Procedimiento para la Administracin deDocumentos en el Recinto de Ro Piedras Nmero: Fecha: Firma: Autoridad Nominadora: Carlos E. Severino, Ph.D Funcionario Responsable:Lillian Irizarry Martnez, M.A. Oficina Responsable:Archivo Universitario Pgina 2 de 49 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIN .................................................................................................................................................. 3 I.PROPSITO ................................................................................................................................................... 5 II.INTERPRETACIN Y DEFINICIONES ....................................................................................................... 5 III.ALCANCE .. ................................................................................................................................................... 8 IV.RESPONSABILIDADES ................................................................................................................................ 9 V.PROCEDIMIENTO ...................................................................................................................................... 14 A.DISPOSICIONES GENERALES ..........................................................................................................14 B.SELECCIN Y NOTIFICACIN DEL ADMINISTRADOR DE DOCUMENTOS DEL RECINTO 15 C.NOTIFICACIN DEL FUNCIONARIO ENLACE DEL ARCHIVO DE OFICINA ...........................16 D.CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS ......................................................................................16 E.ORDENACIN DE LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES ...........................................................17 F.PRESERVACINYRETENCINDELOSDOCUMENTOSACTIVOSENELARCHIVODE OFICINA .........................................................................................................................................................17 G.INVENTARIO DE DOCUMENTOS ....................................................................................................18 H.TRANSFERENCIADEDOCUMENTOSDELARCHIVODEOFICINAALARCHIVO UNIVERSITARIO...........................................................................................................................................20 I.ACCESO, CONSULTA Y PRSTAMO DE LOS DOCUMENTOS INACTIVOS .............................24 J.TRANSFERENCIADEDOCUMENTOSDELARCHIVOUNIVERSITARIOALARCHIVODE OFICINA .........................................................................................................................................................26 K.RETENSIN Y DISPOSICIN DE LOS DOCUMENTOSINACTIVOS .........................................27 L.DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS ............................................................................................28 N.USO DE TRITURADORAS DE PAPEL ..............................................................................................28 VI.VIGENCIA Y DEROGACIN ..................................................................................................................... 29 VII. PREGUNTAS FRECUENTES ..................................................................................................................... 29 VIII.NORMATIVA LEGAL Y/O INSTITUCIONAL APLICABLE ........................................................... 30 IX.OTRAS POLTICAS O PROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS ......................... 31 X.HISTORIAL .................................................................................................................................................. 32 XI.APNDICES, FORMULARIOS Y ENLACES ............................................................................................ 32 XII. CONTACTOS ............................................................................................................................................... 49 Pgina 3 de 49 INTRODUCCIN POLTICAPBLICAPARALAADMINISTRACINDEDOCUMENTOS PBLICOS La Ley Nm. 5 del 8 de diciembre de 1955, conocida como la Ley de Administracin de Documentos Pblicos de Puerto Rico, (en adelante, laLey 5),instituyelProgramadeAdministracindeDocumentos PblicosdelaRamaEjecutiva(enadelante,elPrograma),vinculado desde noviembre de 2011 al Archivo General de Puerto Rico. Mediante este programa, se establece una poltica relativa a la administracin de los documentospblicoseimplementaunprogramasistemticoparala conservacin de aquellos que por su valor histrico, legal, administrativo, fiscal o informativo deben conservarse y la eliminacin de los que carecen de valor permanente o han perdido su utilidad administrativa. Adems, se identificaalAdministradordeDocumentoscomoelempleado responsabledelaadministracindedocumentosenlasentidades gubernamentales. La Oficina Central de Finanzas y Administracin de la Universidad dePuertoRico,emitienel1976,laCircular76-20,Normas ComplementariasparalaUtilizacin,ConservacinyDisposicinde Documentos Fiscales, con el fin de definir la responsabilidad en cuanto al uso de originales y copias en la contabilizacin de documentos fiscales y su conservacin permanente o temporera en la Administracin Central y dems unidades institucionales.Indica entre otras cosas, que los recintos debernestablecerarchivoscentralesparalaconservacindesus documentos hasta su disposicin.Adems, en el 1988, el Departamento de Hacienda estableci elReglamento Nm. 23, del 1988, conocido como el Reglamento para la Conservacin de Documentos de Naturaleza Fiscal o Necesarios para el Examen y Comprobacin de Cuentas y Operaciones Fiscales.Mediante el Reglamento Nm. 15 (nmero de registro 2538 en el Departamento de Estado) del 21 de julio de 1979, segnenmendado,tituladoAdministradordeDocumentos,se establecieron los requisitos Unidad Responsable Archivo Universitario Otras Unidad(es) Concernida(s)Unidades encargadas de los Archivos de Oficina,Decanato de Administracin, OPASO y OCIU. Puedo conseguir copia en: http://opsa.uprrp.edu Fecha de Efectividad:

Pgina 4 de 49 as como las obligaciones y responsabilidades del personal designado para llevar a cabo dichas funciones.En el 1990 se cre el Reglamento Nm. 4284, conocido como Reglamento para la Administracin de Documentos Pblicos en la Rama Ejecutiva del Estado Libre Asociado de PuertoRico,segnenmendado,(enadelante,ReglamentoparalaAdministracinde DocumentosPblicos)paraimplantarefectivamentelaLey5yestablecerlasnormasque regulan la administracin de documentos en las entidades gubernamentales.El22deoctubrede1998,laJuntadeSndicos(hoyJuntadeGobierno)aprob el ReglamentoparalaAdministracin,ConservacinyEliminacindeDocumentosdela Universidad de Puerto Rico, Certificacin Nm. 040 (1998-1999) (en adelante, Certificacin 40).El mismo estableci, entre otras cosas, los requisitos con los que debe cumplir el Archivo Universitario.Adems, incluye una Gua para la Conservacin de los Documentos de la Junta deSndicosylaUniversidaddePuertoRico(enadelante,laGua),mediantelacualse estableceelperiododeretencindelosdocumentosenelRecintodeRoPiedrasdela Universidad de Puerto Rico (en adelante, el Recinto). Pgina 5 de 49 I.PROPSITO Este procedimiento tiene como propsito establecer las normas internas que regirn el proceso de custodia, organizacin, transferencia, preservacin, conservacin y disposicin de losdocumentosenelRecinto.Ello,deconformidadconlaLey5,segnenmendada,ylos reglamentospromulgadosatalesefectosporlaJuntadeGobierno1,elProgramade AdministracindeDocumentosPblicosdelaRamaEjecutiva2 yelDepartamentode Hacienda3. II.INTERPRETACIN Y DEFINICIONES Laspalabrasyfrasesutilizadasenesteprocedimientoseinterpretarnsegnsu contexto y el significado sancionado por el uso corriente y comn, con excepcin de aquellas que se definen ms adelante.Las palabras usadas en el tiempo presente incluyen tambin el tiempo futuro; y las usadas en el gnero masculino incluyen el femenino y neutro, salvo en los casosquetalinterpretacinresulteinadecuadaenelcontextoenquesonempleadas.Asimismo,elnmerosingularincluyealpluralyelpluralalsingular,siemprequela interpretacin no contravenga el propsito de la disposicin. Administracin de Documentos Eslaorganizacin,planificacin,direccin,capacitacin,control, promocin y otras actividades gerenciales relacionadas con la creacin, uso, preservacin, conservacin y disposicin de los documentos. Administrador de Documentos Se refiere al empleado designado por el Rector a cargo del funcionamiento y supervisin del Programa de Administracin de Documentos en el Recinto. Porlogeneral,estadesignacinlarecibeelDirectordelArchivo Universitario. Administrador del Programa FuncionariodesignadoporlaLey5paraadministraryreglamentarel Programa de Administracin de Documentos Pblicos de la Rama Ejecutiva y evaluar los candidatos a los que se extender nombramientos especiales de administrador de documentos, previa consulta y recomendacin de los jefes de las dependencias.

