117834464-Tugas-Rencana-Manajemen-Proyek-Sistem-Informasi.doc.txt

8/15/2019 117834464-Tugas-Rencana-Manajemen-Proyek-Sistem-Informasi.doc.txt

1/78

Zig zagRENCANA MANAJEMEN PROYEK

MEMBANGUN APLIKASI SISTEM INFORMASIMANAJEMEN KEPEGAWAIAN (SIMPEG) BERBASIS WEB

PERUSAHAAN X

JL. X

Dalam Rangka Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Proyek SistemInformasi

Dosen: Ir. Ratnaningsih Asmara Wulan, M.B.A

Nama : Fransiscus Xaverius Eko Budi Kristanto

NIM : 1111600126

Konsentrasi : Teknologi Sistem Informasi

MAGISTER ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS BUDI LUHUR

JAKARTA

2012


2/78

Tugas Personal


3/78

Disclaimer: Dokumen ini hanya ditujukan untuk kepentingan pendidikan

dan tugas kuliah yang penulis lakukan di program Pascasarjana Magister Ilmu Komputer Universitas Budi Luhur.


4/78

DAFTAR ISI1. PENDAHULUAN ................................................................................................................... 22. PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PROYEK ............................................................ 33. CAKUPAN PROYEK ............................................................................................................. 34. DAFTAR MILESTONE .......................................................................................................... 55. BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE ................................... 66. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN ........................................................................... 67. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI ......................................................................... 78. RENCANA MANAJEMEN BIAYA ...................................................................................... 89. RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN ............................................................................ 810. RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK ............................................................... 811. RENCANA MANAJEMEN JADWAL ................................................................................... 8

12. RENCANA MANAJEMEN MUTU ..................................................................................... 1013. RENCANA MANAJEMEN RESIKO ................................................................................... 1014. DAFTAR RESIKO ................................................................................................................ 1115. RENCANA MANAJEMEN SDM ........................................................................................ 1116. KALENDER SUMBER DAYA ............................................................................................ 1317. BASELINE BIAYA ............................................................................................................... 1318. BASELINE MUTU ..............................................................

................................................. 1419. PERSETUJUAN PEJABAT PEMBERI PEKERJAAN (PEMBUAT KOMITMEN) .......... 15LAMPIRAN 1: BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE .............. 16LAMPIRAN 2: RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN ...................................................... 20LAMPIRAN 3: RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI ..................................................... 22LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU ................................................................... 24LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO ............................................................................................. 25


5/78


6/78

1. PENDAHULUAN

Project Charter

Nama Proyek : Membangun Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian(SIMPEG) Perusahaan X Berbasis Web

Tanggal Mulai Proyek : 21 September 2012

Tanggal Selesai Proyek : 23 Januari 2013

Manager Proyek : FX. Eko Budi Kristanto, http://fxekobudi.net

Tujuan Proyek:

Tujuan proyek ini adalah membangun aplikasi sistem berbasis web yang dapat memberikaninformasi yang berkaitan dengan permasalahan kepegawaian yang meliputi perekrutan, datainduk, promosi, asuransi, penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian.Dengan demikian akan memberikan kemudahan serta keuntungan, baik bagi PERUSAHAAN X

maupun guru/karyawannya. Proyek ini dimulai dengan survey dan menganalisis proses sistemberjalan, membuat pemodelan proses bisnis, perancangan sistem dengan tools UML,perancangan antar muka, perancangan database, pembuatan program, pengujian program, sampaiimplementasi dan pemasangan aplikasi di server. Proyek akan dikerjakan selama 4bulan denganestimasi total biaya pembuatan sistem sebesar Rp. 62.120.000.

Faktor Penentu Keberhasilan:

Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek, yaitu:

Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen. Komitmen dan dukungan dari tim proyek. Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi masing-masing. Kerjasama yang baik dari semua pihak yang sesuai dengan kompetensi masing-masing. Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa adanya interupsi). Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek. Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap.

Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai.

Manfaat yang Diharapkan:

Ada beberapa manfaat yang diharapkan dari pembangunan sistem informasi kepegawaian ini,diantaranya adalah:

Dari sisi yayasan dan sekolah:

Lebih mudah untuk melihat data kepegawaian secara keseluruhan. Lebih mudah untuk melakukan monitor/pengawasan terhadap riwayat kepegawaian. Dengan kinerja pegawai yang baik, maka secara otomatis akan meningkatkan


7/78

produktivitas sekolah-sekolah dan PERUSAHAAN X. Pertanggungjawaban yayasan terhadap guru/karyawan akan lebih mudah.

Dari sisi guru/karyawan:

Memperoleh informasi kepegawaian yang terkait dengan dirinya. Lebih mudah dalam mengetahui informasi kepegawaian terkini dari Biro Personalia.


8/78

2. PENDEKATAN DALAM MANAJEMEN PROYEK

Pendekatan Proyek

Tujuan Proyek:

Tujuan proyek ini adalah membangun aplikasi sistem informasi kepegawaian berbasis web yangdapat menyediakan data kepegawaian terintegrasi serta meningkatkan kecepatan layananinformasi kepegawaian.

