คมอ การปฏบตงานสารบรรณ

“งานสารบรรณ” หมายถง งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแตการจดท า การรบ-

การสง การเกบรกษา การยม การท าลาย ซงเปนการก าหนดขนตอนขอบขายของงาน สารบรรณ ในทางปฏบตเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแต การคด อาน ราง เขยน แตง พมพ จดจ า ท าส าเนา สงหรอสอขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการ ตอบ ท ารหส เกบเขาท คนหา ตดตามและท าลาย ตองเปนระบบทใหความสะดวก รวดเรวถกตองและมประสทธภาพ

เนองจากงานสารบรรณเปนงานทมอยทกหนวยงาน การด าเนนงานตองด าเนนงานดวยระบบเอกสาร ดงนนจงตองมการก าหนดและการควบคมงานสารบรรณใหเปนไปดวยความเรยบรอย

การปฏบตงานสารบรรณ เปนการปฏบตงานเกยวกบหนงสอราชการ ๖ ชนด คอ ๑. หนงสอภายนอก ๒. หนงสอภายใน ๓. หนงสอประทบตรา ๔. หนงสอสงการ ๕. หนงสอประชาสมพนธ ๖. หนงสอทเจาหนาทจดท าขน หรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ จงน าเสนอแนวทางการปฏบตงานสารบรรณ เฉพาะหวขอทส าคญและปฏบตเปนประจ า

ดงตอไปน การรบหนงสอ

การรบหนงสอ คอ การรบหนงสอจากสวนราชการ หนวยงานเอกชนและบคคล ซงมมาจากภายนอกและภายใน หนงสอทรบไวแลวนนเรยกวา “หนงสอรบ” การรบหนงสอมขนตอนการปฏบตดงน ๑. จดล าดบความส าคญและความเรงดวนของหนงสอ เพอด าเนนการกอนหลงละตรวจความถกตองของเอกสาร หากไมถกตองใหตดตอสวนราชการเจาของเรองหรอหนวยงานทสงออกหนงสอ เพอด าเนนการใหถกตองและบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐาน ๒. การประทบตรารบหนงสอทมมบนดานขวาของหนงสอ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๒.๑ เลขรบ ใหลงเลขทรบตามล าดบทะเบยนหนงสอรบ ๒.๒ วนท ใหลงวนท เดอน ป ทรบหนงสอ ๒.๓ เวลา ใหลงเวลาทรบหนงสอ

แบบตรารบหนงสอ

๓. ลงทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนหนงสอรบ โดยกรอกรายละเอยด ดงน ๓.๑ ทะเบยนหนงสอรบ วน เดอน พ.ศ. ใหลง วน เดอน ป ทลงทะเบยน ๓.๒ เลขทะเบยนรบ ใหลงเลขล าดบของทะเบยนหนงสอรบเรยงล าดบตดตอกนไปตลอดปปฏทนเลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ ๓.๓ ท ใหลงเลขทของหนงสอทรบเขามา ๓.๔ ลงวนท ใหลงวนท เดอน ป ของหนงสอทรบเขามา ๓.๕ จาก ใหลงต าแหนงเจาของหนงสอหรอชอสวนราชการหรอชอบคคลในกรณทไมมต าแหนง ๓.๖ ถง ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอชอสวนราชการหรอชอบคคลในกรณทไมมต าแหนง ๓.๗ เรอง ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรองยอ ๓.๘ การปฏบต ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน ๓.๙ หมายเหต ใหบนทกขอความอนใด (ถาม)

(ชอสวนราชการ) เลขทรบ............... วนท..................... เวลา.....................

แบบทะเบยนหนงสอรบ

ทะเบยนหนงสอรบ วนท............เดอน.........พ.ศ. .........

เลข ทะเบยนรบ

ท ลงวนท จาก ถง เรอง การ

ปฏบต หมายเหต

๔. จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลว สงใหหนวยงานทเกยวของด าเนนการ

โดยใหลงชอหนวยงานทรบหนงสอนนในชองการปฏบต ถามชอบคคลหรอต าแหนงทเกยวของกบการรบหนงสอใหลงชอต าแหนงไวดวย การสงหนงสอทลงทะเบยนไปใหหนวยงานทเกยวของด าเนนการตามขนตอน โดยใชสมดสงหนงสอหรอใหผรบหนงสอลงชอละวน เดอน ป ทรบหนงสอไวเปนหลกฐานในทะเบยนหนงสอรบ การด าเนนการตามขนตอนนจะเสนอผานผบงคบบญชาผใดหรอไม ใหเปนไปตามทหวหนาสวนราชการก าหนด ถาหนงสอรบนนจะตองด าเนนเรองในหนวยงานนนเอง จนถงขนไดตอบหนงสอไปแลว ใหลงทะเบยนวาไดสงหนงสอออกเลขททเทาใด วย เดอน ปใด ๕. การรบหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน เมอผรบไดรบหนงสอจากหนวยงานสารบรรณกลางแลว ใหปฏบตตามวธการทกลาวขางตนโดยอนโลม การปฏบตเกยวกบเอกสารลบ ๑. การลงทะเบยนเอกสารลบ สวนราชการตองลงหลกฐานในทะเบยนเอกสารลบ เพอควบคมการรบ การด าเนนการ การสง การเกบรกษา และแจกจายเอกสารลบ ใหเปนไปโดยถกตองและใหหวหนาสวนราชการดงกลาวแตงตงบคคลทไดรบความไววางใจและไดผานการตรวจสอบประวตและพฤตกรรมตามชนความลบทจ าเปนตองปฏบตเปนเจาหนาทควบคมรบผดชอบเรยกวา “นายทะเบยนขอมลขาวสารลบ” และ “ผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบ” ของสวนราชการนน หากมความจ าเปนกใหแตงตงนายทะเบยนขอมลขาวสารลบและผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบของสวนราชการนนในระดบรองลงมาได โดยใหอยในดลยพนจของหวหนาราชการดงกลาวในวรรคแรก

