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SIIGO

ESTANDAR WINDOWS

PROCESO DE FACTURACION Y

RECAUDO

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TABLA DE CONTENIDO

TEMARIO Pag.

1. FACTURA DE VENTA 4

1.1 CRUCES EN SIIGO ESTANDAR 4

1.2 ELABORACION DE LA FACTURA DE VENTA 7

1.3 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA 13

2 RECIBO DE CAJA 15

2.1 ELABORACION DEL RECIBO DE CAJA 15

2.2 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA 18

3 MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES 19

3.1 EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA 24

4 ELABORACION DE COTIZACIONES 28

4.1 MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES 33

5 ORDENES DE PEDIDO 36

5.1 MANTENIMIENTO DE PEDIDOS 40

6 NOTAS DE REMISION

43

6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA DE REMISION 48

7 NOTAS DE DEVOLUCION 49

7.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA DE DEVOLUCION 54

8 NOTAS CREDITO 55

8.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA CREDITO 62

9 LIQUIDACION DE COMISIONES 63

9.1 COMISION SOBRE FACTURACION Y RECAUDO 64

9.2 COMISION SOBRE RANGO DE DIAS 66

9.3 COMISION SOBRE PRODUCTOS 71

10 INFORME DE VENTAS 75

10.1 ESTADISTICA DE VENTAS 75

10.2 INFORMES DE PARTICIPACION 76

10.3 ADMINISTRACION DE VENDEDORES

77

11 GESTION DE COBRANZA 79

11.1 SEGUIMIENTOS 79

11.2 INFORME DE SEGUIMIENTOS 84



3

11.3 MARCA SEGUIMIENTOS 86

11.4 INFORME DE COBRANZA 87

11.5 ESTADISTICAS 89

11.6 INTERFASES 90

12 TALLER 92



4

INTRODUCCIÓN

1.Optimizar el proceso de facturación desde la solicitud del cliente hasta la salida

de la mercancía, contabilizando lo correspondiente a la cartera y los impuestos.

2. Identificar los diferentes documentos que existen en el movimiento de la facturación para realizar un adecuado cruce entre ellos.

3. Conocer el procedimiento de recaudo de la compañía.

4. Evaluar el desempeño de los diferentes cobradores de la empresa a través de

diferentes informes que evalúan la gestión.

5. Tomar decisiones con base en los números generales.



5

1.FACTURA DE VENTA

La factura de venta es un documento contable, donde quedaran registrados todos los movimientos generados en una venta como la cartera, los impuestos, los ingresos,

descuentos cargos y demás.

El efecto en el inventario depende de la parametrizacion del documento y del cruce

que se haya colocado en su creación:

1.1CRUCES EN SIIGO ESTANDAR

La Factura de Venta en un SIIGO ESTANDAR puede cruzar directamente con:

Documento Documento Efecto en el inventario

FACTURA Cruce COTIZACION La factura descarga el inventario

FACTURA Cruce PEDIDO La factura descarga el inventario

FACTURA Cruce REMISION La remisión descarga el inventario

FACTURA SIN CRUCE La factura descarga el inventario

FACTURA – COTIZACION: La factura descarga el inventario y realiza las demás

contabilizaciones como cartera, ventas, IVA, descuentos en ventas, cargos, etc, ya que la cotización es un documento extracontable.

FACTURA – PEDIDO: La factura descarga el inventario y realiza las demás

contabilizaciones como cartera, ventas, IVA, descuentos en ventas, cargos, etc ya

que el pedido es un documento extracontable.

FACTURA – REMISION: La remisión descarga el inventario ya que es un documento contable, pero la factura a su vez contabiliza la cartera, ventas, IVA,

descuentos en ventas, cargos, etc.

Estos cruces se definen en la creación del documento Contabilidad- Definición de Documentos.



6

Para que la factura cruce directamente con la remisión se deba marcar R.

Para que la factura cruce directamente con el pedido se deba marcar P.



7

Para que la factura cruce directamente con la cotización se deba marcar C.

Para que la factura no cruce con ningún documento se debe marcar N.

Para elaborar la factura de venta se debe haber parametrizado previamente el documento por la opción Contabilidad- Definición de Documentos.

1.2 ELABORACIÓN DE LA FACTURA DE VENTA

Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos- Factura de Venta.



8

Se debe elegir el tipo de factura a utilizar.

Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos:

CAMPOS GENERALES :

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la factura.

Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a facturar. El sistema

permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando él numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede

llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con

binoculares.

Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2 o binoculares permite consultarlos.



9

Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado

al nit antes digitado.

Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar.

Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos sí se

digitaron en la creación del tercero.

CAMPOS DE TRANSACCIONES:

Producto: Se debe colocar el producto que se desea facturar, para esto el sistema permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2

(alfabéticamente), F3 (numéricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (código de

barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de función F7 permite

cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el caso que no se manejen productos en la empresa.



10

Bodega: Se debe colocar el código de la bodega de donde se va a facturar, con F2

consulta o binoculares.

Descripción : el sistema trae automáticamente el nombre del producto o de la

cuenta contable según sea el caso.

Cantidad: Se debe colocar él numero de unidades a facturar. Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene

parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente.

Valor total: El sistema realiza automáticamente el calculo del valor total del

producto. Porc. Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en

el momento de la creación de la factura.

Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, sí parametrizo en

el momento de la creación de la factura. Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, sí parametrizo en el

momento de la creación de la factura.

Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, sí parametrizo en el

momento de la creación de la factura.



11

Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se

haya colocado en la creación del producto.

Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA.

NOTA: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe

grabar con la tecla de función f1 o con el icono de bandera.

EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS

PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA

MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.

Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2

consulta.



12

Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento.

Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento.

Valor : se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento.



13

Por ultimo el sistema pregunta sí el documento esta correcto.

El sistema traerá automáticamente el numero de la factura si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,

vista preliminar.



