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Sede Principal - Calle 165 # 7-06

Código Postal 110131Tels. 6767940 - Atención al Usuario 6770230

Sede Clínica de Medicina Física y Rehabilitación

Fray Bartolomé de las Casas - Carrera 65 # 103-66

Tel. 6176595 - Atención al Usuario 2717899

www.esesimonBolívar.gov.co

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ADENDA NO. 003-2015

CONVOCATORIA PÚBLICA No: 002 DE 2015, PARA LA ADQUISICIÓN, INSTALACIÓN YPUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN HOSPITALARIO (HIS)CON TODOS SUS COMPONENTES INTEGRADOS PARA EL HOSPITAL SIMÓN BOLÍVAR III

NIVEL E.S.E.

Modificación de los términos de referencia formulados dentro de la convocatoria pública No. 002-2015 en los siguientes términos:

1. El numeral 4.6 “Obligaciones Específicas Habilitantes”, quedará así:

4.6 OBLIGACIONES ESPECÍFICAS:

Para el cumplimiento del objeto descrito anteriormente, se considera necesario el desarrollo de lassiguientes obligaciones:

4.6.1 DEL PROPONENTE

Con la simple presentación de la propuesta el oferente se compromete a cumplir como mínimo yde manera obligatoria con las siguientes condiciones:

1. Que cada producto que se entregue dentro del cumplimiento del objeto de este proceso decontratación debe cumplir las normas y reglamentaciones que regulen la materia a nivelnacional y Distrital, vigentes a la fecha de entrega relacionadas con el HIS, así como lodispuesto en las normas que las adicionen, modifiquen o sustituyan y de los requisitos exigidosen los términos de referencia de condiciones y ofertados por El Proponente.

2. Relacionar el equipo de trabajo profesional que ofrece en la propuesta de conformidad con loseñalado en la convocatoria pública, acompañado de las hojas de vida (Con Anexos) y lascartas de compromiso que contengan el nombre del profesional, el cargo y su voluntad departicipar en el proyecto; de acuerdo con el formato descrito en el título y la matrícula o tarjetaprofesional vigente.Se deberá destinar como integrantes del equipo de trabajo a los siguientes profesionales:

Gerente de Proyecto

Profesional con especialización en Gerencia o Dirección de Proyectos, con mínimo cinco (5)años de experiencia certificada, única y exclusivamente en Gerencia de proyectos deimplementación de Sistemas de Información en salud, con conocimiento en desarrollo de

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aplicaciones o desarrollo de software, cuya dedicación en los proyectos haya sido mínimo del50% del tiempo, quién será el responsable como mínimo de ejecutar la administración, elseguimiento y verificación de las etapas y fases del plan general de trabajo propuesto alHospital y cuya dedicación en este proyecto sea de al menos el 50% del tiempo.

Consultor Administrativo:

Un profesional con mínimo tres (3) años de experiencia certificada como líder o coordinadortécnico en procesos de implementación de proyectos de sistemas de información hospitalaria,cuya dedicación en el proyecto sea del 100% del tiempo, y quién será el responsable comomínimo de planear, administrar y coordinar las actividades técnicas del proyecto en losmódulos administrativos y financieros, entre las que se encuentran: asegurar el cumplimientodel cronograma, planear y apoyar las capacitaciones técnicas, administrar y coordinar elequipo técnico que designe el Oferente al proyecto, participar en todas las fases definidas parael proyecto, aplicar las mejores prácticas para la implantación de la solución.

Consultor Financiero:

Un profesional con mínimo tres (3) años de experiencia certificada como líder o coordinadortécnico en procesos de implementación de proyectos de sistemas de información hospitalaria,cuya dedicación en el proyecto sea del 100% del tiempo, y quién será el responsable comomínimo de planear, administrar y coordinar las actividades técnicas del proyecto en losmódulos administrativos y financieros, entre las que se encuentran: asegurar el cumplimientodel cronograma, planear y apoyar las capacitaciones técnicas, administrar y coordinar elequipo técnico que designe el Oferente al proyecto, participar en todas las fases definidas para

el proyecto, aplicar las mejores prácticas para la implantación de la solución.

Consultor Clínico:

Un profesional de la salud con mínimo tres (3) años de experiencia certificada como líder ocoordinador técnico asistencial en el campo de la salud , en procesos de implementación deproyectos de sistemas de información hospitalario, cuya dedicación en el proyecto sea del100% del tiempo, y quién será el responsable como mínimo de planear, administrar y coordinarlas actividades técnico - asistenciales del proyecto en los módulos asistenciales, entre las quese encuentran: asegurar el cumplimiento del cronograma, planear y apoyar las capacitacionestécnicas, administrar y coordinar el equipo técnico que designe el oferente al proyecto,participar en todas las fases definidas para el proyecto, aplicar las mejores prácticas para laimplantación de la solución.

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Nota: La NO presentación de las hojas de vida del equipo de trabajo solicitado será causal derechazo de la propuesta. El Hospital podrá solicitar que se subsane o aclare la presentacióny/o contenido de los documentos mencionados en este numeral, en cualquier momento y poruna sola vez, antes de la publicación de la evaluación definitiva, si el Proponente no respondea la solicitud dentro del plazo estipulado por El Hospital, se configurará causal de rechazo dela propuesta.

