© Ing. V. Šebek, CSc.

Řízení projektů a podnikových procesů 1/15

5. Možnosti zlepšování procesů

Možná „slabá“ místa procesů Potenciály pro zlepšení Zdroje znalostí

© Ing. V. Šebek, CSc.

Řízení projektů a podnikových procesů 2/15

Možná „slabá místa“ procesů - 1

Vlastníkprocesu

Metrikaprocesu

provádí

je odborně odpovědný

jsou potřebné

výstupní datavstupní data

podporuje

Výkon (cíl): produktslužba

má výstup

Dokumentovanéznalosti

Data

Vstupní dokumenty

Aplikace

Proces XYZ

Organ. útvar 2

Organ. útvar 1

Data

Výstupní dokumenty

vstuppožadavek zákazníka = EVENT

nalezení potenciálů pro zlepšení okolíprocesu ?

© Ing. V. Šebek, CSc.

Řízení projektů a podnikových procesů 3/15

Možná „slabá místa“ procesů - 2

Proces roztříštěnost procesu (nelogická bezdůvodná

fragmentizace) nadbytečnost údajů, přepisování dat, zbytečně vysoký podíl

kontrolních činností a prověrek

nedostatečná zpětná vazba mezi jednotlivými komponentami

opakování činností, předělávání dílčích výstupů, vícepráce

nadbytečné zpětné vazby prodlužování doby trvání, obtížné dosahování

předepsaných metrik

zbytečná sekvenčnost

© Ing. V. Šebek, CSc.

Řízení projektů a podnikových procesů 4/15

Možná „slabá místa“ procesů - 3

zahrnutí vysoce specializovaných případů a výjimek do procesu

nepřehledný a komplikovaný proces, zbytečná zdojová náročnost

nadbytečné kontrolní činnosti

© Ing. V. Šebek, CSc.

Řízení projektů a podnikových procesů 5/15

Možná „slabá místa“ procesů - 4

časové rezervy nedostatečná koordinace, neodůvodněné prodlevy

organizace vykonávání (násilné rozdělení) činností různými útvary

– možné konflikty mezi útvary, zásahy managementu, různé (protichůdné) motivace na výsledcích činností… nedostatečná komunikace, četné a nepochopitelné směrnice a direktivy

různá lokalita výkonu činností– ztrátové přenosy, obtížné vyladění návazných

subprocesů

© Ing. V. Šebek, CSc.

Řízení projektů a podnikových procesů 6/15

Možná „slabá místa“ procesů - 5

znalosti nejsou specifikované , nevhodné, chybějící, neaktuální

data chybějící data, obtížně dostupné údaje, datová

nekompabilita, data na různých médiích, „přepisování“ údajů

IT podpora různé aplikace, nejednotná presentační vrstva, omezený

přístup, pomalá odezva systému

technická podpora nedostatek výkonu technických prostředků (serveru,

tiskárny, kopírky aj.), nedostatečný počet atd.

© Ing. V. Šebek, CSc.

Řízení projektů a podnikových procesů 7/15

Potenciál pro zlepšení procesů - 1

Hlediska při posuzování procesů Spotřebovaný čas Náklady Výstupy (množství, kvalita) Precisnost provádění Role na procesu

© Ing. V. Šebek, CSc.

Řízení projektů a podnikových procesů 8/15

Potenciál pro zlepšení procesů - 2

Struktura změna pořadí činností eliminace duplicitních činností odstranění činností, nepřidávajících hodnotu úprava pracovních postupů převedení činností mimo proces (resp. do procesu) změna kontrolního toku eliminace prodlev sjednocení (spojování) činností, resp. jejich rozdělení paralelní činnosti místo sekvenčních zmenšení počtu rozhraní zákazník-dodavatel „zahuštění“ činností (redukce počtu vertikálních úrovní,

spojení horizontálních úkolů) využití outsourcingu

Proces XYZ

© Ing. V. Šebek, CSc.

Řízení projektů a podnikových procesů 9/15

Potenciál pro zlepšení procesů - 3

Role změna zodpovědností přesun zodpovědností mezi rolemi přesun rozhodování na místo výkonu činnosti změna/přesun pravomocí redefinice rolí (kvalifikace, znalosti, činnosti) zavedení nových rolí redukce počtu rolí zajištění rovnoměrného vytížení rolí úprava organizační struktury, plochá organizační struktura nasazování procesních týmů

Organ. útvar A

Role R

Procesní změna, která obsahuje i změnu kompetencí a zodpovědností, vyžaduje i změnu způsobu řízení

© Ing. V. Šebek, CSc.

Řízení projektů a podnikových procesů 10/15

Potenciál pro zlepšení procesů - 4

Informační technologie automatizace manuálních činností (standardních,

opakujících se činností) zavedení elektronických dokumentů sdílené databáze – souběžný přístup k informacím z

různých míst hlasová a vizuální komunikace (virtuální expertní a

rozhodovací týmy) SW pro týmovou práci

© Ing. V. Šebek, CSc.

Řízení projektů a podnikových procesů 11/15

Potenciál pro zlepšení procesů - 5

Informační technologie Vhodné sledovat

nové technologie , nová IT řešení, metody a postupy možnosti sledování nových údajů (metrik) o procesu zohledňování „budoucích“ požadavků

IT Umožňuje (podporuje) změny, ale nezajistí jejich

provedení Může být překážkou dalšího rozvoje

© Ing. V. Šebek, CSc.

Řízení projektů a podnikových procesů 12/15

Potenciál pro zlepšení procesů - 6

Oblast znalostí zavedení expertních systémů, dovolujících

neodborníkům využívat specializované vlastnosti sdílení znalostí (Knowledge management, CRM, BI)

Ostatní zavedení, resp. úprava motivačního systému

(podpora spolupráce mezi útvary) zkvalitnění technické a logistické podpory

(místnosti, technické zařízení aj.)

© Ing. V. Šebek, CSc.

Řízení projektů a podnikových procesů 13/15

Potenciál pro zlepšení procesů - 7

Přístup k hledání potenciálů pro zlepšení podpora kreativity

nápady mohou přijít kdykoliv a od kohokoliv Neodrazujte lidi, přicházející i se zdánlivě nepraktickými

návrhy Nedělejte ukvapené závěry (sou zpravidla založeny na rigidním

myšlení) Podpora (neodmítání) neobvyklých nápadů

Mohou být použity jindy Lze je využít pro řešení jiného problému Nehledejte jedinou správnou odpověď

Změna rutinního způsobu myšlení Změňte rigidní postupy řešení (i když ty stávající jsou

dostatečné) Potlačte logický způsob myšlení

© Ing. V. Šebek, CSc.

Řízení projektů a podnikových procesů 14/15

Zdroje znalostí - 1

Zdroje znalostí vlastní existující procesy (srovnání pomocí analogie) procesy konkurence referenční modely

druhy– modely postupu (např. zavedení nového produktu, realizace zakázky,

provádění změn aj.)– modely odvětví

mají různou rozlišovací úroveň, obsahují stovky až tisíce modelových objektů

jejich nasazením lze redukovat čas a náklady v projektech až o 30 % nabízejí je výrobci standardního softwaru jako odbornou dokumentaci

procesních znalostí (např. referenční model systému R/3) komerční databáze know-how poradenských firem

Využití simulace

hledání optimálního procesu simulací a vyhodnocením více alternativ (simulace typu „what-if“)

© Ing. V. Šebek, CSc.

Řízení projektů a podnikových procesů 15/15

Zdroje znalostí - 2

benchmarking (= porovnávání vlastního a srovnávacího procesu)

používaná kritéria – např.– produktivita:

• produkty/počet pracovníků, produkty/zdroje, náklady/jednotka produkce, vyřízené reklamace/celkové reklamace

– jakost• chybné dodávky, počet reklamací, počet úprav, záruční náklady

– časové požadavky• průměrná doba dodání, % opožděných dodávek, doba přípravy, čas

prodlev– spokojenost zákazníků

• hodnocení zákazníka, zákazník se vrací k dalším produktům, doporučení pro ostatní, kvanifikovaná míra spokojenosti

– náklady na dokumentaci a komunikaci• výkazy, kontakty se zákazníkem a dodavatelem, schvalovací

dokumentaceanalýza příčin

dosažených výsledků

srovnatelnost !

analýza příčindosažených výsledků