7. PREDAVANJE

OPERATIVNO POSLOVANJE NABAVE

Operativno poslovanje nabave, ili operativni management

nabave se odnosi na proces nabavljanja i poslove vezane uzproces nabavljanja (prikupljanje i analiza podataka odobavljačima, gospodarskoj i političkoj situaciji i konkurentima,posjedivanje sajmova, izložbi i ostalih manifestacija u svezinabave, vođenje pregovora, vođenje evidencije nabave,organiziranje, vođenje i sudjelovanje na sastancima ikonferencijama u svezi nabave, kontrola aktivnosti nabave i sl.).

Proces nabavljanja obuhvaća sve aktivnosti u svezi pripreme iizvršenja kupnje, isporuke, dopreme, prijama i skladištenjapredmeta inputa, te njihova disponiranja u skladu sa zahtjevimakorisnika. Za cjelokupni proces nabavljanja koriste se i nazivi“tehnika nabavljanja”, “postupak nabavljanja”, “odvijanjeprocedure nabave” i “sustav nabave”.

AKTIVNOSTI PROCESA NABAVLJANJA

- izdavanje, prikupljanje i obrada zahtjeva za nabavu,

- utvrđivanje izvora nabave i potencijalnih dobavljača,

- izrada i dostava upita dobavljačima,

- prikupljanje i ispitivanje ponuda,

- vođenje pregovora,

- ocjenjivanje i usporedba ponuda, izbor najpovoljnije ponude i donošenjeodluke o nabavi,

- sklapanje ugovora o kupnji i naručivanje predmeta inputa,

- pradenje izvršenja ugovora i narudžbi, te poduzimanje mjera zaštite pravau slučaju neispunjenja obveza dobavljača u skladu sa odredbama ugovora,

- prijam i ispitivanje količine i kakvode isporučene robe i/ili izvršenihusluga i reklamacije u slučaju otklona od ugovorene količine i kakvode,

- skladištenje predmeta nabave,

- likvidacija računa dobavljača,

- komisioniranje i izdavanje predmeta nabave korisnicima.

Vrijeme odvijanja procesa nabavljanja:

Postoje tri skupine čimbenika koji utječu na vrijeme nabavljanja:

1) Asortiman predmeta nabave i njihovih varijanti – ako sepribavlja mnogo vrsta, ili različite varijante istih proizvoda, povedavase utrošak vremena u procesu nabavljanja i obrnuto.

2) Organizacija i mjesto nabave u strukturi poduzeća –organizacijska struktura nabave povezana je sa organizacijomposlovanja i informacijskim sustavom, a u odnosu na lokacijudobavljača dolazi do različitog utroška vremena u obavljanjupojedinih aktivnosti u procesu nabavljanja.

3) Tijek dobara – na tijek dobara utječe preciznost plana nabave,kakvoda organizacije logističkih procesa, usklađenost informacijskihi fizičkih procesa, raspoloživost transportnih sredstava, usklađivanjeotpremnih, transportnih i skladišnih jedinica, te načina utovara,pretovara i istovara robe, a sve to utječe na tijek dobara.

ELEMENTI PROCESA NABAVLJANJA

ZAHTJEV (NALOG) ZA NABAVUZahtjev za nabavu mogu izdati organizacijske jedinice kojima supotrebni predmeti rada (sve organizacijske jedinice nabave i sveorganizacijske jedinice poduzeda). U praksi se koriste i nazivi“zahtjevnica materijala”, “interna narudžba”, “trebovanjematerijala” i “trebovnica materijala”.

Zahtjev za nabavu mora sadržavati:

- podatke o vrsti proizvoda (naziv i šifra),

- obilježja proizvoda i količinu potrebnih proizvoda,

- datum ispostavljanja zahtjeva za nabavu i podatke o onom tkoispostavlja zahtjev,

- podatke o rokovima i mjestu ispostave materijale,

- oznaku namjene proizvoda (sirovina, potrošni materijal, pogonskidio, novi ili zamjenski uređaj i sl.),

- podatke o atestima,

- podatke o ispitivanjima koje proizvod treba prodi,

- podatke o načinu pakiranja,

- nacrte i ostalu dokumentaciju potrebnu u nabavi.

Prije donošenja odluke o nabavi zahtjeve za nabavu je potrebnopreispitati kako bi se utvrdilo slijedeće?

- Jesu li zahtijevani predmeti nabave jednoznačno specificirani? Jesu li zamaterijale navedene njihove šifre, nazivi, kakvoda, funkcije, namjena,učinci i sl.?

