1

บทท 2 การทบทวนเอกสาร/วรรณกรรมทเกยวของ

ในปจจบนทสงคมเปนสงคมสารสนเทศ ขอมลถอเปนทรพยากรทมคาของทกๆ หนวยงานไมวาขนาดเลกหรอใหญ หนวยงานทสามารถจดการขอมลไดดกวายอมไดเปรยบกวาในทกๆ ดาน ดงนน จงไดมความพยายามน าเทคโนโลยดานคอมพวเตอรเขามาชวยใน การจดการขอมล โดยมจดประสงคเพอใหขอมลของหนวยงานมความถกตอง แมนย า ทนสมยและสะดวกตอการเรยกใชงานมากทสด หากจะพจารณาถงการจดการขอมลยอมจะหมายถง การจดเกบขอมล การเรยกใชขอมล รวมถงการวเคราะหขอมลเพอน ามาใชงาน

2.1 การจดเกบเอกสาร (รตนแกวกาญจน, 2543) การจดเกบเอกสาร (Filing system)ความหมายและความส าคญของการจดเกบเอกสารการจดเกบเอกสาร ( Filing system) หมายถง กระบวนการในการจ าแนก จดเกบเอกสารใหเปนระเบยบเพอใหความส าคญของการเกบเอกสารเมอธรกจใหความส าคญกบเอกสาร โดยถอวาเอกสารเปนเสมอนความจ าของธรกจ และเอกสารใชเปนหลกฐานส าคญทตองเกบไวเพอการตรวจสอบหรอคนควาในอนาคตแลวดงน ธรกจตองมการเกบเอกสารทด เพอรวบรวมเอกสารใหเปนหมวดหม เปนระเบยบ เอกสารไมช ารดเสยหาย สะดวกตอการคนหาเมอตองการใช และมวธการเกบเอกสารทเหมาะสมกบธรกจ ซงผมหนาทในการเกบเอกสารจ าเปนตองมความรดานการเกบเอกสารเปนอยางดดวย ดงนน กอนจะเกบเอกสารจะตองมการวางแผนไวลวงหนาใหพรอมโดยค านงถงสงตาง ๆ ทเกยวของ เชน สถานทเกบเอกสาร อปกรณส าหรบเกบเอกสาร ระบบการจดเกบเอกสาร ขนตอนในการปฏบตเกยวกบเอกสาร เปนตนวตถประสงคของการเกบเอกสารแหลงเกบเอกสารเปรยบเสมอนศนยความจ าของธรกจและเปนทรวบรวมหลกฐานตาง ๆ ของธรกจไวทงหมด การทธรกจเกบเอกสารตาง ๆ เหลานไวรวมกนกเพอวตถประสงคดงตอไปน

- เพอรวบรวมเอกสารทมความสมพนธตอเนองกนจดเขาไวใหเปนหมวดหมและแหลงเดยวกน

- เพอความสะดวกรวดเรว และงายตอการคนหา - เพอใหเอกสารอยในททปลอดภย - เพอเกบเอกสารไวเปนหลกฐานอางองในอนาคตองคประกอบในการเกบเอกสารการเกบ

เอกสารจะใหไดผลดนนตองขนอยกบองคประกอบ 5 ประการคอ o เจาหนาทเกบเอกสาร ซงจะท าหนาทดแลรกษาเอกสารใหอยในสภาพทพรอมจะใช

งานไดตลอดเวลา หนาทโดยตรงของพนกงานเกบเอกสาร คอ มหนาทเกบรวบรวมเอกสารใหเปนหมวดหม เปนระบบ

2

o เอกสาร ซงอาจจะอยในรปของรปภาพ ฟลม ขอความ แผนพบ ภาพโฆษณา จดหมาย ซงเอกสารเหลานตองเกบรกษาเพอไวใชเปนหลกฐานตอไป

o ระบบการจดเกบ คอ ระบบหรอวธการจดเกบเอกสารใหเอกสารอยในสภาพทพรอมจะใชงาน ซงแตละบรษทอาจจะมระบบการเกบเอกสารทแตกตางกนขนอยกบความเหมาะสมของแตละธรกจนน แตไมวาจะมระบบการจดเกบวธใดกตาม จดประสงคของระบบการจดเกบเอกสารกคอ การจดเอกสารใหเปนระเบยบ ครบถวน เอกสารไมช ารดเสยหาย และคนหาไดทนทเมอตองการใช

o อปกรณในการจดเกบ การเกบเอกสารจ าเปนตองอาศยอปกรณตาง ๆ ชวย เพอใหการเกบเอกสารมประสทธภาพยงขน และเพอใหการจดเกบเอกสารเปนระเบยบสวยงาม อปกรณทใชในการจดเกบ เชน แฟมเอกสาร ตเกบเอกสาร ฯลฯ

o สถานทในการเกบ หมายถง แหลงเกบเอกสาร ธรกจควรจะมการจดสถานทในการเกบเอกสารอยางเปนสดสวนและเพยงพอ หองเกบเอกสารควรเปนหองทโปรง มอากาศถายเทไดสะดวก ไมรอนอบราวจนเกนไป ไมควรอยในททมคนพลกพลาน และตองมเจาหนาทประจ าหองเกบเอกสารดวยพนกงานกบการเกบเอกสารผทมสวนเกยวของกบเอกสาร ม 2 ฝาย คอ

ผจดเกบเอกสาร จะตองเปนผทมความรความสามารถและมความช านาญในการจดเกบเอกสารตามระบบการเกบเอกสารทบรษทของตนเองก าหนดไว พรอมทงเปนผทมความละเอยดรอบคอบ มระเบยบวนย และรกงานดานน และมอปนสยรกการอานหนงสอ หนาทโดยตรงคอ เปนผจดเอกสารทไดรบเขามาเกบเขาแหลงเกบเอกสารอยางถกวธ และจดเกบความเรยบรอย ดแลจดการเกยวกบเอกสาร บ ารงรกษาเอกสารใหอยในสภาพทดอยเสมอ และคอยใหบรการแกผทมความประสงคจะขอใชเอกสารดวย

ผใชเอกสาร เปนผน าเอกสารจากแหลงเกบเอกสารไปใชเพอใหเกดประโยชนตอธรกจ จงถอวาเปนผทมความส าคญตอการจดเกบเอกสาร เพราะผใชเอกสารตองใหความรวมมอในการปฏบตตามกฎระเบยบของการใชเอกสารทผจดเอกสารไดก าหนดไว เพอใหเอกสารอยในสภาพทดอยตลอดเวลาระบบการเกบเอกสารระบบการเกบเอกสารของแตละหนวยงานอาจจะแตกตางกน ทงนขนอยกบลกษณะงาน จ านวนเอกสารทแตกตางกน และความเหมาะสม ดงนนจงอาจสรปไดวาระบบการเกบเอกสารทนยมใชกนอยในปจจบน

1. การเกบเอกสารตามล าดบตวอกษร ( Alphabetic Filing ) เปนวธการเกบเอกสารทนยมมากทสด เปนการเกบเอกสารโดยเรยงตามตวอกษร โดยดจากชอบคคล ชอบรษท หรอหางรานกได ในการจดเรยงล าดบนนจะตองค านงถงตวพยญชนะวา พยญชนะใดมากอนหลง ซงในภาษาไทยเรยงจาก ก – ฮ และในภาษาองกฤษเรยงจาก A – Z

2. การเกบเอกสารตามตวเลข ( Numeric Filing ) เปนวธการเกบเอกสารโดยใชตวเลขแทนชอบคคล ชอบรษท – หางราน โดยจะใชตวเลขเปนหลกในการจดเกบ

3

3. การเกบเอกสารตามภมศาสตร ( Geographic Filing ) เปนวธการเกบเอกสารโดยใชชอสถานทตง ประเทศ จงหวด อ าเภอ ต าบล หมบาน เปนหนวยงานในการจดเกบ

4. การเกบเอกสารตามชอเรอง ( Subject Filing ) เปนการจดเอกสารโดยใชชอเรองเปนหนวยในการจดเกบ โดยแยกเอกสารออกเปนแตละเรอง แลวจงเรยงตามล าดบตวอกษรอกครงหนง

5. การเกบเอกสารตามเสยง ( Soundex Filing ) ใชในระบบการเกบเอกสารภาษาองกฤษ โดยน าเอาชอทมเสยงคลายกนมารวมกนไวในทเดยวกน โดยไมค านงถงตวสะกด

6. การเกบเอกสารตามส ( Color Filing ) เปนวธการเกบจดเกบเอกสารทใชสเขาชวยในการเกบ โดยอาศยสเปนตวจ าแนกหมวดหมเอกสาร

7. การเกบเอกสารตามปปฏทน ( Chronological Filing ) เปนวธการเกบเอกสารตามวน เดอน ปปฏทน โดยอาศยการเรยงล าดบวนททไดรบเอกสารนน

8. การเกบเอกสารดวยไมโครฟลม ( Microfiliming ) เปนระบบการเกบเอกสารโดยถายยอเอกสารลงบนแผนฟลม เพอประหยดเนอทในการจดเกบและสะดวกในการคนหา วธการเกบดวยไมโครฟลมนถอวาเปนวธการเกบเอกสารทดทสด แตเสยคาใชจายในการจดเกบสงมาก

ววฒนาการ ความหมาย และความส าคญของการจดการเอกสาร 1. ววฒนาการของการจดการเอกสาร ในระยะตน การจดการเอกสารท าดวยมอ ตอมาในชวง

ปลายศตวรรษท 19 มการประดษฐเครองพมพดด ตอมามการประดษฐเครองพมพดดไฟฟา (ค.ศ. 1932) เครองประมวลค า และคอมพวเตอรเขาสงานส านกงานอยางกวางขวางและรวดเรวนบแตชวงตนทศวรรษ 1980 ซงมการคาดการณวา ตอไปเทคโนโลยจะท าใหส านกงานมสภาพเปนส านกงานทไรกระดาษ เพราะเอกสารตางๆจะอยในรปทคอมพวเตอรอานไดหมด

2. ความหมายของการจดการเอกสาร เปนการด าเนนการเอกสารทใชในส านกงานใหเปนระบบ นบตงแตการผลต การใช การจดเกบ การคนคน และการก าจด พรอมทงการน าเทคโนโลยตางๆมาใช เพอใหบรการในดานตางๆ ท เกยวของกบเอกสารภายในส านกงานไดอยางมประสทธภาพ

3. ความส าคญของการจดการเอกสาร ชวยในการบรหารงานในยคทมการแขงขนกนทวโลก ชวยลดเวลาและทรพยากรในการด าเนนงาน เปนหลกฐานกจกรรมและการด าเนนงานของหนวยงาน กฎหมาย เปนเอกสารจดหมายเหตการณจดการภาพกราฟก

การแยกเอกสาร 1. แบงตามแหลงทมาของเอกสาร เอกสารภายนอกส านกงาน เชน ใบสงซอจากลกคา ใบสง

สนคาคนจากลกคา เอกสารภายในส านกงาน เชน ประกาศวนหยด หนงสอเวยนตามหนวยงาน 2. แบงตามสอทจดเกบ กระดาษ ขอด มความคนเคย ใชกนแพรหลาย มราคาถก ขอจ ากด ไม

คงทนถาวร สนเปลองพนทจดเกบ ราคาจดสงแพง ประหยดพนทจดเกบ มความคงทน สามารถ

4

จดเกบขอความ ภาพประกอบ ตารางได ขอจ ากด ตองใชเครองอานโดยเฉพาะ ตอง เลอนอานตามล าดบวงจรเอกสารในส านกงาน ประกอบดวย

o การผลตเอกสาร เปนการผลตเอกสาร ไมวาจะเปนการผลตเอกสารใหม ดวยการพมพ การเขยน การบอกจด และการจดท าส าเนาเอกสาร

o การเผยแพรเอกสาร เปนการจดสงเอกสารไปยงผรบ ไมวาจะเปนผรบภายในหรอภายนอกส านกงาน

o การใชเอกสาร เปนการน าเอกสารไปใชในการด าเนนงาน o การจดเกบเอกสาร เปนการจดเกบเพอการใชงานตอไป โดยมการประเมน และการจดเกบ

เอกสารอยางเปนระบบระเบยบ o การก าจดเอกสาร เปนการประเมนคณคาเอกสารวาเอกสารประเภทใด กลมใด ทเมอพน

กระแสการใชงานแลวไมจ าเปนตองจดเกบตอไป ววฒนาการ ขนตอน และความส าคญของระบบการผลตเอกสาร

ววฒนาการของระบบการผลตเอกสาร เรมจากการใชเครองพมพดด เครองพมพดดไฟฟา เครองประมวลค า เครองถายเอกสาร ซอฟตแวรส าเรจรปตางๆ และระบบส านกงานอตโนมตแบบบรณาการ อปกรณรบภาพกราฟกประเภทอนๆ

ขนตอนและความส าคญของระบบการผลตเอกสาร การจดเตรยมเอกสาร การพจารณาวตถประสงค การจดเตรยมเครองมอและอปกรณ และการควบคมการผลตเอกสารและบคลากรผรบผดชอบระบบประมวลค าและระบบดทพ

o เทคโนโลยทใชในระบบประมวลค าและระบบดทพ ฮารดแวร ประกอบดวย คอมพวเตอร สอทใชในการจดเกบเอกสาร เครองพมพ และ ซอฟตแวร อาจใชสวนตอประสานผใชเชงกราฟก (Graphical User Interface) ไวซวก (What You See Is What You Get,WYSIWYG) เวรลด ไวด เวบ

o งานประมวลค า เชน โปรแกรมจฬาเวรด ไมโครซอฟตเวรด อามโปร เปนตน ระบบประมวลผลค า ยงสามารถชวยใหมการแกไขขอความ การพมพ การจดรปแบบเอกสาร และคณสมบตพเศษอนๆ

o งานดทพ ระบบดทพเปนระบบทใชในการผลตเอกสารเชนเดยวกบระบบประมวลค า สามารถผลตเอกสารทมคณภาพและมความสวยงามไดโดยไมจ าเปนตองสงไปจดพมพทโรงพมพ ซอฟตแวรเชน เพจเมกเกอร เวนชรา ควาก เอกซเพรส ยงสามารถชวยใหมการแกไขขอความ การพมพ การจดรปแบบเอกสาร และคณสมบตพเศษอนๆ เชนใชเปนเครองกราดภาพ เครองถายภาพดจทลการจดท าส าเนาเอกสารในส านกงาน ความส าคญของการจดท าส าเนาเอกสารการจดท าส าเนาเอกสาร ชวยใหสามารถเผยแพรสารสนเทศทอยในรปของเอกสารไดอยางมประสทธภาพ มบทบาทส าคญตอการสอสารทง

5

ภายนอกและภายในส านกงาน และมความจ าเปนตองจดสงสารสนเทศ หรอขอมลไปยงสาธารณะ หรอผรบจ านวนมากในเวลาเดยวกน เทคโนโลยส าคญในการจดท าส าเนาเอกสาร แบงออกเปน 2 ประเภท คอ กระบวนการถายภาพส าเนา โดยปจจบนไดมววฒนาการเปนเครองถายเอกสารภาพส และจดเรยงหนาเอกสารโดยอตโนมตและกระบวนการพมพ

ววฒนาการ ความหมาย และความส าคญของระบบการจดเกบและคนคนเอกสาร 1. ววฒนาการของระบบการจดเกบและคนคนเอกสารระยะตนของการจดเกบเอกสาร

ภายในตเอกสาร ซงปญหาเรองพนทจดเกบท าใหพยายามจดเกบเอกสารในรปทมการใชพนทนอยลง จงมการพฒนาทงวธการจดเกบ เครองมอจดเกบ ปรบเปลยนลกษณะของเอกสารมาอยในรปอเลกทรอนกส เมอมคอมพวเตอรพฒนามารองรบความตองการตางๆ การจดเกบเอกสารจงไดพฒนาใหมขนาดการจดเกบทจ ากด มประสทธภาพสง ใชงานคงทนเปนเวลานาน

2. ความหมายของการจดเกบและคนคนเอกสารในส านกงานการจดเกบเอกสาร เปนการวเคราะหเนอหาและประเภทของเอกสารเพอใชในการจ าแนกหมวดหมเอกสาร การจดเกบจะตองเออใหสามารถสบคนขอมลและใชเอกสารได ไมวาจะเปนเอกสารภายนอกหรอภายใน และไมวาเอกสารทเผยแพรจะอยในรปกระดาษ วสดยอสวน หรอสออเลกทรอนกสตางๆ

3. ความส าคญของการจดเกบและคนคนเอกสารในส านกงาน จดเกบเอกสารทจ าเปนตอการด าเนนงานและการบรหารองคการอยางมประสทธภาพ โดยไมจ ากดวาเอกสารจะอยในรปแบบกระดาษ วสดยอสวน หรอสออเลกทรอนกส คนคนขอมลทอยในเอกสารและตวเอกสารไดอยางถกตอง ทนตอเหตการณ สะดวก และมประสทธภาพรกษาความปลอดภยใหกบเอกสารตามล าดบความส าคญของเอกสารและประหยดทรพยากรทใชในการจดเกบและคนคน และใชทรพยากรนนใหเกดประโยชนสงสดไมวาจะเปนอปกรณ วสดและทรพยากรมนษย

ลกษณะของการจดเกบและคนคนเอกสารในส านกงาน ลกษณะของการจดเกบเอกสารในส านกงาน แบงออกเปน 3 ประเภท คอ เอกสารทอย

ในกระแสงานเอกสารกงกระแสการใชงาน และเอกสารทพนหรอสนสดกระแสการใชงาน ลกษณะของการคนคนเอกสารในส านกงาน การคนคนขอมลทปรากฏในเอกสาร การ

คนคนตวเอกสารตนฉบบ การจดเกบและคนคนเอกสารในระบบส านกงานอตโนมต 1. รปแบบการจดเกบและคนคนเอกสารในระบบส านกงานอตโนมต ระบบคอมพวเตอรแม

ขายการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ระบบจดการฐานขอมล ระบบแฟมขอมลเอกสาร เครอขายสอสารภายในองคการ

2. ตวอยางการจดเกบและคนคนเอกสารในระบบส านกงานอตโนมต การคนคนขอมลจากเอกสารโดยไมตองการดเอกสารตนฉบบตนฉบบทงหมด การดงขอมลจากเอกสารอเลกทรอนกส

6

โดยตรง การพมพขอมลดชน หรอแอตทรบวตเขาสระบบการจดการฐานขอมล และการคนคนขอมลจากเอกสารและตองการดเอกสารตนฉบบทงหมด

3. ขอควรค านงในการจดเกบและคนคนเอกสารในระบบส านกงานอตโนมต มาตรฐานในการจดเกบฐานขอมล และแผนการด าเนนงาน

ความหมายและประเภทของเอกสารเอกสาร ความหมายและประเภทของเอกสารเอกสาร (Documents) ตามพจนานกรมฉบบ

