เชน 53 X หมายถงสวนงาน Run เลขตาม Document Type เชน 1 : สำานกงานอธการบด 2 : บณฑตวทยาลย .. A : คณะวศวกรรมศาสตร .. ก : คณะเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสาร (ICT) .. ม : มหาวทยาลยมหดล

Ref. เลขทใบนำาฝาก Language Key (TTXIT-TDSPRAS) = "E"Texts: App.Obj. (TTXIT-TDOBJECT) = "DOC_ITEM"Text ID (TTXIT-TDID) = "ZI02"

Item Notes Item Notes CHAR30 **ระบแลวแตกรณ

None สำาหรบใสคำาอธบายเพออางองในเรองอนๆ

Item Notes: Item NotesLanguage Key (TTXIT-TDSPRAS) = "E"Texts: App.Obj. (TTXIT-TDOBJECT) = "DOC_ITEM"Text ID (TTXIT-TDID) = "ZI99"

ขอบเขตการตดตามหน

Dunning Area CHAR2 **ระบแลวแตกรณ

None Dunning Area

สถานประกอบ Bus.place/sectn

CHAR4 จำาเปนตอง 0000 สถานประกอบการ (Business Place)(Fixed "0000")






คาตงตน


การ ระบเบอร Inv. อางอง (สำาหรบรายการ Credit note)

Invoice ref. no.


None Number of the Invoice the Transaction Belongs to

ปของ Inv. อางอง (สำาหรบรายการ Credit note)

Invoice ref. year


None Fiscal Year of the Relevant Invoice (for Credit Memo)

Line item no. ของ Inv. อางอง (สำาหรบรายการ Credit note)

Line item no. ของ Inv. อางอง (สำาหรบรายการ Credit note)


None Line Item in the Relevant Invoice

ลน.ขาจร-ชอ 1 Customer Name 1


None ลน.ขาจร-ชอ 1

ลน.ขาจร-ชอ 2 Customer Name 2


None ลน.ขาจร-ชอ 2

ลน.ขาจร-ทอย (ถนน)

House number and street


None ลน.ขาจร-ทอย (ถนน)

ลน.ขาจร-จงหวด City CHAR35 **ระบแลวแตกรณ

None ลน.ขาจร-จงหวด

ลน.ขาจร-ตวระบวาเปนบคคล

Denotes a natural person.


None ลน.ขาจร-ตวระบวาเปนบคคล

ลน.ขาจร-เลขประจำาตวผเสยภาษ (กรณเปนบคคล)

Tax Number 1 CHAR16 **ระบแลวแตกรณ

None ลน.ขาจร-เลขประจำาตวผเสยภาษ (กรณเปนบคคล)

ลน.ขาจร-เลขประจำาตวผเสยภาษ (กรณเปนนตบคคล)

Tax Number 2 CHAR11 **ระบแลวแตกรณ

None ลน.ขาจร-เลขประจำาตวผเสยภาษ (กรณเปนนตบคคล)

ลน.ขาจร-รหสไปรษณย

Postal Code CHAR10 **ระบแลวแตกรณ

None ลน.ขาจร-รหสไปรษณย

ลน.ขาจร-รหสประเทศ

Country Key CHAR3 **ระบแลวแตกรณ

None ลน.ขาจร-รหสประเทศ


Documents

1 Heading 1 · Web viewขอบเขตการต ดตามหน Dunning Area CHAR2 **ระบ แล วแต กรณ None Dunning Area สถานประกอบการ