20 1 INFORMETIÓN 5 - Club Ecopetrolclubecopetrol.com/.../05/Informe-de-gestion-Club-Ecopetrol-2015-2.pdf · 20 1 5 6 Informe de Gestión 2015 Club Ecopetrol 7 EditorialEditorial

INFO

RME

DE GESTIÓN

2015Somos cultura, somos deporte...

¡Somos Club Ecopetrol!

2 3Informe de Gestión 2015 Club Ecopetrol

Informe de Gestión 2015© de esta edición:Febrero de 2016

Todos los derechos reservados.Prohibida su reproducción total o parcialsin previa autorización expresa del editor.Distribución Gratuita.Prohibida su venta.

Coordinadora EditorialJazmín Prada BuitragoMercadeo y Comunicaciones

Concepto gráfico, diseño y diagramaciónLeiver Bejarano M.Kreativa P&M SAS.

Junta Directiva2014 - 2016

Hernán Darío Villamil CaballeroPresidente Junta Directiva

Yeisson Arnulfo Ramírez PérezSecretario Junta Directiva

Sergio Augusto Corredor Guzmán Representante de Ecopetrol S.A.

Luis Francisco Sanabria ChacónIntegrante Junta Directiva

Ana Betulia Espitia PeñalozaIntegrante Junta Directiva

Benjamín Herrera ConsuegraIntegrante Junta Directiva

Rafael Sarmiento CorredorIntegrante Junta Directiva


ContenidoContenido

Editorial

Entorno y evolución

Eventos institucionales

Deportes

Situación administrativa

Sistemas de información

Mantenimiento

Gesrtión de calidad

Talento humano

Control interno

Avance implementación sistema de control interno

Situación jurídica

Situación económica

Estados financieros

Notas a los estados financieros

Certificación estados financieros

Dictamen del Revisor Fiscal

Informes comités

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2015


EditorialEditorial

INFORME DE GESTIÓN AÑO 2015PRESENTADO POR EL GERENTE GENERAL

A LOS SEÑORES ASOCIADOS

De conformidad con las normas legales vigentes, presento a la Asamblea General este informe en donde se consignan las actividades más relevantes ejecutadas durante el año 2015 y una visión del entorno actual y futuro

de la empresa.

Apreciados asociados,

El presente documento recoge la gestión realizada, los avances y resultados obtenidos por la Corporación Club Social y Deportivo Ecopetrol Bogotá durante la vigencia 2015, orientados a dar cumplimiento a sus fines misionales y a sus objetivos estratégicos durante el segundo año de gestión de la Junta Directiva 2014-2016.

La Junta ha sido especialmente cuidadosa en respetar los postulados consignados en los códigos de gobierno corporativo y de ética de la institución, fomenta la segregación de funciones y responsabilidades en las diferentes instancias administrativas.

Las decisiones de la Junta Directiva están debidamente consignadas en las actas levantadas en las diferentes sesiones realizadas y siempre tuvieron como consigna llegar a un consenso entre sus miembros. Situación que se alcanzó en la totalidad de las secciones realizadas durante la vigencia 2015.

Las decisiones de carácter administrativo fueron analizadas con profundidad y siempre estuvieron enmarcadas dentro del concepto de privilegiar el bien general sobre el particular. Esto permite asegurarle a la comunidad que las decisiones tomadas fueron las que se consideraron las más adecuadas para la institución.

Se continuó con el funcionamiento del comité de auditoría, que siguió siendo conformado por los asociados Ernesto Miranda, Nelson Martínez y, en representación de la Junta Directiva, Ana Espitia, a los cuales les expresamos nuestros más sinceros agradecimientos por la valiosa labor adelantada. Esta labor ha sido de fundamental importancia para que el Club haya alcanzado una calificación de 3.7 en la medición de su sistema de control interno mediante la metodología COSO II. La institución continúa con un proceso de mejoramiento continuo en su nivel de control interno.

Especial referencia debe hacerse al excelente nivel de excedentes alcanzado durante el año 2015, que se situó en los $1.423 millones, similar al presentado el año anterior y muy por encima de los niveles promedio que ha mostrado el Club durante su historia pero enmarcados dentro de una coyuntura totalmente diferente generada por el bajo nivel de los precios del petróleo que produjo ajustes estructurales en el presupuesto de gastos de Ecopetrol que tuvieron efecto directo sobre los ingresos operativos del Club al pasar de facturarle $ 2.471 millones en el año 2014 por servicios logísticos de capacitación a solamente $178 millones en el 2015, con una disminución del 93%. No obstante esta disminución tan crítica, el Club logró encontrar por la vía de la consecución de nuevos clientes corporativos y de la disminución de costos y gastos una ejecución financiera que, sin lugar a dudas, se puede calificar como excelente.

Por último, queremos agradecer a todos los Asociados que con un enfoque constructivo nos hicieron llegar sus sugerencias y recomendaciones. Estas fueron insumo fundamental para desarrollar nuestra labor.Atentamente,

JUNTA DIRECTIVA 2014-2016 CLUB SOCIAL Y DEPORTIVO ECOPETROL BOGOTÁ


Gestión 2015Entorno y evolución

2014$5.977.667

$1.483.097

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ENTORNO ECONÓMICO DEL AÑO 2015

En el 2015, se presentó una baja sensible en el precio internacional del petróleo, lo cual ha tenido un impacto notorio en la economía, no solamente a nivel nacional sino también a nivel mundial. La reacción del dólar no se hizo esperar y se ha presentado una devaluación del peso frente al dólar equivalente al 31,64% en el año, que llevó a marcar un indicador máximo histórico en la divisa norteamericana. Para el 31 de diciembre del 2015 se tuvo una Tasa Representativa del Mercado - TRM de $3.149,47 (2014- 2.392,46).

La tasa de crecimiento económico del año 2015 se proyecta en el 3,17% (2014 - 4,2%), el factor que más contribuyó al bajo crecimiento fue la disminución del consumo privado. La tasa de inflación fue de 6,77% (2014 - 3,66%), la cifra anual más alta registrada desde 2009.

Las conversaciones de paz en la Habana continúan, sin embargo, todavía se perciben dudas sobre los resultados finales de las mismas, lo cual ha influido en la desmotivación que presentaron los inversionistas internacionales durante el año.

