25 Procedura Operational A Privind Condica de Prezenta

Unitatea de invmnt ______________________ DEPARTAMENT SECRETARIAT

Ediia : 1 PROCEDURA OPERATIONALA Nr.exemplare 7 privind evidena prezenei, invoirilor i concediilor COD : P.O. 25 Revizia :. Nr.ex.: Pagina 1 din 16 Exemplar nr.1

1.Lista responsabilitilor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale.

0 1.1 1.2. 1.3

ELEMENTE PRIVIND RESPONSABIL II/ OPERATIUNEA 1 ELABORAT VERIFICAT APROBAT

NUMELE SI PRENUMELE

FUNCTIA

DATA

SEMNATU RA

2 BORDEA ELENA CALUGARU CONSTANTIN CALUGARU CONSTANTIN

3 SECRETA R DIRECTO R DIRECTO R

4 01.03.201 2 01.03.201 2 01.03.201 2

5



2.Situaia ediiilor i a reviziilor in cadrul ediiilor procedurii operaionale

Ediia sau dup caz, revizia n cadrul ediiei 2.1 2.2 2.3 2.n 1 Ediia 1 Revizia 1 Revizia Revizia Ediia II Ia 1

Componenta revizuit

Modalitate a reviziei

2 x

3 x

Data la care se aplic prevederile ediiei sau reviziei ediiei 4 01.03.2012



3.Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau dup caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operationale Scopul difuzrii 2 aplicare informar e Ex.nr . 3 1 3 Compartime Funcia nt 4 5 secretariat secretar Personal didactic Profesor Coordonato ri Numele i prenumele 6 Bordea Elena Olaru Floarea Petrescu Mihai Florea Elena Data primirii 7 01.03.2 012 01.03.2 012 01.03.2 012 Semnt ura 8

1 3.1 3.2

3.3

informar e informar e

2

conducere

Director/di rector adjunct Laborant Adm.finan c. Bibliotecar Mediator sc Ingr. Curatenie Fochist Sofer

Calugaru Constantin Stanila OvidiuCismaru Ramona

3.4

5

Personal did. auxiliar

Nita Daniel Corbeanu Aurelia Tufan Lidia

01.03.2 012

3.5

informar e

3

Personal nedidactic

Fanuica Elena Iliescu Lucian Balasea Dumitru Calugaru Constantin Bordea Elena

01.03.2 012

3.6 3.7 .

Informar e

4

evidena 5

Consiliul de administrai e secretariat

Preedintele CA secretar

01.03.2 012 01.03.2 012

Unitatea de invmnt ______________________ DEPARTAMENT SECRETARIAT 3.8 arhivare 6

Ediia : 1 PROCEDURA OPERATIONALA Nr.exemplare 7 privind evidena prezenei, invoirilor i concediilor COD : P.O. 25 Revizia :. Nr.ex.: Pagina 4 din 16 Exemplar nr.101.03.2 012

secretariat

secretar

Bordea Elena

Unitatea de invmnt ______________________ DEPARTAMENT SECRETARIAT 4.SCOPUL PROCEDURII :


stabilete modul de realizare a activitatii, compartimentele i persoanele implicate; d asigurari cu privire la existena documentelor adecvate derulrii activitilor; asigur continuitatea activitatii, sprijin auditul i/sau alte organe abilitate n aciuni de auditare i/sau control iar pe manager n luarea deciziei, stabilete sarcini privind circuitul documentelor necesare. alte scopuri specific procedurii operaionale



5.DOMENIUL DE APLICARE 5.1-Precizarea activittii la care se refer PO(evidenierea prezenei angajailor,a nvoirilor a CO n baza cererilor,stabilirea etapelor i activitailor ce se vor desfura, paii de urmat n cadrul evidenei prezenei n cadrul instituiei) 5.2-Delimitarea activitatii n cadrul portofolliului de activitati desfurate(toate etapele ce vor fi parcurse privind prezena, nvoirile, concediile de odihn) 5.3.-Lista principalelor activitati de care depinde : a) Aceast activitate depinde de activitatea compartimentelor : secretariat b)de aceast activitate depind urmtoarele compartimente : secretariat personal didactic conducere personal didactic auxiliar (secretar, bibliotecar, laborant, administrator financiar, mediator colar) personal nedidactic(ngrijitori, muncitori de ntreinere-fochist) 5.4-Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurale, listarea compartimentelor implicate n procesul activitaii. a)activitatea depinde de furnizarea datelor : secretariat b)de aceast activitate depind compartimentele : secretariat personal didactic conducere personal didactic auxiliar personal nedidactic ( ngrijitori, muncitori de ntreinere)



