Embed Size (px)
Citation preview
1
Informe final de práctica profesional
Administración y control de los activos fijos en Coomeva
Sector Salud
Sara Lucia Grajales Arcila
Tutor
Luis Hernando Ceballos
Administrador de empresas
Especialista en Finanzas
Universidad Católica Popular del Risaralda
Programa de Administración de empresas
Practicas Profesionales
Pereira
2010
2
Dedicatoria
A Dios por las bendiciones que ha
derramado sobre mi vida y sobre los
seres que amo y a mi familia por su
apoyo y acompañamiento durante las
diferentes etapas de mi vida.
3
Agradecimientos
Mi más profundo agradecimiento a todas
las personas que de una u otra forma
colaboraron tanto en mi formación
profesional como personal. Especialmente a
mi familia pues son la razón de mi vida, a
mi tutor Luis Hernando Ceballos por
compartirme su conocimiento, y a mi Jefe
inmediata, Dora Nelly Rojas Marín, quien
compartió conmigo su tiempo y su valiosa
experiencia.
4
Contenido
Introducción 9
1. Presentación de la organización o sitio de Práctica 13
2. Diagnostico del área de intervención o identificación de las necesidades 22
3. Eje de intervención 24
4. Justificación del área de intervención 26
5. Objetivos 27
5.1 Objetivo general 27
5.2 Objetivos específicos 27
6. Marco teórico 28
7. Cronograma de actividades 33
8. Presentación y análisis de los resultados 34
Conclusiones 45
Recomendaciones 46
Referencias 47
Anexos 48
5
Lista de tablas
Tabla 1. Indicador de seguimiento a los activos fijos de la regional 34
Tabla 2. Indicador de seguimiento a los activos fijos de Coomeva Eps hasta Diciembre
de 2009 35
Tabla 3. Indicador de seguimiento a los activos fijos de Coomeva Eps de Enero a Junio
de 2010 35
Tabla 4. Indicador de seguimiento a los activos fijos de Coomeva Medicina Prepagada
hasta Diciembre de 2009 36
Tabla 5. Indicador de seguimiento a los activos fijos de Coomeva Medicina Prepagada
Enero a Junio de 2010 36
Tabla 6. Sedes en el Eje Cafetero de Coomeva Sector Salud 38
Tabla 7. Comparativo entre el valor de los activos reales físicos frente al valor registrado en el aplicativo contable de Eps 42
Tabla 8. Comparativo entre el valor de los activos reales físicos frente al valor registrado en el aplicativo contable de Medicina Prepagada 43
Tabla 9. Valor total en libros de los activos ubicados en bodega 44
6
Lista de figuras
Figura 1. Organigrama regional de Coomeva Sector Salud 20
Figura 2. Organigrama nacional de Coomeva Sector Salud 21
Figura 3. Bodega de la Uba Santa Rosa 39
Figura 4. Bodega de Coomeva Medicina Prepagada en Manizales 40
Figura 5. Sala en desuso- Uba Santa Rosa de Cabal 41
7
Lista de anexos
Anexo A. Formato MUL-FT-GG-104 48
Anexo B. Labores generales para los responsables de la administración de activos fijos
49
8
Resumen
En la actualidad se hace necesario que las organizaciones posean un control estricto en
cuanto a sus activos fijos, ya que, una deficiente administración de estos puede afectar
directamente la rentabilidad de la organización. En este sentido, al ingresar a Coomeva
Sector Salud se identifico que aún no eran suficientes los esfuerzos que se habían
llevado a cabo hasta el momento en cuanto a la administración y control de los activos
fijos, ya que, se venían presentando situaciones que de una u otra forma afectan la
organización. Por tanto, se realizó una fuerte labor con el fin de identificar que tanto
afectaba esta situación a la organización y para lograr esto se llevo a cabo la toma de
inventario regional que arrojo resultados muy fructíferos e importantes para la
organización.
Abstract
At present it is necessary that organizations have a strict control in terms of its fixed
assets, and that poor management of these can directly affect the profitability of the
organization. In this sense, to enter Coomeva was identified that were not yet sufficient
efforts had been carried out so far regarding the administration and control of fixed
assets, and that were being presented situations that either they affect the
organization. Therefore, there was a strong work to identify this situation affected both
the organization and to achieve this was carried out by the regional inventory takes
courage very fruitful and important for the organization.
9
Introducción
En un mundo altamente competitivo se hace necesaria la búsqueda continua del
mejoramiento en todas las organizaciones y en todas las áreas que las conforman. En el
caso especifico de Coomeva Sector Salud existe un gran compromiso con el fin de
mejorar la administración y control de sus activos fijos, tema el cual, había sido
relegado por mucho tiempo, sin embargo, con el paso de las diferentes practicantes por
la empresa poco a poco se ha logrado avanzar cada vez más y se ha evidenciado una
mejora continua que satisface la organización.
Durante el periodo de la práctica se busco identificar las consecuencias que trae para
Coomeva Sector Salud poseer un bajo nivel en el indicador de Activos Fijos, además,
de llevar a cabo tareas de control y seguimiento a estos. Dichos objetivos se lograron a
través del desarrollo de diferentes labores como: toma del inventario regional,
actualización de la base de datos, permanente comunicación con los colaboradores de la
organización, entre otras. Logrando así la consolidación de información oportuna y
veraz sobre lo que realmente posee la empresa y de esta forma tomar las decisiones que
sean necesarias con el fin de seguir mejorando este proceso dentro de la organización.
10
Glosario
En el desarrollo del siguiente trabajo se utilizan de manera permanente ciertas palabras,
las cuales se hace necesario definir para mayor comprensión. Estas palabras son:
Activos Fijos: ART. 64 del Decreto 2649 de 1993. Se considera todo bien mueble o
inmueble que represente los activos tangibles adquiridos, construidos, o en proceso de
construcción, siempre y cuando cumplan con todas las características que se indican a
continuación:
• Sean empleados en forma permanente
• Que se requieran para la producción o suministro de otros bienes y servicios ó
para arrendarlos ó para usarlos en la administración del ente económico
• Que no estén destinados para la venta
• Cuya vida útil excede de un año.
• Cuyo valor sea superior a 50 UVT.
Aplicativo SAAF: Sistema de Información para la Administración de Activos Fijos. A
través de este sistema se administra y se contabiliza la información de depreciación,
traslados, bajas y retiros de los bienes pertenecientes a propiedad planta y equipo.
Activos por Leasing: Son todos aquellos activos que adquiere COOMEVA EPS en
calidad de arrendamiento por un determinado tiempo bajo unas condiciones especiales
de contratación.
Bajas: Evento en el cual un activo fijo deja de ser parte del inventario físico y del
sistema contable de la empresa, causado por pérdida, daño irreparable, robo u
obsolescencia.
Depreciación: Es un proceso que se realiza mensualmente en el aplicativo de activos
fijos, cuyo propósito es amortizar en el tiempo el valor de los activos fijos de acuerdo
con su vida útil, generando la información del gasto por depreciación que afecta el
estado de resultados ó PYG del propietario de los activos.
11
Desmaterialización: Consiste en la destrucción total de un activo dado de baja una vez
se determine como irreparable o inservible.
Placado: Es la identificación que se le asigna a un activo, bien sea placa o código de
barras, que contiene un número que será su identificación durante la vida útil y dentro
de la aplicación de activos fijos.
Replacado: Placar un activo con un nuevo sticker puesto que ha perdido la placa
inicialmente asignada o nunca ha sido placado.
Transaccionalidad de activos: Se refiere a los movimientos que este conlleva:
traslados entre centro de costos, empleados, unidades, además de la depreciación y el
dar de baja el activo.
Traslados de activos: Es cualquier movimiento sobre el activo que afecta su
pertenencia. Existen diferentes tipos de traslados:
• Traslado de un activo a bodega por obsolescencia o desuso o reposición.
• Traslado de un activo de bodega a centro de costos.
CSA (COOMEVA servicios administrativos): En una era de economía globalizada,
de apertura comercial, de gran competitividad, cambios y desarrollo tecnológico,
COOMEVA Servicios Administrativos Outsourcing Empresarial, suministra a las
empresas servicios administrativos, logísticos y medios de comunicación, en forma
eficiente y efectiva, agilizando y economizando sus procesos productivos, generando
rentabilidad y flexibilidad, para que ellas se dediquen exclusivamente a la razón de ser
de sus negocios.
UBA: Unidad Básica Asistencial
SALA SIP: Sala Servicio Inmediato Personalizado
UPP: Unidad de Promoción y Prevención
12
Bienes Improductivos: Son aquellos activos que se encuentran almacenados en
bodegas y desde su adquisición o vida útil no fueron empleados para la producción o
suministro de otros bienes y servicios ó para arrendarlos ó para usarlos en la
administración del ente económico.
Bodega: Espacio físico transitorio donde se almacenan activos fijos, sujetos a un
proceso de traslado o dadas de baja.
Activos Faltantes: Es el activo que no se encuentra físicamente en la oficina o área
pero aparece relacionado en la base de datos del aplicativo de activos fijos.
Activos sobrantes: Es el activo que se encuentra físicamente en la oficina o área pero
no aparece relacionado en la base de datos del aplicativo de activos fijos.
Ajustes en el aplicativo: Ingresar al aplicativo la información de los sobrantes y bajar
del aplicativo los faltantes, dentro de los ajustes también se incluyen los traslados de los
activos de un centro de costos a otro, de una Unidad de Negocio a otra, de un
funcionario a otro, etc.
13
1. Presentación de la organización o sitio de práctica
El grupo Coomeva, es una organización creada con el fin de Contribuir al desarrollo
integral del asociado y su familia, al fortalecimiento del Sector Solidario y a la
construcción de capital social en Colombia, por esto actualmente interviene en
diferentes sectores de la economía como los son:
• Sector financiero: Coomeva financiera
• Sector salud: Coomeva Eps, Coomeva Medicina Prepagada, clínica Farallones,
Hospital en casa, Coomeva Emergencia médica CEM.
