1

278206Application of Software

Package in Officeการใช้�งานโปรแกรมตาราง

คำ�านวณ (3) (Spread Sheet)

อ. ธาราร�ตน� พวงสุ�วรรณthararat@buu.ac.th

2

การน�าเข้�าข้�อม�ลจากภายนอก

3

การน�าเข้�าข้�อม�ลจากภายนอก• Excel มี�ความีสามีารถในการจั ดการก บฐานข้�อมี�ล

ทำ�าให้�สะดวกในการจั ดเก�บ ค�นห้า แก�ไข้/ลบข้�อมี�ล• ตลอดจันน�าข้�อมี�ลมีาประมีวลในล กษณะข้อง

รายงานแบบต$างๆ ได�• การจั ดเก�บข้�อมี�ลใน Excel นอกจัากจัะทำ�าการกรอก

ข้�อมี�ลลงไปตรงๆ แล�ว Excel ย งสามีารถน�าข้�อมี�ลร�ปแบบอ&'นทำ�'มี�อย�$น�าเข้�ามีาใช้�ได�

4

ร�ปแบบไฟล�ที่%& Excel สุามารถน�าเข้�าข้�อม�ลจากภายนอก

• ไฟล*จัากโปรแกรมี Microsoft Excel ไฟล*อ&'นๆ(*.xlsx)

• ไฟล*ข้�อความีห้ร&อ Text files (*.txt)• ไฟล*จัากโปรแกรมี Microsoft Access (*.mdb)

5

ข้�(นตอนการน�าเข้�าข้�อม�ลจากภายนอก

1. เล&อกต�าแห้น$งเซลทำ�'ต�องการให้�น�าข้�อมี�ลจัาก ภายนอกมีาวาง

2. คล.กแทำ�บ Data ห้ร&อข้�อมี�ล3. ในกล/$มี ร�บข้�อม�ลภายนอก ให้�เล&อก ล กษณะข้อง

ไฟล*ข้�อมี�ลทำ�'ต�องการจัะน�าเข้�า

6

ข้�(นตอนการน�าเข้�าข้�อม�ลจากภายนอก

4. ให้�เล&อกร�ปแบบข้องไฟล*ข้�อมี�ลและไฟล*ข้�อมี�ลทำ�' ต�องการน�าเข้�าแล�ว Click ป/0มี Open

7

ข้�(นตอนการน�าเข้�าข้�อม�ลจากภายนอก

5. ห้น�าต$าง ต วช้$วยสร�างการน�าเข้�าข้�อความี- ข้ 2นทำ�' 1 จัาก 3 ต�องก�าห้นดค$าในส$วนต$างๆ แล�วคล.ก Next

5.1 การก�าห้นดช้น.ดข้�อมี�ลด 2งเด.มี (Original data type) จัะมี�ค$าให้�เล&อก 2 ค$า

• Delimited (ม%การใช้�ต�วคำ�&น) กรณ�ทำ�'ไฟล*ข้�อมี�ลมี�การแบ$งข้�อความีด�วยส ญล กษณ*

• Fixed width (คำวามกว�างคำงที่%&) กรณ�ทำ�'ไฟล*ข้�อมี�ลใช้�การเว�นวรรคด�วยช้$องว$างแบ$งข้�อความี

5.2 เร.'มีน�าเข้�าทำ�' (Start import at row) ให้�เล&อกว$าจัะน�าเข้�าข้�อมี�ลต 2งแต$แถวทำ�'เทำ$าใด ต วอย$างน�2ให้�เล&อกน�าเข้�าต 2งแต$แถวทำ�' 1

5.3 แห้ล$งทำ�'มีาข้องแฟ4มี (File origin) เป5นการก�าห้นดภาษาข้องข้�อมี�ลทำ�'จัะน�าเข้�า ให้�เล&อกภาษาไทำย ค&อ 874 : Thai (Windows)

8

ข้�(นตอนการน�าเข้�าข้�อม�ลจากภายนอก

9

ข้�(นตอนการน�าเข้�าข้�อม�ลจากภายนอก

6. ห้น�าต$าง ต วช้$วยสร�างการน�าเข้�าข้�อความี- ข้ 2นทำ�' 2 จัาก 3 Excel ให้�ก�าห้นดต วค 'นข้�อมี�ล โดยด� จัากข้� อมี�ลในไฟล*ทำ�'จัะน�าเข้�าเป5นห้ล ก