ราชบณฑตยสถาน เอกสารหมายถง ‚หนงสอส าคญ‛ เอกสารคอขอความทสามารถน ามาอาน แปล ตความหรอใชเปนสงอางอง เพอการปฏบตงาน ใชเปนหลกฐานในการตดตอราชการหรอธรกจ เชน จดหมายเขา จดหมายออก รายงาหรอขอมลทจดท าขน บนทกใบสงซอสนคา รปภาพ คมอหรอเอกสารอนใด ซงจดท าขนหรอใชโดยหนวยงาน เปนตน เปนขอมลหรอขาวสารทจดท าขนเปนลายลกษณอกษร มความหมายปรากฏออกมาในลกษณะของตวอกษร ตวเลข ภาพ หรอเครองหมายอนใดทสามารถน ามาใชประโยชน และเปนหลกฐานอางองในอนาคตได การตดตอโดยเอกสารเปนการตดตอทถอวาเปนทางการ เปนทยอมรบและมหลกฐานไวใชอางองในภายหลงเพอประโยชนในการปฏบตงานเอกสารเปรยบเหมอนหนวยความจ าของหนวยงาน ซงชวยใหการท างานคลองตวและเปนเครองมอในการตดตอระหวางหนวยงาน ปจจบนเราใชเครองมออเลกทรอนกสมาพฒนาใหเหมาะสมกบงานท าใหมประสทธภาพมากยงขน เชน การจดเกบเอกสารดวยเครองจดเกบ และคนหาเอกสารอเลกทรอนกส การใชโปรแกรมการจดการเอกสารดวยเครองคอมพวเตอร เปนตนประเภทของเอกสาร เอกสารทใชในการปฏบตงานโดยทวไป แบงออกเปน 3 ประเภทคอ

1. หนงสอเขา หมายถง เอกสารทไดรบจากหนวยงานภายนอก หรอหนวยงานอนทกประเภททสงเขามายงส านกงานจากทตาง ๆ ไมวาจะเปนการสงทางไปรษณยหรอโดยพนกงานเดนเอกสารกตาม เอกสารเหลานไดแก จดหมาย ขอความโทรเลขหรอโทรสาร เปนตน ซงหนวยงานตองใหความส าคญกบเอกสารเหลาน และตองเกบรกษาไวเพอใชเปนหลกฐานตอไปในอนาคต เพราะเอกสารเหลานจะมสวนส าคญในการบรหารงานของหนวยงาน

2. หนงสอออก เปนเอกสารทหนวยงานจดท าขน แลวสงไปใหบคคลหรอหนวยงานภายนอก ไมวาจะเปนการสงทางไปรษณยหรอโดยพนกงานเดนเอกสาร เพอตดตอประสานงานเปนเอกสารทจดท าขนภายในส านกงานเอง เชน ส าเนาจดหมายออก ใบแจงหน รายงานตาง ๆ งบการเงน และสญญาตาง ๆ เปนตน หนงสอเหลานท าขนโดยมส าเนาอยางนอยหนงฉบบ ตนฉบบเปนฉบบทสงไปใหแกผรบ สวนส าเนาเปนฉบบทใชเกบและใชเปนหลกฐานของหนวยงานตอไป

3. หนงสอตดตอภายใน หมายถง เอกสารทใชตดตอระหวางแผนก หรอฝาย ภายในองคกรนนเอง โดยทวไปมกจะมแบบฟอรมซงออกไวใชส าหรบกจการหนง ๆ โดยเฉพาะ หนงสอชนดนจดท าขนเพอใหการท างานของหนวยงานนนมความคลองตวมากยงขน หรออาจจะเปนเอกสารทหนวยงานตองการแจงพนกงานใหทราบ เชน ค าสง ประกาศ เปนตน เอกสารตาง ๆ เหลาน สามารถ

7

ใชเปนหลกฐานตอไปได หนงสอตดตอภายในของราชการเปนหนงสอทใชตดตอกน ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดเดยวกน โดยมลกษณะเปนบนทกขอความนอกจากนยงมการแบงประเภทเอกสารตามลกษณะความส าคญอก 4 ประเภทดงน

1.1 เอกสารส าคญมาก 1.2 เอกสารส าคญ 1.3 เอกสารทมประโยชน 1.4 เอกสารเบดเตลด

การบรหารงานเอกสารหรอการจดการเอกสาร การบรหารงานเอกสารหรอการจดการเอกสาร (Records Management) หมายถง งานซง

เกยวกบการเกบขอมล เพอชวยเพมความจ าในงานส านกงานและการตดสนใจทกระดบของผบรหารในทกองคกร จ าเปนตองมขอมลประกอบเพอความถกตองของการปฏบตงาน การบรหารเอกสาร เปนการด าเนนงานเอกสารใหบรรลวตถประสงคตามล าดบขนตอน คอ การวางแผน การก าหนดหนาท โครงสราง การจดเกบเอกสาร การก าหนดระบบการจดเกบเอกสาร การเกบรกษา การควบคมและการท าลายเอกสาร การบรหารงานเอกสารเปนหวใจส าคญยงของการด าเนนงาน เพราะถาสามารถบรหารงานเอกสารใหมประสทธภาพแลวกจะสามารถลดตนทนในการด าเนนงานใหต าลงได โดยควรมการก าหนดนโยบายการบรหารงานเอกสารไว และมหลกการทตองค านงถงปจจยหลายอยาง นอกจากนจะตองค านงถงปรมาณหนงสอเอกสารในปจจบนแลว ยงตองค านงถงระบบทสามารถขยายไดในอนาคตไมตองแกไข เปลยนแปลงบอย ๆ ดวยการตดสนใจวาหนวยงานแตละหนวยงานซงมวตถประสงคหรอประเภทของการประกอบการตางกน ควรตดสนใจใชระบบใดในการเกบเอกสาร เปนเรองทตองพจารณาอยางละเอยดรอบคอบตองมการศกษาวาระบบใด จงจะท าใหการปฏบตงานการจดเกบเอกสารมประสทธภาพมากทสด ซงอาจสรปไดวาการบรหารงานเอกสารเปนศนยรวมของการบรหารทงมวล เปนกจกรรมทก าหนดขนเพอควบคมวงจรชวตของเอกสาร ตงแตการผลตไปจนถงการท าลายเอกสารวงจรเอกสาร (The Document Cycle)ถาผบรหารสามารถจดการกบงานเอกสารไดอยางมประสทธภาพแลว กจะท าใหตนทนในการจดเกบเอกสารลดลงได การปฏบตงานเกยวกบเอกสารมความจ าเปนอยางยงตองด าเนนการอยางมระเบยบแบบแผน อนจะกอใหเกดความสะดวก รวดเรว ประหยดทงเวลาและแรงงาน ซงน าไปสประสทธภาพและบงเกดประสทธผลในการท างาน

1.) การผลต (Creation) เอกสารทเขามาในส านกงานจากแหลงตาง ๆ หรอการผลตเอกสารขนมาเอง ในการท าใหเอกสารเกดขนนถอเปนชนก าเนนของเอกสารตงแต การคด ราง เขยน แตง พมพ ท าส าเนา การอดส าเนา ถายเอกสาร เพอใชงานในส านกงานในรปจดหมายโตตอบ บนทกขอความ และงานพมพตาง ๆ เอกสารจะถกสรางขนมาจากภายนอกองคกร และภายในองคกร ท าใหมเอกสารมากมายหลายประเภท

8

2.) การใชประโยชน (Utiliaztion) เปนขนตอนทเอกสารไดผานการด าเนนงานในสวนตาง ๆ ทเกยวของภายในองคกร การไหลผาน (Flow) ของเอกสารจะเปนไปตามกระบวนการทก าหนดไวในแตละองคกร โดยจะตองดแลประโยชนเอกสารแตละประเภทซงมความส าคญมากนอยแตกตางกน เอกสารบางชนยงไมมประโยชนในการน าขอมลมาใชในโอกาสตอไป และบางชนมความจ าเปนตองเกบไวเปนหลกฐานอางอง ขนตอนนคอการพฒนาระบบการเดนทางของเอกสาร ใหมลกษณะคลองตว สามารถเรยกใชและจดสงถงทในเวลาทตองการ

3.) การจดเกบ (Storage) เมอด าเนนการผลตเอกสารขนมาและด าเนนการทจ าเปนแลวส าเนาเรองเดมหรอเอกสารทจ าเปนตองน าไปแยกเปนประเภท หรอเปนกลม ตามหมวดแฟมทเกยวของ โดยรวบรวมเอกสารใหเปนหมวดหม มระเบยบ เอกสารตองไมช ารดเสยหาย เพอความสะดวกในการเรยกใชภายหลง โดยตองมการวางแผนไวลวงหนาใหพรอม ค านงถงสงตาง ๆ ทเกยวของ เชน สถานทจดเกบ อปกรณส าหรบการเกบ ระบบในการจดเกบเอกสาร ขนตอนปฏบตเกยวกบเอกสาร โดยจดท าคมอไวเปนมาตรฐานในการปฏบตงาน และจดใหมทเกบรกษาเอกสารอยางเพยงพอ

4.) การเรยกใชหรอการสบคน (Retrieval) งานจดเกบเอกสารมบทบาทในการด าเนนงานเปนอยางมาก เพราะการไดขอมลอยางรวดเรวจะท าใหการตดสนใจสามารถท าไดทนท เอกสารตาง ๆ เปนสงทมประโยชนตอการแกไขปญหาของผบรหารและการวางแผนในอนาคต ขอมลในเอกสารจะตองถกน ามาพจารณาประกอบการวางแผนและการตดสนใจ ทงนการเรยกใชหรอการสบคน จะตองท าไดอยางรวดเรว ประหยดเวลา ประหยดแรงงาน มประสทธภาพและมประสทธผล

5.) การก าหนดสภาพ (Disposition) การจดเกบเอกสารเปนการรกษาเอกสารส าคญเอาไว เพอประโยชนในการน ามาใชไดทนททตองการ จงตองมการจดการอยางรดกม มขนตอนการก าจดเอกสารเมอมอายนานพอสมควร หรอไดจดเกบไวจนครบตามทกฎหมายหรอระเบยบขอบงคบระบไว เมอจดเกบไวจนคณคาหรอประโยชนในการอางองมนอย กจ าเปนตองด าเนนการก าจ ดหรอคดเลอกออกไปเพอด าเนนการท าลาย อาจมการตงคณะกรรมการในการท าลาย เพอชวยในการพจารณาคดกรองเอกสารเหลานน

9

ขนตอนในการจดเกบเอกสาร 1. การเตรยม คดแยก จดเอกสาร 2. การสรางโครงสรางในการจดเกบเอกสาร 3. การสแกนเอกสาร 4. การปรบแตงเอกสารในเครองสแกน 5. การตรวจสอบคณภาพของเอกสาร 6. การน าเอกสารเขาระบบเขาสเครองระบบซอฟทแวร 7. การจดเอกสารตนฉบบในสภาพเดม ประโยชนทไดรบจากระบบเอกสาร 1. สามารถท างานและการคนหาเอกสารไดรวดเรว และถกตองมากขน 2. ประหยดเวลาในการคดแยกเอกสาร โดยรายละเอยดสวนใหญถกบนทกลงในเครอง

คอมพวเตอรของเครองสแกนเนอร 3. สามารถบรหารงานเอกสารไดอยางมประสทธภาพ 4. ประหยดคาใชจายในการจดเกบเอกสารไวในต แฟม กระดาษ 5. เพมประสทธภาพในระบบจดเกบเอกสาร โดยจดเกบในรปแบบของเอกสาร

อเลคทรอนคส ในระบบคอมพวเตอร 6. ผใชระบบสามารถเรยกคนการเอกสารไดอยางรวดเรวและถกตอง 7. ประหยดพนทในการจดเกบ ลดความซ าซอนในการเกบเอกสาร

ระบบการจดการเอกสาร ระบบการจดการเอกสาร (องกฤษ: Document management system) คอระบบ

คอมพวเตอรหรอกลมของโปรแกรมคอมพวเตอร ทใชในการตดตามและเกบบนทกเอกสารอเลกทรอนกส หรอ รปภาพประกอบเอกสาร โดยใชแนวคดของ ระบบการจดการเนอหา (Content management system ,CMS) ซงมกจะถกมองวาเปนองคประกอบของระบบการจดงานภายในองคกร (Enterprise content management system,ECM) ซงมความสมพนธกบการจดการทรพยสนดจตอล (Digital asset management system,DAM) นอกจากนยงมหวขอท เกยวของและมความสมพนธอกเชน ระบบจดการเกบเอกสารดวยคอมพวเตอร (Document imaging system) การจดการล าดบงาน (Workflow system) และระบบการเกบบนทก (Records management system)

10

รายละเอยดและองคประกอบ Document management systems จะมการจดเตรยมและมกระบวนการตางๆเชน แหลง

จดเกบขอมล การก าหนดรนเอกสาร ความปลอดภย การท าดชน และการสบคน องคประกอบตางๆเชน

Metadata หมายถง ขอมลทใชก ากบและอภบายขอมลหลกหรอกลมของขอมลอน ตวอยางทเหนไดชดคอบตรในหองสมดส าหรบสบคนหนงสอทเกบขอมลเกยวกบชอหนงสอและต าแหนงของหนงสอ ซงหนงสอเปนขอมลทตองการ และบตรเปนขอมลทอธบายรายละเอยดของขอมลนน

Integration หลายๆระบบการจดการเอกสารพยายามทจะใชงานรวมกบโปรแกรมอน ๆ เพอใหผใชสามารถเรยกขอมลทมอยไดโดยตรงจากพนทเกบขอมลของระบบการจดการเอกสาร มการเปลยนแปลง และบนทกการเปลยนแปลง กลบไปยงระบบจดการในรปแบบของ new version ซงจะไดกลาวถง version ในหวขอถดไปขางหนา โดยการท างานทงหมดนนยงใชงานในโปรแกรมเดม เชนการใชงานกบ email หรอมการแชรซอฟตแวรเปนกลมรวมกน ซง Application จะมการใชมาตรฐานเชน ODMA LDAP WebDAV และ SOAP

Capture หลกการนนมความเกยวของกบการประมวลผลของหนกระดาษจากการสแกน หรอ อปกรณอนๆเชนปรนเตอร หรอ Optical character reconition ( กระบวนการทางกลไกหรอทางอเลกทรอนกสเพอแปลภาพของขอความจากการเขยนหรอจากการพมพ ไปเปนขอความทสามารถแกไขไดโดยเครองคอมพวเตอร )หรอมการใช OMR Software ทเปนซอฟตแวรทใชส าหรบอานคาในชอง เชนใชตรวจสอบปรนย

Indexing เปนการตดตามเอกสารอเลกทรอนกสอาจเปนสงทงายส าหรบการเกบตว Track ทเจาะจงของขอมลแตมกจะมรปแบบทซบซอนมากขนส าหรบการจดหมวดหม ใหผาน metadata ดงนนการ Indexing ใหสามารถสบคนไดอยางรวดเรวในพนททมขนาดใหญจงตองค านงถงโครงสรางทาง topology ของ index ดวย

Storage การจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสตองค านงวา เกบทไหน นานเทาไหร หรอการเปลยนทอยของเอกสารไปเกบอกทหนงเกยวของกบ (Hierarchical storage management) และ การท าลายเอกสาร

Retrieval การเรยกดเอกสารอเลกทรอนกสจากการจดเกบ ในบางครงอาจจะดเหมอนงายในทางการสบคนแตในบรบททางอเลกทรอนกสจะคอนขางซบซอนและมประสทธภาพ ซงเกยวของกบโครงสรางทางดชน บางครงการคนหาบางระบบ สามารถหาบางสวนของค าหรอบางสวนของ metadata ทคาดหวงได ในบางระบบอาจจะอนญาตใหมการสบคนแบบใช การระบนพจนบลนใหมหลากหลายค าหรอวลทตองการได

11

Distribution เอกสารทเผยแพรจะตองมรปแบบ (Format) ทยากตอการถกเปลยนแปลงโดยงาย วธปฏบตโดยทวไปในทางกฎหมาย เอกสารตนฉบบจะไมถกแจกจายแตจะเกบไวในสถานทๆปลอดภย หากเอกสารถกแจกจายดวยรปแบบอเลคโทรนคในสภาวะทมการควบคม เครองมอทใชงานตองมคณภาพและไดรบการตรวจสอบวาท างานอยางถกตอง เชนเดยวกนกบตวน าสงเอกสารอเลคโทรนคทตองมคณภาพ ทงสองอยางนตองน ามาประยกตใชในระบบเอกสารทมการแลกเปลยนซงกนและกน หากความสมบรณของเอกสารเปนสงทจ าอยางยง

Security การรกษาความปลอดภยมความส าคญมากในการใชงานการจดการเอกสารจ านวนมาก ขอมลบางอยางจ าเปนตองเขารหสและเปนความลบสงมขอก าหนดทซบซอนเชน ขอมลประวตทางการแพทยWorkflow คอการบรหารจดการ ล าดบขนตอนของการปฏบตงานระหวาง บคลากร หรอหนวยงาน โดยก าหนดเปนกฎเกณฑ และใชเอกสาร หรอคอมพวเตอรมาชวยในการก ากบงาน

Versioning เปนการควบคมการเปลยนแปลง โดยใหมหมายเลขการเปลยนแปลง หรอการก าหนดวนทเปลยนแปลง และจดเกบส ารองขอมลดงเดมไว เผอท าการเรยกคนขอมล หรอแกไขกลบ และเพอใหรถงสถานะการเปลยนแปลงของขอมล

Records Management system เปนการจดการคณลกษณะของขอมล โดยสามารถบรหารจดการ ก าหนดคาอายของขอมลในระบบไดตามเงอนไข ซงในปจจบนไดมการก าหนดมาตรฐานการจดการอายของขอมล เชน DoD 5015.2-STD Version x เปนขอก าหนดตามมาตรฐานความปลอดภยของการจดเกบขอมล ทออกโดยรฐบาลสหรฐ ซงมซอฟแวรบางรายเทานนทไดรบรองตามมาตรฐานน

เทคโนโลยอนๆทเกยวของ Content management system ระบบจดการเนอหา (Content management system,

CMS) คอระบบซอฟตแวรคอมพวเตอรทใชเพอจดระเบยบ และสงเสรมการท างานในหมคณะ ใหสามารถสรางเอกสาร หรอเนอหาสาระอนๆ โดยมากแลว ระบบจดการเนอหา มกจะเปนเวบแอปพลเคชน ซงใชจดการเวบไซตและเนอหาบนเวบ และมไมนอยทระบบจดการเนอหาตองใชซอฟตแวรพเศษบนเครองเครองลกขาย เพอใชแกไขและสรางบทความตางๆ ระบบจดการเนอหา ในตลาดซอฟตแวรคอมพวเตอรมทงแบบทท าเพอการคาและแบบ โอเพนซอรสเนอหาทอยบนระบบอาจจะเปนเนอหาทเปน ขอความตวอกษรไฟลรปภาพ ไฟลเสยง ไฟลภาพเคลอนไหว ไฟลวดโอ หรอไฟลเอกสารอนๆ กได ระบบจดการเนอหามกมระบบการจดการล าดบการด าเนนงานของเนอหาทเรยกวา Workflow ซงล าดบการด าเนนงานนนโดยมากจะประกอบไปดวย - ขนตอนการน าเนอหาเขาระบบ (Ingestion หรอ Creation) เชนผบรหารระดบสงเหนชอบใหมการสรางเนอหาใหมขน และผพฒนาสรางเทมเพลต และ โฟลเดอรเพอรองรบขอมลบนเวบ - ขนตอนการตรวจสอบเนอหา (Staging หรอ Approval) มการตรวจสอบความถกตองของเนอหาเนองจากหาก

