ใบความรท 3.3 หนวยการเรยนท 3

รหสวชา 2001- 0001 วชาคอมพวเตอรเพองานอาชพ ระดบ ปวช. 1 จ านวน 2 หนวยกต

ชอหนวย โปรแกรมประมวลผลค าในงานอาชพ จ านวน 3 ชวโมง

ชอเรอง โปรแกรมประมวลผลค าในงานอาชพ จ านวน 1 สปดาห

จดประสงคการเรยนร 1. บอกความหมายของคอมพวเตอรได 2. อธบายรายละเอยดเก ยวกบคอมพวเตอรได 3. บอกนยามเก ยวกบเทคโนโลยสารสนเทศได 4. จ าแนกความแตกตางระหวางขอมลและระบบสารสนเทศได 5. ตดตงเครองคอมพวเตอรและเชอมตออปกรณรอบขางได 6. ประยกตใชคอมพวเตอรในงานอาชพได

เนอหาสาระ

องคประกอบของจดหมายเวยน เอกสารทเกยวของ

- เอกสารหลก (Main Document)

คอเอกสารเรมตนจะเปนจดหมายหรอปายเลเบล

ขอความอเมล ซองจดหมายหรอปายเลเบล

ทไดก าหนดใหมขอความ ขนาดและรปราง

ทเหมอนกนไวเพอใชเปนตนแบบของการพมพจ านวนมาก

- แหลงขอมล (Data Source) คอรายชอและทอยของผรบ รหสสนคา ฯลฯ ซงสวนใหญจะเกบอยใน

รปแบบของตารางของ Word, ตารางรายชอของ Excel, ตารางฐานขอมลของ Access หรอจากสมด

รายชอของ Outlook เพอน ามาผนวกเขากบตวเอกสารหลก เมอสงพมพจดหมาย ซองหรอปายเลเบล

โปรแกรมจะเปลยนรายชอในเอกสารแตละชดใหโดยอตโนมต

กระบวนการท าจดหมายเวยน 1. ตงคาเอกสารหลก เอกสารหลกมขอความและกราฟฟกทเหมอนกน เพอใชเปนเนอหาทจะสงใหกบผรบ

จ านวนมากทตองการ เชน จดหมายขาว หรอซองจดหมาย เปนตน

2. เตรยมรายชอผรบ โดยการสรางหรอเลอกแหลงขอมล (Data Source) จากไฟลขอมลทมอยแลวหรอ

สรางรายการขอมลขนมาใหมดวย Word หรอโปรแกรมอนๆ เชน Excel, Access เปนตน

3. เชอมตอเอกสารหลกกบแหลงขอมล ดวยการสรางการเชอมโยงเขากบแหลงขอมลทเปนรายชอและท

อยของผรบทตองการสงถง ซงจะเกบรายชออยในรปแบบของตารางทวไป หรตารางฐานขอมล

4. เพมฟลตขอมลและปรบปรงรายชอผรบ ดวยการจดวางรายชอหรอฟลตขอมลลงในเอกสารหลกใน

ต าแหนงทตองการ แลวใหไปดงขอมลมาแสดงในเอกสารหลก

5. แสดงตวอยางและผสานขอมล โดยการสรางชดส าเนาของเอกสารหลกขนมาส าหรบแสดงตวอยางแต

ละรายการ หรอระเบยน เพอตรวจสอบความถกตองของเนอหาและรายชอ กอนทจะจดพมพหรอสงทาง

อเมล

ประเภทของเอกสารหลก

เอกสารหลก (Main Document) ทสามารถสรางเปนจดหมายเวยนได จะมใหเลอกในขนตอนท 1 ของ Wizard หรอตวชวยของการสรางจดหมายเวยนดงน

- Letter (จดหมาย) สงจดหมายไปยงผรบจ านวนมา

- Email message (ขอความอเมล) สงขอความแบบอเมลไปตามทอยอเมล

- Envelops (ซองจดหมาย) พมพชอ-ทอยลงบนซองจดหมาย

- Labels (ปายผนก) พมพชอ-ทอยลงบนปายเลเบลหรอฉลาก

- Directory (ไดเรกทอร) จะเปนการรวบรวมขอมลตางๆมาไวในเอกสาร เชน รายชอสมาชก , แคตตาลอก

สนคา หรอ รายการอะไหลสนคา

ขนตอนการท าจดหมายเวยน

ขนท 1: เตรยมเนอความจดหมาย การสรางเอกสารหลกซงอาจจะมทงขอความและกราฟฟกทเหมอนกนเอาไวกอน เชน จดหมายขาวทตองการสงถงสมาชกทกคน แตจะเวนสวนทจะกรอกชอหรอทอยวางเอาไวกอน เพอน าขอมลรายชอมาใสภายหลงในขนตอนการผสานเอกสาร การสรางเอกสารหลกแบบจดหมายท า

ชนท 2: เตรยมรายชอผรบ (Data Source)

Data Source หรอแหลงขอมลทจะน ามาเปนแฟมทผสานเขาไปในเอกสารหลก ซงกคอแฟมทเราเกบรายชอ และทอยของผรบจดหมายไวนนเอง โดยจะจดเกบในรปแบบของฐานขอมล (Database) ประกอบไปดวยฟลต (Fieldหรอเขตขอมล) ทใชเปนหวเรองทใชแยกรายการขอมล และเรคอรด (Record) หรอระเบยนขอมลทเราจดเกบลงไปตามฟลต เชน ฟลต “ชอ-นามสกล” กเกบชอ-นามสกล ผรบ เปนตน ส าหรบใน Word อาจจะเกบอยในรปแบบตารางทแบงเปนคอลลมนและแถว ซงแถวบนสดกจะเปนชอฟลตหวเรอง (เพอเรยกใช) สวนแถวอนๆกจะเรคอรดขอมล (1 แถวคอ 1 ระเบยน) ของผรบแตละราย