6.DOCUMENTE DE REFERINTA Reglementri internaionale :standade internaionale de management/control intern a)legislaie primar : Codul Muncii ( legea nr.53/2003 cu completrile ulterioare, H.G.nr.250/1992 actualizat (concediul de odihn, alte concedii din unitile bugetare); H.G. nr.578/1992 pt.modificarea H.G.nr.250/1992; H.G. nr.314/1995(completarea i modificarea H.G. nr.250/1992_ O.U.G nr.65/29 iunie 2005 privind modificarea i completarea Legii nr.53/2003; Ordonana nr.29/18.08.1995(cu completarile i modificrile privind drepturile cuvenite salariailor adin administraia public, alte uniti buigetare); LEGE nr.133/29.12.1995( care completeaz prevederile Ordonanei nr.29/1995); b)legislaie secundar: Ordinul M.E.N. nr.3251/1998 privind aprobarea normelor metodolodie pentru efectuarea concediului de odihna a personalului didactic; Nomemclator din 14.12.2004 privind ntocmirea i utilizarea registrelor i formularelor financiar contabile, comune pe economie care nu au regim special de nscriere i numerotare;

c)alte documente : Circuitul documentelor; Regulamentul intern al institutiei publice

Unitatea de invmnt ______________________ DEPARTAMENT SECRETARIAT 7.Definiii i abrevieri :


a) definiii : procedur operaional :prezentarea formalizat, n scris a tutror pailor ce trebuie urmai, a metodelor i procedelor cu privire la aspectul procesual; Ediie : forma iniial sau actualizat a unei procedure operaionale Revizie n cadrul unei ediiiactiune de modificare a uneia sau mai multor component ale PO. b) abrevieri ale temenilor: PO procedur operaional E- elaborare; V-verificare; A-aprobare Ap.-aplicare Ah-arhivare P-predare N- numirea P-prezentarea MEN Ministerul Educaiei Naionale L lege UOG-ordonana de Urgena a Guvernului OU-Ordonana de Urgen O-ordonant D-decret CO concediu de odihn REVISAL- registru de evidena a salariailor FCP foaie colectiv de prezena RI Regulement intern RM resurse material OS- ore suplimentare RU- resurse umane CP-condica de prezena CFP-concediu fra plata OPC ordonator principal de credite



8.Descrierea procedurii a) documente utilizate : 1-condica de prezent 2-FCP 3-REVISAL b)Coninutul i rolul documentelor 1.Condica de prezena : a.servete ca document obligatoriu n care angajatul semneaz la nceputul i sfritul programului consemnarea orelor suplimentare, orelor de noapte, concedii de odihn, concedii boal, accidente n munca, maternitate, nvoiri, concediu fr salariu, absene nemotivate; b.se ntocnete ntr-un singur exemplar de compartimentul resurse umane din cadrul instituiei; c. nu circul; d.se arhiveaz la compartimentul resurse umane din cadrul instituiei publice; e.conine minim obligatoriu :denumirea instituiei, secia pentru care se ntocmete documentul, n interior se vor scrie numele i prenumele salariailor , funcia ziua luna anul, semntura ora plecrii, absene nemotivate (pentru personalul didactic auxiliar i nedidactic) pentru personalul didactic condica de prezena cuprinde Orarul claselor pe zile ore specialitai, subiectele leciilor, semnatura profesorilor, confirmarea directorului i a secretarului. 2.Foaia colectiv de prezen: a..Servete ca : document centralizator privind evidena timpului de munc a salariatului, a orelor suplimentare, orelor de noapte, concediu de odihn, concedii de boal, maternitate, nvoiri i concediu fra salariu, absene nemotivate; b.Se ntocmete ntr-un singur exemplar care st la baza ntocmirii statelor de plat c. Circul :la persoana care l ntocmete; conducerea unitii care l aprob; document justificativ care st la baza ntocmirii statelor de plat; d.Se arhiveaz la serviciul financiar contabil /secretariat; e.Coninutul minim obligatoriu : denumirea unitii; secia pentru care se ntocmete; luna pentru care se ntocmete; abrevieri ce stau la baza ntocmirii documentelor; tabel centralizator care va cuprinde urmtoarele coloane : nr.crt, nr.matricol, numele i prenumele salariatului., meseria/funcia, orele separate pe zile calendaristice, totalul orelor lucrate ore suplimentare cu 75% i respectiv cu 100% i orele de noapte, total ore nelucrate, orele de ntrerupere, ultima coloan este mprita i cuprinde concedii de boal, accidente de munc, nvoiri, concediu fra salariu, absene nemotivate.


