Creative & Idea 8 Creative & Idea 8

ใบขอใหตรวจสอบ

ชอสนคา

ขอมลเฉพาะ (Spec)

ก�าหนดเสรจ เดอน

ป

หมายเหต

ผรบผดชอบการตรวจสอบ

จดหมายแจงการยายบรษท

ในชวงฤดใบไมผล ขออธษฐานใหบรษทของทานเจรญยง

เจรญกาวหนาขน ๆ ไป ขอขอบพระคณเปนอยางสงททาน

กรณาสนบสนนบรษทฯ ของเราดวยดมาโดยตลอด

เนองจากบรษท ไคเซนบตซง จ�ากด ของเราจะยายท

ท�าการใหมตงแตวนท 1 พฤษภาคม เปนตนไป หวง

เปนอยางยงวาคงจะไดรบการสนบสนนจากทานดวย

ดตลอดไป

จงเรยนมาเพอทราบ

ขอแสดงความนบถอ

ไคโซ เซนตะ กรรมการ

บรษท ไคเซนบตซง จ�ากด

วนท 1 พฤษภาคม พ.ศ. 2555

ทอยใหม : รหสไปรษณย 〒000-0000

แขวงซยโด เขตบนเคยว จงหวดโตเกยว

โทรศพท □□□－□□□－□□□□

โทรสาร □□□－□□□－□□

ไคเซนงาน

ธรการใหตรงจด

❶

ไคเซนเอกสาร

9Vol.7 No.77 February 2013

請求書สกปพเศษ

เอกสารแนะน�า

สเปค

แบบค�ารอง

เอกสารค�ารอง

ใบรบสงสนคา

คมอ

ขนตอนการท�างานรายงาน

หนงสอรบรอง

ใบเรยกเกบเงน

ไคเซนงานธรการใหตรงจด ตอนท 1 คอ การท�าไคเซน เอกสาร ทกวน จะตองท�าและอานเอกสารจ�านวนมาก ซงมทงเอกสารทสามารถกรอกขอมลไดอยางราบรน เอกสารทเขาใจยาก รวมถงการ

