II. LANDASAN TEORI

A. Menulis

1. Pengertian menulis

Menulis dapat didefinisikan sebagai suatu kegiatan penyampaian pesan dengan

menggunakan tulisan sebagai mediumnya (Akhdiah, 1997:13), begitu pula

Suparno dan Yunus (2004:13) menjelaskan menulis adalah suatu kegiatan

penyampaian pesan (komunikasi) dengan menggunakan bahasa tulis sebagai

medianya. Menulis merupakan aktivitas menuangkan gagasan yang diwujudkan

dengan lambang-lambang fonem (Jauhari 2008:17). Dari pendapat di atas

penulis menyimpulkan menulis adalah kegiatan menyampaikan pesan dengan

bahasa tulis sebagai medianya.

2. Langkah-Langkah menulis

Pada fase prapenulisan ini terdapat aktivitas memilih topik, menetapkan tujuan

dan sasaran, mengumpulkan bahan atau informasi yang diperlukan serta

mengorganisasikan ide atau gagasan dalam bentuk kerangka karangan.

1) Menentukan Topik.

Menentukan topik yaitu sebelum menulis surat dinas terlebih dahulu

menentukan topik sesuai dengan kegiatan yang akan disampaikan.

2) Mempertimbangkan maksud atau tujuan penulisan. Dalam menulis surat

dinas, kita harus tahu surat tersebut ditujukan pada siapa.

3) Isi surat harus sesuai dengan sasaran atau yang akan dituju.

4) Sebelum menulis surat dinas terlebih dahulu kita mengumpulkan

informasi sesuai dengan tujuan dan kegiatan yang akan dilaksanakan

sehingga ide-ide dapat dituangkan dalam bentuk surat dinas.

B. Surat

1. Pengertian surat

Surat adalah sarana komunikasi tertulis paling tidak melibatkan dua pihak, yaitu

pihak pertama pengirim surat dan pihak kedua penerima surat. Pihak pertama

atau pengirim surat dapat berupa perorangan atau instansi dan demikian pula

halnya dengan pihak kedua atau penerima surat. Surat adalah suatu sarana untuk

menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik

atas nama pribadi (sendiri) atau kedinasan (Widjaja, 1993:17). Surat adalah salah

satu komunikasi tertulis untuk menyampaikan suatu pesan dari seseorang, satu

pihak, atau suatu organisasi/instansi kepada orang, pihak, atau organisasi/instansi

lain (Suparno dan Yunus, 2002:65).

Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan oleh suatu pihak untuk

menyampaikan informasi tertulis kepada pihak lain (Mustofa, 2003:65). Surat

adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis (Finoza, 2004:3).

Informasi yang disampaikan itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan,

perintah, atau laporan. Hubungan komunikasi yang terjadi antara pihak-pihak itu

disebut surat-menyurat atau korespondensi.

2. Bahasa Surat

Bahasa surat dinas adalah bahasa yang digunakan dalam surat, terutama dalam

bagian inti surat. Bahasa yang digunakan dalam surat dinas harus tunduk kepada

semua aturan yang berlaku, baik struktur kata dan kalimat maupun penggunaan

tanda-tanda baca, pemakaian alinea/paragraf, dan sebagainya (Badudu, 1986:92).

Bahasa baku adalah bahasa yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia baik

tentang ejaan, pemilihan kata, maupun kalimatnya (Soedjito dan Solchan,

1999:30). Bahasa yang digunakan dalam bahasa surat,bahasa yang efektif yaitu

sederhana, ringkas, jelas, sopam, dan menarik.

3. Kemampuan Menulis Surat Dinas

Kemampuan adalah kesanggupan; kecakapan; kekuatan (KBBI:707). Menulis

adalah membuat huruf (angka dan sebagainya) yang dibuat dengan pena, pensil,

kapur, dan sebagainya (KBBI:1219). Menulis adalah suatu kegiatan penyampaian

pesan (komunikasi) dengan menggunakan bahasa tulis sebagai medianya

(Suparno dan Yunus, 2004:13). Surat dinas adalah alat komunikasi tertulis yang

menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi (Mustakim,

1994:163).

Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa kemampuan menulis surat

dinas adalah kesanggupan, kecakapan, atau keterampilan membuat tulisan dalam

bentuk surat resmi yang menggunakan bahsa baku dan mempunyai unsur-unsur

kepala surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran surat, perihal surat, alamat

surat, salam pembuka surat, isi surat dan penutup surat yang berfungsi untuk

menyampaikan pesan dari seseorang, satu pihak, atau satu organisasi/instansi lain

yang menyangkut kepentingan tugas kegiatan dinas organisasi/instansi.

4. Ciri-ciri Surat Dinas

Surat dinas yang baik memiliki ciri-ciri sebagai berikut.

1) Menggunakan instrument yang sesuai, termasuk di dalamnya adalah ukuran,

jenis, dan warna kertas, warna tinta, serta bentuk tulisan (terutama bila meng-

gunakan mesin ketik atau computer). Warna kertas untuk surat dinas biasanya

warna putih.

2) Memakai bentuk surat yang standar.

3) Menggunakan bahasa Indonesia baku dengan penyampaian yang singkat,

lugas, jelas, dan santun, serta menyajikan fakta yang benar bila diperlukan.

4) Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum. (misalnya, surat

disingkat sr, penting disingkat pt, dansebagainya).

5). Memperhatikan kerapihan dan kebersihan.

5. Sistematika Surat Dinas

Salah satu yang sangat khas, yang membedakan suatu surat dinas dari surat

lainnya adalah bagian-bagian surat yang disusun dalam posisi tertentu sesuai

dengan bentuk surat yang digunakan. Surat dinas yang digunakan instansi di

Indonesia lazimnya mempunyai bagian-bagian sebagai berikut (1) kepala surat

atau kop surat, (2) tanggal surat, (3) nomor surat, (4) lampiran surat, (5) hal surat,

(6) alamat surat, (7) salam pembuka, (8) paragraf pembuka, (9) paragraf isi, (10)

paragraf penutup, (11) salam penutup, (12) tanda tangan, (13) nama penanda

tangan, (14) jabatan penanda tangan, (15) tembusan, (16) inisial (Arifin dan

Mustakim, 2005:34).

A. Bagian-bagian surat

Bagian-bagian surat resmi yang lengkap adalah sebagai berikut.

1. Kepala Surat

Kepala surat berfungsi sebagai petunjuk identitas sebuah instansi atau kantor.

Kepala surat lazim pula disebut kop surat. Di dalamnya tercantum hal-hal, yaitu

(1) nama instansi atau badan usaha, (2) alamat lengkap, (3) nomor telepon, (4)

nomor kotak pos, (5) nomor kode pos, (6) lambang atau logo instansi atau badan

usaha. Hal yang perlu diperhatikan adalah kata jalan tidak ditulis singkat menjadi

Jl. Atau Jln., tetapi ditulis secara lengkap menjadi jalan. Jika instansi atau badan

usaha yang bersangkutan mempunyai nomor telepon, kata telepon yang

dicantumkan dalam kepala surat sebaiknya tidak disingkat menjadi telp atau tilp,

tetapi ditulis secara lengkap menjadi telepon. Kemudian, PO BOX jika memang

ada sebaiknya diganti dengan kotak pos dan telex, tulisannya juga disesuaikan

dengan ejaan Bahasa Indonesia menjadi teleks.

Contoh:

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONALKANTOR WILAYAH PROVINSI LAMPUNG

SMP NEGERI 23 BANDAR LAMPUNGJalan Jendral Sudirman no 34 Bandar Lampung Lampung 35130

Telepon 0721 269430_________________________________________________________________

2. Pembuka Surat

Pembuka surat terdiri dari beberapa bagian surat yang diperlukan sebagai

kelengkapan sebuah surat. Setiap bagian itu diperlukan untuk melengkapai isi

surat tersebut. Bagian-bagian itu adalah (1) tanggal surat, (2) nomor surat, (3)

lampiran surat, (4) hal atau perihal surat, (5) alamat surat dan (6) salam pembuka.

a.Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat kapan

surat itu ditulis. Penulisan tanggal surat tidak perlu didahului nama kota karena

nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Selanjutnya, penulisan tahun

dituliskan juga dengan lengkap, tidak disingkat atau tanda komaa di atas. Pada

akhir tanggal surat tidak diberikan tanda baca apa pun.

Contoh:

Kepala Surat

13 Maret 2006

b. Nomor Surat

Nomor surat perlu selalu dicantumkan pada setiap surat dinas yang keluar.

Nomor surat berfungsi untuk mempermudahkan penyimpanan surat dan

menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. Alat untuk mengetahui

unit asal surat, alat untuk mengetahui banyakknya surat yang keluar, alat

pengukur kegiatan instansi/badan usaha yang berkaitan dengan surat menyurat

pada periode tertentu, dan sebagai alat referensi. Kata nomor yang dituliskan

dengan lengkap diikuti tanda titik dua atau jika nomor itu disingkat no

penulisannya diikuti tanda titik, kemudian diikuti tanda titik dua. Garis miring

yang digunakan Dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti

spasi angka tahun dituliskan dengan lengkap, dan tidak diikuti tanda baca apa

pun.

Contoh:

Nomor : 284/AB/III/2006

No : 284/AB/III/2006

Keterangan:

284 : Kode nomor urut surat keluar

AB : Kode intern/ kode instansi

III : Bulan pembuatan surat

2006 : Kode tahun

c. Lampiran

Bagian lampiran tidak semuanya harus dicantumkan apabila, surat tersebut tidak

melampirkan sesuatu. Jika bersama surat tersebut ada sesuatu yang dilampirkan,

apa yang tidak dilampirkaan hendaknya dituliskan dengan lengkap. Akan tetapi,

jika tidak ada yang dilampirkan dalam surat tersebut, kata lampiran tidak perlu

dicantumkan dalam surat. Kata lampiran yang dituliskan dengan lengkap diikuti

tanda titik dua atau jika lampiran tersebut disingkat lamp., penulisannya diikuti

tanda titik dan tanda titik dua. Kemudian dicantumkan jumlah yang dilampirkan,

tidak diikuti tanda baca apa pun. Huruf pada awal kata di tulis dengan huruf

kapital, sedangkan kata yang lain ditulis dengan huruf kecil semua. Jika bilangan

yang menunjukkan jumlah barang pada lampiran yang dapat dituliskan dengan

satu atau dua kata, bilangan tersebut dituliskan dengan huruf. Akan tetapi, jika

bilangan itu dituliskan lebih dari dua kata, penulisannya harus dengan angka.