3. Enviar una propuesta de “Acuerdo de Niveles de Servicio”, garantizando la operación continuadel sistema y la solución en un tiempo oportuno de las posibles contingencias, lo propuesto endicho acuerdo no podrán superar las siguientes especificaciones y tiempos:

El servicio soporte necesario durante el proceso de implantación e implementación, por unperiodo mínimo de doce (12) meses en forma presencial y seis (6) meses más en formatelefónica o vía Internet con mínimo los siguientes ANS (Acuerdo de Niveles de Servicio)

Nivel Definición del indicador Atención

Tiemporecepción yrespuesta derecibido (*)

Tiempo desolucióntemporal (**)

Tiempo desolucióndefinitiva(***)

Crítico

Parálisis total de una o variasfunciones base, se suspende laoperatividad total de lafuncionalidad base por fallas enla aplicación

7x24 1 hora 2 horas12 horashábiles

Urgente

El error permite seguir laoperación del día a día pero tiene

efectos laterales de algúnimpacto en la operación debido auna falla puntual en la aplicación

5x8 3 horas hábiles12 horashábiles

36 horashábiles

Normal

El problema no detiene laoperación, ni tiene efectosimportantes en ella, no afecta laoperación o resultados de laaplicación, o es la generación deinformación

5x8 8 horas hábiles24 horashábiles

60 horashábiles

(*) Tiempo recepción y respuesta de recibido: tiempo transcurrido entre el registro inicial del caso y la primera actividad registrada con El Hospital(este es el máximo tiempo de atención, no es el tiempo de solución del caso).

(**) Tiempo de reactivación de la operación que se vio afectada por fallas en la aplicación, de manera temporal, mientras se cuenta con la solución

definitiva.

(***) Tiempo de entrega en producción de la solución definitiva a la falla presentada.

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Se entiende por servicios de soporte aquellos que El Contratista prestará al Hospital SimónBolívar, con el propósito de garantizar la correcta y continua operatividad del manejo del software,garantizando con ello: el cubrimiento de cualquier contingencia del Software que produzcainconvenientes en el normal funcionamiento de una permanente y oportuna atención y solución atodos los problemas que se pudieren presentar durante la prestación del servicio. ElCONTRATISTA garantiza este servicio, siempre y cuando la contingencia o inconveniente seaocasionado directamente por algún problema del Software y no por causas externas como:Problemas en el Hardware (Servidores y Estaciones), problemas en las redes de comunicaciones,Problemas en el fluido eléctrico, problemas generados por virus en los equipos, problemas pormal manejo del Software o por manipulación indebida de tablas del sistema.

4. Ofrecer una garantía del software HIS con cubrimiento, como mínimo, de los siguientesaspectos: a) Garantía para todo el software que compone Sistema de Información, por un (1)año después de puesta en producción de la versión implementada. b) Soporte correctivo porun (1) año, después de puesta en producción de la versión implementada. c) Actualización

para todos los módulos ofertados por un (1) año después de puesta en producción de laversión implementada. d) Garantizar el correcto funcionamiento del sistema, después de cadaproceso de actualización y/o mejora. Nota: La garantía incluye la correcta operación de todaslas funcionalidades descritas en cada uno de los módulos del sistema de información.

5. Proporcionar el detalle de las necesidades técnicas del HIS y sus componentes, teniendo encuenta todos los elementos necesarios para poner en funcionamiento la solución, los cualesen caso de ser necesario serán concertados entre las partes; de igual manera deberáverificarlas previo a la instalación de los productos.

6. Indicar si la aplicación propuesta requiere el uso de librerías específicas que deban ser

instaladas en el servidor de aplicaciones y/o el servidor de Base de Datos, así como, si serequiere de otros utilitarios para su operación el costo posterior y la necesidad de adquiriractualizaciones posteriores al finalizar el periodo de garantía y soporte.

7. El producto escogido debe funcionar como un todo, por lo cual el proveedor seleccionadodeberá comprometerse en la propuesta a no descontinuar el desarrollo de ninguno de losmódulos que hacen parte integral de este por un término de diez (10) años contados a partirde la entrega en funcionamiento del HIS y sus componentes.

8. La propuesta deberá especificar el costo de mantenimiento y actualización posterior al periodode garantía, aclarando cuáles serán los incrementos por este concepto durante los próximos

10 años.

9. La propuesta deberá garantizar las funcionalidades mínimas dadas por la Secretaría y lainteroperabilidad entre el HIS del Hospital Simón Bolívar, la Historia Clínica Unificada Distrital,

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y las demás soluciones de los diferentes hospitales del Distrito, para lo cual se deberágarantizar el cumplimiento de las siguientes guías y documentos técnicos de la SecretaríaDistrital de Salud:

Guía de implementación de documentos clínicos electrónicos hl7 informe sumarios

electrónicos de HC (Anexo 11). Documento de técnico de mensajería hl7 v3 historia clínica electrónica compartida

(Anexo 12). Guía de implementación de documentos clínicos electrónicos hl7 informe de epicrisis

(Anexo 13). Guía de implementación de documentos clínicos electrónicos hl7 para prescripción

de medicamentos (Anexo 14). Guía de implementación de documentos clínicos electrónicos hl7 para reporte de

imagenología diagnostica (Anexo 15). Guía de implementación de documentos clínicos electrónicos hl7 para reporte de

resultados de laboratorio (Anexo 16). Instrucciones Generales RFI HIS (Anexo 17). Funcionalidad Minima HIS Adm Fin (Anexo 18). Funcionalidad Minima HIS Clinico Asist (Anexo 19)

Para la evaluación del cumplimiento de las funcionalidades mínimas de los anexos 18 y 19se exige que en cada criterio funcional el proponente identifique si el software ofertado“Cumple Completamente” o se encuentra “Por Desarrollar”, garantizando que el desarrollo

será entregado durante la implementación. En caso de no cumplir con alguno de loscriterios ni contemplar su desarrollo se entenderá que no cumple con este numeral.

10. La solución ofertada debe generar reportes que soporten la gestión operativa y administrativadel Hospital y requerimientos a entes externos, en los temas: Clínico- asistencial, Administrativo, Financiero, y de Inteligencia de Negocios, previo requerimiento del supervisordel contrato.

11. Cumplir con los requisitos mínimos funcionales, de seguridad, interoperabilidad y normativosque demanda la SDS y el Ministerio de salud para sistemas de información en salud.

