JRsoftjrsoft.drivehq.com/manuales/manualbase.pdf · 2010-04-15 · JRsoft Desarrollo de sistemas administrativos Sistema Administrativo Casas de Cambio / Money Exchange Seguridad:

JRsoft Desarrollo de sistemas administrativos

Sistema Administrativo Casas de Cambio / Money Exchange

INTRODUCCION

El Sistema Administrativo de JRsoft es un programa totalmente actualizado para las nuevas reformas hacendarias, y

cumple con todos los requerimientos para las casas de cambio y centros cambiarios como son:

Expediente del Usuario (con imágenes)

Resumen de movimientos (compra-venta) (entre fechas)

Monitoreo transaccional modo texto (compra-venta) (por usuario)

Monitoreo transaccional modo grafica (compra-venta) (por usuario)

Reimpresión de Cortes (fecha específica)

Reimpresión de Arqueos (fecha específica)

Reporte de Compras y Ventas (entre fechas)

Reporte de Posición financiera (Unidades / Importes) (por mes y año)

Reporte de Operaciones riesgosas (Relevantes / Inusuales) (entre fechas)

Reporte de Operaciones fraccionadas (entre fechas)

Layout de Operaciones riesgosas (Relevantes / Inusuales) (por trimestre)

(Generación de archivo necesario para el programa DEM del SAT)

Actualización al sistema de forma directa. Con solo un clic usted podrá actualizar su programa sin necesidad de

discos y sin perder tiempo.

Además, funciona en red para un mejor control administrativo.

Características principales:

o Plataforma Windows XP/Vista

o Sistema Multiusuario (Para trabajar en RED)

o Enlace a Internet Explorer

o Envió de correos con GMail

o Descarga de Listas OFAC / PGR

o Reportes en formato PDF

o Manual de Usuario

o Soporte técnico vía Mail / Messenger



Seguridad:

o Operador-Id y Password al inicio del sistema

o Bloqueo con un solo clic de la sesión de Windows

o 5 niveles de permisos (consulta / nuevo / editar / eliminar / acceso total)

o Catalogo de Operadores (solo para administradores del sistema)

Un Programa creado y distribuido por la Empresa JRsoft.

En JRsoft contamos con el Sistema para centros cambiarios más completo del mercado, no dude en consultarnos para

mayor información o adquirir el demo del programa.

OBJETIVO

Aparte de los proyectos que desarrollamos para nuestros clientes, atender sus necesidades como empresa; logrando que estas sean eficientes en su campo laboral, financiero, administrativo y económico. Somos también un equipo de curiosos y adictos a la informática. En el tiempo libre, discutimos sobre tecnología, hacemos investigación, nos mantenemos al día de las últimas novedades. Y creamos. Creamos tecnología. Sea para uso interno, para los proyectos en que estamos trabajando, para ganar un desafío entre colegas o simplemente como reto personal.

Somos nuestros primeros clientes y somos bastante exigentes en ello. Por eso nuestros objetivos, a cada paso que damos son:

Anticipar las necesidades del Cliente

Exceder las expectativas del Usuario

Versatilidad y Estabilidad en la plataforma

Este Sistema Administrativo es una opción más, que se elaboro por JRsoft; con la finalidad de apoyar a los centros

cambiarios creándoles un material didáctico útil, sencillo y práctico, donde pueden encontrar respuesta a dudas que

surgen al iniciar por primera vez en el sistema.



INICIO DEL PROGRAMA POR PRIMERA VEZ

Para ingresar por primera vez al sistema, en la pantalla principal en el icono de candado usted dará clic; aparecerá

una ventana en la cual deberá ingresar su Nombre de operador – ID y contraseña:

Pantalla Principal

-En la Imagen se muestra la Pantalla Principal del Sistema con todos los botones de acceso rápido, así como los botones

de acceso para las operaciones diarias.

Escriba la clave del Usuario, presione la tecla [Enter] o [Intro], escriba el Password y presione [Enter] o [Intro].

Como usted acaba de instalar el Sistema la Base de Datos está vacía, por lo tanto, la única clave para entrar es:

Nombre de operador - ID: todos

Contraseña: todos

Botones de Edición

Botones de Impresión Botones Administrativos

Los botones de acceso rápido ahorran valioso tiempo



Menú de Botones de Pantalla Principal

Antes de seguirle mostrando como configurar el sistema, se explica brevemente la función de cada uno de los

botones que le traerán practicidad y rapidez a sus operaciones.

