Apresentao do PowerPoint

A aquisioIntroduo, responsvel e manual de aquisioAQUISIOColeo no se d por um processo naturalPor isso importante o bibliotecrio te um referencial realista do mundo em que vivemos

AQUISIOcom a aquisio que comea de fato a existir uma instituio estimada a preservar e divulgar as criaes do conhecimento humano registradas em formas de livros, peridicos especializados, jornais, discos, filmes, vdeos, etc. Antes disso, ela existe em essncia. Da a necessidade de executar todas as atividades de aquisio de maneira eficiente, garantindo que o planejamento nas fases anteriores do desenvolvimento de colees, principalmente as fases de elaborao da poltica e a atividade de seleo propriamente dita, seja colocada em prtica (VERGUEIRO, 1996)AQUISIOTrabalho minucioso de:

Nem sempre uma tarefa fcil: IDENTIFICAOLOCALIZAO DOS TENSOBTENOINCORPORAO AO ACERVO

AQUISIO uma atividade que exige perseverana e ateno a detalhes, de maneira a evitar um descompasso entre o que foi scolhido primordialmente para a aquisio e aquilo que afinal chega s mos do usurio (VERGUEIRO, 1996)

O nvel de complexidade relativo instituio em que o processo de aquisio ocorre.H diferenas entre uma biblioteca pblica e especializada (na qual a secunda edio pode no conter um contedo requerido e presente na primeira edio do livro.)AQUISIOO estudo desse processo visa que determinado um item, que ele ingresse no acervo no menor tempo e ao menor custo possvel de aquisio.`As dificuldades inerentes nesse processo, sendo a mais destacada:Legislao que rege a compra de matrias (gerais ou bibliogrficos) no setor pblico e privado.ORGANIZAO DO SERVIO DE AQUISIOAconselhvel mant-la prxima do setor de seleo.Compartilham prticas e instrumentos.Quando se trata de uma ou de outra? Difcil saber.Caso de um ttulo selecionado, mas que na aquisio constou-se seu esgotamento. Deve ento ser substitudo imediatamente de modo a no perder o recurso j liberado. Por isso essa proissimadade inibi a burocratizao entre os setores.Quem compra, eralmente no decide sobre a substituio do tem (seleo)A especializao do setor de aquisio desejvel.ORGANIZAO DO SERVIO DE AQUISIOQuando a deciso de seleo centralizada num nico bibliotecrio-chefe, o ideal que ele seja o responsvel pela aquisio tambm.

Evita a interrupo do fluxo administrativo.

RESPONSABILIDADE DA AQUISIOPensava-se que qualquer um poderia efetuar as compras dos materiais de informao.Mas o mercado de materiais de informao diferente de outros mercados. necessrio um conhecimento especfico que antecede o procedimento de compra, o que define o que pretende-se comprar.Deve saber detalhamentos do livro que pretende-se comprar.Especificao detalhada: aspectos fsicos e aspectos de contedoRESPONSABILIDADE DA AQUISIOComo identificar essas especificidades nos livros? Trabalho especializado. Bibliotecrio com experincia tcnica em aquisio.

O contato permanente com o acervo, o conhecimento detalhado dos pontos fortes e fracos de cada caso, o uso correto dos instrumentos auxiliares disponveis o domnio da legislao pertinente rea so fatores de extrema importncia para a realizao de um bom trabalho de aquisio. E no se conquistam aleatoriamente, mas surgem a partir de um certo acmulo de experincias (VERGUEIRO, 1996)MANUAL DE AQUISIO importante esse especialista formular um manual de aquisio, objetivando as diretrizes a serem seguidastipo de documento que registra a forma como as atividades de aquisio de materiais de informao so realizadas no dia-a-dia, informando aos nelas envolvidos sobre todas as medidas que devem tomar para garantir que seus esforos tenham resultado positivo. (VERGUEIRO, 1996)Importante aos novos integrantes da equipe de aquisioEste instrumento administrativo deve sintetizar os principais procedimentos envolvidos na realizao das atividades de aquisio.MANUAL DE AQUISIOMuito materiais indicados pela seleo podem no ser adquiridos,: inexistncia no mercado, preo alto, no liberao de recursos), por isso o manual de aquisio pode auxiliar na justificativa da no compra de determinado material um usurio. assim um instrumento de relaes pbicas, favorecendo o entendimento e a compreensoO manual deve informar sobre os seguintes pontos:

MANUAL DE AQUISIO1) quem so os responsveis pela aquisio de materiais de informao em geral (fluxo de pagamento e prestao de conta; deciso sobre doaes; definio das atividades de permuta);2) quais procedimento para organizar as sugestes de aquisio, de maneira a garantir que as prioridades estabelecidas pela seleo sejam respeitadas;3) Quais os principais fornecedores (divididos por categorias);4) Quais os instrumentos auxiliares utilizados para obteno de informaes sobre os itens a serem adquiridos (autoria, procedncia, preo)MANUAL DE AQUISIO5) como est organizada a atividade de comprar de materiais de informao, detalhado os passos necessrio para sua solicitao de materiais ao fornecedores (elaborao de lista de ttulos, pedidos de compra, etc), bem como os diversos instrumentos de acompanhamento e controle do material adquirido;6) como as atividades de permuta e intercmbio esto organizadas, inclusive a sistemtica para a avaliao do custo-benefcio dessa forma de aquisio;7) como se faz o pedido de obras por doao, inclusive modelos de cartas e ofcios e s principais instituies s quais a biblioteca normalmente solicita a doao de materiais.8) citar situaes excepcionais: obras raras, importao de pases incomuns, etc.MANUAL DE AQUISIOEste instrumento pode ser agrupado poltica de seleo, compondo assim 1 nico documento.MODALIDADES DE AQUISIO3 TIPOS: compra, permuta, doao.Compra mais complexa, devido a pesquisa e prestao de conta.Bibliotecrio legalmente responsvel pelo gasto do dinheiro. Pode ser penalizado, inclusive com demisso por processo administrativo.A doao e a permuta precisam ser estruturada, e exige ser feita com controle.

COMPRA: ATIVIDADES PRELIMINARESCOMPRA: exige gerenciamento de recursos financeiros; identificao precisa do item a ser adquirida e o acompanhamento do recebimento do material.

H bastante interesse e pesquisas buscando formas mais eficientes para realizao da compra, reduzindo os custos, racionalizando os processos administrativos e diminuindo o tempo necessrio para a realizao das tarefas.COMPRA: ATIVIDADES PRELIMINARESA complexidade da compra aumenta conforme o volume da aquisio (quanto mais itens e mais dinheiro, maior a complexidade). preciso conferir homogeneidade de procedimentos.Estar preparado para o aumento de verba aquisio primordial para no desperdiar a oportunidade da realizao de boas compras e de manter o investimento.Em tese o oramento deve ser previsto, mas isso nem sempre possvel. Geralmente no liberado os recursos necessrios cobriras necessidades definidas como prioridades. COMPRA: ATIVIDADES PRELIMINARESDeve-se vincular a compra de materiais de informao a uma prvia definio de despesas. preciso definir uma previso oramentria e como os recursos financeiros sero utilizados.A utilizao da aquisio deve basear-se em uma lista de sugestes previamente elaborada.Ento, seleciona-se os fornecedores que participaro do processo de compra.Depois se d a execuo da compra.

PREVISO ORAMENTRIATemos recursos financeiros disponveis?A verba no aparece do nada, preciso identificar as necessidades de recursos.PREVISO ORAMENTRIA = planejar os investimentos que devero ser feitos para garantir a concretizao dos objetivos estipulados para o acervoEssa previso, se bem formulada, agrega credibilidade e aumenta o poder de negociao.PREVISO ORAMENTRIAAs bibliotecas podem ter duas fontes de financiamento: recursos oramentrios (vindas da instituio que a biblioteca compe) e extra-oramentria (vindas de fora). A soma dos dois constitui o oramento total.Em instituies pblicas, quando o recurso destinado no totalmente usado no prazo estipulado, considerado pela instituio mantenedora como comprovao de que os recursos no eram necessrio. Isto pode diminuir a verba nos prximos anos.Diversos fatores na administrao pblica podem atrapalhar a utilizao de todos os recursos, gerando a interpretao equivocada acima citada.PREVISO ORAMENTRIAA verba extra-oramentria pode ser nica e no peridica, ou pode ser restrita itens discriminados pelo financiador.Por isso a identificao de fontes de financiamento adequadas s caractersticas do acervo deve ser o critrio principal na busca de recursos externos.Pode ser desperdcio aceitar recursos para compras de materiais que fogem poltica de aquisio.H vrias formas de captar recursos externos: convnios, projetos ou verbas suplementares que podem ser buscadas junto entidades pblicas e privadas.Para tanto, necessrio ter planos bem estruturados, com uma coerente proposta oramentria.PREVISO ORAMENTRIAPreviso Oramentria: avaliaoRegistro histrico das despesas oferece parmetros a serem seguidos.Levantar o custo mdio dos materiais por categorias: a) diferenas de preos entre livros, peridicos e materiais especiais; b) divergncias existentes entre os preos de produtos nacionais e estrangeiros (considerar frete e tarifas); c) desigualdade de preos de materiais em reas especficas (humanidades x tecnologia; infanto-juvenil x pblico adulto).PREVISO ORAMENTRIAPode-se considerar tambm: nmero de alunos, professores, cursos e pesquisas, mdia de utilizao do acervo por categorias de usurios, por assunto, etc...Aumento de vagas num curso ou a construo de ovo conjunto habitacional no bairro = motivos para pedir aumento de verba para compra de livros.Isso revela que o pedido de aumento de verba est relacionado em atender a comunidade. Importante considerar tambm os recursos, montando um planejamento somando as necesseidades de espao para armazenamento, processamento e encardenao, pessoal habilitado, mobilirio, equipamentos e servios de manuteno apropriados.Sem isso as finalidades da compra ficaram comprometidas.PREVISO ORAMENTRIA importante ter junto ao planejamento da previso oramentria um cronograma de desembolso, que demonstra as prioridades a ser atendidas.