๒. เครองหมายแสดงชนความลบ การแสดงชนความลบของเอกสารทเปนความลบ โดยปกตใหประทบหรอเขยน

ตวอกษรตามชนความลบทกงกลางหนากระดาษทงดานบนและดานลางของทกหนาเอกสารทมชนความลบนน ตวอกษรตองใหแสดงไวทหนาแรกในลกษณะเชนเดยวกน ถาเอกสารนนเยบเปนเลมเขาปกใหท าเครองหมายดงกลาว ทดานนอกของปกหนาปกหลงดวย ถาเปนภาพเขยนแผนทและแผนภม ใหประทบหรอเขยนอกษรแสดงชนความลบในลกษณะเดยวกนกบเอกสารทกลาวมาแลว และแสดง ไวใกลชอภาพหรอมาตราสวนดวย โดยใหชนความลบนนปรากฏเหนไดเดนชด ถาเอกสารนนมวนหรอพบไดกใหแสดงชนความลบไวใหปรากฏเหนไดขณะทเอกสารนนมวนหรอพบอยดวย

๓. การรบหนงสอลบ การรบเอกสารชนลบทสดและลบมากทจาหนาซองหรอซองชนใน ระบชอบคคล

ใดบคคลหนงโดยเฉพาะ หรอระบชอพรอมกบระบต าแหนง ใหบคคลนนหรอผทไดรบมอบหมายจากผนนโดยตรงเปนผเปดซองและลงชอในใบรบเอกสารลบ และน าเอกสารไปลงทะเบยนเอกสารลบหรอน าเสนอผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบเสยกอน จงด าเนนการตอไปไดถาเปนกรณเรงดวนอาจด าเนนการไปกอนแลวใหน ามาลงทะเบยน ถาจาหนาซองหรอซองชนในระบถงต าแหนงกใหผครองต าแหนงหรอผทไดรบมอบหมายจากผครองต าแหนงนน หรอนายทะเบยนขอมลขาวสารลบ หรอผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบทมสทธเขาถงเอกสารลบทสดและลบมาก เปนผเปดซองและลงชอในใบรบเอกสารลบ และใหผด าเนนการลงทะเบยนเชนเดยวกน ในกรณทผไดรบมอบหมายหรอนายทะเบยนขอมลขาวสารลบเปนผลงชอในใบรบเอกสารลบและลงทะเบยนแลวใหปฏบต ดงน (๑) น าเอกสารลบทสดและลบมากนนสงมอบโดยตรงใหแกบคคลทถกระบชอโดยเรวแตถาเปนเอกสารทระบต าแหนงแลว กอาจพจารณามอบใหแกสวนราชการทมหนาทด าเนนการในขนตนแทนบคคลทถกระบต าแหนงนนด าเนนการดวนได (๒) ในกรณทบคคลทเอกสารลบนนระบชอหรอต าแหนง ยงไมสามารถด าเนนการตอเอกสารไดในทนท ใหน าเอกสารลบทสดหรอลบมากนนมาเกบไวตามระเบยบการเกบรกษา เอกสารลบทสดและลบมาก เอกสารชนลบทจาหนาซองหรอซองชนในระบถงต าแหนงใหบคคลทครองต าแหนงนนหรอผทไดรบมอบหมายหรอนายทะเบยนขอมลขาวสารลบ หรอผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบเปนผเปดซองและลงชอในใบเอกสารลบ ถาจาหนาซองหรอซองชนในระบถงบคคลหนงโดยเฉพาะ หรอระบชอพรอมต าแหนง แลวใหผถกระบชอทหนาซองหรอผไดรบมอบหมายโดยตรงเทานนเปนผเปดและลงชอในใบรบเอกสารลบ ส าหรบเอกสารชนลบ ทใสซองชนเดยวให เจาหนาทผเปดซองเอกสารนนใหแกนายทะเบยนขอมลขาวสารลบหรอผชวยนายทะเบยนขอมลขาวสารลบทนท

ในกรณทมระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ ก าหนดวธปฏบตเกยวกบงานสารบรรณไวประการใด ใหถอปฏบตตามนน (โปรดดรายละเอยดในระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการในภาคผนวกทายหนงสอเลมน) การจายหนงสอ การขายหนงสอภายในสวนราชการหรอหนวยงาน คอ การจายเรองใหเจาหนาทผเกยวของ ไดแก หวหนาฝาย หวหนางาน และผปฏบต ไดรบทราบเรองราวทจะตองด าเนนการและจายเรองใหแกเจาหนาท เจาของเรอง เพอน าไปปฏบต มแนวปฏบตดงน ๑. เมอเจาหนาทรบ – สง น าแฟมหนงสอเขาใหมจากผบงคบบญชาหรอผไดรบมอบหมายไปมอบใหหวหนางานธรการ หวหนางานสารบรรณ หรอผไดรบมอบหมายใหเปนผจายเรอง เมอพจารณาบนทกจายเรองแลวเจาหนาทรบ-สง น าหนงสอเขาใหมเหลานนไปมอบใหแกหนวยงานเจาของเรอง ซงจะเปนผจายเรองใหแกเจาของเรองด าเนนการ โดยใหลงชอรบหนงสอในทะเบยนหนงสอรบไวเปนหลกฐาน ๒. การจายเรองตองจายทนท ใหทนก าหนดเวลา ๓. ผมหนาทจายเรอง เมอพจารณาหนงสอกอนจายแลวเหนวาเรองใดมความส าคญ ควรบนทกชวยจ าเพอสามารถตดตามเรองไดทนเวลา หมายเหต การจายหนงสอส าหรบสถานศกษาใหถอปฏบตโดยยดหลกการและแนวทาง ปฏบตตามทไดกลาวไวนโดยอนโลม

