2007-3-00004-AK Bab 3

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

1/24

28

BAB III

DATA PERUSAHAAN

III.1 Sejarah Perusahaan

PT Toyota Astra Financial Services (TAFS), dikenal sebagai TA Finance,

adalah perusahaan kerjasama antara Toyota Financial Services Corporation, Japan

dan PT Astra International Tbk., dimana kepemilikannya masing-masing 50%.

Pada 3 Februari 2006, TA Finance membeli saham PT KDLC Bancbali Finance

yang merupakan perusahaan kerjasama antara Korea Development Leasing

Corporation dan Bank Bali terkait dengan ditutupnya izin pendirian multifinance

baru pada tahun 2002 oleh Menteri Keuangan Boediono. TA Finance menyediakan

layanan jasa pembiayaan untuk kepemilikan kendaraan Toyota. Produk

pembiayaan yang disediakan oleh TA Finance terdiri dari:

1. Pembiayaan konsumen

Ditujukan bagi pelanggan individual yang akan membeli kendaraan untuk

keperluan non-komersial.

2. Pembiayaan usaha/bisnis

Merupakan solusi pembiayaan yang dirancang khusus untuk mendukung bisnis

klien.

3.

Sewa guna usaha kendaraan (lease)

Produk ini disediakan bagi badan usaha yang memerlukan layanan pembiayaan

dalam bentuk penyewaan dan cocok untuk pembiayaan yang melibatkan

jumlah unit kendaraan yang besar.

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

2/24

29

TAFS secara formal didirikan pada 4 Agustus 2006 walaupun telah

beroperasi sejak awal Mei 2006. Saat ini, TAFS mempunyai kantor perwakilan di

5 kota, yaitu Surabaya, Bandung, Semarang, Bogor, dan Denpasar. PT Toyota

Astra Financial Services beserta kantor perwakilannya di seluruh Indonesia,

berkantor pusat di Jakarta yang didirikan berdasarkan Keputusan Menteri Hukum

dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor: C-06037 HT.01.04.TH.2006

dan Akta Notaris Ny. Enimarya Agoes Suwarko, S.H. Notary Nomor 30 tanggal 15

April 1994 Jo Akta Notaris Linda Herawati, S.H. Nomor 13 tanggal 3 Februari

2006.

PT Toyota Astra Financial Services, yang memiliki visi ”Menjadi pilihan

utama dalam solusi pembiayaan kendaraan Toyota dengan pelayanan yang prima”

dan misi “Memberi yang terbaik bagi pelanggan, menjadi mitra Toyota dalam

mencapai keberhasilan jangka panjang, memberi manfaat yang berkelanjutan bagi

pemegang saham, menjadi perusahaan pilihan untuk berkarya, dan membawa

kemakmuran bagi masyarakat” ini, berkantor pusat di Mega Plaza Building 8th

Floor , Jl. H.R. Rasuna Said Kav. C-3 Jakarta 12920.

Sampai dengan bulan Maret 2007, PT Toyota Astra Financial Services

memiliki 95 orang karyawan tetap dan 22 orang karyawan kontrak.

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

3/24

30

III.2 Struktur Organisasi dan Uraian Tugas

Setiap organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapainya. Pencapaian

tujuan ini dapat terwujud bilamana mendapat dukungan dari karyawannya dan

setiap karyawan mengetahui dengan jelas mengenai tugas dan tanggung jawab

yang diembannya. Struktur organisasi menggambarkan hubungan di antara

beraneka fungsi dan aktivitas organisasi dengan memperlihatkan individu,

kelompok, dan departemen yang bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi

tersebut. Selain itu, struktur organisasi berperan dalam mengidentifikasikan

deskripsi pekerjaan pada setiap posisi pekerjaan dan hubungan diantara posisi-

posisi tersebut. Struktur organisasi juga menentukan bagaimana mengalokasikan

sumber daya manusia pada berbagai tugas. Oleh karena itu, struktur organisasi

dimaksudkan agar pembagian wewenang dan tanggung jawab menjadi jelas

sehingga tujuan organisasi dapat tercapai.

