ความหมายขององคการ

คณลกษณะทสาคญ ไดแก กลมคนประกอบไปดวย 2 คนขนไป อยภายใตโครงสรางองคการทกาหนดขน ทม

การกาหนดระบบและหลกเกณฑวธการปฏบตงานไว มการปฏสมพนธระหวางบคคลในองคการ ทางาน

เพอใหบรรลเปาหมายทงเปาหมายสวนบคคลและเปาหมายองคการ

การจดโครงสรางองคการ หมายถง

1. การจดระเบยบกจกรรมตางๆ ของหนวยงาน เพอใหสอดคลองและเปนระบบเพอความ

สาเรจตามเปาหมายทวางไว คนทเชยวชาญแตละฝาย มการประสานใหความรวมมอ

2. กระบวนการในการพฒนาและการปฏบตตามโครงสราง องคการทเหมาะสม เปนกระบวน

การทเกยวของกบชดของการตดสนใจ ซงดาเนนไปอยางตอเนอง

** การจดโครงสรางองคกร หมายถง การจดสรรทรพยากร การแบงหนาทในแตละฝาย

โดยจดเปนรปตางๆ กนเพอใหการบรหารงานบรรลจดมงหมาย

วงจรชวตขององคการ (Organization life cycle) 4 ขนตอน

ระยะแรก - ออกผลตภณฑใหม องคกรขนาดเลก กฎระเบยบนอย ผเชยวชาญไมมาก รวมศนย ตดสนใจ

ระยะทสอง - ขยายกาลงคน ผเชยวชาญมากขน มกฎระเบยบเปนทางการมากขน รวมกนตดสนใจ

ระยะทสาม – ชวงกลาง มการเตบโตเตมท ผจก. แบงอานาจหนาทกนอยางชดเจนไปตามความ ชานาญ

เฉพาะดาน มการกระจายอานาจ

ระยะสดทาย – เปนชวงทองคการเตบโตเตมทและเรมเตบโตชาลง

รปแบบการจดโครงสรางองคการ ม 3 รปแบบ ไดแก

1.โครงสรางองคการแบบแนวดง ยดองคประกอบ 5 ประการ

1.1 สายการบงคบบญชา : หนวยงาน – หวหนา – ผจดการ – ผบรหารสง

1.2 การมอบหมายอานาจหนาท : ทกตาแหนงตองมความรบผดชอบตอหนาททไดรบมอบหมาย อานาจ

ตดสนใจ

1.3 การรวมอานาจและการกระจายอานาจ : สงกระจายการตดสนใจใหระดบลาง

1.4 ชวงการจดงาน : การทางานอยางใกลชดระหวางผจดการกบผใตบงคบบญชา

1.5 ตาแหนงหนวยงานหลกและหนวยงานทปรกษา : ตาแหนงเทากนทงหลกและทปรกษา

2. โครงสรางองคการแบบแนวนอน หรอการจดแผนก คอเปนการประสานงานความรวมมอ (ผจดการ

จะตองมการจดแผนกและประสานความรวมมอในแนวนอน)

2.1 การจดแผนกโดยจานวนพนกงาน - จดไปกบองคกรระดบตาทไมตองการความร ความชานาญ

2.2 การจดแผนกโดยเวลา - รวมกลมโดยใชเกณฑเวลา

2.3 การจดแผนกตามหนาท

3. โครงสรางองคการแบบแยกธรกจและ องคการแบบอสระ (Matrix Organization)

3.1 สายการบงคบบญชาสนลงหรอนอยลง ยงสนลงกทาใหงานเรวขน

3.2 ขนาดการควบคมกวางขน ทาใหประหยดคาใชจายและการสงงานเรวขน ผใตบงคบบญชามอสระ

มากขน

3.3 ความเปนเอกภาพของการบงคบบญชานอยลง โครงสรางองคการในปจจบนมแนวโนมในการใชการ

ทางานเปนทมขามหนาท การใชหนวยเฉพาะกจ และการจดโครงสรางองคการแบบแมททรกซ

3.4 การมอบหมายงานและการใหคนมอานาจและความรบผดชอบมากขน

3.5 โครงสรางขนาดเลกอยในขนาดใหญ ทาใหยดหยนและสามารถปรบตวใหเขากบสถานการณไดงาย

3.6 ลดจานวนทปรกษาใหอยในระดบทเปนประโยชนตองานของฝายบรหาร

โครงสรางองคการสมยใหม (New Organization Structure)

1. การปรบโครงสรางองคการโดยการจดโครงสรางองคการแบบพรามดหวกลบ

2. การจดองคการแบบแบนราบ (Flat organization)

3. การจดองคการแบบยดหยนและเปดกวาง และแสวงหาการจดองคการใหมๆ เชน การรอปรบระบบ

องคการแหงการเรยนร การสรางฐานความร การเพมอานาจ

1.1 ความหมายของสานกงานอตโนมต

ในปจจบนไดมการกลาวถงสา นกงานอตโนมต (Office Automation) และสา นกงานแบบ

ใหม (Modern Office) กนอยางมากมายจงควรอยางยงทจะทา ความรจกเพอทา ใหเกดความเขาใจท

ถกตองเกยวกบสา นกงานทง 2 แบบ

1. สา นกงานแบบใหม (Modern Office) หมายถง การจดสา นกงานใหทนสมยโดยมอปกรณและ

เครองใชสา นกงาน ตลอดจนเครองอา นวยความสะดวกตาง ๆ ใหเหมาะแกการปฏบตงาน

2. สานกงานอตโนมต (Office Automation) หมายถง สา นกงานทอาศยระบบคอมพวเตอรและ

ระบบการสอสารเขามาชวยในการเกบรกษา คนหา จดระบบ และแจกจายขอมลในสา นกงานแตในทนจะ

ไดกลาวถงในสวนของสา นกงานอตโนมตเทานน นอกจากความหมายทไดกลาวไวแลวยงไดมผให

ความหมายอกมากมาย ถงแมความหมายของระบบสานกงานอตโนมตนจะไมไดเปนความหมายสากล แตก

มการใหความหมายกนไวอยางกวางขวางจากนกวชาการทางดานการจดการสา นกงานและผทอยในวงการ

หรอผมประสบการณในวงการสา นกงาน

สานกงานอตโนมต (Office Automation) หมายถง การสรางระบบทใชสา หรบการประมวลผลทางดาน

ขาวสารขอมลตาง ๆ ไมวาจะเปนขอมลทอยในรปแบบใดกตาม จากขอมลทไมมรปแบบทา ใหเปนขอมลท

มรปแบบสามารถเกบและเรยกมาใชงานไดตามความตองการ

สานกงานอตโนมต (Office Automation) หมายถง กระบวนการในการนา เอาเทคโนโลยตาง ๆ ททนสมยมา

ชวยบคคลททา งานในสา นกงานใหสามารถทา งานไดอยางมประสทธภาพมากยงขน เทคโนโลยในการ

ทา งานสา หรบงานสา นกงานอตโนมตมอยดวยกน 3 ประเภทใหญ ๆ คอ

1. เทคโนโลยคอมพวเตอรตาง ๆ ไดแก อปกรณทางคอมพวเตอรทงหมด

2. เทคโนโลยสา นกงานตาง ๆ ไดแก อปกรณสา นกงานทงหมด

3. เทคโนโลยการสอสารตาง ๆ ไดแก อปกรณทางการสอสารทงหมด

สา นกงานอตโนมต (Office Automation) หมายถง การสอสารสมยใหมทชวยในการทา งานในสา นกงาน

อตโนมตน ซงมกจะประกอบดวยการสราง แกไข ดดแปลง ตกแตงขอมลนา ไปเกบไวและนา ออกมาใชได

รวมถงการสงตอขอมลดงกลาวไปทา งานใด ๆ ได ซงการสอสารสมยใหมในทนไดแก

1. การสรางขอมล

2. การเกบรกษาขอมล

3. การนา ขอมลกลบมาใช

4. การสอสารขอมล

ระบบสา นกงานอตโนมต (Office Automation System) หมายถง ระบบการสอสารขอมลความคดเหนไปส

