Øvelseshæfte

Den avancerede indsamling®

Contents1. Introduktion..........................................................................................................................................2

2. Log ind på SurveyXact..........................................................................................................................3

2.1. Redigering af baggrundsskema med QuickQuestplus....................................................................4

2.2 Redigér spørgeskema i QuickQuestplus..........................................................................................6

3. Test spørgeskemaet...........................................................................................................................13

4. Ændre skemalayout for spørgeskemaet.............................................................................................14

4.1 CSS-koder......................................................................................................................................14

4.2: Distributionsmail..........................................................................................................................16

5. Notifikationer......................................................................................................................................17

6. Dataindsamling - (Respondenter).......................................................................................................21

7. Distribution.........................................................................................................................................22

8. Returmail............................................................................................................................................23

9. Indsamlingsformer..............................................................................................................................24

9.1. Brevfletning..................................................................................................................................24

9.2. SMS-indsamling............................................................................................................................26

10. Mobile målinger: Indsamling med QR-kode......................................................................................27

10.1. Offline indsamling via tablet.......................................................................................................29

11. Quiz.................................................................................................................................................. 30

12. Hvad kan vi gøre for dig?..................................................................................................................33

13. Efter i dag.........................................................................................................................................35

1

1. Introduktion

Velkommen til kurset ”Den avancerede indsamling”. Kurset bygger videre på ”Den gode undersøgelse” og giver dig flere redskaber til at forbedre og raffinere de målinger, du allerede arbejder med.

Du kan forestille dig, at du arbejder i analyseafdelingen for en større virksomhed med erhvervskunder. Din chef er meget optaget af resultaterne, og af at jeres kunder generes mindst muligt af fejl i spørgsmålene og tekniske problemer. Således ønsker din chef at dygtiggøre dig yderligere i SurveyXact, da virksomheden har behov for en person, der har en dybere forståelse af systemet.

Virksomheden har allerede en skabelon, som har været brugt i årevis, men der er en klar opfattelse af, at skabelonen kan forbedres. Det er nu op til dig at sikre, at den også bliver det!

[Øvelseshæftets blå sektioner markerer en øvelse, og hvis disse er anført med en pil ( ) skal nye elementer indsættes. De grå tekstbokse er metodiske tips og tricks til undersøgelser i almindelighed.]

2

2. Log ind på SurveyXact

Klik ind på denne web-adresse i din browser:

https://www.survey-xact.dk/login

Du får et brugernavn samt et password udleveret af kursets underviser.

Du er nu i organisationens kontrolpanel. Du skal nu lave din egen organisation og derefter din egen måling.

Vælg ”Opret underorganisation” i dropdown-menuen. Navngiv organisationen, således at du kan genkende den fra andres. Her kan det anbefales at navngive organisationen ud fra dit/jeres navn(e).

Tryk på ’Enter’ for at acceptere navngivningen.

Du har nu dannet og navngivet din underorganisation. Nu skal du oprette din egen måling i din underorganisation.

Vælg ”Opret måling” ( ) under din nyoprettede organisation. Du vil nu have mulighed for at vælge mellem en række skabeloner.

Vælg ”Skabelon – Den avancerede indsamling”. Navngiv målingen med dit navn, og tryk på ”Enter”.

3

2.1. Redigering af baggrundsskema med QuickQuestplus

Det er muligt at redigere baggrundsskemaet i SurveyXact med enten QuickQuest eller QuickQuestplus.

I dette forløb skal QuickQuestplus-designeren anvendes.

For at kunne styre og kontrollere respondenterne skal din nyoprettede skabelon tilføres nogle baggrundsoplysninger. Disse oplysninger er den information, som du i forvejen har om respondenten ved dataindsamling (e-mail, navn, etc.)

Du skal nu redigere dine baggrundsoplysninger i QuickQuestplus.

Tryk på ”Avanceret”, og vælg ”Redigér baggrundskema i QuickQuestplus”.

Du befinder dig nu i baggrundsskemaet i QuickQuestplus. Som standard er alle siderne foldet sammen. Du skal nu folde disse ud ved at klikke på

Der vil være oprettet et spørgsmål i baggrundsskemaet vedrørende ”Kundenavn” på forhånd.

Din chef har fortalt, at han er meget interesseret i at segmentere sine kunder efter forretningstype. Du er derfor blevet bedt om at tilføje nedenstående baggrundsvariable.

4

Segment:

Fremstilling Handel Rådgivning

Følg denne fremgangsmåde for at oprette ovenstående spørgsmål:

Markér ”Side 2”, og tryk på ”Indsæt”. Vælg herefter ”Nyt spørgsmål”

Du skal nu redigere dit spørgsmåls formulering. Markér teksten ”Spørgsmålets formulering”, og tryk på ”Indsæt”. Vælg herefter ”Indsæt/redigér tekst” for at redigere teksten. Alternativt kan du også dobbeltklikke på teksten.

Skriv, og indsæt følgende formulering: ”Segment”. Klik på ”Ok”.

Du skal nu indsætte svarmuligheder i dit nye spørgsmål.

Klik på cellen, som er placeret i nederste højre hjørne, og tryk på ”Indsæt”. Vælg herefter ”Guiden svarkategori”

Opret svarkategorierne én efter én ved at trykke på ”Nyt choice”. Afslut ved at trykke på ”Gem”.

5

TIP: Indsættelse af sider samt spørgsmål

Oppe i arbejdsområdet i QuickQuestplus kan du anvende genveje til at indsætte sider, spørgsmål, m.m.

Det gør du ved at klikke på ikonet ”Indsæt side” (markeret med rød) eller ”Indsæt spørgsmål” (markeret med blå).

TIP: Rediger baggrundsskema i QuickQuestplus I

Det kan være en god ide at ændre variabelnavnet til segment for nemmere at kunne importere respondenter senere.

