Upload
others
View
5
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
อิทธิพล มะโนน้อม
การจัดท าฐานข้อมูลที่เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน
ปริญญาโท เทคโนโลยีและสื่อสารการศึกษา ศึกษาศาสตร์ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
ส่วนประกอบหน้าต่าง
MicrosoftExcel
Ribbon Tab1
Name Tab2
Column Tab3
Row Tab4
Working Area5
Sheet name Tab6 Layout&Zoom Tab7
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
ข้อมูล และการจัดการข้อมูล
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
→ Ribbon Home/หน้าแรก
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
แยกตารางเก็บข้อมูลออกจากตารางค านวณหรือตารางรายงานในตารางเก็บข้อมูล➢ เป็นข้อมูลที่เกิดจากการพิมพ์บันทึกลงไปเท่านั้น ➢ ไม่มีสูตรค านวณใด ๆ ทั้งสิ้น➢ ห้าม Merge เซลล์➢ ไม่จ าเป็นต้องก าหนด Format หรือเปลี่ยน Format ให้ต่างไปจากเดิม
ใช้ตารางบันทึกข้อมูลไว้ในชีทเดียวแฟ้มเดียวโดยบันทึกรายการเพิ่มตามแนวนอน (หรือเพิ่ม row)
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
ก าหนดจ านวน Column➢ เพิ่ม Column เพื่อใช้เก็บข้อมูลเรื่องนั้น ๆ โดยเฉพาะ
ย่อมท าให้มี Column จ านวนมากแก้ไขจ านวน Column โดย➢ ให้ใช้ Column เพื่อระบุชื่อรายการก ากับรายการนั้น ๆ แทน
จะท าให้ประหยัดจ านวน Column ลงไปได้มาก
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
จัดเก็บข้อมูลในตาราง➢ มีจุดประสงค์ เพื่อใช้อ้างอิงข้อมูลเก่าหรือบันทึกตามล าดับเหตุการณ์
ที่เกิดขึ้นก่อนหลัง➢ ห้ามแทรกรายการใหม่เข้าไประหว่างรายการเก่า หรือเมื่อเวลาผ่านไป➢ ห้ามย้อนไปแก้ไขข้อมูลเก่า หรือลบรายการใด ๆ ที่บันทึกไว้ จะท าให้
ไม่สามารถใช้อ้างอิงข้อมูลเดิม
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
บันทึกข้อมูลในตารางหนึ่ง ๆ➢ ต้องเป็นข้อมูลที่มีความสัมพันธ์หรือเกี่ยวข้องเป็นเรื่องเดียวกัน➢ แยกตารางข้อมูลเรื่องอื่นให้เป็นอีกตารางหนึ่ง
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
บันทึกชื่อหัวตาราง➢ ก าหนดให้ใช้ column ที่ตรงกันเก็บข้อมูลเรื่องเดียวกัน
เช่น ตารางเงินเดือนตารางบัญชีสินค้าหรือตารางประวัติส่วนตัวนักศึกษา
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
จัดเก็บข้อมูลในตารางบันทึกข้อมูลต้องแยกรายละเอียดให้สามารถใช้ค้นหาหรือค านวณหายอดที่ต้องการ
ได้ทันที
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
จัดการหัวตาราง (Field Name)➢ ใส่เป็นบรรทัดบนสุดของตาราง➢ มีข้อมูลแต่ละรายการที่เป็นเรื่องเดียวกัน
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
จัดการคอลัมน์ (Column)➢ ต้องมี Column ใด Column หนึ่ง บันทึกข้อมูลแต่ละรายการติดต่อกัน
ไปตลอดทุกเซลล์➢ ห้ามเว้นเซลล์ว่าง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง column ที่ใช้บันทึกชื่อหรือ
เลขรหัส
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
จัดการข้อมูลเกี่ยวข้องกับวันที่➢ ให้บันทึกไว้ใน Column ใด Column หนึ่ง เพื่อก ากับข้อมูลทุกรายการ
เช่น ถ้าบันทึกในโครงสร้างของ วันที่/เดือน/ปี ค.ศ. 4 หลักโดยบันทึกเป็น 9/11/2019
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
บันทึกข้อมูลเรื่องปริมาณ จ านวน เลขรหัส➢ ต้องบันทึกแบบตัวเลขเท่านั้น
เช่น จ านวนสินค้า 20 กก.ให้บันทึกเฉพาะตัวเลข 20 ลงไปในเซลล์เท่านั้น
➢ บันทึกรหัสเป็นตัวเลขและมีเลขศูนย์น าหน้าเช่น 00123ให้บันทึกเฉพาะเลข 123 แล้วก าหนดรูปแบบตัวเลขเป็น 00000
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
มีข้อมูลซ ากันหลายรายการใช้สูตร VLookup ใน Excelจะสามารถค้นหาเฉพาะรายการแรกเท่านั้น
