INFORMATIČKO UPRAVLJANJE RAZVOJEM PREDUZEĆA (19)

2.1.1. Šifriranje predmeta poslovanja

Šifriranje predstavlja proces pretvaranja podataka i informacija iz jednog (pretežno opširnijeg) oblika u drugi (principijelno) sređeniji oblik. Pored naziva šifriranje, u praksi se pojavljuju i drugi nazivi, kao što su: označavanje, numerisanje, kodiranje i sl. Svi ovi nazivi mogu se svesti pod pojam šifriranje, pa druge treba izbegavati.

Kao rezultat procesa šifriranja dobija se šifra. Sa stanovišta teorije informacija pod pojmom šifra podrazumeva se određeni redosled znakova koji nedvosmisleno definišu pojedine informacije. šifre treba da budu sastavljene tako da služe kao sredstvo za pojednostavljenje i lakše prenošenje informacija kao i da se mogu lako transformisati iz jednog oblika u drugi, kako bi se rad sa njima olakšao i ubrzao.

Prema tome, šifra predstavlja kratak, kompaktan i nedvosmislen opis predmeta ili pojma o kojem želimo obrađivati informacije.

Iz tih osobina šifri proizilaze i posebni zahtevi, koje mora posedovati postupak kojim se utvrđuje i dodeljuje šifra pojedinim predmetima ili pojmovima koje šifriramo.

Kako je vrlo teško veliku količinu podataka o nekom predmetu sažeti u jednu šifru koja bi zadovoljila gornje uslove, obično se u procesu šifriranja koriste tri vrste šifri:

• klasifikacione šifre;

• identifikacione šifre i

• informacijske šifre.

Klasifikaciona šifra predstavlja skup znakova formiran po određenim kriterijima klasifikacije, kojim se istovrsni predmeti svrstavaju u iste klasifikacione grupe.

Klasifikacione šifre dodeljuju se kroz klasifikacione sisteme koje treba projektovati tako da zadovolje ove namene:

• uspostavljaju red između predmeta i pojmova tako da slične prikupljaju, a različite odvajaju u uže ili šire skupove, zavisno o broju i stepenu sličnosti njihovih obeležja;

• koriste se kao sredstvo za pronalaženje predmeta u bazama podataka, nomenklaturama, registrima i sl.;

• omogućuju raznolike obrade po unapred određenim kriterijumima klasifikacije;

• veličina klasifikacione šifre zavisi od broja obeleženih predmeta i od zahteva korisnika.

Identifikacione šifre predstavljaju sredstvo za jednoznačno identifikovanje predmeta i pojmova iz određenog skupa šifriranih predmeta.

Veličina identifikacione šifre zavisi od količine predmeta koje je potrebno šifrirati.

Informacione šifre prestavljaju podatke o predmetu i nestalnog su karaktera, pa ih nije moguće uvrstiti u klasifikacionu ili identifikacionu šifru, a nužne su za dobro funkcionisanje informacionog sistema. Obično su veličine jedan, ređe dva znaka i uvek se vezuju uz određenu identifikacionu šifru tako da same za sebe ne predstavljaju nikakvu informaciju.

Zavisno o načinu međusobnog povezivanja šifri razlikujemo dve tehnike šifriranja:

• integralnu tehniku šifriranja karakteriše povezivanje dve ili tri vrste šifri u jedinstvenu celinu, iz koje se pojedini delovi vrlo retko mogu samostalno koristiti. Ovakvi sistemi su kruti, nije ih moguće proširivati te nisu pogodni za primenu kod materijalnih objekata šifriranja, gde se isti predmeti pojavljuju u velikom broju različitih dimenzija.

• paralelnu tehniku šifriranja karakteriše razdvajanje svih triju vrsta u samostalnu celinu, koje se zatim mogu samostalno koristiti ili prikladnim tehnikama. Takav sistem je fleksibilan i omogućuje neograničeno proširenje sistema.

Na osnovu izvršenih istraživanja na području šifriranja, mogu se dati sledeće preporuke pri izboru oblika iskazivanja šifri u praksi:

• broj znakova u šifri je 6 maksimalno 8;

• kao znakovi treba da se koriste brojevi;

Paralelnom tehnikom izgrađuju se sistemi šifriranja tako da se klasifikaciona i identifikaciona šifra povezuju, kao samostalni sistem, u jednu razdvojivu celinu.