Gem ved at klikke på ” ”, og luk ”Redigér baggrundsskema i QuickQuestplus”-designeren ned.

2.2 Redigér spørgeskema i QuickQuestplus

Vælg ”Redigér spørgeskema i QuickQuestplus” i dropdown-menuen under ”Avanceret”.

Du skal starte med at folde alle sider i skemaet ud, som beskrevet på side 2.

Side 1:

Introskærmen herover skal ikke tilpasses.

Side 2:

På side 2 i spørgeskemaet ses det første spørgsmål, som skal udvides og målrettes i forhold til det nuværende spørgsmål. Du skal derfor tilføje en ny kategori og sikre dig, at respondenterne kun præsenteres for de relevante kategorier.

6

TIP: Redigér baggrundsskema i QuickQuestplus II

Din viden om respondenterne kan gøre dig bedre til at målrette e-mails og anden kontakt. I dette eksempel kunne du sende forskellige distributionsmails til de tre grupper. Det ville være med til at personliggøre kontakten og øge sandsynligheden for svar.

Velkommen til undersøgelsen!

Vi er glade for, at du vil tage dig tid til at deltage i denne kundeundersøgelse. Du kan svare på undersøgelsen indtil den xx.xx.20xx.

Først skal der tilføjes en ny branche til svarkategorierne i ”Spørgsmål 1”. Indtast følgende: ”Advokater, arkitekter og ingeniører”. For at gøre det skal du anvende ”Guiden svarkategori” ( ).

Du skal nu tilføje en aktivering, således at det kun er relevante svarkategorier, der bliver vist for den enkelte respondent. Markér radioknappen, ikke teksten.

Tilføj aktivering ved at klikke på . . Du skal nu aktivere de enkelte svarkategorier med udgangspunkt i baggrundsspørgsmålet segment.

Aktiveringen skal sørge for, at de relevante svarkategorier kun vises, hvis respondenten er inden for et bestemt segment.

Afslut tilpasningen af spørgsmål 1 ved at tilføje en validering, som sikrer, at spørgsmålet skal udfyldes af respondenterne.

Tilføj validering ( ) ved at klikke på ”Guiden svarkategori” ( ) i spørgsmål 1. Afkryds feltet ”Skal udfyldes”, og klik ”Gem”.

Valideringen er nu synlig øverst i venstre hjørne af spørgsmålet. Teksten ”Skal udfyldes” symboliserer den fejltekst, der er tilknyttet valideringen.

7

1. Hvilken branche tilhører virksomheden?

Træ, papir og grafisk industri (Vises hvis segment 1 i baggrundsskema) Kemisk industri og plastindustri (Vises hvis segment 1 i baggrundsskema) Jern- og metalindustri (Vises hvis segment 1 i baggrundsskema) Møbelindustri og anden industri (Vises hvis segment 1 i baggrundsskema) Autohandel (Vises hvis segment 2 i baggrundsskema) Engroshandel undtagen biler (Vises hvis segment 2 i baggrundsskema) Detailhandel (Vises hvis segment 2 i baggrundsskema) Advokater, arkitekter og ingeniører (Vises hvis segment 3 i baggrundsskema)

TIP: Aktivering og valideringer på flere spørgsmål

For at fremskynde indsættelsesprocessen kan du med fordel markere flere spørgsmål ad gangen, som du ved på forhånd, skal have de samme aktiveringer/valideringer. Det gøres ved at holde ”CTRL-tasten” på dit tastatur nede, imens du med musen klikker og vælger de spørgsmål, der skal aktiveres/valideres.

Side 3:

Spørgeskemaets andet spørgsmål har til formål at klassificere virksomhedens kunder og bestemme virksomhedens performance. Denne såkaldte ’Net Promoter Score’ (NPS) er et udtryk for, hvor loyale kunderne er over for virksomheden.

Dette spørgsmål skal ikke redigeres yderligere.

Side 4:

Chefen har fortalt dig, at der i spørgsmål 3 er et problem med, at respondenterne ofte skriver det samme tal flere gange, og dermed ugyldiggør deres svar. Det har du heldigvis en løsning på.

Du skal nu tilføje en validering i spørgsmål 3, som sikrer, at respondenterne maksimalt kan indsætte ét 1-tal, ét 2-tal og ét 3-tal i

8

TIP: Fejltekst

En fejltekst er den information, der vises for respondenten, når denne har fejludfyldt et eller flere elementer i spørgeskemaet. Fejlteksten er tilknyttet enhver validering og kan altid tilpasses. En velformuleret fejltekst er en, som guider respondenten til korrekt besvarelse af et spørgsmål.

2. Hvor sandsynligt er det, at du vil anbefale Survey Consult til en ven eller kollega?

Vælg på en skala fra 1-10, hvor 10 er meget sandsynligt, og 1 er meget usandsynligt 

10 Meget sandsynligt 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Meget usandsynligt

de 6 underspørgsmål. Markér ”Spørgsmål 3”, og indsæt herefter en validering.

Først skal du påvirke, hvad der skal ske, hvis respondenten svarer 1. Du laver valideringen for ét 1-tal ved at skrive: ”counteq (1, [s_3_1], [s_3_2], [s_3_3], [s_3_4], [s_3_5], [s_3_6]) = 1”

Derefter skriver du ”and” og fortsætter med en gentagelse af ovenstående tekst men for 2-tallet. Derved kommer den samlede valideringsregel til at være:

counteq (1, [s_3_1], [s_3_2], [s_3_3], [s_3_4], [s_3_5], [s_3_6]) = 1 and

counteq (2, [s_3_1], [s_3_2], [s_3_3], [s_3_4], [s_3_5], [s_3_6]) = 1 and

counteq (3, [s_3_1], [s_3_2], [s_3_3], [s_3_4], [s_3_5], [s_3_6]) = 1

1-tallet, som er placeret efter “lig-med-symbolet”, indikerer, at følgende værdi maksimalt kan vælges én gang.