12

ขอมลผดพลาดจะมความยงยากในการกลบมาแกไข มการกระจายงานสกลมพนกงาน เพอจ าหนายใหพนกงานชวยสรางเนอหา และแกไขเนอหา - ขนตอนการน าเนอหาไปเผยแพร (Delivery หรอ Publishing) ผดแลเวบไซดอนมต รวบรวมขอมลขนเวบไซดได

ทศทางในอนาคตของเทคโนโลย เนองจากในปจจบนเทคโนโลยกาวหนาขนไปมากท าใหระบบการจดการตางๆเรวขน จากค ากลาวของ Tim Berners-lee ทวา ‛ไมมสงใดทเปลยนแปลงโลกไดมากกวาทคอมพวเตอรท า‛ การเกดขนของคอมพวเตอรท าใหการท าหลายอยางทสมยกอนไมมทางท าไดเปนไปไดเชน การสบคนขอมลจากแหลงเอกสารตางๆไดโดยใชเวลาเพยงเสยววนาท สมยกอนการจดการเกยวกบ Document จะเปนการจดเอกสาร ก าหนดทอยเปนแฟมใสในตเอกสาร การท าดชนทยงยาก แตปจจบนสามารถท าไดงายและยงมระบบทเปน optical ในการสกดค าจากไฟลรปภาพไดอกดวยเสมอนกบวาคอมพวเตอรสามารถอานหนงสอได ชวยในการจดการและท าองคประกอบของDocument management สามารถดงขอมลไดรวดเรวในอนาคตเนองจากแหลงการจดการขอมลตางๆสามารถท างานกบ Application ตางๆได ท าใหมการพฒนาลกเลนตางๆ ไดมากขนกวาเดมอาจจะมบรการใหมๆเขามาทพฒนาพรอมกบเทคโนโลย เชนในอนาคตอาจจะมการผสานกนระหวางการจดการเนอหาระดบองคกรกบระบบจดการเกบขอมลเชนการน าเสนอวงจรชวตของลกคาตลอดเวลาเพอน าขอมลไปใชในการวเคราะหและพฒนาองคกรเชนหาสนคา และบรการทเหมาะสม ซงสงเหลานจะเกดขนไดเมอมเทคโนโลยทล าหนา และการจดการขอมลและเอกสารทด หรออาจจะมการพฒนาเทคโนโลยตางๆเพอเกบเอกสารในรปแบบอนๆ นอกจาก รป เสยงขอความ เชนการเกบรปแบบทางชววทยา เชน รฐบาลเกบตวอยาง DNA ของคนในประเทศโดยบนทกเปนเอกสารในรปแบบทสามารถ Capture ไดและมการท า indexing เพอใหสามารถตามตวบคคล หรอ ระบตวบคคลมการเชอมโยงฐานขอมลตางๆขององคกรกบองคกรอนท าใหสามารถชวยตดตามวถชวตของบคคลหนงไดเปนตน อาจจะมหลายๆอยางตามมา สรปคอ เทคโนโลย Document management system นนสามารถเปลยนแปลงไดตามการพฒนาของเทคโนโลยอนๆในปจจบน

13

2.2 การจดการแฟมขอมล กจกรรมทเกยวของกบการจดการแฟมขอมล (File manipulation) จะแตกตางกนออกไปในแตละระบบงาน แตจะมกจกรรมหลกในการใชขอมล ไดแก การสรางแฟมขอมล (File creating) คอ การสรางแฟมขอมลเพอน ามาใชในการประมวลผล สวนใหญจะสรางจากเอกสารเบองตน (source document) การสรางแฟมขอมลจะตองเรมจากการพจารณาก าหนดสอขอมลการออกแบบฟอรมของระเบยน การก าหนดโครงสรางการจดเกบแฟมขอมล (file organization) บนสออปกรณ

การปรบปรงรกษาแฟมขอมลแบงออกได 2 ประเภท คอ 1) การคนคนระเบยนในแฟมขอมล (Retrieving) คอ การคนหาขอมลทตองการหรอเลอกขอมลบางระเบยนมาใชเพองานใดงานหนง การคนหาระเบยนจะท าได ดวยการเลอกคยฟลด เปนตวก าหนดเพอทจะน าไปคนหาระเบยนทตองการในแฟมขอมล ซงอาจจะมการก าหนเงอนไขของการคนหา เชน ตองการหาวา พนกงานทชอสมชายมอยกคน 2) การปรบเปลยนขอมล (Updating) เมอมแฟมขอมลทจะน ามาใชในการประมวลผลกจ าเปนทจะตองท าหรอรกษาแฟมขอมลนนใหทนสมยอยเสมอ อาจจะตองมการเพมบางระเบยนเขาไป (adding) แกไขเปลยนแปลงคาฟลดใดฟลดหนง (changing) หรอลบบางระเบยนออกไป (deleting)

ประเภทของแฟมขอมล ประเภทของแฟมขอมล (File Type) เราสามารถจ าแนกแฟมขอมลออกตามลกษณะของขอมลทเกบบนทกไวและสามารถแบงแฟมขอมลออกเปน 2 ประเภทใหญๆ คอ

1. แฟมขอมลหลก (Master File) เปนแฟมขอมลซงเกบขอมลทส าคญ เชน แฟมขอมลประวต ลกคา (Customer master file) ตามทกลาวไวขางตน แฟมขอมลประวตผจดสงสนคา (Supplier master file) แฟมขอมลสนคาคงเหลอ (Inventory master file) แฟมขอมลบญช (Account master file) เปนตน ซงแฟมขอมลหลกเหลานเปนสวนประกอบของระบบงานบญช (Account system)

2. แฟมรายการปรบปรง (Transaction file) เปนแฟมทบนทกขอมลเกยวกบแฟมขอมลหลกทมการเปลยนแปลงในแตละวน รายการทเกดขนตองน าไปปรบปรงกบแฟมขอมลหลกเพอใหแฟมขอมลหลกมขอมลททนสมยอยตลอดเวลา การปรบปรงแฟมขอมลสามารถท าไดหลายอยาง เชน การเพมรายการ (Add record) การลบรายการ (Delete record) และการแกไขรายการ (Edit)

การจดระเบยบแฟมขอมล (File organization) มวธการจดไดหลายประเภท เชน การจดระเบยบแฟมขอมลแบบตามล าดบ (Sequential File organization) ลกษณะการจด

ขอมลรายการจะเรยงตามฟลดทก าหนด (Key field) เชน เรยงจากนอยไปหามากหรอจากมากไปหา

14

นอยหรอเรยงตามตวอกษร โดยสวนมากมกจะใชเทปแมเหลกเปนสอในการเกบขอมลซงการเกบโดยวธนจะมทงขอดและขอเสย

ขอด ขอเสย 1. เปนวธทเขาใจงาย เพราะการเกบจะ

เรยงตาม ล าดบ 1. เสยเวลาในการปรบปรงในกรณทม

รายการ ปรบปรงนอยเพราะจะตองอานทกรายการจนกวา จะถงรายการทตองการปรบปรง

2. ประหยดเนอทในการเกบ และงายตอการสราง แฟมใหม

2. ตองมการจดเรยงขอมลทเขามาใหมใหอยในล าดบ เดยวกนในแฟมขอมลหลกกอนทจะประมวลผล

ตารางท 2.1 ตารางแสดงขอดและขอเสยในการจดระเบยบแฟมขอมลตามล าดบ

การจดระเบยนแฟมขอมลแบบตรงหรอแบบสม (Direct or random file organization) โดยสวนมากมกจะใชจานแมเหลก (Hard disk) เปนหนวยเกบขอมล การบนทกหรอการเรยกขอมลขนมาสามารถเรยกไดโดยตรง ไมตองผานรายการอนกอน เราเรยกวธนวาการเขาถงขอมลโดยตรง (Direct access) หรอการเขาถงโดยการสม (Random Access) การคนหาขอมลโดยวธนจะเรวกวาแบบตามล าดบ ทงนเพราะการคนหาจะก าหนดดชน (Index) จะนนจะวงไปหาขอมลทตองการหรออาจจะเขาหาขอมลแบบอาศยดชนและเรยงล าดบควบคกน (Indexed Sequential Access Method (ISAM) โดยวธนจะก าหนดดชนทตองการคนหาขอมล เมอพบแลวตองการเอาขอมลมาอกก รายการกใหเรยงตามล าดบของรายการทตองการ ซงการเกบโดยวธนมทงขอดและขอเสย

ขอด ขอเสย 1. สามารถบนทก เร ยกขอมล และ

ปรบปรงขอมลท ตองการไดโดยตรง ไมตองผานรายการทอยกอนหนา

1. สนเปลองเนอทในหนวยส ารองขอมล

2. ในการปรบปรงและแกขอมลสามารถท าไดทนท

2. ตองมการส ารองขอมลเนองจากโอกาสท ข อม ล จ ะม ปญหา เ ก ด ได ง า ย กว าแบบตามล าดบ

ตารางท 2.2 ตารางแสดงขอดและขอเสยในการจดแฟมขอมลแบบตรงหรอสม

อปสรรคในการจดการแฟมขอมลแบบดงเดม อปสรรคในการจดการแฟมขอมลแบบดงเดม (Traditional or Conventional file) คอ หนวยส ารองขอมล (Storage) จะมแฟมขอมลหลกอยและในแฟมขอมลหลก (Master file) จะ

15

ประกอบดวยขอมลตางๆ (Data Element) เชน A-Z แตละแผนกกจะตองเขยนโปรแกรมประยกต (Application Program) ของงานตนเองขนมา ซงแตละงานอาจจะมการเรยกใชแฟมขอมลรวมกน แสดงการใชแฟมขอมลแบบดงเดม

รปท 2.1 รปแสดงการใชแฟมขอมลแบบดงเดม (Traditional file) กบงานประยกตตางๆ

จากรปจะเหนวาโปรแกรมประยกตตางๆ อาจจะมการเรยกใชแฟมขอมลรวมกน ซงท าใหโอกาสทจะเกด ขอผดพลาด (Error) มมากขน หากไมมการควบคมการใชแฟมทด ดงนนปญหาอาจจะเกดขนไดหลายประการเชน 1. การซ าซอน และการสบสนของขอมล (Data Redundancy and confusion) 2. ขอมลและโปรแกรมขนตอกน (Program-data dependence) 3. ขาดความยดหยน (Lack of flexibility) 4. ขาดความปลอดภยของขอมล (Poor security) 5. ขอมลขาดความสะดวกในการใชและการแบงปนกน (Lack of data sharing and availability)

การจดการแฟมขอมล การจดการแฟมขอมล (File Management) ในอดตขอมลทจดเกบไวจะอยในรปของ

แฟมขอมลอสระ (Conventional File) ซงระบบงานแตละระบบกจะสรางแฟมของตนเองขนมาโดยไมเกยวของสมพนธกน เชน ระบบบญช ทสรางแฟมขอมลของตนเอง ระบบพสดคงคลง (Inventory) ระบบการจายเงนเดอน(Payroll) ระบบออกบล (Billing) และระบบอนๆตางกมแฟมขอมลเปนของตนเอง หากมการปรบปรงแกไขกจะท าเฉพาะสวนจงท าขอมลขององคการ บางครงเกดสบสนเนองจากขอมลขดแยงกนและในบางองคการอาจจะมการเขยนโปรแกรมโดยใชภาษาทเขยนทตางกน เชนภาษาโคบอล (COBOL language) ภาษาอารพจ(RPG) ภาษาปาสคาล (PASCAL) หรอภาษาซ (C language) ซงมลกษณะของแฟมขอมลทสรางดวยภาษาทตางกนกไมสามารถจะใชงานรวมกนได จงท าใหองคการเกดการสญเสยในขอมล ดงนนกอนทองคการจะน าคอมพวเตอรมาใชจะตองมการวางแผนถงระบบการบรหารแฟมขอมล

16

การแบงประเภทของแฟมขอมลและการจดระเบยบแฟมขอมล

การบรหารแฟมขอมลจะตองมการก าหนดโปรแกรมทจะพฒนาขนมาวาจะใชภาษาอะไร มหนวยงานใดตองใช ตองการขอมลอะไร ขอมลทแตละแผนกตองการซ ากนหรอไม หรอมขอมลอะไรทขาดหายไปและขอมลฟลดไหนทจะใชเปนคยในการคนหาขอมล ประเภทของแฟมขอมล (File Type) เราสามารถจ าแนกแฟมขอมลออกตามลกษณะของขอมลทเกบบนทกไวและสามารถแบงแฟมขอมลออกเปน 2 ประเภทใหญๆ คอ

แฟมขอมลหลก (Master File) เปนแฟมขอมลซงเกบขอมลทส าคญ เชน แฟมขอมลประวต ลกคา (Customer master file) ตามทกลาวไวขางตน แฟมขอมลประวตผจดสงสนคา (Supplier master file) แฟมขอมลสนคาคงเหลอ (Inventory master file) แฟมขอมลบญช (Account master file) เปนตน ซงแฟมขอมลหลกเหลานเปนสวนประกอบของระบบงานบญช (Account system) แฟมรายการปรบปรง (Transaction file) เปนแฟมทบนทกขอมลเกยวกบแฟมขอมลหลกทมการเปลยนแปลงในแตละวน รายการทเกดขนตองน าไปปรบปรงกบแฟมขอมลหลกเพอใหแฟมขอมลหลกมขอมลททนสมยอยตลอดเวลา

วธการประมวลผล วธการประมวลผล (Processing Technique) การใชคอมพวเตอรเพอชวยในการประมวลผลทางธรกจนนมวธการประมวลผลไดหลายแบบดงน

1. การประมวลผลแบบชด (Batch Processing) คอ การประมวลผลโดยผใชจะท าการรวบรวมเอกสารทตองการประมวลผลไวเปนชดๆ ซงแตละชดอาจจะก าหนดเทากบเอกสาร 10 หรอ 20 รายการหรอมากกวากไดแตใหมขนาดเทากน แลวปอนขอมลดงกลาวสเครองคอมพวเตอร จากนนจงใชค าสงใหประมวลผลพรอมกนทละชดตวอยาง บรษทหนงอาจจะใชเครองคอมพวเตอรเพอออกบลโดยมการรวบรวมใบสงซอจากลกคาภายในหนงวนจากแผนกขาย จากนนกสงใหแผนกคอมพวเตอรท าการปอนขอมลและตรวจสอบความ ถกตองของขอมลกอนทจะเกบบนทกไว จากนนกจะน าขอมลดงกลาวไปประมวลผล ซงอาจจะตองอาศยแฟมขอมลอนๆ มาประกอบการประมวลผล เชน แฟม ขอมลสนคาคงเหลอ แฟมขอมลลกหน กรณลกคาซอเงนเชอและแฟมประวตลกคา เปนตน จากนนกจะน าขอมล ดงกลาวไปประมวลผล ซงอาจจะตองอาศยแฟมขอมลอนๆ มาประกอบการประมวลผล เชน แฟมขอมลสนคาคงเหลอ แฟม ขอมลลกหน กรณลกคาซอ เงนเชอและแฟมประวตลกคา เปนตน จากนนจงออกบลเพอสงตอใหกบผขายเพอเบกสนคาทแผนกพสด สนคาหรอโกดง (Warehouse) พจารณา แสดงขอดและขอเสยของการประมวลผลแบบชด

17

รปท 2.2 รปแสดงขนตอนการรวบรวมบลเปนชดกอนประมวลผลแบบชด

2. การประมวลผลแบบโตตอบ (Interactive) หมายถง การท างานในลกษณะทมการโตตอบระหวางผใชกบเครองคอมพวเตอร โดยผใชสามารถทจะตรวจสอบขอมลไดตลอดเวลา เชน กรณทลกคา นายวลลภ คลองหก จากบรษทราชมงคล จ ากด ตดตอซอเครองคอมพวเตอรจากแผนกขาย เจาหนาทพนกงานขายจะตองปอนรหสลกคาเพอเรยกประวตนายวลลภขนมาพจารณาวาในขณะนไดสงซอสนคาเกนวงเงนเครดตหรอไม ถาไมเกนกอนมตการขายแตถาหากเกนกอาจจะใหช าระเปนเงนสด จากนนจะมการตรวจสอบแฟมสนคาคงคลงวามสนคาดงกลาวหรอไมเพอตดสตอก (Stock) แลวพมพบลเพอจดสงใหลกคา แสดงการท างานการออกบลโดยการประมวลผลแบบโตตอบ

3. การประมวลผลแบบออนไลน (Online processing) คอ การประมวลผลรวมกนระหวางคอมพวเตอรท ตอพวงกบระบบสอสาร (Communication) โดยอาศยอปกรณตอพวง เชน โมเดม (Modem) ซงลกษณะการท างานอาจจะมเครองคอมพวเตอรหลายเครองตอพวงกนในระบบเครอข าย (Network) ซงอาจจะเปน เคร องคอมพวเตอร ขนาดใหญ ขนาดกลางหรอไมโครคอมพวเตอรกได โดยทเครองคอมพวเตอรแตละเครองไมจ าเปนตองอยใกลกนแตสามารถทจะตดตอสอสารกนไดโดยมการสงผานขอมลไปมาระหวางกน ในระบบไมโครคอมพวเตอรเราอาจจะสรางเครอขายในลกษณะเครอขายเฉพาะ (Local Area Network(LAN) ซงเปนเครอขายใกลๆ หรออาจสรางเครอขายงานกวาง [Wide Area Network(WAN) ซงเปนเครอขายคอมพวเตอรทอยหางไกลกนมากแตเชอมตอกนไดโดยระบบ โทรคมนาคม เชน โทรศพทหรอดาวเทยม ในเชงธรกจกรณทพนกงานขายอยตางจงหวดและจะสงใบสงซอของลกคา เขามาทส านกงานใหญกสามารถท าไดโดยสงขอมลผานทางสายโทรศพทแลวพมพบลทส านกงาน จากนนกจดสงสนคาใหกบลกคาตามใบสง

18

รปท 2.3 รปแสดงการสงขอมลผานสายโทรศพท

2.3 ระบบฐานขอมล ระบบฐานขอมล (Database) คอ ระบบจดเกบขอมลดวยคอมพวเตอรโดยมวตถประสงคเพอบ ารงรกษาขอมลสารสนเทศ (Maintain information) และสามารถน าขอมลสารสนเทศเหลานนมาใชไดทกเมอทตองการ กลมของขอมลทมความสมพนธกนและถกน ามาจดเกบในทเดยวกนโดยขอมลอาจเกบไวในแฟมขอมลเดยวกนหรอแยกเกบหลาย ๆ แฟมขอมล แตตองมการสรางความสมพนธระหวางขอมลเพอประสทธภาพในการจดการขอมลในการจดเกบขอมลในระบบฐานขอมลมขอดกวาการจดเกบขอมลในระบบแฟมขอมลพอสรปประเดนหลก ๆ ไดดงน

o มการใชขอมลรวมกน (Data sharing) o ลดความซ าซอนของขอมล (reduce data redundancy) o ขอมลมความถกตองมากขน (improved data integrity) o เพมความปลอดภยใหกบขอมล (increased security) o มความเปนอสระของขอมล (Data independency)