ผอนอยางมประสทธภาพ ระบบนยงจะรวมไปถงการเกบขอมล โดยใชการทา งานของระบบคอมพวเตอร

เปนหลก

ระบบสา นกงานอตโนมต (Office Automation System) หมายถง การรวมผลตภณฑหลายชนดเขามาใน

ระบบเดยวกน หรอสามารถเชอมตอใหทา งานสมพนธกนไดโดยอาศยระบบสอสารทางโทรคมนาคมเปน

ตวเชอมความสมพนธซงอปกรณตาง ๆ จะตองทา งานประสานกนเปนอยางด

1.2 ความสาคญของสานกงานอตโนมต

สานกงานอตโนมต เปนสงทเกดขนไดไมนาน หลงจากทเทคโนโลยตาง ๆ ของระบบคอมพวเตอรและ

ระบบการสอสารตาง ๆ ไดมการพฒนามาถงขนทสามารถเชอ มตอเขาหากนไดอยางสะดวกและม

ประสทธภาพ ในลกษณะทเปนเครอขาย และสงทจะสามารถสงเกตเหนไดงายกคอ ในระบบสานกงาน

อตโนมตโดยสวนใหญแลวจะไม คอยมเรองของการใชกระดาษเขามาเกยวของในการทา งาน และสาเหตท

สาคญอกประการหนงททา ใหเกดการตนตวในเรองของสานกงานอ ตโนมตน ไดแก คาใชจายทางดาน

แรงงาน ทตองใชจายในสา นกงานเพมมากขนเรอย ๆ ทา ใหตนทนของสนคาและบรการกสงขนตามไปดวย

ประสทธภาพในการทางานลดลงไมทนกบอตราการขยายตวทางธรกจววฒนาการตาง ๆ ของเครอง

คอมพวเตอร การสอสาร เปดโอกาสใหผใชหรอสานกงานตาง ๆ สามารถนา เอาอปกรณเหลานไปใชใน

สา นกงานไดสะดวกมากยงขนเ นองจากราคาลดตากวาแตกอนมาก จะเหนวาผททางานเกยวกบขอมล

ขาวสารจะไดขอมลขาวสารตาง ๆ มาจากหลายรปแบบดวยกนไมวาจะเปนขอมลทเปนตวเลข ตวอกษร

ขอความ รปภาพ หรอเสยง ทใชในการตดตอสอสารสงขาวสารตาง ๆ ใหแกกนและกนการจดการเกยวกบ

ขอมลดงกลาว สามารถทา การจดการออกเปนลกษณะตาง ๆ ไดดงนคอ

1. การรวบรวมขอมลขาวสาร

2. การแลกเปลยนขอมลขาวสาร

3. การตดสนใจโดยอาศยขอมลขาวสารเปนพนฐานของการพจารณา

1.3 ลกษณะของสานกงานอตโนมต

สา นกงานอตโนมตทนา มาใชแทนสา นกงานในปจจบน ซงนา เขามาเพอชวยแกไขปญหาตาง ๆ สงท

ระบบสา นกงานอตโนมตกอใหเกดขน เมอทา การเปรยบเทยบกบระบบสา นกงานธรรมดาหรอสานกงาน

ทว ๆ ไป ซงมลกษณะดงตอไปนคอ

1. การรบขอมลเขาในสา นกงานอตโนมต จะใชการบนทกขอมลตาง ๆ ลงในอปกรณ

อเลกทรอนกสตาง ๆ ซงสามารถทา การเพมเตม แกไข ตรวจทาน ขอมลทปอนได

ตลอดเวลา ซงไมจา เปนตองใชกระดาษในการเกบขอมลตาง ๆ เลย

2. การจดการประมวลผลขอมล เปนการนา เอาขอมลทไดทา การปอนไวแลวในขนตอนแรกและเกบเอาไว

ในสอตาง ๆ ไมวาจะเปนเทป หรอแผนดสก แลวนา เอาขอมลเหลานนมาประมวลผลดวยโปรแกรม

คอมพวเตอรตาง ๆ

3. การเตรยมขอมลออก เปนการสงขอมลทไดจากการประมวลผล เพอนา ไปใชงานตาง ๆ ดวยอปกรณ

สอสารอเลกทรอนกสตาง ๆ ระบบโทรคมนาคม ไมวาจะเปนสายเคเบล สายโทรศพท สายโทรทศน หรอ

ดาวเทยม

4. การสงขอมลออก ความสามารถในการสงขอมลออกนจะทา ไดดกวา นอกจากจะสามารถเกบและเรยกใช

ขอมลไดแลวยงสามารถสงขอมลตาง ๆ ในรปของสญญาณดจตอลไปตามสอกลางตาง ๆ ทเรยกวา ระบบ

ไปรษณยอเลกทรอนกส

1.4 องคประกอบของสานกงานอตโนมต

สา หรบองคประกอบตาง ๆ ของระบบสา นกงานอตโนมต จะประกอบไปดวยองคประกอบ

ทสาคญ ๆ อยดวยกน 3 องคประกอบ คอ

1. สถานทใชเปนสา นกงาน สา หรบสถานททใชเปนสา นกงานนน ควรจะตองตงอยในสถานทหรอทาเลท

เหมาะสม ตามลกษณะของสา นกงานทดดงทไดกลาวมาแลวขางตน

2. เครองตกแตงสานกงาน สวนใหญในระบบสานกงานอตโนมตมกจะใชเครองตกแตงสานกงานทเปน

ระบบ Knock Down หรอระบบทสามารถถอดประกอบได มความแขงแรงทนทานสง และมความสวยงาม

กวาเครองตกแตงสา นกงานทว ๆ ไป

3. อปกรณเครองมอเครองใชสานกงาน นบไดวาเปนสงทสาคญทสดสา หรบสานกงานอตโนมตหรอ

สา นกงานสมยใหม นอกเหนอไปจากสถานททใชเปนสา นกงาน และเครองตกแตงสา นกงาน ไดแก

เครองโทรศพท เครองถายเอกสาร เครองคอมพวเตอร เครองอดสาเนาแบบดจตอล เปนตน เครองใช

สา นกงานเหลานนนจะชวยในการทนแรงในการทา งาน ลดระยะเวลาในการทา งาน ประหยดคาใชจายท

ไมจา เปนบางสวนออกไปได อทงสงเหลานจะมความ แมนยา รวดเรว และมประสทธภาพในการทางานท

สงมากอกดวย

ความสาคญของระบบเครอขายคอมพวเตอร

1. ทาใหเกดการทางานในลกษณะกลมในระหวางเครอง และอปกรณคอมพวเตอร

2. เกดการใชทรพยากรรวมกนขน โดยผใชคอมพวเตอรทกเครองทอยในเครอขาย สามารถใช แฟมขอมล

ชดคาสง ขาวสารสารสนเทศตางๆ ตลอดใชอปกรณประกอบคอมพวเตอรทมราคาแพงรวมกนได เชน

เครองพมพ ฮารดดสก สแกนเนอร ซดรอม โมเดม ฯลฯ

3. ชวยลดความซาซอนและสามารถกาหนดมาตรฐานการรกษาความปลอดภยใหกบแฟมขอมลตางๆได

สะดวก

4. สามารถขยายอาณาเขตในการสอสารขอมลไดครอบคลมกวางไกลยงขนจากเครอขายขนาดเลกทเชอมตอ

กนดวยคอมพวเตอรเพยงสองสามเครองภายในหนวยงานหรอบรษทเลกๆไปจนถงเครอขายทเชอมตอ

คอมพวเตอรนบลานๆเครองทวโลกครอบคลมไปเกอบทกประเทศทรจกกนดคอเครอขายอนเทอรเนตซง

เปนเครอขายทใหญทสดในโลก

องคประกอบระบบเครอขายคอมพวเตอร (Network Elements)

องคประกอบของระบบเครอขายคอมพวเตอรม 7 องคประกอบดวยกนประกอบดวย

1. จดเชอมตอ (Node) อยางนอย 2 จดขนไป ซงอาจจะเปน Personal Computer , Host Computer,

Workstation และ Printer

2.การดแลน(Network Interface Card : NIC)เปนอปกรณททาหนาทแปลงสญญาณและควบคมการรบสง

ขอมลระหวางเครองคอมพวเตอรแตละเครองทเชอมตอกบระบบเครอขาย รปการดแลน10/100และการด

แลน10/10

3. สอกลางในการสงขอมล (Media)ไดแกสายเคเบล คลนวทย คลนอนฟราเรด เปนตน ซงรายละเอยด

เกยวกบ สอกลางในการสงขอมล จะอธบายอยางละเอยดในบทตอไป

สาย UTP Cat 5

4. แพกเกจของขอมล (Data Packets) เปนสญญาณทวงระหวาง Node ภายในระบบ เครอขาย

5. ทอย (Address) เปรยบเสมอนบานเลขทของแตละ Node ในระบบเครอขายซงจะไม ซ ากน

6. ซอฟตแวรในการสอสารขอมล (CommunicationSoftware)เปนโปรแกรมทตดตงในเครองคอมพวเตอร

แมขาย (Server) เพอควบคมการทางานของเครองคอมพวเตอรลกขาย ไดแก Netware, Window NT/

Windows 2000 Server, Linux และ Unix เปนตน

-Netware เปนระบบปฏบตการทมผนยมใชงานในระบบเครอขายมากสาหรบเครองไมโครคอมพวเตอร

ในยคแรกๆ พฒนาโดยบรษท Novell จดเปนระบบปฏบตการเครอขายททางานภายใต MS-DOS

- Window NT, Windows 2000 Server เปนระบบปฏบตการทพฒนาโดยบรษท ไมโครซอฟต จากด สามารถ

นาไปประยกตใชงานไดหลากหลายรปแบบ เรมตนไมโครซอฟตตองการพฒนาเปนแอปปลเคชน

เซอรฟเวอร แตปจจบนสามารถประยกตไดเปนดาตาเบส เซอรฟเวอร และอนเทอรเนตเซอรฟเวอร

-Unixเปนระบบปฏบตการทกาเนดมาบนเครองคอมพวเตอรขนาดใหญ(Mainframe)ทรองรบผใชจานวน

มากสาหรบระบบเครอขายในหนวยงานใหญๆ เปนโปรแกรมจดการระบบงาน (Operating system) ใน

เครอขายคอมพวเตอรระบบหนง ไดรบการออกแบบโดยหองปฏบตการเบลลของบรษท AT&T ในป ค.ศ.

1969 ถงแมวาระบบUnixจะคดคนมานานแลวแตยงเปนทนยมใชกนมากมาจนถงปจจบนโดยเฉพาะระบบ

พนฐานของอนเตอรเนต เนองจากมความคลองตวสง ตลอดจนสามารถใชไดกบเครองคอมพวเตอรหลาย

ชนด นอกจากนน Unix ยงเปนระบบ ใชในลกษณะผใชรวมกนหลายคน (Multiuse) และงานหลายงานใน

ขณะเดยวกน (Multitasking) ผใชสามารถดดแปลง หรอเพมคาสงใน Unix ดวยตนเองเพอความสะดวกได

- Linux เปนระบบปฏบตการสาหรบระบบเครอขาย ทอยในกลมของ Free Ware ทม คณภาพและ

ประสทธภาพสง Linux พฒนาขนโดยนายไลนส ทอรวลด (Linus Torvalds) ขณะทยงเปนนกศกษาของ

มหาวทยาลยเฮซงก ประเทศฟนแลนด เขาไดสงซอรสโคด(Source Code) ใหนกพฒนาทวโลกรวมกนพฒนา

โดยขอดของ Linux สามารถทางานไดพรอมกน (Multitasking) และใชงานไดพรอมกนหลายคน

(Multiuse)ทาใหเปนทนยมแพรหลาย บางคนกลาววา "LinuxกคอนองของUnix"แตจรงๆแลวLinuxมขอด

กวายนกซ(Unix)คอสามารถทางานได

บนเครองคอมพวเตอรสวนบคคล (PC) ทใชงานอยท วๆ ไป เพราะวา Linux เปนระบบปฏบต

7. รปแบบในการเชอมตอเครอขาย (Topology) ซงเปนแผนผงทางกายภาพทจะบอกวาสญญาณขอมลจะวง

จาก Node หนงไปยงอก Node หนงในลกษณะอยางไร ซงม 3 รปแบบ คอ Bus Topology0, Ring Topology

และ Star Topology

8. อตราการสงขอมล (Data Transmission Rate) เปนความเรวทแพกเกตจานวนหนงสามารถเดนทางจาก

Node หนง ไปยงอก Node หนงในระบบเครอขาย เชน ความเรว 1 Mbps (Megabits per second) , 1Gbps

(Gigabits per second)

ประเภทของเครอขายคอมพวเตอร (Type of Network)

ระบบเครอขายคอมพวเตอรสามารถแบงแยกไดหลายรปแบบ เชน แบงแยกตามขนาดและ

แบงแยกตามการใหและรบบรการ

1. การแบงระบบเครอขายคอมพวเตอรตามขนาด

การแบงรปแบบนจะดขนาดการครอบคลมพนทเปนสาคญ ซงสามารถแบงไดเปน 3 ลกษณะดงน

- LAN (Local Area Network)

เปนกลมของคอมพวเตอรทเชอมตอกนในพนทจากดเชนภายในตกสานกงานหรอภายในโรงงาน

สวนมากจะใชสายเคเบลในการตดตอสอสารกน

เครอขาย LAN

- MAN (Metropolitan Area Network)

เปนการนาเครอขายLANหลายๆเครอขายทอยในพนทใกลเคยงกนมาเชอมตอกนใหมขนาดใหญขนเชน

เชอมตอกนในเมอง หรอจงหวด เปนตน

- WAN (Wide Area Network)