For at færdiggøre valideringen skal du indsætte en advarselstekst:

Markér valideringen ( ), og tilføj følgende valideringstekst ”Numrene 1, 2 og 3 kan kun angives én gang hver”. Tryk ”Ok”

Side 5:

9

3. Hvor vigtigt er følgende for virksomhedens konkurrenceevne? (Prioritér de tre vigtigste med 1, 2 og 3)

Lav skat på arbejdsindkomstLav selskabsskatAdgang til højtuddannet arbejdskraftDanmarks medlemskab af EUErhvervspolitisk tilskud til eksportfremstødEn stabil arbejdsmarkedspolitik

TIP: Valideringer

Hvis du vil vide mere om ”counteq-valideringer” kan du finde information i brugerhåndbogens kapitel 6.

Chefen ønsker, at man i spørgsmål 4 kan give respondenterne mulighed for at tilføje en kommentar, såfremt de ønsker det. Da du er sat på sagen, gør du følgende:

Indsæt en kolonne med mulighed for kommentarer. Det gøres ved at markere cellen yderst til højre i anden række.

Vælg ”Indsæt”, og klik på ”Indsæt kolonne efter” ( ).

Du skal nu – i det nyligt tilføjede felt – tilføje en tekst (kolonneoverskrift).

Klik i den nye tomme kolonne, og vælg ”Indsæt/redigér tekst”. Skriv herefter ”Kommentarer” i tekstfeltet.

Indsæt en variabel af typen åben svarkategori i alle tre rækker. Det gøres ved at markere den/de relevante celle(r) og trykke på ”Indsæt”. Vælg ”Indsæt/redigér åben svarmulighed” ( ).

(Tip: Markér alle tre celler ved at holde ’CTRL-tasten’ nede, og indsæt alle tre åbne svarkategorier på én gang).

10

4. Hvor tilfreds er virksomheden med følgende, og hvor stor betydning har det for virksomheden?

Utilfreds

Hverken

ellerTilfred

sLille

betydning

Nogenbetydnin

g

Storbetydnin

gKommentare

r

Kronekursen

Infrastruktur

Regeringen

Du vil nu få vist følgende billede:

Side 6:

I følgende spørgsmål har chefen bedt dig indsætte en video.

Klik ind på https://www.youtube.com/, og find en video.

For at videoen skal understøtte SurveyXact, skal du bruge en ”embed-code”.

Under videoen finder du en række muligheder. Vælg ”Del” og herefter indlejring/embed. Kopiér den kode, der kommer frem.

Gå tilbage i QuickQuestplus-editoren.

I spørgsmål 5 skal du markere højre celle i række to. Hvorefter du skal vælge ”Indsæt” og herefter ”Indsæt/redigér tekst”.

Indsæt den kopierede ”embed-code”, og tilføj teksten ”&nbsp&nbsp”. Sidstnævnte giver mulighed for at tilpasse videoens størrelse. Afslut ved at klikke på ”Ok”.

11

4. Hvor tilfreds er virksomheden med følgende, og hvor stor betydning har det for virksomheden?

Utilfreds

Hverken

ellerTilfred

sLille

betydning

Nogenbetydnin

g

Storbetydnin

gKommentare

r

Kronekursen

Infrastruktur

Regeringen

Side 7:

12

Tak for din besvarelse! Du har nu udfyldt spørgeskemaet.

Du kan udskrive din besvarelse ved at klikke på printer-ikonet herunder.

Spørgeskemaet er gemt, og du kan lukke din browser.

TIP: Afslutningstekst

Husk at skrive tak for hjælpen til sidst i skemaet. Respondenterne bruger tid på at svare, og det vil også gøre dem mere sikre på, at deres svar er gemt, når de går ud af skemaet. Du kan også sende respondenterne videre til din egen organisations hjemmeside. Det gør du under ”Spørgeskema”-menuen i fanebladet ”Avanceret”.

TIP: Konsulentbistand til udarbejdelse af spørgeskemaer

Husk, at SurveyXact kan opsætte spørgeskemaer for jer. Dette kan sikre, at den rette spørgeteknik bliver anvendt, samt at I kan nå frem til de ønskede data, som I søger. Kontakt vores support for mere information herom.

3. Test spørgeskemaet

Du er nu færdig med at oprette spørgeskemaet. Gem det i QuickQuestplus, og luk vinduet ned.

Før du sender spørgeskemaet til endelig test hos din chef, må du hellere selv testindtaste. Husk at vælge ”Med baggrundsoplysninger” i dropdown-menuen under testindtastningsvinduet, idet et spørgsmål i spørgeskemaet aktiveres på baggrund af information givet i baggrundsskemaet.

Tip: Når man tester sit spørgeskema og finder en fejl, er det ikke nødvendigt at lukke testvinduet. Man kan blot rette fejlen i QuickQuestplus og gemme skemaet. Derefter går man i testskemaet først en side tilbage og dernæst en side frem.

Ændringerne kan nu ses på siden.

13

TIP: Test Spørgeskema

Test er en afgørende del af din forberedelse til udsendelse. Sørg altid for at have tid til at teste skemaet blandt dine kolleger og allerhelst blandt et udvalg af de personer, der skal svare. I eksemplet kunne du sende skemaet til en håndfuld kunder, du har særlig god kontakt til for at høre deres kommentarer.

4. Ændre skemalayout for spørgeskemaet

Under ”Spørgeskemaer” og ”Layout og udseende” kan du ændre det overordnede layout for dit spørgeskema.

Som du kan se i guiden, er der nogle forskellige prædefinerede skabeloner, du kan bruge til din undersøgelse. Når du har fundet et design, der passer til din undersøgelse og organisation, kan du begynde at tilpasse.