Tahapan pendekatan proyek:

1) Analisis kebutuhan pengguna, hardware dan software yang akan diimplementasikan.2) Perancangan antarmuka aplikasi web, navigasi, input dan output, dan perancangan database.3) Pengembangan sistem dan melakukan upload database.4) Ujicoba website secara offline dan online.5) Mengembangkan estimasi biaya proyek untuk implementasi.

3. CAKUPAN PROYEK

Proyek membangun aplikasi sistem informasi kepegawaian adalah proyek untuk membangunsistem informasi kepegawaian berbasis web di Perusahaan X Jakarta. Sistem informasi yangakan dibangun tersebut diberi nama Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG).Modul informasi kepegawaian yang dibuat meliputi: perekrutan, data induk, promosi, asuransi,penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian.

Spesifikasi Kebutuhan Fungsional

Dari hasil analisis kebutuhan PERUSAHAAN X dan pengguna aplikasi, dibutuhkan suatu sisteminformasi berbasis web yang multiuser. Berikut ini adalah daftar kebutuhan fungsional sistemyang dibutuhkan berdasarkan level pengguna (administrator, pejabat fungsional, danguru/karyawan).

a. Pengguna: Administrator

Nama Fungsi

Deskripsi

Perekrutan

Untuk mengelola data pelamar dan proses perekrutan guru dan karyawanyang dapat ditambah, diedit atau dihapus


9/78

Data Induk

Untuk mengelola data induk guru/karyawan yang dapat ditambah, diedit,atau dihapus

Promosi

Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang akan mengikuti promosikepegawaian (kenaikan pangkat dan golongan)

Asuransi

Untuk mengelola daftar peserta asuransi dan anggota keluarga yang diikutsertakan dalam asuransi

Penghargaan

Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang menerima penghargaan masabakti dan pesta perak

Pensiun

Untuk mengelola daftar guru/karyawan yang pensiun dan menjalani masapersiapan pensiun (MPP)

Formasi

Untuk mengelola penyebaran formasi kepegawaian

Statistik

Untuk melihat data statistik guru/karyawan berdasarkan: jabatan, jeniskelamin, status kepegawaian, pendidikan dan agama.

Laporan

Untuk melihat dan mencetak laporan kepegawaian: Alphabetik formasi


10/78

guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April,periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun

Account

Untuk mengelola akun pengguna sistem untuk level administrator, pejabatfungsional dan guru/karyawan

b. Pengguna: Pejabat Fungsional

Nama Fungsi

Deskripsi

Perekrutan

Untuk melihat data pelamar dan proses perekrutan guru dan karyawan

Data Induk

Untuk melihat data induk guru/karyawan

Promosi

Untuk melihat daftar guru/karyawan yang akan mengikuti promosikepegawaian (kenaikan pangkat dan golongan)

Asuransi

Untuk melihat daftar peserta asuransi dan anggota keluarga yang diikutsertakan dalam asuransi

Penghargaan

Untuk melihat daftar guru/karyawan yang menerima penghargaan masabakti dan pesta perak

Pensiun

Untuk melihat daftar guru/karyawan yang pensiun dan menjalani masapersiapan pensiun (MPP)

Formasi

Untuk melihat penyebaran formasi kepegawaian

Statistik

Untuk melihat data statistik guru/karyawan berdasarkan: jabatan, jeniskelamin, status kepegawaian, pendidikan dan agama.

Laporan

Untuk melihat dan mencetak laporan kepegawaian: Alphabetik formasi


11/78

guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April,periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun

Account

Untuk mengelola password sendiri

c. Pengguna: Guru dan Karyawan

Nama Fungsi

Deskripsi

DataKepegawaian

Digunakan untuk melihat informasi kepegawaian yang terkait dengandirinya sendiri.

RiwayatKepegawaian

Digunakan untuk melihat informasi data keluarga, riwayat mutasi yangberkaitan dengan dirinya

Statistik

Digunakan untuk melihat data statistik dalam bentuk grafis: jenis kelamin,unit sekolah, jenjang pendidikan, status kepegawaian

Password

Untuk mengelola password sendiri

Spesifikasi Kebutuhan Non-Fungsional

Berikut ini adalah daftar kebutuhan non fungsional sistem:

No

Kebutuhan Non Fungsional

1

Sistem harus menggunakan bahasa Indonesia.

2

Sistem seharus mudah digunakan dan mudah dipelajari.


12/78

3

Sistem seharusnya cepat diakses.

4

Sistem seharusnya memiliki tampilan menarik.

5

Sistem seharusnya aman digunakan.

6

Sistem seharusnya dapat diakses 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu.


13/78

7

Sistem seharusnya menyediakan panduan penggunaan.

Ruang Lingkup

Deskripsi Ruang Lingkup Proyek:

Ruang lingkup proyek adalah sebagai berikut:

Data yang digunakan dalam proyek ini adalah data sistem kepegawaian berbasis fileexcel yang ada di Biro Personalia PERUSAHAAN X. Modul yang dikembangkan meliputi: perekrutan, data induk, promosi, asuransi,penghargaan, pensiun, formasi, statistik dan laporan kepegawaian. Aplikasi dibuat berbasis web, sehingga dapat diakses dari semua komputer dengansistemoperasi Windows dan Linux dengan menggunakan web browser dari mana saja dankapan saja.