Contoh:

Lampiran : Dua BerkasLamp : Empat eksemplarLampiran : 117 eksemplar

d. Hal atau Perihal Surat

Bagian ini menunjukkan isi surat atau inti surat secara singkat. Seperti kata

nomor dan lampiran . kata prihal/hal penulisannya harus diikuti tanda titik dua.

Walau hal dan perihal bersinonim atau berarti sama, sebaiknya digunakan kata

hal karena lebih singkat. Pokok surat yang dicantumkan dalam bagian ini

hendaknya diawali huruf capital. Sedangkan yang lainnya dengan huruf kecil.

Pokok surat tidak ditulis berpanjang-panjang tetapi singkat dan jelas, serta

mencakup seluruh pesan yang ada dalam surat. Isi surat berupa kelompok kata

saja.

Contoh

Hal : Permintaan tenaga pengajar

e. Alamat Surat

Alamat surat ini selain dicantumkan pada kertas surat, juga dicantumkan pada

sampul surat. Alamat yang dicantumkan pada kertas surat harus sama dengan

alamat yang dicantumkan pada sampul surat. Alamat surat berfungsi sebagai

petunjuk langsung tentang pihak yang harus menerima surat. Pengirim dan

penerima surat dapat berjalan lancar jika alamat ditulis dengan jelas. Berikut ini

merupakan cara penulisan alamat surat.

1. Alamat yang dituju di sebelah kiri pada jarak tengah antara hal surat dan

salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri lebih

menguntungkan daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan

pemenggalan tidak ada. Jadi, alamat yang cukup panjang pun dapat dituliskan

tanpa dipenggal karena tempatnya cukup luas.

2. Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai

penghubung antar kalimat yang menyatakan arah.

3. Alamat yang dituju diawali Yth. (diikuti tanda titik) atau Yang terhormat

(tidak diikuti titik).

4. Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat

mencantumkan sapaan ibu, bapak, saudara, atau Sdr.

5. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan

namanya, seperti drs., ir., kata sapaan bapak, ibu, atau saudara tidak

digunakan.

Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut seperti direktur atau kepala instansi

terttentu, kata sapaan bapak, ibu atau saudara juga tidak digunakan.

Contoh:

Yth. Lurah Desa Way Jepara

Yth. Bapak Wahyu

Yth. Ir. Dwi Setiawan

6. Penulisan kata jalan pada alamat tidak disingkat. Kemudian nama gang,

nomor, RT, RW basanya dituliskan lengkap dengan huruf kapital pada setiap

awal kata. Selanjutnya nama kota dan provinsi di tuliskan dengan huruf awal

kapital, tidak perlu digarisbawahi atau diberi tanda baca apapun.

Contoh:

Yth. Ir. Dwi Setiawan

Jalan Merdeka IV, No. 59, Way Jepara

Lampung Timur

f. Salam pembuka

Salam pembuka dicantumkan sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor,

lampiran, hal dan alamat surat. Huruf pertama awal kata dituliskan dengan huruf

kapital sedangkan kata yang lain dituliskan dengan huruf kecil. Kemudian salam

pembuka diikuti tanda koma. Contoh: Dengan hormat,

g. Isi Surat

Isi surat atau tubuh surat adalah bagian terpenting dalam surat. Bagian isi surat

atau tubuh surat terdiri atas paragraf pembuka surat, paragraf isi surat, dan

paragraf penutup surat.

a) Paragraf Pembuka Surat

Paragraf pembuka sebuah surat merupakan bagian pengantar yang berfungsi

untuk mengantarkan pihak penerima surat atau pembaca kepada pokok persoalan

yang dikemukakan. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka ini adalah

untuk menghubungkan pikiran pembaca dan pokok masalah yang disampaikan.

Paragraf pembuka juga berfungsi untuk menarik minat atau perhatiaan pembaca.

Contoh kalimat yang mengawali paragraf pembuka dapat dilihat di bawah ini.

1. Dalam rangka hari Sumpah Pemuda 2006. Kami akan menyelenggarakan

berbagai kegiatan.

2. Dengan ini kami beri tahukan kepada Saudara …

Contoh kalimat yang mengawali paragraf dalam surat balasan atau surat jawaban

sebagai berikut.

1. Berkenaan dengan surat Saudara tanggal 20 Januari 2006, Nomor

1817/AB/II/2006, tentang permintaan tenaga pengajar, kami beritahukan

bahwa …

2. Sehubungan dengan pertanyaan Saudara, kami akan menanggapinya sebagai

berikut.

b) Paragraf Isi Surat

Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari sebuah surat. Pada paragraf

isi ini pula penulis surat mengungkapkan pokok persoalan yang dikehendaki.

Pokok persoalan atau masalah yang diungkapkan itu diharapkan dapat

memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi positif sesuai dengan harapan

penulis. Sehubungan dengan paragraf isi ini, penulis surat hendaknya dapat

merumuskan masalah yang ingin diungkapkan secara menarik, jelas, dan tidak

membosankan.

