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Administración Efectiva del Crédito y las
Cobranzas
Econ. Erik Alezones R.
Taller
El Crédito
El término crédito proviene del latín creditum, de credere, tener confianza. Podemos definir el crédito como:”
“…La entrega de un valor actual, sea dinero, mercancía o servicio, sobre la base de la confianza, a cambio de un valor equivalente esperado en un futuro, pudiendo existir adicionalmente un interés pactado”(1)
Importancia del crédito
Aumento en los volúmenes de venta Incremento en la producción de bienes y
servicios Elevación del consumo Creación de fuentes de trabajo Fomento en la adquisición y uso de ByS Desarrollo tecnológico Ampliación y apertura de nuevos
mercados
Función del crédito como proceso administrativo
FASE MECÁNICA PREVISIÓN (Obj., Invest., Cursos Alt. de Acción) PLANEACIÓN ( Políticas, Proced. Prog., Presup. Pronost.)
ORGANIZACIÓN ( Funciones, Jerarquías, Obligaciones)
FASE DINÁMICA INTEGRACIÓN (Selección, Introducción, Desarrollo,
Integración)
DIRECCIÓN ( Autoridad, Comunicación, Supervisión) CONTROL ( Normas, Operación, Interpretación)
Empresa
Concepto de la función de crédito
Finanzas y Administración
ProducciónMercadotecnia
Clasificación del Crédito Por su naturaleza
Propio Necesario
Por la calidad de las cosas en que consiste la prestación Natural Monetario
Por el vencimiento A término (A corto plazo o a largo plazo) A plazo (Denunciable o No denunciable)
Por las personas Público Privado
Por la garantía Personal (directo o aunado a un fiador) Real (Mobiliario o Inmobiliario)
Por el objeto De consumo Productivo (Comercial, Popular, Agrícola, Turismo, etc.)
Clasificación de la actividad crediticia
Según su uso Crédito de Inversión Crédito bancario Crédito comercial Crédito al consumo
Con base a los documentos que respaldan la operación Documentos de crédito bancario y comercial( garantía hipotecaria, reserva
de dominio, letra o pagaré garantizado, etc.) Documentos de crédito de inversión (bonos y pagarés hipotecarios,
obligaciones con garantías específicas, etc.) En atención a las condiciones de pago
Crédito normal o contado comercial Crédito a plazos Crédito fijo con límite renovable (rotativo) Crédito garantizado Crédito fijo
Por el sujeto Crédito Público Crédito Privado Crédito Mixto
Decisiones de otorgamiento de crédito
Establecimiento de normativas Pedidos iniciales
De aprobación automática No sujetos a aprobación automática
Líneas de crédito Con base al monto pedido Para un plazo determinado Pedidos que exceden la línea de crédito
Condiciones especiales Condiciones competitivas Decisiones basadas en información limitada
Normativa
s
Evaluación de la Solicitud de Crédito
Técnicas aplicadas al análisis de crédito Análisis Vertical (se cuenta son los
estados de un solo año) Balance General Estado de Resultados Estado de orígen y aplicación de fondos
Análisis Horizontal o Comparativo Se utilizan los estados financieros de dos a
tres años
Análisis Vertical
Balance General Activos
Circulante Efectivo, Caja y Bancos, Ctas. X Cobrar,
Inventarios. Fijos
Terrenos, edificios, maquinaria, equipos, vehículos, mobiliario, etc.
Otros Activos Pagos anticipados Seguros, etc.
Partidas
Pasivo Circulante
Cuentas por pagar Deuda a corto plazo Impuestos por pagar Contribuciones por pagar
Provisiones Dividendos declarados no pagados
Ratios
Índice de Liquidez =
Prueba ácida =
Productividad de las ventas =
Rotación de Cuentas por cobrar =
Plazo Medio de Cobro =
Activo Circulante
Pasivo Circulante
Activo Circulante - Inventarios
Pasivo Circulante
Utilidad Neta
Ventas Netas
Promedio de cuentas x cobrar
ventas a credito
360
Rotación de Cuentas por Cobrar
Orígen y Aplicación de Fondos
Los recursos de una empresa se originan: De las utilidades netas De los aumentos de capital De las disminuciones del activo De los aumentos de pasivo De la disminución de capital de trabajo Aumentos en el pasivo circulante Aumentos en el capital contable
…Y pueden aplicarse en: Absorber las pérdidas del ejercicio Incrementar los activos Disminuir los pasivos Disminuir el capital Incrementar el capital de trabajo
La línea de crédito
Los medios básicos de control consisten en asignar a cada cuenta una línea de crédito, indicando el monto máximo a ser aprobado.“La línea de crédtio se establece por la necesidad del cliente de tener los productos y servicios en cuestión y por su capacidad de pagar las deudas…”
La línea de crédito
Con base en el monto pedidoSe debe establecer cual es el monto
máximo a ser aprobado automáticamente. Montos superiores deben ser aprobados mediante investigación adicional. Si no es posible por razones de tiempo, se le debe indicar al cliente el voto de confianza que se le brinda y la importancia de mantenerla a costa de perder la línea en su totalidad.