การจดการฐานขอมล การจดการฐานขอมล(Database Management) คอ การบรหารแหลงขอมลทถกเกบรวบรวมไวทศนยกลาง เพอตอบสนองตอการใชของโปรแกรมประยกตอยางมประสทธภาพและลดการซ าซอนของขอมล รวมทงความขดแยงของขอมลทเกดขนภายในองคการ ในอดตการเกบขอมลมกจะเปนอสระตอกนไมมการเชอมโยงของขอมลเกดการ สนเปลองพนทในการเกบขอมล เชน องคการหนงจะมแฟมบคคล (Personnel) แฟมเงนเดอน (Payroll) และแฟม สวสดการ (Benefits) อยแยกจากกน เวลาผบรหารตองการขอมลของพนกงานทานใดจ าเปนจะตองเรยกดแฟมขอมลทง 3 แฟม ซงเปนการไมสะดวก จงท าใหเกดแนวความคดในการรวมแฟมขอมลทง 3 เขาดวยกนแลวเกบไวท ศนยกลางในลกษณะฐานขอมล (Database) จงท าใหเกดระบบการจดการฐานขอมล (Database Management system (DBMS) ซงจะตองอาศยโปรแกรมเฉพาะในการสรางและบ ารงรกษา (Create and Maintenance) ฐาน ขอมลและสามารถทจะใหผใชประยกตใชกบธรกจสวนตวไดโดยการดงขอมล (Retrieve) ขนมาแลวใชโปรแกรมส าเรจรปอนสรางงานขนมาโดยใชขอมลทมอยในฐานขอมล แสดงการรวมแฟมขอมล 3 แฟมเขาดวยกน

19

ระบบการจดการฐานขอมล จะมสวนประกอบทส าคญ 3 สวนไดแก 1. ภาษาค านยามของขอมล [Data Definition Language (DDL)] ในสวนนจะกลาวถง

สวนประกอบของระบบการจดการฐาน ขอมลวาขอมลแตละสวนประกอบดวยอะไรบาง (Data element) ในฐานขอมลซงเปนภาษาทางการทนกเขยนโปรแกรมใชในการ สรางเนอหาขอมลและโครงสรางขอมลกอนทขอมลดงกลาวจะถกแปลงเปนแบบฟอรมทสตองการของโปรแกรมประยกตหรอในสวนของ DDL จะประกอบดวยค าสงทใชในการก าหนดโครงสรางขอมลวามคอลมนอะไร แตละคอลมนเกบขอมลประเภทใด รวมถงการเพมคอลมน การก าหนดดชน เปนตน

2. ภาษาการจดการฐานขอมล (Data Manipulation Language (DML) เปนภาษาเฉพาะทใชในการจดการระบบฐานขอมล ซงอาจจะเปนการเชอมโปรแกรมภาษาในยคทสามและยคทสเขาดวยกนเพอจดการขอมลในฐานขอมล ภาษานมกจะประกอบดวยค า สงทอนญาตใหผใชสามารถสรางโปรแกรมพเศษขนมา รวมถงขอมลตางๆ ในปจจบนทนยมใช ไดแก ภาษา SQL(Structure Query Language) แตถาหากเปนเครองคอมพวเตอรขนาดใหญ DBMS มกจะสรางดวยภาษาโคบอล (COBOL language) ภาษาฟอรแทน (FORTRAN) และภาษาอนในยคทสาม

3. พจนานกรมขอมล (Data Dictionary) เปนเครองมอส าหรบการเกบและการจดขอมลส าหรบการบ ารงรกษาในฐานขอมล โดยพจนานกรมจะมการก าหนดชอของสงตางๆ (Entity) และระบไวในโปรแกรมฐานขอมล เชน ชอของฟลด ชอของโปรแกรมทใชรายละเอยดของขอมล ผมสทธใชและผทรบผดชอบ แสดงสวนประกอบของระบบการจดการฐานขอมล

รปท 2.4 แสดงสวนประกอบของระบบฐานขอมล

20

ขอดและขอเสยของระบบการจดการฐานขอมล ระบบการจดการฐานขอมลจะมทงขอดและขอเสยในการทองคการจะน าระบบนมาใชกบหนวยงาของตนโดยเฉพาะหนวยงานท เคยใชคอมพวเตอรแลวแตไดจดแฟมแบบดงเดม (Convention File) การทจะแปลงระบบเดมใหเปนระบบใหมจะท าไดยากและไมสมบรณ ไมคมกบการลงทน ทงนเนองจากคาใชจาในการพฒนาฐานขอมลจะตองประกอบดวย

1. ค า ใ ช จ า ย เ ก ย ว ก บบ ค ล าก ร โ ดย เฉ พา ะผ ด แ ลร ะบบฐ าน ข อ ม ล (Database Administrator(DBA) และคณะ

2. คาใชจายเกยวกบการสรางฐานขอมลโดยแปลงขอมลเกใหเปนฐานขอมลและจะตองมการแกไขโปรแกรมเกา

3. การเพมอปกรณของเครองคอมพวเตอรเพอท าใหมหนวยจดเกบขอมลทใหญขน มการเขาถง(Access) ขอมลทรวดเรว อาจตองมการเพมโพรเซสเซอร

4. คาใชจายทางดานโปรแกรมประยกต นอกจากนนยงอาจจะเกดอปสรรคในการพฒนาระบบขอมล 1. ความผดพลาดจากการปอนขอมลเขายอมมผลกระทบกบหนวยงานอนทน าขอมลนนไป

ใชเนองจากไมม ขอมลอนทมาเทยบกบขอมลในฐานขอมลชดนน 2. สรางแฟมขอมลรวมเพอตอบสนองกบองคการ ทกแผนกกระท าไดยากเนองจากแตละ

แผนกอาจจะตองการไดขอมลในความละเอยดทไมเทากน ผจดการระดบลางตองการใชขอมลเพอการท างานวนตอวน แตผบรหารระดบสงตองการใชขอมลเพอการวางแผน ดงนนการออกแบบฐานขอมลจงท าไดยากมาก

3. ในเรองของความปลอดภยทงนเนองจากทกแผนกมการใชขอมลรวมกนจงตองมการสรางระบบปองกนความปลอดภยของขอมลเพอไมใหขอมลรวไหล จะตองมการก าหนดรหสผาน (Password) และการจดล าดบความส าคญของงาน (Priority) รวมถงการก าหนดสทธในการใชงานของผใชแตละคน ซงเปนการยงยากส าหรบการใชฐาน ขอมลรวมกน ไมเหมอนกบระบบเดม ทกแผนกมสทธใช เครองของตนเองไดเตมท มอสระในการตดสนใจ

สวนขอดในการจดการฐานขอมล 1. ลดความยงยากของขอมลภายในองคการโดยรวมขอมลไวทจดหนงและผควบคมดแลการ

ใชขอมล การเขาถงขอมล การน าขอมลไปใชประโยชนและดแลความปลอดภย 2. ลดการซ าซอนของขอมล (Redundancy) ในกรณทขอมลอยเปนเอกเทศ 3. ลดความสบสน (Confusion) ของขอมลภายในองคการ 4. คาใชจายในการพฒนาโปรแกรมและการบ ารงรกษาภายหลงจากระบบสมบรณแลวจะ

ลดลงเมอเทยบกบแบบเกา 5. มความยดหยนในการขยายฐานขอมล การปรบปรงแกไขท าไดงายกวา

21

6. การเขาถงขอมลและความสะดวกในการใชสารสนเทศมเพมขน แนวคดการรวบรวมการจดระเบยบฐานขอมล บต บตแตละบตนนเมอประกอบรวมกนเรยกวา ไบท หรออกขระ เมอน าอกขระหลายๆ

ตวรวมกนโดยมความหมายอยางใดอยางหนงจะเรยกวา เขตขอมลหรอฟลด ฟลดหลายๆฟลดทมความหมายแตกตางกนแตมความสมพนธกนรวมกนเราจะเรยกวา เรคครอด หนวยความจ าโดยทวไปจะถกแบงออกเปนสองพวกใหญ ๆ คอ หนวยความจ าแบบ

หนวยเกบลบเลอนได (volatile storage) และหนวยความจ าประเภทหนวยเกบลบเลอนไมได (nonvolatile storage) หนวยความจ าหลกททใชในปจจบนม 2 ประเภท คอ หนวยความจ าหลกประเภทแรม (Random Access Memory, RAM) และหนวยความจ าหลกประเภทรอม (Read Only Memory, ROM) หนวยความจ าส ารองเปนหนวยความจ าทสามารถรกษาขอมลไดตลอดไป หลงจากไดท าการปดเครองคอมพวเตอรแลว หนวยความจ าส ารองมประโยชนตอระบบฐานขอมลเปนอยางมาก ถาปราศจากหนวยความจ าส ารองแลวเราจะไมสามารถเกบรกษาขอมลเอาไวใชไดในอนาคต

ระบบฐานขอมล มสวนประกอบหลก 4 สวนไดแก ขอมล (Data) ขอมลในฐานขอมลจะตองมคณสมบต 2 ประการ คอ

เบดเสรจ (Integrate) ฐานขอมลเปนแหลงรวบรวมขอมลจากแฟมตาง ๆ ไวครบถวนสมบรณ เพอลดขอมลซ าซอนระหวางแฟม

ใชรวมกนได (Share) ขอมลแตละชนในฐานขอมลสามารถน ามาแบงใชกนไดระหวางผใชตางๆ ในระบบ ฮารดแวร (Hardware) ประกอบดวย อปกรณบนทกขอมลเชน จานแมเหลก , I/O device,

Device controller , I/O channels , หนวยประมวลผล และหนวยความจ าหลก ซอฟตแวร (Sorftware) ตวกลางเชอมระหวางฐานขอมลและผใชคอ DBMS เปน

ซอฟตแวรทส าคญทสดของระบบฐานขอมล นอกจากนยงม Utility, Application Develoment tool, Desisn aids, Report writers, ect. ผใช (Users) ม 3 กลมใหญ ความรพนฐานเรองเขตขอมล ระเบยน และแฟมขอมล

การประมวลผลดวยเครองคอมพวเตอร ขอมลนบเปนสวนทส าคญยงของการประมวลผลเพราะถาปราศจากขอมล การประมวลผลกไมอาจท าได ขอมลทใชในการประมวลผลดวยเครองคอมพวเตอรจะเปนขอมลทจดเกบเปนแฟมขอมล (File) โดยแบงอกเปนเรองตามชอแฟมขอมลนน เชน แฟมขอมลเรองลกคา แฟมขอมลเรองสนคา แฟมขอมลเรองการขาย แฟมขอมลเรองเชคธนาคาร เปนตน ในการแบงเชนน แตละแฟมขอมลกจะประกอบดวยขอมลในเรองเดยวกน เชน เมอหยบแฟมขอมลลกคา จะมรายละเอยดของลกคาทกคน โดยทวไปกจการจะมการจดขอมล

22

ใหงายตอการใช (File organization) โดยจดเปนโครงสรางของแฟมขอมลทถกจดเกบบนอปกรณเกบขอมลของเครองคอมพวเตอร เชน การจดเกบขอมลแบบเรยงล าดบตวอกษรชอ เปนตน เมอมความตองการรายละเอยดของลกคาคนใด กจะน าแฟมขอมลลกคาออกมาเปด และดงเอารายละเอยดของลกคานนออกมา ซงรายละเอยดของลกคาแตละคนอาจประกอบดวยขอมลเกยวกบ ชอ ทอย เบอรโทรศพท เปนตน รายละเอยดของลกคาแตละคนน เรยกวา ระเบยนหรอเรคอรด แฟมขอมลหนง ๆ จะประกอบดวยระเบยนหลาย ๆ ระเบยน

1. เขตขอมล การประมวลผลขอมลเพอใหไดสารสนเทศ จะมองคประกอบทส าคญอยางหนงคอ แฟมขอมล ความหมายของแฟมขอมลหนง ๆ นน มกจะเปนเอกสารทเปนเรองเดยวกนและจดเกบรวบรวมไวเปนแฟมขอมลเพอสะดวกในการคนหาขอมล เชน แฟมขอมลประวตพนกงาน การเกบรวบรวมขอมลในรปของเอกสารเพอประโยชนในการใชงาน ถาขอมลทเกบรวบรวมไวมจ านวนนอยความยงยากในการคนหาหรอในการจดเกบกจะไมเกดขน แตถาขอมลทเกบรวบรวมไวมจ านวนมากจะมปญหาเกดขนในเรองของการคนหาขอมลนนและสนเปลองพนทในการจดเกบขอมลนน ๆ วธการแกปญหาการจดเกบแฟมขอมลทอยในรปของเอกสารเมอขอมลมจ านวนมากขนกคอการน าขอมลเหลานนเกบไวในระบบคอมพวเตอร ขอมลทงหมดจะถกเกบรวบรวมไวเปนแฟมขอมล เชนเดยวกบการจดเกบเปนเอกสารแตจะเปนแฟมขอมลทถกจดเกบไวในอปกรณของคอมพวเตอร เชน แผนจานบนทกแมเหลกหรอเทปแมเหลก ขอมล หมายถง กลมของสารสนเทศทสมพนธกน ความสมพนธของกลมสารสนเทศหรอขอมลนนถกก าหนดโดยผใชแฟมขอมล ขอมลเปนสวนประกอบส าคญในการท างานของคอมพวเตอร เพราะขอมลเปนวตถดบในการประมวลผลขอมลทงหมดทจดการโดยคอมพวเตอรประกอบดวยบต (Bit) ซงเปนโครงสรางทเลกทสดในแตละบตจะเปนตวเลขในระบบเลขฐานสอง ประกอบดวย 0 และ 1 ซงน ามาใชแทน ระหวางสองสถานะ เชน จรง-เทจ เปด-ปด เปนตน เพอใหสามารถแสดงสารสนเทศไดมากขน บตจงถกรวมตอกนเขาเปนสายเพอแสดงสารสนเทศ โดยน าบตเหลานนมาท าใหเปนหนวยทใหญขนเรยกวาไบต (byte) ไบต ประกอบขนมาจากบตหลาย ๆ บตมาเรยงตอกน แตเนองจากคอมพวเตอรเขาใจเพยงเลข 0 และเลข 1 เทานนถาตองการใหคอมพวเตอรรปจกอกขระตวอกษร A,B….,Z จะตองมการเอาเลข 0 และเลข 1 มาเรยงตอกนเปนรหสแทนอกขระ โดยปกต 1 ตวอกขระจะมความยาว 8 บต ซงเทากบ 1 ไบต จ านวนบตทน ามาเรยงตอกนเปนไบตนแตกตางกนไปตามรหสแทนขอมล รหสแทนขอมลทใชกนแพรหลายม 2 ระบบคอ รหสเอบซดก (EBCDIC) และรหสแอสก (ASCII) ใช 8 บต รวมกนเปน 1 ไบต โดย 1 ไบต จะใชแทนอกขระ 1 ตว เมอเราน าอกขระหลายๆตวรวมกนโดยมความหมายอยางใดอยางหนงเราจะเรยกวา เขตขอมลหรอฟลด (Filed) เชน การรวมของตวอกษรและตวเลขเพอใชแทนรหสลกคา เชน

23

‘C0100001’ เปนตน ฟลดคอกลมของอกขระทสมพนธกนตงแต 1 ตวขนไปทน ามารวมกนแลวแสดงลกษณะหรอความหมายอยางใดอยางหนง ฟลด คอ กลมของอกขระทสมพนธกน ตงแต 1 ตวขนไปทน ามารวมกนแลวแสดงลกษณะหรอความหมายอยางใดอยางหนง ฟลดแตละฟลดยงแยกออกเปนประเภทขอมล ซงจะบงบอกวาในเขตฟลดนนบรรจขอมลประเภทใดไว สามารถแยกประเภทของฟลดไดเปน 3 ประเภทคอ

o ฟลดตวเลข (numeric field) ประกอบดวย อกขระทเปนตวเลข ซงอาจเปนเลขจ านวนเตมหรอทศนยมและอาจมเครองหมายลบหรอบวก เชน ยอดคงเหลอในบญชเปนกลมของตวเลข

o ฟลดตวอกษร (alphabetic field) ประกอบดวย อกขระทเปนตวอกษรหรอชองวาง (blank) เชน ชอลกคาเปนกลมของตวอกษร

o ฟลดอกขระ (character field หรอ alphanumeric field) ประกอบดวย อกขระซงอาจจะเปนตวเลขหรอตวอกษรกได เชน ทอยของลกคา ขอมลทปรากฏอยในฟลด เปนหนวยยอยของระเบยนทบรรจอยในแฟมขอมล เชน ฟลดเลขรหสประจ าตวบคลากร ฟลดเงนเดอนของลกจาง หรอฟลดเลขหมายโทรศพทของพนกงาน ตวอยาง เชคของธนาคารแหงหนงประกอบดวย ชอทอยธนาคาร เชคเลขท จายจ านวนเงนเปนตวเลข จ านวนเงนเปนตวอกษร สาขาเลขท เลขทบญช และลายเซน ฟลดบางฟลดอาจจะประกอบดวยขอมลหลาย ๆ ประเภทรวมกนในฟลด เชน ฟลดวนทประกอบดวย 3 ฟลดยอย ๆ คอ วนท เดอน และป หรอในฟลดชอธนาคาร ยงประกอบดวยหลายฟลดยอย ๆ คอ ชอธนาคาร ทอย เมอง ประเทศ และรหสไปรษณย

2. ระเบยน ระเบยนหรอเรคอรด (record) คอ กลมของฟลดทสมพนะกน ประกอบขนมาจากขอมลพนฐานตางประเภทกนรวมขนมาเปน 1 ระเบยน ระเบยนจะประกอบดวย ฟลด ตางประเภทกนอยรวมกนเปนชด เชน ระเบยนของเชคแตละระเบยน จะประกอบดวยฟลด ชอธนาคาร เชคเลขท วนท สงจาย จ านวนเงน สาขาเลขท เลขทบญช ขอมลเชคธนาคารประกอบดวยฟลดตาง ๆ ระเบยนแตละระเบยนจะมฟลดทใชอางองถงขอมลในระเบยนนน ๆ อยางนอย 1 ฟลดเสมอ ฟลดทใชอางองนเรยกวาคยฟลด (key field) ในทกระเบยนจะมฟลดหนงทถกใชเปนคยฟลด ฟลดทถกใชเปนคยจะเปนฟลดทมคาไมซ ากนในแตละระเบยน (unique) เพอสะดวกในการจดเรยงระเบยนในแฟมขอมลและการจดโครงสรางของแฟมขอมล เชน ระเบยนของเชคธนาคาร จะใชเลขทบญชเปนคยฟลด ระเบยนแฟมขอมลพนกงานใชเลขประจ าตวพนกงานเปนคยฟลด