เปนกลมของเครอขายคอมพวเตอรทเชอมตอกนแบบกวางขวางอาจจะเปนภายในประเทศระหวางประเทศ

ซงภายในเครอขาย WAN จะมเครอขาย LAN หรอ MAN เชอมตอกนอยภายใน เชน สานกงานใหญ

ทเมองซานดเอโกประเทศสหรฐอเมรกาตดตอกบสานกงานสาขาในกรงมะนลาประเทศฟลปปนสซงการ

ตดตอสอสารกนอาจจะใชตงแตระบบโครงขายโทรศพทจนกระทงถงดาวเทยม2การแบงระบบเครอขายตาม

ลกษณะการใหและรบบรการเปนการแบงตามลกษณะหนาทของคอมพวเตอรแตละเครองในระบบเครอขาย

เปนสาคญอาจแบงไดเปน 2 ประเภท

- เพยรทเพยร (Peer to Peer)

เครอขายคอมพวเตอรแบบ Peer - To - Peer

เปนลกษณะของกลมคอมพวเตอรทคอมพวเตอรทกเครองมสทธเทาเทยมกนหมด (Peer)ไมมเครองไหน

ททาหนาทเปนศนยกลางของเครอขายเครองทกเครองสามารถเปนไดทงผรบบรการ(Client)และ

ผใหบรการ(Server)ไมมเครองไดมหนาทดแลจดการระบบทงหมดผใชงานแตละเครองจะเปนผดแล

ขอมลและทรพยากรของตวเอง

- ไคลเอนต - เซรฟเวอร (Client-Server)

ในกรณทองคกรมเครองคอมพวเตอรจานวนมากเครอขายแบบ Peer- To- Peer อาจจะไมสามารถรองรบได

เครอขาย Client Server จะเปนทางเลอกทเหมาะสมกวาเนองจาก Client Server มความสามารถในการดแล

ควบคมใชงานของระบบเครอทมขายผใชจานวนมากไดดกวามเครองคอมพวเตอรททาหนาทดแลระบบ

จดเกบขอมลใหบรการทง Hardware , Software และ Data รวมทงเรองของการรกษาความปลอดภย

ใหกบคอมพวเตอรทงระบบ เราเรยกคอมพวเตอรททาหนาทเหลานวาเครองใหบรการหรอเครองแมขาย

(Server) สวนเครองคอมพวเตอรทเหลอในระบบทไมไดทาหนาทนจะเรยกวา เครองรบบรการหรอเครอง

ลกขาย (Client) หรอเวรกสเตชน (Workstation) ซงจะเปนกลมคอมพวเตอรในระบบททาหนาทรบการ

บรการจากเครอง Server ซงจะทาหนาท ควบคมการใชงานทกอยางของระบบเครอขาย เชน การใชงาน

เครองพมพจะถกดแลโดย Print Server หรออปกรณและทรพยากรอนๆ จะถกดแลโดย Server เชน File

Server , Program Server สวนเครอง Client ทกเครองจะใชงานทรพยากรตางๆ โดยผานทาง Server การใช

งานระบบเครอขาย (Network Capability)การประยกตใชงานระบบเครอขายมมากมายหลายประเภทขนอย

กบวตถประสงคขององคกรทนาระบบเครอขาย มาใช ซงพอจะสรปไดดงน

- การบรการไฟล และการพมพ (File and Print Service)

- การบรการแฟกส (Fax Service)

- การบรการโมเดม (Modem Service)

- การบรการการเขาสโฮสต (Host Service)

- การบรการ Client/Server Software

- การบรการ Information Network เชน Internet

อนเทอรเนต (Internet)

เครอขายอนเทอรเนต คาวา Internet เปนคาผสมระหวาง Interconnection กบ Network เปนการเชอมตอ

ระหวางเครอขายเพอสามารถมองเหนกนไดทกเครอขาย เปนระบบเครอขายสากล ทมเครองคอมพวเตอร

เชอมตอกนมากทสดในโลก โดยทเปนผลจากการวจยและพฒนาการทางทหาร ของกระทรวงกลาโหม

สหรฐฯ ในป ค.ศ.1969 เรมจากการ เชอมโยงขอมลใน 4 มหาวทยาลย ดวยการใชโปรโตคอล (Protocol

เปรยบเหมอนกบภาษาทคอมพวเตอรใช เพอใหเขาใจความหมายของขอมลทใชรบและสงไปในเครอขาย)

แบบ TCP/IP ลกษณะสาคญคอ กาหนดใหเครองทกเครอง ทอยในระบบมหมายเลขประจาตวทเรยกวา IP

address การสงขอมลระหวางกน กจะใชหมายเลขนเหมอนกบระบบไปรษณย ซงขอกาหนดนเปนทเปดเผย

เขาใจงาย และใชไดผลด ทาใหระบบนขยายไปทวโลก

บรการตางๆ บนอนเทอรเนต

- การรบสงไปรษณยอเลกทรอนกส (E-mail) เปนระบบสอสารทางคอมพวเตอรหรอเรยกวา จดหมาย

ออนไลน ลกษณะของแอดเดรสผใช เชน m400314@hotmail.com

- การโอนยายแฟมขอมลระหวางกน (FTP หรอ Download) ทาใหผใชสามารถรบสงแฟมขอมลระหวางกน

หรอมสถานใหบรการเกบแฟมขอมลทอยในทตาง ๆและใหบรการ ผใชสามารถเขาไปคดเลอกแฟมขอมลมา

ใชประโยชนได

- การใชเครองคอมพวเตอรในทหางไกล(Telnet)การเชอมโยงคอมพวเตอรเขากบเครอขายทาใหเราสามารถ

เรยกเขาหาเครองคอมพวเตอรทเปนสถานบรการในทหางไกลไดผใชสามารถนาขอมลไปประมวลผลยง

เครองคอมพวเตอรทอยในเครอขายโดยไมตองเดนทางไปเอง

- การเรยกคนหาขอมลขาวสาร (Search) ปจจบนมฐานขอมลขาวสารทเกบไวใหใชงานจานวนมาก

ฐานขอมลบางแหงเกบขอมลในรปสงพมพอเลกทรอนกสทผใชสามารถเรยกอาน หรอนามาพมพ มลกษณะ

เหมอนหองสมดขนาดใหญอยภายในเครอขายทสามารถคนหาขอมลใดๆ กได เรยกวา เครอขายใยแมงมม

ครอบคลมทวโลก (World Wide Web : www) ซงเปนฐานขอมลทเชอมโยงกนทวโลก

- การอานจากกลมขาว หรอกระดานขาว (Web board) จะมกลมขาวเปนกลมๆ แยกตามความสนใจ แตละ

กลมขาวอนญาตใหผใชอนเทอรเนตสงขอความโตตอบได กลมขาวนจงแพรหลายกระจายขาว

ไดรวดเรว

-การสนทนาบนเครอขาย(ChatหรอIRC)ในยคแรกใชวธการสนทนากนดวยตวหนงสอเพอโตตอบกนแบบ

ทนททนใดบนจอภาพ ตอมามผพฒนาใหใชเสยงไดจนถงปจจบนถาระบบสอสารขอมลมความเรวพอก

สามารถสนทนาโดยเหนหนากนและกนบนจอภาพได

อนทราเนต (Intranet)

เปนเครอขายภายในองคกรทเปลยนโปรโตคอลในการสอสารบนระบบเครอขายแบบแลนเดมๆไปเปน

โปรโตคอลTCP/IPเชนเดยวกบอนเทอรเนตและสามารถใชโปรแกรมตางๆทพฒนาเพอใชกบอนเทอรเนต

ไดทาใหมคาใชจายถกลงมาก ตางกนตรงท อนทราเนต จะเปนเครอขายปด ใชเฉพาะในองคกรเทานน

เทคโนโลยสารสนเทศในงานสานกงาน การนาเอาเทคโนโลยสารสนเทศมาใชในสานกงานจะชวยใหเกด

ประโยชนในการดาเนนงานขององคการ โดยสามารถแบงไดดงน

1. เทคโนโลยสารสนเทศกบการบรหารงานบคคล

2. เทคโนโลยสารสนเทศกบระบบการจดซอสนคา

3. เทคโนโลยสารสนเทศสารสนเทศกบระบบบญชและการเงน

4. เทคโนโลยสารสนเทศกบงานดานการตลาด

5. เทคโนโลยสารสนเทศกบงานดานการขายการจดจาหนาย

ระบบสารสนเทศ หมายถง ชดขององคประกอบททาหนาทรวบรวม ประมวลผล จดเกบ และแจกจาย

สารสนเทศ เพอชวยการตดสนใจ และการควบคมในองคกร ในการทางานของระบบสารสนเทศประกอบ

ไปดวยกจกรรม 3 อยาง คอ การนาขอมลเขาสระบบ (Input) การประมวลผล (Processing) และ การ

นาเสนอผลลพธ (Output) ระบบสารสนเทศอาจจะมการสะทอนกลบ (Feedback) เพอการประเมนและ

ปรบปรงขอมลนาเขา ระบบสารสนเทศอาจจะเปนระบบทประมวลดวยมอ(Manual) หรอระบบทใช

คอมพวเตอรกได (Computer-based information system –CBIS)

ประเภทของระบบสารสนเทศ

1. ระบบสารสนเทศสาหรบระดบผปฏบตงาน (Operational – level systems) ชวยสนบสนนการทางาน

ของผปฏบตงานในสวนปฏบตงานพนฐานและงานทารายการตางๆขององคกร เชนใบเสรจรบเงน รายการ

ขาย การควบคมวสดของหนวยงาน เปนตน วตถประสงคหลกของระบบนกเพอชวยการดาเนนงานประจา

แตละวน และควบคมรายการขอมลทเกดขน

2. ระบบสารสนเทศสาหรบผชานาญการ (Knowledge-level systems) ระบบนสนบสนนผทางานทม

ความรเกยวของกบขอมล วตถประสงคหลกของระบบนกเพอชวยใหมการนาความรใหมมาใช และชวย

ควบคมการไหลเวยนของงานเอกสารขององคกร

3. ระบบสารสนเทศสาหรบผบรหาร (Management - level systems) เปนระบบสารสนเทศทชวยในการ

ตรวจสอบ การควบคม การตดสนใจ และการบรหารงานของผบรหารระดบกลางขององคกร

4. ระบบสารสนเทศระดบกลยทธ (Strategic-level system) เปนระบบสารสนเทศทชวยการบรหาร

ระดบสง ชวยในการสนบสนนการวางแผนระยะยาว หลกการของระบบคอตองจดความสมพนธระหวาง

สภาพแวดลอมภายนอกกบความสามารถภายในทองคกรม เชนในอก 5 ปขางหนา องคกรจะผลตสนคาใด

ประเภทของระบบสารสนเทศทสนบสนนการทางานของผปฏบตงาน/ผบรหารระดบตางๆ

1. ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing Systems - TPS) เปนระบบททาหนาทในการ