I layout-editoren har du mulighed for at tilføje logo, ændre farver og/eller tilføje CSS-koder for yderligere tilpasning.

4.1 CSS-koder

Du kan justere spørgeskemalayoutet på de prædefinerede skabeloner via CSS-kodning.

Din chef er ikke helt tilfreds med den allerede valgte layoutskabelon, da den ikke lever 100 % op til hans designkrav. Derfor skal du modificere enkelte dele af spørgeskemalayoutet. Det gør du ved at indsætte CSS-koder i boksen ”Rediger CSS” i højre side af layout-editoren.

Der findes i SurveyXact en guide til, hvordan CSS-koder skrives i forhold til de elementer, der skal justeres.

Følg denne instruktion:

Åbn en ny browser fane/vindue, og log ind i Survey-Xact.dk på ny. Du kan med fordel have vinduet med vores måling åbent samtidig.

Vælg ”Opret måling” under din selvoprettede organisation.

Du kan vælge blandt et antal skabeloner. Vælg ”CSS Layout-guide”.

Navngiv herefter målingen ”Layout CSS”

Tryk ”Enter”.

14

Du er nu på forsiden i layoutguiden, hvor du ved at klikke NÆSTE får mulighed for at vælge blandt forskellige justeringsmuligheder af dit layout.

Du skal nu justere på to forhold:

Fontstørrelsen på spørgsmålsformuleringerne Afstanden mellem brødtekster og spørgsmålsformuleringer.

For at påvirke disse områder skal du i layoutguiden gøre følgende:

Klik NÆSTE for at komme til siden med valgmuligheder.

Under første afsnit; ”Fontstørrelser” skriver du tallet 20 ud for ”Spørgsmålsformulering”.

Under afsnittet ”Ændring af afstande mellem ”Spørgeskemaelementer” skriver du tallet ”2” ud for teksten: ”Afstanden mellem brødtekst og spørgsmålsformulering”.

Klik på NÆSTE.

Kopiér CSS-outputtet (Ctrl+C).

For at ændringerne skal træde i kraft, skal den kopierede CSS-kode indsættes i CSS-vinduet i din egen undersøgelse. For at gøre det skal du:

Gå tilbage i browserfanen/-vinduet med din måling.

Indsæt de kopierede CSS-koder (CRTL+V) i området ”Tilpas CSS”.

Tryk på ”Luk” i bunden af området ”Tilpas CSS-koder”.

For at færdiggøre ændringerne skal du klikke på knappen ”Gem” i layoutdesigneren.

Ved at klikke på NÆSTE i testindtastningsvinduet i din måling kan du teste det tilpassede layout.

15

Ønsker du at ændre på fontstørrelse eller afstand, går du blot tilbage til ”Tilpas CSS”-vinduet og justerer på tallene ud for den relevante overskrift.

4.2: Distributionsmail

Når du er færdig med at modificere dit layout og vil gemme arbejdet, trykker du på ”Gem”.

Såfremt du har valgt en template med tilhørende e-maildesign, har du mulighed for at tilpasse denne ved at klikke ”GEM MAIL SKABELON”.

Det er dermed muligt at have en distributionsmail, der er tilpasset designet af din undersøgelse.

Når distributionsmailen oprettes, skal der udfyldes et præfiks. Et præfiks bruges, når undersøgelsens e-mailadresse oprettes i systemet.

Præfikset skal være minimum 2 bogstaver og må ikke indeholde specialtegn eller æ, ø og å.

16

TIP: Layout

Layout er en del af det indtryk, respondenten får. Det visuelle udtryk er vigtigt for det signal, din henvendelse til kunden/borgeren/kollegaen giver. Du kan læse mere om dette i kapitel 7 ’Tilpasning af spørgeskemaets layout’.

5. Notifikationer

Din chef er den utålmodige type, der ønsker, at sælgerne skal reagere hurtigt, hvis de identificerer utilfredse kunder.

Han er særligt interesseret i, at virksomhedens Key Account Managere (KAM) kan få feedback på, hvorvidt virksomheden har utilfredse kunder, og hvem disse måtte være.

Løsningen er at oprette en ”Notifikation”, som afsendes direkte til den enkelte Key Account Managers e-mail.

Du skal nu oprette en ny baggrundsvariabel, som giver mulighed for at indtaste en e-mailadresse på virksomhedens Key Account Managere. Det gøres i baggrundsskemaet i QuickQuestplus.

Gå tilbage til oversigten over skemaet ved at trykke på arbejdsområdet; ”Spørgeskema” oppe i venstre hjørne af siden.

Klik i fanen ”Avanceret”, og vælg ”Redigér baggrundsskema i QuickQuestplus".

Markér ”Side 2”, og tryk på ”Indsæt”. Vælg ”Nyt spørgsmål”.

Markér teksten: ”Spørgsmålets formulering”, og redigér således, at teksten i stedet hedder: ”Key Account Managers e-mail:”.

Indsæt en åben tekstboks ( ) ved at markere cellen nederst til højre.

Omdøb variabelnavnet til: ”email_kam”, og klik på ”Gem”.

17

TIP: Notifikationer

En notifikation er en automatisk afsendelse af en e-mail til en eller flere personer, når en respondent har afsluttet en besvarelse, der opfylder et eller flere kriterier.

Du kan læse mere om notifikationer i kapitel 8 i brugerhåndbogen.

Du har nu oprettet den nye baggrundsvariabel.

Næste skridt er at tilføje en validering ( ), der sikrer, at det er en korrekt e-mailadresse, der er indtastet.

I SurveyXact bruges kommandoen ”validemail”:

Markér ”Spørgsmål 5”, og tryk på ”Definér valideringsregel”.

Skriv: ”Validemail” i udtryksvinduet. Vælg ”email_kam” fra variabelvinduet.