Ediia : 1 PROCEDURA OPERATIONALA Nr.exemplare 7 privind evidena prezenei, invoirilor i concediilor Revizia :. Nr.ex.: Pagina 10 din 16 Exemplar nr.1

COD : P.O. 25 3.REVISAL- are urmtoarele elemente : elemente de identificare a salariatului data angajrii funcia/ocupaia tipul contractului de munc data i temeiul ncetarii contr.de munca seria i nr. Carnetului de munc se arhiveaz dupa normele n vigoare. Circuitul documentelor- conf.anexei Resurse materiale cf.listei de inventar Resurse umane - cf.statelor de functii anexate Resurse financiare cf.bugetului aprobat.

Planificarea operaiunilor Evidenierea prezenei nvoirilor i concediilor : -procurarea condicii de prezena a personalului -ntocmirea procesului verbal pe ultima fil -nscrierea salariailor n CP -desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu CP -stabilirea programului de lucru(pt.pers.nedidactic i didactic auxiliar) i a orarului scolii pt.personalul didactic -ntocmirea FCP -ntocmirea cererilor de nvoire; -nscrierea concediului fra plat n CP i FCP -nregistrarea cererii pentru acordarea de zile libere platite; -aprobarea cererii de ctre conductorul unitaii -ntocmirea unei evidene zilele libere platite -ntocmirea cererii de concediu fra plat -nregistrarea, aprobarea i emirerea deciziei pentru aceasta -predarea unui exemplar sub semntur privat solicitantului -ntocmirea evidenei zilelor de concediu fr plat pentru fiecare salariat -nscrierea n FCP a concediului fra plat; -anuntrea instituie n cazul concediilor medicale ; -vizarea, prezentarea, aprobarea concediilor medicale de ctre conductorul unitaii



COD : P.O. 25

-ntocmirea evidenai concediilor medicale pentru fiecare salariat IDENTIFICAREA RISCURILOR- RESURSE UMANE

OBIECTE AUDITABILE 1 1.Procurarea CP a personalului 2.Numerotarea filelor CP 3.ntocmirea provesului verbal pe ultima fil CP 4.Inscrierea salariailor, orarului (pt.personalul didactic) 5. Desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu CP 6.Stabilirea programului de lucru 7.Semnarea condicii de prezena 8.ntocmirea FCP la sfritul lunii 9.Aprobarea FCP de ctre conductorul unitaii 10.ntocmirea cererii de nvoire 11.nregistrarea cererii de nvoire 12.Aprobarea cererii de nvoire 13.nscrierea nvoirii n CP 14.Planificarea concediilor de odihna CO 15.ntocmirea cererii de CO 16.nregistrarea cererii de CO 17.Aprobarea cererii de CO

RISCURI SEMNIFICATIVE 2 Inexistena CP n cadrul nstituiei Omiterea numerotrii Nentocmirea procesului verbal Nenscrierea salariailor i a orarului Nedesemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu CP Nestabilirea progr.de lucru Nesemnarea CP Nentocmirea FCP Neaprobarea FCP Nentocmirea cererii de nvoire Nenregistrarea cererii de nvoire Neaprobarea cererii de nvoire Nenscrierea nvoirii n CP Omisiunea planificarii concediilor de odihna Nentocmirea cererii de CO Nenregistrarea cererii de CO Neaprobarea cererii de CO



