Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 1

i) LATAR BELAKANG MPAG

Majlis Daerah Alor Gajah telah disusun semula mengikut Akta Kerajaan

Tempatan, 1976 (Akta 171) mulai daripada 1 Julai 1978 dan telah dinaiktaraf

kepada Majlis Perbandaran Alor Gajah pada 1 Mei, 2003.

Dengan penyusunan semula ini, kawasan operasi Majlis Perbandaran Alor Gajah

meliputi seluruh kawasan daerah Alor Gajah seluas 673.4 km persegi. Mengikut

Data Asas Melaka 2014 anggaran penduduk dalam kawasan Majlis berjumlah

173,407 orang yang juga merupakan pelanggan kepada Majlis Perbandaran Alor

Gajah.

Sebagai sebuah Pihak Berkuasa Tempatan, Majlis Perbandaran Alor Gajah

bertanggungjawab untuk menyediakan perkhidmatan perbandaran serta

membangunkan kemudahan infrastruktur dan sosial bagi penduduk Alor Gajah

dengan memaksimumkan segala usaha untuk membangunkan daerah bagi

mencapai kemajuan dan kemakmuran.

1. PENGENALAN

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 2

1. VISI, MISI DAN OBJEKTIF

Bagi memastikan Majlis Perbandaran Alor Gajah memberi perkhidmatan

perbandaran yang terbaik kepada warganya dan membangun selaras

dengan pengisytiharan Melaka sebagai Negeri Maju, Majlis Perbandaran

Alor Gajah telah menetapkan visi, misi dan objektif seperti berikut:-

a) Visi

“Menjadikan Perbandaran Alor Gajah Terunggul Menjelang 2015”

b) Misi

“Meningkatkan Tahap Kemampanan Kualiti Hidup Melalui

Perkhidmatan Dan Pengurusan Perbandaran Yang Inovatif Dan

Responsif”

c) Objektif Strategik

i) Memperkasakan tadbir urus bagi mempertingkatkan

kecemerlangan organisasi.

ii) Memperkukuhkan kapasiti dan keupayaan organisasi bagi

meningkatkan kecekapan dan keberkesanan pengurusan.

iii) Memantapkan pengurusan perbandaran bagi meningkatkan

kualiti hidup masyarakat.

iv) Memantapkan kolaborasi strategik bagi mempertingkatkan

kualiti perkhidmatan.

d) Slogan”ALOR GAJAH DINAMIK-PROGRESIF-HOLISTIK”

2. PERJAWATAN

MPAG mempunyai seramai 337 pegawai dan kakitangan yang

terbahagi kepada empat (4) unit dan dua belas (12) jabatan seperti

di Rajah 1.

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 3

Rajah 1- CARTA ORGANISASI MAJLIS PERBANDARAN ALOR GAJAH

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 4

3. PIAGAM PELANGGANBagi memperkasakan lagi sistem penyampaian perkhidmatan,

piagam pelanggan Majlis Perbandaran Alor Gajah telah dibentuk

berteraskan perkhidmatan terbaik kepada pelanggan-pelanggannya

seperti di Rajah 2.

Rajah 2 - PIAGAM PELANGGAN MAJLIS PERBANDARAN ALOR GAJAH

Bil Piagam Pelanggan Tempoh

1. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan tambahan danubah suai rumah teres

14 hari

2. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan tambahankediaman dan bukan kediaman

14 hari

3. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan bangunansesebuah

14 hari

4. Memproses dan membuat keputusan permohonan pelan bangunanperumahan / bangunan selain kediaman melalui Mesyuarat JawatankuasaSetempat (OSC)

37 hari

5. Memproses dan membuat keputusan pelan bangunan industri / bengkel 37 hari

6. Memproses dan membuat keputusan permohonan Permit SementaraBangunan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)

14 hari

7. Memberi ulasan permohonan perancangan pembangunan sepertipermohonan tanah kerajaan, permohonan rumah sesebuah, pecahsempadan dan pecah bahagian

14 hari

8. Memproses dan membuat ulasan permohonan Kebenaran Merancang diperingkat J/K Pusat Setempat

14 hari

9. Memproses dan memberi ulasan permohonan Kebenaran Merancang dibawah subseksyen 124A dan 204D, Kanun Tanah Negara melaluiMesyuarat Jawatankuasa Pusat Setempat (OSC)