PT Toyota Astra Financial Services menggunakan struktur organisasi

fungsional. Berikut ini sebagian dari struktur organisasi PT Toyota Astra Financial

Services yang relevan dengan bahasan dalam skripsi ini adalah sebagai berikut:

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

4/24

31

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

5/24

32

URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PT TOYOTA ASTRA

FINANCIAL SERVICES

PT Toyota Astra Financial Services belum memiliki job descriptions secara

tertulis. Berikut ini adalah uraian tugas dan tanggung jawab PT Toyota Astra Financial

Services yang diperoleh dari keterangan lisan dengan Organization Development

Department Head sebagai berikut:

1. RUPS

Tugas dan wewenang dari RUPS adalah sebagai berikut:

a. Memperoleh segala keterangan yang berkaitan dengan kepentingan perseroan

dari Direksi dan / atau Komisaris.

b. Merupakan pemberi modal utama.

c. Menyelenggarakan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) untuk menentukan

kebijakan perusahaan pada tahun yang akan datang.

d.

Memberikan suaranya sesuai dengan besarnya kepemilikan dalam RUPS.

e. Mengangkat dan memberhentikan Dewan Komisaris.

2. Board of Commissioner

Tugas dan wewenang dari Board of Commissioner adalah sebagai berikut:

a. Mengangkat Dewan Direksi.

b. Memberhentikan untuk sementara anggota Direksi dari jabatannya apabila

anggota Direksi melakukan tindakan yang bertentangan dengan anggaran dasar

atau bertindak tidak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

yang berlaku di Republik Indonesia.

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

6/24

33

c. Mengawasi kebijaksanaan Direksi dalam menjalankan perseroan serta

memberikan nasihat kepada Direksi.

d. Memberikan petunjuk terhadap berbagai rencana kebijakan perusahaan sebelum

rencana tersebut diajukan ke RUPS.

e. Memberi tanggapan terhadap laporan keuangan bulanan, kuartalan, dan tahunan

yang disiapkan oleh Direksi melalui keputusan rapat Dewan Komisaris.

f. Berhak untuk memeriksa catatan dan dokumen dan kekayaan perseroan selama

jam kerja perseroan dalam rangka menjalankan tugas mereka.

3. Board of Director

Tugas dan wewenang dari Board of Commissioner adalah sebagai berikut:

a. Mewakili perseroan baik di dalam maupun di luar pengadilan.

b. Memberikan semua informasi berkenaan dengan perseroan yang diperlukan oleh

Dewan Komisaris dalam rangka menjalankan tugas mereka.

c.

Membuat rencana kebijakan dan strategi operasional perusahaan.

d. Menjalankan operasional perusahaan berdasarkan kebijakan dan sasaran yang

telah ditetapkan.

e. Membuat dan memelihara Daftar Pemegang Saham, risalah RUPS, dan risalah

Rapat Direksi

f. Menyelenggarakan pembukuan perseroan.

g. Dapat mengajukan permohonan ke Pengadilan Negeri agar perseroan dinyatakan

pailit berdasarkan keputusan RUPS.

h. Memberi kuasa tertulis kepada 1 (satu) orang karyawan perseroan atau lebih atau

orang lain untuk dan atas nama perseroan melakukan perbuatan hukum tertentu.

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

7/24

34

i. Bertanggung jawab penuh dalam melaksanakan tugasnya melakukan pengurusan

perseroan untuk kepentingan perseroan dalam mencapai maksud dan tujuan

perseroan.

4. President Director

Tugas dan wewenang dari President Director adalah sebagai berikut:

a. Menandatangani risalah Rapat Direksi

b. Menandatangani Daftar Pemegang Saham dan surat saham mengenai

pemindahan hak atas saham.

c. Menandatangani pengubahan anggaran dasar.

d. Menandatangani setiap pencatatan atau perubahan atas Daftar Pemegang Saham

dan Daftar Khusus.

5. Vice President Director

Tugas dan wewenang dari Vice President Director adalah sebagai berikut:

a. Menandatangani pengubahan anggaran dasar.

b. Menandatangani setiap pencatatan atau perubahan atas Daftar Pemegang Saham

dan Daftar Khusus.

c. Menandatangani Daftar Pemegang Saham dan surat saham mengenai

pemindahan hak atas saham.

d. Memimpin Rapat Direksi bilamana Direktur Utama tidak hadir.

