AUDIT MUTU

oleh : Darwin Kadarisman

2006DEPARTEMEN ILMU DAN TEKNOLOGI PANGAN

FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIANINSTITUT PERTANIAN BOGOR

2

PENDAHULUAN

● Audit mutu adalah suatu penilaian yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah persyaratan sistem manajemen mutu telah dipenuhi

● Hasil audit mutu digunakan untuk menilai efektivitas sistem manajemen mutu dan identifikasi peluang untuk perbaikan

● Pelaksanaan audit mutu untuk mencari bukti bahwa : Implementasi telah sesuai dengan sistem yang

dideklarasikan Aplikasi sistem manajemen mutu memenuhi standar

tertentu Seluruh proses telah dikendalikan dengan efektif

3

1. Meningkatkan sistem sendiri(Menjamin efektivitas dan kesesuaian sistem)

2. Memilih pemasok baru agar mampu memenuhi syarat

3. Menjamin pemasok tetap dapat penuhi syarat

4. Meningkatkan kinerja pemasok

5. Memperoleh sertifikat agar pelanggan percaya terhadap sistem manajemen mutu yang diterapkan

Alasan Audit

4

QUALITY IMPROVEMENT CYCLE

EXTERNALINPUTS

QUALITY SYSTEM

MANAGEMENTREVIEW IMPLEMENTATIO

N

EXTERNAL AUDIT

INTERNAL AUDIT

5

Audit Sistem Menentukan kesesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan

persyaratan yang ditentukan (standar) Menentukan efektivitas implementasi sistem mutu dalam

pencapaian tujuan mutu yang ditentukan Memverifikasi ketidaksesuaian (non-conformities) pada

audit sebelumnya

1. Jenis Audit

Berdasarkan Metode Yang Diberikan

I S I

6

Berdasarkan Metode Yang Diberikan (lanjutan)

Audit Proses (disebut juga “compliance”) Untuk menilai apakah seluruh proses (terutama proses kunci),

bekerja dengan baik. Apakah semua prosedur dan instruksi kerja terdokumentasi efektif

Tujuannya untuk menjawab : Apakah karyawan bekerja sesuai prosedur dan instruksi kerja Apakah prosedur, instruksi kerja dan ketrampilan karyawan

cukup untuk menjamin pengendalian proses Apakah proses efektif dan tujuannya tercapai

Audit Produk Penilaian independen (bebas) terhadap mutu produk untuk

menentukan kesesuaian dengan spesifikasi (standar) Mencakup bahan, produk akhir baik pada tahap akhir proses

maupun setelah pengiriman (distribusi, pengecer atau konsumen)

7

Audit dapat diklasifikasikan menjadi 3 tipe :

1. Audit Pihak Pertama (Audit Internal) Dilakukan oleh perusahaan sendiri menggunakan staf

sendiri atau sepesialis yang dikontrak sebagai auditor

2. Audit Pihak Kedua (Audit Eksternal) Diadakan oleh atau atas nama pelanggan terhadap

pemasok atau calon pemasok barang dan jasa

3. Audit Pihak Ketiga (Audit Eksternal) Perusahaan menyewa suatu perusahaan audit untuk

melakukan audit untuk memeperoleh sertifikat standar sistem mutu tertentu

Berdasarkan Lingkup Audit

8

● Independen

Dilaksanakan tanpa bias atau pengaruh agar menghasilkan laporan yang fair tanpa bias

● Perencanaan

Direncanakan secara sistematis sesuai keperluan dan tujuan organisasi.

● Kompeten

Anggota tim dilatih, kompeten, dan bebas dari pertentangan kepentingan.

Dasar - Dasar Audit

9

● Bukti

Kesimpulan dan laporan harus didasarkan pada bukti tercatat untuk menjamin kehandalan (misal: sampel dokumen, catatan, dan fakta selama audit)

● Integritas

Auditor bekerja dengan etika, tidak bias, melaporkan dengan jujur, adil, akurat dan tidak ada pertentangan kepentingan.

Dasar - Dasar Audit

10

1. Inisiasi Dilakukan oleh organisasi audit, termasuk menentukan

tujuan audit, penugasan ketua tim dan pemberitahuan

2. Perencanaan dan Persiapan Oleh tim audit Menilai dokmentasi (Quality Manual) Menyusun rencana audit Menentukan contoh audit (sampling) Membuat “check list”

3. Pelaksanaan Audit

4. Pelaporan

Tahapan Kegiatan Audit

11

1. Temu Awal (Entry Meeting)

2. Mengumpulkan Fakta dan Data Wawancara, pengujian dokumen, observasi kegiatan dan

kondisi awal kerja Meneliti indikasi “non-comfornity” Mencatat semua observasi dan fakta dalam “check list”

Pelaksanaan Audit

12

3. Caucus Pertemuan diantara tim audit untuk mereview hasil

observasi dan fakta yang diperoleh Menentukan status temuan menjadi :

“advisory finding” non-confornity non-confornity kritis

4. Temu Akhir (Exit Meeting)

Pelaksanaan Audit (lanjutan)