3. ชนดของขอมล ขอมลทตองการจดเกบนนอาจจะมรปแบบไดหลายอยาง รปแบบส าคญ ๆ ไดแก 3.1 ขอมลแบบรปแบบ (formatted data) เปนขอมลทรวมอกขระซงอาจหมายถงตวอกษร

ตวเลข ซงเปนรปแบบทแนนอน ในแตละระเบยน ทกระเบยนทอยในแฟมขอมลจะมรปแบบท

24

เหมอนกนหมด ขอมลทเกบนนอาจเกบในรปของรหสโดยเมออานขอมลออกมาอาจจะตองน ารหสนนมาตความหมายอกครง เชน แฟมขอมลประวตนกศกษา

3.2 ขอมลแบบขอความ (text) เปนขอมลทเปนอกขระในแบบขอความ ซงอาจหมายถงตวอกษร ตวเลข สมการฯ แตไมรวมภาพตาง ๆ น ามารวมกนโดยไมมรปแบบทแนนอนในแตละระเบยน เชน ระบบการจดเกบขอความตาง ๆ ลกษณะการจดเกบแบบนจะไมตองน าขอมลทเกบมาตความหมายอก ความหมายจะถกก าหนดแลวในขอความ

3.3 ขอมลแบบภาพลกษณ (images) เปนขอมลทเปนภาพ ซงอาจเปนภาพกราฟทถกสรางขนจากขอมลแบบรปแบบรปภาพ หรอภาพวาด คอมพวเตอรสามารถเกบภาพและจดสงภาพเหลานไปยงคอมพวเตอรอนได เหมอนกบการสงขอความ โดยคอมพวเตอรจะท าการแปลงภาพเหลาน ซงจะท าใหคอมพวเตอรสามารถทจะปรบขยายภาพและเคลอนยายภาพเหลานนไดเหมอนกบขอมลแบบขอความ

3.4 ขอมลแบบเสยง (audio) เปนขอมลทเปนเสยง ลกษณะของการจดเกบกจะเหมอนกบการจดเกบขอมลแบบภาพ คอ คอมพวเตอรจะท าการแปลงเสยงเหลานใหคอมพวเตอรสามารถน าไปเกบได ตวอยางไดแก การตรวจคลนหวใจ จะเกบเสยงเตนของหวใจ

3.5 ขอมลแบบภาพและเสยง (video) เปนขอมลทเปนเสยงและรปภาพ ทถกจดเกบไวดวยกน เปนการผสมผสานรปภาพและเสยงเขาดวยกน ลกษณะของการจดเกบขอมล คอมพวเตอรจะท าการแปลงเสยงและรปภาพน เชนเดยวกบขอมลแบบเสยงและขอมลแบบภาพลกษณะซงจะน ามารวมเกบไวในแฟมขอมลเดยวกน

ขอดของการใชฐานขอมล กะทดรด (Compactness) ไมตองมทซ าซอนจ านวนมาก ความเรว (Speed) เรยกใชขอมลไดรวดเรวขน นาเบอหนายลดลง (Less drudgery) ความยงยากลดลง และความนาเบอหนายลดลง แพรหลาย (Currency) มขอมลทถกตองทนสมยใหใชตลอดเวลา ในวงกวางขน ความส าคญของการประมวลผลแบบระบบฐานขอมล

จากการจดเกบขอมลรวมเปนฐานขอมลจะกอใหเกดประโยชนดงน 1. สามารถลดความซ าซอนของขอมลได

การเกบขอมลชนดเดยวกนไวหลาย ๆ ท ท าใหเกดความซ าซอน (Redundancy) ดงนนการน าขอมลมารวมเกบไวในฐานขอมล จะชาวยลดปญหาการเกดความซ าซอนของขอมลได โดยระบบจดการฐานขอมล (Database Management System : DBMS) จะชวยควบคมความซ าซอนได เนองจากระบบจดการฐานขอมลจะทราบไดตลอดเวลาวามขอมลซ าซอนกนอยทใดบาง

25

2. หลกเลยงความขดแยงของขอมลได หากมการเกบขอมลชนดเดยวกนไวหลาย ๆ ทและมการปรบปรงขอมลเดยวกนน แต

ปรบปรงไมครบทกททมขอมลเกบอยกจะท าใหเกดปญหาขอมลชนดเดยวกน อาจมคาไมเหมอนกนในแตละททเกบขอมลอย จงกอใหเกดความขดแยงของขอมลขน (Inconsistency)

3. สามารถใชขอมลรวมกนได ฐานขอมลจะเปนการจดเกบขอมลรวมไวดวยกน ดงนนหากผใชตองการใชขอมลในฐานขอมลทมาจากแฟมขอมลตางๆ กจะท าไดโดยงาย

4. สามารถรกษาความถกตองเชอถอไดของขอมล บางครงพบวาการจดเกบขอมลในฐานขอมลอาจมขอผดพลาดเกดขน เชน จากการทผปอนขอมลปอนขอมลผดพลาดคอปอนจากตวเลขหนงไปเปนอกตวเลขหนง โดยเฉพาะกรณมผใชหลายคนตองใชขอมลจากฐานขอมลรวมกน หากผใชคนใดคนหนงแกไขขอมลผดพลาดกท าใหผอนไดรบผลกระทบตามไปดวย ในระบบจดการฐานขอมล (DBMS) จะสามารถใสกฎเกณฑเพอควบคมความผดพลาดทเกดขน

5. สามารถก าหนดความเปนมาตรฐานเดยวกนของขอมลได การเกบขอมลรวมกนไวในฐานขอมลจะท าใหสามารถก าหนดมาตรฐานของขอมลไดรวมทงมาตรฐานตาง ๆ ในการจดเกบขอมลใหเปนไปในลกษณะเดยวกนได เชนการก าหนดรปแบบการเขยนวนท ในลกษณะ วน/เดอน/ป หรอ ป/เดอน/วน ทงนจะมผทคอยบรหารฐานขอมลทเราเรยกวา ผบรหารฐานขอมล (Database Administrator: DBA) เปนผก าหนดมาตรฐานตางๆ

6. สามารถก าหนดระบบความปลอดภยของขอมลได ระบบความปลอดภยในทน เปนการปองกนไมใหผใชทไมมสทธมาใช หรอมาเหนขอมลบางอยางในระบบ ผบรหารฐานขอมลจะสามารถก าหนดระดบการเรยกใชขอมลของผใชแตละคนไดตามความเหมาะสม

7. เกดความเปนอสระของขอมล ในระบบฐานขอมลจะมตวจดการฐานขอมลทท าหนาทเปนตวเชอมโยงกบฐานขอมล โปรแกรมตาง ๆ อาจไมจ าเปนตองมโครงสรางขอมลทกครง ดงนนการแกไขขอมลบางครง จงอาจกระท าเฉพาะกบโปรแกรมทเรยกใชขอมลทเปลยนแปลงเทานน สวนโปรแกรมทไมไดเรยกใชขอมลดงกลาว กจะเปนอสระจากการเปลยนแปลง

รปแบบของระบบฐานขอมล รปแบบของระบบฐานขอมล มอยดวยกน 3 ประเภท คอ

1. ฐานขอมลเชงสมพนธ (Relational Database) เปนการเกบขอมลในรปแบบทเปนตาราง (Table) หรอเรยกวา รเลชน (Relation) มลกษณะเปน 2 มต คอเปนแถว (row) และเปนคอลมน (column) การเชอมโยงขอมลระหวางตาราง

26

จะเชอมโยงโดยใชแอททรบวต (attribute) หรอคอลมนทเหมอนกนทงสองตารางเปนตวเชอมโยงขอมล ฐานขอมลเชงสมพนธนจะเปนรปแบบของฐานขอมลทนยมใชในปจจบน

2. ฐานขอมลแบบเครอขาย (Network Database) ฐานขอมลแบบเครอขายจะเปนการรวมระเบยนตาง ๆ และความสมพนธระหวางระเบยนแตจะตางกบฐานขอมลเชงสมพนธ คอ ในฐานขอมลเชงสมพนธจะแฝงความสมพนธเอาไว โดยระเบยนทมความสมพนธกนจะตองมคาของขอมลในแอททรบ วตใดแอททรบวตหนงเหมอนกน แตฐานขอมลแบบเครอขาย จะแสดงความสมพนธอยางชดเจน ตวอยางเชน

3. ฐานขอมลแบบล าดบชน (Hierarchical Database) ฐานขอมลแบบล าดบชน เปนโครงสรางทจดเกบขอมลในลกษณะความสมพนธแบบพอ-ลก (Parent-Child Relationship Type : PCR Type) หรอเปนโครงสรางรปแบบตนไม (Tree) ขอมลทจดเกบในทน คอ ระเบยน (Record) ซงประกอบดวยคาของเขตขอมล (Field) ของเอนทตหนง ๆ ฐานขอมลแบบล าดบชนนคลายคลงกบฐานขอมลแบบเครอขาย แตตางกนทฐานขอมลแบบล าดบชน มกฎเพมขนมาอกหนงประการ คอ ในแตละกรอบจะมลกศรวงเขาหาไดไมเกน 1 หวลกศร

โปรแกรมฐานขอมลทนยมใช โปรแกรมฐานขอมล เปนโปรแกรมหรอซอฟแวรทชวยจดการขอมลหรอรายการตาง ๆ ทอยในฐานขอมล ไมวาจะเปนการจดเกบ การเรยกใช การปรบปรงขอมล โปรแกรมฐานขอมล จะชวยใหผใชสามารถคนหาขอมลไดอยางรวดเรว ซงโปรแกรมฐานขอมลทนยมใชมอยดวยกนหลายตว เชน Access, FoxPro, Clipper, dBase, FoxBase, Oracle, SQL เปนตน โดยแตละโปรแกรมจะมความสามารถตางกน บางโปรแกรมใชงายแตจะจ ากดขอบเขตการใชงาน บงโปรแกรมใชงานยากกวา แตจะมความสามารถในการท างานมากกวา โปรแกรม Access นบเปนโปรแกรมทนยมใชกนมากในขณะน โดยเฉพาะในระบบฐานขอมลขนาดใหญ สามารถสรางแบบฟอรมทตองการจะเรยกดขอมลในฐานขอมล หลงจากบนทกขอมลในฐานขอมลเรยบรอยแลว จะสามารถคนหาหรอเรยกดขอมลจากเขตขอมลใดกได นอกจากน Access ยงมระบบรกษาความปลอดภยของขอมล โดยการก าหนดรหสผานเพอปองกนความปลอดภยของขอมลในระบบไดดวย โปรแกรม FoxPro เปนโปรแกรมฐานขอมลทมผใชงานมากทสด เนองจากใชงายทงวธการเรยกจากเมนของ FoxPro และประยกตโปรแกรมขนใชงาน โปรแกรมทเขยนดวย FoxPro จะสามารถใชกลบ dBase ค าสงและฟงกชนตาง ๆ ใน dBase จะสามารถใชงานบน FoxPro ได นอกจากนใน FoxPro ยงมเครองมอชวยในการเขยนโปรแกรม เชน การสรางรายงาน

27

โปรแกรม dBase เปนโปรแกรมฐานขอมลชนดหนง การใชงานจะคลายกบโปรแกรม FoxPro ขอมลรายงานทอยในไฟลบน dBase จะสามารถสงไปประมวลผลในโปรแกรม Word Processor ได และแมแต Excel กสามารถอานไฟล .DBF ทสรางขนโดยโปรแกรม dBase ไดดวย โปรแกรม SQL เปนโปรแกรมฐานขอมลทมโครงสรางของภาษาท เขาใจงาย ไมซบซอน มประสทธภาพการท างานสง สามารถท างานทซบซอนไดโดยใชค าสงเพยงไมกค าสง โปรแกรม SQL จงเหมาะทจะใชกบระบบฐานขอมลเชงสมพนธ และเปนภาษาหนงทมผนยมใชกนมาก โดยทวไปโปรแกรมฐานขอมลของบรษทตาง ๆ ทมใชอยในปจจบน เชน Oracle, DB2 กมกจะมค าสง SQL ทตางจากมาตรฐานไปบางเพอใหเปนจดเดนของแตละโปรแกรมไป

การบรหารฐานขอมล ในระบบฐานขอมลนอกจากจะมระบบการจดการฐานขอมล ซงเปนซอฟตแวรทสรางขนเพอจดการกบขอมลใหเปนระบบ จะไดน าไปเกบรกษา เรยกใช หรอน ามาปรบปรงใหทนสมยไดงายแลว ในระบบฐานขอมลยงตองประกอบดวยบคคลทมหนาทควบคมดแลระบบฐานขอมล คอ ผบรหารฐานขอมล เหตผลส าหรบประการหนงของการจดท าระบบจดการฐานขอมล คอ การมศนยกลางควบคมทงขอมลและโปรแกรมทเขาถงขอมลเหลานน บคคลทมอ านาจหนาทดแลการควบคมน เรยกวา ผบรหารฐานขอมล หรอ DBA (data base administor) คอ ผมหนาทควบคมการบรหารงานของฐานขอมลทงหมด

หนาทของผบรหารฐานขอมล ก าหนดโครงสรางหรอรปแบบของฐานขอมล โดยท าการวเคราะหและตดสนใจวาจะรวม

ขอมลใดเขาไวในระบบใดบาง ควรจะจดเกบขอมลดวยวธใด และใชเทคนคใดในการเรยกใชขอมลอยางไร ก าหนดโครงสรางของอปกรณเกบขอมลและวธการเขาถงขอมล โดยก าหนดโครงสราง

ของอปกรณเกบขอมลและวธการเขาถงขอมล พรอมทงก าหนดแผนการในการสรางระบบขอมลส ารองและการฟนสภาพ โดยการจดเกบขอมลส ารองไวทกระยะ และจะตองเตรยมการไววาถาเกดความผดพลาดขนแลวจะท าการฟนสภาพไดอยางไร มอบหมายขอบเขตอ านาจหนาทของการเขาถงขอมลของผใช โดยการประสานงานกบ

ผใช ใหค าปรกษา ใหความชวยเหลอแกผใช และตรวจตราความตองการของผใช5.ระบบการจดการฐานขอมล (data base management system, DBMS)

หนาทของระบบการจดการฐานขอมล ระบบจดการฐานขอมลเปนซอฟตแวรทท าหนาทดงตอไปน ดแลการใชงานใหกบผใชใน

การตดตอกบตวจดการระบบแฟมขอมลได ในระบบฐานขอมลนขอมลจะมขนาดใหญ ซงจะถกจดเกบไวในหนวยความจ าส ารองเมอผใชตองการจะใชฐานขอมล ระบบการจดการฐานขอมลจะท า

28

หนาทตดตอกบระบบแฟมขอมลซงเสมอนเปนผจดการแฟมขอมล ( file manager) น าขอมลจากหนวยความจ าส ารองเขาสหนวยความจ าหลกเฉพาะสวนทตองการใชงาน และท าหนาทประสานกบตวจดการระบบแฟมขอมลในการจดเกบ เรยกใช และแกไขขอมล ควบคมระบบความปลอดภยของขอมลโดยปองกนไมใหผทไมไดรบอนญาตเขามา

เรยกใชหรอแกไขขอมลในสวนปองกนเอาไว พรอมทงสรางฟงกชนในการจดท าขอมลส ารอง โดยเมอเกดมความขดของของระบบแฟมขอมลหรอของเครองคอมพวเตอรเกดการเสยหายนน ฟงกชนนจะสามารถท าการฟนสภาพของระบบขอมลกลบเขาสสภาพทถกตองสมบรณได ควบคมการใชขอมลในสภาพทมผใชพรอม ๆ กนหลายคน โดยจดการเมอมขอผดพลาด

ของขอมลเกดขน ความส าคญของการประมวลผลแบบระบบฐานขอมล

จากการจดเกบขอมลรวมเปนฐานขอมลจะกอใหเกดประโยชนดงน 1. สามารถลดความซ าซอนของขอมลได

การเกบขอมลชนดเดยวกนไวหลาย ๆ ท ท าใหเกดความซ าซอน (Redundancy) ดงนนการน าขอมลมารวมเกบไวในฐานขอมล จะชวยลดปญหาการเกดความซ าซอนของขอมลได โดยระบบจดการฐานขอมล (Database Management System: DBMS) จะชวยควบคมความซ าซอนได เนองจากระบบจดการฐานขอมลจะทราบไดตลอดเวลาวามขอมลซ าซอนกนอยทใดบาง

2. หลกเลยงความขดแยงของขอมลได หากมการเกบขอมลชนดเดยวกนไวหลาย ๆ ทและมการปรบปร งขอมลเดยวกนน

แตปรบปรงไมครบทกททมขอมลเกบอยกจะท าใหเกดปญหาขอมลชนดเดยวกน อาจมคา ไมเหมอนกนในแตละททเกบขอมลอย จงกอใหเกดความขดแยงของขอมลขน (Inconsistency)

3. สามารถใชขอมลรวมกนได ฐานขอมลจะเปนการจดเกบขอมลรวมไวดวยกน ดงนนหากผใชตองการใชขอมลใน

ฐานขอมลทมาจากแฟมขอมลตางๆ กจะท าไดโดยงาย 4. สามารถรกษาความถกตองเชอถอไดของขอมล

บางครงพบวาการจดเกบขอมลในฐานขอมลอาจมขอผดพลาดเกดขน เชน จากการทผปอนขอมลปอนขอมลผดพลาดคอปอนจากตวเลขหนงไปเปนอกตวเลขหนง โดยเฉพาะกรณมผใชหลายคนตองใชขอมลจากฐานขอมลรวมกน หากผใชคนใดคนหนงแกไขขอมลผดพลาดกท าใหผอนไดรบผลกระทบตามไปดวย ในระบบจดการฐานขอมล (DBMS) จะสามารถใสกฎเกณฑเพอควบคมความผดพลาดทเกดขน

5. สามารถก าหนดความเปนมาตรฐานเดยวกนของขอมลได การเกบขอมลรวมกนไวในฐานขอมลจะท าใหสามารถก าหนดมาตรฐานของขอมลได

รวมทงมาตรฐานตาง ๆ ในการจดเกบขอมลใหเปนไปในลกษณะเดยวกนได เชนการก าหนด

29

รปแบบการเขยนวนท ในลกษณะ วน/เดอน/ป หรอ ป/เดอน/วน ทงนจะมผทคอยบรหารฐานขอมลทเราเรยกวา ผบรหารฐานขอมล (Database Administrator: DBA) เปนผก าหนดมาตรฐานตางๆ

6. สามารถก าหนดระบบความปลอดภยของขอมลได ระบบความปลอดภยในทน เปนการปองกนไมใหผใชทไมมสทธมาใช หรอมาเหนขอมล

บางอยางในระบบ ผบรหารฐานขอมลจะสามารถก าหนดระดบการเรยกใชขอมลของผใชแตละคนไดตามความเหมาะสม

7. เกดความเปนอสระของขอมล ในระบบฐานขอมลจะมตวจดการฐานขอมลทท าหนาทเปนตวเชอมโยงกบฐานขอมล

โปรแกรมตาง ๆ อาจไมจ าเปนตองมโครงสรางขอมลทกครง ดงนนการแกไขขอมลบางครง จงอาจกระท าเฉพาะกบโปรแกรมทเรยกใชขอมลทเปลยนแปลงเทานน สวนโปรแกรมทไมไดเรยกใชขอมลดงกลาว กจะเปนอสระจากการเปลยนแปลง