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

8/24

35

6. Quality & Standardization Department

Bertanggung jawab kepada: President Director dan VP Director

Tugas dan wewenang dari Quality & Standardization Department adalah sebagai

berikut:

a. Memastikan tercapainya tujuan perusahaan melalui implementasi sistem

pengendalian mutu (quality control system).

b. Meningkatkan kesadaran kualitas dengan menjalankan program perbaikan yang

berkelanjutan.

c. Memastikan seluruh proses kerja terdokumentasi sesuai standar dokumentasi.

d. Meningkatkan kesadaran kualitas dengan menjalankan program perbaikan yang

berkelanjutan.

7. Corporate Business Planning Department


Tugas dan wewenang CBP Department adalah sebagai berikut:

a. Memfasilitasi pengaturan Perencanaan Induk organisasi (Visi, Misi, Market

Differentiation, Strategi Bisnis, Rencana Lima Tahunan, Rencana Satu Tahun).

b. Memastikan semua aktivitas organisasi berjalan sesuai dengan Perencanaan

Induk Organisasi (Rencana Lima Tahunan, Rencana Satu Tahun) dengan

memonitor kemajuan aktivitas (mengumpulkan dan menganalisa laporan,

mengkoordinasi rapat / pertemuan, dan rapat laporan kemajuan).

c. Memastikan aktivitas PDCA (Plan- Do-Check - Action) berjalan sesuai dengan

jadwal.

d. Memfasilitasi dan memonitor KPI (Key Performance Indicator ).

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

9/24

36

8. Corporate Legal & Compliance Department


Tugas dan wewenang Corporate Legal & Compliance Department adalah sebagai

berikut:

a. Dengan mempertimbangkan kebutuhan dan kepentingan stakeholder ,

meyakinkan semua aktivitas organisasi berjalan sesuai dengan kebijakan

organisasi dan pemerintah, dan perjanjian lain dengan pihak ketiga (compliance).

b. Mempublikasikan laporan eksternal dengan koordinasi dari departemen/divisi

terkait.

c. Mengatur persiapan RUPS dan RUPSLB, beserta implementasinya sampai

ditindak lanjuti hasil RUPS dan RUPSLB.

d. Membuat draft, mengesahkan, dan mendistribusikan SK (kebijakan organisasi).

e. Memastikan kelengkapan dokumen legal (seperti: Berita Acara Rapat, dokumen

kerjasama, dan lain-lain).

f.

Memecahkan masalah organisasi yang berhubungan dengan hukum.

9. Corporate Internal Audit Department


Tugas dan wewenang Corporate Internal Audit Department adalah sebagai berikut:

a. Memastikan semua aktivitas organisasi berjalan sesuai dengan kebijakan

organisasi melalui proses auditing ( planning, examining, reporting, and follow

up).

b. Menjalankan review proses pengendalian internal dalam rangka

mempertimbangkan kemungkinan risiko yang terjadi.

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

10/24

37

c. Menyediakan rekomendasi strategis ketika organisasi mengalami perubahan,

terutama perubahan yang berhubungan dengan risiko bisnis.

d. Mengkoordinasi proses audit dengan eksternal auditor.

10. Human Resources & General Affair (HRGA) Division

Membawahi: Human Resources Organization Development Department Head,

Human Resources Competency Development Department Head, Human Resources

Services Department Head, dan General Affair Department Head.

Tugas dan wewenang HRGA Division Head adalah sebagai berikut:

a. Bertanggung jawab atas kualitas dan kuantitas sumber daya manusia berdasarkan

pertumbuhan dan kebutuhan organisasi.

b. Bertanggung jawab atas sumber daya fisik dan pengelolaan masalah umum

berdasarkan kebijakan dan peraturan perusahaan.

10.1.

Human Resources Organization Development Department Head

Membawahi: Organization Development Staff

Tugas dan wewenang HR Organization Development DH adalah sebagai

berikut:

a. Memfasilitasi proses perencanaan sumber daya manusia (man power

plan) untuk masa sekarang dan yang akan datang.

b. Merancang dan mengimplementasi sosialisasi dan internalisasi program

Budaya dan Nilai Organisasi.

c. Mengoptimalkan kuantitas dan kualitas sumber daya manusia (termasuk

perencanaan tenaga kerja dan penyusunan struktur organisasi).

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

11/24

38

d. Memfasilitasi survei kepuasan karyawan.

e. Menyusun Key Performance Indicator (KPI)

10.1.1.