ปฏบตงานประจา ทาการบนทกจดเกบ ประมวลผลรายการทเกดขนในแตละวน โดยใชระบบคอมพวเตอร

ทางานแทนการทางานดวยมอ ทงนเพอทจะทาการสรปขอมลเพอสรางเปนสารสนเทศ ระบบประมวลผล

รายการน สวนใหญจะเปนระบบทเชอมโยงกจการกบลกคา ตวอยาง เชน ระบบการจองบตรโดยสาร

เครองบน ระบบการฝากถอนเงนอตโนมต เปนตน ในระบบตองสรางฐานขอมลทจาเปน ระบบนมกจดทา

เพอสนองความตองการของผบรหารระดบตนเปนสวนใหญเพอใหสามารถปฏบตงานประจาได ผลลพธ

ของระบบน มกจะอยในรปของ รายงานทมรายละเอยด รายงานผลเบองตน

2. ระบบสานกงานอตโนมต (Office Automation Systems- OAS) เปนระบบทสนบสนนงานในสานกงาน

หรองานธรการของหนวยงาน ระบบจะประสานการทางานของบคลากรรวมทงกบบคคลภายนอก หรอ

หนวยงานอน ระบบนจะเกยวของกบการจดการเอกสาร โดยการใชซอฟทแวรดานการพมพ การตดตอผาน

ระบบไปรษณยอเลกทรอนกส เปนตนผลลพธของระบบน มกอยในรปของเอกสาร กาหนดการ สงพมพ

3. ระบบงานสรางความร (Knowledge Work Systems - KWS) เปนระบบทชวยสนบสนน

บคลากรททางานดานการสรางความรเพอพฒนาการคดคน สรางผลตภณฑใหมๆ บรการใหม ความรใหม

เพอนาไปใชประโยชนในหนวยงาน หนวยงานตองนาเทคโนโลยสารสนเทศเขามาสนบสนนใหการพฒนา

เกดขนไดโดยสะดวก สามารถแขงขนไดทงในดานเวลา คณภาพ และราคา ระบบตองอาศยแบบจาลองท

สรางขน ตลอดจนการทดลองการผลตหรอดาเนนการ กอนทจะนาเขามาดาเนนการจรงในธรกจ ผลลพธ

ของระบบน มกอยในรปของ สงประดษฐ ตวแบบ รปแบบ เปนตน

4. ระบบสารสนเทศเพอการจดการ (Management Information Systems- MIS) เปนระบบสารสนเทศ

สาหรบผปฏบตงานระดบกลาง ใชในการวางแผน การบรหารจดการ และการควบคม ระบบจะเชอมโยง

ขอมลทมอยในระบบประมวลผลรายการเขาดวยกน เพอประมวลและสรางสารสนเทศทเหมาะสมและ

จาเปนตอการบรหารงาน ตวอยาง เชน ระบบบรหารงานบคลากร ผลลพธของระบบน มกอยในรปของ

รายงานสรป รายงานของสงผดปกต

5. ระบบสนบสนนการตดสนใจ (Decision Support Systems – DSS) เปนระบบทชวยผบรหารในการ

ตดสนใจสาหรบปญหา หรอทมโครงสรางหรอขนตอนในการหาคาตอบทแนนอนเพยงบางสวน ขอมลทใช

ตองอาศยทงขอมลภายในกจการและภายนอกกจการประกอบกน ระบบยงตองสามารถเสนอทางเลอกให

ผบรหารพจารณา เพอเลอกทางเลอกทเหมาะสมทสดสาหรบสถานการณนน หลกการของระบบ สรางขน

จากแนวคดของการใชคอมพวเตอรชวยการตดสนใจ โดยใหผใชโตตอบโดยตรงกบระบบ ทาใหสามารถ

วเคราะห ปรบเปลยนเงอนไขและกระบวนการพจารณาได โดยอาศยประสบการณ และ ความสามารถของ

ผบรหารเอง ผบรหารอาจกาหนดเงอนไขและทาการเปลยนแปลงเงอนไขตางๆ ไปจนกระทงพบ

สถานการณทเหมาะสมทสด แลวใชเปนสารสนเทศทชวยตดสนใจ รปแบบของผลลพธ อาจจะอยในรป

ของ รายงานเฉพาะกจ รายงานการวเคราะหเพอตดสนใจ การทานาย หรอ พยากรณเหตการณ

6. ระบบสารสนเทศสาหรบผบรหารระดบสง (Executive Information System - EIS) เปนระบบทสราง

สารสนเทศเชงกลยทธสาหรบผบรหารระดบสง ซงทาหนาทกาหนดแผนระยะยาวและเปาหมายของ

กจการ สารสนเทศสาหรบผบรหารระดบสงนจาเปนตองอาศยขอมลภายนอกกจกรรมเปนอยางมาก ยงใน

ยคปจจบนทเปนยค Globalization ขอมลระดบโลก แนวโนมระดบสากลเปนขอมลทจาเปนสาหรบการ

แขงขนของธรกจ ผลลพธของระบบน มกอยในรปของการพยากรณ/การคาดการณ

เทคโนโลยทนาสนใจสาหรบสาหรบสานกงานอตโนมต

- Text Editing เปนเทคโนโลยงานสานกงานทเกยวกบการใชคอมพวเตอรในการตรวจสอบและ

แกไขคาผด เชน จดหมาย รายงาน บทความ ซงเปนทรจกในชอ งานประมวลผลคา หรอเรยกวา

Word โดยมความสามารถในการ สรางเอกสาร จดรปแบบของเอกสาร บนทกและปรบปรงแกไข

- Electronic Mail หรอบรการไปรณยอเลกทรอนกส เปนการรบ -สงขอความผานเครอขาย

อนเทอรเนตไปยงผใชบรการทม E-mail Address ทวทกมมโลก

- Spreadsheet คอ ซอฟตแวรทเปนรปแบบการบนทก ในลกษณะตาราง และการคานวณขอมลทอย

ในตาราง ชวยใหผทปฏบตงานสามารถคานวณงานทยากกวาการใชเครองคดเลขธรรมดาได

- Database หรอฐานขอมล โดยโปรแกรมสาเรจรปประเภท Database มความสามารถดงน

o ใชสรางฐานขอมลและบารงรกษาฐานขอมล

o สามารถเรยกใชขอมลทเกบไวในฐานขอมลได

o สามารถถามคาถามจากกลมขอมลทเกบไวได

o เลอกใชเฉพาะระเบยน (Record) ได

o สามารถแสดงรายงานในลกษณะตาง ๆ ได

- Videotex เปนเทคโนโลยทชวยใหผปฏบตงานสานกงานรบทราบและเขาถงขอมลขาวสารจานวน

มาไดโดยการแพรภาพออกทางโทรทศน ซงชวยในดานการฝกอบรม การเรยนการสนอทางไกล

และการรบขาวสารตาง ๆ

1.ประเภทของเครองมอ เครองใชสานกงานอตโนมต

ตามลกษณะของสานกงานอตโนมตแลว จะมเครองมอเครองใชทมเทคโนโลยสง เพอใหการ

ปฏบตงานเกยวกบเอกสารไดสะดวกรวดเรวรวมทงการเกบขอมล รวบรวมขอมล และขาวสาร หรอการ

ประเภทเครองมอเครองใชในสานกงาน

1.ประเภทพมพงานในสานกงาน แระกอบดวยเครองตางๆ ดงน

1.1 เครองพมพดด

1.2 เครองคอมพวเตอร

1.3 เครองปรกระดาษไข

2. ประเภทผลตเอกสาร เอกสารในสานกงานอตโนมตมหลายประเภทจาเปนตองมเครองมอเครองใช เพอให

การจาทาเอกสาร ไดสะดวกรวดเรวดงน

2.1 เครองเยบเอกสาร

2.2 เครองอดสาเนา

2.3 เครองถายเอกสาร

2.4 เครองออฟเซต

3.ประเภทการสอสารหรอการสงขาวสาร

3.1 เครองจาหนาซองจดหมาย

3.2 เครองประทบตราไปรษณย

3.3 เครองชงจดหมาย

3.4 เครองผนกซองจดหมาย

3.5 เครองโทรศพท เครองโทรสาร

4.ประเภททใชในการเงนการบญช

4.1 เครองบวกเลขและเครองคานวณเลข

4.2 เครองมอลงบญช

4.3 เครองคอมพวเตอรเกบขอมลการเงนและพมพรายงาน

รายละเอยดของเครองมอเครองใชในสานกงานอตโนมตประเภทตางๆ มดงน

1. เครองพมพดด เครองพมพดดเปนสงประดษฐทมประโยชนมากทสดอยางหนง

ตองาน สานกงานและการดาเนนธรกจ ซงไดนามาใชเปนเครองใชสานกงานเปนเวลานานแลว หากขาด

เครองพมพดดไปแลวธรกจตาง ๆ ททากนอยทกวนนอาจจะหยดชะงกไดกได เครองพมพดดสมยกอนเปน

เครองพมพดดทใชคนเคาะนวลงบนแปนอกษร ตอมากไดมผคดทาเครองพมพดดไฟฟา และตอจากนนก

ปรบปรงเครองพมพดดไฟฟาใหสามารถพมพเอกสารไดอยางสวยงามมากขนและปจจบนเครองพมพดดใน

สานกงานหลายแหงไมไดนามาใชตออกตอไป เพราะการนาเครองคอมพวเตอรและระบบประมวลผลคา

(Word processing) มาใชอยางแพรหลายจนเขามาแทนทเครองพมพดดเหลานนไป

2. เครองอดสาเนา (Duplicating machine) เปนเครองทนแรงชนดหนงใชสาหรบอดสาขอความหรอหนงสอท

ตองการเปนจานวนมากเครองอดสาเนานมกจะเรยกกนจนตดปากวา”โรเนยว” แตความจรงโรเนยวเปน

เครองหมายการคาชนดหนงของเครองอดสาเนา การใชเครองอดสาเนาขอความหรอจดหมายทตองการได

โดยการพมพขอความทตองการลงในกระดาษไข (Stencil) ดวยเครองพมพดดแลวนากระดาษไขนเปน

แมพมพใสเขากบเครองอดสาเนาจะตองการจานวนเทาใดกกระทาไดในเวลารวดเรว เครองอดสาเนานมทง

ชนดใชแรงหมน และชนดหมนดวยกาลงไฟฟา และบางยหอกใชหมกบางยหอกใชน ายาแอลกอฮอล และ

อาจอดสาเนาตนฉบบทเปนสตาง ๆ กนได

3. โทรศพท

เปนสงประดษฐทสานกงานไมอาจจะขาดไดเพราะเปนเครองมอสาหรบการใชสอสารตดตอสนทนาระหวาง

บคคลภายในดวยกนเองหรอสนทนากบบคคลภายนอก โทรศพทไดรบการปรบปรงใหมความสามารถมาก

ไปกวาการตอสายการรบและการสนทนากบอกฝายหนงความสามารถทเพมขนไดแก การบนทกหมายเลข

โทรศพทไวตอโดยอตโนมต การบนทกเสยงของผเรยกเอาไวเมอผไมอยรบโทรศพท ฯลฯ อปกรณสาคญ

อยางหนงทเกยวกบโทรศพทในสานกงาน คอ อปกรณ ชมสายโทรศพทภายในสานกงานและใชเชอมตอ

การเรยกโทรศพทเขามาจากภายนอกไปยงโทรศพททกเครองภายในสานกงาน

4.โทรสาร

ปจจบนเครองโทรสารไดกลายเปนเครองมอสาคญสาหรบการสอสารสาหรบการสงเอกสารจากสถานทหนง

ไปยงอกสถานทหนงผานระบบโทรศพท นอกจากนนโทรสารมประโยชนอยางยงสาหรบการสงภาพลกษณ

ของเอกสารตนฉบบไปใหผรบ เชน เมอหนวยงานจดทาใบสงซอสนคาเสรจแลวกอาจจะสงใบสงซอนน

ผานโทรสารไปยงบรษทผจาหนายไดทนท พรอมกนนนบรษทกจะไดเหนรายละเอยดตลอดจนภาพตรา

ลกษณของหนวยงานและภาพลกษณของลายเซนของผบรหารทมอานาจในการลงนามเอกสารได ทาใหเกด

ความมนใจวาเปนเอกสารการสงซอทแทจรง

5. เครองตดดวงตราไปรษณยากร (Stamp Affixer)