Husk at omkredse udtrykket med en ’blød’ start- og slutparentes, så det endelige udtryk kommer til at se ud, som vist herunder:

Validemail([email_kam])

Tilføj fejlteksten ”Ugyldig e-mail” til valideringen.

”Gem” baggrundsskemaet, og luk det ned.

18

Du er nu tilbage på forsiden i din måling og skal i gang med at oprette en notifikation.

Vælg ”Notifikationer” under fanen ”Avanceret”. Klik ”Opret ny”.

Chefen ønsker, at virksomhedens Key Account Manager omgående skal notificeres, når en kunde afgiver en besvarelse mellem 0 og 6 i spørgsmål 2.

Følg denne guide til oprettelse af en notifikation i notifikationsvinduet:

Navngiv først notifikationen ”NPS-Score” i feltet ”Beskrivelse”.

Klik dernæst på ”Send notifikationsmail, når”, og vælg: ”Når respondenten har afsluttet sin besvarelse og opfylder kriteriet”.

Kriteriet er, som bekendt, at en værdi mellem 0 og 6 skal være angivet ved ”Spørgsmål 2” ”(s_2)”. Fold ”[s_2]” ud i variabelvinduet, og klik først på ”0-0 Meget usandsynligt”, så dette overføres til udtryksvinduet. Tilføj et ”or” bagved udtrykket og gentag dette ved de næste seks svarvariable.

Udtrykket skal se således ud:

[questionnaire/s_2].[0] or [questionnaire/s_2].[1] or

[questionnaire/s_2].[2] or [questionnaire/s_2].[3] or

[questionnaire/s_2].[4] or [questionnaire/s_2].[5] or

[questionnaire/s_2].[6]

Klik “Ok”.

Afslutningskriteriet er nu oprettet.

Du skal nu klikke ”Tilføj modtager” og vælge området; ”Et spørgsmål indeholder modtagerens e-mailadresse”.

Klik på pilen til højre for modtagerboksen, og vælg ”Background” og dernæst ”email_kam”.

19

Sidste led i notifikationen er at formulere en notifikationsmail.

Vælg ”Redigér notifikationsmail”.

Udfyld felterne ”Afsender”, ”Emne” og ”Prefix” med passende formuleringer.

Formulér dernæst en mail lignende denne:

Som vist på billedet ovenfor, skal du nu flette informationer fra dit baggrundsskema ind i din notifikationsmail.

Anvend informationerne til højre i din ”Notifikations e-mailskabelon” til at flette de oprettede variable ind. Det sikrer, at vores viden om respondenten (navn og score) bliver indsat. I billedet foroven er de to variable ”Kunde” og ”Spørgsmål 2” flettet ind.

Afslut med at trykke ”OK”.

Din notifikation er nu oprettet.

20

6. Dataindsamling - (Respondenter)

Du skal nu klargøre din kundeliste. Klik ind på fanebladet ”Dataindsamling”, hvorefter du vil have en menu kaldet “Respondenter” foran dig. Du skal nu importere respondenter til dit spørgeskema. Først skal du hente en skabelon til at indlæse respondenter. Det får du ved at vælge:

”Dataindsamling” “Respondenter” “Opret” hvorefter du vælger “Importer”.

Gem skabelonen på dit skrivebord.

Du skal nu oprette 3 respondenter. Gør følgende:

Åbn din skabelon, og opret 3 respondenter. Den ene skal være dig selv og indeholde din e-mailadresse. De to andre skal være fiktive. Her anbefales det, at du anvender e-mailadressen test@789.dk.

Gem filen som ”CSV – Semikolonsepareret”.

Åbn menuen i ”Respondenter”, og vælg ”Importer”.

Klik ”Browse..:”, og vælg filen du har gemt på dit skrivebord.

Klik ”Importer”.

For at undgå importfejl er det vigtigt, at du har navngivet dine kolonner, så de er tilsvarene dine baggrundsvariable.

I fanebladet ”Vælg” kan du udvælge respondenter på baggrund af dine indtastede informationer i baggrundsskemaet. Dette anvendes til at styre dine respondenter. Fx kan du her slette ikke-relevante respondenter, ligesom du kan distribuerer e-mails til dem.

I fanebladet ”Kolonner” har du mulighed for at vælge, hvilke informationer der vises ved dine respondenter.

21

7. Distribution

Du har nu fået godkendt din survey af chefen. Chefen er imponeret over dit arbejde og vil gerne have skemaet sendt ud til respondenterne.

I dropdown-menuen for ”Distribution” kan du blandt andet definere:

Distributionsmailo Den første e-mail respondenten modtager.

Rykkermailo En rykkermail sendes til respondenter, der mangler at svare.

Informationsmailo Som navnet beskriver, bruges denne type e-mail til at sende

besked/give informationer vedr. resultater fra en undersøgelse.

Du kan desuden tilpasse dine e-mailskabeloner ved at vælge ”Distribution”

“E-mailskabeloner” og herefter den pågældende skabelon, du vil ændre.

Du skal nu udvælge de 3 respondenter og markere boksen til venstre for deres fane med et flueben ( ).

Udsend spørgeskemaet til respondenterne ved at klikke ”Send e-mail” under fanen ”Distribution”.

Sørg for, at e-mailskabelonen er opsat korrekt, og tryk ”Send”.

22

TIP: Distributionsmail

Det er altid en god idé at oprette dig selv som respondent og først sende e-mailen kun til dig. Husk at slette dig selv og andre testpersoner, før du laver analyserne på undersøgelsen. Du kan læse mere om distribution i kapitel 10 i brugerhåndbogen.

8. Returmail

Du har nu modtaget en returmail. Det kan ses ved, at der ud for fanen ”Returmails” – under ”Dataindsamling” – er et 1-tal. Det skyldes, at respondenten enten har besvaret den udsendte distributionsmail, eller at systemet ikke har været i stand til at sende e-mailen.