1 Certificacin Nm. 040 (1998-1999). 2 Reglamento Nm. 15 y el Reglamento para la Administracin de Documentos Pblicos. 3 Reglamento Nm. 23, del 1988, Departamento de Hacienda. Pgina 6 de 49 Archivo Central SeccindelArchivoUniversitarioacargodelaadministracindelos documentos en el Recinto,y donde se conserva la documentacin inactiva procedentedelosArchivosdeOficina,hastasudisposicinotrasladoal Archivo Histrico. Archivo de Oficina Lugardondesepreservanlosdocumentosactivosqueevidencianlas actividadesrelacionadosconlasfuncionesdedeterminadaunidaddel Recinto, mientras son de consulta continua y estn en plena vigencia jurdica, fiscal y administrativa. Archivo Universitario Unidad a cargo de la administracin de los documentos inactivos e histricos producidos en el Recinto de Ro Piedras. Conservacin de Documentos Es el tratamiento directo al documento, a travs de mtodos que prolonguen sufuncionalidad,devuelvanlaintegridadperdida,oreparndolo (restauracin)sihasufridodaosqueleimpidanyponganenriesgoel cumplimiento de la funcin que desempea. Cuadro de Clasificacin de Documentos Eslaestructurajerrquicaylgicaestablecidaparalaidentificaciny agrupacinfsicaointelectualdelosdocumentosdelRecintoquepermite tambin su ubicacin y posterior recuperacin. DirectorParafinesdeesteprocedimiento,estodoaquelfuncionarioqueejerce funcionesdeadministracinenlasunidadesacadmicasyadministrativas del Recinto. Disposicin de Documentos Actividadrelacionadaconladestruccindelosdocumentosquehan cumplidoelperododeretencinfijado,hanperdidotodautilidad administrativa,fiscalolegalylamismahasidoautorizadaporel Administrador del Programa. DocumentoInformacin administrativa, fiscal, legal, histrica y esencial presentada en forma de manuscrito, impreso u otro medio que pueda ser ledo; y cualquier otromaterialinformativosinimportarsuformaocaractersticafsica. Incluye, los documentos generados de forma electrnica, aunque nunca sean impresosenpapeloregistradasuinformacinenotromediodistintoal creado originalmente.Documento Activo Documento de uso continuo o frecuente, que requiere estar disponible en la unidad a la que pertenece. Documentos AdministrativosDocumentosqueestablecenpolticainstitucionaloestnrelacionadoscon los procedimientos, funciones, operaciones administrativas o acadmicas. Pgina 7 de 49 Documento Confidencial Documento bajo la custodia del Recinto de Ro Piedras y cuya divulgacin est protegida, controlada o prohibida por ley o reglamento. Documento Fiscal Documentosutilizadosparaprocesar,registrar,resumireinformar transaccionesfinancierasdelaUniversidad,entreloscualesseincluyen losderecaudaciones,obligacionesodesembolsosdefondos,estados financieros,asignacionesytransferenciasdepresupuesto,ayudas econmicas a estudiantes, pagos de matrcula, etc.Documento Inactivo Documento de poco o ningn uso, que no se requiere preservar en la unidad a la que pertenece y se conserva en el Archivo Universitario conforme a la clasificacin y el trmino de tiempo fijado en la Gua.Documento Oficial Se refiere al documento original de uso oficial para la institucin o la copia que lo sustituye. La copia se designa como documento oficial cuando, en ausenciadeunoriginal,esnecesarioquelaoficinaquetienemayor relacinconeldocumentolaconserveporeltrminoqueestableceeste Reglamento para evidenciar transacciones realizadas. Documento Privado Tododocumentoenelqueseidentifiqueporsunombreoquepermita identificar por su nombre a una o ms personas y que contenga informacin relativaaalgnaspectodelaintimidadodelavidaprivadadetales personas. Documento Privilegiado Todo documento cuyo acceso est limitado o excluido por algn privilegio o principio de confidencialidad reconocido por ley, por la jurisprudencia, medianteunreglamentoopordeterminacinexpresadelaJuntade Gobierno. Documento Pblico Documento que se origine, conserve o reciba en cualquier dependencia del EstadoLibreAsociadodePuertoRico,deacuerdoconlaLey5oen relacin con el manejo de los asuntos pblicos y que se tenga que conservar permanenteotemporalmentecomopruebadelastransaccionesoporsu utilidad administrativa, valor legal, fiscal, cultural o informativo, segn sea elcaso;oquesehayadedestruirpornotenernivalorpermanente,ni utilidad administrativa, legal, fiscal, cultural o informativa y una copia de todas las publicaciones de las dependencias gubernamentales.Tambin se entender por documento pblico todo documento que expresamente as se declare por cualquier ley vigente o que en el futuro se apruebe. Funcionario Enlace Empleadodesignadoporeldirectordelaunidad acargodelArchivode Oficina y enlace con el Archivo Universitario. GuaGuaparalaConservacindeDocumentosdelaUniversidaddePuerto Rico,lacualformapartedelReglamentoparalaAdministracin, ConservacinyEliminacindelosDocumentosdelaUniversidadde PuertoRico,CertificacinNm.0401998-1999;lacualestableceel periodo de retencin de los documentos en el Recinto.Lista de DisposicinDescribelosdocumentosubicadosenelArchivodeOficinaoenel ArchivoCentralcuyoperiododeretencinoutilidadhaconcluido.La Pgina 8 de 49 preparacindeestalistaesesencialparaformalizarlostrmitesde disposicin de los documentos. Perodo de RetencinEselperododetiempofijadoduranteelcualdebenretenerselos documentosantesdeperdersuutilidadadministrativa,fiscalolegal.Tambinretencinaplicaalosdocumentosdevalorhistrico,ttulosde propiedad y documentos esenciales. PreservacinEs el tratamiento indirecto que se da a un documento para mantenerlo en buenas condiciones, a fin de que pueda cumplir con la funcin para la cual fue creado y el tiempo de conservacin requerido por reglamentacin. Programa ProgramadeAdministracindeDocumentosPblicosdelaRama Ejecutiva,adscrito al Archivo General de Puerto Rico que se encarga de laplanificacin,control,direccin,organizacin,capacitaciny promocin,entreotrasfuncionesrelacionadasconlacreacin,uso, conservacin y disposicin de los documentos pblicos. RecintoSe refiere a todas las dependencias, predios, terrenos y facilidades bajo el controldelRecintodeRoPiedrasdelaUniversidaddePuertoRico,la Escuela Secundaria de la Universidad de Puerto Rico, Plaza Universitaria y cualquier instalacin similar a sta. Series DocumentalesConjuntodedocumentosqueposeencaractersticasencomn,queson archivados,usados,transferidosydispuestoscomoungrupode documentos. Unidad Cadaunodelosdecanatos,facultades,departamentos,bibliotecas, oficinas, divisiones, centros, programas, secciones, entre otros, a cargo de un director, segn definido en este procedimiento.III.ALCANCE EsteProcedimientoserdeaplicacinatodoslosdocumentosclasificadoscomo administrativos, fiscales, histricos, esenciales4, cubiertos por legislacin o contratos, ttulos depropiedadoriginalesoduplicadosrecibidosoproducidosenelRecintoyalpersonal responsabledelosmismos.Tambinaplicaraborradores,documentosdaadosal imprimirse, listas que se actualizan constantemente y copias extras conservadas para propsito de referencia, cuando contengan informacin privada privilegiada, confidencial o sensitiva que