- Je li zahtijevana vrsta i količina predmeta rada predviđena planomnabave, a ako nije na koji de način biti pokriveni troškovi nabave?

- Jesu li rokovi i količine nabave normirani?

- Postoji li ekonomska opravdanost nabave, mogudnost korištenjarezerviranih zaliha, ili mogudnost supstitucije raspoloživim, ili jeftinijimmaterijalom?

- Mogu li se potrebni predmeti rada pribaviti recipročnom nabavom,kooperacijom u nabavi, ili, kod nabave strojeva, postoji li mogudnostzakupa ili zajma?

- Sadrže li zahtjevi sve potrebne podatke, jesu li potpisani od straneovlaštene osobe?

UPITI

Upit predstavlja zahtjev dobavljaču da dostavi ponudu, ili informacije o

njegovim proizvodima, odnosno uslugama.

Upiti se šalju u slijedećim slijedećim slučajevima:

- kada na temelju plana potreba i zahtjeva korisnika nabava pribavljasredstva za rad u količinama i vrijednostima za koje se očekuje da depostidi značajne uštede izborom najpovoljnijeg rješenja zadovoljenjapotreba, a na tržištu postoji više potencijalnih dobavljača od kojih jepotrebno zatražiti ponude,

- kada nabava želi iskorititi povoljnu tržišnu situaciju,

- kada se jave teškode u opskrbi sa postojedih izvora, te je se potrebnoorijentirati na nove izvore,

- kada se potencijalne dobavljače želi upoznati sa očekivanim specifičnimpotrebama u slijededem planskom razdoblju, te putem upita ispitati tržištebez vremenskog pritiska, te najaviti količine i obilježja potrebnih proizvoda,

- zbog prikupljanja informacija o mogudnostima i uvjetima nabavepredmeta rada.

Upit bi trebao sadržavati slijedeće podatke:

- naziv i adresu poduzeda koje šalje upit,

- datum upita i šifru upita na koju se dobavljač treba pozvati u ponudi, iliako ima pitanja prije dostavljanja ponude,

- neutralni opis predmeta za koji se šalje upit napravljen prema opdepoznatim standardima,

- količinu potreba u određenim rokovima,

- potreban rok isporuke predmeta nabave,

- adresu odredišta na koju se otprema roba,

- način pladanja (u normalnim uvjetima prepušta se dobavljaču da odredinačin pladanja),

- zahtjev da se raščlani ukupna ukupna ponuđena cijena premaelementima strukture cijena radi bolje analize više ponuda i usporedbepojedinih stavki,

- rok dostavljanja ponude,

- opde uvjete nabave (svrha im je upoznati dobavljača sa uvjetima kojemora poštivati u poslovnom odnosu).

Ferišak, V.: Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2. aktualizirano idopunjeno izdanje, vlastita naknada, Zagreb, 2006., str. 426.

PONUDAPonuda je, od ponuđača izražena pismena ili usmena suglasnost jednoj iliviše određenih osoba za izvršenje konkretnog dijela uz definirane uvjete.

S pravnog stajališta, ponuda je prijedlog za sklapanje ugovora upudenjednoj, ili više određenih osoba.

Prijedlog upuden neodređenom broju osoba smatrat de se samo pozivomda se uputi ponuda. U tom smislu, ponudom se ne mogu smatrati oglasi unovinama, prospekti i cjenici, jer nisu naslovljeni određenim osobama.

U gospodarskoj praksi, ponudom se tretira prijedlog kojim prodavaoc nudiproizvode i usluge s ozbiljnom namjerom da se obveže na izvršenje uslučaju da kupac prihvati prijedlog. Ponuda prodavaoca obvezuje daponuđeno i izvrši ako kupac prihvati ponudu.

U trenutku kada ponuđaču ( potencijalnom dobavljaču) stigne izjava oprihvatu ponude, sklopljen je ugovor. Izjava (usmena, ili pismena) oprihvatu ponude mora biti izričita, te mora ponuđeni prihvat ponudepotvrditi svojim sadržajem.

Ponuda se može i opozvati, ali povlačenje ponude mora ponuđenome stidi

prije nego on pošalje izjavu o prihvatu ponude, ili u isto vrijeme kada iponuda.

Iznimke od navedenog pravila vrijede:

- ako je ponuda neopoziva,

- ako je ponuđeni razumno vjerovao kako je ponuda neopoziva, a toproizlazi iz njegova ponašanja.