Penyampaian Proyek:

Output-output yang akan dihasilkan pada aplikasi sistem kepegawaian ini terdiridari laporanAlphabetik formasi guru/karyawan, Formasi karyawan, Promosi kepegawaian (periode April,periode Oktober), Data Keluarga, Karyawan MPP dan Pensiun yang dapat dieskpor ke Excel,PDF atau dicetak langsung.

Kriteria Penerimaan Proyek:

Team pengembang akan melakukan pengujian akhir perangkat lunak setelah proses instalasi

sistem di server dikerjakan. Selain pengembang, pengujian pada tahap akhir ini juga dilakukanoleh klien dalam hal ini adalah pihak PERUSAHAAN X dan apabila semuanya dirasa cukup danbisa berjalan lancar maka baru akan diserahkan ke pihak PERUSAHAAN X.

Batasan:

Aplikasi dibangun menggunakan bahasa pemrograman YII Framework dan databaseMySQL. Aplikasi diinstal di server dengan sistem operasi Linux Ubuntu Server LTS. Masalah terpenting adalah jika tidak ada koneksi internet maka seluruh aktivitas sistem

kepegawaian yang online tidak dapat berjalan 100%.

4. DAFTAR MILESTONE

Berikut daftar milestone proyek pembangunan sistem informasi manajemen kepegawaian(SIMPEG) PERUSAHAAN X berbasis web:


14/78

Milestone

Tanggal

Mulai proyek

21/9/2012

Project charter ditandatangani

2/10/2012

Proposal disetujui

11/10/2012

Hasil analisa sistem disetujui

9/11/2012

Struktur database ditetapkan

16/11/2012

Desain antarmuka sistem disetujui

27/11/2012

Program selesai dibuat

28/12/2012

Dokumentasi sistem selesai dibuat

4/1/2013

Dokumen manual sistem selesai dibuat

10/1/2013

Sistem terimplementasi

16/1/2013

Pelatihan selesai

17/1/2013

Proyek selesai

23/1/2013

Proyek selesai

23/1/2013


15/78

5. BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE

Untuk mengerjakan Proyek Membangun Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian inidiperlukan waktu 89 hari kerja. Total waktu yang disediakan untuk melakukan pembangunanproyek ini, dari mulai pembukaan proyek sampai dengan penutupan proyek adalah 4bulan atau112 hari kerja. Baseline Jadwal dan WBS terlampir dalam LAMPIRAN 1: WORKBREAKDOWN STRUCTURE DAN BASELINE JADWAL.

6. RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN

Dalam perjalanan suatu proyek, hampir selalu ada suatu permintaan perubahan. Untukmengantisipasi akan hal tersebut, maka perlu disusun suatu prosedur. Prosedur untuk mengontrolperubahan dalam suatu proyek sering disebut dengan Prosedur Kontrol Perubahan (ChangesControl Procedure).

Prosedur Kontrol Perubahan:

Setiap modifikasi yang telah disetujui, ataupun perubahan pada jadwal dan biaya

proyekharus mengacu pada prosedur berikut. Pengajuan perubahan dapat berasal dari setiap anggota tim apabila diperlukan, terutamauntuk perubahan yang akan mempengaruhi jadwal dan ruang lingkup kerja. Persetujuan pada Form Permintaan Perubahan/Changes Request Form (CRF)menunjukkan persetujuan terhadap perubahan pada jadwal.

Pengajuan Perubahan:

Suatu perubahan dapat diajukan ke manajer proyek melalui komunikasi formal (meeting

reguler) ataupuan non-formal (melalui bentuk komunikasi lainnya). Mengisi Form Permintaan Perubahan (CRF) - (lihat LAMPIRAN 2.1) - untuk diajukansebagai usulan perubahan. Catat CRF pada Catatan Permintaan Perubahan - (lihat LAMPIRAN 2.2).

Monitor Perubahan:

Apabila Form Permintaan Perubahan telah disetujui, pekerjaan dapat dimulai. Project Manager atau manajer proyek akan mengubah jadwal proyek atau rencana kerjauntuk mengakomodasi perubahan yang telah disetujui dan mempresentasikannya dalam

meeting kemajuan proyek untuk disetujui. Kemajuan dalam kontrol perubahan akan dilaporkan dalam meeting proyek. ProjectManager harus menanda tangani Form Permintaan Perubahan apabila perubahan telahdiselesaikan.


16/78


17/78

7. RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI

Perencanaan Komunikasi

Perencanaan komunikasi menjabarkan kebutuhan komunikasi reguler antar anggota tim yangterlibat dalam pengerjaan proyek Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian.Komunikasi tidak harus dilakukan secara formal saja, komunikasi bisa dilakukan secara terbukadan informal untuk memfasilitasi transfer pengetahuan (knowledge transfer) antar semua pihakyang terlibat/berkepentingan. Untuk perencanaan komunikasi yang bersifat formal, akandicantumkan pada LAMPIRAN 3: PERENCANAAN KOMUNIKASI yang menggambarkankomunikasi reguler yang dianggap penting untuk memastikan adanya informasi yangtepat,keterlibatan, dukungan dan manajemen proyek yang efektif.

