...till den optimala

positionerings-lösningen

ascom

8 steg...

Det har många fördelar att kunna lokalisera människor och utrustning på ett effektivt sätt. Arbetsflödena blir smidigare och tryggheten större när man inte behöver spilla tid på att leta. Men vilken är den optimala lösningen?

Det beror på vilka uppgifter som ska utföras och vilka krav som ska uppfyllas. Det är vanligt att kraven inte är anpassade efter vad som är ekonomiskt eller tekniskt möjligt. Det beror ofta på att ribban sätts onödigt högt från början, över gränsen för vad som ger mervärde.

Denna vägledning bygger på vår omfattande erfarenhet på området. Den innehåller åtta steg som kan hjälpa er välja den lösning som är optimal för er.

Få rätt lösning som tillgodoser era krav på positionering

Olika tekniska lösningar lovar precision ända ner till meternivå (vissa till och med under det). Men är det verkligen nödvändigt? Och behövs det överallt? Det bör aldrig vara ett standardkrav att ha en mycket exakt och finmaskig positionering överallt, eftersom detta riskerar att leda till dels en onödigt komplex och dyr lösning, dels en omfattande infrastruktur.

En välbalanserad positioneringslösning tar höjd för både precision och sannolikhet.

Precision handlar om noggrannheten för den position man får (”personen/utrustningen är i zon A”). Sannolikheten har att göra med hur viktigt det är att positionen är 100 procent korrekt (”hon är i rum 2 i zon A”).

Hur finmaskig positioneringen ska vara beror på det specifika fallet – vad ska positioneras, i vilken miljö och var. I en miljö med hög risk för överfall är en korrekt positionsangivelse avgörande för snabb assistans. I ett logistikflöde är spårning ner till metern av till exempel sjukhussängar att skjuta över målet.

Frågorna nedan kan hjälpa er formulera era krav på precision och sannolikhet:

Steg 1. Vilka är kraven på precision och sannolikhet?

Inte acceptabeltExakt

AcceptabeltExakt

AcceptabeltInte exakt

Inte acceptabeltInte exakt

● I vilken miljö ska positioneringslösningen användas? Sjukhus, psykiatri, kriminalvård, annan?

● Vad ska positioneras och varför? Handlar det om personsäkerhet och att kunna lokalisera medarbetare i nödsituationer snabbt och exakt? Vill ni optimera arbetsflöden med effektiv lokalisering av utrustning och/eller personal? Eller vill ni hålla ett omtänksamt öga på dementa boende?

● Hur ska positioneringslösningen implementeras? På utvalda avdelningar? Överallt inomhus? Inomhus och utomhus? Rita in eventuella zoner och rum på en planritning.

● Hur stor yta har det enskilda området? Kan det behandlas som en enda zon, eller bör det delas in i mindre zoner eller per rum?

● Hur stor är sannolikheten för att hjälp behöver tillkallas i de olika områdena?

● Bedöm om positioneringen behöver innefatta källare, p-platser, överallt i området utomhus osv. och om samma precision behövs inomhus och utomhus. Fullständig precision och noggrannhet på en stor parkering i en källarvåning kräver till exempel att utrustning installeras på varje enskild p-plats. Är det realistiskt, står det i proportion till den faktiska risken för personöverfall och behöver man veta om ett eventuellt överfall sker på p-plats 22 eller 23?

● Hur stor är överfallsrisken i de definierade zonerna?

● Finns det behov av att kunna lokalisera medarbetare som springer/flyr?

PERSONER

En positioneringslösning kan användas både för att lokalisera personal/patienter/boende som man vill ha kontakt med och för effektiv personsäkerhet. Oavsett om syftet är det ena eller det andra (eller båda) ska man vara medveten om att positionering av människor ställer andra krav än positionering av utrustning, eftersom människor oftast är i rörelse. Om man vill använda positionering för personsäkerhet är det dessutom viktigt att veta att enbart positionering inte ökar säkerheten. Utan beredskap är man lika hjälplös. Man bör tänka igenom varje enskilt krav på lösningen genom hela larmkedjan.

Följande punkter kan hjälpa er stämma av krav och insatser:

Steg 2. Vad ska säkras och varför?