Dobavljači mogu ponude dostavljati samoinicijativno, ili na temelju:

- usmenog, ili telefonskog upita kupca,

- pismenog upita kupca,

- objavljenog javnog nadmetanja (pismenim putem) za nabavu robe /usluga,

- nadmetanja pismenim putem po pozivu u ograničenom postupku (utakav postupak mogu se javiti samo subjekti koje naručitelj pozove)nabave roba i / ili usluga.

Javno nadmetanje pismenim putem je način nabave i otvoreni postupak

nabave za koji je javno objavljen poziv za nadmetanje i u kojemzainteresirane osobe mogu sudjelovati i podnijeti ponude sukladnozahtjevima i uvjetima iz dokumentacije za nadmetanje.

Nadmetanje po pozivu je dvostupanjsko nadmetanje, u kojem naručitelj uprvom stupnju oglašavanjem poziva sve zainteresirane osobe da dostavezahtjev za sudjelovanje u postupku nabave i odabire sposobnenatjecatelje, a u drugom stupnju, bez javnog objavljivanja poziva zanadmetanje, poziva sve sposobne natjecatelje da dostave ponudesukladno dokumentaciji za natjecanje.

Naručitelj može koristiti način nabave nadmetanjem po pozivu u slijededimslučajevima:

- ako je ograničen broj stručnih, sposobnih i pouzdanih ponuđača,

- ako bi javno nadmetanje ugrozilo javne interese u smislu povjerljivosti,

- ako bi javno nadmetanje prouzročilo nesrazmjerne troškove, ilipoteškode, ili je iz drugih razloga nesvrsishodno (složena, ili opsežnanabava).

Ponuda, koju dobavljač daje na temelju upita kupca, ili na temelju objavljenogjavnog nadmetanja, ili nadmetanja po pozivu treba biti u skladu sa zahtjevima iuputama kupca.

Ponuda treba sadržavati:

- naziv i sjedište ponuditelja (kod zajedničke ponude – naziv i sjedište za sveponuditelje, naznaku o nositelju ponude, te podatak o potpisniku, ili potpisnicimazajedničke ponude),

- adresu elektroničke pošte ponuditelja (službe ovlaštene za zaprimanje ponuda),

- dokaze o sposobnosti (osim kada se sposobnost ocjenjuje prije dostavljanjaponude),

- obvezne dijelove i / ili priloge ponude (jamstva, tehničke specifikacije, tehničkadokumentacija, izjave, nacrti, fotografije, skice, uzorci i sl.),

- cijenu ponude,

- rok valjanosti ponude,

- potpisan prijedlog ugovora ili okvirnog sporazuma, ako je sastavni diodokumentacije za nadmetanje,

- popis svih sastavnih dijelova i priloga ponude, ako su traženi,

- ostale podatke tražene u dokumentaciji za nadmetanje,

- datum i potpis ponuditelja. [ 1 ]

[ 1 ] Javna nabava – minivodič za poslovnu zajednicu, Ministarstvo gospodarstva,rada i poduzetništva, Zagreb, travanj, 2009.

ISPITIVANJE PONUDA

Dostavljene ponude je potrebno ispitati i međusobno usporediti.

Nakon što se utvrdi koje su ponude pravovaljane prema roku dostave,načinu podnošenja, dokumentaciji i sadržaju, slijede ispitivanja elemenatakoji trebaju omoguditi ocjenjivanje, međusobnu usporedbu i izbornajpovoljnije ponude. To su prvenstveno slijededa ispitivanja:

- Zadovoljava li ponuđena kakvoda predmeta nabave naše zahtjeve?

- Je li ponuđena količina predmeta nabave u skladu sa količinom u upitu,odnosno sa našim potrebama i politikom količine nabave?

- Je li cijena predmeta nabave primjerena tržišnim cijenama i je liraščlanjena na način kako je traženo u upitu da se može analizirati?

- Jesu li uvjeti i način pladanja u skladu sa tržišnom situacijom, te sazahtjevima i mogudnostima?

- Tko snosi troškove pakiranja, te rizik otpreme i transporta?

- Može li dobavljač ispuniti zahtijevani rok isporuke?

- Koji su ostali kriteriji značajni za poslovne odnose i kako ih ispunjavapojedini ponuđač?

USPOREDBA PONUDA I IZBOR NAJPOVOLJNIJE PONUDE

Kako bi usporedili ponude i izabrali najpovoljniju ponudu, ponude jepotrebno usporediti prema nizu kriterija kao što su kakvoda i cijenaponuđene robe i / ili usluga, rok i sigurnost isporuke, rok i načinpladanja, pouzdanost dobavljača, troškovi nabave i dopreme,jamstvo za kakvodu, mogudnost sklapanja recipročnih poslova,usluge i tehnička pomod tijekom i poslije isporuke, ugleddobavljača, itd.

