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sena
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CONCEPTOS BSICOS
ARCHIVOAcumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin Conjunto de Documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material
ARCHIVO TOTALConcepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su Ciclo Vital.
GESTIN DOCUMENTALConjunto actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y Conservacin.
SOPORTE DOCUMENTALAdems de los archivos en papel existen los Archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.Medios en los cuales se contiene informacin, segn los materiales empleados.
PRINCIPIOS GENERALES DE LA FUNCIN ARCHIVISTICADisponer de la Documentacin ORGANIZADACon miras a la RECUPERACIN para su USO ADMINISTRA-TIVO Administracin son soporte fundamental en la toma de decisiones y cumplida su vigencia admon.su valor es patrimonial y Cultural.Los servidores pblicos son responsables de la organizacin, conservacin, uso y manejo de los documentos.Finalidad de losArchivoImportancia delos ArchivosResponsabilidadPRINCIPIOS ARCHIVISTICOSPROCEDENCIACada documento debe conservarse en el fondo documental al que naturalmente pertenece.Los principios que rigen la organizacin de los fondos documentales:ORDEN ORIGINALEs mantener el orden interno de cada fondo manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo.
ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS DEPOSITOS PARA ALMACENAMIENTO Independencia, funcional, orgnica o de responsabilidades.FuncionalEficiente,eficaz y econmico Seguro
ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS CONDICIONES AMBIENTALES Lugar seco y clima medio. Alejado de la humedad y del calor, HUMEDAD RELATIVA DE 50 A 60%.Control de la luz solar. Evitar daos por decoloracin y envejecimiento.(LUZ ARTIFICIAL DE 50 LUX, 20 VATIOS, FLUORESCENTE FRA)Equidistante a la Secretara.ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS CONDICIONES ESTRUCTURALESDENTRO DE LA SECRETARIAACCESORIOS ADICIONALES (rejillas)
CONDICIONES FUNCIONALES
ESPACIO FISICO PARA ARCHIVOS MOBILIARIO, MATERIALES Y EQUIPO.
SERVICIOS
CAPACITACINCONSULTAREPROGRAFIAARCHIVO
Conjunto
OrganizacinManejo registroConservacin restauracinConsulta y ControlProduceRecibe
ObjetivosConstituir un centro de informacin disponible en todo momentoArchivar, Localizar y consultar en forma rpida fcil y seguraConservar los documentos y fuentes histricasMantenerse en reserva, bajo seguridades especiales los documentos legales y los de constitucin y funcionamiento de las empresaUnificar criterios, en cuanto a registro, manejo, conservacin, clasificacin, restauracin, consulta y control de documentosEntrenar y actualizar al personal dedicado a estas laboresRegistrar datos tiles y depurados para que sirvan a los funcionarios en la toma de decisionesEvitar repeticiones innecesarias, para disminuir la duplicidad del trabajo y costo, economizar espacio y lograr un acondicionamiento tcnico del local
Archivadores
Archivador Metlico
160 CD/DVD
Folderamas
Horizontales
Manipulados de Cartn
Archivador tipo cartera
Caractersticas del Archivo
EmpresaDetermina
Tipo de Archivador
Identificacin de su contenidoClaro y concisoFacilitando la consulta y archivoDocumentos
Guardados
Cualidades del archivista
Disponer metdicamente los elementos y documentos con que se trabaja
Responsabilidad OrdenMantenerse al da
Conocimientos TcnicosEl archivista debe tener al menos un curso bsico de archivo
Cualidades Relaciones HumanasEl manejo de Archivo impone relaciones con otras personas de la empresa
Sigilo profesionalPersonas altamente reservadas, guardar los secretos de la empresa y no divulgar nunca lo que conoce por medio de los archivos
ConcentracinDebe ejecutar con toda atencin las labores del archivo, para evitar errores que dificulten su manejoClasificacin de los archivosCiclo vital del DocumentoArchivo de GestinArchivo CentralArchivo histricoEs toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta.Se hace con el fin de buscar respuestas o soluciones a cualquier asuntoSe agrupan los documentos transferidos de los distintos archivos de gestin de la entidad, pero siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los particularesSe transfiere desde el archivo central la documentacin que por decisin del comit de archivo debe conservarse permanentemente dado el valor que cobra para la investigacin, la ciencia y la cultura
DE ACUERDO A SU USOACTIVO Es el que satisface las necesidades de conservacin y consulta permanente en un periodo corriente, esta compuesto por documentos del ao actual, o documentos de aos anteriores que estn en tramitacin o pendientes, como hojas de vida, resoluciones, contratos vigentes, y dems papeles privativos de cada oficina.
SEMIACTIVOSon aquellos documentos que tienen una consulta espordica donde los cambios se deben realizar de 1 a 2 veces por ao.
INACTIVOComprende el traspaso definitivo de los papeles para su conservacin.
Segn su organizacin
CentralizadaDescentralizadaUna dependencia maneja el archivo de toda la empresaJefe de Archivo Personal especializadoCada dependencia maneja su archivo
CentralizadasVentajasDesventajasPersonal especializado Responsabilidad en una dependencia para todo el tramiteLa documentacin de la empresa se encuentra en una sola oficinaPuede causar demoras para responder a las dependenciasAlgunas dependencias pueden desconocer ciertos documentos
DescentralizadaVentajasDesventajasCada dependencia posee sus documentos permanentementeCada jefe decide como organiza los documentos de su seccinAumento de costos por la compra de muebles para el archivo asignado a cada oficinaDocumentos importantes no se conocen en otras seccionesSe diluyen las responsabilidades y en un momento dado no se sabe quien debe conservar los documentos y por cuanto tiempo.
25CLASIFICADORES O DISTRIBUIDORESCLASIFICADOR DE FUELLE
MATERIALES Y ELEMENTOS PARA ARCHIVOCARPETAS
CARPETAS CELUGUIA CON PESTAA HORIZONTAL
CARPETA CON PESTAA VERTICAL O LATERAL
CARPETA COLGANTE
LEGAJOS O CARPETA INTERNAIDENTIFICACIN DEL LEGAJO
MARBETES
GUIAS
GUIA DE AFUERA
FICHEROS Y TARJETEROS
FICHAS Y TARJETASTIPOS DE ARCHIVOS
ARCHIVADOR VERTICAL ARCHIVADOR AUXILIAR ARCHIVADOR VERTICAL O FOLDERAMAARCHIVADOR RODANTE