4 Estos segn definido en la Certificacin Nm. 040 (1998-1999) de la Junta de Sndicos. Pgina 9 de 49 por disposicin de alguna ley o normativa requiera la proteccin de su contenido.IV.RESPONSABILIDADES Acontinuacinsedetallanlasresponsabilidadesprincipalesquedebeasumirel personal, asociadas con este procedimiento.ARCHIVO UNIVERSITARIO Administrador de Documentos (Director)1.Planificar,organizar,controlarydirigirlasactividades relacionadas con lacreacin, uso, preservacin, conservaciny disposicin de los documentos en cualquier formato, clasificados comoadministrativos,fiscales,histricos,esenciales,ttulosde propiedad y cubiertos por legislacin o contratos en el Recinto. 2.Atenderlasrecomendacionesencuantoalaformulacino revisindelosprocedimientosrelacionadosconla Administracin de documentos y cuando sea necesario, someter cambios a los mismos. 3.Participarenlacapacitacindelosfuncionariosacargodelos Archivos de Oficina del Recinto. 4.Prepararunregistrodelosfuncionariosenlace,mantenerlo actualizado y dar seguimiento a las unidades del Recinto para el cumplimiento con la designacin de stos. 5.CoordinarysupervisarelfuncionamientodelosArchivosde Oficina, reclamar la documentacin, conservarla y valorarla. 6.Solicitar cada tres (3) aos la actualizacin del inventario de los documentoscustodiadosenlosArchivosdeOficinapara mantener un control de los documentos y actualizar el Cuadro de Clasificacin de Documentos del Recinto (Apndice C). 7.PrepararunInventariodelosDocumentosyunPlande Retencin de Documentos del Recinto y someterlo al Programa deDocumentosPblicosdelaRamaEjecutivaparasu Pgina 10 de 49 aprobacin.EnausenciadelInventarioyPlandeRetencin, someteruninformeanualalPrograma,sobreelestatusdela preparacindelmismo,treinta(30)dasdespusdelcierredel aofiscal,conformealoqueestableceelArtculo15del Reglamento para la Administracin de Documentos Pblicos. 8.Atenderlassolicitudesdeaccesoalosdocumentosinactivosy canalizar las mismas segn el procedimiento establecido.9.SolicitarycertificaralProgramaladisposicindelos documentos del Recinto. Personal Administrativo 1.Organizar, describir y custodiar los documentos transferidos. 2.CotejarelformularioRelacindeEntregadeDocumentosdel ArchivodeOficinaalArchivoUniversitario(ApndiceG) sometidoporlasunidades,paracorroborarquelosdatos incluidos en ste, concuerden con el contenido y rotulacin de las cajas transferidas. 3.Ofrecerservicioalosusuariosdelasunidadesyalos investigadoresqueconsultanlosdocumentosinactivose histricos. 4.Localizar las cajas que contienen los documentos o expedientes solicitados por los usuarios de las unidades y tenerlas disponibles para la consulta conforme lo acordado. 5.Controlarelacceso,uso,prstamoydevolucindelos documentosoexpedientesdeconformidadconlos procedimientos relacionados. TrabajadorRecibir,cotejaryubicarenlosanaquelesdelArchivo UniversitariolosdocumentosprovenientesdelosArchivosde Oficina. IndicarenelformularioRegistroEntradadeDocumentosal ArchivoUniversitario(ApndiceI)laubicacinasignaday notificar al Administrador de Documentos. Pgina 11 de 49 Asumirlastareasrelacionadasconlatrituracindelos documentos del Recinto:a.RecibirinstruccionesdelAdministradorde Documentos sobre los documentos que va a destruir.b.localizar las cajas de documentos en los anaqueles y cotejar que corresponda a lo autorizado; c.prepararlosdocumentosyasegurarsequesehan eliminadoy/oeliminarloselementosqueafectenla trituracin; d.destruirlosdocumentosutilizandolamquina trituradora de papel. Gestionar con el Programa de Reciclaje del Recinto el recogido del papel triturado. ARCHIVO DE OFICINADirector1.Designar al empleado que fungir comoFuncionario Enlace de suunidad,completarelformularioNotificacinFuncionario EncargadodelArchivodeOficina(ApndiceB)yenviarloal Administrador de Documentos. 2.SustituiralOficialEnlacequecesasusfuncionesynotificaral AdministradordeDocumentos.Asumirlaresponsabilidadde ste, en ausencia de un nuevo Funcionario Enlace. 3.Supervisarlasactividadesrelacionadasconlacustodiay disposicin de los documentos de las unidades. 4.Certificarlosdocumentosquehancompletadosuperiodode retencinypuedendisponersedeellos,odesernecesario, justificar la permanencia de los mismos por un tiempo adicional. 5.Identificar y notificar al Administrador de Documentos, aquellos documentos que debenretenerse permanentemente. Pgina 12 de 49 Funcionario Enlace 1.ColaborarconelAdministradordeDocumentosenla implantacin de la poltica universitaria y los procedimientos del Recinto relacionados con la administracin de los documentos. 2.ClasificarlosdocumentosdelArchivodeOficina,de conformidadconlascategorasestablecidasenelCuadrode ClasificacindeDocumentosdelRecinto(ApndiceC)ylas seriesdocumentalesqueidentificanlasfuncionesyactividades especficas de su unidad. 3.Almomentodesometerelinventariodelaunidadnotificaal Administrador de Documentos cualquier nueva serie documental que surja o se elimine. 4.Ordenarlosexpedientesporaoacadmicoofiscal,segnla funcin de la oficina.5.Ordenarlosdocumentosenlosexpedientesporfechayde acuerdo con las actividades asociadas al proceso administrativo oacadmicoasucargo.Cumplirconcualquierotra reglamentacinsobreelcontenidoyordenenquedeben colocarse. 6.GestionarconlaOficinadeProteccinAmbientalySeguridad Ocupacional (OPASO) cuando sea necesario, la limpieza de los documentos y expedientes contaminados y la asperjacin del rea donde ubican.7.Mantenerunacopiaparausooficialdelaunidad,detodo documentoqueseaenviadofueradelRecintoasolicitudde alguna agencia gubernamental estatal, federal o empresa privada contratadaporelRecinto,mientraselmismoestactivoyno haya sido devuelto.8.Realizaruninventariodelosdocumentosquetieneasucargo, registrar los datos en el formulario Inventario de Documentos de lasUnidadesdelRecinto,(ApndiceD)ysometeralArchivo Pgina 13 de 49 Universitario. 