U svakodnevnom poslovanju zbog nedostatka vremena nijemogude, niti ekonomski opravdano, zbog odnosa između rezultata itroškova, uzimati u obzir sve navedene, te ostale faktore, na temeljukojih se uspoređuje ponuda. Zbog toga se ponuda često bira samona temelju jednog kriterija, dok su ostali kriteriji podjednakozadovoljeni, te nemaju značajnijeg utjecaja na odluku o izboru.Takav kriterij je najčešde cijena, rok isporuke i kakvoda, ali uspecifičnim situacijama to mogu biti i odnosi sa dobavljačima,iskustva iz ranijih poslovnih odnosa, uvjeti i način pladanja i sl.

Ferišak, V.: Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naknada, Zagreb, 2006., str. 435.

Usporedba ponuda samo na temelju cijene može se koristiti kada je riječ opredmetu rada iste, ili približno iste kakvode, te ako su zadovoljeniponuđeni rokovi, način isporuke, servis dobavljača, način pladanja i ostalikriteriji. Pri usporedbi cijene u ponudama, osim cijene predmeta rada, uobzir treba uzeti i odbitke i dodatke na cijenu, te ovisne troškove.

Usporedba ponuda samo na temelju kakvode može dovesti do lošeg izboradobavljača jer se zanemaruju čimbenici koji utječu na ekonomičnost,sigurnsot i optimalizaciju nabave.

Usporedba ponuda samo na temelju roka isporuke je opravdana jedino uslučajevima hitnih potreba kada kupcu manjak neke robe uzrokuje manjaku proizvodnji ili isporuci gotovih proizvoda, te velike troškove.

Opdenito, usporedba ponuda samo na temelju jednog kriterija se možeprimjeniti za robe i usluge malenih vrijednosti koje nabavljamojednokratno, ili u malenim količinama, a za koje postoji široka ponuda nizadobavljača.

Ferišak, V.: Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2. aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naknada, Zagreb, 2006., str. 436.

MANIPULACIJE U PONUDAMA

Razlikujemo ograničenje i spriječavanje tržišnog natjecanja.

Ograničenjem tržišnog natjecanja pojedini se ponuđači dovode ulošiji položaj na razne načine, ili se isključuju iz natjecanja, dok sespriječavanjem ukida svako natjecanje i stvara monoploski odnos.Pokušaji ograničenja i spriječavanja tržišnog natjecanja su češdi akone postoji sustav načela ponašanja u nabavi, te sankcija za davanjeprednosti nekome bez prave podloge, ako dolazi do smanjenjakonjukture te se u vedoj mjeri javljaju slobodni kapacitetiproizvodnje, ako pojedina poduzeda zaostaju u tehnološkom,marketinškom i organizacijskom pogledu, ako je riječ o velikiminvesticijama i dugoročnim poslovima i sl.

Neke od manipulacija u ponudama su podmidivanje, naknadnepromjene u ponudama, dogovori o cijenama i uvjetima kupnje ipladanja na strani ponude.

VOĐENJE PREGOVORA U NABAVI

Pregovori podrazumijevaju sporazumno sučeljavanje interesa, želja,

zahtjeva, mišljenja, ideja i stavova dviju ili više ravnopravnih osoba, saciljem da postignu rješenje koje smatraju pravednim i / ili prihvatljivim ukonkretnoj situaciji.

S obzirom kako su interesi obiju strana ostvariti pogodnosti, o njihovimznanjima, iskustvu, volji, odlučnosti, te o umijedu i primjeni tehnike itaktike pregovaranja, ovisi koliko de u tome uspjeti.

Osim poznavanja predmeta rada koje trebaju pribaviti, pregovarači unabavi moraju poznavati ljude s kojima posluju, te njihove osobine.

Svako pregovaranje omogudava pronalaženje obostranih koristi jer semobiliziraju interesi obe strane.

Najznačajniji slučajevi i okolnosti kada su potrebni pregovori su:

1. Nabava predmeta rada velike vrijednosti i velikog značaja za kupca.

2. Kada nema dovoljno konkurencije, osobito u slučajevima monopola.

3. Kada od primljenih ponuda niti jedna nije zadovoljavajuda zbog visokecijene, neodgovarajude kvalitete, rokova isporuke, ili drugih neprihvatljivihuvjeta.

