Cas pratiques : valuation du contrle interne

La trsorerieRgles de baseAucune opration nest faite sans prsentation dune pice justificative de la dpense, quel que soit le mode de rglement.Tout rglement doit tre soumis lapprobation du responsable et lui seul signe les chques, ordres de virement et acceptation deffets.Les remises doivent tre faites chaque jour la banque avant lheure de caisse. Une copie des bordereaux de remise de chques (dtaills par client dans le cas de ventes avec factures) et despces sera conserve pour vrification avec les bordereaux de banque

Tenue de la caisse

Le contrle de la caisse doit tre effectu journellement. Le solde de la caisse (fonds de caisse + recettes dpenses remises en banque) est calcul tous les jours et rapproch des espces dtenues dans la caisse.Cette procdure permet de suivre en permanence lvolution du solde de la caisse et de rvler sans tarder un ventuel solde crditeur. Lexistence dun tel solde constituerait une grave prsomption dirrgularit de la comptabilit.Limprim de contrle doit tre sign, aprs vrification et validation, par un responsable autoris. Les mouvements et le solde pourront tre enregistrs dans un livre de caisse (livre papier ou fichier Excel).

Protection des disponibilitsTout tablissement doit veiller ce que les formules de chques vierges soient enfermes dans une armoire ou un coffre.De mme, les espces doivent tre ranges chaque jour de la mme manire. Il est fortement dconseill de conserver des sommes importantes en caisse. En particulier, le montant des espces dtenues ne doit jamais dpasser le montant assur en cas de vol.

mission de chques

Il arrive parfois que lmetteur dun chque, avec une lgret blmable, ne mentionne pas le nom du bnficiaire.Il faut proscrire ces pratiques et exiger linscription manuscrite de lordre par le signataire du chque.Si par hasard, un tel chque est reu (en gnral par correspondance), il doit imprativement, ds louverture du courrier, tre complt par lapposition immdiate dun tampon lordre de lentreprise, et/ou dune signature.De mme, lendos doit tre inscrit au moyen dun tampon comportant le numro du compte bancaire de ltablissement concern.Quoique cette prcision apparaisse superflue, il est rappel quil est formellement interdit de laisser quelque partie que ce soit dun chque en blanc, ds lors quil est sign

Suivi de la trsorerie et rapprochement bancaireIl est fortement conseill de suivre sur un chancier le solde de la trsorerie afin danticiper les paiements et damliorer les relations avec le banquier. Dautre part, llaboration dun budget de trsorerie permettra davoir une vision sur lavenir et calculer ainsi les besoins de financement.Un recoupement, au minimum mensuel, entre le journal de banque et les relevs bancaires, doit tre effectu soit manuellement soit laide du logiciel de comptabilit.

Achat de marchandises et de frais gnrauxLe cycle achats/fournisseurs suit le cheminement suivant: Commandes Rception des commandes

Rception des factures

Comptabilisation

Rglement

Traitement des retours

CommandesToute commande de marchandises doit tre autorise par le responsable des approvisionnements et fait lobjet dun bon de commande valoris tabli en deux exemplaires dont un exemplaire sera conserv pour contrle avec la facture

Rception des marchandisesLes achats rceptionns sont contrls avec le bon de commande et le bon de livraison du fournisseur. Les manquements ou dfauts sont immdiatement signals.

Rception des factures

Dans un premier temps, les factures originales sont rapproches du bon de commande et du bon de livraison: contrle des quantits factures et des prix. Si les factures sont conformes, un visa est appos. Les factures originales accompagnes des bons de commande et des bons de livraison sont destines la comptabilit.Les doubles des factures peuvent tre classes par chance dabord afin dtablir un chancier puis par fournisseur, pour disposer dun dossier facile consulter en cas dappel.Un troisime exemplaire pourrait tre rang par chantier, dans les entreprises de travaux publics et de btiment par exemple.

Les factures de frais gnraux seront galement vrifies avant leur mise en paiement. Ce contrle permet notamment de vrifier si lidentit du fournisseur, et la TVA apparaissent correctement et si la charge est justifie.

