Министерство общего и профессионального образования РФ РОСТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Методические указания для студентов исторического и филологического факультетов

по курсу

Информационные технологии часть 1

Текстовый процессор MS Word.

Ростов-на-Дону 2001 г

2

Методические указания для студентов исторического и филологического фа-культетов по курсу Информационные технологии часть 1. Текстовый процессор MS Word.

Печатаются по решению кафедры информатики и вычислительного экспери-

мента Протокол №3 от 15 октября 2001 г.

Методические указания разработаны Клименко Н.Б. и Трясоруковым А.И.

3

Содержание

ВВЕДЕНИЕ ............................................................................................................................. 5

КРАТКАЯ ИСТОРИЯ СОЗДАНИЯ ПАКЕТА MICROSOFT OFFICE. ВЕРСИИ ПАКЕТА, СУЩЕСТВУЮЩИЕ НА СЕГОДНЯШНИЙ ДЕНЬ. ПРИВЯЗКА ПАКЕТА К ОПЕРАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ (ОС). .................................................................................... 6

Системные требования пакета, процедура установки пакета на PC. Сервисные релизы. .... 7

Состав пакета. Характеристика и назначение приложений входящих в пакет. ...................... 8 Большие прикладные программы: ................................................................................................... 8 Программы - помощники: ............................................................................................................... 10

Система оперативной помощи ......................................................................................................... 11

СОВМЕСТНАЯ РАБОТА НЕСКОЛЬКИХ ПРИЛОЖЕНИЙ. ОБМЕН ДАННЫМИ МЕЖДУ ПРИЛОЖЕНИЯМИ. OLE – ТЕХНОЛОГИЯ. ....................................................... 12

КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ВОЗМОЖНОСТЕЙ ТЕКСТОВОГО ПРОЦЕССОРА MS WORD.............................................................................................................................. 14

ЗАПУСК И ПРЕКРАЩЕНИЕ РАБОТЫ В ПРОЦЕССОРЕ................................................. 15

Запуск Word с помощью меню Пуск ............................................................................................................................... 15

Запуск Word с одновременной загрузкой документа ................................................................................................... 15

Запуск Word одновременно с запуском Windows 95..................................................................................................... 16

Запуск Word с помощью панели Microsoft Office.......................................................................................................... 17

Завершение работы в программе. .................................................................................................................................... 17

ОРГАНИЗАЦИЯ ИНТЕРФЕЙСА ПРОЦЕССОРА .............................................................. 18

Панели инструментов. ........................................................................................................................................................ 19

Строка состояния. ............................................................................................................................................................... 20

Рабочая область. .................................................................................................................................................................. 22

Кнопки режимов просмотра.............................................................................................................................................. 23

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СПРАВОЧНОЙ СИСТЕМЫ РЕДАКТОРА. ...................................... 23

Вход в справочную систему. .............................................................................................................................................. 24

Содержание........................................................................................................................................................................... 25

Предметный указатель....................................................................................................................................................... 25

Поиск ..................................................................................................................................................................................... 26

4

Получение быстрой справки по элементам окна редактора………………………………………………27

ШАБЛОН «ОБЫЧНЫЙ» ..................................................................................................... 27

СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ................................................................................................ 28

Создание письма .................................................................................................................................................................. 29

Создание служебных записок ............................................................................................................................................ 29

Создание и отправка факсимильных сообщений ......................................................................................................... 30

Создание резюме .................................................................................................................................................................. 30

НАСТРОЙКА ШАБЛОНА ................................................................................................... 31

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ........................................................................................................... 32

ВЫЧИСЛЕНИЯ В ТАБЛИЦАХ ......................................................................................... 34

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО ТАБЛИЦЕ ........................................................................................ 34

ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ ТАБЛИЦЫ ............................................................................... 35

РАБОТА С АССИСТЕНТОМ СЛИЯНИЯ............................................................................. 35

Создание основного текста письма .................................................................................................................................. 35

Создание и редактирование источника данных .......................................................................................................... 36

Удаление поля ...................................................................................................................................................................... 38

Вставка поля ........................................................................................................................................................................ 38

Редактирование источника данных................................................................................................................................. 39

Поиск в источнике данных................................................................................................................................................ 40

Вставка полей слияния ...................................................................................................................................................... 40

Вставка условий в текст письма ...................................................................................................................................... 40

СПИСОК ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ................................................................. 42

5

Введение

В информатике понятие "система" широко распространено и имеет множество

смысловых значений. Чаще всего оно используется применительно к набору

технических средств и программ. Системой может называться аппаратная часть

компьютера. Системой может также считаться множество программ для реше-

ния конкретных прикладных задач, дополненных процедурами ведения доку-

ментации и управления расчетами.

Добавление к понятию "система" слова "информационная" отражает цель ее

создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор,

хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе при-

нятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы

и создавать новые продукты.

Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в ин-тересах достижения поставленной цели.

Современное понимание информационной системы предполагает использова-

ние в качестве основного технического средства переработки информации пер-

сонального компьютера.

Информационная технология - процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных (первичной информации) для по-лучения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явле-ния (информационного продукта).

Цель информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо дей-ствия.

6

Краткая история создания пакета Microsoft Office. Версии пакета, существующие на сегодняшний день. Привязка пакета к

операционной системе (ОС).

Большинство обычных пользователей компьютеров сталкиваются с раз-

личными проблемами. Например: вы используете текстовый редактор одной

фирмы, программу для работы с электронными таблицами - другой, программу

деловой графики - третьей, а производительность вашего электронного помощ-

ника в итоге оказывается невысокой. В чем дело? Да просто эти программы не

предназначены для совместной работы.

Производители программного обеспечения скоро поняли

под давлением рынка необходимость выпуска комплекта при-

ложений решающих круг задач из определенного поля дея-

тельности. Такой набор программ обычно называют пакетом.

Для решения офисных задач – автоматизации документооборо-

та предназначен, разработанный фирмой Microsoft, пакет

Microsoft Office, который содержит большую часть необхо-

димого для работы в офисе программного обеспечения. Эле-

менты интерфейса входящих в него программ оформлены оди-

наково и “ общаются “ они друг с другом на одном и том же

языке.

Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор

программ в одной коробке. Это технология обработки разных

видов информации по единой методике. Уже его название

подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные

программы для коммерческого применения, которые легко и

непринужденно работают с текстами, числами и изображения-

ми.

