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BackOffice Comercial Funciones de Negocio

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«Cuando crea en algo, hágalo de manera

implícita e incuestionable...»

Walt Disney

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Modelo de una Cadena Comercial

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«Existe una preocupación en los negocios,

pues al parecer operan en pleno año 2008

con herramientas de negocio modelo 1995,

estructura organizacional de 1990 y procesos

de negocio de 1980… Se requiere una

consistencia a todos los niveles»

Philip Kotler

5 5

Misión del comercio

• Operación comercial

– Servicio a clientes

– Rotación de inventarios

– Margen de utilidad

– Volumen de operaciones

– Productividad en operaciones

9 9

Funciones Típicas

• Central / Corporativo

– Comercial, Operaciones, Logística

– Centro de Tele Mercadeo y Tienda Virtual

– Finanzas, Recursos Humanos

• Tienda / Unidad Comercial

– Compras, Recepción Mercancía

– Punto de Venta

– Recursos Humanos en tienda

• Centro de Distribución

– Compras, Recepción Mercancía

– Distribución Mercancía

– Recursos Humanos en CDI

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Procesos de Empresa Comercial

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Procesos Típicos de una cadena comercial

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Procesos Típicos de una cadena comercial

13 13

Procesos

• Identificar y seleccionar

– Nuevos Productos

• Compras iniciales

– Determinar la cantidad compra

• Compras de reordenado

– Determinar la cantidad compra

• Administración de precios

– y de Promociones

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Procesos

• Administración

– Recursos humanos

• Administración

– Financiera

15 15

Administración datos

• Estructura comercial

– Niveles de agrupación de productos

• Entidades

– Unidades comerciales

– Proveedores

• Condiciones comerciales

• Artículos

– Precios y promociones

• Venta

• Promoción compra / venta

• Reglas de negocio

– Parámetros de operación

16 16

Transacciones

• Volúmenes relativos de operaciones

– Ventas 50%

– Órdenes de Compra 35%

• Recepción mercancía vs. órden de compra

• Recepción mercancía sin orden de compra

– Devoluciones 5%

• De mercancía a proveedor

– Transferencias 5%

• Entre tiendas

– Inventarios 5%

• Físicos y ajustes

17 17

Proceso de compras

18 18

Selección de productos

• Este proceso sirve para

– Diseñar la mezcla óptima

• Artículos por cada categoría (nivel 3 ó 4)

– Determinar los criterios de éxito

• De los productos de una categoría

• Cantidad presentaciones diferentes

• Rangos/Bandas de precio

• Perfiles/Atributos físicos

– Su misión es incorporar

• Novedades a variedad de productos

– En algunos casos con variaciones

» Estacionales

Empresa comercial

19 19

Registro de productos

• Este proceso sirve para:

– Establecer todos los datos base

– De operación del negocio

• Códigos de Origen (barras)

• Unidades de medida

• Atributos físicos

• Variables de logística

– Reordenado de productos

• Autoridad sobre su administración

• Administración precios

20 20

Órdenes de compra

• Objetivo:

– Determinar que productos

• Se requiere tener en existencia

• Órdenes de compra

– Centrales - Comprador

– Tienda - Jefe de Departamento

• Fechas de

– Elaboración, entrega y cancelación

• Toleran exceso de mercancía

– Recepción (Se define individualmente)

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Recepción Mercancía

• Objetivo:

– Registrar y verificar productos

• Contra orden de compra

– Comparación de cifras de control

• Definidas con los proveedores

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Administración Precios

• Este proceso define las bases

– Monitoreo de precios de competencia

• Para determinar los precios

• Con los que se operará

– Activación de productos

• Sin movimiento o fuera de

• Los estándares planeados

– Desarrollo de períodos promoción

• Para generación de

– Tráfico de Clientes

– Flujo de efectivo

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Recepción Mercancía

• Este proceso permite

– Supervisar el ingreso de productos

• Conforme a normas definidas en las

• Órdenes de compra

– Establece los criterios de operación

• Por excepción / tolerancias

– De excesos de mercancía a recibir

– Cantidades mínimas solicitadas

– Verificación / Conciliación

– Orden de Compra

– Aviso Anticipado de Embarque

– Factura

– Recepción de mercancía

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Ventas Múlti-Canal

• Éste es el proceso de contacto

– Donde participa el cliente

• Seleccionando los productos deseados

– Realiza las compras a través

• Punto de venta tradicional

• Estación de servicio

• TeleMarketing

• WebMarketing / Internet

– Utiliza formas de pago

• Diversas

– Bases de registro de información

• Para desarrollo programa fidelidad

25 25

Ventas Múlti-Canal

26 26

Pago a Proveedores

• Es el proceso donde se cierra

– El ciclo transaccional entre una

• Organización comercial y proveedor

– Este proceso debe incluir

• Evaluación de oportunidades

– Consolidación operaciones

– Pagos por recibo mercancía unidad A

– Devolución de mercancía de unidad B

• Pago anticipado

– Beneficios financieros

27 27

Evaluación Resultados

• Los resultados de negocio

– Son evaluados en diferentes áreas

• Corporativa, Unidades Comerciales

– Estas evaluaciones permiten

• Valorar los resultados de negocio

• Y tomar acciones de control

– Estas acciones son tomadas en

• Decisiones de corto plazo

– Reordenado de productos

• Decisiones de largo plazo

– Rentabilidad, margen operaciones

28 28

Administración Recursos Humanos

• Este proceso nos permite

– Determinar recursos necesarios

• Para la operación

– Generalmente parte estadísticas

• Transacciones de ventas

• Que se operan por cada día / hora

– Determinar personas necesarias

– Para ofrecer el mejor servicio

– Registro de asistencia

29 29

Administración Finanzas

• Este proceso permite

– Administrar el flujo efectivo

• Balance de recursos que ingresan

– Compromisos a pagar

– Registrar contablemente

• Operaciones desarrolladas por

– La empresa

– Planear financieramente

• Estimar pronósticos financieros

– Reportes fiscales

• Información fiscal y pago de impuestos

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Acciones Críticas

31 31

Proceso de negocio

• Ciclo de operaciones diarias, costeo y pago a proveedores

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Acciones Críticas

• Ciclo de reordenado de productos

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Integración Tecnológica

• Sistemas punto de venta

• Etiquetadoras de código de barras

• Equipo lectura de código de barras

• Terminales colectoras de datos

• Terminales de radiofrecuencia

• Redes de básculas

• Estaciones de servicio a clientes

• Verificadores de precio

• Intercambio electrónico de datos

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Herramientas de

optimización interna

35 35

Herramientas

• Existen herramientas

– Que permiten optimizar operaciones

• Internas a nivel de cada unidad comercial

– Sin embargo, el éxito de las mismas

• Depende del registro/ consistencia en

– Las operaciones del día a día

– Su uso sólo se justifica cuando se

• Alcanzó un nivel mínimo de operación

• Que permita generar una colección

– De datos para la toma de decisiones

36 36

Herramientas

• Administración de categorías

– Obtener cantidad de presentaciones

– A ofrecer por categoría

• Optimizar inventarios

• Administración Espacios

– Determinación de localización - Planogramas

– Y espacio a designar a un producto

• CRM (Customer Relationship Management)

– Desarrollo de programas lealtad

– Registro de operaciones por Cliente

• Contabilidad y premiación de puntos

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Elementos de Exito

38 38

Elementos de éxito

• Identificación de operaciones

–Por artículo

• Estilo / Modelo

• Color / Sabor / Aroma

• Talla / Tamaño

• Codificación de productos

• Código de origen EAN/UPC

• Código de uso interno

• Productos procesados, Productos pre-empacados

• Aprovechamiento de

–Nuevas tecnologías

• Scanning (Lectoras e impresoras de código de barras)

