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El Colegio Sagrado Corazón de Jesús
Administración y Organización de Oficinas
Adela de Altán
Jackeline Díaz Corzo 4to Perito Contador Clave: 4 12/10/2015
Planeación:
Proceso de la Planeación:
Paso 1: establecer 1 o varias metas.
La planeación empieza cuando la empresa necesita o desea algo.
Paso 2: Definir la situación actual.
A qué distancia se encuentra la empresa de cumplir sus metas.
De que recurso se dispone para alcanzarlas.
Solo después de analizar el estado actual se pueden trazar planes para un
progresivo futuro.
Paso 3: identificar las ayudas y los obstáculos de las metas (FODA).
¿Qué factores del ambiente interno y externo pueden ayudar a la empresa?
¿Qué factores pueden crearle problemas?
Paso 4: desarrollar un plan o medios de acción para alcanzar metas.
Paso 5: establecer el plan como una serie de actividades secuenciales o
paralelas e indicar para cada una de ellas lo siguiente:
Tipo de inicio y desarrollo.
Responsable y equipo de trabajo.
Recursos necesarios.
¿Qué se necesita?
Paso 6: indicar el sistema que evaluará y controlará el logro de los objetivos, y
resultados concretos en la función de la planeación.
Objetivos: tener objetivos para la planeación en el futuro.
Propósito: concreta a que la empresa se va a dedicar.
Misión: implica la responsabilidad de cumplir con el propósito establecido por la
empresa.
Estándar: unidad de medida establecida como criterio o nivel de referencia.
Políticas: son vías amplias verbales o escritas las cuales permiten al empresario
usar su iniciativa y su juicio en la interpretación de una acción o norma.
Estrategia: son las acciones.
Presupuesto: indica la cantidad que necesitará o con lo que cuenta para llevar a
cabo una actividad.
Planeación: elaboración de ciertos planes o estrategias.
Organización: es un sistema diseñado para alcanzar metas y objetivos.
Integración de personal: selección del personal , se busca a quienes tienen
cualidades que muchas personas tienen para poder crear una empresa.
Dirección: orientación, dirigir.
Control: comprobación, inspección o intervención.
Pronóstico:
Hipótesis, conocimiento anticipado de algún suceso.
Reglas:
Determinados comportamientos que se deben cumplir en determinados
lugares.
Procedimiento:
Serie de pasos ordenados que se siguen para cumplir un objetivo.
Método:
Manera en que se realiza una acción.
Programas:
Forma escrita en que se organiza una actividad.
Proyecto:
Planificación de actividades que se encuentran relacionadas de manera
que se llega a una meta.
Administración: es la fuerza que mantiene todo unido en una empresa,
la mantiene en movimiento.
Es la coordinación de los recursos de una organización.
Es necesaria donde quiera.
Sin ella no es posible que una empresa funcione.
Proceso para alcanzar metas organizacionales.
Sistema de funciones coordinadas, que contiene las decisiones adoptadas.
Proceso de tomar decisiones bajo condiciones de incertidumbre y riesgo
con recursos escasos y limitados, para alcanzar determinados objetivos y
obtener resultados.
Características de la administración:
Universalidad: se da donde quiera, que exista un organismo social, en él
tiene que existir coordinación sistemática.
Valor instrumental: se utiliza un medio en los organismos para lograr un fin.
Unidad temporal: al hacer planes no se deja de mandar, controlar,
organizar, etc.
Amplitud de ejercicio: se aplican todos los niveles de un organismo formal.
Interdisciplanidad: relacionada con matemática, estadística, economía,
principios de los procesos y métodos.
Flexibilidad: principios y técnicas que se puede adaptar a los diferentes
necesidades de la empresa.
Administradores:
Son individuos en una organización que dirigen las actividades de otras
personas, trabajan en una organización es un acuerdo sistemático entre
personas para llevar a cabo un objetivo específico.
Se clasifican en:
Producción: se encarga del óptimo aprovechamiento y de la adecuada
introducción de infraestructura en una empresa.
Mercadotecnia: sostiene en la empresa la responsabilidad de elaborar
métodos eficientes en el manejo y coordinación de los sistemas de venta.