Contoh:

Kami mengharapkan kehadiran Saudara pada:

hari : Sabtu

tanggal : 18 Maret 2006

pukul : 10.00 s.d. 12.00

tempat : Aula SMP Negeri I Way Jepara

acara : Seminar pembinaan generasi muda

c) Paragraf Penutup Surat

Paragraf penutup berfungsi untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat. Dalam

paragraf penutup berisi penegasan, harapan atau ucapan terima kasih penulis

surat.

Contoh:

1. Atas perhatian dan kerja sama yang Saudara berikan kami ucapan terima

kasih.

2. Kami akhiri surat ini dengan ucapan terima kasih.

h. Penutup Surat

Bagian penutup surat terdiri atas salam penutup surat, tanda tangan, nama

penanda tangan, jabatan, NIP, tembusan, dan inisial.

a) Salam Penutup

Salam penutup pada dasarnya mempunyai fungsi yang tidak jauh berbeda dengan

salam pembuka, yaitu untuk menyatakan rasa hormat penulis surat kepada

penerima surat. Dalam penulisannya, salam penutup dicantumkan di pojok kanan

bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan penulis surat.

Ungkapan yang digunakan pada salam penutup, seperti halnya pada salam

pembuka, yang ditulis dengan huruf kapital hanya huruf awal pada unsur yang

pertama, sedangkan huruf awal pada unsur selanjutnya ditulis dengan huruf kecil

biasa. Tanda koma juga disertakan pada akhir salam penutup.

Beberapa contoh ungkapan salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-

surat dinas dapat diperhatikan berikut ini.

1. Hormat kami,

2. Hormat saya.

b) Tanda tangan

Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang berwajib karena sebuah

surat dinas belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat

yang berwenang, yaitu pemimpin suatu instansi, badan usaha, atau organisasi.

Selain itu,, tanda tangan juga dapat dilakukan oleh pejabat yang dijunjukkan oleh

pemimpin atau pejabat yang bertanggung jawab terhadap isi surat yang

bersangkutan. Posisi tanda tangan adalah di antara salam penutup dan nama jelas

penandatangan. Jadi, letak tanda tangan itu pada pojok kanan bawah.

c) Nama jelas, Jabatan dan NIP

Nama penandatangan surat ditulis secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya

sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan tidak ditulis dengan huruf

kapital seluruhnya, tetapi hanya huruf awal setiap unsurnya yang ditulis dengan

huruf kapital. Di samping itu, nama penanda tangan surat juga tidak diapit tanda

kurung. Jika nomor induk pegawai (NIP) penanda tangan surat ingin

dicantumkan, nama pejabat sebaiknya dicantumkan di bawah salam penutup,

kemudian NIP-nya dicantumkan di bawah nama penanda tangan. Jadi,

susunannya adalah salam penutup, nama jabatan, tanda tangan, nama penanda

tangan dan NIP.

Contoh:

Hormat kami,Kepala sekolah

Tanda tangan

Dra. SuparniNIP 128417182

d) Tembusan Surat

Bagian tembusan surat dinas hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan

tembusan untuk pihak lain yang ada hubungannya dengan isi surat. Beberapa hal

yang perlu diperhatikan dalam menuliskan tembusan surat dinas sebagai berikut.

Kata tembusan ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti tanda titik dua, tanpa

digarisbawahi.

1. Jika pihak yang ditembusi itu lebih dari satu, diberi nomor urut sesuai dengan

jenjang jabatan pada instansi itu. Akan tetapi, jika pihak yang ditembusi

hanya satu, tidak perlu diberi nomor urut.

2. Pihak yang ditembusi adalah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama

lembaga atau instansi.

3. Dalam tembusan tidak perlu digunakan kata-kata penghormatan.

4. Pencantuman kata arsip pada nomor terakhir tembusan tidak dibenarkan

karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip

Contoh penulisan tembusan surat.

Tembusan:

1. Kepala Sekolah Menengah Pertama

2. Kepala Bagian Tata Usaha

6. Fungsi Surat Dinas

Sebagai sarana komunikasi tertulis, surat mempunyai beberapa fungsi. Fungsi

surat yaitu (1) surat sebagai utusan atau wakil penulis atau instansi

pengirimannya, (2) surat sebagai bukti tertulis, (3) surat sebagai alat pengingat,

(4) surat sebagai bukti sejarah, (5) surat sebagai pedoman kerja (Arifin dan

Mustakim, 2005:10)

1) Sebagai Utusan atau Wakil

Penulisan surat yang akan dikirim, perlu memperhatikan tata cara penyusunan

surat yang benar, yaitu penyusunan letak bagian-bagian surat yang tepat. Surat

berfungsi sebagai utusan atau wakil, karena surat dianggap mencerminkan

keadaan mentalitas penulisnya. Ini berarti, surat menunjukkan corak kepribadian

penulis.

2) Sebagai Bukti Tertulis

Surat sebagai bukti tertulis, artinya surat tersebut mempunyai bentuk nyata dan

tahan lama. Itu sebabnya, jika kedua belah pihak yang mengadakan hubungan

surat terdapat perbedaan dan perselisihan, maka surat dapat dipakai sebagai bukti

tertulis hitam di atas putih yang mempunyai dasar hukum yang sangat kuat.