Comptabilisation

Les factures doivent tre comptabilises dans un journal dachats ds leur rception ou transmises tous les mois au Comptable. Aprs comptabilisation, on appose sur loriginal de la facture la mention comptabilis et un numro denregistrement.Mme sil manque une pice, par exemple le bon de commande, la facture est comptabilise, mais elle ne sera rgle quaprs rception du document manquant.

RglementLe rglement de la facture, est effectu partir de lchancier et aprs vrification du solde bancaire. La date du chque ou lchance de leffet et le mode de paiement sont alors ports sur la facture.

Traitement des retours de marchandisesUn bon de retour prnumrot est tabli et un exemplaire est class dans un dossier attente davoirs, annot des rfrences de la facture.Les avoirs reus sont ensuite rapprochs des bons de retour et des factures qui pourront ainsi tre mis en paiement.

Les ventes, prestations de services et clientsCommandesLes commandes se font de prfrence par crit afin de conserver un justificatif en cas de contestation. Elles peuvent tre saisies sur le logiciel de gestion commercial.Lexemplaire destin au client doit porter de faon claire et prcise les mentions valant clause de rserve de proprit.

LivraisonsChaque livraison donne lieu ltablissement dun bon de livraison dont un exemplaire est conserv.Avant chaque expdition, le bon de livraison est rapproch du contenu de lenvoi ainsi que de laccus de rception de commande.Les bons de livraison serviront ltablissement de la facturation.

FacturationLes factures sont tablies par le service comptable partir de bons de livraisons portant la mention A facturer ou de la liste informatique. Elles sont mises en deux exemplaires au minimum.

Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes: identification de lentreprise:nom ou raison sociale, adresse, numro individuel didentification la TVA,, forme juridique, nonciation du capital social, Nom et adresse du client Mention factureDate de la factureNumro de la facture qui doit tre chronologique

Dnomination et quantit des produits et servicesPrix et TVA applicables: prix unitaire et montant total HT, mention des rabais remises ristournes accords, le taux de TVA, le montant de la TVA, mention de loption exerce en matire de TVA (dbits), le prix TTC.Date du rglement et pnalits de retardConditions descompte en cas de paiement anticip

Rglements et gestion des comptes clients

La gestion des comptes clients doit tre suivie de manire trs rigoureuse. Ds rception de lencaissement ou de lavis dencaissement par la banque, il en est fait mention sur la facture ou saisi sur le logiciel de gestion commerciale. Les rglements sont ensuite dposs en banque et comptabiliss.Chaque compte client doit tre tudi et justifi chaque mois. Il est conseill de les suivre trs rgulirement et deffectuer des relances afin de ne pas pnaliser la trsorerie.Il est important de suivre les clients douteux et de ne pas leur accorder den cours trop important.

Avoirs clientsDes avoirs aux clients sont tablis chaque retour de marchandises partir des bons de retour. Ils doivent tre au pralable valids par le dirigeant.ComptabilisationLes factures sont enregistres en comptabilit sans dlai partir du document papier ou directement par cration dun fichier informatique si vous possdez un logiciel de gestion commercial.Aprs enregistrement, la facture reoit la mention comptabilise le puis est classe dans le dossier factures de ventes (ordre chronologique).Certaines entreprises peuvent avoir intrt conserver un exemplaire supplmentaire des factures et les classer par dossier client.

Inventaire physique

Toute personne physique ou morale ayant la qualit de commerant doit contrler au moins tous les douze mois lexistence et la valeur des lments actifs et passifs du patrimoineIl en rsulte quun inventaire doit tre effectu au moins tous les ans la date de clture de lexercice. Lorsquil existe un inventaire permanent, les fiches de stock doivent tre ajustes et les carts expliqus.Le comptage matriel des existants en stock est dune importance essentielle: le stock a une incidence directe sur le rsultat, et reprsente gnralement une grande partie des actifs.

Afin que le recensement soit effectu avec un maximum de fiabilit et dexactitude, il convient que lentreprise prvoie les modalits de droulement des oprations dinventaire au moyen dinstructions crites et rigoureuses qui prciseront: -le but de linventaire-la date et les heures de comptage-la prparation des lieux de stockage-le personnel charg de linventaire-larrt des mouvements pendant linventaire-le dnombrement et la saisie de linventaire-les procdures de sparation des exercicesLes stocks sont enregistrs leur cot dacquisition pour les biens acquis et leur cot de production pour les biens produits.Si la valeur des stocks est infrieure la clture de lexercice leur cot, une provision doit tre constitue.Un inventaire physique des immobilisations doit tre ralis une fois par an afin de contrler lexistence relle. Il sopre par pointage de la liste des immobilisations dite par votre expert comptable.