Organization Development Staff

Tugas dan wewenang OD Staff adalah sebagai berikut:

a. Mengembangkan dan mensosialisasikan norma, pedoman atau

harapan organisasi kepada karyawan serta mengendalikan

perilaku dari anggota organisasi.

b. Menyediakan struktur organisasi yang mendukung strategi

organisasi termasuk menyusun dan mengkoordinasikan job

descriptions

10.2. Human Resources Competency Development Department Head

Membawahi: Competency Development Staff

Tugas dan wewenang Human Resources Competency Development DH

adalah sebagai berikut:

a. Mengembangkan karir karyawan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

b. Merancang pengembangan kompetensi karyawan dengan pelatihan.

c. Menjalankan kurikulum pelatihan termasuk proses administrasinya.

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

12/24

39

10.2.1. Competency Development Staff

Tugas dan wewenang Competency Development Staff adalah sebagai

berikut:

a.

Mengembangkan dan mengimplementasikan program untuk

meningkatkan kompetensi dan efektivitas dari sumber daya

manusia organisasi termasuk merancang program, menentukan

biaya/keuntungan proyek, me-review dan mengevaluasi

efektivitas program.

b. Mengatur pelaksanaan internal dan external training

10.3. Human Resources Services Department Head

Membawahi: Industrial Relations Staff , Human Resources Services Staff , dan

Payroll Admin

Tugas dan wewenang Human Resources Services DH adalah sebagai berikut:

a.

Mendukung manajemen dengan menyediakan karyawan yang memiliki

kualifikasi, memperoleh dan memotivasi karyawan, serta mempekerjakan

dan memberhentikan karyawan.

b. Mengembangkan dan mengimplementasikan rencana dan program

kompensasi karyawan.

c. Memastikan ketaatan pada peraturan ketenagakerjaan.

d. Berpartisipasi pada pengembangan karir dan mendiskusikan career path

dengan manajer lini serta merekomendasikan kandidat yang tepat untuk

promosi.

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

13/24

40

10.3.1. Industrial Relations Staff

Tugas dan wewenang Industrial Relations Staff adalah sebagai

berikut:

a.

Mengembangkan dan mengarahkan implementasi rencana,

kebijakan, dan program yang mempengaruhi hubungan organisasi

dengan karyawan serta perwakilannya termasuk menginvestigasi

dan memecahkan masalah hubungan ketenagakerjaan sehari-hari

baik secara langsung atau melalui manajer lini.

b. Menyiapkan Peraturan Perusahaan, mendistribusikan, dan

memastikan bahwa karyawan mengetahuinya.

10.3.2. Human Resources Services Staff

Tugas dan wewenang Human Resources Services Staff adalah sebagai

berikut:

a.

Mengembangkan dan mengimplementasikan program untuk

merekrut dan memilih SDM yang disyaratkan untuk memenuhi

kebutuhan organisasi.

b. Melaksanakan pencarian calon karyawan.

c. Melaksanakan seleksi, penerimaan, dan penempatan karyawan.

10.3.3. Payroll Admin

Tugas dan wewenang Payroll Admin adalah sebagai berikut:

a. Melaksanakan proses penggajian dengan tepat waktu.

b. Menjalankan proses penggajian (gaji dan tunjangan lain)

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

14/24

41

c. Menyediakan laporan pembayaran gaji.

10.4. General Affair Department Head

Membawahi: Asset Management & EHS ( Environment, Healthy, and Safety)

Staff , Purchasing & Services Staff , dan GA Admin

Tugas dan wewenang General Affair DH adalah sebagai berikut:

a. Menyediakan sumber daya fisik dan pelayanan umum untuk mendukung

aktivitas operasional berdasarkan kebutuhan organisasi, kebijakan

pemerintah, dan kebijakan organisasi.

b. Menentukan supplier penyedia sumber daya fisik dan pelayanan umum

dengan mempertimbangkan kualitas, biaya, dan pengiriman.

c. Mempromosikan green company.

d. Mengelola keamanan asset organisasi dan pemeliharaannya.

10.4.1.