• Sector recreación: Coomeva turismo, Coomeva recreación y cultura, Club los
Andes, Club vacacional.
• Sector protección: Solidaridad y seguros Coomeva.
• Fundación Coomeva: Fomento empresarial.
Actualmente, existe una importante fusión entre Coomeva Eps y Coomeva Medicina
Prepagada con el propósito de garantizar la excelencia en la prestación de los diferentes
servicios, recibiendo el nombre de Coomeva Sector Salud.
1.1 Reseña Histórica:
1.1.2 Coomeva Eps. Consecuente con su misión corporativa para con el Estado, la
sociedad, sus asociados y familiares, no se mantuvo indiferente al reto planteado por la
Ley 100, constituyendo la creación de Coomeva EPS S.A. en la Asamblea Ordinaria de
Delegados celebrada en Rionegro el 04 de marzo de 1995. Para el 01 de agosto de 1995,
Coomeva EPS abrió sus puertas al servicio de los caleños y más adelante al servicio de
los colombianos.
En 1996 el crecimiento de Coomeva EPS se hace notar, superando la cifra
propuesta de 156.600 afiliados por 202.272 afiliados en el Régimen Contributivo.
En 1997 se comenzaron las primeras aplicaciones de los modelos conceptuales y
planes institucionales; se atendía una población de 444.535 afiliados presentes en el
Atlántico, Santander, Antioquia, Cundinamarca, Bogotá D.C., Risaralda, Quindío, Valle
14
del Cauca, Nariño, Cauca, Caquetá y la Guajira, mediante tres sucursales en las
principales ciudades del país: Cali, Medellín y Bogotá.
En 1998 fue la consolidación de la operación, desarrollando una nueva
plataforma informática que respondía al gran crecimiento poblacional con 671.510
afiliados en el Régimen Contributivo. Se instalaron nuevas unidades de atención tales
como Mushaisa en la Guajira; en los Ingenios del Valle del Cauca donde se tenía la
mayor población cotizante y en Medellín con la Clínica Sommer, Clínica Las Américas,
Clínica El Prado y Clínica Conquistadores.
En 1999 se inicia una nueva etapa con el Software COOEPS Siglo XXI
desarrollado por la misma EPS. Éste se convierte en una plataforma de gran ayuda para
la operación de la empresa, que tenía el reto de manejar la información de 841.941
afilados en el Régimen Contributivo en cuatro Sucursales en las ciudades principales
del país (Cali, Medellín, Bogotá y Barranquilla).
En el año 2000 se contaba con una población de 1.294.402 afilados en el
Régimen Contributivo y presencia en más de 650 municipios del país mediante 30
oficinas. En cuanto a su Administración se rediseñó la “carta de navegación” de la EPS
para los siguientes cinco años, y se adoptó el Modelo de Desarrollo Organizacional,
bajo la premisa: “la calidad es la base de nuestra competitividad”.
En el 2001 Coomeva EPS se consolidó como la segunda EPS privada en el
Régimen Contributivo, con una población de 1.335.203 afiliados en 692 municipios del
país. Se desarrolló el Software E-Case, ahora Atentos Coomeva, para la recepción de la
voz del cliente. Además en la búsqueda de la estandarización de la imagen con la
imagen corporativa de Coomeva, se realizó el cambio del logo y slogan: “Somos su
opción en salud”.
En el 2002 se consolidaron territorialmente dos Zonas, el Eje Cafetero y
el Nororiente del país, para atender un total de población de 1.506.048 afiliados en 756
municipios colombianos. Por otro lado, la Asociación Colombiana de Hospitales y
Clínicas selecciona a Coomeva EPS como la mejor Entidad Promotora de Salud; se
15
desarrolló el sitio virtual EPS Online, ahora Cooeps Siglo XXI versión 2 y se trabajó en
el Código de Buen Gobierno Corporativo.
En el año 2003 Coomeva EPS continuó consolidándose en el sector de la
Seguridad Social en Salud, con una población de 1.789.023 afiliados con una presencia
en 882 municipios del país. Así mismo, se implementó el software Ciklos con el fin de
ofrecer una información ágil y amigable en las UBA, Unidades de Atención Básica.
En el 2004 según el estudio realizado por la Revista Dinero y la firma de
investigación Invamer Gallup, Coomeva EPS se consolidó como Top of Mind entre las
Entidades Promotoras de Salud, es decir, la marca más recordada por los colombianos.
Además, fue la primera Entidad Promotora de Salud que obtuvo la Certificación de
Calidad ISO 9001:2000 en todos sus procesos.
Para el 2006 Coomeva EPS continuaba ofreciendo servicios de salud a sus
afiliados realizando más de 6 millones consultas médicas y más de un millón y medio
de actividades de prevención odontológica entre otros servicios asistenciales. Siendo la
segunda EPS privada más grande, con una población total de 2.612.276 afiliados en
1036 municipios de Colombia.
Coomeva EPS en el 2008 se destacó como una de las empresas vallecaucanas de
gran impacto en generación de empleo y ventas en el ámbito nacional demostrando una
vez más el aporte a la construcción social en el país; fue la segunda EPS con mayor
población afiliada entre todas las EPS del Régimen Contributivo. Además demostró que
el mejoramiento continuo es una de sus prioridades manteniendo la certificación de
calidad ISO 9001:2000 que Boreau Veritas Certification (BVC) otorga. Además
fortaleció su infraestructura en sedes asistenciales en algunas ciudades del país donde se
requería priorizar la atención a los usuarios como en las ciudades de Medellín con las
Unidades Básicas de Atención (UBA) Belén, Envigado, Poblado y las Unidades de
Prevención Clínica (UPREC) Rionegro y Ayacucho; también en la ciudad de Neiva con
la Unidad Básica de Atención (UBA) Neiva; entregándole a la comunidad calidad,
comodidad y confort.
16
1.1.3 Coomeva Medicina Prepagada. Fue creada en 1973 como una alternativa para
generar empleo y mejorar los ingresos de los profesionales de la salud en Colombia,
además de ofrecer a la comunidad la oportunidad de acceder a servicios médico-
asistenciales de la más alta calidad.
En este sentido, Coomeva Medicina prepagada ha tenido la siguiente evolución:
o 1986: Nace el programa de Salud Oral
o 1991: Inician los programas de cobertura 100% Clásico, Plata y Oro.
o 1993: Inician las unidades de promoción y prevención.
o 1997: Se autoriza la escisión del programa de Medicina Prepagada y se crea como
una sociedad anónima.
o 2002: Nace Coomeva emergencia médica (CEM).
o 2003: Se certifican los procesos de la línea de servicios (CEM).
o 2004: Se certifica los procesos de las líneas del servicio Salud Oral (SO) y medicina
integral (MI).
Actualmente, es pionera en medicina prepagada en Colombia y ocupa el primer
lugar en los mercados regionales de Antioquia, Costa Atlántica y sur occidente del país
y tiene gran proyección en Bogotá.
1.2 Componentes del direccionamiento estratégico:
1.2.1 Coomeva Eps:
Misión: Administramos recursos para la promoción de la salud, prevención,
curación y rehabilitación de la enfermedad, con el propósito de mantener nuestra
población saludable, agregando valor en la relación con los colaboradores,
proveedores, afiliados, Estado y accionistas.
Visión: Líderes reconocidos por mantener afiliados saludables y la excelencia en la
prestación de los servicios.
Política: Garantizamos y mejoramos continuamente la calidad científica, humana y
oportuna de nuestros servicios.
Valores:
17
Solidaridad: Aportamos y potencializamos esfuerzos y recursos para resolver
necesidades y retos comunes, la solidaridad es la que nos lleva a unirnos para crecer
juntos y a interesarnos con lo que le pasa a los demás, para lograr una mejor calidad
de vida, un mundo más justo y el camino hacia la paz.
Honestidad: Somos coherentes con el pensar, decir y actuar, enmarcados dentro de
los principios y valores empresariales; es un valor que manifestamos con actitudes
correctas, claras, transparentes y éticas.
Servicio: Satisfacemos y superamos las expectativas de quienes esperan una
respuesta de la empresa, generando un ambiente de tranquilidad, confianza mutua y
fidelidad.
Trabajo en equipo: Somos un grupo de personas que se necesitan entre sí; actuamos
comprometidos con un propósito común y somos mutualmente responsables por los
resultados.
Cumplimiento de compromisos: Somos conscientes y responsables por el
cumplimiento de los resultados esperados; por la satisfacción del afiliado; por el
compromiso con el entorno y el desarrollo personal de los colaboradores y de las
empresas del grupo.
Confianza: Sentimiento de credibilidad construido y generado por la Organización
frente a sus Asociados, clientes y colaboradores. Capacidad para decidir y actuar
individualmente o en grupo, sin reserva, dentro de la ética y la moral.
1.2.2 Coomeva Medicina Prepagada:
Misión: Asegurar y prestar servicios de salud para el bienestar de nuestros usuarios.
Visión: Ser una empresa reconocida en soluciones integrales de salud en Colombia
con proyección internacional.
Valores corporativos:
Solidaridad: Aportamos y potencializamos esfuerzos y recursos para resolver
necesidades y retos comunes; la solidaridad es la que nos lleva a unirnos para
crecer juntos y a interesarnos con lo que le pasa a los demás, para lograr una
mejor calidad de vida, un mundo más justo y el camino hacia la paz.
18
Honestidad: Somos coherentes con el pensar, decir y actuar, enmarcados dentro de
los principios y valores empresariales; es un valor que manifestamos con actitudes
correctas, claras, transparentes y éticas.
Servicio: Satisfacemos y superamos las expectativas de quienes esperan una
respuesta de la empresa, generando un ambiente de tranquilidad, confianza mutua y
fidelidad.