La gestion du personnel et des charges sociales Rgles de baseIl appartient chaque entreprise de possder la convention collective la concernant, rgulirement mise jour.Toute entreprise devrait avoir un rglement intrieur .

EmbaucheLentreprise devra effectuer la dclaration pralable lembauche avant larrive du salari.Il est conseill dtablir un contrat de travail crit, rendu obligatoire dans le cas des contrats dure dtermine ou temps partiel. Celui-ci devra respecter le droit du travail et la convention collective concerne.Il convient de sassurer que: -les trangers possdent des cartes de sjour et de travail ou de rsidence, en cours de validit-les diplmes affrents au poste pourvoir sont fournis (pour la dtermination du coefficient)-les coordonnes bancaires sont justifies par un relev didentit bancaire ou postal pour virement du salaireAu plus tard, avant la fin de la priode dessai, le nouveau salari devra fournir: -une copie de sa carte didentit-une copie de sa carte de scurit sociale

tablissements des fiches de paie et charges sociales

Une fiche de paie mensuelle doit tre tablie en respect avec la rglementation en matire de droit du travail et du droit la scurit sociale (dure du travail, mentions obligatoires, calcul des charges sociales etc...)Les dclarations sociales doivent tre tablies selon la priodicit fixe par chaque caisse et en fonction du nombre de salaris. Tout retard de paiement entrane des pnalits

Gestion des congs et absences

Chaque salari a droit des congs pays qui sont en gnral de 5 semaines pour 12 mois travaillsCest lemployeur qui fixe la date des congs pays. 12 jours ouvrables doivent tre obligatoirement pris du 1er juin au 31 octobre. Un imprim est sign par lintress chaque fois que ce dernier prend des congs.

Sanctions disciplinaires

Les sanctions disciplinaires sont prises en fonction de la gravit de la faute commise.Il existe tout dabord la possibilit de donner un avertissement ou blme, puis une mise pied et enfin le licenciement.Il convient dans tous les cas de respecter la procdure lgale et conventionnelle et constituer un dossier avec des crits ds le premier problme avec un salari.

Gestion des maladies

Le salari doit prvenir par crit de tout arrt maladie.

La fiscalitLentreprise doit tablir un chancier et respecter les dates dtablissement et de rglement des dclarations fiscales. Tout retard peut entraner le paiement de pnalits et dintrts de retard.la TVALentreprise devra justifier du montant de la TVA collecte et du taux appliqu sur les ventes et prestations de services.La TVA dductible doit figurer sur les factures dachats et de frais gnraux. Certaines dpenses ne donnent pas droit rcupration de TVA. ExonrationsIl existe plusieurs rgimes dexonration en matire de TVA, dImpt sur le revenu, dimpt sur les socits ou de taxe professionnelle. Toutes sont conditionnes au respect de certaines rgles quil faut examiner.En cas de doute, le contribuable peut demander lavis de ladministration fiscale.

Le juridique

Concernant les socits, elles devront respecter un certain nombre dobligations juridiques et notamment la tenue dune assemble gnrale ordinaire tous les ans reporte sur un registre cot et paraph.

ARCHIVAGE

La conservation des pices justificatives comptables et des divers documents administratifs et financiers de lentreprise est une absolue ncessit.Larchivage doit tre organis de telle manire que la recherche et la consultation des documents concerns soient possibles dans des conditions de rapidit et defficacit normales.En cas de besoin, les documents sensibles ou importants (en particulier: dossiers des personnels, registres officiels obligatoires, contrats et actes) doivent tre conservs sous clef ou au coffre.Aucune destruction darchives ne peut tre effectue sans autorisation pralable du dirigeant.Larchivage lectronique est autoris cependant les documents doivent tre identifis, numrots et dats ds leur tablissement par des moyens offrant toute garantie en matire de preuve. La signature lectronique est aujourdhui un bon outil pour cet archivage.