10

ข้�(นตอนการน�าเข้�าข้�อม�ลจากภายนอก

7 .ห้น�าต$าง ต วช้$วยสร�างการน�าเข้�าข้�อความี- ข้ 2นทำ�' 3 จัาก 3 เป5นการก�าห้นดร�ปแบบข้องเซลข้�อมี�ลว$าแต$ข้�อมี�ลในแต$ละ Column จัะเป5นร�ปแบบ General, Text, Date, ห้ร&อจัะเล&อกไมี$น�าเข้�า Column น 2นโดยการเล&อก Do not import column (skip) ซ6'งปกต. Excel จัะก�าห้นดให้�เป5น General

11

ข้�(นตอนการน�าเข้�าข้�อม�ลจากภายนอก

8. ห้น�าต$าง Import Data ให้�ก าห้นดว$าจัะน าข้�อมี�ลวางไว�ทำ�'เซลใดในช้�ทำทำ�'

ปรากฎอย�$ (Existing worksheet) ห้ร&อให้�น�าไปวางในช้�ทำทำ�'สร�างให้มี$ (New

worksheet)

12

การใช้�งาน Data Validation เพ)&อตรวจสุอบคำวามถ�กต�องข้อง

ข้�อม�ล

13

การตรวจสุอบคำวามถ�กต�องข้องข้�อม�ล

• เพื่&'อให้�การกรอกข้�อมี�ลมี�ความีถ�กต�องมีากย.'งข้62น

• ควรจัะมี�การก�าห้นดกฎข้�อบ งค บในการป4อนข้�อมี�

• ใน Excel สามีารถใช้� การทำ�า Data Validation ในการตรวจัสอบการป4อนข้�อมี�ลให้�ถ�กต�องได�

14

ข้�(นตอนการตรวจสุอบคำวามถ�กต�องข้องข้�อม�ล

15

ข้�(นตอนการตรวจสุอบคำวามถ�กต�องข้องข้�อม�ล

16

ข้�(นตอนการตรวจสุอบคำวามถ�กต�องข้องข้�อม�ล

• ประเภทำข้องข้�อมี�ลทำ�'จัะอน/ญาตให้�ป4อนได�ในช้$อง Allow:–Any Value (ค$าใดๆ) ค$าต วเลข้ห้ร&อข้�อความีใด–Whole number (จั�านวนเต�มี) เฉพื่าะต วเลข้

จั�านวนเต�มีทำ�'ก�าห้นดในช้$วงห้น6'ง–Decimal (ต�าแห้น$งทำศน.ยมี) เฉพื่าะต วเลข้ตามี

จั�านวนทำศน.ยมีทำ�'ก�าห้นด–List (รายการ) ค$าจัากรายการทำ�'เตร�ยมีไว�–Date (ว นทำ�') ค$าตามีกรอบว นทำ�'ทำ�'ระบ/–Time (เวลา) ค$าตามีกรอบเวลาทำ�'ระบ/–Text length (ตามีความียาวข้�อความี) ตามีความี

ยาวข้องข้�อความีทำ�'ระบ/–Custom (ก�าห้นดเอง) ก�าห้นดค$าเอง เช้$น ส�ตร

ค�านวณ

17

ข้�(นตอนการตรวจสุอบคำวามถ�กต�องข้องข้�อม�ล

• ข้�อมี�ลบางประเภทำต�องเล&อกการเปร�ยบเทำ�ยบข้�อมี�ลในห้ วข้�อ Data: ว$าน�อยห้ร&อมีากกว$าค$าทำ�'ระบ/เป5นช้$วง

o   Between (อย�*ระหว*าง) ต วเลข้ช้$วงห้น6'งซ6'งอย�$ระห้ว$าง ค$าต�'าส/ด ถ6ง ค$าส�งส/ดทำ�'ระบ/

o   Not between (ไม*อย�*ระหว*าง) ต วเลข้ใดๆ ซ6'งไมี$เทำ$าก บค$าทำ�'ระบ/

o   Equal to (เที่*าก�บ) เทำ$าก บต วเลข้ทำ�'ระบ/o   Not equal to (ไม*เที่*าก�บ)  ไมี$เทำ$าก บต วเลข้ทำ�'ระบ/o   Greater than (มากกว*า) มีากกว$าค$าทำ�'ระบ/o   Less than (น�อยกว*า) น�อยกว$าค$าทำ�'ระบ/o   Greater than or equal to  (มากกว*าหร)อเที่*าก�บ)

มีากกว$าห้ร&อเทำ$าก บค$าทำ�'ระบ/o   Less than or equal to (น�อยกว*าหร)อเที่*าก�บ) น�อย