4. Nabava proizvoda koji se izrađuju prema specifikacijama kupca, osobitokad je riječ o prvoj kupnji takvog proizvoda.

5. Kad specifikacije nisu potpuno jasne i određene.

6. Kad se mijenjaju nacrti ili specifikacije, količine, rokove isporuke, uvjetipladanja i drugi uvjeti nakon zaključivanja ugovora.

7. Nabava proizvoda specijalne, izrazito visoke, ili savršene kvalitete.

8. Nabava proizvoda iz područja vrlo brzih tehnoloških promjena, gdje sučesto potrebne promjene nacrta i specifikacija kako bi se izbjeglozastarijevanje proizvoda još prije njihove isporuke.

9. Kada su za izradu proizvoda koji se nabavljaju potrebni specijalni alati,modeli, uređaji i oprema za ispitivanje s velikim udjelom u ukupnimtroškovima, te ograničenom primjenom za pojedinog kupca.

10. Nabava proizvoda sa dugim trajanjem procesa proizvodnje.

11. Zaključivanje godišnjih i dugogodišnjih kupoprodajnih ugovora.

12. Kada postoji velika neizvjesnost zbog rizika cijene i drugih rizika.

13. Kada promijenjeni gospodarski i tržišni uvjeti zahtijevaju promjenucijena, ili količina.

14. Kada za proizvode koji se nabavljaju kupac isporučuje prodavaocupojedine materijale, specijalne alate i uređaje.

15. Kada se sklapaju poslovi recipročne nabave.

16. Zaključivanje JIT, ili Kanban ugovora o opskrbi.

Pregovori mogu biti pismeni i usmeni.

UGOVOR O NABAVI I NARUDŽBA

Zaključivanje ugovora o nabavi, ili kupoprodajnog ugovora je rezultat

suglasnosti volje kupca i prodavaoca na temelju njihove aktivnosti uprocesu nabavljanja, kojom se usklade izražene želje u svezi razmjenepredmeta rada dvaju ili više partnera.

Ugovor služi kao dokaz prihvadenih obostranih prava i obveza za potrebereguliranja njihove realizacije, kao i u slučaju spora. On bi trebao sadržavatisve što je dogovoreno, sve tehničke i komercijalne odredbe, kako tijekomizvršenja ugovora, kao i tijekom spora, ne bi došlo do njegovogjednostranog interpretiranja.

Za potrebe jednokratne, promptne nabave, stranke izbjegavaju izradudetaljno oblikovanih ugovora iz slijededih razloga:

- jer njihova priprema iziskuje mnogo posla,

- jer se u dosadašnjem poslovanju pokazalo kako je ekonomično koristitijednostavnije oblike ugovora,

- jer bi ugovori mogli loše utjecati na dosadašnje fleksibilne poslovneodnose.

Zbog navedenog, nabava je sklona korištenju narudžbi.

NAČIN ZAKLJUČIVANJA UGOVORA O NABAVI

U pravilu se zaključuju u pismenom obliku iz kojeg su vidljive obostranaprava i obveze ugovornih strana. Ugovor se zaključiva kada se uskladetehnički i komercijalni uvjeti kupoprodaje, na temelju ponude dobavljača,njezine analize i rezultata pregovora.

SADRŽAJ UGOVORA O NABAVI

U ugovoru o nabavi razlikujemo bitne i ostale elemente. Bitni elementi(sastojci) ugovora su: oznake ugovornih stranaka, predmet ugovora icijena. Ostali elementi su: kakvoda predmeta nabave, način pakiranja, rok,način i mjesto isporuke, uvjeti i mjesto pladanja, način transporta,osiguranje, jamstvo, nadležnost suda u slučaju spora i sl.

Svi elementi ugovora služe kao dokumentacijska podloga za pravilnoizvršenje obveza i kontrolu poslova ispunjenja ugovora, te za smanjenje irješavanje sporova između ugovornih stranaka.

Izvor: Izrada autora

SREDSTVA ZA POJAČANJE UGOVORA

Jamstvo – ugovor kojim se netko tredi, tj. jamac, obvezuje vjerovniku da deispuniti pravovaljanu i dospjelu obvezu glavnog dužnika ako je ovaj ne biispunio. [ 2 ]

Jamstvo je pravovaljano ako je napravljena pismena izjava o jamstvu. Opsegjamstva može biti samo u okvirima obveze glavnog dužnika. Razlikujemoobično jamstvo (jamac se poziva platiti tek kad dužnik ne ispuni svoju obvezu) isolidarno jamstvo (vjerovnik može zahtijevati ispunjenje obveze od obojice –dužnika i jamca).