12. Realizar gestión de configuración (control de versiones) de los artefactos del proyecto.

13. Efectuar las pruebas de concepto requeridas por la E.S.E. durante la etapa precontractual.

14. La aplicación debe estar en condiciones de generar documentos HL7 V3 CDA r2 que seanespecificados dentro del marco de las definiciones de la Historia Clínica Electrónica Unificada

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Distrital, como medio de intercambio de la información clínica, asistencial, administrativa yfinanciera de la institución con la red de prestadores del Distrito.

15. Desarrollar los servicios necesarios para enviar los documentos HL7 CDA generados dentrode su aplicación, al sistema de la Historia Clínica Electrónica Unificada Distrital.

16. Desarrollar los servicios necesarios para consultar los documentos HL7 CDA del repositoriode la Historia Clínica Electrónica Unificada Distrital para que sean desplegados dentro de suaplicación.

17. Generar la mensajería demográfica de pacientes estandarizada basada en mensajería HL7que la Secretaría Distrital de Salud defina con el propósito de actualizar y consultar elMaestro Índice de Pacientes que el Distrito implementa para la Historia Clínica ElectrónicaUnificada.

18. Considerar los procesos de interoperabilidad necesarios para establecer la integralidad y

trazabilidad de los sistemas de información de la Secretaría Distrital de Salud, considerandolos siguientes aplicativos con que ya cuenta la SDS:

- APS en línea (Atención Primaria en Salud) o SI-TERRITORIO: con este sistema de la SDSse debe permitir desplegar la información referente a las atenciones realizadas a la poblaciónpor los equipos ERI (Equipo de Respuesta Inicial) y ERC (Equipo de RespuestaComplementaria) del programa Territorios Saludables, así como también los equipos ERI yERC que usen APS en Línea podrán consultar los documentos de las Historia ClínicaElectrónica. Resolución 412 del 25 de febrero de 2000. Lineamientos Territorios Saludables2015. Ley 1438 del 19 de enero de 2011. Resolución 0518 del 24 de febrero de 2015.

Resolución 1841 del 8 de mayo de 2013.

- PAI (Programa Ampliado de Inmunizaciones) permitir la consulta del estado de vacunacióndel individuo, utilizando un servicio web de la SDS que permita obtener un reporte con lainformación del sistema PAI Distrital, en donde se encuentra la información de las vacunasaplicadas y las vacunas pendientes. Resoluciones 412 de 2000, 1043 de 2006, 1441 de 2013,4505, 5521 de 2013, 1841 de 2013, Resolución 2003 de 2014, Circulares 23, 39, 44 y 45 de2013, o las que las modifiquen, adicionen o sustituyan) en cuanto a la prestación del serviciode vacunación y demás normas emitidas por el MSPS.

- SIVIGILA (Sistema de Vigilancia en Salud Pública Nacional y Distrital). Decreto 3518 de2006. Ley 1616 de 2013. Ley 1639 de 2013. Circular 003 de 09 de Marzo de 2015 – SecretariaDistrital de Salud.

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- SIVIGILA NACIONAL: Permitir la generación de alertas cuando se identifique un evento deinterés en salud pública; de igual manera de forma automática debe generar y enviar la fichade la cara A, del evento de notificación a la SDS.

- SIVIGILA DISTRITAL: Permitir la generación de alertas cuando se identifique un evento de

interés en salud pública identificados por la SDS; y de igual manera, de forma automáticadebe generar, y enviar la ficha de la cara A, del evento de notificación al SIVIGILA DISTRITALpara que continúe con el proceso de vigilancia.

- SIP Sistema Informático Perinatal - CLAP (Historia Clínica Perinatal): realizar el procesode interoperabilidad que permita la trasferencia de la información básica de la gestante. Deforma escalar, se incluirán nuevos eventos que se adicionen al carnet perinatal, a partir de lainformación que se obtiene del HIS. Esto es parte de los Objetivos del Desarrollo del Milenio,decreto 3518 de 2006, Plan Decenal de Salud Publica 2012-2021

- Agendamiento de citas: El HIS debe permitir agendar citas Médicas en espacios de citassuministrados por cada Centro de Salud y retornar las citas asignadas.

- SIRC (Sistema de Integral Referencia Contrarreferencia): debe permitir el intercambio deinformación entre el HIS y SIRC específicamente para generar Anexo 1 inconsistencia de basede datos, Anexo 2 Atención inicial de Urgencias, Anexo 3 Solicitud autorización de Servicio,

Anexo 4 Autorización o negación del Servicio, Anexo 5 Soportes de factura, Anexo 9Referencia y anexo 10 Contrarreferencia conforme a la normatividad vigente resolución 3047de 2008 y 4331 de 2012 de Ministerio de Salud y a las que se generen durante la vigencia delcontrato y con el módulo RUR (Registro de Usuarios Remitidos).

- RIPS (Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud): generar archivos planosde acuerdo a las atenciones de los diferentes tipos de usuarios según la Resolución 3374 de2000.

19. La arquitectura y diseño de la aplicación ofertada debe estructurar el uso de informaciónintegrada y parametrizada entre los módulos que la componen, la solución debe operar demanera integrada entre los distintos módulos que la componen, todo dato que ingrese alsistema lo hará exclusivamente por un único sitio y alimentará automáticamente a los otrosmódulos, garantizando la integridad de la información registrada y evitando duplicidad de lamisma.

20. La aplicación ofertada debe ser multiplataforma y especificar la versión en que se encuentracertificada la solución; debe operar sobre un motor de base de datos con capacidad paramanejar millones de registros.

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21. Todas las comunicaciones de la solución (entre clientes y el servidor, o entre los servidores),deben ser controlados directamente por el hardware y software utilizado, el cual debe llevar unlog de transacciones e informar por pantalla al usuario, el resultado final de la transacción.

22. El transporte de la información entre el usuario (cliente) y el servidor de Base de Datos debeefectuarse de manera cifrada.

23. La solución debe ser escalable tanto por expansión de hardware como por expansión desoftware, de acuerdo con las necesidades del Hospital.