Trabajo en equipo: Somos un grupo de personas que se necesitan entre sí; actuamos
comprometidos con un propósito común y somos mutuamente responsables por los
resultados.
Cumplimiento de compromisos: Somos conscientes y responsables por el
cumplimiento de los resultados esperados; por la satisfacción del Asociado; por el
compromiso con el entorno y el desarrollo personal de los colaboradores y de las
empresas del grupo.
Confianza: Sentimiento de credibilidad construido y generado por la organización
frente a sus asociados, clientes y colaboradores. Capacidad para decidir y actuar
individualmente o en grupo, sin reserva, dentro de la ética y la moral.
1.3 Servicios que presta:
1. 3.1 EPS
Plan obligatorio de salud (POS): Conjunto básico de servicios de salud que las
Entidades Promotoras de Salud (EPS), deben prestar a sus afiliados, siempre y
cuando estos cumplan las obligaciones establecidas para tal efecto.
Promoción y prevención: Su propósito es ofrecer servicios integrales que
potencialicen la salud de los afiliados y sus familias, y promuevan en ellos una vida
más digna, feliz, placentera y productiva.
1.3.2 MP
Salud oral: programa líder en el país, en el que puede disfrutar de protección
odontológica con las mejores coberturas y tarifas, porque una buena salud oral, se
consigue y mantiene a partir de una cultura preventiva.
Tradicional: libre elección de médicos, centros hospitalarios y centros de ayudas
diagnósticas, consulta médica domiciliaria, cubrimiento internacional, servicio de
ambulancia, servicio de promoción y prevención.
19
Clásico: brinda beneficios, como servicios de promoción y prevención, más de
10.000 profesionales e instituciones de salud, servicios cobertura 100%, tratamiento
médico y/o quirúrgico, programas.
HCM: Hospitalización, Cirugía y Maternidad.
Promoción y prevención: es el conjunto de servicios de promoción de la salud y
prevención de la enfermedad.
Emergencia médica (CEM) : presta servicios, como:
Atención de Emergencias Médicas: Las emergencias médicas son aquellas situaciones
que requieren de atención inmediata ya que existe un riesgo inminente para la vida. Este
tipo de situaciones requieren atención rápida.
Atención de Urgencias Médicas: Son situaciones de salud que no implican riesgo
inmediato pero si necesitan atención médica de manera oportuna puesto que pueden
empeorar y convertirse en una emergencia si no se trata a tiempo.
Atención Médica Domiciliaria: Este servicio se presta con la intensión de evaluar y
tratar cualquier problema de salud que se presente en su familia.
Línea Médica: Se trata de una línea telefónica exclusiva para aclarar dudas en salud sin
necesidad de que llegue una unidad móvil al lugar, de esta forma podemos estar a tu
lado en todo momento.
1.4 Numero de empleados:
Nivel nacional Sector salud: 3.200 empleados
Nivel regional: Empleados directos 478 y 150 empleados indirectos aprox.
20
Figura 1. Organigrama regional de Coomeva Sector Salud
21
Figura 2. Organigrama nacional de Coomeva Sector Salud
22
2. Diagnóstico del área de intervención o identificación de las necesidades
Con el fin de obtener información confiable y veraz para identificar correctamente las
necesidades de Coomeva sector Salud, se seleccionaron como técnicas la entrevista
semisestructurada y la revisión documental.
La entrevista semiestructurada fue realizada a la Jefe Regional Administrativa, Dora
Nelly Rojas Marín. A partir de allí se identifico claramente el problema presentado en
Coomeva Sector Salud. Así mismo, se procedió a realizar la revisión documental, en la
cual se hizo necesaria la exploración de los diferentes archivos sobre el tema, es decir,
se estudiaron bases de datos de los activos que posee la empresa, instructivo para la
administración de los activos e informes de práctica de las anteriores practicantes.
Con la anterior, se identifico que para Coomeva Sector Salud la administración de sus
activos fijos se ha convertido en los últimos años en un tema de vital importancia, es por
esto que ha estandarizado el control de dichos activos y ha tratado de concienciar a sus
colaboradores de la relevancia del buen uso y manejo de estos, con el fin de mejorar el
control y seguimiento de los activos que posee la organización, sin embargo, la empresa
tiene un indicador que muestra poca eficiencia en el tema, debido a que los activos que
se encuentran asignados a los colaboradores difieren en alto grado con los activos que
posee la regional y que se encuentran registrados en el Saaf, el cual es un software que
alimenta la información contable, a esta es la conclusión que se llega después de realizar
el levantamiento de información. Así mismo, se establece que pese a que la
organización tiene identificado su problema y sus causas, no se ha logrado un avance
muy significativo en el tema. Dichas causas se han dado origen en inconvenientes
como:
Existen activos fijos en buen estado que no están siendo utilizados o aprovechados.
Existe un gran número de activos fijos sin placar, lo cual dificulta conocer su
identificación y respectiva ubicación.
A pesar de los esfuerzos realizados por directivos y el personal encargado de los
activos fijos, aún falta más conciencia por parte de los diferentes colaboradores de la
empresa de la importancia que tiene una buena administración de los activos fijos.
23
se evidencio doble placado en algunos activos fijos.
No se ha realizado un inventario físico en todas las sedes del Eje cafetero, lo que
origina desactualización en la base de datos de activos fijos asignados por
colaborador.
24
3. Eje de intervención
Después del levantamiento de información, se llego a la conclusión de que es necesario
continuar y mejorar la labor desempeñada por las anteriores practicantes, quienes
venían desarrollando unas tareas definidas, con el fin de mejorar el indicador de gestión,
sin embargo, aún faltan mas esfuerzos para atacar las causas del problema. Vale la pena
aclarar que dichas labores han sido definidas por Coomeva Sector salud. Así mismo, se
evidencia que estas tareas son netamente operativas pero necesarias para llevar una
buena administración y control de los activos fijos. Estas son:
Seguimiento a los Activos nuevos: desde el momento de su compra hasta su
inclusión en el aplicativo.
Movimiento de Activos Fijos: Cada sede u oficina debe remitir a la Jefatura
Administrativa Regional los soportes de los movimientos realizados (Formato
MUL_FT_GG_104). Posteriormente serán enviados a CSA para que actualice el
aplicativo SAAF.
Activos Fijos sin Placa: La Jefatura Regional Administrativa deberá garantizar la no
existencia de activos sin placa en cada una de sus oficinas. En caso de encontrar
activos sin placa, deberá reportarlos a CSA para que coordine su posterior placado.
Activos de Terceros: Para los activos que no sean propiedad de Coomeva Sector
Salud y se encuentren dentro de sus sedes, se solicitará al propietario su marcación o
identificación con una placa o sticker para diferenciarlos de los activos propios.
Reporte de Activos en Bodega: Se debe realizar en cada regional un reporte con los
activos que estén en proceso de ser dados de baja y no sean necesarios para la
operación de la empresa y estén almacenados en bodega.
Reporte y Control de Activos Hurtados: Se deberá realizar seguimiento al proceso
desde el momento en que se realiza el denuncio hasta su respectivo registro en
SAAF y Contabilidad.
Inventario de Activos Fijos: Coordinar y/o realizar el inventario de activos por sede,
oficina o centro de costo, mínimo 2 veces al año.
Colaboradores retirados: Cuando sea retirado un colaborador de la empresa, el área
de gestión humana solicitará el paz y salvo de activos fijos, por tal motivo el área
administrativa de cada Regional debe solicitar a CSA el listado de activos asignados
o consultar el aplicativo SAAF para remitir este reporte al Jefe Directo del
25
colaborador que se retira, éste validará que físicamente estén los activos que
aparecen en la base de datos.
Por otra parte, se hace necesario clarificar que la práctica actual busca establecer las
consecuencias que trae consigo el hecho de no poseer un indicador de activos fijos más
elevado y tratar de disminuir esos factores que afectan la relación entre los activos fijos
por colaborador y los activos fijos totales de la regional.
26
4. Justificación del área de intervención
Dentro de una organización el manejo adecuado de los activos fijos es sumamente
importante, ya que, a través de estos se puede cumplir con el objeto social de la
empresa. Para Coomeva Sector Salud los activos fijos son todos los bienes de carácter
permanente, tangibles y de naturaleza duradera que posee; adquiridos, y necesarios para
el desarrollo de las actividades diarias, tanto administrativas como de prestación del
servicio. Se consideran activos fijos cuando cumplen las siguientes características:
- Sean empleados en forma permanente
- Que se requiera para usarlos en la administración del ente económico.
- Que no estén destinados para la venta.
- Cuya vida útil exceda de un año.
Bajo esta premisa Coomeva Sector Salud ha realizado un gran esfuerzo por organizar y
controlar los activos fijos, debido a que son conscientes de su importancia dentro de la
organización y la utilidad que tiene mantener un inventario y un indicador adecuado y
coherente con sus políticas.
Vale la pena aclarar que una buena administración de los activos fijos permite elevar el
desempeño de la organización, dado que genera múltiples ventajas económicas, porque
al conocer que posee la empresa se evita de incurrir en gastos que tal ves no sean
necesarios, es decir, cuando la empresa requiera un nuevo activo primero se puede
validar si posee uno que no este siendo usado y se encuentre en buen estado antes de
realizar su requisición.
27
5. Objetivos
5.1 Objetivo general:
• Identificar las consecuencias que trae para Coomeva Sector Salud poseer un bajo
nivel en el indicador de Activos Fijos.
• Desarrollar las tareas de control y seguimiento de los activos fijos de Coomeva
Sector Salud con el fin de mejorar el indicador de gestión de activos fijos.
5.2 Objetivos específicos:
• Describir el impacto económico que genera en la organización el hecho de tener un
bajo nivel en el indicador de Activos Fijos.