ENTORNO ECONÓMICO QUE SE PREVÉ PARA EL AÑO 2016

El panorama de la economía colombiana, el año que viene está marcado por un entorno internacional adverso, debido a la inminente reducción de la demanda de materias primas por parte de China, al lento despegue de Estados Unidos, Europa y Japón, y a la compleja situación registrada en el vecindario: recesión en Brasil y Venezuela, menor dinámica en México, Chile, Perú, Ecuador y Argentina.

En comercio exterior, las esperanzas están cifradas en el efecto positivo de la devaluación del peso, pero hay nubarrones en la demanda. Por ahora, la única señal es la cifra establecida en el presupuesto general del 2016 que fue elaborado con un precio promedio del dólar de entre 2.750 y 2.800 pesos.

En los sectores petrolero y minero las perspectivas sobre la recuperación de los precios son pesimistas.

El 2016 será el año de la incertidumbre para la economía colombiana. Las diferencias entre los pronósticos del Gobierno y los expertos así lo confirman. El Ministerio de Hacienda prevé un crecimiento del Producto Interno Bruto de 3,5%, en tanto que el Fondo Monetario pronostica el 2,8%, y el promedio de los analistas y los centros de investigaciones económicas se ubica en 2,68%.

Aspectos como la volatilidad del dólar, los precios del petróleo, el aumento de la inflación, el ajuste en las tasas de interés y la desaceleración económica genera incertidumbre para la elaboración de los presupuestos del 2016.

EVOLUCIÓN DE LOS NEGOCIOS Nuestra operación con nuestro cliente natural, Ecopetrol, sufrió un impacto notable debido a la situación mundial de precio del crudo que generó una reducción casi absoluta en el valor que el Club venía facturándole al pasar de $2.471 millones en el año 2014 a $178 millones en el 2015, con una dramática disminución del 93%.

Como producto de lo anterior, el Club implementó una fuerte gestión comercial direccionada a la obtención de nuevos clientes en el segmento corporativo. Tal gestión fue bien efectiva pudiéndose mencionar los siguientes clientes conseguidos: Banco de Occidente, Banco Caja Social, Seguros Colmena, Universidad del Rosario, Asistencia Bolívar, Seguros del Estado, Compensar, Laboratorios Legrand, Pastas Doria, IBM, Laboratorios Bristol, Motorola, Universidad Católica, Universidad Sergio Arboleda, Supertiendas Olímpica, entre otros. Gestión que permitió que al final de ejercicio se compensará en gran medida la disminución en la facturación a Ecopetrol, se logró que la disminución en los ingresos operacionales solamente fuera del 25%.

“En el 2015, se presentó una baja sensible en el precio internacional del petróleo.

El año que viene está marcado por un entorno internacional adverso.

Las esperanzas están cifradas en el efecto positivo de la devaluación del peso.”

“El 2016 será el año de la incertidumbre para la economía colombiana.

Nuestra operación con nuestro cliente natural, Ecopetrol, sufrió un impacto notable.

El Club implementó una fuerte gestión comercial direccionada a la obtención de nuevos clientes.”


Gestión 2015Eventos Institucionales

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Durante el año 2015 se desarrollaron los siguientes eventos institucionales:

Eventos culturales y de bienestar:

Talleres: manejo de emociones a jóvenes, manejo de emociones a adultos, liderazgo para adultos, comunicaciones para adultos, negociación y finanzas para jóvenes, taller para padres, foro de mujeres emprendedoras, desarrollo de habilidades de gestión, exposiciones de arte.

Fiestas y celebraciones:

Celebraciones: día de la mujer, día del niño, día de la madre, día del padre, día del pensionado, halloween niños, día de las velitas, primer día de novena.

Fiestas: Sport Girls, noche de mujeres, carnaval de barranquilla, halloween adultos, fiesta de fin de año.

Salidas ecológicas y de familia:

Caminatas ecológicas, campamento vacacional para jóvenes, ciclo paseos, canope, torrentismo y ruta navideña.

Otros: caza talentos, reunión mensual de pensionados, domingos en el Club, campañas ecológicas y del buen trato, servicio de Ruticlub.

Convenios:

En lo relacionado con convenios, durante el 2015 se lograron perfeccionar los siguientes: Cinemas Procinal, Teatro Santa Fé, Teatro Hilos Mágicos, UMB Golf Club.

Canjes:

En cuanto a canjes con otros clubes, al cierre del 2015 se contaban los siguientes: Club el Comercio en Pereira, Club Ejecutivos en Cali, Club el Portal del Paraiso Natural en Bucaramanga, Club Campestre de Armenia, Club Campestre del Caribe en Barranquilla, Club Cazadores en Cúcuta, Club Miramar y Club infantas en Barrancabermeja.

Cursos: geopolítica petrolera, vacaciones creativas, pintura al óleo, belenismo, manualidades, vacaciones recreativas, danza terapia para jóvenes y niños.


Gestión 2015Deportes

2014

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A continuación se mencionan las actividades deportivas que adelantó el Club durante el año 2015 por disciplina deportiva:

Fútbol

2 Torneos Internos.6 Equipos Liga: 1 torneo.Escuela de Formación: 1 torneo.Equipo Femenino: 3 torneos.Fútbol 5: 1 torneo.Patrocinio:Equipo de Pensionadostorneo en Barrancabermeja.

Baloncesto

2 Torneos EmpresarialesMasculino y fememino.Festival de Escuela Baloncesto.Patrocinio a selecciones:Masculina: 5 torneos.Femenina: 2 torneos.

Voleibol

4 paradasFemenino y masculino.

Softbol

Torneo Interno:Masculino y femenino.Torneos de Softbol Empresarial:Masculino y femenino.Patrocinio:Equipo de PensionadosTorneos en Bucaramangay Barrancabermeja.

Atletismo

Patrocinios:Carrera Alianza 15 k.masculino y femenino.Media maratón ciudadde Bogotá.Carrera Balance.

Tenis de Mesa

1 Torneo interno.

Billar

Torneo InternoTorneo Empresarial

Tenis de Campo

Masculino y femenino:12 Torneos internos.3 Torneos de Liga.2 torneos celebraciones:Amor y amistad. Halloween.7 torneos de intercambiofemenino.