ตรวจสอบหวขอทบนทกลงไปไดยาก เพราะวาเรองเหลานเปนเรองทตองพบในทกวน จงตองมการท�า ไคเซน

Creative & Idea 10 Creative & Idea 10

คำ�อธบ�ยพเศษ

สมยนเปนเวล�ของก�รทำ�ไคเซนเอกส�ร

■ เปลยนไมไดเพร�ะมกฎเกณฑ

“บรษทของเราไมสามารถท�าไคเซนในงานเอกสารได เนองจากมขอก�าหนดรปแบบ

การเขยนใหเหมอนกนทงบรษท” หากมใครชกชวนใหท�าไคเซน หรอท�าการเปลยนแปลงงาน

เอกสารทท�าอยเปนประจ�า กจะมคนทตอบตามประโยคขางตนทนทเปนจ�านวนไมนอย

แนนอนวา กรณของ ใบเรยกเกบเงน ตองมการก�าหนดรปแบบใหตรงกนทงบรษท

จงไมสามารถท�าการเปลยนแปลงไดตามอ�าเภอใจ แตไมได หมายความวา เอกสารทงหมด

ของบรษทจะท�าการเปลยนแปลงไมได มเอกสารหลายอยางไมจ�าเปนตอง ก�ำหนดใหม

มำตรฐำนเดยวกน ทงบรษท เชน แบบฟอรมขอใหแผนกทอยตดกนท�างานให แผนผงแสดง

กระบวนการท�างานเพอแสดงใหแกลกคา แบบสอบถามลกคา เอกสารแนะน�าขนตอนการ

ปฏบตงานใหกบคนมารบงานตอ เปนตน ไคเซนไมใชการพยายามฝนเปลยนแปลงในเรองท

ไมสามารถเปลยนแปลงได แตคอ การเปลยนแปลงแบบเลกนอย โดยการเรมลองเปลยนแปลง

จากเรองทสามารถเปลยนแปลงได และสงผลใหท�างานไดงายขน หากมวแตคดวา “เอกสาร

ของบรษทเราตองมมาตรฐานเดยวกน” กเปนเพยงขอแกตวทไมคดจะหาวธ

■ สวรรคของก�รเลยนแบบ

หวใจส�าคญหนงของการท�าไคเซน คอ กำรเลยนแบบ กำรลอกแบบ ซงเหมาะมาก

ในการท�า ไคเซนเอกสำร

ไมวาเอกสารส�าคญของบรษทใดกมกจะมความใกลเคยงกน ตวอยางเชน หวขอใน

ใบเรยกเกบเงนของบรษท A และบรษท B แทบจะไมมความแตกตางกนเลย หวขอตาง ๆ ม

ความใกลเคยงกนมาก เชน จ�านวนเงนทเรยกเกบ รายการแยกประเภท เลขทบญชธนาคาร

จะแตกตางกนกเพยงเรองเลกนอย เชน ส การจดสรรพนท ซงเปนรปแบบเฉพาะของบรษท A

ลองดเอกสารแนะน�าหรอเอกสารแจงการเปลยนแปลงของบรษทอน แลวน�าจดทเปน

ขอดหรอจดทเปนขอเสยมาปรบใชกบเอกสารของบรษทตวเอง

11Vol.7 No.77 February 2013

■ สวรรคแหงก�รทดลอง

ปจจบน พนกงานในส�านกงานจะมคอมพวเตอรใชคนละเครอง ดวยเครองพวเตอร

ท�าใหสามารถไคเซนเอกสารบางสวนไดอยางงายดาย หากมความสามารถในการใชงาน

คอมพวเตอรแลว แมจะเปนพนกงานใหมกสามารถท�าไคเซนได

ลองน�าเอกสารทท�าไคเซนแลวไปใชงานจรง หากผลลพธเปนไปตามทหวงไว กเปน

เรองทด แตหากไมเปนไปตามคาด เชน ใชเวลาในการเขยนขอมลมากขน เขาใจยาก ใหหยด

การใชงานทนท แลวคดหาวธการใหม หากบนทกขอมลไวในเครองคอมพวเตอรแลว จะ

สามารถแกไขขอมลไดอยางรวดเรว

ไมมยคไหนทมการท�าไคเซนงานเอกสารอยางงายดาย สะดวกใจเทายคนอกแลว

เอกสารทสามารถเปลยนแปลงไดหากไดรบการอนญาตจากหนวยงาน

ถดไป

เอกสารทสามารถเปลยนแปลงไดหากไดรบการอนญาตจากหวหนา

เอกสารส�าคญทจะเปลยนแปลงไดกตอเมอไดรบการอนมตจากทงบรษท

เอกสารทไมสามารถเปลยนแปลงได

เอกสารส�าคญทจะเปลยนแปลงไดกตอเมอไดรบการอนมตจากผบรหาร

ระดบสง

เอกสารทสามารถเปลยนแปลงไดโดยใชวจารณญาณของตนเอง

เรมเปลยนแปลงจากสงทสามารถเปลยนแปลงได !

Creative & Idea 12 Creative & Idea 12

1

ก�ร

ทำ�

ไค

เซน

แบบ

ฟอรม

คำ�

รอง

เอก

ส�ร

คำ�

รอง

กรณากรอกขอมลในแบบฟอรมน เพอใชในการท�า

นามบตรใหมดวยคะครบ

หมายเลขโทรศพทมอถอ คอ...

ยกยก

ยกยก

เอาละนาจะใชไดแลว !

ยงเหลอชองวางทตอง

กรอกขอมลอก

หลายแหง !

จด ? หรอขดกลาง ?