● Om syftet är att snabbt kunna hitta en kollega eller patient/boende som har anropat, hur finmaskig ska positioneringen vara? Avdelningsnivå, korridornivå eller rumsnivå? Ska den även fungera utomhus?

● Om syftet är att vaka över dementa boende, vad bör positioneringen omfatta? I vilka områden får de dementa röra sig fritt? Ska positioneringen kopplas till automatiska dörrlås?

● Om syftet är personsäkerhet – är risken för överfall densamma dygnet runt?

● Vem ska övervaka personlarmen och rycka in? Ska övervakningen pågå 24/7?

● Hur ska personlarm hanteras kvällar och nätter? Ska de kopplas till en bemannad vaktcentral?

● Hur viktigt är det med hög precision utomhus?

● Hur viktigt är det att kunna tillkalla hjälp när man är ute och går? Vem ska komma till undsättning?

● Vilken utrustning vill ni kunna spåra? De små spårningstaggarna är inte dyra och kan i princip sättas på all utrustning, men tänk efter om det är meningsfullt. Det kan vara utrustning som ofta efterfrågas, till exempel sängar, eller utrustning som det bara finns ett begränsat antal av, till exempel infusionspumpar.

● Hur exakt ska positioneringen vara? Det är sällan nödvändigt med mycket finmaskig positionering. Överväg i stället zonindelningar. Vaktmästaren hittar säkert sängen oavsett om hen får veta om den står i rum 11 eller i korridoren utanför.

● Tillför det värde att lägga en larmregel till positioneringen så att personalen underrättas om utrustning lämnar avdelningen? I så fall, för vilken utrustning ska det gälla?

● Skulle det tillföra värde om positioneringstaggen utökas med knappar, till exempel så att en säng kan byta status från ren till smutsig genom att man trycker på en knapp, så att positioneringen blir ännu mer informativ?

UTRUSTNING

Det är ändamålsenligt att kunna spåra utrustning. Dels därför att det besparar personalen mycket tid i vardagen genom att de inte behöver leta efter rena sängar och medicintekniska produkter. Och dels för att det innebär en ekonomisk besparing. Just för att utrustning försvinner eller kommer bort köps det ofta in mer än nödvändigt inom hälso- och sjukvården, trots att många av produkterna är relativt dyra.

Överväg följande:

Närvaromarkering när sjuksköterskan

går in i ett patientrum

Meddelande till närmaste personal med

rätt kompetens

Minska kostnaderna med förbättrad kontroll

på utrustning

Säkerställa att värdefull utrustning inte lämnar

avdelningen

Snabb lokalisering av kollegor och kritisk

utrustning

Spårbarhet jämfört med tidigare platser

Arbets-processer

Det går att optimera många processer tack vare den överblick som en positioneringslösning ger. Beroende på vad lösningen positionsbestämmer kan i stort sett alla typer av logistikuppgifter effektiviseras med smartare och effektivare arbetsflöden, oavsett om det gäller att hitta en viss kollega, närmaste lediga sjukhussäng eller bana snabb väg för akutteamet. Konsten är att hitta rätt avvägning mellan möjligheter, budgetar och komplexitet. Kom ihåg att det alltid går att bygga ut lösningen senare.

Använd denna checklista som inspiration till vilka processer som ska optimeras:

Steg 3. Vilka arbetsflöden ska optimeras?

● Vad kan ni uppnå med att distribuera kallelser och larm till närmaste lediga personal? Utöver effektivitet, väg även in parametrar som ökad patientsäkerhet och patientnöjdhet.

● Vad vinner ni på att personalen snabbt kan hitta rätt utrustning? Återigen, ta även hänsyn till patientsäkerhet och ekonomiska aspekter – kanske behöver ni inte köpa in lika många exemplar av olika medicintekniska produkter?

● Vilken betydelse har det att personalen snabbt kan hitta en viss kollega, till exempel för att utföra en arbetsuppgift eller delta i ett möte?

● Skulle det vara värdefullt om personalen kan få information om när hjärtstoppsteamet kommer att vara på plats när ett hjärtstillestånd inträffar?

● Vad skulle det innebära för säkerheten om dörrarna öppnades automatiskt och kodlåsen vid ett överfalls- eller hjärtstoppslarm?