Bolos

6 torneos femenino y masculino4 virusas femenino y masculino5 torneos ligafemenino y masculino.2 torneos empresarialesfemenino y masculino.

Ajedrez

1 torneo.

Tejo

Femenino y masculino1 torneo internos.5 torneos empresariales.

Gimnasio

Maratones aeróbicas:cancha múltiple.Día de la mujer.Día de la Madre.Día del Padre.Amor y Amistad.Halloween.

Participantespor disciplina deportiva

Fútbol: Escuelas: 60 deportistasEquipos de Liga: 90 deportistasDeporte para todos: 360 deportistasEquipo femenino: 15 deportistas

Baloncesto:Escuela: 15 deportistasSelección: 20 deportistas

VoleibolEscuela: 18 deportistasCategorías: 10 deportistasDeporte para todos: 25 deportistas

Softbol Deporte para todos: 120 deportistasSelección masculina: 20 deportistasSelección femenina: 15 deportistas

BeisbolEscuela: 10 deportistas

AtletismoDeporte para todos: 15 deportistas

Tenis de Mesa Deporte para todos: 6 deportistas

BillarDeporte para todos: 25 deportistas

Tenis de CampoEscuelas: 48 deportistasDeporte para todos: 120 deportistas)

AjedrezEscuela: 8 deportistas

Tejo Deporte para todos: 24 deportistas

Bolos Escuelas: 14 deportistasDeporte para todos: 32 deportistas

PolimotorEscuela: 8 deportistas

MatrogimnasiaEscuela: 6 deportistas

TaekwondoEscuela: 10 deportistas

Gimnasio Deporte para todos: 120 deportistas


Gestión 2015Situación administrativa

COMPRAS Y CONTRATACIONES

Para el año 2015 en el área de compras y contrataciones, realizó las siguientes actividades siempre en búsqueda de proporcionar una buena oportunidad para que el Club disponga de bienes y servicios en el momento preciso y al menor costo posible.

Se realizaron 249 contrataciones por valor de $ 3.234 millones de pesos, distribuidos de la siguiente manera:

Los montos más significativos en contrataciones y adquisiciones son: • Contrato prestación de servicio de vigilancia por $127.756.035millones, este gasto era asumido por Ecopetrol. • Artistas y logística fiesta 50 años del Club • Servicios de auditoría y consultoría, orientados a efectuar el seguimiento a la implementación del sistema de control interno de la Corporación Club Social y Deportivo Ecopetrol Bogotá por valor de $20.880.000 millones.

PROYECTO REMODELACIÓN GIMNASIO

Apoyo en el proceso de selección y contratación proyecto remodelación gimnasio, proyección de contratación por valor de:

NEGOCIACIONES

Las negociaciones más significativas están en la adquisición de cerveza, licores y consumibles, los cuales presentaron un incremento en su valor por el precio del dólar y consumo masivo por Copa América.

BAVARIA

Objetivo: garantizar existencias de todos los productos de la marca en todos los POS del Club para los partidos de la Copa América.

Negociación: aseguramiento en la compra de 1300 unidades de los productos de la marca por valor de $ 45,476 millones a cambio de una caseta provisional del punto de softbol, animación musical, material POP para todos los partidos.

DIALSA

Objetivo: garantizar existencias de todos los productos de la marca en todos los POS y eventos antes del alza de precios.

Negociación: aseguramiento en la compra de los productos de la marca con mayor rotación en el Club por valor de $ 99.317 millones con precios del 2014.

CONSUMIBLES

Objetivo: disminución de gastos administrativos y búsqueda de otras opciones de impresión más económicas.

Negociación: aseguramiento en el suministro de consumibles con las mismas características y rendimiento con referencias sustitutas alcanzando un 76% en cada compra.

“Se realizaron 249 contratacionespor valor de $ 3.234 millones de pesos.

Siempre en búsqueda de proporcionar una buena oportunidad para que el Club disponga de bienes y servicios en el momento preciso y al menor costo posible.”

ÁREA % COMPRADO

Alimentos y bebidasComercialMantenimientoDeportesTalento humanoEventosObrasSistemasAdminstraciónMercadeo y comunicaionesControl internoFinancieraSISO

43.57%16.66%14.04%9.64%3.12%2.84%2.74%2.70%2.20%1.47%0.65%0.21%0.17%

TOTAL 100%

PROYECTO GIMNASIO

Consorcio Erdel 2015Inplayco LtdaAcomeq Ingenieria Ltda

1.597.869.25089.204.000

255.604.699

TOTAL 1.942.677.949

“Consorcio Erdel fue el contratista seleccionado para adelantar la obra civil, Inpalyco es la firma seleccionada para desarrollar la interventoría total del proyecto y Acomeq Ingeniería fue la firma seleccionada para el suministro e instalación de las zonas húmedas de damas y caballeros. Estos contratos ya están debidamente suscritos y cuentan con la aprobación de Junta Directiva así como de la debida reserva de caja.”

• Actualización y soporte del sistema de información versión 4.0 e implementación, puesta en funcionamiento del módulo de normas internacionales con la empresa Multisys por valor de $41.760.000.


Gestión 2015Sistemas de información

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Durante el año 2015 el Área de sistemas realizó actividades tendientes al mejoramiento del servicio en aspectos como: renovación tecnológica, mejoramiento de planes de contingencia, software de reserva de canchas de tenis a través de página Web, mejoramiento ayudas audiovisuales para salones, etc.

A continuación se relacionan los proyectos relevantes del área de sistemas, cuyo objetivo se enfocó en proveer nuevas tecnologías ajustadas a la necesidad y presupuesto del Club.

SERVICIOS DE HELP DESK Y SERVICE DESK

Labor diaria en el manejo de conocimientos técnico y específicos relacionados con los recursos de software y hardware, el control y seguimiento permite mantener la operación tecnológica de la empresa y el correcto funcionamiento de los servicios.

COPIAS DE SEGURIDAD EXTERNA

RESPALDOS Y COPIAS DE SEGURIDAD INTERNA

Se adquirieron equipos para salvaguardar la información relevante del Club, documentos e información de las bases de datos del sistema de información Multisys y mantener copias de respaldo actualizadas, este equipo permite almacenar la información cada 8 días, adicional a la copia que se respalda diariamente.