หรอขดลาง ? กนแน

13Vol.7 No.77 February 2013

ไมปลอยใหมก�รกรอกขอมลผดพล�ด

แบบค�ำรองหรอแบบค�ำขอทด มลกษณะอยางไร ในสวนของผกรอก คอ สำมำรถร

ไดทนทวำตองเขยนอะไร ตรงไหน หากเปนแบบค�ารองหรอแบบค�าขอทไมเขาใจดวยการ

มองปราดเดยวแลว จะกลายเปนเรองยงยาก นอกจากน หากเขาใจยากแลว กตองคอย

ระมดระวงในการเขยน จนอาจละเลยเนอหาทเปนใจความส�าคญ ท�าใหเกดการกรอกขอมล

ผดพลาด หรอกรอกขอมลไมครบถวน ในสวนของผรบขอมล ซงจดส�าคญ คอ สำมำรถมอง

เหนไดทนทหำกมกำรกรอกขอมลผดพลำดหรอกรอกขอมลไมครบ หมายความวา สามารถ

ท�าการตรวจสอบไดอยางรวดเรวและถกตอง เพอการนมไอเดยทเหมาะสม คอ กำรก�ำหนด

ต�ำแหนง กำรก�ำหนดรปแบบของชองกรอกขอมล

ทำ�ก�รกำ�หนดรปแบบ แทนก�รกรอกขอมลอย�งอสระ

บงคบใหท�าการกรอกขอมลทเปน ขอมลส�ำคญ สวน ขอมลทจะมหรอไมมกได ไม

จ�าเปนตองใหกรอก หากมการก�าหนดรปแบบไวแลว จะหมดความกงวลทวาขอมลนจ�าเปน

ตองกรอกลงไปดหรอไม ส�าหรบผรบขอมล ในกรณทผเขยนกรอกขอมลลงไปตามความรสก

จนไมรวาอะไรคอ จดส�าคญ จนสดทายกลายเปนการใชเวลาและความระมดระวงไปกบเรอง

ทไมเปนเรอง

คว�มหม�ยของขอยกเวน

อยางไรกตาม ไมวาเรองใดกยอมมขอยกเวน ขอมลทไมใชเรองส�ำคญแตอยำกจะ

เขยนเอำไว กใหกรอกลงในชอง รำยละเอยด หรอ หมำยเหต เปนตน

Point

กรอกขอมลผดพลาด ● เหลอชองวางในการกรอกขอมล

● ไมกรอก - กรอกยาก สามารถคนพบได

● กำ หนดรปแบบในการกรอกขอมล ดกวาการกรอกขอมลโดยอสระ

Creative & Idea 14 Creative & Idea 14

ตวอยาง ไคเซนแบบฟอรมการทำ นามบตร

มงานท�านามบตรตามค�ารองของพนกงานบรษท แตมการกรอกขอมลบางหวขอไมครบ นอกจากน อาจไมสามารถแยกไดวาเปนเครองหมายจด (.) หรอขดกลาง (-) หรอขดลาง (_) ดวยเหตน จงท�าแบบฟอรมรปแบบดงตวอยาง ท�าใหไมตองเสยเวลาในการสอบถาม และสามารถตรวจสอบไดงาย

วนทสง

วนตองการรบของ

ตนสงกด

ตนสงกด

ตนสงกด

พมพ2 ดาน

พมพ2 ดาน

พมพ2 ดาน

ชอ สกล

ชอ สกล

ชอ สกล

ไคตะ

โอตะ

มนาดก

โยชโอะ

สะสก

มสโอะ

ชอ สกล ภาษาองกฤษ

ชอ สกล ภาษาองกฤษ

งาน

กลมดแลระบบ ฝายจดการ

ชอ สกล ภาษาองกฤษ

อเมล

อเมล

อเมล

ต�าแหนง

ต�าแหนง

ต�าแหนง

ขอควรระวง

ขอควรระวง

ขอควรระวง

เฉพาะงานตดตงเครองมอสอสาร กรณาใสหมายเลขโทรศพทมอถอ

กรรมการผจดการฝายธรการ

หวหนากลม

ผจดการอาวโส

❖ อเมลใชอกษรภาษาองกฤษตวพมพเลกทงหมด ใชเครองหมายขดกลางระหวางชอ

❖ อเมลใชอกษรภาษาองกฤษตวพมพเลกทงหมด ใชเครองหมายขดกลางระหวางชอ❖ ไมมค�าวา it. อยในอเมล

❖ ไมมค�าวา it. อยในอเมล

❖ อเมลทไมมการเขยนขอควรระวง จะใชเครองหมายขดลางเชอมระหวางชอทงหมด❖ กรณาตรวจสอบรปแบบการเขยน การสะกดชอในภาษาองกฤษ จากเอกสารทแนบมาพรอมน

สนบสนนตวอยาง : บรษท Centrair Information & Communications Network จ�ากด

15Vol.7 No.77 February 2013

ตวอยาง กำ หนดรปแบบเอกสารคำ รองขอตรวจสอบ

เดมเอกสารค�ารองขอตรวจสอบใชวธการเขยนบนทกอยางงายเพราะคดวาอยางนอยกดกวาการแจงดวยวาจา แตทวา ในแตละคนมรปแบบการเขยนทหลากหลาย ท�าใหไดขอมลไมครบถวน จนอาจตองท�าการเขยนซ�าอกรอบ ท�าใหเสยเวลา ดวยเหตน จงสรางแบบฟอรมของเอกสารค�ารองขอตรวจสอบขน เพอใหมการบนทกหวขอทตองการใหครบถวน และเขยนเรองอนทนอกเหนอจากนน ลงในชองหมายเหต

กรณาตรวจสอบ

กระดาษเปลาเฉพาะหวขอทส�าคญ

แสดงรายละเอยดในชองหมายเหต

เขยนเนอหาของค�ารองลงในกระดาษเปลา ท�าใหพบวามการลมเขยนขอมลทจ�าเปน รวมถงมการเขยนขอมลทไมจ�าเปนลงในบนทกน

ขอตรวจสอบ

ชอสนคา

สเปค

ก�าหนดเวลา เดอน ป

หมายเหต

ผรบผดชอบในการตรวจสอบ ( )

Creative & Idea 16 Creative & Idea 16

ก�ร

ไค

เซน

เอก

ส�ร

ขน

ตอน

ก�ร

ทำ�

ง�น

การตรวจสอบประจำ ป !

เตมท !

จะมการตรวจสอบแนวโนมของลกคาปละ 1 ครง เปน

ประจ�าทกป

แตไมรวาจะพมพอะไรลงในคอมพวเตอร...