ลกษณะระยะของการเจรญเตบโตจะสรปปญหาของการจดการและลกษณะส าคญตางๆ ทเกยวกบเทคโนโลยสารสนเทศ ซงสามารถจ าแนกออกไดเปน 6 ระยะคอ ระยะท 1 ระยะเรมตน (Initiation) เมอระบบเปนระบบใหมมการคนพบมากมาย การทดสอบและความผดพลาดเกดขนกบกระบวนการถาระบบยงคงอยรอด ระบบจะเรมประสบความส าเรจในการยอมรบอยางกวางขวางมากขน ชวงนเทคโนโลยใหมจะถกน าเขาสองคการและผใชบางคนเรมน ามาประยกตใชเพมขนจนกลายเปนเทคโนโลยไดอยาง งายดายและเรยนรวธการทเทคโนโลยสามารถถกน ามาใช ระยะท 2 ระยะตดตอ (Contagion) ผใชและหนวยจ านวนมากจะคนเคยกบเทคโนโลยและประยกตใชมนไดแลวจงเผยแพรกระจายกวางไปและตองการผใชเพมขนอก ทงกระตอรอรนตอการเตบโตอยางรวดเรวของเทคโนโลย ระยะท 3 ระยะการควบคม (Control) ในชวงนฝายจดการเรมหวงใยเกยวกบคาใชจายของเทคโนโลยทเพมขน ผลประโยชนและตนทนของเทคโนโลยเรมเปนประเดนท ส าคญ ปญหาของการวางแผนและการควบคมถกน าเสนอขนมา ผใชสามารถชแจงเหตผลของการใชประโยชนของเทคโนโลยในดานตนทนและประสทธภาพทไดรบ โดยการปรบและควบคมให เหมาะสม เชน การก าหนดมาตรฐาน การควบคมตนทนและการพฒนาแผนส าหรบการเตบโตตอไป ระยะท 4 ระยะรวมกน (Integration) ระยะตาง ๆ แพรขยายอยางตอเนองโปรแกรมทประยกตใชไดรบการ มการใชเทคโนโลยฐานขอมลการวางแผนและการ ควบคมระบบถกจดท าขนแบบเปนทางการ มงเนนการรวมความคดของระบบตาง ๆ ฝายจดการจะสนใจความมอ านาจของระบบและฐานขอมลตางๆ ทใชอยระยะนถก าหนดลกษณะโดยการ กลนกรองระบบ โดยเฉพาะอยางยงศนยรวมโดยรอบของเทคโนโลยฐานขอมล การวางแผนและควบคมระบบตาง ๆ ส าหรบ ใหเปนระบบมากขนและรวมกนไดดขน

30

ระยะท 5 การบรหารขอมล (Data administration) ในระหวางชวงน ฝายจดการจะกงวลเกยวกบคณคาของขอมลดบและขอมลขาวสาร หนาทของการบรหาร ขอมลจงก าหนดการจดการ และการควบคมฐานขอมลเพอใหมนใจไดวาถกน ามาใชอยางมประสทธภาพและจดสรรการใชงานไดอยางเหมาะสม ระยะท 6 การเตบโตเตมท (Maturity)ในองคการตางๆ ทเขาสระยะนกระบวนการจดการและเทคโนโลยจะถกรวบรวมเขาดวยกนสหนาทงานทงหลายไดอยางม ประสทธภาพ การวางแผนขอมลดานกลยทธและขอมลทรพยากรของการจดการจะเชอมความรบผดชอบของ MIS กบผใชทงหลาย อยางไรกตามเทคโนโลยใหมทแนะน าเขามาอาจจะเปน สวนหนงหรอระบบสมบรณทงหมดทเปนตนเหตใหวงจรชวตมการเรมตนใหม โมเดลระยะของการเจรญเตบโตมความส าคญตอการศกษาธรกจและ MIS เนองจากการตดสนใจอยางเหมาะสม มความสมพนธกบระยะการเจรญเตบโตขององคการรวมทงระบบหรอผลตภณฑทอยในชวงนนๆ

2.4 สารสนเทศ สารสนเทศ (Information) หมายถง ขอมลทไดผานกระบวนการประมวลผลแลว อาจใช

วธงาย ๆ เชน หาคาเฉลยหรอใชเทคนคขนสง เชน การวจยด าเนนงาน เปนตน เพอเปลยนแปลงสภาพขอมลทวไปใหอยในรปแบบทมความสมพนธหรอมความเกยวของกน เพอน าไปใชประโยชนในการตดสนใจใหค าตอบปญหาตาง ๆ ได สารสนเทศประกอบดวยขอมลเอกสาร เสยง หรอรปภาพตาง ๆ แตจดเนอเรองใหอยในรปทมความหมาย สารสนเทศไมใชจ ากดเฉพาะเพยงตวเลขเพยงอยางเดยวเทานน

การผลตสารสนเทศจากขอมล การผลตสารสนเทศ จะมขนตอนหรอวธการตางๆ ในการปฏบต 9 วธ ดงน

1) การรวบรวม (Capturing) เปนการด าเนนการเพอรวบรวมและบนทกขอมลให อยในรปแบบใดรปแบบหนง เพอการประมวลผล เชน การบนทกไวในแฟมเอกสาร หรอดวย เครองคอมพวเตอร การรวบรวมท าไดโดยการสงเกตการสมพนธ การท าแบบสอบถาม การ ทดสอบและการใชแบบส ารวจ ขอมลทไดจะตองมคณลกษณะ ส าคญ 2 ประการ คอ ความ ตรงตามความตองการทก าหนดไว และมความเชอถอได

2) การตรวจสอบ (Verifying) เปนขนตอนส าคญในระบบการผลตสารสนเทศ ท าขนเพอใหมนใจวา ขอมลไดรบการรวบรวม และบนทกเอาไวอยางถกตอง การตรวจสอบ ขอมลเปนการคนหา รวบรวมขอมลทยงมความผดพลาดโดยทวไป จะกระท าได 3 ลกษณะคอ

2.1 การตรวจสอบความเปนไปได หรอความสมเหต สมผลของขอมล 2.2 การตรวจสอบความสอดคลองกน

31

2.3 ตรวจสอบความสมพนธของขอมล เปนการตรวจสอบความถกตองของ ขอมล โดยอาศยความสมพนธของขอมลเปนเกณฑ

3) การจ าแนก (Classifying) เปนการก าหนดหลกการแบงประเภทขอมล เปน หมวดหมหรอเปนกลม ตามคณสมบตของขอมลในลกษณ ทเหมาะสมมความหมายและเปนประโยชนแกผใชโดยการก าหนดสงทเหมอนกนไวดวยกน

4) การจดเรยงล าดบ (Arranging) ภายหลงทมการจ าแนกขอมลและการก าหนด รหสขอมลแลว จ าเปนตองจดวางโครงสรางของแฟมขอมล วาจะจดเรยงล าดบระเบยบ ขอมลในแฟมขอมลอยางไร

5) การสรป (Summarizing) เปนการจดรวบรวมขอมลเขาดวยกนหรอแบง กลมขอมล และรวบยอดของแตละกลม เพอเตรยมค านวณหาคาดชน หรอสารสนเทศในขน ตอไป การสรปหรอการรวบรวมยอดขอมลน มประโยชนในการตรวจสอบความแนบนย ของ ขอมลอกดวย

6) การค านวณ (Calculating) เปนขนตอนส าคญทจะจดการท าขอมลใหเปน สารสนเทศ ทอาศยกระบวนการของคณตศาสตร มาจดกระท ากบขอมล ในรปความสมพนธ กน เชน อตราสวน สดสวน และเลขดชน เพอใหไดสารสนเทศทมความหมายตามความตองการ ของผใชทไดก าหนดไวแลว

7) การจดเกบ (Storing) หลงจากทไดค านวณไดคาสารสนเทศหรอดชนตางๆ แลว ขนตอนตอมาคอ การจดเกบเพอการบรการวาจะตองจดเกบท าขอมลพนฐานและสารสนเทศท ผานการจดกระท าดวยมอหรอเครองคอมพวเตอร

8) การเรยกใช (Retrieving) เปนกระบวนการคนหา และดงขอมลทตองการออก จากสอ ทใชเพอปรบปรงขอมลใหเปนปจจบน หรอเพอใหบรการและค าตอบแกผใช

9) การเผยแพร (Disseminating and Reproducing) เปนเปาหมายสดทาย ของการด าเนนการสารสนเทศ คอการเผยแพรสารสนเทศใหกบผใชในรปแบบตางๆ ท าใหแบบ เอกสาร รายงานหรอการเสนอบนจอภาพ

ลกษณะของสารสนเทศทดตองประกอบไปดวยรายละเอยด ดงน ความเทยงตรง (Accuracy) หมายถง ปราศจากความเอนเอยง สารสนเทศทด ตองบอก

ลกษณะความเปนจรงทเกดขน ไมชน าไปทางใดทางหนง ตรงตามความตองการของผใช (Relevancy) หมายถง มเนอหาตรงกบเรอง ทตองการใช

ของผใชแตละคน ทนตอเวลา (Timeliness) หมายถง สามารถน าสารสนเทศทตองการไปใชได ทนตอ

เหตการณทเกดขน การจดเตรยมสารสนเทศใหทนตอเวลา ทตองการใช ม 2 ลกษณะ คอ การจดท าสารสนเทศลวงหนาตามก าหนดเวลาทเหตการณจะเกดในอนาคต

32

รปท 2.5 การประมวลผลขอมล

ขนตอนการประมวนผลขอมล 1. ขนเตรยมขอมล (Input) : การลงรหส,การตรวจสอบแกไขขอมล,การแยกประเภทขอมล,

การบนทกขอมลลงสอ 2. ขนการประมวลผล (Processing) : การค านวณ,การเรยงล าดบขอมล,การดงขอมลมาใช,

การรวมขอมล 3. ขนการแสดงผลลพธ (Output) : ผลสรปรายงาน วธการประมวลผล 1. การประมวลผลแบบแบทซ หรอแบบกลม (Batch Processing)เปนการเกบรวบรวมขอมล

ไวระยะเวลาหนงแลวจงจะประมวลผลได เชน การคดเกรด ตองเกบรวบรวมคะแนนตงแตตนเทอม จนถงปลายเทอม แลวจงท าการรวบรวมประมวลผลไดเปนเกรดตอนปลายเทอม

2. การประมวลผลแบบเชอมตรง (Online Processing)เปนการประมวลผลแบบทนททนใด ไมตองรอระยะเวลา เชน การถอนเงนจากเครองเอทเอม ไมตองรอนาน เครองจะท าการจายเงนออกมาทนท

2.5 ขอมล ขอมล (Data) หมายถง ขอเทจจรงหรอเรองราวทเกยวของกบสงตาง ๆ เชน คน สตว สงของสถานท ฯลฯ โดยอยในรปแบบท เหมาะสมตอการสอสาร การแปลความหมายและการประมวลผลซงขอมลอาจจะไดมาจากการสงเกต การรวบรวม การวด ขอมลเปนไดทงขอมลตวเลขหรอสญลกษณใด ๆ ทส าคญจะตองมความเปนจรงและตอเนองตวอยางของขอมล เชน คะแนนสอบ ชอนกเรยน เพศ อาย เปนตน

ขอมลทเราพบเหนทกวนน มหลายรปแบบเชน เปนตวเลข ขอความ รปภาพ เสยงตางๆ เราสามารถรบรขอมลไดจากสวนตางๆ ดงน

o การรบรขอมลทางตา ไดแก การมองเหน เชน ขอมลภาพ จากหนงสอ โทรทศน เปนตน o การรบรทางห ไดแก การไดยนเสยงผานเขามาทางห เชน ขอมลเสยงเพลง เสยงพด เสยง

รถ เปนตน

33

o การรบรทางมอ ไดแก การสมผสกบขอมล เชน การจบเสอผาแลวรสกวานม เปนเนอผาเปนตน

o การรบรทางจมก ไดแก การไดกลน เชน หอมกลนอาหาร กลนดอกไม กลนขยะ เปนตน o การรบรทางปาก ไดแก การรสกถงรส โดยการสมผสทางลน เชน เผด หวาน ขม เปนตน คณลกษณะในการจดเกบขอมล

ในแตละ Relation ประกอบดวยขอมลของ Attribyte ตางๆทจดเกบในรปตาราง 2 มต คอ Row, Column

1. ขอมลในแตละแถวจะไมซ ากน 2. การจดเรยงล าดบของขอมลในแตละแถวไมเปนสาระส าคญ 3. การจดเรยงล าดบของ Attribute จะเรยงล าดบกอนหลงอยางไรกได 4. คาของขอมลในแตละ Attribute ของ Tuple หนงๆ จะบรรจไดเพยงคาเดยว 5. คาของขอมลในแตละ Attribute จะบรรจคาของขอมลประเภทเดยวกน ชนดของขอมลแบงไดหลายชนด ดงน

รปท 2.6 ชนดของขอมล

1. ขอมลแบบรปแบบ (formatted data) เปนขอมลทรวมอกขระซงอาจหมายถงตวอกษร ตวเลข ซงเปนรปแบบทแนนอน ในแตละระเบยน ทกระเบยนทอยในแฟมขอมลจะมรปแบบทเหมอนกนหมด ขอมลทเกบนนอาจเกบในรปของรหสโดยเมออานขอมลออกมาอาจจะตองน ารหสนนมาตความหมายอกครง เชน แฟมขอมลประวตนกศกษา

2. ขอมลแบบขอความ (text)เปนขอมลทเปนอกขระในแบบขอความ ซงอาจหมายถงตวอกษร ตวเลข สมการฯ แตไมรวมภาพตาง ๆ น ามารวมกนโดยไมมรปแบบทแนนอนในแตละระเบยน เชน ระบบการจดเกบขอความตาง ๆ ลกษณะการจดเกบแบบนจะไมตองน าขอมลทเกบมาตความหมายอก ความหมายจะถกก าหนดแลวในขอความ

3. ขอมลแบบภาพลกษณ (images) เปนขอมลทเปนภาพ ซงอาจเปนภาพกราฟทถกสรางขนจากขอมลแบบรปแบบรปภาพ หรอภาพวาด คอมพวเตอรสามารถเกบภาพและจดสงภาพเหลานไป

34

ยงคอมพวเตอรอนได เหมอนกบการสงขอความ โดยคอมพวเตอรจะท าการแปลงภาพเหลาน ซงจะท าใหคอมพวเตอรสามารถทจะปรบขยายภาพและเคลอนยายภาพเหลานนไดเหมอนกบขอมลแบบขอความ

4. ขอมลแบบเสยง (audio) เปนขอมลทเปนเสยง ลกษณะของการจดเกบกจะเหมอนกบการจดเกบขอมลแบบภาพ คอ คอมพวเตอรจะท าการแปลงเสยงเหลานใหคอมพวเตอรสามารถน าไปเกบได ตวอยางไดแก การตรวจคลนหวใจ จะเกบเสยงเตนของหวใจ

5. ขอมลแบบภาพและเสยง (video) เปนขอมลทเปนเสยงและรปภาพ ทถกจดเกบไวดวยกน เปนการผสมผสานรปภาพและเสยงเขาดวยกน ลกษณะของการจดเกบขอมล คอมพวเตอรจะท าการแปลงเสยงและรปภาพน เชนเดยวกบขอมลแบบเสยงและขอมลแบบภาพลกษณะซงจะน ามารวมเกบไวในแฟมขอมลเดยวกน

หนวยขอมล (DATA UNITS) บต (bit) เลขฐานสองหนงหลกซงมคาเปน 0 หรอ 1 ตวอกษร (character) กลมของบตสามารถแทนคาตวอกษรได ในชดอกขระ ASCII 1 ไบต

(8 บต) แทนตวอกษร 1 ตว เขตขอมล หรอฟลด (field) เขตขอมลซงประกอบดวยกลมตวอกษรทแทนขอเทจจรง ระเบยน (record) ระเบยน คอโครงสรางขอมลทแทนตววตถชนหนง แฟม (file) ตารางทเปนกลมของระเบยนทมโครงสรางเดยวกน ฐานขอมล (database) กลมของตาราง (และความสมพนธ) ชนดของขอมล (DATA TYPES) คาตรรกะ (Boolean values) ซงมเพยงสองคาคอ จรง กบ เทจ จ านวนเตม (integers) หมายถง เลขทไมมเศษสวน หรอทศนยม จ านวนจรง (floating-point numbers) หมายถง จ านวนใดๆ ทงจ านวนเตมและจ านวน

ทศนยม ตวอกษร (characters) หมายถง ขอมลประเภทตวอกษรเพยงตวเดยว สายอกขระ (strings) หมายถง กลมตวอกษรทประกอบกนขนเปนขอความ วนทและเวลา (date/time) หมายถง ขอมลทแทนคาวนทและเวลา ไบนาร (binary) หมายถง ขอมลทเกบในคอมพวเตอร อาจเปนแฟมโปรแกรม รปภาพ

หรอ วดโอ

35

ลกษณะการประมวลผลขอมล (DATA PROCESSING) การประมวลผลแบบกลม (batch processing) ขอมลจะถกสะสมไวระหวางชวงเวลาท

ก าหนด เมอถงก าหนด ขอมลทสะสมไวจะถกประมวลผลรวมกนครงเดยว การประมวลผลแบบทนท (real-time processing) การประมวลผลแบบทนท เปนการ

ประมวลผลทเกดขนพรอมกบขอมล การเขาถงขอมล การเขาถงแบบล าดบ เปนการเขาถงขอมลแบบทตองอานขอมลตงแตตน จนถงขอมลท

ตองการเหมาะส าหรบการอานขอมลปรมาณมาก และเรยงล าดบ แตไมเหมาะกบขอมลทมการเพม ลบ หรอแกไขเปนประจ า การเขาถงแบบสม เปนการเขาถงขอมลทไมตองอาศยการอานขอมลตงแตตน การเขาถง

ขอมลลกษณะนจะตองใชกลไกการหาต าแหนงระเบยน วธตางๆ เหมาะส าหรบการคนหาขอมลจ านวนไมมาก และเหมาะส าหรบแฟมทมการเพม ลบ และแกไขเปนประจ า

ชนดของหนวยความจ าส ารอง หนวยความจ าส ารองเปนหนวยความจ าทสามารถรกษาขอมลไดตลอดไปหลงจากไดท าการปดเครองคอมพวเตอรแลว หนวยความจ าส ารองมประโยชนตอระบบฐานขอมลเปนอยางมาก ถาปราศจากหนวยความจ าส ารองแลวเราจะไมสามารถเกบรกษาขอมลเอาไวใชไดในอนาคต หนวยความจ าส ารองใชเกบรกษาขอมลและโปรแกรมเอาไวอยางถาวรจงท าใหหนวยความจ าส ารองถกใชเปนสอในการน าขอมลและโปรแกรมจากเครองคอมพวเตอรหนงไปใชยงคอมพวเตอรอกเครองหนงได และนอกจากนหนวยความจ าส ารองยงใชเปนหนวยเสรมหนวยความจ าหลก โดยท าหนาทเปนเสมอนหนวยความจ าหลก ชอเรยกวาหนวยความจ าเสมอน (Virtual memory) กลาวคอแทนทจะดงโปรแกรมทงหมดเขาหนวยความจ าหลกทมจ านวนจ ากดพรอมกนหมด คอมพวเตอรจะท าการจดเกบโปรแกรมไวยงหนวยความจ าเสมอนกอน และเมอตองการจงจะดงค าสงจากหนวยความจ าเสมอนเขาหนวยความจ าหลกเพอท าการประมวลผล ดงนน จงสามารถประมวลผลโปรแกรมแรมทมขนาดใหญกวาหนวยความจ าหลกได หนวยความจ าส ารองสามารถแบงตามลกษณะทคอมพวเตอรสามารถเขาถงขอมลได 2 ชนด คอ