14

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un

comentario , para pasar con la tecla de función F1.

1.3 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA

Para verificar la contabilización de una factura, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.



15

Se debe indicar el tipo del documento (F) y numero con el cual fue actualizado, en

esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la

factura.



16

2.RECIBO DE CAJA

El Recibo de Caja es un documento contable que se utiliza para contabilizar los

diferentes recaudos de dinero que tenga la empresa por concepto de cualquier transacción comercial.

Para la elaboración de este documento se debe haber parametrizado previamente

por la opción de Contabilidad – Definición de Documentos.

2.1. ELABORACIÓN DEL RECIBO DE CAJA

Para la elaboración del Recibo de Caja se debe ingresar a la poción de Documentos

– Recibo de Caja.

Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar.

Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos:

CAMPOS GENERALES:



17

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo.

Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero

por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General. Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se vaya a recaudar. El sistema

permite crearlo directamente en la elaboración del recibo de caja, solamente

digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado

se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares.

Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2

o binoculares permite consultarlos.

Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado al nit antes digitado.

Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite

consultar. Es importante digitar el vendedor correspondiente, en el caso de liquidar

comisiones por vendedores sobre recaudo en el modulo de ventas.

SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:

Contabilización Tipo A

Contabilización Tipo O

Contabilización Tipo A: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga

automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por

parte de un cliente determinado. Cada una de estas facturas el sistema las muestra por orden de vencimiento automáticamente digitando la tecla enter.

Vale la pena aclarar que la contabilización Tipo A solo aplica cuando se tiene el

modulo de Cuentas por Cobrar.

Al terminar el sistema muestra el mensaje:



18

NOTA: CON LA TECLA DE FUNCION F9 EL SISTEMA PERMITE PASAR DE UNA

FACTURA A OTRA, YA QUE EN LA MAYORIA DE OCASIONES NO SE CANCELAN

TODAS LAS FACTURAS.

Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro

del recibo de Caja contabilizaciones como: Descuentos comerciales condicionados,

intereses por mora, impuestos ect. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable

que se desea utilizar con F2 Alfabéticamente – F3 numéricamente consulta.

Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el Icono de banderita.



19

El sistema traerá automáticamente el numero del Recibo de Caja si la numeración

esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar.


comentario, para pasar con la tecla de función F1.

2.2 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA

Para verificar la contabilización del recibo de Caja, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.



20

Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue actualizado, en

esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el

Recibo.

3. MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES

Para realizar y cruzar automáticamente los anticipos recibidos por parte de los

clientes la cuenta 280505 debe estar marcada como por Cobrar.



21

Adicionalmente se debe crear con esta cuenta una forma de pago de anticipo de

clientes por la ruta Parametrizacion – Formas de Pago.



22

En el momento de recibir el anticipo a través de un Recibo de Caja se debe realizar la

siguiente contabilización.




23


CAMPOS GENERALES :

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo.

Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General.

Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se vaya a recaudar. El sistema

permite crearlo directamente en la elaboración del recibo de caja, solamente

digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o

con binoculares.


o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado



consultar. Es importante digitar el vendedor correspondiente, en el caso de liquidar

comisiones por vendedores sobre recaudo en el modulo de ventas.

Se debe realizar una contabilización Tipo O, utilizando la cuenta 280505 (anticipo de

clientes), y colocarle el valor correspondiente al anticipo.



24






25


vista preliminar.

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario, para pasar con la tecla de función F1.

3.1 EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA

Para cruzar el anticipo en la factura de venta se debe realizar la elaboración de la

factura por la opción de Documentos- Factura de Venta.

Después de elaborar la factura de venta y de ingresarle cada uno de los productos

nos debemos ubicar el la opción de forma de pago:



26

Se debe escoger la forma de pago de anticipo de clientes , la cual debe estar amarrada a la cuenta 280505.



27

Después de escoger la forma de pago con la tecla de función F9 o el icono

correspondiente el sistema mostrara el recibo de caja con el cual fue contabilizado el

anticipo.

Se debe escoger el anticipo correspondiente:



28

Para verificar la contabilización del anticipo se debe ingresar a Contabilidad-

Generación de Comprobantes – Entrada de Comprobantes y llamar la factura.



29

4. ELABORACIÓN DE COTIZACIONES

Las cotizaciones son documentos extracontables, los cuales no registran ningún tipo de contabilización. En SIIGO no tienen ningún efecto contable, mas su efecto es a

nivel administrativo para controlar lo cotizado vs lo facturado.

Para realizar un Cotización se debe ingresar a la opción de Ventas- Administración de

cotizaciones-Elaboración.

En esta opción se debe escoger la cotización,la cual debe estar previamente parametrizada por Contabilidad- Definición de Documentos.



30

CAMPOS GENERALES : Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la cotización.

Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a cotizar. El sistema

permite crearlo directamente en la elaboración de la cotización, solamente digitando

el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con

binoculares.


o binoculares permite consultarlos. Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado



consultar.

Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía.

Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se




31


Producto: se debe colocar el producto que se desea cotizar, para esto el sistema

permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2



cambiar la búsqueda por código, referencia.

Descripción : el sistema trae automáticamente el nombre del producto.

Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades a cotizar.

Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente.

Valor total : El sistema realiza automáticamente el calculo del valor total del

producto.

Porc. Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en el momento de la creación de la cotización.

Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en

el momento de la creación de la cotización.

Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizo en el

momento de la creación de la cotización. Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el

momento de la creación de la cotización.



32


haya colocado en la creación del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA.

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA

COTIZACION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA.






33

Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.

El sistema traerá automáticamente el numero de la cotización si la numeración esta

parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

En la impresión de la cotización el sistema pide datos como días de validez de la

oferta el nombre de quien va dirigida, días para la entrega, forma de pago y cargo de

la persona que elabora la cotización.



34

. El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,o

vista preliminar .