Chefen har fortalt dig, at det kun er én af de to fiktive respondenter, der skal indgå i undersøgelsen. Derfor skal den anden udelukkes.

Vælg dropdown-menuen ved den første returmail ved at klikke på pilen ude til højre. Vælg herefter ”Redigér respondentens e-mailadresse”, og erstat denne med din egen e-mailadresse.

Sørg for, at der er sat et flueben i boksen ”Genudsend e-mail til respondent”, og klik ”Gem”.

Systemet har nu automatisk sendt e-mailen videre til den for-nyligt-indtastede e-mailadresse.

Vælg herefter dropdown-menuen ud fra den anden respondent, og klik ”Frafald respondent”.

Dette påvirker, at pågældende respondent ikke længere er en del af undersøgelsen.

23

9. Indsamlingsformer

Chefen har fortalt dig, at virksomheden netop har opkøbt en konkurrent, hvor der ikke er indtastet noget kontaktdata. Det er derfor dit job at opdatere disse data. Du har ydermere fået forklaret, at de eneste tilgængelige data på kunderne i den opkøbte virksomhed er adresse, postnummer og by. Af denne årsag vælger du at distribuere spørgeskemaet via ”Brevflet”.

De nuværende kunder skal håndteres via SMS-udsendelse, da din chef gerne vil undersøge, om der kan etableres dialog med kunderne via SMS.

9.1. Brevfletning

For at håndtere kunderne i den opkøbte virksomhed skal du anvende ”Brevfletning”.

Du skal oprette i alt 5 kunder, som skal have distribution via brevfletning. Du skal nu oprette tre nye baggrundsvariable.

Åbn ”Redigér baggrundsskema i QuickQuestplus”.

Indsæt ”Ny side”.

Indsæt ”Nyt spørgsmål”.

Tryk på ”Indsæt/redigér åben svarmulighed”.24

TIP: Brevfletning I

Brevfletning er en distributionsform, som ofte anvendes, når respondentens e-mailadresse ikke haves. Brevfletning fungerer ved, at en 12-cifret systemkode (respondentnøgle) flettes ind i et brev, som udskrives og sendes til respondenten.

Efter at have modtaget brevet skal respondenten manuelt indtaste koden ved at tilgå hjemmesiden www.datafabrikken.dk. Respondenten kan herefter påbegynde udfyldelsen af skemaet.

Se brugerhåndbogens kapitel 10 for mere information om brevfletning.

Lav tre separate baggrundsvariable kaldt; ”Adresse”, ”By” og ”Postnummer”.

Tryk ”Gem”.

Du skal nu aktivere ”Brevflet” som mulig distributionskanal. Det gør du i højre side af skærmen under ”Distributionskanaler”;

Tryk på ”Tilføj” og derefter ”Brevflet”.

Du skal nu importere en CSV-fil med baggrundsoplysningerne på respondenterne.

Gå til ”Dataindsamling”, og vælg ”Importér” under ”Opret”.

Importér herefter CSV-skabelonen, og udfyld denne med relevante data.

Når du har udfyldt og importeret denne, skal du markere du nyoprettede respondenter med et flueben.

Under fanen ”Distribution” vælger du ”Eksporter baggrundsoplysninger”. Klik ”Næste” ”CSV (Europæisk: listeseparator=“; “ og decimalseparator=“, “)” ”Næste” ”Eksporter”.

Afslut ved at åbne den downloadede ”ZIP-fil”, og vælg filen ”Complete”.

Du har nu bl.a. kolonnen ”Respondentnøgle” tilgængelig

samt de variable, du behøver for at udfærdige et brevflet.25

9.2. SMS-indsamling

Det er muligt i SurveyXact at udsende spørgeskemaer via SMS. Det gøres ved at aktivere SMS-distribution på samme måde som ”Brevflet” blev tilføjet ovenfor i højre side af skærmen under distributionskanaler.

Tryk på ”Tilføj” og derefter ”SMS”.

For at benytte SMS-distribution på dine egne undersøgelser skal du først købe SMS’er. Det gør du via knappen ”Køb SMS’er” i sidepanelet under DATAINDSAMLING.

Når SMS-distribution er tilføjet bliver baggrundsskemaet automatisk opdateret med to ekstra spørgsmål: ”phone” og ”countryc”. Når respondenterne skal oprettes, skal variablen ”phone” udfyldes med respondentens telefonnummer (uden +45 eller lignende), mens ”countryc” skal udfyldes med 45, som er landekoden for danske telefonnumre. (se eksemplet herunder).

26

TIP: Brevfletning II

Brevfletning foregår i Microsoft Word, hvorfra variable fra csv-filen kan flettes ind i formuleringen af et brev. Således undgår man at skulle ændre navne, respondentnøgler og adresser manuelt, da systemet automatisk henter informationen direkte fra csv-filen.

Der henvises til Microsoft Word for en guidet introduktion til, hvordan brevfletning (engelsk: Mailings) fungerer.

TIP: Brevfletning III

Når respondenten har modtaget brevet, skal de selv gå på hjemmesiden www.datafabrikken.dk, som er en SurveyXact-ejet hjemmeside. På siden vil respondenten blive bedt om at indtaste den 12-cifrede respondentnøgle. Når respondenten har gjort dette og trykket ”Ok”, påbegyndes udfyldningen af spørgeskemaet.

phone countryc12345678 4587654321 45

Der skal oprettes en SMS-skabelon til distribution på samme måde som e-mail-skabelonerne oprettes. Herefter kan man udvælge respondenter og derefter sende en SMS med et link til undersøgelsen.

Når SMS-distribution er oprettet, vil der komme en ny rubrik i højre side af skærmen, der ser ud som nedenstående:

27

TIP: SMS-indsamling I

SMS-indsamling kan med fordel benyttes i situationer, hvor telefonnummer og ikke e-mail haves på respondenterne.