3) Sebagai Alat Pengingat

Surat dapat berfungsi sebagai alat pengingat terhadap hal-hal yang telah

terlupakan. Biasanya surat yang telah dijadikan arsip akan dibuka kembali

apabila terjadi hal-hal atau peristiwa yang meragukan. Untuk mengetahui

langkah-langkah yang pernah ditempuh atau ingin mengetahui langkah-langkah

selanjutnya dalam suatu perkara.

4) Sebagai Bukti Sejarah

Suatu instansi, sering mengalami perkembangan dan perubahan. Untuk

mengetahui perubahan-perubahan dan perkembangan di masa lalu, dapat

diketahui melalui surat sebagai sumbernya. Surat yang disimpan sebagai arsip

atau dokumen dapat digunakan sebagai bahan bukti historis di masa yang akan

datang.

5) Sebagai Pedoman Kerja

Surat sering kali dipakai sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan dalam

kehidupan kepegawaian. Surat berfugsi sebagai pedoman kerja yang

dimaksudkan agar isi surat itu dapat dijadikan pedoman kegiatan suatu instansi

sehingga kegiatan yang dilakukan tidak menyimpang dan dapat berjalan lancar.

7. Bagian-bagian Surat Dinas

Salah satu hal yang sangat khas, yanag membedakan surat dinas dengan surat

lainnya adalah bagian-bagian yang disusun dalam posisi tertentu sesuai dengan

bentuk surat yang digunakan. Surat dinas yang digunakan instansi di Indonesia

lazimnya mempunyai bagian-bagian sebagai berikut (1) kepala surat atau kop

surat, (2) tanggal surat, (3) nomor surat, (4) lampiran surat, (5) hal surat, (6)

alamat surat, (7) salam pembuka, (8) paragraf pembuka, (9) paragraf isi, (10)

paragraf penutup, (11) salam pembuka, (12) tanda tangan, (13) nama penanda

tangan, (14) jabatan penanda tangan, (15) tembusan, (16) inisial (Arifin dan

Mustakim, 2005:34).

8. Format Surat Dinas

Format kadang-kadang juga mempengaruhi pendapat tentang menarik atau tidak

menariknya sebuah surat. Format surat dinas adalah bentuk dan ukuran serta tata

letak atau posisi bagian-bagian surat, seperti penepatan tanggal, hal surat, alamat

surat, salam pembuka, dan salam penutup. Format surat dinas yang biasa

digunakan di Indonesia ada enam macam, yaitu (1) format lurus penuh (full block

style), (2) format lurus (block style), (3) format setengah lurus A (semi block

style), (4) format setengah lurus B (semi block style B), (5) format lekuk atau

format bergerigi (indented style), dan (6) format paragraf menggantung (hanging

paragraphstyle). Format lurus penuh, format lurus, dan format setengah lurus,

baik A maupun B. merupakan format surat dinas yang lazim dijumpai dan

digunakan di berbagai instansi, baik pemerintah maupun swasta, sedangkan

format lekuk atau bergerigi dan format paragraf menggantung tidak banyak

digunakan. Untuk lebih jelasnya masing-masing format dapat dilihat sebagai

berikut.

Gambar 1. Format Lurus Penuh (Full Block Style) Gambar 2. Format Lurus (Block Style)

Kepala Surat

Nomor Surat : Tanggal :…………….Lampiran :Hal :

Yth………………………..……………………………..……………………………..

Salam Pembuka,……………………………………………………

………………………………………………………………..………………………………………………………………..

……………………………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………………….

SalamPenutup,Tanda TanganNama JelasNama jabatan

Tembusan……………….Inisial

Kepala Surat

Nomor Surat : Tanggal :…………….Lampiran :Hal :

Yth………………………..……………………………..……………………………..

Salam Pembuka,…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

SalamPenutup,Tanda TanganNama JelasNama jabatan

Tembusan……………….Inisial

Kepala Surat

Tanggal :Nomor Surat :Lampiran :Hal :

Yth………………………..……………………………..……………………………..

Salam Pembuka,…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Salam Penutup,Tanda TanganNama JelasNama jabatanTembusan……………….Inisial

Kepala Surat

Nomor Surat : Tanggal :…………….Lampiran :Hal :

Yth………………………..……………………………..……………………………..

Salam Pembuka,…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Salam Penutup,Tanda TanganNama JelasNama jabatan

Tembusan……………….Inisial

Gambar 3. Format Lekuk (Indented Style) Gambar 4. Format Setengah Lurus (semiBlock Style B)

Gambar 5. Format Lekuk (Indented Style) Gambar 6. Format paragraf Menggantung(Hanging Paragraph Style)

Sumber : Keterampilan Dasar Menulis (2004:34)

Nomor Surat :Tanggal:Lampiran :

Hal :

Yth……………………….........….………

……..…………..

Salam Pembuka,…………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………..…………………………………………………….…………………………………………………….

…………………………………………..…………………………………………………….