57 hari

10. Memberi perkhidmatan pengeluaran bil cukai taksiran 2 kali setahun(15 Jan &15 Julai

setiap tahun)11. Memproses permohonan pindah milik pegangan berkadar 14 hari

12. Pengeluaran surat tawaran sewa selepas keputusan temuduga gerai 30 hari

13. Memproses dan membuat keputusan permohonan lesen premisperniagaan

14 hari

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 5

Bil Piagam Pelanggan Tempoh

14. Memproses dan membuat keputusan permohonan lesen premisperniagaan tidak berisiko

15 minit

15. Memproses dan membuat keputusan permohonan kelulusan pelankejuruteraan melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)

57 hari

16. Memproses dan membuat keputusan permohonan kelulusan pelanlandskap melalui Mesyuarat Jawatankuasa Setempat (OSC)

57 hari

17. Memproses bayaran 10 hari

18. Memberi maklumbalas aduan awam 7 hari

19. Pemotongan rumput dibawah seliaan MPAG 2 kali sebulan

Piagam Pelanggan dipamerkan di Lobi MPAG

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 6

4. PENGENALAN JABATAN TEKNOLOGI MAKLUMAT

Jabatan Teknologi Maklumat diketuai oleh Pengarah Teknologi

Maklumat dan dianggotai seramai lapan (8) orang kakitangan yang

terbahagi kepada dua (2) bahagian:-

Bahagian Sistem Aplikasi dan Multimedia

Bahagian Rangkaian dan Keselamatan ICT

Jabatan ini bertanggungjawab untuk merancang Pelan Strategik

Pembangunan ICT MPAG dan daerah Alor Gajah bagi setiap tempoh

lima (5) tahun, membangun dan menyelenggara sistem-sistem

berkomputer dan rangkaian bagi keseluruhan MPAG supaya sentiasa

boleh digunakan.

Pembangunan sistem-sistem berkomputer dilaksanakan secara

berperingkat mengikut keperluan dan peredaran semasa serta

digalakkan dibangunkan secara dalaman. Selain itu, Jabatan Teknologi

Maklumat juga menyediakan perkhidmatan infrastruktur teknologi

maklumat yang sesuai, mencukupi dan terkini bagi menyokong operasi-

operasi di peringkat pengurusan MPAG.

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 7

ii) PENGENALAN MENGENAI INOVASIInovasi yang dihasilkan adalah Sistem Permohonan Papan Iklan Online (e-Iklan).

Sistem ini dibangunkan pada November 2014 dan akan digunakan oleh Jabatan

Pelesenan bagi permohonan kelulusan papan iklan.

Tarikh Mula Dilaksanakan:-Sistem ini digunakan sepenuhnya mulai 1 Mac 2015.

Objektif Dilaksanakan:-Objektif pembangunan sistem ini adalah untuk memudahkan proses

permohonan papan iklan yang sebelum ini dibuat secara manual menggunakan

borang. Dengan ini ia akan dapat menjimatkan masa oleh permohon kerana

tidak perlu datang ke MPAG berulang kali. Selain itu, permohonan juga boleh

dilakukan dimana sahaja yang mempunyai rangkaian internet.

Ciri-ciri Inovasi:-Sistem Permohonan Papan Iklan Online (e-Iklan) membantu MPAG membuat

kawalan dan pemantauan terhadap papan-papan iklan yang dimohon

mempunyai kelulusan serta mengikut tempoh masa yang ditetapkan. Sistem e-

Iklan juga dapat memudahkan perniaga untuk mempromosikan produk mereka

dengan hanya membuat permohonan secara atas talian berbanding sebelum ini

perniaga perlu mengisi borang di kaunter MPAG.

Kelebihan dan keistimewaan Sistem e-Iklan adalah seperti berikut:-

Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara inhouse

Maklumat peribadi pemohon yang diisi sekali sahaja bagi tujuan

permohonan kelulusan iklan pada masa akan datang.

Borang permohonan atas talian.

Senarai semak permohonan.

Sistem akan menjana pelbagai laporan untuk kegunaan pemantauan.

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 8

Permohonan lesen iklan dilaksanakan oleh Jabatan Pelesenan dimana pemohon perlu

membuat permohonan di MPAG dengan mengisi borang secara manual di Kaunter

Pelesenan. Disamping itu juga, Jabatan Pelesenan sentiasa berhadapan dengan

permasalahan dalam melaksanakan lesen iklan secara manual.

Antara permasalahan yang dihadapi sebelum sistem ini digunakan adalah:-

1. Papan iklan dipaparkan melebihi tempoh yang dibenarkan.

2. Papan iklan yang tiada kelulusan dari pihak MPAG.

3. Pemantauan yang tidak sistematik.

4. Pertindihan papan iklan dilokasi yang sama.

Kelebihan di dalam Sistem e-Iklan

Maklumat kekosongan tanpa pergi ke lokasi.