COD : P.O. 25 OBIECTE AUDITABILE 18.ntocmirea evidenei CO 19.nregistrarea n evidena a CO 20.nscrierea zilelor de CO n CP 21.nscrierea zilelor de CO pt.fiecare salariat 22.emiterea deciziei de aprobare a CO 23.Semnarea deciziei de ctre conductorul unitaii 24.predarea unui exemplar din decizie salariatului sub semnatura privat 25.ntocmirea cererii de concediu fara plata CFP 26.Inregistrarea ,aprobarea, emiterea semnarea deciziei pentru CFP,predarea salariatului sub semntur privat a unui exemplar 27.Intocmirea, nregistrarea unei evidene a CFP 28.nscrierea n CM ,FCP a CFS, 29.Intocmirea , nregistrarea,aprobarea, evidentei cerererii de acordare a zilelor libere, 30.Inregistrarea n FCP a zilelor libere 31.Anunarea instituiei n termen de 3 zile a Concediului medical 32.Vizarea, aprobarea, intocmirea evidenti concediilor medicale

RISCURI SEMNIFICATIVE Nentocmirea evidenei CO Nenregistrarea CO Omiterea nscrierii zilelor de CO n CP Omiterea nscrierii Omiterea deciziei Nesemnarea deciziei Nepredarea Nentocmirea cererii Neemiterea documentelor

Nentocmirea documentelor Omitertea nscrierii Neemiterea documentelor

Omiterea nregistrrii Neanunarea instituiei Neemiterea documentelor



COD : P.O. 25 OBIECTE AUDITABILE 33.nregistrarea n evidena deschis a concediilor medicale

RISCURI SEMNIFICATIVE Nenregistrarea

Derularea operaiunilor activitii OBIECTE AUDITABILE 1 1.Procurarea CP 2.Numerotarea filelor 3.Intocmirea procesului verbal pe ultima fil 4.Inscrierea salariailor (didactic auxiliar i nedidactic, a orarului la personalul didactic 5.desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu CP 6.stabilirea programului de lucru 7.Semnarea CP 8.Intocmirea FCP la sfritul lunii 9.Aprobarea FCP de ctre conductorul unitaii 10.Intocmirea, nregistrarea,aprobarea cererii de nvoire 11.Inscrierea nvoirii n CP,FCP Operaiuni desfurate 2 Achiziionarea CP tipizat pt.fiecare loc de munc Numerotarea filelor ntocmirea procesului verbal Efectuarea nscrierilor Se emite decizie din partea conductorului unitatii i nmnat persoanei n cauz Stabilirea programului Semnarea CP Intocmirea FCP la sfrsiul lunii dup CP (evidenierea orelor de CO. CFP, concediu medical , ore suplimentare Aprobarea sub semntura de ctre conductorul unitii Cererea de nvoire se aprob de conductorul unitii, dp ce a fost nregistrat i I s-a dat n numr Orele de nvoire se nscrieu n dreptul fiecrui angajat

12.Planificarea CO

n luna decembrie a fiecrui an se va face o planificare a CO pentru fiecare angajat n



COD : P.O. 25OBIECTE AUDITABILE

Operaiuni desfurate

13.Intocmirea, inregistrarea,aprobarea cererii de CO 14.Intocmirea unei evidene separate a CO 15.Inscrierea zilelor de CO n CP i In FCP pentru fiecare angajat 16.Intocmirea,nregistrarea,aprob area i emiterea deciziei pentru CFS 17.Semnarea deciziei, predarea uni exemplar sub semntur private salariatului 18.Intocmirea unei evidene a CFS 19.Inscrierea CFS n CP, FCP 20.Intocmirea, Inregistrarea,aprobarea cererii pentru acordarea de zile libere pltite 21. Inscrierea zilelor libere In CP i In FCP 22.Anunarea,vizarea Si aprobarea concediilor medicale