24. El Sistema de Información Hospitalario (aplicación) y la plataforma de software sesuministrarán en Idioma Español.

25. Los módulos y formularios de la aplicación han de ser amigables e intuitivos para el usuariofinal.

26. Todos los reportes generados por las aplicaciones del HIS, han de ser en línea y de fácilgeneración para el usuario final.

27. La aplicación debe permitir vincular a la Base de Datos del HIS en la Historia Clínica delpaciente, los estudios e imágenes diagnósticas digitalizadas en el PACS que posee El Hospitalteniendo en cuenta el protocolo utilizado DICOM (Digital Imaging and comunication inMedicine).

28. La aplicación ofertada debe poseer su propio sistema de control y administración de usuarios,permitiendo controlar accesos por perfiles y/o roles, módulos, submódulos y pantallas del

sistema controlando actividades cotidianas de usuario como consulta, actualización,modificación y/o borrado de información, controlando Dirección IP de Acceso Autorizado.

29. El aplicativo debe proveer el manejo de contraseñas seguras, controlando:

Número mínimo de caracteres de la contraseña. Combinación de letras, números y caracteres especiales. Caducidad de la contraseña. Bloqueo de la contraseña por intentos fallidos. Encriptado del usuario y contraseña de acceso al momento del ingreso a la aplicación. Definición y control del tiempo máximo permitido de inactividad por parte del usuario para el

cierre de sesión de la aplicación (logout). Recuperación de contraseña de manera automática por validación de datos de registro. La aplicación debe permitir el bloqueo de puertos no requeridos para el normal desempeño

de la aplicación que eviten el uso malicioso del mismo por usuarios no autorizados.

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La aplicación no debe permitir el almacenado de información parcial en una pantalla,módulo o submódulo.

Se debe garantizar la integridad de la información, mediante bloqueos, ante accesossimultáneos.

Debe ser parametrizable la opción de copiar y pegar en campos de texto. Cumplimiento con las disposiciones de historias clínicas nacionales y/ o distritales de

acuerdo a lo establecido por la Secretaría Distrital de Salud de Bogotá.

30. La aplicación debe contar con un módulo de auditoría que permita como mínimo:

a. Efectuar evaluación y revisión de auditoría de transacciones con los siguientes datos deregistro:

- Usuario.- Dirección IP.- Transacción realizada (consulta, adición, actualización y/o borrado).

- Fecha de la transacción.- Hora de la transacción.- Tabla de la base de datos que fue modificada, actualizada o borrada.- Datos modificados de acuerdo a criticidad (historial de cambios), que sea

parametrizable de acuerdo a necesidad.

b. Debe permitir auditar:

- Intentos fallidos de ingreso a la aplicación- Cambios de contraseña por olvido (Cambios Automáticos de Contraseña).- Tiempos de Inactividad

- Cierre de sesión automático programable.- Cambios de roles y perfiles de acceso.

31. La aplicación ha de ser 100% compatible con herramientas ofimáticas como Office y LibreOffice, formato PDF, imágenes como JPG, GIF, BMP, formatos de video y audio como MP3,MP4, MPG y AVI entre otros, almacenándolos en modo de sólo lectura, vinculándolos a losmódulos que así lo requieran y guardándolos en el servidor de almacenamiento.

32. La aplicación debe cumplir estándares HL7 (Health Level Seven), GELLO (Reglas de soportede decisiones clínicas), CDA HL7, SPL HL7, HL7 Registros Médicos, debe cumplir también elestándar DICOM (Digital Imaging and comunication in Medicine) intercambio de pruebas

médicas, visualización, almacenamiento, impresión y transmisión.

33. La aplicación debe permitir la importación y exportación de información, en concordancia conlas disposiciones que establezca la Secretaría de Salud Distrital, la línea 195, la integración de

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información entre la red pública de hospitales y demás que le sean aplicables, en cumplimientode los convenios firmados en tal sentido.

34. Demostrar el registro ante la autoridad competente de los Derechos de Autor sobre laaplicación ofertada y deberá ceder al Hospital Simón Bolívar III Nivel – E.S.E, los derechos de

uso a perpetuidad de la aplicación ofertada sin límite de usuarios, con independenciatecnológica, entregando para ello los programas ejecutables, librerías y demás componentestecnológicos de la solución ofertada.

4.6.2. DEL CONTRATISTA

En cumplimiento del objeto descrito anteriormente, se considera obligatorio el desarrollo de lassiguientes actividades:

1. Cumplir con la totalidad de requerimientos técnicos, funcionales y servicios requeridos,

indicados en su oferta y en los términos de referencia, así como vender e implementar elSoftware indicado en el objeto contractual.

2. En cumplimiento del objeto contractual, El Contratista asume no solo las obligacionesderivadas de la ejecución del objeto contractual, sino además, otras relacionadas con elmismo según las especificaciones dadas en estos términos de referencia y demásobligaciones del contrato.

3. Entregar la actualización del licenciamiento como mínimo de los componentes y/o módulosque el contratista tenga disponibles en el mercado en el momento de inicio de estecontrato.

4. La matriz de riesgo, su análisis, ponderación y manejo de riesgo se establecerán demanera conjunta entre el oferente y la entidad precisando que el oferente deberá presentarsu propuesta de actividades para mitigación de riesgos de falla en el funcionamiento delsoftware.

5. Brindar orientación a los usuarios del Hospital Simón Bolívar que lo requieran, sobre el usodel software, esto se hará con la presencia del personal idóneo especializado en lasinstalaciones del Hospital Simón Bolívar por un periodo mínimo de dieciocho (18) meses. Alterminar este periodo se seguirá haciendo soporte telefónico y por Internet por un periodode seis (6) meses más, para un total de 24 meses a partir de la firma del presente contratoy presencial en caso de ser necesario.

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6. Ajustar el “Acuerdo de Niveles de Servicio”, de conformidad con las directrices impartidaspor el supervisor del contrato de manera que garantice la operación continua del sistema yla solución en un tiempo oportuno de las posibles contingencias.