La línea de crédito
Con base a un plazo determinadoEn este caso se establece un monto máximo periódico, el cual es aprobado sin mayores reservas, independientemente del saldo total que tenga en las cuentas.
¿En caso de que los pedidos excedan la línea de crédito?
Se deben hacer las siguientes consideraciones: ¿Las deudas del cliente guardan proporción
con sus activos realizables? ¿Los pagos a proveedores son oportunos? ¿Existen demandas de pagos de otros
proveedores? Existen indicios de descuido o
irresponsabilidad por parte del personal del cliente?
Trámite de cuentas vencidas
Cuando la revisión de las cuentas arroja que el otorgamiento de un crédito mayor, existiendo facturas pendientes, implica un riesgo inconveniente, deberán iniciarse gestiones de cobro enérgicas…pero cordiales.
La cobranza
Quien se identifica con los siguientes argumentos: “A mi no me gusta cobrar…” “A mi no me gusta que me cobren” “No me gusta andar detrás de la gente
para cobrarle” “Es la parte del trabajo que no me
gusta” “¿A quien le gusta que le cobren?”
La cobranza
Cobrar da mal sabor, porque alguna vez lo sentimos o alguna vez lo propinamos.
Generalmente esperamos que nuestros clientes honren sus compromisos, pero no pensamos en que nosotros mismos pudimos propiciar su conducta morosa. Ej.
Políticas y Procedimientos de Cobranzas
¿Quién es el responsable de la Cobranza? El propietario El vendedor El analista de crédito y cobranzas El mensajero Otra persona El Ejecutivo de Cuenta
Administración de las cuentas por cobrar
El comité de crédito Gerente de Crédito y Cobranzas El tesorero El analista de crédito y cobranzas El Vendedor o Ejecutivo de Cuenta
Políticas y Procedimientos de Cobranzas
Es de capital importancia establecer una clara y coherente política de cobranzas.
Se debe especificar al momento del otorgamiento del crédito las condiciones de la venta, el plazo estipulado, el monto máximo permitido y las penas a aplicar en caso de retrasos importantes en el pago de las facturas. Ej.: Intereses de mora.
Procedimientos de Cobro
El Estado de Cuenta La gestión telefónica La Carta tipo La concertación de visita de cobro La presencia del comité de crédito La vía ejecutoria
Procedimientos de cobro El estado de cuenta, envía una señal al
cliente de que su cuenta esta atrasada, y se le conmina a regularizar su situación o a establecer comunicación para buscar alternativas de solución.Es una medida persuasiva, discreta y elegante.
La gestión telefónica, permite conocer y establecer las causas de la morosidad mediante un canal económico. Hay que manejar técnicas de telemarketing para que la comunicación no pueda parecer ofensiva ni intimidante. Actualmente se puede utilizar los medios electrónicos como el e-mail, pero no es tan efectivo como la atención telefónica.
Procedimientos de cobro
La carta tipo, indica al cliente que su caso es de especial atención, y es de conocimiento de las autoridades de la empresa. La misma debe ser cordial, respetuosa y brindar la oportunidad de solventar la situación en los mejores términos.Es persuasiva e imprime mayor interés en la gestión.
Procedimientos de cobro
La visita de cobro, debe ser efectuada por aquella persona que mantenga mayor contacto con el cliente, bien sea el ejecutivo de cuenta, el vendedor o cualquier integrante del comité de crédito.Reviste una visita cordial, pero dejando claro el esfuerzo que se realiza por resolver la situación.
Procedimientos de cobro
Procedimientos de cobro
La presencia del comité de crédito resulta necesaria cuando los procedimientos persuasivos se ha agotado, cuando el monto involucrado es importante y cuando se detectan indicios de irresponsabilidad o negligencia por parte del cliente.Comúnmente asiste el Gerente de Crédito con otro alto funcionario de la empresa, incluso el propietario.
Procedimientos de Cobro La vía ejecutoria es aplicada como último
recurso y cuando se ha detectado cualquiera de las siguientes causas: El cliente tiene capacidad de pago, pero no
tiene intención de hacerlo. Esta imposibilitado de cubrir todas sus
obligaciones y paga aquellas que ejercen la máxima presión
Esta imposibilitado para pagar a sus acreedores y en breve tiempo podrá declararse en quiebra
Problemas frecuentes de cobranzas
Problemas frecuentes de cobranzas
Descuentos no devengados Nuevos pedidos con saldos vencidos Esfuerzos especiales de cobro
Falta de respuesta del cliente Circunstancias especiales Solicitud de ampliación de plazos Otros…
"Si es bueno vivir, todavía es mejor soñar, y lo mejor de todo, despertar."
Antonio Machado
Bibliografía Recomendada
Villaseñor Fuente, Emilio. Elementos de Administración de Crédito y Cobranza. 4ta ed. 2007. Trillas. Mexico.
Alessandra, Tony, Jim Cathcart y Phillip Wexler. Vender por Objetivos. 1ra ed. 2005. DEUSTO. España.