Finanzas: se encarga de la obtención de fondos y del suministro del
capital, que se utilice el funcionamiento de la empresa, procurando
disponer de los medios económicos.
Recursos Humanos: departamento de vital importancia ya que mediante el
uso adecuado de programas de reclutamiento, selección, contratación,
capacitación, y desarrollo, se allega para la empresa.
Los administradores logran que las cosas se lleven a cabo por conducto de otras
personas, toman decisiones, asignan recursos y dirigen las actividades de otros
para poder alcanzar metas.
Roles interpersonal:
Representante: representa a la organización en todos los asuntos formales. Tienen
contactos con otras personas como sub-ordinarios, compañeros, etc.
Líder: define y crea el clima de buenas relaciones entre los miembros de la
organización, transmitiendo los valores y comportamientos aceptados por la
organización.
Enlace: debe interactuar con personas y organizaciones externas para
establecer contactos.
Roles informativos
Monitor: es responsable
Difusor: debe difundir la información internamente en la organización.
Portavoz: es el encargado de dar a conocer la opinión de la organización,
transmitiendo la información sobre las políticas.
Roles:
Emprendedor: el administrador identifica las fortalezas y debilidades de la
organización.
Gestor de anomalías: debe resolver los problemas.
Asignador de recursos: decide como se emplearan los recursos de la
organización.
Negociador: se encarga, de mantener relaciones con otras personas.
Habilidades en un administrador:
Habilidad conceptual: consiste en la habilidad para comprender las
complejidades de la organización global.
Habilidad Humana: consiste en la capacidad de trabajar con personas,
comprender sus actividades y motivaciones y aplicar un liderazgo eficaz.
Habilidad Técnica: consiste en utilizar conocimientos, métodos, técnicas y
equipos necesarios para la realización de sus tareas.
Es la selección de la mejor opción, tomando en cuenta 2 o más
posibilidades.
Cualitativas: hacen hincapié en valores sociales y naturaleza, altamente
personal.
Cuantitativas: cantidades, son útiles relacionadas con los medios que
deban emplearse para alcanzar un objetivo.
Diagnosticar y definir el problema (situación).
Obtener y analizar los hechos relevantes.
Desarrollar las opciones.
Evaluar opciones.
Seleccionar la mejor opción.
Analizar las posibles consecuencias de la decisión.
Organización:
Es clasificar las actividades, y responsabilidades y recursos en donde todas
las personas tienen que corporar para tener un mejor control y poder
ordenar en base a prioridades es necesario tener reglas y todo estos para
lograr una buena planificación.
La coordinación y ordenamiento de los recursos y tareas de la empresa
con el fin de facilitar el logro de sus objetivos.
Ejerce una función integradora que permite la articulación y coordinación
de los componentes de la empresa y facilita el desarrollo de los siguientes
procesos.
Agrupa y delimita actividades de la empresa:
Asigna funciones y tareas.
Determina niveles de jerarquía.
Suministra métodos de trabajo.
Establece relaciones entre unidades de trabajo.
Asigna responsabilidades.
Define líneas de autoridad.
Define la estructura de la empresa.
División del Trabajo:
Departamentalización: distribución del trabajo por departamentos aplicando los
procedimientos establecidos. Definir que va a hacer cada departamento.
Coordinación del trabajo:
Coordinación, supervisar (división de trabajo). Delegación, dar responsabilidad,
confiar.
Cargos en una Empresa:
Gerente General: es el responsable de la estrategia de la empresa. Coordina
y controla operaciones, revisa la estrategia y las estructuras de la empresa.
Gerente de Producción: es encargada de supervisar dentro de un proceso
productivo se cumpla con sus objetivos.
Gerente de ventas: se dirige hacia la colocación de los productos o
mercancías, que la empresa fabrica o simplemente comercializa.
Gerente de finanzas: tiene como función y sus tareas: finanzas, contabilidad,
auditoría interna, su administración puede tener unos límites muy amplios.
Gerente de marketing: estudios de mercadeo de nuevos productos,
conocimiento del mercado y del sector en que se opera la empresa.