Ugovorna kazna – novčani iznos ili neka druga materijalna korist koju je dužnikobvezan platiti, ili pribaviti vjerovniku u slučaju povrede ugovornih odredbi(npr. neizvršenje isporuke u roku).

Zatezne kamate – dužnik plada vjerovniku ako je zakasnio s ispunjenjemnovčane obveze iz ugovoru.

Kapara – novčani iznos, ili neka druga zamjenjiva stvar koju u trenutkusklapanja ugovora jedna stranka daje drugoj kao znak da je ugovor sklopljen, ikao sigurnost da de se ugovor ispuniti. U slučaju ispunjenja ugovora primljenakapara se vrada, ili se uračunava u ispunjenje obveze.

[ 2 ] Ekonomski leksikon, Leksikografski zavod “Miroslav Krleža” i Masmedia,Zagreb, 1995., str. 357.

Odustatnina – pladanje koje omoguduje ugovornom partneru odustajanjeod ugovora.

Zalog – oblik osiguranja vjerovnikova potraživanja na način da mu dužnikpreda neku pokretnu stvar, na kojoj ima pravo vlasništva, kako bi seprodajom te stvari mogao naplatiti iz njezine vrijednosti, ako mupotraživanje ne bude realizirano do dospjelosti.

Hipoteka – založno pravo na zemljištu ili nekretninama na temelju kojegvjerovnik može podmiriti svoje potraživanje u slučaju da mu dužnik neispuni dospjelo potraživanje.

NARUDŽBA

Narudžba je nalog kupca prodavaocu, kojim traži robu ili usluge uzodređene uvjete. Narudžba se može ispostaviti usmeno i pismeno. Upravilu se dostavlja pismena narudžba jer pruža pouzdanije informacije zaizvršenej posla.

Narudžba se može dostaviti dobavljaču:

1. Kao prihvat ponude prodavaoca – daje se izjava o prihvatu ponude beznavođenja svih elemenata i uvjeta ponude (ako kupac u potpunostiprihvada uvjete ponude).

2. Kao nova ponuda – ako nabava nije dijelom, ili u cijelosti suglasna saponudom dobavljača. U takvim slučajevima narudžba sadrži poziv naponudu prodavaoca, te prijedloge promjene uvjeta ponude koje kupacne želi prihvatiti.3. Kao prijedlog za zaključivanje posla na temelju poznatih uvjetaprodaje dobavljača – na temelju cjenika, prijašnje isporuke, oglasa umedijima i sl.4. Kao nalog za izvršenje dijela isporuke robe – na temelju okvirnog, iligodišnjeg ugovora.

Narudžba treba sadržavati:- naziv i adresu kupca (naručioca) koji ispostavlja narudžbu,- naziv i adresu dobavljača (prodavaoca) kojem je upudena narudžba,- naslov: NARUDŽBA br., NARUDŽBENICA br.,- datum narudžbe i oznake na koje se treba pozivati u komunikaciji,- redni broj predmeta koji naručujemo,- točan opis predmeta koji naručujemo, sa podacima o kakvodi, jedinicimjere, količini i cijeni,

- uvjete isporuke,

- rok i mjesto isporuke,

- rok i način pladanja,

- način otpreme,

- sve ostalo što je dogovoreno između stranaka,

- potpis naručioca.

Prihvat narudžbe, zajedno sa narudžbom, predstavlja kupoprodajni ugovor.

PREUZIMANJE ISPORUČENE ROBE

Mjesto preuzimanja robe određuje se ugovorom o nabavi. Kako bi sepreuzimanje isporučene robe obavilo pravodobno i uspješno, potrebno jeobavijestiti organizacijska mjesta zadužena za preuzimanje robe o slijededem:datum isporuke, količina i vrste naručene robe, način transporta i pakiranja,mjesto preuzimanja i sl.

Ako se roba ne preuzima na skladištu prodavaoca, ili mjestu otpreme, onda seu vedini slučajeva preuzima od prijevoznika na temelju prijevoznogdokumenta.

Preuzimanje isporučene robe u manjim poduzedima obavlja skladištar, iliprijamna komisija u sastavu skladišne službe. U vedim poduzedima organizirase posebni odjel u sastavu skladišne službe.

Prilikom preuzimanja utvrđuje se da li navedena roba odgovara premauvjetima sadržanima u ugovoru, narudžbi, ili izjavi o prihvadanju ponudedobavljača. Također se obrada pozornost na ispravnost proizvoda, naoštedenja, promjene izgleda robe i njezinih funkcionalnih karakteristika.