Velična identifikacionog sistema zavisi od broja predmeta i pojmova u objektu šifriranja, a veličina klasifikacionog sistema od broja raspoloživih obeležja i izabranih kriterijuma za klasifikaciju a unutar toga broja od potreba korisnika.

Dakle, sistem šifriranja u svojoj strukturi ima:dva broja, čisto numerička i naziv od jedne ili više reči koji je usaglašen sa važećim standardima.

Prvi broj je redni broj i ima za zadatak isključivo da identifikuje predmet. Pošto je to redni broj od 0 do n, to znači da je ograničen sa desne strane a slobodan sa leve. Ovaj se zove "ident" broj.

Drugi broj je klasifikacioni broj, koji predmete razvrstava prema svojim osobinama. Klasifikacioni broj vrši razvrstavanje tako, što prvim brojem (mestom) vrši najopštiju klasifikaciju predmeta a svakim daljim mestom u desnu stranu vrši detaljnije razvrstavanje. To znači da se klasifikacioni broj razvija sa leve u desnu stranu, tj. levo je ograničen a u desnu stranu raste - ne zatvara se.

Ident i klasifikacioni broj nemaju nikakve veze kada treba neki predmet označiti. Istovremeno odnosno paraleleno se dodeljuju oba broja kao i naziv. Otuda i ovaj sistem nosi ime "paralelni".

Naziv predmeta može imati jednu ili više reči ili neku skraćenicu, simbol, veličinu i sl. Naziv se mora dati po nacionalnim standardima (kao npr. JUS A.A4.001) ili nekim opštim tehničkim propisima ukoliko nema standarda.

Uvođenje nove oznake vrši se postepeno po fazama. Ovo je potrebno iz razloga što se ne želi remetiti normalan rad službi i odeljenja, koja moraju koristiti određene svoje dokumente. Kako proces uvođenja novih oznaka traje vremenski duže, to je u cilju što bržeg dobijanja rezultata potrebno proći kroz sledeće faze:

prva faza identifikovanje predmeta i standardizacija naziva

druga faza formiranje baze podataka šifarnika

treća faza klasifikacija predmeta

četvrta faza ažuriranje baze podataka šifarnika

peta faza uvođenje novih oznaka u postojeću dokumentaciju

šesta faza uvođenje magacinska viseće kartice

Prva faza- Identifikovanje predmeta i standardizacija naziva U toku ove faze izvode se tri aktivnosti:

• snimanje postojeće oznake

• identifikacija predmeta poslovanja

• utvrđivanje adekvatnosti naziva za date predmete i

• standardizacija naziva.

Uz oznaku upisuju se i drugi najvažniji podaci o predmetu (npr. broj crteža, jedinica mere, naziv, standard itd.)

Identifikacija predmeta poslovanja se odnosi na definisanje ident.

Utvrđivanje adekvatnog naziva zahteva analizu postojećih naziva i usvajanje adekvatnog naziva prema postojećoj praksi ili standradima.

Pod standardizacijom naziva podrazumevamo prevođenje postojećeg naziva u naziv prema važećim nacionalnim standardima (JUS A.A0.006) ili internacionalnim standardima. Ako nema standarda, onda se naziv prevodi po opštim tehničkim propisima JUS A.A0.006.

Osnovni elementi za opis naziva su:

• Osnovni naziv premeta koji mora biti što kraći i na najbolji način treba da karakteriše predmet. Ako se naziv predmeta sastoji od više reči onda je po pravilu na prvom mestu osnovna imenica iz naziva. Npr. pravilno je pisati "Glodalo ugaono" a ne "Ugaono glodalo". Naziv predmeta treba da obuhvati što više sličnih predmeta.

• Izabrana karakteristika sadrže podatke o merama i tolerancijama, izradi, vrsti, tipu, materijalu, površinskoj zaštiti, termičkoj obradi, boji i dr.

• Standard definisan je ili standardom ili oznakom nekog tehničkog dokumenta.

