คู่มือการใช้งานอีเมล์ ส าหรับ User · 2018-12-13 · บทที่ 1 CommuniGate Pro Introduction ... 11 การสร้าง

คมอการใชงานอเมล ส าหรบ User แบบสแตนดารดเวบเมล

VVeerrssiioonn 66..00

RReevviissiioonn 11..0000 || MMooddiiffiieedd 2244//1111//22001155

Web Mail User’s Manual Page 2 of 39

สารบญสารบญ

บทท 1 CommuniGate Pro Introduction .............................................................................. 3 การเรยกใชงานในการรบ-สงเมล ............................................................................................................. 3 การเรมตนการใชงาน .............................................................................................................................. 5 องคประกอบของ Web E-mail ................................................................................................................ 7

บทท 2 Folder / Mailbox .................................................................................................... 10 Account / Additional Folder ............................................................................................................... 11 การสราง Mailbox / Folder................................................................................................................... 12 การตงคา Mailbox / Folder .................................................................................................................. 13

บทท 3 การรบ-สงอเมล ..................................................................................................... 15 การเรยกดอเมลใหม ............................................................................................................................. 15 การอานอเมลใหม................................................................................................................................. 16 การเขยนอเมลใหม (Compose E-mail) ................................................................................................. 18

บทท 4 Groupware and MAPI Function ............................................................................ 20 ปฏทนและตารางนดหมาย (Calendar and Schedule) .......................................................................... 20 การเรยกดปฏทนและตารางนดหมายใหม .............................................................................................. 20 การสรางปฏทนและตารางนดหมาย ...................................................................................................... 21 ระบบงาน (Tasks)................................................................................................................................ 22 การสรางงานใหม ................................................................................................................................. 23 สมดโนต (Notes) ................................................................................................................................. 24 การสรางขอความโนตใหม .................................................................................................................... 24 สมดทอย (Address Book) ................................................................................................................... 25 การสรางทอยตดตอใหม ....................................................................................................................... 25

บทท 5 การก าหนดกฎเกณฑ และการตงคาสวนตว ......................................................... 28 การสราง Vacation Message............................................................................................................... 28 การสรางกฎเกณฑ (Rules) ................................................................................................................... 29 ตวอยางการสรางกฎเกณฑ ................................................................................................................... 31 การเปลยนรหสผาน .............................................................................................................................. 33 การใชงาน Foreign Folder ................................................................................................................... 33 การก าหนดลายเซน .............................................................................................................................. 34 การก าหนด Whitelist และ Blacklist addresses ................................................................................... 35 ขนตอนการก าหนด Whitelist addresses .............................................................................................. 35 ขนตอนการก าหนด Blacklist addresses .............................................................................................. 37


บทท 1 CommuniGate Pro Introduction

CommuniGate Pro Messaging System เปนระบบอเมลทใหบรการโดยเนนการท างาน

ผานเวบเปนหลก ผ ใชสามารถเรยกใชงานผานเวบบราวเซอร (Web Users) บนเครอขายทใหบรการ ดวยการท างานผานเวบ แตสามารถท างานตางๆ ไดเสมอนเปนโปรแกรม Clients พรอมดวยฟงกชนทหลากหลาย

การเรยกใชงานในการรบ-สงเมล

1. โปรแกรม Client เชน Microsoft Outlook, Eudora, Netscape mail เปนตน โดยผานโปรโตคอล POP3 หรอ IMAP

รปท 1-1 แสดงหนาตาโปรแกรม Microsoft Outlook Express


2. โปรแกรม MAPI Client เชน Microsoft Outlook เปนตน โดยเรยกใชงานผานโปรโตคอล MAPI

รปท 1-2 แสดงหนาตาโปรแกรม Microsoft Outlook

3. โปรแกรม Web Browser เชน Microsoft Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome เปนตน ใหสามารถเรยกใชงานในลกษณะ Web Application ได ซงวธนจะเปนวธทสะดวกทสด เพราะผ ใชไมตองท าการ setup คา configuration ใดๆ บนเครองทเรยกใชงาน และโดยทวไปแลวโปรแกรม Microsoft Internet Explorer มกจะถกตดตงมาพรอมๆ กนโปรแกรม Windows

รปท 1-3 แสดงหนาตาของ CommuniGate Pro – Web E-mail


การเรมตนการใชงาน 1. ท าการเปดโปรแกรม Web Browser ทตองการใชงานในเครอง

2. ท Address Bar ใสทอยของระบบ http://mail.excise.go.th/

รปท 1-2 การเขาสหนา Web 2.0 โดยท าการปอนทอยของ Web 2.0

3. เขาสหนา Login ของระบบเมล ท าการปอน Username (ไมตองใส @domainname.com), Password เลอกเวอรชนเปนแบบสแตนดารดเวบเมลและคลกท เขาสระบบ