Količina isporučene robe kontrolira se vaganjem, mjerenjem ili brojanjem. Akose primjete otkloni potrebno je napraviti zapisnik, te ga predati predstavnikudobavljača.

KONTROLA KAKVOĆE ISPORUČENE ROBE

Prijamna kontrola kakvode usmjerena je na spriječavanje ulaza robe kojane zadovoljava razinu prihvatljive kakvode. Ona može biti potpuna (100 %),ili na temelju uzorka.

100 % kontrola kakvode isporučene robe je kontrola bitnih osobina svakogkomada proizvoda i njegovih komponenata, a primjenjuje se u slučajevimakada iz sigurnosnih, ili zdravstvenih razloga proizvodi moraju funkcionalnou potpunosti ispunjavati zahtjeve kakvode.

Kontrola kakvode na temelju reprezentativnog uzorka provodi se tako dase ispituju osobine proizvoda značajne za ispunjenje predviđenih funkcijau predivđenoj namjeni.

Zadatak kontrole kakvode je redovito preispitivanje u smislu ispunjavaju liisporuke prihvatljivu razinu kakvode kako bi se smanjili rizici u svezi saprimjenom tih proizvoda, te adekvatno ocijenili dobavljači. U tu svrhupreispituju se funkcionalne, fizičke, kemijske i biološke sastavniceproizvoda.

PRIJAM MATERIJALA U SKLADIŠTE

Materijal se prima u skladište nakon preuzimanja, na temeljuotpremnih dokumenata i nalaza prijamne kontrole.

Kod prijama u skladište, ametrijala isporučenih od drugih poduzeda,ispostavlja se skladišna primka (primka, nalog za prijam robe,potvrda o prijemu robe ili materijala, robni prijamni list i dr.).

Primka se ispostavlja i prilikom isporuke tuđe robe na preradu,doradu ili popravak, prilikom predaje tuđe robe na skladištenje,vlastite robe koja se vrada sa servisa, vlastite ambalaže koju vradajukupci i sl.

Ako je riječ o neutrošenom materijalu koji se u skladište vrada izvlastite proizvodnje ili od drugih korisnika u poduzedu, onda korisnikkoji vrada materijal, ili skladištar, ispostavlja dokument koji se nazivapovratnica.

U slučaju da se u skladište prima materijal iz drugoga skladišta istogpoduzeda, onda se ispostavlja međuskladišnica.

Odluka o primjeni određenog sustava skladištenja ovisi o

organizaciji skladišta, o centralizaciji i decentralizaciji skladišta, ovrsti i obrtaju robe, o primjeni sredstava unutarnjeg transporta, okorištenju pomodnih skladišnih sredstava i o načelima skladištenja.

Robu treba skladištiti prema vrstama i svojstvima.

Posebnu pozornost potrebno je dati lomljivoj, zapaljivoj,pokvarljivoj i po zdravlje opasnoj robi, te je smjestiti u adekvatniskladišni prostor. Tešku robu potrebno je smjestiti na donje policeblizu mjesta izdavanja. Robu koja ima visok koeficijent obrtaja trebasmjestiti bliže mjestu izdavanja, ili u decentralizirana skladišta kakobi se smanjili troškovi unutarnjeg transporta.

Robu na skladištu treba smjestiti prema usvojenim načelima nanačin da ju možemo lagano pronadi, kontrolirati i prema potrebiizdati. Za potrebe skladištenja robe različitih dimenzija, ili volumena,potrebno je imati pretince različite visine kako bi se što boljeiskoristio skladišni prostor.

S obzirom na statičnost i dinamičnost skladištenja koriste se tri sustava

rasporeda robe na skladištu:

1) Smještaj materijala / robe na fiksna mjesta – materijalu / robi, ili skupiniistovrsnih materijala / roba se dodijeli fiksno mjesto u skladištu na koje seuskladišti sve količine tog materijala / robe. Određivanje takvog mjesta obavljase kompjuterski, ili ga odredi sam skladištar s obzirom na količine, koeficijenteobrtaja, dimenzije i druge različite čimbenike. Potrebno je predvidjeti tolikomjesta da se mogu staviti maksimalne zalihe pojedinih materijala. Ako sezalihe povedaju iznad te razine, smještaju se na određeno još neraspoređenoskladišno mjesto.

Najčešde se u određivanju fiksnih mjesta za smještaj robe koriste određenalogička načela: smještaj prema granama proizvodnje, skupinama, vrstamaproizvoda, izvorima nabave, potrebama proizvodnje i sl.