แขงทอ

การสบคนขอมลในการตรวจสอบ การสมตวอยาง คออะไรกนน

คน ทตองพมพขอความคางแทนคอมพวเตอร

2

การตรวจสอบลกคา

สโวย !

การตลาด คอ ?

เอกสาร

เขาใจความเปนมาและความหมายของการตรวจสอบจาก

หนงสออางอง

17Vol.7 No.77 February 2013

เอกส�รขนตอนก�รทำ�ง�น แตกต�งจ�กคมอ

เอกสารขนตอนการท�างาน เปนการเขยนแสดงขนตอนการปฏบตงานแตละขนตอน

ตามล�าดบทผปฏบตงานตองปฏบตเพอใหงานส�าเรจ ยกตวอยาง หากเปนเอกสารขนตอน

การท�างานของการเปลยนขอมลลงในไฟลขอมลเดม กจะเปนการเขยนผานมมมองของผใช

งาน แสดงวา ฉน ตองเรมท�าจาก อะไร เพอใหงานส�าเรจ เชน

① เปดเครอง ② คลกไอคอนทอยหนาจอเดสทอป (Desktop) เปนตน

สวน คมอ เปนการเขยนค�าอธบายวาน คออะไรอยางละเอยด เชน นคอจดหมาย

ขอบคณถงลกคาเกาแก ไมใชเปนการเขยนวาตอง ท�าอะไร อยางไร

ค�าวา ลกคาเกาแก คอ ลกคาทใชบรการบรษทเปนเวลามากกวา 5 ปขนไป เปนตน

ดงนน คมอจงไมเขยนวา ตอไป ตองท�าอยางไร

ก�รแสดงของจรงเปนจดแขง

ปจจบน การใชงานดวยเครองคอมพวเตอรเปนเรองปกต ยกตวอยาง ขนตอนการใช

งานเครองคอมพวเตอร เอกสารอธบายทมรปภาพของหนาจอคอมพวเตอรประกอบ จะท�าให

รขนตอนการใชงานโดยงาย หากเปนรปแบบอนจะคดไดยาก วธการสอนขนตอนการใชงาน

เครองคอมพวเตอร หากมรปภาพของหนาจอคอมพวเตอรขณะใชงานจรงประกอบการอธบาย

เพมเตมนอกเหนอจากการ อธบายดวยตวอกษร จะท�าใหเขาใจไดงายขน กลายเปน การ

อธบายดวยของจรง แตการอธบายดวยของจรงไมไดใชเฉพาะกบการใชงานคอมพวเตอร

เทานน ในการท�าเอกสาร หากมการยก ตวอยางจรง ประกอบการอธบาย นอกเหนอจากการ

อธบายโดยละเอยด จะท�าใหเขาใจไดดขน ไมตองอธบายมากมาย

Point

เอกสารขนตอนการทำ งาน ใชสำ หรบการสอนขนตอนวธการทำ งาน

เอกสารขนตอนการทำ งาน ทดทสด

คอ การแสดงใหเหนของจรง

Creative & Idea 18 Creative & Idea 18

ตวอยาง แสดงขนตอนการปฏบตงาน

ขนตอนการปฏบตงาน

ภาพท 1

ภาพท 2

ภาพท 3

ภาพท 4

ภาพท 5

กอนการตรวจสอบ 3 เดอน

กอนการตรวจสอบ 2 เดอน

กอนการตรวจสอบ 1 เดอน

วนตรวจสอบ

เรมตนการตรวจสอบ ตามล�าดบขนตอน

หลงการตรวจสอบ 1 เดอน

พจารณาเนอหาของการตรวจสอบอยางละเอยด โดยอางอง

จากขอมลการตรวจสอบครงกอน

คดเลอกขอมลจากบรษททใหค�าตอบปทแลว / เลอกบรษทท

จะใหค�าตอบปน

สรางตนฉบบแบบฟอรมการตรวจสอบ แจงหวขอทก�าหนด

ไปยงบรษททรวมรบผดชอบในการตรวจสอบ

เปดซอฟตแวรการสงแฟกซพรอมกน

เลอกแบบฟอรมการตรวจสอบ

ใสหมายเลขใหกบค�าตอบ ใสค�าตอบลงในตารางเอกเซล

ตามล�าดบ

หมดเขตการตอบ ไมรบค�าตอบทสงชากวาทก�าหนด

อางองจากตวอยางการท�าไคเซนของทวาการอ�าเภอไซตามะ

19Vol.7 No.77 February 2013

พรอมภาพประกอบในเลมเดยวกน

ภาพท 5

ภาพท 4

รวบรวมขนตอนการตรวจสอบแนวโนมของลกคาลงในเอกสารขนตอนการท�างาน แตเพยงเทานนไมเพยงพอในการท�างานจรงซงมการใชเครองคอมพวเตอร ดวยเหตน จงใสรปภาพของหนาจอคอมพวเตอรในแตละขนตอนประกอบลงไปดวยในคมอเลมเดยวกน