Primer koji pokazuje kako su opisani gore definisani elementi premeta poslovanja:

ŠIPKA OKRUGLA 70 Č.1221 JUS C.B3.411

Druga faza - formiranje baze podataka šifarnika Podaci se prenose u bazu podataka i popunjavaju se tabele šifarnika. Tako kreirana baza podataka služi za izlistavanje uporednih pregleda.

U ovoj fazi vrši se izrada dva pregleda i to:

• Pregled predmeta po rastućem ident broju, i

• Pregled predmeta po nazivima.

Treća faza- Klasifikacija predmeta Klasifikacija predstavlja naučnu metodu koja se koristi u svim oblastima ljudskog društva. Njena suština se ogleda u mogućnosti uspostavljanja reda i u sistematizovanju u nesređenim mnoštvima posmatranih objekata klasifikacije. Sa stanovišta logike, klasifikacija predstavlja metodu pomoću koje se jedan opšti (širi) pojam raščljanjuje na delove odnosno na posebne (uže ili specijalizovane) pojmove. Ako se, na primer, kao opšti pojam usvoji "vrste" tada se klasifikacija sastoji u raščljanjavanju "vrste" na njene "podvrste". Ako ovaj stav svedemo na potrebe prakse, tada alat (kao objekat klasifikacije) možemo raščlaniti na "glodala" (kao posebnu vrstu), a ova na "glodala za zljeb", glodala za zupčanike itd. (kao posebne podvrste). Međutim, kod raščljanjivanja širih pojmova na uže, treba uzeti u obzir da predmeti moraju imati makar neka obeležja koja su svojstvena višem pojmu. Po ovom stavu, napr. raščljanjivanje proizvoda na sastavne delove ne predstavlja klasifikaciju, jer pojedini delovi imaju obeležja koja su svojstvena i drugim proizvodima u koji se mogu ugrađivati pa se, prema tome, ne mogu poistovećivati samo sa obeležjima konkretnog proizvoda.

Za primenu metoda klasifikacije je od posebnog značaja saznanje da je svaka klasifikacija u svojoj suštini orijentisana prema njenom cilju. Imajući u vidu da ciljevi mogu da budu različiti, te se pri klasifikaciji predmeta i pojmova postavljaju i različiti kriterijumi klasifikovanja. Kao kriterijumi u utvrđivanju klasifikacije smatraju se unapred određeni stavovi o razvrstavanju predmeta i pojmova, prema jednom ili više zajedničkih obeležja u skupove (kao što su klasa, vrsta, grupa i sl.) određenih veličina. U tom smislu, kriterijumi predstavljaju osnovu za razvrstavanje predmeta i pojmova, u više ili manje, samostalne i zaokružene delove klasifikacije. Klasifikacija se vrši najčešće na osnovu hijerarhijskog svrstavanja predmeta i pojmova pa se kao najrazvijeniji stepen klasifikacije javlja najniži stepen hijerarhije ili najniži nivo klasifikacije. Prema tome, klasifikacija predmeta i pojmova je hijerarhijska.

Klasifikacija, kao metoda za sređivanje stanja unutar i između objekata klasifikasije, svodi se na sistemsko raspoređivanje predmeta i pojmova u skupove različitih struktura i veličina. Postojanje mogućnosti da se metodom klasifikacije formiraju različti skupovi predmeta i pojmova, dovelo je do pojave stvaranja različitih rešenja na istim područjima primene metoda klasifikacije.

Klasifikacija zahteva uspostavljanje sledećih pravila, principi, uslovi:

• Kriterijumi klasifikovanja moraju obuhvatiti nepromenljiva obeležja predmeta i pojmova (npr. cene ne mogu biti kriterijumi klasifikovanja, ali standardni rasponi među njima mogu);

• Kriterijumi klasifikovanja se ne smeju seći odnosno preklapati (npr. transportna sredstva se ne mogu klasifikovati na kretanje po zemlji, vodi i vazduhu, kada postoje amfibije koje se kreću po zemlji i vodi);

• Dok potpuno ne ispitamo predmet ili pojam ne možemo postići zadovoljavajuću definiciju, a time ni klasifikaciju;

• Klasifikacija se mora sprovoditi tako da dobijamo skupove u koje bez poteškoća možemo uvrstiti pojedine predmete i pojmove;