MEJORAMIENTO EN INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

Mantenimiento de la infraestructura en la red de datos bajo normas de calidad definidas de acuerdo a las necesidades de la empresa. Este mantenimiento permite garantizar la continuidad y conectividad de los equipos así como la eficiencia en las funciones operativas de cada punto de información en el Club. Se efectuaron mejoramientos en cableado estructurado y energético en las áreas de servicio al cliente, tesorería y polideportivo, que incluyeron adecuación de racks, instalación de ducterias y adecuación de cableado estructurado.

CONTINUIDAD PROYECTO CONSOLA CENTRAL DE SONIDO SEDE SOCIAL

Permitió centralizar toda la operación de audio, video, sonido que se proyecta en los salones y áreas de sede social, logrando tener los servicios solicitados para cualquier evento sin necesidad de adecuaciones adicionales, ya que todos los salones cuentan con: sonido ambiental para capacitaciones, sonido de potencia para eventos sociales (música), proyecciones simultaneas haciendo uso de los diferentes dispositivos tecnológicos utilizados en esta zona, video proyectores interactivos, y TV interactivos.

RESERVA DE CANCHAS DE TENIS A TRAVÉS DE LA PAGINA WEB

La plataforma en internet de reservas de tenis de campo es una herramienta informática diseñada para que, de forma segura y fácil, el usuario efectúe las reservas de turno para el uso y goce de las canchas de tenis del Club. La funcionalidad de la Plataforma se fundamenta en lo previsto en el reglamento general de tenis, documento que hace parte de la plataforma y que está disponible para consulta del usuario.

“Renovación tecnológica, mejora-miento de planes de contingencia, software de reserva de canchas de tenis a través de página Web, mejoramiento ayudas audiovisua-les para salones.”

“Este mantenimiento permite garantizar la continuidad y conec-tividad de los equipos, así como la eficiencia en las funciones opera-tivas de cada punto de informa-ción en el Club.”

Se cuenta con un contrato que permite disponer de un plan logístico externo que garantice la recuperación parcial o total de la información operativa del Club en corto tiempo, ante un fallo crítico o desastre al interior del mismo.


PLANES PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS EN EL SISTEMA DE CCTV Permitió mantener el control visual de la mayor parte de las instalaciones del Club mediante una periódica revisión, reparación y/o remplazo de partes que requiere el circuito cerrado de televisión.

ENLACE INALÁMBRICO

Se Implementó la red de datos del POS BBQ a través de una solución Wifi, para garantizar la integración a los sistemas de información centralizada. Teniendo en cuenta la amplia distancia entre este POS y la sede social del Club, se instaló un enlace inalámbrico digital de alto rendimiento.

RENOVACIÓN TECNOLÓGICA DE SOFTWARE DEL DISPOSITIVO DE SEGURIDAD – FIREWALL

Se adquirió software que provee de filtro a la red y a internet, para controlar todas las comunicaciones que pasan de una red a otra en función de los criterios de accesibilidad que tiene establecido el Club.

ADECUACIÓN E INSTALACIÓN DE UPS PARA DATACENTER

Para garantizar la continuidad del sistema de información durante los cortes del fluido eléctrico y teniendo en cuenta la obsolescencia y fallas continúas de la UPS existente, el Club adquirió una UPS de altas especificaciones y su respectivo backup de baterías.

CONTRATO DE ACTUALIZACIÓN A LA NUEVA VERSIÓN 4.1 DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN MULTISYS(Incluye soportes por garantía)

Se contrató la actualización del ERP del Club. Lo cual aporta mejoras de procesos y nuevas funcionalidades que contribuyen a la optimización de recursos, mejoras en la productividad y mayores funcionalidades en todas las áreas de la empresa.

CONTRATO DE IMPLEMENTACIÓN NORMAS INTERNACIONALES NIIF

Se adquirió un módulo integrado a nuestro sistema de información Multisys para el desarrollo de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), que son las normas contables emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB, por sus siglas en inglés) con el propósito de uniformizar la aplicación de normas contables en el mundo, de manera que sean globalmente aceptadas, comprensibles y de alta calidad. Las NIIF permiten que la información de los estados financieros sea comparable y transparente, lo que ayuda a los inversores y participantes de los mercados de capitales de todo el mundo a tomar decisiones con base en información estandarizada.

LICENCIAMIENTOS DE SOFTWARE

Se adquirieron licencias para la consola de administración de antivirus, hosting de correos corporativos y consola de administración de red inalámbrica.

COMPRA DE EQUIPOS, CONSUMIBLES Y ACCESORIOS TECNOLÓGICOS

Se adquirieron stocks mínimo de toners para impresoras, ups para equipos de cómputo, switch para distribución de red, accesorios para salones de capacitación y stock mínimo de líquido para niebla del quiosco.

Gestión 2015Sistemas de información

“Las NIIF permiten que la informa-ción de los estados financieros sea comparable y transparente.”


A continuación se mencionan las principales acciones adelantadas desde el área de mantenimiento:

Gestión 2015Mantenimiento

12.Arreglo desagüesdel segundo pisodel área del gimnasio.

13.Mantenimientocarpa que encierralos campos de tenisy arreglo del cuartode los caddies.

14.Mantenimientopreventivo y correctivoal campo de fútboly softbol.

15.Mantenimientopreventivo y correctivoa las pistas de bolos.

16.Ajuste de lasdivisiones de losbaños del quiosco,sede social y tenis.

17.Pintura pared delárea de softbol ymantenimientotablero electrónico.

18.Pintura de losparqueaderos.

19.Mantenimientocañerías del Club.

20.Mantenimientotecho y paredesdel billar.

21.Cambio techosalón oro negro.

22.Pintura rejasencerramiento Cluby caseta portería.

1.Construccióndel shut de reciclaje.

2.Arreglo de los tejadosde la sede principaly del almacén.

3.Cambio del sistemade iluminación porluz led (primera fase).

4.Construcción del BBQ,incluido hornoy parrilla.

5.Cambio deMoto-bombade la sede principal.

6.Reparación plantaeléctrica.

7.ConstrucciónPOS del softbol.

8.Construcción techoPOS softbol.

9.Construcción techomini-tejo.

10.Encerramiento lateralde la cancha de tejo.

11.Reparación túneldel parque infantil.

IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE RECICLAJEEn el 2015 separamos 10 toneladas de material reciclable y al realizar la disposición final adecuada, logramos evitar la emisión de 6 toneladas de dióxido de carbono (gas de efecto invernadero). Por la venta del material se logró recaudar $ 3.824.250, así evidenciamos nuestro compromiso con la prevención de la contaminación del ambiente, la optimización de los recursos del Club y el cumplimiento de la normatividad vigente.

REGISTRO DE VERTIMIENTOSSe realizó el trámite del registro de vertimientos ante la Secretaria Distrital de Ambiente y el seguimiento correspondiente del estado del correspondiente permiso.

ORGANIZACIÓN DE ZONAS CRÍTICASSe realizó la organización de zonas críticas como la parte posterior del muro del tenis, se retiraron equipos de proveedores que estaban en los baños de hombres del gimnasio, se realizó la organización y limpieza de la bodega del salón castilla, se liberó la parte posterior del almacén, el acceso a la bodega de mantenimiento y se ha logrado mantener los cambios hasta la fecha.

DOCUMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOSSe identificaron y se documentaron 33 procedimientos de acuerdo con los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2015, con el fin de obtener la certificación del Sistema de Gestión de Calidad en el año 2016.

ABASTECIMIENTO PUNTOS DE VENTA

ACTUALIZACIÓN DE PERFILESSe identificaron y elaboraron 40 perfiles de cargo de acuerdo con la Estructura Organizacional actualizada del Club y la hoja de vida de cada uno de los trabajadores, con esto se evitó un costo de aproximadamente $9.860.000 que es el valor más bajo cotizado con empresas de consultoría para realizar la actualización de los perfiles.

ATENCIÓN VISITAS DE LA SECRETARÍA DE SALUDSe logró normalizar, mantener y asegurar el cumplimiento de las exigencias generadas por la Secretaria Distrital de Salud desde el 22 de junio de 2012 sobre la inspección, vigilancia y control higiénico sanitario y normatividad en general. Tenemos pendiente la visita para la emisión del concepto favorable.

TALENTO HUMANO

Adicionalmente a todas las obligaciones de carácter legal, el Club dio estricto cumplimiento a sus compromisos extra-legales, producto de la convención colectiva de trabajo vigente suscrita entre el Club y el Sindicato, los cuales significaron los siguientes costos:

Gestión 2015Calidad


BENEFICIOS EXTRALEGALES PAGADOS EN EL 2015 AL PERSONAL CONVENCIONAL Y DIRECTIVO

Auxilio al sindicato SintholAuxilio de viaje para trabajadores afiliados al sindicatoAuxilios por permisos para cursos de capacitaciónAuxilios por permisos para reuniones sindicalesPermiso sindical remunerado para la comision redactora y negociadoraPrima extralegal de serviciosPrima de vacacionesBonificación por antiguedadBonificación por jubilaciónAuxilio extralegal de transporteAuxilio extralegal de habitaciónAuxilio para gastos de estudioAuxilio por incapacidades médicasAuxilio por parto o abortoAuxilio para aparatos ortopédicosAuxilio para anteojos / cirugía de ojosAuxilio navideñoCondonaciones de créditos por calamidad domésticaCondonaciones de créditos por atención odontológicaCrédito inicial de viviendaCrédito complementario para viviendaSuministro de alimentaciónSuministro de uniformes y calzadoSuministro de uniformes para equipos y trabajadores del ClubPlan exequial total y auxilio funerario

891011122324252630313233343536373940414243444547

11.376.095

142.938.19863.890.276

3.814.392-

24.528.49718.713.29391.761.772

---

10.972.49932.202.924

1.500.0001.961.040

-96.631.225

226.137.305

-9.969.760

3.774.416

139.223.15072.152.86611.180.2101.968.411

17.497.25817.785.81671.993.127

313.988118.000

-10.746.82029.008.014

3.300.0002.002.920

143.582.790-

230.323.634

-367.780

TOTAL

ART. CONCEPTO 2015 2014

736.397.276 755.339.200Durante el año 2015, se continuó con el fortalecimiento del equipo de trabajo del Club Ecopetrol, se efectuaron promociones a trabajadores antiguos como reconocimiento a su labor, se generaron espacios de unión y compañerismo, con el objetivo de mejorar el clima organizacional y las relaciones interpersonales dentro del marco de los valores organizacionales del Club.

Se implementó una metodología con la que logramos una mayor rotación de inventario, con lo que se aumentó el control sobre el vencimiento de losproductos. Dicha metodología se estableció con base en el comportamiento de las ventas de los productos, y permite optimizar el uso del sistema de información al depurar las referencias y así garantizar el abastecimiento general del Club.


SISTEMA DE CONTROL INTERNO

La Coordinación de Control Interno es responsable de asistir al Comité de Auditoría sobre el desempeño del control interno que soporta el desarrollo de las operaciones de la Administración, por medio de seguimiento permanente, en búsqueda del mejoramiento continuo; con el objeto de contribuir al logro de los objetivos corporativos, mediante un proceso integral de auditoría, al evaluar con objetividad e independencia la gestión institucional.

Se diseñó un plan de auditoría consistente con las metas de la corporación y con el propósito de asegurar de manera razonable el Sistema de Control Interno del Club. El alcance y el contenido del plan general fue aprobado por el Comité de Auditoría. La evaluación integral al Sistema de Control Interno se ejecutó con base en el modelo COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), modelo internacional que guía en aspectos críticos de gobierno corporativo, negocios éticos, control interno, administración de riesgo empresarial, fraude y reporte financiero en toda la sociedad.

Se realizaron ajustes a algunos procesos del Club, para ello se tuvo en cuenta las recomendaciones emitidas por la firma AG Auditores con relación a la evaluación realizada al Sistema de Control Interno del Club con corte al 31 de diciembre de 2.014.

Cumplimiento recomendaciones con relación a la madurez del sistema de control interno del Club:

Se efectúo divulgación del Reglamento y Código de Ética del Club de forma magistral, se efectúo entrega de una copia del mismo a cada trabajador, se publicó en carteleras, en la página web de la corporación, se hizo extensivo a los contratistas en el clausulado de los contratos y se habilitó como canal de comunicación el correo electrónico: [email protected].