9.CustodiarlosdocumentosenelArchivodeOficina,porun trminonomayordecinco(5)aosohastafinalizadoslos procedimientosadministrativoscorrespondientesyluego transferirlosalArchivoUniversitariosparasucustodiao disposicin.10. CoordinarconelArchivoUniversitariolatransferenciadelos documentos.Identificar los documentos inactivos a transferirse del archivo de Oficina al Archivo Universitario, preparar los mismos conforme el procedimiento establecido y completar el formulario Relacin deEntregadeDocumentosdelArchivodeOficinaalArchivo Universitario (Apndice G). CompletarelformularioRequisicindeDocumentos (ApndiceJ), cuando requiera consultar o activar un expediente temporeramente o traspasar la responsabilidad de la custodia del Archivo Universitario al Archivo de Oficina nuevamente.DECANATO DE ADMINISTRACINDecano de Administracin 1.RecomendaralRectorelfuncionarioquienejercerde AdministradordeDocumentosenelRecintoycompletarel formularioICP/AGPR-442,DesignacinyEvaluacinde CandidatoparaNombramientodeAdministradorde Documentos Pblicos (Apndice A). OFICINA DE PROTECCIN AMBIENTAL Y SEGURIDAD OCUPACIONAL (OPASO) Director OPASO 1.Responsabledelprocesoderecogidodepapelparareciclar depositado en los contenedores de las unidades del Recinto. 2.Instruir al personal adscrito al Programa de Reciclaje,para que cuando detecte algn tipo de documento que no deba estar en los contenedores de reciclaje de papel, le notifique al Administrador Pgina 14 de 49 de Documentos.Empleados a cargo del recogido del papel para reciclaje1.Recoger el papel depositado en los contenedores de reciclaje de las unidades del Recinto. 2.NotificaralAdministradordeDocumentoscualquiersituacin quepuedadetectarrelacionadaconunaposibleeliminacin incorrecta de documentos en los contenedores de reciclaje. OFICINA PARA LA CONSERVACIN DE LAS INSTALACIONES UNIVERSITARIAS (OCIU) Supervisor Taller Transportacin1.Confirmar con el Director del Archivo Universitario del Recinto, las rdenes de trabajo relacionadas con el recogido y traslado de documentos de los Archivos de Oficina al Archivo Universitario. 2.Coordinar la fecha del traslado de los documentos autorizados. V.PROCEDIMIENTO A.DISPOSICIONES GENERALES1.Nosedestruirenlaunidaddeorigenningndocumentooficial, administrativo,fiscal,legalocubiertoporlegislacinocontratodel Recinto.La responsabilidad final de los documentos recae en elArchivo Universitario del Recinto. 2.Noseabandonarndocumentosenningnedificiouoficinaluegode determinarseuncierredeoperaciones,fusindeserviciosomudanzaa nuevos espacios.3.El individuo que incurra en violacin de esta normativa, podr incurrir en violacindelaSeccin35.2sobreConductaSujetaaAcciones DisciplinariasdelReglamentoGeneraldelaUniversidaddePuertoRico, CertificacinNm.90(2001-2002),segnenmendadodelaJuntade Sndicos (ahora Junta de Gobierno). Pgina 15 de 49 B.SELECCINYNOTIFICACINDELADMINISTRADORDE DOCUMENTOS DEL RECINTO La Ley Nm. 5 del 1955 estableci la figura del Administrador de Documentos en todas las agencias gubernamentales. Este funcionario tiene a su cargo la administracin, conservacinyeliminacindelosdocumentospblicosoficialesdelasagenciasy corporacionesgubernamentales.EnelRecinto,lafiguradelAdministradorde Documentos recae en el Director del Archivo Universitario.1.ElDecanodeAdministracintomarenconsideracinlassiguientes especificacionesincluidasenelArtculo11sobreRequisitos, delReglamentoNm.15, Administrador de Documentos para la seleccin del candidato a Director del Archivo Universitario, funcionario que fungir como Administrador de Documentos del Recinto: a.Poseerbachilleratodecualquieruniversidadreconociday adiestramientos en administracin de documentos; o dos aos o ms decolegioytresaosdeexperienciaenadministracinde documentos y adiestramientos. b.Ocuparun puesto regular en la Universidad de Puerto Rico. c.TomareladiestramientobsicoofrecidoporlaAdministracinde DocumentosPblicosycualquierotroofrecidoporelArchivo General de Puerto Rico. 2.CompletarelformularioICP/AGPR-442,DesignacinyEvaluacinde Candidato para Nombramiento de Administrador de Documentos Pblicos (ApndiceA),conformealasinstruccionesqueproveeelmismo,ylo referir al Rector. 3.Unavezfirmado,someterelformularioalAdministradordelPrograma, para la debida aprobacin y certificacin. Pgina 16 de 49 C.NOTIFICACINDELFUNCIONARIOENLACEDELARCHIVODE OFICINALas unidades del Recinto identificarn a un funcionario que servir de enlace entreelArchivodeOficinayelArchivoUniversitarioynotificarnsunombreal AdministradordeDocumentos.Estepersonalserresponsabledecolaborarconel Administrador de Documentos en la implantacin de la normativa relacionada con el manejo de documentos en el Recinto. 1.El Director completar el formulario Notificacin del Funcionario Enlace del Archivo de Oficina (Apndice B), mediante el cual notificar el nombre delapersonaencargadadelosdocumentos,encualquierformato,que servir de enlace entre el Archivo de Oficina y el Archivo Universitario (en adelante,FuncionarioEnlace).Sidicharesponsabilidadescompartida por ms de una persona, notificar el nombre de cada uno de los empleados yespecificarlosdocumentosasucargo.Unavezcompletadoel formulario, lo enviar al Director del Archivo Universitario. 2.Cuando el Funcionario Enlace cese en sus funciones, el Director informar alAdministradordeDocumentos,elnombredelapersonaqueasumir dicharesponsabilidadycompletarelformularioNotificacindel FuncionarioEnlacedelArchivodeOficina.ElDirectorfungircomo responsable mientras no se notifique un nuevo Funcionario Enlace. 3.ElAdministradordedocumentosdarseguimientoalasunidadesdel Recinto para el cumplimiento de la directriz anterior. Adems, preparar un registro de los funcionarios enlace y lo mantendr actualizado. D.CLASIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS Laclasificacineselprocesodeidentificarlosdocumentos,haciendouna evaluacindesucontenido,paradeterminarelvaloradministrativo,fiscal,legalo histrico.Adems, mediante dicho proceso se establece el trmino de conservacin y eliminacin de los mismos. Pgina 17 de 49 1.El Funcionario Enlace clasificar los documentos de cualquier formato en los Archivos de Oficina, de conformidad con las categoras establecidas en el Cuadro de Clasificacin de Documentos del Recinto (Apndice C) y las series documentales especficas que identifican las funciones y actividades que lleva a cabo la unidad. 2.Seutilizarelcdigodereferencia(numrico)incluidoenelCuadrode ClasificacindeDocumentosdelRecintoparaidentificaryaccederalos documentosdemanerarpidayeficienteenelArchivodeOficinay, posteriormente,cuandoelFuncionarioEnlacenecesitelocalizarlosenel Archivo Central, para consultarlos o reactivarlos. E.ORDENACIN DE LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES La tarea de ordenar los documentos y expedientes consiste en colocar los mismos segn las series documentales definidas, dentro de expedientes, de acuerdo a un orden convenidoyelcriterioqueresultemsadecuadoolgicoalmomentodesu localizacin y recuperacin.1.El Funcionario Enlace ordenar los expedientes por ao acadmico o fiscal, segn la funcin de la oficina.2.Ordenar los documentos en los expedientes por fecha y de acuerdo con las actividades asociadas al proceso administrativo o acadmico a su cargo. 