• Klasifikaciona šifra se razvija sa leva na desno. U tom smislu su klasifikacioni sistemi sa leve strane ograničeni, a sa desne strane otvoreni za dalju nadogradnju, odnosno razvoj;

• Ograničavanje broja kriterijuma klasifikovanja postaje utoliko teže ukoliko su brojniji i raznovrsniji predmeti i pojmovi, koje klasifikacionim sistemom treba obuhvatiti;

• Na kvalitet klasifikacionog sistema negativnije utiču loša rešenja kriterijuma viših nivoa klasifikacije u odnosu na kriterijume nižih nivoa;

Projektovani sistemi šifriranja MORAJU biti: jednostavni, dogradljivi, elastični, stalni, ažurni, jedinstveni, sveobuhvatni, racionalni i efikasni.

Objekti klasifikacije

Predstavljaju najšire pojmove u određenim skupovima predmeta i pojmova, odnosno skupove, više ili manje, srodnih predmeta i pojmova. Kao objekti klasifikacije smatraju se: proizvodni, materijal, sredstva za rad, radni nalozi itd. Osnovni cilj svakog objekta klasifikacije je postojanje izvesnih specifičnosti, s obzirom na namenu, pripadnost, svojstva i dr., po kojima se međusobno razlikuju. Njihovim sabiranjem dobijamo celokupni fond podataka i informacija koje se u proizvodnim sistemima mogu klasifikacijom obuhvatiti.

Jedinstvenost i jednoznačnost termina naziva predmeta i pojmova kao i njihovih obeležja, predstavlja osnovnu podlogu za uspešnu primenu metoda klasifikacije od strane raznih korisnika. što je broj ovih korisnika veći to je primena jedinstvenih termina značajnija. Njihova bit se ogleda u potrebi postizanja što lakšeg sporazumevanja između davaoca i primaoca podataka i informacija, sadržanih u klasifikatorima, kodeksima šifara i nomenklaturama utvrđenih klasifikacionih sistema.

Tipizacija, unifikacija i klasifikacija

Za definisanje klasifikacionih grupa koji su osnovni kriterijum grupisanja i pretraživanja zaglavlja karakteristika potrebno je izvršiti:

• tipizacija,

• unifikaciju i

• klasifikaciju predmeta poslovanja.

Tipizacija je uži izbor predstavnika skupa koji predstavljaju familiju (ili neki logičan red) koji bi mogao da predstavlja ceo skup.

Određuju se kriterijumi za izbor tipa i na osnovu tih kriterijuma vrši se izbor. Zatim se izvrši analiza izabranih tipova sa vise aspekata, za određeni nivo imajuci u vidu trend razvoja na tom polju. Ne treba očekivati da se kod prvih izbora tipova dođe do savršenog rešenja.

Posle izbora tipova obično se vrši unifikacija da bi tipovi dobili zajedničke karakteristike i da bi se stvorili uslovi za definisanje predloga za standard.

Što se skup više sređuje postavlja se problem korišćenja tipiziranih i unificiranih predmeta i procesa u postojecem načinu rada sa materijalom i podacima. Za novo projektovane i konstruisane predmete i procese stanje je vrlo povoljno i omogucuje projektantima i konstruktorima brzi, bolji i laksi rad. Zato se uvek posmatra i analizira postojeci tekuci proces: kako, kada, na koji nacin uvesti nova resenja, jer to zahteva ozbiljan rad i povlaci troskove.

Koristeći uređene preglede iz prethodne faze i definise se klasifikator saglasno populaciji predmeta i osobina. Imajući u vidu (58) na sledećoj slici prikazan je primer prva dva mesta klasifikacije realizovanog u okviru preduzeća Sojaprotein Bečej.