• Describir el impacto administrativo originado por la falta de relación entre los
activos fijos por colaborador y los activos fijos totales de la regional.
• Realizar el inventario físico regional de Coomeva Sector Salud.
• Actualizar constantemente la base de datos de activos fijos de la organización.
28
6. Marco teórico
En el tercer sector de la economía se encuentra la economía solidaria o economía de
solidaridad, conformada por organizaciones sociales sin ánimo de lucro y de acción
solidaria, entre otras, la cuales realizan una “búsqueda teórica y práctica de formas
alternativas de hacer economía, basadas en la solidaridad y el trabajo” (Campus Virtual
de Economía Solidaria, 2004). Por lo tanto, la base de la economía solidaria es prestar
un servicio social y cultural del cual se benefician las personas. Así mismo, “la
economía solidaria es un sistema socioeconómico, cultural y ambiental conformado por
el conjunto de fuerzas sociales, organizados en formas asociativas, identificadas por
prácticas autosugestionarías, solidarias democráticas y humanistas sin ánimo de lucro
para el desarrollo integral del ser humano como sujeto, actor y fin de la economía”
(Casabuenas, 2004, 48).
La economía solidaria posee diferentes tipos de organizaciones, tales como: “Las
cooperativas, los organismos de segundo y tercer grado que agrupen cooperativas u
otras formas asociativas y solidarias de propiedad, las instituciones auxiliares de la
economía solidaria, las empresas solidarias de salud, las precooperativas, los fondos de
empleados, las asociaciones mutualistas, las empresas de servicios en las formas de
administraciones públicas cooperativas, las empresas asociativas de trabajo,
cooperativas de trabajo asociado y empresas comunitarias” (2004, 49-55).
Según José René Suaza, “la empresa solidaria busca un balance social entre los
asociados, las familias y la comunidad”. En vista de esto y a pesar, de ser las
cooperativas entidades sin ánimo de lucro, no se puede desconocer que deben
desarrollar una actividad económica eficiente para poder cumplir tanto con sus
obligaciones económicas como sociales con sus clientes internos y externos. Es por
esto, que una buena administración y control en todos los aspectos de la organización
conducirán al beneficio de la comunidad.
Por ende, se puede pensar la cooperativa como una organización, la cual es considerada
“como un conjunto de activos de diversa naturaleza, capital humano y físico, que
produce bienes o servicios financiados con aportes de los socios, accionistas o
29
asociados, con recursos producidos por la misma empresa y finalmente con los créditos
obtenidos de las entidades financieras (Gómez, 2005, p.16).
Al estar toda organización compuesta por diversos activos que le permiten cumplir con
su objeto social, empieza a surgir la necesidad de desarrollar un buen registro y control
de estos, debido, a que en la mayoría de organizaciones la inversión más alta es
realizada en la compra de activos, ya que, “la inversiones a largo plazo representan
recursos productivos de una empresa, destinados a obtener beneficios” (Dyckman,
1972, p. 1). Por esta razón, se deben “considerar aspectos importantes, como en la
adquisición, mantenimiento, reemplazo, control, administración e implicaciones
financieras que tiene el activo fijo dentro de la empresa” (Carreras torres y asociados,
2005) .
Es necesario resaltar que, en términos generales el activo fijo es aquel activo que no está
destinado para ser comercializado, sino para ser utilizado y explotado por la empresa.
Por lo general, el activo fijo es aquel que hace parte de la propiedad, planta y equipo,
como son los automóviles, maquinaria, edificios, muebles, terrenos, etc.
Consecuente con lo anterior, se puede resaltar que con el paso del tiempo la cantidad de
activos fijos que puede adquirir un mismo ente económico (y sin importar su monto)
puede llegar a ser significativa. Por tal motivo, es conveniente que desde el mismo
comienzo de operaciones del ente económico, los responsables de llevar los registros
contables establezcan procedimientos para lograr un adecuado control de la información
relacionada con los mismos (descripción, ubicación, monto, vida útil, depreciación
acumulada, etc). (Comité de www.actualicese.com, 2005). Dado que, “Cuando una
empresa o sujeto económico adquieren un bien, espera de el una satisfacción. Si se trata
de un bien duradero, por ejemplo, un inmueble, esta satisfacción, desde un punto de
vista económico-financiero, vendrá dada a través de la obtención de una renta, por
ejemplo una cuota de alquiler. Se dice que se espera un flujo financiero de dicho bien y
la adquisición de este bien constituye una inversión. En consecuencia, una inversión no
es otra cosa que un bien del que se esperan flujos financieros en el tiempo (Rojo, 2007,
p. 82).
30
En vista de esto, la empresa disminuye el valor de los activos fijos (que no sean
terrenos) a lo largo del tiempo de acuerdo con un programa de depreciación que
depende de la vida útil del activo. La depreciación no es un gasto real de efectivo que la
empresa pague; es una manera de reconocer que los edificios y equipos se utilizan y por
ello valdrán menos entre más se envejezcan. El valor en libros de un activo es igual a su
costo de adquisición menos la depreciación acumulada. (Berk y Demarzo, 2008, p. 22).
Es perentorio aclarar, que si no existe un estricto control y seguimiento en la
administración de los activos según se puede caer según el comité del portal de
contadores (2005) en errores como:
• Seguir depreciando activos fijos ya totalmente depreciados: es muy común ver
en las empresas que al momento de efectuar los cálculos mensuales por
depreciación de activos fijos, procedan simplemente a efectuar “calculos globales”,
es decir, tomar el saldo global ajustado por inflación que figura al inicio del mes en
la cuenta de “costo histórico” y aplicar a la misma el respectivo porcentaje de
depreciación mensual (que se define según el método de depreciación que haya
escogido el ente económico), pero sin entrar a detallar, activo por activo, el monto
del gasto depreciación que se está determinado. De continuar con dicha practica, es
posible que se caiga en el error de seguir depreciando activos que ya están
totalmente depreciados.
• Perdida de tiempo a la hora de definir la utilidad o perdida neta en venta de activo fijo: Es común ver que cuando el ente económico decide vender uno o varios de sus activos fijos, el departamento contable que no ha llevado ningún detalle auxiliar de los mismos se vea en la complicación de determinar exactamente la utilidad o pérdida que se generará con dicha venta pues no conocen plenamente los siguientes puntos: el costo histórico de dicho activo, los ajustes por inflación acumulados sobre dicho costo histórico hasta la fecha de venta, el gasto depreciación calculado sobre el costo histórico hasta la fecha de venta, los ajustes por inflación calculados hasta la fecha de venta sobre la depreciación acumulada.
• Confusión a la hora de distinguir la identificación de los bienes inmuebles:
Cuando se examina la situación de los bienes inmuebles, es común ver que el
departamento contable no cuenta con la identificación plena de los mismos
(matricula inmobiliaria, numero catastral, ubicación, monto de la edificación
31
levantada sobre el mismo, depreciación calculada sobre las edificaciones, etc). Tal
situación se vuelve mas compleja cuando en algunas situaciones se adquieren otros
inmuebles aledaños con lo cual luego se procede a efectuar englobes de tales
propiedades. En otros casos, se han hecho segregaciones de un gran inmueble para
obtener otros menores y con esos menores se hacen ventas parciales de inmuebles.
Todos esos posibles eventos deberían estar debidamente controlados por parte del
departamento contable pues para muchos entes económicos sus bienes inmuebles
llegan a representar una parte muy importante dentro de sus activos fijos.
Adicionalmente, los bienes duraderos o inversiones se caracterizan porque, llegado un
momento determinado, pueden ser revendidos o enajenados, con lo que se obtendría
otro nuevo flujo financiero (la aportación de capital efectuada por el inversor corregida
en función del uso dado del bien – valor residual-), finalizándose así con el riesgo
asociado a las rentas esperadas de dicho bien (Rojo, 2007, p.82).
De igual forma, las empresas:
“suelen disponer de los elementos de activo fijo que ya no le son útiles. Pueden
venderlos, entregarlos como parte de precio o desguazarlos para chatarra.
Algunas veces, las empresas venden también elementos útiles para comprar
otros mejores. Cuando se dispone de un elemento de activo, se toman las
siguientes medidas para anotar los hechos en los registros financieros de la
empresa:
1. El contable anota la depreciación hasta la fecha de la disposición.
2. El contable salda los apropiados importes en la cuenta de activo y en la
correspondiente cuenta de depreciación acumulada; contabiliza los
productos obtenidos y determina y contabiliza la ganancia o pérdida si la
hay”. (Brock, 1987, 433)
De todo lo anterior se puede develar que a mayor nivel de activos fijos mayor solidez
pero esto exige una mayor eficiencia financiera para que estos sean rentables, además se
genera menor flexibilidad porque no es tan fácil la enajenación de algunos activos si
esto se llegara a requerir.
32
Se puede concluir que El activo absorbe grandes cantidades de dinero. Por consiguiente
los directores deben mantener una estrecha vigilancia del mismo y de los registros
utilizados para contabilizarlos, así mismo, deben también comprender los distintos
métodos de depreciación que pueden utilizarse, especialmente los métodos autorizados
para los efectos de impuestos sobre la renta. El conocimiento de estos métodos ayudara
a los directores a evaluar sus posibles efectos y así elegir el método más conveniente
para la empresa. (Brock, 1987, 433).
Por otro lado, para el levantamiento de información se utilizaron técnicas como, La
revisión documental que “es la actividad humana realizada para descubrir un
conocimiento o solucionar un problema, al utilizar documentos escritos o
representativos como medio para lograr tal fin" (Rodriguez, 2005, 15), por tanto, se hizo
necesario revisar los diferentes archivos sobre el tema, entre los cuales se encuentran
base de datos de los activos que posee la empresa, instructivo para la administración de
los activos e informes de práctica de las anteriores practicantes.