Но самое привлекательное в пакете Office то, что свя-

зывает эти приложения воедино: все эти программы имеют

общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень, похо-

же. Научившись работать с одним из приложений, вы тем са-

7

мым в значительной степени продвинетесь в изучении ос-

тальных. К тому же в пакете имеется простой в использова-

нии управляющий центр - Диспетчер Microsoft Office, по-

зволяющий запускать отдельные программы и выходить из

них, либо получать подробные указания и оперативную по-

мощь простым щелчком кнопки мыши.

Существует несколько версий данного пакета:

• Microsoft Office 4.0 – комплект офисных приложений,

предназначенный для работы в графической оболочке Win-

dows 3.11.

• Microsoft Office 95 - комплект офисных приложений,

предназначенный для работы в операционной системе

Windows 95. Выпущен на рынок в 1995 году.

• Microsoft Office 97 - комплект офисных приложений,

предназначенный для работы в операционной системе

Windows 95 - 98. Выпущен на рынок в 1997 году.

Системные требования пакета, процедура установки пакета на PC. Сервисные релизы. Для нормальной работы пакета компьютер должен иметь

следующую минимальную конфигурацию:

1. Microsoft Office 4.0 – процессор IBM 386, RAM 4 Mb, HDD

20-40 Mb.

2. Microsoft Office 95 – процессор IBM 486, RAM 8 Mb, HDD

40-80 Mb.

3. Microsoft Office 97 – процессор Pentium, RAM 16 Mb,

HDD 200 Mb.

. Программа в процессе установки задает несколько вопро-

сов. Так вам предлагается ознакомиться с лицензионным со-

глашением, задать номер пароля лицензионного соглашения,

8

выбрать диск и папку в которую будет

устанавливается пакет, а также его состав – возможны не-

сколько вариантов:

• Минимальный – самый компактный устанавливаются только основные приложения пакета.

• Полная установка – устанавливаются все приложения и вспомогательные модули входящие в поставку.

• Выборочная установка – она позволяет вам вручную вы-брать необходимые для работы компоненты.

После установки программа предложит Вам перегрузить ком-

пьютер. После перезагрузки «Офис» будет готов к работе.

К сожалению, каждый большой программный пакет содер-

жит ошибки. Для их исправления фирма производитель перио-

дически выпускает так называемые программные заплаты –

«Сервис релизы».

Пакет MS OFFICE 97 содержал и содержит массу ошибок,

для исправления которых фирма Microsoft выпустила SR1

(сервис релиз 1). Перед установкой убедитесь, что этот

релиз предназначен именно для русской версии MS Office

97. Установка выполняется элементарно просто. Релиз пред-

ставляет собой исполняемый файл размером около 8 мега-

байт который надо просто запустить на своем компьютере.

Для обновления пакета и исправления ошибок в зависимости

от вычислительной мощности вашего ПК понадобиться от не-

скольких минут до часа.

Состав пакета. Характеристика и назначение приложений вхо-дящих в пакет.

В состав пакета Office входят :

Большие прикладные программы: WORD - мощный текстовый редактор, позволяющий быстро соз-

дать документ любой сложности из разрозненных заметок и

9

довести до совершенства информационный бюллетень или

брошюру.

Это уже общепризнанно - редактор Word фирмы Microsoft яв-

ляется сегодня самой популярной в мире программой. Word

начинен “ быстрыми “ командами самыми современными сред-

ствами, такими как встроенная программа проверки правопи-

сания и словарь синонимов, которые помогают вам грамотно

составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими

вам сводить воедино заметки,письма, счета и брошюры без

больших усилий.

EXCEL - производит с числами то же, что Word с существи-тельными и глаголами. Каждый , кто работает с цифрами ,

почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Пользуй-

тесь программой Excel для составления бюджетов и финансо-

вых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные диаграммы

и графики, проведения анализа типа “ А что будет, если ?

“ практически по любому вопросу, а также для сортировки

длиннейших списков в считанные секунды. С помощью элек-

тронных таблиц Excel можно впечатывать числа строку за

строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в

том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разде-

лит и вообще обойдется с ними как следует. Excel позволя-

ет производить математические, статистические, экономиче-

ские и др. расчеты. В состав программы включены порядка

825 расчетных функций на все случаи жизни.

PowerPoint - позволит профессионально подготовить презен-тацию, щегольнув броской графикой и эффектно оформленными

тезисами. Но что самое замечательное, вы сможете превра-

тить документ, подготовленный в редакторе Word, в презен-

тацию всего лишь одним щелчком мыши. Если ваша работа со-

10

стоит в том, чтобы рекламировать изделия, идеи

или проекты, то вы просто влюбитесь PowerPoint.

ACCESS - представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным образом для профессио-

нальных пользователей. Access поставляется только в со-

ставе профессионального издания пакета Office.

Программы - помощники: Программа Graph, позволяет ввести несколько чисел и быст-ро превратить их в график.

Программа Organization Chart поможет создать штатное распи-сание вашей фирмы. Составить так называемые организацион-

ные диаграммы.

Программа Equation Editor покажется довольно утомительной, если только вы не профессор математики, она позволяет

создавать и вставлять в документы сложные математические

формулы.

Программа WordArt поможет изменить почти до неузнаваемо-сти форму букв или цифр, чтобы использовать их при созда-

нии привлекательных логотипов или заголовков.

Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации и использовать

ее для вашего информационного бюллетеня или презента-

ции.

Программа Microsoft Outlook предназначена для организации

документов и планирования задач, в том числе для отправки

почты, планирования встреч, событий и собраний, ведения

списка контактных лиц и списка задач, а также записи вы-

полняемых действий.

11

Для объединения связанных файлов можно использовать

Office Binder. Например, если в отчет входят документы

Word, книги Microsoft Excel и слайды PowerPoint, их удоб-

но поместить в подшивку с тем, чтобы работать со всеми

файлами вместе. В подшивке можно выполнить следующее:

проверить орфографию во всем составном документе; применить составной стиль; осуществить сквозную нумерацию страниц в разнородных файлах (разделов подшивки);

напечатать весь документ целиком; работать с каждым разделом отдельно; выполнить предварительный просмотр или напечатать от-дельный раздел, несколько выбранных разделов или всю подшивку;

напечатать единый заголовок или колонтитул для всех разделов подшивки или создать различные заголовки или колонтитулы для каждого раздела.

Система оперативной помощи Пакет Office обладает мощной справочной системой на

русском языке, его приложения изобилуют полезными под-

сказками и пошаговыми указаниями того, как выполнять ту

или иную операцию.