ขนท 3: เชอมตอเอกสารหลกกบแหลงขอมล การท าจดหมายเวยนในขนนจะใชค าสง Step Mail Merge Wizard (ตวชวยสรางจดหมายเวยนทละขนตอน) ในปม Start Mail Merge (เรมจดหมายเวยน) บนแทบ Mailings (การสงจดหมาย) ซงจะมล าดบการท าอย 6 ขนตอน (6 Step) โดยท าไปทละขนตอนตามล าดบ ชวยใหสรางจดหมายเวยนไดสะดวกและงายขน บางขนตอนอาจแตกตางกนบางขนอยกบวาไดเลอกเอกสารหลกจดหมายเวยนเปนประเภทใด - ตวเลอกไฟลเอกสารในขนท 13 มดงน

o Use the current document (ใชเอกสารปจจบน)

ใชเอกสารทก าลงเปดอยนท าเปนจดหมายเวยนหลก

o Start from a template (เรมจากแมแบบ) เพอสรางจดหมายจากเทมเพลตทมอย จากนนคลกท

Select template แลวไปเลอกเทมเพลตทตองการในหนาตาง Select Template ได

o Start form existing document (เรมจากเอกสารทมอย) เพอใชจดหมายทสรางเกบไวแลวจากนน

เลอกไฟลทตองการโดย คลกปม open (เปด)

- ตวเลอกการเลอกไฟลทเกบชอ-ทอยผรบจดหมายในขนท 15 มดงน

o Use an existing list (ใชรายการทมอย) เลอกใชไฟลรายชอทสรางเกบไวแลว โดยไปคลก

Browse เลอกเขามาได (ดงตวอยางในขนท 15 เลอกวธน)

o Select from Outlook contacts (เลอกจากทตดตอ Outlook) เลอกรายชอจากสมดรายชอของ

โปรแกรม Outlook โดยคลกค าสง Choose Contacts Folder (เลอกโฟลเดอรผตดตอ) ได

o Type a new list (พมพรายการใหม) ตองการพมพรายชอใหม โดยคลกทปม Create (สราง) แลว

ไปกรอกขอมลลงไปใหม และจดเกบใหเปนไฟลฐานขอมลของ Access (.mdbx)

ขนท 4: เลอกวธจดวางฟลตชอ-ทอย

เมอเชอมโยงเขากบแหลงขอมลไดแลว กเลอกการจดวางฟลตทเปนทชอ-ทอยลงในสวนตางๆถายในเอกสารหลกเพอดงขอมลมาแสดงผลในจดหมาย

- ตวเลอกในการวางทชอ-ทอยและขอความทกทาย ในขนท 22 มดงน

o Address block (ชองทอย) ใหวางชอ-ทอยแบบเตมทเดยวทงชด (ทกฟลตหวขอทมใน

ไฟลขอมลในกรณทตงชอฟลตไมตรงกบของโปรแกรมตองไปจบคชอฟลตใหตรงกนดวย)

o Greeting Line (บรรทดแสดงค าทกทาย) แสดงบรรทดขอความทกทาย เชน เรยน, กราบเรยน

หรอ Dear…เปนตน

o Electronic Postcard (ไปรษณยจากเวบ)โดยใชโปรแกรมเสรมเพอแทรกไปรษณยจากเวบ

o More Items (รายการเพมเตม) เพอเลอกใสเฉพาะขอมลทตองการเพมเขาไป

ชนท 5: เลอกวธแสดงผลและสงพมพจดหมายเวยน

หลงจากทแทรกฟลดรายชอจากแหลงขอมลเขามาในเอกสารหลกไดแลว ขนตอนนกจะมาผสานเอกสารหลกและแหลงขอมลเขาดวยกน เพอเราจะไดตรวจสอบถกตองของรายชอทแทรกเขามา และน าผลลพธไปใชงาน เชน ผสานเอกสารใหม สงพมพออกทางเครองพมพเลย หรอสงพมพภายหลงได

- ขนตอนท 33 จะแสดงตวอยางจดหมายแตละฉบบทมชอ-นามสกลของผรบแตละคนใสเขามาแลว เพอตรวจสอบความถกตอง เลอกการเลอนดรายผรบแตละคนไดดงน

- ปม เลอนดจดหมายของผรบถดไป - ปม เลอนดจดหมายของผรบกอนหนา

- ตวเลอกรายชอทจะพมพ (สามารถทยอยสงพมพได) ในขนท 36 มดงน

- All (ทงหมด) พมพทกรายชอ

- Current record (ระเบยนปจจบน) พมพเฉพาะขอมลทเลอกแสดงในเอกสารทเหน

- From (จาก) จากขอมลล าดบท to: (ถง) ถงล าดบท

กลมค าสงสรางจดหมายเวยนบทแทบ Mailings

ทผานมาเราไดสรางจดหมายโดยใชค าสง Step by Step Mail Merge Wizard (ตวชวยสรางจดหมายเวยน

ทละขนตอน) ในปม Start Mail Merge (เรมจดหมายเวยน) ซงจะแสดงหนาตางงานของ Mail Merge แสดง

ขนมาทดานขวาของหนาตางเอกสาร แตการท างานตางๆ เหลานนจะมค าสงอยในปมแทบ Mailings (การสง

จดหมาย) ใหคณไดเลอกสรางและจดการกบขนตอนการท างานของจดหมายเวยนไดโดยไมตองเปด Wizard ซง

จะเทยบกบ Wizard

สรางฐานขอมลรายชอผรบใหม

ทผานมาเราไดเลอกรายชอ-ทอยจากไฟลทมอยแลว ในหวขอนจะดวธสรางฐานขอมล การใสขอมลลง

ไปใหม และเกบบนทกไวในไฟลฐานขอมลนามสกล .mdbx (หรอ .mdb ใน Access เวอรชนกอนหนา) ซงเปน