Se explicaran en el orden en el que están de izquierda a derecha, el orden es el siguiente:

Este es el botón de Acceso se utiliza para ingresar al sistema o cambiar de Operador.

El primer botón es para minimizar todas las ventanas abiertas de forma inmediata y nos permita ver el

escritorio, y el siguiente botón es para proteger el sistema y la PC (mediante contraseña)

Este botón como su imagen lo denota es para hacer uso de la calculadora en caso de necesitarla para una

operación.

Este botón es para quitar de forma segura la unidad USB que se encuentre conectada.

Este botón tiene como función cerrar todas las ventanas que se tengan abiertas, dejando solamente la

pantalla principal activa.

Este botón sirve para ver cuál es el operador que está activo en ese momento.

Este botón sirve para imprimir la pantalla, toma una foto de la pantalla y automáticamente crea un archivo en

Word con la fotografía de la pantalla.

Aquí aparecerá esta pantalla

donde usted seleccionara la

unidad USB que desee

desconectar.



Este botón nos permite ingresar al catalogo de operadores.

Este botón nos permite salir del sistema.

Estos son los botones de edición deshacer, rehacer, cortar,copiar y pegar.

Estos botones son para configurar impresoras e impresiones, entre ellos se

encuentra el que es para abrir reportes, y el que nos servirá para exportar información a Excel.

Botón de configuración, lo desplaza automáticamente a la ventana de configuración.

Este botón sirve para enviar mensajes anónimamente para avisar sobre operaciones preocupantes.

Este botón sirve para crear respaldos de la información que se tiene hasta el momento.

Este le será de su total agrado ya que le permite actualizar el programa con tan solo dar un clic en él.

Este botón lo desplazara a la ventana de servicio técnico, en la cual se finaliza la actualización del sistema.



Registro de Información de Empresa o Sucursal

El siguiente paso para iniciar con el sistema es que ingrese los datos de la (s) sucursal (es) en las cuales se realizaran las

operaciones.

CONFIGURACION

La configuración del sistema puede ser actualizada de forma inmediata con un solo clic. Podrá revisar y modificar los

candados establecidos para controlar las operaciones diarias.

En el menú de la pantalla principal, da clic en

Catálogos, Sucursales.


Administrador, Configuración.



La configuración del sistema puede ser actualizada de forma inmediata con un solo clic. Podrá revisar y modificar los

candados establecidos para controlar las operaciones diarias.

Como:

Revisión de historial de movimientos

Limite de compras por día por usuario

Importe a partir del cual se considera operación Relevante

Importe a partir del cual se considera operación Fraccionada

Así como el lapso de días de búsqueda

Impresión del Ticket automático

Si requiere que aparezca la limitación de responsabilidad en ticket

Si requiere que aparezca el Nombre del Usuario en ticket

Si requiere manejar Arqueo de caja de forma automática

Podrá configurar

datos generales

como la sucursal

asignada,

impresora, la

leyenda que

aparecerá al final

del ticket, su

capital inicial,

etc.



ASISTENTE (WIZARD)

Al dar clic en la opción se desplegara la siguiente pantalla:

Dentro del menú de Administrador

contamos con el Asistente (Wizard)

Este asistente le ayudará de una forma

excepcional en la configuración de su

sistema, ya que le mostrará un menú con los

elementos a configurar.



Al dar clic sobre el

elemento a

configurar el sistema

lo desplazará

directamente a la

ventana

correspondiente y le

proporcionara los

pasos a seguir para

realizar la acción.

Una vez configurado, le aparecerá una señal

de aceptación, dando por entendido que ya

está configurado. Y le aparecerán con un

tache los elementos pendientes por

configurar.



Registrar Divisas, Tipo de Cambio o Cotización del Día.

Lo desplazara a la ventana de Archivo de Divisas donde podrá dar de alta el nombre de divisas a utilizar.

Da clic en el botón de Nuevo para realizar esta operación.


Catálogos, Divisas.

Aquí dará de alta el nombre de la divisa y las

características que la componen.