Талантливые Мастера (Wizards) проведут вас шаг за ша-

гом к решению сложных задач.

Карточки - шпаргалки (Cue Cards) предложат подробные

указания, которые постоянно будут у вас перед глазами во

время работы.

Функция Просмотр (Preview) и Примеры (Demos) проде-

монстрируют выполнение сложных задач.

Диспетчер Microsoft Office (MOM): МОМ позволяет за-

пустить любую программу пакета Office. Если он вам очень

понравится, можете даже использовать его для управления

всей работы вашего ПК.

12

Совместная работа нескольких приложений. Обмен данными между приложениями. OLE – технология.

Характерной особенностью приложений пакета является

возможность обмена данными между приложениями, что позво-

ляет использовать подготовленную в различных приложениях

информацию для составления единого сложно организованного

документа включающего текст, таблицы с расчетными данны-

ми, графики, рисунки, информацию из баз данных и т.д.

Обмен данными между приложениями Windows возможен благо-

даря технологии OLE (OLE – object linking and embedding)

связывание и внедрение объектов. Данная технология явля-

ется протоколом (набором правил взаимодействия), который

позволяет сохранить объекты, созданные в одном приложении

Windows, посредством их связывания или внедрения в доку-

менте другого приложения Windows.

Windows программа, которая может передавать данные другим

Windows программам называется - OLE сервером.

Windows программа, которая может принимать данные от дру-

гих Windows программам называется - OLE клиентом.

Многие Windows программы могут в зависимости от обстоя-

тельств выступать в качестве как OLE сервером, так и OLE

клиентом.

При работе с OLE используются следующие термины: состав-

ной документ, документ-источник, документ-получатель.

Составной документ - содержит помещенные в него OLE-

объекты.

Документ-источник – документ, объект которого вы хотите

связать или внедрить в свой документ.

13

Документ-получатель – документ, в который вставляются OLE-объекты.

Связанный объект. Данные (объект), созданные в одном файле и вставленные в

другой файл с поддержкой связи между файлами. Связанный

объект будет автоматически обновляться при обновлении ис-

ходного файла. Связанный объект не является частью файла,

в который он вставлен.

Внедренный объект.

Данные (объект), вставленные в файл. Будучи внедренным,

объект становится частью файла. При двойном щелчке вне-

дренный объект открывается с помощью программы, в которой

был создан. Все вносимые во внедренный объект изменения

отображаются в содержащем его файле.

14

Краткая характеристика возможностей текстового процессора MS Word.

Microsoft Word - мощный текстовой процессор, предназначенный для

выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки до проверки

орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки и

просмотра на экране текстовых документов. Он работает с многими типами

шрифтов как с русскими, так и с любыми из более двадцати языков мира. Из

многих полезных свойств MS Word можно назвать такие наиболее часто ис-

пользуемые, как автоматическая коррекция текста по границам, автоматиче-

ский перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определен-

ный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаб-

лонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, авто-

биографию, расписание, календарь и многое другое. MS Word обеспечивает

поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фраг-

мент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гар-

нитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным

символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному

месту в тексте. Можно так же автоматически включать в текст дату, время соз-

дания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд MS

Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музы-

кальные модули в формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно

установить пароль на текст, который MS Word будет спрашивать при загрузке

текста для выполнения с ним каких-либо действий. MS Word позволяет откры-

вать много окон для одновременной работы с несколькими текстовыми доку-

ментами, а так же разбить одно активное окно по горизонтали на два и выров-

нять их.

15

Запуск и прекращение работы в процессоре.

Запуск Word с помощью меню Пуск

Для того чтобы запустить MS Word, выполните следующие действия:

• Нажмите кнопку Пуск на панели задач, расположенной в нижней части эк-

рана.

• Переместите указатель мыши на команду Программы. На экране появится

меню Программы.

• Нажмите мышью пункт меню Microsoft Word.

После запуска MS Word автоматически открывает новый документ, основан-

ный на шаблоне “Обычный”.

Запуск Word с одновременной загрузкой документа

Если вам нужно не просто запустить MS Word, но кроме этого открыть доку-

мент, вы можете использовать для этой цели стандартную программу Провод-

ник ОС Windows.

Нажмите правой кнопкой мыши кнопку Пуск на панели задач.

Из открывшегося меню выберите Проводник. На экране появится окно “Про-

водник”.

Откройте папку, содержащую требуемый файл MS Word, поместите курсор

мыши на его наименование и дважды щелкните по левой кнопке мыши.

В качестве альтернативного способа вы можете воспользоваться режи-

мом Документы в меню Пуск. Откройте меню Пуск и выберите Документы. В

списке, который появится при этом на экране, содержатся наименования доку-

ментов, с которыми вы работали в последнее время. Сделайте двойной щелчок

по наименованию требуемого документа.

16

Независимо от выбранного вами способа будет запущен MS Word (если

он еще не был запущен к этому моменту), после чего будет открыт указанный

документ. Если MS Word уже был запущен, результатом ваших действий явит-

ся открытие требуемого документа. Повторного запуска MS Word при этом не

произойдет.

Запуск Word одновременно с запуском Windows 95

Если ваш рабочий день начинается с запуска MS Word, целесообразно

переложить эту работу на ОС Windows. Для этого необходимо разместить в

разделе «Автозагрузка» меню «Программы» кнопки «Пуск» команду запуска

MS Word. Данная процедура предполагает выполнение следующих действий:

• Нажмите кнопку «Пуск», выберите раздел «Поиск Найти» команда «Файлы

и папки».

• Укажите для поиска имя исполняемого файла текстового процессора

WINWORD.EXE.

• Нажмите кнопку «Найти» и разыщите этот файла на диске С: вашего ком-

пьютера.

• Щелкните правой кнопкой мышки на кнопке «Пуск» выберите команду

«Открыть» из контекстного меню появившемся окне двойным щелчком

мышки на папке «Программы» откройте её.

• Выберите, из появившегося в окне списка папок, папку «Автозагрузка» и от-

кройте её.

• Затем перетащите мышкой в это окно из окна «Поиска» значок файла

WINWORD.EXE в открытое окно папки «Автозагрузка».

В результате в разделе «Автозагрузка» появиться команда запуска WORD-а,

которая будет выполняться при запуске WINDOWS.

В WINDOWS 98 это сделать еще проще:

Нажмите кнопку «Пуск», выберите раздел «Поиск Найти» команда «Файлы

и папки».