4.1 MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES

Esta opción se utiliza para modificar o borrar una cotización que este grabada en el sistema, para esto se debe ingresar a la opción Ventas – Mantenimiento.



35

Se debe ingresar el numero de cotización que se desea modificar y digitar enter. El sistema mostrara automáticamente los productos que se realizaron en la

cotización, y preguntara si desea anularlo si o no. Al responder la pregunta desea

anularlo SI sistema borra este documento.

Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto etc.



36

NOTA: La opción de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de entrega , lo muestra sin información en el caso de que la cotización , no este siendo

cruzada con otro documento ( Remisión- Factura).

Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios correspondientes en la cotización.



37

5. ORDENES DE PEDIDO

Las ordenes de Pedido son documentos extracontables, los cuales no registran

ningún tipo de contabilización. En SIIGO no tienen ningún efecto contable, mas su

efecto es a nivel administrativo para controlar los diferentes pedidos de cada uno de los clientes.

Para realizar un Pedido se debe ingresar a la opción de Ordenes de Pedido

Elaboración de Ordenes de Pedido.

En esta opción se debe escoger el pedido,el cual debe estar previamente

parametrizada por Contabilidad- Definición de Documentos.

CAMPOS GENERALES:

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del pedido

Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora el pedido. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración del pedido, solamente

digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado

se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o

con binoculares Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2

o binoculares permite consultarlos


al nit antes digitado Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite

consultar

Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía.



38




Producto: se debe colocar el código del producto, para esto el sistema permite

consultar los productos que están creados con las teclas de función F2


barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia.

Descripción : el sistema trae automáticamente el nombre del producto.

Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades del pedido.

Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene

parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente. Valor total: El sistema realiza automáticamente el calculo del valor total del

producto.

Porc. Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en

el momento de la creación del pedido. Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en

el momento de la creación del pedido.

Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizo en el

momento de la creación del pedido.



39

Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el

momento de la creación del pedido.


haya colocado en la creación del producto. Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA.

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DEL

PEDIDO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA.






40


El sistema traerá automáticamente el numero del pedido si la numeración esta




41

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,o

vista preliminar .

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un comentario , para pasar con la tecla de función F1.

5.1. MANTENIMIENTO DE PEDIDOS

Esta opción se utiliza para modificar o borrar una pedido que este grabado en el

sistema, para esto se debe ingresar a la opción Pedidos – Mantenimiento de Ordenes

de Pedido.



42

Se debe ingresar él numero del pedido que se desea modificar y digitar enter.

El sistema mostrara automáticamente los productos que se realizaron en el pedido, y

preguntara si desea anularlo si o no. Al responder la pregunta desea anularlo SI el sistema borra este documento.

Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes

tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto etc.



43

NOTA: La opción de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de

entrega , lo muestra sin información en el caso de que el pedido , no este siendo

cruzada con otro documento ( Remisión- Factura).

Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios correspondientes en el pedido.



44

6. NOTAS REMISION

La Nota de Remisión es un documento contable el cual descarga el inventario Se utiliza cuando la empresa realiza entregas parciales o totales de mercancía a un

cliente determinado, para luego realizar la correspondiente factura de venta.

Para la elaboración de la Nota de Remisión se debe ingresar a la opción de

Documentos- Notas – Documentos Notas.

Se debe escoger el documento de nota de remisión Tipo (S).



45

Al ingresar al documento Nota de Remisión el sistema muestra la siguiente pantalla .

CAMPOS GENERALES :

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota de

Remisión.

Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota de

Remisión. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota de Remisión, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos



46

principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2

(alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares.




Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite consultar.




Producto: se debe colocar el código del producto , para esto el sistema permite

consultar los productos que están creados con las teclas de función F2



cambiar la búsqueda por código, referencia. Centro de Costo: Con la tecla de función F2 (permite consulta). O binoculares. Con

enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales

Nit: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente) o F3 (numéricamente)permite

consulta. O binoculares. Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos generales.

Descripción : El sistema trae automáticamente el nombre del producto

Debito/Credito: El sistema genera un crédito, ya que se esta descargando

mercancía del inventarios.



47

Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega de la cual se descarga los

productos. Con la tecla de función F2 (permite consulta) o binoculares.

Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades que se descargan de la Nota de

Remisión.



48


NOTA DE REMISION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON

EL ICONO DE BANDERA.

Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto

El sistema traerá automáticamente el numero del pedido si la numeración esta


El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión ,o vista preliminar .





49

NOTA: La Nota de Remisión es un documento contable el cual descarga los productos

del inventario.

6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE REMISION

Para verificar la contabilización de la Nota de Remisión, se debe ingresar a la opción

de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

Se debe indicar el tipo del documento (S) y numero con el cual fue actualizado, en

esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota

de Remisión.



50

7. NOTAS DE DEVOLUCION

La Nota de Devolución es un documento contable, el cual reversa todos los

movimientos contabilizados en una factura de venta (cartera –IVA-descuentos –

cargos –fletes). Adicionalmente. Para elabora la Nota de Devolución en SIIGO se debe ingresar a la opción de

Documentos- Devolución de Facturas.



51

Al ingresar a la opción el sistema pide el tipo y numero de la factura que se desea

afectar para la devolución. Con F2 consulta o con icono de binoculares.

El sistema pide el numero de la factura que se desea devolver.



52

El sistema muestra automáticamente con enter los datos de la factura que se esta devolviendo como nit, centro de costo , nombre , vendedor , dirección, ciudad ,

teléfonos, producto , bodega , cantidad y valor . Se debe indicar el producto y el

numero de unidades que se desean devolver.



53


NOTA DE DEVOLUCION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA

Forma de Pago: El sistema trae automáticamente la forma de pago que se utilizo

en la factura de venta.



54

Por ultimo el sistema pregunta se el documento esta correcto SI-NO.

El sistema traerá automáticamente el numero de la nota de devolución si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el

consecutivo.