Maklumat papan iklan yang tempoh tamat kurang dari 7 hari.

Hanya perlu mengisi sekali sahaja maklumat permohon.

Dilengkapi dengan Sistem Pesanan Ringkas (SMS) yang dihantar kepada

pemohon selepas mendapat kelulusan.

Menu penambahan lokasi bagi kerangka.

Penetapan Kadar bayaran.

2. SEBELUM DAN SELEPAS

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 9

3.1 KREATIVITI

Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara in-house di mana ia adalah hasil

kreativiti dan usahasama anggota Jabatan Pelesenan dan Teknologi Maklumat

serta dibangunkan berdasarkan proses permohonan iklan secara manual yang

dilakukan sebelum ini.

Banyak kemudahan yang terdapat di dalam Sistem e-Iklan yang dapat

membantu Jabatan Pelesenan bagi membuat proses permohonan papan iklan.

Dengan adanya sistem ini, proses permohonan akan lebih tersusun dan

sistematik supaya kelulusan akan dapat dikeluarkan dalam tempoh masa yang

singkat. Selain itu, pelaporan juga dapat dikeluarkan secara automatik dan

menjimatkan masa berbanding sebelum ini secara manual.

Antaramuka Grafik dan kelebihan yang terdapat dalam Sistem e-Iklan ialah :-

Mempunyai ciri-ciri keselamatan dengan mempunyai log masuk dan log

keluar

3. KRITERIA PENILAIAN

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 10

Senarai Menu yang user-friendly.

Paparan Kerangka

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 11

Borang Butiran Pengguna

Paparan Permohonan Papan Iklan

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 12

Semakan pemohonan

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 13

Paparan penambahan bandar, pekan dan lokasi

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 14

Paparan kemaskini ukuran

Paparan kemaskini kadar

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 15

Paparan kerangka yang telah disewa

Paparan kerangka yang telah disewa tempoh tamat kurang 7 hari

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 16

Paparan laporan kelulusan permohonan

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 17

3.2 TAHAP PELAKSANAAN

Sistem e-Iklan ini mula dibangunkan pada November 2014 dan akan digunakan

sepenuhnya pada Mac 2015.

.

3.3 REPLICABILITY

Sistem e-Iklan boleh terus dilaksanakan dan berpotensi untuk diperluaskan

kepada semua Pihak Berkuasa Tempatan kerana berfungsi untuk memantau

papan iklan yang di mohon supaya sentiasa mematuhi tempoh masa yang

ditetapkan serta mendapat kelulusan adalah sama di mana-mana Pihak

Berkuasa Tempatan.

Sistem e-Iklan adalah satu aplikasi web yang boleh beroperasi dengan baik

menggunakan Google Chrome dan Mozilla Firefox dan boleh diakses secara

intranet dan online. Perisian Sumber terbuka yang digunakan bagi pembangunan

Sistem e-Iklan adalah :-

Bahasa Pengaturcaraan : Hypertext Preprocessor (PHP)

Pangkalan data : Ms SQL Server 2008

PhpMyAdmin digunakan bagi menguruskan pangkalan dataMySQL

Pengubahsuaian boleh dibuat sendiri oleh Pihak Berkuasa Tempatan yang

mempunyai pengetahuan dalam pembangunan sistem aplikasi dan tidak

melibatkan kos.

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 18

3.4 EFISIEN (KECEKAPAN)

a) PENJIMATAN MASA

Inovasi ini telah menjimatkan masa bagi penyediaan laporan kelulusan

bagi setiap permohonan.

Anggaran masa bagi menyediakan laporan kelulusan permohonan secara

manual ialah 20minit.

Anggaran masa bagi menyediakan laporan kelulusan permohonan Melalui

sistem e-iklan ialah 1minit.

Jumlah penjimatan masa = 20 minit - 1 minit= 19 minit (untuk 1 permohonan)

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 19

b) PENJIMATAN KOS

Dengan pelaksanaan inovasi ini Majlis telah dapat menjimatkan kos

dari segi pembelian sistem aplikasi.