Salam Penutup,Tanda Tangan

Nama JelasNama

jabatanTembusan……………….Inisial

Nomor Surat : Tanggal :………Lampiran :Hal :

Yth………………………………………..…………………….. hal :

Salam Pembuka,……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

SalamPenutup,TandaTanganNama JelasNama

jabatanTembusan……………….Inisial

Kepala Surat Kepala Surat

1. Contoh Surat Dinas

SEKOLAH MENEGAH PERTAMA (SMP) PERTIWI BANDARLAMPUNG

Jalan Kapten Piere Tendean No.56 Tanjung Karang Pusat BandarLampungTelp.272067

2 Mei 2007

Nomor : 801/1.3/V/OSIS/2007

Lampiran : -

Perihal : Permohonan izin menggunakan lapangan sepak bola

Yth. Camat Tanjungkarang Pusat

BandarLampung

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan dilaksanakan pertandingan sepak bola tingkatSMP se-Provinsi Lampung dalam rangka ulang tahun berdirinya SMP PertiwiBandar Lampung, dengan ini kami mengajukan izin menggunakan lapangansepak bola yang ada di kecamatan Bapak. Adapun kegiatan tersebut akan kamilaksanakan pada:

hari : Senin s.d Sabtu

tanggal : 9 s.d 14 Mei 2007

waktu : mulai pukul 15.00 s.d 18.00 WIB

Demikian surat pengajuan izin dari kami, besar harapan kami atasterkabulnya permohonan ini. Atas perhatian dan pemberian izin dari Bapak kamimenyampaikan terima kasih.

Kepala Sekolah,

Drs. Tulus Pratama

Tembusan:

Ketua Yayasan Pendidikan Pertiwi Bandar Lampung

C. Laporan

1. Pengertian Laporan

Laporan adalah segala sesuatau yang dilaporkan berisi informasi-informasi yang

diperoleh setelah melakukan sesuatu (KBBI, ), begitupula Wahono ( 2006-3)

mengatakan laporan adalah hal yang dilaporkan merujuk pada suatu uraian atau

rekaman yang bersifat menyeluruh mengenai hasil pengalaman langsung atau

observasi di lapangan.

Berdasarkan cara penyampaian laporan dibagi menjadi laporan lisan dan laporan

tulisan (tertulis). Sementara berdasarkan jenis isinya laporan dibagi menjadi

laporan perjalanan, laporan kegiatan, dan laporan peristiwa

Ada enam unsur penting yang terdapat dalam sebuah laporan, yaitu 5W + 1H

atau Askadimega (Apa, Siapa, Kapan, Di mana, Mengapa, dan Bagaimana).

What (apa) adalah tema apa yang ditulis dalam sebuah laporan, Who (siapa)

adalah siapa yang melaksanakan kegiatan dalam laporan, When (kapan) adalah

kapan waktu kejadiannya, Where ( di mana) adalah di mana tempat kejadiannnya,

Why (mengapa) adalah mengapa terjadi atau dilakukan, dan How (bagaimana)

adalah bagaimana ceritanya atau kegiatannya.

2. Sistematika laporan sebagai berikut.

1. Pendahuluan (latar belakang, tujuan, peserta, waktu, dan permasalahannya).

2. Isi (uraian selama perjalanan)

3. Penutup (kesimpulan dan saran).

D. Bahasa Petunjuk

1. Pengertian Bahasa Petunjuk

Petunjuk adalah ketentuan yang memberi arah atau bimbingan bagaimana sesuatu

harus dilakukan. Misalnya, petunjuk penggunaan, petunjuk pelaksanaan, petunjuk

operasional, dan petunjuk pemakaian. Dalam kehidupan sehari-hari, kita dapat

dengan mudah menemukan petunjuk pada bungkus makanan instan, obat-obatan,

kemasan barang, atau mainan rakitan. Petunjuk tersebut harus disusun

berdasarkan urutan atau tahapan pengerjaannya. Akan lebih baik jika petunjuk

tersebut dilengkapi dengan gambar yang sesuai dengan isi petunjuknya.

2.Ciri Ragam Bahasa Petunjuk

Sebuah petunjuk yang baik perlu memperhatikan bahasa yang digunakan pada sebuah

petunjuk agar petunjuk tersebut mudah diikuti oleh orang yang hendak membuat,

memakai, atau melakukan sesuatu dengan suatu barang atau produk tertentu.

a) Singkat dan informatif

Bahasa petunjuk harus singkat berarti dalam petunjuk tersebut hanya

mencantumkan hal-hal yang dianggap penting dan bahasa yang digunakan pun

harus informatif, artinya berisi langkah-langkah yang mudah diikuti oleh

pemakai/pengguna.

b) Tidak menyesatkan (logis)

Bahasa petunjuk juga tidak boleh menyesatkan. Artinya, langkah-langkah

diberikan itu harus berurut dan sistematis. Antara urutan yang satu dan urutan

yang lain harus praktis, logis, dan tidak menimbulkan penafsiran ganda pada

pemakai.

c) Langsung menuju kepada hal yang akan dilakukan

Bahasa petunjuk pun harus langsung kepada hal-hal yang akan dilakukan.

Artinya, langkah-langkah yang dicantumkan hanya langkah-langkah yang

penting dan tidak bertele-tele agar tidak terjadi ketumpangtindihan informasi.

Bahasa yang digunakan harus jelas dan lugas atau menggunakan kata-kata yang

sudah umum digunakan. Tidak lupa untuk menambahkan gambar agar petunjuk

tersebut lebih jelas dan menarik.