• Colectores de datos y/o radiofrecuencia

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Nivel de Registro

40 40

Nivel de Registro

Este nivel se usa para

costeo de operaciones por

el método de inventarios

detallistas

Este nivel se usa para

costeo de operaciones por

el método de costos

identificados por producto

41 41

Las Decisiones

• Empresa comercial

42 42

Inventario vs Flujo $

43 43

Flujo operacional

44 44

Flujo operacional

45 45

Estructura Información

46

Dimensión Información

47

Pirámide Información

48 48

Funciones Principales

BackOffice Comercial

Corp

ora

te M

anagem

ent

Iniciales

Iniciales

Múltiples

Precios

Promociones

Reordenado

Productos

Data

Warehouse

DW

H

Consulta

Transacciones

Autorización

Reordenado

Data Warehouse

Sincronización

Usuarios

Seguridades

Personalización

Reglas de

Negocio

Monedas

Servidor

Transacciones

Procesos

Com

merc

ial S

tructu

re

Estructura

Comercial

Reglas

Estructura

Tipos de

Productos

Condiciones

Comerciales

Proveedores Ite

ms G

TIN

G

lobal T

rade Ite

m N

um

ber

Items

Tipos de código

EAN, UPC

Datos, clase,

sabor, color,

talla, aroma ,

sustitutos,

equivalentes

Alcances

Costos y

Precios

Personas

Físicas y Morales

Tipo de Relación

Datos

Base

Comercial Compras HQ Portal

Base

General Entidades

Unidad

Comercial

In S

tore

BackO

ffice

Recepción

Mercancía

Recepción sin

O. de Compra

Devoluciones a

proveedor,

Transferencia,

Ajustes

Reordenado

Productos

Inventario

Físico

Habilitadores

Administración

Demanda

Administración

Abastecimiento

Integración de

Proveedores

49 49

Información Ejecutiva

• Información para

– Planeación y Control

• Variables de resultado por:

– Formato de negocio/Unidad Operativa

– Estructura comercial/Artículo

– Proveedor/Artículo

– Periodo de tiempo

– Transacciones

– Multimoneda

• Facilidad de uso

50 50

Definición de REGIONES de operación para las Unidades Comerciales, establecimiento de grupo de tiendas que

integran las zonas geográficas de la cadena

Identificación de Unidades Comerciales

51 51

Definición de Roles de Operación

Identificación de logística de distribución, definición de los puntos centrales de recibo de mercancía, ubicación de

Centros de Distribución, establecimiento de lugares de entrega y áreas geográficas de influencia.

52 52

Estructura de Categorías

• Definición de estructura comercial

• Personalización de operación por niveles

• Reglas de negocio

• Relación con formatos de negocio

• Reglas de la administración de categorías

53 53

Definición de Estructura Comercial

Definición de las unidades estratégicas de negocio basadas en los fundamentos de Administración de Categorías

• En la estructura de categorías

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Personalización de Operación por Niveles

ABARROTES

COMESTIBLES

LICORES

BEBIDAS

CAFÉS

SOLUBLES

CEREALES

BÁSICOS

DECAF

Establecimiento de la nomenclatura y cantidad de niveles para la Estructura Comercial, así como la definición del nivel para

administración y personalización

55 55

Reglas de Negocio

BLUSAS

ZAPATOS

DAMAS

FALDAS

PANTALONES

ROPA INTERIOR

VESTIR

COCKTAIL

CASUAL

Definición de los criterios de operación comunes para los productos clasificados en los últimos niveles de la Estructura

Comercial. Establece el criterio de estandarización de las categorías

56 56

Relación con Formatos de Negocio

BLUSAS

ZAPATOS

DAMAS

FALDAS

ROPA INTERIOR

VESTIR

COCKTAIL

CASUAL

ABARROTES

COMESTIBLES

LICORES

BEBIDAS

CAFÉS

SOLUBLES

CEREALES

BÁSICOS

DECAF

PANTALONES

Formato de Negocio “B” Formato de Negocio “A”

Determinación de los Formatos de Negocio elegibles para cada definición de Estructuras Comerciales, para corporativos que

administran diferentes tipos de tiendas.