รปท 1-3 หนา Login ของระบบ Web 2.0

รปท 1-1 ตวอยางการเรยกใชงานโปรแกรม Browser Google Chrome

http://mail.excise.go.th/


4. เขาสหนาแรกระบบ Web E-mail

รปท 1-4 แสดงหนาแรกของระบบ Web E-mail


องคประกอบของ Web E-mail 1. Menu Bar

ประกอบดวยป มส าหรบเขาสฟงกชนตางๆ ใน Web E-mail

คลกเพอเขาสกลองขอความ INBOX

คลกเพอเขยนจดหมายใหม

คลกเพอเขาสสมดรายชอผ ตดตอ หรอ Contacts

คลกเพอเขาสปฏทนเพอดตารางนดหมายหลก

คลกเพอเขาสตารางงานหลก

คลกเพอเขาสรายการสมดโนต

คลกเพอเขาสสวนของการตงคาคอนฟกส าหรบ Web Mail

คลกเพอเขาสการจดการเมลในสวนของการสรางกฎเกณฑ และขอความตอบกลบอตโนมต (Vacation Message)

คลกเพอออกจากระบบ

รปท 1-5 แสดงหนาตาของ Menu Bar ส าหรบเขาสฟงกชนหลกตางๆ


2. Folder Lists Viewer and Management tool

รปท 1-6 แสดงเครองมอส าหรบดและจดการรายการโฟลเดอร

สวนท 1 Account Folder สวนท 2 Additional Folder

รปท 1-7 แสดงสวนประกอบของรายการโฟลเดอร


3. SubMenu Sub Menu ทอยในแตละฟงกชน จากรปตวอยางดานลางของจะเปน Sub Menu ท

อยในสวนของการจดการขอความ สวนท 1 ใชในการเปลยนสถานะ, redirect และ forward ขอความ ซงสวนนจะอยดานบน

รปท 1-8 แสดงฟงกชนยอยในสวนบนของ mailbox

สวนท 2 ใชในการเปลยนสถานะ move และ copy ขอความ ซงสวนนจะอยดานลาง

รปท 1-9 แสดงฟงกชนยอยในสวนลางของ mailbox

4. Main Function Button

ป มทใชในทกๆ ฟงกชน ไดแก

- ปดหนาตาง (Close Window) ใชในการออกจากสวนทกระท าอยเพอกลบไปยงหนาตางกอนหนาน

- ตกลง (Ok) หรอ อพเดท (Update) ใชในการยอมรบคาทไดเปลยนแปลง - ยกเลก (Cancel) ใชในการยกเลกการเปลยนแปลงคาทไดกระท าไป - ชวยเหลอ (Help) ใชในการเรยกดคมอการใชงานตนฉบบทมาจาก

Communigate Pro - บนทก (Save) เกบบนทกขอมล - แกไข (Edit) ท าการแกไขขอมล


บทท 2 Folder / Mailbox

Communigate Pro Folder หรอ Mailbox เปนระบบ Multimailbox ใหผ ใชสามารถสราง

mailbox ไดหลาย mailbox (multi-mailbox) ตามความตองการ และสามารถใหสราง mailbox ไดหลายระดบ (multi-level)

จากรปท 2-1 ตวเลขในวงเลบขางอเมลเปนการแสดงบอกใหทราบถงขอความใหมทยงไมไดเปดอาน และตวเลขดานหลงสดเปนตวเลขแสดงจ านวนขอความทงหมดในกลองขอความ

รปท 2-1 แสดงหนาตาของ mailbox ทสามารถสรางไดตามความตองการ และมไดหลายระดบ


Account / Additional Folder ในระบบ Web E-mail ประกอบดวย Folder 2 ประเภทดวยกน 1. Account Folder เปนกลมของ Folder ทถกสรางขนโดยระบบโดยอตโนมต ไม

สามารถลบ, แกไข หรอเปลยนแปลงชอได แตสามารถสราง Sub Folder ได - INBOX: กลองขอความเขา ขอความอเมลทเขามาใหมจะถกเกบไวทนเปนทแรก - Calendar: กลองขอความปฏทนหรอตารางนดหมาย - Contacts: กลองขอความทอยตดตอหลก - Drafts: กลองขอความราง ขอความอเมลทถกเกบบนทกไวเปนขอความราง - Junk: กลองขอความ Junk เปนทส าหรบเกบขอความทเปนสแปม โดยอาจถกจดเกบโดย plug-in spam