● Är det meningsfullt att integrera brandlarmet i lösningen, så att personalen får reda på när en brand har utbrutit och kan reagera optimalt på det?

● Vore det rimligt att tagga teknisk utrustning, så att den tekniska personalen automatiskt underrättas om en del av värmesystemet, en frys eller ett kylskåp för läkemedel eller livsmedel eller någon annan viktig enhet slutar fungera?

● Varje plats ska ha ett namn, men vad ska de heta? Har samma platsbenämning samma innebörd för till exempel vårdpersonalen och den tekniska personalen? Eller ska platsangivelsen differentieras efter mottagargruppen?

● Ska informationen presenteras som punkter på skärmar på väggen, med ledljus i korridorerna, som ett intalat meddelande på personalens handenheter, som en textsträng eller på något annat sätt?

● Hur mycket information behövs? Hittar personalen?

● Skiljer sig informationsbehovet? Ska akutpersonalen till exempel bara få kortfattade meddelanden medan den tekniska personalen behöver fylligare information för att kunna agera på tekniska larm?

● GPS-positionering har fortfarande vissa tekniska begränsningar, bland annat inomhus. Det går till exempel inte att se en persons eller utrustnings position på en karta över en byggnad. Hur ska då GPS-positioneringen visas? Med adress eller en kartbild i Google Maps?

Störst säkerhet och effektivitet uppnår man när mottagaren kan tolka lokaliseringsinformationen omedelbart och agera snabbt på den. Därför är det viktigt att tänka på hur informationen ska presenteras och i vilka scenarier.

Steg 4. Hur ska informationen presenteras?

Room A310

Det blir allt viktigare att dokumentera inom sjukvården, vilket även ökar kraven på spårbarhet. En väl genomtänkt positioneringslösning kan med rätt funktioner stödja strikta krav på spårbarhet och göra det möjligt att dokumentera händelseförlopp från a till ö.

Tänk på följande aspekter:

Steg 5. Vilka är kraven på spårbarhet och dokumentation?

● Vill ni gärna kunna dokumentera var en viss utrustning fanns vid en viss tidpunkt? Exempelvis defibrillatorn vid ett hjärtstopp?

● Vill ni gärna kunna dokumentera hur en process har varit under ett visst händelseförlopp? Var befann sig till exempel enskilda medlemmar av hjärtstoppsteamet när larmet aktiverades? Hur lång tid tog det för dem att komma fram? Vem kom först, osv?

● Vill ni för patientsäkerheten och anhörigkontakten även ha full dokumentation av vem som har kallat var och varför, och vem som reagerade?

● Vilken är risken för att smitta sprider sig från en patient till andra? Är det relevant att kunna identifiera vem och vad (utrustning) som har varit i kontakt med den aktuella patienten?

● Använder ni tilldelad vård? Om ni gör det, ska patientkallelser och larm alltid skickas till tilldelad personal, eller är det rimligare att kallelsen skickas till en kollega som finns närmare?

● Är det relevant att kunna tillkalla den personal som finns närmast i stället för att skicka ett ”allanrop”?

● Vore det rimligt om personalen kunde använda samma grundinloggning för sina larmenheter som de använder för datorer och kliniska system? Det innebär att personen visas med namn i stället för larmenhetens nummer i larmsituationer, vilket ger bättre spårbarhet.

● Vill ni ha hög driftsäkerhet och har ni resurser för att övervaka lösningen 24/7? Överväg eventuellt möjligheten till ett fjärrövervakningsavtal med en extern partner.

● Vill ni ha en lösning som är självövervakande och meddelar om exempelvis en sändare eller mottagare fungerar oregelbundet eller inte alls?

● Finns det risk för att någon del av positioneringsutrustningen vandaliseras? Bedöm behovet av manipuleringslarm.

● Fundera över hur ni ska hantera systemuppdateringar. Vem ska ansvara för uppgiften och när? Försäkra er om att uppgiften handhas ansvarsfullt, så att exempelvis ett nödvändigt driftstopp sköts kontrollerat.

Hur bra utbyte man får av en positioneringslösning beror på om den är driftsäker och är hållbar i den miljö där den används. Undervärdera inte uppgiften, varken i förhållande till den dagliga driften och underhåll eller den löpande systemövervakningen.