7. Garantizar el servicio de soporte necesario durante el proceso de implementación por un

periodo mínimo de doce (12) meses en forma presencial y seis (6) meses más en formatelefónica o vía internet de conformidad con los tiempos establecidos en la propuesta y/olos acordados con El Hospital. Además se brindará soporte presencial ante eventosadversos relacionados con el buen funcionamiento del software. Los gastos generados pordesplazamiento al sitio para el servicio de soporte presencial que sean necesarios durantelos doce (12) meses posteriores a la implementación, correrán a cargo del contratista.

8. Entregar los programas objeto de esta adquisición, con las características y requerimientostécnicos ofrecidos en el objeto contractual de este documento garantizando su calidad.

9. Entregar el Software en correcto funcionamiento e implementarlo dentro del plazo previsto

para el cumplimiento efectivo del contrato.

10. Corregir las deficiencias que se presenten en el funcionamiento del software, posterior a laimplementación sin cargo económico para El Hospital teniendo en cuenta el “Acuerdo deNiveles de Servicio” y a la garantía establecida en los términos.

11. Responder por todos los daños, lesiones y perjuicios que en el desarrollo del presentecontrato él, sus dependientes o subcontratistas ocasionaren a cualquiera de los bienes opersonas del Hospital Simón Bolívar, a terceras personas, o a sus bienes. El Contratistadesde ya acepta la liquidación que de tales daños o perjuicios que El Hospital efectúe yque sean imputables a él, sus dependientes o subcontratistas. La liquidación de tales

daños o perjuicios la efectuara El Hospital mediante dos (2) peritos evaluadores escogidosentre las listas de auxiliares de la Cámara de Comercio de Bogotá. Esta liquidaciónprestará mérito ejecutivo en contra del Contratista quien renuncia al derecho derequerimiento y constitución en mora para su pago, el cual deberá efectuar a los tres (3)días siguientes de que se ha presentado la liquidación para su cobro, en el domicilio ydirección en donde se esté efectuando la instalación de los programas objeto de venta. Entodo caso el contratista autoriza al hospital para que descuente el valor de la pérdida odaño según el caso del valor que se encuentre pendiente por pagar de conformidad con elcontrato que se celebre.

12. Capacitar y evaluar sobre el manejo de los módulos del software al personal que designe

El Hospital e igualmente cuando se requiera por mejora del Software o nuevas versiones.Las actas, listados de asistencia y evaluaciones generadas durante las capacitacionesdeberán ser entregadas al supervisor del contrato que designe El Hospital. El ambiente y

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los recursos necesarios para esta actividad deberán ser suministrados por el contratista sinque ello genere costos adicionales para El Hospital.

13. Definir, documentar y entregar la metodología de capacitación que incluya todos losusuarios técnicos y funcionales de la ESE y sus puntos de atención. Dicha capacitación

debe de incluir como mínimo los siguientes aspectos: a) Definir estrategias y plan decapacitación, acordes con la metodología propuesta, Especificando los lugares para lamisma y los elementos a utilizar. b) Las actividades de capacitación al interior de la ESE. c)Capacitar a los usuarios finales y técnicos designados por la ESE según la metodologíapropuesta. d) Certificar asistencia y aprobación de capacitación según el rol de cadausuario. e) Entregar al supervisor del contrato los manuales de capacitación en formatodigital, de cada uno de los módulos, con casos de uso y ejercicios. f) Dictar la capacitaciónsobre un ambiente real de prueba del aplicativo. g) Hacer y documentar el seguimiento alplan de capacitación y cronograma del mismo. h) Proporcionar plataforma de Educación enLínea de las funcionalidades del HIS. i) Entregar informe consolidado de ejecución decapacitaciones. j) Coordinar sesiones de práctica para los usuarios capacitados con

seguimiento documentado en las condiciones y dentro del término establecido en el plan decapacitación.

14. Entregar al Hospital al momento de la instalación del software: 1) Licencias y medios deinstalación. 2) La documentación técnica completa en medio magnético e impreso. 3) CDde Manuales: a) Manual de Instalación; b) Manual del Usuario c) Manual de servicio ysoporte, 4) Diccionario de datos, 5) archivo en medio magnético, 6) CD con los ejecutablesde los programas. 7) Contrato de garantía. 8) Los demás elementos necesarios einherentes para la ejecución y funcionamiento del objeto contratado y garantizar al HospitalSimón Bolívar la idoneidad, funcionalidad y efectividad de todos los medios magnéticos, ladocumentación, instrucciones, guías del usuario y si fuere necesario a solicitud del

Hospital, asesoría técnica en todo lo necesario para el uso de los programas a partir de suentrega efectiva, Instalado y en funcionamiento.

El diccionario de datos suministrado, debe incluir como mínimo la descripción detallada decada una de las tablas y cada campo de la Base de Datos (Tipo de datos, nombre delcampo y descripción), y entregar actualizaciones del mismo al hospital cuando le seanrealizadas modificaciones (debido a cambios de versión o nuevos desarrollos).

15. Asegurar al Hospital que el programa, adiciones o modificaciones que se efectúen alprograma, son de su exclusiva propiedad y, al conceder las licencias para su uso, nolesiona ni infringe propiedad intelectual alguna o patentes registradas o concedidas, como

consta en el registro de la dirección nacional de derechos de autor, oficina de registro delMinisterio de Gobierno de la República de Colombia. En caso contrario, el contratistadefenderá e indemnizará al Hospital Simón Bolívar contra cualquier reclamación odemanda fundamentada en el programa. Para tal efecto, El Hospital Simón Bolívar se

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obliga a notificar al contratista de dicha reclamación o demanda, una vez tengaconocimiento de las mismas y a suministrar a solicitud y a costa del contratista toda laasistencia, información y autorización necesaria para enfrentar u objetar las reclamacioneso demandas formuladas independientemente de las gestiones judiciales o extrajudicialesque garantiza, realizará el contratista. El Hospital Simón Bolívar podrá también asumir su

defensa frente a tales reclamaciones o demandas y las agencias en derecho y demáscostas estarán a cargo del contratista.