Se incluyeron actividades en los procedimientos de Talento Humano para realizar la validación del perfil ético del personal a contratar por parte del Club. Está pendiente su socialización e implementación.

Se realizó la actualización de los perfiles de cargo de los funcionarios del Club, aunque aún se encuentra pendiente la firma del personal sindicalizado, debido a que no ha habido pronunciamiento por parte del sindicato con relación a los perfiles.

Se diseñaron varios procedimientos entre los cuales está el de inducción de personal y evaluación de desempeño; sin embargo, está pendiente su socialización e implementación.

Se realizó la actualización de la estructura organizacional en tres (3) niveles (operativo, de análisis y de dirección).

Se realizó capacitación de autocontrol con el objeto de sensibilizar a los funcionarios del Club en auto gestionar sus procesos y actividades.

Se efectúo evaluación del Plan Quinquenal de desarrollo del Club debido a solicitud del equipo asesor de ajustarlo a la realidad del Club, sin embargo, se determinó por parte de la administración dejarlo como fue planteado inicialmente y tomar en cuenta la recomendación para el Plan Quinquenal de Desarrollo del periodo 2.016 – 2.020.

Se efectuó la identificación de los riesgos por proceso. En el año 2.016 se realizará la validación de los mismos con los Jefes de Unidad y se realizará la socialización.

Se contrató con una firma especializada en almacenamiento y custodia de los medios de respaldo en un sitio alterno con el objeto de soportar el proceso de recuperación en caso de contingencia.

Se estableció matriz de hallazgos con el objeto de realizar seguimiento sistemático al cumplimiento de las recomendaciones emitidas por parte de control interno.

La divulgación de un protocolo de comunicación no se efectuó por parte de la administración del Club. En el diseño de los procedimientos se define: que, cuando, a quien, como y quien comunica, de acuerdo con lo que determina la norma ISO 9001:2015, capítulo 7.4: Comunicación (interna y externa).

Gestión 2015Control interno

“El desempeño del control interno que soporta el desarrollo de las operaciones de la Administración, por medio de seguimiento permanente, en búsqueda del mejoramiento continuo.”

Al tener en cuenta que el Club se encuentra en proceso de implementación del Sistema de Gestión de la Calidad con base en la norma ISO 9001:2015 y como objetivo se espera certificar el mismo en el año 2016, se realizó el trabajo de socialización a medida que se ha avanzado en la implementación de los procesos.

Existe resistencia al cambio lo cual ha dificultado la implementación de las políticas, los procedimientos, la gestión documental y el Sistema de Gestión de la Calidad.

El Club cuenta con un Comité de Auditoría para hacer seguimiento a las recomendaciones que son emitidas por parte de este ente, se cuenta con una matriz de seguimiento la cual es presentada de manera mensual.

Se presentan informes a la Junta Directiva del Club con el objeto de exponer el estado de los hallazgos y recomendaciones emitidas para el mejoramiento del Sistema de Control Interno.

Se presentaron inconvenientes en el cumplimiento de exigencias de entidades externas (secretaria de salud) debido a fallas principalmente en el proceso de mantenimiento.

Los TBG deben ser presentados trimestralmente para su evaluación, al 31 de diciembre de 2.015 el último reporte se había realizado con corte al mes de julio del mismo año; es importante resaltar que la información generada se requiere para realizar los planes de mejora correspondientes.

Se efectuaron auditorías a los diferentes procesos de acuerdo al plan de trabajo establecido.



El cumplimiento del plan de trabajo fue del 96%, así:

Gráfico estado de avance de las recomendaciones sobrela madurez del sistema de control interno del Clubemitidas por la firma AG Auditores:

% CUMPLIMIENTO PLAN DE TRABAJO CONTROL INTERNO

ENE. FEB. MAR. ABR. MAY. JUN. JUL. AGO. SEP. OCT. NOV. DIC.

100% 100%

94% 94%97%

89%

100%97%

94%

100%97%

85%

RECOMEDACIONES AG AUDITORES

21 CUMPLIDA 3 EN PROCESO 2 PENDIENTE

97%

11% 8%

“El Club cuenta con un Comité de Auditoría para hacer seguimiento a las recomendaciones que son emitidas por parte de este ente, se cuenta con una matriz de seguimiento la cual es presentada de manera mensual.”

Recomendaciones pendientes por implementar:

Realizar la socialización y aplicación del procedimiento de evaluación de desempeño.

Elaborar el plan de capacitación con base en los resultados de las evaluaciones de desempeño por cargo.



MEDICIÓN DEL RIESGO CLASIFICACIÓN DEL RIESGO

ADOPTADO EN PROCESO PENDIENTE

5

22

4 4

2 1 0 0 1

Riesgo AltoRiesgo MedioRiesgo Bajo

23.08%15.38%

61.54%

MEJORAS OBTENIDAS

Ajuste y adecuación de procedimientos y políticas de acuerdo a las recomendaciones emitidas.

Ajuste a la realidad de las cifras de los Estados Financieros.

Concientización de cultura de autocontrol en los empleados del Club.

Se garantizó el cumplimiento de la normatividad, políticas y algunos procedimientos implementados a través de una adecuada verificación y seguimiento por parte de control interno.

Contribución a la utilización de los recursos de la forma más eficiente posible, mejorando de manera continua los niveles de performance (funcionamiento, rendimiento y ejecución) en el Club.

Los controles se han centrado en cuestiones o elementos significativos y con un creciente impacto en la Corporación, de tal forma que se obtengan mayores beneficios económicos y reducción de costos.

NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA

Teniendo en cuenta que el contenido de las políticas de contabilidad para NIIF debe reflejar la realidad económica del Club, la firma asesora KPMG y la Revisoría Fiscal del Club, consideran que se debe manejar en paralelo la implementación del software contable Multisys para NIIF y las políticas; para que los dos escenarios sean lo suficientemente consistentes y para ello se requiere que se tome un tiempo hasta el 30 de mayo de 2016 para que dicho paralelo quede oficialmente cargado y aprobado por la Gerencia, la Revisoría Fiscal y la Junta Directiva.

El balance de apertura bajo Normas Internacionales de Información Financiera NIIF, como consecuencia de la implementación de las políticas estarían generándose igualmente para el 30 de mayo de 2016.