ขนตอนการเดนหนงสอราชการ ขนตอนการเดนหนงสอราชการโดยปกตจะสามารถแบงออกไดเปน ๒ ลกษณะ ลกษณะท ๑ ขนตอนการเดนหนงสอในกระบวนการรบเขา โดยเรมจากการรบเขาของเจาหนาท รบ – สง และมการปฏบตของเจาหนาทและผบรหาร ท าใหเกดขนตอนการเดนหนงสอตามล าดบ จนถงเจาหนาทเจาของเรองเปนผปฏบต เชนนเรยกวา ขนตอนของหนงสอเขาตามแผนภม ท ๑ ลกษณะท ๒ ขนตอนการเดนหนงสอในกระบวนการสงออก โดยเรมจากเจาหนาทเจาของเรองรบเรองจากผจายหนงสอมาด าเนนการหรออาจเรมจากการเปนเจาของเรองผปฏบตเปนเรมแรก (ตนเรอง) กไดในการด าเนนการเปนขนตอนตามล าดบจนถงการสงออกดจากแผนภมท ๒ กระบวนการเดนทางหนงสอราชการทปฏบตอยในระหวางป หนงสอจะตองอยในแฟมเกบระหวางปจนถงสนป มการเกบ และการท าลายเปนขนตอนสดทาย จดเปนขนตอนการการเดนทางหนงสอราชการครบกระบวนการตามแผนภมท ๓ กระบวนการของหนงสอเขามแนวทางปฏบตดงน ๑. เจาหนาทรบ – สงหนงสอ รบหนงสอแลวแยกหนงสอตามความส าคญของหนงสอและเปดผนกซองตามทไดรบมอบหมาย ๒. ประทบตรารบและตรารหสหนงสอ ลงทะเบยนหนงสอรบ กรอกรายการในตรารบแลวจดแยกหนงสอเขาแฟมเสนอหนงสอเขาใหม ๓. เสนอหนงสอเขาใหมใหผบรหารหรอผทไดรบมอบหมาย เพอรบทราบเบองตนและหรอสงการหากมเรองส าคญ ผบรหารควรบนทกยอเรองไวในสมดบนทกกนลม ๔. เจาหนาทรบ – สง น าแฟมเสนอหนงสอเขาใหมทผบรหารหรอผทไดรบมอบหมายรบทราบและหรอสงการแลว มอบใหสวนราชการหรอหนวยงานทเกยวของ โดยใหลงชอรบหนงสอไวเปนหลกฐานดวย ๕. เมอหวหนาฝาย / งานรบหนงสอแลวใหด าเนนการดงน ๕.๑ พจารณาหนงสอตาง ๆ ลงรายการในตรารหสหนงสอและบนทกในทะเบยนคมเครอง ๕.๒ แจกหนงสอแกเจาหนาทเจาของเรอง โดยใหลงชอรบไวเปนหลกฐานดวย ๕.๓ เจาหนาทเจาของเรองน าหนงสอไปปฏบต

แผนภมท ๑ กระบวนการของหนงสอเขา กระบวนการของหนงสอออก มแนวทางปฏบตดงน ๑. เจาหนาทเจาของเรองรบเรองไวปฏบตแลว บนทกเสนอผานหวหนาฝาย / งาน ถาสมควรท าหนงสอ โตตอบเสนอดวยกควรพมพแนบไปพรอมกนหรออาจเสนอตรวจรางกอนกได ๒. เจาหนาทรบ – สง รบเรองเสนอผบรหารหรอผทไดรบมอบหมาย ๓. ผบรหารหรอผทไดรบมอบหมายพจารณาสงการ ตรวจราง และหรอลงนาม ๔. เจาหนาทรบ – สง น าเรองคนฝาย/งาน หรอเจาของเรองด าเนนการ ถาเปนเรองทลงนามแลว ใหลงทะเบยนหนงสอสงและลงวนท เลขทหนงสอสงออกเพอจดสงไป สวนส าเนาคฉบบและตนเรองสงคนเจาของเรองผปฏบตแตถายงไมสามารถสงออกไดทนทควรเกบไวในแฟมรอสงกอน ๕. หนงสอฉบบใดยงปฏบตไมเสรจสน ตองรอการโตตอบอก เจาหนาทของเรองควรเกบไวในแฟมรอตอบ ซงอาจจะตองท าเรองนนสงออกไปอก

แผนภมท ๒ กระบวนการของหนงสอออก นอกจากกระบวนการของหนงสอเขาและกระบวนการของหนงสอออกดงไดกลาวมาแลวในการปฏบตงานสารบรรณมกระบวนการไปสการเกบระหวางปและตอนสนปจนถงการท าลายหนงสอฉะนนกระบวนการของหนงสอเขาและหนงสอออกทกลาวมาแลว ยงมขนตอนทตองด าเนนการตอไปอกดงน ๑. ในระหวางปเรองใดอยในระหวางปฏบตหรอเปนเรองเกยวกบระเบยบหรอเรองทใชตรวจสอบจะตองจดเกบไวในแฟมเกบหนงสอระหวางปตามหมวดหนงสอนนๆ ถาเรองใดปฏบตเสรจแลว เจาหนาทเจาของเรองด าเนนการจดเกบหนงสอทเสรจแลวในระหวางปในแฟมเกบระหวางป เพอรอเกบตอนสนป ๒. เมอสนปเจาหนาทเจาของเรองมอบหนงสอทปฏบตเสรจแลวจากแฟมเกบระหวางปพรอมบญชหนงสอสงเกบใหแกเจาหนาทเกบหนงสอประจ าส านกงาน เพอด าเนนการจดท าทะเบยนหนงสอเกบและจดเกบหนงสอใหชอบดวยระเบยบ ๓. สวนราชการทขอท าลายหนงสอด าเนนการจดท าลายหนงสอตามระเบยบวาดวยสารบรรณ หมายเหต ขนตอนการเดนหนงสอราชการส าหรบสถานศกษาสงกดสถาบนการอาชวศกษา ส านกงานคณะกรรมการการอาชวศกษาใหถอปฏบต โดยยดหลกการและแนวทาง ปฏบต ตามทกลาวไวนโดยอนโลม