Así mismo, otra técnica que se utilizo para identificar el estado actual del área de
intervención fue la entrevista, pues, “es una técnica de investigación muy utilizada en la
mayoría de las disciplinas empíricas, apelando, a un rasgo propio de la condición
humana (nuestra capacidad comunicacional), esta técnica permite que las personas
puedan hablar de sus experiencias, sensaciones y de ideas” (Yuni, 2006, p81).
Para Fairchild, la entrevista es “la obtención de información mediante una conversación
de naturaleza profesional” (2006, p81). En este sentido, el resultado de dicha entrevista
realizada a la Jefe regional Administrativa evidencia que Coomeva Sector Salud es
consciente del problema que posee en el tema de Activos fijos y sus causas.
33
7. Cronograma de actividades planeadas
ACTIVIDADES
FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Ubicación y capacitación en
la empresa.
Asignación de tutor
Informe de ubicación:
Descripción general de la
empresa y del convenio
Plán de práctica: visita del
tutor a la prganización,
levantamiento de
información, identificación
de la necesidad y
planteamiento del eje de
intervención.
Desarrollo del trabajo de
práctica
Entrega de informe de
avance
Entrega borrador final
Entrega informe final
34
8. Presentación y análisis de los resultados
En la organización se ha procurado por actualizar constantemente la base de datos de
los activos fijos y de esta forma realizar un control y seguimiento de activos lo que trae
consigo un mejoramiento en el indicador de activos fijos. Dicho indicador se encuentra
estructurado de la siguiente manera:
Tabla 1. Indicador de seguimiento a los activos fijos de la regional.
INDICADOR METRICA PERIODO META FORMULA
Seguimiento a
activos fijos
de la regional
Porcentaje Trimestral 100%
Numerador
Total de activos fijos
ubicados correctamente
por colaborador
DenominadorTotal activos fijos
regional
Fuente: Coomeva Sector Salud
En este sentido, para evidenciar el significativo avance que se logro, se hace necesario
mostrar:
35
Indicador anterior para EPS:
Tabla 2. Indicador de seguimiento a los activos fijos de Coomeva Eps hasta Diciembre de 2009.
INDICADOR METRICA PERIODO META FORMULA VALORES CUMPLIMIENTO
Seguimiento a
activos fijos de la
regional
Porcentaje Mensual 100%
Numerador
Total de activos
fijos ubicados
correctamente
por colaborador
3704
68,53%
Denominador Total activos
fijos regional 5405
Fuente: Coomeva Sector Salud
Indicador actual para EPS:
Tabla 3. Indicador de seguimiento a los activos fijos de Coomeva Eps de Enero a Junio de 20010.
INDICADOR
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
VALORES CUMPLIMIENTO VALORES CUMPLIMIENTO VALORES CUMPLIMIENTO VALORES CUMPLIMIENTO VALORES CUMPLIMIENTO VALORES CUMPLIMIENTO
Seguimiento a activos fijos de la regional
3704 68,53%
3704 68,53%
3704 68,53%
3704 68,53%
3704 68,53%
4600 83,83%
5405 5405 5405 5405 5405 5487
Fuente: Coomeva Sector Salud
36
Indicador anterior para MP:
Tabla 4. Indicador de seguimiento a los activos fijos de Coomeva Medicina Prepagada hasta Diciembre de 2009.
INDICADOR DICIEMBRE
VALORES CUMPLIMIENTO
Seguimiento a activos fijos de la regional
769 68%
1132
Fuente: Coomeva Sector Salud
Indicador actual para MP:
Tabla 5. Indicador de seguimiento a los activos fijos de Coomeva Medicina Prepagada Enero a Junio de 20010
INDICADOR
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
VALORES CUMPLIMIENTO VALORES CUMPLIMIENTO VALORES CUMPLIMIENTO VALORES CUMPLIMIENTO VALORES CUMPLIMIENTO VALORES CUMPLIMIENTO
Seguimiento a activos fijos de la regional
769 68%
769 68%
769 68%
769 68%
769 68%
1064 92%
1132 1132 1132 1132 1132 1154
Fuente: Coomeva Sector Salud
37
De los anteriores cuadros se puede develar que existe un avance en el indicador de
activos fijos de Coomeva EPS de 15,31%. Este avance se debe, como se planteo
anteriormente a la constante retroalimentación de la base de datos de los activos, y a su
vez esta alimentación de los datos se logra a través del acompañamiento que se les
realiza a los colaboradores al momento de ser necesario un cambio de activo, la
asignación de uno nuevo, el traslado de activos entre sedes, entre otros movimientos que
quedan debidamente registrados y formalizados a través del formato MUL-FT-GG- 104
(ver anexo 1).
Adicional a lo anterior, a partir de la base de datos que actualizó la anterior practicante a
través de la toma de un inventario físico en algunas sedes, en el mes de febrero se
diligencio el formato MUL-FT-GG- 104 por cada funcionario con el fin de formalizar
dicho inventario, es decir, por cada funcionario se diligencio un formato que debía ser
firmado por este, si en el MUL-FT-GG- 104 se encontraba alguna inconsistencia se
debía colocar en observaciones con el fin de realizar las correcciones pertinentes y así
lograr una base de datos más actualizada y en la cual cada funcionario tuviera pleno
conocimiento de los activos asignados a su nombre. Para lograr esto en las sedes de
otras ciudades diferentes de Pereira se envío el formato diligenciado a los jefes o
coordinadores de cada Ciudad o sede para que estos gestionaran la firma de todos los
colaboradores. En el caso de Pereira se realizó una visita a cada colaborador y se le
ayudo a verificar cada uno de los activos asignados a su nombre. Esta labor desarrollada
fue de suma importancia, debido a que, adicionalmente de lograr poner al día los datos,
se le informo y recordó a cada colaborador que posee unos activos fijos asignados a su
nombre y que por tanto debe velar por su cuidado e informar de cada movimiento de
activos que se realice. Cabe resaltar que después de la firma del formato incremento la
preocupación y la busca de ayuda por parte de los colaboradores cuando requieren
realizar cualquier clase de movimientos con los activos. Así mismo, se evidencio que
los activos más susceptibles a quedar por fuera de la base de datos o con errores de
asignación son los de fácil movilidad como las sillas interlocutoras, sillas giratorias,
entre otras.
Por otro lado, el indicador de Coomeva Medicina Prepagada aumento en 24,27%, esto
debido a la actualización que se llevo a cabo.
38
Es perentorio informar, que con el objetivo contrarrestar la situación que se venia
presentando y seguir aumentando el indicador de activos tanto de Coomeva EPS y
Coomeva Medicina Prepagada, se llevó a cabo un inventario regional durante los meses
de mayo y junio. En la realización de este inventario se visitaron las diferentes oficinas
del eje cafetero y en el caso de los puntos de atención de los municipios se realizo por
correo electrónico y por teléfono. Las diferentes sedes del Eje Cafetero son:
Tabla 6. Sedes en el Eje Cafetero de Coomeva Sector Salud.
Ciudad Sede Nombre Colaboradores
Cartago 7
Sede Administrativa 27 Sede comercial 6 Medicina Prepagada 3 Uba Cartago 29 Sala sip 4 Uprec 3 Punto de atención la Unión 2
Manizales 5
Sede Integrada 63 Uba la Macarena 17 Punto de atención Riosucio 1 Punto de atención la Dorada 2 Punto de atención Chinchina 1
Pereira 13
Sede Alpes 32 Sede centro 52 Sede administrativa 56 Sala sip 10 Sala sip Consusalud 2 Uba Dosquebradas 12 Uba la Virginia 17 Uba santa rosa 9 Punto de atención Belén de Umbría 1 Punto de atención Santuario 1 Punto de atención Viterbo 1 Punto de atención Anserma 1 Upp 12 Uprec 14
Armenia 10
Sede Administrativa 24 Uba el Bosque 25 sala sip sur 1 sala sip norte 14 Clínica central del Quindío 2 Uprec 2 Medicina Prepagada 6 Sede comercial 9 Punto de atención Sevilla 1 Punto de atención Caicedonia 1
Total 35 463 Fuente: Coomeva Sector Salud
39
Dicho inventario era fundamental para desarrollar todo el cuerpo del trabajo, ya que,
sabiendo lo que realmente posee la empresa se puede llegar a tomar decisiones
beneficiosas para la organización además durante el recorrido regional se lograron
identificar situaciones que de una u otra forma afectan la organización tanto
económicamente como administrativamente. Las situaciones más sobresalientes fueron
las siguientes:
• A pesar del gran esfuerzo por parte de los directivos de Coomeva Sector Salud y
la Jefe Regional Administrativa, aún existen pequeñas bodegas en las sedes
donde alojan diferentes tipos de activos o materiales que no sirven o que
sencillamente no necesitan, sin embargo, la mayoría son activos que se
encuentran en muy mal estado y que deberían ser dados de baja tanto en la base
de datos del inventario físico como en el sistema contable. Indagando en las
oficinas por esta situación se encontró que a la mayoría de los activos se les
realizó una revisión técnica en la cual se sugirió dar de baja, ya que, su refacción
cuesta más o igual que adquirir uno nuevo, sin embargo, el documento que
entrega el proveedor sugiriendo la acción a seguir se encuentra desaparecido y
esto impide que se pueda realizar la gestión pertinente para darle de baja al
activo en el sistema contable y además genera un sobrecosto al requerir que
nuevamente se realice una revisión técnica al activo.