Gerente de personal: recepción y acogida de nuevos trabajadores,
administración de salarios, relaciones laborales, resolución de conflictos laborales.
Organización lineal:
Autoridad lineal o única: es la autoridad única y absoluta del superior sobre
sus colaboradores.
Líneas formales de comunicación: la comunicación entre los órganos o
cargos existentes en la organización es realizada únicamente a través de las
líneas que existen en el organigrama.
Centralización de las decisiones: sucede que la autoridad que comanda
toda la organización centraliza los canales.
Aspecto piramidal: en la jerarquía disminuye el número de cargos u órganos.
Organización funcional:
Autoridad funcional o dividida: es una autoridad que sustenta el
conocimiento.
Línea directa de comunicación: directa y sin intermediarios.
Descentralización de las decisiones: se delegan a los órganos o cargos
especializados.
Énfasis en la especialización: especialización de todos los órganos a
cargo.
Organización línea-funcional:
Organización lineal o militar.
Se transmite a través de un solo jefe.
Especialización de cada actividad.
Organigramas:
Vertical: los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.
Horizontal: los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
Circular: los niveles jerárquicos se grafican desde el centro hacia la periferia.
Mixto: se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.
Dirección:
Valioso activo dentro de la empresa. Se puede entender como la
capacidad para guiar y motivar a los trabajadores hacia el logro de los
objetivos de la empresa, mientras se establecen relaciones duraderas
entre los empleados y la empresa.
Implica el logro de objetivos con y por medio de personas. El empresario es
quien dirige una empresa y está en busca de una dirección eficaz.
Liderazgo:
Es la capacidad de persuadir a otro, de buscar con entusiasmo objetivos
definidos.
Líderes autocráticos o autoritarios: lo que el jefe dice se hace y punto,
centralizan el poder y toman decisiones en sí mismos.
Líderes democráticos: el jefe o líder considera la opinión de los empleados y
entre todos toman las decisiones.
Líderes “déjalo ser”: le dice a los empleados que resuelvan los problemas
como puedan.
Autocráticos:
Tienen iniciativa.
Tienen un mayor control en las personas.
Desventajas:
Desagrada a las personas.
Trabajan a medio vapor.
Democráticos
Comparte con su grupo.
Confianza en trabajadores:
Confianza- Democrático.
Confianza nula- Autoritaria.
Seguridad en sí mismo
Baja- Democrático.
Alta- Autoritario.
Valores Humanos:
Justicia
Equidad
Honradez
Igualdad
Responsabilidad
Alta- Democrática
Baja- Autoritario
Conocimientos
Alta- Democrático
Baja- Autoritario
Experiencia
Alta- Democrático
Baja- Autoritario
Tipos de empresa:
Conservadora- Autoritaria
Flexible- Democrática
Problemas a resolver:
Organizacionales- Autoritaria
Departamentales- Democrática
Presión del tiempo
Alta- Autoritaria
Baja- Democrática
Poder para ajustarse a las situaciones
Poder personal
Poder legítimo
Poder basado en la pericia
Poder coercitivo fuerza y en la imposición
Motivación:
Es el impulso de una persona para realizar su trabajo, porque desea
hacerlo con el fin de satisfacer sus necesidades. Consiste en encontrar las
necesidades de un trabajador y de ayudarlo a satisfacerlas para que se
sienta con ganas de trabajar.
Fisiológicas: un salario suficiente para que pueda satisfacer sus necesidades.
Seguridad: jubilación, seguro médico.
Aceptación: ser parte de una empresa, tener amigos, ambiente agradable de
trabajo.
Estimación: sentirse importante.
Autorrealización: aprender más del trabajo y realizarse.
Autorealización
Estimación
Aceptación
Seguridad
Fisiológicas
Aspectos para mantener un buen ambiente laboral: oportunidad de
participar y tomar decisiones en la empresa, reconocimiento y el estímulo.
Estabilidad laboral ofrecida por la empresa al trabajador, oportunidad de
capacitación y desarrollo personal.
Trato amable, justo y respetuoso.
Equidad y la justicia en el manejo de conflictos.
