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Accélérer la transformation numériqueComment automatiser les processus pour accroître la productivité
Pourquoi la transformation numérique prend-elle tant de temps ?Les organisations reposent sur des centaines, voire des milliers de processus (selon la manière dont on les compte). Leurs ressources, par contre, sont limitées.
Rien d'étonnant alors à ce que la transformation numérique soit si difficile à opérer. Il faut établir des priorités.
Ce qui veut dire progresser lentement, de nombreux processus devant attendre leur tour pour faire l'objet d'une transformation (plus de la moitié selon notre récente étude).
Alors que pouvez-vous faire ?
La numérisation des processus papier dans les entreprises1
48 %avancentprogressivement
37 %peu deprogrès
60
30
55
40 20
50 10
45 15
25
<15 %avancentrapidement
35
05
1 AIIM, Paper-Free Progress: measuring outcomes, 2015
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Faster digital transformation
Et s'il existait un moyen de respecter vos priorités et votre calendrier en matière de transformation numérique, sans laisser aucun domaine à la traîne ?
Impossible ?
Ce n'est pas notre avis. Nous pensons que vous pouvez étendre la transformation numérique à beaucoup plus de collaborateurs et de processus, sans compromettre vos priorités.
Découvrir une opportunité cachée
Comment ?
Le secret est de comprendre la différence entre transformation numérique et transformation numérique.
Non, non, vous avez bien lu.
Il s'agit de reconnaître que la « transformation numérique » recouvre différentes réalités selon le contexte, et cela-même crée une opportunité. Dans ce guide, nous allons voir comment déterminer la bonne méthode pour profiter des possibilités qui existent.
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3Accélérer la transformation numérique
Votre nouvelle perspective
Poursuivez votre lecture pour découvrir :
• Où se trouve cette opportunité : il existe un véritable « entre-deux » de la transformation numérique auquel il est urgent de remédier.
• En quoi consiste cette opportunité : l'automatisation du workflow permet de réaliser des améliorations rapides qui nécessitent très peu d'investissements pour des résultats considérables (productivité des employés multipliée par deux, par exemple).
• Comment tirer parti de cette opportunité : en appliquant une démarche simple pour atteindre ces résultats en quelques mois seulement.
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Faster digital transformation
Les nombreuses facettes de la transformation numérique« L'entreprise numérique est une réalité aujourd'hui, et elle permet de devancer la concurrence. »Gartner, 20152
2 Gartner, Building the Digital Platform: Insights From the 2016 Gartner CIO Agenda Report, 2015
Faster digital transformation
Dans son sens le plus strict, la « transformation numérique » signifie l'« abandon du papier ». Plus largement, elle consiste à réinventer et à restructurer vos méthodes de travail.
Entre les deux, la transformation numérique peut prendre des significations variées. Aucune n'est « fausse » ou « juste » parce que toute « transformation » est relative. Tant d'éléments dépendent de votre point de départ.
Vers la transformation numérique : trois mondes au sein de l'entreprise
Les nombreuses facettes de la transformation numérique
Le papier encore partout
Les documents peuvent être créesd'une manière digitale mais ils sontpartagés ou stockés en version papier.
Mix entre le manuel et le digital
Les processus sont manuels et lesdivisions travaillent avec du papieret des documents électroniques.
La vraie transformation digitale
Les processus sont fluides,automatiques et électroniquesce qui améliorent la productivité.
Bloqués par le passé Rien ne se passe Entreprise digitale
Des pages aux applications
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Faster digital transformation
L'entreprise bloquée dans les années 80 : une cible évidente pour la transformation
Si vous êtes médecin et que votre métier consiste à sauver des vies, pouvoir accéder aux dossiers de vos patients au format numérique plutôt qu'au format papier peut transformer votre capacité à prendre les bonnes décisions.
En fait, les organisations bénéficient presque systématiquement d'améliorations considérables en termes d'agilité, de productivité et d'efficacité en éliminant « simplement » le papier de leurs processus.
C'est pourquoi l'abandon du papier est l'une des nombreuses facettes de la transformation numérique. Et cela explique aussi pourquoi la transformation numérique s'applique généralement en priorité aux processus d'entreprise « bloquées dans les années 80 ».
Vers l'entreprise numérique
Le but ultime de la transformation numérique et de réinventer l'entreprise numérique. Dans la plupart des organisations, cependant, seuls certains secteurs sont repensés en ce sens, ou font partie des priorités.
