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Gerência de AquisiçõesDisciplina: Gerência de Projetos

Danilo Tadashi Doi 5890264Diego da Silva Araujo 5890080Fernando Paiva 5889690Paul Kibe Njuguna 5729158

Profa. Dra. Elisa Yumi [email protected]


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Sumário

• Contextualização• Definição de Gerência de Aquisição

• Os 4 processos do gerenciamento deaquisição do projeto• Estudo de caso - Hemopa• Considerações Finais


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Contextualização

• Gerenciamento de aquisição para definir osprocessos necessários para comprar, adquirirprodutos e demais serviços

• Gerência contratos legais entre comprador efornecedor:o Controla as mudanças que são necessárias para

desenvolver e administrar contratos ou pedidosde compraso Abrange a administração de todos os contratos

emitidos entre comprador e fornecedor


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Definição de Gerência de Aquisições

O gerenciamento de aquisições cuida de partesburocráticas como contratações de produtos ouserviços e até mesmo de obrigações contratuais legais

que foram descritas em contratos gerenciado eadministrados pela gerência de aquisições.


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Os 4 processos do gerenciamento deaquisição do projeto

• 1. Planejar as aquisições• 2. Realizar as aquisições• 3. Administrar as aquisições

• 4. Encerrar as aquisições


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Mapeamento


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Grupos de processos


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1. Planejar as aquisições

Planejar decisões de compra do projeto, abodare identificar fornecedores

Determina se será contratado algum serviçoexterno, assim como os fatores de tempo enecessidade daquela contratação.

O processo de planejamento das aquisiçõesfornece as considerações dos riscos envolvidos,revisão de tipo de contratos.


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1. Planejar as aquisições

.1 Planejar as aquisições: entradas

.2 Planejar as aquisições: ferramentas e técnicas

.3 Planejar as aquisições: saídas


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1 Planejar as aquisições1.1 Planejar as aquisições: entradas


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.1 Linha de base do escopo

.2 Documentação dos requisitos

.3 Acordos de cooperação

.4 Registro dos arquivos

.5 Decisões contratuais relacionadas a riscos

.6 Requisitos de recursos das atividades

.7 Cronograma do projeto

.8 Estimativas dos custos das atividades

.9 Linha de base do desempenho de custos

.10 Fatores ambientais da empresa

.11 Ativos de processos organizacionais


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.10 Fatores ambientais da empresa

• Condições do mercado

• Produtos, serviços e resultados presentes nomercado;

• Avaliar a reputação e o desempenho anterior dofornecedor;

• Requisitos locais exclusivos.


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1 Planejar as aquisições

1.2 Planejar as aquisições: ferramentas etécnicas

.1 Análise de fazer ou comprar

• Verifica necessidade de fontes externa para

executar algum trabalho• Restrições de orçamento podem influenciar asdecisões de fazer ou comprar


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.2 Opinião especializada• A opinião será usada para avaliar entradas e

saídas

• Especialistas desenvolvem e modificam critériospara avaliar propostas de fornecedors• Diminuição dos riscos

.3 Tipos de contratos• O tipo de contrato define o grau de risco


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• Contratos de preço fixo:o preço fixo total para um determinado produtoo incorpora incentivos financeiros para atingir

ou exceder determinados objetivos do projeto• Contratos de custos reembolsáveis:o reembolsos de custos ao fornecedor por todos os

custos reaiso acrescidos também de um valor que corresponde

ao lucro do fornecedor


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1 Planejar as aquisições1.3 Planejar as aquisições: saídas

.1 Plano de gerenciamento das aquisições

.2 Declarações do trabalho das aquisições

.3 Decisões de fazer ou comprar

.4 Documentos de aquisição

.5 Critérios para seleção de fontes

.6 Solicitações de mudanças


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.1 Plano de gerenciamento das aquisiçõesDescreve como os processos de aquisição serãogerenciados desde o desenvolvimento dos

documentos de aquisições até o fechamento docontrato.


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.1 Plano de gerenciamento das aquisiçõesExemplos de orientação:

• Quais tipos de contratos a serem usados;Contratos de custo mais remuneração fixa (CMRF)

Contratos de custo mais remuneração de incentivo (CMRI)

Contratos de custo mais remuneração concedida (CMRC)

• Gerenciar vários fornecedores;


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.1 Plano de gerenciamento das aquisiçõesExemplos:

• Coordenar as aquisições em relação aoscronogramas e relatórios de desempenho;• Identificar fornecedores pré-qualificados para seremusados.