3.Cumplirconcualquierotrareglamentacinenlaqueseindiqueel contenidoyordenenquesedeberncolocarlosdocumentosenlos expedientes, como por ejemplo el expediente de personal y el clnico. F.PRESERVACIN Y RETENCIN DE LOS DOCUMENTOS ACTIVOS EN EL ARCHIVO DE OFICINALaPreservacineseltratamientoindirectoquesedaaundocumentopara mantenerlo en buenas condiciones, a fin de que pueda cumplir con la funcin para la cualfuecreadoyeltiempodeconservacinrequeridoporreglamentacin.Las unidadessonresponsablesdelapreservacindelosdocumentosactivosbajosu Pgina 18 de 49 custodia hasta el momento de transferirlos al ArchivoUniversitario para que ste los custodie o disponga de ellos.1.La unidad evitar el deterioro de los documentos bajo su custodia, tomando en cuenta el lugar donde se ubiquen, los materiales utilizados y los controles ambientales a los que estn expuestos.Cuando sea necesario, resguardar losmismosendepsitosconcontrolesdelambiente,cajasdeseguridad, gabinetes contra fuego, bvedas de seguridad o cajas libre de cido. 2.El Funcionario Enlace gestionar con OPASO la limpieza de documentos contaminados, ya sea por causa de un desastre natural (tormenta, huracn, temblor)opornegligenciadeunempleado(polvo,humedad,hongos, excremento de sabandijas, entre otros contaminantes)y laasperjacin del rea donde ubican. 3.No transferir al Archivo Universitario ningn documento contaminado.4.El Funcionario Enlace mantendr una copia para uso oficial de la unidad, de todo documento que haya sido enviado fuera del Recinto a solicitud de alguna agencia gubernamental estatal, federal o empresa privada contratada por el Recinto,mientras el mismo est activo y no haya sido devuelto.5.CustodiarlosdocumentosenelArchivodeOficina,poruntrminono mayordecinco(5)aosohastafinalizadoslosprocedimientos administrativos correspondientes, incluyendo reclamaciones o informes de auditoras pendientes o mientras constituyan evidencia de algn litigio, para loquetienequemediarunanotificacindelosasesoreslegales.Tomar tambin en consideracin los periodos de revisin o apelacin aplicables. G.INVENTARIO DE DOCUMENTOS El Recinto tiene la responsabilidad de elaborar un Inventario y Plan de Retencin deDocumentos,conformeloestableceelReglamentoparalaAdministracinde DocumentosPblicos,queincluyetodoslosdocumentosbajosucustodia.El FuncionarioEnlaceserresponsabledeidentificarlosdocumentosenpoderdesu unidad.El Administrador de Documentos, a su vez, se encargar del inventario de los Pgina 19 de 49 documentosbajosucustodiaydeconsolidarambosenuninforme,quesometeral Administrador del Programa. 1.Inventario de Documentos del Archivo de Oficina a.ElAdministradordeDocumentosrequeriralFuncionarioEnlacela elaboracin de un inventario de los documentos (en cualquier formato) que ubican en el Archivo de Oficina, en el detalle todas las series documentales que pertenecen a la unidad.b.El Funcionario Enlace completar el formulario: Inventario de Documentos de las Unidades del Recinto, (Apndice D), siguiendo las instrucciones que provee el mismo y lo enviar al Administrador de Documentos por conducto de su Director.La realizacin del inventario ser requisito para gestionar eltrasladodedocumentosinactivosdelArchivodeOficinaalArchivo Universitario. c.El Director identificar aquellos documentos de valor histrico, ttulos de propiedadydocumentosesenciales,quedebernconservarseenlos depsitos del Archivo Universitario permanentemente de conformidad con la Gua.Estos se identificarn en el formulario Inventario de Documentos de las Unidades. d.ElAdministradordeDocumentossolicitaralFuncionarioEnlacela actualizacin del inventario cada tres (3) aos para mantener el control de losdocumentosensupoder,enelcualseindicarcualquiernuevaserie documentalquesurjaoseelimine,parareorganizarelCuadrode Clasificacin de Documentos del Recinto (Apndice C). e. ElFuncionarioEnlaceutilizarlosregistrosdelastransferencias efectuadas previamente para la actualizacin de su inventario. 2.Inventario y Plan de Retencin de Documentos del Recinto a.ElAdministradordeDocumentoscompletarelformulario,Hojade TrabajodeInventariodeDocumentos(ICP/AGPR379/ PADP9 / 2012)(ApndiceE)yelformulario,InventarioyPlandeRetencinde Documentos Pblicos, ICP/AGPR-377 (Apndice F), detallando todas las Pgina 20 de 49 series documentales del Recinto y su perodo de retencin. b.UnavezcompletadastodaslasetapasdelInventario,losometeral Administrador del Programa. c.Cuando sea necesario, solicitar al Director de Finanzas la actualizacin de la relacin de los documentos fiscales del Recinto, indicando su periodo de conservacin5.Unavezrevisada,lasometersimultneamenteal Administrador del Programa y al Departamento de Hacienda. H.TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE OFICINA AL ARCHIVO UNIVERSITARIOLosdocumentosdelosArchivosdeOficinaingresarnalArchivoUniversitario mediantetransferencia,cuandolosmismosseconviertaneninactivosyserequiera retenerlos por un tiempo adicional, conforme la Gua.Adems, se referirn al Archivo Universitario los documentos que cumplieron su periodo de retencin en el Archivo de Oficina,ycualquierotrodocumentoqueporsucontenidoconfidencial/privilegiado deba ser enviado a destruir en el Archivo Central. El movimiento fsico de documentos delArchivodeOficinaalArchivoUniversitario,seefectuarluegodehabersido coordinadoentreambaspartes.Acontinuacinlospasosaseguiralmomentode transferir estos documentos.1.Documentos inactivos para retener conforme la Gua a.El Funcionario Enlace coordinar con el Administrador de Documentos la transferencia de los expedientes y documentos de la unidad acadmica o administrativa al Archivo Universitario.La transferencia ser autorizada porelAdministradordeDocumentos,quienevaluarlasolicitudyle asignar fecha para el envo de acuerdocon el orden en que se reciban las solicitudes, salvo circunstancias especiales.b.La unidad gestionar la compra de cajas de cartn corrugado tamao 16