ไฟลฐานขอมลของโปรแกรม Access ใหโดยอตโนมต ดงตวอยางนไดเลอกซองจดหมายเปนเอกสารหลก เพอ

น ามาใชกนรายการขอมลใหม

- การท างานในหนาตาง New Address List (รายการทอยใหม) มดงน

- ปอนขอมลในชองฟลดตางๆ เชน ชอ ในชอง First Name นามสกล ในชอง Last Name และ ขอมล

อนๆ ของผรบในแตละรายชอใหครบ

- คลกปม (รายการใหม) เพอเพมรายขอคนตอไป

- คลกปม (ลบรายการ) เพอลบรายชอทเลอกทง

- คลกปม (คนหา) ถาตองการคนหารายชอในตารางรายชอ

- คลกปม (ก าหนดคอลมนเอง) ถาตองการเพม/ลบ หรอเปลยนชอฟลดใหม

แกไขจดหมายเวยน

เมอคณสรางและผนวกขอมลเขามาในจดหมายเวยนเสรจแลว หากตองการแกไขขอมลของชอ -ทอย

หรอเปลยนแปลงเอกสารหลกจากจดหมาย กสามารถท าไดดงน

คณสามารถเปลยนแปลงเอกสารหลกทไดเลอกไวแลว ไปเปนเอกสารอกแบบหนง เชน เปลยนจาก

จดหมายเปนซองจดหมาย เปนตน แตควรระวงเพราะการเปลยนนจะมการยกเลกเนอหาของเอกสารเดมทงแลว

สรางเอกสารใหมขนมาแทน

แกไขจาก Wizard

การแกไขดวยวธนจะท าไดเหมอนกบการสรางใหม เพราะจะแสดงขนตอนการท างานตงแตเรมแรกจาก

Step 1 ซงคณสามารถคลก Next ไปแกไขรายละเอยดในขนตอนตางๆจนถงขนตอนสดทาย Step 6 หรอการคลก

previous ใหถอยกลบไปยงขนตอนทผานมาได

แสดงสไฮไลทฟลด

หากคณตองการแยกความแตกตางของขอมลในเอกสารหลกและขอมลทแทรกจากแหลงขอมลอนกสง

แสดงแถบสไฮไลทได โดยคลกทปม Highlight Merge Fileds (เนนเขตขอมลผสาน) ดงภาพกจะเหนแถบสทก

ฟลด

การจดเรยงขอมล

การสงพมพจดหมายเวยนทมรายชอผรบจ านวนมาก กอนสงพมพคณอาจสงจดเรยงรายชอ-ทอยกอน

เพอเพมความสะดวกในการจดสงและท าใหเราคดแยกรายชอไดงายขน เชน เรยงตามชอผรบ หรอเรยงตาม

รหสไปรษณย เปนตน

สรางปายเลเบล (Label) หลายๆชอ

เลเบล (Label) หรอปายผนก/ฉลาก คอจะเปนสตกเกอรขนาดตางๆ ทใชงานกนแพรหลาย เชน ใชพมพ

ชอ ตดหนาซองจดหมาย ท าปายราคาสนคา หรอ ฯลฯ ทผานมาเราไดสรางเลเบลแบบตางๆเอาไว แตเลเบลทใช

แสดงชอ-ทอยจะท าไดแบบเดยวแคชอเดยว ส าหรบการน ารายชอทมจ านวนมากมาใสเลเบลเพอใหแสดงชอท

ตางกนในแตละแผน

สงจดหมายเวยนทางอเมล

ในปจจบนการสงเอกสารแบบอเมลไดเขามามบทบาทกบการตดตอสอสารมากขน เราจะเปนตองสง

ขาวสาร ขอมลใหกบลกคาจ านวนมากโดยใชชองทางอเมลลน การสงจดหมายเวยนแบบอเมลนนจะใชรายชอ

อเมล (Email address) ซงคณอาจเกบไวในตารางของ Word หรอดงจากรายการตดตอ (contact) ของโปรแกรม

Microsoft Office Outlook กได

- หลงจากนกไปวางชอพลดลงในจดหมายและเลอกการผนวกเอกสารกบชออเมลได เหมอนการผนวกจดหมาย

และซองทผานมา

รายงานและเอกสารตางๆ

1. สรางปกรายงาน (Cover Page)

การสรางปกรายงานหรอใบปะหนาเปนคณสมบตใหมของ Word 2007 ทชวยใหเราสรางปกรายงานไดอยางรวดเรว ซงโปรแกรมไดเตรยมแกลลอรของปกรายงานไวใหเราเลอกใชหลายรปแบบ ซงปกรายงานนจะแสดงอยทหนาแรกเสมอ เลอก ยกเลกปกรายงาน

การเปลยนรปแบบขแงปกเอกสารใหมได โดยท าตามขนตอนเหมอนตอนสรางในหวขอทผานมา คอคลกทปม Cover Page แลวเลอกรปแบบปกใหม โดยโปรแกรมกจะเปลยนรปแบบและต าแหนงขอความทใสไปแลวใหเองโดยอตโนมต ถาตองการยกเลกปกรายงานทใสเอาไว กใหคลกเลอกค าสง Remove Current Cover Page (เอาหนาปกปจจบนออก) จากนนหนาทแสดงปกรายงานกจะถกลบทงไป ขอความในหว-ทายกระดาษ(Header-Footer) สวนหวและทายกระดาษสามารถใสขอความ เชน ชอบท,เลขหนา,ชอ-ทอยบรษท,รปภาพและอนๆได และอาจก าหนดใหมรปแบบอยางใดกไดเหมอนขอความปกต เชน เปลยนฟอนตหรอขนาด นอกจากนนเมอใสขอความแลว อาจก าหนดใหเอกสารทกๆหนามขอความนเหมอนกน หรอ จะก าหนดใหขอความในหนาแรกตางไปจากหนาอน หรอใหหนาคกบหนาคมขอความแตกตางกนได