En la ventana de Tipos de Cambio al

ingresar estos, aparecerán

permanentemente a la vista al final

de la pantalla principal.



Tipos de Cambio.

Los valores que se establezcan en esta opción serán los que aparezcan en la ventana de Compra/ Venta cada vez que

vaya a registrar una operación nueva. En dichas ventanas usted podrá registrar algún Tipo de Cambio especial para una

operación determinada.

INGRESAR OPERADORES AL SISTEMA

Así como la opción de poder establecer un enlace vía

web las páginas de su preferencia para consultar los

movimientos de las divisas, usando los botones en la

parte inferior Web (1) y Web (2).

En la Imagen se muestra la facilidad de poder

consultar o actualizar los tipos de cambio de todas las

divisas registradas en el sistema.

El siguiente paso para continuar es dar de

alta los Operadores o Empleados que

utilizarán el programa. Para hacer esto de

un clic en el menú Administrador, en la

opción Operadores.



Una vez que haya terminado de capturar los datos, Da un clic en el botón [Autorizaciones] para ingresar la contraseña

que el operador utilizará para tener acceso al sistema; después de esto de un clic en el botón [Guardar].

Para agregar un Empleado de un clic en el botón

y escriba los datos del Operador (Clave que

va a utilizar la persona para tener acceso al

sistema), Nombre Completo, Cargo o Puesto de

Trabajo, Nivel (existen 5 Niveles diferentes).



COMPRA/VENTA

Usted ha terminado de configurar el sistema, a partir de este momento se le mostraran algunas de las características

con las que cuenta el programa.

Compra-Venta (Movimientos)

Una de las características de nuestro sistema el poder de manejo de la información capturada que posee el usuario ya

sea en una consulta o la simplicidad cuando se requiere una búsqueda avanzada de información. En la Imagen se

muestra el registro de los movimientos (compra-venta) en una sola vista rápida ordenada por fecha con opción a que el

usuario pueda ordenarla de acuerdo a sus necesidades.

El sistema muestra las columnas básicas de la

operación, tales como:

Fecha / Folio

Tipo de movimiento

Divisa utilizada

Razón social

Cantidad / Importe

Además registra si paso la búsqueda en OFAC y PGR.

Se cuenta con la posibilidad de:

Reimpresion de tickets

Exportación de información a

Excel (entre fechas)

Monitoreo transaccional



La operación de compra-venta posee los elementos necesarios para facilitar su registro, como:

Tipo de usuario

Persona física / Persona Moral

Revisión OFAC / PGR

Tipo de Movimiento

Y Divisa requerida

Etiquetar como operación riesgosa

Monitoreo mientras captura

Para llevar un mayor control el cuanto a las operaciones del cliente y poder reconocer oportunamente una operación

inusual o relevante, cuenta con una grafica la cual le muestra las cantidades que maneja generalmente el cliente en

cuestión.

La operación de captura es casi automática; limpia, fácil y eficiente.



Al momento en que se captura el nombre del usuario y la cantidad, el sistema comprueba el rango a operar y requiere

que se llenen los campos que son obligatorios del usuario

En esta ventana en la pestaña de Actividad/Observaciones se le indica con un botón por si se trata de un Banco o una

Casa de Cambio para descartarla de los reportes.

El sistema cuenta con una opción para imprimir el expediente del usuario.



En la Imagen se muestra como actualizar las listas OFAC y PGR con un solo clic. Las listas se muestran tal como se

mostrarían en la página web si usted las consultara.

El sistema lleva un control de fechas que sirve de

referencia para saber cuándo se han actualizado los

archivos. Los archivos de OFAC y PGR sirven para

checar el nombre del usuario capturado al momento

del movimiento de la compra-venta y verificar que no

aparezca en ninguna de las dos listas.

Al dar clic en el botón lo

desplazara hasta una vista

preliminar del expediente

(del usuario que usted haya

seleccionado) en archivo

PDF.

Donde podrá usted

cerciorarse de que sea el

usuario deseado y verificar

los datos en expediente, así

como los documentos y

comprobantes escaneados.



En esta imagen se muestra una grafica la cual usted podrá consultar directamente en el nombre del usuario donde

aparecen los movimientos realizados pero seccionado por Divisas, junto con una tabla en la parte inferior donde

aparecen desglosados los movimientos y el Id de quien realizo la operación.