เปนเครองชนดททาใหแสตมปชนเครองทนแรงชนดนไมใชไฟฟา การใชเครองนโดยการใชแสตมปทเปน

มวน ๆ นาเขาใสเครองเมอกดปมทเครองกสามารถตดฉกแสตปนนออกได เครองตดดวงตราไปรษณยนเปน

ทนยมกนมากเพราะเปนการทนเวลาไดมาก ในเมอมจดหมายหรอเอกสารทตองการสงทางไปรษณยเปน

จานวนมาก ๆ เครองตดดวงตราไปรษณยากรนสามารถจะบอกใหทราบดวยวาไปรษณยากรทใชไปแลวนน

เหลอเทาใด

6. เครองประทบตราไปรษณยากร (Postal Meter)

เปนเครองผนกตราไปรษณยากร จดหมายสงตพมพหรอพสดทจะสงทางไปรษณย เมอทราบนาหนกกจะ

ทราบวาจะเสยคาไปรษณยากรตามทการสอสารแหงประเทศไทยไดกาหนดไวแลวเปนจานวนเงนเทาไร

หากสานกงานนนมเครองพมพตราไปรษณยากรกไมจาเปนตองปดดวงตราไปรษณย แตจะนาจดหมายนน

เขาไปใหเครองนพมพตรา ดงจะเหนจากจดหมายตาง ๆ ซงในประเทศเรากมใชกนอยหลายบรษทแลว ถา

หากเปนพสดหรอสงตพมพทไมสามารถนาสอดเขาพมพได กใหใชกระดาษขาวเหนยว ตามขนาดท

การสอสารแหงประเทศไทยบงคบไวสอดเขาไปพมพแลวจงนามาตดกบพสดภณฑนนอกทหนง เครองชนด

นอานวยความสะดวกใหเปนอยางมากสาหรบสานกงานทมจดหมายและพสดสงออกมาก การใชเครองพมพ

ตราไปรษณยากรนจะตองขออนญาตและจดทะเบยนทการสอสารแหงประเทศไทย เจาพนกงานไปรษณยจะ

มาตงจานวนครงและราคาของดวงตราและเมอใชไปประมาณ 1,000 บาท แลวจะตองนาเงนไปชาระอกเปน

ทนสารองไมนอยกวา 5,000 บาท การใชเครองชนดนเปนการลดงานของการสอสารแหงประเทศไทยไดอก

ดวย และหากเปนชนดไฟฟากสามารถจะมผนกซองจดหมายไดอกดวย

7. เครองเปดซองจดหมาย (Envelope Opener)

การทบรษทหรอสานกงานตาง ๆ ไดรบจดหมายมาเปนจานวนมาก ๆ หากไมมเครองเปดซองจดหมาย

โดยเฉพาะกจะทาใหงานนนลาชาไปเปลา ๆ เพราะจะอาศยแตเพยงกรรไกรตดยอมไมทนความตองการ แต

ถามเครองเปดซองกอาจจะใชตดรมซองจดหมายไดครงละหลาย ๆ ซอง เพยงแตผใชเครองเคาะใหเอกสาร

หรอเอกสารหรอจดหมายนนลงไปอยอกดานหนง ๆ แลวสงใหในเครองชนดน มดจะตดรมซองไดดวย

ความเรวเมอเปดซองแลวเจาหนาทกนาเอกสารนนมาแนบไวกบซองนน

8. เครองชงจดหมายและพสด (Postal Scales)

งานในสานกงานหากมจดหมายทจะตองสงออกมาเครองชงจดหมายและพสดกเปนสงจาเปนอยางมาก

เชนเดยวกนกบเครองตดดวงตราไปรษณยากรเพราะการจะทราบคาไปรษณยากรใหถกตองกจะตองทราบ

นาหนกกอน และโดยเฉพาะอยางยงรานสรรพสนคาทมการจาหนายสงของทางไปรษณยยอมเปนสงจาเปน

เพราะเมอใดทราบนาหนกกจะปดดวงตราไปรษณยตามนาหนกไดตามตองอตราท

การสอสารแหงประเทศไทยไดกาหนดไวเปนการสะดวกและรวดเรวอยางยง

9. เครองผนกซองจดหมาย (Envelope Sealing Machine)

เครองทนแรงชนดนเปนเครองอตโนมตทประดษฐขนเพอจะทาใหการทซองนนมความชนแลผนกซองได

ดวย การใชเครองนโดยนาเอาซองทไดบรรจเอกสารไวเพอผนกบรรจวางในททจะปอนเขาเครอง การวาง

ซองตองวางซอนราบ ๆ เพอใหเครองทใหกาวทซองชนกอน แลวเครองจะผนกเสรจเรยบรอยไดโดย

อตโนมต เปนการประหยดเวลาไดเปนอยางมากเชนเดยวกบเครองพมพดวงตราไปรษณย

10. เครองคานวณเลข (Calculating Machine) เครองคานวณเลขนแบงออกเปน 2 ชนด คอ ชนด Ten Key

Machine และชนด Full Key Machine เครองเหลานสามารถทจะคานวณการบวก ลบ คณ หาร ไดรวดเรว

ผลลพธนนจะปรากฏบนกระดาษมวนหรอบนสวนหนงของเครองคานวณเลข เหลานน เครองชนดนบาง

ชนดกเปนแตเพยง Adding Machine เทานน คอสามารถทจะบวกลบเทานนและมทงประเภทใชมอโยกและ

ใชไฟฟา สาหรบชนด Full Key Machine นนเปนเครองชนดแปนมากคอ ตอนบนมแถวเปนเลข 9 ตลอด

แนว และแถวตอๆ มากเปนเลข 8,7,6, ฯลฯ ตลอดแถวจนเปนเลข1 โดยแตละแถวม 10 แปน

11. เครองสงงาน (Dictaphone) ตามสานกงานหางรานใหญๆทมปรมาณงานมากผบงคบบญชาอาจไมมเวลา

พอทจะมาสงงานดวนตนเองได เมอเปนเชนนกจาเปนตองใชเครองสงงานอนเปนเครองบนทกเสยงชนด

หนง โดยผบงคบบญชาสงงานไวในเครองนน เมอเลขานการมากเปดเครองฟงเครองชนดนขณะทเปด

อาจจะหยดไดตามตองการ ผทเชยวชาญในการฟงมกจะฟงไปดวยและพมพไปดวย และสามารถทาใหเสยง

ดงฟงไดเฉพาะหรอเสยงดงออกเชนเครองบนทกเสยงอนๆ

12. เครองลงบญช◌ เครองทนแรงชนดนมประโยชนมากสามารถอานวยความสะดวกไดเปนอยางดยงซงมอย

หลายชนดดวยกน บางชนดสามารถใชบวก หก รวม ไดโดยอตโนมตจดลาดบจากคอลมนหนงไปยงอก

คอลมนหนง บางชนดกสามารถผานบญชรายรบ รายจายและบญชแยกประเภททวไปรวมทงใชบนทก

รายการเกยวกบสถต การบนทกสนคาคงคลง และบางแบบกทาบญชของลกคาสมดรายวนและพสจนยอดทง

สองขางได

2. ประโยชนทไดรบจากเครองมอ เครองใชสานกงานอตโนมต

ประโยชนทไดรบจากการใชเครองใชในสานกงานอตโนมต มประโยชนตอธรกจอตสาหกรรมเปนอยางมาก

สะดวกตอการสบคนขอมล การตดตอสอสารตางๆ ดงพอจะแยกเปนขอๆไดดงน

1. ลดตนทนการทางานไดรวดเรวมประสทธภาพและถกตอง ผลงานตอหนวยถก

2 .ลดความเบอหนายการทางานซาๆ ซากๆ ทใชคนทามกจะทาใหเกดการเบอหนายเพราะฉะนนถาใช

เครองจกรแทนจะทาใหการทางานทนาเบอหนายนนหมดไป เชน การจาหนาซอง ปดซอง ปดแสตมป โดย

ใชเครองจกรแทน

3. ความเมอยลา งานททาซ าซากทาใหเกดความเมอยลา

4. ทาใหดสวยงาม เมอใชเครองจกรพมพเอกสารตางๆ จะทาใหแลดสวยงามเปนระบบเปนระเบยบในอน

วอยซ พมพสมดเชค พมพใบฝากเงน เปนตน

5. เพมประสทธภาพและความถกตอง เชน การใชเครองจกรลงบญชหรอเครองคานวณเพอเพมพน

ประสทธภาพและลดความผดพลาดลงไดมาก เพมความนาเชอถอ

6. ควบคมไดด เชน การใชเครองจกรปมเชคและการลงนามโดยเครองจกร ปองกนการปลอมแปลงเอกสาร

7. ชวยปลดเปลองงานทคงคาง เชน ใชเครองจดคาบอก หรอใชเทปในการบนทกรายงานการประชม

3. วธการบารงรกษาเครองมอใชในระบบสานกงาน

เครองมอเครองใชทกชนด จะตองมวนชารด หรอเสอมสภาพซงจะทาใหการปฏบตเกยวกบขอมลตางๆ

ผดพลาด ฉะนนผบรหารสานกงานจะตองมการบารงรกษาเครองมอเครองใชในสานกงานอตโนมตดงน

1. มบญชรายละเอยดควบคมเครองมอเครองใชสานกงาน รวมทงทาทะเบยนประวตการใชงานของเครองมอ

เครองใชทกชนด มการอบรมการซอมเครองมอชนดตางๆ สามารถใชพนกงานแกไขเครองของตนเองได

2. แตงตงคณะกรรมการซอมบารงรกษาเครองมอเครองใช มการอบรมการซอมเครองมอชนดตางๆ สามารถ

ใชพนกงานแกไขประวตของตนเองได

3. จดจางบรษทเพอซอมบารง เปนรายป หรอรายเดอน ตามระยะเวลาการใชงาน

4. มการระดมความคดรวมกนในการปองกนการชารดของเครองมอ เครองใช

5. กาหนดแนวทางการซอมบารงเสนอฝายบรหารระดบสงใหรบทราบ

6. มคลงพสด อะไหล สาหรบเปลยนอปกรณทชารดไดทนเวลา

4. วธควบคมเครองมอใชในสานกงานอตโนมต

หนาทสาคญอกประการหนงของผบรหารสานกงาน คอการควบคมเครองมอเครองสานกงานเพอใหการ

ดาเนนงานในสานกงานมประสทธภาพยงๆขน และสามารถใชเครองมอททนสมยและใหไดผลตอการ

ดาเนนงาน เพราะฉะนนถาขาดความรอบคอบในการบนทกและควบคมแลวจะทาใหเครองมอนนสญเสย

หรอชารดได ฉะนนผบรหารงานสานกงานควรเอาใจใสในเรองตอไปนคอ เครองมอนนสญเสยหรอชารด

ได ฉะนนผบรหารสานกงานเอาใจใสในเรองตอไปนคอ

1. บนทกหมายเลขของเครองใชไมวาจะเปนเครองทซอหรอเชามากตาม

2. บนทกวนททซอหรอเชามาใหละเอยด

3. บนทกมลคาหรอราคาของเครองมอนน

4. อายการใชงานของเครองมอ (เพอจะไดรคาเสอม)