1. แทบเครองมอ Header & Footer Tools

เมอใชค าสงแทรกสวนประกอบหวกระดาษ เมอดบเบลคลกเมาสทสวนหว-ทายกระดาษ โปรแกรมจะ

เปดเครองมอพเศษขนมาใหส าหรบแทรกสวนประกอบและปรบแตงหว-ทายกระดาษในแทบชอ Header &

Footer Tools (เครองมอหวกระดาษและทายกระดาษ)

2. สรางหวกระดาษแบบวางๆ

การสรางหวกระดาษใน Word 2007 ท าไดงายกวาเดม เพราะโปรแกรมไดเตรยมรปแบบหวกระดาษ

ส าเรจรปใหคณเลอกน ามาใสในเอกสารไดหลายแบบซงมทงแบบวางทคณตองการใสคาตางๆเองหรอแบบท

จดรปแบบกราฟก เลขหนาและขอความมาใหเรยบรอยแลว

1. คลก

3. หวกระดาษส าเรจรป

หวกระดาษส าเรจรปนเปนสวนหนงของเอกสารส าเรจรป ทเราเลอกไดจากกลม Building Blocks ทผานมา แตเกฐอยในแกลลอรของหวกระดาษ ซงรปแบบหวกระดาษบางแบบจะเขาชดกบหนาปกเอกสาร (Cover Page) ทเราสรางเอกไวเพอใหรปแบบของเอกสารเขาชดกนอยางกลมกลน มทงแบบคและหนาคทตางกนใหเลอกดวยดงภาพ

4. สรางทายกระดาษ

ทายกระดาษหรอFooter สวนใหญจะใชส าหรบแทรกขอมลเก ยวกบหมายเลขหนา ชอเรอง

เอกสาร ชอเจาของหรอคนทท ารายงาน เปนตน วธแทรกกจะคลายกบหวกระดาษ โดยคลอกปม

Footer (ทายกระดาษ) แลวเลอกรปแบบของทายกระดาษไดตามตองการ

รายละเอยดในหนาตาง Page number Format (รปแบบหมายเลขหนา) มดงน

- Number format (รปแบบตวเลข) เลอกรปแบบเลขหนา

- Include chapter number (รวมหมายเลขสองบท) ใหรวมหมายเลขบทเขาดวยกน

- Page numbering (การใสหมายเลขหนา) เลอกวาจะใสหมายเลขหนาอยางไร

Continue from previous (ตอเนองจากสวนกอนหนา) ใหรนเลขหนาตอจากเลขหนาเดมทม

อยแลว

Start as (เรมท) ใหเรมทเลขหนาทระบ

5. การแกไขหวกระดาษ

หากตองการแกไขเนอหาภายในพนท ของหวกระดาษท าได 2 วธคอ คลกปมท Header แลว

เลอก Edit Header หรอ เลอนเมาสไปดบเบลคลกบรเวณหวกระดาษ กจะเปดสวนหวกระดาษ

ขนมาใหแกไข

- หรอเลอนเมาสไปทบรเวณทแสดงหว-ทายกระดาษ แลวดบเบลคลกเขาไปแกไขไดเชนเดยวกน

6. เลขหนาเอกสาร

เลขหนาเอกสารใน Word 2007 มใหเลอกใชงานหลายรปแบบ สวนหนงกจะอย Header และ

Footer ส าเรจรปทเรยกใชทผานมา แตจะมหมายเลขหนาใหเลอกใชแยกออกมาตางหากอกกลม

หนงอยในปม Page Number (หมายเลขหนา) ซงไดแบงการจดวางออกเปนกลมยอย เพอใหเลอก

วางเลขหนาในต าแหนงตางๆ โดยจะมทงเลขหนารปส าเรจ และเลขหนาแบบก าหนดเอง

7. ใสวนทและเวลา

นอกจากขอความและหมายเลขหนาแลว หว/ทายกระดาษมกใสวนทหรอเวลาลงไปดวย เพอ

แจงใหทราบถงสถานะเอกสารวาสรางหรออพเดทเนอหาในวนไหน โดยเลอกแทรกวนทและเวลา

ในต าแหนงตางๆบนสวนของหวและทายกระดาษ

8. ใสรปภาพหวกระดาษ

สงทนยมใสบนหวกระดาษอกแบบหนงคอ รปภาพ อาจจะเปนภาพโลโกของบรษทหรอ

รปภาพทน ามาตแตงหวจดหมายใหสวยงามแฃะนาสนใจมากขน ซงคณสามารถน ารปภาพมาใส

และตกแตงไดเหมอนกบการใสรปภาพในเอกสารทผานมา แตเลอกใสทบรเวณหวกระดาษแทน

9. ตงคาหนาค/หนาคใหแตกตาง

เมอใสขอความในสวนหว-ทายกระดาษแลว Word จะน าขอความนไปใสกบทกๆหนา หรอใน

กรณทมเนอหาในเอกสารทแตกตางกน เชน มเนอหาหลายบทอยในไฟลเดยวกน กใหแสดงหวข

ทายกระดาษหนาคและหนาคตางกน หรอเอกสารทตองเยบเลมประกอบหนาซาย -ขวากเลอกใส

ขอความทหว-ทายกระดาษในแตละสวนใหตางกนไดเชนเดยวกน ท าไดดงน

- Different first page (หนาแรกตางกน) ก าหนดใหหนาแรกไมเหมอนหนาอน เชน จะไมแสดง

เลขหนาขอความ และกราฟกทหนาแรก

- Different odd and even (หนาคและหนาคตางกน) ก าหนดใหหนาคและหนาคตางกน โดยคณ

สามารถใสกราฟกหนาค/ค หรอเลขหนาคนละดานกนได

10. ยกเลกหว-ทายกระดาษ

11. ตรวจสอบสะกดผดในเอกสาร

โดยปกตโปปรแกรมจะตงคาการตรวจสอบค าสะกดผดในเอกสารอตโนมต (อยใน Word Options) เมอเราพมพขอความลงในเอกสารและขอความทพมพลงไปนนสะกดผด (ทง Spelling และ Grammar) กจะมขดเสนใตสแดง (หยกๆ) อยใตค าทสะกดผด เพอแจงใหทราบและจะไดแกไขในทนท