5 De conformidad con la Carta CircularNm. 1300-07-03, del Departamento de Hacienda. Pgina 21 de 49 x 5 x 10 para los documentos tamao carta o legal, que se transfieran al Archivo Universitario para custodia permanentemente o por ms de tres aos.Paralasnminasodocumentosquesobrepaseneltamaodelos documentos 8 x 14, adquirir cajas tamao15 x 12 x 10. Colocar los documentos a retenerse por menos tiempo en cajas de resmas de papel tamao carta. c.El Oficial de Enlace no sobrecargar ninguna caja para evitar que se abran, rompanodeteriorenduranteeltraslado,niocupenmsespaciodel necesario en los anaqueles.d.Losdocumentosenlossiguientesformatossecolocarnseparadosdel expedientedeorigenyseestablecerunarelacincruzadacon informacin de ambos. 1)fotogrfico:fotos,negativos,diapositivas,transparencias, radiografas;2)cartogrfico: mapas, dibujos tcnicos, planos;3)grfico:postales,invitaciones,programas,catlogode exposiciones;4)audiovisualytecnolgico:pelcula,microfilm,microficha, cintamagnticaparaaudioovdeo(compactcassetteo VHS),discomagnticooflexible(floppy),discocompacto (CD); 5)bibliogrfico:libros,revistas,peridicos,publicaciones peridicas producidos en la Universidad, que narren sucesos acontecidos en la Universidad o que resalten las ejecutorias deprofesores,empleadosoestudiantesyquesirvanpara trazar eventos histricos del Recinto. e.Rotularlascajasqueresguardanlosdocumentosenformatodigital, micropelcula o microficha y rollos o discos con la siguiente informacin: 1)unidad productora,2)ttulos de los documentos o series documentales, Pgina 22 de 49 3)nmero de identificacin para cada pelcula,4)clasificacin de confidencialidad si alguna,5)fechas comprendidas, 6)nombresocualquierotrodatonecesarioqueseatilpara describir su contenido. 2.Documentos para disponer conforme la Gua o para triturar a. ElFuncionarioEnlaceenviaralArchivoUniversitarioparala disposicin,losdocumentosquehayancompletadoelperiodode retencinestablecidoenlaGuamientraspermanecanenlaunidad. Adems, enviar a triturar los documentos no oficiales que contengan informacin privada, privilegiada, confidencial o sensitiva. b.Enambascircunstancias,reutilizarlascajasderesmasdepapel tamaocartaparacolocarlosdocumentosylasreforzarconcinta adhesivaplsticaparaevitarqueseabranalsertransportadas.La obtencin de las cajas es responsabilidad de la unidad. 3.Traslado de los documentos al Archivo Universitario a. El Funcionario Enlace eliminar todo elemento de metal o plstico que impida la trituracin, y todo material como bandas de goma, presillas (clips), grapas industriales, herrajes, argollas, espirales y fastener, entre otros,previoaenviarlosdocumentosoexpedientesalArchivo Universitario.b.Prescindirdecualquierotromaterialquenopuedereciclarsecomo sobresplsticosoconventanilla,carpetasdeargollas,papelcarbn, encuadernaciones y papel brilloso o encerado. c. Mantendrlosdocumentosdentrodelcartapacioenelorden correspondiente. d.ElFuncionarioEnlacecompletarelformularioRelacindeEntrega deDocumentosdelArchivodeOficinaalArchivoUniversitario (Apndice G),siguiendolasinstruccionesqueproveeelmismo,una vezcompletadalaoperacindeprepararlosdocumentos.Este Pgina 23 de 49 documentoservirparamanteneruncontroldelosdocumentos transferidosytraspasarlaresponsabilidadycustodiadelArchivode Oficina al Archivo Universitario.e. Cotejarquetodoslosexpedientesfsicoshayansidoincluidosenel formulario Relacin de Entrega de Documentos del Archivo de Oficina alArchivoUniversitarioyenviarcopiaenformatoWord(.docx)al correoelectrnicodelAdministradordeDocumentos.Noiniciarel procesodetrasladohastatantoestetrmiteseaaprobadoporel AdministradordeDocumentos.CuandoelArchivoUniversitario cuente con un sistema integral de gestin electrnica de documentos, el Funcionario Enlace solicitar el servicio a travs de la red.f. ElAdministradordeDocumentosverificarlainformacinsometida enelformularioydeencontraralgnerroroteneralgunaduda, devolver el mismo a la unidad para la accin correspondiente.g.Autorizareltrasladounavezrecibaelformulariofirmadoporel Director de la unidad. h.El Funcionario Enlace realizar los siguientes pasos luego de aprobado el traslado: 1)Cerrarlascajasycolocarunrtuloenlapartedelfrentede stas (en la parte ms estrecha), indicandola serie documental y la unidaddeprocedencia(vaseModelodeRotulacinCajascon DocumentosaTransferirsedelArchivodeOficinaalArchivo Universitario (ApndiceH). 2)Asignarunnmeroenordencorrelativo,acadacaja empezandoporelnmerouno (1).Elnmerodelacajadeber coincidirconelquesehayaindicadoenelformularioRelacinde EntregadeDocumentosdelArchivodeOficinaalArchivo Universitario. 3)GestionarunaOrdendeServicioconelTallerde TransportacindeOCIUparaeltrasladodelascajasalArchivo Pgina 24 de 49 Universitario. 4)Incluirconelenvodelascajas,eloriginalfirmadodel formularioRelacindeEntregadeDocumentosdelArchivode OficinaalArchivoUniversitarioyretendrunacopiacomo evidencia y registro de la transferencia, que le servir posteriormente para actualizar el inventario de documentos de la unidad. i. El Supervisor del Taller de Transportacin confirmar con el Archivo Universitario que la unidad cuente con autorizacin para el traslado de los documentos y coordinar la fecha en que se realizar el mismo.j. ElTrabajadoradscritoalArchivoUniversitariocotejarlos documentos al momento de recibirlos, los ubicar en los anaquelese indicarsulocalizacinenelformulario,RegistroEntradade DocumentosalArchivoUniversitario(ApndiceI).Notificaral Administrador de Documentos al respecto. I.ACCESO,CONSULTAYPRSTAMODELOSDOCUMENTOS INACTIVOSEl acceso total o parcial a la informacin que contienen los documentos inactivos pertenecientesalasunidadesdelRecintoyquesoncustodiadosenelArchivo Universitario se otorgar conforme a la reglamentacin vigente aplicable, siguiendo los siguientes pasos: 1.ElFuncionarioEnlacesolicitaraccesoalosdocumentosoexpedientes inactivos,medianteunasolicituddeserviciogestionadaatravsdeuna llamadatelefnicaalpersonaladministrativodelArchivoUniversitario. Cuando el Archivo Universitario cuente con un sistema integral de gestin electrnicadedocumentos,elFuncionarioEnlacesolicitarelservicioa travs de la red y cumplir con las normas del Recinto que rigen el acceso a la informacin.2.HarreferenciaalformularioRelacindeEntregadeDocumentosdel Pgina 25 de 49 Archivo de Oficina al Archivo Universitario para guiar la bsqueda. 3.ElFuncionarioEnlacesepresentarenelArchivoUniversitariopara consultar los documentos o expedientes solicitados. 4.Cuandolaunidadrequieraelprstamodeunoovariosexpedientespara consultafueradelArchivoUniversitario,eltrasladodestosloefectuar nicamentepersonaldelaunidadqueoriginalapeticinodelArchivo Universitario. 5.ElpersonaldelarchivoUniversitarioresguardarmedianteenvoltura selladaconcintaadhesiva(papelestraza,sobreocaja)losdocumentoso expedientes solicitados, para asegurar que ningn individuo externo tenga accesoalainformacinquecontienen.Launidadsolicitantetomar medidassimilaresalmomentodedevolverlosmismosalArchivo Universitario.6.ElFuncionarioEnlaceoelpersonaldesignadorecogerelexpedientey firmar el Formulario Requisicin de Documentos (Apndice J), mediante elcualsetraspasalacustodiatemporeradelmismo.Cuandodevuelvael expediente, el personal del Archivo Universitario actualizar el formulario Requisicin de Documentos con la fecha de entrega. 