Figura 3. Bodega de la Uba Santa Rosa
40
Figura 4. Bodega de Coomeva Medicina Prepagada en Manizales
• Existen gran cantidad de puestos de trabajo y un amplio espacio físico en
desuso, debido, a las diferentes integraciones que se han venido realizando en el
último semestre, este numero significativo de espacio subutilizados hace que se
cuestione sobre la necesidad de reorganizar algunos puestos de trabajo con el fin
de optimizar el espacio y no generar una sensación de vacio al interior de la
sede. Así mismo, se abre la posibilidad de trasladar algunas sedes que se
encuentran dispersas y así lograr una verdadera integración. En este sentido, se
encuentran casos puntales como la sede de Medicina Prepagada de Manizales,
en la cual existen 2 consultorios sin uso, dos oficinas y una amplia zona en la
parte trasera de la sede, lo mismo ocurre en la Sede Integrada porque allí se
encuentran más de 9 puestos de trabajo desocupados, así mismo, sucede en la
ciudad de Cartago en su Sede Administrativa donde se encuentran por lo menos
7 puestos de trabajo desocupados, situación similar se presenta en la Uba Santa
Rosa, donde el primer piso de la sede se encuentra en su mayoría sin uso alguno,
debido a que se eliminaron algunos servicios allí prestados.
41
Figura 5. Sala en desuso- Uba Santa Rosa de Cabal
Después de realizar la toma física del inventario regional se organizó y actualizó
toda la base de datos de la organización tanto de activos de Medicina Prepagada y
de Eps como de activos de tecnología. Ya con la información actualizada y con la
certeza de que la base de datos realmente muestra la cantidad de activos que la
empresa tiene actualmente, se realizó el comparativo con el sistema contable y este
fue el resultado:
• En los activos de Coomeva Eps existe una diferencia de $ 900.899.605
millones de pesos, es decir, que físicamente solo se encuentran el 36,7% del
valor total de los activos. Estas cifras hacen que se cuestione una vez más la
administración y el manejo que se le esta dando a los activos fijos.
42
Tabla 7. Comparativo entre el valor de los activos reales físicos frente al
valor registrado en el aplicativo contable de Eps.
COSTO HISTORICO
TOTAL TOTAL
DEPRECIACION TOTAL LIBROS TOTAL
INVENTARIO FISICO $ 1.565.931.430,60 $ 1.232.299.076,18 $ 525.991.804,42
TOTAL SAAF $ 3.997.859.775,23 $ 3.001.994.064,43 $ 1.426.891.409,91 DIFERENCIA $(2.431.928.344,63) $(1.769.694.988,25) $ (900.899.605,49)
PESO PORCENTUAL 36,86%
Fuente: Elaboración propia
Esta situación debe ser analizada y tomar decisiones con el fin de no seguir afectando
económicamente ni administrativamente la organización, primero se hace necesario
indagar sobre los activos que no se encuentran físicamente, ya que, no debe ser
admitido que dentro de la organización existan perdidas de activos por descuido o que
sencillamente como ya no sirve sea desechado sin seguir el debido proceso, así mismo,
se evidencia que existe una información desactualizada en el registro contable en el cual
se deben hacer los ajustes necesarios porque no es admisible que la empresa declare por
$ 1.426.891.410 millones de pesos en activos y que en realidad tenga $ 525.991.804
millones de pesos. Esta diferencia muestra que no se esta obteniendo un beneficio
económico, ya que, no se está generando un flujo financiero de dicha inversión y
además no se está obteniendo su aprovechamiento al no encontrarse el activo. Además
de lo anterior se le suma el hecho de que Coomeva Sector Salud paga un dinero
mensual a Coomeva Servicios Administrativos con el fin de recibir apoyo en la
administración y manejo de activos, y esta labor no está siendo cumplida a cabalidad
por la empresa subcontratada.
• En los activos de Coomeva Medicina Prepagada, existe una diferencia de
$152.587.847,92 millones de pesos, por tanto, la situación no difiere mucho de
Coomeva Eps. En el caso de Coomeva Medicina Prepagada el porcentaje de activos
que se encuentran físicamente frente a los registrados en el SAAF es aún menor
siendo de 28,34%.
43
Tabla 8. Comparativo entre el valor de los activos reales físicos frente al valor
registrado en el aplicativo contable de Medicina Prepagada.
COSTO HISTORICO TOTAL TOTAL DEPRECIACION TOTAL LIBROS
TOTAL INVENTARIO FISICO $ 227.022.615,00 $ 176.864.121,19 $ 60.335.780,12
TOTAL SAAF $ 76.554.819,00 $ 632.935.558,23 $ 212.923.628,04 DIFERENCIA $(549.532.204,00) $ (456.071.437,04) $ (152.587.847,92)
PESO PORCENTUAL 28,34%
Fuente: Elaboración propia.
Es importante aclarar, que con el fin de validar la información se esta realizando la
comparación entre la descripción de los activos tanto la que aparece en el Saaf como la
que aparece en la base de datos del inventario físico, y así tomar las medidas que sean
necesarias para tener una información completa y veraz en el Saaf. Así mismo, se esta
realizando la comparación entre los activos sin placa frente a las activos que aparecen
en el Saaf usando información como sede donde esta ubicado, colaborador al cual esta
asignado el activo, descripción, entre otra información, con el objetivo de identificar los
activos que están físicamente se encuentran en el Saaf pero que no tienen placa, con esta
acción se puede gestionar el duplicado de la placa para que esta sea colocada en el
activo y así tener mas facilidades en su manejo y control.
Por otra parte, en la bodega de activos fijos se muestra que:
• Existe material que no debe ser custodiado por la persona encargada de activos
fijos e impide la optimización del espacio dentro de la bodega.
• Existen un elevado número de activos obsoletos que también ocupan gran parte
del espacio de la bodega. Dichos activos están a la espera de ser vendidos al
Banco Popular para que este realice su remate, sin embargo, se sugiere que esta
venta sea más eficiente porque dichos activos llevan demasiado tiempo en la
bodega en desuso y una de las políticas de la empresa es no tener demasiado
tiempo un activo en bodega.
• Se encuentran muchos activos allí que aunque no están en mal estado, si llevan
un tiempo considerable en este lugar, por tanto, se sugiere que si no son
necesarios entonces sean vendidos o donados a otras instituciones.
44
Tabla 9. Valor total en libros de los activos ubicados en bodega. COSTO
HISTORICO TOTAL
TOTAL DEPRECIACION TOTAL LIBROS
TOTAL INVENTARIO FISICO EPS $ 81.832.686,30 $ 69.929.680,01 $ 26.968.039,29
TOTAL INVENTARIO
FISICO MP $ 20.201.373,00 $ 18.860.107,15 $ 3.703.283,93 TOTAL INVENTARIO FISICO $ 30.671.323,22
Fuente: Elaboración propia.
Es importante aclarar que el inventario actual de la bodega no se encuentra
totalmente actualizado, ya que, en los últimos días han llegado nuevos activos
provenientes de la Uba la Virginia, de Manizales y de la antigua Bodega Central. Es
por esto, que se estima que en los activos ubicados en bodega superan los $
30.671.323 millones de pesos. En este aspecto se esta adelantando el arreglo y toma
de inventario de la bodega con el apoyo de un proveedor, ya que, en los primeros
días del mes de Julio se llevara a cabo la subasta por parte del Banco Popular.
45
Conclusiones
• Se desarrollaron diversas tareas de control y seguimiento de los activos fijos de
Coomeva Sector Salud logrando mejorar el indicador de activos fijos. Dichas tareas
consistieron en un acompañamiento constante o asesoría al momento de realizar
algún movimiento o cambio en los activos.
• Se logró actualizar toda la información de la base de datos de activos de la
organización, esta actualización se realizó por medio de un inventario físico en todas
las sedes de Coomeva Sector Salud del Eje Cafetero.
• Se identificaron los activos faltantes en la organización, al hacer la comparación
entre lo que existe físicamente y lo que se encuentra registrado en la base de datos
del sistema contable (SAAF).
• La organización posee un faltante de activos total valorado en $ 900.899.605
millones de pesos, por tanto, aunque en los últimos años ha existido una creciente
preocupación por una administración y control eficiente de los activos aun es
necesario seguir con el proceso y mejorarlo cada vez para que así pueda disminuir
esta faltante.
• Existe un mal manejo de los activos ubicados en la bodega, ya que, este lugar
debería tener una rotación permanente, sin embargo, la mayoría de estos llevan
largo tiempo ahí ubicados y están sufriendo daños en su estructura, como por
ejemplo las camillas que se encontraban en buen estado ahora están oxidadas.
46
Recomendaciones
• La organización debe velar por el total cumplimiento del acuerdo realizado con
Coomeva Servicios Administrativos, ya que, se está dando un desgaste
administrativo en Coomeva Sector Salud por un servicio que se está pagando.
• Seguir concientizando a los colaboradores de la organización sobre la importancia
que tiene un adecuado manejo de los activos y así poco a poco ir contrarrestando la
situación actual.
• Dar de baja contablemente a los activos que no se encuentran físicamente, debido a
que no tiene sentido que se declare un valor superior al que realmente existe.
• Identificar posibles compradores diferentes a los gestionados por el Banco Popular
con el fin de que exista una eficiente enajenación y así generar flujos de efectivo que
beneficien la organización.
• Continuar con la validación de los activos en el Saaf versus activos sin placa, con el
fin de identificar correctamente todos los activos ubicados en las diferentes sedes y
su respectiva placa.
47
Referencias
• Berk, Jonathan & Demarzo, Peter. (2008). Finanzas corporativas. México: Pearson.
• Brock, Horace R. Contabilidad principios y aplicaciones. España: Reverté S.A.
• Campus Virtual de la Economía solidaria. (2004). Recuperado el 30 de abril de 2010, de http://www.economiasolidaria.net/.
• Casasbuenas Mora, Carlos. (2004). Curso básico de economía solidaria. Bogotá: Corpeis.
• Carreras torres y asociados (2005). Recuperado el 30 de abril de 2010, de http://www.cta.com.ec/capacitaciones.php?id=28.
• Comité de Actualícese. (2005). Recuperado el 30 de abril de 2010, de http://actualicese.com/editorial/2005/05110.htm.