1.คลกปม Header (หวกระดาษ) แลวเลอก Remove Header (เอกาหวกระดาษออก)

และถามเสนใตสเขยวจะหมายถง ค าสะกดทกอยางถกตอง แตการเวนระยะของค าในประโยคไมถกตอง (Fragment) เชน เคาะวรรคเกน 1 ครงหรอใสเครองหมายคอมมา (,) เชอม 2 ขอความผด เปนตน

1. แกไขค าผดแบบรวดเรว

การแกไขดวยวธนท าไดทนททรวาพมพผด โดยการคลกขวาบนค าทสะกดผด แลวเลอกค าทสะกดถกทแสดงขนมาใหเลอก ขอความนนกจะเปลยนทนท (ยกเวนค าเฉพาะ เชน ชอคน ชอพนธไม หรอขอความทไมไดอยในพจนานกรม) ค าบางค าทสะกดผดถามค าสะกดทใกลเคยงหรอค าพองจ านวนมากกจะแสดงใหเลอกหลายค า แตถาค านนไมมค าใกลเคยงกอาจจะไมมค าขนมาใหเลอกเลยกได เชน ค าทเปนชอเฉพาะ

การคลกขวาบนค าทสะกดผดและคลกเลอกค าทถกตอง

2. ตรวจและแกไขค าสะกดผดทงเอกสาร

1. คลกแทบ Review (ตรวจทาน)

2. คลกปม Spelling & Grammar (การสะกดและไวยากรณ)

3. การแปลขอความ (Translate)

เมอใชคณลกษณะการคนควา (Research) คณสามารถแปลค าเดยวหรอวลสนๆ โดยใชพจานกรมสองภาษา หรอแปลเอกสารทงหมดโดยใชบรการแปลจากบนเวบได การแปลขอความอาจมขอก าหนดของภาษาทใชงานดวย เชน แปลจากภาษาองกฤษเปนไทยได แตไมสามารถแปลภาษาไทยเปนองกฤษได

4. แสดงค าอธบาย

คณสามารถเปดใชงานค าแนะน าการแปลค าบนหนาจอ โดยเลอนเมาสไปชเหนอค าทตองการแปล กจะมกรอบการแปลปรากฎขนมาใหทนทโดยไมตองสงแปลทหนาตาง Research ซงภาษาทแปลไดตามคาเรมตนคอ องกฤษ ฝรงเศส และสเปน สวนภาษาอน (ภาษาไทย) ถามพจนานกรมการแปลส าหรบภาษานนกจะสามารถแปลได

3.

4. แทรกสวนประกอบดวน(Quick Parts) Quick Parts (สวนประกอบดวน) เปนคณสมบตใหมของ Word 2007 คอ ปมทเกบรายการ

เนอหาส าเรจรปทม คณสามารถเรยกใชงานไดอยางรวดเรว อาจจะเปนเนอหาทตองน ามาใชบอยๆ เชน คณสมบตของเอกสาร, รปภาพ, ขอความ, ขอความหวกระดาษ, ทายกระดาษ, ตาราง ฯลฯ หรอจะสรางเนอหาเขาไปเกบไวเพอเรยกใชภายหลงได โดยมรายการสวนประกอบดวนใหเ ลอกดงน

1. สรางสวนประกอบดวนเอง

คณสามารถสรางสวนประกอบเขาไปเกบในปม Quick Parts เพมได โดยเลอกขอความหรอรปภาพแลว คลกเลอกค าสง Save Selection to Quick Part Gallery (บนทกสวนทเลอกลงในแกลลอรสวนประกอบดวน)

2. เรยกใชสวนประกอบดวน

สวนประกอบดวนทบนทกเกบดวยค าสง Save Selection to Quick Part Gallery (บนทกสวนทเลอกลงในแกลลอรสวนประกอบดวน) จะแสดงอยภายใตปม Quick Part โดยตรง ซงคณสามารถเรยกมาใชงานไดอยางรวดเรวโดยคลกปม Quick Part แลวคลกเลอกชอสวนประกอบทคณสรางเพมไดทนท และสามารถดตวอยางเนอหากอนแทรกได

3. เลอกต าแหนงทจะแทรกและแกไข

คณสามารถเลอกต าแหนงการแทรกสวนประกอบดวนในเอกสารไดหลายทดวยกน เชน หวกระดาษ ทายกระดาษ หรอทายเอกสาร เปนตน โดยคลกขวาบนรายการแลวเลอก - Insert at Current Document Position แทรกในต าแหนงปจจบนทเคอรเซอร

อย

- Insert at Page Header แทรกไวทสวนหวกระดาษ

- Insert at Page Footer แทรกไวทสวนทายกระดาษ

- Insert at Beginning of Section แทรกไวทตอนตนของเอกสารสวน (section)

นนๆ

5.คลก

- Insert at End of Section แทรกไวททายของเอกสารสวน (section) นนๆ

- Insert at Beginning of Document แทรกไวทหนาแรกของเอกสาร

- Insert at End of Document แทรกไวทหนาสดทายของเอกสาร

- Edit Properties... แกไขคณสมบตของสวนประกอบดวน

- Organize and Delete ... จดการและลบสวนประกอบ

- Add Gallery to Quick Access Toolbar เพมตวเลอกไปเกบในแถวเครองมอ

ดวน

4. การลบสวนประกอบดวน

สวนประกอบดวนทเกบอยในรายงานของปม Quick Parts หากไมไดใชงานแลวกลบทงได โดยคลกปม Quick Parts แลวเลอกค าสง Building Block Organizer (ตวจดระเบยบแบบเอกสารส าเรจรป)