55

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión ,

vista preliminar.



7.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE DEVOLUCION

Para verificar la contabilización de la Nota de Devolución, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

Se debe indicar el tipo del documento (J) y numero con el cual fue actualizado, en

esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota

de Devolución.



56

NOTA: La Nota de Devolución es un documento contable que permite devolver

diferentes artículos, los cuales se hallan vendido en una factura de venta,

adicionalmente reversa las contabilizaciones como cartera, IVA, devoluciones en

ventas etc.

8. NOTAS CREDITO

La Nota Crédito es un documento contable el cual es utilizado para registrar

diferentes contabilizaciones que afecten la cartera , impuestos , inventarios ect.

Se utiliza cuando la empresa necesita realizar diferentes tipos de registros como un mayor valor cobrado a un cliente, castigo de cartera, descuentos no registrados en la

factura ect.

Para la elaboración de la Nota Crédito se debe ingresar a la opción de Documentos-

Notas – Documentos Notas.



57

Se debe escoger el documento de nota crédito Tipo (C).



58

Al ingresar al documento Nota de Crédito el sistema muestra la siguiente pantalla .

CAMPOS GENERALES:

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota Crédito.

Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota Crédito.

El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota Crédito, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya

esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3

(numéricamente) o con binoculares.





consultar. Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se




59


Producto o Cuenta: se debe colocar el código del producto, para esto el sistema

permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2


barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de función F7 permite cambiar la búsqueda por código, referencia o cuenta contable, en este caso se puede

consultar la cuenta F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente) .



60

Centro de Costo: Con la tecla de función F2 (permite consulta). O binoculares. Con enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales.

Nit: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente) o F3 (numéricamente)permite

consulta. O binoculares. Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos

generales. Descripción : El sistema trae automáticamente el nombre del producto o la cuenta

contable.

Debito/ Crédito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento .



61

Datos Generales: Esta opción se genera solamente si la cuenta que se esta

utilizando en su creación tiene detalle de por cobrar o por pagar.

En esta opción se debe colocar el numero de la factura que se desea afectar, para

esto el sistema pide tipo de de documento (F), numero del tipo (001), numero de la factura y numero de vencimiento. Con F2 el sistema permite consultar los

documentos pendientes de pago o con el icono de binoculares.

NOTA: Los campos de bodega y cantidad solamente los pide siempre y cuando no

se esta afectando una cuenta contable, si no un producto .



62

Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega que se afecta en el movimiento en

el caso que sé este utilizando un producto. Con la tecla de función F2 (permite

consulta). O binoculares. Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades que se afecten en la Nota Crédito,

siempre y cuando se este utilizando un producto.

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR LA INFORMACION DE CADA UNA DE LAS

CUENTAS O DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA CREDITO SE DEBE GRABAR

CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA

Por ultimo el sistema pregunta sí el documento esta correcto.

El sistema traerá automáticamente el numero de la nota crédito si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.



63


vista preliminar .



8.1COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA CREDITO

Para verificar la contabilización de la Nota de Crédito, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.



64

Se debe indicar el tipo del documento (C) y numero con el cual fue actualizado, en esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota

Crédito.

9. LIQUIDACION DE COMISIONES

En esta opción el sistema permite calcular los valores de las comisiones otorgadas a

los vendedores por concepto de facturación o recaudo.



65

SIIGO permite calcular tres diferentes tipos de comisiones :

Comisión sobre Facturación o Recaudo Comisión sobre rango de días

Comisión sobre productos

9.1 COMISION SOBRE FACTURACION Y RECAUDO

El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre facturación o

recaudo, dependiendo del porcentaje que se haya colocado en la creación de los

vendedores.

Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidación o no.

Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión



66

El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO. Si se responde que SI ,

se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el cual

debe estar creado en el modulo de nomina.

Rango de Vendedores: Se debe indicar el código del vendedor o vendedores a los

cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos

Incluidos los Descuentos en La Factura: Se debe indicar si se quieren tomar en

cuenta para la liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en la factura de venta.

Incluidos los Cargos en La Factura: Se debe indicar si se quieren tomar en

cuenta para la liquidación de las comisiones los cargos (fletes-seguros etc)

contabilizados en la factura de venta. Descuentos en el Recibo de Caja: Si se realizo algún descuento (descuentos

condicionados) en el Recibo de Caja y se quiere que se tenga en cuenta en la

liquidación de las comisiones, se le debe digitar , caso contrario con F1 o con el icono

de bandera pasa a la siguiente opción. Por ultimo el programa pregunta si se quiere ver la información detallada (factura

por factura) o resumida (valores totales).



67

El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora , vista preliminar o excel.

9.2. COMISION SOBRE RANGO DE DIAS



68

El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre facturación o

recaudo, dependiendo del numero del porcentaje que se haya colocado en la opción

de rango de días.

El sistema permite crear 99 modelos de rango de días para liquidar comisiones

El programa pregunta el rango de días de las facturas vencida o por vencer y el

porcentaje de la comisión.

Ejemplo: Si nos cancelan una factura que tiene de vencida entre –89 y 30 días se

liquidara un 3 % de comisión.



69

Después de realizar la parametrizacion del modelo para liquidar comisiones , se debe

ingresar a la opción Comisión de Rango de Días .

Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidación

o no.



70

Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión

El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO. Si se responde que SI ,

se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el cual

debe estar creado en el modulo de nomina

Modelo a utilizar: Se debe colocar el numero del modelo sobre el cual se realizara

la comisión.



71

Rango de Vendedores: Se debe colocar el código del vendedor o vendedores a los

cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos.

Incluye los Descuentos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en el Recibo de Caja.

Incluya los Cargos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la

liquidación de las comisiones los cargos (fletes-seguros etc) contabilizados en el

Recibo de Caja. Vendedor de Recibo o Vendedor de la Factura: Se debe digitar si se desea

liquidar la comisión al vendedor que realizado la factura o al vendedor que realizo el

recibo de caja.