Persiapan Pertemuan

Mendistribusikan agenda meeting, selambat-lambatnya sehari sebelumnya. Pembahasan

topik berdasarkan urutan kepentingan dimulai dengan topik yang mudah dan setiaptopikdiberikan alokasi waktu. Mendistribusikan materi meeting, agenda, serta informasi lokasi dan waktu. Setiap anggota tim proyek bertanggung jawab untuk melakukan persiapan, hadir dan berpartisipasi aktif dalam meeting. Pemimpin meeting dan fasilitator memastikan meeting dapat berjalan pada jalurnya danefektif, sehingga tujuan meeting dapat dicapai. Pemimpin meeting akan menunjuk seorang notulis untuk membuat dokumentasi meeting dan mendistribusikannya dengan tepat.

Meeting paling sedikit membahas topik berikut: Kemajuan proyek Aktivitas yang akan segera dilakukan Pembahasan ulang kontrol perubahan (change review)

Direktori Tim Proyek

Direktori tim proyek untuk semua komunikasi sebagai berikut:

Nama

Posisi

E-mail

No. HP

FX. Eko Budi Kristanto


18/78

Project Manager

[email protected]

0813145627xx

Budi

Sistem Analis

[email protected]

0813145627xx

Cintya

Database Designer

[email protected]

0813145627xx

Eko

Interface Designer

[email protected]

0813145627xx

Faizal

Programmer

[email protected]

0813145627xx

Garry

Dokumentasi Sistem

[email protected]

0813145627xx

Hanny

Quality Assurance

[email protected]

0813145627xx

Indah

Help Desk

[email protected]


19/78

0813145627xx

Joshua

Trainer

[email protected]

0813145627xx

Kuntoro

Teknisi Komputer

[email protected]

0813145627xx


20/78

8. RENCANA MANAJEMEN BIAYA

Proyek ini akan menggunakan metrik nilai yang diterima untuk melacak dan mengelola biayadan dasar biaya menyediakan dasar untuk pelaporan, pelacakan, dan pengelolaan biaya. Baselinebiaya untuk proyek membangun sistem informasi manajemen kepegawaian meliputi semua biayayang dianggarkan untuk berhasil menyelesaikan proyek. Data selengkapnya terdapat pada bagian8. BASELINE BIAYA.

9. RENCANA MANAJEMEN PEMBELIAN

Berdasarkan Cakupan Proyek, tidak mencakup pengadaan hardware/software, sehingga tidakmelakukan Rencana Manajemen Pembelian. Cakupan Proyek adalah pada pembuatan AplikasiSistem Informasi Kepegawaian berbasis web saja.

10. RENCANA MANAJEMEN CAKUPAN PROYEK

Manajemen Cakupan Proyek adalah pengelolaan proses-proses untuk pendefinisian danpengendalian apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam proyek. Pelaksana proyek dan semuapihak yang berkepentingan harus mempunyai persepsi yang sama tentang hasil dariproyek danproses yang akan dilakukan dalam pembuatan hasil proyek. Proses Manajemen cakupan proyekmeliputi: (1) Inisiasi Proyek: proses awal proyek atau transisi dari satu tahapke tahap berikutnya(2) Perencanaan Cakupan: pembuatan dokumen yang akan digunakan sebagai dasar pengambilan

putusan dalam pelaksanaan proyek (3) Pendefinisian Cakupan: perincian hasil akhir proyekmenjadi bagian-bagian komponen yang lebih kecil dan lebih mudah untuk dikelola (4) VerifikasiCakupan: proses formal persetujuan akan Cakupan proyek, dan (5) Pengendalian PerubahanCakupan: Proses pengendalian terhadap perubahan Cakupan proyek. Cakupan Proyekmembangun sistem informasi kepegawaian terdapat pada bagian 3. CAKUPAN PROYEK.

11. RENCANA MANAJEMEN JADWAL

Jadwal Proyek

No.

Kegiatan

Sept

Okto

Nov


21/78

Des

Jan

1.

Mulai proyek

2.

Perencanaan


22/78

3.

Pelaksanaan


23/78

3.1 Analisa Sistem

3.2 Desain Database Sistem


24/78


25/78

3.3 Desain Antarmuka sistem

3.4 Koding dan Testing


26/78

3.5 Dokumentasi Sistem

3.5 Pembuatan Manual Sistem


27/78

4.

Implementasi


28/78

5.

Penutupan Proyek

Milestone Report

Resource Calendar


29/78


30/78

12. RENCANA MANAJEMEN MUTU

Rencana manajemen mutu pada proyek aplikasi sistem informasi manajemen kepegawaian iniyaitu menggunakan metode check list, yaitu dengan mengecek setiap tahap pelaksanaan proyekyang sesuai dengan standar ISO 9000 demi memberikan kepuasan dengan terpenuhinya semuakebutuhan pelanggan. ISO 9000 adalah suatu kumpulan standar untuk sistem manajemen mutu.ISO 9000 dirumuskan oleh TC 176 ISO, yaitu suatu organisasi internasional atau komite yangmengembangkan standar manajemen mutu dan kualitas.Daftar pelaksanaan proyek yang dinilaitelah sesuai dengan standar ISO 9126 terlampir dalam LAMPIRAN 4: RENCANAMANAJEMEN MUTU.