16. Garantizar el funcionamiento del software en servidores alojados por fuera del Hospital enun data center dispuesto para tal fin.

17. ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD: La información inherente al Hospital Simón Bolívarque El Contratista pueda conocer durante el desarrollo del presente contrato, lo mismo quela documentación suministrada, se considera confidencial y no podrá ser divulgada niutilizada por el Contratista para efectos diferentes a los exigidos en el presente contrato.El incumplimiento de esta obligación hará responsable al Constratista por los perjuicios que

se causen directa o indirectamente al Hospital Simón Bolívar sin que ello impida lainiciación de acciones penales correspondientes contra las personas naturales que laborenpara el Contratista.

18. Utilizar personal idóneo, debidamente capacitado y directamente empleado por ElContratista para desempeñar las labores de instalación, pruebas, y puesta enfuncionamiento del Software.

19. Garantizar ante El Hospital, la debida afiliación con los sistemas de salud, riesgosprofesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, InstitutoColombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje del personal que

contrate, cuando a ello haya lugar.

20. Realizar acompañamiento para el ajuste de los procesos del Hospital relacionados con elHIS, de acuerdo a la operación del mismo y entregar un documento al supervisor delcontrato con las sugerencias para la modificación de los procesos del Hospital.

21. Entregar durante la vigencia del contrato, el periodo de garantía, o por contratosposteriores de mantenimiento, las últimas versiones del software liberadas, previa solicituddel supervisor del contrato.

22. Garantizar que las versiones del HIS y sus componentes liberados, han sido probados por

su departamento de pruebas para minimizar el riesgo de fallas en la operación al ponerloen funcionamiento.

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23. Tener a disposición del Hospital, un CRM en la web para el trámite de peticiones, quejas yreclamos del servicio o producto, con el objetivo de brindar agilidad en la respuesta ytrazabilidad de la comunicación entre ambas entidades, mínimo de dos (2) años.

24. Asumir los gastos de la adquisición de equipos, herramientas, personal y/o cualquier otro

que sea necesario para la instalación y puesta en funcionamiento de la solución ofertada.

25. Suministrar el ambiente e instalaciones físicas de pruebas necesarias para laimplementación y puesta en funcionamiento del sistema.

26. Mantener indemne al Hospital Simón Bolívar por razón de reclamos, demandas, accioneslegales y costos que surjan como resultado del uso por parte de El Contratista, de patentes,diseños o derechos de autor que sean propiedad de terceros. El Contratista mantendráindemne al Hospital Simón Bolívar contra todo reclamo, demanda, acción legal y costosque pueda causarse o surgir por daños o lesiones a personas o propiedades de terceros,ocasionados por El Contratista, sus subcontratistas o sus proveedores durante la ejecución

de los trabajos objeto del contrato que se origine de la presente convocatoria pública yterminados éstos, durante su permanencia en la ESE y hasta la liquidación definitiva delcontrato.Se consideran como hechos imputables al Contratista todas las acciones u omisiones de supersonal y de sus Sub Contratistas y proveedores y del personal al servicio de cualquierade ellos, y en general cualquier incumplimiento de sus obligaciones contractuales.

En caso de que se entable un reclamo, demanda, acción legal al Hospital por asuntos quesegún el contrato sean de responsabilidad del Contratista, este será notificado lo máspronto posible de ellos para que por su cuenta adopte oportunamente las medidasprevistas por la ley para mantener indemne al Hospital Simón Bolívar.

El Contratista garantizará que cumplirá a cabalidad con los requerimientos legales,reglamentarios y contractuales y no generará daño o perjuicio al Hospital o a terceros poresta causa. El Contratista le pagará directamente y para el efecto, autoriza mediante elpresente documento que le sea descontado el monto respectivo del saldo insoluto del valordel contrato.

27. Las demás inherentes a la naturaleza del contrato de actualización y mantenimientocuando lo considere El Hospital.

28. Entregar el plan de ejecución del proyecto de implementación del HIS, y el cronogramadetallado no mayor a 18 meses, con hitos, entregables, responsables por parte delproveedor que incluya las etapas y el recurso humano necesario, estos documentos

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deberán ser entregados al hospital en un término no superior a cinco (5) días hábilescontados a partir de la suscripción del acta de inicio del contrato, previa aprobación porparte del supervisor del contrato.La metodología debe estar dividida en fases de implementación que le permitan al Hospitaladoptar y entender el proceso desde el inicio hasta la terminación de la implementación

total de la solución ofertada, que permita programar la participación de los líderesdesignados en cada fase. Ésta deberá contar con mecanismos de control para la gestiónde la implementación del sistema.

29. Realizar la actualización y los ajustes que sean necesarios para adecuar el funcionamientodel software con las normas actuales del orden nacional y distrital, y las que se emitan conposterioridad a la puesta en producción del HIS, durante la vigencia de la ejecución delcontrato y el período de garantía.

30. Garantizar el proceso de respaldo y de recuperación de los datos y del software durante laimplementación y documentar el mismo.

31. Realizar la gestión integral del motor de base de datos durante la implementación demanera que este funcione correctamente con la aplicación y documentar el mismo.

32. Elaborar y documentar el Plan de contingencia de operación de la solución en caso de falladel sistema, en coordinación con El Hospital.

33. Planear, realizar y documentar una prueba de falla del sistema ejecutando el plan decontingencia, con los resultados y recomendaciones, y hacer los ajustes necesarios al Plande contingencia de operación de la solución en caso de falla del sistema.

34. Garantizar la integridad y seguridad de los datos registrados en el software, así como detoda la información consolidada y de reportes que se genere.