Comunicación:
Transferencia de información, ideas, conocimientos o emociones mediante
símbolos convencionales, debe ser en 2 sentidos se comunica algo, se recibe y se
contesta.
Pasos de la comunicación:
Elaboración de una idea ¿Qué?
Codificación ¿Cómo? Método de transmisión
Transmisión: ¿Porqué? Medio
Recepción: recibió
Decodificación: ¿Cómo la recibió?
Uso: Utilice el mensaje recibido
Barreras de la comunicación:
Barreras personales
Barreras físicas
Barreras semánticas
Técnicas para la comunicación efectiva:
Retroalimentación
Uso de comunicación cara a cara
Lenguaje simple
Uso correcto de la redundancia
Comunicación de apoyo
La comunicación dentro de una empresa puede ser:
Vertical
Ascendente
Descendente
Horizontal
Medios de comunicación empresarial:
La entrevista
Los afiches
Las circulares
Los memorandos
Las cartas
Las carteleras
Las reuniones
El internet
La mensajería
Control Interno:
Es la capacidad para dirigir o guiar los acontecimientos o hechos de la vida. Para
tener control interno se necesitan dos cosas, crecer y actuar de manera que se
ejercite la habilidad para dirigir la vida.
Planear
Establecer objetivos
Tomar riesgos
Asumir responsabilidades
Las creencias que no tienen control sobre hechos toman la forma de supuestos.
Riesgos
Las personas con control interno están deseosas de tomar riesgos moderados,
porque creen que pueden influir en los resultados.
Creatividad e Innovación:
Es la generación de una idea nueva, mientras la innovación se define como la
conversión de esa idea en nuevo producto, servicio o método de producción.
Generación de ideas: crear la idea
Mantenimiento de ideas
Simple las puedes hacer
Apropiado que necesiten adaptarse
Relaciones Humanas:
Habilidades:
Qué son
Capacidades de trabajar para desarrollo en la empresa como puedo desarrollar
yo mis capacidades en el colegio y en el trabajo.
Es mantener dentro de los individuos relaciones cordiales, vínculos amistosos,
basadas en ciertas reglas aceptadas por todos, fundamentalmente en el
reconocimiento y respeto de la personalidad humana.
Capacidades:
Humildad, el empresario ha comprendido que depende de los demás y humilde
de sus subordinados para el funcionamiento de su empresa.
Deben hablar el mismo lenguaje que los empleados.
Comportamiento humano: poner respeto o respetando las opiniones de los
demás, así el problema de la convivencia se reducen.
Apertura
Sensibilidad
Sociabilidad
Respeto o autoridad
Adaptación
Objetividad
Desarrollarlas poniendo en práctica.
En el colegio se van desarrollando como seguir instrucciones, escuchar a los
compañeros y maestros el respeto, puede tener una meta a corto o largo plazo.
Empresa
Una persona tiene que tener mente abierta, puede adaptarse a cualquier
cambio, aceptar las opiniones de los demás y también a las personas respetar a
la autoridad.
Mejorar la sociabilidad ser más abierta, conocer a gente nueva, humildad no ser
superior a nadie, adaptarse a cualquier cambio enorme. Tener objetivos claros y
tener confianza en mí mismo.
Funcional, debe estar acuerdo con los objetivos que se propusieron.
Económico tener más por menos.
Seguimiento de la idea, tomar la acción necesaria para convertir la idea en
realidad.
Control
Consisten en la medición y corrección del rendimiento de los componentes de la
empresa con el fin de asegurar que se alcancen los objetivos y los planes ideados
para su logro.
Tiene como fin señalar las debilidades y errores para rectificarlas e impedir su
repetición.
Se puede realizar de diferentes maneras:
Observar directamente a sus empleados.
Con ayuda de personal autorizado
Auditar periódicamente
Revisión de las operaciones o investigaciones especiales
Revisión de planes pasados
¿Dónde?
¿Qué pasó?
¿Por qué?
Elementos del Control:
Cantidad: cuanto se tiene que producir.
Calidad: estado adecuado para el producto.
Uso de tiempo: producción por hora.