Använd checklistan för att utvärdera era behov och egna resurser:

Steg 6. Vilka är kraven på systemets driftsäkerhet och hållbarhet?

Det går att spåra människor och teknik på många sätt och med många olika tekniker. Övergripande finns det tre typer av LBS (Location Based Services): RTLS (Realtime Location Based Services), RFID och GPS, som i sin tur kan köras i olika typer av nätverk. RTLS kan till exempel användas trådlöst (WiFi) medan GPS är operatörsberoende. Såväl er befintliga infrastruktur som kraven på positioneringslösningen är avgörande för ert val av teknik. Det går att kombinera de olika teknikerna – med fördelar och nackdelar.

Använd checklistan för att gå igenom era behov:

Steg 7. Val av teknik och utrustning

● Har ni en befintlig infrastruktur som ska återanvändas?

● Tänk på era behov av reaktiv och proaktiv positionering. En reaktiv lösning registrerar bara positionen en gång (kan vara relevant vid spårning av icke-kritisk utrustning) medan en proaktiv lösning löpande uppdaterar positionerna (relevant till exempel om det måste gå att följa en person steg för steg, till exempel vid överfallsrisk eller hjärtstopp)

● Fundera över era krav på tillgänglighet, öppettider, servicefönster och frekvensplaner. Gör en lista över all kommunikation – radio, WiFi, GSM, trådlösa patientkallelser, röklarm osv. – som ni har. På så sätt undviker ni att välja en lösning som kör på samma frekvens som andra system, vilket innebär störningsrisk.

● Vilka är era krav på öppettider och driftstabilitet? Om de är höga bör ni inte välja en teknik som behöver servas/stängas ner ofta. WiFi kräver till exempel mer service, och med GSM kan ni inte påverka tillgängligheten hos operatören.

● Vill ni ha täckning både inomhus och utomhus? Exempelvis räcker DECT och WiFi vanligen upp till 10–30 meter från byggnaderna. Om ni använder GSM/GPS ska ni vara medvetna om att det är operatören som bestämmer täckningen. Det kanske inte finns täckning på parkeringen i källaren eller utomhus, om det finns många träd.

● Vill ni kunna skicka och ta emot larm med samma enhet? Tänk på att minisändare som till exempel kan bäras på armen inte har den funktionen. Minisändare har vissa tekniska begränsningar som gör att de är lämpligast för äldre och dementa.

● Ska larmenheten automatiskt skicka ett larm om någon försöker tillskansa sig den?

● Ska larmenheten ha ”man-down”- och ”no-movement”-larm?

● Är det viktigt att kunna prata och lyssna med i larmsituationer, till exempel vid överfall?

● Har er tekniska avdelning den kapacitet och kompetens som krävs för drift och underhåll av en positioneringslösning? Det kanske vore rimligt med ett Managed Service-avtal?

● Har ni procedurer för löpande utbildning inom området? Utvecklingen inom positionering går snabbt.

● Har ni fjärrövervakning av ert kommunikationssystem? På vilken nivå och av vilka komponenter?

● Har ni procedurer som säkrar automatisk igångsättning av felkorrigering om avvikelser upptäcks i systemet?

Positioneringslösningen ska utformas efter hur kritisk den är. Detta gäller även driften, krav på öppettider osv. I det sammanhanget är det viktigt att titta kritiskt på kompetenser och resurser för service och underhåll av lösningen. Har ni det som krävs för att själva klara den uppgiften? Dessvärre upptäcker många bristerna först när lösningen är köpt och installerad och får en dyr efterräkning.

Använd följande frågor för att bedöma era behov:

Steg 8. Vem ska ansvara för lösningen och hur?

Kontakta oss!

Ascom Sweden AB T 031 55 94 00seinfo@ascom.sewww.ascom.com/se

Vill du veta mer? Ring oss idag på 031 55 94 00 för att boka ett möte. Vi ser fram emot att höra ifrån dig.

E-mail: seinfo@ascom.se

013

71-0

1 SE

Okt

ober

20

17 ©

Asc

om S

wed

en A

B. R

ätt t

ill k

onst

rukt

ions

ändr

inga

r för

behå

lles.

ascom