- Notes: กลองขอความโนต ขอความโนตใหมจะถกเกบไวทนเปนทแรก - Sent Items: กลองขอความสงออก ขอความอเมลทถกสงออกไปจะถกท าส าเนาเกบไวทน

- Tasks: กลองขอความงาน ขอความงานใหมจะถกเกบไวทนเปนทแรก - Trash: กลองขอความ Trash เปนทส าหรบเกบขอความทเปนขยะ โดยขอความทถกลบแลวจะถกสงมาเกบไวในกลองขอความน สามารถสงใหเคลยรไดดวยการกดป ม Empty Trash

2. Additional Folders เปนกลมของ Folder สวนตวทผ ใชสรางขนเพอใชเกบขอความหรอขอมลอนๆ ใหเปนหมวดหมตามความตองการ


การสราง Mailbox / Folder ผ ใชสามารถสราง Mailbox / Folder ไดตามความตองการ ดงตอไปน

1.1. เครองมอทใชในการสราง Mailbox/Folder จะอยใน Folder List Viewer and Management Tool ในหนาตางดานซายมอ

1.2. ท าการปอนชอ Mailbox/Folder ทตองการสราง ประเภทของ Mailbox ทสามารถสรางได ม 5 ประเภทดวยกน

- Mailbox : ส าหรบเกบขอมล E-mail - Address Book : ส าหรบเกบขอมล Contacts - Calendar : ส าหรบเกบขอมลตารางนดหมาย - Notes : ส าหรบเกบขอมลโนต - Tasks : ส าหรบเกบขอมลงาน

รปท 2-2 แสดงเครองมอทใชในการสราง mailbox ใหม


รปท 2-3 แสดงการใสชอ Folder เพอสราง mailbox ทตองการ

1.3. สามารถสราง Sub Folder ไดโดยการใช “/” คนระหวางชอ Folder เชน Contacts/Friend หมายถงสรางโฟลเดอรชอ Friend ใหอยภายใต Contacts INBOX/School/Friend หมายถงสรางโฟลเดอรชอ Friend ใหอยภายใต School ซงอยภายใต INBOX

รปท 2-4 แสดงการสราง sub mailbox ไดดวยการใชเครองหมาย “/” คน

การตงคา Mailbox / Folder ในแตละ Mailbox / Folder เราสามารถตงคาการใชงานใหแตละกลองขอความไดดวยการคลกทป ม “Settings” ซงอยดานขวามอใน Sub Menu ของแตละกลองขอความ

รปท 2-5 แสดงป ม “Settings” ใชในการตงคาตางๆ ของกลองขอความ


รปท 2-6 แสดงการก าหนดสทธใหผอนเขาใชงานโฟลเดอรได

Delete All Messages เปนการสงใหลบขอความทงหมดในกลองขอความ Remove Folder เปนการสงใหลบโฟลเดอร สามารถลบ Sub Folder ไดดวยการ enable

ฟงกชน “Remove Sub-Folders” Rename Folder เปนการสงใหเปลยนชอโฟลเดอร Access Control List เปนการก าหนดสทธใหผ ใชอนสามารถเขาใชงานโฟลเดอรนนๆ ได ทงน

แตละฟงกชนมความหมาย ดงตอไปน Lookup – ใหสามารถมองเหนกลองขอความได Select – ใหสามารถเลอกขอมลในกลองขอความและอานได Seen – ใหสามารถมองเหนขอมลในกลองขอความได Flags – ใหสามารถเขยนขอมลและท าการ Flags message ได Insert – ใหสามารถเพมขอความในกลองขอความได Post – ใหสามารถโพสขอความในกลองขอความได (ปจจบนไมไดใชแลว) Create – ใหสามารถสราง Sub Folder ในกลองขอความได Delete – ใหสามารถลบขอความในกลองขอความได Admin – ใหสามารถบรหารจดการกลองขอความรวมถงการก าหนดสทธไดดวย


บทท 3 การรบ-สงอเมล

การเรยกดอเมลใหม

โดยปกตหลงจากทผ ใช Log in เขาสระบบแลว ระบบจะรไดเรคเขาสหนาหลกซงจะสามารถเรยกดอเมลทเขามาใหมไดโดยคลกทลงค “Unread” ดงรป

รปท 3-1 แสดงอเมลทเขามาใหมในหนาแรก

หรอสามารถเขาสกลองขอความหลกได โดยเลอกทโฟลเดอร INBOX ใน Folder List

Viewer หรอคลกป ม “Mail” ซงจะแสดงรายการอเมลทงใหมและเกา

รปท 3-2 แสดงรายการอเมลทงใหมและเกา

แตละเมลจะมสถานะทบงบอกถงการเปดอานเมล, ความส าคญของเมล, ไฟลแนบ และการกระท าตอเมล เชน การตอบกลบ, การสงตอ เปนตน ซงมรายละเอยดดงตอไปน