Asset Management & Environment , Healthy, and Safety Staff

Tugas dan wewenang Asset Management & EHS Staff adalah sebagai

berikut:

a. Memelihara dan memperbaiki seluruh peralatan dan gedung

perusahaan demi kelangsungan operasi termasuk menyiapkan

rancangan dan spesifikasi dan mengestimasi biaya renovasi,

modifikasi, ekspansi atau instalasi fasilitas pabrik.

b. Membuat kebijakan, standarisasi, program, dan evaluasi terhadap

kesehatan, keamanan, dan keselamatan kerja.

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

15/24

42

10.4.2. Purchasing & Services Staff

Tugas dan wewenang Purchasing & Services Staff adalah sebagai

berikut:

a.

Memastikan pembelian ekonomis pada biaya optimum dan tepat

waktu dan termasuk menyediakan prosedur dan standarnya.

b. Mengelola rencana outsourcing dengan mempersiapkan jadwal

kerja untuk karyawan administratif serta memonitor kinerja

karyawan yang bersangkutan.

10.4.3. General Affair Admin (GA Admin)

Tugas dan wewenang GA Admin adalah sebagai berikut:

a. Membeli perlengkapan dan peralatan kantor.

b. Mengelola asset perusahaan termasuk mencatat, memberi kode,

mengawasi, dan mengevaluasi asset .

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

16/24

43

III.3 Manajemen SDM di Perusahaan

PT TAFS sudah mempunyai Standard Operating Procedures (SOP)

secara tertulis hanya untuk perekrutan karyawan, penilaian kinerja, dan pelatihan

dan pengembangan sedangkan untuk prosedur dan aturan tentang PHK mengacu

pada buku Peraturan Perusahaan 2006-2008. Berikut ini akan dijelaskan beberapa

fungsi SDM pada PT TAFS:

1. Perencanaan

Proses perencanaan karyawan pada PT TAFS meliputi:

1) Pada awal tahun telah ditetapkan jumlah Man Power Plan (MPP) yang

diperlukan untuk tahun berjalan dan yang akan datang. Penentuan jumlah

MPP sesuai dengan formula yang telah dirumuskan oleh Organization

Development Department Head .

2) MPP yang telah dirumuskan harus memperoleh persetujuan Board of

Director (BOD).

3)

Setelah jumlah MPP disetujui oleh BOD, maka dilakukan proses

perekrutan karyawan sesuai jumlah karyawan yang dibutuhkan oleh

perusahaan.

2. Perekrutan dan Seleksi

Berikut ini adalah proses perekrutan dan seleksi pada PT TAFS meliputi:

1) Pengajuan permohonan perekrutan karyawan oleh user . Bila permohonan

sudah sesuai dengan Man Power Plan (MPP), proses dilanjutkan ke tahap

selanjutnya. Apabila permohonan tidak sesuai dengan MPP, maka

permohonan harus mendapat persetujuan BOD.

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

17/24

44

2) Tahap selanjutnya adalah pengidentifikasian kebutuhan karyawan yang

dilakukan melalui pencarian bank data yang ada di perusahaan. Bank data

calon karyawan diperoleh melalui pemasangan iklan, surat lamaran yang

masuk dalam perusahaan, data referrals, data lulusan dari lembaga

pendidikan, data dari ARC ( Astra Recruitment Center ), dan sumber lainnya.

3) Proses sortir administrasi

Dari bank data yang masuk, user atau HR melakukan proses sortir

administrasi terhadap lamaran sesuai dengan persyaratan posisi yang

dibutuhkan.

4) Tes masuk

Kandidat yang lolos sortir administrasi harus melakukan tes psikologi atau

interview yang dilakukan secara simultan. Namun, gagalnya kandidat pada

proses tersebut akan menggagalkan yang bersangkutan menuju proses

selanjutnya, kecuali mendapat persetujuan khusus.

5)

Proses tes psikologi dapat dilakukan oleh lembaga-lembaga penyedia tes

psikologi yang ditunjuk. Kandidat tidak harus melalui proses tes psikologi,

apabila:

a. Kandidat adalah mutasi dari Astra Group yang lain, dimana data tes

psikologi sesuai dengan posisi yang dibutuhkan dan dapat dialihkan dari

perusahaan Astra Group.

b. Eks karyawan TAFS yang telah mengundurkan diri kurang dari 2 tahun

dan diproses kembali sebagai calon karyawan pada golongan yang sama.

c. Atas persetujuan Direksi.