● พมพรปของแตละขนตอนการท�างาน

● ใสลงไปในแฟมถงใส

จำ นวนทตอบจำ นวนคำ ตอบทใชได

รวม ประเภทA

จำ นวนทเลอกกลม Aจำ นวนทเลอกกลม B

จำ นวนทเลอกกลม Cอตราสวนทเลอกในแตละกลม

กลม A

กลม B

กลม C

ประเภทB ประเภทC

Creative & Idea 20 Creative & Idea 20

ก�ร

จด

ทำ�

ค

มอ

ไค

เซน

Point การเลอกใชตาราง

คอ การแสดงใหเหนของจรง

คมอไมใชเอกส�รขนตอนก�รทำ�ง�น

คมอ คอ การอธบายใหเหนวา ภำพรวมของกำรปฎบตงำน

นคออะไร ผลลพธของกำรปฏบตงำนคออะไร เปนตน เพอให

สามารถเขาใจวางานทอย กอน และ หลง ของต�าแหนงเราเปนการ

ปฏบตงานลกษณะใด

ใชรปภ�พ ต�ร�ง ดกว�ก�รใชตวอกษร

การเพม รปภำพ และ ตำรำง ท�าใหเขาใจผลลพธไดงายขน

แตการใชตวอกษรเปนการอธบายตวอยาง หรอรายละเอยด

Flow chart หรอต�ร�ง

การใชรปภาพหรอตารางแบบใดทจะเปน แบบไคเซน

โดยทวไป มการใช

Flow chart

ตำรำง

Flow chart เหมาะส�าหรบการเขยนแสดงการไหลของการ

ปฏบตงานโดยใชตามชอ

ตำรำง เหมาะส�าหรบกรณทมตวเลอกทหลากหลาย

เปน กำรแบงตำมกำรใชงำน

3

21Vol.7 No.77 February 2013

ตวอยาง เขาใจตารางดวยการมองปราดเดยว

ในกรณทมอบตเหตจะสงผลใหมการปดการจราจรเกดขน ซงจะมการสอบถามขอมลจากหนวยงานทเกยวของ แตดวย บนทกรายงานการเกดอบตเหตทท�าใหปดการจราจร ทใชในปจจบนยงไมสามารถรบมอไดทนทวงท

ดวยเหตน จงสรางตารางทบนทกขอมลทถกสอบถามเปนประจ�า เชน เวลาเกดเหต จ�านวนผทไดรบผลกระทบ และเสยหาย เปนตน

ตารางแสดงการเกดอบตเหตททำ ใหการคมนาคมหยดชะงก

ถาเปนแบบนจะไม

สามารถรบมอไดทนท

สถานทปดการจราจร เวลาเรมตนปดการจราจร

เวลาสนสดปดการจราจร

จำ นวนผไดรบผลกระทบ เสยหาย

สาเหตททำ ใหการคมนาคมหยดชะงก

เขต ๐๐ อำ เภอ ๐๐ ๐๐ .๐๐ น.

๐๐ .๐๐ น.

๐๐ .๐๐ น. ประมาณ 50 คน อบตเหตรถชน

๐๐ .๐๐ น. ประมาณ 80 คน อบตเหตภเขาถลมยาน XX ตำ บล ๐๐

อำ เภอ

อำ เภอ

รายงานสรปการเกดอบตเหตทำ ใหปดการจราจร

เกดอบตเหตหนถลมจากภเขา.. ทเขตอำ เภอ.. จงหวด... ใน

วนท..เดอน..ป... ทำ ใหจราจรหยดชะงกประมาณ 50 นาท

สงผลใหเกดผลกระทบกบผเดนทางทอาศยอยบรเวณ

ใกลเคยงประมาณ ...คน เปนเวลาประมาณ 1 ชวโมง 30 นาท

NG !

Creative & Idea 22 Creative & Idea 22

ตวอยาง แสดงการไหลของกระบวนการการทำ งาน

อางองจากตวอยางการท�าไคเซนของทวาการอ�าเภอไซตามะ

แสดงการใหค�าปรกษาในการช�าระภาษ ของส�านกงานจดการการคางช�าระภาษ

ใบเรยกเกบภาษ

ใบเรงรด

ตรวจสอบภาษ

การแจงเตอนการคางช�าระภาษ

การตรวจสอบทรพยสน

การผดผอนการลงโทษ

ค�านวณทรพยสนทยดมา

การด�าเนนการลงโทษ

การหยดการลงโทษ

การอนมตการแบงช�าระภาษ

การประกาศเรงรด (เลยเวลาการช�าระภาษ ภายใน 20 วน)

