Създаване и използване на справки

Справките служат преди всичко за получаване на резултатна

информация, която по-нататък се използва при вземането на управленски

решения. Те могат да бъдат извеждани във вид на печатни документи.

Съществуват различни способи за създаване на справки. Най-удобни са

тези, при които се осъществява тяхното автоматично генериране. Тези

режими могат да се използват само върху таблици, които не са подчинени

на други таблици в една релация, т.е. данните в техните полета не зависят

от данните на полетата от други таблици. Автоматичното генериране ще се

илюстрира със създаването на справка за таблицата “Изделие”, която ще

визуализира всички нейни полета и записи. Процедурата е следната:

1. От прозореца на базата данни (Order: Database) се избира

страницата Reports. Щраква се върху бутона .

2. На екрана се явява прозорецът New Report (фиг. 5.76). От списъка се

избира автоматичният генератор за таблично представяне на данните

(AutoReport: Tabular). От полето падащ списък се избира

източникът на данни (Products). Щраква се и резултатната

справка се извежда на екрана (фиг. 5.77).

Фиг. 5.76.

Фиг. 5.77.

Все пак генераторите за автоматично получаване на справки са с

ограничени възможности. Ако е необходимо редактиране на така

получената справка, ще трябва да се влезе в режим Design View.

Програмата – помощник (Report Wizard) е също предпочитано

средство за създаване на справки. И тя не е в състояние да удовлетвори

напълно изискванията на претенциозния потребител, но за сметка на това

го улеснява значително, като извършва скучните рутинни дейности. Тя

свършва около 90% от работата по проектирането на една достатъчно

сложна справка. Останалите 10% потребителят извършва ръчно в режим

Design View. Използването на двете програми ще се илюстрира при

проектирането на “Справка за поръчките”. Процедурата е следната:

1. От прозореца на базата данни (Order: Database) се избира

страницата Reports. Щраква се върху бутона .

2. В появилия се прозорец се избира режимът Report Wizard и се

щраква .

3. Появява се едноименният прозорец Report Wizard (фиг. 5.78). От

падащия списък Tables/Queries се избира източникът на данни, а от

Available Fields необходимите полета и се изпращат в Selected

Fields. Преминава се към следващата стъпка.

Фиг. 5.78.

4. В този прозорец (фиг. 5. 79) се определя начинът на групирането на

записите. От лявата страна са показани възможните групирания (by

Products или by OrderDetail). Избрана е втората възможност.

Записите ще се подреждат по номерата на поръчките. Преминава се

към следващата стъпка.

Фиг. 5.79.

5. Тук трябва да се отговори на въпрос дали да се добави ниво на

групиране на записите. В случая такова не е необходимо (фиг. 5.80).

Преминава се към следващата стъпка.

Фиг. 5.80.

6. В този прозорец (фиг. 5.81) трябва да се отговори на въпроса дали

данните ще се сортират. Сортировката може да се извърши

максимално по четири признака, съответно във възходящ или

низходящ ред. За конкретния случай е направено по два признака:

Поръчка № (OrderID) и Изделие № (ProductID). Преминава се към

следващата стъпка.

Фиг. 5.81.

7. От групата Layout се избира начинът на разположение на данните,

поколонно (Columnar), таблично (Tabular) или подравнено

(Justified), а от Orientation ориентацията на справката – тип портрет

(Portrait) или пейзаж (Landscape). За конкретния случай е избрано

Tabular и Portrait (фиг. 5.82) преминава се към следващата стъпка.

Фиг. 5.82.

8. От списъка в дясната страна на прозореца се избира стилът на

представяне на справката (в случая Corporate), а в ляво е

визуализирано негово примерно изображение (фиг. 5.83). Преминава

се към следващата стъпка.

Фиг. 5.83.

9. Тук се въвежда заглавието на справката (фиг. 5.84). След това има

две възможности: справката да се визуализира на екрана или да се

влезе в редактора за извършване на допълнителни промени. Избрана

е първата възможност (Preview the report). Със щракване върху

бутона Finish приключва конструирането на заявката. Нейното

изображение е представено на фиг. 5. 85.

Фиг. 5.84.

Фиг. 5.85.

Така конструираната справка има известни недостатъци по отношение

на изгледа, а от гледна точка на съдържанието е необходимо да се добави

нова колона “Стойност=Количество * Единична цена” и поле за обща сума

на стойностите. Както бе посочено в изложението по-горе, допълнителни

редакции и въвеждане на нови контроли се извършва “ръчно” от

потребителя в режим Design View. За случая процедурата е следната:

1. Справката “Справка за поръчки” се отваря в режим .

Маркират се заглавията на колоните и съответно се кирилизират.

2. Щраква се на бутона Label ( ) от панела Toolbox. В секцията Page

Header след етикета “Цена” се създава нов автономен контрол и се

въвежда името “Стойност”.

3. Щраква се на бутона Text Box ( ) от панела Toolbox. Под етикета

“Стойност” в секцията “Detail” се изтегля контур “Unbound”.

Появява се и присъединено към него поле “Text “. То се маркира и

изтрива. Маркира се полето Unbound. От инструменталната лента се

активира бутонът Properties ( ) или от контекстното меню се

избира параметърът Properties. Явява се прозорецът Text Box (фиг.

5.86).

Фиг. 5. 86.

4. На страницата Data, на реда на параметъра Control Source се щраква

върху бутона Expression Builder ( ). Появява се едноименният

прозорец (фиг. 5.87). В полето се въвежда изразът =Quantity*Price1.

Щраква се .

Фиг. 5.87.

5. Отново се появява прозорецът Text Box. На страницата Format за

параметъра Format се избира стойността Currency (фиг. 5.88).

Прозорецът се затваря. С това приключва създаването на колоната за

изчисляване на стойността.

1 Всеки израз задължително започва с знака за равенство “=”.

Фиг. 5.88.

6. Избира се на бутонът Text Box ( ) от панела Toolbox. В секцията

“Report Footer” се изтегля контур “Unbound”. Появява се и

присъединено към него поле “Text “. В полето се въвежда текстът

“Обща сума”. В полето Unbound с помощта на прозореца Text Box

по описания вече начин се въвежда изразът

=Sum([Quantity]*[Price]). Прозорецът се затваря. В режим Print

Preview може да се види окончателния вид на справката след

направената редакция и допълнения (фиг. 5.89)

Фиг. 5.89.