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.5 Critérios para seleção de fontesSão critérios de seleção de fornecedores, baseadosem propostas dos fornecedores.

Os critérios de seleção podem se limitar ao preço decompra, mas englobam vários itens: Preço de compra,taxas de entrega,etc.


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.5 Critérios para seleção de fontes•Custo, Capacidade e Conhecimentos Técnicos• Garantia.

• Capacidade financeira.• Desempenho passado dos fornecedores.• Referências.


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2. Realizar as Aquisições

Processo de obtenção de respostas de fornecedores,seleção de um fornecedor e adjudicação de umcontrato.

A equipe deve levar em consideração todas aspropostas, avalia-las e aplicando critérios deseleção, escolher um ou mais fornecedores quesejam qualificados para realizar o trabalho e aceitáveiscomo fornecedor.


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Avaliação das respostas pode ser repetido.

Lista resumida de fornecedores qualificados com

base em uma proposta preliminar.

A partir desta lista, uma avaliação mais detalhadapoderá então ser realizada de acordo com umdocumento de requisitos mais específicos eabrangentes solicitado aos fornecedores da listaresumida.


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2. Realizar aquisições2.1 Entradas

.1 Plano de gerenciamento do projeto

.2 Documentos de aquisição

.3 Critérios para seleção de fontes.4 Lista de fornecedores qualificados

.5 Propostas de fornecedores

.6 Documentos do projeto

.7 Decisões de fazer ou compra

.8 Acordos de cooperação

.9 Ativos de processos organizacionais


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.4 Lista de fornecedores qualificados

Listagem dos fornecedores que foram pré-selecionados de acordo com qualificações eexperiência anterior.

As aquisições serão dirigidas somentes aosfornecedores que possam ter bom desempenho noscontratos resultantes.


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.5 Propostas de fornecedores

As propostas de fornecedores em resposta a umpacote de documentos de aquisição compõe oconjunto de informações básico que será usado porum grupo de avaliação para selecionar um ou maislicitantes bem-sucedidos.


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Listar os fornecedores em potencial, avaliando osque possivelmente terão o desempenho esperado

Seleção dos fornecedores conforme uma avaliaçãosobre os documentos, isso é feito após a proposta dofornecedor ser realizada.


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2. Realizar aquisições2.2 Ferramentas e técnicas

.1 Reuniões com licitantes

.2 Técnicas de avaliação de propostas

.3 Estimativas independentes.4 Opinião especializada

.5 Publicidade

.6 Pesquisa na Internet

.7 Negociações das aquisições


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.1 Reuniões com licitantes

Reuniões com todos os fornecedores e

compradores antes da apresentação de umaproposta.Garantir que todos os fornecedores em potencial

tenham um entendimento claro e comum daaquisição e que nenhum proposta receba umtratamento preferencial.


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.3 Estimativas independentes

Preparar suas próprias estimativas independentes

ou ter uma estimativa de custos preparada por umprofissional externo, para servir como uma verificaçãopara as respostas propostas.

Indicação de que a declaração do trabalho daaquisição foi deficiente ou ambígua.


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2. Realizar aquisições2.3 Saídas

.1 Fornecedores Selecionados

.2 Adjudicação do contrato de aquisição

.3 Calendários de recursos.4 Solicitações de mudanças

.5 Atualizações do plano de gerenciamento do projeto

.6 Atualizações dos documentos do projeto


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2. Realizar aquisições2.3 Saídas

.1 Fornecedores Selecionados

Aqueles que foram julgados como estando em uma

faixa competitiva de acordo com o resultado daavalição da proposta.A aprovação final de todas as aquisições complexas,

de alto valor e alto risco em geral exige a aprovaçãoda alta administração da organização antes daadjudicação.


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Administrar as Aquisições

• Objetivo : Assegurar que o desempenho dosfornecedores está adequado aosrequerimentos contratuais.

• O comprador e o fornecedor administram ocontrato de aquisição de forma semelhante.

• As duas partes garante que as obrigações

contratuais são atendidas e que seus própriosdireitos legais estão protegidos.

• “O que é combinado não custa caro”


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Administrar as Aquisições : Dicas

• Rastreamento de informações dos contratosde aquisições partir do repositório dedocumentos corporativo;

• Os recursos podem informar tempo e esforçocontra atividades de aquisições;

• Importe do ERP os custos reais de aquisições.