Prednost rasporeda na fiksna mjesta je u lakom pronalasku potencijalnihpredmeta rada (radnici dobro znaju gdje su smješteni pojedini materijala).

Ovakav sustav uspješno se primjenjuje ako je asortiman materijala / robemalen.

2) Slobodno korištenje mjesta unutar određemog prostora –predstavlja kombinaciju fiksnog i slobodnoga korištenja prostora. Uovakvom sustavu se pretežni dio skladišnog prostora odredi premakorištenom kriteriju podjele mjesta za skladištenje pojedinih vrstaroba, a mnji dio koristi se slobodno (npr. za materijale / robe svelikim koeficijentom obrtaja, bez obzira na vrstu tih roba, odredi sedio skladišta smješten blizu izlaza, te se na tome dijelu smjesti takvaroba sukladno slobodnom prostoru. Na taj način povedava se brzinaizdavanja, te smanjuju troškovi izdavanja materijala korisnicima).

3) Potpuno slobodno korištenje prostora (kaotično skladištenje) –koristi se u velikim skladištima u kojima se smještajem i izdavanjemrobe upravlja kompjuterski. Raspored robe u skladištu provodi seprilikom ulaza prema svim kriterijima racionalnog smještaja.Pretpostavka ovakvog korištenja skladišnog prostora je razrađen iproveden sustav šifriranja skladišnih mjesta, te raspolaganjehardwareom i softwareom za upravljanje procesima smještaja iizdavanja robe, kao i adekvatnom skladišnom opremom.

Prednosti:

- mjesto skladištenja i potreban prostor određuju se prema aktualnim potrebama,

- bolje iskorištenje skladišnog prostora,

- nema potrebe za pričuvnim prostorom i premještanjem robe u skladištu,

- upravljanje procesima skladištenja i izdavanja je jednostavno,

- malen je rizik neovlaštenog izdavanja robe, jer se kompjuterski automatski evidentira vrsta i količina izlaza.

Nedostatak:

- robu nije mogude pronadi u kratkom vremenu ukoliko nam nije poznata šifra robe, ili šifra mjesta na kojem je roba uskladištena.

Izvor: Ferišak, V.: Nabava: Politika – strategija – organizacija – management, 2.aktualizirano i dopunjeno izdanje, vlastita naklada, Zagreb, 2006., str. 488.

KONTROLA I DAVANJE NALOGA ZA PLAĆANJE RAČUNA DOBAVLJAČA

Nabava mora iskontrolirati je li račun dobavljača u skladu sa naručenom,isporučenom i preuzetom robom, te ispravnost obračunate cijeneisporučene robe.

Na temelju dokumenata koje joj dostavlja skaldištar, na temelju ugovora /narudžbe i računa dobavljača, nabava kontrolira:

- Je li isporučena roba prema količini, težini i broju komada u skladu sazahtjevom za nabavu i ugovorom, odnosno narudžbom?

- Je li dobavljač možda samovoljno napravio neke promjene u svezi vrste,kakvode i količine isporučene robe?

- Je li se dobavljač pridržavao opdih uvjeta nabave?

- Je li dobavljač obračunao cijenu isporučene robe u skladu sa ugogovrom?

Nakon što nabava utvrdi sve navedeno, te eventualno otkloni svenesuglasnosti, daje likvidaturi svu potrebnu dokumentaciju koja jošjednom pregledava račune, te se odobrava pladanje računa.

IZDAVANJE MATERIJALA IZ SKLADIŠTA

Izdavanje materijala iz skladišta je djelatnost koja sadrži nizaktivnosti koje nazivamo komisioniranje. Takve aktivnosti odnose sena uzimanje potrebne količine materijala sa mjesta uskladištenja,otpakiravanje, rezanje, krojenje, dopremu materijala na mjesto uskladištu gdje se slažu i pakiraju prema vrstama, rokovima ikoličinama koje su u skladu sa zahtjevima / nalozima korisnika.Nakon toga materijali se izdaju iz skladišta.

Materijali se izdavaju prema korisnicima u poduzedu (internoizdavanje), te prema drugim osobama, ili poduzedima (eksternoizdavanje).

Izdavanje materijala mora se odgovarajude dokumentirati. Prilikominternog izdavanja materijala koriste se nazivi poput “izdatnica”,“trebovnica” i “zahtjevnioca”. Kod eksternog izdavanja riječ je o“otpremnici”.

Svaki ulaz i izlaz materijala iz skladišta potrebno je evidentirati udatoteci / kartoteci zaliha.