Penjimatan Pembelian Sistem Aplikasi:-

Anggaran Sistem e-Iklan = RM 30,000.00

Emolumen bagi 1 orang Penolong Pegawai Teknologi Maklumat

= 96 (Hari Bekerja) x 8 (Jam Bekerja)

= 768 Jam

= RM 11.51 (1 Jam) x 384 (tempoh pembangunan

e-Iklan)

= RM 8,839.68

Jumlah Penjimatan Pembelian Sistem Aplikasi = RM 21,160.32

Disamping memberi penjimatan kepada Majlis, sistem ini juga memberi

penjimatan kepada kos permohonan pemohon. Pemohon tidak perlu

berulang alik ke pejabat dan tidak perlu ke lapangan untuk mencari lokasi

yang bersesuaian untuk pemasangan iklan.

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 20

c) TINGKATKAN PRODUKTIVITI

Dibangunkan secara dalaman menggunakan perisian PHP dan pangkalan

data MySQL di mana ia boleh dimuat turun secara percuma tanpa

melibatkan kos perisian.

Pengiraan bagi jumlah bayaran yang perlu dibayar oleh pemohon secara

automatik.

Pengesahan bagi kelulusan akan dihantar melalui sistem pesanan ringkas

(SMS) kepada pemohon.

Surat kelulusan akan dikeluarkan secara automatik.

Tiada penindihan permohonan pada lokasi yang sama

Mengalakkan lagi peniaga membuat permohonan kerana boleh membuat

permohonan dimana sahaja.

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 21

d) MUDAH DIGUNAKAN (USER-FRIENDLY)

Sistem e-Iklan adalah satu aplikasi web yang boleh beroperasi dengan baik

menggunakan Google Chrome dan Mozilla Firefox dan ia boleh diakses

secara intranet dan online.

Antaramuka grafik yang mesra pengguna dan mudah digunakan.

Penggunaan menu yang senang difahami oleh pengguna. Selain itu menu

juga disusun dengan kemas dan teratur dengan tujuan pengguna dapat

mnggunakan tanpa bantuan user manual.

Capaian data yang cepat, tepat dan semasa

Paparan dan pengiraan masa adalah cepat dan tepat. Ini dapat

mengurangkan kesalah pengiraan sekiranya dilakukan secara manual.

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 22

Capaian data yang cepat, tepat dan semasa

Mendapat maklumat harga dan lokasi kekosongan kerangka tanpa perlu

ke lokasi sebenar. Ini menjimatkan masa pemohon untuk

mendapatkan maklumat.

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 23

3.5 SIGNIFIKAN

Pengenalan inovasi ini telah memberi impak dan faedah kepada

organisasi seperti berikut :-

a. Memudahkan pengguna untuk membuat permohonan dan proses

permohonan yang lebih sistematik tanpa melibatkan proses manual oleh

Jabatan Pelesenan.

b. Pemantauan yang konsisten dan berkesan melalui Sistem e-Iklan.

c. Pelaporan lengkap dan disediakan dalam tempoh yang ditetapkan secara

sistematik

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 24

3.6 KOMITMEN

i) Kewangan

Bagi menggalakan pemikiran dan penghasilan produk / perkhidmatan

yang berinovatif bagi pegawai dan kakitangan, pihak Majlis telah

memperuntukkan perbelanjaan sebanyak RM50,000.00 bagi tujuan

melaksanakan program-program berkaitan inovasi.

ii) Pengurusan Sumber Manusia

Pihak Majlis sentiasa memastikan setiap anggota Majlis mempunyai

kemahiran dan pengetahuan yang tinggi bagi memberikan perkhidmatan

yang berkualiti dan berinovasi dalam meningkatkan imej Majlis di mata

masyarakat. Kursus, taklimat dan bengkel berkaitan inovasi yang telah

dihadiri oleh pegawai-pegawai Majlis Perbandaran Alor Gajah pada tahun

2014 adalah seperti berikut:-

Kursus Pelaksanaan 5S Hijau bersama SIRIM Kursus Juruaudit Dalaman 5S bersama MPC