SMS’en modtages, og fra SMS’en kan respondenten tilgå undersøgelsen direkte, forudsat at vedkommende har en Smartphone med tilhørende dataabonnement.

TIP: SMS-indsamling II

”SMS(er) reserveret for denne måling” er det antal SMS’er, denne måling har mulighed for at bruge.

”SMS(er) til rådighed for denne måling” er det antal SMS’er, der er til rådighed i organisationen og dermed kan reserveres til målingen.

Hvis der er SMS’er i overskud efter målingen er afsluttet, kan de resterende SMS’er frigives til organisationen og bruges i andre målinger.

10. Mobile målinger: Indsamling med QR-kode

Din chef har kontaktet dig med, hvad han selv mener, er en fremragende idé til et nyt kundearrangement.

Han planlægger således at afholde en vinfestival for virksomhedens største kunder, hvilket skal foregå i samarbejde med den lokale vinhandel. Vinfestivallen skal foregå over tre forskellige aftener, således at de tre geografiske områder; Spanien, Italien og Frankrig bliver berørt.

I anledning af arrangementerne har han tænkt sig, at der skal laves flyers til de deltagende kunder, hvorpå en ”QR-kode” er placeret. Denne kode kan via kundens smartphone scannes, hvorefter kunden vil kunne tilgå spørgeskemaet.

Meningen er så, at kunderne skal besvare evalueringsskemaet i løbet af arrangementet eller på et senere tidspunkt, så chefen kan få feedback på initiativet og efterfølgende sammenligne kundernes tilfredshed på tværs af arrangementerne.

Vanen tro har chefen henvendt sig til dig for assistance.

Du skal nu oprette et spørgeskema for chefen.

Klik på ” ”, og vælg ”Opret ny måling” under din organisation.

Vælg skabelonen ”Vinfestival” fra listen af skabeloner.

Inde i den nyoprettede måling skal du gøre, som følger:

Gå ind på fanen ”Dataindsamling”, og vælg herefter ”Distribution”.

28

TIP: SMS-indsamling III

Vær opmærksom på, at hvis din SMS fylder mere end 160 tegn, vil den koste to SMS’er eller mere at udsende. Modtageren vil dog stadig kun modtage én SMS. Hvis der anvendes flettefelter kan længden på SMS’er variere, da længden af indholdet kan variere fra respondent til respondent. (Eksempelvis navn). Desuden fylder linket til undersøgelsen ca. 50 tegn.

Klik herefter ”Selvoprettelse” og slå det til.

Under fanen ”QR-kode” i selvoprettelsesmenuen vælger du ”Forudfyld baggrundsvariable” og herefter ”Lokation”.

Du vil nu få vist tre separate selvoprettelseslinks, som er tilgængelige. Disse links indikerer hhv. Spanien, Italien og Frankrig.

Da vinfestivalens første lokation er Frankrig, vil det kommende eksempel tage udgangspunkt i den franske festival. Du skal derfor vælge QR-koden til Frankrig, hvorefter følgende skærmbillede vil blive vist:

For at få QR-koden over på flyeren skal du gøre følgende:

Tryk ”Download QR-kode”, som står placeret under selve QR-koden.

Vælg herefter den størrelse, du vil downloade koden i, og klik på denne.

Du har nu downloadet QR-koden til din PC og kan indsætte den på flyeren.

29

TIP: Selvoprettelse - Forudfyld baggrundsvariable

Funktionen ”Forudfyld baggrundsvariable” er brugbar i tilfælde, hvor du på forhånd har informationer, der er fælles for en gruppe respondenter.

Således kan du ved at oprette X antal selvoprettelseslinks allerede opdele respondenterne forud for en undersøgelse.

30

10.1. Offline indsamling via tablet

Du ønsker at sikre dig, at så mange af kunderne som muligt evaluerer arrangementet. Desværre er der meget dårlig internetforbindelse i det lokale, hvor arrangementet skal afholdes. Heldigvis har du mulighed for at indsamle evalueringer med SurveyXacts offline-app uden at have internetforbindelse.

Du lejer derfor 3 iPad-standere og placerer en i hvert område (Spanien, Italien og Frankrig). Du mangler nu blot at indlæse evalueringsskemaet på de 3 iPads, som skal sidde i standerne.

Først skal du hente SurveyXacts offline-app ned på de 3 iPads.

Åbn ”App Store” (eller Androids Play store), og download applikationen ”SurveyXact Offline”.

Når applikationen er downloadet og installeret, kan du tilgå dine undersøgelser i SurveyXact ved at logge ind med de kursusoplysninger, din vejleder har givet.

Vælg din ”Underorganisation” og herefter den undersøgelse, du har oprettet og navngivet ”Vinfestival”.

OBS! Husk at slå selvoprettelse TIL på det pågældende skema. Uden det vil skemaet ikke være tilgængeligt i applikationen.

Efter at have downloadet undersøgelsen til applikationen, mangler du blot at angive lokation for hver iPad til henholdsvis Spanien, Italien og Frankrig.

Klik på de tre prikker til højre for navnet på undersøgelsen:

Vælg det øverste ikon for at redigere baggrundsinformationen, og vælg lokation:

31

11. Quiz

Vi nærmer os jul. Chefen ønsker at gentage sidste års julequiz, som blev gennemført med stor succes.

Denne gang ønsker chefen dog at undgå bruge tid på at gennemgå hver besvarelse for at se, hvor mange korrekte svar den enkelte medarbejder har i quizzen.

Heldigvis kan det løses ved at lade SurveyXact beregne det. Du ønsker derfor at lave følgende:

1) Sørg for, at den korrekte kategori har en høj og ens labelværdi, så det er nemt for dig at identificere den korrekte kategori i forbindelse med beregningerne af antal korrekte.