แสดงสถานะของเมลทเขามาใหมและยงไมไดเปดอาน แสดงสถานะของเมลทเปดอานแลว แสดงสถานะของเมลทมไฟลแนบ แสดงสถานะของเมลทมการสงตอ


แสดงสถานะของเมลทมการตอบกลบ แสดงสถานะของเมลทเพงไดรบเมอไมนานน

แสดงสถานะของเมลทมการปกธงไวเปนสญลกษณ การอานอเมลใหม ท าไดโดยการคลกเลอกรายการขอความทตองการ โดยสามารถคลกทชอผสง (From) หรอหวเรอง (Subject) ได

- Delete: ลบขอความปจจบน

- Reply: ตอบกลบขอความ - Reply to All: ตอบกลบทงหมด (รวม Cc ดวย) - Forward: สงตอไปยง

- Redirect: รไดเรกไปยง - Previous: ไปยงขอความกอนหนา - Delete & Next Unread: ลบขอความและไปยงขอความทยงไมไดอานถดไป

- Next Unread: ไปยงขอความทยงไมไดอานถดไป - Print: เรยกแสดงรปแบบส าหรบพมพขอความ - Unread: ตงคาขอความใหเปน Unread

- Flags: ปกธงแสดงความส าคญของขอความ - Unflag: ถอนธงแสดงความส าคญของขอความ

- Take Address คลกเพอเพม email address ของผสงเขาไปใน [address book] - Show message header: แสดงสวนหวขอความในลกษณะ raw text - Show entire message: แสดงรายละเอยดทงหมดของขอความ - Move: ยายเมลทก าลงอานอยไปยงโฟลเดอรทเลอกในเมนดานหนาป ม

- Copy: คดลอกเมลทก าลงอานอยไปยงโฟลเดอรทเลอกในเมนดานหนาป ม - Jump to the bottom: เรยกไปยงสวนลางสดของขอความ

- Jump to the top: เรยกไปยงสวนบนสดของขอความ


โดยอเมลทไดรบจะมอย 2 แบบ คอ

1. อเมลทวไป

รปท 3-3 แสดงการอานขอความอเมลทวไป

2. อเมลตารางการนดหมาย เปนขอความทมาจากผสรางตารางการนดหมาย (ในสวนของ Calendar) โดยมผ ใชเปนผ เขารวมในการนดหมายครงนดวย ซงมฟงกชนในการกระท าตออเมลตารางการนดหมายทเรยกด ดงน

Accept: ยอมรบการนดหมาย

Decline: ปฏเสธการนดหมาย

Tentative: ยงไมแนนอนกบตารางการนดหมายน


รปท 3-4 แสดงการอานขอความอเมลตารางการนดหมาย

การเขยนอเมลใหม (Compose E-mail)

ท าไดโดยการคลกทป ม ซงอยใน Menu Bar เพอท าการสรางขอความใหม ซงจะประกอบดวยป มทใชงาน ดงตอไปน

- Save in Drafts: บนทกขอความในกลองขอความราง (Drafts) - Send: ท าการสงขอความ (ขอความทสงจะถกบนทกใน Sent Items) - Address Book: เรยกดสมดทอย (ใชในการเลอกทอยอเมลทตองการสง) - LDAP Search: คนหาขอมลจาก Directory - Settings: ตงคาการสงขอความ - Address Book: เรยกดสมดทอย (ใชในการเลอกทอยอเมลทตองการสง)


From ระบชอและทอยอเมลส าหรบผสง To ระบชอและทอยอเมลส าหรบผ รบ Cc ระบชอและทอยอเมลส าหรบผ รบ(ส าเนา) Bcc ระบชอและทอยอเมลส าหรบผ รบ(ส าเนาซอน) Subject ระบหวเรองของขอความ Attachment ระบไฟลแนบทตองการสง Text Encoding ระบภาษาทตองการใชส าหรบขอความ Notify when Delivered ระบใหแจงเตอนเมอขอความสงถงปลายทาง Notify when Read ระบใหแจงเตอนเมอขอความไดถกเปดอาน Priority ระดบความส าคญ ไดแก ต า (Low), กลาง (Medium), สง

(High) และไมก าหนด (Undefined) Rich formatting เรยกใชฟงกชน Rich Text ไดแก ตวหนา, ตวเขม และตว