17

Укажите для поиска имя исполняемого файла текстового

процессора WINWORD.EXE.

Нажмите кнопку «Найти» и разыщите этот файла на диске С: вашего ком-

пьютера.

Перетащите мышкой значок файла из окна поиска на кнопку «Пуск» и раз-

местите в разделе «Автозагрузка» меню «Программы» кнопки «Пуск».

Запуск Word с помощью панели Microsoft Office.

Для запуска редактора необходимо щелкнуть мышкой на кнопке редактора в

панели офиса.

Завершение работы в программе.

Для завершения текущего сеанса работы вам необходимо покинуть MS Word.

Для этого вы можете воспользоваться одним из следующих способов:

Выберите менюФайл | Выход

Выберите Закрыть в системном меню главного окна MS Word

Установите указатель мыши на пиктограмму системного меню в главном

окне MS Word и дважды нажмите кнопку мыши

Нажмите правой кнопкой мыши строку заголовка и выберите Закрыть из

контекстного меню

Нажмите кнопку Закрыть к строке заголовка главного окна

Нажмите Alt+F4 на клавиатуре

Если в каком-либо из открытых окон содержится не сохраненная информация,

MS Word предложит вам указать, как поступить с ней. Для этого на экране поя-

вится окно диалога.

Для продолжения операции выберите одну из опций:

Кнопка Назначение

18

Да Сохраняет документ и выходит из MS Word. Если файлу еще не при-

своено имя, MS Word откроет окно диалога “Сохранение документа”

Нет Осуществляет выход из MS Word без сохранения документа

Отмена Закрывает текущее окно диалога и возвращается в MS Word

Организация интерфейса процессора

После запуска открывается главное окно редактора MS Word. Познакомимся

с его элементами. На рис.1. показано главное окно содержащее пустой доку-

мент. Таким вы увидите главное окно, если запустите MS Word первым из

приведенных способов.

1.Заголовок 2.Строка меню

3.Панели управления

6.Заголовок документа

4.Рабочая область

5.Строка состояния

Рис.1. Окно редактора MS Word.

Главное окно можно разделить на шесть основных областей:

19

1. Строка заголовка

2. Строка меню

3. Панели управления

4. Рабочая область

5. Строка состояния

6. Строка заголовка окна документа.

Строка заголовка помимо собственно заголовка содержит пиктограмму

системного меню и кнопки управления окном:

Свернуть: Сворачивает окно до минимального размера. Двойное нажа-

тие возвращает к нормальному размеру окна

Восстановить: Восстанавливает приложения до его предыдущего раз-

мера на том же самом месте экрана

Развернуть: Восстанавливает приложения до его максимального

размера. Всегда появляется на экране после нажатия кнопки Свернуть

Закрыть: Закрывает документ или окно диалога

Строка меню.

Строка меню содержит команды основного меню. Все команды являются ие-

рархическими. Это означает, что при выборе одной из таких команд на экране

появляется ее ниспадающее меню.

Панели инструментов. Панели инструментов предоставляют в ваше распоряжение удобное сред-

ство для быстрого выполнения команд и процедур. Для работы с панелями ин-

струментов вам необходима мышь или аналогичное устройство позициониро-

вания. Для того чтобы выполнить команду или процедуру, представленную на

панели инструментов соответствующей кнопкой, вам достаточно нажать мы-

шью эту кнопку. Панели инструментов доступны в любой момент, поскольку

они располагаются поверх окон документа.

Под строкой меню располагаются панели инструментов: стандартная и

“Форматирование”. Помимо этих двух панелей MS Word содержит большое

число других панелей, которые могут располагаться в любой части окна.

20

Строка состояния. Строка состояния расположена в нижней части главного окна. В левой

части строки состояния отображается информация о текущем документе:

Эле-

мент

Описание

Стр 64 Номер текущей страницы

Разд 1 Номер текущего раздела. Информация, отображаемая этим элемен-

том имеет смысл только для больших документов, разбитых на раз-

делы

5/34 Количество страниц от начала документа до текущей страницы (5) и

общее число страниц в документе (34)

7,2 см Расстояние по вертикали между курсором и верхним краем страницы.

Появляется, если текст, в котором находится курсор, является види-

мым

Ст 7 Количество строк от начала страницы до курсора. Появляется, если

текст, в котором находится курсор, является видимым

Кол 44 Количество символов от левого поля до курсора, включая пробелы и

символы табуляции. Появляется, если текст, в котором находится

курсор, является видимым

Кроме того, строка состояния содержит индикаторы режима работа, ко-

торые информируют, в каком из режимов вы работаете в настоящий момент.

Черный цвет индикатора соответствует включенному состоянию, серый — вы-

ключенному.

Индика-

тор

Назначение

ЗАП Активен режим записи макрокоманд

ИСПР Активен режим маркировки исправлений. Маркеры исправления

помогают видеть, какие изменения были внесены в документ по

21

сравнению с его последней версией ВДЛ Активна клавиша F8 (Расширить выделение). С помощью этого

средства можно увеличить размер выделенного фрагмента текста.

В этом случае каждое нажатие F8 будет расширять выделение

(символ, слово, предложение и т.д.). Для сужения области выделе-

ния используется Shift+F8, для отмены действия F8 – Esc. ЗАМ Активен режим замены символов. При переходе в режим вставки

индикатор отображается серым цветом. Переключение между ре-

жимами осуществляется с помощью клавиши Insert Включение/выключение режимов осуществляется соответствующими коман-

дами. Кроме того, для переключения конкретного режима вы можете дважды

нажать мышью соответствующий ему индикатор.

Индика-

тор

Назначение

ЗАП Активен режим записи макрокоманд

ИСПР Активен режим маркировки исправлений. Маркеры исправления

помогают видеть, какие изменения были внесены в документ по

сравнению с его последней версией

ВДЛ Активна клавиша F8 (Расширить выделение). С помощью этого

средства можно увеличить размер выделенного фрагмента текста.

В этом случае каждое нажатие F8 будет расширять выделение

(символ, слово, предложение и т.д.). Для сужения области выделе-

ния используется Shift+F8, для отмены действия F8 – Esc.

ЗАМ Активен режим замены символов. При переходе в режим вставки

индикатор отображается серым цветом. Переключение между ре-

жимами осуществляется с помощью клавиши Insert

22

Включение/выключение режимов осуществляется соответствующими

командами. Кроме того, для переключения конкретного режима вы можете

дважды нажать мышью соответствующий ему индикатор. При получении

справки о назначении кнопок панелей управление содержимое строки состоя-

ния заменяется кратким описанием действия, выполняемого кнопкой, для кото-

рой на экране отображается всплывающая подсказка.