แจงทางเอกสารและโทรศพท เปนตน

ผลจากการตรวจสอบ

ตรวจสอบ

ทรพยสนอกครง

เหตผลของการหยดหมดไป

ช�าระดวยตวเอง

การช

�าระภ

าษเส

รจสน

23Vol.7 No.77 February 2013

ดวย Flow chartมค�าถามเกยวกบการคางช�าระภาษเปนจ�านวนมาก อาจเกดจากกระบวนการทซบซอน หรอไมเขาใจวธการปฏบต ดงนน จงท�า Flow chart เพอแสดงขนตอนการจดการการคางช�าระภาษขน ท�าใหสามารถอธบายกระบวนการไดอยางชดเจน

ไมใชวาจะใช Flow chart

ไดเสมอไป

NG ! การใชตารางเหมาะกวาการใช Flow chart ในกรณทตองมการเปรยบเทยบ ดงตวอยางทแสดง

ส�าหรบพนกงานใหมส�าหรบ

พนกงานระดบกลาง

ส�าหรบผทถกจางงาน

ใหม

เกยวกบการผลต

เกยวกบการผลต เกยวกบงานส�านกงาน

มากกวา 100 คน

หองเบอร A101

ตารางแสดงหวขอการสมมนา

กลมเปาหมาย

ส�าหรบพนกงานใหมเกยวกบการผลต

เกยวกบการผลต

เกยวกบงานส�านกงาน

เกยวกบงานส�านกงาน

นอยกวา 100 คน

นอยกวา 100 คน

มากกวา 100 คน

นอยกวา 100 คน

นอยกวา 100 คน

นอยกวา 100 คน

นอยกวา 50 คน

มากกวา 100 คน

มากกวา 100 คน

มากกวา 100 คน

มากกวา 100 คน

มากกวา 100 คน

เกยวกบงานบ�ารงรกษา

เกยวกบการชอขาย

ส�าหรบพนกงาน

ระดบกลาง

ส�าหรบผทถกจางงานใหม

กลมอาชพหองสมมนา คาใชจาย

จ�านวน

Creative & Idea 24 Creative & Idea 24

ให

มอง

เหน

เอก

ส�ร

ก�ร

ทำ�

คะ !

มลกคามาครบ

เดยวผมจะออกไปขางนอก

ถาผจดการแผนก

กลบมา

เอกสารทฝากไวใหผมละ ?

บงเอญ ผจดการแผนกกลบมา

ในเวลานนพอด

อม...ใครรบฝากเอกสารไวนะ ?

คะ !

เอะ

เอกสาร ?

ใคร ?

ผจดการแผนก

แปะ

ชวยเอาเอกสารนใหหนอยนะครบ

จะไปเดยวนละคะ

ใสลนชกเอาไวซะงน

3

25Vol.7 No.77 February 2013

ทำ�ใหมองเหน

การวางของใหคนมองเหน โดยทไมวาใครกสามารถหาเจอไดในทนท คอ กำรท�ำใหมองเหน แลว ถาสงนนเปนเอกสารละ จะเปนอยางไร เอกสารไมใชสงท มองเหน แลวเขาใจไดทนท ถาแคมองผานไมวาเอกสารไหนกเหมอนกนหมด

เกดมการผดพลาดเกบเอกสารไวในลนชกหรอแฟม กจะกลายเปนเรองใหญในการคนหา และเมอเทยบกบสงของแลว นเปนงานยาก ดงนนจงมไอเดยหลากหลายในการจดการ

❈ เกบรกษา โดยการท�าใหก�าหนดต�าแหนง แสดงใหเหน❈ เกบรกษาโดยตดหมายเลข ❈ เกบโดยแบงแฟมออกเปนส

จ�กก�ร “ทำ�ใหมองเหน” ไปส ทำ�ให “คนห�ได”

จากการแพรหลายทางดาน IT ในส�านกงาน ท�าใหการเกบเอกสารมการ ปฏรปครงใหญเกดขน นนกคอ การท�าใหเปนขอมลแลวเกบไวในคอมพวเตอร และถามการเกบโดยการตงชอทเหมาะสมแลว กจะ สำมำรถมองเหน แตจะใชฟงกชนการคนหาในการ ท�ำใหมองเหน กได เปนการเปลยนแปลงจาก ท�ำใหมองเหน เปน ท�ำใหคนหำได นบเปนการเปลยนแปลงแบบพลกประวตศาสตรเลยทเดยว

ก�รไคเซน “สงทนอยกว�ก�รทำ�ใหเปนขอมล”

แตทวา การท�าใหเอกสารทกอยางกลาย เปนขอมล ยงเปนเรองอกยาวไกล เชนเดยวกบ สงของ ยงม เอกสำร อกเปนจ�านวนมากทจ�าเปนตองใช ฉบบเอกสำร และสามารถคาดการณไดวา ในอนาคต ทงหมดจะถก ท�ำใหเปนขอมล

แตในปจจบน คงจะตองใชการเกบรกษากระดาษเปนหลก การเกบรกษาหรอการสงตอเปนวธทเหมาะสมกบเอกสารจ�านวนมาก มขอมลวาการใชกระดาษมความสะดวกสบายมากกวา ดงนน จงควร ท�ำใหมองเหน เอกสารเหลาน ท�าใหหยบออกมาใชไดทนท กำรท�ำเอกสำรใหเปนระเบยบสะดวก กเปนสงส�าคญเชนกน ซงยงคงมโจทยใหตองแกไขกนตอไป

Point

ในอนาคตทำ เอกสารทกอยางใหเปนขอมล และมระบบ “คนหา” ดวย

งานยาก !