3. Tujuan Bahasa Petunjuk

Petunjuk bertujuan untuk memeberikan informasi kepada masyarakat atau orang-

orang tertentu mengenai langkah-langkah atau cara penggunaan sesuatu.Contoh

petunjuk pertolongan pertama pada orang yang terkena gigitan anjing

1. Bersihkan luka dengan air atau kapas yang dibasahi.

2. Berilah antiseptik agar luka tidak terinfeksi.

3. Balutlah dengan kain kassa agar tidak kemasukan kuman.

4. Bawalah penderita ke dokter terdekat.

E. Metode Pembelajaran

1. Pengertian Metode

Metode adalah suatu alat yang efektif untuk mencapai pengajaran. Atau metode

adalah pelicin jalan, pengajaran menuju tujuan (Djamarah dan Zain, 2006 : 75).

Sedangkan Roetiyah (2008:1) menjelaskan bahwa metode adalah teknik

penyajian yang dikuasai guru untuk mengajar dan menyajikan bahan pelajaran

kepada siswa didalam kelas agar pelajaran dapat ditangkap, dipahami, dan

digunakan oleh siswa dengan baik.

2. Macam-Macam Metode

Metode pembelajaran yang bisa kita gunakan dalam kegiatan pembelajaran itu

bermacam-macam. Pemilihan metode disesuaikan dengan tujuan yang akan

dicapai (Djamarah dan Zain, 2006) menyebutkan macam-macam metode sebagai

berikut.

a. Metode Proyek

Metode proyek atau unik adalah cara penyajian pelajaran yang bertitik tolak dari

suatu masalah kemudian dibahas dari berbagai segi yang berhubungan sehingga

pemecahannya secara keseluruhan dan bermakna.

b. Metode Eksperimen

Metode eksperimen adalah cara penyajian pelajaran dimana siswa melakukan

percobaan dengan mengalami dan membuktikan sendiri sesuatu yang dipelajari.

c. Metode Tugas dan Resitasi

Metode resitasi dan penugasan adalah metode penyajian bahan pada saat guru

memberikan tugas tertentu agar siswa melakukan kegiatan belajar (Djamarah dan

Zain, 2006).

Kelebihannya

1) Lebih memotivasi siswa dalam melakukan aktivitas belajar individual

maupun kelompok.

2) Dapat mengembangkan kemandirian siswa di luar pengawasan guru.

3) Dapat membina tanggung jawab dan disiplin siswa.

4) Dapat meningkatkan kreativitas siswa.

Kekurangannya

1) Siswa sulit diawasi, apakah benar ia yang mengerjakan tugas ataukah

orang lain.

2) Khusus untuk tugas kelompok, tidak jarang yang aktif mengerjakan dan

menyelesaikannya adalah orang tertentu saja, sedangkan anggota lainnya

tidak berpartisipasi dengan baik.

3) Tidak mudah memberikan tugas yang sesuai dengan perbedaan individu

siswa.

4) Sering memberikan tugas yang monoton (tidak bervariasi) dapat

menimbulkan kebosanan siswa.

3. Metode Pemberian Tugas

Metode pemberian tugas adalah cara penyajian bahan. Guru memberikan tugas

tertentu agar siswa melakukan kegiatan belajar (Djamarah dan Zain, 2006 : 85).

Sejalan dengan Sagala,( 2010) yang menjelaskan bahwa metode pemberian tugas

adalah cara penyajian pelajaran, guru memberikan tugas tentu agar siswa

melaksanakan kegiatan belajar kemudian dipertanggungjawabkan.

Tetapi sebelum peneliti melaksanakan penelitian, metode yang digunakan dalam

pembelajaran menulis surat dinas adalah metode diskusi. Awalnya penulis

memilih metode ini ini dengan tujuan agar ada interaksi antara dua atau lebih

individu terlibat, saling bertukar pengalaman, informasi, memecahkan masalah,

mampu mengeluarkan pendapat, memiliki rasa toleransi, mengembangkan sikap

demokratis serta dapat menghargai pendapat orang lain, namun metode ini

memiliki beberapa kelemahan, kadang-kadang bisa terjadi adanya pandangan dari

beberapa sudut masalah yang dipecahkan, bahkan mungkin pembicaraan terjadi

menyimpang sehingga memerlukan waktu yang panjang. Untuk mengatasi hal ini

guru harus mampu mengarahkan pembicaraan, sehingga bisa mengatasi waktu

yang diperlukan. karena dalam diskusi menghendaki pembuktian yang logis yang

tidak terlepas dari fakta-fakta dan tidak merupakan jawababn coba-coba saja.

Dengan menggunakan metode diskusi bukan suatu hal yang mudah, kadang-

kadang siswa larut dengan keasikannya sendiri-sendiri, mengganggu teman dan

tidak mudah bertanggung jawab dengan tugasnya, terlebih lagi jika akan

mempresentasikan hasil mereka di depan kelas, jarang sekali siswa mau maju ke

depan kelas untuk berbicara karena malu dan tidak terbiasa.