Fecha Documento – Fecha de Vencimiento: Se debe indicar si se quiere tener en cuenta para la liquidación de comisiones la fecha de elaboración de la factura o la

fecha de vencimiento.

Descuentos en el Recibo de Caja: Si se realizo algún descuento (descuentos

condicionados) en el Recibo de Caja y se quiere que se tenga en cuenta en la liquidación de las comisiones, se le debe digitar, caso contrario con F1 o con el icono

de bandera pasa a la siguiente opción.

Por ultimo el programa pregunta si quiere ver la información detallada (factura por

factura) o resumida (valores totales. Por ultimo el programa pregunta si se quiere ver la información detallada (factura

por factura) o resumida (valores totales).

Si se ingresaron saldos iniciales de cartera, se debe ingresar el numero del comprobante de saldos iniciales para que lo tome en cuenta en las liquidaciones.



72

Notas Crédito y Notas de Devolución Cruzan con el Recibo de Caja: Se debe

responder que SI, para tener en cuenta en la liquidación de comisiones las Notas Crédito y las Notas de Devolución.

El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o excel.

9.3 COMISIONES SOBRE PRODUCTOS

El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre producto, es decir

que cada producto tendrá un porcentaje de comisión, el cual se debe parametrizar

por la opción Por Productos.



73

Al ingresar a esta opción el sistema pregunta Código del Vendedor – Producto (con

F2 – binoculares consulta), y porcentaje de comisión.

Después de haber realizado esta la parametrizacion por cada uno de los productos,

se debe ingresar a la opción Comisiones por productos.



74

Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidación

o no.

Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión.

El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO: si se responde

que SI , se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el cual debe estar creado en el modulo de nomina.



75

Rango de Vendedores: Se debe indicar el código del vendedor o vendedores a los

cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos.

Incluidos los Descuentos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en la factura de venta.

Detalla los Productos: Se debe responder SI si desea generar el informe detallado

por producto, caso contrario se debe responder NO.

Por ultimo el programa pregunta si se quiere ver la información detallada (factura

por factura) o resumida (valores totales.

El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o Excel.



76

10. INFORME DE VENTAS

10.1 ESTADISTICAS DE VENTAS

En esta opción el sistema permite generar diferentes tipos de informes para analizar

el comportamiento de las ventas, de los diferentes productos que maneje la

empresa. SIIGO genera estadísticas por cliente, producto, vendedor, bodega, centro de costo, ciudad etc.

En este informe el sistema discrimina la información de cada uno de los productos,

con cantidades y valores.



77

10.2 INFORMES DE PARTICIPACION

En esta opción el sistema pregunta el rango de fechas y rango de productos.



78

En este informe permite analizar el porcentaje de participación de cada uno de los

productos con respecto a las ventas de la compañía. El sistema muestra el producto, la cantidad vendida, el valor vendido y el porcentaje de participación.

10.3. ADMINISTRACION DE VENDEDORES



79

En esta opción el sistema permite generar diferentes informes donde se muestra la

cartera de la empresa desde el punto de vista del vendedor.

Cartera General: Genera un informe discriminado por vendedor, donde se muestra el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento.

Cartera general por Zona: Permite generar un informe discriminado por Zona y

vendedor, donde se muestra el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y

fecha de vencimiento. Edades por Vendedor a 5 o 10 Columnas: Esta opción permite generar informes

donde se clasifica la cartera por edades de cada uno de los vendedores, los cuales

pueden ser a 5 o 10 columnas dependiendo de la impresora.

NOTA: Los modelos de las Edades de Cartera deben estar parametrizados previamente por el Modulo de Cuentas por Cobrar- Edades de Cartera-

Actualiza a 5 o 10 Columnas.



80

El sistema clasifica dependiendo de la fecha de vencimiento de las facturas, en la

columna correspondiente.

11.GESTION DE COBRANZA

El modulo de Gestión de Cobranza permite controlar la gestión de las personas que se dedican a la labor de cobranza en las empresas. Para esto debe haberse

parametrizado previamente la tabla de cobradores, calificaciones y seguimientos .

11.1 Seguimientos

En esta opción el sistema permite controlar los diferentes tipos de seguimientos que se realicen a un cliente.



81

El sistema pide el Nit del cliente al cual se le realiza el seguimiento. Con la tecla de

función F2-F3 o binoculares el sistema permite realizar la consulta.

Se debe escoger el tercero correspondiente.



82

Paso seguido el sistema pedirá el cobrador, con F2 o binoculares realiza la consulta.



83

Con enter el sistema pide la observación, en lo donde se debe colocar en forma

resumida lo hablado por parte del cobrador con el cliente.



84

Paso seguido el sistema pedirá el compromiso, con F2 o Binoculares consulta.

El sistema pide Fecha y hora del compromiso, y si ya fue ejecutado o no.



85

El sistema permite realizar varios seguimientos en caso que se necesiten.

11.2 Informe de Seguimientos

En esta opción el sistema muestra los diferentes seguimientos que se tengan

pendientes en un periodo determinado.

Al ingresar a la opción el sistema pregunta el rango de cobradores, rango de fechas

donde se quiere ver el informe y el ordenamiento ( alfabético o numérico).



86

El sistema permite enviar el informe a la impresora, vista preliminar o Excel.

El sistema muestra en el informe código del cobrador, nombre del cliente, contacto,

teléfono, seguimiento, fecha y hora.



87

11.3 Marca Seguimientos

Esta opción permite marcar los seguimientos pendientes de realizar como

ejecutados, para esto se ingresa a la opción Gestión de Cobranza – marca

seguimientos.

Al ingresar el sistema pide código del cobrador ( con F2 o icono de binoculares

consulta), rango de fecha y tercero.

Se debe escoger el seguimiento ejecutado, y se debe marcar con el icono

correspondiente. Para salir con la tecla de función F1 o icono de bandera.