การทำ สงทเรยกวา “เอก

สารใหมองเหน”

Creative & Idea 26 Creative & Idea 26

ตวอยาง การไคเซนสถานทจดเกบ

ทฝายคลงขอมลของส�านกงานเขตจะมการเตรยมเอกสารลวงหนาส�าหรบประชาชนทมาตดตอ เมอประชาชนมาตดตอ ถงแมวาเจาหนาทผรบผดชอบไมอย เจาหนาทคนอนกไมมปญหาสามารถจายเอกสารไดเพราะมการรวมใสซองใส และเกบไวในกลองเกบชวคราว

ทซองใสจะมกระดาษชวยเตอนความจ�าตดเอาไว จะเขยนชอผตดตอพรอมเวลาทจะมาตดตอเอาไว แนนอนวา การเอาใจใสในการรกษาความลบของสวนบคคลกตองไมลมเชนกน

❈ ม

สตาง

กนออ

กไป

ท�าให

เขาใจ

งาย

อยางนกมองไมเหน !

ไมรส !

วธการเกบเอกสารใสลนชกเปนการเกบแบบปด อาจจะมองเหนวาเกบเปนระเบยบ สวยงาม แตส�าหรบเอกสารทควรจะมการสงตอนน

เปนวธการจดเกบทไมเหมาะสม

ผเออเฟอตวอยาง : ฝายคลงขอมลเขตไซตามะ

NG !

27Vol.7 No.77 February 2013

ตวอยาง ปองกนการผดพลาดดวยการทำ ใหมองเหน

อม

มงานทตองเลอกคาตวเลขจากตารางมาบนทก โดยการจ�าตวเลขเอาไวในหว แลวพมพดวยคยบอรด แตบางครงกรบหรอจ�าผด ท�าใหใสตวเลขผดคาไป ดงนน

วากนวา การคดลอกเปนสาเหตของความผดพลาดอนใหญหลวง แตถาเปลยนวธดงนแลวความผดพลาดกจะหมดไป

ท�าใหมองเหน① อานไปเขยนใสกระดาษจดไป

② มองกระดาษโนตไปพมพไป

Creative & Idea 28 Creative & Idea 28

5

ก�ร

ไค

เซน

ทำ�ให

ปร�ศ

จ�ก

เอก

ส�ร

Point

เพอทจะทำ ให ปราศจากเอกสาร

อปกรณในสมยนกมสวนชวย !

เลกก�รคดลอกขอมลโดย “ก�รบนทกโดยตรง”

ปจจบน มการใชแทบเลตกนอยางแพรหลาย โดยวธการ บนทก

โดยตรง โดยทไมตองคดลอกลงในกระดาษโนตกเพมขน

ขนตอนการปอนขอมลใสคอมพวเตอรโดยใชขอมลทบนทกลงใน

กระดาษซงกคอ กระบวนกำรคดลอก และการคดลอก ท�าใหเปนภาระและ

การคดลอกลงในกระดาษอาจจะเปนสาเหตของความผดพลาดได การปอน

ขอมลเขาไปโดยตรง = เลกกำรคดลอก นบเปนการพฒนาควบคไปส

จดหมายปลายทาง ซงในสวนนยงสามารถไคเซนไดอกมาก

แตกยงมเอกส�ร

เพอการเตรยมการในกรณฉกเฉน ตองมการเกบแบบฟอรม เอกสำร

ตนฉบบ ตาง ๆ เอาไวดวย ซงจ�าเปนตองใชพนทในการเกบจ�านวนมาก และ

ในกรณฉกเฉน การทจะหาเอกสารออกมาทละแผน ๆ เปนเรองทยากล�าบาก

มาก แตยคสมยกมการพฒนาอยตลอดเวลา มการ สแกนเอกสำรตนฉบบ

เกบไวในรปแบบไฟล PDF ใชซอฟตแวรทมฟงกชนในกำรคนหำไฟล PDF

ได ฯลฯ

ถาใชเครองมอเหลานใหเปนประโยชนแลว กจะมวธการเกบรกษา

ทใหผลดกวาการเกบ เอกสำรตนฉบบ กำรรจกกบซอฟตแวรทอ�ำนวยควำม

สะดวก กำรรจกกบวธกำรใชงำนอนชำญฉลำด

แค รจก เทานนกท�าไดแลว และนกคอ การไคเซนงานส�านกงาน

29Vol.7 No.77 February 2013

ตวอยาง การบนทกโดยตรงโดยใชแทบเลต

ผลตภณฑนนดทสดทตรงน !