1. หนวยความจ าส ารองประเภททสามารถเขาถงขอมลโดยตรง เปนหนวยความจ าส ารองทคอมพวเตอรสามารถทจะเขาไปกระท ากบขอมลทเกบในอปกรณชนดนนตรงสวนใดกไดในทนท ซงเรยกการเขาถงขอมลดงกลาววาการเขาถงโดยตรงสวนใดกไดในทนท ซงเรยกการเขาถงขอมลดงกลาววาการเขาถงโดยตรง หรอการเขาถงแบบสม (direct access หรอ random access) อปกรณชนดทสามารถเลอนหวอานหรอบนทกขอมลหนวยความจ าประเภทดสกตาง ๆ ดสกทนยมใชในปจจบนมหลายประเภทไดแก

36

- จานบนทกแมเหลก (magnetic disk) เปนอปกรณทนยมใชมาก และถกใชเปนหนวยเกบขอมลทใชภายในเครองไมโครคอมพวเตอร จนถงเครองคอมพวเตอรขนาดใหญ แตถงแมจะใชกบเครองตางขนาดกน โครงสรางและการใชงานจะเหมอนกน จานบนทกแมเหลกทนยมใชกนไดแก ฟลอปปดสก (floppy disk) ฮารดดสก (hard disk) และไมโครดสก (microdisk)

- ออพตคลดสก (optical disk) เปนอปกรณทถกพฒนาใหมความจมากยงขน ไดแก ซด-รอม (Compact Disk Read Only Memory, CDROM) วอรม (Write Once Read Many, WORM) และแมคนโต ออปตคลดสก (Magneto-optical disk, MO)

- พซเอมซไอเอ (Personal Computer Memory Card International Association, PCMCIA) เปนหนวยความจ าทมขนาดเลก มขนาดความกวาง 2 นว และยาวเพยง 3 นว คลายเครดตการด เปนหนวยความจ าส ารองใชเสยบเขาเครองคอมพวเตอรในเวลาใชงาน และเปนทนยมใชในเครองคอมพวเตอรขนาดเลก

2. หนวยความจ าส ารองประเภททสามารถเขาถงขอมลโดยเรยงล าดบเท านน เปนหนวยความจ าส ารองประเภททเกบตวขอมลแบบเรยงล าดบกนไป ตงแตต าแหนงแรกจนถงต าแหนงสดทาย เมอตองการเขาถงขอมลตรงสวนใดนน หวอานและบนทกจะตองท าการอานหรอบนทกขอมลตงแตต าแหนงแรก เรยงล าดบกนไปจนถงต าแหนงสดทาย ซงเรยกการเขาถงขอมลดงกลาววาการเขาถงแบบเรยงล าดบ (seguential access) หนวยความจ าส ารองประเภทนสวนใหญจะใชงานส ารองขอมลของระบบ อปกรณประเภทนไดแก เทปแมเหลก เทปแมเหลกถกใชกบงานทตองการเขาถงขอมลในลกษณะของการเรยงล าดบกนไป เชน งานส ารองขอมลบนหนวยความจ าประเภทแมเหลกเปนหลก เทปแมเหลกทใชอยปจจบนม 2 ประเภทคอ เปนลกษณะมวนเรยกวา เทปรล (Tape reel) และเทปตลบ (cartridge tape) เทปรลถกใชมากในเครองคอมพวเตอรระดบใหญ เชน เครองเมนเฟรม และเครองมน สวนเทปตลบสามารถใชกบเครองคอมพวเตอรมน เทปตลบมราคาถกและขนาดเลกกวาเทปรลมาก จนสามารถพกพาตดตวไดสะดวก แตมความจมากกวาและราคาถกกวาเทปรล และถกเรยกวา ตลบขอมล (data Cartridges)

ลกษณะของระบบแฟมขอมล การจดการแฟมขอมลอยางถกตองมความส าคญอยางยงตอความมนคงปลอดภย

(Security) ของขอมลทอยในแฟมขอมลและในแฟมขอมลเอง แนวคดในการจดการแฟมขอมลเรมจากการออกแบบแฟมขอมลใหเหมาะสมกบการเรยกคนเรคคอรดขอมลมาใช ไปจนถงการส ารองแฟมขอมลและการกแฟมขอมล แฟมขอมลอาจจะมไดสองลกษณะ คอ

ระเบยนขนาดคงท (Fixed length record) โดยปกตแลวภายในแฟมขอมลจะจดเกบระเบยนอยในรปแบบใดแบบหนงโดยเฉพาะ ทกระเบยนจะประกอบดวยหนวยขอมลยอยทเหมอนๆ กน นนคอ โครงสรางของทกระเบยนในแฟมขอมลจะเปนแบบเดยวกนหมด ถาขนาด

37

ของระเบยนม จ านวนตวอกขระเทากนหมดในทก ๆ ระเบยนของแฟมขอมล ระเบยนนนจะถกเรยกวาระเบยนขนาดคงท (fixed length record)

ระเบยนทมความยาวแปรได (Variable length record) คอทกเรคคอรดอาจจะมจ านวนฟลดตางกน และแตละฟลดกอาจจะมความยาวตางกนได แฟมขอมลประเภทนมลกษณะโครงสรางแบบพเศษทชวยใหคอมพวเตอรสามารถบอกไดวาแตละเรคคอรดมความยาวเทาใด และแตละฟลดเรมตนตรงไหนและจบตรงไหน ตวอยางของแฟมประเภทนไดแกแฟมบนทกรายการใบสงซอสนคา แตละเรคอรดจะแทนใบสงสนคาหนงใบ และใบสงสนคาแตละใบอาจจะมรายการสนคาทสงซอไมเทากน

การจดการแฟมขอมล กจกรรมทเกยวของกบการจดการแฟมขอมล (File manipulation) จะแตกตางกนออกไป

ในแตละระบบงาน แตจะมกจกรรมหลกในการใชขอมล ไดแก 1. การสรางแฟมขอมล (file creating) คอ การสรางแฟมขอมลเพอน ามาใชในการ

ประมวลผล สวนใหญจะสรางจากเอกสารเบองตน (source document) การสรางแฟมขอมลจะตองเรมจากการพจารณาก าหนดสอขอมลการออกแบบฟอรมของระเบยน การก าหนดโครงสรางการจดเกบแฟมขอมล (file organization) บนสออปกรณ

2. การปรบปรงรกษาแฟมขอมลแบงออกได 2 ประเภท คอ การคนคนระเบยนในแฟมขอมล (Retrieving) คอ การคนหาขอมลทตองการหรอเลอกขอมลบางระเบยนมาใชเพองานใดงานหนง การคนหาระเบยนจะท าได ดวยการเลอกคยฟลด เปนตวก าหนดเพอทจะน าไปคนหาระเบยนทตองการในแฟมขอมล ซงอาจจะมการก าหนดเงอนไขของการคนหา เชน ตองการหาวา พนกงานทชอสมชายมอยกคน

3. การปรบเปลยนขอมล (Updating) เมอมแฟมขอมลทจะน ามาใชในการประมวลผลกจ าเปนทจะตองท าหรอรกษาแฟมขอมลนนใหทนสมยอยเสมอ อาจจะตองมการเพมบางระเบยนเขาไป (adding) แกไขเปลยนแปลงคาฟลดใดฟลดหนง (changing) หรอลบบางระเบยนออกไป (deleting) ประเภทของแฟมขอมล (วเชยร เปรมชยสวสด. ระบบฐานขอมล. กรงเทพมหานคร : ส านกพมพ

สมาคมสงเสรมเทคโนโลย, ๒๕๔๖.)

ประเภทของแฟมขอมลจ าแนกตามลกษณะของการใชงานไดดงน แฟมขอมลหลก (master file)แฟมขอมลหลกเปนแฟมขอมลทบรรจขอมลพนฐานท

จ าเปนส าหรบระบบงาน และเปนขอมลหลกทเกบไวใชประโยชนขอมลเฉพาะเรองไมมรายการเปลยนแปลงในชวงปจจบน มสภาพคอนขางคงทไมเปลยนแปลงหรอเคลอนไหวบอยแตจะถกเปลยนแปลงเมอมการสนสดของขอมล เปนขอมลทส าคญทเกบไวใชประโยชน ตวอยาง เชน

38

แฟมขอมลหลกของนกศกษาจะแสดงรายละเอยดของนกศกษา ซงม ชอนามสกล ทอย ผลการศกษา แฟมขอมลหลกของลกคาในแตละระเบยนของแฟมขอมลนจะแสดงรายละเอยดของลกคา เชน ชอสกล ทอย หรอ ประเภทของลกคา

แฟมขอมลรายการเปลยนแปลง (Transaction file) แฟมขอมลรายการเปลยนแปลงเปนแฟมขอมลทประกอบดวยระเบยนขอมลทมการเคลอนไหว ซงจะถกรวบรวมเปนแฟมขอมลรายการเปลยนแปลงทเกดขนในแตละงวดในสวนทเกยวของกบขอมลนน แฟมขอมลรายการเปลยนแปลงนจะน าไปปรบรายการในแฟมขอมลหลก ใหไดยอดปจจบน ตวอยางเชน แฟมขอมลลงทะเบยนเรยนของนกศกษา

แฟมขอมลตาราง (Table file) แฟมขอมลตารางเปนแฟมขอมลทมคาคงท ซงประกอบดวยตารางทเปนขอมลหรอชดของขอมลทมความเกยวของกนและถกจดใหอยรวมกนอยางมระเบยบ โดยแฟมขอมลตารางนจะถกใชในการประมวลผลกบแฟมขอมลอนเปนประจ าอยเสมอ เชน ตารางอตราภาษ ตารางราคาสนคา

แฟมขอมลเรยงล าดบ (Sort file) แฟมขอมลเรยงล าดบเปนการจดเรยงระเบยนทจะบรรจในแฟมขอมลนนใหม โดยเรยงตามล าดบคาของฟลดขอมลหรอคาของขอมลคาใดคาหนงในระเบยนนนกได เชน จดเรยงล าดบตาม วนเดอนป ตามล าดบตวอกขระเรยงล าดบจากมากไปหานอยหรอจากนอยไปหามาก เปนตน แฟมขอมลรายงาน (Report file) เปนแฟมขอมลทถกจดเรยงระเบยบตามรปแบบของรายงานทตองการแลวจดเกบไวในรปของแฟมขอมล ตวอยาง เชน แฟมขอมลรายงานควบคมการปรบเปลยนขอมลทเกดขนในขณะปฏบตงานแตละวน

การจดโครงสรางแฟมขอมล (File organization) เปนการก าหนดวธการทระเบยนถกจดเกบอยในแฟมขอมลบนอปกรณทใชเกบขอมล ซงลกษณะโครงสรางของระเบยนจะถกจดเกบไวเปนระบบ โดยมวตถประสงคเพอใหการจดเกบขอมลและการเขาถงขอมลมความสะดวกรวดเรว การจดโครงสรางของแฟมขอมลอาจแบงได เปน 3 ลกษณะคอ

o โครงสรางของแฟมขอมลแบบล าดบ (sequential file) เปนการจดแฟมขอมลซงระเบยนภายในแฟมขอมลจะถกบนทกโดยเรยงตามล าดบคยฟลด หรออาจจะไมเรยงล าดบตามคยฟลดกได ขอมลจะถกบนทกลงในสอบนทกขอมลโดยจะถกบนทกไวในต าแหนงทอยตด ๆ กน การน าขอมลมาใชของโครงสรางแฟมขอมลแบบล าดบจะตองอานขอมลไปตามล าดบจะเขาถงขอมลโดยตรงไมได สวนการจดโครงสรางแฟมขอมลแบบล าดบตามดชน เปนการจดขอมลแบงตามหมวดหม สรปเปนตารางซงมลกษณะคลายสารบาญของหนงสอ การจดขอมลแบบนท าใหสามารถเขาถงขอมลไดงาย โดยตรงไปทตารางซงเปนดชน จะท าใหทราบต าแหนงของขอมลนน โดยไมตองอานขอมลทละระเบยน การจดโครงสรางของแฟมขอมลแบบสมพทธ แฟมขอมลแบบสมพทธนขอมล

39

จะถกบนทกโดยอาศยกลไกการก าหนดต าแหนงของขอมล ซงจะชวยใหสามารถตรงไปถงหรอบนทกขอมลทตองการไดโดยไมตองอานหรอผานขอมลทอยในล าดบกอนหนาระเบยนทตองการ การดงหรอการบนทกขอมลจะสามารถท าไดอยางรวดเรว ในโครงสรางแฟมขอมลแบบล าดบประกอบดวยระเบยนทจดเรยงไปตามล าดบอยางตอเนองเมอจดสรางแฟมขอมลโดยจะบนทกระเบยนเรยงตามล าดบการบนทกระเบยนจะถกเขยนตอเนองไปตามล าดบจากระเบยนท 1 ถงระเบยน n และการอานระเบยนภายในแฟมขอมลกตองใชวธการอานแบบตอเนองตามล าดบ คอ อานตงแตตนแฟมขอมลไปยงทายแฟมขอมล โดยอานระเบยน ท 1, 2, 3 และ 4 มากอน ตวอยางเชน ถาตองการอานระเบยนท 8 กตองอานระเบยนล าดบท 1,2,3,4,5,6,7 กอน

o โครงสรางของแฟมขอมลแบบล าดบตามดชน (index sequential file) เปนวธการเกบขอมลโดยแตละระเบยนในแฟมขอมลจะมคาของคยฟลดทใชเปนตวระบระเบยนนน คาคยฟลดของแตละระเบยนจะตองไมซ ากบคาคยฟลดในระบบอน ๆ ในแฟมขอมลเดยวกน เพราะการจดโครงสรางแฟมขอมลแบบนจะใชคยฟลดเปนตวเขาถงขอมล การเขาถงขอมลหรอการอานระเบยนใด ๆ จะเขาถงไดอยางสม การจดโครงสรางแฟมขอมลตองบนทกลงสอขอมลทเขาถงขอมลไดโดยตรง เชน จานแมเหลก การสรางแฟมขอมลประเภทนไมวาจะสรางครงแรกหรอสรางใหม ขอมลแตละระเบยนตองมฟลดหนงใชเปนคยฟลดของขอมล ระบบปฏบตการจะน าคยฟลดของขอมลไปสรางเปนตารางดชนท าใหสามารถเขาถงระเบยนไดเรว นอกจากจะเขาถงระเบยนใดๆ ไดเรวขนแลวยงมประโยชนสามารถเพมระเบยนเขาในสวนใด ๆ ของแฟมขอมลได ในแตละแฟมขอมลทถกบนทกลงสอขอมลจะมตารางดชนท าใหเขาถงระเบยนใด ๆ ไดรวดเรวขน โครงสรางแฟมขอมลแบบล าดบตามดชนประกอบดวย

ดชน (Index) ของแฟมขอมลจะเกบคาคยฟลดของขอมล และทอยในหนวยความจ า (address) ทระเบยนนนถกน าไปบนทกไว ซงดชนนจะตองเรยงล าดบจากนอยไปมาก หรอจากมากไปนอยโดยท สวนของดชนจะมตวบงช ไปยงทอย ในหนวยความจ า เพอจะไดน าไปถงระเบยนขอมลในขอมลหลก ขอมลหลก (Data area) จะเกบระเบยนขอมล ซงระเบยนนนอาจจะเรยงตามล าดบจากนอยไปมากหรอจากมากไปนอย ในการจดล าดบของขอมลหลกอาจจะจดขอมลออกไปกลมๆ โดยจะเวนทไวเพอใหมการปรบปรงแฟมขอมลได

o โครงสรางของแฟมขอมลแบบสมพทธ (relative file) เปนโครงสรางทสามารถเขาถงขอมลหรออานระเบยนใด ๆ ไดโดยตรง วธนเปนการจดเรยงขอมลเขาไปในแฟมขอมลโดยอาศยฟลดขอมลเปนตวก าหนดต าแหนงของระเบยนนน ๆ โดยคาของคยฟลดขอมลในแตละระเบยนของแฟมขอมลจะมความสมพทธกบต าแหนงทระเบยนนนถกจดเกบไวในหนวยความจ า คาความสมพทธน เปนการก าหนดต าแหนง (mapping function) ซงเปนฟงกชนทใชในการเปลยนแปลงคย

40

ฟลดของระเบยนใหเปนต าแหนงในหนวยความจ า โดยทการจดเรยงล าดบทของระเบยน ไมจ าเปนตองมความสมพนธกบการจดล าดบทของระเบยนทถกจดเกบไวในหนวยความจ า

การจดเกบขอมลลงแฟมขอมลแบบสมพทธ (Relative file) จะถกจดเกบอยบนสอทสามารถเขาถงไดโดยตรง เชน แผนจานแมเหลก ลกษณะโครงสรางแฟมขอมลแบบสมพทธจะประกอบดวยต าแหนงในหนวยความจ า ซงเกดจากน าคยฟลดของระเบยนมาท าการก าหนดต าแหนง ซงการก าหนดต าแหนงนจะท าการปรบเปลยนค าคยฟลดของระเบยนใหเปนต าแหนงในหนวยความจ าทค านวณได แฟมขอมลหลก แฟมขอมลนประกอบดวยระเบยนทจดเรยงตามต าแหนงในหนวยความจ าโดยจะเรยงจากระเบยนท 1 จนถง N แตจะไมเรยงล าดบตามคา ของคยฟลด

ระบบแฟมขอมล (FILE SYSTEMS) ขอดคอ การประมวลผลขอมลมความรวดเรว การลงทนในสวนของเครองคอมพวเตอร

และโปรแกรมประยกตใชงานกไมยงยาก เนองจากไมตองการระบบทใหญ อยางไรกตามการจดเกบขอมลในลกษณะนอาจมปญหาทเกดขนไดดงตอไปน

o ความซ าซอนของขอมล (data redundancy) o ความไมสอดคลองกนของขอมล (data inconsistency) o ขอมลแยกอสระตอกน (data isolation) o ความไมปลอดภยของขอมล (poor security) o ขาดบรณภาพของขอมล (lack of data integrity) o ความขนตอกนระหวางโปรแกรมประยกตกบโครงสรางของแฟมขอมล

(application / datadependence) การจดโครงสรางแฟมขอมล (FILE ORGANIZATION)