กว$าห้ร&อเทำ$าก บค$าทำ�'ระบ/

18

ข้�(นตอนการตรวจสุอบคำวามถ�กต�องข้องข้�อม�ล

• ข้�อมี�ลบางประเภทำต�องเล&อกการเปร�ยบเทำ�ยบข้�อมี�ลในห้ วข้�อ Data: ว$าน�อยห้ร&อมีากกว$าค$าทำ�'ระบ/เป5นช้$วง

o   Between (อย�*ระหว*าง) ต วเลข้ช้$วงห้น6'งซ6'งอย�$ระห้ว$าง ค$าต�'าส/ด ถ6ง ค$าส�งส/ดทำ�'ระบ/

o   Not between (ไม*อย�*ระหว*าง) ต วเลข้ใดๆ ซ6'งไมี$เทำ$าก บค$าทำ�'ระบ/

o   Equal to (เที่*าก�บ) เทำ$าก บต วเลข้ทำ�'ระบ/o   Not equal to (ไม*เที่*าก�บ)  ไมี$เทำ$าก บต วเลข้ทำ�'ระบ/o   Greater than (มากกว*า) มีากกว$าค$าทำ�'ระบ/o   Less than (น�อยกว*า) น�อยกว$าค$าทำ�'ระบ/o   Greater than or equal to  (มากกว*าหร)อเที่*าก�บ)

มีากกว$าห้ร&อเทำ$าก บค$าทำ�'ระบ/o   Less than or equal to (น�อยกว*าหร)อเที่*าก�บ) น�อย

กว$าห้ร&อเทำ$าก บค$าทำ�'ระบ/

19

ข้�(นตอนการตรวจสุอบคำวามถ�กต�องข้องข้�อม�ล

• ก�าห้นดข้�อมี�ลทำ�'สามีารถป4อนได�ในห้ วข้�อ Data (ข้�อมี�ล)

• เช้$น เล&อกเป5น Whole number (จั�านวนเต�มี) • และก�าห้นดเป5น between • ต�องระบ/ช้$วงข้�อมี�ลทำ�'จัะร บโดยระบ/ค$าต�'าส/ด

(Minimum) • และค$าข้�อมี�ลส�งส/ดทำ�'จัะร บ (Maximum)

20

ข้�(นตอนการตรวจสุอบคำวามถ�กต�องข้องข้�อม�ล

21

ข้�(นตอนการตรวจสุอบคำวามถ�กต�องข้องข้�อม�ล

22

ข้�(นตอนการตรวจสุอบคำวามถ�กต�องข้องข้�อม�ล

23

การเล)อกแบบเพ)&อแสุดงไดอะล.อกบ.อกซ์�เต)อน จากคำ�าสุ�&ง Data Validation

24

การยกเล0กการตรวจสุอบข้�อม�ล1 . เล&อกช้$วงเซลทำ�'ได�ก�าห้นดเง&'อนไข้การตรวจัสอบข้�อมี�ลไว�2. เล&อก Data > Validation (ข้�อมี�ล > การตรวจัสอบ

ความีถ�กต�อง)3. คล.กแทำ�บ Settings (การต 2งค$า) แล�วคล.กป/0มี Clear

All (ล�างทำ 2งห้มีด)4.  คล.กป/0มี ตกลง      

25

การสร�างรายงานสร/ปข้�อมี�ลด�วยPivot Table

26

Pivot Table• Pivot Table เปนเคร&'องมี&อทำ�'ใช้�ในการสรางรายงาน ร�ป

แบบตาง ๆ ตามีความีตองการจัากฐานข้อมี�ล(Data Base) • โดยฐานข้อมี�ลทำ�'ใช้ในการสรางรายงาน อาจัจัะอย�ใน

ร�ปแบบข้องตารางในWorksheet ข้อง Excel ห้ร&ออย�ในแฟมีข้�อมี�ลในร�ป

แบบอ&'น(External Data File)• Pivot Table เปนเคร&'องมี&อทำ�'มี�ใช้ต 2งแต Excel 97

และไดมี� การปร บปร/งให้มี�ประส.ทำธิ.ภาพื่ด�ข้62นเร&'อย ๆ• Pivot Table เปร�ยบเสมี&อนเปน Report

Generator ค&อ ผู�ใช้สามีารถสรางรายงานในร�ปแบบต$าง ๆ โดยไมีต�องมี�การเข้�ยนโปรแกรมี

• เพื่�ยงแตก�าห้นดร�ปแบบความีตองการรายงานทำ�'ตองการ โปรแกรมีExcel จัะสามีารถสรางรายงานด งกลาวได ภายในเวลาอ นรวดเร� ว