แผนภมท ๓

ขนตอนการเดนทางหนงสอครบกระบวนการ การท าส าเนาหนงสอ

ส าเนา คอ เอกสารทจดท าขนเหมอนกบตนฉบบ โดยจดท าจากตนฉบบ ส าเนาคฉบบหรอจากส าเนาอกชนหนง ในกรณทมความจ าเปนตองใชเอกสารราชการนนๆ เพมขน และเอกสารเหลานนไมไดจดท าไวหลายฉบบ จ าเปนตองจดท าส าเนาขน เพอใชเปนหลกฐานในการประกอบการพจารณาของทางราชการ การท าส าเนาอาจท าไดหลายวธ ดงน ๑. ถอดหรอจดท าพรอมตนฉบบ โดยใชกระดาษคารบอนสอดระหวางตนฉบบกบกระดาษทท าส าเนา เมอพมพเสรจแลว ตนฉบบกบส าเนาจะเหมอนกนทกประการ ซงเรยกวา “ส าเนาคฉบบ” ส าเนาชนดนจะตองมลายมอชอ หรอลายมอชอยอของผลงชอ และใหผราง ผพมพ และผตรวจ ลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอดวย ๒. คดหรอลอกจากตนฉบบ ค าตอค า ใหถกตองกบตนฉบบเดม และตองตรวจทานใหถกตองกบตนฉบบอยางแทจรง ส าเนาชนดนอาจผดพลาดไปจากตนฉบบได ผจดท าตองมความละเอยดถถวนและเพอแสดงใหทราบวาไดมการตรวจสอบละเอยดแลว จงตองมผรบรองส าเนาวา “ส าเนาถกตอง” ๓. ใชวธถายจากตนฉบบ เชน ถายดวยเครองถายเอกสาร ซงจะไมผดพลาดไปจากตนฉบบและตองมการรบรองส าเนาวา “ส าเนาถกตอง” เชนกน เพราะเปนส าเนาทถายจากตนฉบบอกครงหนง ๔. ส าเนาหนงสอทพมพจากคอมพวเตอร ซงตนฉบบกบส าเนาจะเหมอนกนทกประการซงเรยกวา “ส าเนาคฉบบ” ส าเนาชนดนจะตองมลายมอชอ หรอลายมอชอยอของผลงชอและผราง ผพมพและผตรวจ ลงลายมอชอหรอลายชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอดวย การรบรองส าเนา ใหมค ารบรองวา “ส าเนาถกตอง” และใหเจาหนาทตงแตระดบ ๒ หรอเทยบเทาขนไป ซงเปนเจาของเรองท าส าเนานนขน เปนผลงลายมอชอรบรอง พรอมทงพมพชอตวบรรจงต าแหนง และวน เดอน ป ทรบรอง และโดยปกตใหมค าวา “ส าเนา” ไวทกงกลางหนากระดาษเหนอบรรทดแรกของส าเนาหนงสอดวย

หมวด ๑ ชนดของหนงสอ

ขอ ๙ หนงสอราชการ คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ไดแก ๙.๑ หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ ๙.๒ หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอทมไปถงบคคลภายนอก ๙.๓ หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอทบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ ๙.๔ เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ ๙.๕ เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฎหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ ขอ ๑๐ หนงสอม ๖ ชนด คอ ๑๐.๑ หนงสอภายนอก ๑๐.๒ หนงสอภายใน ๑๐.๓ หนงสอตราประทบ ๑๐.๔ หนงสอสงการ ๑๐.๕ หนงสอประชาสมพนธ ๑๐.๖ หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

สวนท ๑ หนงสอภายนอก

ขอ ๑๑ หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธโดยใชกระดาษตราครฑเปนหนงสอตดตอระหวางสวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอทมถงบคคลภายนอก ใหจดท าตามแบบท ๑ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๑๑.๑ ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเครอง ตามทก าหนดไวในภาคผนวก ๑ ทบเลขทะเบยนหนงสอสง ส าหรบหนงสอของคณะกรรมการการใหก าหนดรหสตวพยญชนะเพมขนไดตามความจ าเปน ๑๑.๒ สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอสวนราชการ สถานทราชการ หรอ คณะกรรมการการซงเปนเจาของหนงสอนน และโดยปกตใหลงทตงไวดวย ๑๑.๓ วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ

๑๑.๔ เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนองโดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม ๑๑.๕ ค าขนตน ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชค าขนตน สรรพนามและค าลงทาย ทก าหนดไวในภาคผนวก ๒ แลวลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอ ชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบต าแหนงหนาท ๑๑.๖ อางถง (ถาม) ใหอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนเฉพาะหนงสอทสวนราชการ ผรบหนงสอไดรบมากอนแลวจะจากสวนราชการใดกตามโดยใหลงชอสวนราชการเจาของหนงสอและเลขทหนงสอ วนท เดอน ปพทธศกราชของหนงสอนน การอางถง ใหอางถงหนงสอฉบบสดทายทตดตอกนเพยงฉบบเดยว เวนแตมเรองอนทเปนสาระส าคญตองน ามาพจารณา จงอางถงหนงสอฉบบอน ๆ ทเกยวกบเรองนนโดยเฉพาะใหทราบดวย ๑๑.๗ สงทสงมาดวย (ถาม)ใหลงชอสงของ เอกสารหรอบรรณสารทสง ไปพรอมกบหนงสอนนในกรณทไมสามารถสงไปในซองเดยวกนไดใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด ๑๑.๘ ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ ๑๑.๙ ค าลงทาย ใหใชค าลงทายตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชค าขนตน สรรพนาม และค าลงทาย ทก าหนดไวในภาคผนวก ๒ ๑๑.๑๐ ลงชอ ใหลงลายมอชอเจาของหนงสอ และใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ตามรายละเอยดทก าหนดไวในภาคผนวก ๓ ๑๑.๑๑ ต าแหนง ใหลงต าแหนงของเจาของหนงสอ ๑๑.๑๒ สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบหระทรวงหรอทบวง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง ทงระดบกรมและกอง ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกองหรอหนวยงานทรบผดชอบ ๑๑.๑๓ โทร. ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอและหมายเลขภายในตสาขา (ถาม) ไวดวย