7.Los expedientes se prestarn por un periodo entre 30 y 90 das calendarios.Si la unidad requiere un periodo de tiempo adicional, el Funcionario Enlace notificar al Archivo Universitario mediante llamada telefnica o a travs de la red cuando est disponible este servicio. 8.ElFuncionarioEnlacedevolverlosexpedientesantesdefinalizarel periodoquelefueconcedido.Desernecesario,elpersonaldelArchivo Universitario dar seguimiento al Funcionario Enlace para la devolucin de stos. 9.ElFuncionarioEnlaceconservarunacopiaenpapelodigital,detodo documento o expediente que se requiera enviar fuera del Recinto, Adems, documentar tal accin, con un acuse de recibo que evidencie la transaccin y le har llegar copia inmediatamente al Administrador de Documentos. Pgina 26 de 49 J.TRANSFERENCIADEDOCUMENTOSDELARCHIVO UNIVERSITARIO AL ARCHIVO DE OFICINA CuandoseanecesarioactivarunexpedientequepermaneceenelArchivo Universitario se completarn los siguientes pasos dirigidos a devolverle su custodia a la oficina de origen.1.ElFuncionarioEnlacesolicitaractivarunoovariosexpedientes,mediante unasolicituddeserviciogestionadaatravsdeunallamadatelefnicaal Archivo Universitario.Cuando esta unidad cuente con un sistema integral de gestin electrnica de documentos, el Funcionario Enlace solicitar el servicio a travs de la red y cumplir con las normas del Recinto que rigen el acceso a la informacin.2.El personal administrativo del Archivo Universitario localizar el formulario RelacindeEntregadeDocumentosdelArchivodeOficinaalArchivo Universitario o, en su lugar, la lista sometida por la unidad al momento de la transferencia inicial de los expedientes y harn una anotacin en la misma.En ausencia de estos documentos, el Funcionario Enlaceproveer una lista que detalle los expedientes a ser activados. 3.ElFuncionarioEnlacesepresentarenelArchivoUniversitariopara identificar las cajas de expedientes. 4.FirmarelformularioRequisicindeDocumentos,medianteelcualse traspasa la responsabilidad de la custodia del Archivo Universitario al Archivo de Oficina. 5.Eltrasladodelosexpedientes,seefectuarnicamenteporpersonaldela unidad que origina la peticin o por personal del Archivo Universitario. 6.El personal delArchivoUniversitario resguardar los documentos mediante envoltura sellada con cinta adhesiva (papel estraza, sobre o caja) para asegurar que ningn individuo externo tenga acceso a la informacin que contienen. 7.ElAdministradordeDocumentossolicitarlosserviciosdelTallerde TransportacindeOCIUparaeltrasladodevariascajasdeexpedientesy coordinar la fecha en que se realizar el mismo. Pgina 27 de 49 K.RETENCIN Y DISPOSICIN DE LOS DOCUMENTOSINACTIVOS El Administrador de Documentos conservar en el Archivo Central los documentos inactivos provenientes de los Archivos de Oficina, hasta tanto cumplan el periodo de retencinestablecidoenlaGua.Unavezfinalizadoelperiododeretencinse efectuarnlossiguientespasosparacomenzarelprocesodedisposicindelos documentos. 1.ElAdministradordeDocumentoscompletarelformularioCertificacin Endoso Disposicin de Documentos (Apndice K) y lo enviar al director de la unidad a travs del Funcionario Enlace, para que certifique mediante su endoso que los documentos que completaron su periodo de retencin han perdidotodautilidadfiscalolegal,incluyendoeltiemporequeridopara reclamaciones,informesdeauditorasoevidenciadelitigio.Tomar tambin en consideracin los periodos de revisin o apelacin aplicables.2.ElAdministradordeDocumentoscompletarelformulario,Listade Disposicin de Documentos Pblicos, ICP/AGPR 378,(Apndice L) con la informacin de los documentos a disponer y lo someter al Administrador del Programa para la aprobacin correspondiente. 3.El Director podr solicitar en un plazo no mayor de 30 das laborables, que seextiendaelperiododeretencindeundocumentomsalldelo establecidoenlaGua,utilizandoelespacioprovistoenelformulario CertificacinEndosoDisposicindeDocumentosenelqueexpondrla justificacin para tal accin. 4.ElAdministradordeDocumentosevaluarlasolicitud,establecerun trmino de conservacin adicional y lo notificar al director de la unidad. 5.ElAdministradordeDocumentosretendrcualquierdocumentoque considere de algn valor histrico para el Recinto.6.Luego de aprobada la lista de disposicin, el Administrador de Documentos dar instrucciones al Trabajador a cargo de la trituracin de los documentos en el Archivo Universitario para que inicie dicho proceso. Pgina 28 de 49 7.Una vez finalizada la destruccin de los documentosel Administrador de Documentos completar el formulario, Acta de Destruccin o Traslado de Documentos, ICP/AGPR-552, (Apndice M) y lo enviar al Programa. L.DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS Ladigitalizacineselprocesodeconvertirdocumentosfsicos(textos,mapas, planos,manuscritos,vdeos,entreotros)enformatodigital,paraserprocesadospor computadorasuotrosdispositivoselectrnicos.Esteprocesosustituye,mediantela captura,losdocumentosfsicosylostransformaendocumentosdigitalesconel propsito de preservar los mismos.La conversin de documentos impresos en papel a imgenes digitales no exime del cumplimiento de todas las directrices establecidas en este procedimiento, a menos que se emita otra directriz al respecto. M.RECICLAJE DE DOCUMENTOS El servicio del Programa de Reciclaje de OPASO no se utilizar para eliminar los borradores, documentos daados al imprimirse, listas que se actualizan constantemente ycopiasextrasconservadasparapropsitodereferencia,cuandocontengan informacinprivadaprivilegiada,confidencial osensitivaquepordisposicinde alguna ley o normativa requiera la proteccin de su contenido, segn dispuesto en el alcance de este procedimiento. N.USO DE TRITURADORAS DE PAPEL 1.ElArchivoCentralutilizarmquinastrituradorasparadestruirdeforma irreproduciblelosdocumentosquehancumplidoconelperiododeretencin establecidoenlaGuaoaquellosquecontieneninformacinconfidencial, privilegiada o sensitiva. 