De acordo com os recursos disponveis, a biblioteca deve definir:O que deve ser comprado?Como deve ser comprado?Quando deve ser comprado?A biblioteca que no faz o gerenciamento de seus prprios recursos deve reivindicar. APLICAO DE RECURSOSComo sero aplicados os recursos recebidos?Verbas so separadas de acordo com as prioridades estabelecidas anteriormente pela seleo.Primeiramente, enfoca-se os livros e peridicos. OS peridicos tem preferncia, devido a necessidade de manter as assinaturas.MODALIDADES DE COMPRACompra em biblioteca privada paga-se diretamente o fornecedor, sempre tendo um responsvel pela compra.Livros so comprados como material permanente, ou seja, segundo a legislao brasileira, os suportes de informao se equiparam ao mobilirio, equipamento, e deve passar pelos mesmos procedimentos.Licitao = visa estimular a competio. Deve-se especificar preo, pagamento, qualidade do produto, prazos de entrega, etc...LEI N 8.666, DE 21 DE JUNHO DE 1993 Lei da licitaoORGANIZANDO AS SUGESTES PARA COMPRAPedidos de compra vem de vrias fontes, tais como o setor de referncia, o setor de emprstimo entre bibliotecas ou o setor de atendimento ao pblico, mas geralmente vem de usurios e do setor de seleo3 passos comuns no processo de aquisio: complementao dos dados bibliogrficos dos livros indicados aquisio,Verificao da existncia do item no acervo ou em compras recentes, eSeleo dos fornecedores que podem atender os pedidos.

J vimos no processo de SELEOSELEO DOS FORNECEDORESContato com editoras e livrarias.Conhecer as fontes de venda.Ver sempre os guias de editora, listas especializadas, bibliografiasTer cadastro de livrarias, editoras e agencias que mais se compraVer catlogos de editoras e livrarias: contm dados mais tcnicos alm do preo. Estes catlogos podem ser disponibilizados para os usurios saberem o que est sendo lanado e at sugerir novas aquisies.SELEO DOS FORNECEDORESOs fornecedores geralmente so melhores em apenas um tipo de obra: obra na rea de humanidades, ou infanto-juvenil. O bibliotecrio deve conhecer que tipo de relao convm com cada fornecedor.A pesquisa de mercado entre diferentes fornecedores essencial na busca por melhores preos.

COMPRAS: PROCEDMENTOS E EXECUOSe a biblioteca tem autonomia no processo de compra, depois de definido os fornecedores:Elaborar lista de cotao e sua remessa aos fornecedores;Recebimento das cotaes e deciso quanto aquisio;Encaminhamento do pedido de compras unidade responsvel por esse servio;Controle de registros;pagamento e recebimento do material.COMPRAS: PROCEDMENTOS E EXECUOSe a biblioteca no exerce a compra, cabe-lhe apenas a preparao das listas, que se faz mediante ao preenchimento do formulrio de pedido de compra.