Gestión 2015Situación jurídicaINFORME DE PROCESOS CLUB ECOPETROL ENERO DE 2016

Durante el año 2015 no se instauraron demandas en contra del Club, como tampoco se instauraron querellas ante el Ministerio de Trabajo, pues todas las diferencias laborales fueron dirimidas en mesas de trabajo entre la administración y el sindicato.

PROCESOS LABORALES TERMINADOS

DEMANDANTE

Club Ecopetrol

Nelson ColmenaresSinthol

Pedro AntonioOrtiz Lozano

Sindicato Sinthol

Sindicato Sinthol

DEMANDADO

Misael HernándezOrlando Pérez

Club Ecopetrol

Club Ecopetrol

Club Ecopetrol

Club Ecopetrol

CLASE PROCESO

Levantamientofuero sindical

Reintegrofuero sindical

Reintegro

Querellaadministrativa

Querellaadministrativa

PRETENSIONES

Levantar el fuero sindicalde los trabajadores paraproceder con el despido

Reintegrar al trabajadordespedido y cancelar salarios,prestaciones sociales y beneficiosconvencionales.

Reintegrar al trabajadordespedido y cancelar salarios,prestaciones sociales y beneficiosconvencionales.

Sancionar al Club Ecopetrol

Sancionar al Club Ecopetrol

RESULTADOS OBTENIDOS

Sentenciadesfavorable

Sentenciadesfavorable

Sentencia favorable,beneficio para el Club

Resoluciónde absoluciónal Club Ecopetrol

Resoluciónde absoluciónal Club Ecopetrol

PRÓXIMA ACTUACIÓN

Proceso terminadodiciembre 2015

Proceso terminadoabril 2015 con ocasióna fallo de tutela absolutorio

Proceso terminadonoviembre 2015 con ocasióna fallo de tutela absolutorio

Proceso terminadodiciembre 2015

Proceso terminadooctubre 2015

PROBABILIDAD DE ÉXITO

Ninguna

Total

Total

Total

Total

DEMANDANTE

Club Ecopetrol

Misael Hernandezy otros

DEMANDADO

Jonny MauricioPulido Tique

Gustavo Sepúlveday otros

CLASE PROCESO

Denuncia porfalsedad endocumento privado

Denunciapor violación aderechosde reuniony asociacion

PRETENSIONES

Condenar al extrabajadorpor falsedad en que incurrióen una certificación laboral

Condenar a los sindicadospor impedir realizar reunionessindicales, entre otras

RESULTADOS OBTENIDOS PRÓXIMA ACTUACIÓN

Pendiente impulso procesalpor parte de la fiscalía.No hallan el original del documento.

endiente impulso procesalpor parte de la fiscalía.


Remota

Probable

PROCESOS PENALES PENDIENTES DE FALLO


Gestión 2015Situación jurídica

DEMANDANTE

Club Ecopetrol

DEMANDADO

Jorge HumbertoGiraldo

CLASE PROCESO

Delito por falsedaden concurso con elpunible de hurtoagravado.

PRETENSIONES

Cobro sentencia$82 millones

PRÓXIMA ACTUACIÓN

El procesado no cuentacon recursos para cancelarla deuda al Club


Remota

PROCESOS PENALES CIVIL

DEMANDANTE

Club Ecopetrol

DEMANDADO

Compunet

CLASE PROCESO

Demanda proteccional comsumidor

PRETENSIONES

Obtener indemnizaciónde perjuicios por malfuncionamiento de discosduros comprados a la empresaCOMPUNET

PRÓXIMA ACTUACIÓN

En el mes de noviembrede 2015 se dio contestaciona la demanda.Pendiente decretode pruebas y fallo


Probable

PROCESOS ANTE LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO

SITUACION ECONÓMICA

Los ingresos operacionales totales decrecieron un 26% al pasar de $5.978 millones a $4.447 millones. La principal causa de este decrecimiento fue la dramática disminución del 93% en la facturación a Ecopetrol, al pasar de $2.471 millones en al año 2014, a solamente $178 millones en el año 2015, producto del plan de ajuste de gastos que implementó Ecopetrol desde el año anterior. El costo de ventas decreció un 42% al pasar de $1.846 millones a $1.070 millones, lo que compensó la mitad de la disminución de los ingresos operacionales. Se logró mantener los gastos operacionales de administración en un valor similar al del año 2014, para un crecimiento cercano al 0%, cifra significativamente inferior al crecimiento de la inflación. Los ingresos no operacionales tuvieron un crecimiento del 9% al pasar de $3.649 millones a $3.973 millones, producto principalmente del reintegro de $300 millones que se tenían destinados para un eventual fallo desfavorable en el proceso laboral que había instaurado desde finales de la década del 90 el extrabajador Pedro Ortíz contra la corporación y que fue final y definitivamente ganada por el Club.

Los gastos no operacionales presentaron un decrecimiento del 83% al pasar de $503 millones a $85 millones, debido fundamentalmente a la disminución de $354 millones en la cuenta de ajustes de años anteriores. La sumatoria de los mayores ingresos no operacionales y los menores gastos no operacionales compensan, aproximadamente, la otra mitad de la caída en los ingresos operacionales para, al final, tener un resultado del ejercicio muy parecido al del año anterior. Configurándose así otro año que se enmarca dentro de los mejores que ha tenido el Club en su historia.

Con relación al Balance General puede observarse que los activos mantuvieron su nivel, los pasivos disminuyeron en un 45% y el patrimonio creció un 27%. Las razones financieras más comunes, muestran lo siguiente: razón corriente 5.65; prueba ácida de inventarios: 5.46; y un endeudamiento total del 20%.

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

La información presentada en el punto anterior, analizada a la luz del presupuesto establecido para el año 2015, arrojó la siguiente ejecución:

ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA

Las actividades principales del área se enmarcaron en el cumplimiento y desarrollo de responsabilidades emanadas de Ley, destacándose el inicio de la convergencia de la contabilidad actual (Decretos 2649 y 2650) hacia las Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF, desprendiéndose de esta una serie de tareas como la depuración de los saldos de las cuentas contables hacia el resultado esencial de tener un balance inicial al 1 de enero de 2015.En materia de impuestos se dio cumplimiento a lo estipulado en la LEY 1607 y los Decretos relacionados. Las inversiones del Club se realizaron acorde con el disponible de la Corporación, buscando obtener una rentabilidad segura y acorde con el desarrollo normal de los proyectos y actividades de la empresa.Se continuó con el manejo y política de pago a proveedores y contratistas con un plazo de quince días para personas naturales y de treinta días para personas jurídicas.Respecto al tema de inventarios se intensificó la verificación de los mismos, efectuando inventarios periódicos y con base en los resultados se analiza la información y se establecen acciones para garantizar la calidad de las cifras.


