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L’aspetto organizzativo: come L’aspetto organizzativo: come cambiano funzioni e cambiano funzioni e responsabilità dell’ufficio responsabilità dell’ufficio acquistiacquisti

Riflessioni sulla base delle esperienze in corso e Riflessioni sulla base delle esperienze in corso e sull’utilizzo della leva tecnologicasull’utilizzo della leva tecnologica

L’aspetto organizzativo: come L’aspetto organizzativo: come cambiano funzioni e cambiano funzioni e responsabilità dell’ufficio responsabilità dell’ufficio acquistiacquisti

Riflessioni sulla base delle esperienze in corso e Riflessioni sulla base delle esperienze in corso e sull’utilizzo della leva tecnologicasull’utilizzo della leva tecnologica

Giacomo Samuelli FerrettiAssociate Partner Central Government di IBM

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Obiettivo della presentazione/agenda dei contenuti

• Obiettivo della presentazione è condividere alcune esperienze in corso presso alcuni clienti, al fine di individuare tendenze comuni ed indicare possibili azioni di supporto al cambiamento

• Agenda dei contenuti:

1. La situazione attuale dell’organizzazione dell’Ufficio Acquisti: limiti e criticità

2. Le esigenze di cambiamento ed i vantaggi attesi

3. Le linee evolutive oggi in atto nell’organizzazione

4. Gli strumenti di supporto al cambiamento: il change management

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• Struttura organizzativa generica più “teorica” che reale, di cui esistono numerosa varianti

• Principali caratteristiche:– Prevalenza della logica

“burocratico/amministrativa” tesa a garantire il rispetto delle procedure ed il rispetto della norma

– Limitata integrazione tra la struttura acquisti e le strutture di “line” (come ad es. gli assessorati)

– Limitata capacità di programmazione e controllo

• Sono in genere in corso modifiche di struttura organizzativa

Vestiario

Cancelleri

a

Sede di…

Beni mobi

li

Altri tipi di

beni

Servizi

Provveditorato

Ufficio Acquisti

Economato Uff. tecnico Magazzino

L’attuale struttura organizzativa – “tipo” dell’ufficio acquisti è finalizzata alla trasparenza delle procedure 1. La situazione

attuale

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I driver del cambiamento sono determinati da esigenze esterne e di contesto

1. Necessità di ridurre la spesa per acquisti, espressa nelle ultime finanziarie

2. Riduzione dei trasferimenti alle amministrazioni locali (patto di stabilità)

3. Istituzione di un organismo (Consip) preposto alla gestione della spesa per gli enti centrali

4. Necessità di corresponsabilizzazione nella riduzione della spesa delle strutture operative territoriali e delle “line”

5. Possibilità di introdurre, attraverso la “leva tecnologica”, strumenti che portano ad una drastica semplificazione del processo di acquisto

2. Gli elementi del cambiamento

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La tecnologia offre degli strumenti che permettono di ridurre drasticamente la complessità ed i tempi di processo

1. NEGOZIO ELETTRONICO: i fornitori, selezionati con apposito bando di abilitazione, espongono i propri cataloghi, che costituiscono un’offerta irrevocabile di vendita. Le Amministrazioni, o le unità operative, se interessate al prodotto pubblicato, lo acquistano direttamente in via elettronica. E’ adatto a beni e servizi complessi.

2. ASTA ON LINE: supporta la gestione elettronica dell’intero processo, dall’emissione del bando all’aggiudicazione. Può essere di vari tipi: a ribasso, a busta chiusa, all’offerta economicamente più vantaggiosa. Durante l’asta, le condizioni vengono contrattate dai partecipanti. E’ adatta per beni specifici, con frequenza d’acquisto medio-bassa.

3. MARKETPLACE: permette la negoziazione dinamica attraverso la prequalifica di fornitori su requisiti essenziali. Offre la possibilità di acquistare tramite la scelta tra offerte comparabili. E’ uno strumento adatto all’acquisto di beni facilmente classificabili, per acquisti sotto soglia e con frequenza di acquisto medio-alta.

2. Gli elementi del cambiamento

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Comprensionedella domanda

(Accounting)

Gestione degli acquisti

Predisposizionedell’offerta(Popolamento)

Comprensione dell’offerta

(Sourcing)

Il ruolo organizzativo della funzione acquisti diviene quello di un intermediario fra chi acquista e chi vende

Organizzazione “estesa”

Ufficio acquisti

centrale

FF

AAFF

FF

FFFF

POPO

AAPOPO

POPO

POPOPOPO

3. Le linee evolutive oggi in atto

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Il ruolo dell’ufficio acquisti diviene centrale, rispetto ad UN SISTEMA COMPLESSO di interlocutori

• I passi del processo di acquisto vanno dall’inizio della fase di analisi dell’esigenza, fino alla consegna del bene/servizio ed al monitoraggio dei risultati

PAFornitori

Aggregazioni

Catalogfactory

Marketmaker

….