เอยง Copy Sent In Sent Items ระบใหส าเนาขอความทสงใหบนทกในกลองขอความ Sent

Items

รปท 3-5 แสดงตวอยางการเขยนขอความอเมล


บทท 4 Groupware and MAPI Function

Communigate Pro Groupware เปนระบบ Unified Messaging ทแทจรงทมฟงกชนการ

ใชงานส าหรบการท างานรวมกนในองคกร ดวยฟงกชนระบบอเมล ตารางนดหมาย (Calendar) ระบบงาน (Tasks) สมดโนต (Notes) สมดทอย (Address Book) เพอชวยเสรมประสทธภาพการท างานภายในองคกรใหมากยงขน

ปฏทนและตารางนดหมาย (Calendar and Schedule) ส าหรบปฏทนและตารางนดหมายแลวเปรยบเสมอนบนทกชวยจ าในการจดตารางเวลาทงในการท างานและการบรหารทรพยากรใหไดอยางมประสทธภาพ

การเรยกดปฏทนและตารางนดหมายใหม

สามารถท าไดโดยการคลกทป ม “Calendar” ซงอยใน Menu Bar ดานบนของหนาจอ Web E-mail และเมอคลกแลวกจะเขาสกลองขอความปฏทนและตารางนดหมายหลก ซงสามารถเลอกมมมองของตารางนดหมายเปนวน, สปดาห, เดอน, ตารางเวลา หรอโฟลเดอร โดยคลกทไอคอน , , , หรอ ใน Sub menu ตามล าดบ

รปท 4-1-1 แสดงตวอยางของตารางปฎทนและตารางนดหมาย


การสรางปฏทนและตารางนดหมาย คลกทไอคอน ใน Sub Menu ของฟงกชน Calendar เพอเขาสการสรางตารางนดหมาย Organizer ขอมลผสงหรอผสรางตารางนดหมาย To ระบผ รบหรอผ เขารวมในตารางนดหมายหลก Optional ระบผ รบหรอผ เขารวมในตารางนดหมายรอง Inform ระบผ รบหรอผ เขารวมในตารางนดหมายทตองการแจงใหทราบ Where สถานทส าหรบนดหมาย Subject ระบหวเรองส าหรบการนดหมาย Starts วนท (เรม) นดหมาย Duration ชวงเวลาทใชในการนดหมาย Show Availability แสดงขอมลเกยวกบเวลาวางของผ เขารวมแตละราย โดยใชแถบส (

แทนสถานะยง, แทนสถานะวาง, แทนสถานะไมวาง และ แทนสถานะไมแนใจ)

Recurrence การตงคาการนดหมายแบบซ าๆ เชน ทกชวโมง, ทกวน , ทกเดอน เปนตน Add Recurrence เพมคาการนดหมายแบบซ าๆ Priority ระดบความส าคญ ไดแก ต า (Low), กลาง (Medium), สง (High) และไม

ก าหนด (Undefined) Status สถานะของการนดหมาย ไดแก วาง (Free), ยง (Busy), ไมแนใจ

(Tentative), ไมวาง (Unavailable) All-Day Event ตงคาใหส าหรบเหตการณหรอการนดหมายทเกดขนทงวน Send Requests สงค ารองขอเพอใหมการยอมรบ (Approve) Private Item ตงคาเปนไอเทมสวนตว ท าใหผ อนจะมองไมเหนในกรณทมการอนญาต

ผ ใชอนสามารถเปดดตารางนดหมายได Attachment ระบไฟลแนบทตองการสง


รปท 4-1-2 แสดงตวอยางของการสรางตารางปฎทนและตารางนดหมาย

รปท 4-1-3 แสดงตวอยางของการคลกทป ม “Show Availability” โดยสเขยวแสดงในสวนของเวลาทวางตรงกน

ระบบงาน (Tasks)

สามารถท าไดโดยการคลกทป ม ซงอย Menu Bar ดานบนของหนาจอ Web E-mail และเมอคลกแลวกจะเขาสกลองขอความระบบงานหลก

- แสดงงานทเสรจแลวหรอแสดงทงหมด - แสดงในลกษณะ Folder - สรางขอความงานใหม

รปท 4-2-1 แสดงตารางระบบงาน


การสรางงานใหม คลกทป ม “New Task” เพอเขาสการสรางงานใหม Organizer ขอมลผสงหรอผสรางตารางนดหมาย To ระบผ รบหรอผ เขารวมในงาน Subject หวเรองของงาน Attachments ระบไฟลแนบทตองการสง Starts วนท (เรม) งาน Due วนสนสดงาน Priority ระดบความส าคญ ไดแก ต า (Low), กลาง (Medium), สง

(High) และไมก าหนด (Undefined) Complete เปอรเซนตของงานทส าเรจแลว Send Request สงค ารองขอเพอใหมการยอมรบ (Accept) Private Item ขอความสวนตว