35. Asistir a las reuniones convocadas por el ESE y presentar los informes mensuales delavance del proceso en los términos y condiciones requeridos por el supervisor del contrato.

36. Atender todas las observaciones del supervisor, tendientes al cumplimiento del contrato.

37. Entregar los informes de visita de cada una de las actividades presenciales que realice ElContratista en las instalaciones de la E.S.E., de conformidad con el Cronograma de Trabajoestablecido de común acuerdo al inicio del contrato.

38. Definir, documentar, y ejecutar las pruebas del sistema que garanticen el correctofuncionamiento del software 24x7x365

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39. Proporcionar las respectivas bitácoras de cambios en las versiones que se ubiquen enproducción.

40. Almacenar una copia de la solución (fuentes, ejecutables, librerías, etc) en custodia en una

entidad externa la cual deberá ser entregada a la E.S.E. para garantizar la continuidad dela operación en el momento en que esta lo requiera.

41. Se deberá dar cumplimiento al Decreto 062 del 2015 por medio del cual se implementa laPolítica Pública para los sectores de Lesbianas, Gays, Bisexuales, Transgeneristas eIntersexual establece dentro de la acción N° 6: adecuación de Servicios y productos delsistema distrital de salud para garantizar el acceso, uso y disfrute de este servicio por partede todas las personas de los sectores LGBTI, la inclusión de las variables de sexo,orientación sexual e identidad de género en todos los sistemas de información y formatosde intervención del Sector Salud. Así también dando cumplimiento a la directiva 022 del2011 de la Alcaldía mayor que establece la importancia de la incorporación de las variables

en los sistemas de información del Distrito Capital, se debe cumplir con la normatividadvigente o las que las modifiquen, adicionen o sustituyan y la que se genere durante lavigencia del contrato.

42. Atender los requerimientos técnicos adicionales a los descritos en los presentes términosde referencia y que surjan durante la ejecución del contrato.

2. Modificar el numeral 5.2. “Condiciones Financieras Habilitantes”, el cual quedará así:

5.2. CONDICIONES FINANCIERAS HABILITANTES

(En caso de que la oferta sea presentada la modalidad de Consorcio o Unión Temporal, cada unode los proponentes y de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal deben entregar lainformación financiera de manera independiente).Las condiciones habilitantes financieras se calcularán con base en la suma aritmética de laspartidas de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal.Todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal enColombia, que aspiren a celebrar contratos con las entidades estatales, se inscribirán en elRegistro único de Proponentes del Registro Único Empresarial de la Cámara de Comercio con

jurisdicción en su domicilio principal. Para éste proceso deben estar registrados así:

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Segmento Familia Clase Actividad 81 11 22 Mantenimiento y Soporte

Software81 11 15 Ingeniería de Software y

Hardware81 11 25 Alquiler ArrendamientoSoftware

43 23 23 Software Consulta y Gestiónde Datos

El Hospital tomará como base la información financiera verificada por la Cámara de Comercio LACUAL DEBE ESTAR DEBIDAMENTE ACTUALIZADA CON LA INFORMACIÓN FINANCIERADE LA VIGENCIA INMEDIATAMENTE ANTERIOR (DICIEMBRE 31 2014), para determinar elcumplimiento de las siguientes relaciones financieras:

a. Liquidez: Esta deberá ser mayor o igual a (1,5)Indica en qué proporción las exigibilidades a corto plazo, están cubiertas por activos corrientes.

La Liquidez: se calculará según la fórmula siguiente:

Liquidez: = (Activo Corriente / Pasivo Corriente) ≥ 1,5

b. Nivel de Endeudamiento: este deberá ser menor o igual setenta por ciento (70%)Indica el grado de participación de los acreedores, en los activos de la empresa: Por cada pesoque la empresa tiene en el activo, puede deber hasta $70 centavos a los acreedores.El Nivel de Endeudamiento se calculará según la fórmula siguiente:Nivel de Endeudamiento = (Pasivo Total / Activo Total) ≤ 0,70

c. Relación Patrimonial: deberá ser menor o igual a (2,33)Indica el grado de compromiso que tienen los propietarios de la firma respecto a las deudas quetiene la empresa.

La Relación Patrimonial se calculará según la fórmula siguiente:Relación Patrimonial = (Pasivo Total /Patrimonio) ≤ 2,33

Donde Patrimonio = Activo Total - Pasivo Total (tomados del anexo financiero).

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En el caso de las Uniones Temporales y los Consorcios, los indicadores se calcularán con baseen la suma aritmética de las partidas de cada uno de los integrantes, por tanto la informacióndeberá presentarse de forma independientes para cada uno de los miembros.

Toda la información financiera deberá ser presentada en moneda legal colombiana.

Para los casos el caso de Empresas Extranjeras, la información financiera deberá ser expresadatomando como base la TRM (Tasa representativa del mercado) vigente a la fecha de cierre de losEstados Financieros del periodo correspondiente.

Cada uno de los proponentes y de los integrantes del Consorcio o Unión Temporal (en caso deque la oferta sea presentada en esta modalidad), bien sea persona natural o jurídica, deberádiligenciar completamente y adjuntar en su propuesta el FORMATO DE INFORMACIÓNFINANCIERA – ANEXO No. 7, el cual debe contener la información tomada de los estados

financieros a diciembre 31 de año 2014 así:

- Activo Corriente- Activo Fijo- Otros Activos- Total Activo- Pasivo Corriente- Pasivo Mediano y Largo Plazo- Total Pasivo- Patrimonio

- Total Pasivo más Patrimonio

Para efectos de la verificación financiera, se requiere de la presentación y clasificación de lascuentas, en la forma en que se indica en el Anexo de Información Financiera, el cual debecontener la información tomada de los Estados Financieros, al cierre de la última vigencia fiscallegal del país de origen, la cual debe ir acompañada con los respectivos documentos indicados enlos términos de referencia.