๑๑.๑๔ ส าเนาสง (ถาม) ในกรณทผสงจดท าส าเนาสงไปใหสวนราชการ หรอบคคลอนทราบ และประสงคจะใหผรบทราบวาไดมส าเนาสงไปใหผใดแลว ใหพมพชอเตมหรอชอยอของสวนราชการหรอชอบคคลทสงส าเนาไปให เพอใหเปนทเขาใจระหวางผสงและผรบ ถาหากมรายชอทสงมากใหพมพวา สงไปตามรายชอแนบและแนบรายชอไปดวย

สวนท ๒ หนงสอภายใน

ขอ ๑๒ หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอกเปนหนงสอตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรมหรอจงหวดเดยวกน ใชกระดาษบนทกขอความ และใหจดท าตามแนบท ๒ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๑๒.๑ สวนราชการ ใหลงชอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ โดยมรายละเอยดพอสมควร โดยปกตถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบกรมขนไป ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองทงระดบกรมและกอง ถาสวนราชการทออกหนงสออยในระดบต ากวากรมลงมา ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองเพยงระดบกอง หรอสวนราชการเจาของเรองพรอมทงหมายเลขโทรศพท (ถาม) ๑๒.๒ ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรอง ตามทก าหนดไวในภาคผนวก ๑ ทบเลขทะเบยนหนงสอสง ส าหรบหนงสอของคณะกรรมการใหก าหนดรหสพยญชนะเพมขนไดตามความจ าเปน

๑๒.๓ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของป พทธศกราช ทออกหนงสอ ๑๒.๔ เรอง ใหลงเรองยอทเปนใจความสนทสดของหนงสอฉบบนน ในกรณทเปนหนงสอตอเนอง โดยปกตใหลงเรองของหนงสอฉบบเดม ๑๒.๕ ค าขนตน ใหใชค าขนตนตามฐานะของผรบหนงสอตามตารางการใชค าขนตน สรรพนาม และค าลงทาย ทก าหนดไวในภาคผนวก ๒ แลวลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถง หรอ ชอบคคลในกรณทมถงตวบคคลไมเกยวกบต าแหนงหนาท ๑๒.๖ ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย หากมความประสงคหลายประการใหแยกเปนขอ ๆ ในกรณทมการอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนหรอมสงทสงมาดวยใหระบไวในขอน ๑๒.๗ ลงชอและต าแหนง ใหปฏบตตามขอ ๑๑.๑๐ และขอ ๑๑.๑๑ โดยอนโลมในกรณทกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวดใด ประสงคจะก าหนดแบบการเขยนโดยเฉพาะเพอใชตามความเหมาะสมกใหกระท าได

สวนท ๓ หนงสอประทบตรา

ขอ ๑๓ หนงสอประทบตรา คอ หนงสอทใชประทบตราแทนการลงชอของหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป โดยใหหวหนาสวนราชการระดบกองหรอผทไดรบมอบหมายจากหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไป เปนผรบผดชอบลงชอยอก ากบตรา หนงสอประทบตราใหใชไดทงระหวางสวนราชการกบสวนราชการ และระหวางสวนราชการกบบคคลภายนอก เฉพาะกรณทไมใชเรองส าคญ ไดแก ๑๓.๑ การขอรายละเอยดเพมเตม ๑๓.๒ การสงส าเนาหนงสอ สงของ เอกสาร หรอบรรณสาร ๑๓.๓ การตอบรบทราบทไมเกยวกบราชการส าคญหรอการเงน ๑๓.๔ การแจงผลงานทไดด าเนนการไปแลวใหสวนราชการทเกยวของทราบ ๑๓.๕ การเตอนเรองทคาง ๑๓.๖ เรองซงหวหนาสวนราชการระดบกรมขนไปก าหนดโดยท าเปนค าสง ใหใชหนงสอประทบตรา ขอ ๑๔ หนงสอประทบตรา ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท ๓ ทายระเบยบโดยกรอกรายละเอยดดงน ๑๔.๑ ท ใหลงรหสตวพยญชนะและเลขประจ าของเจาของเรองตามทก าหนดไวในภาคผนวก ๑ ทบเลขทะเบยนหนงสอสง ๑๔.๒ ถง ใหลงชอสวนราชการ หนวยงาน หรอบคคลทหนงสอนนมถง ๑๔.๓ ขอความ ใหลงสาระส าคญของเรองใหชดเจนและเขาใจงาย ๑๔.๔ ชอสวนราชการทสงหนงสอออก ใหลงชอสวนราชการทสงหนงสอออก ๑๔.๕ ตราชอสวนราชการ ใหประทบตราชอสวนราชการตามขอ ๗๒ ดวยหมกแดง และใหผรบผดชอบลงลายมอชอยอก ากบตรา ๑๔.๖ วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอ ๑๔.๗ สวนราชการเจาของเรอง ใหลงชอสวนราชการเจาของเรองหรอหนวยงานทออกหนงสอ ๑๔.๘ โทร.หรอทตง ใหลงหมายเลขโทรศพทของสวนราชการเจาของเรองและหมายเลขภายในตสาขา (ถาม) ดวย ในกรณทไมมโทรศพท ใหลงทตงของสวนราชการเจาของเรองโดยใหลงต าบลทอยตามความจ าเปน และแขวงไปรษณย (ถาม)