• Rodríguez, Ismael. (2005). Técnicas de recolección de información. México: Editorial Trillas.
• Rojo Ramírez, Alfonso A. (2007). Valoración de empresas y gestión basada en valor. España: Thomson.
48
Anexos
Anexo A: Formato MUL-FT-GG-104
49
Anexo B: Labores generales para los responsables de la administración de activos fijos
1. OBJETIVO Establecer las responsabilidades y directrices para garantizar la administración y control sobre los Activos Fijos del Sector salud Coomeva. 2. ALCANCE
• Aplica para todas las personas responsables de la administración de los activos fijos muebles a nivel Nacional. Los lineamientos y procedimientos que se ejecutaran serán los establecidos en el MUL-PR-GG-042.
En las sedes regionales, las labores estarán a cargo del Jefe Regional, los Analistas y auxiliares de Activos o el personal que designe para esta labor, quienes deberán enviar mensualmente los reportes solicitados a la Jefatura Nacional de Activos Fijos. 3. RESPONSABILIDADES Es deber de los colaboradores del área de Activos Fijos efectuar las siguientes labores de manera mensual y entregar los respectivos reportes durante los primeros diez (10) días de cada mes: 3.1. Seguimiento a los Activos nuevos desde el momento de su compra hasta su inclusión en el aplicativo. Para esta labor se requiere lo siguiente:
3.1.1. Verificar entrega del Activo al colaborador. El soporte será el Acta de entrega
(Formato MUL_FT_GG_104) firmada por el colaborador, quien declara que recibe conforme el activo.
3.1.2. Supervisar el placado de los activos. Se debe tener en cuenta que en aquellas
regionales donde existe una oficina de CSA el plazo máximo para que ésta realice el placado es de quince (15) días calendario, mientras que en las regionales donde CSA no tiene presencia el plazo máximo es de un (1) mes. Para que se tenga el activo placado y el acta de entrega firmada.
3.1.3. Solicitar a CSA de manera mensual, copia de las actas de entrega de activos fijos
nuevos. • Documento a remitir a la Jefatura Nacional de Activos Fijos: Reporte Mensual de Control de Activos Fijos Nuevos, con fecha de corte el día cinco (5) de cada mes:
50
Reporte Mensual de Control de Activos Fijos Nuevos
(1) Ítem
(2) Empresa
(3) Regional
(4) Ciudad
(5) Placa
(6) N° Acta
de Entrega
(7) Fecha de Compra
(8) Fecha Placado (9)
N° Factura DD MM AA DD MM AA
EMPRESA (2): Indicar si el activo pertenece a Coomeva EPS, MP ó CEM.
REGIONAL (3): Regional a la cual pertenece el activo.
CIUDAD (4): Ciudad donde se ubica el activo comprado.
PLACA (5): Número de placa asignado al activo.
Nº ACTA DE ENTREGA (6): Se relaciona el número del acta de entrega del activo. FECHA DE COMPRA DEL ACTIVO (7): Corresponde a la fecha de expedición de la factura de compra. FECHA DE PLACADO (8): Corresponde a la fecha en la que se asigna físicamente la placa o sticker al activo. Nº DE FACTURA (9): Número de factura de compra.
3.2. Movimiento de Activos Fijos Cada sede u oficina debe remitir a la Jefatura Administrativa Regional los soportes de los movimientos realizados (Formato MUL_FT_GG_104). Posteriormente serán enviados a CSA para que actualice el aplicativo SAAF.
• Documento a remitir a la Jefatura Nacional de Activos Fijos: Reporte Mensual de movimiento de Activos Fijos, con fecha de corte el día cinco (5) de cada mes:
Reporte Mensual de Movimiento de Activos Fijos
(1) Empre
sa
(2) Fecha
(3) Motivo
(4) Activo Fijo (5) Origen (6) Destino (7) Fecha de envío a
CSA
(8) Fecha Actualización DD MM AA Placa Descripción Razón del
Movimiento Colaborador Código Nómina
Centro Costos Colaborador Código
Nómina Centro Costos
EMPRESA (1): Indicar si el activo pertenece a Coomeva EPS, MP ó CEM.
FECHA (2). Registrar la fecha en la que se realizó el movimiento de Activos Fijos. MOTIVO (3): Indicar la el tipo de movimiento realizado según las opciones establecidas en el formato MUL_FT_GG_104.
ACTIVO FIJO (4): Identificar el activo con su respectivo número de placa, descripción e indicar el tipo de movimiento que se realiza según formato MUL_FT_GG_104.
51
ORIGEN (5) Y DESTINO (6). Se debe identificar el colaborador que entrega el activo y quien lo recibe respectivamente, señalando su código de nómina y centro de costos. Cuando se trate de un movimiento que involucre la bodega, se debe especificar en este mismo espacio. FECHA DE ENVÍO A CSA (7). Corresponde al día en el que se reportaron los movimientos de activos a CSA. FECHA DE ACTUALIZACIÓN (8). Corresponde al día que CSA informa la actualización de los activos en el aplicativo SAAF.
3.3. Activos Fijos sin Placa. La Jefatura Regional Administrativa deberá garantizar la no existencia de activos sin placa en cada una de sus oficinas. En caso de encontrar activos sin placa, deberá reportarlos a CSA para que coordine su posterior placado.
• Documento a remitir a la Jefatura Nacional de Activos Fijos: Reporte Mensual de Activos Fijos Sin Placa, con fecha de corte el día cinco (5) de cada mes:
Reporte Mensual de Activos Fijos Sin Placa (1) Ubicación (2) Responsable (3) Activo
Empresa
Regional Ciudad Sede u
Oficina Centro costos
Nombre colaborador
Código nómina Descripción Marca Modelo Serie
Fecha de
compra
¿Por qué no tiene placa?
UBICACIÓN (1). Indicar la empresa a la cual pertenece el activo fijo: Coomeva EPS, MP ó CEM, con la regional, ciudad, sede u oficina donde se encuentre localizado. RESPONSABLE (2) Hace referencia al colaborador encargado de los activos que no tienen placa. ACTVO (3). Proporcionar completamente la información correspondiente a la descripción, marca, modelo y serie para los casos que aplique. Para los activos que no apliquen estos campos, se debe especificar sus principales características (Dimensiones, textura, color, etc.). Así mismo, será necesario especificar la fecha de adquisición del activo (siempre y cuando esto sea posible) y exponer las razones por las que el activo no tiene placa (es nuevo, tenía pero se desprendió, nunca ha tenido, etc.). Una vez consolidada esta información, se deberá solicitar a CSA el placado de los activos. La Jefatura Regional Administrativa hará seguimiento a la oportunidad con que CSA realice esta labor según los plazos establecidos en la oferta de servicios.
3.4. Activos de Terceros. Para los activos que no sean propiedad de Coomeva Sector Salud y se encuentren dentro de sus sedes, se solicitará al propietario su marcación o identificación con una placa o sticker para diferenciarlos de los activos propios. Si el propietario no lo hace, los responsables en cada sede deberán realizar esta labor.
52
• Documento a remitir a la Jefatura Nacional de Activos Fijos: Reporte Mensual de
Activos Fijos Propiedad de Terceros, con fecha de corte el día cinco (5) de cada mes:
Reporte Mensual de Activos Propiedad de Terceros
(1) Empresa
(2) Ubicación (3) Descripción del Activo (4)
Propietario (5)
PlacaRegional Ciudad Sede Marca Modelo Serie
EMPRESA (1): Indicar si el activo pertenece a Coomeva EPS, MP ó CEM
UBICACIÓN (2): Indicar la regional, ciudad y sede donde se encuentra ubicado el activo. DESCRIPCIÓN DEL ACTIVO (3): Diligenciar la información solicitada en su totalidad para los activos que apliquen estos campos. PROPIETARIO (4): Se deberá notificar el nombre o razón social del propietario de los activos. PLACA (5): Número de la placa que identifica al activo.
3.5. Reporte de Activos en Bodega. Se debe realizar en cada regional un reporte con los activos que estén en proceso de ser dados de baja y no sean necesarios para la operación de la empresa y estén almacenados en bodega. Se deben registrar los activos ingresados y retirados en este lugar.
• Documento a remitir a la Jefatura Nacional de Activos Fijos: Reporte Mensual de
Activos Fijos en Bodega, con fecha de corte el día cinco (5) de cada mes:
Reporte Mensual de Activos en Bodega
(1) Ítem
(2) Empresa
(3) Placa
(4) Activo (5) N° Ecase Reporte Técnico
(6) Estado
(7) Fecha
de Ingreso
(8) Fecha de
Salida Descripción Marca Modelo
EMPRESA (2): Indicar si el activo pertenece a Coomeva EPS, MP ó
CEM PLACA (3): Número de placa asignado al activo. ACTIVO (4): Descripción del Activo con sus principales características: Marca, modelo, serie.
Nº ECASE/ REPORTE TÉCNICO (5): Corresponde al código de ecase asignado según reporte técnico.
53
ESTADO (6): De acuerdo al reporte técnico, el colaborador deberá indicar cuál es el estado del activo (Bueno, Malo, Obsoleto, etc.) teniendo en cuenta su calidad en la prestación del servicio y su funcionamiento.
FECHA DE INGRESO Y SALIDA (7) y (8): Indicar la fecha en la cual ingresó el activo en la bodega y la fecha de salida si es el caso. Sin excepción alguna, el lapso temporal entre estas fechas no deberá ser superior a tres meses. Los activos cuya estancia en la bodega supere este tiempo límite serán los candidatos para venta o donación según reporte técnico.
3.6. Reporte y Control de Activos Hurtados. Se deberá realizar seguimiento al proceso desde el momento en que se realiza el denuncio hasta su respectivo registro en SAAF y Contabilidad.