Рабочая область. Основной областью является рабочая область MS Word, в которой могут

быть одновременно открыты окна для нескольких документов.

Линейки.

Линейки (горизонтальная и вертикальная) позволяют вам визуально оце-

нить текущее положения курсора в тексте. Однако в MS Word линейки выпол-

няют дополнительные, возможно, более важные функции.

Горизонтальная линейка позволяет визуально изменять:

• Отступы абзацев • Поля на странице • Ширину колонок и столбцов таблиц • Устанавливать с помощью мыши позиции табуляции При перемещении курсора маркеры отступов и позиции табуляции на го-

ризонтальной линейке отражают установки для того абзаца, в котором находит-

ся курсор.

Вертикальная линейка отображается вдоль левого поля страницы.

С ее помощью вы можете быстро регулировать верхние и нижние поля страни-

цы, а также высоту строк в таблице. Вы можете по своему усмотрению отображать линейки на экране или удалить

их, освободив тем самым больше места для документа.

23

Кнопки режимов просмотра. В левой части горизонтальной полосы прокрутки располагаются кнопки

режима просмотра:

Обычный режим — этот режим просмотра принят по умолчанию. Режим

позволяет видеть элементы форматирование текста, но при этом упрощается

разметка страницы, что позволяет быстро вводить, редактировать и просматри-

вать текст.

Режим электронного документа — новая функция редактора Word 97 —

изменяет разметку страницы, упрощая процесс чтения документа. Например,

текст изображается символами большего размера, длина строк устанавливается

равной размеру окна. Вид текста в этом режиме не соответствует тому, как он

будет выглядеть в напечатанном виде. По умолчанию в режиме электронного

документа автоматически открывается область переменного размера — так на-

зываемая схема документа, — в которой изображается структура документа.

Используйте схему документа для быстрого перемещения по документу и оп-

ределения собственного положения в нем.

Режим разметки страницы. Позволяет увидеть документ в том виде, в ко-

тором он будет напечатан, и внести нужные уточнения в текст и форматирова-

ние.

Режим структуры. Позволяет свернуть документ, чтобы увидеть только

основные заголовки или развернуть его, чтобы увидеть весь документ целиком,

что упрощает перемещение и копирование текста, а также изменение структу-

ры больших документов

Остальные элементы главного окна MS Word относятся к стандартным

элементам интерфейса Windows 95.

Использование справочной системы редактора.

24

Подобно большинству наиболее популярных программ, MS Word

содержит развитую справочную систему. Справочная система MS Word анало-

гична большинству приложений, работающих под Windows 95. Освоившись со

справочной системой MS Word, вы сможете без проблем получить нужную ин-

формацию при работе с другими приложениями Windows 95.

Справочная система MS Word построена достаточно гибко. Ниже пере-

числены основные возможности, предоставляемые в ваше распоряжение: • Поиск справочной информации по содержанию и предметному указателю

• Расширенный поиск по произвольному слову или фразе. Различные режимы

такого поиска позволяют оперативно находить требуемую информацию. Ре-

зультатом поиска являются названия разделов справочной системы, содер-

жащие указанные слова или фразы

• Просмотр полученной информации на экране, печать и копировать ее в до-

кумент для создания собственного справочника

• Ввод дополнительной справочной информации в виде комментариев. Это

могут быть результаты вашего личного опыта работы с MS Word или просто

полезные советы

• Получение контекстно-зависимой справки о назначении команд

• Получение ответов на вопросы типа “Что это?” об элементах главного окна

MS Word и большинства окон диалога

• Использование «Помощника» для получения оперативных советов по про-

изводимым в данный момент времени операциям над текстом.

Вход в справочную систему. Для того чтобы войти в справочную систему MS Word, выберите ? | Вы-

зов справки или дважды нажмите кнопку Справка на стандартной панели инст-

рументов. В результате на экране появится главное окно справочной системы.

Нажатие клавиши F1 приведет к открытию окна «Помощника», при условии,

что в момент нажатия не была выделена ни одна из команд или опций.

25

Главное окно справочной системы содержит три вкладки:

“Содержание”, “Предметный указатель” и “Поиск”.

Содержание. Первой вкладкой главного окна справочной системы является “Содержа-

ние”. Эта вкладка реализует наиболее традиционный подход к получению

справочной информации.

Когда вы первый раз попадаете на вкладку “Содержание”, то видите пе-

речень разделов, по которым может быть предоставлена справка. Перед наиме-

нованием каждого раздела отображается пиктограмма. В начальный момент все

разделы закрыты, чему соответствует пиктограмма с закрытой книгой.

Для того чтобы открыть какой-либо из разделов, установите на него све-

товой указатель и нажмите клавишу Enter. В качестве альтернативного способа

вы можете дважды нажать мышью пиктограмму, соответствующую требуемо-

му разделу. В результате вид пиктограммы изменится на открытую книгу. По-

вторное нажатие Enter при условии, что текущий раздел открыт, или двойное

нажатие пиктограммы с открытой книгой закрывают раздел.

Открытый раздел может содержать внутри себя подразделы и темы. Теме

соответствует пиктограмма со знаком вопроса. Для вывода на экран содержи-

мого определенной темы дважды нажмите соответствующую ей пиктограмму

или установите на нее световой указатель и нажмите клавишу Enter.

Для открытия и закрытия разделов, а также для просмотра конкретных

тем может быть использована левая кнопка, расположенная в нижней части

вкладки.

Предметный указатель.

Для поиска справки по предметному указателю перейдите в главном окне спра-

вочной системы на вкладку “Предметный указатель”.

На этой вкладке вы видите поле ввода и окно просмотра. В окне про-

смотра находится список ключевых слов, упорядоченный по алфавиту. Для то-

го чтобы найти нужную справочную информацию, вы должны ввести в поле

ввода ключевое слово.

26

По мере ввода ключевого слова в окне просмотра появляются разделы,

первые буквы названий которых совпадают с уже введенными. Например, при

вводе ф в окне просмотра появятся слова, начинающиеся с буквы “ф”. Добав-

ление второй и третий букв сужает поле поиска. Введя фор, в окне просмотра

будет отображаться начальные слова списка, начинающиеся с “фор”. Вы може-

те пролистать список в окне просмотра с помощью полосы прокрутки, выде-

лить нужный раздел, а затем нажать кнопку Вывести. На экране появится спи-

сок найденных тем или текст справки.