สวนท ๔ หนงสอสงการ

ขอ ๑๕ หนงสอสงการ ใหใชตามแบบทก าหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมายก าหนดแบบไวโดยเฉพาะ หนงสอสงการม ๓ ชนด ไดแก ค าสง ระเบยบ และขอบงคบ ขอ ๑๖ ค าสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบดวยกฎหมายใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท ๔ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๑๖.๑ ค าสง ใหลงชอสวนราชการหรอต าแหนงของผมอ านาจทออกค าสง ๑๖.๒ ท ใหลงเลขททออกค าสง โดยเรมฉบบแรกจากเลข ๑ เรยงเปนล าดบไปจนสนปปฏทน ทบเลขปพทธศกราชทออกค าสง ๑๖.๓ เรอง ใหลงชอเรองทออกค าสง ๑๖.๔ ขอความ ใหอางเหตทออกค าสง และอางถงอ านาจทใหออกค าสง (ถาม) ไวดวย แลวจงลงขอความทสง และวนใชบงคบ ๑๖.๕ สง ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธสกราชทออกค าสง ๑๖.๖ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกค าสง และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๑๖.๗ ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกค าสง ขอ ๑๗ ระเบยบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทวางไว โดยอาศยอ านาจของกฎหมายหรอไมกได เพอถอเปนหลกปฏบตงานเปนการประจ า ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท ๕ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๑๗.๑ ระเบยบ ใหลงชอสวนราชการทออกระเบยบ ๑๗.๒ วาดวย ใหลงชอของระเบยบ ๑๗.๓ ฉบบท ถาเปนระเบยบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถาเปนระเบยบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตม ใหลงเปน ฉบบท ๒ และถด ๆ ไป ตามล าดบ ๑๗.๔ พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ ๑๗.๕ ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอ เพอแสดงถงความมงหมายทตองออกระเบยบ และอางถงกฎหมายทใหอ านาจออกระเบยบ (ถาม)

๑๗.๖ ขอ ใหเรยงขอความทจะใชเปนระเบยบเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปนชอระเบยบ ขอ ๒ เปนวนใชบงคบก าหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทาย เปนขอผรกษาการระเบยบใดถามมากขอหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑ ๑๗.๗ ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกระเบยบ ๑๗.๘ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกระเบยบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๑๗.๙ ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกระเบยบ ขอ ๑๘ ขอบงคบ คอ บรรดาขอความทผมอ านาจหนาทก าหนดใหใช โดยอาศยอ านาจของกฎหมายทบญญตใหกระท าได ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท ๖ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๑๘.๑ ขอบงคบ ใหลงชอสวนราชการทออกขอบงคบ ๑๘.๒ วาดวย ใหลงชอของขอบงคบ ๑๘.๓ ฉบบท ถาเปนขอบงคบทกลาวถงเปนครงแรกในเรองนน ไมตองลงวาเปนฉบบทเทาใด แตถาเปนขอบงคบเรองเดยวกนทมการแกไขเพมเตมใหลงเปนฉบบท ๒ และทถด ๆ ไป ตามล าดบ ๑๘.๔ พ.ศ. ใหลงตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ ๑๘.๕ ขอความ ใหอางเหตผลโดยยอเพอแสดงถงความมงหมายทตองออกขอบงคบ และอางถงกฎหมายทใหอ านาจออกขอบงคบ ๑๘.๖ ขอ ใหเรยงขอความทจะใชบงคบเปนขอ ๆ โดยใหขอ ๑ เปนชอขอบงคบขอ ๒ เปนวนใชบงคบก าหนดวาใหใชบงคบตงแตเมอใด และขอสดทายเปนขอผรกษาการ ขอบงคบใดถามมากขอหรอหลายเรองจะแบงเปนหมวดกได โดยใหยายขอผรกษาการไปเปนขอสดทายกอนทจะขนหมวด ๑ ๑๘.๗ ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอนและตวเลขของปพทธศกราชทออกขอบงคบ ๑๘.๘ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกขอบงคบ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอ ไวใตลายมอชอ ๑๘.๙ ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกขอบงคบ

สวนท ๕ หนงสอประชาสมพนธ

ขอ ๑๙ หนงสอประชาสมพนธ ใหใชตามแบบทก าหนดไวในระเบยบน เวนแตจะมกฎหมายก าหนดไวโดยเฉพาะ หนงสอประชาสมพนธม ๓ ชนด ประกาศ แถลงการณ และขาว ขอ ๒๐ ประกาศ คอ บรรดาขอความททางราชการประกาศหรอชแจงใหทราบหรอแนะแนวทางปฏบต ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท ๗ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยด ดงน ๒๐.๑ ประกาศ ใหลงชอสวนราชการทออกประกาศ ๒๐.๒ เรอง ใหลงชอเรองทประกาศ ๒๐.๓ ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกประกาศ และขอความทประกาศ ๒๐.๔ ประกาศ ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกประกาศ ๒๐.๕ ลงชอ ใหลงลายมอชอผออกประกาศ และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๒๐.๖ ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผออกประกาศ ในกรณทกฎหมายก าหนดใหท าเปนแจงความ ใหเปลยนค าวาประกาศ เปนแจงความ ขอ ๒๑ แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางราชการแถลง เพอท าความเขาใจในกจการของทางราชการหรอเหตการณหรอกรณใดๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท ๘ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๒๑.๑ แถลงการณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ ๒๑.๒ เรอง ใหลงชอเรองทออกแถลงการณ ๒๑.๓ ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกแถลงการณหลายฉบบในเรองเดยวทตอเนองกน ใหลงฉบบทเรยงตามล าดบไวดวย ๒๑.๔ ขอความ ใหอางเหตผลทตองออกแถลงการณและขอความทแถลงการณ ๒๑.๕ สวนราชการทออกแถลงการณ ใหลงชอสวนราชการทออกแถลงการณ ๒๑.๖ วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกแถลงการณ ขอ ๒๒ ขาว คอ บรรดาขอความททางราชการเหนสมควรเผยแพรใหทราบ ใหจดท าตามแบบท ๙ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

๒๒.๑ ขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว ๒๒.๒ เรอง ใหลงชอเรองทออกขาว ๒๒.๓ ฉบบท ใชในกรณทจะตองออกขาวหลายฉบบในเรองเดยวทตอเนองกนใหลงฉบบท เรยงตามล าดบไวดวย ๒๒.๔ ขอความ ใหลงรายละเอยดเกยวกบเรองของขาว ๒๒.๕ สวนราชการทออกขาว ใหลงชอสวนราชการทออกขาว ๒๒.๖ วน เดอน ป ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกขาว

สวนท ๖ หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

ขอ ๒๓ หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ คอหนงสอททางราชการท าขนนอกจากทกลาวมาแลวขางตน หรอหนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการหรอบคคลภายนอกมมาถงสวนราชการ และสวนราชการรบไวเปนหลกฐานของทางราชการ ม ๔ ชนดคอ หนงสอรบรองรายงานการประชม ขอ ๒๔ หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสวนราชการออกใหเพอรบรองแกบคคล นตบคคลหรอหนวยงาน เพอวตถประสงคอยางหนงอยางใดใหปรากฏแกบคคลโดยทวไปไมจ าเพาะเจาะจง ใชกระดาษตราครฑ และใหจดท าตามแบบท ๑๐ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน ๒๔.๑ เลขท ใหลงเลขทของหนงสอรบรองโดยเฉพาะ เรมตงแตเลข ๑ เรยงเปนล าดบไปจนถงสนปปฏทน ทบเลขปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง หรอลงเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอกอยางหนงอยางใด ๒๔.๒ สวนราชการเจาของหนงสอ ใหลงชอของสวนราชการ ซงเปนเจาของหนงสอนน และจะลงสถานทตงของสวนราชการเจาของหนงสอดวยกได ๒๔.๓ ขอความ ใหลงขอความขนตนวา หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวาแลวตอดวยชอบคคล นตบคคล หรอหนวยงานททางราชการรบรอง ในกรณเปนบคคลใหพมพชอเตม โดยมค าน าหนานาม ชอ นามสกล ต าแหนงหนาท และสงกดหนวยงานทผนนท างานอยอยางชดเจน แลวจงลงขอความทรบรอง ๒๔.๔ ใหไว ณ วนท ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง ๒๔.๕ ลงชอ ใหลงลายมอชอหวหนาสวนราชการผออกหนงสอหรอผทไดรบมอบหมาย และพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ ๒๔.๖ ต าแหนง ใหลงต าแหนงของผลงลายมอชอในหนงสอ

๒๔.๗ รปถายและลายมอชอผไดรบการรบรอง ในกรณทการรบรองเปนเรองส าคญทออกใหแกบคคลใหตดรปถายของผทไดรบการรบรอง ขนาด ๔ x ๖ เซนตเมตร หนาตรง ไมสวมหมวก ประทบตราชอสวนราชการทออกหนงสอบนขอบลางดานขวาของรปถายคาบตอลงบนแผนกระดาษและให ผนนลงลายมอชอไวใตรปถายพรอมทงพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอดวย ขอ ๒๕ รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน ใหจดท าตามแบบท ๑๑ ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยด ดงน ๒๕.๑ รายงานการประชม ใหลงชอคณะทประชมหรอชอการประชมนน ๒๕.๒ ครงท ใหลงครงทประชม ๒๕.๓ เมอ ใหลงวนเดอนปทประชม ๒๕.๔ ณ ใหลงสถานททประชม ๒๕.๕ ผมาประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะทประชมซงมาประชม ในกรณทมผมาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทน และลงวามาประชมแทนผใดหรอต าแหนงใด ๒๕.๖ ผไมมาประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงมไดมาประชมพรอมทงเหตผล (ถาม) ๒๕.๗ ผเขารวมประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงไดเขารวมประชม (ถาม) ๒๕.๘ เรมประชมเวลา ใหลงเวลาทเรมประชม ๒๕.๙ ขอความ ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตใหเรมตนดวยประธานกลาวเปดประชม และเรองทประชม กบมตหรอขอสรปของทประชมในแตละเรองตามล าดบ ๒๕.๑๐ เลกประชมเวลา ใหลงเวลาทเลกประชม ๒๕.๑๑ ผจดรายงานการประชม ใหลงชอผจดรายงานการประชมครงนน ขอ ๒๖ บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชา หรอผบงคบบญชาสงการแกผใตบงคบบญชา หรอขอความทเจาหนาทหรอหนวยงานระดบต ากวาสวนราชการระดบกรมตดตอกนในการปฏบตราชการ โดยปกตใหใชกระดาษบนทกขอความ และใหมหวขอดงตอไปน ๒๖.๑ ชอหรอต าแหนงทบนทกถง โดยใชค าขนตนตามทก าหนดไว ในภาคผนวก ๒ ๒๖.๒ สาระส าคญของเรอง ใหลงใจความของเรองทบนทกถามเอกสารประกอบกใหระบไวดวย

๒๖.๓ ชอและต าแหนง ใหลงลายมอชอและต าแหนงของผบนทก และในกรณทไมใชกระดาษบนทกขอความ ใหลงวน เดอน ป ทบนทกไวดวย การบนทกตอเนอง โดยปกตใหบนทกระบค าขนตน ใจความบนทก และลงชอเชนเดยวกบทไดกลาวไวขางตน และใหลงวน เดอน ป ก ากบใตลายมอชอผบนทก หากไมมความเหนใดเพมเตมใหลงชอและ วน เดอน ป ก ากบเทานน ขอ ๒๗ หนงสออน คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของเจาหนาทเพอเปนหลกฐานในทางราชการ ซงรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพดวย หรอ หนงสอของบคคลภายนอกทยนตอเจาหนาทและเจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของทางราชการแลวมรปแบบตามทกระทรวง ทบวง กรมจะก าหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมายเฉพาะเรองใหท าตามแบบเชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา หลกฐานการสบสวนและสอบสวนและค ารอง เปนตน