5. จดรายงานดวยเอกสารส าเรจรป (Building Blocks)

ใน Word 2007 มรปแบบเอกสารส าเรจรปทเรยกวา “Building Blocks” ซงจะเปฯในลกษณะของบลอกขอความในรปแบบตางๆ ใหเลอกน ามาจดวางลงในเอกสารไดอยางรวดเรว เชน Cover Page ในบททผานมา นอกจากนยงมเนอหาส าเรจรปอนๆเชน Text Box (กลองขอความ) แบบตางๆ, ตาราง, รปแบบหวกระดาษ-ทายกระดาษ, ขอความอตโนมต (AutoText) ฯลฯ โดยใชตวจดการชอ Building Blocks Organizer (หวจดระเบยบแบบเอกสารส าเรจรป)

- Name (ชอ) ชอของเอกสารส าเรจรป - Gallery (แกลลอร) เอกสารเกบอยในกลมแกลลอรใด เชน Table (ตาราง), Cover Page (ใบปะ

หนา), Header & Footer (หวกระดาษและทายกระดาษ) เปนตน

- Category (ประเภท) จดอยในกลมเอกสารประเภทใด เชน Built-in (มอยแลวภายใน) หรอ

ตวเลข

- Template (แมแบบ) เอกสารนเกบอยในแมแบบใด เฃน Building Blocks หรอ Normal

- Behavior (ลกษณะการท างาน) การน ามาใชงาน เชน แทรกเฉพาะเนอหา (แทรกเฉพาะสวนท

เลอกเขามา) และแทรกเนอหาในหนา (แทรกเขามาเปนหนา)

- Description (ค าอธบาย) อธบายหนาทและลกษณะการท างานของเอกสารส าเรจรปแตละแบบ

- ปม Edit Properties (แกไขคณสมบต) ปรบเปลยนแบบเอกสารส าเรจรป เชน เปลยนวธการ

แทรก หรอเปลยนกลมแกลลอร เปนตน

- ปม Delete (ลบ) ลบเอกสารส าเรจรปทเลอกทง

- ปม Insert (แทรก) แทรกเอกสารส าเรจรปทเลอก

6. สรางปฎทนสวนตว

หากตองการนะฃ าปฎทนมาใชงานกสามารถเลอกสรางจากตารางส าเรจรป แทรกค าสงตาราง(Table) แลวแกไขตวเลขของเดอน และวนทใหตรงกบเดอน-ปทคณตองการได จากนนกตกแตงตางรางและขอความใหสวยงามไดตามความเหมาะสม

7. จดเอกสารแบบแมกกาซน

จดขอความแบบคอลมน ปกตเอกสารของ Word ทเราใชงานจะแสดงแบบ 1 คอลมนเปนคาเรมตน แตคณสามารถจด

เอกสารใกหลายๆคอมลมน เหมอนหนงสอพมพหรอนตยสารได โดยเลอกดงน 1. คลกลากคลมขอความทจะจดคอลมน

2. คลกปม Column (คอลมน)

3. คลกเลอกจ านวนคอลมน

8. ท านามบตร

นามบตรเปนเอกสารพเศษอกแบบหนงทท าไดใน Word โดยอาศยการท างานแบบตารางเขามาชวยสรางและจดการกบเนอหาในลกษณะนได ซงคณสามารถสรางนามบตรขนมาใชงานเองได ดงน

7. แทรกกราฟก/โลโก ตกแตงใหสวยงาม 8.คลกลากคลมเนอหาในนามบตรตนฉบบแลวกดคย Ctrl+C เพอกอปป 9. คลกในชองตารางทเหลอแลวกดคย Ctrl+V เพอวางทละฃองจนครบ