COMPRAS: PROCEDMENTOS E EXECUOEnvio de lista aos fornecedores:Lista deve ser detalhada;Conter o maio nmero possvel de informao bibliogrfica, informao para o envio do material, forma de pagamento.A lista deve ser enviada a mais de um fornecedor, de modo a identificar o menor preo e melhor prazo de entrega (na administrao pblica, isso obigtrio)Conversar com colegas afim de conhecer os fornecedores ( comum o no envio de parte do material cotado) experincias de outras pessoas com os fornecedores so importantes na deciso.COMPRAS: PROCEDMENTOS E EXECUOA resposta do fornecedor se chama PROPOSTA DE FORNECIMENTO ou fatura PRO FORMA, que so cotaes que no implicam na obrigatoriedade da compra.A pro forma deve conter os dados de identificao comercial e fiscal do fornecedor, o preo unitrio de cada item, preo total, condies de pagamento, prazo de entrega, prazo de validade da proposta, modalidade de transporte (quando for o caso), prazo para apresentao de reclamaes, custo de embalagem, etc.No necessrio comprar toda a lista de um nico fornecedor, pode-se optar comprar apenas os itens que convm.COMPRAS: PROCEDMENTOS E EXECUOCONTROLE DE REGISTRO:Controle minucioso e contnuoOs arquivos de sugestes para aquisio devem ser atualizados conforme os itens encomendados, qual o fornecedor, se o ttulo se encontra esgotado, mudanas de ttulo havidas (peridico) e demais informaes necessrias para que no haja superposio de pedidos.Informar os usurios que sugeriram a situao de seus pedido.Deve-se ter um bom sistema de arquivamento que permita a pronta recuperao do documento gerados nos tramites do ato de compa.COMPRAS: PROCEDMENTOS E EXECUOPAGAMENO E CONTROLE DE RECEBIMENTO:Pode ser varivel a cada compra;Em geral, aps o recebimento do material e da nota fiscal definitiva autoriza-se o pagamento (a assinatura de peridicos, como se ver mais adiante, constitui uma exceo a esta regra)Se um rgo externo biblioteca (departamento de compras da UFSC) for responsvel pela pagamento, a biblioteca apenas encaminha toda documentao necessria.

COMPRAS: PROCEDMENTOS E EXECUORequer cuidado: alguns materiais so enviados (recebidos) depois do pagamento = peridicos e alguns materiais importados. importante gerenciar os documentos.

COMPRAS: PROCEDMENTOS E EXECUORECEBIMENTO DO MATERIAL: importante ter local e prateleiras para os materiais recm chegados.Manter cada lote identificado afim de identificar problema no envio e algum item.Conferir o material recebido com a nota fiscal.Verificar se os itens esto de acordo com a cotao e a pro formaVerificar o estado fsico e possveis defeitos dos documentos.Finalizando o processo encaminha para processamento tcnico.Com uma planilha, controlar o caixa, quem so fornecedores pagos e os em haver. PAGAMENO E CONTROLE DE RECEBIMENTO: COMPRAS: PROCEDMENTOS E EXECUODOCUMENTAO FISCAL: Nota fiscal serve para prestar contas junto a entidade pagadora. Na administrao pblica, deve-se atentar com as emisses das notas, que no podem ser anteriores liberao dos recursos.Ento se faz o registro patrimonial na entidade

PERMUTAUma espcie de intercmbio!

Pode ser vantajoso economicamente mas deve-se cuidar para no entrar no esquema DE GRAA AT NIBUS ERRADO

O que : ACORDO estabelecido entre DUAS Instituies com compromisso de mtuo de fornecer publicaes das entidades, duplicadas ou retiradas do acervo BOM QUANDO SE ESTABELECE A POLTICA DO GANHA-GANHA!!!

Servio de relaes pblicas entre instituies

PERMUTAO que deve motivar a permuta?Obteno de materiais de difcil localizao: comum acontecer com livros acadmicos que so distribudos. Funciona tambm entre bibliotecas de pases de terceiro mundo.Substituio de ttulos comprados por ttulos permutados: geralmente se d na toca de peridicos cientficos. Libera dinheiro outras compras.Complementao de falhas na coleo: a partir de listas de materiais duplicados ou disponveis para permuta se dialoga com instituies conveniadas.PERMUTACASOS ESPECFICOS: PUBLICAES PRPRIAS2 instituies se comprometem a fornecerem reciprocamente publicaes prprias (UFS-UFRS).Deve haver um interesse mtuo na troca. Selecionar o que deseja receber em troca dos materiais a serem enviados.Avaliar o custo-benefcio (custo e qualidade): o equilbrio do contedo das publicaes; custo real da publicao da prpria entidade; custo de todos os servios necessrios para abrigar o ttulo recebido; o tempo necessrio para o recebimento do material por permuta, comparado com o mesmo tempo se fosse adquirido por compra, utilizando-se os fornecedores usuais da biblioteca. PERMUTACASOS ESPECFICOS: LISTAS DE DUPLICATASDestinada a mostrar as outras instituies materiais passveis de troca.Materiais de doaes espontneas tambm podem entrar aqui.Materiais cujo no se tem mais o interesseNem sempre um bom meio, pois faltam materiais de interesse e sobram materiais comuns aos acervosNo Brasil, falta uma iniciativa centralizadoraPERMUTAORGANIZAO DO SERVIOSeleo dos parceirosManuteno do arquivo (gesto dos dados sobre o que foi permutado e sobre a listas de duplicatas)