แก้ไขโดยสร้าง Column ใหม่ เพื่อปรับรหัสเดิมที่ซ้ ากัน
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
โครงสร้างตารางฐานข้อมูลที่ดี
ไม่ทราบตัวเลขข้อมูลในเซลล์➢ ให้บันทึกเลข 0 แทนไว้ก่อน
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
โครงสร้างตารางฐานข้อมูล
เปรียบเทียบการบันทึกค่าในตาราง
Sample
Database
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
การบันทึกข้อมูล➢ บันทึกข้อมูลด้วยการใช้สูตรค านวณ➢ มีสูตรที่ใช้จัดการข้อมูลทั้งอักษรและตัวเลข➢ สามารถน าไปใช้รายงานผลได้
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
สูตรพื นฐานเกี่ยวกับการค านวณ➢ ฟังก์ชันทางวันที่ และเวลา
=TODAY() =WEEKDAY() =HOUR()=NOW() =YEAR() =MINUTE()
=MONTH()
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
สูตรพื นฐานเกี่ยวกับการค านวณ➢ ฟังก์ชันทางคณิตศาสตร์
=INT(ตัวเลข) =ABS(ตัวเลข) =MOD(ตัวตั้ง,ตัวหาร)=TRUNC(ตัวเลข,จ านวนหลักทศนิยม) =SQRT(ตัวเลขบ [ค่าบวก])=ROUND(ตัวเลข,จ านวนหลักทศนิยม)=ROUNDUP(ตัวเลข,จ านวนหลักทศนิยม)=ROUNDDOWN(ตัวเลข,จ านวนหลักทศนิยม)
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
สูตรพื นฐานเกี่ยวกับการค านวณ➢ ฟังก์ชันทางสถิติ
=MAX(กลุ่มเซลล์)=MIN(กลุ่มเซลล์)=AVERAGE(กลุ่มเซลล์)=MEDIAN(กลุ่มเซลล์)=MODE(กลุ่มเซลล์)
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
สูตรพื นฐานเกี่ยวกับการค านวณ➢ ฟังก์ชันทางตัวอักษร
=UPPER(ข้อความ) =RIGHT(ข้อความ,จ านวน)=LOWER(ข้อความ) =LEFT(ข้อความ,จ านวน)=LEN(ข้อความ) =EXACT(ข้อความ1,ข้อความ2)=REPT(ข้อความ,จ านวน) =BAHTTEXT(จ านวนเงิน)
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
สูตรพื นฐานเกี่ยวกับการค านวณ➢ ฟังก์ชัน IF
=IF()
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับการค านวณ
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับฐานข้อมูลโครงสร้างของฟังก์ชัน VLOOKUP
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)lookup_value หรือค่าท่ีจะใช้ค้นหา
โดยค่าดังกล่าวนี้ ต้องอยู่ในคอลัมน์แรกของตารางฐานข้อมูลเช่น รหัสพนักงาน รหัสสินค้า เป็นต้น
table_array หรือช่วงตารางฐานข้อมูลที่มีข้อมูลอย่างน้อยสองคอลัมน์หรือมากกว่า
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับฐานข้อมูลโครงสร้างของฟังก์ชัน VLOOKUP
=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)col_index_num หรือหมายเลขระบุคอลัมน์ในตารางฐานข้อมูล
ที่ต้องการจะน าข้อมูลในคอลัมน์นั้นออกมาแสดงrange_lookup เป็นค่าตรรกะที่ระบุว่า ต้องการให้ VLOOKUP
ค้นหารหัสที่ตรงกันกับที่ระบุเท่านั้นหรือไม่
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
การใช้สูตรที่เกี่ยวกับฐานข้อมูลโครงสร้างของฟังก์ชัน VLOOKUP
ถ้าก าหนดเป็น TRUE / 1 / ไม่ใส่ค่าอะไรเลยในกรณีที่ไม่พบรหัสที่ตรงกัน จะแสดงข้อมูลของรหัสที่ใกล้เคียงที่สุด
ซึ่งน้อยกว่าค่า lookup_valueถ้าก าหนดเป็น FALSE / 0 (ศูนย์)
จะค้นหาเฉพาะรหัสที่ระบุเท่านั้น ซึ่งถ้าไม่พบก็จะแสดงค่าผิดพลาด #N/A
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ให้เริ่มจากท าลายรูปแบบ Format ที่ก าหนดไว้ในพื นที่ตารางข้อมูลโดยสั่ง Home > Clear > Clear Formats
เพื่อท าให้ Excel แสดงค่าที่แท้จริง
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ใช้สูตร Trim(cell)จะตัดช่องว่างด้านหน้าและด้านหลังข้อมูลทิ้งไป
และตัดช่องว่างตรงกลางระหว่างข้อมูลให้เหลือแค่ช่องเดียวเช่น ‘ aa bb ’ จะแก้เป็น ‘aa bb’