Esta también la función en la que

toda la información de los

movimientos de los Usuarios

pueden ser exportados a Excel. Y

da la opción de establecer el

periodo que abarcara el reporte.

Además de contar con el monitoreo mientras captura

(Grafica de Movimientos), para un mejor monitoreo

establece el periodo el cual revisara, esta información es

valiosa para expediente de usuario y/o en reportes.



En caso de que algún operador se encuentre con alguna anomalía en cuanto a movimientos respecta, como lo es una

operación preocupante podrá enviar un correo de forma anónima avisando de la situación ocurrida, al personal

encargado de la sucursal y/o las sucursales.

Tan solo al dar clic en el botón de mensajes anónimos .

Aquí se muestran los dos tipos de monitoreo que muestra, ya sea con gráfica (1) o sin gráfica (2):

Imagen (1)

En este espacio el operador

podrá escribir la operación

que le parece preocupante y

los motivos por lo que se le

considera así.



Imagen (2)



En la siguiente Imagen se muestra la facilidad de poner ventana sobre ventana que permite al operador configurar,

consultar o modificar información sin necesidad de cerrar la ventana abierta pasando de una a otra haciendo solo clic en

el titulo de la ventana que se necesita.

Múltiples ventanas

Una de las nuevas incorporaciones a nuestro sistema es el Respaldo inteligente de los datos, así como las imágenes de

identificaciones, comprobantes de domicilio y cedulas fiscales, dando la facilidad al usuario de seleccionar la unidad de

respaldo preferida, ya sea en el mismo disco local, en otras ubicaciones de red o memorias portátiles USB.

Se encuentra el botón de cerrar ventanas, el cual resulta

demasiado práctico pues cierra todas las ventanas que se tengan

abiertas, dejando la pantalla principal solamente.



REPORTES

Se cuenta también con el reporte de operaciones riesgosas al momento de la operación (compra-venta) al personal

administrativo del centro cambiario vía mail al correo de su preferencia, ya sea este:

El sistema requiere que el correo origen sea GMail ya que este puede ser manipulado sin ningún problema y solo tarda 3

segundos en llegar al correo destino.

Hotmail

Yahoo

GMail

Live

Y puede ser configurado por el Operador:

En el menú de Reportes se encuentran una serie de

opciones las cuales le serán indispensables para tener un

mayor control de todas sus operaciones (Imprimir Cortes,

Imprimir Arqueos, Reporte de Compras, Reporte de Ventas,

Estado de posición Financiera; etc.



LAYOUT DE OPERACIONES (RELEVANTES/INUSUALES)

Aquí podrá generar su reporte de operaciones relevantes/inusuales y exportarlas automáticamente dando clic en el

botón de Generar TXT.



Imprimir Corte

Para imprimir el corte solamente entra al menú de Reportes que se le mostro anteriormente y da clic en la opción de

Imprimir Corte, este lo desplazara a una ventana donde usted pondrá la fecha del corte que usted desee y después le

mostrara la vista preliminar de su corte de caja en archivo PDF. Como se muestra en la siguiente imagen:



En la Imagen se muestra el registro de las Dotaciones así como sus respectivos Gastos. Solo hay que llenar datos básicos

como el concepto o referencia y el importe.

Control de Dotaciones / Gastos

Otra de las características con las que cuenta el sistema y una de las más atractivas es la actualización en línea, que lo

hace aun más funcional, práctico, y mucho más fácil el trabajar con él, puesto que siempre tendrá al día su sistema.

Este es el botón de Actualizaciones, situado en la pantalla principal; ahora esta tan solo a un clic el tener la

información al día, de acuerdo a los cambios que se generen en el Diario Oficial de la Federación y/o Reformas

Hacendarias que establezca el SAT.

Al dar clic en el botón de Actualización se despliega la

siguiente ventana en la cual usted da clic en el botón de

Buscar nuevas Actualizaciones.

Y en recuadro inferior aparecerá el listado de

actualizaciones, con el respectivo desglose de los

cambios realizados al programa.

Documents

JRsoftjrsoft.drivehq.com/manuales/manualbase.pdf · 2010-04-15 · JRsoft Desarrollo de sistemas administrativos Sistema Administrativo Casas de Cambio / Money Exchange Seguridad: