學校公文處理實務

學校公文處理實務

主講人：萬芳高中文書組長賀迎春

課程大綱公文處理流程公文時效管制公文檔案管理及環境維護公務機密維護

公文處理流程 - 收文處理

收文處理 -- 簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。

正確登錄來文處理時限一般公文 ( 最速件、速件、普通件 ) 限期案件 ( 來文明訂期限及期間 ) 專案案件 ( 由承辦人提出申請 , 依專案案件申

請單所填處理時限 )

改分文或退文請儘速送回文書組公文簽收要押日期時間 8 碼

公文處理流程 - 公文簽辦 1/7 公文種類、格式

依公文用途正確使用公文種類函及書函的區別

函：各機關處理公務，有下列情形之一時使用：１、上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。２、下級機關對上級機關有所請求或報告時。３、同級機關或不相隸屬機關間行文時。４、民眾與機關間之申請或答復時。

書函：（１）於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。（２）答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其適用範圍較函為廣泛，其性質不如函之正式性。

公文處理流程 - 公文簽辦 2/8

公文格式稿與簽的區別及關係

格式 -- 簽於處室 ( 非機關 )（一）簽稿之性質：１、簽為處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，文末均應敘明核決者職稱 ( 如敬陳○長 ) ，使用便箋者，亦適用。（內部文件）

２、「稿」為公文之草本，依規定程序核判後發出。 ( 對外發文 ) 函稿


公文格式 -簽、稿擬辦方式：１、先簽後稿：

( １ ) 訂定、修正、廢止法令案件。　 ( ２ ) 有關政策性或重大興革案件。　 ( ３ ) 牽涉較廣，會商未獲結論案件。 ( ４ ) 擬提決策會議討論案件。 ( ５ ) 重要人事案件。（６ ) 其他性質重要必須先行簽請核定案件。


公文格式 - 簽、稿擬辦方式：２、簽稿併陳：

( １ ) 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。

( ２ ) 依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。( ３ ) 須限時辦發不及先行請示之案件。

３、以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉之案件。


公文格式簽的款式

( １ ) 先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。

( ２ ) 簽稿併陳：如案情簡單，可不分段，或使用便箋，以條列式簽擬。

( ３ ) 一般存參之文件，得於原件文末下方或原件背面空白處、亦得使用便箋簽擬。

函稿的結構：「主旨」、「說明」、「辦法」三段式辦理。


常用公文用語期望語 - 請上級機關或首長查核、指示使用。鑒核－報核案件。核示－請示案件。鑒查－僅供瞭解。核備－核備案件。

請平下行機關知悉辦理時用。請　查照、辦理惠復、查明惠復、查照轉知

附送語 - 對上級附送附件時用附陳檢陳 -- 檢陳… ，請鑒核。

對平行或下級機關附送附件時用。檢送檢附附附送 -- 檢送…，請查照。

稱直屬的長官、上級機關 - 鈞長鈞部 ( 局 ) 無隸屬上級機關 - 大院


公文處理 - 公文製作注意事項配合節能省紙，公文及附件要雙面列印，但回收

紙不宜作公文、文稿、附件使用。附件註明名稱、數量，不可寫”如主旨或說明” 文稿修改 , 務必加蓋職名章。文稿超過 2 頁蓋騎縫 ( 承辦人職名章 ) 。正副本受文者名稱要用機關全銜發文儘量用電子交換除非文件需核章、密件或對

方機關無電子交換系統行文時，不得將內部簽辦文件影印隨文檢附。但

依法令規定或經權責長官核准者，不在此限。


公文簽辦方式存查

１、無轉行或答覆必要之文件。２、下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。３、本機關蒐集或受贈與之參考資料。４、屬通知參考性之副本。

函復辦理 ( 以稿代簽、簽稿並陳、先簽後稿 ) 函稿發文後併來文歸檔

免備文填報資料併來文歸檔創簽稿* 機關首長決行後 1 日內送發文

公文處理流程 - 公文歸檔

公文歸檔附件、免備文填報資料隨文歸檔須函復案件 - 函稿併來文發文後送歸檔同案由公文併歸檔、會議紀錄併開會通知歸檔正確填寫檔號、保存年限及編寫頁碼。機密案件專用封套務必填寫完整，尤其註明解

密條件，並在彌封處加蓋職名章

何謂公文時效管制：掌握公文處理過程的每一個環節，透過嚴謹的公文登錄作業及確實的稽催查詢途徑，促使每一件公文皆能在限辦時限之內完成。

消極的作用：防止公文拖延積壓。積極的目的：提高行政效率

※認知：以承辦人自我管制為主，文書單位查催為輔。而公文處理每個環節都應負時效的責任

公文處理實務 - 時效管制 1/8


公文性質處理時限是否含假日

一般公文最速件： 1 日。不含假日

速件： 3 日。不含假日

普通件： 6 日。不含假日

未訂期限之機關間受會案件： 3 日。不含假日

議員書面質詢案件： 6 日。不含假日

創稿案件： 6 日。不含假日

限期案件：依來文或法規所訂時限。含假日

專案案件：依專案案件申請單所填處理時限。含假日

限期案件限期案件： ( 來文機關訂有處理時限

者 )如 : 開會通知 - 以開會日期、研習 -以報名日期或來文訂有回復或辦理期限者。

限期案件來文時，已逾辦理期限者，該文以普通件處理時限管制。

來文訂有不同處理時限，以最後時限為預定結案日期。



公文無法依所定時限內辦結時，如何處理？變更來文所訂時限者，須聯繫來文機關並獲同意，且以書面確認 ( 填具公務電話紀錄 ) 並做電話紀錄，附於來文後送文書組變更期限。

承辦人無法如期辦竣之案件，應依規定於預定結案日期屆滿次一日前申請展期，並送至文書組辦理展期登記。 ( 展期算逾期 )

處理時限一個月以上之限期案件，收文後應先簽陳案件內容，俟有最後處理結果，續之陳判結案。


限期案件其間發文以原文號附號方式處理，惟來文所訂時限為定期例行填報者（如月報、年報等），於第一次填報時即以原文號發文結案。

限期案件的辦理時常需會辦、填報、彙整或函復等辦理情形，請同仁務必適切分配各階段辦理的時間，以免造成逾期情形發生。同時將相關彙整、填報資料或辦理函稿與來文併送歸檔。


公文時限管制的基準以案管制：須全案辦結才能結案歸檔。

限期案件、專案案件專案案件 -包含計畫、研究、法規、法令解釋、控案、糾紛案、調查、鑑定等涉及政策、法令，並需三十日以上辦結者。

以文管制：一般普通公文、創稿。

變更來文速別 - 來文之處理速別與公文性質不符者，得經由承辦單位之主管或指定之授權人員逕於文件首頁上核定後，調整來文處理速別。

行文之副本機關如文中未另行訂定處理時限或要求有所作為者，副本收受機關其處理時限一律以普通件 ( 六日 ) 辦理

其他時效管制基準注意事項


時效管制作業逾期公文催辦

列印當日及次日催辦單。電子郵件催辦、到期電話催辦

逾期展期單：承辦人員不能如期辦竣之案件，應依規定在預定結案日期屆滿次日前申請展期。

※ 各級承辦人員如延誤公文處理時限者，除追究行政責任外，如對政府或申請人發生損害時，應負法律責任，各級主管人員並應負行政上連帶責任。


時效管制作業每月公文結案月報表

瞭解承辦人期限內結案及逾期案件的比例。

每月逾期案件分析承辦人檢討公文處理流程及分析逾期原因文書單位分析及建議

全年度逾期案件分析瞭解全年逾期案件的發生比例、逾期案件的類型、原因以及逾期的高峰等 , 以提出因應的方式


101年 10月份逾期公文分析報告製表日期： 101年 11月 07日

文書組報告

一、本月份總收文 829件 ( 掛文號 536件、校內送文簿 293件 ) ，逾期公文 3 件。二、逾期原因：( 一 ) 來文倉促，限辦日期為當日或次日辦畢，造成承辦人辦理不及，以致逾期情形發生。( 二 ) 未有效掌握公文辦理時效，隨到隨辦、辦畢即歸。 ※ 統計逾期公文資料共 3 件 ( 詳如附件 ) ：

教務處註冊組： 1 件學務處體育組： 1 件人事室： 1 件

文書組建議

壹時效緊急之來文，請同仁務必隨到隨辦，辦畢即歸。以掌控處理時效。

貳若承辦人遇此類緊急之限期案件，無法於期限內結案，請承辦人洽來文單位協調辦理日期，並留公務電話紀錄單 (X:\00文書發文 \ 表單下載 ) 送至本組更改結案期限。

參請同仁確實掌握公文處理時效，同時本組亦加強公文稽催作業。相關處室檢討改進事項

註冊組

體育組

人事室

製　　表：　　　　　　總務主任　　敬會教務處註冊組學務處體育組人事室

校　　長：

101年逾期案件分析.壹本年度總收文 11685件 ( 掛文號列管 6457件、校內送文簿登錄 5228件 ) 。.貳本年度逾期公文計 21件， 100年度 36件，本年度較去年大幅減少 15件（詳如以下圖表所

示）。本年度逾期案件占本年度掛文號公文 0.36％。.參本年度公文逾期原因分析：

( 一 ) 來文倉促，限辦日期為當日或次日，造成承辦人辦理不及，以致逾期情形發生共計 12件占總逾期案件 57％

( 二 ) 未有效掌握公文辦理時效，未隨到隨辦、辦畢即歸的共計 9 件占總逾期案件 42％。( 三 ) 每年逾期案件高峰在暑期人事異動頻繁之 7 、 8 月。

100 101與年逾期案件分析

0

1

2

3

4

5

6

7

8

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 月份

逾期

件數

0

1

2

3

4

5

6

7

8

101年

100年

•文書組本年度有關公文時效辦理事項：.壹持續辦理每月逾期案件分析，以增進承辦人檢討改進公文辦理的流程，以有效掌握公文處理時

效。.貳加強辦理公文宣導及公文研習，尤其針對暑期新進行政人員，以增進公文處理的正確認知及有

效掌握處理時效。文書組總務主任校長敬會教務處學務處輔導室圖書館研發處教官室秘書室人事室會計室

公文處理實務 - 檔案管理及維護1/4

檔案保管：檔案經整理後，應依下列方式辦理上架：永久保存與定期保存檔案得分置存放。檔案應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及

電子媒體類等不同媒體型式分區分類保管。按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左

至右，由上至下直立排列。檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明

標示，並定期查檢有無標示脫落或需更改等情事。


調案作業借調檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。因業務需要，借調非主管案件時，先經本單位主管核章後，送

會承辦業務主管同意，或簽請本機關權責長官核准。借調機密等級以下者，應經業務承辦單位主管核准；借調極機密以上等級者，應經機關幕僚長以上核准。

檔案管理單位應對調出之檔案於適當空白處逐頁加蓋騎縫章。機關間借調檔案，應備函提出請求，並經本機關權責長官核准

後辦理。申請借調檔案時，應以案件或案卷為單元，並由調案人填具調

案單。借調檔案應於十五日內歸還。期滿仍有必要繼續使用者，應提

出展期申請，每次展期日數同借調期限。


檔案清查各機關檔案管理單位每年應辦理檔案清理一次。

檔案銷毁 ( 已屆保存年限 ) 機密檔案未經解密，不得銷毀已屆保存年限的檔案編製銷毁目錄會承辦人確認是否有續存必要。

銷毁目錄送本市文獻委員會檢選具有保存價值的檔案

擬定銷毁計畫，辦理銷毁作業。


機密檔案機密等級解密註銷已辦理解密的檔案回歸存放在一般檔案解密之檔案至公文網頁版更改頁數

檔案室的安全及管理環境的溫溼度控制 (溫度 27度以下、溼

度 60% 以下 ) 、防火、防水、防光、安全設備等

人員進出管制登記

檔案室

檔案室紀錄簿溫濕度計

保全設定滅火器

機密檔案櫃除濕機

機密公文應以一般公務機密文書處理事項如下：（一）本府各機關主管機密範圍項目所列事項。（二）機關作成行政決策、意思決定前之擬稿或前置作業，有保密之必要者。

（三）具名或涉及具體內容之檢舉、陳情案件，有保密之必要者。但其已自行公布檢舉、陳情內容者，不在此限。

（四）調（檢）查或處理中之事項，有保密之必要者。（五）依政府採購相關法規，有保密之必要者。（六）涉及隱私或其他個人資料，有保密之必要者。（七）公務人員因承辦公務而知悉或持有他人之營業（職業）秘密，有保密必要者。

（八）機關人事資料，有保密之必要者。（九）機關為執行電腦系統安全管理相關作業事項，有保密之

必要者。（十）其他依法規或契約應行保密之事項。

公文處理實務 - 公務機密維護 1/4

一般公務機密文書之傳遞方式如下：（一）傳遞一般公務機密文書應交各級主管指定人員親自簽收。

（二）在機關外傳遞一般公務機密文書，應切實密封後，以公文（人工）交換或掛號函件方式辦理。

（三）一般公務機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙質，須不能透視且不易破裂。內封套正面適當位置處加蓋機密等級，並加密封，封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記；外封套不得標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。

（四）體積及數量龐大無法以前述方式封裝者，應作適當之掩護措施。

公文處理實務 - 公務機密維護 2/4

公文處理實務 - 公務機密維護 3/4是否一般文書，就不須要保密？承辦人對於本機關任何文書，除經特許公開者外，絕對保守機密，不得洩漏。

文書之處理，不得隨意散置或出示他人。文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關以外之人員，更不得交與本案有關之當事人。

文書放置時，應置於公文夾內，以防止被他人窺視。下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏於辦公桌抽屜或

公文櫃，並即加鎖。不得隨意散置桌面上。涉及公務機密或個人資料的影印廢棄的相關文件，請徹底銷毁，勿再回收利用。

學校公文管理實務參考資源 ( 學習資源 )

臺北市政府文書處理實施要點以下網頁

臺北市政府秘書處檔案管理局臺北 e 大的公文相關課程

Thank You….

感謝~~

大家的聆聽…… 請多多指教

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