88

11.4 Informe de Cobranza

En esta opción el sistema genera un informe donde muestra la cartera proyectada,

la recaudada y la pendiente.

Permite generar el informe a nivel General, ordenada por Cuenta o por Cobrador.



89

Rango de Fechas: se debe colocar el rango de fechas del informe.

A un corte anterior: para generar el informe a la fecha se le responde que No ( se

deja el espacio en blanco.

Cobrador: El sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el cobrador del catalogo de los terceros, o el cobrador del recibo de caja.

Ordenamiento: El sistema permite colocar la fecha optimista, pesimista o real

definidos en él modulo del tesorero.

El sistema muestra el cliente, él numero de la factura, el valor proyectado, el valor pendiente y porcentaje de cumplimiento.



90

11.5 Estadísticas

En esta opción el sistema permite generar diferentes informes para controlar la

gestión de los diferentes cobradores de la empresa.

En esta opción permite generar informes de efectividad, seguimientos, llamadas por fecha y hora, clientes sin llamar , números de seguimientos y asignados a otras

áreas.



91

11.6 Interfases

En esta opción el sistema permite generar archivos planos de la información del

modulo de gestión de cobranza.



92

El sistema muestra el nombre de los archivos, y la ubicación de los mismos.



93

TALLER



94

ELABORACION DE FACTURA DE VENTA DE INVENTARIOS

Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opción de Documentos- Factura de Venta.





95

CAMPOS GENERALES :

Fecha: 2004/01/15

Nit: 820.421.689 F2 consulta

Centro de Costo: 0001 F2 consulta

Nombre: Librería Panamericana

Vendedor: 002 F2 consulta

Dirección- Ciudad-Teléfono

El sistema trae estos datos automáticamente


Con la informacion de la tabla , facturar los siguientes productos:

Producto Cent.

Costo

Bodega Cant Vlr. Unit Porc

Desc

Porc Ret

Telev. Sony 20

Pulg.

0001 0001 10 unid $1.000.000 10% 3.5%

Telev. Sony 40

Pulg.

0001 0001 15 unid $2.500.000 5% 3.5%

D.V.D

Samsumg

0001 0001 5 unid $360.000 10% 3.5%


FACTURA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO

DE BANDERA.

EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA




96


consulta.



97

Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento 2004/02/15.

Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento.

Valor : se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento.







98

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, vista preliminar .



99

Sé digita OK para continuar



100

Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir.

Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESC (Escape).

COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA

Para verificar la contabilización de una factura, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.



101

Se debe indicar el tipo del documento (F) y numero con el cual fue actualizado, en

esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la

factura.

Después de analizar este documento se debe colocar la opción de Ignorar.

ELABORACION DEL RECIBO DE CAJA



102

Para la elaboración de este documento se debe haber parametrizado previamente

por la opción de Contabilidad – Definición de Documentos.

Para la elaboración del Recibo de Caja se debe ingresar a la opción de Documentos –

Recibo de Caja.


En esta opción se debe repasar con ENTER El tipo de Documento-Documento-

Numero.



103


CAMPOS GENERALES :

Fecha: 2004/01/25

Cuenta: 110505 Cuenta de Caja General

Nit: 821.421.689 F2- Consulta

Centro de Costo: 0001 F2- Consulta

Nombre: Librería Panamericana

Vendedor: 0002 F2- Consulta

SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:

Contabilización Tipo A

Contabilización Tipo O

Contabilización Tipo A: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga

automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por parte de un cliente determinado. El sistema traerá las facturas pendientes digitando

la tecla ENTER.



104

Al terminar el sistema muestra el mensaje:

NOTA: CON LA TECLA DE FUNCION F9 EL SISTEMA PERMITE PASAR DE UNA FACTURA A OTRA, YA QUE EN LA MAYORIA DE OCASIONES NO SE CANCELAN

TODAS LAS FACTURAS.

Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro

del recibo de Caja contabilizaciones como: Descuentos comerciales condicionados,

intereses por mora, impuestos ect. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable

que se desea utilizar con F2 Alfabéticamente – F3 numéricamente consulta.



105





vista preliminar .



106





107

COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA

Para verificar la contabilización del recibo de Caja, se debe ingresar a la opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.

Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue actualizado, en

esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el Recibo.

Después de analizar este documento se debe colocar la opción de Ignorar.



108

ELABORACION DE FACTURA DE VENTA DE SERVICIOS

Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opción de

Documentos- Factura de Venta.



CAMPOS GENERALES:

Fecha: 2004/01/15

Nit: 860.515.180 F2 consulta

Centro de Costo: 0001 F2 consulta



109

Nombre: Emp. De servicios de Salud

Marynea E.P.S

Vendedor: 002 F2 consulta

Dirección- Ciudad-

Telefono

El sistema trae estos datos

automáticamente


Con la tecla de función F7 , permite cambiar de producto a cuenta contable.

CUENTA CENT. COST VLR TOTAL PORC DESC. IVA

411805 0001 $1.000.000 10% 16%

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LAS CUENTAS LA FACTURA SE

DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA.

EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS CUENTA POR CUENTA Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA




110


consulta.

Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento. Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2004/02/20.




111

Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto

El sistema traerá automáticamente él numero de la factura si la numeración esta





vista preliminar.




112

ELABORACION DE NOTA DE REMISION – CRUCE – FACTURA DE VENTA

Para poder cruzar la Nota de Remisión con la Factura de Venta se debe ingresar a

Contabilidad- Definición de Documentos.

Factura de Venta.

Debe colocarse la letra: R.



113

Obliga el cruce: SI.

NOTA DE REMISION.

Cruza con Factura/No cruza: F.

ELABORACION DE LA NOTA DE REMISION

Para la elaboración de la Nota de Remisión se debe ingresar a la opción de

Documentos- Notas – Documentos Notas.