13. RENCANA MANAJEMEN RESIKO

Kategori Resiko berdasrkan pada Resiko keuangan dan Resiko teknologi. Cara untuk menemukan/menentukan resiko dengan Brainstorming, Interview, Analisis SWOT (Kekuatan,

Kelemahan, Peluang, Hambatan). Berikut ini adalah hasil analisis SWOT yang merupakan caramenemukan resiko yang mungkin terjadi dalam membangun aplikasi sistem informasikepegawaian, yaitu seperti pada tabel dibawah ini:

Tabel Analisis SWOT

Faktor Internal

Eksternal

Opportunity (O)

Threat (T)

Strenght (S)

1. Sudah ada sistemkepegawaian denganberbasis file2. Jaringan intranet daninternet sudah tersedia3. Kemudahan menggunakanaplikasi online bagi orang

sibuk


31/78

1. Perkembangan kemajuanteknologi sangat cepat2. Adanya serangan darihacker dan cracker3. Bencana alam yang dapatmenghilangkan data dandokumen penting

Strenght (S)

STRATEGI BISNIS BERDASARKAN STRENGHT

1. Memiliki sistem searchberdasarkan kriteriaproduk2. Memiliki pengelola websendiri3. Ada sistem security yang

menjaga keamanan datakepegawaian

S-O

1. Melakukan sosialisasi danpelatihan2. Merekrut developeraplikasi web yang handaldan berkualitas

3. Melakukan promosi padajejaring sosialfacebook/twitter

S-T

1. Memberikan pelayananyang memuaskan, cepat,aman dan nyaman2. Menjamin kualitas barangdan garansi untukmeningkatkan kepercayaan

4. Membuat backup datacenter di beberapa lokasiyang aman dari bencana

Weakness (W)

STRATEGI BISNIS BERDASARKAN WEAKNESS


32/78

1. Belum dikenal olehguru/karyawan2. URL belum masuk urutan

W-O

1. Bekerja sama denganpimpinan sekolah agarsistem cepat dikenal

W-T

1. Meningkatkan kualitas sdmbaik karyawan maupunpengelola SIMPEG


33/78

halaman pertama dalampencarian di search engine3. Infrastruktur internet diSekolah belum merata

2. Banyak melakukansosialisasi tentangkenyamananmenggunakan SIMPEG3. Mengadakan panduanpenggunaan SIMPEG

2. Mengembangkan fitur danarsitektur aplikasi SIMPEG3. Selalu uptodate terhadapperkembangan teknologidan fitur

14. DAFTAR RESIKO

Adapun kemungkinan adanya resiko terbesar pada sebuah proyek, yaitu dari segi biaya, waktu,dan ruang lingkup pekerjaan proyek yang kurang detail. Hal ini juga akibat kurangnyaperencanaan yang baik terhadap estimasi waktu pelaksanaan proyek dan biaya yangdibutuhkan,sehingga ada kemungkinan proyek gagal atau merugi. Tabel identifikasi resiko dalam proyekaplikasi sistem informasi manajemen kepegawaian terlampir dalam LAMPIRAN 5: DAFTARRESIKO.

15. RENCANA MANAJEMEN SDM

Rencana manajemen SDM atau tim proyek dapat diidentifikasi seperti di bawah ini:

Identifikasi Stakeholder

Anggota stakeholder yang terlibat dalam proyek aplikasi Sistem Informasi ManajemenKepegawaian ini terdiri dari tim proyek, pihak Yayasan dan Sekolah, dan pengguna akhiraplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian, yaitu:

A. Tim Proyek terdiri dari:1. Project Manager2. Sistem Analis3. Database Designer4. Interface Designer5. Programmer6. Dokumentasi Sistem7. Quality Assurance8. Helpdesk


34/78

9. Trainer10. Teknisi KomputerB. Pihak Yayasan dan Sekolah:1. Dewan Paroki2. Ketua Yayasan3. Kepala Biro Personalia4. Pimpinan Biro5. Pimpinan SekolahC. Pengguna akhir:1. Administrator2. Pejabat Fungsional3. Guru/karyawan


35/78

STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

Berikut ini adalah Struktur Organisasi Proyek Membangun Sistem Informasi KepegawaianPERUSAHAAN X.

Deskripsi Tugas

Peran dan tanggung jawab masing-masing personal atau kelompok adalah sebagai berikut:

Nama

Jabatan/Peran

Tanggungjawab & Wewenang

X

Menyediakan dana proyek

X

Mengawasi proyek

X

Menyediakan data kepegawaian

X

Mengawasi Project Manager

X

Mengawasi Project Manager

FX. Eko BudiKristanto

Project Manager

Merencanakan, melaksanakan dan mengawasiproyek

Budi


36/78

Sistem Analis

Menganalisis proses bisnis dan membuatpemodelan

Cintya

Database Designer

Merancang dan mengelola database

Eko

Interface Designer

Merancang tampilan aplikasi dan input/outputsistem

Faizal

Programmer

Membuat kode program

Garry

DokumentasiSistem

Membuat dokumentasi sistem

Hanny

Quality Assurance

Menguji kualitas sistem

Indah

Helpdesk

Melakukan perawatan sistem

Joshua

Trainer

Memberikan pelatihan kepada pengguna

Kuntoro

Teknisi Komputer

Melakukan maintenance komputer


37/78

16. KALENDER SUMBER DAYA

17. BASELINE BIAYA

Bagian ini berisi dasar biaya untuk proyek di mana manajemen biaya akan didasarkan. Proyekini akan menggunakan metrik nilai yang diterima untuk melacak dan mengelola biaya dan dasarbiaya menyediakan dasar untuk pelaporan, pelacakan, dan pengelolaan biaya. Baseline biayauntuk proyek membangun sistem informasi kepegawaian meliputi semua biaya yangdianggarkan untuk berhasil menyelesaikan proyek.