แต...

แบบสอบถาม

ทงานแสดงสนคา เปนตน เมอท�าการส�ารวจหรอสอบถามประชาชนทมาตดตอ กจะท�าการจดบนทกเอาไว และเมอกลบไปทบรษทกจะท�าการรวบรวมขอมลใสในซอฟตแวรตารางงาน และแจกจายใหกบทมฝายขาย เปนภาระมาก

จดน จงใชแทบเลตทซอมาใหมใหเปนประโยชน และใชฟรซอฟตแวรสรางแบบสอบถามอยางงายขนมา และเมอท�าการสอบถามประชาชนกสามารถบนทกลงไปไดทนท

ดงนน จงสามารถสรางตารางออนไลนออกมาไดโดยอตโนมต และเมอจ�าเปนตองใช กเพยงแคดาวนโหลดออกมาเทานน

ท�าใหภาระในการบนทกขอมลจากกระดาษโนตลงในตารางนนหมดไป

❈ ไคเซนขางตน จ�าเปนตองสมครสมาชก Google กอน และเมอสมครแลว กท�าการเขาไปทGmail ➞ Documents ➞ New ➞ form ถาท�าตามนแลวกจะสามารถสรางแบบฟอรมได

Creative & Idea 30 Creative & Idea 30

“พอท�าไคเซนแลวกตองมการเขยนรายงาน” นคอ แกนของการด�าเนนการไคเซน

ดงนน ถาเรมด�าเนนการแลวกตองเตรยมแบบฟอรมทจะใชในการเขยนไคเซน ครงน

เราจะมาพดถงเรองแบบฟอรมไคเซนกน แบบฟอรมไคเซนแบบไหนจงจะเหมาะสมกบ

จดประสงคของกจกรรมไคเซน แบบฟอรมไคเซนพนฐานจะเปนตามทปรากฏในหนาตอไป

■ ทำ�ไมถงตองเขยน

วาแตวา ท�าไมถงตองเขยนถงไคเซนทตวเองท�ามาดวย ไมใชการฝกเขยน หรอการฝก

วาดภาพประกอบ แตเขยนเพอถายทอดไคเซน ใหท�าตอ ๆ กนไปเรอย ๆ (การใชรวมกน)

ไคเซนทท�าในมมหนงของทท�างานแหงหนง จะเขาใจไดเฉพาะกบกลมพนกงานทปฏบตงาน

อยรอบ ๆ เทานน แตถาไมเขยนออกมาใหเปนรปธรรม โดยใหคนทท�าไคเซนเขยนลงใน

แบบฟอรม กไปไมถงไหน

■ เขยนภ�ยใน 3 น�ท ไมเกน 100 ตวอกษร

เพราะมจดประสงคแบบน การเขยน และการอาน กจะตองท�าใหงาย และกระชบมาก

ทสด เพราะเปาหมายของเราไมไดอยทการเขยน แตเปนการท�าใหมการปฏบตไคเซนตอไป

เรอย ๆ ตางหาก การเขยนลงในแบบฟอรมเปนเพยงวธการและเครองมอในการดงไคเซนออก

มา ปรมาณในอดมคตกคอ “เขยนภายใน 3 นาท ไมเกน 100 ตวอกษร” ใหมแค 3 ประเดนน

กเพยงพอแลว จะใชภาพวาดหรอรปถายแทนตวหนงสอกได

❈กอนการไคเซนมปญหาแบบน ❈ไคเซนดงน ❈ไดผลลพธแบบน

■ แบบฟอรมไคเซน ในปจจบน

ปจจบนจากการแพรหลายของอปกรณประเภทแทบเลต ท�าใหมการเปลยนแปลง

ลกษณะของการเขยนดวยกระดาษ ในอนาคตอนใกลแนวคดของการเขยน 3 นาท 100 ตว

อกษร อาจจะเปลยนเปนวธการ ใชแทบเลตถายภาพการไคเซนแลวแชรขนในโฟลเดอร กเปน

ไปได แตวตถประสงคยงคงเดมคอ การใชรวมกน ➞ การขยายผลไคเซนและด�าเนนการตอไป

กจกรรมไคเซน เรมไดตงแตวนน

เตรยมแบบฟอรมไคเซน

31Vol.7 No.77 February 2013

แบบฟอรมไคเซน

กอนไคเซน (ประเดนปญหา) หลงไคเซน (มาตรการ)

(วาดภาพหรอรปถายประกอบงาย ๆ)

ผลทได