CONSIPASP garetelem.

Regioni

OutsourcerMKPL

Definizione Domanda• analisi

• aggregazione

Definizione Fabbisogno• pianificazione• specifica prodotti

Definizione Offerta• qualifica • pre-negoziazione (gare)

Pianificazione Offerta• pianificazione capacità

Predisposizione Offerta• cataloghi

Fornitura• logistica e pagamenti• magazzini e contabilità

Acquisto• ordine• negoziazione (RFQ-gare)

Sviluppo Offerta• progettazione• sviluppo prodotti

mercato elettronico della PA

Uff. acquisti

3. Le linee evolutive oggi in atto

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Qualsiasi progetto di avvio di un sistema di e-procurement richiede di lavorare sui tre fronti principali: clienti, fornitori, sistema

Ingegnerizzare il processo di produzione

di nuove iniziative (miglioramento degli strumenti tecnologici)

Incrementare la capacità di

comprensione delle esigenze degli utenti (ad esempio, avviando iniziative di CRM,

analisi di settore)

Affinare i criteri di scelta dello strumento (negozio/marketplace, revisione strategie di

sourcing)

Risultati raggiungibili: Drastica riduzione dei costi/tempi di processo

Miglioramento del servizio

3. Le linee evolutive oggi in atto

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L’avvio di un sistema di e-procurement attraversa diverse fasi nel tempo

tempo

• L’uscita dalla fase sperimentale deve prevedere una serie di azioni specifiche sul tema della liquidita’ (=numero attori presenti, quantità transate), in modo da garantire la crescita dei principali parametri di utilizzo del sistema e, quindi, l’attrattivita’ complessiva del sistema.

e-marketplacee-marketplace

Mass AttractorsMass Attractors

Critical MomentumCritical Momentum

Mass FollowersMass Followers

Core MassCore Mass

liquidita’

sperimentazione lancio estensionecrescita gestione evolutiva

Source: ” Designing Business-to-Business e-Marketplaces: A Business Strategy Perspective” by Sugato Bagchi and Anees Gopalani, IBM Research Report

3. Le linee evolutive oggi in atto

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La nuova struttura organizzativa dell’ufficio acquisti è basata sulle dimensioni oggi prevalenti

Tecnologia

Proj.Mgmt

DirettoreDARPA

Mercati Sourcing Comunicazione

Strategie e-procurement

3. Le linee evolutive oggi in atto

• Struttura organizzativa orientata alle tre dimensioni: clienti, fornitori, tecnologia

• Funzione acquisti vista in logica di servizio alle strutture “di line”• Principali caratteristiche:

– La leva tecnologica gioca un ruolo chiave– Fattore critico di successo è la capacità di interagire in modo efficace con i

“clienti” (interni od esterni)– Responsabilizzazione sul rispetto del budget totalmente attribuita alle

funzioni operative/clienti

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Il Change Management è un processo (insieme ordinato di attività), che ha l’obiettivo di fornire ad un sistema organizzativo l’adeguato supporto nella transizione dal modello di business attuale ad un modello futuro.

Per facilitare il successo del processo di cambiamento si può avviare un progetto di change management

Transition State

Current State

People & Organization

Technology

Business Process

Target State

4. Gli strumenti di supporto

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Un progetto di change management si compone di vari aspetti fra loro collegati

Transition StateCurrent State

People & Organization

Technology

Business Process

D. Training &Knowledge

Transfer

A. Analisidegli Stakeholder

B. Comunicazione

C. AllineamentoOrganizzativo

Identificare i fattori abilitanti e le resistenze

Creare un clima “positivo” rispetto al cambiamento

Favorire la nascita e la diffusione di una cultura aziendale in linea con le esigenze del nuovo modello Definire in modo chiaro

il Ruolo e le Responsabilità di ciascuno nel nuovo modello

Favorire lo sviluppo di conoscenze e comportamenti in linea con il nuovo modello

Fornire l’adeguato supporto alle persone per operare nel “modo nuovo”

Target State

4. Gli strumenti di supporto

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Un esempio di Piano di Lavoro per un progetto di change management di supporto alla trasformazione organizzativa

BusinessBlueprint

RealisationFinal

PreparationGo Live

& SupportProject

Preparation

Identificare gli Attori chiave

Assessment Degli attori chiave

Matrice degli attori chiave

Implementare il piano di comunicazione

Supporto al Business

Capire dove impatta il cambiamento

Definire approccio e strategia

Definire le nuove Posizioni Organizzative

“Popolare” la struttura organizzativa

Definire la strategia di comunicazione

Training Needs AnalysisKick Off Meeting

Go Live Date

Progettare, organizzare ed erogare il training

4. Gli strumenti di supporto

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