Gestión 2015Situación económica

CARTERA

CARTERA COMERCIAL EMPRESAS

CARTERA COMERCIAL ASOCIADOS

Con la implementacion de los tiempos para dar y enviar comunicaciones a Asociados se observa que tenemos un 83% en cartera de pensionados, activos un 15% y temporales un 2% el cual corresponde a mas del 50% en cartera ordinaria, la cual ha venido mejorando notablemente; y para aquellos casos donde la mora ha persistido, se aplican las respectivas sanciones de acuerdo a los estatutos del Club.

ACONTECIMIENTOS IMPORTANTES ACAECIDOS DESPUÉS DEL EJERCICIO

Entre el 1 de enero del año 2016 y la fecha de la preparación de este informe han sucedido hechos importantes dignos de mencionar, como los siguientes:

Se inició operación del restaurante principal con el contratista Opel, empresa ampliamente referenciada por Ecopetrol y que esperamos logré satisfacer la alta exigencia de la comunidad de Asociados.

El pasado mes de enero fuimos informados por parte de la Curaduría Urbana No. 3, de una serie de observaciones que había efectuado sobre la solicitud de licencia de modificación y ampliación del edificio del gimnasio que el Club radicó el año anterior. Con base en esto, el Club emprendió las acciones necesarias para aclarar dichas observaciones y conseguir la licencia mencionada.

EVOLUCIÓN PREDECIBLE DE LA SOCIEDAD

La evolución predecible de la sociedad en nada es diferente al entorno expuesto de tipo general en este informe. La dirección ha dado todos los pasos que permitan avanzar más en el desarrollo, la eficiencia y la productividad.

SALDO CARTERA COMERCIAL A DICIEMBRE 31 DE 2015

ECOPETROL U. CATOLICA OTRAS COMPAÑÍAS

70%

15% 15%

SALDO CARTERA ASOCIADOS A DICIEMBRE 31 DE 2015

PENSIONADOS ACTIVOS TEMPORALES

83%

15%2%Para el año 2015 la generalidad en la recuperación de la cartera comercial de

clientes fue máximo de 30 días. Dentro de algunos de nuestros clientes más destacados podemos citar a Ecopetrol, quien es nuestro mayor cliente; igualmente manejamos otras compañias como Cavipetrol, Universidad Sergio Arboleda, Market Medios, Fundecopi, Copidrogas, quienes han mantenido su ralación comercial con la Corporacion durante varios años, por catalogar los servicios prestados como los más competitivos del sector. Con la implementacion del pago anticipado de los eventos se logró que esta cartera se recuperara generalmente al final de cada evento.


Gestión 2015Situación económica

OPERACIONES CELEBRADAS CON ASOCIADOSY CON LOS ADMINISTRADORES

Las operaciones que en el año 2015 se celebraron con socios y administradores son las siguientes:

ASOCIADO

Milton AriasHernando Gutiérrez(AG Auditores).

Héctor Cárdenas

Héctor Cárdenas

Gabriel Millán

Gabriel Millán

Gabriel Millán

Gabriel Millán

TIPO DE OPERACIÓN

Servicio de auditoría y consultoría evaluaciónmadurez sistema de control interno.

Revisión y comentarios para revisiónfinal del diseño eléctrico.

Dirección e Interventoría para el desarrollodel diagnóstico del estado actualdel sistema eléctrico del Club.

Interventoría piso cancha de baloncesto.

Elaboración de pliegos, coordinación, dirección,revisión del proceso y documentos paralicitación de la remodelación del gimnasio.

Interventoría de trabajos para el proyectocerramiento de cancha de baloncesto edificiopolideportivo de la Corporación Club Socialy Deportivo Ecopetrol Bogotá.

Servicios para ejecución, protocolización,procedimientos, diligencias y demás para legalizarPlan Director adoptado por el Decreto 114 de 2.013en Planeación Distrital y Alcaldía de Bogotá.

VALOR (Antes de IVA)

$18.000.000

$500.000

$16.85.933

$4.912.500

$1.650.000

$2.000.000

$3.500.000

CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS SOBRE PROPIEDAD INTELECTUAL Y DERECHOS DE AUTOR

En cumplimiento de las normas legales, puedo garantizar ante los asociados y ante autoridades que los productos protegidos por derecho de propiedad intelectual, están siendo utilizados con el cumplimiento de las normas respectivas y con las debidas autorizaciones y en el caso específico del software de acuerdo con la licencia de uso.

INFORMACION SOBRE APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

Nos permitimos informar que la empresa ha cumplido durante el período sus obligaciones de autoliquidación y pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral.

De acuerdo con lo establecido en la Ley, copia de este informe de gestión fue entregado oportunamente a la Revisoría Fiscal, para que en su dictamen informe sobre su concordancia con los estados financieros.

Se deja constancia que la información exigida por el ordinal tercero del Artículo 446 del Código de Comercio con todos sus detalles, está a disposición del señor Secretario para su lectura y es parte integrante del presente informe.

La Gerencia General agradece sinceramente a los Asociados, Empleados y Proveedores en general, el apoyo y la dedicación que nos brindaron en cada momento, para el logro de los resultados que hoy estamos presentando.

A los Señores Asociados, una vez más, gracias por su confianza y apoyo.

Atentamente,

GUSTAVO SEPÚLVEDA LOZANOGerente General

Bogotá D.C., 10 de febrero de 2016


ESTADOS FINANCIEROS A 31 DE DICIEMBRE DE 2015


NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS













Gestión Comités:



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20 1 INFORMETIÓN 5 - Club Ecopetrolclubecopetrol.com/.../05/Informe-de-gestion-Club-Ecopetrol-2015-2.pdf · 20 1 5 6 Informe de Gestión 2015 Club Ecopetrol 7 EditorialEditorial