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ใช้สูตร Substitute(cell,”ข้อความเดิม”,”ข้อความใหม่”)➢ ใช้แก้ข้อความบางส่วนในเซลล์ให้เปลี่ยนเป็นข้อความใหม่
เช่น ถ้า A1 มีค่าเป็น 12345แล้วต้องการเปลี่ยนเป็น 17895
แก้ไขโดย➢ ให้ใช้สูตร =Substitute(A1,234,789) เลขที่ได้กลับชิดซ้ายของเซลล์➢ ดังนั้น ต้องแก้สูตรเป็น =Substitute(A1,234,789)*1
หรือ =--Substitute(A1,234,789) SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ใช้ Data Validation➢ เป็นเครื่องมือช่วยตรวจสอบ
ข้อมูลในระหว่างการกดปุ่ม Enterหรือระหว่างการคลิกเลือกข้อมูลที่ต้องการว่าเป็นข้อมูลถูกต้องตามเงื่อนไขที่ก าหนดไว้หรือไม่
https://excelexperttraining.com/home/online/manuals/managing-data/484-data-validation
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ต้องการบันทึกหลาย ๆ เซลล์พร้อมกัน➢ ให้กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วคลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการไปเรื่อย ๆ➢ จากนั้นเมื่อพิมพ์ข้อมูลในเซลล์เสร็จแล้ว ให้กดปุ่ม Ctrl+Enter
จะพบว่า ข้อมูลนั้นถูกบันทึกลงไปในเซลล์ที่เลือกไว้ให้ทั้งหมดพร้อมกัน
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
ค้นหาข้อมูลใน Excelการจะค้นหาข้อมูลพบหรือไม่นั้นต้องเริ่มต้นจากการเก็บข้อมูลให้เป็นที่
เป็นทางไว้ก่อนตามหลักการ ดังนี้
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
เก็บข้อมูลใน Excel1. ต้องบันทึกในพื้นที่ตาราง ให้มีโครงสร้างตามหลักฐานข้อมูลที่ดี2. ข้อมูลใด ๆ ที่บันทึกไว้
หากไม่จ าเป็นหรือไม่ใช่ข้อมูลเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นใหม่ ต้องไม่บันทึกซ้ าอีกเป็นอันขาด
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
เก็บข้อมูลใน Excel3. ควรบันทึกข้อมูลเรื่องเดียวกันไว้ในชีทเดียวกันในตารางเดียวกัน
ซึ่งมีพื้นที่ที่ติดต่อกันบันทึกรายการที่เกิดขึ้นใหม่ต่อท้ายบรรทัดหรือ row ของรายการเดิม
4. ไม่ควรท าการลบรายการเก่าทิ้งหรือน ารายการใหม่ไปแทรก insert ระหว่างรายการเก่า
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
เก็บข้อมูลใน Excel5. ควรเป็นข้อมูลที่เกิดจากการพิมพ์ลงไปเท่านั้นหรือมีค่าเป็น value
ไม่ใช่ข้อมูลที่ได้มาจากสูตรลิงค์หรือสูตรค านวณไม่จ าเป็นต้องก าหนดรูปแบบการแสดงผลให้แตกต่างไปจากเดิม
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
เก็บข้อมูลใน Excel6. ในกรณีที่ข้อมูลเกิดจากการค านวณ
ควรเก็บเซลล์สูตรค านวณที่สัมพันธ์เกี่ยวข้องกันไว้ในแฟ้มเดียวกันเสมอ 7. ส่วนสูตรค านวณที่ไม่จ าเป็นต้องค านวณพร้อมกัน ควรแยกเป็นแฟ้ม
ค านวณเรื่องนั้น ๆ โดยเฉพาะ แล้วต่อเมื่อต้องการข้อมูลมาใช้ จึงสร้างสูตรลิงค์ข้ามแฟ้มน าเฉพาะผลค าตอบมาใช้ต่อในอีกแฟ้มหนึ่ง
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
เก็บข้อมูลใน Excel8. ข้อมูลที่มองเห็นว่าเป็นตัวเลข ต้องมีสถานะเป็นตัวเลข
ข้อมูลที่มองเห็นว่าเป็นตัวอักษร ต้องมีสถานะเป็นตัวอักษรเพราะสูตรจะใช้สถานะของค่าในการค้นหา
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
วิธีจัดการข้อมูลในแฟ้ม
จัดการสิ่งที่มีผลต่อขนาดของแฟ้ม➢ จ านวนเซลล์ที่ใช้➢ จ านวนเซลล์ที่ถูกอ้าง➢ รูปแบบหรือ Format ที่ใช้
SpeechBoat ครูไอที ดีกรีนักพูด
นายอิทธิพล มะโนน้อมนักเทคโนโลยีสารสนเทศวิทยาลัยนวัตกรรมมหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์ท่าพระจันทร์
วิทยากร พิธีกร นักพูดอาจารย์พิเศษด้านเทคโนโลยีสารสนเทศอาจารย์สอนพิเศษคณิตศาสตร์และวิทยาศาสตร์ผู้ดูแลระบบสารสนเทศของมูลนิธิฯ สมาคม และบริษัท0 2623 5055 – 8 ต่อ 4125 | 094 821 [email protected], [email protected], [email protected]