Dengan demikian maka metode diskusi yang saya gunakan dalam pembelajaran

menulis surat dinas ini tidak dapat dilaksanakan dengan baik, maka penulis

mengganti metode yang digunakan yaitu metode pemberian tugas. Dengan

metode pemberian tugas ini harapan penulis agar siswa dapat mengerjakan tugas

dengan baik. Tugas dapat diberikan dalam bentuk daftar pertanyaan mengenai

mata pelajaran atau satu perintah yang harus dibahas dengan cara diskusi atau

perlu dicari uraiannya pada buku pelajaran. Dapat pula berupa tugas tertulis atau

tugas lisan lain.

Hanya diharapkan bila guru memberikan tugas pada siswa hari berikutnya harus

diperiksa apakah sudah dikerjakan atau belum, kemudian perlu dievaluasi karena

akan memberikan motivasi belajar siswa.

Metode pemberian tugas ini digunakan dengan tujuan agar siswa memiliki hasil

belajar yang lebih baik karena siswa melaksanakan latihan-latihan selama

melakukan tugas, sehingga pengalaman siswa dalam memperlajari sesuatu dapat

lebih arah. Hal itu terjadi disebabkan siswa memahami situasi atau pengalaman

yang berbeda, waktu menghadapi masalah-masalah baru. Dengan kegiatan

melaksanakan tugas siswa aktif belajar dan merasa terangsang untuk

meningkatkan belajar yang lebih baik, memupuk inisiatif dan berani bertanggung

jawab sendiri. Banyak tugas yang harus dikerjakan siswa, hal itu diharapkan

mampu menyadarkan siswa untuk selalu memanfaatkan waktu senggangnya

untuk melakukan hal-hal yang menunjang belajarnya dengan mengisi kegiatan-

kegiatan yang berguna.

Guru diharapkan bila akan menggunakan metode ini agar sasaran yang

disebutkan di atas dapat tercapai, maka perlu mempertimbangkan apakah tujuan-

tujuan yang akan dicapai dengan tugas itu cukup jelas? Cukup dipahami oleh

siswa, sehingga mereka melaksanakan dengan penuh tanggung jawab. Begitu

juga tugas yang kita berikan cukup jelas bagi siswa, sehingga mereka tidak

bertanya-tanya lagi apa yang harus dikerjakan dan apa yang menjadi tugasnya.

Setelah siswa memahami tujuan dan makna tugas, maka mereka akan

melaksanakan tugas dengan belajar sendiri, atau mencari narasumber sesuai

dengan tujuan yang telah digariskan dan penjelasan guru. Dalam proses ini guru

perlu mengontrol, pelaksanaan tugas itu, apakah dikerjakan oleh siswa sendiri,

tidak dikerjakan oleh orang lain maka perlu diawasi dan diteliti.

Dalam penggunaan metode pemberian tugas ini siswa mempunyai kesempatan

untuk saling membandingkan dengan hasil pekerjaan orang lain, dapat

mempelajari dan mendalami hasil uraian orang lain. Dengan demikian akan

memperluas, memperkaya dan memperdalam pengetahuan serta pengalaman

siswa. Masalah tugas yang dilaksanakan oleh siswa dapat dilakukan di dalam

kelas, halaman sekolah, di laboraturium, perpustakaan, bengkel, di rumah siswa

sendiri, atau di mana saja asal tugas itu dapat dikerjakan.

Memang kita mengalami bahwa metode pemberian tugas memiliki kebaikan

sebagai teknik penyajian ialah: karena siswa mendalami sendiri pengetahuan

yang dicarinya, maka pengetahuan itu akan tinggal lama di dalam jiwanya.

Apalagi dalam melaksanakan tugas ditunjang dengan minat dan perhatian siswa,

serta kejelasan tujuan mereka berkerja. Pada kesempatan ini siswa juga dapat

mengembangkan daya berfikirnya sendiri, daya inisiatif, daya kreatif, tanggung

jawab dan melatih berdiri sendiri.

Namun metode ini juga tidak lepas dari kelemahan-kelemahannya seperti siswa

kemungkinan hanya meniru pekerjaan temannya, itu kelemahannya bila guru

tidak dapat mengawasi langsung pelaksanaan tugas itu, jadi siswa tidak

menghayati sendiri proses belajar mengajar itu sendiri. Kemungkinan orang lain

yang mengerjakan tugas itu, maka perlu diminta bantuan orang tua, dengan

memberitahu bahwa anaknya mempunyai tugas di rumah sehingga dapat turun

mengawasi pelaksanaan tugas, dapat menjadi tempat mengecek apakah itu

pekerjaan siswa sebenarnya atau bukan.

Juga perlu diingat, bahwa semua guru pasti memberi tugas. Jadi kenyataan siswa

banyak mempunyai tugas dari beberapa mata pelajaran itu. Akibatnya tugas itu

terlalu banyak diberikan pada siswa, menyebabkan siswa mengalami kesukaran

untuk mengerjakan, serta dapat mengganggu pertumbuhan siswa karena tidak

mempunyai waktu lagi untuk melakukan kegiatan-kegiatan lain yang perlu untuk

perkembangan jasmani dan rohaninya pada usianya.

Kalau guru memperhatikan hal-hal di atas, maka walaupun metode ini baik untuk

digunakan tetapi jangan terlalu kerap kali diberikan agar tidak terlalu menyita

waktu siswa dan mengganggu pertumbuhan dan perkembangan siswa secara

wajar.