Поиск

Возможности справочной системы Word для Windows позволяют нахо-

дить справку по термину или фразе. При этом формируется база данных, со-

держащая вхождения термина во все Help-файлы. Это расширяет возможности

получения справочной информации. Например, при поиске информации по

слову “данные” с помощью вкладки “Предметный указатель” вы получите со-

общение об отсутствии справочной информации, а при поиске по набору слов

вы получите список разделов, в которых встречается слово “данные”.

Для того чтобы приступить к поиску по термину или фразе, перейдите на

вкладку “Поиск”. Если вы сделали это в первый раз, вам будет предложено

осуществить настройку поиска с помощью окна диалога.

После создания базы данных, содержащей термины и фразы, на экране

появится вкладка “Поиск”.

Поиск будет осуществляться по одному или нескольким словам, введен-

ным в верхнем поле ввода. Чтобы выполнить поиск сразу нескольких слов,

введите их в верхнее поле через запятую.

Слово для поиска можно выбрать из перечня слов во втором поле ввода.

Укажите на него, и оно появится в верхнем поле ввода.

Если слово содержит дефис, наличие дефиса является обязательным.

Параметры поиска.

27

Кнопка Параметры позволяет вам задать дополнительные параметры

поиска и тем самым сузить (или, наоборот, расширить) список разделов, поме-

щаемых в окно просмотра.

Для установки параметров поиска нажмите кнопку Параметры на вкладке

“Поиск” в окне диалога справочной системы. В результате откроется окно диа-

лога “Параметры поиска”.

В поле “Отображать слова” указывается один из режимов поиска слов: • Начинающиеся с введенных символов

• Содержащие введенные символы

• Оканчивающиеся введенными символами

• В точности соответствующие введенным символам

• Имеющие тот же корень

Получение быстрой справки по элементам окна редактора. Если вы хотите быстро получить справку по элементу окна редактора восполь-

зуйтесь командой «Что это такое» из меню «Справка» или нажмите комбина-

цию клавиш Shift+F1. В результате указатель мышки измениться, к нему при-

бавиться знак вопроса. Если таким указателем щелкнуть на элементе окна то на

экран будет выведена краткая подсказка о выполняемых этим элементом функ-

циях.

Кроме того очень удобны краткие подсказки о действиях выполняемых той или

иной кнопкой на панели инструментов, если на ней задержать указатель мышки

на несколько секунд.

Шаблон «Обычный» Шаблон - это совокупность настроек элементов окна документа. Шаблон

«Обычный» является универсальным шаблоном, используемым для создания

разных типов документов. При запуске программы Word или нажатии кнопки

Создать, создается новый пустой документ, основанный на шаблоне «Обыч-

28

ный». Этот шаблон можно редактировать, чтобы изменить

стандартное форматирование или содержимое документа.

Шаблон «Обычный» также служит для хранения наиболее часто используемых

элементов списка автотекста, макросов, панелей инструментов, настраиваемых

меню и сочетаний клавиш. Настроенные пользователем элементы, хранимые в

шаблоне «Обычный», доступны в любом документе.

Шаблон «Обычный» следует хранить в папке «Шаблоны» или каталоге личных

шаблонов или шаблонов рабочей группы, указанном на вкладке Расположение

(меню Сервис, команда Параметры). Если программа Word не может найти

шаблон «Обычный» в любом из этих мест, она создает новый шаблон «Обыч-

ный» со стандартными параметрами форматов документа Word и стандартными

меню, панелями инструментов и сочетаниями клавиш.

Создание документов

Использование шаблонов и мастеров позволяет экономить

время при создании стандартных документов. Например, мас-

тер записок поможет создать грамотно оформленную служеб-

ную записку, а мастер письма создать современное письмо.

Часть шаблонов и мастеров устанавливается при выполнении

типичной установки, другая часть — только при выборочной

установке; некоторые шаблоны поставляются на компакт-

дисках с Office 97.

Вот неполный перечень документов, которые могут быть соз-

даны с помощью шаблонов и мастеров: юридические докумен-

ты, служебные записки, письма, факсимильные сообщения,

отчеты, диссертации, справочники, бюллетени, руководства,

29

брошюры, календари, Web- страницы, расписания,

повестки дня, резюме, заказы и счета-фактуры.

Убедившись, что требуемый мастер или шаблон установлен,

выбрать команду Создать в меню Файл, перейти на вкладку,

соответствующую требуемому типу документа, и дважды щелк-

нуть необходимый шаблон или мастер.

Создание письма

Мастер писем Word позволит написать письмо быстро и лег-

ко. Мастер предоставляет часто используемые элементы

письма например, приветствия и заключительные слова ко-

торые можно выбрать из списка. Кроме того, в мастере

письмо можно структурировать с помощью имеющихся стилей.

Чтобы создать письмо с помощью мастера писем, выбрать команду Создать в меню Файл, а затем — значок Мас-тер писем на вкладке Письма и факсы.

Следовать указаниям мастера писем. Чтобы пропустить шаг или перейти к особой панели, выбрать соответствую-щую вкладку.

Создание служебных записок

Мастер записок помогает быстро создавать списки рассылки,

форматировать служебные записки и автоматически добавлять

заголовки и другие часто используемые элементы, например

дату, тему и инициалы машинистки.

Мастер также позволяет рассылать записки по электронной

почте или факсу. Последнее возможно только при наличии в

30

компьютере электронной почты или средства для

отправления факсимильных сообщений.

Выбрать команду Создать в меню Файл. Выбрать вкладку Записки. Дважды щелкнуть значок Мастер записок. Следовать указаниям мастера.

Примечание. Для быстрого создания записок можно также

использовать любой из шаблонов записок.

Для получения сведений о любом параметре нажать кнопку с

вопросительным знаком , а затем щелкнуть этот параметр.

Создание и отправка факсимильных сообщений Мастер факсов облегчает создание титульных страниц факсов

и отправление электронных факсов. Он обеспечивает посылку

по факсу текущего активного документа, активного докумен-

та и печать титульного листа.

Перед использованием мастера факсов убедиться, что компь-

ютер поддерживает возможность отправления факсов.

Выбрать команду Создать в меню Файл. Выбрать вкладку Письма и факсы. Дважды щелкнуть значок Мастер факсов. Следовать указаниям мастера.

Примечание. Если значок мастера факсов не появляется в

диалоговом окне Создание документа, следует установить

мастер, запустив еще раз программу установки.