• Documento a remitir a la Jefatura Nacional de Activos Fijos: Reporte Mensual de Activos Fijos Hurtados, con fecha de corte el día cinco (5) de cada mes:
Reporte Mensual de Activos Fijos Hurtados
SED
EMPRESA (1): Indicar si el activo pertenece a Coomeva EPS, MP ó CEM SEDE (2): Lugar donde se encontraba el activo y de donde fue hurtado.
ACTIVO (3): Descripción del Activo con sus principales características: Marca, Modelo, Serie. DENUNCIO (4): Se debe notificar si se realizó o no el respectivo denuncio del hurto del activo ante la autoridad judicial competente. ¿INFORMÓ A SOLIDARIDAD Y SEGUROS? (5): Los robos y daños irreparables de activos fijos deben reportarse a la firma aseguradora en un plazo máximo de 15 días contados a partir de la fecha de ocurrencia del siniestro, para que ésta proceda con la exclusión de los activos de la póliza de seguros. Marcar la opción “Sí” si ya se realizó el reporte o la opción “No” en otro caso. Se debe gestionar para cada siniestro la siguiente documentación:
(1) Empres
a
(2) SEDE
(3) Activo
(4) ¿Se hizo el denuncio?
(5) ¿Informó a Solidaridad y Seguros?
(6) ¿Pagó el Hurto?
(7) Reportado en SAAF
(8) Reportado en Contabilidad (9)
Observaciones
Marca Modelo Serie SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO
54
Factura de compra del activo. En caso de no tenerla, se expedirá un certificado de Contador con la fecha de adquisición del activo.
Copia del denuncio realizado ante la autoridad judicial competente.
Cotización para reposición de equipos con similares características.
Informe de hurto o perdida MUL-FT-GG-120. Informe de la firma encargada de la vigilancia de la sede donde
ocurrió el hecho. Si el siniestro es ocasionado por algún daño eléctrico o de fuerza
mayor será necesaria la elaboración de un reporte técnico que indique las causas del daño.
PAGÓ HURTO (6): Si la firma aseguradora realiza reposición del equipo hurtado, marcar la opción “Sí”. REPORTADO EN SAAF (7) Y CONTABILIDAD (8): Los hurtos deben ser reportados de manera oportuna a la Jefatura Nacional de Activos Fijos y al área de Contabilidad en CSA, para que se realicen las actualizaciones en el Aplicativo y en el sistema contable. Marcar “Sí” si ya se ha reportado el hurto en estas dos áreas. OBSERVACIONES (9): Indicar las labores pendientes, tales como informar a la aseguradora, actualizar el SAAF, documentación pendiente, etc.
3.7. Inventario De Activos Fijos. Coordinar y/o realizar el inventario de activos
por sede, oficina o centro de costo, mínimo 2 veces al año.( bajo los lineamientos nacionales y corporativos definidos)
• Documento a remitir a la Jefatura Nacional de Activos Fijos: Reporte Mensual de
Sedes Inventariadas, con fecha de corte el día cinco (5) de cada mes:
(1) Ítem
(2) Empresa
(3) Regional
(4) Sede
(5) Oficina
(6) Se tomó
inventario
(7) Fecha de
realización del inventario
(8) Se
enviaron formatos
a CSA
(9) Fecha de envío
(10) Se actualizó en
SAAF
(11) Fecha de
actualización (12) Observaciones
SÍ NO DD MM AA SÍ NO DD MM AA SÍ NO NO INFORMA DD MM AA
EMPRESA (2): Indicar si el activo pertenece a Coomeva EPS, MP ó CEM
REGIONAL (3): Regional a la cual pertenece el activo. SEDE (4): Ciudad en la cual se encuentra el activo. OFICINA (5): Señalar el lugar específico donde se encuentra el activo: UBA, UPREC, Punto Coomeva, SIP, UPP, etc.
55
¿SE TOMÓ INVENTARIO? (6): informar si se realizó el inventario de Activos Fijos en la Sede. FECHA DE REALIZACIÓN DEL INVENTARIO (7): Indicar el día, mes y año en que se realizó el inventario. ¿SE ENVIARON FORMATOS A CSA? (8): Con el objetivo de realizar la actualización del aplicativo para la Administración de Activos Fijos, SAAF, se debe remitir a CSA los formatos diligenciados durante la toma del inventario. Si ya se realizó esta labor marcar la opción “Sí”, en caso contrario marcar la opción “No”. FECHA DE ENVÍO (9): Indicar el día, mes y año en que se enviaron los formatos a CSA para su gestión. SE ACTUALIZÓ EN SAAF (10): Según confirmación de parte de CSA, informar si se realizó la actualización de la base de datos. FEHCA DE ACTUALIZACIÓN (11): Indicar el día, mes y año en que se CSA reporta haber realizado la actualización del aplicativo SAAF. OBSERVACIONES (12): Informar las labores pendientes como las sedes con inventario incompleto, los problemas con el envío de los formatos o de la actualización en SAAF, etc.
3.8. Colaboradores retirados: Cuando sea retirado un colaborador de la empresa, el área de gestión humana solicitará el paz y salvo de activos fijos, por tal motivo el área administrativa de cada Regional debe solicitar a CSA el listado de activos asignados o consultar el aplicativo SAAF para remitir este reporte al Jefe Directo del colaborador que se retira, éste validará que físicamente estén los activos que aparecen en la base de datos.
• Documento a remitir a la Jefatura Nacional de Activos Fijos: Reporte Mensual de
Activos de Colaboradores retirados, con fecha de corte el día cinco (5) de cada mes:
(1) Ítem
(2) Empresa
(3) Regional
(4) Sede
(5) Oficina
(6) Código
de Nómina
(7) Nombre del Colaborador
(8) Descripción del Activo
(9) Placa
EMPRESA (2): Indicar si el activo pertenece a Coomeva EPS, MP ó CEM
REGIONAL (3): Regional a la cual pertenece el activo. SEDE (4): Ciudad en la cual se encuentra el activo. OFICINA (5): Señalar el lugar específico donde se encuentra el activo: UBA, UPREC, Punto Coomeva, SIP, UPP, etc.
56
IDENTIFICACIÓN DEL COLABORADOR: Informar el código de nómica del colaborador (6) y su nombre (7). IDENTIFICACIÓN DEL ACTIVO: Indicar la descripción del activo (8) y su número de placa (9).
4. LABORES A DESEMPEÑAR EN LA JEFATURA NACIONAL DE
ACTIVOS FIJOS Los responsables del área de Activos Fijos en la Dirección Nacional se encargarán de validar y consolidar la información remitida por la Sedes Regionales, generando los siguientes reportes mensuales:
4.1. Reporte Mensual de Control de Activos Fijos Nuevos
Ítem Empresa Regional Ciudad Placa N° Acta
de entrega
Fecha de compra
Fecha de placado Observaciones
4.2. Reporte Mensual de Movimiento de Activos Fijos
4.3. Reporte Mensual de Activos Fijos Sin Placa
Ubicación Responsable Activo
Empresa Regional Ciudad
Centro de
costos
Nombre colaborador
Código nómina Descripción Marca Modelo Serie
Fecha de
compra
¿Por qué no tiene placa?
4.4. Reporte Mensual de Activos Propiedad de Terceros
Empresa
Ubicación Descripción del activo Propietari
o N° de Placa
¿Placa asignada por Coomeva?
¿Placa asignada por el propietario? Regiona
l Ciuda
d Sede Marca Modelo Serie
4.5. Reporte Mensual de Activos en Bodega
Empresa Regional Ciudad
Fecha
Nº Acta
Activo Fijo ORÍGEN DESTINO REPORTE CSA
DD MM AA Placa Descripción Razón del Movimiento
Colaborador
Centro
Costos
Colaborador
Centro de Costos
Fecha de envío
Fecha de Actualiza
ción en SAAF
57
Empresa Regional Ciudad PlacaActivo
Estado Fecha de ingreso
Fecha de
salida Descripción Marca Modelo
4.6. Reporte Mensual de Activos Fijos Hurtados
4.7. Reporte de Activos Totalmente depreciados
Empresa Regional Ciudad Centro
de Costos
Nombre Centro de
Costos
Tipo de Activo Placa Descripción Marca Modelo Serie
Fecha de
AdquisiciónCosto
Histórico
Ajuste por inflación al Costo
Histórico
Ajuste por inflación a la depreciación
Ajuste por Inflación Ajustada
Vida Útil
Períodos Depreciados
4.8. Reporte de activos retirados suministrado por CSA. Se deberá tener las actas de baja de activos fijos, copias de las facturas de venta, copia de los reportes técnicos, copia de denuncio de perdida, certificados de donación, según sea el caso.
• Documento a elaborar: Informe mensual de adiciones y retiros en el aplicativo
SAAF para Coomeva EPS, MP y CEM. 4.9. Conciliación de saldos contables en el aplicativo SAAF y los registros en
contabilidad. Se deberán validar además, los registros correspondientes a la regional, ciudad, tipo de activo y cuenta contable en los reportes provistos por las áreas de Contabilidad y Activos Fijos de CSA.
• Documento a elaborar: Informe Consolidación Mensual de Saldos en SAAF y
Contabilidad para Coomeva EPS, MP y CEM.
4.10. Depuración base de datos de Activos Fijos en SAAF para Coomeva EPS, MP y CEM. Se debe realizar la validación teniendo en cuenta los siguientes criterios:
• Regional – Código Regional – Ciudad – Código Ciudad. • Tipo de Activo – Cuenta Contable. • Colaborador – Código de nómina – Centro de Costos. • Documento a elaborar: Informe Validación base de datos de Activos Fijos Sector
Salud Coomeva.
Sede Ciudad Activo ¿Se hizo el
denuncio?
¿Informó a seguridad y
seguros?
¿Pagó hurto?
Reportado en SAAF
Reportado en contabilidad Observaciones
M M S Si No Si No Si No Si No Si No