การจดการไฟลและการพมพ

1. ไฟลและความปลอดภย

เพอความปลอดภยของขอมลทส าคญๆคณครวตงคาการปองกนเอกสารไวบาง เชน สรางไฟลส ารอง

อตโนมต,ตงบนทกการกคน เปนตน เผอเวลาเกดปญหาขนมาจะไดมไฟลส ารองมาใชงานแทนไดบาง

ดกวาขอมลหายไปทงหมด การสรางความความปลอดภยใหกบเอกสารสามารถท าไดหลายวธ ดงน

1. สรางไฟลส ารองทกครงทบนทก

เอกสารทมเนอหาทตองการแกไขเปลยนแปลงบอยๆ หรอเอกสารทมความส าคญ คณอาจตงคา

ใหมการสรางไฟลส ารองเกบไวทกครงทบนทกได โดยไฟลส ารองทไดจะมชอขนตนดวยค าวา

Back of “ชอเอกสาร” และมนามสกล .wbk (Microsoft Word Backup Document) หากตองการ

น ามาใชงานกใชวธเปลยนนามสกลจาก .wbk ใหเปน .doc หรอ .docx ได หรอจะเปดดวยค าสง

Open ปกตจากนนกใชค าสง Save as บนทกเปนไฟลเอกสารทวไป (.doc หรอ .docx) ได

2. การตงคาบนทกการกไฟล

ใน Work จะมคณสมบตการกคนไฟลอตโนมตให ซงอาจใชในกรณมเหตการณทคาดไมถงใน

ขณะทคณก าลงท างาน เชน ไฟดบ เครองแฮงค โปรแกรมคาง หรอปดไฟลไปโดยไมบนทก เปน

ตน การตงคาการกคนดวย Auto Recover นจะชวยคณได โดยก าหนดใหบนทกเปนระยะทกๆก

นาท เมอเกดปญหากบไฟลเอกสารทคณใชงานอย กสามารถกคนงานสวนทท าเพมเตมแลวยงไมได

บนทกคนมาไดบางสวน ณ จดเวลาทบนทกอตโนมตไว เชน คณเปดไฟลมาใชงาน 9.00 น.และตง

บนทกอตโนมตไวทกๆ 30 นาท เมอคณท างานไปถงเวลา 9.45 น. โดยไมไดสงบนทกแลวไฟดบ

ขนมา คณกยงมงานท าไวถง 9.30 น. มาท าตอได (เสยไปแค 15 นาทสดทาย เพราะหลงจากเวลานน

กจะไมมขอมลทคณสรางไว ) เพอปองกนขอผดพลาดคณสามารถตงคาการกคนได

5.คลก

3. เปดเอกสารทกคน

หากเกดกรณตามหวขอ “ตงคาบนทกการกไฟล” ทผานมา เมอคณเรยกเปดโปรแกรม Word

ขนมาอกครงหนง โปรแกรมจะแสดงรายชอไฟลทคณเปดใชงานคางไวและมการบนทกการกคน

เอาไวขนมาใหเลอก วาคณตองการเปดเอกสารทกคนนนมาใชงานหรอไม โดยจะบอกชอไฟล

พรอมใสขอความ [Recovered] (เอกสารทกคน) หรอ [Auto saved] (เอกสารทตงบนทกอตโนมต

เอาไว ) ก ากบไว และบอกดวยวาเอกสารเวอรชนนถกบนทกในเวลาเทาไร พรอมกนนจะแสดง

เอกสารตนฉบบ (Original) ขนมาดวย วามการบนทกครงสดทายเมอไหร ซงคณสามารถเรยกเปด

เอกสารทกคนมาใชงานและบนทกเกบงานตอไปได

ในกรณทคณเลอกเปดเอกสารกคนไดแลวและคลกปดหนาตาง Document Recovery ในขนตอนท

4 โปรแกรมจะถามวา ตองการจฃฃดเกบลบเอกสารทกคนหรอไม กเลอกไดดงน

- Yes, I want to view these files later .ใหแสดงรายการไฟลทกอกในครงตอไปเมอกเปด Word

ขนมา

- No, remove the file; I have saved the files I need. ใหลบรายการไฟลทกคนทงได เมอคณ

บนทกไฟลใหมไปแลว หรอไมตองการเกบเอาไว

4. เปดเขาระบบ Safe Mode

โปรแกรมในชด Office 2007 จะมการกระบบของโปรแกรมทเรยกวา “Safe Mode” ให ใน

กรณทโปรแกรมทใชงานอยเกดปญหาทรนแรงจนไมสามารถเปดในโหมดปกตได กจะเรยกเปดเขา

โหมด Safe Mode ใหอตโนมตเพอซอมแซมโปรแกรมและใหคณเปดเอกสารทกคนกอนโปรแกรม

มปญหาได โดยจะแสดงขอความ (Safe mode) ไวหลงชอโปรแกรมบนไตเตลบาร

5. เปดและซอมแซมเอกสาร

ไฟลเอกสารทเปดใชงานบอยๆ หรอขณะทใชงานอาจจะเกดขอผดพลาดของโปรแกรมท าให

เอกสารทเปดใชงานอยไมไดถกจดเกบอยางถกตอง ซงอาจท าใหเกดความเสยหายจนไมสามารถ

เปดไฟลดวยค าสงปกตได คณสามารถเปดเอกสารแบบซอมแซม (Open and Repair) ได โปรแกรม

กจะซอมแซมสวนทเสยหายและเปดเอกสารนนขนมาใชงานไดเหมอนเดมดงน

6. ก าหนดรหสผานใหเอกสาร

เพอความปลอดภยของเนอหาหรอขอมลทเปนความลบ คณอาจเลอกใสรหสผาน (Password)