Создание резюме Мастер резюме помогает организовать сведения об образовании, навыках и

опыте работы, необходимые для написания резюме для нужного вида работы.

Он предоставляет несколько встроенных заголовков, которые могут быть рас-

31

положены в произвольном порядке, а также позволяет вставлять

дополнительные заголовки. Кроме того, существует возможность создания ти-

тульного письма и посылки резюме по электронной почте или факсу. Послед-

нее возможно только при наличии в компьютере электронной почты или сред-

ства для отправления факсимильных сообщений.

Выбрать команду Создать в меню Файл. Выбрать вкладку Другие документы. Дважды щелкнуть значок Мастер резюме. Следовать указаниям мастера.

Примечания Для создания резюме можно также использовать шаблоны резюме.

Если значок мастера резюме не появляется в диалоговом окне Создание

документа, следует установить мастер, запустив еще раз программу установки

Настройка шаблона

Для настройки шаблона открыть его как документ. Для этого выбрать команду

Создать в меню Файл.

Вставить название и адрес предприятия, заменив соответствующий текст.

Выбрать команду Сохранить как в меню Файл. Из списка Тип файла в нижней части появившегося диалогового окна выбрать «Шаблон документа». Сохранить файл под тем же или другим именем.

ЧТОБЫ СОЗДАТЬ ДОКУМЕНТ с помощью только что сохраненного шаблона,

выберать команду Создать в меню Файл и открыть этот шаблон как документ

— сведения о предприятии будут располагаться в новом документе там, где их

поместили.

ЧТОБЫ ИЗМЕНИТЬ ВЕРХНИЙ КОЛОНТИТУЛ (для многостраничных пи-

сем), выбрать команду Колонтитулы в меню Вид. Верхний колонтитул ото-

32

бражается, начиная со второй страницы. Изменить текст

колонтитула и нажать кнопку Закрыть на панели инструментов «Колонтиту-

лы».

Создание таблиц В пункте меню ТАБЛИЦА выбрать строку ДОБАВИТЬ ТАБЛИЦУ, затем в появившемся

диалоговом окне указать нужное количество строк и столбцов.

Для изменения ширины столбцов и высоты строк следует перетащить линии,

разделяющие ячейки таблицы. Для автоматической установки высоты строк и

ширины ячеек выбрать в меню ТАБЛИЦА строку ВЫСОТА И ШИРИНА

ЯЧЕЙКИ, где задать в сантиметров параметры.

Для изменения таблицы необходимо активизировать пиктограмму ТАБЛИЦЫ

И ГРАНИЦЫ, расположенную на панели стандартной.

С помощью кнопок данной панели можно производить следую-

щие действия:

33

Ластик

Разбить ячейки

Тип линии

♦ Выровнять по верхнему краю

♦ Центрировать по вертика-ли

♦ Выровнять по нижнему краю

♦ Выровнять высоту строк ♦ Выровнять ширину столб-

цов ♦ Автоформат таблицы ♦ Толщина линии ♦ Сортировка по возраста-

нию ♦ Сортировка по убыванию ♦ Автосумма

Объединить ячей-

Цвет заливки

Внешние границы

Нарисовать таблицу

Для добавления строки в таблицу необходимо:

♦ Установить курсор в последнюю ячейку таблицы и нажать клавишу TAB

♦ ( новая строка будет под той, в которой курсор);

♦ Выбрать в меню ТАБЛИЦА строку ДОБАВИТЬ СТРОКУ ( новая строка

ПОЯВИТСЯ над той, в которой курсор).

Для объединения или разбиения ячеек в таблице необходимо выделить ячейки

и в меню ТАБЛИЦА выбрать соответственно строки РАЗБИТЬ ЯЧЕЙКИ или

ОБЪЕДИНИТЬ ЯЧЕЙКИ.

34

ВЫЧИСЛЕНИЯ В ТАБЛИЦАХ

Для выполнения вычислений в таблице по формулам необходимо обозначить

строки арабскими цифрами, а столбцы латинскими буквами, затем в меню

ТАБЛИЦА выбрать строку ФОРМУЛА, и в появившемся диалоговом окне на-

брать формулу, согласно обозначений ячеек. При этом в формуле можно ис-

пользовать разные функции, выбор которых представлен в списке в соответст-

вующем поле.

∑ С помощью кнопки можно просуммировать содержимое ячеек по

строкам и столбцам.

Для оформления простой таблицы можно использовать меню ТАБЛИЦА-

АВТОФОРМАТ. В этом режиме будет создана таблица следующего вида.

Январь Февраль Март апрель

Север 7 7 5 19

Запад 6 4 7 17

Юг 8 7 9 24

Итого 21 18 21 60

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ПО ТАБЛИЦЕ

TAB на ячейку вправо

SHIFT + TAB на ячейку влево

ALT + END в последнюю ячейку строки

ALT + Pg Up на верхнюю ячейку столбца

35

ALT + Pg Down на нижнюю ячейку столбца

Пример оформления таблицы

Содержимое столбцов и ячеек вы-ровнено по вертикали

ИТОГО

Начислено Ф.И.О.

сдельно над-

бавка ночные

Итого Удержано К вы-

даче

Иванов П.В. 700 150 50 900 125 775

Петров А.С. 800 200 25 1025 100 925

ИТОГО 1500 350 75 1925 225 1700

Результат вы-числен с помо-щью меню Таблица - Фор-мула

Границы таблицы и за-ливка ячеек выполнены с помощью панели ТАБЛИЦЫ И ГРАНИЦЫ

Содержимое столбцов просуммиро-вано с помощью кнопки ∑

Для ориентации и выравнивания содержимого таблицы можно использовать

команду НАПРАВЛЕНИЕ ТЕКСТА в меню ФОРМАТ ,например

РАБОТА С АССИСТЕНТОМ СЛИЯНИЯ

Создание основного текста письма ♦ Выбрать команду меню СЕРВИС – СЛИЯНИЕ ♦ На экране появится окно АССИСТЕНТ СЛИЯНИЯ,показанное на

рисунке.

36

в окно надо нажать кнопку СОЗДАТЬ под заголовком Основ-

ной документ. Выбрать из открывшегося списка строку Доку-

менты на бланке .

После этого появится диалоговое окно, в котором Word

спрашивает, использовать ли активное (существующее) окно

для создания формы основного документа или создать новое.

Нажать кнопку Создать основной документ).