114

Se debe escoger el documento de nota de remisión Tipo (S.



115

Al ingresar al documento Nota de Remisión el sistema muestra la siguiente pantalla .

CAMPOS GENERALES :

FECHA 20/01/2004

NIT: 800.123.454 F2 Consulta

CENTRO DE COSTO 0001 F2 Consulta

NOMBRE A TODA HORA El programa lo muestra

VENDEDOR 0002 F2 Consulta

DIRECCION-CIUDAD-TEL.

Enter El programa lo muestra



116


Con la información de la tabla, remisionar los siguientes productos (con F2 consulta

los productos):

Producto Cent. Costo

Bodega Cant Bodega Deb/Cred

Lavadora Icasa 0001 0001 10 unid 0001 C

Telev. Sony 40

Pulg.

0001 0001 15 unid 0001 C

D.V.D Samsumg 0001 0001 5 unid 0001 C


NOTA DE REMISION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA




117

El sistema traerá automáticamente él numero del pedido si la numeración esta


El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,o vista preliminar .



118




INFORMES DE NOTAS DE REMISION



119

Los siguientes son informes de las Notas de Remisión:

Inventarios-Control de Cruces Notas de Remisión-Pendiente por Producto

(pantalla): Este informe muestra las cantidades Remisionadas vs lo Facturado .

Para consultar el producto con la tecla de función F2.

Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESC (escape).



120

Inventarios-Control de Cruces Notas de Remisión-Pendiente por Cliente

(pantalla): Este informe muestra las cantidades Remisionadas vs lo Facturado

discriminado por cliente.

Se debe escoger el tercero ( 800.123.454) con la tecla de función F2 consulta.

Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESC (escape).

ELABORACION DE LA FACTURA DE VENTA CRUZANDO CON NOTA DE

REMISION





121


Al ingresar a elaborar la factura el sistema pregunta la Nota de Remisión , con F3

permite consultar la Notas pendientes por cruzar.



122

Se debe escoger la Nota de Remisión que se desea cruzar y digitar la tecla de

función F1 o la opción Fin de Selección.

El sistema pide el centro de costo con F2 permite consultar.

Fecha: 31/01/2004 se digita enter.


PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.



123


consulta.



124

Vencimiento: se debe colocar él numero de vencimiento.

Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2004/02/28.





vista preliminar.



125



Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir

ELABORACION DE COTIZACION – CRUCE – FACTURA DE VENTA

Para poder cruzar la Cotización con la Factura de Venta se debe ingresar a Contabilidad- Definición de Documentos.

Factura de Venta



126

Debe colocarse la letra: C

Obliga el cruce: SI

ELABORACION DE LA COTIZACION

Para la elaboración de la Nota la Cotización se debe ingresar a la opción de Ventas-

Admón. de Cotizaciones –Elaboración.



127

En esta opción se debe escoger la cotización .

CAMPOS GENERALES :

FECHA 10/01/2004

NIT 80.256.336 F2 Consulta



128


NOMBRE Cent de Servicio Mobil


FECHA DE ENTREGA 15/01/2004

FORMA DE PAGO CREDITO 30 DIAS



CAMPOS DE TRANSACCIONES: Con la información de la tabla , facturar los siguientes productos con F2 permite

consultar los productos:

Producto Cent.

Costo

Bodega Cant Vlr. Unit Porc

Desc

Telev. Sony 20

Pulg.

0001 0001 10 unid $1.000.000 10%

Telev. Sony 40

Pulg.

0001 0001 15 unid $2.500.000 5%

D.V.D

Samsumg

0001 0001 5 unid $360.000 10%


COTIZACION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA.



129





El sistema traerá automáticamente el numero de la cotización si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.



130

En la impresión de la cotización el sistema pide datos como días de validez de la

oferta, el nombre de quien va dirigida, días para la entrega, forma de pago y cargo

de la persona que elabora la cotización.


vista preliminar .



131




ELABORACION DE LA FACTURA CRUCE CON COTIZACION





132


Al ingresar a elaborar la factura el sistema pregunta la Cotización, con F3 permite consultar las Cotizaciones pendientes por cruzar.



133

Se debe escoger la Cotización que se desea cruzar y digitar la tecla de función F1 o

la opción Fin de Selección.

Fecha: 31/01/2004 se digita enter.

Se debe digitar con enter todos los campos, ya que el sistema al estar cruzando con

una la Cotización, trae automáticamente cada uno de los datos. Al terminar de repasar cada uno de los campos de la factura, se debe digitar la tecla

de función F1 o el icono de bandera.


PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.



134


consulta.



135

Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento.


Valor : se debe colocar el valor a pagar para el primer vencimiento.


El sistema traerá automáticamente el numero de la factura,si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.


vista preliminar.



136




ELABORACION DE PEDIDOS – CRUCE – FACTURA DE VENTA

Para poder cruzar El Pedido con la Factura de Venta se debe ingresar a Contabilidad-

Definición de Documentos.

Factura de Venta



137

Se debe ingresar a la parametrizacion de la Factura y responder a la pregunta:

Debe colocarse la letra: P

Obliga el cruce: SI



138

ELABORACION DEL PEDIDO

Para la elaboración de la ORDEN DE PEDIDO se debe ingresar a la opción Ordenes

De Pedido- Elaboración de ordenes de Pedido.

En esta opción se debe escoger el Pedido, si se tienen varios parametrizados.

CAMPOS GENERALES:

FECHA 10/01/2004

NIT 860.515.478 F2 Consulta


NOMBRE Club Deportivo América


FECHA DE ENTREGA 15/01/2004

FORMA DE PAGO CREDITO 30 DIAS



139




Con la información de la tabla, facturar los siguientes productos con F2 permite consultar los productos:

Producto Cent. Costo

Bodega Cant Vlr. Unit Porc Desc

Telev. Sony 20 Pulg.

0001 0001 8 unid $1.000.000 10%

Telev. Sony 40 Pulg.