การจดโครงสรางแฟมขอมลแบบตางๆ มลกษณะเฉพาะตวในการเขาถงขอมล มดงน ประเภทการเขาถง

ขอมลหนวยความจ าส ารอง (ขอดและขอเสย) แฟมล าดบ (sequential) ล าดบ เทปแมเหลกจานแมเหลก ขอด ประหยดใชไดดกบการ

เขาถงขอมลปรมาณมากหรอทงแฟม ขอเสย การจะเขาถงระเบยนแบบเฉพาะเจาะจงใชเวลามาก แฟมสม(Direct หรอ hash) สม จานแมเหลก ขอด การเขาถงระเบยนแบบเฉพาะเจาะจง

เรวมาก ขอเสย ไมเหมาะกบการเขาถงขอมลปรมาณมาก และไมสามารถเขาถงขอมลแบบเรยงล าดบได สนเปลอง แฟมดรรชน(Indexed) สม จานแมเหลก ขอด ประหยดกวาแฟมสมแตสนเปลองกวาแฟม

ล าดบ เขาถงขอมลเฉพาะเจาะจง รวดเรว ขอเสย การจดการดรรชนอาจเสยเวลามาก

41

แฟมล าดบดรรชน (Indexed sequential) ล าดบ, สม จานแมเหลก ขอด การเขาถงขอมลไดดทงขอมลปรมาณมาก และแบบเฉพาะเจาะจง ไมตองจดการดรรชนมากเทาแบบแฟมดรรชน ขอเสย ไมเรวเทาแฟมสม คาใชจายสง

แฟมโปรแกรมและแฟมขอมล แฟมโปรแกรมประกอบดวยชดค าสงตางๆ ทท างานอยางใดอยางหนง เชน โปรแกรม

ประมวลค า (word) และโปรแกรมบบอดขอมล (compression utility) แฟมขอมลบางประเภทสรางและเปดดวยโปรแกรมใดโปรแกรมหนงโดยเฉพาะ ในขณะ

ทแฟมขอมลบางประเภทเปนประเภททมรปแบบมาตรฐานทสามารถสรางและเปดไดโดยโปรแกรมตางๆ ซงมประโยชนมากในการแลกเปลยนขอมลระหวางโปรแกรมตางๆ

ระบบแฟมขอมล (FILE SYSTEMS) ขอดคอ การประมวลผลขอมลมความรวดเรว การลงทนในสวนของเครองคอมพวเตอรและโปรแกรมประยกตใชงานกไมยงยาก เนองจากไมตองการระบบทใหญ อยางไรกตามการจดเกบขอมลในลกษณะนอาจมปญหาทเกดขนไดดงตอไปน

o ความซ าซอนของขอมล (data redundancy) o ความไมสอดคลองกนของขอมล (data inconsistency) o ขอมลแยกอสระตอกน (data isolation) o ความไมปลอดภยของขอมล (poor security) o ขาดบรณภาพของขอมล (lack of data integrity) o ความขนตอกนระหวางโปรแกรมประยกตกบโครงสรางของแฟมขอมล

(application / data dependence) ความสมพนธ (Relationships) หมายถง ความสมพนธระหวางเอนทต

ความสมพนธระหวางเอนทต แบงออกเปน 3 ประเภท คอ 1. ความสมพนธแบบหนงตอหนง (One-to-one Relationships)

เปนการแสดงความสมพนธของขอมลในเอนทตหนงทมความสมพนธกบขอมลในอกเอนทตหนงในลกษณะหนงตอหนง (1 : 1)

2. ความสมพนธแบบหนงตอกลม (One-to-many Relationships) เปนการแสดงความสมพนธของขอมลในเอนทตหนง ทมความสมพนธกบขอมลหลาย ๆ ขอมลในอกเอนทตหนง ในลกษณะ (1:m) ตวอยางเชน

3. ความสมพนธแบบกลมตอกลม (Many-to-many Relationships) เปนการแสดงความสมพนธของขอมลสองเอนทตในลกษณะกลมตอกลม (m:n)

42

2.6 ความพงพอใจ (Pongsapan, 2556) ความพงพอใจ ตรงกบภาษาองกฤษวา Satisfaction ซงมนกวชาการหลายทานไดศกษาและใหความหมายไวตางๆ กนดงน Blum and Naylor (1968: 365) ไดใหทศนะวา ค าวา เจตคตของผปฏบตงาน (Employee Attitude) ความพงใจในการท างาน (Job Satisfaction) สบสนกนและไดใหขอคดเหนไววามความหมายไมเหมอนกนโดยใหเหตผลวา เจตคตกอใหเกดความพงพอใจในงานความพงพอใจในงานกอใหเกดขวญด และไดใหความหมายของความพงพอใจในการท างานวาเปนผลรวมของเจตคตตางๆ ของบคคลทมตอองคประกอบของงาน

Vroom (1964: 99) ไดใหทศนะวา เจตคตตองานมทงทางบวกและทางลบ ทางบวกกคอ ความพงพอใจในการปฏบตงานสวนทางลบกคอ ไมพงพอใจในการปฏบตงาน Gilmer (1971: 114) กลาววา ทศนคตทกอใหเกดความพงพอใจในการท างานเชนเดยวกบความพงพอใจยอมกอใหเกดขวญด ความพงพอใจในการปฏบตงานจะเกยวของกบองคประกอบภายใน ไดแก การจงใจ และองคประกอบภายนอก ไดแก รางวลทไดรบ Good (1973: 373-374) ไดใหความหมายของความพงพอใจในการปฏบตงานใน 2 ลกษณะ ดงนคอ

o เจตคตและความรสกเกยวกบหนาทความรบผดชอบเปาหมายผบงคบบญชาและเพอนรวมงาน

o สถานภาพของคนทมตองาน อาจไดรบอทธพลจากปจจยตางๆ เชน ความพงพอใจของรายได การลาปวย สถานการณใหออกจากงาน การใหบ าเหนจบ านาญ การบรหาร การมสวนรวมในการก าหนดนโยบาย การมโอกาสกาวหนา และทางดานสตปญญาคอ ใหมการสรางสรรคงานทเกดจากการควบคมการปฏบตงาน Locke (1976: 160) กลาววา ความพงพอใจในการปฏบตงาน หมายถง ความรความเขาใจ (Cognitive) ความรสก (Affective) และการประเมนปฏกรยาโตตอบ (Evaluative Reaction) ของบคคลแตละคนทมตอการปฏบตงานของตน Robbins (1982: 78) กลาววา การทจะเพมประสทธภาพในการบรหารงานของบคลากรคอ การจงใจ ซงเปนแนวทางทจะท าใหบคลากรเกดความพงพอใจในการท างาน ผมความพอใจในการท างานสงเทาใดแสดงวาบคคลนนมทศนคตทดตอการท างานสงขนเทานน Muchinsky (1983: 127) กลาวไววา ความพงพอใจในการปฏบตงาน เปนการตอบสนองตามอารมณ และความรเกยวกบความชอบและไมชอบ กลาวคอเปนระดบของความรสกชอบ พอใจ และยนดทคนไดรบจากงาน ความพงพอใจในงานน เปนการตอบสนองทเปนเรองของแตละบคคลซงแตกตางจากขวญ (Morale) เปนการตอบสนองทเกดขนกบคนทงกลม

43

Davis and Newstrom (1985: 112) กลาวถง ความพงพอใจในการปฏบตงาน หมายถง ความพงพอใจหรอไมพงพอใจของผปฏบตงาน เปนความสมพนธระหวางความคาดหวงของผปฏบตงานทมตองานกบผลประโยชนทจะไดรบ Anold and Feldman (1986: 86) ไดใหความหมาย ความพงพอใจในการปฏบตงานวา ความพงพอใจนการปฏบตงานเปนความรสกรวมๆ ทแตละบคคลมตองานของตน เชน ความชนชอบ คานยม และความรสกในทางบวก เปนตน สมยศ นาวการ (2533: 222–224) กลาวถงความพอใจในการท างานคอ ความรสกทดโดยสวนรวมของคนตองานของพวกเขา เมอเราพดวาคนมความพงพอใจในงานสงเราจะ หมายถง สงทคนชอบและใหคณคากบงานของเขาสงและมความรสกทดตองานของเขาดวย วชย โถสวรรณจนดา (2535: 111) กลาววา ความพงพอใจในการปฏบตงาน คอ ภาวการณมอารมณในทางบวกทเกดขนจากการประเมนประสบการณในงานของบคคล ความพอใจในการปฏบตงานจะสงผลถงขวญของบคคล อนเปนพลงผลกดนตอการท างานในอนาคต

ศรวรรณ เสรรตน (2541: 24) กลาววา ความพงพอใจในการปฏบตงานของบคคลเปนทศนะคตความพงพอใจ หรอไมพงพอใจ หรอเปนความแตกตางระหวางรางวลของแรงงานทไดรบ และจ านวนรางวลทเขาเชอวาเขาควรจะไดรบ บคคลทเกดความพงพอใจจะมผลผลตมากกวาบคคลทไมพงพอใจ และยงเกยวของกบการขาดงาน หรอการลาออกจากงานดวยจงอาจกลาวไดวา ความพงพอใจในการปฏบตงานจะสะทอนถงทศนคตมากกวาพฤตกรรม (ศรชย กาญจนวงศ , สวมล ตรกานนต และศรเดช สชวะ, ๒๕๔๒, หนา 243-276)

การวดระดบความพงพอใจ (สๆเพออนาคตทด, ความพงพอใจ (ออนไลน), 8 สงหาคม 2557.

แหลงทมา http://krufonclass9.blogspot.com/p/blog-page_10.html)

ความพงพอใจจะเกดขนหรอไม ขนอยกบการใหบรการขององคกรประกอบกบระดบความรสกของผมารบบรการในมตตางๆของแตละบคคล ดงนนการวดระดบความพงพอใจ สามารถกระท าไดหลายวธตอไปน 1. การใชแบบสอบถาม ซงเปนวธทนยมใชกนอยางแพรหลาย โยการขอความรวมมอจากกลมบคคลทตองการวด แสดงความคดเหนลงในแบบฟอรมทก าหนด 2. การสมภาษณ ตองอาศยเทคนคและความช านาญพเศษของผสมภาษณทจะจงใจใหผตอบค าถามตอบตามขอเทจจรง 3. การสงเกต เปนการสงเกตพฤตกรรมทงกอนการรบบรการ ขณะรบบรการและหลงการรบบรการ การวดโดยวธนจะตองกระท าอยางจรงจงและมแบบแผนทแนนอนจะเหนไดวาการวดความพงพอใจตอการใหบรการนนสามารถกระท าไดหลายวธ ขนอยกบความสะดวก เหมาะสม ตลอดจนจดมงหมายของการวดดวย จงจะสงผลใหการวดนนมประสทธภาพและนาเชอถอได

44

แนวคด ทฤษฎ เกยวกบความพงพอใจ ความพงพอใจในการท างานมความเกยวของกบ ความตองการของมนษยและการจงใจโดยตรง ไดมผศกษาคนควาและเขยนไวมากมาย แตในทนจะขอน ามากลาวเฉพาะหลกการและทฤษฎทส าคญพอสงเขป ดงน Herzberg (2532 : 67-69) ไดศกษาทฤษฎจงใจค าจน (Motivation Maintenance Theory) หรอ ทฤษฎจงใจสขอนามย(Motivation Hygiene Theory) เปนทฤษฎทชใหเหนถงปจจยส าคญ 2 ประการ ทมความสมพนธกบความพงพอใจและไมพงพอใจในการปฏบตงาน ปจจยทงสองไดแก ปจจยจงใจ (MotivationFactor) และปจจยสขอนามย หรอ ปจจยค าจน (Hygiene Factor) ปจจยจงใจ (MotivationFactor) เปนปจจยทเกยวกบงานทปฏบตโดยตรง เปนปจจยทจงใจใหบคลากรในหนวยงานเกดความพงพอใจ และปฏบตงานไดอยางมประสทธภาพยงขน ปจจยจงใจม 5 ประการคอ

1. ความส าเรจของงาน (Achievement) 2. การไดรบการยอมรบนบถอ (Recognition) 3. ในต าแหนงการงาน (Advancement) 4. ลกษณะงานทปฏบต (Work Itself) 5. รบผดชอบ (Responsibility)

ปจจยค าจน (Hygiene Factor) เปนปจจยทไมใชสงจงใจ แตเปนปจจยทจะค าจนใหเกดแรงจงในการปฏบตงานของบคคล ปจจยค าจนนเปนสงจ าเปนเพราะถาไมมปจจยเหลาน บคคลในองคกรอาจเกดความไมพงพอใจในการปฏบตงาน ปจจยค าจน 10 ประการ คอ

o นโยบาย และการบรหารงานของหนวย (Company Policy And Administration) o โอกาสทจะไดรบความกาวหนาในอนาคต (Possibility Growth) o สวนตวกบผบงคบบญชา ผใตบงคบบญชา เพอนรวมงาน ( Interpersonal Relation to

Superior, Subordinate, Peer) o เงนเดอน (Salary) o สถานะของอาชพ (Occupation) o ความเปนอยสวนตว (Personnel Life) o ความมนคงในงาน (Security) o สถานการท างาน (Working Conditions) o เทคนคของผนเทศ (Supervisor Technical) o ความเปนอยสวนตว (Personal Life)

Maslow (1954: 35-46) ไดตงทฤษฎทวไปเกยวกบการจงใจ โดยมสมมตฐานวามนษยมความตองการอยเสมอและไมมทสนสด เมอความตองการใดไดรบการตอบสนองแลวความตองการ

45

อยางอนกจะเขามาแทนท ความตองการของคนเราอาจจะซ าซอนกน ความตองการอยางหนงอาจจะยงไมทนหมดไป ความตองการอกอยางหนงกจะเกดขนได ซงความตองการจะเปนไปตามล าดบดงน

1. ความตองการดานสรระ (Physiological Need) เปนความตองการขนมลฐานของมนษยและเปนสงจ าเปนทสดส าหรบการด ารงชวต ไดแก อาหาร อากาศ ทอยอาศย เครองนงหม ยารกษาโรค ความตองการการพกผอน และความตองการทางเพศ

2. ความตองการความปลอดภย (Safety Need) เปนความรสกทตองการความมนคงปลอดภยในชวต ทงในปจจบนและอนาคต ซงรวมถงความกาวหนาและความอบอนใจ

3. ความตองการความรกและความเปนเจาของ (Love and Belonging) เมอความตองการทางรางกายและความตองการความปลอดภย ไดรบการตอบสนองแลว ความตองการความรกและความเปนเจาของกจะเรมเปนสงจงใจทส าคญตอพฤตกรรมของบคคล ความตองการความรกและความเปนเจาของ หมายถง ความตองการทจะเขารวมและไดรบการยอมรบ ไดรบความเปนมตรและความรกจากเพอนรวมงาน

4. ความตองการการเหนตนเองมคณคา (Esteem Need) ความตองการดานน เปนความตองการระดบสงทเกยวกบ ความอยากเดนในสงคม ตองการใหบคคลอน รวมถงความเชอมนในตนเอง ความร ความสามารถ ความเปนอสระ และเสรภาพ

5. ความตองการทจะท าความเขาใจตนเอง (Need For Self Actualization) เปนความตองการทจะเขาใจตนเองตามสภาพทตนเองเปนอย เขาใจถงความสามารถ ความสนใจ ความตองการของตนเอง ยอมรบไดในสวนทเปนจดออนของตนเอง

McGragor (1960: 33-48) กลาววาโอกาสทครจะไดรบการตอบสนองสงจงใจมากหรอนอยเพยงใด ยอมขนอยกบผบรหารโรงเรยนเปนส าคญ ดงนนจงเปนการสมควรทจะไดรบทราบถงขอสมมตฐานทเกยวกบตวคนในทศนะของผบรหาร ทงนเพราะการทผบรหารโรงเรยนจะเปดโอกาสใหครมโอกาสตอบสนองสงจงใจมากนอยเพยงใดนน ยอมขนอยกบลกษณะของขอสมมตฐานหรอความเชอของผบรหารทมตอตวคน ขอสมมตฐานทงสอง คอทฤษฎ X และทฤษฎ Y ซงเปรยบเทยบลกษณะของคนใหเหนในสองทศนะทแตกตางกนดงน

1) ทฤษฎ X o มนษยปกตไมชอบท างานและจะพยายามหลกเลยงเมอมโอกาส o โดยเหตทมนษยไมชอบท างานดงกลาว ดงนน เพอใหคนไดปฏบตงานใหบรรล

วตถประสงคขององคการ จงตองใชวธ การบงคบ ควบคม สงการ หรอ ขมขดวยวธการลงโทษตางๆ

o มนษยโดยปกตจะเหนแกตวเองเปนส าคญ จนกระทงไมเอาใจใสในความตองขององคการเทาทควร

46

o มนษยมกมทาทตอตานการเปลยนแปลง และมความตองการความมนคงในการท างานเหนอวาสงอนใด

o มนษยเมอเขามาท างานมกจะขาดความปราดเปรยว และมกจะถกพวกไมเอาไหนชกน าไปในทางเสอมเสยไดงาย

ความเชอเกยวกบทศนะของคนทง 5 ประการ นก าลงจะสญไปจากสงคมปจจบนเพราะการบรหารงานแบบนไมมสวนชวยสงเสรมในทางทดตอพนกงาน เจาหนาท ใหเกดความพงพอใจในการท างาน จงตองท าความเขาใจธรรมชาตของมนษยใหดกวาทพบในขอสนนษฐานของทฤษฎX น McGragor ไดน าแนวความคดของ Maslow และน าเอาทฤษฎจงใจของ Herzberg มาเปนขอสนบสนน ขอสนนษฐานใหมเกยวกบพฤตกรรมของมนษยโดยเรยกขอสนนษฐานใหมนวา ทฤษฎ Y

2) ทฤษฎ Y o คนโดยทวไปมใชวาจะรงเกยจหรอไมชอบท างานเสมอไป คนอาจถอวาเปนสงท

สนกสนาน หรอใหความเพลดเพลนไดดวยงานตางๆ จะเปนสงทดหรอเลว ยอมขนอยกบสภาพของการควบคม และการจดการอยางเหมาะสม กจะเปนสงหนงทสามารถตอบสอนงสงจงใจของคนได

o การออกค าสง การควบคม การปนบ าเหนจรางวล การลงโทษทางวนย มใชเปนวธเดยวทจะใหคนปฏบต เพอใหบรรลวตถประสงคของงาน คนเราจะปฏบตงานตามเปาหมายขององคกรตอเมอเขามความศรทธาตอวตถประสงคขององคการนน

o ดวยเหตผลดงกลาว การทคนยนดผกมดตนเองตองานขององคการ ยอมมผลท าใหงานดงกลาวเปนสงทมความสมพนธกบสงจงใจทจะปฏบตงาน

o ถาหากงานตางๆ ไดมการจดอยางเหมาะสมแลวคนงานจะยอมรบงานดงกลาวและอยากทจะรบผดชอบในผลส าเรจของงานนนดวย

o ถาหากไดมการเขาใจถงคนโดยถกตองแลวจะเหนไดวา คนโดยทวไปจะมคณสมบตทด คอ มความคดความอานทด มความฉลาดและมความคดรเรมทจะชวยแกปญหาตางๆขององคการไดอยางด