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Administrar as Aquisições : Processo

Administrar as Aquisições : DFD


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Administrar as Aquisições : Entradas

1.Documentos de aquisição;2.Plano de gerenciamento do projeto;3.Contrato;

4.Relatórios de desempenho;5.Solicitações de mudanças aprovadas;6.Informações sobre o desempenho do trabalho.


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Administrar as Aquisições :Ferramentas e técnicas

1.Sistema de controle de mudanças no contrato;2.Análise de desempenho das aquisições;3.Inspeções e auditorias;

4.Relatórios de desempenho;5.Sistemas de pagamento;6.Administração de reivindicações;

7.Sistema de gerenciamento de registros;


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Administrar as Aquisições : Saídas

1.Documentação da aquisição;2.Atualizações dos ativos de processos

organizacionais;

3.Solicitações de mudanças;4.Atualizações do plano de gerenciamento do

projeto.


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Encerramento do Contrato

• Objetivo: Finalização de cada aquisição doprojeto, ou seja, fechamento formal doscontratos e arquivamento das informações

para um futuro uso.

• Tambem envolve atividades administrativas :

• -> Finalização das reivindicações em aberto;• -> Atualização dos registros para refletir os

resultados finais.


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Encerramento do Contrato : Dicas

• Formalize os encerramentos;• Solicite termo de encerramento;• O workflow pode ser utilizado para encerrar

contratos com os fornecedores;• Todos os documentos, tais como, contratos,

ordens de compra, etc. podem ser arquivados

para referência futura e auditorias.


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Encerramento do Contrato : Processo

Figura 12-8. Encerrar as aquisições: entradas,ferramentas e técnicas, e saídas


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Encerramento do Contrato : DFD


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Encerramento do Contrato : Entradas

1. Plano de gerenciamento do projeto:• Este plano integra e consolida todos os

planos de gerenciamento auxiliares e linhas

de base dos processos de planejamento.

2. Documentação da aquisição:

• Toda a documentação da aquisição écoletada, indexada e arquivada.


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Encerramento do Contrato : Saídas

1.Aquisições encerradas :Envio ao fornecedorum aviso formal por escrito de que o contratofoi concluído.

2.Atualizações dos ativos de processosorganizacionais : Exemplos - Arquivo deaquisições, Aceitação da entrega,

Documentação de lições aprendidas, etc


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Estudo de Casos - Hemopa

Fundação Centro de Hemoterapia eHematologia do Pará - Hemopa

É o órgão responsável pela coordenação da PolíticaEstadual do Sangue no Pará, vinculada com a PolíticaNacional do Sangue e à Secretaria Executiva deSaúde, órgão gestor da saúde no Estado.


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Informatização do Sistema

Foi contratada a empresa, SBS – Directa Sistemas deAdministração S/C Ltda, que possui sede em São Paulo.


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Informatização dos Processos

• Funcionalidade

• Sigilo• Confidenciabilidade• Qualidade dos serviços prestados.


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Problemas:• Filosofias diferentes.

o SBS: Único Hospitalo

Hemopa: Rede de Hospitais• Alcançar níveis ínfimos de erros transfusionais• Reduzir os custos operacionais


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Definição Contrato

Para a formalização do contrato o Hemopa abordou os

processos de planejamento e de contratação queconstam do padrão IEEE 1062 [IEEE 2001],explicitamente na questão relacionada com aterceirização dirigida por contrato.


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Definição Contrato

Exigiu exclusividade na prestação de serviços

de desenvolvimento, adaptação, implantação e serviçosde manutenção do programa de software pelacontratada.


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Considerações Finais - Lição

Lição Aprendida [Case - Hemopa]

• Dificuldade de comunicação entre contratante e

fornecedor.• Dificuldade na criação, definição e finalização dequestões contratuais.


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Considerações Finais - Importância

Importância da Gerência de Aquisição :

• Trata-se de Gerência da aquisição de produtos

e serviços de fora da organização para arealização do escopo do projeto.• A dependência de terceiros oferece risco ao

projeto, e por isso, deve ser bem gerenciadopara garantir que os produtos e serviçosrequisitados atendam as necessidades doprojeto.


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Referências

• Guia PMBOK - quarta edição• de Miranda, A. J., Reis, R. Q., (2008),

Gerência de Aquisição de Serviços de

Software para Medicina Transfusional -Proposta de Contrato de Terceirização, IVWOSES.

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