2) Beregn antal korrekte ved hjælp af en HVIS-sætning (IIF i SurveyXact)

3) Lav rækkeaktiveringer, som viser, hvilke spørgsmål der er forkerte efter besvarelse.

Du skal derfor gøre følgende:

Opret en ny måling på baggrund af skabelonen ”Julequiz”

Giv de korrekte kategorier labelværdien 9 ved at dobbeltklikke på ”Guiden Svarkategori”, og ret labelværdien på den korrekte kategori til 9.TIP: Det rigtige svar står i tabellen nederst i QuickQuestplus.

Du skal nu beregne antal korrekte svar, hvilket kan gøres ved at benytte en HVIS-sætning. Syntaksen på en HVIS-sætning er skrevet med almindelige ord:

HVIS(Betingelse som skal være opfyldt, SÅ gør følgende, ELLERS gør noget andet eller ingenting).

Skrevet på SurveyXact sprog skrives det samme som:

32

IIF([s_1].[9],1,0) – Altså hvis svarmuligheden med labelværdi 9 er valgt, så giv mig et ettal og ellers et nul.

Dette gentages for alle 5 spørgsmål. Til sidst summeres de 5 betingelser.

Gør følgende i Surveyxact:

Markér ”Side 7”, og klik på

Skriv SUM(IIF), og vælg herefter den korrekte svarmulighed på første spørgsmål i venstre side.

Afslut herefter første HVIS-sætning, så der kommer til at stå:SUM(IIF([s_1].[9],1,0)

Gør nu det samme for de andre med komma imellem, sådan at der til sidst kommer til at stå følgende:

SUM(IIF([s_1].[9],1,0), IIF([s_2].[9],1,0), IIF([s_3].[9],1,0), IIF([s_4].[9],1,0), IIF([s_5].[9],1,0))

Den sidste slutparentes afslutter SUM-formlen. Afslut med OK.

Til sidst skal du flytte E’et ind på den rigtige plads i den sætning, som allerede er gjort klar. Da skal stå midt i en sætning, er det vigtigt at opdele teksterne i to elementer.

Markér det E, du lige har lavet, og vælg ”Flyt” og ”Flyt element op”. Gentag indtil E’et er placeret korrekt i sætningen.

Prøv at teste, om din formel virker, som den skal, ved at lave en testindtastning.

Afslutningsvist ønsker du at vise respondenten, hvilke svar der eventuelt har været forkert.

33

Det gør du nemt ved at lave rækkeaktiveringer, sådan at den enkelte række kun vises, såfremt der er svaret noget andet end svarmuligheden med labelværdien 9.

Gør følgende i QuickQuestplus:

Markér hele første række (ikke kun teksten), og klik på

Skriv: Value([s_1])<9 – herved vises rækken kun ved forkert svar

Gør det samme for de andre 4 rækker.

Afslutningsvist kan du prøve at teste, om alt virker, som det skal, ved at lave en ny testindtastning.

34

12. Hvad kan vi gøre for dig?

KonsulentbistandSurveyXact står klar med dygtige konsulenter, hvis du ønsker rådgivning eller hjælp til at foretage undersøgelser eller dele af dem.

KlippekortDu kan købe et ”Klippekort” hos SurveyXact. Et klippekort giver dig et antal timers rådgivning til, hvad du lige præcis har brug for hjælp eller vejledning til. Og som altid ved klippekort får du rabat på hver rådgivningstime på klippekortet.

AutomatiseringAPI er SurveyXact’s automatiseringsløsning. API giver dig adgang til at automatisere distribution af dine spørgeskemaer samt mulighed for at importere svarene tilbage i fx et CRM-system, et ERP-system eller måske et helt tredje system.

SurveyXact PanelløsningMed en Panelløsning fra SurveyXact kan du arbejde med en fast gruppe af respondenter, hvorfra du til hver undersøgelse nemt kan udvælge en mængde af disse. Ideelt til et borgerpanel eller et kundepanel.

LydskemaerHos SurveyXact tilbyder vi løsninger, der omhandler lydskemaer. De gør det lettere for eksempelvis børn, synshandicappede og ordblinde at besvare skemaer ved at klikke på en lille play-knap ud for hvert spørgsmål, og herefter bliver spørgsmålet læst op.

35

To-faktor-loginSøger du et ekstra lag af sikkerhed? Med SurveyXact kan virksomheder og organisationer tilkøbe to-faktor-login, der skaber en forbedret sikkerhed ved at kræve, at brugeren på udvalgte underorganisationer i SurveyXact skal logge ind fra en bestemt og selvvalgt IP-adresse.

WorkshopsStår du med et behov for at få afholdt et kursus med fokus på specielle områder, eller er I blot flere medarbejdere, som ønsker at deltage på samme kursus, kan SurveyXact tilbyde at afholde et kursus hos jer eller hos os. Du bestemmer.

36

13. Efter i dag

Som SurveyXact-bruger har du adgang til omfattende hjælp og support. Dette kan du læse mere om på www.surveyxact.dk/indsigt

Du kan du desuden downloade vores brugerhåndbog, som kan hjælpe dig med at besvare en lang række relevante spørgsmål vedr. SurveyXact.Brugerhåndbogen kan downloades her: www.surveyxact.dk/mit-surveyxact/.

Ydermere kan du ringe til vores support, som er åben mandag-torsdag fra 8:30-16:30 samt fredag fra 8:30-16:00. Ring på tlf.: +45 70 26 78 22. Her kan det anbefales, at du er klar til at indtaste dit 6-cifrede Survey-ID.

Du kan ligeledes kontakte vores support pr. mail ved at sende din problemstilling til support@surveyxact.dk. Her er det vigtigt, at du husker at skrive dit Survey-ID.

Fagblad: Spændende artikler fra vores brugermagasin SurveyXpert kan downloades fra vores hjemmeside: www.surveyxact.dk/mit-surveyxact#articlestitle.

37