preciso pesquisar quais entidades tem perfil compatvel com os interesses da biblioteca. Isso se faz consultando sites, documentos, guias e catlogos que tragam informaes relativas s bibliotecas (lista das universidades no mundo; listas das escolas municipais; guia das bibliotecas pblicas; etc)Em seguida, estabelece-se a comunicao (fone, e-mail, fax)PERMUTAMANUTENO DO ARQUIVO

Os arquivos so suportes aos servios da biblioteca e deve conter as seguintes informaes:Instituies conveniadas; ttulos oferecidos e recebidos (controle do envio e recebimento dos materiais); as comunicaes (e-mails) relativos reclamaes quanto a atrasos, pedidos de novos convnios, etc.

A permuta e sua vantagem financeira: ainda um desafio ao BrasilDOAOA rotineira falta de recursos faz com que a doao seja a modalidade de aquisio mais comum.Fonte de formao de acervos.Mas CUIDADO: o benefcio pode se tornar problemaAcumulo de duplicatas e materiais que fogem aos objetivos programados.Estabelecer critrios especficos, definindo procedimentos padronizados que abrangem as formas de recebimento e de repasse e descarte dos itens.DOAOPode-se reconhecer dois tipos: doaes solicitadas e doaes espontneas.SOLICITADASComum junto a entidade pblicas, mas tambm a privadas, sendo mais incomum, junto a pessoa fsica.Convnio com rgos governamentais, agencias de fomento / pesquisa, embaixadas.Cartas s editoras e a autores.Existem possibilidades de incentivos ficais mediante a doaes. Importante estar informado sobre possveis leis.DOAOSelecionar bem as instituies e, eventualmente, as pessoas fsicas s quais sero solicitados materiais por doao parece ser um dos primeiros requisitos para atingir o sucesso nesse objetivo [doao]. (p. 81)Com base na poltica de desenvolvimento de coleo

Cartas (ou e-mails) de solicitao devem ser claras e objetivas, deixando claro o papel que o material solicitado ir desempenhar no contexto de atuao da biblioteca

DOAODOAES ESPONTNEASRequer avaliao criteriosa obedecendo a poltica de desenvolvimento de colees.So oferecidas por diversos motivosPodem trazer malefciosPorm, representam o prestgio que a instituio tem na comunidade.A incorporao do material depende da necessidade que a biblioteca tem do material. necessrio ter essa necessidade bem definida.

DOAODe modo geral, os critrios da doao so os mesmos que o da compra. Procedimentos desejveis:Solicitar uma lista dos materiais oferecidos para uma pr-avaliaoEvitar receber matrias que os doadores exijam seu destaque.Deixar caro ao doador que a biblioteca poder desbastar o material.Organizar uma comisso para avaliar os itens a serem doadosCONTUDO, no devemos estabelecer barreiras e, se assim for, podemos ignorar os passos acima mencionados.DOAONa grande maioria dos casos, o bibliotecrio encarregado do recebimento de doaes faz uma primeira triagem os materiais oferecidos, separando todos os itens claramente inadequados ao perfil do acervo (p.ex. um manual de qumica numa biblioteca de letras) ou sem condies fsicas de aproveitamento. Em seguida, separa os itens de interesse evidente e que sero incorporados de imediato ao acervo, encaminhando-os para os processamento. Os outros sero organizados ara avaliao posterior pela comisso ou por especialistas convidados.DOAOVerificar:Falhas de colees ou exemplares extraviados;Duplicatas do material existente, mas importante ao acervo;Tradues importantes;Obras raras ou especiais;Primeira edio ou edies diferentes das existentes na biblioteca; prefcios u introdues dignos de ateno;Anotaes ou deticatrias notveis.DOAOO material, alm de ser incorporado ao acervo, pode:Ser encaminhado permuta, doao, ser disponibilizado venda de sebos; reciclagem; envolvido em algum evento (troca ou doao aos usuriosSempre h um CUSTO para se livrar de uma doao indesejada. Muitas vezes o barato sai caro. importante identificar os itens doados no acervo (uma ficha com os dados do doador e do material).

RefernciaVERGUEIRO, W. Aquisio de materiais de informao. Braslia: Briquet de Lemos, 1996.