รปท 4-2-2 แสดงการสรางขอความงาน


สมดโนต (Notes)

สามารถท าไดโดยการคลกทป ม ซงอยใน Menu Bar ดานบนของหนาจอ Web E-mail และเมอคลกแลวกจะเขาสกลองขอความโนตหลก

รปท 4-3-1 แสดงรายการขอความโนต

การสรางขอความโนตใหม คลกทป ม ใน Sub menu ของฟงกชน Notes Subject หวเรองของโนต Text Encoding ภาษาทใชในการ Encoding Rich Formatting การใช Rich Text ในการเขยนขอความ เชน ตวหนา, ตวเอยง

เปนตน

รปท 4-3-2 แสดงการสรางขอความโนต


สมดทอย (Address Book)

สามารถท าไดโดยการคลกทป ม ซงอยใน Menu Bar ดานบนของหนาจอ Web E-mail และเมอคลกแลวกจะเขาสสมดทอย

รปท 4-4-1 แสดงขอความทอยตดตอ (Contacts) การสรางทอย ตดตอใหม คลกทป ม ใน Sub menu ของฟงกชน Contacts แลวกรอกรายละเอยดของทอยตดตอใหม คลกทป ม เพออพเดตการสรางทอยตดตอ


รปท 4-4-2 แสดงการสรางขอความทอยตดตอ (Contacts)


การสราง Contact Group

คลกทป ม ใน Sub menu ของฟงกชน Contacts จากนนในชองของ File As ใหท าการใสชอ Group ทจะสราง และในชองของ E-mail ใหเพม Contact ใหมเขาไปในกลม หรอคลกท

เพอน า contact ใน Address Book มาใส จากนนคลกทป ม Add Contact เพอท าการเพมรายชอนลงไปในกลมใหม แลวคลกทป ม

เพออพเดตการสรางกลม

รปท 4-4-3 แสดงการสราง Contact Group


บทท 5 การก าหนดกฎเกณฑ และการตงคาสวนตว

การสราง Vacation Message เปนการสรางขอความตอบกลบอตโนมตส าหรบกรณทไมสามารถตอบขอความไดหรออย

ในชวงลาพกงาน (Vacation) ซงท าไดโดยการคลกทป ม Mail Control ใน Menu Bar จากนนคลกท “Rules” ใหกรอกขอความตอบกลบอตโนมตลงในชอง Vacation Message โดยสามารถใชขอความพเศษ เชน ^F แทนชอของผ ทสงเมลมา และคลกท Enable เพอใชงาน หากตองการยกเลกใหเอาเครองหมายในกลองท าเครองหมายหลงขอความ “Enable” ออก และคลกทป ม เพออพเดทการตงคา

รปท 5-1 แสดงการเขาใชงาน Vacation Message


การสรางกฎเกณฑ (Rules) เปนการสรางกฎเกณฑเพอใชควบคมและจดการ Message ทเขาสระบบ เพอใหสามารถใชงานไดตามความตองการ การสรางกฎเกณฑสามารถท าไดโดยใสชอ Rule ในสวนของ Add New จากนนคลกทป ม Create และท าการก าหนดเงอนไขและกฎเกณฑ โดยคลกทป ม Edit

รปท 5-2 แสดงตวอยางการตงชอกฎเกณฑ (Rules)

รปท 5-3 แสดงตวอยางการตงคากฎเกณฑ (Rules)


Rules จะประกอบดวย 2 สวนหลกๆ ดวยกน คอ 1. Data เปนการก าหนดเงอนไขของขอมลทปรากฏใน message ใดๆ

From จาก (ผสง) Sender ผสง Return-Path E-mail address ทสงกลบ To ถง (ผ รบ) Cc ส าเนา (ผ รบ) Any To or Cc ถงใครกตาม หรอ ส าเนา (ผ รบ) Each To or Cc ถงใครคนใดคนหนง หรอ ส าเนา (ผ รบ) Reply-To ตอบกลบถง (ผ รบ) ‘From’ Name จาก (ผสง) ชอ Subject หวเรอง Message-id รหส Message-id Message size ขนาดของ Message Time of Day เวลาของ Message Current Date วนทปจจบน (Monday, Tuesday, Wednesday, etc) Current Day วนทปจจบน Human Generated ถกสรางโดยบคคล (ไมใชคอมพวเตอร) Header Filed ขอความในหว Message Any Recipient ผ รบคนใดคนหนง Each Recipient ผ รบคนใด Existing Mailbox Mailbox ทถกสรางขนแลว Source ขอมลตนทาง