Fase Proyek

Total Biaya

Keterangan

1. Mulai proyek

Rp14.480.000

Honor untuk project manager, sistem analis, dandatabase designer.

2. Perencanaan

Rp8.680.000

Honor untuk project manager, sistem analis, dandatabase designer.

3. Pelaksanaan

Rp34.640.000

Honor untuk project manager, sistem analis, dandatabase designer, programmer, dokumentasisistem, interface designer, quality assurance, helpdesk

3.1. Analisa Sistem

Rp10.400.000

Honor untuk dokumentasi sistem, projectmanager, sistem analis.


38/78


39/78

3.2. Desain DatabaseSistem

Rp2.600.000

Honor untuk database designer.

3.3. Desain Antarmukasistem

Rp2.800.000

Honor untuk interface designer

3.4. Koding dan Testing

Rp14.520.000

Honor untuk programmer dan quality assurance

3.5. Dokumentasi Sistem

Rp2.400.000

Honor untuk dokumentasi sistem.

3.6. Pembuatan ManualSistem

Rp1.920.000

Honor helpdesk dan dokumentasi sistem.

4. Implementasi

Rp1.440.000

Honor untuk trainer dan teknisi komputer.

5. Penutupan Proyek

Rp2.880.000


40/78

Honor untuk project manager.

Total Biaya Proyek

Rp62.120.000

18. BASELINE MUTU

Mutu aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian diharapkan memiliki kualitas standaryang dapat:

Diakses 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu. Dilakukan maintenance selama 24 jam/7 hari. Memiliki konten yang tertata rapi. Menggunakan bahasa Indonesia. Mudah digunakan dan mudah dipelajari. Cepat diakses. Memiliki tampilan menarik. Aman digunakan. Menyediakan panduan penggunaan.

Berdasarkan fungsi-fungsi yang ada, kualitas aplikasi Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian dapat diuji seperti terlihat pada tabel berikut:

Nama Fungsi

Level Pengujian

Deskripsi

Perekrutan

100 % dapat berjalan dengan baik

Pengelolaan data pelamar dan prosesperekrutan guru dan karyawan yang dapatditambah, diedit atau dihapus

Data Induk


Pengelolaan data induk guru/karyawanyang dapat ditambah, diedit, atau dihapus

Promosi


Pengelolaan daftar guru/karyawan yangakan mengikuti promosi kepegawaian(kenaikan pangkat dan golongan)

Asuransi


41/78


42/78

dalam asuransi

Penghargaan


Pengelolaan daftar guru/karyawan yangmenerima penghargaan masa bakti danpesta perak

Pensiun


Pengelolaan daftar guru/karyawan yangpensiun dan menjalani masa persiapanpensiun (MPP)

Formasi


Pengelolaan penyebaran formasi

kepegawaian

Statistik


Melihat data statistik guru/karyawanberdasarkan: jabatan, jenis kelamin, statuskepegawaian, pendidikan dan agama.

Laporan


Melihat dan mencetak laporankepegawaian: Alphabetik formasiguru/karyawan, Formasi karyawan,Promosi kepegawaian (periode April,periode Oktober), Data Keluarga,Karyawan MPP dan Pensiun

Account


Pengelolaan akun pengguna sistem untuk

level administrator, pejabat fungsional danguru/karyawan

19. PERSETUJUAN PEJABAT PEMBERI PEKERJAAN (PEMBUAT KOMITMEN)


43/78

Disetujui oleh Pemberi Pekerjaan:

Tanggal:


44/78

LAMPIRAN 1: BASELINE JADWAL DAN WORK BREAKDOWN STRUCTURE

1. Baseline Jadwal


45/78


46/78

2. Work Breakdown Structure

No.

Level

WBS Code

Activity

Duration (hari)