0001 0001 10 unid $2.500.000 5%

D.V.D Samsumg

0001 0001 15 unid $360.000 10%

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DEL PEDIDO SE

DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA.



140





El sistema traerá automáticamente él numero del Pedido, si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o

vista preliminar .



141



INFORMES DE ORDENES DE PEDIDO

SIIGO permite generar diferentes tipos de informes para controlar las diferencias

entre lo Pedido vs lo Facturado. Dentro de estos informes están:

Ordenes de Pedido-Pendientes por Producto- Pantalla: Este informe muestra

las diferencias entre lo Pedido y lo Facturado desde el punto de vista del producto.



142

Con la tecla de función F2 el sistema permite llamar el producto.

Ordenes de Pedido-Pendientes por Cliente- Pantalla: Este informe muestra las

diferencias entre lo Pedido y lo Facturado desde el punto de vista del cliente.



143

Ordenes de Pedido-Análisis de Pedidos - Pantalla: Este informe muestra el

Saldo Actual del producto, las unidades pendientes por entregar, las compras

pendientes por recibir y la disponibilidad del producto.



144



145

ELABORACION DE LA FACTURA CRUCE CON PEDIDO






146

Al ingresar a elaborar la factura el sistema pregunta el Pedido, con F3 permite

consultar los Pedidos pendientes por cruzar.

Se debe escoger el Pedido que se desea cruzar y digitar la tecla de función F1 o la

opción Fin de Selección.

Fecha: 15/01/2004 sé digita enter. Se debe digitar con enter todos los campos, ya que el sistema al estar cruzando con

el Pedido, trae automáticamente cada uno de los datos.

Al terminar de repasar cada uno de los campos de la factura, se debe digitar la tecla

de función F1 o el icono de banderita. EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS





147


consulta.



148

Vencimiento: se debe colocar él numero de vencimiento.


Valor : se debe colocar el valor a pagar para el primer vencimiento.


El sistema traerá automáticamente el numero de la factura, si la numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.


vista preliminar.



149




INFORMES DE CARTERA

SIIGO permite generar diferentes tipos de informes, que permiten controlar, analizar

y auditar la información correspondiente al manejo de la cartera en la empresa.

Dentro de los informes más representativos del modulo de Cuentas por Cobrar están los siguientes:

Cuentas por Cobrar-Estados de Cuenta-Pantalla: Este informe permite visualizar

las Facturas Vencidas y por Vencer que tenga cada uno de los clientes que maneje la empresa.



150

El sistema pide el nit del tercero ( F2 consulta), y muestra la cuenta contable,

numero del documento, fecha de elaboración, fecha de vencimiento, días (si son dias

negativos la factura esta vencido, si son días positivos la factura esta por vencer) , y valor de la factura.

Cuentas por Cobrar-Circulares de Cobro-Actualiza: El sistema permite crear 99

tipos de circulares de cobro, los cuales sé parametrizan en esta opción.

Se debe digitar él numero de modelo a actualizar.



151

Parte superior y parte inferior: en esta opción se debe colocar los comentarios, que vayan a salir en el momento de imprimir las circulares de cobro.

Después de haber parametrizado la circular de cobro se debe imprimir por la opción

utiliza (Cuentas por Cobrar- Circulares de Cobro –Utiliza.

Cuentas por Cobrar-Edades de Cartera: Esta opción permite generar informes

donde se clasifica la cartera por edades, las cuales pueden ser a 5 o 10 columnas

dependiendo de la impresora. SIIGO permite parametrizar 99 modelos de cartera las

cuales dependiendo de las columnas se crean por la opción Edades de Cartera –Actualiza a 5 columnas - 10 columnas.



152

El sistema pide el numero del modelo y el nombre.

Al parametrizar un numero, menor que cero es decir un numero negativo, el sistema

mostrara en esta columna la cartera vencida, caso contrario mostrara la cartera por vencer.



153

Después de parametrizar las Edades de Cartera se debe ingresar a Edades de Cartera – Informe a 5 Columnas y generar el informe.



154



Cuentas por Cobrar- Movimiento de Cartera-Movimiento Auxiliar: Esta opción

permite generar un informe donde el sistema muestran los Recibos de Caja y el

numero de Facturas que se cancelaron.

Cuentas por Cobrar- Análisis de Cartera- General: El sistema genera un informe

donde muestra el movimiento en valores las compras y pagos realizados por los

clientes en los últimos meses.



155

Informes de Ventas

Estadísticas de Ventas



156

En esta opción el sistema permite generar diferentes tipos de informes para analizar el comportamiento de las ventas, de los diferentes productos que maneje la

empresa. SIIGO genera estadísticas por cliente, producto, vendedor, bodega,

centro de costo, ciudad etc.

En este informe el sistema discrimina la información de cada uno de los productos, con cantidades y valores.

Informes de Participación



157

En esta opción el sistema pregunta el rango de fechas y rango de productos.



158

En este informe permite analizar el porcentaje de participación de cada uno de los

productos con respecto a las ventas de la compañía. El sistema muestra el

producto , la cantidad vendida, el valor vendido y el porcentaje de participación.

Administración de Vendedores

En esta opción el sistema permite generar diferentes informes donde se muestra la

cartera de la empresa desde el punto de vista del vendedor.



159

Cartera General: Genera un informe discriminado por vendedor, donde se muestra

el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento.

Cartera general por Zona: Permite generar un informe discriminado por Zona y vendedor, donde se muestra el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y

fecha de vencimiento.

Edades por Vendedor a 5 o 10 Columnas: Esta opción permite generar informes

donde se clasifica la cartera por edades de cada uno de los vendedores, los cuales pueden ser a 5 o 10 columnas dependiendo de la impresora.

NOTA: Los modelos de las Edades de Cartera deben estar parametrizados

previamente por el Modulo de Cuentas por Cobrar- Edades de Cartera-

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