5. คาเสอมราคาแตละปของเครองมอเครองใช

6. มลคาทแทจรงในขณะนน

7. บนทกแหลงทตงของเครองมอ

8. ใหหมายเลขกากบเครองใชแตละชนเพอใหทราบวามจานวนกชน

9. ตนทนและคาบรการของเครองมอเครองใชแตละชนวาสนเปลองคาใชจายมากนอยเพยงใด

คอมพวเตอร (Computer) หมายถง อปกรณทางอเลคทรอนกส ทสามารถกาหนดชดคาสง (Programmed)

เพอใหเกดการรบขอมลจากสวนนาเขา (Input Unit) แลวนามาทาการประมวลผล (Processing) ใหเกดเปน

สารสนเทศในสวนแสดงผลลพธ (Output Unit) ทเกดประโยชนและเราเกบสารสนเทศเหลานไวในสวน

สารองขอมล (Secondary Storage) ทเราสามารถนากลบมาใชหรอปรบแกไดตามตองการ

2. องคประกอบพนฐานของคอมพวเตอร

องคประกอบของเครองคอมพวเตอร ไมวาจะเปนเครองคอมพวเตอรขนาดเลกไปถงคอมพวเตอรขนาดใหญ

ทมการทางาน ซบซอนเพยงใดกตาม เมอเราพจารณาแลวจะเหนไดวาม องคประกอบเหมอนกน คอ สวน

นาเขา (Input) สวนประมวลผล (Process) สวนแสดงผล (Output) และสวนเกบขอมล (Storage)

ระบบคอมพวเตอรสวนบคคลหรอทเราเรยกวา พซ ทเราสามารถพบเหนไดบอบจะเหนไดวาพซสวนของ

อปกรณนาขอมลเขา ซงจะนาขอมลไปสสวนการประมวลผลกลางทอยในเครอง(กลองสเหลยมดานซายของ

จอภาพทเรยกวา โปรเซสเซอรลกษณะกลองวางเปนแนวตงเราเรยกวา “ทาวเวอร” (Tower) เพราะมลกษณะ

เหมอนหอคอย นยมตงไวทพนเพอประหยดเนอททางาน) โดยผานอปกรณทเราเรยกวา เมาส คยบอรด หรอ

ไมโครโฟน และแสดงผลในสวนแสดงผลโดยผานอปกรณทเรยกวาจอภาพหรอเครองพมพและถามเสยงก

จะสงออกทางลาโพงไดเชนกน และถาตองการเกบขอมลเหลานไวกจะเกบขอมลไวในสวนสารองขอมล

โดยผานเครองอานและเขยนแผนดสกเกตปจจบนทนยมใช จะเปนแผนดสกเกต ทมขนาด 31/2 นว หรอเกบ

ไวในเครองอานหรอเขยนฮารดดสกทสามารถนาขอมลเขาออกมาใชไดสะดวกและรวดเรวกวา นอกจากน

เราอาจเกบขอมลลงนปกรณทเรยกวาเครองอานและเขยน CD-ROM ในลกษณะขอมลทเปนดจตอล

3. ความสามารถของคอมพวเตอร

สาเหตสาคญททาใหคอมพวเตอรไดรบความนยมมากจนถงกบตองมการจดซอหาไปใชในหนวยงาน หาง

ราน และบรษทตางๆนน เปนเพราะความสามารถสาคญหลายประการดวยกนคอ

1. ความสามารถในการเกบบนทกขอมลตางๆ ไดโดยอตโนมตคอมพวเตอรจะทางานไดตองมขอมล และถา

จะใหดและรวดเรวกควรจะใหคอมพวเตอรเกบขอมลเขาไปทางานไดโดยอตโนมตเสยดวย ตวอยางทเหนได

ชดกคอ ตฝากถอนเงนอตโนมต หรอตเอทเอมนนสามารถอานบตรเอทเอมซงบนทกหมายเลขบญชของ

เจาของบตรและรบขอมลวา เจาของบตรตองการฝากหรอถอนเงนไดโดยอตโนมต ตวอยางอนๆ ไดแก

1.1 การใชดนสอฝนบนกระดาษคาตอบขอสอบ แลวนาไปเขาเครองอาน เพอใหคอมพวเตอรตรวจสอบ

และคดคะแนนสอบไดโดยอตโนมต

1.2 การใชรหสแทงตดบนฉลากสนคา แลวใชเครองอานรหสแทงอานเพอสงไปใหคอมพวเตอรวาสนคานน

มราคาเทาใด

2. ความสามารถในการเกบขอมลเอาไวใชงานไดเปนจานวนมากๆ คอมพวเตอร การทคอมพวเตอรเกบ

ขอมลไดมากมายมหาศาลนทาใหมประโยชนในการเกบบนทกเรองราว ขอความ สถตหรอภาพตางๆไดเปน

จานวนมากและทาใหเกดแนวคดเกยวกบฐานขอมล

ซพย (CPU) หรอ โปรเซสเซอร (Processor)

เปนอปกรณชนหลก เปรยบเสมอนเปนสมองของคอมพวเตอร ซพยจะมหนาทประมวลผลคาสงตางๆ ซง

ปจจบนมการพฒนาใหมความเรวทสงกวาเดมมาก และมจานวนแกน Core มากขน ปจจบนมผผลต CPU 2

คายดง ไดแก Intel และAMD

เมนบอรด (Main Board)

หลงจากเลอกคายผผลตไดแลว ขนตอไปจะเปนจะเปนการเลอก Main board

ทตองการใชงาน โดยตองเลอกใหรองรบกบ CPU ทเลอกไว โดยยหอทเปนท

นยมไดแก Asus, Gigabite, Intel, … ซงการเลอกเมนบอรดจะตองดขอมล

เกยวกบอปกรณอนๆ ดวยวารองรบอะไรบาง

แรม (RAM) หรอ หนวยความจา (Memory)

การเลอก RAM จะพจารณาในเรองของ ประเภทของ RAM ซงปจจบนจะนยม DDR3 ทมความเรวสกวา

DDR2 จากนนจะความจของ RAM ปจจบน RAM ทจะเครองคอมพวเตอรไม

ควรตากวา 2 GB สวนเรองจานวน Slot, ความเรว RAM อาจจะตองพจารณา

รวมกบขอจากดของ Main Board ดวย สาหรบการรบประกนสวนใหญจะ Life

Time กนหมดแลว ยหอทเปนทนยมไดแก Kingston, Kingmax, …

ฮารดดส (Harddisk)

การเลอก Harddisk มกจะดทความจเปนหลก สวนการเชอมตอปจจบนจะเปนแบบ SATA II เกอบทง

หมดแลว อกอยากทควรสนใจคอระยะเวลารบประกน สวนใหญจะอยท 3-5

ป สาหรบคณสมบตอน เชน ขนาด 3.5 นว ความเรว 7,200 รอบตอวนาท

สวนยหอทนยมไดแก Seagate, Western, …

การดจอ (Display Adapter) หรอ กราฟคการด (Graphic Card)

การเลอกการดจอใหพจารณาจากการใชงานเปนหลก กรณทไมไดเอาไปเลน

เกมส หรอ งานออกแบบ 3 มต คณสามารถเลอกซอการดจอธรรมดาๆ มาใชได

เลย สวนทควรสนใจคอ ควรตรวจสอบเรองการเชอมตอ (Slot) วารองรบกบ

Mainboard ทคณเลอกหรอไม เชน AGP, PCI Express ทสาคญคอ ถาเมนบอรด

ของคณมการดจอออนบอรดอยแลว คณไมจาเปนตองซอการดจอเลย (สงเกตได

จากดวาเมนบอรดมชองตอสายจอใหหรอเปลา) สาหรบยหอใหดท ชปเซต (Ship Set) ทนยมไดแก ATi,

Nvidia , Intel

ไดรฟ Drive DVD

ควรเลอกซอแบบ DVD Writer สวนคณสมบตอนไมตางกนมากนก ถาเปนเครองทใชสวนตวแนะนาใหซอ

ตดเครองไว จะชวยใหคณตดตงโปรแกรมไดงายขน แตถาเปนเครอง

สาหรบใชในบรษทหลายๆ เครองคณอาจจะซอ External DVD Writer

มาใชตวเดยวกพอ

0หลกการเลอกซอซอฟตแวร0

ขอควรพจารณาสาหรบการเลอกซอฟตแวรเพอใชงาน9

ประเภทของซอฟตแวร9

ผลเสยจากการเลอกซอฟตแวรไมมคณภาพ

3ขอ 1 มซอฟตแวรทดลองใชงานหรอไม3

ถอเปนอนดบแรกในการเลอกซอฟตแวรเพอใชงานกบธรกจของคณ เนองจากการไดทดลองใชงานถอเปนทางเลอก

ในการทดสอบและทดลองซอฟตแวร ◌วาเหมาะกบธรกจหรอไม อกประการคอถอเปนการตรวจสอบซอฟตแวร ของ

ผผลตดวยวาใชงานไดจรงตามทโฆษณาไวหรอไม ถาหากดจรงกคอยซอมาใชงาน

3ขอ 2 พจารณาถงประวตของบรษทในดานการพฒนาซอฟตแวร3

8ขอควรพจารณาสาหรบการเลอกซอฟตแวรเพอใชงาน

5สาหรบการพจารณาในจดนกเพอทจะเปนการการนตวา เมอเราซอสนคาของบรษทนแลวจะไดรบการพฒนาซอฟตแวร