Predesesor

1

1

1

Sistem Informasi Kepegawaian PERUSAHAAN X

89 hari

2

2

1.1

Mulai Proyek

8 hari

3

3

1.1.1

Kick off meeting

3 hari

4

3


47/78

1.1.2

Membuat project charter

5 hari

3

5

3

1.1.3

Project charter ditandatangani

0 hari

4

6

2

1.2

Perencanaan

7 hari

7

3

1.2.1

Membuat proposal proyek

5 hari

5

8

3

1.2.2

Finalisasi proposal proyek

2 hari

7


48/78

9

3

1.2.3

Proposal disetujui

0 hari

8

10

2

1.3

Pelaksanaan

65 hari

11

3

1.3.1

Analisa sistem

21 hari

12

4

1.3.1.1

Survei dan interview dengan stakeholder

4 hari

9

13

4

1.3.1.2

Pengumpulan data primer dan sekunder


49/78

3 hari

12

14

4

1.3.1.3

Analisa sistem berjalan

7 hari

13

15

4

1.3.1.4

Pemodelan proses bisnis

3 hari

14

16

4

1.3.1.5

Review hasil analisis dengan stakeholder

1 day

15

17

4

1.3.1.6

Perbaikan analisis

2 hari

16

18


50/78

4

1.3.1.7

Review hasil perbaikan analisis

1 day

17

19

4

1.3.1.8

Hasil analisa sistem disetujui

0 hari

18

20

3

1.3.2

Desain database sistem

5 hari

21

4

1.3.2.1

Perancangan database

3 hari

19

22

4

1.3.2.2

Pengujian struktur database

1 day


51/78

21

23

4

1.3.2.3

Perbaikan rancangan database

1 day

22

24

4

1.3.2.4

Struktur database ditetapkan

0 hari

23

25

3

1.3.3

Desain antarmuka sistem

7 hari

26

4

1.3.3.1

Pengembangan antarmuka sistem

5 hari

24

27

4

1.3.3.2


52/78

Review rancangan antarmuka dengan stakeholder

1 day

26

28

4

1.3.3.3

Perbaikan rancangan antarmuka

1 day

27

29

4

1.3.3.4

Desain antarmuka sistem disetujui

0 hari

28


53/78

30

3

1.3.4

Koding dan Testing

23 hari

31

4

1.3.4.1

Melakukan pengkodingan

21 hari

29

32

4

1.3.4.2

Review koding (test unit)

2 hari

31

33

4

1.3.4.3

Program selesai dibuat

0 hari

32

34

3

1.3.5


54/78

Dokumentasi sistem

5 hari

35

4

1.3.5.1

Penyusunan dokumentasi sistem

5 hari

33

36

4

1.3.5.2

Dokumentasi sistem selesai dibuat

0 hari

35

37

3

1.3.6

Pembuatan manual sistem

4 hari

38

4

1.3.6.1

Penyusunan manual sistem

4 hari

36

39


55/78

4

1.3.6.2

Dokumen manual sistem selesai dibuat

0 hari

38

40

2

1.4

Implementasi

5 hari

41

3

1.4.1

Instalasi software

2 hari

39

42

3

1.4.2

Instalasi sistem ke server

1 hari

41

43

3

1.4.3

Setting sistem dan database

1 hari


56/78

42

44

3

1.4.4

Sistem terimplementasi

0 hari

43

45

3

1.4.5

Pelatihan operator dan admin

1 hari

46

4

1.4.5.1

Menyelenggarakan pelatihan

1 hari

43

47

4

1.4.5.2

Pelatihan selesai

0 hari

46

48

2


57/78


58/78

53

3

1.5.5

Proyek selesai

0 hari

52


59/78

LAMPIRAN 2: RENCANA MANAJEMEN PERUBAHAN

1. Form Permintaan Perubahan (Changes Request Form)

FORMULIR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST FORM)

No. Formulir :

Nama Proyek :

Manajer Proyek :

Bidang :

Nama Pengusul :

Tanggal :

Deskripsi Perubahan yang diusulkan/diinginkan:

Usul Diterima/Tidak?

Bila tidak berikan alasan

Diajukan oleh:

Tanggal:

Disetujui oleh:

Tanggal:


60/78


61/78

2. Catatan Permintaan Perubahan (Changes Request Log)

DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN

(CHANGES REQUEST LOG)

Nama Proyek :

Manajer Proyek :

Bidang :

No. Form

Deskripsi Permintaan

Nama Pengusul

Tanggal Usulan

TanggalPersetujuan


62/78

Keterangan : Usulan yang didaftarkan pada Daftar Permintaan Perubahan adalah usulan yangditerima saja.


63/78


64/78

LAMPIRAN 3: RENCANA MANAJEMEN KOMUNIKASI

1. Pertemuan/Rapat (Meeting)

JenisPertemuan

Agenda

Waktu

Penanggungjawab

Partisipan

Masukan

Keluaran

Pertemuan

Pembukaan

- Membahas rencana kerja denganmengacu kepada RencanaManajemen Proyek (ProjectManagement Plan)

Sekali,saat

eksekusi

proyek

pertamakali

Manajer Proyek

Seluruhanggota

tim proyek

- Rencana Manajemen Proyek

- CatatanPertemuan(MoM) &Rencana Kerja

PertemuanTim


65/78

Proyek

- Membahas/review status dankemajuan proyek dengan mengacuke Rencana Manajemen Proyek- Membahas rencana kerja berikutnyadengan mengacu kepada RencanaManajemen Proyek- Memantau & Mengontrol perubahanyang terjadi- Me-review Rencana Kerja (ActionPlan) yang telah dilakukan

Regular

Manajer Proyek

Seluruhanggota

tim proyek

- Rencana Manajemen Proyek

- Laporan Kemajuan Kerja(Project Progress Report) &kelengkapannya:o Form/Catatan PermintaanPerubahan