Englués dans un entre-deux
La majorité des processus sont englués dans un état intermédiaire entre le 100 % papier des années 1980 et l'environnement d'entreprise véritablement numérique. Et lorsque nous examinons de plus près cet entre-deux, nous constatons des frustrations qui peuvent être rapidement résolues en appliquant des modes de transformation numérique « intermédiaires ».
Explorons cette opportunité.
Les nombreuses facettes de la transformation numérique
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L'opportunité d'éliminer l'entre-deux« En 2018, au moins 20 % de tous les employés utiliseront des technologies d'assistance automatique pour prendre des décisions et exécuter leurs tâches professionnelles. »IDC, Nov 20153
20183 IDC FutureScape: Worldwide Digital Transformation 2016 Predictions (Doc. n° 259616), Nov. 2015
Faster digital transformation
L'opportunité d'éliminer l'entre-deux
Les processus qui sont dans l'entre-deux sont frustrants pour deux raisons :
1. Il s'agit de processus numériques que vient perturber l'intrusion du papier.
2. Ils nécessitent en permanence une intervention humaine.
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L'opportunité d'éliminer l'entre-deux
Plus de 50 %des employés doivent signerdes documents en version papier.4
4 AIIM, The Digital Office – improving the way we work, 2015
1. Les lourdeurs du papier
Il est malheureusement plutôt courant dans cet entre-deux que les processus, par ailleurs numériques, soient ralentis par le papier. Par exemple :
Plus de la moitié des employés doivent imprimer des documents pour y apposer leur signature4.
Réfléchissez à ce paradoxe. Nous pouvons acheter des livres et de la musique, ou partir en vacances sans avoir à toucher ni stylo ni papier.
Par contre, au travail, il est impossible pour les managers d'approuver un document en le signant numériquement. Les décideurs ne peuvent pas autoriser de contrats sans passer par la touche « Imprimer ».
Et une fois le document imprimé et signé ? Vous devez choisir votre méthode préférée pour le redigitaliser : la numérisation ou la photo. Ou renoncer et l'envoyer par la poste.
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L'opportunité d'éliminer l'entre-deux
2. Les déceptions des processus numériques
La seconde frustration n'a rien à voir avec le papier, mais elle est tout autant exaspérante.
Pensez à tous les processus qui condamnent les employés à :
• Travailler de manière répétitive, sans fin, sur des feuilles de calcul.
• Participer à des échanges sans fin de chaînes de courriels.
• Procéder à la re-saisie fastidieuse de données dans des systèmes d'archivage.
• Parcourir des dizaines de dossiers de fichiers.
Il s'agit bien de processus numériques, mais chaque étape exige une intervention humaine. Ce sont des processus tellement lents et rigides, qui peuvent donner lieu à des erreurs et des omissions, constitués de nombreuses tâches répétitives n'apportant aucune valeur ajoutée.
Et pour l'entreprise, l'accumulation de tous les processus et les employés englués dans cet entre-deux représente un coût énorme.
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L'opportunité d'éliminer l'entre-deux
Place à l'automatisation du workflow et aux améliorations rapides
Vous pouvez éliminer la plupart de ces frustrations en trois petits mois pour un processus donné.
Nous parlons ici des mesures que permet de mettre en place la transformation numérique et qui s'avèrent rapidement payantes, donnant des résultats importants pour un faible investissement en temps et en argent. Nous constatons souvent des résultats tels que :
Doublement de la productivitédes employés
Raccourcissement des délais de réponse, qui nes'expriment plus en jours mais en heures, voire en minutes.
80 % d'erreurs en moins et détectionplus efficace des erreurs et desnon-conformités.
1€/heure/employé économisé du fait que l'impressiondes documents n'est plus nécessaire.
@1/h
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Comment automatiser ses processus en quelques mois seulement« L'automatisation du workflow recoupera de plus en plus de domaines tels que l'Internet des objets, la mobilité, l'analyse des données et le « crowdsourcing. »Andy Jones, Vice-Président, Workflow Automation, Large Enterprise Operations, Xerox5
5 Cité dans l'article de Nathan Eddy, « Xerox Rolls Out Workflow Automation Platforms », eWeek, Nov. 2015
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Suivez ces quatre étapes pour interdire l'utilisation intrusive du papier et éliminer les opérations manuelles fastidieuses dans de nombreux processus métiers.
1. Identifiez les processus pouvant être rapidement améliorés
Recherchez les processus qui consomment beaucoup de papier ou qui contiennent des actions répétitives ou des décisions dans lesquelles les employés doivent transférer des éléments ou agir comme interface entre plusieurs systèmes.