ใหมความสามารถใหม ๆ ทนยคของโลกปจจบนเสมอ เนองจากทกวนนเทคโนโลยดานคอมพวเตอรมการเปลยนแปลง

รวดเรวมากไมถง 5 ปกจะตองมการอพเดทซอฟตแวร แตหากขาดบรษททมความสามารถใน การพฒนาซอฟตแวรแลว

เรากจะตองสนเปลองงบประมาณในการจดซอซอฟตแวรตวใหมมาใชงานอก

3ขอ 3 พจารณาถงระบบปฏบตการทใชงานรวม3

โดยสวนใหญเรามกทางานบนเครองคอมพวเตอรทมระบบปฏบตการเปน Windows หากซอฟตแวรตวใดทมการทางาน

บนระบบดอส ซงถอวาลาหลงมากกไมควรทจะซอหามาใชงานเพราะไมรองรบกบเทคโนโลยทจะมมาในอนาคตนนเอง

ขอ 4 พจารณาถงบรการหลงการขาย

การพจารณาบรการหลงการขาย ถอเปนจดสาคญในการเลอกซอฟตแวรเปนอยางยง เนองจากการทางานบางอยางของ

ระบบ อาจเกดขอผดพลาดเมอใชงานนานวนเขา สาหรบการทดสอบในจดนกทาไดไมยาก กอนอนควรทจะดบรการ

กอนการซอกอนวามการใหคาปรกษา เปนอยางไร โทรเขาไปสอบถาม หรอเขาไปทบรษทแลวไดรบ การตอนรบ

อยางไร โดยเฉพาะในชวงของการทดลองใช โปรแกรมหากขอรบความรหรอขอทราบการแกไขปญหาแลวไดรบการ

แกไขหรอตอบรบ ทดกถอเปนอกหนงจด ทชวดตอการเลอกใชซอฟตแวรของบรษทนน ๆ

ขอ 5 คานงถงประโยชนใชสอย

โดยสวนใหญซอฟตแวรทเขยนขนมาในปจจบนจะเขยนในลกษณะทคอนขางครอบคลมหลายธรกจใหสามารถนาไป

ประยกตใหเขากบการทางานในแตละสวน แตละกจการ เราจงควรศกษาถงสวนประกอบตาง ๆ วาในหนวยงานมการใช

งานหรอไม สวนใดทสามารถปรบเปลยน แกไขไดหรอไมไดจะไดเปน การลดสวน ทไมจาเปนออกไปและคอนขาง

ประหยดงบประมาณลงไปอก

ประเภทของซอฟตแวร

1. ซอฟตแวรทพฒนาขนมาใชงานเอง4

เปนซอฟตแวรททางบรษทไดจางโปรแกรมเมอรหรอบรษทเขามารบผดชอบกบการเขยนโปรแกรมขนมา

เพอใชงานเฉพาะบรษทเอง ซงกมทงขอดและขอเสยแยกเปนดงน

4ขอด

- ซอฟตแวรทเขยนขนมาตรงกบความตองการของผใชงาน เนองจากไดมการศกษาถงระบบการทางานตางๆ

อยางละเอยด

- มความยดหยนสงในการทางาน สามารถปรบเปลยนไดเพอใหเหมาะสมกบระบบปจจบน

4ขอเสย4

- ผประกอบการตองลงทนในดานคาใชจายสงเพอจางทมวศวกรหรอโปรแกรมเมอรในการวเคราะหระบบ

และเขยนโปรแกรม

- คอนขางใชเวลาในการจดทาและพฒนาซอฟตแวรนาน เพอใหไดตรงตามความตองการและสามารถ

ประสานขอมลในสวนตาง ๆ

ใหเขากนได ซงตองอาศยการทดสอบจรงและใชระยะเวลานาน

- ความเสยหายจากการพฒนาไมสาเรจคอนขางสงหากมการปรบเปลยนโปรแกรมเมอรหรอทมงาน

2. ซอฟตแวรสาเรจรป (Package)

ซอฟตแวรสาเรจรป เปนอกหนงทางเลอกสาหรบผประกอบการทตองการหลกเลยงปญหาตาง ๆ ของการ

จดทาซอฟตแวรขนมา

ใชงานเอง เนองจากมใหเลอกหลากหลายบรษทแตกมทงขอดและขอเสยดงน

4ขอด

- สะดวกตอการเลอกซอเนองจากมหลายซอฟตแวรในตลาดทผลตออกมาแขงขนกน6

- สามารถใชงานไดทนทเมอการตดตงสาเรจ

- ประหยดงบประมาณ เนองจากมราคาคอนขางถกกวาการพฒนาซอฟตแวรเอง6

4ขอเสย4

- ตองทาการศกษาซอฟตแวรใหเขาใจถงหลกการใชงาน6

- บางสวนของการทางานไมสามารถใชงานไดเนองจากไมตรงความตองการ6

- ไมมบรการหลงการขาย

3. ซอฟตแวรทเปนกงสาเรจรป (Package)