2.LaadquisicinyusodetrituradorasenotrasunidadesdelRecintoest prohibida.Esta directriz aplica a todas las unidades del Recinto, sin importar si la procedencia de sus fondos operacionales, es estatal, federal o privada. Pgina 29 de 49 VI.VIGENCIA Y DEROGACIN Este procedimiento entrar en vigor inmediatamente luego de aprobado por el Rector y deroga las siguientesdirectrices y normativas: NormasGeneralessobrelaAdministracinyCoordinacindelProgramade Conservacin y Disposicin de Documentos Pblicos en el Recinto Universitario de Ro Piedras, Circular 85-14, Decano de Administracin. InformesdeInventarioyPlandeRetencindeDocumentosPblicosdela UniversidaddePuertoRico,RecintodeRoPiedras,CirculardelDecanode Administracin del 15 de agosto de 2003. CartaCircular04,2011-2012,delDecanoAdministracin,Procedimientode Transferencia de Documentos desde los Archivos de Oficina al Archivo Central. Circular(2012)delDecanodeAdministracin,OrientacinsobreNuevo Procedimiento para realizar Inventario de Documentos del Recinto. VII.PREGUNTAS FRECUENTES A.Puedoeliminaroreciclarlosdocumentosqueexistenenlaunidadenlaque trabajo? No. La disposicin o eliminacin de los documentos est regulada por ley y slo la puedeefectuarelAdministradordeDocumentosdelRecinto.Adems,la disposicinsloseefectuarunavezelAdministradordeDocumentoshaya completado el trmite de notificacin al Administrador del Programay ste haya dado su aprobacin. B.Por cunto tiempo se deben conservar los documentos? LosdocumentosdelaUniversidaddePuertoRicoseconservanporeltiempo establecido en la Gua para la Conservacin de Documentos de la Universidad de PuertoRico,apndicedelReglamentoparalaAdministracin,Conservaciny Eliminacin de Documentos de la Universidad de Puerto Rico, Certificacin Nm.040 (1998-1999), de la Junta de Gobierno. Copia de la misma puede obtenerse a Pgina 30 de 49 travs del siguiente enlace: http://www.vcertifica.upr.edu/certificaciones/External/Certificaciones.aspx.C.Debo elaborar o actualizar el Inventario de Documentos de la Unidad para poder gestionar al Archivo Universitario las transferencias de documentos? S,elinventariodelosdocumentosencualquierformatoesunrequisitopara gestionar la transferencia de documentos al Archivo Central. Es un requerimiento establecido por la Universidad de Puerto Rico, a travs de la Certificacin Nmero 040delaJuntadeSndicos(ArtculoVIIInventariodeDocumentos).Conla informacinqueproveelaunidad,elAdministradordeDocumentosentonces elabora el Inventario de Documentos del Recinto. D.Qu hacer con los documentos que estn contaminados? NosepuedentransferiralArchivoUniversitariolosdocumentosqueestn contaminados con polvo, humedad, hongos, excremento de sabandijas, entre otros contaminantes.Parapoderhacerlo,debernserpreviamentelimpiadosy/o asperjados por OPASO.La unidad debe realizar los trmites pertinentes, segn se detalla en la seccin H, Transferencia de Documentos del Archivo de Oficina al Archivo Universitario de este documento. VIII. NORMATIVA LEGAL Y/O INSTITUCIONAL APLICABLE A.LeyNm. 5 del 8 de diciembre de 1955, segn enmendada, conocida como Ley de Administracin de Documentos Pblicos de Puerto Rico. B.ReglamentoNm.2538(15),segnenmendado,del21dejuliode1979, conocido como Reglamento de Administradores de Documentos, ASG. C.ReglamentoNm.4284,del19dejuliode1990,Reglamentoparala Administracin de Documentos Pblicos en la Rama Ejecutiva Estado Libre Asociado de Puerto Rico, Administracin de Servicios Generales.D.Certificacin Nm. 040 (1998-1999) de la Junta de Sndicos, Reglamento para Pgina 31 de 49 laAdministracin,ConservacinyEliminacindeDocumentosdela Universidad de Puerto Rico. E.CertificacinNm.077(2000-2001)delaJuntadeSndicos,Enmiendael ApndicedelReglamentoparalaAdministracin,Conservaciny Eliminacin de Documentos de la Universidad de Puerto Rico, emitido con la Certificacin Nm. 040, Serie 1998-99.F.ReglamentoNm.23,del1988,ReglamentoParalaConservacinde DocumentosdeNaturalezaFiscaloNecesariosparaelExameny ComprobacindeCuentasyOperacionesFiscales,Departamentode Hacienda. G.Carta Circular Nm. 1300-07-03 (2002) del Departamento de Hacienda sobre la Lista de Documentos Fiscales requerida por el Reglamento 23 (1988) 2da. Revisin,GuaparafijarPerodosdeConservacindelosDocumentos Fiscales. H.LeyNm.197-2002queregulaelProcesodeTransicindeGobiernodel EstadoLibreAsociadodePuertoRico,Artculo19(b)relacionadoconla mutilacin o destruccin de documentos pblicos. IX.OTRASPOLTICASOPROCEDIMIENTOS INSTITUCIONALES RELACIONADOS A.Certificacin 93-139 del Consejo de Educacin Superior, Reglamento sobre el acceso a documentos oficiales en la Universidad de Puerto Rico. B.Directrices sobre los Expedientes de Personal en la Universidad de Puerto Rico, diciembrede 2011, Oficina Central de Recursos Humanos. C.ListadeDocumentosFiscalesrequeridaporelReglamentoNm.23,Carta Circular 1300-07-03, Departamento de Hacienda. Pgina 32 de 49 X.HISTORIAL A.ManualdeNormasyProcedimientosInternosparalaConservacin,Accesoy Disposicin de Documentos del Archivo Central, 2007. B.Procedimiento de Transferencia de Documentos desde los Archivos de Oficina al Archivo Central, 2012. XI.APNDICES, FORMULARIOS Y ENLACES A.Formulario:DesignacinyEvaluacindeCandidatoparaNombramientode Administrador de Documentos Pblicos, ICP/AGPR-442. B.Formulario: Notificacin del Funcionario Enlace Archivo de Oficina C.Cuadro de Clasificacin de Documentos del Recinto de Ro Piedras D.Formulario: Inventario de Documentos de las Unidades del Recinto E.Formulario: Hoja de Trabajo de Inventario de Documentos (ICP / AGPR 379 / PADP 9 / 2012) F.Formulario:InventarioyPlandeRetencindeDocumentosPblicos(ICP SHPR-377 ) G.Formulario:RelacindeEntregadeDocumentosdelArchivodeOficinaal Archivo UniversitarioH.Modelo:RotulacinCajasconDocumentosaTransferirsealArchivo Universitario I.Formulario: Registro Entrada de Documentos al Archivo UniversitarioJ.Formulario: Requisicin documentosK.Formulario: Certificacin Endoso Disposicin de Documentos L.Formulario: Lista de Disposicin de Documentos Pblicos (ICP AGPR-378) M.Formulario:ActadeDestruccinoTrasladodeDocumentosPblicos(ICP AGPR-552) Pgina 33 de 49 Apndice A: Pgina 34 de 49 Apndice A: continuacin Pgina 35 de 49 Apndice A: continuacin Pgina 36 de 49 Apndice A: continuacin Pgina 37 de 49 Apndice B: Pgina 38 de 49 Apndice C: Pgina 39 de 49 Apndice D: Pgina 40 de 49 Apndice E: Pgina 41 de 49 Apndice F: Pgina 42 de 49 Apndice G: Pgina 43 de 49 Apndice H:

Pgina 44 de 49 Apndice I: Pgina 45 de 49 Apndice J: Pgina 46 de 49 Apndice K: Pgina 47 de 49 Apndice L: Pgina 48 de 49 Apndice M: Pgina 49 de 49 XII.CONTACTOS

Lillian Irizarry Martnez Misael Morales Olmo Extensiones 5332 y 5335 Archivo Central misael.morales@upr.edu Trabajador Vitelma C. Muoz Tovar Extensin 5334 Archivo Central vitelma.muoz@upr.edu Tcnico de Microfilmacin Extensin 5333 lillian.irizarry@upr.edu Directora Archivo Universitario y Administradora de Documentos Joely Alvarado Alvarado Extensin 5336 Archivo Central joely.alvarado@upr.edu Asistente de Administracin IV