2. Action เปนการก าหนดใหระบบท าตามทตองการหลงจากทถกเงอนไข If data is [ ] Then Action [ ] ; ถาเงอนไขของขอมลเปนจรง ใหท าตามค าสง

Parameter Store in เกบขอมลใน ชอ Mailbox Store Encrypted in เกบขอมลทไดถกเขารหสใน ชอ Mailbox Mark ท าสญลกษณ Add Header เพมหวขอมล ขอมล Header Tag Subject เพมขอความในหวเรอง ขอความ Reject with ปฏเสธดวย ขอความ Discard ละเวนการท างานใดๆ Stop Processing หยดการประมวลผล Remember ‘Form’ in บนทกผสงใน ชอ Address Book Accept Request ยอมรบการรองขอ ตวอยางการสรางกฎเกณฑ Ex1- การละเวน (ไมรบ) เมลทไมถกรปแบบ Data: Message-Id is not *@* Action: Discard

Ex2- การละเวน (ไมรบ) เมลทใหสงกลบไปยง [email protected] Data: Return-Path is <[email protected]> Action: Discard

Ex3- กรณทเมลทสงมาหลงจาก 8:15 am ใหท าการ Mark ใหเปนขอความส าคญ Data: Time Of Day is greater 8:15am Action: Mark Flagged


Ex4- กรณทเมลทสงมาม Header แสดงวา X-Spam ใหท าการเพม Header Field X-Color เขาไป และเพมดานหนาของหวเรองวา [SPAM] หมายเหต X-Color เปนการใหแสดงเปนส ซงในทนใหแสดงเปนสแดง Data: Header Field is X-Spam: * Action: Header X-Color: red Action: Tag Subject [SPAM]

Ex5- กรณทเมลทสงมามหวเรอง *Make*$* ใหบนทกไวใน mailbox ของ postmaster ทชอวา abuse หมายเหต X-Color เปนการใหแสดงเปนส ซงในทนใหแสดงเปนสแดง Data: Subject is *Make*$* Action: Store in ~postmaster/abuse

Ex6- กรณทเมลทสงมามหวเรอง *list* ให Mark Flagged ส าหรบเมลฉบบนนๆ ใหเปนขอความส าคญ Data: Sender is *list* Action: Mark Flagged

Ex7- กรณทเมลทสงมาจาก abcdef.com ใหยายไปเกบไวใน mailbox ของ ABCDEF ซงเปน Subfolder ของ INBOX Data: From is *@abcdef.com Action: Store in INBOX/ABCDEF

Ex8- กรณทเมลทสงมาจาก user ทชอวา [email protected] ซงเปนหวหนา ใหท าสญลกษณโดยการ Mark Flagged ส าหรบเมลฉบบนนๆ ใหเปนขอความส าคญ Data: From is [email protected] Action: Mark Flagged

mailto:[email protected]


การเปลยนรหสผาน

สามารถท าไดโดยคลกท “Setting” จากนนเลอกทแทบ Password ใน Sub menu

รปท 5-4 แสดงการเปลยนรหสผาน

การใชงาน Foreign Folder Foreign Folder คอ โฟลเดอรของผ ใชอนทมการก าหนดสทธใหสามารถเขาถง (Lookup,

Select, Seen, Flags ฯลฯ เปนตน) ได ในกรณทคณไดรบสทธในการเขาถงโฟลเดอรของผ ใชอน คณสามารถใชงานโฟลเดอร

ดงกลาวไดโดยคลกทป ม Management ในแถบเครองมอทอยบนหนาตางดานซาย ในสวนของ Folder Aliases ใหใสชอทใชอางองโฟลเดอรนนๆ ลงในชอง Alias Name และใสชอของ Foreign folder ในรปแบบ ~username/folder_path ลงในชอง Folder Name

ยกตวอยางเชน ใส Alias Name เปน Global Contacts และใส Folder Name เปน ~service/Contacts เพอเขาใชงานโฟลเดอร Contacts ของผ ใชทชอ service โดยอางองโฟลเดอรดงกลาวดวยชอ Global Contact เปนตน

รปท 5-5 แสดงการใชงาน foreign folder


การก าหนดลายเซน การก าหนดลายเซนส าหรบแนบทายอเมลทสงออกไปหาผ อน สามารถท าไดโดยคลกทป ม

“Setting” ใน Menu Bar จากนนเลอกแทบ Compose ใน Sub menu จะปรากฏหนาตาง ใหใสขอความลายเซนลงในชองทอยดานหลงขอความ “Signature” แลวท าการบนทก โดยคลกทป ม

รปท 5-6 แสดงตวอยางการก าหนดลายเซน


การก าหนด Whitelist และ Blacklist addresses เนองจากระบบเมล มการปองกนอเมลทไมพงประสงค โดยจะตรวจสอบจากคะแนนความ