Toda la información deberá estar firmada por el Representante Legal, el Contador Público y el

Revisor Fiscal (en los casos requeridos); estas personas con sus firmas garantizan que lainformación presentada en el Anexo de Información Financiera ha sido tomada de los EstadosFinancieros los cuales han sido preparados conforme a las normas y principios de contabilidadaceptados por la Contaduría General de la Nación.

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Adicionalmente, se deberá adjuntar fotocopia legible de la Tarjeta Profesional del ContadorPúblico y del Revisor Fiscal (en los casos requeridos), que suscriben el FORMATO DEINFORMACION FINANCIERA (ANEXO No. 7), acompañadas del certificado de vigencia deinscripción y de antecedentes disciplinarios, expedido por la Junta Central de Contadores vigente.

Las personas naturales y jurídicas extranjeras deberán presentar el FORMATO DEINFORMACIÓN FINANCIERA – ANEXO No. 7 , firmado por el Representante Legal y avaladospor Contador Público en caso de no estar obligados o no tener inscrito revisor fiscal, con surespectiva tarjeta profesional y certificado de vigencia de inscripción y de antecedentesdisciplinarios, expedido por la Junta Central de Contadores.Basados en la información financiera del FORMATO DE INFORMACIÓN FINANCIERA – ANEXONo. 7 (Información corte 31 diciembre de 2014) se efectuará la verificación de las relacionesfinancieras mencionadas en el presente numeral.

3. Modificar el numeral 7 “Condiciones Económicas Mínimas De La Propuesta”, el cualquedará así:

7. CONDICIONES ECONOMICAS MINIMAS DE LA PROPUESTA:

Para presentar su propuesta económica, el oferente deberá diligenciar completamente el AnexoNo. 9, Los errores u omisiones en la propuesta económica, serán de responsabilidad exclusiva delPROPONENTE. Cuando se presenten discrepancias en el valor en letras y números, prevaleceráel valor escrito en letras. El oferente deberá presentar su oferta en pesos colombianos sin anotarcentavos, aproximando por exceso o por defecto al peso más cercano. Serán de exclusiva

responsabilidad del proponente los errores u omisiones en que incurra al indicar los preciosunitarios por ítem y/o totales en su oferta, al igual que las pérdidas que se deriven de dichoserrores u omisiones.

4. Se modifica parcialmente el númeral 8 “Evaluación de las Propuestas”, en la parte que

corresponde a “Valor de la Oferta”, el cual quedará así:

VALOR DE LA OFERTA (50 PUNTOS)Se evaluarán las propuestas económicas de los proponentes incluyendo IVA.No serán objeto de evaluación económica las propuestas cuyo valor exceda el presupuesto o se

encuentren por debajo en más del 10% de los precios de referencia estimados, y establecidos enel numeral 4.9.

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El ofrecimiento más favorable para EL HOSPITAL será la propuesta económica que se encuentremás cerca por debajo o igual a la media GEOMETRICA, obtendrá 50 puntos. Las demás ofertasobtendrán un puntaje proporcional POR REGLA DE TRES SIMPLE.

La evaluación económica se realizará con base en el siguiente procedimiento:

Se calculará la media GEOMETRICA A, así:

GM ỹ = √ 1;2;3;………..

Donde:GM = Media GEOMETRICA.Y = Precio de Referencia Oficial.n = Número de propuestas objeto de evaluación

En la evaluación de las propuestas se revisará y determinará si existen errores u omisiones en losprecios de la misma, caso en el cual será causal de rechazo de la oferta.

5. Se modifica parcialmente el númeral 8 “Evaluación de las Propuestas”, en la parte que

corresponde a “Funcionalidad (200 puntos)”, el cual quedará así: FUNCIONALIDAD (200 PUNTOS)

La evaluación de los criterios funcionales contenidos en el Anexo No 1 se efectuara de la

siguiente manera.

- Si “Cumple Completamente” se le asignara un valor de diez (10)- Si “Cumple Parcialmente” se le asignara un valor de dos (2) - Si “Cumple Parcialmente” y está “Por Desarrollar” se le asignara un valor de seis (6) - Si está “Por Desarrollar” se le asignara un valor de cuatro (4)

- Si realiza alguna otra opción de selección el valor al criterio funcional será de cero (0)

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A L C A L D Í A M A Y O R

D E B O G O T A

D C

o s p i t l Simón olívar

C u m p l e C o m p l e t a m e n t e

C u m p l e

P a r c i a l m e n t e P o r D e s a r r o l l a r

V a l o r

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d i e c i s i e t e m i l c u a t r o c i e n t o s d i e z

1 7 4 1 0 )

e q u i v a l e n t e s a d o s c i e n t o s 2 0 0 ) p u n t o s .

D e n o c u m p l i r s e c o n l a t o t a l i d a d d e l o s c r i t e r i o s f u n c i o n a l e s , s e a signa rá u n p u n t a j e

p r o p o r c i o n a l a l v a l o r o b t e n i d o a p l i c a n d o r e g l a d e t r e s s i m p l e d i r e c t a .

L a p r e s e n t e a d e n d a

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p u b l i c a

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veintitrés

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días

d e l m e s

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J u l i o

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2 0 1 5

e n l a página

w e b d e l H o s p i t a l .

C o r d i a l m e n t e ,

V I V I A N A F E R N N C

G e r e n t e

F U N C I O N A R I O

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C O N T R A T I S T A

N O M B R E

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F I R M A

P R O Y E C T D O

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F R A N K S T E P H A N V A N E G A S

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R O S A R I O M O S Q U E R G U D E L O

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F U N C I O N A L D E R E C U R S O S D E I N F O R M A C I O N

P L A N E A C I O N

G R U P O F U N C N I O N A L

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C O N T R A T A C I O N

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P R O B D O P O R : V I V I A N A F E R N A N D A M E N E S E S R O M E R O

G E R E N C I A

D e c l a r a m o s q u e h e m o s r e v i s a d o e l p r e s e n t e d o c u m e n t o

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