Costo: fabricación no sobrepase mis costos o precio estimado.
Tipos de control:
Facilita ajustar estándares.
Brinda Info. sobre Calidad
Cantidad
Uso del tiempo
Costo
Verifica:
Cuándo
Cómo
Qué pasó
Por qué
Estado actual
Compara lo planeado con lo realizado
Función del control
Control usado para el desempeño.
Control para salvaguardar activos.
Control de calidad. Inspecciones control de estadísticas de calidad.
Control diseñado para limitar el ejercicio de autoridad. Organigramas
Control para medir el desempeño del trabajo. Notas, estadísticas
Control para planear y programar operaciones. Pronósticos, presupuestos.
Control que permite la alta gerencia cuidar varios planes y programas.
Control diseñado para la motivación de los miembros de la empresa.
Incentivos, promociones, descuentos, encuestas, retroalimentación.
Proceso del control:
Es un proceso que se debe de llevar a cabo de manera precisa y adecuada, el
exceso del control genera desconfianza y paraliza la organización.
Establecimiento de estándares o patrones:
Unidad de medida, que sirve como modelo patrón. Identificar lo realizado. Evalúa
lo medido enfocándose en todos los niveles de la empresa.
Recolección de datos
Gráficas
Datos históricos o estadísticos
Cuestionarios
Informes verbales o escritos
Procedimientos
Normas
Observaciones personales
Aplicación de los estándares o patrones:
Aplicación de las técnicas adecuadas de acuerdo con las normas establecidas y
según la situación específica del trabajo que se realiza o se va a realizar.
Comparación de estándar o patrón y lo real:
Funcionamiento actual de las actividades que se van a controlar con el patrón o
estándar previamente establecido. Establecer un nuevo estándar.
Acción preventiva y correctiva:
Esfuerzos están encaminados a que los resultados correspondan a los estándares.
Relación del control con el proceso administrativo:
Relación del control con la planeación: el control consiste en supervisar que las
tareas planeadas se lleven a cabo. El control de lo planeado se puede realizar
mejor si se utilizan algunos ejemplos útiles como estándares, procesos, tiempos,
promedios, etc. El control complementa la planeación en el sentido de
establecer nuevas metas que estén de acuerdo con la realidad y corregir las
metas actuales, hacer pequeños ajustes a los estándares.
Relación del control con la organización: proporciona resultados de medición
que se hacen con respecto a cómo funciona la estructura de la empresa, si las
actividades que se realiza cada persona están coordinadas para alcanzar el
logro de los objetivos de la empresa.
Relación del control con la dirección: encuentra la mejor manera de
dirigir al personal mediante la aplicación de mediciones y verificación de la
satisfacción de los empleados en el ámbito laboral.
Control de auditoría administrativa: se encarga de revisar las diferentes
actividades o funciones que se llevan a cabo en la empresa y verificar que se
realicen de la mejor forma. Algunos beneficios derivados de una auditoría
administrativa son:
Revisión de las nuevas políticas de la empresa.
Identificación de las áreas principales que se requieren atender.
Control de presupuestos: establecen unidades, el comportamiento
esperado de una variable, puede ser medido en:
Dinero
Horas, kilos o libras
Control de costos: evaluación de tipo comparativo de los costos actuales en
relación con un patrón apropiado de estándares que facilitan una constante y
permanente evaluación y especificación de las medidas correctivas. Este tipo de
control permite que la empresa tenga el cuidado debido y que el manejo
contable y financiero sea el adecuado.
Control de inventarios: un buen sistema de control de inventarios busca
tener los artículos adecuados en las actividades adecuadas y en el momento y
lugar adecuado.
Objetivos:
Disminuir la inversión.
Disminuir costo de almacenamiento.
Elementos del control:
Presupuesto: cálculo y negociación anticipada de los ingresos y egresos
Establece prioridades
Evalúa la consecución de sus objetivos.
Gráficas: herramienta estadística
Determina el estado de control de un proceso.
Registro
Documento donde se relacionan ciertos acontecimientos
Estándares: normas usuales, propósitos los objetivos a alcanzar las metas.