นาจะ เปนทอเมลนนจะเปน Spam หรอ Virus หากมคะแนนดงกลาวเกนกวา threshold scores ระบบจะท าการลบอเมลดงกลาวทงทนท แตถาหากมคะแนนในระดบหน งแตไมถง threshold scores ระบบจะท าการกกอเมลทไมพงประสงคดงกลาวและยายไปเกบใน Junk ส าหรบเมลทอยใน Junk นนจะถกลบเมอมอายได 5 วน

ส าหรบการรบเมลผานโปรแกรม POP3/IMAP4 client วธนจะชวยปองกนการรบกวนจากอเมลโฆษณา และยง ชวยลดภาระการดาวนโหลดอเมลขยะไปไวในเครองของคณอกดวย

ในกรณทเมลทคณตองการ ถกมองวาเปน SPAM ทงนอาจจะเปนเพราะผ สงใชบรการเมลฟร ซงมความเปนไปไดวาเมลทมาจากโดเมนนจะเปนอเมลขยะ หรออาจจะเปนเพราะเนอหาของอเมล มค าโฆษณาทตองสงสยวาเปนอเมลขยะ หรอสาเหตอนๆ ทเกยวของกบ format ของเมลทไมถกตองหรอทมาของเมลท าใหตองสงสยวาเปน SPAM ในกรณน คณ สามารถตรวจสอบไดโดยลอกอนเขาไปในเวบเมลโดยใชชอ account ของคณ จากนนใหเขาไปดในกลองจดหมายทชอวา Junk แลวตรวจสอบวามเมลทมาจากเพอนหรอลกคาของคณอยในนนหรอเปลา ถามคณจะตองก าหนดรายชอ addresses ดงกลาวใหอย ใน whitelist รายละเอยดการก าหนด whitelist addresses จะกลาวถงตอไป

ในบางครง คณอาจจะไดรบเมลจากบคคลทไมรจก หากคณไมตองการรบเมลจากบคคลดงกลาว คณสามารถท าไดโดยก าหนดใหรายชอ Addresses ดงกลาว อย ใน blacklist รายละเอยดการก าหนด blacklist addresses จะกลาวถงตอไป ขนตอนการก าหนด Whitelist addresses

การก าหนดในหนาการอานจดหมาย

1. คลกจดหมายจากผสงทตองการเพมเปน WhiteList

รปท 5-7 แสดงการคลกอานจดหมายใน Junk


2. คลกท drop down menu และเลอก [addressbook]

รปท 5-8 แสดงการเลอก [addressbook]

3. คลกท Take Address ระบบจะเกบรายชอจากผสงน เขาไปเปน WhiteList

รปท 5-9 แสดงการคลกท Take Address

การก าหนดแบบขนสง (Advance)

1. คลกทไอคอน Compose จากนนใหคลกทไอคอน

รปท 5-10 แสดงการคลกท Compose และ คลกทไอคอน Address book


2. จะปรากฏหนาตางดงรปท 5-11 ใหคลกท drop down menu และเลอก [addressbook]

รปท 5-11 แสดงการเลอกท addressbook

3. ใส safe sender address ลงในชองวางดงรปท 5-12 แลวคลกทป ม เพอเพมเขาไปใน addressbook

รปท 5-12 แสดงการเพม WhiteList

ขนตอนการก าหนด Blacklist addresses

การก าหนดในหนาการอานจดหมาย

1. คลกจดหมายจากผสงทตองการเพมเปน BlackList

รปท 5-13 แสดงการคลกอานจดหมายใน Inbox


2. คลกท drop down menu และเลอก [Blocked]

รปท 5-14 แสดงการเลอก [Blocked]

3. คลกท Take Address ระบบจะเกบรายชอจากผสงน เขาไปเปน BlackList

รปท 5-15 แสดงการคลกท Take Address

การก าหนดแบบขนสง (Advance)

1. คลกทไอคอน Compose จากนนใหคลกทไอคอน

รปท 5-16 แสดงการคลกท Compose และ คลกทไอคอน Address book


2. จากหนาตางดงรปท 5-17 ใหคลกท drop down menu แลวเลอก [Blocked]

รปท 5-17 แสดงการเลอกท Blocked

3. ใส blocked sender address ลงในชองวางดงรปท 5-18 แลวคลกทป ม เพอเพมเขาไปใน Blocked

รปท 5-18 แสดงการเพม Blacklist

Documents

คู่มือการใช้งานอีเมล์ ส าหรับ User · 2018-12-13 · บทที่ 1 CommuniGate Pro Introduction ... 11 การสร้าง