Pour ce faire, utilisez l'analyse des données, un moyen rapide et précis. Les études ont montré que les entreprises disposent d'outils d'analyse qu'elles ne savent pas utiliser. C'est fou, lorsque vous pensez à la mine d'informations qu'ils fournissent.
Si vous ne disposez pas des outils d'évaluation adéquats, faites appel aux experts. En mettant les bons outils entre les bonnes mains pendant une semaine, vous pouvez généralement identifier les processus pouvant être modifiés facilement avec des résultats impressionnants.
2. Choisissez le meilleur processus test
Parmi les processus que vous avez identifiés, choisissez celui nécessitant le minimum de réorganisation ou de modifications des systèmes existants.
C'est de cette manière que vous obtiendrez des résultats en quelques mois.
En cas de doute, faites appel aux experts. Vous serez surpris de voir comme il est facile d'automatiser des processus sans changement fondamental : en intégrant simplement les quelques éléments logiciels magiques qui permettront aux systèmes existants de communiquer efficacement entre eux. Nous l'avons fait pour des processus aussi variés que l'intégration des nouveaux employés, la validation des frais, la gestion du cycle de vie des contrats fournisseurs et l'ouverture de comptes.
Si vous avez du mal à choisir, privilégiez les processus soutenus par la hiérarchie ou ceux dont les utilisateurs sont les plus favorables au changement (ou les deux).
Comment automatiser les processus en quelques mois seulement
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Comment automatiser les processus en quelques mois seulement
Jour
1
Description de l'état actuel et les processus actuels.Voir les coûts et les estimations d'améliorations
de processus.
Développer et tester votre solution en gérant la transition.Support pour les équipes et gestion des priorités et des
rôles des leaders de ces changements de processus.
Déployer la solution retenuesur l'ensemble du périmètre voté.
Semaines
1 à 4Semaines
5 à 9
Faire une analyse surplace de vos processus.
Semaines
10 à 13
3. Mettez en œuvre
Voici un exemple de calendrier de mise en œuvre. N'oubliez pas de mettre les utilisateurs du processus au cœur de la démarche, à chaque étape.
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Des clients plus heureux
Résultat direct des opérations plus fiables, plus cohérentes, plus rapides.
Des parties prenantes plus heureuses
Les risques et les coûts sont réduits.
Comment automatiser les processus en quelques mois seulement
4. Usez de la répétition
Si vous avez bien fait les choses, les retombées seront plus qu'évidentes et vous disposerez d'une méthode et d'une solution souples et réutilisables à appliquer à d'autres processus. A chaque répétition de la démarche, vous multiplierez les avantages.
Nous pensons que cela vaut la peine de réitérer les résultats que nous constatons :
• Doubler la productivité des employés
• Gain de temps énorme en réponse, de jours ou heures à quelques minutes parfois
• Réduction des erreurs de 80 % et conformité et sécurité accentuées
• 1€/heure/employé économisé du fait que l'impression des documents n'est plus nécessaire.
Tout ceci se traduit par :
Des employés plus heureux
Ils peuvent se consacrer aux tâches génératrices de valeur dans lesquelles ils excellent :
Gérer les exceptions.
Emettre des jugements de valeur.
Apporter la touche humaine.
Et inventer de nouvelles manières créatives de développer l'activité.
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Faster digital transformation
Nous sommes là pour vous aider !
Nous pensons que les entreprises prospèrent lorsque les hommes, les processus et les technologies se conjuguent pour créer la fluidité opérationnelle. Et que vous n'avez pas à attendre pour en bénéficier.
Nous disposons de méthodes éprouvées pour vous aider à prendre une longueur d'avance grâce à la transformation numérique. Alors, rencontrons-nous.
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17Accélérer la transformation numérique
Vous voulez savoir comment les décideurs IT concrétisent les actions pour évoluer vers la transformation numérique des processus et comment l'analyse documentaire les y aident ? Téléchargez notre rapport d'étude.
Lecture complémentaire
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A propos de Xerox
Xerox aide à transformer la manière dont fonctionne le monde. En appliquant notre expertise en matière d'imagerie et de processus métiers, d'analyse de données, d'automatisation et de conception de solutions facilitant le quotidien, nous concevons des processus de travail qui permettent d'augmenter la productivité, l'efficacité et la personnalisation.
Nous sommes présents dans 180 pays et employons plus de 140 000 collaborateurs qui créent des innovations significatives et fournissent des services de gestion des processus métiers, des équipements, des logiciels et des solutions d'impression qui font une réelle différence, pour nos clients et leurs clients. Pour en savoir plus, visitez le site www.xerox.com.
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