27

Pivot Table• ต�วอย*าง

สมีมีต.ว$าเรามี�ข้�อมี�ลเก�'ยวก บรายจั$ายประจั�าว น จั�านวน 3 ว นด งน�2

28

Pivot Table• จัากต วอย$างข้�างต�น ต�องการสร/ปรายจั$าย แต$ละรายการ 

แยกเป5นรายว น ด งน�2

29

ว.ธิ�การสร�าง Pivot Table1. สร�างข้�อมี�ลรายจั$ายประจั�าว น ทำ�' Sheet1 โดยให้�

มี�ห้ วคอล มีน*แต$ละคอล มีน*  ทำ 2งน�2เพื่&'อน�าไปใช้�เป5นข้�อมี�ลในการจั ดทำ�าตารางสร/ป

2. ก�าห้นดข้อมี�ลทำ�'จัะใช้สราง Pivot Table ซ6'งสามีารถทำ�าไดโดย

เอาCursor ไวคล.กในตารางข้อมี�ลทำ�'จัะใช้ในการสราง Pivot Table

30

ว.ธิ�การสร�าง Pivot Table

31

ว.ธิ�การสร�าง Pivot Table

3. ใช้ค�าส 'ง Insert Tables Pivot Table โดยExcel จัะทำ�าการก�าห้นด

ข้อบเข้ตข้องข้อมี�ลทำ�'จัะใช้สราง Pivot Table ในช้องTable / Range ในกรณ�

ไมีถ�กต�องสามีารถเปล�'ยนแปลงให้มีได

32

ว.ธิ�การสร�าง Pivot Table

4. ใช้ค�าส 'ง Insert Tables Pivot Table โดย Excel จัะทำ�าการก�าห้นด

ข้อบเข้ตข้องข้อมี�ลทำ�'จัะใช้สราง Pivot Table ในช้องTable / Range ในกรณ�

ไมีถ�กต�องสามีารถเปล�'ยนแปลงให้มีได• เล&อกทำ�'จัะน�าPivot Table ทำ�'สรางข้62นไปไวซ6'ง

อาจัจัะเป5นWorksheet ให้มี ห้ร&อWorksheet เด.มี

33

ว.ธิ�การสร�าง Pivot Table

5. การจั ดร�ปแบบข้อง Pivot Table • จัะเห้�นวาทำางดานข้วามี&อข้องจัอภาพื่จัะปรากฏ Pivot

Table Field List ซ6'งประกอบ ช้&'อ ฟลด ตาง ๆ ข้องข้อมี�ลทำ�'จัะน�า

มีาใช้สราง Pivot Table • สวนทำางตอนลางข้อง Pivot Table Field List ค&อ ต�า

แห้นงตาง ๆ ข้องรายงาน ซ6'งเราสามีารถลากฟลดจัาก Pivot Table Field List

ไปวางไวในPivot Table เพื่&'อสรางรายงานความีตองการ

34

ว.ธิ�การสร�าง Pivot Table

35

ว.ธิ�การสร�าง Pivot Table

การก�าหนดฟ1ลด�ลงในต�าแหน*งข้องรายงาน ม%ด�งน%(Report Filter ห้มีายถ6ง ฟลด ทำ�'ใช้ในการจั ด

กล/มีห้นาข้องรายงานColumn Label ห้มีายถ6ง ฟลด ทำ�'จัะใช้เป น

ช้&'อข้องColumn Row Label ห้มีายถ6ง ฟลด ทำ�'จัะใช้เป นช้&'อ

ข้องRow ∑Value ห้มีายถ6ง ฟลด ทำ�'จัะใช้ ในค�านวณใน

รายงานโดยการห้าผูลรวมี

36

การเปล�'ยนแปลงร�ปแบบข้อง Pivot Table

** ในต�าแหน*งต*างๆ ข้อง Pivot Table สุามารถม%ฟ1ลด�ได�มากกว*า 1 ฟ1ลด� หร)อไม*ม%เลยก.ได�

37

การจ�ดร�ปแบบ(Format) Pivot Table

38

การจ�ดร�ปแบบ(Format) Pivot Table

39

การเปล%&ยนแปลงว0ธ%คำ�านวณข้�อม�ลใน Pivot Table

หร)อ

40

การจ�ดกล�ม(Grouping) รายการใน Pivot Table

41

การจ�ดกล�ม(Grouping) รายการใน Pivot Table

ต�วอย*าง Pivot Table ก*อนการจ�ดกล�*ม

42

การจ�ดกล�ม(Grouping) รายการใน Pivot Table

43

ข้�(นตอนการจ�ดกล�ม(Grouping) รายการใน Pivot Table

44

การจ�ดกล�ม(Grouping) รายการใน Pivot Table

45

การจ�ดกล�ม(Grouping) รายการใน Pivot Table

ต�วอย*างข้�อม�ลPivot Table ที่%&ได�

46

การจ�ดกล�ม(Grouping) รายการใน Pivot Table

47

การจ�ดกล�ม(Grouping) รายการใน Pivot Table

48

การสร�างกราฟจัาก Pivot Table