13

● Kaji ulang semua syarat, dengan pengambilan sampel yang diaudit, periksa dan catat bukti kesesuaian

● Buat catatan yg presisi saat wawancara

● Catatan untuk suatu prosedur, bisa digunakan saat audit yang lain, seperti pengendalian dokumen

● Catatan mencakup aktivitas audit, sampel yang diminta, fakta yang diperoleh dan bukti objektif yang diperoleh

● Periksa kendali sistem dan efektivitas perkara dalam daftar periksa

● Catat ketidak-sesuaian dan kesesuaian sebagai bukti komplitnya audit

● Kerjakan “checklist” berurutan; jika perlu, lebih dalam mengambil data

● Bukti harus diverifikasi (visual, verbal, dokumen, catatan) bukti audit

Teknis Pelaksanaan Audit

14

Informasi dapat diperoleh dan diverifikasi dengan banyak cara:

● Dokumentasi, misal: kebijakan, sasaran, rencana, prosedur, instruksi kerja, izin, spesifikasi, gambar, kontrak, order

● Catatan, misal: catatan pertemuan, laporan, hasil pengukuran

● Kesimpulan, analisis, pengukuran

Dalam wawancara, pertimbangkan:

● Mengaudit pekerja pada kerjaannya di tempat kerja

● Pada tempat dan waktu kerja normalnya

● Jelaskan mengapa wawancara dicatat

● Dimulai dengan tanya perannya dan penjelasan tugasnya

● Gunakan pertanyaan terbuka; sedikit tertutup; tidak mengarah

Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Audit

15

● Pendengar yang baik● Pengamat● Pencatat yang baik● Sistematis● Komunikator yang baik● Adil● Berpengetahuan● Sabar● Gigih● Independen● Pandai bicara

● Sopan● Bersahabat● Penilai yang baik● Logis● Perencana yg baik● Tepat waktu● Taktis dan diplomatis● Percaya diri● Tegas● Waspada● Siap

Auditor hendaknya punya pemahaman tentang ketrampilan dan teknik audit:

Kemampuan Mengaudit

16

Tanggung Jawab dan Peran

TIM AUDIT

● Mengikuti persyaratan dan standar pelaksanaan audit

● Menverifikasi unsur-unsur sistem yang ditentukan dan diimplementasikan dalam lingkup audit

● Mencatat semua hasil observasi secara objektif

● Mengkompilasi dan menganalisis bukti-bukti yang relevan dan melaporkan kepada manajemen “auditee”.

17

AUDITEE

● Memberikan akses terhadap fasilitas, arsip dan dokumentasi yang relevan terhadap audit

● Memberikan sumber daya yang diperlukan dan bekerja sama untuk efektivitas pelaksanaan audit

● Menunjuk pegawai yang sesuai untuk melayani audit dan juru bicara pada setiap unit kerja yang dikunjungi

● Mereview temuan audit dan melakukan setiap tindakan koreksi (corrective action) yang disepakati

Tanggung Jawab dan Peran (lanjutan)

18

Struktur isi laporan audit :

● Lead sheet (ringkasan hasil audit)

● Isi laporan : Entry Meeting Audit Exit Meeting Designated Follow-Up General Observation Attachment

Laporan Audit

19

● Pada akhir audit, Ketua Tim Audit mengumpulkan semua temuan dan mencapai kesimpulan.

● Kenali kekuatan dan kelemahan

● Ketua Tim mampu beri contoh praktek yang baik dalam organisasi yang dapat ditiru untuk kegiatan lain

● Jika meragukan (tanpa bukti kuat) tinggalkan !

● Pada pertemuan penutup disetujui auditi. Jika tidak setuju, harus dituntaskan.

Melaporkan Temuan Audit

20

Temuan:Tidak ada rencana yang ditetapkan untuk memenuhi persyaratan

pelanggan untuk rancangan XYZ 31 sampai 45 dengan pemberian wewenang lisan. Rancangan dihasilkan melalui perancang berpengalaman melalui pembicaraan telepon dengan pelanggan. Hal ini membuat PT Mekar Jaya bingung karena tidak dapat ditemukan perkembangan saat perancang cuti 2 pekan, tak satupun punya akses terhadap informasi ini atau tahu siapa yang punya. Kontrak XYZ 35, 37, 40, dan 42 lengkap setelah merekam tanggal permintaan pelanggan.

Hal tersebut tidak sesuai dengan pasal 7.3.1, 7.2.3.b. ISO 9001:2000.

CATATAN Data lain, spt: tanggal, auditor, auditi, tempat audit, lingkup, rencana tindakan perbaikan, rekomendasi, dll sengaja tidak ditampilkan untuk menyingkat.

Contoh Laporan Ketidak-sesuaian Audit

21

Setelah semua kegiatan audit selesai dilakukan maka Management Review dilaksanakan untuk membahas semua hasil audit serta tindakan perbaikan yang telah dilakukan dalam rangka menjamin terciptanya perbaikan yang berkesinambungan (continual improvement)

Management Review

terima kasih