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

18/24

45

6) Interview

Proses interview dilakukan oleh user atau HR untuk mengetahui kecocokan

kandidat terhadap posisi yang dibutuhkan.

• Untuk golongan III dan ke bawah, interview user dilakukan hingga level

Head atau 2 orang Branch Manager dengan persetujuan Department

Head yang setara.

• Untuk golongan IV dan ke atas, interview dilakukan hingga Division

Head dan Director .

Pengaturan golongan karyawan adalah sebagai berikut:

a. Golongan I, dengan sub golongan A - F : Administrator

b. Golongan II, dengan sub golongan A- F : Administrator / Clerk

c. Golongan III, dengan sub golongan A - F : Officer

d. Golongan IV, dengan sub golongan A – F : Staff / Supervisor /

Junior Manager

e.

Golongan V, dengan sub golongan A – F : Manager / Senior

Manager

f. Golongan VI, dengan sub golongan A - F : General Manager

g. Golongan VII, dengan sub golongan A - F : Director / CEO

7) Medical check up

Setelah kandidat lolos dari tes psikologi dan interview, maka kepada mereka

akan diminta untuk melakukan medical check up khususnya kepada kandidat

yang merupakan calon karyawan tetap ataupun karyawan kontrak dengan

masa kontrak minimal 6 bulan. Medical check up dilakukan pada

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

19/24

46

laboratorium yang ditunjuk oleh perusahaan. Kandidat dapat tidak melalui

proses Medical check up apabila:

a. Mutasi dari Astra Group.

b.

Eks karyawan Astra Group yang telah melakukan Medical check up

kurang dari 6 bulan dan diproses kembali sebagai kandidat.

c. Eks karyawan TAFS yang telah mengundurkan diri kurang dari 1 tahun

dan diproses kembali sebagai calon karyawan.

d. Atas persetujuan Direksi.

8) Offering

Kandidat yang dinyatakan fit bekerja dalam medical check up akan diberikan

offering mengenai paket remunerasi sesuai dengan posisi dan atau

kompetensi yang dimiliki oleh kandidat.

Dari hasil pengamatan, interview dengan HR Services Staff , dan dokumentasi

diketahui bahwa divisi HR belum mempunyai database pelamar sehingga HR

tidak mengetahui pelamar yang sudah melamar 2 kali, pemeriksaan referensi dari

calon karyawan yang potensial belum dilakukan secara cermat, dan lamaran

dapat dikirim pelamar melalui surat maupun email. Namun, lamaran yang

dikirim melalui email belum diproses lebih lanjut karena perusahaan menyatakan

bahwa lamaran yang masuk melalui email biasanya menghasilkan tingkat

kehadiran kandidat/pelamar yang rendah.

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

20/24

47

3. Penempatan

Apabila kandidat menerima offering yang ditawarkan oleh perusahaan, karyawan

diberitahukan bahwa yang bersangkutan sudah menjadi karyawan perusahaan

dan karyawan mulai bekerja sesuai tanggal yang telah disepakati.

Persyaratan umum untuk diterima sebagai karyawan adalah:

1) Warga Negara Indonesia

2) Berusia minimum 18 tahun pada saat penerimaan

3) Berbadan dan berjiwa sehat

4) Memenuhi tuntutan persyaratan jabatan pada saat penerimaan

5) Bersedia mentaati peraturan-peraturan dan tata tertib yang berlaku dalam

perusahaan

6) Tidak terlibat dalam kegiatan keanggotaan dari partai/organisasi yang

dilarang oleh pemerintah

7) Tidak terlibat dalam hubungan kerja secara formal dengan pihak/subyek

hukum lain

8) Tidak mempunyai hubungan kerabat dalam perusahaan (sesuai SK HRD)

Dari hasil pengamatan, dokumentasi, dan konfirmasi dengan beberapa karyawan

diketahui bahwa perusahaan belum mempunyai program orientasi formal untuk

karyawan baru.