57 57

Reglas de la Administración de Categorías

ABARROTES

COMESTIBLES

LICORES

BEBIDAS

CAFÉS

SOLUBLES

CEREALES

BÁSICOS

DECAF

Establecimiento de la mezcla de productos que integran cada categoría de acuerdo a la definición de media de precios,

presentaciones y características generales. Administración del balance en la cantidad de productos totales registrados en la

categoría

58 58

Socios Comerciales

• Datos de proveedores, alcances y condiciones comerciales

• Datos generales

• Reglas de negocio

• Relaciones producto / Unidad operativa

• Condiciones comerciales

59 59

Registro de datos generales de

Socios Comerciales, registros

fiscales, direcciones de facturación

y devolución de mercancías

Datos Generales

• De los socios comerciales

60 60

Definición de las relaciones de

Socios Comerciales con

Unidades Operativas que

permiten a éstas últimas realizar

compras directas así como

recibo de mercancía sin orden

de compra

Reglas de Negocio

• De los socios comerciales

61 61

Definición de los productos

individuales que abastece

cada Socio Comercial y los

términos de negociación

particulares

Relaciones Producto / Unidad Operativa • De los socios comerciales

62 62

Definición de los criterios de distribución

de cada producto abastecido por cada

Socio Comercial. Se establecen los

términos de entrega de mercancías de

acuerdo a las características de

productos y/o a las condiciones de

negociación

Relaciones Producto / Unidad Operativa

• De los socios comerciales

Proveedor “A”

Proveedor “B”

Centro de Distribución

Tiendas

63 63

Definición de los términos de negociación

general para cada Socio Comercial

Condiciones Comerciales • De los socios comerciales

64 64

Productos y Servicios

• Capítulo 4. Definición de datos, ciclo y criterios operativos

• Datos generales

• Reglas de negocio y operación

• Definición de ciclo / estacionalidad

• Alcances y relaciones

65 65

Registro de los datos generales de

productos, tales como GTIN, descripciones

larga y corta (para el punto de venta),

marca, modelo, unidades de medida,

tamaño y dimensiones, reglas de etiquetado

Datos Generales • De los productos y servicios (Tema 1)

66 66

Establecimiento de reglas de operación

individual para cada producto en donde se

definen criterios de distribución, controles y

validaciones para la compra y venta, así

como la relación de equivalencia o

sustitución con otros productos

Reglas de Negocio y Operación • De los productos y servicios (Tema 2)

67 67

Definición de Ciclo / Estacionalidad

Definición de estacionalidad general en donde se definen los periodos normales para realizar compras, recibo de

mercancía, cancelaciones de compras y el periodo planeado de venta. Establece el criterio de control de compras y ventas

de los productos asociados a cada temporada así como los términos de rebajas de precio de venta al término de los ciclos

de estacionalidad

• De los productos y servicios

68 68

Establecimiento de cuales productos

son elegibles para ser operados por

cada Unidad Comercial, en donde se

establece si dichos productos son

autorizados para recibirse y venderse

en Regiones / Tiendas específicas

Alcances y Relaciones

• De los productos y servicios

69 69

Usuarios y Seguridades

• Definición

• Perfiles de operación

• Reglas de negocio

• Alcances de control sobre datos

70 70

Definición de los perfiles de operación a los que los

usuarios pertenecen, estableciendo cuáles son las

funciones autorizadas dentro de la aplicación

Perfiles de Operación

• De los usuarios y seguridades (Tema 1)

71 71

Establecimiento del horario permitido

para acceder y operar la aplicación en

las funciones autorizadas para cada

usuario

Reglas de Negocio

• De los usuarios y seguridades

72 72

Definición del alcance de acceso y administración

de los datos para cada perfil de operación. Se

establecen los límites de gestión que los usuarios

de cada perfil tienen sobre la información, basado

en la Estructura Comercial

Alcances de Control Sobre Datos

• De los usuarios y seguridades

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Preguntas, Dudas, Comentarios…