ใหกบเอกสารได หากมผอนมาเปดแลวใสรหสผานไมถกตองกจะไมสามารถเปดดไฟลเอกสารนน

ได โดยหลงจากก าหนดรหสผานเสรจแลวใหสง save ดวย

7. เปดเอกสารทมรหสผาน

เมอเรยกเปดไฟลทใสรหสผานไว จะขนกรอบ Password (รหสผาน) ขนมากรอกรหสผาน ถา

กรอกถกตองกจะเปดไฟลงานให แตถากรอกไมถกตองกจะไมสามารถเปดไฟลงานนนได

8. ยกเลกรหสผาน

การยกเลกรหสผานจะท าไดโดยเปดเอกสารดวยรหสผานทถกตองเขามากอน จากนนกใชค าสง

Encrypt Document (เขารหสลบเอกสาร) อกครงหนง โดยใหลบรหสเดมทง แลวบยฃนทกไฟลซ า

อกครงหนง รหสผานกจะถกยกเลกไป

2. การน าเอกสารไปใชงานรวมกน

หลงจากทสรางเอกสารเสรจเรยบรอยแลว คณอาจตองการน าไปใชงานทอนหรอน าไปแจกจาย

ใหกบผอนไดใชงานรวมกน กอนจะน าไปใชอาจจะใสขอมลสวนตวก ากบไว เชน ใสชอเจาของเอกสาร

ตรวจสอบเนอหาหรอขอมลทซอนอยวาควรลบอะไรออกกอนหรอไม หรอก าหนดใหอานไดอยางเดยว

เปนตน โดยใหท าไดดงตอไปน

1. บนทกเปนไฟลเวอรชนเกา

ตามทผานมาในบทตางๆเราจะเหนไดวา Word 2007 ไดเพมคณสมบตใหมๆเขามามากมมาย

ดงนนเอกสารทคณจดรปแบบดวยค าสงพเศษของ Word 2007 ลงไป อาจจะไมสามารถเปดใชงาน

ไดกบ Word เวอรชนเกาตงแต 97 ถง 2003 ได ฉะนนเพอปองกนความผดพลาด คณอาจเลอก

บนทกเอกสารใหเปนรปแบบ .doc เพอสามารถน าไปใชงานกบ word เวอรชนกอนหนานได ดงน

แปลงไฟลเวอรชนเกา

นอกจากการบนทกเปนไฟลเวอรชนเกาแลว คณสามารถใชค าสงแปลงไฟลจากเวอรชนเกาให

เปนรปแบบไฟลของ Word 2007 ได โดยใชค าสง Convert (แปลง) ดงน

1. เอกสารจากเวอรชนเกาทเปดขนมาใช

2. ตรวจสอบความเขากนได (Compatible) ของเอกสาร

Word 2007 ไดเพมคณสมบตใหมและมการยกเลกคณสมบตเกาบางอยางทมอยในเวอรชนกอน

หนาไป หากคณเปดไฟลงานขนมาใชงานแบบ Compatibility หรอเปดขนมาใชงานแลวบนทกใหม

เปนไฟลของเวอรชน 2007 ไป หากตองการรวาถาน ากลบไปใชกบเวอรชนเกาจะมเนอหาใดในงาน

น าเสนอนมปญหาหรอเขากนไดกบเวอรชนเกาหรอไมกตรวจสอบได

3. เอกสารขนสดทาย (Mark as Final)

หลงจากทเอกสารมการตรวจทานหรอแกไขในกลมเรยบรอยแลว เพอเปนการบอกใหกบผอาน

ทราบวาไฟลงานนเสรจสมบรณพรอมทจะใชงานไดแลว สามารถก าหนดใหเปนขนสดทาย (Mark

as final) ได โดยท าใหเปดอานไดอยางเดยว และจะไมสามารถแกไขเอกสารนได โดยเครองมอท

เก ยวกบการพมพ และการแกไขจะถกปดไป และจะมไอคอนขนสดทายแสดงอยทแถบสถานะ

3. การจดพมพเอกสาร

ดตวอยางกอนพมพ (Print Preview)

ส าหรบการตรวจสอบเอกสารกอนสงพมพออกทางกระดาษ ท าไดโดยคลกปม Office เลอก

Print (พมพ) แลวคลกเลอก Print Preview (แสดงตวอยางกอนพมพ) เพอเขาไปตรวจสอบ

หนาตาของเอกสารทจะพมพ หรอจะสงพมพในมมมองนกได

เครองมอในมมมองตวอยางกอนพมพบนแทบ Print Preview มดงน

- ปม Print (พมพ) สงพมพเอกสาร โดยเปดไดอะลอกบลอกซ Print ขนมาใหก าหนดคาการพมพ

- ปม Page Width (ความกวางของหนา) แสดงตวอยางเอกสารตามความกวางของหนาตาง

- ปม Options (ตวเลอก) ตงคาเก ยวกบการพมพ

- ปม Margin (ระยะขอบ) ตงคาขอบกระดาษ

- ปม Orientation (การวางแนว) เลอกพมพในแนวตงหรอแนวนอน

- ปม Size (ขนาด) เลอกขนาดกระดาษทจะใชพมพ

- ปม Magnifier (แวนขยาย) คลกปรบยอ/ชยายเนอหา

- ปม Zoom (ขยาย) ใชส าหรบยอ/ขยายเอกสาร

- ปม 100% (หนงหนา) แสดงตวอยางแบบหนาเดยว

- ปม One Page (หนงหนา) แสดงตวอยางแบบหนาเดยว

- ปม Two Page (สองหนา) แสดงตวอยางแบบสองหนา

- Show Ruler (แสดงไมบรรทด) แสดงไมบรรทดเพอปรบแตงขอบกระดาษได

- Shrink One Page (ลดลงครงหนา) บบเนอหาใหเหลอกหนาเดยว

- Next Page (หนาถดไป) คลกไปยงหนาถดไป

- Previous Page (หนากอน) คลกไปยงหนาทผานมา

- Close Print Preview (ปดการแสดงตวอยางกอนพมพ) ปดมมมองแสดงตวอยางกอนพมพ

4. สงพมพเอกสาร

การก าหนดคาการพมพในไดอะลอกบลอกซ Print ในขนท 2 มดงน

- Print Name เลอกชอเครองพมพ

- Print range เลอกจ านวนหนาทพมพ

- All พมพทกแผน

- Current page พมพเฉพาะหนาปจจบนหนาเดยว

- Page ระบหมายเลขทจะพมพ เจระบเปนชวง หรอหลายชวง (คนดวยจลภาค) เชน 5-12, 16-

21, ได

- Number of copies ระบจ านวนชดทพมพ

- Print what เลอกรปแบบเอกสารทจะพมพ (กรณนเลอกเปน Document คอ พมพเนอความของ

ตวเอกสารคณอาจเลอกพมพอยางอน เชน Document Properties คณสมบตเอกสาร หรอ พมพ

เฉพาะ Building Blocks ออกมาด เปนตน)

- Print เลอกหนาทจะพมพในชวงทก าหนดใน Print range

- All page in range พมพทกหนา

- Odd pages พมพเฉพาะหนาค

- Even pages พมพเฉพาะหนาค

1. คลทปม Office และ คลกปม Print (พมพ)

เอกสารอางองและเอกสารทตองคนควาเพมเตม

โอภาส เอยมสรวงศ. วทยาการคอมพวเตอรและเทคโนโลยสารสนเทศ, กรงเทพฯ: บรษทซเอดยเคชนจ ากด, 2547. ดนพล กงสคนธ. มอใหมหดใชคอมพวเตอร ฉบบ Windows XP. นนทบร : บรษทไอดซอนโฟดสทรบวเตอร เซนเตอร จ ากด , 2547. นภทร รตนนาคนทร. สตรเดดเคลดลบ Windows XP. นนทบร : บรษท ไอดซอนโฟดสทรบวเตอรเซนเตอรจ ากด , 2547. วศน เพมทรพย และคณะ. คมอ Windows XP ฉบบสมบรณ, กรงเทพฯ: บรษทโปรวชน จ ากด, 2545. ชไลเวท พพฒนพรรณวงศ. Microsoft Office Word 2003 Step by Step เลม1, กรงเทพฯ: 2547.