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

21/24

48

4. Penilaian Kinerja (Performance Appraisal)

Prosedur penilaian kinerja di PT TAFS adalah sebagai berikut:

1. Pertama kali karyawan bekerja harus mengisi Individual Performance Plan

(IPP). IPP berisi program atau peran yang harus dilaksanakan oleh karyawan

yang bersangkutan, bobot kerja dari keseluruhan tugas dan tanggung jawab,

kegiatan yang dilakukan dalam tugas atau peran tersebut, target, anggota

yang terlibat dalam project , due date, schedule, dan budget . IPP ini disetujui

oleh atasan langsung dari karyawan yang bersangkutan dan Human

Resources Director .

2. Perusahaan melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan setiap 1 tahun

sekali pada bulan Oktober. Hasil dari penilaian kinerja dicantumkan dalam

Performance Evaluation Form. Kriteria penilaian kinerja berdasarkan target

yang dicapai.

3. Perusahaan melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan yang telah

menyelesaikan 3 bulan masa percobaannya.

Dari hasil pengamatan dan dokumentasi diketahui bahwa perusahaan belum

mempunyai KPI. Selama ini, perusahaan menilai kinerja karyawan berdasarkan

Individual Performance Plan (IPP). Selain itu, divisi HR belum menyampaikan

hasil penilaian kinerja kepada karyawan yang sudah menyelesaikan masa

percobaan.

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

22/24

49

5. Pelatihan dan Pengembangan

Pengembangan karyawan dimulai saat karyawan masuk kerja untuk pertama kali.

Dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari, karyawan diarahkan oleh atasannya.

Biasanya disebut coaching. Bila ternyata setelah di-coaching (diarahkan)

performance kerjanya masih kurang, maka akan digali dari dalam diri karyawan

yang bersangkutan, maka atasan akan melakukan counselling (bimbingan). Hasil

dari penilaian kinerja akan menghasilkan informasi mengenai kekuatan dan

kelemahan dari karyawan yang bersangkutan. Kekuatan dan kelemahan

karyawan akan di follow up dengan mencantumkan kompetensi yang dibutuhkan

oleh karyawan yang bersangkutan sesuai dengan posisi yang dimilikinya saat ini

serta jenis training untuk meningkatkan kompetensi karyawan tersebut dalam

Competency Evaluation Form. Perusahaan menyelenggarakan 2 jenis training,

yaitu: internal dan eksternal training. ( flow process dari internal dan external

training terdapat di lampiran L13-L15)

Dari hasil pengamatan dan dokumentasi diketahui bahwa PT TAFS mempunyai

program pelatihan dan pengembangan tetapi perusahaan belum mengadakan test

awal, test akhir, dan post training test untuk internal training.

6. Perencanaan Karier

Dari hasil interview dan dokumentasi diketahui bahwa PT TAFS belum

mempunyai career path untuk karyawannya. Perusahaan belum mempunyai

prosedur promosi, transfer, dan demosi jabatan secara tertulis. Hal ini

dikarenakan perusahaan baru beroperasi sejak Mei 2006.

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

23/24

50

7. Pemutusan Hubungan Kerja

PT TAFS berusaha maksimal mencegah terjadinya Pemutusan Hubungan Kerja

(PHK). Namun, jika dalam keadaan-keadaan memaksa perusahaan akan

melakukan PHK. PHK dapat terjadi dalam hal:

1) Dalam masa percobaan

2) Mengundurkan diri

3) Berakhirnya hubungan kerja waktu tertentu

4) Sakit berkepanjangan

5) Tidak mampu bekerja (medically unfit )

6) Meninggal dunia

7) Pensiun

8) Pelanggaran tata tertib kerja

9) Karyawan ditahan oleh pihak yang berwajib

10) Rasionalisasi

11)

Tidak cakap bekerja

Dari hasil pengamatan dan dokumentasi diketahui bahwa divisi HR belum

melakukan exit interview terhadap karyawan yang akan keluar karena

mengundurkan diri.

8. Berdasarkan hasil pengamatan, tanya jawab dengan karyawan, dan dokumentasi,

ditemukan beberapa indikasi permasalahan secara umum, antara lain:

a. Perusahaan belum memiliki job descriptions dan job requirements secara

tertulis.

8/16/2019 2007-3-00004-AK Bab 3

24/24

b. Adanya perangkapan jabatan Human Resources and General Affair Division

Head dengan Human Resources Director

c. Posisi Industrial Relations Staff belum ada yang menempati

d.

Perusahaan belum melakukan survei atas kepuasan karyawan.

Documents

2007-3-00004-AK Bab 3