ซอฟตแวรกงสาเรจรปเปนอกหนงทางเลอกหากผประกอบการตองการใชงานซอฟตแวรทสามารถ

ปรบเปลยนรายละเอยดใหเขากบงานได โดยสวนใหญซอฟตแวรประเภทนจะสรางงานทเปนพนฐานมาให

แลวผประกอบการสามารถทจะนามาปรบเปลยนในรายละเอยด หรอขอมลใหเขากบกจการหรอการทางาน

แตละสวนได ปจจบนซอฟตแวรสวนใหญจะสรางออกมาในรปแบบนและหากมบรการทดกจะม

6ทมงานเขามาชวยเหลอ ในดานการใหคาแนะนาหากเกดปญหาในการใชงาน ซงไมตองเสยคาใชจายทสง

มากน6ก

7ผลเสยทเกดจากการเลอกซอฟตแวรไมมคณภาพ

• 8เกดความลาชาและขาดประสทธผลตอการทางานในระบบตาง ๆ โดยเฉพาะในฝายขายและบญชซง

ตองการความฉบไว และความมประสทธผล

• 8ขาดโอกาสในการดาเนนธรกจ เนองจากขาดขอมลทจะชวยในการตดสนใจ ซงซอฟตแวรทดโดย

สวนใหญจะทาการวเคราะหขอมลในดานนให

• 8เพมภาระในการจดงบประมาณเพอการบารงรกษาซอฟตแวร หรอตองตงงบประมาณเพอซอ

ซอฟตแวรตว ใหมเขามาใชในกจการ

• ขาดความกาวหนาตอการพฒนาระบบ เนองจากตองทนใชซอฟตแวรเดม ซงไมรองรบเทคโนโลย

ใหม ๆ

• เสยเวลาในการเลอกซอซอฟตแวรตวใหม เนองจากตองมการคดพจารณาถงขอดขอเสยและความ

เขากนไดกบระบบเดม

• กจการหรอองคกรขาดความสามารถในการแขงขนทางธรกจเพราะขาดเทคโนโลยทมคณภาพ

1. 10ความหมายของการวางแผนระบบสานกงานอตโนมต10

การวางแผนระบบสานกงานอตโนมต คอ การศกษารายละเอยดทงหมดของระบบสานกงานปจจบนเพอ

นาไปประกอบการวเคราะหและตดสนใจสาหรบกาหนดทศทางหรอแนวทางในการปฏบตทเหมาะสม ทจะ

เปลยนแปลงระบบสานกงานในขณะนนไปสการเปนระบบสานกงานอตโนมตทมประสทธภาพในการ

ทางานทดกวาเดม โดยทวไปแลวการวางแผนระบบสานกงานอตโนมตจะหมายถง การดาเนนงานเกยวกบ

การแจกแจงกจกรรมหรอขนตอน ทจะตองดาเนนการออกมาจากระบบงานทงหมด การกาหนความสมพนธ

ระหวางขนตอน ดงกลาววามลาดบการดาเนนงานกอนหลงอยางไร พรอมทงการกาหนดขอบเขตและ

วตถประสงคของขนตอนเหลานน การกาหนดบคลากรทจะรบผดชอบดาเนนการในขนตอนนน ๆ การ

กาหนดหรอประมาณระยะเวลาและทรพยากรตาง ๆทตองใชในแตละขนตอนตลอดจนการจดเตรยมหา

ขอมลรายละเอยดทเกยวของเพอนาไปประกอบการดาเนนงานของขนตอนดงกลาวได

2. ความสาคญของการวางแผนระบบสานกงานอตโนมต10

ในการจดทาระบบสานกงานอตโนมตนนเปนระบบทตองใชเงนทนมาก ดงนนเพอให การจดทาระบบ

เปนไปอยางมประสทธภาพและเปนการลดความเสยงตอความลมเหลวทอาจ เกดขน การวางแผนระบบ

สานกงานอตโนมต จงเปนเครองมอสาคญทผบรหารนามาใชสาหรบจดทาระบบสานกงานอตโนมตท

ตองการใหกลายเปนจรงขนมาได เพราะเนองจากการวางแผนมความสาคญ ดงน

2.1 การกาหนดทศทางการวางแผนชวยกาหนดทศทางขององคการในลกษณะทมจดมงหมายหรอ

วตถประสงคทแนนอนชดเจนและมผลทาใหสามารถลดความไมแนนอนและปญหาความยงยากซบซอนท

จะเกดขนในอนาคตลงได

2.2 การดาเนนงานการวางแผนทาใหการดาเนนงานเปนไปอยางชดเจน มระเบยบ

แบบแผนและเปนระบบ ชวยทาใหผปฏบตงานเกดความมนใจทจะดาเนนการตามกจกรรมหรอขนตอนท

กาหนดไวในแผน เพราะเนองจากกจกรรมเหลานนไดมการพจารณามาแลวอยางรอบคอบ

2.3 การปรบตวการวางแผนทาใหองคการสามารถปรบตวเขากบสภาพแวดลอมไดเปนอยางด เนองจากการ

วางแผนเปนการมองเหตการณตาง ๆ ในอนาคตทอาจจะเกดขน ดงนน องคการทราบถงขนตอนตาง ๆ ท

จะตองดาเนนการกอนลวงหนา

2.4 การตดสนใจการวางแผนทาใหผบรหารเขาใจสภาวะแวดลอมของการปฏบตทจะตองทาการตดสนใจได

ดขน และทราบหนาทความรบผดชอบตองานในหนาท ทาใหมความเชอมนในการบรหารงานมากขน

2.5 การวเคราะหการวางแผนทาใหการวเคราะหปญหาตาง ๆ เปนไปอยางระมดระวงและรอบคอบซงจะ

สงผลใหการดาเนนงานมประสทธภาพมากยงขน

2.6 การประสานงานการวางแผนเปนการประสานงานการทางานระหวางบคลากรและชวยลดความขดแยงท

อาจเกดขน ทงนเนองจากไดการกาหนดหนาทความรบผดชอบของบคคล

แตละบคคลพรอมทงขนตอนการทางานไวในแผนเรยบรอยแลว ทาใหทกคนรบทบาทหนาทของตนเองไม

ไปกาวกายงานของผอน ดงนนความขดแยงกจะลดลง

2.7 การควบคมการวางแผนทาใหสามารถควบคม ตดตามและประเมนผลความกาวหนา

ของระบบงานไดอยางใกลชด โดยผบรหารสามารถตรวจสอบความสาเรจของวตถประสงคทกาหนดไดจาก

การเปรยบเทยบผลการดาเนนงานทเกดขนจรงกบผลการดาเนนงานทกาหนดไวในแผน

2.8 การใชทรพยากรการวางแผนทาใหการใชทรพยากรเปนไปอยางมประสทธภาพ และสอดคลอง

ประสานกนดวยด เนองจากในแผนงานทวางไวไดมการกาหนดและจดสรรทรพยากรตาง ๆทจะใชในแตละ

ขนตอนไวแลว

2.9 การระดมความคดการวางแผนเปนการระดมความคดซงสงเสรมใหเกดความคดสรางสรรคและ

แนวความคดใหม ๆ ทมประโยชนตอการดาเนนงานองคการ การวางแผนจงสามารถถกใชเปนเครองมอฝก

และพฒนาความคดของบคลการในองคการไดดวย

3. คณสมบตของการวางแผนทด10

การวางแผนพฒนาระบบสานกงานอตโนมตทดควรจะประกอบดวย คณสมบตดงน

3.1 การครอบคลมงานการวางแผนพฒนาระบบฯ ควรเปนแผนทครอบคลมงานทตองดาเนนการทงหมดใน

การพฒนาระบบสานกงานอตโนมต โดยเฉพาะอยางยงงานทสาคญ

3.2 การประมาณการวางแผนพฒนาระบบฯ ควรมการประมาณการ การใชบคลากร การใชงบประมาณ การ

ใชเวลา ตลอดจนการใชทรพยากรอน ๆ ทจาเปนเพอการดาเนนการในขนตอนตาง ๆ ใหใกลเคยงกบความ

เปนจรงมากทสด

3.3 การยอมรบการวางแผนพฒนาระบบฯ ควรเปนทยอมรบตอทกคนทเกยวของและตองเปนแผนงานทงาย

ตอการทาความเขาใจ

3.4 การนาไปใชการวางแผนพฒนาระบบฯ ควรจะสามารถนาแผนงานไปปฏบตงานไดจรง

3.5 การเปลยนแปลงการวางแผนพฒนาระบบฯ ควรมความงายและสะดวกตอการแกไขเปลยนแปลง

4. การพฒนาระบบสานกงาน10

การพฒนาระบบสานกงาน จดไดวามความสาคญเชนเดยวกบการดาเนนกจกรรมของสานกงาน เพราะ

สานกงานจะตองมความทนตอสภาพการณของสงคมเสมอ การจดระบบ

สานกงานใหมความคลองตวในการบรหารปรบระบบทางานใหมประสทธภาพ จะทาใหมความ

ไดเปรยบตอคแขงการพฒนาสานกงานมองคประกอบและปจจยทสาคญอยหลายประการ เชน การวางแผน,

การเตรยมขอมล, เตรยมทมงาน การศกษาทาความเขาใจในเรองดงกลาวจะทาใหเรามความสามารถเพยง

พอทจะทาการพฒนาระบบสานกงานได

5. องคประกอบในการพฒนาระบบสานกงาน10

5.1 ทมงานพฒนาระบบสานกงานอตโนมต

เพอใหการพฒนาระบบสานกงานอตโนมตเปนไปอยางมประสทธภาพจาเปนตองมการจดตงทมงานเพอการ

บรหารและพฒนาระบบสานกงานอตโนมต ตลอดจนกลมบคคลทมสวนเกยวของกบการพฒนาระบบ

สานกงานอตโนมต อาท คณะกรรมการบรหาร กลมทปรกษา กลมผสนบสนน กลมคณะทางาน

5.2 แผนงานการพฒนาระบบสานกงานอตโนมต

แผนงานหลกของการพฒนาระบบสานกงานอตโนมต เปนแผนงานทจดทาขนเพอใชเปนพนฐานในการ

จดสรรทรพยากรและควบคมการดาเนนงานใหสาเรจตามเปาหมายทวางไวซงจะประกอบไปดวย 2 สวน คอ

5.2.1 แผนกลยทธ แผนระยะยาวเปนแผนงานทควบคมระยะเวลาหลายป(3 ถง 5 ป) หรอแผนกลยทธนใน

แผนจะกาหนดถงเปาหมายและทศทางทองคการมงจะส

5.2.2 แผนดาเนนการ แผนระยะสนใชสาหรบระยะเวลา 1 ป หรอแผนดาเนนการเปนแผนงานทจดทาขน

เพอใชเปนพนฐานในการกาหนดหนาทความรบผดชอบรวมทงวดผลการปฏบตงานในดานตาง ๆ ของ

หนวยงานทเกยวของภายในองคการ

5.3 ขอมลรายละเอยดประกอบการพฒนาระบบสานกงานอตโนมต

ในการดาเนนงานใด ๆ กตาม ขอมลจดเปนองคประกอบทสาคญทจะทาใหผดาเนนงานไดทราบหรอรเหน

เกยวกบสงทตนเองตองเกยวของดวย และทาใหผดาเนนสามารถเตรยมพรอมและกาหนดแนวทางหรอ

วธการทจะดาเนนงานไดอยางถกตองและเหมาะสม สาหรบการพฒนาระบบสานกงานอตโนมตนน ขอมล

และรายละเอยดถอเปนองคประกอบทสาคญอยางหนงทจาเปนตองมโดยปกตขอมลรายละเอยดทใช

ประกอบในแตละขนตอนของการพฒนาระบบสานกงานอตโนมตนน จะไดมาจากรายงานผลกาดาเนนงาน

ของขนตอนทผานมา

5.4 เครองมอหรอเทคนคในการพฒนาระบบสานกงานอตโนมต

มวตถประสงคเพอชวยอานวยความสะดวกและเพมประสทธภาพการดาเนนงานใหแก

ทมงานพฒนาระบบสานกงานอตโนมตตลอดจนชวยทาใหประหยดทรพยากรตาง ๆ อาทเชน เวลา คาใชจาย

กาลงคน ฯลฯชนดของเครองมอหรอเทคนคทใชในแตละขนตอนการพฒนาระบบสานกงาน

อตโนมต

5.4.1 การเขยนโฟลวชารต เทคนคการเขยนโฟลวชารต (flowcharting technique) เปนเทคนคการเขยน

แผนภาพแสดงขนตอนการทางานของระบบงานในสานกงาน ซงจะใชในขนตอนการศกษาและวเคราะห

ระบบเครองมอทใชในการเขยนแผนภาพโฟลวชารตไดแกโปรแกรมสาเรจรปตาง ๆ

5.4.2 การประมาณการ เทคนคการประมาณการ (estimating technique) เปนเทคนคทใชในการประมาณ

การทรพยากรตาง ๆ ทจาเปนตองใชในแตละขนตอนของการพฒนาระบบสานกงานอตโนมตประมาณการ

จะมอยดวยกน 4 ชนดคอ

1) การมองภาพรวมการประมาณการชนดนเปนการประมาณการอยางคราว ๆ โดยมองภาพรวมของ

ระบบงาน แลวจงทาการกาหนดขอบเขตของระบบงานวาควรเปนอยางไร

2) การตอรองการประมาณการชนดนเปนลกษณะของการมอบหมายงานเปนสวนบคคลไปโดยหวหนา

ระบบงานจะกาหนดหรอกะประมาณการใชทรพยากรตาง ๆ ใหดวย ผทไดรบมอบหมายงานจะศกษางาน

พรอมกบพจารณาดวาตวเลขทไดมการกะประมาณมาใหนนเหมาะสมกบปรมาณงานหรอไม

3) การใชประสบการณ การประมาณการชนดนเปนการนาเอา

ประสบการณ คาสถตตาง ๆ มาใชเปนสมมตฐานประกอบการประมาณการในการพฒนาระบบสานกงาน

อตโนมต และอาจมการสรางกฎแบบงาย ๆ

4) การระดมความคด การประมาณการชนดนเปนการประชมกลมบคคลทดาเนนการพฒนาระบบงาน

เพอระดมความคดเหนในการประมาณการเกยวกบทรพยากรตาง ๆทจาเปนตองใชโดยแตละคนจะตองให

เหตผลสนบสนนขอเสนอแนะของตนเอง

5.4.3 การสรางระบบตนแบบ เทคนคการทาระบบตนแบบ (Prototyping) เปนเทคนคทใชชวยในการ

ออกแบบระบบสานกงานอตโนมต โดยการสรางระบบตนแบบหรอระบบจาลองขนมา โดยมวตถประสงค

เพอตรวจสอบหาขอบกพรองและปญหาตาง ๆ ของระบบตนแบบ

5.4.4 การทาระบบเพอนารอง เทคนคการทาระบบเพอนารอง (Piloting) เปน

อกเทคนคหนงทดาเนนการตอจากเทคนคการทาระบบตนแบบ โดยจะมการคอย ๆ สรางระบบสานกงาน

อตโนมตขนมาจรง ๆ ทละสวนซงระบบทสรางขน

5.4.5 การเขยนแบบแปลน เทคนคการเขยนแบบแปลนหองเปนเทคนคทใชในขนตอนการออกแบบ

แปลนสานกงานอตโนมต โดยการเขยนแผนภาพแสดงตาแหนงทตงของอปกรณ เฟอรนเจอร โคมไฟ ฯลฯ

ทจาเปนตองมในสานกงาน ปจจบนเครองมอทชวยอานวยความสะดวกในการเขยนแบบแปลนสานกงานก

คอ โปรแกรมคอมพวเตอรสาเรจรป อาท โปรแกรม AutoCAD โปรแกรม Visio เปนตน

5.5 วธการหรอกระบวนการในการพฒนาระบบสานกงานอตโนมต

ในแผนการพฒนาระบบวธการเหลานนบไดวาเปนกจกรรมทถกกาหนดไวตามลาดบความสาคญซงทมงาน

พฒนาระบบจะตองดาเนนการตามแผนดงกลาวอยางเครงครดและดวยความรอบคอบ ทงนเพอใหสาเรจตาม

วตถประสงคทกาหนดไวในแผนวธการหรอกระบวนการในการพฒนาระบบ

5.6 ทรพยากรอน ๆ ทจาเปนในการพฒนาระบบทรพยากรอน ๆ ทจาเปน หมายถง ทรพยากรท

นอกเหนอจากกาลงคน ซงไดแกเครองมอ อปกรณตาง ๆ ทใชในระบบ คาใชจายหรอเงนทน เวลาทใชใน

การพฒนาระบบ ฯลฯ ซงลวนแลวแตเปนองคประกอบทจาเปนทงสนในการพฒนาระบบ

สานกงานอตโนมต