После создания нового чистого документа автоматически

попадаем снова в окно АССИСТЕНТ СЛИЯНИЯ.

Нажать кнопку Правка, появившуюся рядом с кнопкой Соз-дать. Ввести основное содержание письма, но оставить пустые аб-

зацы или пропуски в тех местах, где будут стоять имена, фамилии, адреса – все то, что будет

подстанавливаться. При этом на экране появится панель ин-струментов.

Сохранить введенный текст на диске в файле под названием KATALOG.D

Создание и редактирование источника данных Можно создать новый источник данных для подстановки или

использовать уже существующую базу данных. В нашем приме-

ре мы создадим новый источник с полями:

37

Пол Имя Фамилия Организация Улица Индекс Город Для каждого клиента будем хранить информацию, указанную

в этих полях. При большом количестве клиентов это, конеч-

но, довольно продолжительный процесс, однако мы сделаем

это только один раз, а использовать сможем столько,

сколько потребуется.

Создание источника данных

Для создания источника данных необходимо сначала создать

его структуру, или, проще говоря, указать набор полей

(пол, имя, фамилия и т. д.), необходимых для хранения

информации по каждому клиенту.

Нажать эту кнопку для того , чтобы создать источник

данных. В появившемся окне нажать кнопку Получить

данные и затем в открывшемся списке выбрать строку Соз-

дать источник данных.

Появится окно Создание источника

данных.

В этом окне слева будет виден

список уже готовых полей, которые

можно скорректировать в соответ-

ствии с потребностями. Можно

38

добавлять и удалять поля из списка,формируя таким

образом необходимую структуру источника данных.

Итак, нам надо добавить поля: Пол И удалить: Обращение Должность Адрес2 Область Страна Дом. Телефон Раб. Телефон Поле Адрес 1 будем использовать для хранения названия

улицы и номера дома.

Удаление поля

Для того, чтобы удалить поле из списка, выполните следую-

щие шаги:

Выделить поле в списке. Нажать кнопку Удалить поле.

Название последнего удаленного поля переносится в поле

диалога с названием Поле, и можно, нажав кнопку Добавить

поле, вернуть удаленное название назад в список.

Вставка поля

Для того, чтобы вставить поле, выполнить следующие шаги: Ввести название поля. Окно Создание источника данных со-

держит поле ввода (это поле диалога) под названием Поле.

Здесь надо ввести название нового поля источника данных,

например, пол. Нажать кнопку Добавить поле.

39

Примечание. Имя поля не должно быть длиннее 40 символов и

должно начинаться с буквы. В имени можно использовать бу-

квы, цифры и знаки подчеркивания «_». Пробелы в имени по-

ля не допускаются.

После того как добавлены нужные поля и удалены ненуж-

ные, нажать кнопку ОК. На экране появится окно Сохранить

источник данных, с помощью которого надо сохранить источ-

ник данных.

Редактирование источника данных

После сохранения источника данных Word выведет сообщение

о том, что источник данных не содержит самих данных, и

спросит , не хотите ли вы ввести их сейчас. В этом случае

нажать кнопку

Правка источни-

ка данных. Та-

кую же по на-

значению кнопку

можно найти на

панели инстру-

ментов.

Появится диало-

говое окно для

ввода информации о клиентах.

В этом окне слева расположен перечень названий полей, чуть правее – поле для ввода информации. Используя мышь или клавиши Tab и Shift + Tab для передвижения по полям, ввести информацию о первом клиенте. После ввода информации об одном клиенте, нажать кнопку

Добавить и ввести информацию о следующем клиенте.

40

При вводе информации можно представить источник информа-

ции в виде таблицы в текстовом редакторе Word. Для этого

нажать кнопку Источник.

Далее можно вводить информацию, используя клавиши для ра-

боты с таблицами. После ввода информации надо сохранить

источник информации на диск.

Поиск в источнике данных

При обнаружении в источнике данных ошибочной информации

о каком – либо клиенте, можно найти информацию о нем для

последующего исправления, нажав кнопку Поиск записи на

панели инструментов.

На экране появится окно Поиск в полях. Здесь можно в поле

Найти указать искомый текст, а в поле В поле– задать, в

каком поле искать.

Вставка полей слияния

После создания основного текста письма и структуры источ-

ника данных, надо вставить поля источника данных или по-

ля слияния в текст письма, для этого выполните следующие

шаги:

В диалоговом окне Ассистент слияния, включить режим ре-

дактирования основного текста письма.

Включить отображение маркеров конца абзаца

Установить текстовый курсор в том месте письма, где не-

обходимо расположить индекс получателя.

Нажать кнопку Добавить Поле слияния и выбрать из списка

поле Индекс

41

Вставить запятую после Индекс в тексте письма.

Нажать кнопку Поле слияния, и выбрать из списка поле Го-

род

Установить текстовый курсор на следующую строку.

Нажать кнопку Поле слияния и затем выбрать из списка поле

Адрес 1

Последовательно вставить поле Организация , Имя и Фами-

лия.

Вставка условий в текст письма При тиражировании текста письма требуется обращаться к

клиенту в зависимости от его пола: Господин или Госпожа.

Для этого в текст вставляем условие: IF....THEH....ELSE

Для этого:

• Установить текстовый курсор в начало строки, где будет

находиться обращение к клиенту;

• Нажать кнопку ДОБАВИТЬ ПОЛЕ WORD ,затем выбрать из спи-

ска строку

IF....THEH....ELSE, появится диалоговое окно

• С помощью кнопки списка выбрать ПОЛ в окне Поле;

• в окне ОПЕРАТОР из списка выбрать РАВНО;

42

• В поле СРАВНИТЬ С ЧЕМ ввести МУЖСКОЙ;

• В поле ВСТАВИТЬ ТЕКСТ ввести Уважаемый господин;

• В поле ИНАЧЕ ВСТАВИТЬ ТЕКСТ ввести Уважаемая госпожа;

• Закончить диалог с помощью кнопки ОК

Вставить из ПОЛЕ СЛИЯНИЯ текст ФАМИЛИЯ

С помощью кнопки (поиск ошибок) можно проверить результат слияния основного текста и источника данных.

СПИСОК ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Эдвард Джонс и Дерек Саттон « Библия пользователя Microsoft Office

Professional для Windows - 95» Диалектика, Киев, 1996

К. Стинсон «Эффективная работа в Windows - 95» Питер», Санкт- Петербург,

1997

А. Нейбауэр «Word 7.0 для занятых». «Питер», Санкт -Петербург, 1997