parte Redactarea cererii,nregistrarea n unitate, aprobarea de ctre conductorul unitii ntocmirea evidenei pt.fiecare angajat Se trec n CP toate zilele de concediu pt.fiecare angajat precum i n FCP la sfritul fiecrei luni Redactarea cererii da ctre angajat, inregistrarea n unitate,aprobarea de ctre conductorul unitii,emiterea deciziei de aprobare Semnarea deciziei de ctre conductorul unittii, eliberarea unui exemplar , sub semntur angajatului Intocmirea evidenei pentru fiecare salariat nscrierea pentru fiecare angajat 10 Readactarea cererii de ctre angajat,nregistrarea n unitate,aprobarea de ctre conductorul unitii a cererii pt.zile libere pltite Inregistrarea n evidena a zilelor libere pt.fiecare angajat, mentionarea acestora n FCP Beneficiarul are obligaia de a anuna n tremens de 3 zile data de la care beneficiaz de concediu medical,concediul medical va fi vizat de medical de familie i aprobat de ctre conductorul unitii ntocmirea unei evidene n care s se nscrie toate zilele de concediu medical avute de fiecare angajat n parte Evident zilelor de concediu medical pentru fiecare angajat

23.Intocmirea unei evidene a concediilor medicale 24.Inregistrarea n evidena deschis a concediilor medicale



COD : P.O. 25 Valorificarea rezultatelor activitii

mbuntirea cunoaterii legislaiei privind evidena prezenei, nvoirilor i concediilor cunoaterea modului de derulare a pailor privind evidena nvoirilor i

concediilor



COD : P.O. 259. RESPONSABILITATI

9.1. DIRECTORUL 1.Desemneaz prin decizie persoana responsabila cu CP; 2.Stabilete programul de lucru prin Regulamentul intern 3.Aproba : FCP, cererile de nvoire, CO, CFS, zile libere platite, concedii medicale, ore suplimentare; 4.Emite decizii pentru : cererile de nvoire, CO, CFS, ore suplimentare, zile libere pltite; 5.Planifica CO n baza cererilor nregistrate; 6.Procur CP formulare tipizate specifice fiecrui punct de lucru. 7.Urmrete respectarea programului de lucru prin semnarea CP 9.2. SECRETARUL 1.Numeroteaz filele CP i ntocmete procesul verbal la sfrit; 2.Inscrie n CP salariaii (nedidactic i didactic auxiliary) orarul scolii la personalul didactic; 3.Intocmete FCP; 4.Inregistreaz :cererile de CO,CFS, nvoire, zile libere pltite, ore suplimentare(OS); 5.Tine evidena pe fiecare salariat pentru : zile CO,CFS,OS, concedii medicare, nvoiri; 6.Pred sub semntur privat un exemplar din deciziile emise de conductorul unitii, dup ce le-a nregistrat n Registrul de decizii al unitii.



COD : P.O. 25 10.Anexe , nregistrri, arhivri Nr. ane x 1. 2. 3. 4. Denumire anex Circuitul document elor Lista de inventar Bugetul Statul de funcii Elaborat Aprob or at Resurse umane Comisia de inventar Financia r contabil Resurse umane direct or direct or Direct or OPC Direct or ISJ SV Num r exem pl 1 1 1 1

Difuzar Arhivare e Loc Per person al gestio nar person al person al secr et secr et secr et Secr et. Per m 3 ani 3 ani 3 ani

Altel e



COD : P.O. 2511. Cuprins

Numarul componen tei in cadrul procedurii operation ale 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale

Pagina

Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale Situaia ediiilor si a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale Lista cupriznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dupa, caz, revizia din cadrul editiei procedurii operaionale Scopul procedurii operaionale Domeniul de aplicare a procedurii operaionale Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale Definitii si abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional Descrierea procedurii operaionale Responsabiliti si rspunderi n derularea activittii Anexe, nregistrri, arhivri Cuprins

1 2 3 4 5 6 7 8-13 14 15 16

Documents

25 Procedura Operational A Privind Condica de Prezenta