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 25

Bil. Kursus/Bengkel/Taklimat Tarikh

1. Kursus Pengenalan Pelaksanaan KIK bersama

Majlis Perbandaran Kuantan

10 Mac 2014

2. Bengkel Kajian Semula Pelan Strategik 2010-2015 7-8 Mac 2014

3. Kursus Pelaksanaan 5S Hijau bersama SIRIM 12 Mac 2014

4. Kursus Juruaudit Dalaman 5S bersama MPC 14 Mac 2014

5. Kursus Pemantapan Audit Dalaman Untuk Juruaudit

MS ISO 9001:2008

1 April 2014

6. Bengkel KIK Siri 1 bersama Jabatan Ketua Menteri

Melaka

24-25 April 2015

7. Bengkel KIK Siri 2 bersama Jabatan Ketua Menteri

Melaka

21-22 Mei 2014

8. Konvensyen Team Excellent (ICC) Peringkat

Wilayah Selatan Tahun 2014

11-12 Jun 2014

9. Bengkel KIK Siri 3 bersama Jabatan Ketua Menteri

Melaka

13-14 Ogos 2014

10. Bengkel KIK Siri 4 bersama Jabatan Ketua Menteri

Melaka

18-19 Ogos 2014

11. Bengkel KIK MPAG 26-27 Ogos 2014

12. Konvensyen KIK Peringkat Negeri Melaka Tahun

2014

9 Oktober 2014

13. Klinik KIK 1 (Kumpulan O2) 15 Oktober 2014

14. Klinik KIK 2 (Kumpulan O2) 1 November 2014

15. Konvensyen Team Excellent (ICC) Peringkat

Kebangsaan Tahun 2014

26 November 2014

16. Konvensyen KIK Sektor Awam Peringkat

Kebangsaan Tahun 2014

1 Disember 2014

17. Bengkel Sasaran Kerja Tahunan (SKT) 2015 15-16 Disember 2014

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 26

iii) Insentif

Sebagai penghargaan kepada usaha penghasilan inovasi, pelbagai

insentif dan galakan diberi kepada warga kerja MPAG. Antaranya adalah

kemudahan lawatan penandarasan ke Jabatan / Agensi luar yang

mempunyai keistimewaan pengurusan kualiti, penyediaan sijil

penghargaan, serta insentif dalam bentuk wang tunai yang diberikan

kepada warga kerja yang memenangi pertandingan-pertandingan yang

dianjurkan secara dalaman. Di antara hadiah dalam bentuk wang tunai

adalah seperti berikut : -

Anugerah Inovasi Majlis Perbandaran Alor GajahTempat pertama : RM500

Tempat kedua : RM400

Tempat ketiga : RM300

Tempat keempat : RM200

Tempat kelima : RM100

Bank InovasiInovasi Terpilih : RM100

Zon 5S TerbaikTempat pertama : RM500

Tempat kedua : RM400

Tempat ketiga : RM300

Tempat keempat : RM200

Tempat kelima : RM100

Workstation TerbaikTempat pertama : RM100

Tempat kedua : RM100

Tempat ketiga : RM100

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 27

Amalan Pejabat HijauTempat pertama : RM300

Tempat kedua : RM200

Tempat ketiga : RM100

Hadiah-Hadiah ini disampaikan semasa Majlis Makan Malam Tahunan

MPAG dan Perhimpunan Pagi bagi menggalakkan dan mempertingkatkan

momentum untuk terus berinovasi.

iv) Penghargaan

MPAG mengiktiraf setiap idea dan inovasi yang dihasilkan oleh

anggotanya dengan pemberian sijil penghargaan dan wang tunai,

keutamaan mengikuti lawatan penanda arasan ke agensi terbaik dan turut

menggalakkan Ketua Jabatan mengambilkira penilaian di dalam Laporan

Penilaian Prestasi Tahunan (LNPT) anggota serta penilaian anggota

terbaik bulanan.

v) Peralatan

Bagi memudahcara inovasi yang telah dihasilkan, MPAG tiada halangan

untuk menyediakan peralatan-peralatan yang diperlukan oleh pegawai

MPAG seperti pinjaman komputer riba, penggunaan kenderaan pejabat di

samping membenarkan pembelian peralatan berkaitan inovasi di bawah

peruntukan masing-masing.

Anugerah Inovasi Kerajaan Negeri Melaka Tahun 2015 (ict) 28

1. Sistem ini dibangunkan sepenuhnya secara in-house hasil daripada perkongsian

idea kreatif dan inovatif daripada Jabatan Pelsesenan dan Jabatan Teknologi

Maklumat, MPAG.

2. Sistem ini boleh dijadikan sumber rujukan dan digunakan oleh mana-mana

agensi .

3. Penjimatan kos kerajaan dari segi pembelian sistem aplikasi.

4. Penjimatan masa dari segi penyediaan laporan kerana pengiraan bayaran dikira

secara automatik oleh sistem.

5. Menjurus ke arah Green IT di mana :-

i. Pemberitahuan melalui sistem pesanan ringkas (SMS) digunapakai

ii. Maklumat terperinci disimpan di dalam sistem dan boleh dipanggil pada

bila-bila masa

6. Meningkatkan produktiviti kerja dan penambahbaikan proses kerja menggunakan

ICT.

KESIMPULAN