- MoM &Rencana Kerja- LaporanKemajuan Kerja

yang disetujui

Pertemuan

Penutupan

- Transfer Pengetahuan- Membahas serah terima proyek

Sekali

menjelang

penutupan

proyek

Manajer Proyek

Seluruhanggota


66/78

tim proyek

- Rencana Kerja- Laporan Kemajauan Kerja

- MoM &Rencana Kerja- Rencana Kerjayangdiperbaharui


67/78

2. Pelaporan (Reporting)

Jenis Pelaporan

Item

Waktu

Penanggungjawab

Distribusi

Masukan

Keluaran

Laporan Kemajuan

Proyek (Project

Progress Report)

- Status- Work ProgressDetail/Achievement- Deliverable & Milestone- Daftar permintaanPerubahan

Mingguan,

setiap hariSenin

Manajer Proyek

Seluruh anggota

tim proyek

- Tim Rapat- Form PermintaanPerubahan- Daftar PermintaanPerubahan

LaporanKemajuan

Proyek (Project

Progress Report)

StatusAcara/AgendaPertemuan


68/78

(Status Meeting

Agenda)

- Undangan Pertemuan- Usulan Acara/Agenda- Pekerjaan yang belumDiselesaikan danPermintaan

Perubahan

- Laporan status aktivitas

Mingguan,

dikirimminimal

satu hari

sebelum

Pertemuantim

proyek

Manajer Proyek

Seluruh anggota

tim

- Tim Rapat- Form/Catatan- Permintaan- Perubahan

Status Acara

Pertemuan (StatusMeeting Agenda)

Catatan Pertemuan

(Minutes of

Meeting)

- Agenda- Isu yang dibahas- Rencana Kerja, tanggaltarget


69/78

Setiappertemuan

(regular,adhoc)

Manajer Proyek &

Tim

Pihak-pihak

terkait &peserta

pertemuan/rapat

- Pertemuan/Rapat

Catatan Rapat(MoM) &Rencana Kerja


70/78

LAMPIRAN 4: RENCANA MANAJEMEN MUTU

No

Deskripsi Proyek

Cek Mutu

1

Analisis Sistem

2

Survei dan interview dengan stakeholder

-

3

Pengumpulan data primer dan sekunder

-

4

Analisa sistem berjalan

v

5

Pemodelan proses bisnis

v

6

Review hasil analisis dengan stakeholder

v

7

Perbaikan analisis

v


71/78


72/78

v

17

Koding dan Testing

18

Melakukan pengkodingan

v

19

Review koding (test unit)

v

20

Dokumentasi sistem

v

21

Penyusunan dokumentasi sistem

v

22

Pembuatan manual sistem

v

23

Penyusunan manual sistem

v

24

Implementasi

25


73/78

Instalasi software

v

26

Instalasi sistem ke server

v

27

Setting sistem dan database

v

28

Instalasi software

v

29

Pelatihan operator dan admin

v

30

Penutupan proyek

31

Penyusunan laporan akhir

v

32

Penyusunan dokumen proyek internal

v

33

Mendapatkan persetujuan stakeholder


74/78

v

34

Pembagian dokumen proyek internal

v

35

Penutupan proyek

v

36

Penyusunan laporan akhir

v


75/78

LAMPIRAN 5: DAFTAR RESIKO

No

Lingkup Proyek

Deskripsi

Kontrol Resiko

1

Deskripsi produk

Produk yang berbasis padateknologi yang telahdibuktikan kebenarannyamemiliki risiko yang lebihkecil dibandingkan denganproduk yang menuntut

inovasi dan penemuan

Resiko kecil, karena sistemberbasis web dan sudahteruji teknologinya.

2

Rencana proyek:

- Work breakdownstructure

Pendekatan pada deliverablessetiap unit kerja secara detail.Dengan cara ini identifikasiterhadap risiko bisa sampai kelevel yang sangat detail.

Resiko kecil, karena WBSdibuat secara detail yaitusampai level 5.

- Estimasi biaya danwaktu


76/78

Estimasi yang terlalu kasardan terburu-buru dapatmeningkatkan risiko proyek

Resiko kecil, karenapembuatan web e-commercesudah sering dikerjakan olehtim proyek, sehingga sudahberpengalaman mengenaiadanya resiko.

- Penempatan SDM

Setiap pekerjaan yangspesifik dan hanya dapatdilakukan oleh orang tertentumeningkatkan risiko proyek,apabila orang tersebutberhalangan untuk hadir

Resiko kecil, karena hampirsetiap tim memiliki multipleskill yang dapat merangkappekerjaan lain.

- Perekrutan dan sub-kontraktor

Pengaruh ekonomi dankebijakan politik di sekitar

proyek dapat menyebabkanfluktuasi nilai kontrak proyek

Resiko kecil, karena kontrakproyek berlangsung sekitar 3bulan lebih, sehingga tidakakan terjadi fluktuasikontrak.

3

Informasi historis: hal-hal

yang pernah terjadi di masalalu, dan berkaitan denganproyek dapat dilihat dari:


77/78

- File-file proyek sejenisdari perusahaan

Resiko besar, karena belumpernah dilakukan proyeksejenis.

- Database komersial

Contohnya: Internetknowledge-bases

Resiko kecil, karenadatabase bersifat umum.

- Ilmu dan pengalaman

dari tim kerja, dikenaljuga dengan sebutan:tacit knowledge

Resiko kecil, karena timsudah berpengalaman.


78/78

Documents

117834464-Tugas-Rencana-Manajemen-Proyek-Sistem-Informasi.doc.txt