[ IFRA KLASA PODKLASA

0 FINANSIJE

PROIZVODI 10 SIROVINE 11 AMBALA@A 12 MATERIJALI I REZERVNI DELOVI 13 UZORCI 14 AKTIVNOSTI I USLUGE 15

1 PREDMETI RADA

OSTALI PREDMETI POSLOVANJA 19

[ ta napraviti od ~ega

GRA\ EVINSKI OBJEKTI 20 TRANSPORTNA SREDSTVA I DRUGA MEHANIZACIJA 21 MA[ INE I URE\ AJI ZA OBRADU MATERIJALA 22 PROCESNA OPREMA 23 MERNA I KONTROLNA OPREMA 24 ALATI I PRIBORI 25 RA UNARSKA OPREMA 26 LABARATORIJSKI URE\ AJI I OPREMA 27

2 SREDSTVA RADA

OSTALA SREDSTVA RADA 29

na ~emu, sa ~ime

ORGANIZACIONE JEDINICE 30 3 ORGANIZACIJA KADROVI 31

ko

AKCIONARSKA I DEONI^ARSKA DRU[ TVA 40 STR 41 DOO 42 JAVNA PREDUZE] A 43 ZEMLJORADNI^KE ZADRUGE 44 DR@AVNE INSTITUCIJE 45 FIZI^KA LICA 46

4 PARTNERI

INO PARTNERI 47

sa kim

DOKUMENTACIJA TEHNI^KA EKSTERNA 50 DOKUMENTACIJA TEHNI^KA INTERNA 51 UPRAVLJA^KA DOKUMENTACIJA 52 PRAVNA I ADMINISTRATIVNA AKTA 53 KOMERCIJALNO-FINANSIJSKA DOKUMENTACIJA 54 ELEKTRONSKA DOKUMENTA 55

5 DOKUMENTA

OSTALA DOKUMENTA 59

na osnovu ~ega

9 OSTALO

Slika 2.3. Primer prva dva mesta klasifikatora realizovanog u preduzeću Sojaprotein

Četvrta faza- ažuriranje baze podataka šifarnika Po završetku prethodne faze vrši se ažuriranje tabela šifarnika tj. unošenje i korigovanje ident i klasifikacionih brojeva. Pri tome se mogu javiti greške kao što je prisustvo ident broja na ulazu a nepostojanje istog u datoteci i obrnuto. Posle otklanjanja grešaka, dobijamo formiranu bazu podataka šifarnika koja je spremna da posluži kao osnova za izgradnju korisničkih aplikacija. Programom za izveštavanje dobijamo sledeće uporedne preglede:

• Pregled predmeta po ident broju,

• Pregled predmeta po nazivima,

• Pregled predmeta po klasifikacionom broju,

• Pregled predmeta po starom broju.

Peta faza- Uvodjenje novih oznaka u postojeću dokumentaciju U konvencijalnoj obradi podaci se vode u više kartoteka, koje nisu nikada identični. Da bismo mogli da sakupimo sve podatke o jednoj vrsti predmeta mora se u svim kartotekama uvesti jedinstvena oznaka. Nova oznaka se prepisuje iz uporednih pregleda. Uporedni pregled po ident broju, služi kao osnov a ostali kao pomoćno sredstvo da bi se brže pronašao neki karton. Referent na označavanju je ličnost koja ima glavnu ulogu u ovome poslu. On rešava sve sporne

probleme.

Referent za označavanje će imati tri vrste novih predmeta i to:

predmete koji nisu uvedeni u datoteku a imaju karton u nekoj kartoteci,

predmete koji se poručuju prvi put, a do tada nisu postojali u poslovanju,

predmete koji su ranije poručeni i ulaze u poslovanje preko prijemnog magacina.

Šesta faza - Uvodjenje magacinske viseće kartice Neposredno po završetku pete faze uvodi se karton koji stoji na licu mesta u magacinu gde se lageruje roba i to: privezan, zalepljen ili okačen karton sadrži sledeće podatke:

• ident broj,

• naziv,

• klasifikacioni broj,

• stari broj

• jedinicu mere sa šifrom.

Ovim se smatra da je uvođenje nove oznake završeno, a označavanje postaje stručni deo posla koji mogu da obavljaju samo referenti za označavanje koji su za ove specijlizovani.

Ident broj

Jed.mere

Naziv

Klasifikacioni broj

Stari broj

Slika 2.6. Magacinska viseća kartica

NAPOMENA: Za sve informcije vezane za INFORMATIČKO UPRAVLJANJE RAZVOJEM PREDUZEĆA obratite se na e-mail : alempije@beotel.yu

Ovaj članak je pripremljen na osnovu knjige: prof.dr. Alempije Veljović dipl. ing., INFORMATIČKO UPRAVLJANJE RAZVOJEM PREDUZEĆA