สวนท ๗ บทเบดเตลด

ขอ ๒๘ หนงสอทตองปฏบตใหเรวกวาปกต เปนหนงสอทตองจดสงและด าเนนการทางสารบรรณดวยความรวดเรวเปนพเศษ แบงเปน ๓ ประเภท คอ ๒๘.๑ ดวนทสด ใหเจาหนาทปฏบตในทนททไดรบหนงสอนน ๒๘.๒ ดวนมาก ใหเจาหนาทปฏบตโดยเรว ๒๘.๓ ดวน ใหเจาหนาทปฏบตเรวกวาปกต เทาทจะท าได ใหระบชนความเรวดวยตวอกษรสแดงขนาดไมเลกกวาตวพมพโปง ๓๒ พอยท ใหเหนไดชดบนหนงสอและบนซอง ตามทก าหนดไวในแบบท ๑ แบบท ๒ แบบท ๓ และแบบท ๑๕ ทายระเบยบ โดยใหระบค าวา ดวนทสด ดวนมาก หรอดวน ส าหรบหนงสอตามขอ ๒๘.๑ ขอ ๒๘.๒ และขอ ๒๘.๓ แลวแตกรณ ในกรณทตองการใหหนงสอสงถงผรบภายในเวลาทก าหนด ใหระบค าวา ดวนภายใน แลวลง วน เดอน ป และก าหนดเวลาทตองการใหหนงสอนนไปถงผรบ กบเจาหนาทสงถงผรบ ซงระบบนหนาซองภายในเวลาทก าหนด ขอ ๒๙ เรองราชการทจะด าเนนการหรอสงการดวยหนงสอไดไมทน ใหสงขอความทางเครองมอสอสาร เชน โทรเลข วทยโทรเลข โทรพมพ โทรศพท วทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอวทยโทรทศน เปนตน และใหผรบปฏบตเชนเดยวกบไดรบหนงสอในกรณทจ าเปนตองยนยนเปนหนงสอ ใหท าหนงสอยนยนตามไปทนท

การสงขอความทางเครองมอสอสารซงไมมหลกฐานปรากฏชดแจง เชน ทางโทรศพท วทยสอสาร วทยกระจายเสยง หรอ วทยโทรทศน เปนตน ใหสงและผรบบนทกขอความไวเปนหลกฐาน ขอ ๓๐ หนงสอทจดท าขนโดยปกตใหมส าเนาคฉบบเกบไวทตนเรอง ๑ ฉบบ และใหมส าเนาเกบไวทหนวยงานสารบรรณกลาง ๑ ฉบบ ส าเนาคฉบบใหผลงชอลงลายมอชอหรอลายมอชอยอ และใหผราง ผพมพ และผตรวจลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอ ขอ ๓๑ หนงสอทเจาของหนงสอเหนวา มสวนราชการอนทเกยวของควรไดรบทราบดวยโดยปกตใหสงส าเนาไปใหทราบโดยท าเปนหนงสอประทบตรา ส าเนาหนงสอนใหมค ารบรองวา ส าเนาถกตอง โดยใหเจาหนาทตงแตระดบ ๒ หรอเทยบเทาขนไป ซงเปนเจาของเรองลงลายมอชอรบรอง พรอมทงลงชอตวบรรจงและต าแหนงทขอบลางของหนงสอ ขอ ๓๒ หนงสอเวยน คอ หนงสอทมถงผรบเปนจ านวนมาก มใจความอยางเดยวกน ใหเพมรหสตวพยญชนะ ว หนาเลขทะเบยนหนงสอสง ซงก าหนดเปนเลขทหนงสอเวยนโดยเฉพาะ เรมตงแตเลข ๑ เรยงเปนล าดบไปจนถงสนปปฏทน หรอใชเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอกอยางหนงอยางใด เมอผรบไดรบหนงสอเวยนแลวเหนวาเรองนน จะตองใหหนวยงานหรอบคคลในบงคบบญชาในระดบตาง ๆ ไดรบทราบดวย กใหมหนาทจดท าส าเนาหรอจดสงใหหนวยงานหรอบคคลเหลานนโดยเรว ขอ ๓๓ สรรพนามทใชในหนงสอ ใหใชตามฐานะแหงความสมพนธระหวางเจาของหนงสอและผรบหนงสอ ตามภาคผนวก ๒ ขอ ๓๔ หนงสอภาษาตางประเทศ ใหใชกระดาษตราครฑ หนงสอทเปนภาษาองกฤษ ใหท าตามแบบทก าหนดไวในภาคผนวก ๔ ส าหรบหนงสอทเปนภาษาอนๆ ซงมใชภาษาองกฤษ ใหเปนไปตามประเพณนยม

แบบหนงสอภายนอก ชนความลบ (ถาม) แบบท ๑ (ตามระเบยบ ขอ ๑๑) ชนความเรว (ถาม) ท................................................ (สวนราชการเจาของหนงสอ) (วน เดอน ป) เรอง............................................................... (ค าขนตน) อางถง (ถาม) สงทสงมาดวย (ถาม) (ขอความ)............................................................................................................... ............................................................................................................................................ ................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .......................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... ..... (ค าลงทาย) (ลงชอ) (พมพชอเตม) (ต าแหนง) (สวนราชการเจาของเรอง) โทร. .......................... *โทรสาร . .......................... ส าเนาสง (ถาม) ชนความลบ (ถาม)

*แกไขเพมเตมโดยหนงสอส านกนายกรฐมนตร ท นร ๑๐๐๒/ว ๑๗ ลงวนท ๓๑ กรกฏาคม ๒๕๓๔

แบบท ๒ ชนความลบ (ถาม) แบบหนงสอภายใน ชนความเรว (ถาม) บนทกขอความ สวนราชการ................................................................................ ............................................................ ท ..........................................................วนท ......................................................................................... เรอง........................................................................................................................................................ (ค าขนตน) (ขอความ).............................................................................................................. ...... ............................................................................................................................. ............................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................................................ .......................................................................................................................................................................... .............................................................................................................................. ....................................... ............................................................................................................................. .................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................................... ..................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ....................................................................................................................................................................................... ................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................................................... ..... ................................................................................................................................................................ (ลงชอ) (พมพชอเตม) (ต าแหนง) ชนความลบ (ถาม)